Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện hoạt Động mua bán hàng hóa tại công ty tnhh shinwoo

Theo Hiệp hội Marketing Hoa Kỳ AMA: “Quản trị bán hàng là lập kế hoạch, định hướng và kiểm soát các hoạt động bán hàng cá nhân của một đơn vị kinh doanh, bao gồm cả việc tuyển dụng, lựa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA BÁN HÀNG

HÓA TẠI CÔNG TY TNHH SHINWOO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA BÁN HÀNG

HÓA TẠI CÔNG TY TNHH SHINWOO

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của em viết Những thông tin và số liệu trong bài báo cáo là do phía công ty SHINWOO cung cấp và từ khoảng thời gian thực tập tại bộ phận thu mua của công ty SHINWOO, không sao chép bất kì nguồn nào khác Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 2 năm 2023

Nguyễn Thị Tuyết Nhung

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp này, tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám Đốc công ty SHINWOO đã tạo điều kiện cho em có thể thực tập tại công ty

Em xin cảm ơn các anh chị nhân viên công ty SHINWOO đã tận tình đào tạo, giới thiệu

về công ty SHINWOO và bộ phận thu mua, sẵn sàng giải đáp các câu hỏi em đặt ra và cung cấp các hình ảnh, thông tin liên quan về công ty để em có thể hoàn thành bài báo cáo này

Em xin cảm ơn đến Trường Đại học Công nghiệp thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh và khoa Quản trị kinh doanh của trường đã tạo điều kiện tốt nhất cho em được tham gia vào học kỳ doanh nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn rất nhiều vì đã kiên nhẫn hướng dẫn tận tình và sẵn sàng giải đáp các câu hỏi của em bất kỳ lúc nào nhằm tạo điều kiện tốt nhất giúp cho em để có thể thực hiện tốt bài báo cáo khóa luận này

Trong quá trình thực hiện bài báo cáo còn nhiều thiếu sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý Thầy, Cô để em có thể hoàn thiện bản thân hơn

Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy, Cô thật nhiều sức khỏe và niềm vui trong cuộc sống cũng như trong công việc của mình

TP.Hồ Chí Minh, tháng 2 năm 2023

Nguyễn Thị Tuyết Nhung

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Nhung MSSV:2013190480

Khoá: 10

Nhận xét :

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

số công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động quản trị bán hàng nên đã tiến hành xây dựng bộ máy quản trị bán hàng bền vững Các hoạt động về quản trị bán hàng tại công ty SHINWOO cụ thể là bộ phận thu mua sẽ được phân tích trong bài khóa luận tốt nghiệp này

Lý do em chọn thực hiện báo cáo tại công ty TNHH SHINWOO Việt Nam là Công ty có 100% vốn đầu tư nước ngoài (Hàn Quốc).Công ty được thành lập năm 2006 và bắt đầu đi vào hoạt động năm 2007.Với số lượng công nhân hiện tại hơn 500 công nhân.Mặt hàng sản xuất chính của Công ty chuyên về túi golf, túi xách các loại Bên cạnh đó thì môi trường làm việc ở SHINWOO rất chuyên nghiệp và hiện đại, đội ngũ quản lý và nhân viên đều là những người trẻ tuổi tài năng và đầy nhiệt huyết Ban lãnh đạo luôn tạo mọi điều kiện tốt nhất để nhân viên làm việc và có rất nhiều chính sách thưởng cho nhân viên làm tốt Bên cạnh đó, SHINWOO còn tổ chức rất nhiều hoạt động vui chơi giải trí, du lịch, câu lạc bộ thể thao, văn nghệ cho nhân viên Và điều quan trọng nhất là các vị trí làm việc về lĩnh vực kinh tế của SHINWOO đang phát triển rất sôi nổi, vì vậy việc lựa chọn công ty SHINWOO để làm báo cáo là rất có lợi cho cho việc làm của em sau này

Phạm vi thực tập tại công ty TNHH SHINWOO là bộ phận thu mua

Địa chỉ kiến tập: Công ty TNHH SHINWOO VN tại Lô 85,86 đường 4 KCX &CN linh trung III An Tịnh Trảng Bàng Tây Ninh

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích thu thập từ dữ liệu thứ cấp về số liệu kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm qua để có cơ sở phân tích thực trạng chính xác nhất và có cái nhìn tổng quan nhằm tìm kiếm giải pháp nâng cao hoạt động bán hàng trong tương lai Phương pháp phân tích, tổng hợp thu thập từ dữ liệu sơ cấp về những khảo sát, thăm dò ý kiến và phỏng vấn thực tế từ anh chị nhân viên đang làm việc tại SHINWOO về hoạt động bán hàng hiện tại của công ty để có nguồn thông tin thực tế nhất đưa vào phân tích

Gồm 3 chương:

Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA BÁN HÀNG

Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA BÁN HÀNG TẠI BỘ PHẬN THUA MUA CÔNG TY SHINWOO

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA BÁN HÀNG TẠI BỘ PHẬN THUA MUA CỦA CÔNG TY SHINWOO

Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA BÁN HÀNG

Quản trị mua bán hàng

Hoạt động mua bán hàng

1.1.1.1 Các khái niệm về hoạt động mua bán hàng

Bán hàng được hiểu đơn giản là hoạt động diễn ra giữa người bán và người mua nhằm đưa các sản phẩm của nhà sản xuất của đến tay người tiêu dùng và thỏa mãn nhu cầu của

cả hai bên Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều khái niệm về hoạt động bán hàng khác nhau do nhận thức và mục đích nghiên cứu của mỗi người đều không giống nhau

Theo Philip Kotler thì “Bán hàng là một hình thức giới thiệu trực tiếp về hàng hóa, dịch vụ thông qua sự trao đổi, trò chuyện với người mua tiềm năng để bán được hàng”

Đối với James M Comer có định nghĩa “Bán hàng là một quá trình trong đó người bán khám phá, gợi tạo và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của cả hai bên”

Còn đối với John W.Ernest & Richard Ashmun thì lại cho rằng “Bán hàng là tiến trình xác định những nhu cầu và mong muốn của những người mua tiềm năng, giới thiệu

về sản phẩm theo một cách nào đó khiến cho người mua đi đến quyết định mua”

Như vây, mặc dù có sự diễn đạt và phạm vi nghiên cứu khác nhau song các khái niệm về mua bán hàng đều có ý nghĩa tương đồng với nhau, ta có thể hiểu: Bán hàng là hoạt động diễn ra giữa người bán và người mua, hoạt động này được diễn ra dựa trên sự thỏa mãn về các nhu cầu của cả hai bên

1.1.1.2 Bản chất và vai trò của nghề mua bán hàng

Cách đơn giản nhất để xem xét bản chất và vai trò của mua bán hàng là xem xét chức năng của nó với việc mua bán Đó thực sự là một quá trình rất phức tạp bao gồm ứng dụng tổng thể những nguyên tắc, kỹ thuật và những kỹ năng để vượt qua những trở ngại

và rất nhiều khó khăn nhằm hoàn thành nhiệm vụ “bán một sản phẩm, một dịch vụ cho bất kỳ một khách hàng cụ thể" Về lý thuyết, hoạt động mua bán hàng là một phương thức nhằm đơn giản hóa cách thức tiếp cận nhiệm vụ tiêu thụ Doanh nghiệp phải chi ra những số tiền rất lớn hằng năm cho ngân sách đào tạo nhân viên bán hàng nhằm đạt tới nghệ thuật bản vị hoàn thành chỉ tiêu doanh số Lý do rất đơn giản, bởi vì trong hầu hết các doanh nghiệp, nhân sự bán hàng là lực lượng duy nhất và quan trọng nhất có mối liên kết với khách hàng

Những nỗ lực kế hoạch và chương trình marketing có thể bị thất bại, mặc dù nó được hoạch định rất tối bởi lý đến từ sự thiếu hiệu quả trong hoạt động của lực lượng bán Vai trò tiên phong của nhân viên bán hàng đồng nghĩa với việc trong còn mất của khách hàng thì nhân viên bán hàng chính là doanh nghiệp Bên cạnh những chi phí rất quan trọng phải chi ra để huấn luyện và giữ chân lực lượng bán hàng thì còn có những lý do hết sức thuyết phục khác nhấn mạnh đến tầm quan trọng của nhiệm vụ bán hàng và làm thế nào

để gia tăng hiệu quả trong hoạt động phân phối tiêu thụ

Như vậy, bản chất của nghề mua bán hàng chính là bán được hàng Nghề bán hàng là rất cần thiết trong cuộc sống của chúng ta và ở đây nhân viên là cầu nối quan trọng nhất để liên kết khách hàng đến với doanh nghiệp Một doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng năng động, nhạy bén thì số lượng sản phẩm của công ty bán ra thị trường sẽ nhiều, ngược lại , nếu đội ngũ bán hàng không chuyên nghiệp thì số sản phẩm bán ra thị trường sẽ rất chậm

và không tạo được ấn tượng tốt đối với người tiêu dùng Vì vậy trong doanh nghiệp, ngoài việc xây dựng các kế hoạch marketing tuyệt vời thì cần phải có một đội ngũ nhân

viên mua bán hàng chuyên nghiệp, nhạy bén trong việc xử lý tình huống thì mới đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng một các hiệu quả nhất

Hoạt động quản trị bán hàng

1.1.1.3 Các khái niệm về quản trị bán hàng

Cũng giống như khái niệm về bán hàng, do cách diễn đạt và tiếp cận nghiên cứu của mỗi tác giả là khác nhau nên sẽ có các khái niệm về Quản trị bán hàng khác nhau như sau: Theo Jame M Comer (2005) có định nghĩa rằng:“ Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những cá nhân thuộc đội ngũ bán hàng hoặc hỗ trợ trực tiếp cho đội ngũ bán hàng”

Đối với Lưu Đan Thọ & Nguyễn Vũ Quân (2018) thì cho rằng:“ Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hoạt động bán hàng”

Theo Hiệp hội Marketing Hoa Kỳ (AMA): “Quản trị bán hàng là lập kế hoạch, định hướng và kiểm soát các hoạt động bán hàng cá nhân của một đơn vị kinh doanh, bao gồm

cả việc tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo, trang bị, phân công, sắp xếp, giám sát, trả công và thúc đẩy lực lượng bán hàng”

Thomas N Ingram et al (2009) định nghĩa “Quản trị bán hàng hiểu đơn giản là quản lý các chức năng bán hàng cá nhân của một tổ chức”

Như vậy, từ các khái niệm quản trị bán hàng ta có thể rút ra một điều là quản trị bán hàng

là công việc của đội ngũ quản lý gồm các tiến trình được kết hợp chặt chẽ từ việc phân tích, lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động bán hàng

1.1.1.4 Chức năng và vai trò của quản trị mua bán hàng

Chức năng của quản trị mua bán hàng

Tương tự như các chức năng quản trị khác trong doanh nghiệp, quản trị mua bán hàng của doanh nghiệp cũng bao gồm ba chức năng cơ bản gắn với ba giai đoạn của một chu

kỳ quản trị là hoạch định, triển khai và kiểm soát Về chi tiết, các chức năng này được cụ thể hoá như sau:

Lập kế hoạch

Trước hết, bộ phận quản trị mua bán hàng phải đề xuất chính sách mua bán hàng tới

ban giám đốc Chính sách này là cơ sở cho việc cụ thể hoá cách thức mà doanh nghiệp sẽ ứng xử với khách hàng của mình Vì vậy, nó phải thể hiện quan điểm căn bản của doanh nghiệp trong việc sử dụng các công cụ như chiết khấu, thời hạn thanh toán, hàng tồn kho

Thứ hai, lập kế hoạch mua bán hàng dài hạn để đạt được lợi nhuận mục tiêu Kế

hoạch mua bán hàng được thiết lập cho từng thị trường và sản phẩm cụ thể của doanh nghiệp Các kế hoạch mua bán hàng trong ngắn hạn và trung hạn cũng cần được xây dựng làm cơ sở cho việc triển khai các hoạt động mua bán hàng trong khoảng thời gian tương ứng

Thứ ba, xác định vùng, lãnh thổ mua bán hàng trong phạm vi khu vực địa lý mà

doanh nghiệp đang phục vụ Đồng thời, bộ phận quản trị mua bán hàng cũng phải xác định các vị trí mua bán hàng cần thiết trong cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp

Thứ tư, phân bổ ngân sách cho các hoạt động mua bán hàng sẽ được triển khai trong

kỳ kế hoạch và xác định thời hạn thực hiện các mục tiêu mua bán hàng chủ yếu của doanh nghiệp

Thứ năm, lập kế hoạch tổng quát về hoạt động của lực lượng mua bán hàng, trong đó

có kế hoạch hoạt động cho các lực lượng mua bán trong và ngoài doanh nghiệp

Thứ sáu, đưa ra những hướng dẫn về đường hướng phát triển và thăng tiến trong lĩnh

vực mua bán hàng làm cơ sở để thiết lập các biện pháp động viên, thúc đẩy và khen thường lực lượng mua bán hàng

Triển khai thực hiện

Chức năng triển khai thực hiện trong quản trị mua bán hàng tập trung vào việc điều hành, phối hợp các hoạt động bán hàng và quản lý lực lượng mua, bán Cụ thể, chức năng này gồm các nội dung sau:

Tuyển dụng những người có năng lực (theo thủ tục đã được duyệt) để thực hiện các hoạt động mua bán hàng của doanh nghiệp; tiếp tục huấn luyện nhân viên mới và nhân viên hiện có

Thúc đẩy phát triển nhân viên mua bán hàng để họ phát huy hết tiềm năng của mình tại các vị trí và với các công việc mà họ đảm nhiệm

Sa thải những nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc (theo chính sách, nội quy và quy chế của công ty) hoặc vi phạm các thỏa ước giữa doanh nghiệp và người lao động trong hợp đồng lao động

Thường xuyên trao đổi với nhân viên bán hàng để họ được biết những vấn đề ảnh hưởng đến công việc họ đang làm; tư vấn cho nhân viên bán hàng và khách hàng khi có những trục trặc phát sinh trong quá trình bán và mua hàng, động viên nhân viên trong lực lượng bán hàng khi gặp thất bại, đồng thời ghi nhận bằng các hình thức thích hợp về những kết quả trong hoạt động bán hàng

Điều hành các hoạt động của lực lượng mua bán hàng trong và ngoài doanh nghiệp theo kế hoạch mua bán hàng đã được hoạch định, kịp thời phát hiện các vấn đề có thể sẽ này sinh trong quá trinhd thực hiện hoạt động mua bán hàng nói chung và trong lạc lượng bán hàng nói riêng

Hỗ trợ và góp phần định hướng hoạt động mua bán hàng trong toàn công ty và cho quân

lý tiếp thị thông qua các chương trình tiếp xúc với khách hàng, tư vấn khách hàng và các

hoạt động bán hàng cá nhân của lực lượng bán hàng

Kiểm soát

Thiết lập các tiêu chuẩn về năng lực và đạo đức (tư cách, tác phong) của các chuyên viên đảm nhiệm các công việc trong quá trình bán

Đảm bảo thường xuyên liên lạc với khách hàng thông qua lực lượng bán cũng như các chuyên viên quản trị bán, nắm bắt phản hồi và ý kiến đánh giá của khách hàng đối với hoạt động và lực lượng bán hàng của doanh nghiệp

Duy trì hệ thống theo dõi để có thể phân tích, đánh giá năng lực của đội ngũ bán hàng cũng như của từng thành viên trong lực lượng bán; Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nhân viên bán hàng làm căn cứ cho việc thù lao, trả lương, thưởng hoặc phạt

 Vai trò của quản trị mua bán hàng

Vai trò của quản trị mua bán hàng được nhìn nhận từ nhiều giác độ khác nhau khi quản trị bán hàng được đặt trong khung khổ các hoạt động quản trị kinh doanh chung của doanh nghiệp Ở đây, vai trò của quản trị mua bán hàng được xem xét trong mối quan hệ

và tác động của nó tới doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp

 Đối với doanh nghiệp

Với tư cách là nhà sản xuất kinh doanh tìm kiếm lợi nhuận thông qua đáp ứng nhu cầu của các khách hàng được lựa chọn, doanh nghiệp chỉ có thể có được lợi nhuận khi doanh thu lớn hơn chi phí sản xuất Hoạt động quản trị mua bán hàng của doanh nghiệp theo đuổi các mục tiêu về doanh thu, thị phần và lợi nhuận, do đó, nó đảm bảo cho doanh nghiệp đạt tới các mục tiêu kinh doanh nói chung Lực lượng bán hàng khi cố gắng đưa sản phẩm, dịch vụ thâm nhập các khu vực bán hàng mà họ phụ trách, ứng dụng các kỹ thuật và phương pháp bán hàng thích hợp, thông qua đó, giúp phát triển lực lượng bán hàng của doanh nghiệp, tăng năng suất lao động, chất lượng phục vụ khách hàng Do đó,

có thể tăng khả năng mua lặp lại ở khách hàng và duy trì đủ số lượng khách hàng cần thiết cho doanh nghiệp

 Đối với khách hàng

Khách hàng nhận được sự trợ giúp tích cực và có hiệu quả từ các nhân viên mua bán hàng chuyên nghiệp, có thể tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc trong quá trình tìm kiếm, đánh giá, mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ Hơn thế nữa, thông qua quá trình tương tác với nhân viên mua, bán hàng, khách hàng có thể phản hồi trực tiếp về các vấn

đề mà họ gặp phải, đưa ra những ý kiến hoặc đề xuất để giải quyết chính các vấn đề của khách hàng

Quy trình quản trị mua bán hàng

Quản trị mua bán hàng trước hết chính là xây dựng được mục tiêu bán hàng, xác định quy

mô, phân bổ lực lượng mua, bán hàng, sau đó là điều khiển, tổ chức và kiểm soát những

cổ gắng, nỗ lực của lực lượng bán hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã dự định

Quy trình bán hàng

PHẢI VẼ LẠI, KO CẮT DÁN; HÌNH – TÊN HÌNH – NGUỒN NẰM TRÊN CÙNG

1 TRANG; THỰC HIỆN TƯƠNG TỰ CHO CÁC HÌNH CÒN LẠI

Hình 1.1 Quy trình quản trị bán hàng

(Nguồn: Lưu Đan Thọ & Nguyễn Vũ Quân, 2016)

Quy trình mua hàng

1.1.1.5 Mục tiêu của quản trị mua bán hàng

Hoạt động của lực lượng mua, bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc tiếp cận

và thuyết phục khách hàng mua và sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty Tất cả các công ty thành công đều có những mục tiêu rõ ràng trong công tác quản trị bán hàng và mua hàng các chiến lược cụ thể để đạt mục tiêu Mặc dù các mục tiêu trong từng giai đoạn cụ thể hay từng ngành hàng có thể khác nhau song về cơ bản sẽ gồm hai loại mục tiêu chủ yếu : Một là mục tiêu về nhân sự hướng vào con người; và hai là mục tiêu hướng vào doanh số, lợi nhuận Những công ty thành công đều có những loạt mục tiêu được xác định rõ ràng với những chiến lược để đạt được những mục tiêu ấy

Cách tốt nhất là những nhà quản trị bán hàng cấp cao của công ty xây dựng những mục tiêu kinh doanh sau khi đánh giá cần thận những cơ hội kinh doanh cũng như những nguồn lực của công ty Thông thường các mục tiêu này được cụ thể hóa thành các chi tiêu tăng trưởng về lợi nhuận và doanh số, sau đó được chi tiết hóa theo hệ thống tổ chức của công ty đến từng định mức cho từng vùng, địa phương Điểm cuối cùng của chuỗi dây chuyền truyền lệnh ấy là đến những người đại diện bán hàng Nếu người đại diện bán hàng không chân thành nỗ lực bán sản phẩm của công ty thì đối với hầu hết công ty sẽ rất khó khăn nếu không muốn nói rằng hầu như công việc bán hàng không thể đạt được các mục tiêu đã đề ra Người có trách nhiệm cuối cùng về việc thi hành nhiệm vụ của người đại diện bán hàng là nhà quản trị bán hàng theo lĩnh vực (Lưu Đan Thọ & Nguyễn Vũ Quân, 2016)

Như vậy, hai mục tiêu chính của quản trị bán hàng đó là huớng vào con người và lợi nhuận Những công ty thành công đều phải xác định được đúng mục tiêu và các chiến lược để đạt được mục tiêu ấy Mặc dù ta có thể nêu ra một cách khái quát về các mục tiêu của quản trị bán hàng, nhưng các mục tiêu ấy phải được xây dựng dựa trên căn cứ tình hình thực tế tại công ty và nó phải hướng đến con người và lợi nhuận

Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua bán hàng

1.1.3.1 Ảnh hưởng từ môi trường vĩ mô

Môi trường vĩ mô là tập hợp của các môi trường trong đó các yếu tố là những nguồn lực, tác động bên ngoài có khả năng tác động, chịu ảnh hường tích cực hoặc tiêu cực hoặc tiêu cực đến các hoạt động phân tích môi trường vĩ mô trong marketing của một doanh

nghiệp Khác với các yếu tố của môi trường vi mô, môi trường vĩ mô là điều kiện tồn tại trong toàn bộ nền kinh tế chứ không phải trong một lĩnh vực hoặc một khu vực cụ thể

Nếu môi trường kinh tế thuận lợi sẽ thúc đẩy các hoạt động sản xuất kinh doanh

và việc bán hàng của công ty được thuận lợi, ngược lại khi môi trường kinh tế gặp khó khăn sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc tiêu thụ sản phẩm trên thị trường và nó đòi hỏi những nỗ lực rất lớn trong hoạt động bán hàng Điều này sẽ gây rất nhiều khó khăn đến cho hoạt đông quản trị bán hàng tại công ty

Đối với các ảnh hưởng từ môi trường chính trị, pháp luật có thể làm tăng hoặc giảm mức độ cạnh tranh hay sự phát triển về khoa học công nghệ kéo theo những hình thức bán hàng mới ra đời buộc các công ty phải có những thay đổi lớn trong quản trị bán hàng nếu không muốn trở nên lạc hậu và kém cạnh tranh so với đối thủ

1.1.3.2 Ảnh hưởng từ môi trường vi mô

Nếu môi trường vĩ mô có ảnh hưởng gián tiếp tới hoạt động quản trị bán hàng thì môi trường vi mô lại có ảnh hưởng trực tiếp, liên tục và thường xuyên đòi hỏi công ty luôn luôn phải chủ động đối phó Những yếu tố từ môi trường vi mô ảnh hưởng rõ nét nhất là các yếu tố:

Sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ cạnh tranh đặc biệt là trong hoạt động bán hàng Các đối thủ cạnh tranh luôn xây dựng những chiến lược bán hàng mới nhằm mở rộng thị trường thậm chí là lôi kéo khách hàng của công ty Điều này ảnh hưởng rất lớn

và đe dọa tới thị trường và khách hàng của doanh nghiệp

Nội dung chính của quản trị bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng

1.1.1.6 Khái niệm

Kế hoạch bán hàng là bản kế hoạch xác định lộ trình và cách thức đạt doanh số và lợi nhuận mục tiêu trên một địa bàn nhất định cho một sản phẩm/dòng sản phẩm/một nhân

viên bán hàng/một doanh nghiệp cụ thể bằng những nguồn lực cần có để thực hiện mục tiêu đó với những ưu tiên cụ thể cho từng sản phẩm thị trường Một kế hoạch bán hàng cũng có thể thể hiện trách nhiệm cá nhân của nhân viên bán hàng hay đại diện của doanh nghiệp trên một địa bàn nhất định, và được phân bổ cho các cá nhân chịu trách nhiệm trên địa bàn đó

Một kế hoạch bán hàng bao hàm các mục tiêu của quá trình bán hàng, trách nhiệm và quyền lợi mà mỗi nhân viên bán hàng cần thực hiện và sẽ đạt được, nguồn lực được phân

bố để sử dụng trong quá trình bán hàng Kế hoạch bán hàng thường thể hiện mục tiêu bán hàng (lượng bán mục tiêu), chỉ tiêu cho các đại diện bán hàng, các sản phẩm cần bán và danh mục vai trò, trách nhiệm và phạm vi trên thị trường

Kế hoạch bán hàng phải thể hiện được doanh số bán hàng theo định mức chi tiêu Đây là chỉ số rất quan trọng của kế hoạch bán hàng, có vai trò “giữ nhịp” cho hoạt động của người bán hàng trong dài hạn đồng thời giúp xác định mục tiêu trong ngắn hạn, trong ngày, trong tuần hay trong tháng (Vũ Minh Đức & Vũ Huy Thông, 2018)

1.1.1.7 Tính tất yếu và bản chất của lập kế hoạch bán hàng

Kế hoạch bán hàng được xây dựng nhằm thực hiện hoạt động bán hàng một cách hiệu quả do đó kế hoạch bán hàng có một vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống các

kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp thương mại phải lập Kế hoạch bán hàng nếu được xây dựng đầy đủ, khả thi thì các mục tiêu đề ra cho hoạt động bán hàng trong kỳ kế hoạch sẽ được thực hiện Nếu kế hoạch mua hàng, dự trữ được lập đúng, đủ nhưng việc lập kế hoạch bán hàng không bám sát các nhu cầu của khách hàng, không phù hợp với tiềm lực của doanh nghiệp thì các kế hoạch kia dù có chuẩn xác đến bao nhiêu thì mục tiêu cuối cùng là doanh thu và lợi nhuận cũng không đạt được Kết quả bán hàng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, phản ánh sự đúng đắn về mục tiêu của chiến lược kinh doanh, phản ánh sự nỗ lực cố gắng của doanh nghiệp trên thương trường đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp thương mại trên thị trường Vì vậy, kế hoạch bán hàng được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và đây là kế hoạch quan trọng nhất trong hệ thống các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại

Kế hoạch bán hàng được coi là một văn bản trong đó người ta làm thời khoá biểu cho những hoạt động bán hàng, phân bỏ tài nguyên, phương tiện vật chất, lao động, tài chính cho sản phẩm hoặc thị trường hoặc khách hàng Kế hoạch thường có thời hạn một năm Kế hoạch bản hàng, với tư cách là một nội dung trong kế hoạch kinh doanh, có đầy

đủ các vai trò của kế hoạch kinh doanh mặt khác do “bán hàng là một bước nhảy nguy hiểm chết người" nên làm thế nào để bản được hàng là một vấn đề mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm

1.1.1.8 Quy trình kế hoạch bán hàng

Thông thường quá trình kế hoạch bán hàng bao gồm 5 giai đoạn Trong đó, mục

tiêu bán hàng có thể được xác định trên cơ sở chiến lược kinh doanh và định hướng marketing cho thị trưởng mục tiêu Mục tiêu bán hàng có thể được xác định cho từng loại sản phẩm, từng loại thị trưởng từng nhóm khách hàng và cho từng nhân viên bán hàng Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp lớn, xuất phát từ nguồn lực, thị trưởng và định hướng chiến lược của doanh nghiệp, người ta mới có thể xây dựng nên mục tiêu cho

kế hoạch bán hàng Các doanh nghiệp nhỏ có thể xuất phát từ đánh giá của chủ doanh nghiệp và mục tiêu bán hàng được đặt ra cho từng nhóm khách hàng, từng sản phẩm,

từ đó, áp đặt mục tiêu này cho nhân viên bán hàng

Lực lượng bán hàng là cầu nối quan trọng giữa công ty và thị trường Lực lượng bán hàng của công ty kinh doanh các mặt hàng khác nhau hay có quy mô khác nhau tổng thể được tổ chức dưới một số hình thức, Lực lượng bán hàng được chia làm

ba loại: lực lượng của công ty, lực lượng trung gian phân phối và lực lượng hỗn hợp

 Lực lượng bán hàng của công ty:

Khái niệm: Lực lượng bán hàng của công ty là lực lượng cho chính công ty vận

hành làm ra sản phẩm/dịch vụ được tổ chức trực tiếp ra và điều hành giám sát lực lượng này

Bao gồm tất cả các nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng thuộc chính công ty vận hành ra sản phẩm/dịch vụ đó tự tổ chức và quản trị lực lượng này phụ thuộc vào môi trường làm việc, bao gồm hai loại: bên trong và bên ngoài

Lực lượng bán hàng bên trong: Hầu hết lực lượng này thường tập trung tại văn phòng và ít khi tiếp xúc trực diện với khách hàng Phần lớn họ liên lạc với khách hàng qua điện thoại với trách nhiệm chủ yếu là xúc tiến cho hoạt động bán hàng hay cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, theo dõi các đơn hàng, kiểm sooát hàng dự trữ, tồn kho… Lực lường này có thể được dùng như là lực lượng chính yếu tại công ty hoặc là lực lượng hỗ trợ mạnh mẻ cho lực lượng bán hàng bên ngoài

 Lực lượng bán hàng của trung gian phân phối

Khái niệm: Lực lượng bán hàng của trung gian phân phối là lực lượng do các trung

gian phân phối tổ chức ra và điều hành, giám sát lực lượng này

Có nhiều dạng trung gian phân phối nhưng nhìn chung họ điều là những nhà kinh doanh hoạt động tương đối độc lập với công việc của các nhà vận hành và được hưởng hoa hồng phân phối Các trung gian phân phối của các công ty có thể có tên gọi, quy mô khác nhau (ví dụ như nhà phân phối, nhà bán buôn, nhà bán lẻ, đại lý và môi giới; dù hai hình thức sau ít phổ biến hơn ở Việt Nam

 Lực lượng bán hàng hỗn hợp

Khái niệm: Lực lượng bán hàng hỗn hợp là lực lượng thuộc về cả công ty vận hành

và cả trung gian phân phối; chịu sự điều hành và giám sát của cả hai

Các trung gian phân phối thường cớ mối quan hệ, kinh nghiệm và chuyên môn hóa nên hỗ trợ rất tốt cho công ty vận hành

Khá nhiều công ty sử dụng loại hình lực lượng bán hàng hỗn hợp để nhanh chóng chiếm lĩnh bao phủ thị trường Công ty sử dụng cả lực lượng bán hàng của công ty và cả mạng lưới trung gian phân phối để xâm nhập nhiều thị trường khác nhau Chẳng hạn như công

ty Vĩnh Phú chuyên cung ứng các phẩm vật liệu xây dựng và thiết bị có thể sử dụng lực lượng bán hàng của công ty để tiếp cận và cung ứng hàng hóa cho các nhà thầu chủ chốt tại địa bàn thành phố còn đối với những khu vực địa lý còn lại như vùng ven biển và các tỉnh thì công ty sử dụng các trung gian phân phối tại chổ

1.1.1.10 Như vây, có ba loại lực lượng bán hàng đó là: lực lượng bán hàng của công

ty, lực lượng bán hàng của trung gian phân phối và lực lượng bán hàng hỗn hợp Lực lượng bán hàng của công ty là lực lượng do chính công ty đào tạo

ra và trực tiếp điều hành giám sát lực lượng này Lực lượng bán hàng của

trung gian phân phối là lực lượng do các trung gian phân phối tổ chứcKênh phân phối và việc lựa chọn kênh phân phối

 Vai trò của kênh phân phối

Các kênh phân phối cung cấp những phương tiện giúp hàng hóa và dịch vụ của công ty trở nên dễ tiếp cận hơn đối với người tiêu dùng cuối cùng Nói chung, kênh phân phối có bốn chức năng chủ yếu

Thứ nhất, kênh phân phối thúc đẩy quá trình trao đổi bằng cách giảm số lượng các liên hệ cần thiết để thực hiện một giao dịch mua bán trên thị trường Ví dụ như là bất

kỳ khi nào ta nhìn thấy một sản phẩm nào đó có tính năng độc đáo, nếu cảm thấy thích thú ta sẽ tìm một cửa hàng gần nhà để tận mắt sở thị xem nó như thế nào Trung gian phân phối này là một phần của kênh phân phối, có vai trò kết nối chúng ta (một khách hàng tiềm năng) và nhà vận hành (người bán hàng) để hai bên hoàn tất quá trình trao đổi Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các thành viên của kênh phân phối đều có lợi khi hợp tác với nhau; nếu giữa họ bắt đầu xảy ra bất đồng, hoặc tệ hơn là cạnh tranh trực tiếp, tất cả đều sẽ chịu tổn thất

Thứ hai, các nhà phân phối tham gia điều chỉnh sự thiếu cân đối của hàng hóa và

dịch vụ trên thị ông qua một quá trình được gọi là phân loại, chức năng thứ hai của

kênh phân phối Nhà vận hành thường chỉ có xu hướng làm ra tối đa số hrợng sản

phẩm của một dòng sản phẩm giới hạn; trong khi đó, khách hàng lại cần sự đa dạng hơn của nhiều loại mặt hàng hóa/dịch vụ khác nhau Công tác phân loại làm giảm bớt

sự mất cân đối này, bằng cách phân phối sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của cả người mua và nhà vận hành

Chức năng thứ ba của kênh phân phối liên quan đến việc chuẩn hóa các giao dịch trao đổi, thông qua việc xác lập kỳ vọng cho các sản phẩm và chuẩn hóa quá trình chuyển giao sản phẩm Các thành viên trong kênh phân phối có xu hướng chuẩn hóa

điều khoản thanh toán, tiến độ giao hàng, giả mua và chính sách mua hàng với số lượng lớn Công tác chuẩn hóa giúp các giao dịch trở nên hiệu quả và công bằng

Các kiểu kênh phân phối

Bước đầu tiên trong việc lựa chọn kênh phân phối là xác định kiểu kênh sẽ đáp ông tốt nhất mục tiêu của người bán (nhà vận hành cung ứng sản phẩm/dịch vụ), cũng như nhu cầu cần người mua Kênh phân phối có thể đơn giản hoặc phức tạp, có nhiều kiểu khác nhau nhưng có hai cách phân chia truyền thống: kênh phân phối sản phẩm tiêu dùng và kênh phân phối sản phẩm công ty

Kênh phân phối trực tiếp

Kênh phân phối trực tiếp là kênh đưa hàng hóa đi trực tiếp từ nhà vận hành đến

người tiêu dùng cuối hoặc khách hàng công ty cuối

Kênh phân phối trực tiếp là kênh không có tầng trung gian, trong đó nhà vận hình bán trực tiếp cho người tiêu dùng Kênh phân phối ngắn và đơn giản nhất là kênh trực tiếp Kênh trực tiếp đưa hàng hóa đi trực tiếp từ nhà vận hành tới khách hàng công ty hoặc người dùng cuối cùng Kênh này chính là một bộ phận của hoạt động bán hàng trực tiếp, chiến lược bán hàng mà trong đó nhà vận hành tiếp xúc bán hàng trực tiếp cho người sử dụng cuối cùng

Bán hàng trực tiếp đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động bán hàng giữa các khách hàng tổ chức Phần lớn các kho hàng lớn, thiết bị phụ kiện, thậm chí là cả chi tiết, linh kiện và nguyên vật liệu thô được bán thông qua sự liên hệ trực tiếp giữa công

ty vận hành và khách hàng cuối cùng Nhiều cá nhân hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đã thành công trong sự nghiệp bán hàng

Việc bán hàng trực tiếp cho khách hàng có thể tại địa điểm cửa hàng của công ty hoặc không qua cửa hàng Các giao dịch không qua cửa hàng phổ biến hiện nay bao gồm: chào và đặt hàng qua thư, bán qua catalog, máy bán hàng tự động, telemarketing,

TV marketing, và Internet

Hình 1.4: Kênh phân phối khách hàng cá nhân

(Nguồn: Lưu Đan Thọ & Nguyễn Vũ Quân, 2018)

Hầu hết các kiểu kênh đều đòi hỏi ít nhất một trung gian phân phối Trung gian phân phối là một tổ chức hoạt động giữa nhà vận hành và khách hàng tiêu dùng hoặc khách hàng công ty Các nhà bán lẻ và nhà bán buôn đều là những trung gian phân phối Một của hàng bán lẻ không thuộc sở hữu và sự điều hành của nhà vận hành chính

là một dạng trung gian marketing Nhà bán buôn là trung gian giữ quyền sở hữu hàng hóa, và sau đó phân phối chúng cho các nhà bán lễ, hay nhà bán buôn khác, hoặc đôi khi tới người tiêu dùng cuối cùng Một số nhà phân tích từng cho rằng Internet sẽ khiến nhiều trung gian phân phối phải ngừng hoạt động, song điều này đã không xảy

ra Thay vào đó, Intenet đã cho phép nhiều công ty cải tiến dịch vụ khách hàng Để quản trị các khách hàng lớn, các hãng hàng không thường sử dụng dịch vụ của các bên trung gian, như hệ thống phân phối toàn cầu, đại lý lữ hành trực tuyến hoặc các công

ty quản trị lữ hành, và trả cho họ một khoản phí thường xuyên cho những dịch vụ này Tuy nhiên, trong tình hình giá nhiên liệu tăng cao như hiện nay, các hãng hàng không

đang tìm cách cắt giảm bớt chi phí Hãng hàng không Vietjet Air đang chuyển hướng bớt phụ thuộc vào vai trò trung gian, bằng cách thúc đầy chương trình kết nối trực tiếp, cho phép khách hàng truy cập vào trang web của hãng, và đặt chuyến bay mà không cần qua trung gian nào

Các kênh phân phối sử dụng trung gian phân phối

Kênh phân phối gián tiếp là kênh có một hay nhiều trung gian; nhà vận hành bán hàng qua các tầng trung gian này Mặc dù kênh trực tiếp cho phép tiến hành hoạt động bán hàng một cách đơn giản và trực diện, nhưng chúng không phải là lựa chọn cho mọi trường hợp Có những sản phẩm phục vụ những thị trường nằm rải rác ở nhiều khu vực khác nhau của đất nước hoặc thế giới, hoặc sản phẩm có nhiều người sử dụng tiềm năng Cũng có những danh mục hàng hóa phụ thuộc đáng kể vào hành vi mua hàng lập lại Đối với những công ty vận hành các hàng hóa này, việc sử dụng các trung gian phân phối sẽ hiệu quả về thời gian và chi phí hơn, so với việc sử dụng kênh trực tiếp

Kênh phân phối truyền thống cho các mặt hàng tiêu dùng thường đi từ nhà vận hành sang nhà bán buôn, đến nhà bán lẻ rồi tới người sử dụng Đây là phương thức vận chuyển hàng hóa giữa hàng ngàn nhà vận tải nhỏ lẻ, với dòng sản phẩm hạn chế, và các nhà bán lẻ địa phương Một công ty có nguồn lực tài chính hạn chế sẽ phải dựa vào dịch vụ cuả một nhà bán buôn, người có thể cung cấp vốn tức thì, rồi sau đó chuyển hàng tới thị trường lên đến hàng trăm nhà bán lẻ Mặt khác, một nhà bán lẻ quy mô nhỏ có thể dựa vào các kỹ năng phân phối chuyên sâu của nhà bán buôn

Hình 1.5 Kênh phân phối khách hàng công ty

(Nguồn: Lưu Đan Thọ & Nguyễn Vũ Quân, 2016)

Đối với các nhà vận hành lớn, do sản phẩm có chỗ đứng trên thị trường và được người tiêu dùng chấp nhận (nhà vận hành phải tốn kém quá nhiều chi phí cho quảng cáo) nên các nhà vận hành lớn không cần phải bán chịu mà chỉ bán cho các trung gian phân phối nào chịu trả tiền mặt Hình thức đại lý và môi giới được mua chịu không có trong loại kênh này Đây là một đặc thù riêng có của môi trường kinh doanh Việt Nam mà chúng tôi liên tục nhắc đi nhắc lại là với các sản phẩm tiêu dùng, hình thức đại lý và môi giới được mua chịu ít phổ biến ở Việt Nam

1.1.1.11 Tổ chức lực lượng bán hàng

 Thiết kế lực lượng bán hàng

Căn cứ vào tính chất của thị trường mục tiêu và tầm quan trọng của bán hàng cá nhân trong chiến lược xúc tiến mà giám đốc bán hàng có thể đề ra các mục tiêu khác nhau cho lực lượng bán hàng của mình Tiếp theo, giám đốc bán hàng xác định quy mô cần thiết,

cơ cấu theo phân loại nghề nghiệp/giới tính/địa bàn cũng như ngân sách phù hợp để triển khai hoạt động của lực lượng bán hàng (Hình 1.6)

Các mục tiêu của lực lượng bán hàng phải gắn kết với thị trường mục tiêu của công ty

và vị trí mong muốn của công ty trên thị trường đó Bán hàng cá nhân là công cụ có hiệu quả nhất trong những giai đoạn nhất định của quá trình mua hàng, như giai đoạn thương lượng và hoàn tất giao dịch, giai đoạn lắp đặt và hướng dẫn sử dụng Điểm quan trọng là công ty phải xem xét kỹ lưỡng khi nào thì sử dụng lực lượng bán hàng để tạo thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ bán hàng và sẽ sử dụng như thế nào

Các công ty thường xác định những mục tiêu khá cụ thể cho lực lượng bán hàng Chẳng hạn như công ty yêu cầu các đại diện bán hàng dành 80% thời gian của mình cho những khách hàng hiện tại và 20% thời gian cho các khách hàng tiềm năng 85% thời gian cho những sản phẩm đã ổn định và 15% thời gian cho sản phẩm mới Những mục tiêu như vậy nhằm đề phòng trường hợp các đại diện bán hàng sẽ dành hầu hết thời gian của mình cho những sản phẩm quen thuộc cho các khách hàng hiện có mà xem nhẹ việc giới thiệu sản phẩm mới và những khách hàng mới, vốn là phần việc khó khăn hơn

Hình 1.6 Thiết kế lực lượng bán hàng

(Nguồn: Lưu Đan Thọ & Nguyễn Vũ Quân, 2016)

Nhiệm vụ của đại diện bán hàng có thể thay đổi tùy theo bối cảnh của nền kinh tế và của lĩnh vực kinh doanh Ví dụ như, trong những lúc khan hiếm sản phẩm, lực lượng bán hàng rơi vào tình trạng không có gì để bán Một số công ty có thể với vàng cắt bớt đội ngũ bán hàng Các công ty có tầm nhìn xa hơn sẽ vẫn giữ nguyên lực lượng nhưng yêu cầu họ tập trung tư vấn cho khách hàng gặp khó khăn, tìm các giải pháp khắc phục tình trạng thiếu hàng và bán những sản phẩm thay thế và không khan hiếm

Sau khi đã xây dựng được mục tiêu và lựa chọn phương thức bán hàng mong muốn, giám đốc bán hàng sẽ quyết định cơ cấu của lực lượng bán hàng Lực lượng bán có thể được cơ cấu theo khu vực địa lý, theo sản phẩm, theo khách hàng hoặc theo mô hình tổ chức hỗn hợp Nếu công ty có một hoặc một ít chủng loại sản phẩm nhằm bán cho khách hàng sử dụng cuối cùng, những người sống rải rác ở nhiều khu vực địa lý khác nhau thì

cơ cấu lực lượng bán hàng theo địa bàn sẽ là phương án hợp lý Còn nếu công ty bán nhiều loại sản phẩm cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau thì có thể cần cơ cấu lực lượng bán theo sản phẩm hoặc bán theo thị trường