hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty tnhh vận tải vna cargo

34 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VNA CARGO .... Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nh

Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích chi tiết hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO Đánh giá ưu và nhược điểm của hoạt động từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện quy trình của hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty Cụ thể bao gồm các nội dung nghiên cứu nhỏ sau đây: Một là, các cơ sở lý thuyết liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Vận tải VNA CARGO gồm các bước chính sau: nhận thông tin từ khách hàng, chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, giao hàng và xử lý hồ sơ Trong quá trình phân tích, chúng tôi nhận thấy quy trình này của VNA CARGO còn tồn tại một số hạn chế như: thời gian làm thủ tục chậm, thủ tục phức tạp và chi phí cao Tuy nhiên, công ty cũng có những ưu điểm như: đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, kinh nghiệm lâu năm và hệ thống cơ sở vật chất hiện đại.

Ba là, đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm giúp công ty phát triển tốt hơn dựa trên những mặt tốt và mặt hạn chế trong quy trình của hoạt động.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp quan sát: trực tiếp quan sát, ghi lại và phân tích hành vi, cách thức làm việc, hoạt động của công ty trong quá trình làm việc để thu nhập thông tin chính xác phục vụ cho bài báo cáo tốt nghiệp

Phương pháp thu thập thông tin và số liệu sơ cấp: tìm kiếm thu nhập các kiến thức nền và số liệu thông qua các nguồn thông tin trên sách và trên internet và báo cáo kinh doanh của công ty Mục đích là để làm rõ khái niệm cốt yếu và dẫn chứng cho các nhận định bảng số liệu cụ thể

Phương pháp thống kê, mô tả: được sử dụng sau khi đã thu thập và nắm bắt được những thông tin, số liệu cần thiết Sắp xếp thống kê, thông tin phù hợp để có thể phân tích, đánh giá từ đó đưa ra kết quả về hoạt động kinh doanh của công ty được chuẩn xác

Phương pháp tổng hợp: dựa trên tất các thông tin, dữ liệu đã thu thập được tạo thành một dữ liệu chặt chẽ đưa vào bài báo cáo Từ đó phân tích tình hình, so sánh giữa thực tế và lý thuyết có sự khác biệt như thế nào và đưa ra những đánh giá về ưu, nhược điểm và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO.

Kết cấu của bài báo cáo

Ngoài các phần trang bìa, phụ bìa, mở đầu, danh mục các từ viết tắt, danh mục bảng biểu, danh mục hình ảnh, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp được chia thành 4 chương nội dung chính Bao gồm:

VNA CARGO là công ty hàng đầu Việt Nam cung cấp dịch vụ vận tải hàng không.* Công ty cung cấp đa dạng các dịch vụ, bao gồm vận chuyển hàng hóa, kho bãi và dịch vụ hậu cần.* VNA CARGO có mạng lưới toàn cầu và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.**Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không*** Giao nhận vận tải là quá trình quản lý và điều phối việc vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận.* Trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không, hàng hóa được vận chuyển từ nước ngoài vào Việt Nam bằng máy bay.* Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không bao gồm nhiều giai đoạn, bao gồm làm thủ tục hải quan, kiểm tra chất lượng và giao hàng.

Chương 3: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO.

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VNA

Thông tin chung về đơn vị

Tên công ty: Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO

Tên quốc tế: VNA CARGO TRANSPORT COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: VNA CARGO TRANSPORT CO., LTD

Mã số thuế: 0316706176 Địa chỉ: Lầu 06, Tòa nhà Kicostran, số 05 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Người đại diện: Lê Văn Hải Điện thoại: +84 906.740.118

Email: info.hcm@vnacargo.com

Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Tân Bình

Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước

Website: http://www.vnacargo.com/

Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và là nhà cung cấp dịch vụ logistics (3PL) Bao gồm: Dịch vụ giao nhận vận tải FCL và LCL trên toàn thế giới bằng đường bộ, đường biển và đường hàng không; Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan, khai báo hải quan; Đại lý cho người mua; Dịch vụ đại lý tàu biển; Dịch vụ đại lý vận tải đường biển (trừ hóa lỏng khí để vận chuyển); Vận chuyển nội địa; và Thu gom, phân chia hàng lẻ

Hình 1 1: Logo của công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO

“Nguồn: Website http://www.vnacargo.com/”

Quá trình hình thành và phát triển

Công ty bắt đầu đi vào hoạt động vào năm 2021 với tư cách là Công ty TNHH hai thành viên ngoài Nhà nước, đến nay công ty đã có gần 3 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực vận tải cùng các dịch vụ hậu cần và khai báo hải quan

Công ty TNHH Vận tải VNA CARGO được thành lập bởi những người sáng lập chuyên nghiệp với tư cách là một trong những công ty giao nhận vận tải quốc tế phát triển lâu dài nhất tại Việt Nam Sứ mệnh của công ty là mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ đúng chuẩn với thông điệp “Tin tưởng ở chúng tôi, chúng tôi sẽ làm những điều tốt nhất”

Trụ sở chính của công ty được đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm kinh tế sôi động bậc nhất của Việt Nam Ngoài ra công ty có thể đồng thời xử lý nhiều lô hàng tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng… Mạng lưới đại lý của VNA CARGO vô cùng hiệu quả và đáng tin, trải dài trên toàn cầu và phủ sóng hơn 100 quốc gia.

Chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty 5

1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ

VNA CARGO Transport là một trong những công ty logistics hàng đầu về lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam với hệ thống các đại lý ở khắp các nước trên thế giới, có nhiều năm kinh nghiệm, hoạt động trong lĩnh vực Shipping & Logistics Công ty chuyên cung cấp trọn gói dịch vụ giao nhận, vận chuyển từ kho khách hàng đến kho hàng của người mua trên toàn cầu với chất lượng dịch vụ tốt nhất, giá cả phải chăng nhất Cung cấp các dịch vụ hậu cần vận tải đường biển đa dạng, không có điểm đến nào nằm ngoài phạm vi cả

Công ty còn là đại lý chuyên vận chuyển hàng hóa và Tổng đại lý khai thác hàng hóa - GSA cho một số hãng hàng không quốc tế nổi tiếng, có khả năng chịu tải cao với tần suất chuyến bay dày đặc đến hầu hết các địa điểm trên thế giới Các cảng hàng không đối tác phải kể đến như: United Airlines, Vietnam Airlines, Thai Airways, Asian Airlines, Singapore Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Korean Airlines, Eva Air, Air France, Malaysia Airlines, Lufthansa Airlines, Cargolux,… Cung cấp dịch vụ: giao hàng từ kho người gửi đến kho người nhận hàng – Door to door, giao hàng từ kho người gửi đến bãi container – Door/CY, giao hàng từ bãi container người gửi đến kho người nhận hàng – CY/Door, giao hàng từ bãi container người gửi hàng đến bãi container người nhận hàng - CY/CY

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ hàng làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giao nhận tại cảng, giám định, kiểm dịch, sản xuất xuất khẩu, mua bảo hiểm hàng hóa

Công ty luôn cam kết thực hiện đúng các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa theo đúng quy trình

- Lập các chứng từ xác nhận đúng thời gian quy định, luân chuyển chứng từ cho tổ nghiệp vụ và Phòng Tài chính - Kế toán để đối chiếu lập bảng kê khai, xuất hoá đơn cho khách hàng

- Thay mặt người ủy thác, cùng phối hợp với cảng và cơ quan liên quan để thực hiện tốt nhiệm vụ bốc xếp và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thu ngoại tệ về cho đất nước và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người ủy thác

Để hoạt động kinh doanh hiệu quả và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng ngành nghề đã đăng ký Việc này giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro về mặt pháp lý và chịu trách nhiệm với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ cung cấp.

- Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực trẻ thông qua kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhằm tạo ra động lực phát triển cho từng cá nhân, từng bước kế thừa và tiếp thu những kinh nghiệm từ đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm

VNA CARGO Transport cung cấp tất cả các dịch vụ vận chuyển giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước với các dịch vụ đa dạng và liên kết chặt chẽ với nhau:

♦ Dịch vụ khai thuê Hải quan

♦ Dịch vụ cho thuê kho bãi

♦ Tư vấn xuất nhập khẩu ủy thác

♦ Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK

♦ Vận chuyển quốc tế bằng đường biển

♦ Vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không

♦ Vận chuyển đa phương thức quốc tế và nội địa

♦ Dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa bằng xe tải, xe container, vận chuyển và kết hợp với tàu hỏa – đường sắt

♦ Dịch vụ gửi và nhận hàng hóa lẻ, hàng cá nhân từ Việt Nam đến các nước trên thế giới và ngược lại

♦ Hội chợ và triển lãm vận chuyển dự án, siêu trường, siêu trọng

♦ Dịch vụ lưu kho và phân phối

Thị trường chính của VNA CARGO Transport hiện tại : Mỹ, Châu Âu, Úc, Nhật Bản, Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan,…

1.3.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

VNA CARGO Transport không ngừng nỗ lực phấn đấu để trở thành một trong những doanh nghiệp giao nhận hàng đầu tại Việt Nam, luôn được khách hàng yêu thích và tin tưởng.

VNA CARGO luôn hướng đến mục tiêu trở thành công ty vận tải cung cấp các giải pháp vận chuyển chuyên nghiệp, tối ưu và thích hợp với hàng hóa của khách hàng Công ty TNHH Vận tải VNA CARGO không chỉ là một công ty vận tải đơn thuần mà còn là người đồng hành đáng tin cậy, đem lại sự an tâm và tin tưởng lâu dài cho cả hai bên để cùng nhau phát triển bền vững trong nền kinh tế hội nhập

Với mục tiêu trở thành một doanh nghiệp chuyên nghiệp, Công ty luôn nỗ lực xây dựng đội ngũ tận tâm, năng động và đáng tin cậy Đặt khách hàng là trọng tâm, Công ty chủ trương cung cấp các dịch vụ thân thiện, tận tình Song song với các hoạt động kinh doanh, Công ty không ngừng đóng góp tích cực cho sự phát triển của cộng đồng, góp phần tạo dựng một xã hội phồn vinh và bền vững hơn.

Tối ưu hóa các dịch vụ xuất nhập khẩu để kịp thời phục vụ khách hàng, đảm bảo giao nhận hàng hóa nhanh chóng, kịp thời

Mỗi khách hàng đều là đối tượng cần được phục vụ và đáp ứng các yêu cầu khác nhau hợp lý

Về nghiệp vụ, VNA CARGO cam kết sẽ cung cấp những mô hình dịch vụ vận tải chuyên nghiệp và linh hoạt tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng và đặc điểm của từng hàng hóa khác nhau

Về giá trị kinh tế, VNA CARGO cam kết sẽ trở thành người đồng hành đáng tin cậy với khách hàng và những đối tác trong ngành logistics để có thể vận chuyển đơn hàng một cách hoàn hảo và tối ưu nhất Đồng thời cũng tạo uy tín dài lâu giữa các đơn vị trong ngành và góp phần mở rộng thị trường kinh doanh trong và ngoài nước trong thời đại thế giới phẳng

Dịch vụ khách hàng: Công ty cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đẳng cấp, luôn thấu hiểu, tôn trọng khách hàng Mọi hành động và kế hoạch của công ty đều xuất phát từ nhu cầu của khách hàng Công ty luôn cam kết giữ vững sự uy tín của mình

Tính chính trực: Công ty kinh doanh dựa trên sự chính trực nói được làm được, đạo đức, niềm đam mê và trách nhiệm Nhân viên phải giữ vững tinh thần minh bạch , không tư lợi, đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu Luôn trung thực trong việc tư vấn, triển khai và báo cáo tiến độ đối với khách hàng Ngoài ra, trung thực cũng là viên gạch đặt nền tảng quan trọng nhất trong việc xây dựng các mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài với các khách hàng và đối tác uy tín khác

Phương hướng phát triển trong tương lai

Mục tiêu ngắn hạn của công ty là năm 2024 sẽ trở thành một trong những công ty có thế mạnh về cước xuất khẩu lẫn cước nhập khẩu, tập trung đánh mạnh vào thị trường vận chuyển bằng đường hàng không – một lĩnh vực vẫn còn dư địa rất lớn để tận dụng và khai thác Đầu năm 2024, công ty sẽ phát triển việc tìm kiếm khách hàng trên toàn thế giới nhằm mở rộng mạng lưới và phạm vi hoạt động kinh doanh, phát triển thêm ở các thị trường nước ngoài - nơi mà đa số doanh nghiệp logistics Việt Nam gặp khó khăn trong việc tiếp cận và cạnh tranh Bên cạnh đó, VNA CARGO sẽ đẩy mạnh hợp tác với các đại lý và người bán hàng tại các nước mà doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam khó có thể mua cước, đặc biệt là tuyến đường hàng không Qua đó, VNA CARGO vừa có thể mở rộng thêm thị trường nhập khẩu và cả xuất khẩu vừa mang lại lợi thế về giá cước cho Việt Nam

Về doanh thu, mục tiêu chiến lược hàng đầu của VNA CARGO trong năm

2023 không chỉ là duy trì vốn ổn định mà còn phát triển kinh doanh, hoàn thành vượt chỉ tiêu doanh nghiệp Mức tăng trưởng hằng năm bình quân phải đạt 20% mỗi năm, tạo ra nguồn doanh thu cho công ty góp phần nâng cao đời sống của nhân viên trong công ty Mục tiêu lớn nhất của các công ty giao nhận nói chung và công ty TNHH Vận tải VNA CARGO nói riêng là tối ưu hóa chi phí để đạt được lợi nhuận cao nhất

Với tầm nhìn dài hạn, VNA CARGO đặt mục tiêu lọt "Top 10 công ty uy tín trong ngành Logistics" do Vietnam.net bình chọn, sánh ngang các "ông lớn" quốc tế như Gemadept, DHL và ITL Trọng tâm phát triển của công ty là mở rộng, bền vững ngành nghề cốt lõi, phấn đấu trở thành đơn vị mạnh cả về xuất khẩu lẫn nhập khẩu, luôn đặt uy tín và chất lượng dịch vụ lên hàng đầu, giải quyết hiệu quả mọi vấn đề phát sinh trong các lô hàng của khách hàng.

Với chiến lược phát triển bền vững, VNA CARGO đẩy mạnh hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, tạo dựng mạng lưới quan hệ chặt chẽ với các hãng hàng không, hải quan để thuận lợi cho quá trình khai báo và xuất nhập hàng Áp dụng công nghệ tiên tiến trong quản lý và tương tác khách hàng, VNA CARGO hướng tới xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc Đồng thời, mở rộng quan hệ giao dịch với các tổ chức giao nhận quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ, hướng tới mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát hàng hóa hàng đầu.

Tổ chức quản lý công ty

1.5.1 Sơ đồ tổ chức của các phòng ban

Hình 1 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO

“Nguồn: Phòng Giám đốc Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO”

Cơ cấu tổ chức đường thẳng của VNA CARGO Transport có các đặc điểm chính sau: Lãnh đạo trực tiếp đưa ra quyết định và giám sát cấp dưới, cấp dưới phải thực hiện mệnh lệnh và chịu trách nhiệm với cấp trên Ưu điểm của cơ cấu này là tính kỷ luật, tập trung, thống nhất và chi phí quản lý thấp Ngoài ra, giám đốc dễ dàng truyền đạt mệnh lệnh đến toàn bộ tổ chức.

Nhược điểm là cứng nhắc và không linh hoạt Bởi cấu trúc này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức chuyên môn toàn diện và dành toàn bộ thời gian để chỉ đạo, giám sát tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn Điều này dẫn đến việc ban lãnh đạo dễ dàng trở nên độc tài, lạm dụng chức quyền hoặc bị quá tải vì “ngập lụt” trong các hoạt động điều hành

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Giám đốc: Là người phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và trước pháp luật về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Là người điều hành hoạt động kinh doanh, hoạch định các chiến lược về kinh doanh, phân chia trách nhiệm, nhiệm vụ cho các phòng ban để đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả Nhận báo cáo, tham mưu từ các trưởng bộ phận, ban hành các quy định, văn hóa công ty

Về mảng kinh doanh, nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới; chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ Hỗ trợ tư vấn, giải quyết những vấn đề hay câu hỏi của khách hàng liên quan đến hoạt động giao nhận của công ty, về quy trình và thủ tục xuất nhập khẩu Hỗ trợ khách hàng theo dõi quá trình thực hiện lô hàng do mình đảm nhiệm Đây là phòng ban đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty góp phần mở rộng thị phần,…

Về mảng marketing, đây là vị trí đóng vai trò làm cầu nối giữa công ty và thị trường bên ngoài, giữa các sản phẩm dịch vụ của công ty và khách hàng, giữa thuộc tính sản phẩm dịch vụ với nhu cầu của khách Các nhân viên marketing nỗ lực xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu, thiết lập mối quan hệ với truyền thông, nâng cao sự uy tín, chất lượng của công ty trong mắt khách hàng Bên cạnh đó, nhân viên phụ trách marketing sẽ lập kế hoạch và tạo nội dung, theo dõi các công cụ quảng cáo khác nhau của công ty đã và đang hoạt động tốt thế nào để kịp thời sửa đổi chiến lược sao cho phù hợp

Phòng Xuất nhập khẩu: Quản lý và kiểm soát, điều phối toàn bộ quá trình cung ứng của công ty Tức là, mọi hoạt động của phòng Xuất nhập khẩu đều liên quan đến các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu như làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế,… Nhân viên xuất nhập khẩu cung cấp dịch vụ logistics giao hàng hiệu quả thông qua quản lý dữ liệu Họ điền vào tài liệu xuất nhập khẩu, biên soạn các chỉ định về hãng vận chuyển và tuyến đường, tính phí quốc tế cho mỗi chuyến hàng, và theo dõi các khoản thanh toán hạn ngạch của lô hàng Phần lớn công việc được thực hiện bằng cách sử dụng các hệ thống tự động có thể xác định lô hàng, thu thập dữ liệu và đăng ký gói hàng với các cơ quan chính phủ Với khối lượng công việc khá lớn và phức tạp như trên, phòng Xuất nhập khẩu tại VNA CARGO được thêm hai phòng ban nhỏ hơn, phòng Chứng từ và phòng Giao nhận, để dễ điều hành, quản lý

Phòng Chứng từ đảm nhiệm vai trò tư vấn thủ tục hải quan cho khách hàng và bộ phận bán hàng Quản lý lưu trữ chứng từ và công văn, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ xuất nhập khẩu, soạn thảo hồ sơ hải quan, phối hợp với giao nhận để hoàn tất thông quan và giao hàng Cộng tác với kế toán để tập hợp hóa đơn chi hộ, tạo hóa đơn ghi nợ cho khách hàng Phòng thực hiện các chứng từ như Bill, A/N, SI, MNF và báo cáo công việc cho lãnh đạo.

Phòng Giao nhận: Trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty Nhận chứng từ XNK từ Sales/Docs, hỗ trợ nộp thuế, thông quan hàng hóa,…Có thể nói bộ phận giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng

Phòng Tài chính - Kế toán: Mở đầy đủ sổ sách theo dõi các tài khoản kế toán, lập bảng cân đối tài sản và quản lý chặt chẽ nguồn vốn kinh doanh của đơn vị, quản lý và kiểm tra việc sử dụng tài sản cố định và thực hiện đúng các chế độ quản lý tài chính của Nhà nước quy định Thường xuyên kiểm tra quỹ tại đơn vị và ngân hàng, thực hiện đúng chế độ chính sách bảo hiểm lao động cho công nhân viên công ty theo đúng quy định Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để tập hợp hóa đơn, làm debit gửi khách hàng Phối hợp với các Sales để theo dõi, đôn đốc công nợ với khách hàng,…

Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 13 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Vận Tải VNA CARGO trong 2 năm 2021 - 2022 được thống kê trong bảng 1.2 dưới đây:

Bảng 1 1: Tình hình hoạt động kinh doanh của VNA CARGO trong 2 năm

(2021-2022) Đơn vị: Triệu đồng (VNĐ)

Tăng trưởng 2022/2021 Tổng doanh thu 114.871,76 108.007,08 (5,98)

“Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO”

Hình 1 3: Biểu đồ thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh (2021 – 2022)

“Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO” Nhận xét:

VNA CARGO Transport đã có hơn 2 năm hoạt động trên thị trường giao nhận vận tải trong và ngoài nước do đó đã có được một số khách hàng tiềm năng, thân thiết nhất định trong thị trường xuất nhập khẩu Với những nỗ lực không ngừng nghỉ nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng và xây dựng một thương hiệu uy tín, VNA CARGO Transport đã chứng minh sự cố gắng và đạt được mục tiêu của

Doanh nghiệp đạt tổng doanh thu và lợi nhuận sau thuế tăng trưởng mặc dù phải đối mặt với khó khăn trong thời kỳ dịch Covid-19 bùng nổ cả trong và ngoài nước, ngay sau khi công ty mới chỉ đi vào hoạt động được khoảng 6 tháng.

Doanh thu: Trong 2 năm qua, VNA CARGO đạt được doanh thu ở mức cao chủ yếu nhờ vào lợi thế chuyên đi những tuyến đắt đỏ như Châu Mỹ và một số nước Châu Âu với những mặt hàng có giá trị cao như dược mỹ phẩm, trái cây nhập khẩu,…cùng các dịch vụ khác như kê khai hàng hóa hải quan, dịch vụ giao nhận hải quan, thanh lý tờ khai, giao nhận hàng hóa dự án,… Cụ thể, trong năm 2021, bất chấp giai đoạn đỉnh điểm của đại dịch Covid, doanh thu của công ty vẫn đạt 114.871,76 triệu đồng, ngay trong năm đầu công ty được thành lập Điều này một phần do tình trạng thiếu cont rỗng khi dịch Covid-19 bùng phát mạnh tại Việt Nam vào năm 2021 dẫn đến việc cước tàu tăng mạnh, kéo theo đó là doanh thu của công ty đạt được thành tích vô cùng ấn tượng Tất nhiên các yếu tố khách quan này chỉ là phần hỗ trợ thêm, việc kinh doanh hiệu quả cốt yếu đến từ khả năng tìm kiếm khách hàng mới và giữ chân họ của VNA CARGO, đã giúp công ty giao nhận số lượng lớn hàng hóa xuất nhập Đến năm 2022, mặc dù doanh thu có phần giảm nhẹ, chỉ đạt 108.007,08 triệu đồng, giảm 5,98% so với năm 2021 nhưng con số này vẫn khả quan Đặc biệt lượng hàng hóa vận tải bằng đường hàng không giảm sút rõ rệt do tình hình chiến tranh giữa Nga và Ukraina bắt đầu vào cuối tháng 2 Cùng với đó là do tình hình dịch covid-19 kéo dài tại một số nước khiến giá cước vẫn giữ ở mức cao Tuy nhiên sau đó đến gần cuối năm 2022, giá cước có giảm nhưng lượng hàng hóa xuất nhập khi đó cũng có giảm Tóm lại, với mức doanh thu mà công ty đạt được trong 2 năm 2021, 2022 vẫn vượt mức dự kiến mà công ty đặt ra trước đó

Tổng chi phí của VNA CARGO trong năm 2021 là 102.956,42 triệu đồng, cao do ảnh hưởng của giá cước vận tải tăng đột biến Năm 2022, chi phí giảm 7,70% còn 95.029,42 triệu đồng nhờ việc khai thác thêm các chuyến đi đến châu Á và châu Phi, mặc dù giá cước vẫn ở mức cao và nhu cầu thị trường giảm.

Lợi nhuận: Qua bảng thống kê thì cũng có thể thấy được lợi nhuận của công ty chỉ chiếm một phần nhỏ so với doanh thu và chi phí mà công ty bỏ ra Năm 2021, lợi nhuận của công ty đạt 9.532,27 triệu đồng, một con số đáng mừng trong một năm đại dịch khiến nền kinh tế khó khăn Đến năm 2022, lợi nhuận công ty đạt 10.382,13 triệu đồng, tăng 8,92% so với năm 2021 Mặc dù 2021 là năm có doanh thu cao nhất nhưng tương ứng với chi phí mà công ty bỏ ra cũng là một con số rất lớn Do đó, cũng không quá bất ngờ khi lợi nhuận năm 2021 của công ty lại thấp hơn lợi nhuận năm 2022 Đối với năm 2022, dù doanh thu giảm nhưng chi phí công ty phải bỏ ra cũng giảm đi đáng kể, do giá cước vận chuyển hàng không và đường biển dần được điều chỉnh hợp lý, nhờ vậy mà lợi nhuận của công ty tăng trở lại Trong thị trường nhập khẩu đang dần bão hòa, thậm chí có dấu hiệu sụt giảm thì chắc chắc công ty sẽ cần có những chiến lượng phát triển mới để thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận công ty tăng cao hơn nữa một cách bền vững

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

Khái niệm về hoạt động nhập khẩu

2.1.1 Khái niệm về nhập khẩu

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 28 của Luật Thương mại 2005 về xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thì “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”[1]

Như vậy có thể hiểu nhập khẩu là việc mua hàng hóa, dịch vụ được sản xuất từ nước ngoài về phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái sản xuất Mục đích là nhằm thu về lợi nhuận cho doanh nghiệp và quốc gia tại nước nhập khẩu hàng hóa Phương thức thanh toán chính là tiền tệ được quy đổi theo quốc gia bán hoặc quốc gia mua hoặc sử dụng đồng tiền của một quốc gia thứ ba khác, thường là USD

2.1.2 Tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu

Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, giúp giải quyết tình trạng khan hiếm hàng hóa và đa dạng hóa thị trường đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Đối với doanh nghiệp, nhập khẩu xóa bỏ tình trạng độc quyền, thúc đẩy cạnh tranh và hoàn thiện sản phẩm nội địa Ở cấp quốc gia, nhập khẩu chuyển giao công nghệ, cải thiện trình độ sản xuất và tạo động lực phát triển xuất khẩu Nói tóm lại, nhập khẩu là mắt xích quan trọng trong hợp tác kinh tế toàn cầu, giúp cân bằng kinh tế và nâng cao chất lượng cuộc sống.

Khái quát chung về hoạt động giao nhận hàng hóa

2.2.1 Khái niệm về giao nhận hàng hóa

Dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò thiết yếu trong quá trình xuất khẩu, giúp đưa sản phẩm từ người bán đến người mua Tuy định nghĩa về dịch vụ giao nhận có nhiều cách hiểu khác nhau, song FIATA (Liên đoàn Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế) định nghĩa rằng dịch vụ giao nhận bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu trữ, xử lý, đóng gói, phân phối và các dịch vụ hỗ trợ như tư vấn, thủ tục hải quan, tài chính, bảo hiểm, thu thập chứng từ và thanh toán liên quan đến hàng hóa Mặc dù Luật Thương mại năm 2005 không đưa ra định nghĩa trực tiếp về dịch vụ giao nhận hàng hóa, nhưng thuật ngữ "Dịch vụ Logistics" được định nghĩa tương tự với định nghĩa của FIATA.

Cụ thể tại Mục 4, Điều 233, Luật Thương mại 2005:

Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lô-gi-stíc [1]

Tóm lại, giao nhận bao gồm các hoạt động và thủ tục liên quan chặt chẽ đến việc tiếp nhận, vận chuyển, đóng gói và lưu trữ hàng hóa Mục tiêu chính của giao nhận là đưa hàng hóa từ nơi của người gửi đến tay người nhận một cách an toàn và kịp thời, đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

2.2.2 Đối tượng tham gia trong hoạt động giao nhận hàng hóa

Có nhiều đối tượng tham gia trong hoạt động giao nhận hàng hóa Cụ thể như sau:

Người giao nhận: Theo FIATA định nghĩa như sau:

Người giao nhận là người thực hiện thu xếp, chuyên chở toàn bộ hàng hóa theo yêu cầu trong hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác, nhưng bản thân họ không phải là người chuyên chở Người giao nhận đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, trong đó có đảm bảo lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa…[2]

Thực tế, người giao nhận thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng hóa này một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý hay thuê dịch vụ của một bên thứ ba khác Người giao nhận sẽ ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và hợp đồng đối ứng với người vận tải khi thực hiện giao nhận hàng hóa

Người mua hàng – buyer: là người đứng tên trong hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, có trách nhiệm thanh toán tiền mua hàng Tuy nhiên, người mua hàng chưa chắc sẽ là người trả tiền cho dịch vụ vận tải[8]

Người bán hàng – seller: là người cung cấp hàng hóa trong hợp đồng thương mại[8]

Người gửi hàng – consignor: là người ký hợp đồng vận tải với người giao nhận vận tải nhằm gửi hàng hóa từ người bán hàng đến người mua hàng Thông thường, người gửi hàng sẽ là người thanh toán phí vận chuyển Consignor được dùng trong mẫu vận đơn FBL của FIATA[8]

Người nhận hàng – consignee: là người có quyền nhận hàng hóa Người gửi hàng – shipper: là người gửi hàng trực tiếp ký hợp đồng vận tải với bên vận tải[8]

Người vận tải, chuyên chở – carrier: là người vận chuyển hàng hóa từ điểm gửi hàng đến điểm nhận theo như hợp đồng vận chuyển Người chuyên chở ở đây có thể là vận chuyển bằng đường bộ qua xe tải, xe container; vận chuyển bằng đường biển; vận chuyển bằng đường hàng không[8]

2.2.3 Phạm vi của hoạt động giao nhận hàng hóa

Giao nhận vận tải là dịch vụ trọn gói mà theo đó bên giao nhận đại diện cho người gửi hoặc nhận hàng xử lý toàn bộ quá trình vận chuyển đến tận tay người nhận Các dịch vụ kho vận này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc qua đại lý trung gian Bên giao nhận có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ hợp đồng và chịu trách nhiệm nếu không hoàn thành đúng nghĩa vụ.

- Giao hàng không giống như trong chỉ dẫn

- Dù đã có hướng dẫn mua bảo hiểm nhưng vẫn không có bảo hiểm hàng hoá

- Làm thủ tục hải quan bị thiếu sót

- Chở hàng đến sai nơi quy định và giao hàng sai người nhận

- Gây ra thiệt hại về người, tài sản, hàng hóa Tuy vậy, vẫn có nhiều trường hợp người giao nhận sẽ không phải chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị hư hỏng, mất mát Cụ thể như sau:

- Hàng hóa có sai sót do khách đóng gói, ghi ký mã hiệu hàng hóa không đúng

- Hàng bị hư hỏng do bản chất của nó

- Xảy ra chiến tranh, đình công

- Hàng hóa có vấn đề xuất phát từ lỗi của khách hàng hoặc người khách hàng đã uỷ thác

- Lý do từ các trường hợp bất khả kháng khác

2.2.4 Vai trò của hoạt động giao nhận hàng hóa

Giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển và điều phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Có thể liệt kê các vai trò chính của giao nhận hàng hóa như sau:

Giao nhận hàng hóa chiếm vị trí thiết yếu trong hoạt động xuất nhập khẩu

Dịch vụ giao nhận là một phần không thể thiếu, đảm bảo hàng hóa được lưu thông từ người bán đến người mua Đặc biệt đối với hoạt động xuất khẩu thì việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến đúng người nhận hàng vô cùng phức tạp Nếu quá trình giao nhận xảy ra vấn đề thì sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh của người mua hàng; ảnh hưởng đến uy tín của người bán hàng và hơn hết là chi phí mà các bên phải bỏ ra để hoàn thành quá trình xuất khẩu hàng hóa

Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa với quy trình hiện đại, hoàn thiện, có được nhiều đầu mối quan hệ với các đại lý nước ngoài, hãng tàu, doanh nghiệp vận tải, công ty bảo hiểm nên sẽ có cước tốt Nhờ giảm bớt chi phí phát sinh khi giao nhận hàng hóa sẽ khiến giá cả của hàng trện thị trường giảm xuống Điều này cũng góp phần giúp các nhà xuất khẩu dễ dàng tìm kiếm các đối tác mua hàng, tăng yếu tố cạnh tranh

Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ giao nhận cũng giúp thúc đẩy lưu thông hàng hóa đối với các chủ hàng nhỏ, lẻ Tức là việc xuất khẩu đối với nhiều mặt hàng có thể được thực hiện cùng lúc Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa có thể tiến hành đóng hàng chung một container hay vận chuyển cùng một chuyến giúp chi phí của chủ hàng được giảm bớt Người mua cũng dễ dàng nhận được hàng mà mình muốn nhập khẩu Đảm bảo hàng hóa vẫn đủ chất lượng

Khái quát phương thức vận tải đường hàng không

2.3.1 Khái niệm phương thức vận tải đường hàng không

Theo Khoản 1 Điều 109 Luật Hàng không dân dụng Việt Nam 2006, sửa đổi bởi Khoản 39 Điều 1 Luật Hàng không dân dụng Việt Nam sửa đổi 2014 thì

“Phương thức vận tải đường hàng không là việc vận chuyển hành khách, hành lý, hàng hóa, bưu gửi, thư bằng đường hàng không”[2]

Phương thức vận tải đường hàng không là phương thức vận chuyển hàng hóa từ sân bay đi – AOL đến sân bay đến – AOD bằng máy bay chuyên dụng hoặc sử dụng phần bụng của máy bay hành khách để chở hàng hóa Trong đó, hàng hóa được đóng gói và chất xếp theo tiêu chuẩn của ngành hàng không[

Tác giả nhận thấy hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không không chỉ là việc vận chuyển hàng hóa đi từ sân bay này đến sân bay khác mà là một chuỗi các hoạt động từ đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng, nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, vận chuyển, làm thủ tục hải quan cùng các thủ tục giấy tờ khác Nếu xét về mặt thời gian trong quá trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì vận tải trên không chỉ chiếm 10-20% thời gian thực tế Các hoạt động dưới mặt đất là các hoạt động chính, chiếm đến hơn 80% thời gian còn lại Như vậy, có thể nói rằng phương thức vận tải đường hàng không không chỉ liên quan tới bầu trời mà còn kết nối hàng hóa xuyên suốt từ bầ trời đến mặt đất

2.3.2 Ưu và nhược điểm của phương thức vận tải bằng đường hàng không Ưu điểm dễ dàng nhận thấy nhất của phương thức vận tải bằng đường hàng không là thời gian vận chuyển nhanh chóng nhất trong tất cả các phương thức vận tải Ngoài ra, đường hàng không có thể dễ dàng tiếp cận đến tất cả các quốc gia trên toàn cầu mà không gặp trở ngại về địa lý như đường thủy, đường bộ, Đây là điểm mạnh vượt trội của phương thức này bởi hàng hóa có thể đến tay người nhận một cách trực tiếp nhất, ít mất thời gian nhất

Hiện nay, phương thức vận tải bằng đường hàng không là phương thức vận tải an toàn nhất thế giới Theo Willie Walsh, tổng giám đốc Hiệp hội Hàng không quốc tế (IATA), ngành hàng không rất hiếm khi xảy ra tai nạn Bằng chứng là trong năm

2022, chỉ có 5 vụ tai nạn gây thiệt hại trong tổng số 32,2 triệu chuyến bay Vậy nên, tác giả có thể nói rằng hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là một trong những hoạt động an toàn nhất

Bên cạnh đó, phí lưu kho thường thấp do đường hàng không thường có quy trình giao nhận, xử lý thủ tục nhanh gọn bởi đặc tính hàng hóa có giá trị cao, dễ hỏng Đồng thời, phí bảo hiểm cũng thấp hơn so với các phương thức khác nhờ ít rủi ro, hiếm khi phát sinh các vấn đề như đổ vỡ hay bị mất cắp trong quá trình làm hàng

Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm kể trên thì phương thức vận tải bằng đường hàng không cũng có một số nhược điểm Cụ thể như sau:

Nhược điểm đáng chú ý nhất của phương thức vận tải bằng đường hàng không là cước hàng không luôn rất cao Vậy nên chỉ có những hàng hóa có giá trị cao như vàng bạc, kim cương, dược phẩm, xa xỉ phẩm (thời trang hàng hiệu, linh kiện điện tử, vi mạch,…); một số hàng hóa dễ hỏng (hoa tươi, thực phẩm, ); thư tín, bưu phẩm nhanh,… mới phù hợp để giao nhận bằng phương thức này Chi phí vận tải hàng không thường cao do máy bay cần tiêu tốn nhiều nhiên liệu và sử dụng một hệ thống, quy trình chặt chẽ để đảm bảo an toàn

Hàng hóa có thể vận chuyển bằng đường hàng không không quá đa dạng Để đảm bảo chất lượng hàng hóa và sự an toàn nên phải căn cứ nhiều vấn đề, sự phù hợp của hàng hóa dẫn đến danh sách hàng hóa có thể được vận chuyển bị hạn chế Các loại hàng hóa rủi ro cao như dễ cháy, nổ,… sẽ không được chấp nhận Nhà nhập khẩu phải chịu sự quản lý vận chuyển chặt chẽ hơn về quy trình thủ tục thực hiện, đảm bảo tuân thủ các quy định về hàng hóa

Xét về khối lượng vận chuyển, phương thức vận tải bằng đường hàng không có khả năng chuyên chở thấp hơn so với các hình thức khác Các loại hàng hóa cồng kềnh, khối lượng lớn không phù hợp với phương thức này, bởi kích thước cửa, kích thước khoang và trọng tải của máy bay có giới hạn nhất định Các mặt hàng như trên thì phương thức vận tải bằng đường biển là giải pháp tối ưu nhất

Phương thức vận tải bằng đường hàng không phải phụ thuộc vào điều kiện thời tiết Thế nên, các chuyến bay thường bị gián đoạn và dời lịch bay nếu thời tiết không thuận lợi, hậu quả là hàng hóa bị lưu kho trong khoảng thời gian nhất định làm chậm tiến độ của hoạt động giao nhận Tuy phương thức vận tải bằng đường hàng không là an toàn nhất, nhưng một khi xảy ra vấn đề thì tác động của rủi ro là vô cùng nghiêm trọng

2.3.3 Các phương thức vận tải bằng đường hàng không hiện nay

Các phương thức vận tải hàng hóa bằng đường hàng không được chia thành các loại sau:

Vận tải hàng nguyên mâm (ULD – Unit Load Devices):

Hàng hóa không thể giữ nguyên trạng chất xếp lên máy bay mà phải được gom lại vào ULD Theo IATA, ULD là thiết bị được thiết kế và chế tạo theo tiêu chuẩn chính xác và được xem như một bộ phận cấu thành của máy bay ULD trực tiếp thích ứng với hệ thống chất xếp và kiểm giữ của máy bay Để khai thác tối ưu thể tích hầm hàng, hàng hóa cần được tập hợp thành các đơn vị ULD phù hợp kích thước khoang máy bay Các kiện hàng nhỏ được gộp thành khối hàng lớn, đồng thời các kiện hàng cồng kềnh, kích thước lớn cũng có thể chất xếp được Bên cạnh sự thuận tiện trong việc chất, dỡ hàng và vận chuyển, phương thức ULD còn hỗ trợ công tác đóng gói, giúp bảo vệ hàng hóa bên trong tránh được tình trạng hư hỏng, mất mát khi vận chuyển Đây là phương thức vận tải bằng đường hàng không được sử dụng phổ biến nhất Một số thiết bị ULD như sau:

Pallet máy bay là một loại bục phẳng có độ dày dưới 25mm, được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không Hàng hóa được xếp chồng lên pallet, cố định bằng dây chằng và được vận chuyển trên các băng chuyền của máy bay, giúp cho việc xếp dỡ diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.

Hình 2 1: Vận tải hàng nguyên mâm ULD

Igloo: lồng không đáy làm bằng hợp kim, sợi thủy tinh,…Tùy vào loại hàng hóa mà pallet máy bay có thể sử dụng thêm Igloo phối hợp với bộ lưới để chụp lên trên pallet giúp giữ chặt hàng Igloo gắn với pallet máy bay thành một cấu trúc đơn nhất để giữ hàng hóa mà không dùng bộ lưới thì gọi là igloo cấu trúc

Container liên phương thức: chiều cao 8 feet và chiều rộng 20 feet hoặc 40 feet, chỉ xếp được ở boong chính hoặc máy bay thân rộng chở hàng hóa hỗn hợp

Container khoang chính: chỉ xếp được ở boong chính máy bay chở hàng hay máy bay hỗn hợp

Container khoang thấp có chiều cao không quá 163 cm, nên chỉ có thể xếp ở boong thấp của máy bay thân rộng Những container khoang thấp lớn có kích thước tận dụng hết chiều rộng của khoang chở hàng chuyên dụng (ULD) Đối với container khoang thấp nhỏ, có thể xếp chồng tối đa 2 container lên nhau.

Vận tải hàng nguyên chuyến - Air Charter: Doanh nghiệp thuê toàn bộ máy bay để vận chuyển hàng hóa Doanh nghiệp có thể chủ động thời gian, đảm bảo tính thuận tiện và an toàn trong việc sắp xếp hàng hóa khi sử dụng phương thức vận tải bằng đường hàng không này

Các văn bản pháp luật và quy tắc quy định về giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải hàng không, các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư:

- Luật hàng không dân dụng Việt Nam, bổ sung và sửa đổi thông qua Luật số 61/2014/QH13 có hiệu lực từ ngày 01-07-2015

- Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Quốc hội, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015

- Luật số 71/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015

- Luật số 35/2018/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2018 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của 37 luật có liên quan đến quy hoạch, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2019

- Luật số 07/2022/QH15 ngày 16 tháng 6 năm 2022 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm

- Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 107/2016/QH13 (Luật Thuế XNK) có hiệu lực từ ngày 01/9/2016 thay thế cho Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 45/2005/QH11

- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019, hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2020

- Thông tư 18/2023/TT-BCA quy định về mẫu, quản lý và sử dụng thẻ An ninh trên không

- Thông tư 24/2021/TT-BGTVT về quản lý, bảo trì công trình hàng không

- Nghị định 96/2021/NĐ-CP về công tác bảo đảm chuyến bay chuyên cơ, chuyên khoang

- Thông tư 21/2021/TT-BGTVT quy định về mức giá, khung giá dịch vụ chuyên ngành hàng không tại cảng hàng không, sân bay Việt Nam từ ngày 01 tháng

01 năm 2021 đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2021

- Nghị định 05/2021/NĐ-CP về quản lý, khai thác cảng hàng không, sân bay

- Nghị định 97/2020/NĐ-CP về tăng mức giới hạn trách nhiệm bồi thường thiệt hại của người vận chuyển trong vận chuyển bằng đường hàng không

- Thông tư 56/2019/TT-BGTVT quy định về tiêu chí giám sát, nghiệm thu kết quả bảo trì tài sản kết cấu hạ tầng hàng không theo chất lượng thực hiện và chế độ, quy trình bảo trì tài sản kết cấu hạ tầng hàng không

- Thông tư 53/2019/TT-BGTVT quy định về mức giá, khung giá một số dịch vụ chuyên ngành hàng không tại cảng hàng không, sân bay Việt Nam

- Thông tư 19/2017/TT-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải quy định về quản lý và bảo đảm hoạt động bay

- Thông tư 10/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu theo nghị quyết số 59/NQ-CP ngày

17 tháng 12 năm 2010 của Chính phủ về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý Bộ Công Thương

- Quyết định 1171/QĐ-TCHQ về việc ban hành Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất-nhập khẩu thương mại

- Quyết định 437/QĐ-TCHQ ngày 9/3/2010 về sửa đổi bổ sung Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất- nhập khẩu

- Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất- nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất- nhập khẩu

Vận chuyển hàng hóa (kể cả hành khách) bằng đường hàng không quốc tế đều do công ước Vác-sa-va 1929 điều chỉnh (Warsaw Convention, 12/10/1929), sau công ước này còn có văn bản bổ sung như:

- Công ước về thống nhất một số quy tắc liên quan đến vận tải hàng không quốc tế, Motreal ngày 28 tháng 5 năm 1999

- Nghị định thư Guatemala ngày 08-03-1971

- Nghị định thư số 1;2;3/1975 ký tại Montreal ngày 25-09-1975

- Nghị định thư số 4/1975 ký tại Brussels ngày 17-02-1975

Ngoài ra còn có các công ước quốc tế về vận tải hàng không dân dụng như:

- Công ước Rome 1933 (qui định giới hạn trách nhiệm của người khai thác hàng không với người thứ 3)

- Công ước Rome 1952 bổ sung cho công ước Rome 1933

- Công ước Tokyo 1963 (tội phạm và những hành vi gây ra trên máy)

- Công ước Hague 1970 (chống không tặc)

- Công ước Montreal 1971 (về phá hoại máy bay và sân bay)

Trong Luật hàng không quốc tế, các quy tắc, quy định về hàng không do ICAO soạn thảo và ban hành cũng được coi là nguồn của Luật hàng không quốc tế Xét về giá tri pháp lý, các quyết định này không quan trọng bằng các điều ước quốc tế về hàng không Tuy nhiên, trong thực tiễn hàng không dân dụng quốc tế, các văn bản quốc tế do ICAO ban hành có tác động ảnh hưởng to lớn trong quá trình phát triển hàng không dân dụng quốc tế và Luật hàng không quốc tế.

Các chứng từ sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Khi thực hiện hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không thì cần lưu ý các chứng từ sau đây:

Hợp đồng ngoại thương – Sales contract: là một loại hợp đồng thương mại được thực hiện giữa các bên thuộc các quốc gia khác nhau, theo TS Trần Nguyễn Hợp Châu Trong đó, bên bán – người xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu của hàng hóa cho bên mua – người nhập khẩu Còn bên người mua có nghĩa vụ nhận hàng hoặc nó được chuyển đến nơi ở của người mua, đồng thời thanh toán tiền hàng cho người bán[4]

Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice: là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, theo Phạm Hiền Trang Thông thường hóa đơn thương mại sẽ do bên bán – người xuất khẩu lập và gửi cho bên mua – người nhập khẩu Nó được dùng để xác nhận thông tin của hàng hóa, số lượng, giá trị, điều kiện thanh toán của hàng hóa liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa xuất khẩu Đồng thời hóa đơn thương mại còn được sử dụng để làm thủ tục thông quan hàng hóa Do đó, việc lập và cung cấp hóa đơn thương mại chính xác và đầy đủ thông tin là rất quan trọng

Vận đơn hàng không – Airway Bill: Theo Khoản 1, Điều 129, Mục 3, Chương

6 của Luật Hàng không Dân dụng Việt Nam, đây là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và là bằng chứng của việc giao kết hợp đồng, việc đã tiếp nhận hàng hoá và các điều kiện của hợp đồng Vận đơn hàng không không có chức năng sở hữu hàng hóa và không thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu thông thường Theo trình tự, AWB sẽ được hãng hàng không – Carrier đưa cho người gửi hàng – Shipper, sau khi người gửi hàng giao hàng và hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không có thời gian vận chuyển rất nhanh so với đường biển nên một bộ AWB sẽ được đính kèm với hàng hóa để các bên liên quan tham chiếu nhanh, người nhận hàng sớm được thực hiện thủ tục nhập khẩu tại đích đến Vận đơn AWB có nhiều bản (9 – 14 bản, trong đó có 3 bản gốc và một số bản copy, bản gốc có hai mặt còn các bản copy chỉ có một mặt) phát hành cho nhiều bên như người chuyên chở, người gửi hàng, người nhận hàng…Người nhận hàng hoặc đại lý – công ty giao nhận có thể đến văn phòng carrier để nhận bộ chứng từ và AWB đính kèm với hàng hóa sau khi hàng đến hoặc qua đường chuyển phát nhanh để làm thủ tục hải quan nhập khẩu trước khi hàng đến tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng Điều đặc biệt là AWB có chức năng như một giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate), bản hướng dẫn làm hàng đối với nhân viên hàng không trong quá trình chuyển chở (tương tự Shipping Instruction của đường biển) và đồng thời là chứng từ kê khai hải quan

Phiếu đóng gói (Packing list) là chứng từ liệt kê chi tiết các mặt hàng, số lượng, cách đóng gói và thông số kỹ thuật, giúp xác định và kiểm tra hàng hóa trước khi nhận Được lập bởi người xuất khẩu và đính kèm vào hàng hóa trước khi xuất khẩu, sau đó gửi đến người nhập khẩu để hỗ trợ quá trình nhận hàng.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – Certificate of origin: là giấy chứng nhận xác nhận nơi sản xuất hoặc xuất xứ của hàng hóa Sử dụng C/O để quyết định việc áp dụng thuế quan và các chính sách khác đối với hàng hóa khi nhập khẩu vào một quốc gia khác Hiện nay, tùy vào từng trường hợp mà có quy định khác nhau về mẫu form C/O ứng với các tổ chức, cơ quan chính phủ và quốc gia khác nhau cấp Các mẫu form C/O có thể thay đổi theo thời gian và quy định của mỗi quốc gia hoặc tổ chức Do đó, người xuất khẩu cần phải 23 kiểm tra để có thể sử dụng đúng mẫu form C/O theo yêu cầu của quốc gia nhập khẩu để đảm bảo chứng từ được chấp nhận

Giấy phép nhập khẩu – Import License: Theo nghị định 69/2018/NĐ-CP Luật

Quản lý ngoại thương thì “Giấy phép nhập khẩu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cho phép mặt hàng nhất định được đưa vào lãnh thổ của nước đó, tùy vào quy định pháp luật quốc gia, điều ước quốc tế mà điều kiện cấp giấy phép nhập khẩu khác nhau tùy quốc gia.”

Chứng từ kiểm dịch – Phytosanitary Certificate: là giấy chứng nhận hàng hóa đã qua kiểm dịch và phù hợp với quy định của pháp luật Ví dụ hàng hóa là thực vật hoặc sản phẩm thực vật không có nấm độc hay sâu bọ… gây bệnh cho cây cối Điều này nhằm đảm bảo hàng hóa sẽ không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển từ nơi bán đến nơi mua

Thông báo Hàng đến (AN) là chứng từ do hãng tàu, kho hàng hóa sân bay như TCS/SCSC gửi cho đại lý giao nhận khi lô hàng đã về kho AN cung cấp thông tin về người nhận hàng (công ty giao nhận), số hiệu chuyến bay, thời điểm đến thực tế, mô tả hàng hóa nhận được, số lượng kiện hàng đã đến và lưu ý về hàng hóa bất thường (nếu có) Cấu trúc của AN có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của nơi nhận hàng.

Lệnh giao hàng - Delivery Order (D/O): là chứng từ do hãng vận tải phát hành cho người gửi hàng hoặc chủ hàng với mục đích trình cho cơ quan giám sát của kho Sau đó có thể rút hàng ra khỏi kho TCS/SCSC

Bảng kê khai hàng hóa hàng không - Air Cargo Manifest: Theo tổ chức Hàng hải quốc tế (IMO) và Hải quan thế giới (WCO), Air Cargo Manifest là một trong những chứng từ quan trọng phải nộp cho cơ quan hải quan để phục vụ cho công tác quản lý rủi ro trước khi lô hàng được vận chuyển bằng đường hàng không có thể đi vào hoặc ra khỏi một quốc gia cụ thể Nó cung cấp một bản tóm tắt chi tiết về thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, số vận đơn chủ - MAWB, số hiệu chuyến bay, điểm đi, điểm đến, số lượng, mô tả hàng hóa, mã HS Code và các thông tin khác về hàng hóa

Các chứng từ vận chuyển như vận đơn đường biển, vận đơn đường không, chứng từ xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận xuất xứ (C/A) đóng vai trò hết sức quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế Chúng cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, người gửi, người nhận, đồng thời xác nhận quyền sở hữu hàng hóa Bảo quản và xử lý hợp lý các chứng từ này giúp đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra đúng hạn, đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan.

Nội dung hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không

2.6.1 Nhận yêu cầu nhập khẩu hàng hóa

Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu hàng hóa của khách hàng và yêu cầu khách khách cung cấp các thông tin cần thiết để đưa ra giải pháp giao nhận hàng hóa tối ưu nhất Bao gồm tên của hàng hóa, địa điểm gửi hàng, địa điểm nhận hàng, thời gian đi hàng dự kiến, kích thước, trọng lượng của hàng

Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin về lô hàng, nhân viên kinh doanh cung cấp tư vấn về các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, bao gồm thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và các giấy tờ cần thiết để đảm bảo quá trình nhập hàng diễn ra suôn sẻ Cuối cùng, khách hàng ký kết hợp đồng với công ty để hoàn tất thủ tục nhập khẩu.

2.6.2 Đặt chỗ, kiểm tra và xác nhận booking

Sau khi ký hợp đồng, công việc tiếp theo trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không là thuê đơn vị vận chuyển Công ty giao nhận sẽ tiến hàng đặt chỗ với hãng hàng không/GSA để có không gian vận chuyển hàng hóa trong máy bay Sau đó, công ty xác nhận đặt chỗ với khách hàng các thông tin quan trọng như: số booking, số hiệu chuyến bay, số AWB, điểm đi – AOL code, điểm đến – AOD code, tên hàng, khối lượng và trọng lượng (Pcs/GW/Vol), số lượng (Boxes/Cartons), hạn cuối check in hàng hóa…Nhân viên của công ty giao nhận cũng như phía khách hàng cần phải kiểm tra lại các thông tin này, nếu có gì sai sót hoặc muốn thay đổi thì cần báo ngay cho bên nước xuất để xử lý kịp thời

2.6.3 Chuẩn bị các chứng từ cần thiết

Công ty giao nhận cần chuẩn bị bộ hồ sơ Pre - Alert nhận từ GSA nước xuất khẩu gồm: MAWB, HAWB, Bảng kê khai hàng hóa - Air Cargo Manifest Ngoài ra, công ty cũng cần lưu ý một số chứng từ mà cơ quan hải quan có thể yêu cầu thêm: hợp đồng mua bán hoặc chứng từ mua bán có giá trị về mặt pháp lý, Chứng thư giám định, Tờ khai giá trị hàng hóa, Giấy phép nhập khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Giấy đăng ký kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa, Giấy thông báo miễn kiểm tra Nhà nước về chất lượng được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền như Giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng/ trọng lượng… Căn cứ vào loại hàng hóa nhập khẩu, mã HS code và quy định của Nhà nước đối với mặt hàng đó mà công ty chủ động chuẩn bị đăng ký những thủ tục, giấy tờ liên quan để được cấp chứng nhận cần thiết

2.6.4 Hàng hóa được vận chuyển từ nước xuất sang nước nhập

Người xuất khẩu/GSA chuẩn bị bộ chứng từ (xin giấy phép xuất khẩu, kiểm dịch, hun trùng, nếu cần) để giao hàng cho hãng hàng không và làm thủ tục hải quan xuất khẩu trước thời điểm máy bay khởi hành Khi đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng được hãng hàng không phát hành/issue MAWB, GSA phát hành HAWB Hàng hóa sẽ được vận chuyển kèm theo bản gốc AWB số 2 và bộ chứng mà người nhập khẩu yêu cầu Bản gốc AWB số 3 được cho người gửi hàng được GSA scan cho công ty giao nhận ở nước nhập khẩu cùng với các thông báo về cước, phí có liên quan

2.6.5 Nhận thông báo hàng đến và lệnh giao hàng Đại lý của hãng hàng không – Carrier tại AOD sẽ gửi Thông báo hàng đến cho công ty giao nhận ở nước nhập khẩu Công ty giao nhận lúc này cần phải kiểm tra kỹ: ngày hàng đến, kho lưu trữ hàng hóa chở thông quan, các loại phí cần nộp… để sắp xếp thực hiện thủ tục hải quan

Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ nộp tiền đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (D/O), phí làm hàng (Handling), phí lao vụ (Labor fee)… và nhận Lệnh giao hàng (D/O) cùng bộ chứng từ gửi kèm theo hàng hóa

2.6.6 Khai, truyền tờ khai và thủ tục hải quan nhập khẩu

Công ty giao nhận có thể tiến hành thủ tục mở tờ khai ngay khi hàng chưa cập cảng AOD, giúp tiết kiệm thời gian thông quan Hải quan sẽ tiếp nhận thông tin, xử lý dữ liệu, cấp số và phân luồng tờ khai Sau đó, công ty giao nhận sẽ nhận lại thông tin tờ khai chính thức, kết quả phân luồng gồm xanh, vàng hoặc đỏ Cuối cùng, công ty sẽ nộp giấy tờ, thuế và chi phí phát sinh tại chi cục hải quan.

Ngoài ra, kết quả phân luồng quyết định hàng hóa có bị kiểm tra hay không Cụ thể, tờ khai phân luồng xanh thì hàng hóa được thông quan mà không cần kiểm tra hồ sơ và thực tế Tờ khai phân luồng vàng, hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng miễn kiểm tra hàng hóa Tờ khai phân luồng đỏ, hải quan sẽ kiểm tra cả chi tiết hồ sơ lẫn thực tế hàng hóa.

2.6.7 Nhận hàng tại kho hàng không

Để nhận hàng tại kho hàng không, người nhận phải chuẩn bị CMND Nhân viên giao nhận sẽ nộp các giấy tờ bao gồm danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan, vận đơn, tờ khai hàng hóa nhập khẩu và tờ hóa đơn phí lao vụ cho cán bộ Hải quan tại phòng "Giám sát Hải quan" Sau khi kiểm tra và xác nhận hợp lệ, danh sách hàng hóa đủ điều kiện sẽ được đóng dấu.

Trong trường hợp địa điểm nhận hàng là kho TCS, nhân viên OPS phải xuất trình hóa đơn đỏ hay hóa đơn giá trị gia tăng VAT cùng Vận đơn AWB để được phép lấy hàng nhập ra khỏi kho TCS Hóa đơn đỏ và AWB lúc này có giá trị như một phiếu xuất kho

Ngoài ra, căn cứ vào mặt hàng, mã HS mà có thể phát sinh thêm các nghiệp vụ như Kiểm dịch, Kiểm tra chất lượng,…

2.6.8 Vận chuyển hàng hóa về kho người mua

Khi đã hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, hàng hóa được thông quan, công ty giao nhận có thể lấy hàng ra và vận chuyển về kho người nhập khẩu Công ty giao nhận/ người nhập khẩu bố trí phương tiện vận tải để vận chuyển lô hàng

2.6.9 Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ

Sau khi người nhập khẩu nhận được hàng, công ty giao nhận phát hành Giấy báo nợ để người nhập khẩu kiểm tra, xác nhận Kế toán tiến hành xuất hóa đơn, đốc thúc khách hàng thanh toán theo công nợ Đồng thời, một bộ chứng từ liên quan đến lô hàng sẽ được lưu trữ để đối chiếu với cơ quan thuế.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VNA

Khái quát hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại

Hình 3 1: Sơ đồ hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO

“Nguồn: Phòng Giao nhận Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO”

Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại VNA CARGO bao gồm:

- Nhận thông tin của lô hàng nhập khẩu

- Đặt chỗ thông qua GSA – Đại lý hàng không

- Chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết và theo dõi tiến độ lô hàng

- Nhận thông báo hàng đến và lệnh giao hàng

- Khai báo tờ khai hải quan hàng nhập

- Phân luồng tờ khai hải quan

- Nhận thông báo thuế nhập khẩu

- Thủ tục nhận hàng tại kho hàng không

- Khai báo kiểm dịch và lấy mẫu (nếu hàng hóa có nguồn gốc động vật hay thủy sản)

- Thông quan hàng hóa, thanh lý cổng

- Vận chuyển hàng hóa cho người mua

- Lưu hồ sơ và lập chứng từ kế toán

Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại VNA CARGO

3.2.1 Nhận thông tin của lô hàng nhập khẩu

Nhân viên VNA CARGO liên hệ với người nhận hàng – Consignee để nắm những thông tin quan trọng về lô hàng: hàng hóa, khối lượng, trọng lượng, địa điểm lấy hàng tại nước xuất – pick up address, điểm nhận hàng tại nước nhập – Delivery, thông tin người bán,…chuẩn bị cho việc nhập hàng

3.2.2 Đặt chỗ thông qua GSA – Đại lý hàng không

Nhân viên chăm sóc khách hàng của VNA CARGO tiến hành liên hệ với GSA tại nước xuất khẩu để đặt chỗ, có không gian trong máy bay để vận chuyển hàng hóa VNA CARGO sẽ ưu tiên lựa chọn những GSA có hợp đồng đồng đại lý AA – Agency Agreement để có những ưu tiên về thời hạn thanh toán và yên tâm về nghiệp vụ, khả năng thực hiện hoạt động giao nhận đầu xuất của GSA

VNA CARGO yêu cầu người mua cung cấp thông tin lô hàng như hàng hóa, số PO, AOL, AOD, địa chỉ kho nhận, khối lượng, trọng lượng, v.v cho GSA để GSA đại diện đặt chỗ với hãng hàng không ở nước xuất khẩu GSA kiểm tra cước phí, phí liên quan (phí cảng/kiểm tra, phí tách AWB, phí thông quan, v.v.) và thông báo thời gian các chuyến bay gần nhất cho VNA CARGO chọn chuyến bay có ETD phù hợp Khi hai bên thống nhất giá cả, công nợ, v.v sẽ ký kết hợp đồng vận chuyển Ngoài ra, GSA sẽ liên hệ với người bán để nắm rõ ngày hàng hóa sẵn sàng vận chuyển, xác nhận đặt chỗ với hãng hàng không và sắp xếp đóng hàng kịp thời, không để trễ thời gian đóng hàng VNA CARGO nhận dữ liệu đặt chỗ, ngày dự kiến hàng nhập kho của AOL từ GSA rồi gửi cho Consignee để kiểm tra, cập nhật thông tin.

Thông qua hoạt động liên hệ với GSA, tác giả thống kê và phân tích kết quả thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO theo thị trường Cụ thể về sản lượng của từng khu vực được thống kê trong bảng 3.2 bên dưới

Bảng 3 1: Kết quả thực hiện hoạt động giao nhận theo thị trường

(Tháng 1 – tháng 9) Chênh lệch (lô hàng)

“Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO”

Hình 3 2: Biểu đồ kết quả thực hiện hoạt động giao nhận theo thị trường

“Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO” Nhận xét:

Dựa vào bảng 3.2, có thể thấy châu Mỹ là thị trường lớn nhất mà công ty VNA CARGO thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không Với sản lượng năm 2022 đạt 462 lô hàng, chiến 33,09% năm Tuy nhiên, thị trường Châu Mĩ năm 2023 chỉ xếp thứ hai, đạt 382 lô hàng, chiếm 29,12% Năm

2023 là một năm với nhiều biến động, suy thoái kinh tế nghiêm trọng dẫn đến hoạt động giao nhận hàng nhập từ Mỹ về Việt Nam giảm đi đáng kể, giảm 17,32% Trong đó, nhập khẩu chủ yếu là các mặt hàng mỹ phẩm, dược phẩm, linh kiện điện tử, hàng PER như thịt tươi, trái cây Đối với các mặt hàng nhập khẩu từ Mỹ, hàng hóa yêu cầu phải có CO form EAV

Hoạt động giao nhận hàng nhập đường hàng không ở các thị trường như châu Âu, Úc cũng gặp tình trạng sụt giảm như châu Mỹ Số lượng lô hàng nhập từ châu Âu giảm từ 231 lô hàng (16.55%) xuống còn 208 (15.85%), giảm 9.96% Điều này là bởi tính hình chiến tranh giữa Nga và Ukraina xảy ra hồi cuối tháng 2 năm 2022 đã khiến chính trị ở các nước châu Âu trở nên căng thẳng Lịch trình bay bị hạn chế đi các nước thuộc khu vực này khiến sản lượng giao nhận của công ty cũng giảm mạnh Ở Úc, hoạt động giao nhận hàng nhập cũng giảm mạnh, số lượng lô hàng trong năm 2023 giảm 9,46% so với cùng kỳ năm 2022

Châu Á xếp thứ hai trong sản lượng lô hàng công ty VNA CARGO thực hiện giao nhận với 446 lô hàng (31,95%) 3 quý đầu tiên của năm 2022 và 467 lô hàng (35,59%) 3 quý đầu năm 2023 Các mặt hàng nhập khẩu công ty thực hiện hoạt động giao nhận là hàng dệt may, hàng linh kiện điện tử… chủ yếu nhập từ Trung Quốc Thế nhưng, hàng hóa thường xuyên bị bỏ lại do hãng hàng không không sắp xếp được chỗ và ưu tiên cho các hàng hóa khác Bên cạnh đó, VNA CARGO lưu ý về loại form C/O để người nhận được hưởng mức thuế ưu đãi

Kế tiếp phải kể đến chính là châu Phi, một điểm sáng bất ngờ, khi sản lượng lô hàng mà VNA CARGO thực hiện giao nhận tăng qua hai năm, năm 2022 đạt 109 lô, chiếm 7,81% Năm 2023 đạt 121 lô hàng, chiếm 9,22 Đây là một thị trường được cho là rất “dễ tính” không chỉ xuất khẩu mà cả hàng nhập khẩu Tuy nhiên, các đại lý GSA còn ít ỏi nên chưa khai thác được hết tiềm năng

3.2.3 Chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết và theo dõi tiến độ lô hàng

Chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết

Sau khi xác nhận Booking, GSA sẽ gửi Pre-Alert qua email bao gồm: Air Cargo Manifest, bản scan MAWB gốc số 3 cho Shipper (Carrier chưa issue), HAWB để VNA CARGO kiểm tra, xác nhận và chủ động trong việc chuẩn bị thủ tục hải quan nhập khẩu

Trong phương thức vận tải bằng đường hàng không, bản AWB gốc số 2 đã được vận chuyển cùng với lô hàng đến sân bay đích Vậy nên, bên xuất khẩu không nhất thiết phải gửi riêng bộ chứng từ cho bên nhập khẩu và bên nhập khẩu cũng không phải xuất trình AWB gốc để nhận hàng Tuy nhiên, Air Cargo Manifest có thể được xem là chứng từ không thể thiếu Bởi khi VNA CARGO đến nhận hàng, cơ quan hải quan cần đối chiếu thông tin trên chứng từ này với thông tin trên lệnh giao hàng Nếu thông tin được đối chiếu trùng khớp thì cơ quan hải quan cho phép nhận hàng và ngược lại Air Cargo Manifest sẽ giúp VNA CARGO lấy hàng từ kho một cách nhanh chóng, tránh phát sinh tình trạng lưu kho và tăng thêm chi phí Nhân viên chăm sóc khách hàng của VNA CARGO thu thập thông tin về lô hàng nhập thông qua Pre-Alert và lập lịch nhập hàng: số MAWB, số HAWB, số hiệu chuyến bay, ngày đến, khối lượng (kg), số kiện (boxes/cartons) và lập chương trình để tiện theo dõi Ngoài ra, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ nhận bộ chứng từ từ khách hàng Bộ chứng từ bao gồm: Commercial Invoice, Packing list, Sales Contract, đơn khai báo kiểm dịch, Health Certificate (giấy chứng nhận chính thức xác nhận đủ điều kiện lưu hành tại nước nhập khẩu đối các hàng hóa như thịt và sản phẩm từ thịt vào Việt Nam), CO (nếu hàng nhập khẩu từ Mỹ thì không cần CO vì giữa Việt Nam và Mỹ không có chính sách ưu đãi thuế)

Kiểm tra tính đầy đủ của bộ chứng từ và báo khách bổ sung khi cần thiết Sau khi nhận được bộ chứng từ hoàn chỉnh, nhân viên chăm sóc khách hàng phối hợp với bộ phận chứng từ kiểm tra và thẩm định chi tiết Đồng thời, nhân viên chứng từ xác nhận tính hợp lệ của hợp đồng, đối chiếu với Pre-Alert trước khi hàng lên máy bay Trong trường hợp chứng từ có sai sót, sẽ liên hệ với hãng hàng không và GSA để xử lý, đảm bảo quyền lợi của các bên và uy tín của VNA CARGO.

Dựa trên mô tả hàng hóa, mã HS để tìm hiểu mặt hàng nhập khẩu cần những chứng từ nào để thực hiện thủ tục nhập khẩu VNA CARGO yêu cầu sự hợp tác, hỗ trợ giữa các bên để chừng từ, chứng nhận được cung cấp nhanh chóng Ví dụ, nếu hàng hóa nhập khẩu có nguồn gốc từ động vật hoặc thủy sản thì phải tiến hành đăng ký kiểm dịch với Cục thú y trước khi nhập khẩu VNA CARGO đại diện bên mua – Consignee thực hiện đăng ký kiểm dịch online trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn), khai báo hồ sơ online gồm: Giấy chấp thuận của Cục thú y, Contract, Invoice, AWB, Packing List,…cho lô hàng nhập Bên chi cục kiểm dịch sẽ duyệt nếu hồ sơ chuẩn chỉnh, ngược lại nếu hồ sơ sai, thiếu thì sẽ phản hồi Lúc này, VNA CARGO chỉ cần đợi đến khi lô hàng đến để tiến hành thủ tục lấy mẫu kiểm dịch

Trước tiên, nhân viên giao nhận đến đăng kí kiểm dịch động vật ở Chi cục thú y (nếu Tân Sơn Nhất - Tp Hồ Chí Minh thì Chi cục thú y vùng VI, Nội Bài - Hà Nội thì Chi cục thú y vùng I) Đến đăng kí kiểm dịch hồ sơ bao gồm: Đơn Khai báo kiểm dịch, Công văn được phép nhập khẩu của cục trưởng cục thú y, giấy chứng nhận chính thức đối với thịt và sản phẩm thịt vào Việt Nam (tờ health certificate ), Invoice, Packing list, AWB, Contract, Giấy giới thiệu của Công ty nhập khẩu Cuối cùng, nhân viên giao nhận nộp hồ sơ và nộp tiền

Theo dõi tiến độ lô hàng

Nhân viên chăm sóc khách hàng tiến hành theo dõi tiến độ của lô hàng, công việc đóng hàng và thông tin cập nhật từ GSA Hàng hóa phải được đóng gói đúng theo yêu cầu của phương thức vận tải bằng đường hàng không, của Consignee, có dán nhãn mác – shipping mark/talon với đầy đủ thông tin lên các kiện hàng Ở khâu pre-customs, công việc kiểm tra phải được thực hiện kỹ lưỡng, yêu cầu GSA gửi ảnh chụp kiện hàng, để tránh phát sinh chi phí khi hàng đã đến Việt Nam

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VNA CARGO

Căn cứ đề xuất giải pháp

4.1.1 Chiến lược phát triển của Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO 2024-2030 Để đưa ra giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO thì trước hết cần phân tích mục tiêu, kế hoạch trong năm 2023 và chiến lược phát triển trong dài hạn của VNA CARGO Cụ thể như sau: Đầu tiên, VNA CARGO vẫn tập trung phát triển bền vững những hoạt động giao nhận cốt lõi đồng thời đảm bảo theo đuổi các mục tiêu bảo vệ môi trường, logistics xanh, an toàn, tiết kiệm năng lượng Đây đã là tiêu chuẩn bắt buộc đối với các doanh nghiệp nói chung khi muốn tham gia vào nền kinh tế toàn cầu Ngoài ra, công ty giữ vững các mối quan hệ sẵn có, các đối tác tiềm năng để giữ sự uy tín, thương hiệu của VNA CARGO

Ngoài ra, VNA CARGO tăng cường xây dựng hợp tác với các đại lý, GSA tại các nước mà VNA CARGO thường xuyên thực hiện hoạt động giao nhận theo nguyên tắc đôi bên cùng phát triển Từ đó, VNA CARGO có thể nâng cao việc thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa, nhất là với các phương thức Door to Door – giao hàng tận nơi

Lập kế hoạch đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực cho các hoạt động giao nhận hiện có của công ty để mở rộng quy mô kinh doanh trong năm

2025 Xây dựng cơ sở vật chất như kho tải, xe tải vận chuyển nội địa để giảm bớt chi phí thuê ngoài, đẩy mạnh phát triển từng loại hình dịch vụ giao nhận riêng Đồng thời thu xếp ký hợp đồng đại lý AA với các GSA mà công ty thực hiện giao nhận nhiều qua mỗi năm nhằm có nhiều ưu tiên hơn về giá cước, công nợ

Về cơ sở vật chất, VNA CARGO tập trung trang bị các thiết bị máy tính hiện đại Đồng thời, công ty chú trọng lắp đặt mạng nội bộ ổn định, đường truyền nhanh để tránh chậm trễ tiến độ Để tối ưu hóa năng suất, VNA CARGO không ngừng nắm bắt xu hướng công nghệ tiên tiến như điện toán đám mây, IoT Ngoài ra, công ty cũng tích cực triển khai các phần mềm hỗ trợ chứng từ, kế toán để nâng cao hiệu quả làm việc.

4.1.2 Chính sách phát triển giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không tại

Hiện nay, bản dự thảo “Quy hoạch tổng thể phát triển hệ thống cảng hàng không, sân bay toàn quốc thời kỳ 2021 - 2030, tầm nhìn đến năm 2050” đang được trình lên Chính phủ phê duyệt Mục tiêu là dự kiến đến năm 2030 sẽ có 28 cảng hàng không (14 cảng hàng không nội địa và 14 cảng hàng không quốc tế), định hướng đến năm 2050 quy hoạch 29 cảng hàng không (15 cảng hàng không nội địa và 14 cảng hàng không quốc tế) Với kỳ vọng việc đầu tư phát triển để làm mới diện mạo của cơ sở hạ tầng hàng không sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho sự phát triển kinh tế - xã hội Ngoài ra, các trung tâm logistics hàng hóa sẽ được ưu tiên bố trí làm đầu mối tập kết hàng tại các cảng hàng không có lượng hàng hóa vận tải lớn (250.000 tấn/năm) Trong đó, Tân Sơn Nhất, Long Thành, Nội Bài, Vân Đồn, Chu Lai, Cần Thờ được xem như những mắt xích quan trọng nhất để xây dựng thành công hệ thống mạng cảng hàng không

Về vốn đầu tư hạ tầng hàng không, theo dự thảo dự kiến tổng chi phí để đầu tư, xây dựng cảng hàng không toàn quốc ước tính khoảng 403.106 tỷ đồng trong giai đoạn 2021-2030 và khoảng 596.352 tỷ đồng trong giai đoạn 2030-2050 Nguồn vốn sẽ được huy động từ các nguồn như vốn ngân sách Nhà nước, vốn vay ODA, vốn vay thương mại, vốn xã hội hóa theo PPP Bên cạnh đó, Chính phủ cũng sẽ cố gắng tạo điều kiện, khuyến khích các doanh nghiệp hàng không huy động vốn bằng cách sử dụng nguồn vốn huy động tại địa phương có sân bay hay thực hiện liên kết đầu tư ngoài ngành Để thúc đẩy các hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, khai thác vận chuyển hàng hóa và đại lý hàng hóa cho các hãng hàng không, vào ngày 8/9/2022, Công ty Asean Cargo Gateway đã ký kết hợp đồng hợp tác với Hãng hàng không Vietravel thành lập nên VUAir Cargo - Vietravel Airlines Cargo để phát triển kinh doanh dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa bằng hàng không Trong năm

2023 hãng tập trung khai thác hoạt động giao nhận hàng hóa giữa Việt Nam và các thị trường lớn trong khu vực châu Á như Trung Quốc, Indonesia, Malaysia, Thái

Lan bằng đội tàu bay chuyên chở hàng B737-800BCF với số lượng 02 - 04 chiếc F/CAO và tăng gấp đôi số lượng F/CAO trong những năm tiếp theo VUAir Cargo sẽ là cầu nối quan trọng giữa Việt Nam với thị trường toàn cầu, hỗ trợ tối ưu hóa chi phí trong hoạt động giao nhận hàng hóa hàng không ở Việt Nam

Phát triển chuỗi cung ứng, trong đó có hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, là xu hướng chung hiện nay Việt Nam với nhiều Hiệp định thương mại tự do đã ký kết sẽ thúc đẩy mạnh mẽ lĩnh vực này, đặc biệt là vận chuyển nhanh hàng hóa thời vụ cao cho các nước phát triển Hiện nay, phần lớn hoạt động giao nhận hàng hóa hàng không tại Việt Nam vẫn sử dụng máy bay hành khách, còn máy bay chở hàng chuyên dụng chưa phổ biến Để đáp ứng nhu cầu, Nhà nước đang định hướng thành lập một hãng hàng không chuyên chở hàng hóa nhằm đa dạng hóa phương thức vận tải và nâng cao năng lực giao nhận hàng không của nước ta.

4.1.3 Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO

Công ty mới thành lập vào năm 2021, còn khá non trẻ khiến VNA CARGO còn thiếu sót nhiều về mặt năng lực tron việc thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường hàng không Ngoài ban lãnh đạo có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong ngành giao nhận hàng hóa, các nhân viên còn lại trong công ty đều là những lao động trẻ, chưa vững nghiệp vụ Vậy nên, tình trạng sai sót về mặt chứng từ, gây mất thời gian và làm chậm tiến độ giao nhận hàng còn diễn ra Đặc biệt, với các mặt hàng nguy hiểm, nhân viên khá thụ động vì được đào tạo, trang bị kiến thức

Tình trạng thiếu hụt nhân sự là bơi đặc thù của ngành giao nhận hàng hóa đó là tính thời vụ, tính chất này xuất phát từ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, tính chất này gây không ích khó khăn đối với các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận vì họ phải cân nhắc về nguồn nhân lực sao cho phù hợp Ngoài ra việc hoạt động theo mùa vụ này cũng gây áp lực về việc thuê mướn xe vào các mùa cao điểm của xuất nhập khẩu hàng hóa chính vì tính chất thời vụ của ngành đã gây ra sự thiếu hụt nhân sự cũng như phương tiện vận tải

Về cơ sở vật chất

VNA CARGO đã có nhiều nỗ lực đáng kể, cố gắng hoàn thiện và tối ưu hóa các hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty Tuy nhiên, công ty vẫn chưa đủ khả năng về tài chính để có thể sở hữu đội xe riêng, hỗ trợ nhanh chóng công tác nhận hàng từ kho hàng không và vận chuyển đến kho người nhập khẩu Bên cạnh đó, cơ sở vật chất tại văn phòng cũng chưa đảm bảo chất lượng, chưa thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên

Về công nghệ thông tin

VNA CARGO chưa thực sự nghiêm túc đầu tư vào việc triển khai ứng dụng các phần mềm hỗ trợ, công nghệ thông tin trong hoạt động giao nhận hàng nhập hàng không Các thao tác thực hiện chứng từ, kế toán bằng phương thức thủ công, dễ mắc sai phạm

Về việc hợp tác với GSA Để hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không diễn ra thuận lợi, VNA CARGO không thể tự làm một mình mà phải có sự cộng tác từ các Agent – đại lý nước ngoài tại nước xuất khẩu Thế nhưng, công ty vẫn chưa thực sự có những chiến dịch hay kế hoạch một cách bài bản và nghiêm túc để tìm kiếm những đại lý uy tín, đáng tin cậy cho riêng mình Công tác này của VNA CARGO chưa nhận được sự chú tâm thật sự, phần nhiều gây ra những bất cập không đáng có trong quy trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng nhập bằng đường hàng không Đây là điều thiếu sót rất lớn phần nào ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả hoạt động kinh doanh Vậy nên, đội ngũ nhân viên của VNA CARGO cần nhanh chóng đẩy mạnh những chiến lược và giải pháp phù hợp như sau để thuận lợi hóa việc khai báo hải quan, nhập khẩu hàng đưa đến tay người nhận một cách nhanh chóng

Về tình trạng rớt hàng tại nước xuất

Overbook – chính sách đặt chỗ vượt qua số lượng ghế là lý do làm rớt hàng dù đã thực thực hiện thủ tục thông quan, đặt chỗ từ trước Một số hãng hàng không có chính sách này Đây được xem là hoạt động bình thường và được phép thực hiện trong ngành vận tải hàng không Hầu hết các chuyến bay đều có một tỷ lệ nhất định hàng hóa không đáp ứng đủ điều kiện, hoặc bỏ chỗ - cancel booking nên hãng thường áp dụng overbook để không bị trống chỗ, sử dụng tối ưu không gian vận chuyển

Giải pháp hoàn thiện và giải quyết những vấn đề tồn tại của Công ty TNHH Vận Tải VNA CARGO

4.2.1 Giải pháp về nguồn nhân lực

Về chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh cần chú trọng vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, yêu cầu trình độ chuyên môn và kỹ năng của nhân viên phải ngày càng nâng cao Đặc biệt, lao động với kiến thức chuyên môn sâu về ngành, cùng các kỹ năng mềm như ngoại ngữ, giao tiếp, đàm phán, sẽ là chìa khóa giúp nâng cao năng lực của VNA CARGO Nhân lực là yếu tố quyết định tới chất lượng dịch vụ, uy tín của công ty vì vậy trong chính sách phát triển của công ty nguồn nhân lực nên là ưu tiên hàng đầu Tác giả nhận thấy ban lãnh đạo công ty nên cho nhân viên, đặc biệt là phòng chứng từ, tăng cường và phát triển kiến thức chuyên môn qua các khóa học đào tạo ngắn hạn như Quy định về hàng hóa nguy hiểm DGR, để được cấp các chứng chỉ có giá trị quốc tế Các nhân viên sẽ có thêm kiến thức, cập nhật các quy định và thông tin mới nhất trong hoạt động giao nhận hàng hóa hàng không, nhất là các mặt hàng nguy hiểm

Các công ty nên phân công công việc phù hợp với trình độ và năng lực của từng nhân viên, trao quyền cho nhân viên và khuyến khích văn hóa ủy quyền Điều này giúp nhân viên có kinh nghiệm tự giải quyết công việc, phát huy khả năng sáng tạo và chủ động Ngoài ra, việc thay đổi văn hóa làm việc linh hoạt và ít rập khuôn sẽ giúp tăng hiệu quả công việc đáng kể.

Để giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân lực trong thời điểm cao điểm, doanh nghiệp có thể hợp tác với các trường Đại học, trung tâm đào tạo về giao nhận để có nguồn nhân lực linh hoạt hoặc tiếp cận các nhân viên kiến tập, thực tập Các sinh viên thực tập có thể tham gia hỗ trợ nhân viên hiện trường giải quyết các công việc đơn giản, còn những sinh viên đã thành thạo quy trình giao nhận có thể đảm nhận việc làm hàng Với sự hướng dẫn của nhân viên phụ trách đào tạo, các sinh viên thực tập hoàn toàn có thể đảm bảo chất lượng công việc Việc hợp tác này tạo ra lợi ích đôi bên, doanh nghiệp giải quyết được vấn đề thiếu hụt nhân lực, trong khi các sinh viên thực tập nhận được kiến thức về giao nhận, cách làm hàng, cách giải quyết vấn đề Hơn thế nữa, doanh nghiệp có thể tuyển dụng những ứng viên có năng lực từ chính nguồn hợp tác này.

4.2.2 Giải pháp về vấn đề đội xe

Ký kết hợp đồng với các công ty vận tải Ở mùa cao điểm nhân lực không phải là vấn đề duy nhất mà doanh nghiệp gặp phải mà còn sức ép của dịch vụ vận tải thuê ngoài của công ty Vào các mùa cao điểm công ty rất khó cho việc thuê mướn các phương tiện vận tải hoặc giá thuê mướn các phương tiện vận tải có thể tăng cao vì cung cầu chênh lệch gây không ích sức ép cho công ty để hạn chế điều đó doanh nghiệp ngoài xây dựng các mối quan hệ lâu dài với các công ty vận tải chủ yếu mà phải tìm thêm các công ty vận tải khác để giảm sức ép từ doanh nghiệp vận tải, ngoài ra công ty có thể định lượng trước số chuyến đã có thể kí kết các hợp đồng khoán với các công ty vận tải, việc kí hợp đồng như thế nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ có thể thuê xe vào các mùa dịch vụ cao điểm cũng như có thể giữ mức kí kết, số chuyến kí kết chỉ được tính toán vào các mùa cao điểm vì giá dịch vụ có thể chênh lệch

Sử dụng Loglag - ứng dụng Gọi xe tải - Xe container - Hàng ghép

Theo chia sẻ của nhà sáng lập Loglag, đây là ứng dụng đặt xe container, xe tải trên điện thoại di động đầu tiên tại Việt Nam phục vụ vận chuyển hàng hóa B2B Loglag áp dụng các công nghệ hiện đại như Big Data -phân tích dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo AI và Intelligent Transportation System - hệ thống vận tải thông minh nhằm quản lý đơn hàng, quản lý lộ trình vận tải, quản lý đội xe Loglag là công cụ hỗ trợ kết nối chủ xe với chủ hàng hay người cần dịch vụ vận chuyển như VNA CARGO Hiện tại, ứng dụng này cung cấp 3 dịch vụ chính: xe đầu kéo container hoạt động mạnh ở khu vực cảng Cái Mép, xe tải nguyên chuyến khu vực Hồ Chí Minh và toàn quốc, xe tải ghép liên tỉnh

Hình 4 1: Giao diện của phần mềm Loglag

Các thao tác trên ứng dụng đơn giản, dễ dàng thực hiện Nhân viên giao nhận của VNA CARGO có thể chọn điểm đi, điểm đến của đơn hàng và nhận báo giá ước lượng Kết nối thông minh nên ứng dụng sẽ gửi đơn hàng đến với xe rỗi, xe rỗng gần điểm bốc hàng nhất Một điều cần lưu ý là nhân viên giao nhận cần thực hiện đặt, hẹn xe trước khi làm thủ tục nhận hàng tại kho hàng không, vì xe vào kho cần đăng ký biển số xe Loglag có thể giúp VNA CARGO giải quyết vấn đề thiếu hụt đội xe sẵn có, tối ưu hóa lộ, giảm thiểu chi phí vận tải VNA CARGO sẽ theo dõi thời gian thực vận chuyển lô hàng thông qua tính năng GPS toàn cầu, cả chủ xe và VNA CARGO đều được cập nhật thông tin xuyên suốt trong quá trình vận tải

4.2.3 Giải pháp nâng cao việc ứng dụng các phần mềm

Tích cực ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số là một trong những giải pháp đang chiếm xu thế, nhằm tối ưu hóa hoạt động giao nhận hàng hóa, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm rủi ro và tổn thất, nhầm lỗi trong chứng từ, đổi trả Công nghệ mang đến những lợi ích rất lớn như cải cách cách thức hoạt động, sự kết nối giữa các bên trong hoạt động giao nhận với nhau, và kể cả chính sách nhân sự Vì vậy, VNA CARGO nên đầu tư và trang bị những phần mềm phục vụ nhu cầu:

Outlook là hệ thống phần mềm được thiết kế nhằm mục đích làm việc đồng bộ, tức là mọi nhân viên trong công ty hoặc các phòng ban đều có thể cùng làm việc trên một hệ thống Phần mềm này giúp tăng cường sự kết nối, phối hợp làm việc nhịp nhàng giữa các phòng ban Ngoài ra, Outlook góp phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra và giám sát của cấp trên, dễ dàng theo dõi lô hàng, kịp thời xử lý khi có sơ suất xảy ra

Hình 4 2: Hệ thống Control quản lý hoạt động giao nhận Đây là giao diện của hệ thống Control quản lý thông tin hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không Tất cả dữ liệu về hoạt động giao nhận hàng hóa sẽ được truyền trực tiếp qua hệ thống đại lý GSA Đại lý GSA nhận được thông tin lô hàng và hoàn tất các hoạt động cần thiết ở nước xuất khẩu

Ngoài ra, hệ thống mạng nội bộ nên được đầu tư, nâng cấp Vấn đề này dẫn đến việc khai báo Hải quan tại công ty thỉnh thoảng gặp một vài sự cố, gây sự phiền toái và chậm trễ cho các bên Nhân viên bộ phận chứng từ cần phải tập trung và chú ý đến từng chi tiết trên tờ khai để tránh gây ra việc phải mất thời gian để chinh sửa hay thậm chí phải hủy tờ khai khiến cho tiến độ công việc bị ảnh hưởng

VNA Cargo đặt mục tiêu mở rộng kinh doanh và phát triển dịch vụ nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản lý lô hàng Để theo dõi liên tục tình trạng hàng hóa, VNA Cargo tận dụng website vnacargo.com bằng cách thiết lập các tiện ích như theo dõi đơn hàng, lịch trình chuyến bay và chứng từ Điều này giúp khách hàng chủ động nắm bắt thông tin về hàng hóa của mình, tuy nhiên đòi hỏi khoản đầu tư đáng kể về cả nguồn lực tài chính và nhân sự.

4.2.4 Giải pháp về làm chứng từ, kế toán Để hỗ trợ bộ phận chứng từ và bộ phận kế toán làm việc hiệu quả hơn, VNA CARGO nên tìm kiếm, thử nghiệm và sử dụng các phần mềm quản lý Hiện nay, trên thị trường xuất hiện vô số sản phẩm công nghệ hỗ trợ nghiệp vụ cho các công ty giao nhận Sau khi phân tích và đánh giá các vấn đề còn tồn tại của VNA CARGO, tác giả đưa ra hai phần mềm đó là GoFreight và Logitude World Dưới đây là các phân tích chi tiết, so sanh của tác giả về hai phần mềm này VNA CARGO có thể đưa ra lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với thực trạng và nhu cầu của công ty

Bảng 4 1: So sánh phần mềm GoFreight và Logitude World

– Quản lý danh sách khách hàng, danh sách GSA từng nước – Quản lý nhiều loại hoạt động giao nhận: FCL, LCL, Consolidation, Air

– Làm báo giá – Gửi Work Order cho OP/DOC – Quản lý và theo dõi tình trạng vận chuyển của lô hàng – Phát hành House Bill Điểm giống

Tính năng – Làm Debit Note gửi khách hàng

– Xuất hóa đơn, SOA, phiếu thu/chi, quản lý tạm ứng…

– Báo cáo chi tiết hoạt động kinh doanh, lãi lỗ, chi phí

– Hỗ trợ nhân viên kế toán xuất hóa đơn, quản lý tạm ứng, phiếu thu/chi, báo cáo tài chính,…

– Phân tích dữ liệu kế toán quản trị Chi phí Thanh toán và sử dụng theo gói

Dịch vụ Nhân viên tư vấn, hỗ trợ tập huấn, hướng dẫn sử dụng

– Thực hiện chính xác và xác nhận đặt chỗ trước ngày hàng hóa sẵn sàng

– Tránh thông tin sai lệch thông qua phê duyệt Booking

– Cập nhật chi tiết về hoạt động giao nhận hàng hóa theo thời gian thực, đồng thời tối đa hóa hiệu quả với tracking API

– Đơn giản hóa nhập dữ liệu bằng cách nộp chứng từ để thông quan trực tiếp trên nền tảng GoFreight, giảm nguy cơ sai sót

– Theo dõi tình trạng lô hàng trong thời gian thực với hệ thống quản lý vận tải (TMS) hiệu quả

– Tự động gửi vận đơn hàng không điện tử (eAWB) để đơn giản hóa hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, cắt giảm việc in ấn, lưu trữ và xử lý vận đơn

– Quản lý năng suất từ khi nhận hồ sơ lô hàng cho đến khi giao hàng thành công

– Tích hợp với các ngân hàng hàng đầu trên toàn thế giới để đối chiếu các báo cáo ngân hàng với nguồn dữ liệu trực tiếp từ ngân hàng

Thời gian sử dụng thử

Economy: 45 USD/tháng Business: 70 USD/tháng First Class: 90 USD/tháng

“Nguồn: Website https://www.gofreight.com/ và https://logitudeworld.com/”

Với bảng so sánh 4.1 ở trên thì có thể thấy GoFreight và Logitude World đều có các tính năng nổi bật, hỗ trợ đắc lực cho việc làm chứng từ và kế toán Tuy nhiên, Logitude World có phần nhỉnh hơn GoFreight ghi xét về các tính năng, tuy nhiên giá cả cũng cao hơn so với GoFreight Ngoài GoFreight và Logitude World, VNA CARGO có thể tham khảo, nghiên cứu thêm các phần mềm mà các công ty giao nhận khác đang sử dụng Công ty nên tận dụng tối đa thời gian được sử dụng bản Demo – bản dùng thử để xem xét phần mềm có thực sự phù hợp hay không Ngoài ra, khi VNA CARGO đã chọn được phần mềm hỗ trợ phù hợp thì cũng cần chuẩn bị các kế hoạch tập huấn cho nhân viên cách sử dụng phần mềm VNA CARGO có thể yêu cầu nhân viên bên phía cung cấp phần mềm hỗ trợ, đồng hành trong quá trình thử nghiệm phần mềm Giai đoạn đầu nhân viên công ty sẽ phải cố gắng thích ứng để thay đổi, làm quen với phần mềm Nhưng trong dài hạn, đây sẽ là công cụ đắc lực trong việc thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty.