đánh giá tình hình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty cổ phần vận chuyển vinalink

Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink chính là một điển hình cho tính chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo trong quá trình thích ứng với sự chuyển hóa của nền kinh tế với kinh nghiệm trong

ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG

Vì vậy, thương mại và vận tải là hai lĩnh vực có mối quan hệ khăng khít và hỗ trợ lẫnnhau Từ lâu, vận tải hàng hóa đường biển luôn đóng vai trò quan trọng trong việc vậnchuyển hàng hóa quốc tế Theo nghiên cứu của Trí Dũng (2022), năm 2022 có khoảng90% khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu được chuyên chở bằng đường biển và tốc độhàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam tăng bình quân 10%-15% năm

Với tình hình quốc tế hóa, thì hoạt động kinh tế đối ngoại nói chung và hoạt độngxuất nhập khẩu nói riêng là cần thiết hơn bao giờ hết Theo thống kê của Tổng chi cụcHải quan, tổng giá trị xuất nhập khẩu hàng hóa trong gần 20 năm từ giai đoạn (2002-2021) của Việt Nam đã đạt 5.146 tỷ USD Trong đó, chỉ tính riêng từ năm 2012 đến

2021, xuất nhập khẩu của Việt Nam đạt 4.110 tỷ USD, cao gấp 4 lần xuất nhập khẩu của

10 năm về trước cộng lại Với tốc độ phát triển hàng năm thì đây là một trong nhữngngành dịch vụ phát triển đều nhất của Việt Nam trong thời gian qua Những dấu hiệu củacác năm gần nhất cho thấy nét triển vọng của ngành dịch vụ tại nước ta trong những nămsắp tới là rất lớn

Hiểu được điều đó, ngay từ những ngày đầu hội nhập kinh tế thế giới, nước ta đãđẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, làm kim ngạch xuất nhập khẩu tăng lên nhanhchóng cho đến ngày nay thì hoạt động xuất nhập khẩu đã và đang phát triển mạnh mẽ.Tính chuyên môn hóa ngày càng cao của một nền kinh tế hội nhập đã dẫn đến sự thành

lập của các công ty vận tải và giao nhận ở Việt Nam với cơ hội và tiềm năng phát triển rấtlớn, nhất là hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Công ty Cổphần Vận chuyển Vinalink chính là một điển hình cho tính chuyên nghiệp, năng động vàsáng tạo trong quá trình thích ứng với sự chuyển hóa của nền kinh tế với kinh nghiệmtrong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vì thế tôi chọn đề tài “Tổ chức thựchiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tạiCông ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink” với mong muốn có thể tìm hiểu và tiếp cận thựchiện các quy trình, thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Từ nhữngkinh nghiệm học được, đề xuất một số kiến nghị giúp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nàytrong thời gian tới.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩunguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi giới hạn

là nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tạiCông ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

+ Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

+ Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyêncontainer bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink trong giaiđoạn từ năm 2020-2022

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Mô tả tổng quan về Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

- Phân tích và đánh giá tình hình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nguyên containerbằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

- Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng hóanguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

4 Phương pháp nghiên cứu

5 Bố cục khóa luận

Nội dung chính của đề tài này gồm các chương:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

Chương 2: Cơ sở lý luận về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩunguyên container bằng đường biển

Chương 3: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyêncontainer bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

Chương 4: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng nhậpkhẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN VINALINK 1.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN VINALINK

Tên giao dịch : VINALINK TRANSPORT CO., LTD

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

Với điều kiện kinh tế ngày càng phát triển, thì nhu cầu trao đổi mua bán ngày càngtăng cao, đặc biệt là hàng hóa xuất nhập khẩu Tuy nhiên, do mỗi nước có vị trí địa lý, tậpquán và thủ tục mua bán hàng hóa khác nhau nên dịch vụ giao nhận vận tải là dịch vụ vôcùng quan trọng trong ngành vận tải Nắm bắt được yếu tố này và sau khi khảo sát thịtrường kỹ lưỡng, ông Nguyễn Quốc Huy đã quyết định thành lập công ty dịch vụ giaonhận vận tải vào ngày 24 tháng 08 năm 2015

Hiện nay, công ty Cổ phần Vận Chuyển Vinalink đang hoạt động tốt và ngày càng

có uy tín đối với khách hàng và đối tác để đạt mục tiêu là mang lại thành công cho tất cả.Công ty luôn phát triển hơn nữa để trở thành một công ty giao nhận mạnh ở Việt Nam.Qua đó đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu, Công ty Cổ phần Vận Chuyển Vinalink đã thểhiện được khả năng quản trị của mình (năng lực hoạch định, thực hiện các chính sách, )

và đồng thời sử dụng công nghệ cao, kỹ thuật hiện đại nhằm thích ứng với nền kinh tế thịtrường Ngay từ những ngày đầu, Công ty Cổ phần Vận Chuyển Vinalink luôn luôn nỗlực để không ngừng phát triển trong việc xuất, nhập khẩu các mặt hàng như sắt, thép,giấy, vải các phụ kiện máy tính, phụ tùng máy móc, ô tô,

Là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải Hoạt động kinh doanhtheo đúng quy định của pháp luật Việt Nam Trong những năm hoạt động Công ty khôngngừng tạo dựng cho mình một vị thế vững chắc trong lĩnh vực vận tải hàng hóa bằngđường bộ, đường biển, không chỉ mở rộng mạng lưới kinh doanh mà còn với sự nhanhnhạy nhận biết được cơ hội kinh doanh, tổ chức kinh tế dịch vụ, hàng hoá đầy hứa hẹn tốtđẹp của ngành dịch vụ giao nhận cũng như xuất nhập khẩu ở thị trường Việt Nam và thịtrường nước ngoài Đồng hành cùng sự phát triển, ngay từ đầu Công ty đã đưa ra tiêu chíhoạt động cho riêng mình là phải tận dụng hết khả năng của mình, cạnh tranh một cáchlành mạnh, cung cấp cho khách hàng những mặt hàng tốt nhất, một dịch vụ tốt nhất vớimột mức giá cạnh tranh nhất, luôn là người bạn đồng hành thân thiết của các doanhnghiệp trong và ngoài nước.

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động.

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ

* Chức năng:

Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink thực hiện dịch vụ cho khách hàng và đứng

ra thay mặt giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thực hiện việc giao nhận hàng hoá vớinhững chức năng sau:

- Nhận uỷ thác giao nhận vận chuyển trong và ngoài nước với đa dạng loại hànghoá bao gồm hàng xuất nhập khẩu, hàng lẻ và hàng Container

- Thực hiện dịch vụ vận tải đa phương thức chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đếntận tay nhà tiêu thụ hay đến nơi cuối cùng

- Hoàn tất hợp đồng vận tải bằng đường biển, mua bảo hiểm hàng hoá, bốc xếp vàkiểm hàng, vận chuyển hàng đến tận nơi sản xuất hay nơi tiêu thụ

- Nhận đại lý xuất nhập khẩu và phân phối hàng hoá

* Nhiệm vụ:

- Chấp hành nghiêm chỉnh những chủ trương, chính sách, luật pháp của Việt Nam

và thông lệ quốc tế đối với vấn đề có liên quan đến hoạt động giao nhận vận tải và nhữngvấn đề quản lý vốn, tài sản cố định và tài sản lưu động của công ty

- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội và phòng cháy chữa cháy trong phạm vi

quản lý của công ty.

- Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ hoàn hảo, làmhài lòng khách hàng và tạo dựng niềm tin

- Tích cực hoạt động gây quỹ kinh doanh

- Mua sắm, cải tiến và bảo trì thường xuyên cơ sở vật chất, phương tiện vậnchuyển của công ty nhằm đảm bảo chất lượng cao nhất

1.3.2 Lĩnh vực hoạt động

- Giao nhận vận chuyển hàng đầy container quốc tế (FCL)

- Chuyên gom hàng và vận chuyển hàng lẻ quốc tế (LCL)

- Giao nhận hàng quá cảnh, giao nhận hàng phi mậu dịch, hành lý cá nhân, đồdùng gia đình, hàng mẫu, hàng quảng cáo

- Đại lý hàng hải

- Thực hiện các thủ tục hải quan

- Đóng gói, dán nhãn, lưu kho, cho thuê kho bãi

- Các dịch vụ chứng từ

1.3.3 Tầm nhìn và phương châm hoạt động

Trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải & logistics ngày càng phát triển,chuyên nghiệp, cạnh tranh và hội nhập nhanh với thị trường khu vực và thế giới; hoạtđộng của Vinalink được tổ chức và thực hiện trên cơ sở kết nối nội bộ, kết nối với kháchhàng và đối tác để đạt mục đích là mang lại thành công cho tất cả Sứ mệnh của công tylà: “Cùng kết nối – Cùng thành công”

Là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực logistics, Vinalink luôn đồng hành cùngkhách hàng để phát triển các dịch vụ chuyên nghiệp và đa dạng, không ngừng nâng caochất lượng dịch vụ khách hàng, kiểm soát chi phí hợp lý và hiệu quả với phương châmhoạt động là: “Chuyên nghiệp – Tận tâm – Tin cậy – Hiệu quả”

1.4 Phương hướng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

* Mục tiêu:

Tăng lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, nâng cao vị thế và khẳngđịnh uy tín của công ty trong lĩnh vực giao nhận

Tránh được nguy cơ loại khỏi thị trường giao nhận do sự cạnh tranh khốc liệt củacác công ty giao nhận trong và ngoài nước.

* Cách thức thực hiện:

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu, và gián tiếp phát triển khách hàngthông qua mối quan hệ của chúng tôi với các hãng tàu Để tìm được giá vé ưu đãi phùhợp với nhiều tuyến đường, công ty nên theo dõi thường xuyên lịch trình chạy tàu củacác hãng

Tìm kiếm khách hàng mới cho công ty, trong đó chú trọng tìm kiếm các đối táclớn để hợp tác lâu dài Khách hàng thường xuyên của công ty là khách hàng trong ngànhcông nghiệp Vì vậy, công ty nên mở rộng tìm kiếm đối tác ở các lĩnh vực khác như nôngnghiệp…

Tăng cường các hoạt động Marketing, quảng bá hình ảnh trên các phương tiệnthông tin đại chúng thông qua báo chí, website, Hiện tại công ty còn chưa có websiteriêng nên công ty cần tạo cho mình một website cho khách hàng dễ dàng tìm kiếm thôngtin và liên lạc với công ty thuận tiện hơn Khi đã tạo trang web riêng, cần sửa đổi nộidung, thêm các tính năng, đăng nhiều bài viết về hoạt động của công ty, các văn bản phápquy mới nhất về thuế cho khách hàng dễ cập nhật

Công ty phải luôn nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu để tìm racác phương thức cạnh tranh

Tăng cường và thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các đại lý trên toàn thế giới.Quy định rõ với đại lý về phí và hoa hồng của mỗi bên để tránh tình trường hợpkhách hàng bị thu thêm phí và làm mất uy tín của công ty Đồng thời báo cáo hoặc khônggửi hàng cho những đại lý có hành vi vi phạm củng cố niềm tin, uy tín và chất lượng lâudài của công ty

Vấn đề có được một khách hàng là rất khó nhưng giữ được một khách hàng cònkhó hơn Để thành công, cần có sự nổi bật so với đối thủ cạnh tranh và hợp tác chặt chẽvới các bạn hàng Muốn giữ được bạn hàng trong quan hệ làm ăn lâu dài, công ty cầntuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

- Cần có sự tin tưởng lẫn nhau, việc thận trọng trong mối quan hệ là rất tốt nhưng

không được đa nghi.

- Nền tảng của quan hệ kinh tế vững chắc là sự hòa đồng về lợi ích kinh tế nhưngkhông có nghĩa là sự hiểu biết, tin tưởng lẫn nhau là không quan trọng Trong mối quan

hệ cần giữ chữ tín không vì lợi ích trước mắt mà bỏ qua chữ tín của công ty trên thươngtrường

1.5 Tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink

1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của công ty

“Nguồn: Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink”1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

1.5.2.1 Ban giám đốc

Là người đứng đầu công ty, quản lý, điều hành công việc chung của công ty, đạidiện cho công ty giao dịch, ký kết hợp đồng và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ mọi hoạtđộng kinh doanh của công ty, quyết định toàn bộ chính sách và mục tiêu chiến lược củacông ty,

1.5.2.2 Phòng kinh doanh

Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty, bộ phận kinh

doanh gồm có các mảng: mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế Nhân viên kinh doanhtìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng cónhu cầu, chào giá dịch vụ đến đại lý, khách hàng, đàm phán với các hãng tàu, hãng hàngkhông để có giá cước tốt nhất cho khách hàng … Sau đó tiến hành xem xét và báo giá,hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận - Duy trì mối quan hệ với khách hàngcũ; đưa ra các kế hoạch kinh doanh hiệu quả, nghiên cứu và nhanh chóng báo cáo lêngiám đốc tình hình thị trường về giá các loại cước vận chuyển, giá các loại dịch vụ…

1.5.2.3 Bộ phận sale

Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, marketing, chào giá, tạo mối quan hệ làm ăn.Đây chính là bộ mặt của công ty, hỗ trợ cho bộ phận giao nhận để cung cấp cho kháchhàng dịch vụ tốt nhất

1.5.2.4 Bộ phận Chứng từ xuất nhập khẩu

Tư vấn quy trình, thủ tục cho một lô hàng xuất và nhập để hàng hóa có thể xuấtnhập theo đúng quy định của các nước trên thế giới - Phát hành vận đơn (Bill of lading),lệnh giao hàng (D/O) cho khách hàng, cung cấp dịch vụ như một đại lý hãng tàu Thườngxuyên liên lạc với các đại lý tại cảng đi và cảng đến để nắm bắt thông tin về lô hàng vàcung cấp cho khách hàng - Quản lý, lưu trữ chứng từ - Thường xuyên theo dõi quá trìnhlàm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lôhàng Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng

1.5.2.5 Bộ phận giao nhận hiện trường

Tiến hành thực hiện các thao tác nghiệp vụ giao nhận, phối hợp với các đại lý giaonhận theo sự ủy thác của khách hàng, thực hiện đăng ký các phương tiện vận chuyểnhàng hóa Chịu trách nhiệm tiến hành các thủ tục hải quan để tiến hành giao nhận hànghóa xuất nhập khẩu theo hoạt động mà công ty được ủy thác từ khách hàng

Vận chuyển, trung chuyển hàng hóa từ kho của đơn vị sản xuất kinh doanh xuấtnhập khẩu ra cảng, sân bay để giao hàng hóa và vận chuyển ngược lại đối với hàng nhậpkhẩu, phục vụ theo yêu cầu của đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động; thời gian laođộng và kết quả lao động: tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp,phân bổ tiền lương vào các đối tượng lao động.

Nắm công nợ khách hàng

Thu hồi công nợ

Quản lý công nợ của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

Phân tích hoạt động kinh tế, tính toán hiệu quả và thực hiện các chỉ tiêu giao nộpngân sách nhà nước

Chịu trách nhiệm phát hiện các vấn đề kinh tế phát sinh trong quá trình kinhdoanh, nắm bắt những điểm mạnh và điểm yếu của các hoạt động tài chính của công ty,tổng hợp, phân tích và giải thích dữ liệu cho giám đốc

Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lụccác văn bản do công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của ban giámđốc

Quản lý theo dõi tài sản, phương tiện văn phòng, tổ chức các hoạt động chung củatoàn công ty

1.6 Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải của Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink từ 2020-2022

Công ty Cổ phần vận chuyển Vinalink tuy mới thành lập cách đây không lâunhưng đã tạo được nhiều uy tín với khách hàng trong và ngoài nước Nhiều khách hàng

đã tìm đến với công ty để được cung cấp dịch vụ nhanh gọn, hiệu quả và giới thiệu chonhững công ty khác

Doanh thu công ty Công ty luôn xác định việc tăng doanh thu để giữ vững thịtrường và xoay vòng vốn nhanh để tăng hiệu quả sử dụng vốn Từ những mối quan hệ vớicác bạn hàng sẵn có ở khắp nơi trên thế giới, trong thời gian qua Thế Giới Toàn Cầu đãđảm nhận vận chuyển được một khối lượng hàng hóa rất đáng kể và đã thực sự có chỗđứng khá vững chắc trên thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế trong lĩnh vực giao nhận

Hình 1.1: Biểu đồ thể hiện Doanh thu, Chi phí, lợi nhuận trong giai đoạn từ 2020-2022

“Nguồn: Công ty Cổ phần Vận chuyển Vinalink”

* Nhận xét:

Nhìn chung, trong 3 năm 2020, 2021 và năm 2022 doanh thu của công ty tăng đềutrong Doanh thu của năm 2021 tăng 515,295 triệu đồng so với năm 2010, tăng khoảng13,86% Đối với năm 2022, doanh thu tăng 527,604 triệu đồng so với năm 2021, tăngkhoảng 12,46% Song song với việc doanh thu và lợi nhuận của công ty phát triển tronggiai đoạn dịch Covid 19 thì bên cạnh đó chi phí mà công ty bỏ ra cũng đang tăng Lợinhuận đạt được năm 2022 là 364,799 tỷ đồng tăng 119,548 tỷ đồng so với lợi nhuận củanăm trước Qua báo cáo tài chính trong 3 năm gần nhất như trên, có thể thấy doanh thuVinalink đang tăng trưởng tốt nhất là với tình hình kinh tế đang gặp rất nhiều khó khăntrong thời điểm hiện tại và thị trường logistics bị ảnh hưởng không hề nhỏ Tuy không thểtránh được những ảnh hưởng chung của đại dịch, nhưng với những giải pháp và cải tiếntrong những năm qua như “kết nối hệ thống, quy trình, cơ sở hạ tầng” luôn được công tykết hợp với nhau Bên cạnh đó, nhân viên chuyên nghiệp với những kinh nghiệm vữngchắc cũng là yếu tố giúp công ty có thể duy trì, phát triển và vượt qua tình hình đại dịchtrong những năm vừa qua

3.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty cổ phần vận chuyển Vinalink

* Giới thiệu tổng quan về lô hàng

Đây là lô hàng màng bạt nhựa của nhà nhập khẩu là Công Ty Trách Nhiệm HữuHạn Vận Tải Và Xây Dựng Hmc Một số thông tin về lô hàng như sau:

- Nhà xuất khẩu: SHENZHEN OUSHENGHANG INTERNATIONAL FREIGHT

AGENCY CO., LTD Địa chỉ: A1301, Jihao Building, No.1086 Shenan, HuangbeiStreet, Luohu District, Shenzhen City, China

- Nhà giao hàng: SHENZHEN OUSHENGHANG INTERNATIONAL FREIGHT

AGENCY CO., LTD Địa chỉ: A1301, Jihao Building, No.1086 Shenan, HuangbeiStreet, Luohu District, Shenzhen City, China

- Nhà nhập khẩu: HMC TRANSPORTATION & CONSTRUCTION CO., LTD.

Địa chỉ: No.127, Road No.o1 An Lac ward, Binh Tan Dist, Ho Chi Minh,Vietnam

- Hàng hóa: Flex frontlit rolls (PVC laminated flex)

- Trọng lượng: 16580.00 KGS, đóng trong container 20’ (1*20’GP)

- Hãng tàu vận chuyển : SITC + Điều kiện thương mại : CIF

- Cảng đi : SHANGHAI, CHINA

- Cảng đến: CAT LAI, HO CHI MINH.

- Hình thức thanh toán : T/T chuyển tiền bằng điện.

* Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan:

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan

(1): Bên nhập khẩu Công ty HMC TRANSPORTATION & CONSTRUCTIONCOMPANY LTD ký kết hợp đồng với bên xuất khẩu là Công ty SHENZHENOUSHENGHANG INTERNATIONAL FREIGHT AGENCY CO.,LTD

(2): Công ty WANHAI LINES PTE LTD (China) – thực hiện thương lượng ký kếthợp đồng ngoại thương với WANHAI LINES PTE LTD (Việt Nam) – Nhà nhập khẩutheo điều kiện CIF, hàng hóa là Flex frontlit rolls (màng bạt nhựa) Sau đó, Công tyWANHAI LINES PTE LTD (China) mua lô hàng này từ Công ty SHENZHENOUSHENGHANG INTERNATIONAL FREIGHT AGENCY CO.,LTD (China) và chỉ

định giao hàng cho nhà nhập khẩu HMC TRANSPORTATION & CONSTRUCTIONCOMPANY LTD (Việt Nam).

(3): Công ty SHENZHEN OUSHENGHANG INTERNATIONAL FREIGHTAGENCY CO., LTD (China) giao hàng cho WANHAI LINES PTE LTD để đóng hàng

và mang hàng ra cảng

(4): Công ty Cổ phần vận chuyển Vinalink ký hợp đồng dịch vụ với nhà nhậpkhẩu, nhận được bộ chứng từ từ nhà nhập khẩu kết hợp với thông báo hàng đến, tiến hànhđóng Local Charge hàng nhập và nhận lệnh giao hàng

(5): Công ty WANHAI LINES (Việt Nam) phát hành thông báo hàng đến tới nhànhập khẩu HMC TRANSPORTATION & CONSTRUCTION COMPANY LTD (ViệtNam), và Công Ty Cổ phần vận chuyển Vinalink

(6): Công ty Cổ phần vận chuyển Vinalink sau khi nhận được bộ chứng từ thì kiểmtra và tiến hành khai báo hải quan điện tử, nhận lại kết quả phân luồng cụ thể là luồngvàng Nhân viên công ty Cổ phần vận chuyển Vinalink tiến hành chuẩn bị bộ chứng từxuống đăng ký tờ khai tại chi cục Hải quan Sau khi nhận kết quả thông quan lô hàng,nhân viên công ty Cổ phần vận chuyển Vinalink sẽ tiến hàng ra Cảng để làm thủ tục nhậnhàng và vận chuyển về kho khách hàng

(7): Sau khi lấy hàng về kho, công ty Cổ phần vận chuyển Vinalink trả lạicontainer rỗng cho hãng tàu Đồng thời sẽ nhận được giấy xác nhận đã trả container rỗng,đem giấy này cùng với giấy mượn container liên hệ đại lý hãng tàu công ty WANHAILINES (Việt Nam) để lấy lại tiền cược

3.2.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa

* Tìm kiếm khách hàng

Bộ phận kinh doanh sẽ tìm kiếm và liên lạc với khách hàng, thông qua nhiều cáchthức khác nhau như danh sách khách hàng công ty có được, các website xuất nhập khẩu,email, điện thoại, gặp trực tiếp đối tác, Đối tượng khách hàng của Vinalink chủ yếu làdoanh nghiệp nội địa, quy mô vừa và nhỏ, có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa nhưng bịhạn chế năng lực chuyên môn cũng như những công ty xuất nhập khẩu đang theo đuổichiến lược thuê ngoài Một khi nhận thấy khách hàng tiềm năng và thị trường nhập khẩu

phù hợp với dịch vụ mà Vinalink cung cấp, nhân viên sales sẽ đề xuất với họ về việcVinalink sẽ đóng vai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa, gửi thư giới thiệu và bảngbáo giá.

* Gửi báo giá cho khách hàng

Nhân viên phòng kinh doanh tìm hiểu về ngành hàng và ước tính chi phí của cácnhà cung cấp dịch vụ vận tải cũng như những thủ tục cần thiết khác (lấy D/O, thủ tục hảiquan, chi phí xếp dỡ, ) Sau đó, nhân viên sẽ tổng hợp lại thông tin để lập bảng báo giáchi tiết gửi khách hàng

* Ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng

Khách hàng kiểm tra, xem xét các chi tiết trong bảng báo giá và tiến hành thỏathuận giá (nếu có) Sau khi đạt được sự nhất trí giữa hai bên, khách hàng đồng ý ký kếthợp đồng vận chuyển và giao nhận với công ty

Hợp đồng dịch vụ giao nhận trong trường hợp này có các nội dung chính sau: Hợpđồng dịch vụ giao nhận trong trường hợp này có các nội dung chính sau:

Công ty SHENZHEN OUSHENGHANG INTERNATIONAL FREIGHTAGENCY CO.,LTD là bên xuất khẩu có ký hợp đồng và thỏa thuận buôn bán với Công

ty HMC TRANSPORTATION & CONSTRUCTION COMPANY LTD là bên nhậpkhẩu sau khi trao đổi và đàm phán thì hai bên đã ký kết hợp đồng mua bán với nhau cho

lô hàng gồm 351 ROL với số ký là 16580.00 KGS và số khối là 25.00 CBM với loại hàng

là Màng bạt nhựa không in hoạ tiết (đã được gia cố bằng vải lưới), hàng mới 100%.3.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ khách hàng, lấy thông báo hàng đếnSau khi nhận được bộ chứng từ công ty khách hàng, nhân viên phòng chứng từphụ trách hợp đồng này sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ

Bộ chứng từ do khách hàng cung cấp bao gồm:

* Hóa đơn thương mại (Commercial invoice):

Hóa đơn thương mại là một chứng từ rất quan trọng và không thể thiếu trong bộchứng từ giao hàng, là cơ sở để xác định trị giá hải quan của hàng hóa để tính thuế nhậpkhẩu Dùng trong thanh toán xuất nhập khẩu để xác định số lượng , mô tả hàng hóa, cảngxếp hàng, cảng đến, phương tiện vận tải, nước xuất khẩu, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm

và trị giá lô hàng Vì thế, ta cần phải hết sức chú ý đến các phần sau trong hóa đơnthương mại để tránh sai sót:

- Số hóa đơn: R230309

- Ngày hóa đơn: 03/03/2023

- Kiểm tra lại tất cả các thông tin ( Tên và địa chỉ thông tin bên mua, bên bán; mô

tả hàng hóa, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng,…) Xem có chính xác vớithông tin trên hợp đồng hay không Nếu có sai sót hoặc thiếu thì yêu cầu chỉnh sửa và bổsung ngay

* Hợp đồng thương mại:

- Hợp đồng số: R230104

- Ngày tháng năm ký hợp đồng: 04/01/2023

- Người xuất khẩu: SHENZHEN OUSHENGHANG INTERNATIONAL

FREIGHT AGENCY CO.,LTD

- Địa chỉ người xuất khẩu: A1301, Jihao Building, No.1086 Shenan, Huangbei

Street, Luohu District, Shenzhen City, China

- Người nhập khẩu: HMC TRANSPORTATION & CONSTRUCTION CO., LTD

- Địa chỉ người xuất khẩu: No.127, Road No.01 An Lac ward, Binh Tan Dist, Ho

Chi Minh, Vietnam

- Tên hàng hóa: Flex frontlit rolls (PVC laminated flex)

- Đóng gói: 351 ROL

- Trọng lượng: 16580.00 KGS

- Tổng số tiền thanh toán theo CIF: 31491USD

- Phương thức thanh toán: 100% giá trị thanh toán bằng T/T

- Điều khoản giao hàng:

Nơi bốc hàng: SHANGHAI, CHINA

Nơi dỡ hàng: Cảng Cát Lái, Thành Phố Hồ Chí Minh

* Vận đơn đường biển (Bill of Lading):

Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do ngườichuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng