TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG TÔN, THÉP CUỘN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm tôn, thép cuộn từ thị trường trung quốc của công ty TNHH Tiến Lợi Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm tôn, thép cuộn từ thị trường trung quốc của công ty TNHH Tiến Lợi
TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh thương mại toàn cầu đang biến đổi mạnh mẽ với sự gia tăng của các hiệp định thương mại tự do và cạnh tranh quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu giữ vai trò chiến lược trong việc kết nối nền kinh tế quốc dân với thị trường quốc tế Điều này không chỉ giúp Việt Nam tiếp cận nguồn nguyên liệu và công nghệ tiên tiến mà còn tạo ra giá trị gia tăng cho hàng hóa, thúc đẩy sản xuất nội địa, tăng trưởng GDP và thu hút đầu tư nước ngoài Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành công nghiệp trọng yếu như thép, xuất nhập khẩu là yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất và sức cạnh tranh Công ty TNHH Tiến Lợi, với thương hiệu tôn Everest nổi tiếng, đã tích lũy nhiều năm kinh nghiệm trong nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài để đáp ứng nhu cầu thị trường với chất lượng và giá cả hợp lý Do đó, việc thiết lập và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là điều doanh nghiệp luôn chú trọng và nỗ lực cải tiến.
Trong bối cảnh nền kinh tế và thị trường thép đang biến động mạnh mẽ, việc quản trị quy trình nhập khẩu hiệu quả trở thành yếu tố sống còn cho doanh nghiệp Các thay đổi về chính sách thương mại quốc tế, giá nguyên vật liệu và yêu cầu kỹ thuật đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả quản trị để duy trì tính cạnh tranh và phát triển bền vững Một quy trình quản trị nhập khẩu tốt giúp giảm thiểu rủi ro như chậm trễ giao hàng, tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận Hơn nữa, các xu hướng công nghệ hiện nay yêu cầu doanh nghiệp ứng dụng công nghệ và phần mềm tích hợp quản lý để đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động quản trị quy trình.
Quản trị quy trình nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tiến Lợi, tôi nhận thấy rằng quy trình nhập khẩu tôn và thép cuộn từ Trung Quốc vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Do đó, tôi đã chọn đề tài "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi" cho khóa luận tốt nghiệp, với mục tiêu ứng dụng kiến thức và kinh nghiệm của mình nhằm cải thiện hiệu quả quản trị quy trình nhập khẩu, từ đó nâng cao sức cạnh tranh và hiệu suất của doanh nghiệp.
Tổng quan nghiên cứu
Hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, do đó đã thu hút sự quan tâm nghiên cứu từ nhiều sinh viên, giảng viên và cán bộ nghiên cứu Nhiều luận văn và công trình nghiên cứu đã được thực hiện về quản trị quy trình nhập khẩu hàng hóa, trong đó có một số công trình tiêu biểu đáng chú ý.
Khóa luận tốt nghiệp của Đàm Thị Ngọc Bình (2022) đã cung cấp cái nhìn tổng quan về quản trị hợp đồng nhập khẩu nông sản của Công ty TNHH Nông lâm sản Bình Phát, nhưng phần phân tích thực trạng còn chung chung và thiếu chi tiết cụ thể về quy trình nhập khẩu, với số liệu chưa được cập nhật Trong khi đó, khóa luận của Phạm Thị Thu Trang (2022) đã làm rõ quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu thép phế liệu vào Việt Nam, chỉ ra các ưu điểm và hạn chế, bao gồm sự thiếu thống nhất giữa các phòng ban và việc cập nhật thông tin chưa kịp thời Tác giả đã đề xuất giải pháp, tuy nhiên một số giải pháp vẫn còn mang tính chung chung và chưa có tính ứng dụng cụ thể cho doanh nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Tố Uyên (2023) về quản trị quy trình nhập khẩu dụng cụ cơ khí chính xác từ Trung Quốc của công ty TNHH dụng cụ An Mi đã cung cấp cái nhìn tổng quan về thực trạng quản trị tại doanh nghiệp Nghiên cứu xây dựng cơ sở lý luận vững chắc và phân tích chi tiết dựa trên số liệu thực tế Tuy nhiên, bài viết còn một số hạn chế như số liệu chưa được cập nhật và các giải pháp đề xuất mang tính khái quát, chưa đi sâu vào chi tiết.
Khóa luận tốt nghiệp của Đặng Thùy Dương (2024) về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng từ Nhật Bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng 3TC đã tổng hợp và phân tích thực trạng quản trị quy trình này dựa trên dữ liệu thứ cấp và sơ cấp Nghiên cứu cung cấp cái nhìn sâu sắc về hoạt động nhập khẩu máy móc từ Trung Quốc, đồng thời chỉ ra những thành công và hạn chế trong quản trị quy trình Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản trị cho công ty.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Hoa Hải Dương năm 2024 về "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ Nhật Bản của công ty Thiên Hòa An" đã phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình này Tác giả chỉ ra các hạn chế trong các bước như thanh toán, thủ tục hải quan, nhận hàng và giám sát hợp đồng Dựa trên những hạn chế này, luận văn đã xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp khả thi nhằm cải thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Các nghiên cứu về hợp đồng nhập khẩu đều chỉ ra cơ sở lý luận và thực trạng liên quan đến hoạt động này Tác giả đã đưa ra định hướng và kiến nghị nhằm cải thiện hoạt động nhập khẩu của từng công ty Tuy nhiên, quy trình thực hiện hợp đồng khác nhau giữa các công ty do sự khác biệt về mặt hàng, thị trường, phạm vi và thời gian nghiên cứu, cũng như sự thay đổi liên tục trong môi trường thương mại quốc tế Vì vậy, việc áp dụng đồng loạt các kết quả nghiên cứu cho tất cả doanh nghiệp là rất khó khăn.
Đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi” sẽ phân tích thực trạng quản trị quy trình này dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp Bài viết sẽ chỉ ra những ưu điểm và hạn chế hiện có, từ đó đưa ra các đề xuất cụ thể nhằm tối ưu hóa quy trình nhập khẩu cho công ty trong tương lai.
Mục đích nghiên cứu
1.3.1 Mục đích chung: Đề tài được thực hiện nhằm nghiên cứu, phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp để nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi
- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về hợp đồng thương mại quốc tế và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế
- Nghiên cứu và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn của Công ty TNHH Tiến Lợi
Công ty TNHH Tiến Lợi đã đạt được nhiều thành công trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn, tuy nhiên vẫn tồn tại một số hạn chế Những thành công này bao gồm việc tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và nâng cao hiệu quả kinh doanh Nguyên nhân của những hạn chế chủ yếu xuất phát từ việc thiếu hụt nguồn lực, quy trình chưa hoàn thiện và sự biến động của thị trường Để khắc phục, công ty cần đầu tư vào đào tạo nhân viên và cải tiến quy trình làm việc.
Công ty TNHH Tiến Lợi cần xác định định hướng phát triển rõ ràng và đề xuất các giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn và thép cuộn Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài này nghiên cứu quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tôn và thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi, nhằm nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu được sử dụng cho công trình nghiên cứu được tổng hợp từ năm 2021 đến hết năm 2023
- Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH Tiến Lợi, với trọng tâm là thị trường nhập khẩu Trung Quốc
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Nghiên cứu này chủ yếu áp dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, dựa trên việc tổng hợp và chọn lọc thông tin từ các nguồn sau đây.
Dữ liệu trong bài viết được thu thập và tổng hợp từ các báo cáo nội bộ của công ty, bao gồm báo cáo tài chính cho các năm 2021, 2022 và 2023, cùng với số liệu từ phòng Tài chính.
Kế toán và phòng Mua hàng cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc phân tích tình hình hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập khẩu Những thông tin này giúp làm rõ thực trạng quản trị hợp đồng nhập khẩu của công ty, từ đó tăng cường tính thuyết phục cho bài nghiên cứu.
Nguồn dữ liệu bên ngoài công ty bao gồm giáo trình, tài liệu chuyên ngành, tài liệu thương mại quốc tế và các công trình nghiên cứu của sinh viên trước Tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận và đưa ra phân tích khoa học cho hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tôn, thép cuộn của công ty.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu:
Dựa trên việc tổng hợp các phương pháp nghiên cứu trước đây, bài viết này xây dựng một phương pháp phân tích định tính Qua việc thu thập thông tin và khảo sát tình hình thực tế trên thị trường, chúng tôi sẽ xử lý dữ liệu và đưa ra các phân tích, đánh giá bằng cách áp dụng các phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu phù hợp.
Tác giả áp dụng phương pháp tổng hợp bằng cách thu thập và phân tích tài liệu, nghiên cứu trong nước và quốc tế liên quan đến hợp đồng thương mại quốc tế và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu Qua đó, tác giả đúc kết các khái niệm và lý thuyết nền tảng phục vụ cho nghiên cứu Bên cạnh đó, tác giả cũng tổng hợp số liệu và thông tin từ báo cáo tài chính giai đoạn 2021–2023, các văn bản và quyết định quản trị, cùng với kế hoạch và mục tiêu phát triển của công ty.
Tác giả sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thống kê và phân tích dữ liệu một cách chi tiết, với các kết quả được trình bày qua biểu đồ và bảng biểu nhằm minh họa rõ ràng Dựa trên dữ liệu thu thập, tác giả đưa ra nhận định và đánh giá cá nhân về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phân tích những điểm mạnh và yếu trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Tác giả áp dụng phương pháp so sánh bằng cách sử dụng dữ liệu thu thập từ doanh nghiệp để phân tích sự biến động của các chỉ số qua từng năm Quá trình này nhằm xác định các xu hướng và mức độ thay đổi, đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những biến động đó Nhờ vậy, tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp được làm rõ hơn.
Phương pháp tổng quan tài liệu là một kỹ thuật quan trọng trong việc hệ thống hóa các nghiên cứu đã thực hiện về hợp đồng thương mại và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Phương pháp này giúp đánh giá tổng hợp các công trình khoa học, chỉ ra các phương pháp nghiên cứu, cũng như ưu điểm và hạn chế của từng nghiên cứu Qua đó, nó xác định khoảng trống nghiên cứu cần được khai thác trong đề tài.
Kết cấu khoá luận
Khoá luận được cấu trúc bao gồm phần mở đầu, mục lục, lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục bảng biểu, sơ đồ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục và đặc biệt là 4 chương chính Trong đó, Chương I sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về vấn đề nghiên cứu.
Chương II: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Chương III: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi
Chương IV: Định hướng phát triển và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế
Theo Điều 16 của Luật Thương mại Việt Nam (2005), hợp đồng mua bán ngoại thương được định nghĩa là hợp đồng giữa một thương nhân Việt Nam và một thương nhân nước ngoài.
Hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT) là thỏa thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, thể hiện sự đồng ý hoàn toàn về các điều khoản đã đàm phán Các loại hợp đồng này bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa (xuất nhập khẩu), hợp đồng gia công, hợp đồng đại lý, môi giới và hợp đồng ủy thác Đối tượng của hợp đồng có thể là hàng hóa hoặc dịch vụ, trong đó bên bán có trách nhiệm giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên mua, và bên mua phải thanh toán một khoản tiền tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ theo thỏa thuận trong hợp đồng.
2.1.1.2 Đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế
Các bên tham gia ký kết hợp đồng bao gồm thương nhân xuất khẩu và nhập khẩu, mỗi bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau.
Hợp đồng thương mại quốc tế liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ được vận chuyển giữa các quốc gia, trong đó hàng hóa nhập khẩu phải không nằm trong danh mục cấm theo quy định của Nhà nước.
Trong hợp đồng, đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một hoặc cả hai bên tham gia Các bên có quyền lựa chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba.
Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm ba yếu tố chính: luật quốc tế, luật quốc gia và các tập quán thương mại quốc tế, trong đó yếu tố nước ngoài đóng vai trò quan trọng.
2.1.1.3 Vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế là thỏa thuận mua bán hàng hóa và dịch vụ giữa các bên, dựa trên sự đồng thuận tự nguyện Điều này có nghĩa là các bên không được bị ép buộc, lừa dối hoặc mắc phải những nhầm lẫn không thể chấp nhận.
Hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, vì nó xác nhận nội dung giao dịch đã được các bên thỏa thuận và cam kết thực hiện Đồng thời, hợp đồng cũng xác định quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại.
Hợp đồng là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ giữa các bên và là công cụ pháp lý quan trọng để khiếu nại khi một bên không thực hiện nghĩa vụ đã thỏa thuận Việc quy định chi tiết và rõ ràng trong hợp đồng sẽ giúp dễ dàng thực hiện và giảm thiểu tranh chấp.
2.1.2 Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng TMQT có thể được phân loại như sau:
Hợp đồng được phân loại theo thời gian thực hiện thành hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn thường có thời gian thực hiện ngắn, kết thúc khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ Ngược lại, hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện dài hơn, trong đó việc giao hàng diễn ra nhiều lần.
Hợp đồng xuất khẩu là thỏa thuận bán hàng cho thương nhân nước ngoài, trong đó quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao và tiền hàng được nhận Ngược lại, hợp đồng nhập khẩu là thỏa thuận mua hàng từ thương nhân nước ngoài, thực hiện việc nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng.
Nội dung mua bán bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng mua bán dịch vụ, trong đó hợp đồng mua bán dịch vụ có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức như hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng đại lý, hợp đồng môi giới và hợp đồng ủy thác.
Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế tại Việt Nam phải được lập dưới hình thức văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương, theo quy định của luật Thương mại (2005) Hợp đồng bằng văn bản cần ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên Các loại hợp đồng có thể bao gồm: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; cũng như Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua.
2.1.3 Nội dung của hợp đồng thương mại quốc tế
Cấu trúc của một hợp đồng TMQT thường có 2 phần chính: bao gồm những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng
Phần trình bày chung của hợp đồng bao gồm các yếu tố quan trọng như số hiệu hợp đồng, địa điểm và ngày tháng ký kết, tên và địa chỉ của các bên tham gia, các định nghĩa liên quan trong hợp đồng, cũng như cơ sở pháp lý cho việc ký kết hợp đồng.
Các điều khoản trong hợp đồng bao gồm: tên hàng (Commodity), chất lượng (Quality), số lượng (Quantity), bao bì và ký mã hiệu (Packing and marking), giá cả (Price), thanh toán (Payment), giao hàng (Shipment/Delivery), trường hợp miễn trách (Force majeure), khiếu nại (Claim), bảo hành (Warranty), phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty), và trọng tài (Arbitration) Đây là những điều khoản cơ bản nhất của một hợp đồng, tuy nhiên, tùy vào từng hợp đồng cụ thể, có thể bổ sung thêm các điều khoản như bảo hiểm, vận tải, cấm chuyển bán, và các điều khoản khác.
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Theo PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), trong Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm một chuỗi công việc liên kết chặt chẽ Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo các tác nghiệp diễn ra đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao nhất.
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là một nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu các bên liên quan phải có kế hoạch tổ chức rõ ràng Đặc biệt, việc thiết lập một hệ thống giám sát và điều hành chặt chẽ là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả thực hiện hợp đồng.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, và giám sát quá trình thực hiện hợp đồng Mục tiêu là đảm bảo rằng việc thực hiện hợp đồng diễn ra theo đúng quy định, trình tự và thời hạn đã được thỏa thuận.
2.2.2 Ý nghĩa của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các công việc và hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch và thời gian, đồng thời đạt được hiệu quả cao.
Quản trị quy trình hợp đồng là yếu tố quan trọng giúp từng bước thực hiện theo trình tự logic, tạo nền tảng cho các bước tiếp theo Trong quá trình thực hiện, các tình huống phát sinh do nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan là điều không thể tránh khỏi, dẫn đến tăng chi phí và tổn thất cho các bên Do đó, việc quản trị quá trình thực hiện hợp đồng sẽ giúp xử lý các tình huống một cách nhanh chóng, giảm thiểu chi phí và tổn thất, từ đó đảm bảo hiệu quả tối ưu cho toàn bộ hợp đồng.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch khoa học và đầy đủ, giúp xác định mục tiêu rõ ràng, từ đó định hướng các hoạt động và nâng cao khả năng kiểm soát Bước lập kế hoạch không chỉ đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nguồn lực mà còn giúp quy trình diễn ra hợp lý và hiệu quả Hơn nữa, nó hỗ trợ nhà quản trị trong việc đánh giá kết quả, phát hiện vấn đề tồn đọng và rút ra bài học kinh nghiệm cho các hợp đồng trong tương lai.
Tổ chức thực hiện hợp đồng là bước quan trọng trong việc hiện thực hóa nội dung hợp đồng, quyết định thành công của quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế Quá trình này bao gồm việc tổ chức, phân công và thực hiện các bước, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các nhiệm vụ và mắt xích liên quan Việc phân công và thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu rủi ro, tối đa hóa lợi nhuận và xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững với các đối tác quốc tế.
Giám sát và điều hành hợp đồng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, phát hiện sớm rủi ro và sai sót Hoạt động này cho phép đánh giá tình hình và chủ động đưa ra giải pháp kịp thời, từ đó tối thiểu hóa tổn thất Việc giám sát và điều hành hợp đồng không thể thiếu trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2.2.3 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa quốc tế bao gồm ba bước quy trình cơ sở sau:
2.2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm việc xác định mục tiêu cụ thể, nội dung công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như trình tự và phương pháp thực hiện Ngoài ra, việc phân bổ nguồn lực hợp lý là cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Căn cứ để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng:
Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, người mua cần thực hiện các công việc như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, nhận hàng, kiểm tra hàng, làm thủ tục hải quan và thanh toán.
Khi xây dựng chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện thực tế như kế hoạch kinh doanh, nguồn lực tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật và các nguồn lực khác.
Thứ ba, việc xác định điều kiện môi trường chung và thực tế của đối tác cần dựa vào tình hình giá cả hàng hóa trên thị trường thế giới, cũng như các yếu tố liên quan như hệ thống ngân hàng, vận tải, bảo hiểm và bưu chính viễn thông.
Trình tự lập kế hoạch bao gồm:
1) Chuẩn bị lập kế hoạch:
Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa hiệu quả, cần thu thập và phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô như chính sách, quy định của Nhà nước, quy định hải quan, ngân hàng và các thủ tục giấy phép cần thiết Bên cạnh đó, việc đánh giá khả năng sản xuất, kinh doanh và nguồn lực của doanh nghiệp cũng như đối tác là rất quan trọng Cuối cùng, nghiên cứu và phân tích nội dung hợp đồng nhập khẩu sẽ giúp đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong quá trình giao dịch.
2) Tiến hành lập kế hoạch:
Sau khi phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô và điều kiện của doanh nghiệp cũng như đối tác, người lập kế hoạch cần xác định các chỉ tiêu cần đạt được và nội dung công việc cụ thể Họ phải lập kế hoạch cho từng công việc, tính toán thời gian thực hiện và kết thúc, phân bổ nguồn lực hợp lý, đồng thời xác định phương thức thực hiện các nhiệm vụ này.
Sau khi lập kế hoạch, cần trình bày và bảo vệ trước ban lãnh đạo cùng các phòng ban trong doanh nghiệp Kế hoạch sẽ được góp ý, chỉnh sửa và phê duyệt trước khi chính thức bước vào giai đoạn thực hiện.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Các nhân tố chủ quan
Khả năng tài chính của doanh nghiệp là yếu tố quyết định trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Doanh nghiệp cần đảm bảo đủ nguồn vốn để chi trả cho các chi phí như vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa, thuế nhập khẩu và thanh toán cho nhà cung cấp Bên cạnh các chi phí đã dự tính, biến động tỷ giá hối đoái và chi phí vận chuyển có thể làm gia tăng tổng chi phí nhập khẩu, vì vậy doanh nghiệp cần có khả năng tài chính linh hoạt để ứng phó Doanh nghiệp có tiềm lực tài chính mạnh sẽ đảm bảo hoạt động nhập khẩu diễn ra liên tục, nhanh chóng và tăng khả năng chủ động trong công việc.
Nếu doanh nghiệp không có tiềm lực tài chính mạnh, họ có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán đúng hạn, dẫn đến mất uy tín và gián đoạn quy trình nhập khẩu, ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ với đối tác Khả năng tài chính là yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khả năng tài chính vững mạnh là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao sức mạnh đàm phán với nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro và đạt được các điều khoản có lợi hơn trong thương lượng Việc huy động vốn kịp thời không chỉ giúp tận dụng cơ hội thị trường mà còn hỗ trợ trong việc thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm và áp dụng công nghệ quản lý hiệu quả Do đó, lập kế hoạch tài chính cụ thể và dự phòng cho các rủi ro tài chính là rất quan trọng để đảm bảo khả năng thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp.
Nhân lực đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp, từ việc lập kế hoạch đến giám sát các bước thực hiện Ban lãnh đạo cần xây dựng chiến lược kinh doanh rõ ràng và truyền đạt mục tiêu đến nhân viên, giúp tận dụng cơ hội và vượt qua thách thức trong môi trường cạnh tranh Trình độ và kinh nghiệm của cán bộ nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, vì họ thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa Nhân lực có kiến thức và kỹ năng tốt sẽ đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru và đúng quy định, tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp Ngược lại, nhân viên thiếu năng lực có thể dẫn đến sai sót, trì hoãn hợp đồng và phát sinh chi phí, gây rủi ro cho hàng hóa Hơn nữa, một cơ cấu tổ chức khoa học sẽ thúc đẩy sự giao tiếp và phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, nâng cao chất lượng quy trình nhập khẩu.
2.3.1.3 Cơ sở vật chất và công nghệ
Cơ sở vật chất, bao gồm kho bãi, phương tiện vận chuyển và thiết bị hỗ trợ logistics, đóng vai trò quan trọng trong quản lý quy trình nhập khẩu Kho bãi cần có sức chứa đủ lớn và điều kiện bảo quản phù hợp cho các loại hàng hóa, đặc biệt là hàng dễ hỏng và hàng nguy hiểm Phương tiện vận tải và thiết bị bốc xếp cũng cần hiện đại và đạt tiêu chuẩn để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển Doanh nghiệp có cơ sở vật chất đầy đủ sẽ tăng khả năng chủ động trong giao nhận và dự trữ hàng hóa nhập khẩu, đảm bảo thời gian giao nhận kịp thời Ngược lại, cơ sở vật chất kém sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình này.
Sự đầy đủ hoặc không đạt yêu cầu của 30 yếu tố có thể dẫn đến chậm trễ, thất thoát và giảm chất lượng hàng hóa, gây ra tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Công nghệ đang trở thành yếu tố quyết định đến hiệu suất trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa Việc áp dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, hệ thống quản lý kho (WMS) và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đang trở thành xu thế bắt buộc, giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động Nhờ công nghệ, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ hàng hóa nhập khẩu theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót trong quản lý chứng từ và hợp đồng, đồng thời phối hợp công việc giữa các phòng ban hiệu quả hơn Công nghệ cũng hỗ trợ phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, đặc biệt trong quản lý rủi ro Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí đầu tư ban đầu và lựa chọn giải pháp phù hợp với khả năng tài chính và nhu cầu kinh doanh.
2.3.2 Các nhân tố khách quan
2.3.2.1 Chính sách của quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu
Chính sách của nước xuất khẩu và nước nhập khẩu ảnh hưởng sâu sắc đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Các yếu tố như chính sách thương mại, thuế quan và quy định pháp lý từ cả hai bên có thể tác động trực tiếp đến chi phí, thời gian và tính khả thi của hợp đồng.
Các chính sách xuất khẩu như hạn ngạch, thuế xuất khẩu và kiểm soát hàng hóa từ phía nước xuất khẩu có thể tác động lớn đến quy trình, giá thành và nguồn cung hàng hóa Khi nước xuất khẩu áp đặt hạn chế hoặc thuế cao, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ phải đối mặt với chi phí gia tăng và khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn hàng thay thế Ngược lại, nếu có ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do, chi phí nhập khẩu sẽ giảm đáng kể và nâng cao tính cạnh tranh của hàng hóa Thêm vào đó, các quy định riêng của nước xuất khẩu đối với nhà sản xuất nội địa, như yêu cầu ngừng sản xuất để bảo vệ môi trường, có thể kéo dài thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đơn hàng nhập khẩu.
Các chính sách thuế nhập khẩu, quy định kiểm dịch, an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn chất lượng của nước nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình nhập khẩu Những quy định này không chỉ có thể làm tăng chi phí mà còn kéo dài thời gian kiểm tra hàng hóa trước khi thông quan Thêm vào đó, bất kỳ sự thay đổi nào về chính sách thuế quan hay biện pháp bảo hộ thương mại đều có thể ảnh hưởng đến điều kiện hợp đồng, buộc doanh nghiệp phải liên tục cập nhật tình hình thị trường và điều chỉnh chiến lược nhập khẩu để tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận.
Để quản lý hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ chính sách thương mại của cả nước xuất khẩu và nhập khẩu Đồng thời, việc tuân thủ các quy định pháp lý là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.
2.3.2.2 Hệ thống ngân hàng và tỷ giá hối đoái
Hệ thống ngân hàng và tỷ giá hối đoái đóng vai trò quan trọng trong quy trình thanh toán hợp đồng nhập khẩu Ngân hàng là trung gian thiết yếu trong thanh toán quốc tế, cung cấp dịch vụ tài chính như mở thư tín dụng (L/C) và bảo lãnh thanh toán, đảm bảo quyền lợi cho cả người nhập khẩu và xuất khẩu Một hệ thống ngân hàng ổn định và đáng tin cậy giúp giao dịch diễn ra suôn sẻ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhập khẩu một cách kịp thời và an toàn.
Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhập khẩu, với giá trị ngoại tệ có thể biến động trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng Khi tỷ giá thay đổi bất lợi, chi phí nhập khẩu tăng, làm giảm lợi nhuận doanh nghiệp Ngược lại, tỷ giá có lợi giúp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa với chi phí thấp hơn Do đó, quản trị hợp đồng nhập khẩu yêu cầu doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình tỷ giá, sử dụng công cụ tài chính, điều chỉnh ngân sách và dự đoán biến động tỷ giá tương lai để giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo thực hiện hợp đồng hiệu quả.
2.3.2.3 Cơ sở hạ tầng của nền kinh tế
Cơ sở hạ tầng kinh tế đóng vai trò quan trọng trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Hệ thống giao thông vận tải, bao gồm mạng lưới đường bộ, đường sắt, cảng biển và sân bay, quyết định đến việc vận chuyển hàng hóa Một cơ sở hạ tầng phát triển giúp tăng cường hiệu quả luân chuyển hàng hóa từ các cửa khẩu và cảng nhập về kho bãi, qua đó giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển.
32 kém phát triển, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa, gây ra chậm trễ, tốn kém và ảnh hưởng đến tiến độ hợp đồng
Hệ thống logistics, bao gồm kho bãi và trung tâm phân phối, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và phân phối hàng hóa Cơ sở hạ tầng kho bãi hiện đại giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao hụt và tổn thất Ngược lại, thiếu hụt kho bãi hoặc dịch vụ logistics kém chất lượng có thể dẫn đến rủi ro tổn thất hàng hóa và chi phí lưu kho tăng cao.
Tổng quan về Công ty TNHH Tiến Lợi
3.1.1 Khái quát về Công ty TNHH Tiến Lợi
3.1.1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty a Giới thiệu sơ lược về công ty
Tên Công ty : Công ty TNHH Tiến Lợi
Vốn điều lệ: 50,000,000,000 VNĐ (Năm mươi tỷ đồng chẵn)
Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn Lợi
Trụ sở: KCN Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội
Chi nhánh Hưng Yên: Xã Ngọc Long, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên
Chi nhánh HCM: Tòa nhà Thái An 2, Đông Hưng Thuận, Q.12, HCM
Loại hình pháp lý: Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Email: toncuon.tienloi@gmail.com
Website: www.toncuon.vn b Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tiến Lợi
- Năm 1999: Thành lập công ty TNHH Tiến Lợi
Công ty TNHH Tiến Lợi, tọa lạc tại KM14 - KCN Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội, chuyên sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, đặc biệt là tấm lợp và tôn mạ màu Chúng tôi cung cấp sản phẩm cho nhiều dự án như khách sạn, khu nghỉ dưỡng, resort, khu công nghiệp, nhà máy, kho bãi, chợ, khu chung cư, biệt thự, cao tầng và nhà riêng.
- Năm 2004: Xây dựng nhà máy gần 6000m2
Công ty xây dựng nhà máy sản xuất trên diện tích hơn 6000m2 tại Khu Công nghiệp Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội Nhà máy được thiết kế với 2 phân xưởng sản xuất hiện đại, đáp ứng nhu cầu sản xuất ngày càng cao.
Phân xưởng sản xuất tôn lạnh Everest và phân xưởng sản xuất tấm lợp cùng tôn mạ màu đều tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất.
- Năm 2010: Nhập khẩu dây chuyền sản xuất tôn lạnh
Công ty đã nhập khẩu dây chuyền sản xuất tôn lạnh cách nhiệt 3 lớp từ Châu Âu, tạo ra thương hiệu tôn lạnh Everest chất lượng cao với nguyên liệu từ Nhật Bản Sản phẩm tôn lạnh Everest được sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu trên dây chuyền công nghệ hiện đại và áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000, đảm bảo cung cấp sản phẩm đạt chất lượng cao nhất, đáp ứng yêu cầu khắt khe của người tiêu dùng.
- Năm 2013: Nhập khẩu đa dạng các loại tôn
Công ty chuyên cung cấp nguyên liệu cho sản xuất tôn lợp, đồng thời hoạt động như đại lý và nhập khẩu đa dạng các loại tôn cuộn, cam kết mang đến chất lượng và giá cả tốt nhất trên thị trường.
- Năm 2019 – 2020: Mở thêm chi nhánh miền Nam
Công ty Tiến Lợi đã mở rộng danh mục sản phẩm bằng cách kinh doanh thép cuộn cán nóng và lắp đặt hệ thống máy xả băng theo yêu cầu của khách hàng Để phục vụ nhanh chóng nhu cầu của khách hàng tại miền Nam, công ty đã khai trương chi nhánh mới tại Tòa nhà Thái An 2, Đông Hưng Thuận, Q.12, HCM.
- Năm 2022 - 2023: Mở rộng sang thị trường Đông Nam Á
Công ty đã mở rộng nhập khẩu các sản phẩm tôn mạ kẽm mạ lạnh và không chỉ tập trung vào thị trường trong nước mà còn bắt đầu xuất khẩu sản phẩm ra thị trường quốc tế Trong năm nay, Công ty Tiến Lợi đã xây dựng thêm một nhà máy tôn tại Xã Ngọc Long, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên Đáng chú ý, công ty đã đạt sản lượng bán ra hơn 50.000 tấn và doanh thu 1.000 tỷ đồng.
- Tính đến giữa năm 2024, công ty đã cán mốc phục vụ trên 1000 khách hàng trên toàn cầu
3.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính: a Lĩnh vực kinh doanh chính:
Tiến Lợi Group, với 25 năm kinh nghiệm trong ngành tôn thép, là đơn vị hàng đầu trong việc nhập khẩu và phân phối sản phẩm tôn thép chất lượng cao Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến tôn thép, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Công ty chuyên xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng đa dạng như tôn cuộn mạ màu, tôn cuộn mạ kẽm, tôn mạ lạnh và thép cán nóng, phục vụ cho đại lý, nhà phân phối, công trình và nhà máy Đến năm 2022, công ty đã mở rộng thị trường xuất khẩu sang Lào và Campuchia.
Công ty cung cấp dịch vụ gia công – sản xuất với dây chuyền xả băng ngoại nhập công suất lớn, đáp ứng đa dạng nhu cầu khách hàng về kích thước và sản lượng Sản phẩm bao gồm nhiều chủng loại từ tôn đến inox.
Thép cuộn cán nóng (HRC) được sản xuất qua quá trình cán nóng, trong đó thanh thép được giảm độ dày bằng cách sử dụng các con lăn nóng Vật liệu này có ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp, bao gồm xây dựng, ô tô, đóng tàu và đóng gói.
Tôn cuộn mạ kẽm Everest (thép mạ kẽm) được sản xuất từ cuộn thép cán nguội (CRC) và được phủ lớp mạ kẽm dày, giúp kéo dài tuổi thọ và cải thiện các đặc tính của sản phẩm Với ứng dụng đa dạng trong đời sống và ngành xây dựng, tôn mạ kẽm Everest là lựa chọn lý tưởng cho nhiều công trình.
Tôn cuộn mạ lạnh Everest, hay còn gọi là tôn mạ nhôm kẽm, được sản xuất từ cuộn thép cán nguội mỏng (CRC) và được phủ một hợp kim nhôm - kẽm với tỷ lệ tiêu chuẩn là 55% nhôm, 43,5% kẽm và 1,5% silicon Quy trình sản xuất sử dụng công nghệ NOF hiện đại và tiên tiến, đảm bảo chất lượng và độ bền của sản phẩm.
Tôn cuộn mạ màu Everest, hay còn gọi là PPGI, là loại tôn được sản xuất từ tôn mạ kẽm và được phủ một lớp sơn màu Loại tôn này rất phổ biến trong xây dựng, thường được sử dụng để làm tấm lợp nhà, máng xối và biển quảng cáo.
3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tiến Lợi
Giám đốc có trách nhiệm xây dựng chiến lược và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh cùng phương án đầu tư của công ty Họ cũng quản lý, đưa ra quyết định và giám sát các hoạt động kinh doanh để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi
3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
Lập kế hoạch là yếu tố then chốt trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Một kế hoạch chi tiết và đầy đủ sẽ hướng dẫn mọi hoạt động liên quan, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Trước khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty cần xây dựng một kế hoạch chi tiết để xác định quy trình, nội dung công việc và phân bổ nguồn lực cho từng phòng ban Điều này giúp các phòng ban phối hợp hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu tôn, thép cuộn, phòng Mua hàng sẽ đảm nhận trách nhiệm lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.
(1) Chuẩn bị lập kế hoạch
Nhân viên phòng Mua hàng sẽ nghiên cứu và phân tích các điều khoản trong hợp đồng để lập kế hoạch và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Các yếu tố vĩ mô ảnh hưởng đến quá trình này bao gồm chính sách nhập khẩu sắt, thép của chính phủ Việt Nam, như quy định cấp phép, kiểm tra chất lượng, biểu thuế xuất nhập khẩu, và chính sách phòng vệ thương mại Ngoài ra, tình hình kinh tế - chính trị toàn cầu, biến động tỷ giá hối đoái giữa VND/CNY và VND/USD, cùng với thủ tục hải quan và quy định ngân hàng về thanh toán cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Nhân viên phòng Mua hàng cần nghiên cứu các yếu tố môi trường vĩ mô và thu thập, phân tích thông tin doanh nghiệp Họ xác định nguồn lực từ các phòng ban như Mua hàng, Kho, Kế toán, và Kinh doanh để phối hợp thực hiện hợp đồng Ngoài ra, họ tính toán khả năng và sức chứa của kho hàng, đồng thời xem xét ngân sách và dự toán chi phí để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các khoản chi phí liên quan như mua hàng, vận chuyển, thuế, và lưu kho Quá trình lập kế hoạch này thường diễn ra trong khoảng 2 - 5 ngày sau khi ký hợp đồng.
Ban lãnh đạo xác định các chỉ tiêu và mục tiêu hợp đồng, từ đó trưởng phòng Mua hàng xây dựng kế hoạch tổng thể với các công việc lớn, phân bổ nhân lực và thời gian hoàn thành Kế hoạch cũng bao gồm dự kiến chi phí và các biện pháp phòng ngừa rủi ro như trễ giao hàng, hỏng hóc hàng hóa, và vấn đề hải quan Mỗi lô hàng sau khi ký kết sẽ trải qua nhiều giai đoạn từ theo dõi nguyên vật liệu, sản xuất, đến khi hàng về kho, do đó nhân viên Mua hàng sẽ lập kế hoạch chi tiết dựa trên kế hoạch tổng thể.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc theo dõi từng giai đoạn là rất quan trọng, bao gồm việc tính toán và xác định nội dung công việc cụ thể, cũng như thời điểm tiến hành và kết thúc các công việc Điều này giúp đảm bảo rằng việc thực hiện hợp đồng diễn ra đúng kế hoạch Kế hoạch nhập khẩu của công ty thường bao gồm các bước chi tiết để thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách hiệu quả.
Kế hoạch thanh toán được xây dựng dựa trên ngày ký hợp đồng và yêu cầu cụ thể, trong đó nhân viên phòng Mua hàng sẽ nghiên cứu phương thức thanh toán như T/T hay L/C, xác định thời điểm và giá trị khoản cọc, đồng thời xem xét tình hình các lô hàng để ưu tiên thanh toán cho những lô cần gấp Ngoài ra, kế hoạch cũng bao gồm việc thanh toán phần còn lại của tiền hàng, thuế và các khoản phí phát sinh, cũng như dự kiến chi phí vận chuyển từ các bên liên quan.
Kế hoạch làm thủ tục hải quan bắt đầu bằng việc nhân viên chứng từ lập danh sách bộ chứng từ nhập khẩu sau khi xác định ngày tàu cập Họ sẽ tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành bộ chứng từ và gửi cho bên forwarder để mở tờ khai Đồng thời, dự kiến chi phí vận chuyển lô hàng từ cảng về kho cũng như các vấn đề phát sinh và phương án xử lý trong quá trình làm thủ tục hải quan sẽ được thảo luận.
Kế hoạch nhận và kiểm tra hàng hóa được thực hiện một cách chặt chẽ để đảm bảo quy trình logistics hiệu quả Nhân viên phòng Mua hàng sẽ lập kế hoạch tổng hợp các lô hàng cần về kho ngay từ ngày dự kiến thông quan, phối hợp với bộ phận Kho để xác định khả năng chứa hàng và ngày rút hàng từ cảng Sau khi hai bộ phận thống nhất, kế hoạch sẽ được gửi cho forwarder để thực hiện thủ tục nhận hàng Đối với kiểm tra hàng hóa, bộ phận Kho lập kế hoạch kiểm tra trước một ngày hàng về kho và gửi cho ban lãnh đạo duyệt Kế hoạch kiểm tra bao gồm ngày kiểm tra, số lượng hàng, mức độ kiểm tra, trang thiết bị, nhân sự và nội dung kiểm tra như khối lượng, chất lượng hàng hóa.
Sau khi lập kế hoạch cụ thể, kế hoạch sẽ được trình lên trưởng phòng Mua hàng để lấy ý kiến và bổ sung Sau khi điều chỉnh theo góp ý, kế hoạch sẽ được nộp lên ban lãnh đạo để phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện Quá trình lập kế hoạch và phê duyệt diễn ra nhanh chóng, chỉ trong 1 – 2 ngày làm việc, nhằm tối ưu hóa thời gian và đảm bảo tiến độ hợp đồng nhập khẩu.
Trong giai đoạn 2021-2023, Công ty TNHH Tiến Lợi đã đạt được nhiều tiến bộ trong công tác lập kế hoạch nhập khẩu, với tỷ lệ hoàn thành đúng hạn tăng từ 92% lên 97,2% và tỷ lệ hoàn thành quá hạn giảm từ 8% xuống còn 3,5% Điều này cho thấy sự cải thiện về chất lượng và hiệu quả trong quá trình lập kế hoạch Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục, như một số kế hoạch bị quá hạn hoặc cần chỉnh sửa do sai sót trong chuẩn bị Các lỗi thường gặp bao gồm việc không theo sát tình hình thị trường và chưa cập nhật kịp thời các thay đổi về quy định thuế, dẫn đến tính toán sai lệch và kéo dài thời gian thực hiện Quy trình lập kế hoạch hiện tại chủ yếu dựa vào nhân sự và công cụ cơ bản, thiếu sự hỗ trợ của công nghệ quản lý hiện đại, dễ dẫn đến sai sót và tăng chi phí cho công ty.
3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng
3.2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Mặt hàng tôn, thép mới không nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, vì vậy công ty có thể tiến hành nhập khẩu thép một cách bình thường mà không cần xin giấy phép nhập khẩu.
Vì vậy, công ty không cần thực hiện bước này
3.2.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Công ty TNHH Tiến Lợi và đối tác có thể lựa chọn phương thức thanh toán theo hợp đồng thoả thuận, trong đó hai phương thức phổ biến nhất khi nhập khẩu tôn, thép cuộn từ Trung Quốc là T/T - 20/80 và tín dụng chứng từ L/C (trả chậm 30 ngày) Ngân hàng thực hiện thanh toán chủ yếu là Vietcombank, với đồng tiền thanh toán thường là đô la Mỹ (USD).
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán
Biểu đồ 3.3: Thống kê tỷ lệ sử dụng các phương thức thanh toán của Công ty TNHH Tiến
Công ty TNHH Tiến Lợi chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán T/T 20/80, với 20% thanh toán trước và 80% sau khi nhận hàng, chiếm tỷ trọng từ 70% đến 85% trong giai đoạn 2021 – 2023 Lý do cho sự lựa chọn này là do công ty đã xây dựng mối quan hệ lâu dài và tin cậy với các đối tác Trung Quốc, cùng với việc phương thức này dễ thực hiện, nhanh chóng và có chi phí giao dịch ngân hàng thấp Ngược lại, số lượng hợp đồng sử dụng phương thức thanh toán L/C là khá ít, cho thấy tần suất thấp hơn trong các giao dịch.
Phương thức thanh toán L/C chiếm tỷ trọng từ 15-30% trong các giao dịch, thường được áp dụng khi công ty làm việc với nhà cung cấp mới hoặc trong các giao dịch có giá trị cao và rủi ro tài chính lớn Việc sử dụng L/C được hai bên thỏa thuận nhằm đảm bảo mức độ an toàn cao hơn trong quá trình giao dịch.
Cụ thể, quy trình thực hiện bước đầu thanh toán đối với từng phương thức của công ty TNHH Tiến Lợi như sau: a Thanh toán bằng L/C:
Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn tại công ty TNHH Tiến Lợi
Trong những năm gần đây, công ty TNHH Tiến Lợi đã gặt hái nhiều thành công và gia tăng số lượng hợp đồng nhập khẩu hàng năm Quy trình quản trị hợp đồng xuất khẩu của công ty ngày càng được cải tiến, với sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên.
Công ty nỗ lực đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra chính xác và quy trình nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất Những kết quả đạt được trong quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu phản ánh sự chuyên nghiệp và cam kết của công ty.
Trong quá trình lập kế hoạch nhập khẩu, kế hoạch được thực hiện chủ động trước khi triển khai hợp đồng, với sự cẩn thận và chi tiết từ nhân viên Việc phân công cụ thể và kiểm tra chặt chẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch hợp đồng nhập khẩu đúng hạn đạt 92%, và có xu hướng gia tăng qua các năm, phản ánh sự cải thiện tích cực về chất lượng và hiệu quả trong công tác lập kế hoạch.
Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Công ty TNHH Tiến Lợi đã thực hiện quy trình thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm một cách đầy đủ, với tỷ lệ hoàn thành đúng hạn cao.
Công ty TNHH Tiến Lợi đã thiết lập quy trình chi tiết cho thủ tục hải quan, đảm bảo việc chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan được thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời.
Nghiệp vụ thanh toán quốc tế của công ty được đánh giá cao nhờ vào việc giảm thiểu sai sót qua các năm Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quy trình thanh toán nhanh chóng đã góp phần nâng cao hiệu quả Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu đều được thanh toán đúng hạn và đầy đủ, với thời gian thanh toán được rút ngắn.
Trong 30 ngày tăng trưởng, công ty đã xây dựng được niềm tin vững chắc với đối tác và ngân hàng, từ đó nhận được nhiều ưu đãi từ đối tác Trung Quốc như thời hạn thanh toán linh hoạt, chiết khấu hấp dẫn và giảm giá Sự uy tín này cũng giúp công ty được các ngân hàng hỗ trợ với các chính sách vay vốn và tín dụng thuận lợi, góp phần tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và quy trình nhập khẩu thiết bị.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, công ty hiếm khi gặp phải vấn đề khiếu nại, và chưa từng có vụ việc nào phải đưa ra Trọng tài quốc tế Đối với một số trường hợp khiếu nại, công ty luôn ưu tiên thương lượng và hòa giải với các bên liên quan để duy trì mối quan hệ tốt đẹp và giảm thiểu chi phí phát sinh Điều này phản ánh nỗ lực trong việc thực hiện hợp đồng một cách có trách nhiệm và sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên.
Trong công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Công tác giám sát trong quy trình logistics được thực hiện toàn diện, từ việc theo dõi hoạt động của đối tác Trung Quốc cho đến khi hàng hóa về kho Nhờ vào kế hoạch chi tiết và thực hiện đồng thời, hầu hết các hoạt động giám sát đạt hiệu quả cao Nhân viên của công ty TNHH Tiến Lợi luôn nỗ lực theo dõi tiến độ hàng hóa để cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết và kịp thời nhận diện rủi ro nhằm phòng tránh hiệu quả.
Công ty đã thiết lập quy trình điều hành hợp đồng chi tiết, cho phép Ban lãnh đạo, trưởng phòng và nhân viên Mua hàng nhanh chóng phân tích và đưa ra quyết định khi có vấn đề phát sinh Đội ngũ nhân viên và các bên liên quan luôn nỗ lực khắc phục sự cố kịp thời nhằm duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, từ đó giảm thiểu tổn thất và chi phí phát sinh.
3.3.2 Tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù đã đạt được nhiều thành công, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng vẫn còn tồn tại những thiếu sót cần được khắc phục Nguyên nhân của các hạn chế này cần được xác định rõ ràng để cải thiện hiệu quả quản lý.
3.3.2.1 Trong khâu lập kế hoạch:
Phòng Mua hàng luôn nỗ lực thực hiện kế hoạch hợp đồng, nhưng vẫn gặp phải một số hạn chế dẫn đến việc một số kế hoạch bị quá hạn hoặc cần chỉnh sửa do sai sót trong quá trình chuẩn bị Việc cập nhật thông tin chưa kịp thời với những thay đổi về chính sách và quy định từ thị trường Việt Nam và Trung Quốc, như quy định thuế và giấy tờ nhập khẩu, đã gây ra sai lệch trong tính toán và dẫn đến tình trạng quá hạn miễn thuế Hơn nữa, thông tin giữa các phòng ban trong quá trình chuẩn bị và lập kế hoạch thường bị chậm trễ hoặc không chính xác.
Quy trình hiện tại chủ yếu phụ thuộc vào nhân sự và công cụ cơ bản, thiếu công nghệ quản lý hiện đại như phần mềm lập kế hoạch và hệ thống quản trị tích hợp Điều này dẫn đến việc nhân viên Mua hàng, khi chưa có đủ kinh nghiệm trong phân tích dữ liệu thị trường, dễ mắc sai sót trong tính toán Hạn chế này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả và tiến độ thực hiện hợp đồng.
Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trên bao gồm:
Nhân viên lập kế hoạch thường thiếu kinh nghiệm và kỹ năng trong việc dự đoán rủi ro, phân tích dữ liệu thị trường, và cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách thuế hoặc quy định.
Hải quan chưa được theo dõi sát sao do nhân viên không chủ động sắp xếp thời gian để cập nhật tin tức hàng ngày Hệ quả là việc lập kế hoạch trở nên không chính xác và dễ phát sinh sai sót.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG TÔN, THÉP CUỘN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN LỢI
Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Tiến Lợi
4.1.1 Định hướng hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH Tiến Lợi
Công ty TNHH Tiến Lợi đang nỗ lực phát huy những thành tựu đạt được và khắc phục những hạn chế trong hoạt động kinh doanh Để đạt được điều này, công ty đã xác định định hướng phát triển chung cho giai đoạn tới.
Hoạt động nhập khẩu vẫn là định hướng kinh doanh chủ chốt của công ty Chúng tôi cam kết nghiên cứu và mở rộng danh mục sản phẩm để phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Để đạt được mục tiêu giữ vững và mở rộng thị phần tiêu thụ sản phẩm nhập khẩu tại Việt Nam, cần xây dựng chiến lược kinh doanh đúng đắn Điều này sẽ giúp củng cố vị trí của doanh nghiệp như một nhà nhập khẩu và phân phối tôn, thép cuộn uy tín hàng đầu tại thị trường Việt Nam.
Để nâng cao năng lực lãnh đạo, công ty cần xây dựng một đội ngũ quản lý có chuyên môn vững vàng và bản lĩnh Đồng thời, việc duy trì đào tạo cho nhân viên và thu hút các chuyên gia giỏi là điều cần thiết Công ty nên tuyển dụng và lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên có trình độ cao, am hiểu cả thị trường trong nước và quốc tế, đồng thời khuyến khích sự nhiệt tình và gắn bó lâu dài với tổ chức.
Để mở rộng thị trường, chúng tôi sẽ tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác từ Trung Quốc, đồng thời thiết lập các quan hệ kinh doanh mới với các doanh nghiệp nước ngoài uy tín, có lợi thế về giá cả và đa dạng mẫu mã.
4.1.2 Định hướng phát triển quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng tôn, thép cuộn của công ty TNHH Tiến Lợi
Để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình này nhằm giảm thiểu sai sót Việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) giúp dự báo chính xác nhu cầu vận chuyển, thời gian giao hàng và chi phí liên quan Kế hoạch cần bao quát mọi rủi ro, bao gồm biến động giá vận tải và các sự cố bất ngờ Đồng thời, công ty cũng nên đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và đánh giá nhà cung cấp, đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện chính xác ngay từ đầu.
Để nâng cao hiệu quả trong quản lý hợp đồng nhập khẩu, công ty cần tăng cường giám sát và điều hành bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là phần mềm quản lý ERP Việc này không chỉ giúp theo dõi tiến độ thực hiện mà còn phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn thông qua các công cụ báo cáo và phân tích hiệu suất Đồng thời, công ty cũng cần phát triển hệ thống quản trị rủi ro và phối hợp nội bộ, với mục tiêu xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro sớm để kịp thời xử lý các vấn đề trong quá trình nhập khẩu Kế hoạch dự phòng cho các tình huống phát sinh, như thuê kho tạm thời hay thay đổi nhà cung cấp vận chuyển, cũng cần được thiết lập Cuối cùng, việc chuẩn hóa quy trình làm việc và tạo kênh thông tin thống nhất giữa các phòng ban sẽ giúp nâng cao hiệu quả phối hợp, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Đo lường hiệu quả và cải tiến liên tục là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất của công ty, đặc biệt là trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty sẽ thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) như thời gian thực hiện từng khâu, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và chi phí phát sinh để đánh giá toàn diện quy trình nhập khẩu Thông qua báo cáo định kỳ về hiệu quả thực hiện, công ty có thể nhận diện các điểm cần cải thiện và từ đó đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng quản trị quy trình nhập khẩu trong tương lai.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tiến Lợi
4.2.1 Giải pháp đối với bước lập kế hoạch
Để nâng cao năng lực nhân sự, công ty cần trang bị cho đội ngũ nhân viên kỹ năng phân tích dữ liệu, lập kế hoạch chi tiết và đánh giá rủi ro Việc tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý chuỗi cung ứng, hợp đồng thương mại quốc tế và các kỹ năng mềm như quản lý thời gian và giải quyết vấn đề là rất cần thiết Đối với nhân viên mới, cần có lộ trình hướng dẫn cụ thể để họ nhanh chóng làm quen với quy trình Đồng thời, mỗi nhân viên cần có mục tiêu và thời gian hoàn thành công việc cụ thể, với yêu cầu dành ít nhất 30 phút mỗi ngày để cập nhật tin tức.
- Xây dựng kênh thông tin và cơ chế phối hợp hiệu quả
Để nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban, công ty cần thiết lập quy trình giao tiếp rõ ràng và thường xuyên, như tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc sử dụng công cụ quản lý công việc trực tuyến Ngoài ra, việc xây dựng cơ chế kiểm tra chéo thông tin giữa các phòng ban, với sự tham gia của bộ phận kiểm soát chất lượng, sẽ giúp giảm thiểu sai sót Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban cũng là yếu tố cần thiết để nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu quả làm việc.
- Ứng dụng công nghệ hiện đại trong phân tích dữ liệu:
Công ty nên đầu tư vào phần mềm lập kế hoạch và quản lý tiến độ hiện đại để tự động hóa tính toán, theo dõi tiến độ và phân tích dữ liệu, từ đó giảm thiểu sai sót do yếu tố con người Đồng thời, việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp giữa các phòng ban là cần thiết để đảm bảo thông tin được cập nhật và chia sẻ kịp thời Bên cạnh việc triển khai công nghệ, công ty cũng cần tổ chức đào tạo nhân viên để sử dụng thành thạo các phần mềm và công cụ, nhằm nâng cao hiệu quả trong vận hành.
- Hợp tác chiến lược với các nhà cung cấp và đối tác vận tải
Công ty cần thiết lập quan hệ đối tác bền vững với các nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển đáng tin cậy Những mối quan hệ này không chỉ giúp đảm bảo thời gian giao hàng mà còn cung cấp thông tin quý giá về thị trường và các yếu tố tác động khác, từ đó hỗ trợ cho việc lập kế hoạch hiệu quả hơn.
4.2.2 Giải pháp đối với bước tổ chức, thực hiện quy trình
- Về thuê phương tiện vận tải:
Để nâng cao hiệu quả đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá bao gồm năng lực thực tế, lịch sử hoạt động, chi phí, uy tín trên thị trường, khả năng cung cấp thông tin kịp thời và mức độ tuân thủ cam kết Đồng thời, yêu cầu forwarder cung cấp bằng chứng về các dự án đã thực hiện trong quá khứ Việc đào tạo nhân viên về cách đánh giá và phân tích toàn diện cũng rất quan trọng Sau khi hợp tác với các forwarder, cần thực hiện đánh giá định kỳ để đảm bảo chất lượng dịch vụ được duy trì và cải thiện.
Để nâng cao kỹ năng soạn thảo hợp đồng, công ty nên tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn về hợp đồng thương mại quốc tế, chú trọng vào việc xử lý điều khoản và phát hiện lỗi tiềm ẩn Đồng thời, việc thiết lập các mẫu hợp đồng chuẩn hóa theo quy định pháp luật và đặc thù công việc sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Cải thiện quản lý thời gian và ứng dụng hệ thống nhắc nhở tự động là giải pháp hiệu quả cho nhân viên Họ có thể sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý công việc để lập kế hoạch cụ thể và thời gian thực hiện cho từng lô hàng, giúp tránh quên nhiệm vụ Đồng thời, công ty nên triển khai hệ thống quản lý công việc để gửi thông báo tự động cho nhân viên phòng Mua hàng về các thời hạn và lịch trình quan trọng.
Để nâng cao hiệu quả bảo hiểm hàng hóa, cần tăng cường đào tạo nhân viên phụ trách với các kỹ năng như chuẩn bị hồ sơ, xử lý thông tin và hiểu rõ yêu cầu đặc thù của từng loại hàng hóa Bên cạnh đó, việc cập nhật kiến thức định kỳ về quy định pháp luật, tiêu chuẩn quốc tế và các thay đổi liên quan đến bảo hiểm hàng hóa cũng rất quan trọng.
Xây dựng ngân hàng kiến thức và mẫu hợp đồng chuẩn là rất quan trọng để nhân viên Mua hàng dễ dàng sử dụng và giảm thiểu sai sót Trước khi gửi hợp đồng cho đối tác, cần có sự kiểm tra kỹ lưỡng bởi nhân viên có kinh nghiệm Đồng thời, cần phát triển tài liệu giải đáp các tình huống thường gặp, đặc biệt là những lỗi phổ biến trong quy trình mua bảo hiểm, giúp nhân viên nắm vững cách xử lý vấn đề Ngoài ra, nhân viên Mua hàng nên thiết lập checklist chi tiết về thông tin cần thiết cho mỗi hợp đồng bảo hiểm, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ dữ liệu nào.
Để nâng cao hiệu quả làm thủ tục hải quan, cần chú trọng đến việc đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên chứng từ Việc tổ chức các khóa học định kỳ về kiểm tra và đối chiếu chứng từ xuất nhập khẩu, cùng với cách xử lý các lỗi thường gặp, sẽ giúp nhân viên nắm vững quy trình Đồng thời, những nhân viên có kinh nghiệm cũng nên chia sẻ kiến thức và hướng dẫn cho nhân viên mới, từ đó cải thiện kỹ năng thực tế trong công việc.
Để cải thiện kế hoạch chuẩn bị chứng từ, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu nhằm theo dõi và nhắc nhở các thời hạn quan trọng Cần lập kế hoạch cụ thể cho từng bước chuẩn bị chứng từ, xác định rõ người chịu trách nhiệm và áp dụng quy trình kiểm tra ba bước Điều này bao gồm việc thiết lập kiểm tra lại chứng từ bởi một nhân viên độc lập và nhân viên mua hàng phụ trách chính lô hàng trước khi gửi cho forwarder, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình chuẩn bị.
Rút ngắn thời gian phê duyệt và thanh toán thuế bằng cách áp dụng phần mềm phê duyệt nội bộ giúp tăng tốc độ xét duyệt và giảm thời gian chờ đợi giữa các phòng ban Điều này cho phép nhân viên cấp trung nhanh chóng thực hiện phê duyệt đối với các trường hợp khẩn cấp.
Cải thiện phối hợp giữa các phòng ban bằng cách thiết lập quy trình làm việc rõ ràng, xây dựng sơ đồ luồng công việc giữa phòng Mua hàng, Kế toán và Forwarder, đồng thời quy định thời gian cụ thể cho từng bước trong quy trình.
Tổ chức các buổi họp ngắn để rà soát tiến độ và giải quyết vướng mắc trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan là rất quan trọng Việc này giúp nâng cao hiệu quả xử lý từng bước và đảm bảo mọi vấn đề được giải quyết kịp thời.
- Về khâu nhận và kiểm tra hàng hóa
Nâng cao trách nhiệm và kỹ năng của nhân viên bằng cách áp dụng kiểm tra hai bước Yêu cầu nhân viên làm việc với đại lý và hãng tàu qua email để có bằng chứng rõ ràng Đồng thời, các nhân viên khác cũng cần nắm bắt thông tin để kiểm tra lại khi có nghi ngờ về sai sót.
Một số kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước và hiệp hội ngành hàng
Ngoài những nỗ lực cải tiến từ phía doanh nghiệp, sự hỗ trợ của cơ quan quản lý nhà nước và các hiệp hội ngành hàng là rất quan trọng Họ giúp tạo điều kiện thuận lợi về chính sách và hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua các khó khăn liên quan đến pháp lý, kỹ thuật và thông tin thị trường.
Ngoài việc đề xuất các giải pháp cho doanh nghiệp nhằm khắc phục nguyên nhân chủ quan của các vấn đề hiện tại, tác giả cũng kiến nghị các cơ quan quản lý nhà nước và hiệp hội ngành hàng có những biện pháp hỗ trợ để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Tiến Lợi.
4.3.1 Kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước Để nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện nhập khẩu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và Công ty TNHH Tiến Lợi nói riêng, một số kiến nghị được đưa ra đối với cơ quan quản lý nhà nước bao gồm:
Để cải thiện môi trường pháp lý và chính sách, cần tiếp tục rà soát và đơn giản hóa các thủ tục hải quan, giảm thiểu giấy tờ hành chính và thời gian xử lý thông qua ứng dụng công nghệ số, xây dựng hệ thống hải quan điện tử hiện đại Đồng thời, tăng cường tính minh bạch trong việc ban hành và thực thi các chính sách thuế quan, phí và lệ phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng dự toán và tối ưu hóa chi phí.
Để đảm bảo ổn định tỷ giá trong bối cảnh kinh tế - chính trị toàn cầu biến động, Ngân hàng Nhà nước cần thực hiện các biện pháp kiểm soát tỷ giá Sự biến động này ảnh hưởng đến chi phí nhập khẩu và gây áp lực lên tài chính doanh nghiệp, từ đó tác động đến khả năng thanh toán và chi phí thực hiện quy trình của doanh nghiệp Việc duy trì sự ổn định tỷ giá là cần thiết để bảo vệ hoạt động thương mại quốc tế.
Để giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi trong chính sách xuất nhập khẩu và biến động kinh tế - chính trị toàn cầu, cơ quan nhà nước cần cung cấp hướng dẫn chi tiết và linh hoạt Việc tổ chức các buổi hội thảo với doanh nghiệp sẽ giúp họ nhanh chóng điều chỉnh quy trình hoạt động Bên cạnh đó, việc thành lập các tổ tư vấn chuyên trách tại các cơ quan quản lý xuất nhập khẩu sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp và xử lý các vướng mắc liên quan đến chính sách quốc tế.
Để phát triển hạ tầng logistics, nhà nước và các bộ ngành cần đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng như cảng biển, kho bãi và tuyến đường giao thông Việc cải thiện công suất xử lý tại các cảng biển lớn và tăng cường kết nối với hệ thống giao thông nội địa là rất quan trọng Đồng thời, cần xây dựng các biện pháp khuyến khích phát triển dịch vụ cảng biển nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.
88 tính cạnh tranh trong ngành, giúp các đơn vị forwarder tiếp tục cải tiến chất lượng dịch vụ và giá thành
4.3.2 Kiến nghị với hiệp hội ngành hàng
Hiệp hội ngành hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp với các cơ quan quản lý, đồng thời cung cấp thông tin và định hướng chiến lược Để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhập khẩu, các hiệp hội cần thực hiện một số kiến nghị nhằm cải thiện và tối ưu hóa quy trình này cho doanh nghiệp.
Đề xuất tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị hợp đồng nhập khẩu, nhằm nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, kiểm soát rủi ro, quản lý logistics và khai báo hải quan Bên cạnh đó, cần tổ chức các buổi hội thảo để doanh nghiệp trong ngành có cơ hội chia sẻ kinh nghiệm thực tế về quản lý hợp đồng, xử lý tình huống và giải quyết tranh chấp với đối tác nước ngoài.
Hiệp hội ngành hàng cần xây dựng và duy trì một hệ thống thông tin chuyên biệt về ngành tôn thép, bao gồm dữ liệu về giá cả, xu hướng thị trường và các quy định pháp lý liên quan đến xuất nhập khẩu Hệ thống này cần được cập nhật thường xuyên, cung cấp phân tích và dự báo về tình hình thị trường trong nước và quốc tế Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thông tin quan trọng, hỗ trợ quyết định nhập khẩu chính xác và kịp thời, từ đó giảm thiểu rủi ro trong quản trị quy trình.
Hiệp hội cần đóng vai trò cầu nối cho các doanh nghiệp trong ngành xây dựng, hỗ trợ kết nối với nhà cung cấp quốc tế, đơn vị logistics và các đối tác chiến lược Tổ chức diễn đàn trao đổi và hội chợ thương mại chuyên ngành giúp doanh nghiệp tìm kiếm nguồn hàng ổn định, đáng tin cậy, đồng thời giảm thiểu chi phí trung gian Các hoạt động kết nối này không chỉ tạo ra một cộng đồng doanh nghiệp mạnh mẽ mà còn khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm và giải pháp để cải thiện quy trình nhập khẩu.
Hiệp hội cần thành lập một nhóm chuyên gia pháp lý nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xử lý tranh chấp với đối tác nước ngoài một cách hiệu quả và nhanh chóng Đồng thời, Hiệp hội cũng có thể đại diện cho các doanh nghiệp trong ngành để tiến hành đàm phán tập thể với các hãng tàu và công ty bảo hiểm, từ đó giúp giảm chi phí và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.
Hiệp hội ngành hàng cần đóng vai trò trung gian quan trọng giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước để giải quyết các vướng mắc về chính sách nhập khẩu Việc tập hợp ý kiến từ doanh nghiệp và đưa ra các kiến nghị cụ thể sẽ giúp điều chỉnh và cải tiến các quy định cho phù hợp với thực tế Hơn nữa, thành lập các tổ tư vấn chuyên trách trong hiệp hội sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp thắc mắc và xử lý khó khăn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động trong bối cảnh chính sách thường xuyên thay đổi.
Hiệp hội cần thúc đẩy hợp tác quốc tế trong ngành tôn thép để học hỏi kinh nghiệm và hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam mở rộng thị trường toàn cầu Đồng thời, hiệp hội nên kiến nghị với chính phủ các chính sách ưu đãi về thuế, thủ tục hải quan và tín dụng xuất nhập khẩu, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nhập khẩu tôn thép.