Đề tài khảo sát tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty tnhh vận tải biển minh nghuyên

    ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁO CÁO ĐỒ ÁN HỌC PHẦN  HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BIỂN MINH NGHUYÊN GVHD: TS.GVC Nguyễn Quốc Hùng         Nhóm thực hiện: Nhóm 11 Phan Ngọc Trí (Trưởng nhóm) Nguyễn Anh Thư Trương Thị Minh Thư Nguyễn Ngọc Trúc Vy TP Hồ Chí Minh, Tháng 05/2023   DANH MỤC HÌNH ẢNH i DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ii LỜI MỞ ĐẦU iii BẢNG PHÂN CÔNG CÁC THÀNH VIÊN iv CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý (MIS): 1.2 Các HTTT quản lý ứng dụng kinh doanh: 1.2.1 Hệ thống thơng tin tài chính: .2 1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý Marketing: 1.2.3 Hệ thống thông tin quản lý sản xuất: 1.2.4.Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực (HRM): 1.2.5 Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng (CRM): 1.2.6 Hệ thống thông tin quản trị chuỗi cung ứng (SCM): 1.2.7.Hệ thống thơng tin quản trị tích hợp doanh nghiệp (ERP): 1.3 Giới thiệu sơ lược công ty TNHH Vận Tải Biển Minh Nguyên: 1.3.1 Khái quát chung công ty: 1.3.2 Sứ mệnh tầm nhìn cơng ty 10 1.3.3 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh: 10 1.3.4.Cơ cấu tổ chức công ty: 11 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐỀ TÀI 13 2.1 Hệ thống quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T Pro: 13 2.1.1 Khái niệm: .13 2.1.2 Ứng dụng: .13 2.1.3 Mục đích: 14 2.2 Hệ thống kế toán Fast Accounting: 15 2.2.1 Khái niệm : 15 2.2.2 Ứng dụng: .15 2.2.3 Mục đích: 15 2.3 Phần mềm quản lý nhân SV – HRIS: 16 2.3.1 Khái niệm: .16 2.3.2 Ứng dụng: .16 2.3.3 Mục đích: 17   2.4 Phần mềm khai báo hải quan ECUSS: .17 2.4.1 Khái niệm: .17 2.4.2 Chức năng: 17 2.4.3 Mục đích: 18 CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐANG ỨNG DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BIỂN MINH NGUYÊN 18 3.1 Quy trình quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T Pro 18 3.2 Quy trình hệ thống kế tốn Fast Accounting: 26 3.3 Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân SV-HRIS: .29 3.4 Quy trình phần mềm khai hải quan Ecus5: .30 CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP 38 4.1 Hiệu HTTT kể mang đến cho doanh nghiệp: 38 4.1.1.Hệ thống thông tin giao nhận vận tải F.A.S.T Pro: 38 4.1.2 Hệ thống kế toán Fast Accounting: 39 4.1.3 Phần mềm quản lý nhân SV-HRIS: 39 4.1.4 Phần mềm khai hải quan Ecuss: 40 4.2 Những hạn chế: 41 4.2.1 Hệ thống thông tin giao nhận vận tải F.A.S.T Pro: 41 4.2.2 Hệ thống kế toán Fast Accounting: 41 4.2.3 Phần mềm quản lý nhân SV-HRIS: .41 4.2.4 Phần mềm khai hải quan Ecus5: 42 4.3 Hướng phát triển: .42 4.3.1 Hệ thống thông tin giao nhận vận tải F.A.S.T Pro 42 4.3.2 Hệ thống kế toán Fast Accounting 42 4.3.3 Phần mềm quản lý nhân SV-HRIS 43 4.3.4 Phần mềm khai hải quan Ecus5 .43 KẾT LUẬN .44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45   DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mơ hình HTTT tài .2 Hình 1.2 Mơ hình HTTT Marketing Hình 1.3 Mơ hình HTTT sản xuất Hình 1.4 Mơ hình HTTT quản trị nguồn nhân lực .6 Hình 1.5 Các ứng dụng thành phần CRMS Hình 1.6 Vịng đời SC giải pháp tích hợp SCM Hình 1.7 Kiến trúc hệ thống ERP Hình 1.8 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 11 Hình 2.1 Phần mềm quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T Pro 13 Hình 2.2 Phần mềm hệ thống kế tốn Fast Accounting 15 18ình 3.1 Giao diện đăng nhập vào hệ thống FAST Pro 18 Hình 3.2 Giao diện phần mềm FAST Pro 18 Hình 3.3 Giao diện tạo Quotation cho lơ hàng1 Hình 3.4 Tiến hành tạo Job file cho lô hàng consol 19 Hình 3.5 Giao diện tạo booking cho khách hàng phần mềm 20 Hình 3.6 Form booking cơng ty gửi đến khách hàng 21 Hình 3.7 Giao diện chọn loại H-B/L để tiến hành .21 Hình 3.8 Giao diện form để làm bill 22 Hình 3.9 Giao diện nhập container/seal cho lô hàng 23 Hình 3.10 Giao diện phận Consol 23 Hình 3.11 Chi tiết cho lô hàng consol 23 Hình 3.12 Giao diện kết xuất Debit note 24 Hình 3.13 Tiến hành kết xuất debit note 24 Hình 3.14 Form Debit note gửi đến khách hàng cơng ty .25 Hình 3.15 Giao diện gửi lệnh toán đến kế toán .25 Hình 3.16 Kiểm tra profit/loss cho lô hàng 26 Hình 3.17 Giao diện phần mềm Fast Accounting .26 Hình 3.18 Khai báo chi phí hóa đơn vào phần mềm .26 Hình 3.19 Khai báo nguyên, vật liệu vào phần mềm 27 Hình 3.20 Tiến hành cập nhật số dư vào phần mềm 27 Hình 3.21 Giao diện thực kê khai Phiếu nhập mua hàng 28 Hình 3.21 Tiến hành kê khai Phiếu nhập mua hàng vào phần mềm 28 Hình 3.22 Giao diện Hệ thống / Thiết lập thông số khai báo VNACCS 31 Hình 3.23 Giao diện thiết lập thơng số khai báo VNACCS 31 Hình 3.24 Giao diện Thông tin chung .32 Hình 3.25 Giao diện Thơng tin chung 33 Hình 3.26 Màn hình hướng dẫn nhập liệu 33 Hình 3.27 Giao diện Tab Danh sách khách hàng 36 i  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HTTT: HT: TNHH: CNTT: XNK: HBL: CS: ETD: ETA: POD: LCL: FCL: hệ thống thông tin hệ thống trách nhiệm hữu hạn công nghệ thông tin xuất nhập vận đơn thứ cấp công ty Forwarder phát hành cho Shipper  Customer Service - dịch vụ khách hàng Estimated/Expected Time of Departure - thời gian dự kiến hàng đến Estimated Time of Arrival - thời gian dự kiến hàng Port of Discharge – địa cảng dỡ hàng Less than Container Load – hàng lẻ Full Container Load – hàng nguyên container  ii  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   LỜI MỞ ĐẦU Hệ thống thông tin phải nói vấn đề quan trọng khơng thể thiếu đời sống, mắc xích liên kết doanh nghiệp, thương hiệu nằm xã hội Thời đại mà công nghệ phát triển, thứ phát triển lên, mức độ nhu cầu cao mức cung phải đáp ứng đủ, điều khơng thể khơng kể đến hình thành doanh nghiệp liên tiếp mọc để đáp ứng mức cầu Hệ dẫn đến thúc đẩy gây lực ép mà bắt buộc doanh nghiệp  phải tạo lớp màng bảo vệ, phải cạnh tranh vượt mặt đối thủ, tạo cho riêng lợi đặc biệt mà đối thủ khơng có Do thời mà doanh nghiệp cần phải xác định xác, nắm bắt chuẩn giải nhanh, kịp nhu cầu có cho khách hàng xa hội Những yếu tố khơng thể thiếu hệ thống tin đảm nhiệm đóng góp vau trị lớn lên doanh nghiệp giúp họ nâng cao, phát triển hóa, làm việc dựa mạng lưới cơng nghệ, có cho chỗ đứng thị trường tiềm Vì thế, việc áp dụng hệ thống thông tin vào doanh nghiệp vô cần thiết Để dẫn chứng cho việc cơng ty TNHH Vận Tải Biển Minh Nguyên ứng dụng CNTT vào tổ chức, việc công ty sử dụng hệ thống,  phần mềm để hỗ trợ cho công việc, tối ưu hóa chi phí để giúp cơng ty nâng cao hiệu Bài báo cáo khái quát lại sở lý thuyết hệ thống thông tin, khái quát lại khái niệm phần mềm hệ thống cơng nghệ sau ứng dụng phần mềm hệ thống vào công ty, cuối đánh giá – phân tích chung lại vấn đề Đồ án “Khảo sát tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH Vận Tải Biển Minh Nguyên”  Chương 1: Giới thiệu tổng quan hệ thống thông tin quản lý  Chương 2: Cơ sở lý thuyết đề tài  Chương 3: Các phần mềm hệ thống thông tin ứng dụng công ty TNHH Vận Tải Biển Minh Nguyên  Chương 4: Đánh giá hiệu ứng dụng hệ thống thông tin iii  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   BẢNG PHÂN CƠNG CÁC THÀNH VIÊN TT Họ tên Cơng việc phụ trách Mức độ hoàn thành Phan Ngọc Trí (Trưởng nhóm) Viết chương mục 2.3, 2.4 Chương mục 3.3, 3.4 100%  Nguyễn Anh Thư Viết lời mở đầu Chương 100% Trương Thị Minh Thư  Nguyễn Ngọc Trúc Vy Viết Chương mục 2.1, 2.2 Chương mục 3.1,3.2 Viết Chương 4, Kết luận Tổng hợp định dạng 100% 100% iv  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ  Nội dung chương giới thiệu tổng quan khái niệm hệ thống thông tin số HTTT thường hay sử dụng kinh doanh mà công ty thường áp dụng tiếp giới thiệu sơ cấu hoạt động công ty TNHH Vận Tải Biển Minh Nguyên 1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp MIS (Management Information System) hiểu giải vấn đề lớn nhỏ vấn đề kinh doanh doanh nghiệp cách tự động hóa, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững khả doanh nghiệp Tính năng: Hình thành cơng nghệ số để thu thập, dịch thuật chia sẻ tài liệu nội mà hệ thống quản lý dựa vào, sau MIS phát triển theo hướng tối ưu hóa cơng việc, điều hành tổ chức hợp lý nhằm nâng cao suất lao động, đẩy mạnh tất vị trí doanh nghiệp Sơ MIS giúp cho doanh nghiệp cải tiến cách thức quản lý điều hành nhờ vào lợi ích Quản lý thời gian tính hợp lý cho nhà lãnh đạo, tránh thời gian vào việc không cần thiết Việc thực MIS giúp cho nhân viên dần quen với đổi từ môi trường xung quanh, từ dịch vụ hay sản phẩn hay mơ hình MIS góp phần đảm bảo tài khơng bị lớn dư thừa mà tiết kiệm, cân tài cho doanh nghiệp, kiểm sốt nguồn vốn chặt chẽ, giảm thiểu chi phí hoạt động liên quan Dựa vào hệ thống MIS chủ doanh nghiệp nắm xác việc định để từ phát triển việc kinh doanh công ty lên MIS có vai trị to lớn tổ chức, tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp làm tăng khả năng suất, hiệu suất sản phẩm MIS xâm nhập vào hệ thống quản lý vận hành phịng ban (sản xuất, kế tốn tài chính, hành nhân sự,…) tạo giá trị hiệu Một dự án hay chiến  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   lược dài hạn muốn hiệu MIS góp phần cho nhà lãnh đạo theo dõi thông  báo tiến độ,các tiêu, thành MIS tác động lớn đến chức năng, suất, hiệu tổ chức, lưu trữ lượng lớn thơng tin tài chính, phân phối, nhà cung cấp,…làm cho doanh nghiệp phát triển, hoạt động kinh doanh tiến triển thuận lợi 1.2 Các HTTT quản lý ứng dụng kinh doanh: 1.2.1 Hệ thống thông tin tài chính: Có nhiệm vụ cung cấp thơng tin tài doanh nghiệp cụ thể giám đốc tài chính, hay người có có cơng việc trách nhiệm quản lý kế tốn, tài Góp  phần định đến phân bổ, kiểm tra, sử dụng tài nguồn lực doanh nghiệp  Các chức bản: HTTT quản lý tập hợp từ thơng tin tác nghiệp liệu tài từ nguồn không giống Theo dõi giám sát việc sử dụng quỹ tài doanh nghiệp Diễn giải hoạt động liên quan đến tài khứ - - tương lai Diễn giải theo kiêu What-if để đốn trước dịng tiền đến từ tương lai Diễn giải thơng tin theo hình thức đa dạng (vùng địa lý, thời gian, sản  phẩm, ) Kết xuất thông tin liệu cho phân nhóm người lĩnh vực  phi tài chính, tài  Các Hình 1.1 Mơ hình HTTT tài phân hệ HTTT tài chính: - Quản lý quỹ sử dụng: Cung cấp thông tin sử dụng – quản lý quỹ  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   Sau hoàn thành việc chạy phần mềm từ đĩa CD mua quyề, bạn tiến hành đăng ký thông tin doanh nghiệp bắt đầu sử dụng chương trình sách hay đầkhốn Các thơng tin khai báo hải quan doanh nghiệp cần đảm bảo tính xác quan hải quan phát thông tin sai phạm nào, doanh nghiệp bị huỷ tài khoản hải không thực công việc xuất nhập hàng hoá kếởng  Bước 2: Thiết lập hệ thống trước khai báo: Thiết lập thông tin với quan hải quan Để kết nối việc khai báo thông tin xuất nhập đến với quan hải quan, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống thông số cách rõ ràng Các bước tiến hành sau: học logistics đâu tốt tốt hà nội Bạn vào giao diện chính, công cụ chọn Hệ thống / Thiết lập thông số khai báo VNACCS Hình 3.22 Giao diện Hệ thống / Thiết lập thơng số khai báo VNACCS Hình 3.23 Giao diện thiết lập thông số khai báo VNACCS Tiến hành nhập tất thông tin tài khoản khai báo Tương ứng chữ ký số, có có thơng tin với thơng số User code, Password, Terminal ID, Terminal access key để tăng tính bảo mật cho tài khoản người dùng Bạn tích vào Tự động lấy địa IP, phần mềm tự động lấy địa khai  báo cho bạn dựa vào đơn vị Hải quan mà bạn chọn phía mô tả công việc chuyên viên 31  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)    Nếu bạn khai báo lần đầu, chưa thành thạo q trình khai báo, bạn chọn hình thức Khai giả lập, sau tích vào bạn quyền khai báo quy trình thực tế, trả kết khai báo Bạn dễ dàng hình dung sai sót chỉnh sửa trước thực khai báo thực hệ thống Thiết lập thông tin khách hàng (hoặc đại lý) Bạn tiến hành khai báo thêm nhiều thông tin doanh nghiệp khác hệ thống cách thêm vào danh sách khách hàng khóa học kế tốn ngắn hạnu Bạn vào giao diện hệ thống, chọn Hệ thống / 5.Danh sách khách hàng (với đại lý), hình khung Khách hàng như hình dưới: Hình 3.24 Giao diện Thơng tin chung Từ thông tin khai báo trên, công cụ giúp bạn thêm thông tin doanh nghiệp cần khai báo, bạn thiết lập thơng tin kèm bạn muốn chuyển đổi doanh nghiệp khai báo ( vào Hệ thống / 2.Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu) chứng chỉến  Bước 3: Đăng ký tờ khai mới: Tuỳ vào hình thức bạn chọn xuất hay nhập khẩu, bạn tiến hành đăng ký tờ khai nhập khẩu/xuất học xuất nhập  Đăng ký tờ khai nhập (IDA) Vào giao diện chọn Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký tờ khai nhập (IDA), hình thơng tin tờ khai nhập 32  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   Hình 3.25 Giao diện Thơng tin chung Tại tab Thơng tin chung, bạn khai báo tồn thơng tin loại hình khai báo, mã hải quan khai báo… Hình 3.26 Màn hình hướng dẫn nhập liệu Trong trình nhập liệu, bạn click chuột vào tiêu chí nào, phía góc trái hình tờ khai Hướng dẫn nhập liệu chi tiết, bạn làm theo hướng dẫn để nhập thông tin cho tiêu cần thiết Ví dụ kích chuột vào Mã loại hình: lê ánh h – Mã loại hình: Ghi mã loại hình nhập Doanh nghiệp  – Cơ quan hải quan: Chọn đơn vị hải quan khai báo  – Phân loại cá nhân/tổ chức: + Hàng hóa từ cá nhân tới cá nhân khác + Hàng hóa từ tổ chức đến cá nhân + Hàng hóa từ cá nhân đến tổ chức + Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức + Loại khác học xuất nhập  – Mã phận xử lý: Chọn mã phận xử lý Nhằm rõ tờ khai gửi đến  bộ phận cấp đội thủ tục chi cục Hải quan chọn mục quan hải quan trường hợp chi cục có nhiều đội thủ tục khác 33  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)    – Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyển hàng hóa đường biển, đường sắt, đường khơng… học kế tốn trưởng ở  đâu * Đơn vị xuất nhập khẩu: Thông tin đơn vị xuất nhập khẩu: Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan người ủy thác học kế toán tổng hợp ở  đâu  – Người nhập khẩu: thông tin đơn vị khai tờ khai báo hải quan nhập khẩu, thơng tin chương trình lấy tự động đăng ký thông tin doanh nghiệp lần đầu chạy chương trình Hoặc cần nhập vào Mã số thuế, thông tin tên, địa hệ thống tự động trả  – Người xuất khẩu: điền đầy đủ xác thơng tin đối tác * Thông tin vận đơn:  Nhập vào thơng tin vận chuyển hàng hóa : Ơ vận đơn: Điền thông tin sau:  – Số vận đơn: nhập số vận đơn ngày phát hành vận đơn ( Bill Of Lading )  – Số lượng kiện: Nhập vào số lượng kiện hàng hóa học logistics đâu  – Tổng trọng lượng hàng (Gross): nhập tổng trọng lượng hàng đơn vị tính trọng lượng theo đơn vị  – Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến : Nhập vào mã địa điểm lưu kho dự kiến cho hàng hóa chờ thơng quan  – Phương tiện vận chuyển: nhập vào phương tiện vận chuyển tùy theo phương thức vận chuyển chọn  – Ngày hàng đến: ngày tàu cập / hàng đến  – Địa điểm dỡ hàng: Place of Delivery Địa điểm xếp hàng: Port of Loading Số lượng cont: số cont ( có )  Nhập thơng tin Tab thơng tin chung * Văn pháp quy giấy phép học kế toán thực tế đâu tốt  – Văn pháp quy: Là nơi bạn nhập vào mã văn pháp luật quản lý hàng hóa, kiểm tra chuyên ngành liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, bạn nhập vào tối đa 05 văn pháp quy cho tờ khai Ví dụ hàng hóa nhập tờ khai hàng liên quan đến chất nổ công nghiệp, bạn chọn mã văn pháp luật quy định chất nổ công nghiệp AM  – Giấy phép nhập khẩu: Trường hợp hàng hóa yêu cầu phải có giấy phép xuất nhập khẩu, giấy kết kiểm tra chun ngành thứ bạn nhập vào mã loại giấy phép, ô số nhập vào số giấy phép kết kiểm tra chun ngành Ví dụ hàng hóa bạn nhập hàng liên quan đến chất nổ công nghiệp, bạn quan chuyên ngành kiểm tra cấp phép nhập chọn : + Ơ mã: chọn AM02 – Giấy phép hướng dẫn vật liệu chất nổ việt nam 21 + Ô số: Nhập vào số giấy phép quan chuyên ngành cấp * Hóa đơn thương mại: Bạn nhập vào thơng tin hóa đơn hàng hóa Số hóa đơn, ngày phát hành,  phương thức tốn, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng  – Phân loại hình thức hóa đơn : Chọn phân loại hình thức hóa đơn + A: Hóa đơn thương mại 34  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   + B: Chứng từ thay hóa đơn thương mại khơng có hóa đơn thương mại + D: Hóa đơn điện tử khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA  – Số hóa đơn: nhập số hóa đơn  – Ngày phát hành: ngày phát hành hóa đơn  – Mã phân loại hóa đơn: nên học kế tốn đâu tốt + A: giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền + B: giá hóa đơn cho hàng hóa khơng phải trả tiền + C: giá hóa đơn cho hàng hóa bao gồm phải trả tiền trả tiền + D: trường hợp khác  – Phương thức tốn: điền hình thức tốn ký kết  – Điều kiện giá hóa đơn: chon điều kiện giao hàng  – Mã đồng tiền hóa đơn: chọn mã đồng tiền theo hóa đơn  – Tổng trị giá hóa đơn: tổng trị giá hàng hóa * Tờ khai trị giá: Nơi thiết lập khoản khai trị giá, mục người khai cần lưu ý nhập mục: Mã phân loại khai trị giá Phí vận chuyển, bảo hiểm có khoản điều chỉnh kèm (như “chi phí đóng gói, tiền hoa hồng…”) Trường hợp người khai báo hải quan xác định hàng hóa đủ điều kiện áp dụng  phương pháp trị giá giao dịch (6), đồng thời khai thông tin trị giá Tờ khai hàng hóa nhập Hệ thống tự động tính trị giá tính thuế người khai hải quan khơng  phải khai nộp tờ khai trị giá Lưu ý: Khi khai mã phân loại khai trị giá mã : 1,2,3,4,8,9 T người khai hải quan khai tờ khai trị giá gửi cho quan hải quan nghiệp vụ HYS, gửi tờ khai giấy  – Phí vận chuyển, bảo hiểm: Nhập vào tổng phí vận chuyển bảo hiểm cho lơ hàng có, lưu ý mã đồng tiền phí vận chuyển, bảo hiểm phải quy đổi đồng tiền tốn hóa đơn  – Các khoản mục điều chỉnh: Nhập vào khoản điều chỉnh giá hàng hóa có, dịng hàng phép có 05 khoản mục điều chỉnh khác  – Người nộp thuế: + 1: Người xuất ( nhập ) + 2: Đại lý khai hải quan học kế toán thuế đâu * Thuế bảo lãnh:  – Mã xác định thời hạn nộp thuế: Thơng tin bảo lãnh thuế hình thức nộp thuế người khai hải quan, tùy theo trường hợp cụ thể mà người khai nhập vào thông tin cho mục  Người khai cần xác định mã loại hình thức nộp thuế, có chứng từ bảo lãnh thuế chọn loại hình bảo lãnh (có hình thức bảo lãnh “bảo lãnh chung” “bảo lãnh riêng cho tờ khai”) nhập vào đầy đủ thông tin đăng ký bảo lãnh bao gồm : Mã ngân hàng bảo lãnh, năm đăng ký, Ký hiệu chứng từ số chứng từ Trường hợp doanh nghiệp khơng có bảo lãnh thuế, phải nộp thuế bạn chọn mã D – Nộp thuế Đồng thời khai báo sửa đổi bổ sung người khai chọn mã ‘D’ để cấp phép thông quan sau thực quy trình tạm giải  phóng hàng * Thơng tin khác: số hợp đồng, hóa đơn, CO…( ghi có)  Nhập thơng tin Tab “Danh sách hàng”  35  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thơng tin quản lý (MIS)   Hình 3.27 Giao diện Tab Danh sách khách hàng Khai báo đầy đủ xác tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT loại thuế suất khác (nếu có)  Nếu có khai khoản điều chỉnh: Phân bổ khoản điều chỉnh tờ khai trị giá cho dòng hàng Sau nhập xong danh sách hàng tờ khai trị giá có khoản điều chỉnh, người khai thiết lập theo cách sau : Chọn nút “Phân bổ phí” mục “Danh sách hàng” cửa sổ phân bổ phí sau: Kích chuột vào mục khoản điều chỉnh, sau nhấn “Chọn dịng hàng áp dụng” để chọn dòng hàng áp dụng khoản điều chỉnh này, đánh dấu chọn vào “Áp dụng cho tất dòng hàng” để áp dụng khoản điều chỉnh cho tất dòng hàng tờ khai Sau nhập xong ghi lại thông tin tờ khai * Đối với hàng cont: phải khai đính kèm HYS: sử dụng CKS  – Chọn nghiệp vụ khác menu 〉 Đăng ký file đính kèm (HYS) xuất tab Điền thông tin sau: + Nhóm xử lý hồ sơ: Chọn đơn vị xử lý + Phân loại thủ tục khai báo: A02-Danh sách container chất lên tàu 〉 thêm file đính kèm ( số vận đơn; số cont; số seal) 〉 Ghi 〉 khai báo nhập pass CKS lấy thơng điệp trả số đính kèm Copy số đính kèm vào phần thơng tin đính kèm (tab thơng tin chung 2), phân loại đính kèm: ETC Truyền tờ kê khai hải quan Sau nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại chọn mã nghiệp vụ “2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin Và nhập vào mã PIN Chữ ký số: Thành công hệ thống trả số tờ khai copy tờ khai bao gồm thông tin thuế hệ thống tự động tính, thơng tin khác “Tên, địa doanh nghiệp khai báo” Màn hình copy trả bao gồm thông tin khai báo tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả thể góc trái hình 36  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   Sau kiểm tra thông tin trả về, người khai có phương án lựa chọn tiếp theo: + Thứ nhất: thông tin hệ thống trả doanh nghiệp có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo tờ khai sửa đổi sau thực nghiệp vụ IDA lại, thơng tin xác + Thứ hai: thông tin hệ thống trả xác, doanh nghiệp chọn mã nghiệp vụ “3.Khai thức tờ khai IDC” để đăng ký thức tờ khai với quan hải quan, thành công tờ khai đưa vào thực thủ tục thơng quan hàng hóa  Đăng ký tờ khai xuất (EDA) Cách thực tương tự đăng ký tờ khai nhập mới, cần thay đổi từ hình thức nhập sang hình thức xuất  Bước 4: Khai IDC   – Khi nhận hình đăng ký tờ khai (IDC) hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra thông tin khai báo, thông tin hệ thống tự động xuất ra, tính tốn Nếu cảm thấy thơng tin xác gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai IDC  – Những lưu ý khai báo IDC: + Sau khai báo IDC xem bạn khai báo thức tới hệ thống hải quan + Bước bạn phải lấy phần luồng thông quan + Nếu khai sai IDC bạn khai sửa IDD sửa tối đa 10 lần + Sau khai báo IDC mặt hàng chịu thuế bạn xuất khoản nợ thuế hệ thống hải quan Bạn phải tiến hành nộp thuế số tiền thuế tờ khai vừa khai báo để xóa khoản  Bước 5: Lấy kết phân luồng, thông quan  Nếu tờ khai luồng xanh bạn sử dụng để lấy hàng lý hàng xuất hoàn thành thủ tục hải quan mà không cần mở tờ khai chi cục hải quan  Nếu tờ khai luồng vàng đỏ bạn phải in tờ khai ra, đồng thời kết hợp với chứng từ khác theo quy định để mở tờ khai chi cục khai báo thơng quan tờ khai 37  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP 4.1 Hiệu HTTT kể mang đến cho doanh nghiệp: 4.1.1.Hệ thống thông tin giao nhận vận tải F.A.S.T Pro: - Giúp cho phận kinh doanh giải đáp thắc mắc yêu cầu khách hàng cách nhanh chóng, tránh trường hợp để khách hàng phải chờ đợi lên hẹn lần khác - Hỗ trợ phận kinh doanh làm báo giá cho khách hàng cách xác nhanh chóng - Lưu trữ liệu cá nhân/doanh nghiệp khách hàng cũ, khách hàng lần đầu khách hàng tiềm - Đánh giá liệu chuyên sâu nhằm chăm sóc khách hàng cũ tiềm hướng đến mong muốn hợp tác lâu dài - Tích lũy hồ sơ đầy đủ hàng hóa khách hàng nhân viên công ty khách thực giao dịch khách hàng - Xử lý vấn đề liên quan đến chứng từ lô hàng: Tự động ghi nhận thu nhập phí phát sinh Xuất biên đóng hàng hóa theo container, theo bãi tập kết Bàn giao việc giao nhận chứng từ, giao nhận hàng hóa, ấn định thời gian nộp phiếu giao hàng đến, gửi thông báo hàng đến,… Xuất Manifest điện tử theo quy định Cục Hải quan Truyền liệu thông tin lô hàng đến công ty vận chuyển Quản lý chặt chẽ quy trình thực nhân viên trường Phần mềm cịn lấy thơng tin hàng hóa từ tờ khai nhập từ phần mềm khai hải quan nhanh chóng mà khơng cần nhập lại - Giúp phận kế tốn quản lý cơng nợ quản lý nghiệp vụ quản lý cách đơn giản chặt chẽ xác - Thu thập thông tin phận khác nhập vào hệ thống để phịng kế tốn thuận tiện việc sử dụng xếp để làm tốt công việc - Kế tốn hệ thống hóa, hoạch tốn quản lý khoa học hóa đơn đầu vào/đầu ra, chứng từ kế tốn, chi phí, khấu hao,… - Thông báo khoản nợ theo số công nợ cho phép khách hàng, giúp kế toán theo dõi lịch sử thu chi mà không cần sử dụng nhiều nhớ - Do tính chất phân quyền nên cấp quản lý kiểm sốt lượng liệu mà nhân viên xem chỉnh sửa để đảm bảo tính bảo mật - Nhận báo cáo doanh số, báo cáo sản lượng, báo cáo cơng nợ Bằng cách này, biết hiệu suất công việc nhân viên đưa phần thưởng nhắc nhở công việc - Giúp cấp quản lý kiểm tra trình hoạt động nhân viên, rà soát nghiệp vụ liên quan đến hồ sơ khoản toán để xử lý lô hàng        38  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   - Phần mềm có thêm tính chúc mừng sinh nhật, tiền thưởng doanh số, thông báo doanh số kém, lưu liệu tự động,… 4.1.2 Hệ thống kế toán Fast Accounting: - Giúp công ty kết xuất số liệu từ báo cáo thuế, báo cáo tài nhanh chóng, xác - Có thể hạch tốn theo mơ hình phức hợp với nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều  phận hạch toán nhiều loại ngoại tệ - Thực khoản toán thu chi liên quan đến tiền mặt, tiền gửi khoản vay theo đối tượng, hóa đơn, theo hợp đồng, theo khoản mục phí tránh khoản chi âm - Bộ phận kế tốn tạo báo cáo cơng nợ, báo cáo liên quan đến hợp đồng,… nhiều năm mà không cần phải in gộp báo cáo lại với theo năm - Hỗ trợ việc cập nhật chứng từ từ phần mềm Excel Trong q trình nhập liệu, liệu chuyển từ hình nhập liệu sang hình nhập liệu khác cách nhấp chuột phải Báo cáo thị nhập liệu Cho phép lọc liệu dựa đầu vào tùy ý; tìm kiếm theo tên theo mã Việc ghi in ghi cho phép, khơng thiết phải chuyển chúng cho kế tốn - Quản lý hàng tồn kho: Cho phép tính giá hàng tồn nhiều phương pháp khác nhau: Nhập trước – Xuất trước, trung bình hàng tháng, hàng năm, Có nhiều trang hình nhập liệu tiện lợi cho việc nhập xuất trực tiếp, hạch toán tồn kho, lên giá thành, trả hàng, trả lại nhà cung cấp, điều chuyển kho 4.1.3 Phần mềm quản lý nhân SV-HRIS: - Giúp phòng nhân quản lý hồ sơ nhân viên, bảo hiểm, chấm công, bảng lương, ngày nghỉ phép, thuế thu nhập, an sinh xã hội, đào tạo, - Hỗ trợ tìm kiếm nhanh nhập liệu (ví dụ định dạng theo mã nhân viên họ tên) - Hỗ trợ nhập nhanh lưu dạng danh sách nhiều cột, nhiều hàng (nhiều người, ) lúc, thay thời gian nhập người để lưu nhập tiếp - Cơng thức tính lương linh hoạt, tự động sửa đổi thơng số sách nhà nước thay đổi (ví dụ: mức đóng bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh,…) - Bảo mật: SV-HRIS đảm bảo bảo mật liệu nhân viên, hạn chế quyền truy cập người không ủy quyền   Đa dạng chức như: Quản lý hồ sơ thông tin cá nhân nhân viên, q trình cơng tác, trình độ học vấn, trình độ chun mơn, Tự động thông báo hợp đồng lao động ký kết hết thời hạn Tổng hợp ngày công, lương thưởng, ngày nghỉ, lịch công tác,… Đánh giá suất nhân theo KPI Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kết đào tạo      39  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)   Sắp xếp sơ đồ tổ chức doanh nghiệp - Bảo mật liệu tuyệt đối: sử dụng phần mềm có độ bảo mật cao nhiều Thông tin lưu trữ trung tâm liệu máy chủ lớn, liệu bảo vệ SSL, tường lửa hệ thống an ninh mạng chặt chẽ Dữ liệu  phép kiểm soát truy cập tối đa, với số vị trí cho phép có quyền truy cập thông tin 4.1.4 Phần mềm khai hải quan Ecuss: Khai báo hải quan khâu quan trọng công ty xuất nhập - Từ có phần mềm khai hải quan tốc độ thông quan nhanh (bằng chữ ký số): với luồng xanh vài giây Việc tờ khai luồng xanh thường trường hợp doanh nghiệp thực tốt quy định pháp luật nhà nước hải quan, hàng hóa phù hợp, gặp lỗi sai khai báo - Với tờ khai luồng vàng luồng đỏ, thời gian xử lý phụ thuộc vào mức độ chuẩn chỉnh hồ sơ hàng hóa Đối với tờ khai luồng vàng, hải quan xem xét hồ sơ, khơng kiểm tra hàng hóa Cịn tờ khai luồng đỏ, hải quan kiểm tra hàng hóa hồ sơ - Hạn chế hồ sơ giấy: thơng qua phần mềm có liên kết bộ, ngành chứng từ gửi trực tiếp cho quan hải quan Việc sử dụng hồ sơ giấy bị lạc mất, rách khó để cấp lại Ngồi ra, doanh nghiệp luồng xanh khơng phải đến chi cục hải quan, trực tiếp đến cảng lấy để lấy hàng - Hỗ trợ chức quản lý nghiệp vụ làm hàng tự động khai báo điện tử IDA, EDA, MIC, MEC, OLA, AMA,… - Hệ thống khai báo hải quan Ecuss chuẩn hóa cịn khoảng 40 mã loại hình xuất khẩu, nhập Có 16 mã loại hình xuất khẩu, 24 mã loại hình nhập (thay 200 mã) Điều giúp cho việc tra cứu người khai hải quan dễ dàng - ECUSS không giúp doanh nghiệp khai báo tờ khai điện tử hệ thống hải quan mà hỗ trợ doanh nghiệp kết nối với hệ thống nội bộ, quản lý liệu xuất nhập khẩu, theo dõi xuất nhập tồn, xuất nhập kho tự động - Quản lý Sổ toán - Kế toán kho: dùng doanh nghiệp loại hình gia cơng, sản xuất để xuất khẩu, hàng gia công để quản lý nhập xuất tồn nguyên phụ liệu báo cáo tốn cho cơng ty - Báo cáo thống kê: lập báo cáo thống kê tờ khai nhập, theo tiêu chí tờ  khai, theo thời gian, báo cáo thống kê tổng lượng hàng hóa xuất nhập theo thời gian, theo chi tiết hàng hóa xuất nhập theo tờ khai, theo thời gian 4.2 Những hạn chế: 4.2.1 Hệ thống thông tin giao nhận vận tải F.A.S.T Pro: - Gây trở ngại việc cài đặt cấu hình phần mềm: Việc sử dụng trang thiết bị cấu hình thấp tạo khơng tương thích thiết bị Việc cài đặt phần mềm gây khó khăn người khơng có kinh nghiệm công nghệ 40  Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS)    - Khơng tương thích với số thiết bị hệ điều hành: phần mềm FAST Pro khơng tương thích với số thiết bị hệ điều hành, dẫn đến phần mềm không sử dụng thiết bị - Hệ thống gặp cố kỹ thuật lỗi phần mềm, dẫn đến việc hoạt động  bị gián đoạn khơng xác - Dữ liệu giao nhận vận tải khơng cập nhật đầy đủ xác, dẫn đến việc đưa định sai lầm - Giá thành cao so với phần mềm quản lý tương tự thị trường 4.2.2 Hệ thống kế tốn Fast Accounting: - Tính bảo mật chưa cao, dung lượng lớn khiến cho người dùng khó phân biệt liệu - Tính phần mềm đa dạng tạo phức tạp người dùng việc dụng phần mềm - Phần mềm khơng có phân hệ lương Phần tiền lương tính excel  phần mềm nhân khác trước toán lên phần mềm kế tốn Fast Accounting - Một số cơng ty sử dụng có phản hồi phận hỗ trợ khách hàng  phản hồi lại thơng tin chậm khơng phải lúc giải vấn đề kịp thời - Trong phân hệ thuế thu nhập cá nhân cần nhập liệu thủ công - Phần mềm bị giới hạn liệu sử dụng Đối với doanh nghiệp có chi nhánh, phải trả thêm phí 70% giá mua cho gói data chi nhánh ( mức giá thay đổi tùy theo sách Fast Accounting) 4.2.3 Phần mềm quản lý nhân SV-HRIS: Dung lượng bị hạn chế: dung lượng đầy, việc xuất nhập liệu trở  nên khó khăn Dẫn đến liệu hệ thống thông tin khác công ty không đồng với - Các phiên phần mềm miễn phí có tỷ lệ rủi ro cao bảo mật Thường xuyên gặp cố liệu, liệu không đồng cao nhiều so với  phiên trả phí Do khơng có đảm bảo liệu khơng có hỗ trợ kịp thời từ nhà sản xuất gặp cố - Vì phần mềm sử dụng cách miễn phí dành cho doanh nghiệp nhỏ (