BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠIKHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI C
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu (Glotrans)
Khái quát về công ty Glotrans
Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu, hay còn gọi là Glotrans, là một doanh nghiệp trẻ và năng động trong lĩnh vực logistics, được thành lập vào ngày 15/08/2009 Trụ sở chính của Glotrans đặt tại thành phố Hải Phòng, một thành phố cảng với tiềm lực con người và kinh tế mạnh mẽ, nơi có các hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa diễn ra thường xuyên và sôi động.
Hình 1.1: Logo của công ty Glotrans.
- Tên chính thức: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP NHẬN TOÀN CẦU
- Tên quốc tế: GLOBAL LOGISTICS AND TRANSPORT COMPANY LIMITED
- Trụ sở chính: Tầng 3, Số 3, Đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Mã số thuế: 0200968937 Điện thoại: (+84-225) 3836 599
Email: haiphong@glotransvn.com.vn
Website: www.glotransvn.com.vn
- Người đại diện: Trần Anh Giang
- Chi nhánh: Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, Vũng Tàu, Hồ Chí Minh, Cần Thơ
Thành phố Hồ Chí Minh: Số 55 Lê Quốc Hưng, Phường 12, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Điện thoại: (84.28) 71005688
Email: hochiminh @ glotransv com vn
- Trạng thái: Đang hoạt động
- Vốn điều lệ: 10,000,000,000 VNĐ (mười tỷ đồng)
Quá trình hình thành và phát triển của công ty Glotrans
Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu (Glotrans) là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển, với hơn 15 năm kinh nghiệm Chúng tôi đã thiết lập 9 văn phòng trên toàn quốc và mạng lưới đại lý tại hơn 150 quốc gia, giúp vận chuyển hàng hóa đến mọi nơi trên thế giới Glotrans cung cấp giải pháp logistics toàn diện, bao gồm giao nhận vận tải quốc tế, hải quan, kho bãi, vận tải nội địa và phân phối Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng của chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế với chi phí hợp lý, đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.
Sau nhiều năm hoạt động, Glotrans đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành logistics tại Việt Nam, đặc biệt nổi bật trong lĩnh vực vận tải biển tại Hải Phòng.
Hội viên các hiệp hội: WCA (59535), JC TRANS (109626), WWPC, PPL, FIATA, VALOMA, FIATA, VCCI, VLA, HPLA, HLA, HNLA…
Glotrans cam kết trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy cho doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu, không ngừng nỗ lực khẳng định uy tín và chất lượng dịch vụ của mình trên thị trường.
Công ty Toàn Cầu đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của khách hàng bằng cách xác định chính xác sản phẩm, vị trí, giá cả hợp lý, thời gian giao hàng phù hợp và điều kiện tối ưu.
- Giá trị: Chúng tôi luôn chủ trương tiêu chí tôn trọng lẫn nhau, ý thức chất lượng, cùng tham gia quản lý và minh bạch.
+ 30% đã được đào tạo ở nước ngoài hoặc các chương trình đào tạo của nước ngoài tại Việt Nam
+ Trên 60% có bằng trên đại học thuộc lĩnh vực giao nhận
+ Trên 100% cán bộ quản lý có trên 5 năm kinh nghiệm trong nghề
Từ những năm đầu hoạt động, Glotrans đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một công ty vận tải uy tín tại Việt Nam, góp phần quan trọng vào sự phát triển của ngành công nghiệp vận tải trong nước.
Glotrans đạt được thành công nhờ vào sự đoàn kết và đồng lòng của tập thể lãnh đạo, luôn lắng nghe và học hỏi để cải tiến sản phẩm Đội ngũ cán bộ, nhân viên năng động, có trình độ chuyên môn cao, gắn bó lâu dài với công ty, góp phần mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng.
Lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu 3 1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu
Tình hình nhân sự của công ty
Sau hơn 15 năm hoạt động, công ty đã phát triển một đội ngũ nhân viên đông đảo và chất lượng cao Tình hình nhân sự của công ty được thể hiện rõ ràng qua bảng thống kê dưới đây.
Bảng 1.2: Tình hình nhân sự tại các phòng ban của công ty Glotrans Đơn vị tính: Người
Phòng Số lượng nhân viên Tỉ trọng (%)
Nguồn: Phòng nhân sự của công ty
Tỷ lệ tốt nghiệp từ các trường như Đại học Kinh tế TP.HCM, Đại học Công Nghiệp, Cao đẳng Kinh tế Đối Ngoại và Cao đẳng Tài chính Hải Quan đạt trên 70% Số còn lại chủ yếu có trên 5 năm kinh nghiệm trong ngành vận tải giao nhận Công ty hiện đang tuyển chọn sinh viên thực tập nhằm tìm kiếm những ứng viên xuất sắc để phát triển nguồn nhân lực cho tương lai Đội ngũ nhân viên của công ty giàu kinh nghiệm, năng động và hiệu quả trong công việc, luôn đáp ứng nhu cầu khách hàng, tạo sự tin cậy và hài lòng.
Phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2021-2023
Bảng 1.4: Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ giao nhận giai đoạn 2021-2023
Giao nhận hàng hàng không
Giao nhận hàng nguyên container (FCL)
325.623.000 31.36 403.000.000 29.78 428.478.000 25.2 Tổng cộng 1.038.201.000 100 1.353.038.000 100 1.700.968000 100 Đơn vị: VNĐ
Nguồn: Bộ phận kế toán
Theo bảng 1.4, doanh thu từ dịch vụ giao nhận của công ty trong giai đoạn 2021-2022 cho thấy sự phát triển mạnh mẽ, với các dịch vụ chính bao gồm giao nhận hàng hàng không, giao nhận hàng nguyên container (FCL) và giao nhận hàng lẻ (LCL) Giá trị các dịch vụ này đã tăng liên tục từ năm 2021 đến 2023, đặc biệt là sự gia tăng đáng kể trong năm 2022-2023 Cơ cấu doanh thu của từng loại dịch vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến tổng doanh thu của công ty.
Dịch vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) tăng đều qua các năm 2021-
2023, năm 2022 doanh thu tăng 232.930.000 ngàn đồng (chiếm 43.95% năm 2022) so với năm 2021 và năm 2023 doanh thu tăng 293.991.000 ngàn đồng (chiếm 57.8% năm
Năm 2023, công ty ghi nhận doanh thu cao nhất so với năm 2022, cho thấy sự hiệu quả của các chính sách và lượng khách hàng thân thiết ổn định Thế mạnh của công ty tập trung vào dịch vụ giao nhận hàng nguyên container, trong khi dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) cũng tiếp tục tăng trưởng đều qua các năm 2021.
2023, năm 2022 doanh thu tăng 77.377.000 ngàn đồng (chiếm 31.36% năm 2022) so với năm 2021 và năm 2023 doanh thu tăng 25.478.000 ngàn đồng (chiếm 25.2% năm
Dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) trong năm 2023 không phát triển mạnh mẽ như mong đợi, nhưng vẫn cho thấy tiềm năng từ lượng khách hàng nhỏ của công ty, góp phần tăng trưởng doanh thu hàng năm.
Dịch vụ giao nhận hàng hàng không đã ghi nhận doanh thu tăng qua các năm, với 4.539.000 ngàn đồng vào năm 2022 (chiếm 24.68%) và 28.461.000 ngàn đồng vào năm 2023 (tỷ trọng phần trăm giảm còn 17%) Mặc dù doanh thu dịch vụ này đứng thứ ba trong tổng doanh thu của công ty, nhưng tỷ trọng phần trăm giảm do phí dịch vụ giao nhận hàng hàng không cao hơn so với giao nhận hàng bằng nguyên container (FCL) Điều này cho thấy doanh thu từ dịch vụ FCL tăng đều qua các năm, trong khi dịch vụ giao nhận hàng hàng không vẫn duy trì lượng khách hàng ổn định.
Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Phân tích cho thấy tỷ trọng giữa các loại hình dịch vụ có sự chênh lệch không đáng kể, nhưng vẫn đảm bảo doanh thu cao và tăng trưởng ổn định qua từng năm.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2021-2023
Bảng 1.5: Tổng các doanh thu và lợi nhuận theo cơ cấu dịch vụ giao nhận công ty giai đoạn 2021- 2023 Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tổng doanh thu 3.110.703.000 3.702.621.000 4.751.555.000 Tổng chi phí 1.925.245.000 2.245.284.000 2.856.247.000 Lợi nhuận trước thuế 1.185.458.000 1.457.337.000 1.895.308.000 Lợi nhuận sau thuế 948.366.400 1.165.869.600 1.516.246.400
Nguồn: Bộ phận kế toán công ty GLOTRANS
Doanh thu của công ty GLOTRANS đã tăng liên tục trong ba năm, với mức tăng 591.918.000 đồng từ năm 2021 đến 2022 và 1.048.934.000 đồng từ năm 2022 đến 2023 Sự phát triển không ngừng và uy tín ngày càng được khẳng định trên thị trường đã giúp số lượng khách hàng gia tăng Tuy nhiên, mức tăng doanh thu từ năm 2021 đến 2022 thấp hơn so với giai đoạn sau do ảnh hưởng của tình hình kinh tế bất ổn, khiến nhiều khách hàng chọn dịch vụ của các công ty khác với chi phí thấp hơn.
Lợi nhuận sau thuế cũng tăng khá ổn định trong vòng 03 năm, năm 2022 so với năm 2021 tăng 217.503.200 đồng, năm 2023 so với năm 2022 cũng tăng 350.376.800
COCOISLAND ONE MEMBER COMPANY ANY LIMITED Consignee
Trong giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2022, REGIONAL CONTAINER LINES đã tiến hành nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị, đồng thời đầu tư vào các dịch vụ mới Do đó, mức tăng lợi nhuận trong giai đoạn này thấp hơn so với giai đoạn từ năm 2022 đến năm 2023.
Trong chương 1, chúng ta đã khám phá lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu, nơi có đội ngũ lãnh đạo và nhân viên hiệu quả, tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng Sự uy tín này đã giúp công ty ký kết nhiều hợp đồng dịch vụ lớn có giá trị cao Sau 15 năm hoạt động, mối quan hệ của công ty ngày càng được mở rộng, dẫn đến việc mở rộng thị trường Thống kê kinh doanh trong 3 năm gần đây (2021-2023) cho thấy công ty đang trên đà phát triển mạnh mẽ.
CHƯƠNG 2 THỰC HIỆN TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU FCL
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TAM SAO VIỆT
2.1 Mối liên hệ các bên trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Tam Sao Việt:
Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty
Diễn giải sơ đồ mối quan hệ:
Công ty TNHH Một Thành Viên COCOISLAND tại Việt Nam đã ký hợp đồng xuất khẩu với công ty SINGROW PTE LTD ở Singapore để vận chuyển một lô hàng Mụn Dừa Lô hàng sẽ được xuất phát từ cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh, và đến cảng Singapore.
CocoIsland One Member Company Limited, the exporter, collaborates with TAM SAO VIET CO., LTD, a forwarding company, to finalize a contract and facilitate the shipment of their goods.
Nhà xuất khẩu cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm thông tin của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, cùng với các chứng từ cần thiết để Tam Sao Việt thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu Đồng thời, Tam Sao Việt sẽ liên hệ với hãng tàu để sắp xếp lịch tàu chạy phù hợp cho lô hàng xuất khẩu.
Tam Sao Việt sẽ lựa chọn hãng tàu phù hợp cho lô hàng xuất khẩu, thực hiện việc đặt tàu và tiến hành đóng hàng cùng các thủ tục hải quan trước thời hạn quy định Hãng tàu được Tam Sao Việt lựa chọn là Regional Container Lines, sẽ xác nhận hàng đã được hạ tại cảng và xuất bill nháp để nhà xuất khẩu kiểm tra Sau khi tàu khởi hành, hãng tàu sẽ phát hành bill chính thức cho Forwader dưới dạng Master bill.
(5) Liên lạc lại với nhà xuất khẩu thông báo lô hàng này đã toàn tất xuất khẩu. Gửi Master bill lại cho nhà xuất khẩu.
Nhà xuất khẩu sẽ gửi MBL cùng với các tài liệu liên quan đến nhà nhập khẩu, giúp họ thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng.
(7) Regional Container Lines (Viet Nam) đến Regional Container Lines (Singapore)
Khi hàng hóa từ hãng tàu Regional Container Lines (Singapore) được giao đến, hãng tàu sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu để họ tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc nhập hàng.
Nhận yêu cầu từ khách hàng /xử lí thông tin
Check giá với hãng tàu Đặt booking
Nhận booking từ hang tàu rồi gửi đi cho khách
Chuẩn bị hàng hóa và chuẩn bị chứng từ
Thông quan hàng xuất khẩu
Xin giấy chứng nhận xuất xứ
Gửi bộ chứng từ gốc cho khách hàng
Quyết toán, lưu hồ sơ
2.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển tại công ty Tam Sao Việt:
Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển tại công ty
Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển tại công ty Tam Sao Việt bao gồm 10 bước cụ thể, được minh họa qua một lô hàng thực tế.
2.2.1 Kí hợp đồng: Đàm phán kí kết hợp đồng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong các bước làm quy trình giao nhận hàng xuất khẩu vì nó quyết định đến lợi nhuận của công ty. Việc đàm phán và kí kết đồng sẽ do nhân viên kinh doanh (Sales) đảm nhiệm Tuy nhiên, đối với việc đàm phán, kí kết hợp đồng này chỉ đối với những khách hàng mới. Với những khách hàng mới, việc đàm phán sẽ được thực hiện bằng hình thức đàm phán trực tiếp, trao đổi thống nhất các nội dung trong quá trình đàm phán và sẽ đi đến việc kí kết hợp đồng Đối với khách hàng cũ, khách hàng thân quen thì việc đàm phán sẽ được thông qua mail hoặc là gọi điện thoại hai bên sẽ tiếp tục thực hiện phần nhiệm vụ của mình tương tự như những điều khoản mà đã quy định trong hợp đồng từ lúc ban đầu. Đối với lô hàng này thì:
Nhân viên kinh doanh của công ty TNHH Tam Sao Việt sẽ tiếp nhận nhu cầu xuất khẩu từ công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa Họ sẽ tư vấn dịch vụ, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng Sau đó, hai bên sẽ thống nhất về các dịch vụ sử dụng, giá cả, thời gian thực hiện và phương thức thanh toán.
Công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin liên quan đến lô hàng, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật Trong khi đó, Công ty TNHH Tam Sao Việt sẽ đảm nhận việc xin giấy chứng nhận xuất xứ, giấy hun trùng và thực hiện các thủ tục thông quan hàng xuất khẩu cho khách hàng.
Công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa cần thanh toán các khoản phí liên quan đến dịch vụ xuất khẩu cho lô hàng này, bao gồm phí dịch vụ đóng hàng, phí hải quan, phí xếp dỡ hàng hóa, phí seal và phí Bill.
Sau khi nhân viên kinh doanh Tam Sao Việt gửi báo giá cho công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa, khách hàng đã đồng ý với mức giá và quyết định sử dụng dịch vụ Hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ Do đây là khách hàng quen thuộc, mọi giao dịch được thực hiện qua email.
2.2.2 Nhận yêu cầu booking từ khách hàng và xử lí thông tin khách hàng.
HIỆN TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu
2.2.1 Kí hợp đồng: Đàm phán kí kết hợp đồng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong các bước làm quy trình giao nhận hàng xuất khẩu vì nó quyết định đến lợi nhuận của công ty. Việc đàm phán và kí kết đồng sẽ do nhân viên kinh doanh (Sales) đảm nhiệm Tuy nhiên, đối với việc đàm phán, kí kết hợp đồng này chỉ đối với những khách hàng mới. Với những khách hàng mới, việc đàm phán sẽ được thực hiện bằng hình thức đàm phán trực tiếp, trao đổi thống nhất các nội dung trong quá trình đàm phán và sẽ đi đến việc kí kết hợp đồng Đối với khách hàng cũ, khách hàng thân quen thì việc đàm phán sẽ được thông qua mail hoặc là gọi điện thoại hai bên sẽ tiếp tục thực hiện phần nhiệm vụ của mình tương tự như những điều khoản mà đã quy định trong hợp đồng từ lúc ban đầu. Đối với lô hàng này thì:
Nhân viên kinh doanh của công ty TNHH Tam Sao Việt sẽ tiếp nhận nhu cầu xuất khẩu từ công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa Họ sẽ tư vấn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng, đồng thời hỗ trợ trong việc thống nhất các dịch vụ cần sử dụng, giá cả, thời gian thực hiện và phương thức thanh toán.
Công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin liên quan đến lô hàng, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật Trong khi đó, Công ty TNHH Tam Sao Việt sẽ đảm nhận việc xin giấy chứng nhận xuất xứ, giấy hun trùng và thực hiện các thủ tục thông quan hàng xuất khẩu cho khách hàng.
Công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các phí dịch vụ liên quan đến xuất khẩu lô hàng, bao gồm dịch vụ đóng hàng, dịch vụ hải quan, phí xếp dỡ hàng hóa, phí seal và phí Bill.
Sau khi nhân viên kinh doanh của Tam Sao Việt gửi báo giá cho công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa, khách hàng đã đồng ý với mức giá và quyết định sử dụng dịch vụ Hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ Do đây là khách hàng thân thiết, quá trình làm việc được thực hiện qua email.
2.2.2 Nhận yêu cầu booking từ khách hàng và xử lí thông tin khách hàng.
Nhân viên kinh doanh Tam Sao Việt sẽ tiếp nhận yêu cầu booking từ khách hàng TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa bằng cách thu thập các thông tin cần thiết từ khách hàng.
Khi lựa chọn loại container vận chuyển, nhân viên kinh doanh cần căn cứ vào tên hàng, loại hàng và số lượng hàng hóa Đối với nông sản, nên sử dụng container 20DC, 40DC hoặc 40HC, trong khi hàng rau củ quả tươi và hàng tươi sống cần được vận chuyển trong container lạnh 20RF hoặc 40HR Đồng thời, việc lựa chọn cũng phải tuân thủ quy định của nước nhập khẩu.
Cảng đi và cảng đến là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá cước vận chuyển; khoảng cách giữa hai cảng càng ngắn thì cước phí càng thấp, và ngược lại, khoảng cách lớn sẽ dẫn đến chi phí cao hơn.
Hãng tàu sẽ được tư vấn dựa trên nhu cầu của khách hàng về cảng đến, đảm bảo giá cước hợp lý Khách hàng cũng có thể chỉ định hãng tàu mong muốn cho lô hàng của mình, và nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp báo giá cước tương ứng.
Thời gian dự kiến hàng xuất: Để công ty tìm một lịch trình tàu chạy cho phù hợp.
Còn đối với lô hàng này thì: Loại hàng mà khách hàng công ty TNHH Một Thành
Viên Cù Lao Dừa có nhu cầu xuất khẩu 5000 túi Mụn dừa (tương đương 1200kg) sang Singapore vào ngày 29/05/2020 Nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng lựa chọn container phù hợp, cụ thể là 1 container 40HC Dựa trên thông tin này, nhân viên sẽ tìm kiếm hãng tàu phù hợp với lịch trình yêu cầu và báo giá cước hợp lý cho khách hàng.
2.2.3 Check (kiểm tra) giá, liên hệ với hãng tàu hỏi về giá cước:
Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để tìm hiểu giá cả và lịch trình phù hợp với lô hàng Mỗi tháng, hãng tàu có lịch trình và tuyến đường khác nhau, cùng với những ưu và nhược điểm riêng.
Khi nhận thông tin từ nhân viên kinh doanh, hãng tàu sẽ phản hồi lịch trình và giá cước phù hợp cho lô hàng Nếu giá cả hợp lý, nhân viên kinh doanh sẽ tính toán chi phí và gửi báo giá cho khách hàng để xem xét Các giao dịch về giá và lịch trình cần được lưu giữ để đối chứng khi cần Khi khách hàng đồng ý, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho nhân viên kinh doanh, xác nhận thông tin về người gửi, người nhận, hàng hóa, trọng lượng, số lượng, loại container, ngày tàu chạy, và cảng Công ty Tam Sao Việt sẽ dựa vào yêu cầu này để book container và hỏi cước phí từ hãng tàu Regional Container Lines Sau khi xem xét lịch trình và tính toán chi phí, công ty sẽ chào giá cho khách hàng TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa Khách hàng đã đồng ý với giá cước và lịch tàu, gửi Booking Request cho nhân viên kinh doanh Tam Sao Việt để tiến hành các bước tiếp theo.
Khi nhận được Booking Request từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin cho nhân viên chứng từ hàng xuất để tiếp tục công việc Nhân viên chứng từ dựa vào Booking Request để gửi đến hãng tàu đặt chỗ, thông qua việc gửi email hoặc đăng thông tin trên website của hãng Sau khi đặt chỗ thành công, hãng tàu sẽ gửi Booking Confirmation, bao gồm số booking, ngày booking, tên tàu, số chuyến, ngày đi, ngày đến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, loại cont, giờ cắt máng và mô tả hàng hóa Đối với lô hàng này, Tam Sao Việt đã đặt qua hãng tàu Regional Container Lines, và sau khi gửi yêu cầu đặt chỗ, hãng tàu sẽ xác nhận bằng Booking Confirmation qua email Tiếp theo, Tam Sao Việt sẽ gửi yêu cầu duyệt lệnh booking cho Regional Container Lines để đóng bãi tại Cát Lái, và hãng tàu sẽ phê duyệt lệnh đó, cung cấp thông tin cần thiết trong lệnh cấp container rỗng.
2.2.5 Nhận booking từ hãng tàu và gửi cho khách
Theo như trên Booking Confirmation nhận được từ hãng tàu Regional Container Lines:
- Shipper: Tam Sao Viet CO, LTD
- Cảng xếp hàng (Port of Loading): HO CHI MINH, VIET NAM
- Cảng dỡ hàng (Port of Delivery): SINGAPORE, SINGAPORE
- Document Closing (Thời hạn nộp chứng từ SI, VGM): 9 giờ 28/05/2020
- Cargo Closing (thời hạn đóng hàng vào container): 26/05/2020
- Tên hàng: COCOPEAT (Mụn dừa)
Sau khi nhận được Booking từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần kiểm tra lại thông tin trên booking để đảm bảo đúng với yêu cầu của khách hàng Sau đó, họ sẽ gửi Booking cho khách hàng để khách sắp xếp hàng hóa và vận chuyển đến Cát Lái, nơi hàng sẽ được xếp vào container và gửi cho nhân viên giao nhận để thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
2.2.6 Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ xuất khẩu:
2.2.6.1 Chuẩn bị hàng hóa: Đối với hàng hóa thì nhà xuất khẩu sẽ tiến hành làm Công ty TNHH Một Thành Viên Cù Lao Dừa sẽ sắp xếp chuẩn bị hàng hóa đầy đủ để vận chuyển hàng đến Cát Lái, xếp hàng vào container đúng thời hạn.
2.2.6.2 Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu
Phân tích SWOT
Công ty tọa lạc tại thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm kinh tế phía Nam, tiếp giáp với các tỉnh Bình Dương, Đồng Nai, Long An và Vũng Tàu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng khách hàng trong môi trường kinh tế năng động Dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc trẻ tuổi, nhiệt huyết và năng động, công ty đang định hướng phát triển phù hợp với nhu cầu thị trường, đồng thời xây dựng mối quan hệ xã hội rộng rãi với những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong ngành.
Nhiều khách hàng quen thuộc thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty, thậm chí ký hợp đồng dài hạn trong nhiều năm Sự hợp tác lâu dài này mang lại lợi nhuận đáng kể cho công ty.
Giá cước dịch vụ của công ty tương đối rẻ, phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên mang tính cạnh tranh trên thị trường khá cao
Quy trình hoạt động đơn giản, tiết kiệm được nhân lực.
Bộ phận chứng từ hoạt động hiệu quả với đội ngũ có trình độ tiếng Anh tốt, giúp phát hiện sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí Sự linh động trong giải quyết tình huống tạo niềm tin và uy tín với khách hàng, từ đó củng cố mối quan hệ giữa công ty và khách hàng Nhân viên giao nhận trẻ trung, nhiệt huyết và nhạy bén đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện suôn sẻ.
Bộ phận kinh doanh có sự kết hợp hiệu quả với các bộ phận, tạo nên dịch vụ gia tăng cho khách hàng.
Công ty hợp tác với các đại lý tại miền Bắc và miền Trung, đồng thời đóng vai trò là đại lý tại miền Nam, nhằm mở rộng thị trường và tối ưu hóa nguồn khách hàng giữa các đại lý.
Các chứng từ lưu trữ là công cụ hữu ích để cung cấp thông tin tham khảo về khách hàng và hàng hóa, giúp việc xử lý các lô hàng tương tự trong tương lai trở nên thuận tiện hơn.
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đến kho cho khách hàng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho quá trình nhận hàng Mặc dù thời gian hoạt động trên thị trường chưa dài, công ty đã nắm bắt được các nhu cầu phát sinh trong giao nhận và sự biến đổi nhanh chóng của nền kinh tế Việt Nam trong bối cảnh hội nhập toàn cầu Điều này giúp công ty mở rộng hoạt động trên thị trường giao nhận và cải thiện, nâng cao, đa dạng hóa chiến lược kinh doanh của mình.
3.1.2 Điểm yếu Ở bộ phận chứng từ mặc dù đã làm việc khá hiệu quả nhưng đôi khi cũng mắc phải các sai sót Các sai sót trong chứng từ này dẫn đến phát sinh các chi phí và mất rất nhiều thời gian trong quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng.
Bộ phận giao nhận của công ty khá ít nhân viên nên khi khối lượng công việc nhiều sẽ gây áp lực cho nhân viên ở bộ phận này.
Kho của công ty hiện tại chỉ phục vụ cho việc bảo quản hàng hóa nội bộ, chưa đủ quy mô để đáp ứng nhu cầu bảo quản hàng lẻ hoặc hàng nguyên container cho khách hàng.
Trong bối cảnh cạnh tranh giá cước gay gắt từ các công ty dịch vụ cùng ngành, việc tăng cước dịch vụ trở nên khó khăn do sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty mới với mức giá cạnh tranh Điều này đã dẫn đến nguồn thu của công ty bị hạn chế.
Công ty đang phải đối mặt với một thách thức lớn khi phụ thuộc vào các hãng tàu, đặc biệt là việc phải tuân thủ các quy định mà họ đưa ra Chẳng hạn, hãng tàu SITC yêu cầu các công ty giao nhận phải có công văn ủy quyền và cam kết nếu khách hàng muốn cược container để lấy hàng Điều này vô tình gây phiền hà cho một số khách hàng, khiến họ có xu hướng chọn giao dịch trực tiếp với hãng tàu thay vì qua công ty giao nhận.
Chính sách hội nhập của Nhà nước tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng tốc quá trình hội nhập kinh tế nhờ vào các cải cách về cơ chế, chính sách và thủ tục hành chính, đồng thời xây dựng hệ thống pháp luật kinh tế và tài chính phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế.
Chính sách hỗ trợ từ nhà nước đã nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa thông qua việc áp dụng khai báo hải quan điện tử và rút ngắn các thủ tục hải quan, từ đó giúp giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
Việt Nam chính thức gia nhập WTO, mở ra cơ hội cho doanh nghiệp trở thành công ty hoạt động trong môi trường thương mại tự do, thúc đẩy thương mại hàng hóa và dịch vụ đầu tư.
Các chính sách bãi bỏ và giảm dần thuế nhập khẩu tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển tuyến vận tải và mở ra cơ hội liên doanh, liên kết để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nhu cầu dịch vụ giao nhận ngày càng tăng do lượng hàng hóa trao đổi mua bán với các nước tăng lên.
Khách hàng của công ty là những khách hàng lớn có quy mô toàn cầu nên kéo theo thị trường rộng khắp.
Hiện nay, doanh nghiệp logistics nước ngoài chiếm 75% thị trường Việt Nam, trong khi doanh nghiệp nội địa chỉ đáp ứng 25% nhu cầu Điều này tạo ra thách thức lớn cho hoạt động giao nhận, khi chuỗi cung ứng vẫn chưa hoàn thiện và các doanh nghiệp trong nước chỉ cung cấp dịch vụ cho một số công đoạn quan trọng.
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Nhận Toàn Cầu
Giải pháp phát triển nguồn nhân lực giao nhận với trình độ chuyên môn cao
Mặc dù công ty sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hiệu quả và năng động, sự phát triển bền vững của công ty phụ thuộc vào con người Do đó, việc nâng cao chất lượng nhân viên cần được chú trọng hơn nữa để đảm bảo thành công trong tương lai.
Để nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động giao nhận, công ty cần chú trọng vào khâu tuyển dụng và lựa chọn nhân viên Việc tuyển thêm những nhân viên có trình độ nghiệp vụ vững vàng và kiến thức chuyên ngành sẽ góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận.
Nâng cao trình độ nhân viên thông qua các khóa nghiệp vụ ngắn hạn sẽ tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, khuyến khích ý thức chia sẻ và gắn bó lâu dài với công ty Đồng thời, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên học tập và nghiên cứu nâng cao trình độ ngoại ngữ, không chỉ làm giàu kiến thức cá nhân mà còn đáp ứng nhu cầu công việc hiệu quả hơn.
Chúng tôi tổ chức các khóa học ngắn hạn và dài hạn về nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng ngoại thương, nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại và phát triển bền vững trong tương lai.
Công ty cam kết tạo điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên phát triển kỹ năng và tối ưu hóa năng lực cá nhân Môi trường làm việc thân thiện và vui vẻ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, giảm bớt áp lực trong công việc.
Chính sách đãi ngộ hấp dẫn và minh bạch trong việc thưởng phạt cho những sáng kiến trong công việc sẽ khuyến khích tinh thần tự giác của nhân viên Điều này giúp họ làm việc hiệu quả hơn và cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty.
Giải pháp về dịch vụ khách hàng.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, khách hàng ngày càng ưu tiên lựa chọn những đối tác mang lại hiệu quả cao Để tồn tại và phát triển, các công ty cần tập trung vào việc giữ chân khách hàng cũ, đồng thời thu hút khách hàng mới và tiềm năng Bên cạnh đó, việc cung cấp dịch vụ tốt nhất và đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng cũng là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp.
Công ty chú trọng đến nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ đối tác chặt chẽ Chúng tôi thường xuyên liên lạc để thu thập phản hồi từ khách hàng, từ đó xây dựng các chính sách hợp lý hơn.
Khi nhận được thông tin về nhu cầu nhập và xuất hàng, công ty cần lập kế hoạch tiếp cận khách hàng để tạo ấn tượng ban đầu và thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài Cung cấp chính sách giá cạnh tranh và hợp lý là điều cần thiết để ký hợp đồng ngay Trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận, nhân viên cần đảm bảo tiến độ và chất lượng hàng hóa Phòng Sales đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng, do đó, công ty cần xây dựng chiến lược và chính sách hiệu quả để thúc đẩy hoạt động này, đồng thời phát triển chiến lược kinh doanh dài hạn nhằm ổn định quản lý và tạo lợi thế cho công ty.
Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng khi họ gặp khó khăn Việc tạo dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua thăm hỏi và chia sẻ không chỉ giúp duy trì khách hàng cũ mà còn thu hút thêm khách hàng mới Đây là một phương pháp quảng cáo hiệu quả và tiết kiệm chi phí, góp phần nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
Để thu hút khách tham quan và hợp tác, công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm website của mình Việc cải thiện nội dung trực tuyến không chỉ giúp tăng cường quảng cáo trên mạng Internet mà còn thúc đẩy hình thức hợp tác qua mạng, mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm thời gian cũng như công sức.
Khắc phục những vấn đề chậm trễ và sai sót liên quan đến chứng từ
Trong quá trình tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng, bộ phận chứng từ cần kiểm tra tính đầy đủ và đối chiếu kỹ lưỡng giữa các tài liệu Nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai lệch, cần xác định rõ nguyên nhân và nhanh chóng liên lạc với khách hàng để bổ sung và sửa đổi kịp thời.
Trong quá trình giao nhận chứng từ, công ty cần thực hiện việc kiểm tra và theo dõi một cách cẩn thận để tránh thất lạc hoặc mất mát chứng từ Một phương pháp hiệu quả là phân loại hồ sơ theo từng chủ hàng và loại hàng khác nhau.
Toàn bộ hồ sơ hàng nhập nên được phân loại, lưu trữ theo từng tháng, từng giai đoạn, tùy thuộc vào tình hình hoạt động của công ty
Bộ phận giao nhận, chứng từ và khách hàng cần phối hợp chặt chẽ để dự đoán và thông báo thời gian chính xác, nhằm đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ và tránh tình trạng chậm trễ.
Nhân viên trong công ty cần hợp tác và chia sẻ công việc để đảm bảo tiến độ Sự hỗ trợ lẫn nhau giúp dễ dàng xác định và khắc phục sai sót kịp thời.
Tối thiếu hóa chi phí
Kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước Đối với nhà nước hoàn thiện hệ thống pháp luật: hệ thống luật về hàng hải, giao nhận đường biển của nước ta còn chưa đầy đủ, đồng bộ, cần phải được hoàn thiện thì mới tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động của các doanh nghiệp, cá nhân Đơn giản hóa và hài hòa các thủ tục chứng từ có liên quan: Hiện nay nước ta là thành viên của các tổ chức ASEAN, WTO nên càng đơn giản hóa thủ tục càng giúp chúng ta dễ tiếp cận hơn với các nước trong khu vực và thế giới Đơn giản hóa ở đây không có nghĩa là bỏ qua tính chặt chẽ của các thủ tục chứng từ Vì vậy cần đơn giản hóa các thủ tục hải quan. Đầu tư hơn vào nghành vận tải biển Hỗ trợ nền công nghiệp đóng tàu, để Việt Nam có thể sản xuất những con tàu lớn có thể vận chuyển hàng hóa đến tất cả các nước trong khu vực mà không qua chuyển tải Xây dựng các cảng nước sâu, cảng biển quốc tế để có thể trở thành nới chuyển tải trong khu vực và thế giới Đầu tư phát triển công nghệ thông tin ở nước ta còn gặp nhiều hạn chế: đường truyền hệ thống truyền dữ liệu điện tử dẫn đến cơ quan vẫn còn gặp nhiều sự cố Luật về vấn đề bảo mật thông tin chưa chặt chẽ,đây là mối đe dọa lớn đối với các doanh nghiệp Ngân hàng phải nhanh chóng mở các đại lý ở nhiều quốc gia khác nhau để thuận tiện cho các doanh nghiệp hoạt động Hệ thống ngân hàng trong nước phải mở rộng mạng lưới, cơ sở, trang bị thêm các phương tiện của nghành viễn thông nhằm thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng và chính xác hơn Nghành bảo hiểm cần có cán bộ có năng lực trong nghành này để đảm bảo làm việc có hiệu quả Tăng cường quảng cáo về bảo hiểm nhiều hơn để khách hàng hiểu rõ, hiểu đúng tầm quan trọng của nghành này Từ đó, họ có quyết định hợp lý khi mua bảo hiểm cho các lô hàng xuất nhập khẩu.
3.3.2 Kiến nghị đối với hải quan
Cần nghiên cứu và cải tiến quy trình thủ tục hải quan để đơn giản hóa các bước mà vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai báo hải quan diễn ra nhanh chóng và kịp thời, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và theo dõi quá trình khai báo mà không cần phải có mặt trực tiếp tại cảng hoặc sân bay.
Tăng cường đào tạo và bồi dưỡng nhân viên cán bộ Hải quan, tránh tình trạng quan liêu để tránh được những tổn thất không đáng có.
Mặc dù mạng Hải quan điện tử đã được triển khai, nhưng hiệu quả vẫn chưa đạt yêu cầu Hệ thống thông quan điện tử mới ECUS5-VINACSS-VCIS đã hỗ trợ đáng kể trong quá trình thông quan, tuy nhiên, cần cải thiện tốc độ mạng và nâng cấp cơ sở hạ tầng để tối ưu hóa hoạt động.
Bộ máy cán bộ hải quan cần được chuẩn hóa và sắp xếp hợp lý, với yêu cầu cán bộ phải có kỹ năng chuyên sâu về nghiệp vụ hải quan và ngoại ngữ để đáp ứng công việc Việc đào tạo phải tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế hiện đại, bao gồm kỹ năng về thủ tục thông quan, kiểm tra và giám sát hàng hóa Đồng thời, cơ quan hải quan cần thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ, đảm bảo tính công khai, minh bạch và hiệu quả.
Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin và đầu tư vào phần mềm điện tử hiện đại cho thủ tục hải quan là rất quan trọng Cần hoàn thiện hệ thống thông tin liên lạc và trao đổi dữ liệu điện tử giữa các cơ quan quản lý Đồng thời, phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong ngành cũng cần được chú trọng.
Kết hợp kiến thức từ thầy cô và kinh nghiệm thực tế trong thời gian thực tập, tôi đã nhận diện những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn, cùng với những thuận lợi và khó khăn mà công ty đang đối mặt Tôi đề xuất một số giải pháp để khắc phục khó khăn, nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty Bên cạnh đó, tôi cũng kiến nghị với công ty, Nhà nước và Hải quan để tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Tôi hy vọng hoạt động giao nhận của Việt Nam sẽ ngày càng phát triển, giúp cạnh tranh hiệu quả với các nước khác, từ đó đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế vững mạnh.