TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, khoa học công nghệ và tiến trình hội nhập đang ngày càng mở rộng và phát triển với sự ra đời của nhiều hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương như WTO, EVFTA, RCEP, hay CPTPP,…Trong bối cảnh đó, thương mại quốc tế được xem là một tiền đề, một nhân tố thúc đẩy các giao dịch và quan hệ của các quốc gia Tại Việt Nam, hoạt động xuất nhập khẩu đã và đang được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm, thông qua thương mại quốc tế nhằm trao đổi, giao lưu hàng hóa với các quốc gia trên thế giới để thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế đất nước
Trong đó, xuất khẩu hàng hóa là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn của Việt Nam, thu hút nhiều ngoại tệ và đóng góp nhiều vào GDP quốc gia Đặc biệt, dệt may là một trong những ngành hàng có tỷ trọng xuất khẩu cao trong cơ cấu tổng kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam Trong năm 2023, dù đối mặt với nhiều thách thức, nhưng đáng ghi nhận, xuất khẩu dệt may Việt Nam vẫn đạt 40,3 tỷ USD Trong 9 tháng năm 2023, kim ngạch xuất khẩu dệt may vào Mỹ chiếm trên 11 tỷ USD, Nhật Bản 3 tỷ USD, Hàn Quốc 2,43 tỷ USD, EU gần 2,9 tỷ USD Đây là 4 thị trường trọng điểm của dệt may Việt Nam Đồng thời, với các FTAs được ký kết, các doanh nghiệp Việt Nam có thể đẩy mạnh xuất khẩu qua các thị trường này Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả thì một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là quy trình xây dựng và thực hiện hợp đồng Việc quản trị tốt quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế có thể góp phần giảm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên xuất khẩu để đáp ứng yêu cầu hội nhập và mang lại lợi thế cạnh tranh hơn cho công ty trong thời điểm hiện nay
Trong vài năm trở lại đây, với ưu thế là công ty xuất khẩu khẩu trang y tế, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc đã đạt được nhiều thành công, không ngừng mở rộng kinh doanh tại các thị trường tiềm năng như Trung Quốc, Hoa Kỳ, EU Đến nay, phần lớn kim ngạch xuất khẩu của Công ty là cho thị trường EU, chiếm
46,83% tỷ trọng xuất khẩu của Công ty (năm 2023) Nhận thấy đây là thị trường vô cùng tiềm năng, nên trong thời gian tới, Công ty vẫn đang hướng đến đẩy mạnh xuất khẩu sang thị trường EU với mục tiêu phát triển doanh nghiệp theo hướng bền vững, tận dụng lợi thế quốc gia Tuy nhiên, trên thực tế quan sát được, em nhận thấy rằng Công ty cũng gặp không ít khó khăn và thách thức một phần vì quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty còn tồn tại những hạn chế, vướng mắc, làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, gây tốn kém thời gian cũng như tác động đến chi phí Ý thức được tầm quan trọng của quy trình thực hiện hợp đồng đối với hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp, cũng như trước đòi hỏi thực tế của việc nâng cao hiệu quả trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đối với mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU, vì vậy trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã lựa chọn đề tài:
“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU của công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp, với mong muốn được đóng góp một phần nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc
1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một trong những vấn đề được lựa chọn làm đề tài nghiên cứu khá nhiều trong những năm gần đây do tầm quan trọng cũng như sự cần thiết đối với các doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu Tuy nhiên, mỗi một công trình lại có những cách tiếp cận và nội dung nghiên cứu khác nhau, có thể kể đến một số công trình nghiên cứu gần đây như:
- Nguyễn Thị Thùy Trang, 2023, khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang trường EU của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa” Với đề tài này, tác giả đã khái quát hóa cơ sở lý luận liên quan, cũng như làm rõ được thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU của doanh nghiệp Qua những phân tích, đánh giá số liệu thực tế thu thập được, tác giả đã chỉ ra được những tồn tại trong các khâu lập kế hoạch, tổ chức và giám sát thực hiện hợp đồng xuất khẩu Bên cạnh đó, tác giả
3 cũng đưa ra phương hướng và đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm nâng cao công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp
- Đinh Thị Mỹ Anh, 2023, khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại:
“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sợi của công ty TNHH sợi dệt Hương Sen Comfor” Đề tài nghiên cứu đi sâu vào thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sợi Thông qua việc nghiên cứu các số liệu kinh doanh cũng như quá trình quan sát nghiệp vụ thực tế về việc quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, tác giả đã đánh giá được những kết quả tích cực và những vấn đề còn tồn tại Từ đó tìm ra nguyên nhân, định hướng chung cho doanh nghiệp cũng như đưa ra một số đề xuất để hoạt động xuất khẩu hàng hóa càng thêm hiệu quả Tuy nhiên, nghiên cứu trên mới chỉ phân tích khái quát, chưa đi sâu vào một thị trường xuất khẩu cụ thể
- Nguyễn Vũ Bảo Ngọc, 2023, khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm sợi dệt sang thị trường Trung Quốc của công ty TNHH sợi dệt nhuộm Yulun Việt Nam” Đề tài đã làm rõ cơ sở lý luận về hợp đồng quốc tế và quản trị quy trình thực hiện xuất khẩu của doanh nghiệp Tác giả đã dựa trên những đánh giá về thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, đề xuất giải phát khắc phục cụ thể và phù hợp đối với công ty, đồng thời đưa ra một số kiến nghị tới các cơ quan chức trách nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả xuất khẩu
- Lê Thị Thu Hoài, 2022, khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại:
“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phế liệu kim loại của Công Ty Cổ Phần XNK Toàn Cầu Việt Tín” Đề tài nghiên cứu đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp hợp đồng xuất khẩu, bên cạnh đó là nghiên cứu thực trạng về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phế liệu kim loại của công ty Qua đó, tác giả đã đánh giá và đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty
- Nguyễn Kim Ngân, 2021, khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại:
“Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gỗ của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HBS Việt Nam” Với đề tài này, tác giả đã phân tích,
4 đánh giá thực trạng thực hiện hợp đồng xuất khẩu gỗ tại Công ty Đồng thời, tác giả đã nêu ra được những thành công và hạn chế, từ đó đưa ra đề xuất và giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gỗ của Công ty Tuy nhiên, đề tài này mới chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu chứ chưa tiến tới việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Trần Thái Hà, 2021, khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần Giày Đông Anh” Đề tài nghiên cứu đã tập trung làm rõ cơ sở lý luận cũng như thực trạng trong việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường Nhật Bản, thông qua việc sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, qua đó đưa ra đánh giá về thành công và những mặt hạn chế của doanh nghiệp trong việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tuy nhiên, những giải pháp tác giả đưa ra nhằm nâng cao hiệu quả trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu còn chung chung, thiếu tính triệt để
Nhìn chung, các đề tài đều đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tuy nhiên, quy trình thực hiện hợp đồng tại mỗi công ty lại có sự khác biệt nhất định về mặt hàng, thị trường xuất khẩu, phạm vi nghiên cứu, thời gian nghiên cứu…Do đó, tiếp nối hướng nghiên cứu của những đề tài trên, đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU của công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc” sẽ tập trung phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty, từ đó đề xuất giải pháp và kiến nghị hoàn thiện
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Khái niệm về xuất khẩu
Cùng với nhập khẩu, xuất khẩu là một trong hai hình thức cơ bản, quan trọng nhất của thương mại quốc tế, tác động đến cán cân thanh toán của một quốc gia Đã có nhiều quan điểm, khái niệm về hoạt động xuất khẩu được đưa ra, tuy nhiên theo quy định tại Khoản 1, điều 28, Luật thương mại 2005 thì xuất khẩu được định nghĩa như sau: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”
Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận các thị trường quốc tế một cách dễ dàng hơn Bên cạnh đó, khi sản xuất hàng hóa ngày càng phát triển cùng hệ thống hậu cần quốc tế ngày càng được hoàn thiện, hoạt động trao đổi hàng hóa càng có điều kiện để mở rộng, từ đó mang lại lợi ích không nhỏ cho các chủ thể.
Khái quát về hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Khái niệm hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu ra đời cũng với sự hình thành và phát triển của thương mại quốc tế Theo Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (PGS.TS Doãn Kế Bôn (chủ biên), 2010): hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng
Như vậy, có thể hiểu rằng, hợp đồng xuất khẩu là sự thoả thuận giữa hai bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên nhập khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng Đặc biệt, hợp đồng xuất khẩu thường là giữa hai bên có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, hàng hóa phải vận chuyển giữa nước này qua nước khác, vì vậy các điều khoản hợp đồng phải thật sự chặt chẽ
2.2.2 Đặc điểm hợp đồng xuất khẩu
Thứ nhất, chủ thể của hợp đồng, người mua, người bán có trụ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau Dù người mua và người bán có quốc tịch khác nhau nhưng nếu việc mua bán được thực hiện trên lãnh thổ của cùng một quốc gia thì hợp đồng mua bán cũng không mang tính chất quốc tế
Thứ hai, đồng tiền thanh toán trong hợp đồng xuất khẩu có thể là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia (Yếu tố này không có thể không còn ý nghĩa khi các quốc gia sử dụng đồng tiền chung) Theo đó, các bên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba
Thứ ba, hàng hóa – đối tượng mua bán của hợp đồng phải được di chuyển ra khỏi đất nước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng Hàng hóa phải là các mặt hàng được phép xuất khẩu theo quy định của Nhà nước Nếu là hàng nhà nước quản lý bằng hạn ngạch thì muốn xuất khẩu phải có phiếu hạn ngạch, hàng hoá trong hợp đồng xuất phải phù hợp với giấy đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp được cấp
Thứ tư, do có yếu tố nước ngoài, hợp đồng xuất khẩu không chỉ bị điều chỉnh bởi luật quốc gia, mà còn bị điều chỉnh bởi nguồn luật quốc tế và tập quán thương mại quốc tế Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường được ký kết bằng tiếng nước ngoài, trong đó phần lớn là được ký bằng tiếng Anh
2.2.3 Vai trò của hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu là một phần không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế, là phương thức xác lập niềm tin giữa các bên trong một giao dịch mua bán có sự ngăn cách lớn về khoảng cách địa lý và nhiều vấn đề khác Đây là công cụ để xác lập các vấn đề có liên quan trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa để các bên liên quan có thể lên kế hoạch thực hiện công tác mua bán đúng và đầy đủ nhất Đồng thời, hợp đồng xuất khẩu là phương tiện pháp lý, giúp xác định, bảo vệ quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong cuộc trao đổi, mua bán hàng hóa quốc tế, là cơ cở để trọng tài kinh tế và các cơ quan có thẩm quyền phân định quyền và nghĩa vụ các bên trong trường hợp có tranh chấp xảy ra
Ngoài ra, hợp đồng xuất khẩu là công cụ để nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền đánh giá, kiểm soát hoạt động của các bên nhằm có biện pháp áp dụng các đạo luật, quy định về thuế suất, ngăn chặn và xóa bỏ các hành vi trái với vi định pháp luật.
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Theo Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (PGS.TS Doãn Kế Bôn (chủ biên), 2010): “Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đặt hiệu quả công việc cao nhất”
Do đó, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hóa quá trình thực hiện Nó đảm bảo các công việc, các tác nghiệp được diễn ra đúng quy định, đúng thời gian và đạt hiệu quả cao nhất
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm:
- Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu Việc quản trị tốt quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian, tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cùng lĩnh vực Trong quá trình quản trị, doanh nghiệp thực hiện tốt một công việc là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng
Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng giai đoạn trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng đóng một vai trò riêng:
- Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu là công việc quan trọng đầu tiên, giúp xác định mục tiêu, phương hướng cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, giúp cho
10 doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực hợp lý để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc, đồng thời phân tích, dự báo trước những thuận lợi và thách thực trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, từ đó, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra các phương án giải quyết
- Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu quyết định sự thành công của cả quy trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp, dựa trên việc triển khai từng bước trong việc lập kế hoạch Việc tổ chức thực hiện hợp đồng là cơ sở tổ chức thực hiện tốt cho từng mắt xích công việc theo hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu có ý nghĩa quan trọng đến kết quả cuối cùng trong quy trình thực hiện hợp đồng Nó giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng, tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, sớm phát hiện được rủi ro để đề xuất phương án phòng ngừa và giải quyết kịp thời nhằm tối thiểu hóa tổn thất
2.2.3 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình thiết yếu, bao gồm các bước xác định và sắp xếp các hoạt động cần thiết để hoàn thành hợp đồng xuất khẩu Nó đóng vai trò như một bản đồ chi tiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng thời hạn và điều khoản Đồng thời, lập kế hoạch cũng đồng thời giúp các nhà quản trị đưa ra được những tiêu chí đánh giá cho mỗi công việc, từ đó tổng kết được những công việc thực hiện tốt cũng như chưa tốt và rút kinh nghiệm cho việc thực hiện hợp đồng những lần sau
Căn cứ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu gồm:
- Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu: Tùy vào điều kiện giao hàng cùng các điều khoản quy định trong hợp đồng, người bán sẽ lập kế hoạch cụ thể cho các công việc như: thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, thanh toán….để thực hiện hiệu quả hợp đồng xuất khẩu
- Căn cứ vào điều kiện thực tế doanh nghiệp xuất khẩu: căn cứ vào kế hoạch kinh doanh chung của doanh nghiệp, khả năng SXKD, nguồn lực tài chính, nhân lực, CSVC và các nguồn lực khác của doanh nghiệp
- Căn cứ vào điều kiện môi trường chung như tình hình giá cả hàng xuất khẩu, hệ thống ngân hàng, vận tải, bảo hiểm và khả năng thực hiện hợp đồng của đối tác
Bước đầu của giai đoạn lập kế hoạch, bộ phận lập kế hoạch cần thu thập và phân tích các thông tin, quy định chính sách của nhà nước về cấp giấy, thủ tục xuất khẩu, các vấn đề liên quan đến vận chuyển, bảo hiểm, thanh toán, Ngoài ra, cần phân tích các yếu tố khác như nguồn lực của doanh nghiệp, đối tác và nội dung các điều khoản trong hợp đồng để đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp
Sau khi nghiên cứu và phân tích các thông tin liên quan, người lập kế hoạch cần xác định chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và tiến hành lên kế hoạch cho từng nội dung công việc, thời điểm và cách thức thực hiện, phân bổ các nguồn lực cho từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả Sau đó, kế hoạch sơ bộ cần được trình lên ban lãnh đạo và các phòng ban có liên quan để góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, phê duyệt sau đó mới chính thức vào giai đoạn thực hiện
2.2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung cơ bản sau:
Sơ đồ 2.1 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn (chủ biên), 2010 a Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Kiểm tra hàng hóa XK Thuê PTVT Mua bảo hiểm hàng hóa
Làm thủ tục hải quan XK
Tổ chức GN hàng với PTVT
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
12 Đây là một công việc bắt buộc đối với nhà xuất khẩu Ở bước này, nhà xuất khẩu sẽ cần chuẩn bị hàng hóa theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng TMQT Quá trình chuẩn bị hàng bao gồm các nội dung cụ thể như:
- Tập trung hàng hóa xuất khẩu: Tuỳ vào từng loại hình doanh nghiệp với các đặc trưng khác nhau mà quá trình tập trung hàng XK cũng khác nhau để đảm bảo được hiệu quả của quá trình XK Nhà xuất khẩu cần tập trung hàng thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và tối ưu hóa chi phí Để tập trung hàng xuất khẩu nhà quản trị phải đưa ra các quyết định: Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào? Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào? Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào, với số lượng là bao nhiêu? Các doanh nghiệp sẽ thường tập trung hàng xuất khẩu từ các nguồn là nơi uy tín, có đủ khả năng cung cấp hàng hóa thỏa mãn điều kiện cho xuất khẩu
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG KHẨU TRANG Y TẾ SANG THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THÔNG CHẮC
Giới thiệu chung về công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc
Hình 3.1 Logo Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc là công ty có thế mạnh trong lĩnh vực sản xuất và bán buôn khẩu trang y tế cùng các đồ dùng trong gia đình, sản phẩm của Thông Chắc không chỉ phục vụ khách hàng trong nước mà còn xuất khẩu sang nhiều quốc gia khác nhau như: EU, Trung Quốc, Hoa Kỳ…
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc thành lập vào ngày 12/01/2017 với 12 thành viên Đây là giai đoạn khó khăn của Công ty để làm quen với thị trường trong giai đoạn kinh tế còn nhiều khó khăn Trong giai đoạn này, công ty đã nỗ lực vượt qua những khó khăn, từng bước khẳng định vị thế trên thị trường
Năm 2020, đại dịch Covid-19 bùng phát trên thế giới, nhu cầu sử dụng khẩu trang y tế tăng cao Nắm bắt cơ hội đó, Công ty đã tăng cường sản xuất, đáp ứng nhu cầu của thị trường trong nước và xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới Đến nay, Công ty ngày càng nhanh chóng tăng trưởng và phát triển Ngoài việc tập trung vào phát triển sản phẩm khẩu trang y tế, công ty đã có những bước tiến mới trong việc thúc đẩy xuất khẩu các sản phẩm khăn bông, găng tay cao su ra thị trường nước ngoài Trong suốt thời gian hoạt động, Thông Chắc đã và đang tạo được vị thế trên thị trường Với sứ mệnh "Chất lượng - Uy tín - Hiệu quả", Công ty TNHH sản xuất và
22 thương mại Thông Chắc luôn nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất
- Sản xuất khẩu trang y tế: Là ngành chủ lực của công ty, một số sản phẩm bao gồm khẩu trang y tế 4 lớp, khẩu trang y tế than hoạt tính, khẩu trang y tế trẻ em, KF94(4D) với nhà máy sản xuất đạt tiêu chuẩn ISO 13485:2016
- Sản xuất và bán buôn đồ dùng cho gia đình và khách sạn: tập trung vào các sản phẩm phục vụ nhu cầu thiết yếu của đời sống như găng tay cao su, khăn bông, vòng chun, tất…
Hình 3.2 Một số sản phẩm của Công ty TNHH sản xuất và thương mại
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn lực của công ty
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc có quy mô thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bộ máy tổ chức khá tối giản Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo cơ cấu chức năng đứng đầu là ban giám đốc (gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc) - điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc là các phòng ban: phòng hành chính – nhân sự, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và nhà máy sản xuất
Tính đến thời điểm tháng 01/2024, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc hiện có 79 nhân sự bao gồm người lao động làm việc tại các phòng ban chức năng và nhà máy Cơ cấu nguồn lực được phân bổ như bảng dưới đây:
Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn lực của công ty năm 2024
Tiêu chí Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
II Phân theo trình độ chuyên môn
Trình độ Đại học và trên Đại học 34 43,1
Trình độ cao đẳng, trung cấp 16 20,2
III Phân theo độ tuổi
IV Phân theo vùng miền
Lao động ngoài địa phương 16 20,3
Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự công ty TNHH Thông Chắc
Nhìn chung, Công ty sở hữu nguồn nhân lực đảm bảo đủ về số lượng và chất lượng giúp bộ máy làm việc hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao Đội ngũ nhân lực của Công ty có sự sắp xếp hợp lý phù hợp với định hướng phát triển của công ty
3.1.4 Tài chính của công ty
Bảng 3.2 Tài chính công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: Tỷ đồng
5 Hệ số thanh toán ngắn hạn 1,78 1,31 1,32
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc
Trong những năm đầu thành lập, vốn điều lệ ban đầu của công ty là 5.000.000.000 VNĐ, trải qua 7 năm hình thành và phát triển, Công ty TNHH sản xuất
25 và thương mại Thông Chắc đã đạt được những bước tiến vững chắc và ngày càng được mở rộng Nhìn vào Bảng 1.3, nhìn chung, tổng tài sản và nguồn vốn của công ty có sự tăng trưởng ổn định nhưng không có sự thay đổi quá nhiều Đến năm 2022 tổng tài sản của công ty chỉ tăng khoảng 6,3% so với năm 2021, tương đương 30,31 tỷ đồng Năm 2023, tổng tài sản đạt 33,34 tỷ đồng, tăng 9,9% so với tổng tài sản năm
Công ty cũng tạo cho mình nền tảng tài chính mạnh mẽ khi vốn chủ sở hữu giai đoạn 2021-2023 đều tăng Sự tăng trưởng ổn định như vậy cho thấy tiềm năng phát triển và nền tảng tài chính khá vững so với tuổi đời còn non trẻ của mình Hơn thế nữa, hệ số thanh toán ngắn hạn của Công ty trong giai đoạn 2021 - 2023 luôn giao động trên mức 1.2 Điều này thể hiện công ty duy trì tình hình tài chính ở mức an toàn và ổn định, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp càng cao đồng nghĩa với việc rủi ro phá sản của doanh nghiệp càng thấp.
Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.1 Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023
Nhờ sự cố gắng và nỗ lực hoàn thành các chỉ tiêu đề ra, Công ty đã đạt được những kết quả tích cực, doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp tăng qua các năm
Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh công ty Thông Chắc giai đoạn
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận so với năm trước
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Thông Chắc giai đoạn 2021 – 2023
Về doanh thu, doanh thu Công ty giai đoạn 2021-2023 có xu hướng chuyển biến tích cực Nguyên nhân là do vào năm 2021, đại dịch Covid-19 diễn ra ngày càng phức tạp hơn, nhu cầu sử dụng khẩu trang tăng lên mạnh mẽ Công ty Thông Chắc đã tận dụng cơ hội này để mở rộng thị trường xuất khẩu, tăng sản lượng sản xuất khẩu trang y tế, dẫn đến việc doanh thu của công ty tăng Đây được xem là năm nền tảng để duy trì mức doanh thu ổn định tại thị trường trong nước và quốc tế vào các năm kế tiếp Đến năm 2023, bất chấp nền kinh tế thế giới năm 2023 đang gặp nhiều khó khăn, doanh thu của công ty vẫn đạt 51,75 tỷ đồng Nguyên nhân là do công ty đã nắm bắt cơ hội đến từ nhu cầu sử dụng sản phẩm đồ dùng trong gia đình có xu hướng tăng và đẩy mạnh xuất khẩu các mặt hàng này
Về lợi nhuận, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty được biểu hiện rõ qua lợi nhuận đạt được Mức lợi nhuận sau thuế của công ty tăng trưởng đều qua các năm trong giai đoạn 2021 - 2023 Năm 2023, lợi nhuận sau thuế tăng 38,2% so với năm 2022, đây là con số tăng trưởng ấn tượng của công ty trong suốt những năm hoạt động
3.2.2 Tình hình hoạt động xuất khẩu của công ty giai đoạn 2021-2023
Có thể thấy, tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty giai đoạn 2021-2023 có mức tăng trưởng ổn định qua các năm Cụ thể: Năm 2021, tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty đạt hơn 32,93 tỷ đồng Năm 2022, tổng kim ngạch có tăng trưởng nhẹ, tăng 5,3% so với năm 2021 (tương ứng với 34,68 tỷ đồng) Từ năm 2021, Công ty đã được cấp Chứng nhận ISO13485:2016; Giấy chứng nhận CE, FDA, là những “tấm vé thông quan” tại các thị trường khó tính như EU, Mỹ Và với sự ưu đãi thuế quan đối được xóa bỏ khi các hiệp định CPTPP, EVFTA, RCEP có hiệu lực đã mở ra hướng đi mới cho sản phẩm
Biểu đồ 3.1 Kim ngạch xuất khẩu của Công ty TNHH sản xuất và Thương mại
Thông Chắc giai đoạn 2021 – 2023 (Đơn vị: Tỷ đồng)
Nguồn: Báo cáo thường niên công ty TNHH Thông Chắc giai đoạn 2021-2023
3.2.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty
Biểu đồ 3.2 Cơ cấu thị trường xuất khẩu chủ đạo của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc giai đoạn 2021 – 2023
Nguồn: Báo cáo thường niên công ty TNHH Thông Chắc giai đoạn 2021-2023
Nhìn vào số liệu biểu đồ 3.2, ta có thể thấy rằng trong giai đoạn 2021-2023, thị trường EU chiếm tỷ trọng cao nhất với 43,63% (2021), 45,06% (2022) và 46,83%
(2023) Có thể nói, với "chất xúc tác" từ EVFTA (Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam - EU), xuất khẩu của Việt Nam sang EU tăng trưởng rất tích cực
EVFTA được ví như con đường cao tốc quan trọng kết nối trực tiếp nền kinh tế Việt Nam với 27 nền kinh tế EU Đây là thị trường tiềm năng của Công ty, nhưng cũng là một trong những thị trường có yêu cầu chất lượng khắt khe hàng đầu thế giới, vì thế đòi hỏi mặt hàng khẩu trang y tế của Thông Chắc cần không ngừng cải tiến quy trình, đáp ứng quy định về tiêu chuẩn chất lượng của thị trường EU, nhất là quy trình xin chứng nhận CE sẽ khai thác tối đa lợi ích từ Hiệp định EVFTA mang lại
3.2.4 Tình hình xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU
Biểu đồ 3.3 Kim ngạch xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU của Công ty TNHH sản xuất và Thương mại Thông Chắc giai đoạn 2021 – 2023
Nguồn: Báo cáo thường niên công ty TNHH Thông Chắc giai đoạn 2021-2023
Nhìn vào Biểu đồ 3.3, có thể thấy được kim ngạch xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU có sự biến động trong giai đoạn 2021-2023 Cụ thể: Năm 2021, trị giá xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế đạt 17,02 tỷ đồng Lý giải cho vấn đề này là do dịch bệnh Covid-19 vào năm 2021 vẫn còn những diễn biến phức tạp, nhu cầu
29 sử dụng khẩu trang tăng cao, điều này đã tạo cơ hội cho doanh nghiệp thúc đẩy xuất khẩu sản phẩm khẩu trang Năm 2022 nền kinh tế trong giai đoạn phục hồi, nhu cầu sử dụng khẩu trang giảm, kéo theo trị giá xuất khẩu chỉ đạt 16,44 tỷ đồng (giảm 3.5% so với năm 2021) Năm 2023 vẫn ghi nhận sự giảm trong kim ngạch xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU nhưng không đáng kể, trị giá xuất khẩu đạt 16,03 tỷ đồng (giảm 0,25% so với năm 2022)
Biểu đồ 3.4 Cơ cấu thị trường EU nhập khẩu trang y tế của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc giai đoạn 2021 – 2023
Trong giai đoạn 2021 - 2023, có thể thấy được các quốc gia chủ đạo mà Công ty Thông Chắc xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế là Đức, Pháp, Cộng hòa Séc, Hà Lan, Bỉ, Thụy Điển…Đây được xem là các thị trường mục tiêu của Công ty trong thời điểm này Thị trường Đức vẫn chiếm tỷ trọng cao nhất, chiếm 22,58% vào năm
2023, sau đó là thị trường Pháp với tỷ trọng 19,46%, Cộng hòa Séc với tỷ trọng 14,78%, thị trường Bỉ với 10,48%,…
Năm 2023, tỷ trọng của một số thị trường Đức có sự giảm nhẹ từ 23,33% (2021) xuống 22,58% (2023), thị trường Bỉ giảm từ 12,46% (2021) xuống 10,48%, Hà Lan từ 7,87% (2021) xuống 7,49% (2023)…Mặc dù giá trị xuất khẩu vào các thị trường này vẫn đang tăng, song Công ty đã mở rộng hoạt động xuất khẩu sang nhiều nước khác như: Thụy Điển (tăng từ 7,99% vào năm 2021 lên 9,73% vào năm 2023), Italia,
Ba Lan…vì thế tỷ trọng thị trường khác tăng lên khiến tỷ trọng các thị trường này sụt giảm so với trước Nhìn chung, trong 3 năm 2021 – 2023, EU là thị trường có tốc độ
30 tăng trưởng ổn định, sức mua cao, doanh nghiệp cũng gặp nhiều thuận lợi khi xuất khẩu sang EU.
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU của công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc
Số phiếu điều tra khảo sát phát ra và thu về đạt yêu cầu là 12/12 phiếu Những người được khảo sát bao gồm:
STT Họ tên Chức vụ Số năm làm việc
1 Nguyễn Văn Sáng Trưởng phòng kinh doanh 7 năm
2 Nguyễn Thị Thúy Phó phòng kinh doanh 7 năm
3 Hoàng Thu Hà Nhân viên kinh doanh 4 năm
4 Nguyễn Thị Chi Nhân viên kinh doanh 2 năm
5 Trương Diệu Thúy Nhân viên kinh doanh 1 năm
6 Đặng Quang Huy Nhân viên kinh doanh 1 năm
7 Vũ Văn Lâm Nhân viên kinh doanh 8 tháng
8 La Thị Ngọc Anh Nhân viên kinh doanh 3 năm
9 Nguyễn Thị Hiền Nhân viên kinh doanh 5 tháng
10 Cao Thanh Trúc Nhân viên kinh doanh 1 năm
11 Nguyễn Thị Mai Nhân viên kinh doanh 5 năm
12 Nguyễn Thị Thanh Nga Nhân viên kinh doanh 7 tháng
3.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Bảng 3.4 Kết quả điều tra hiệu quả của công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu Điểm đánh giá hiệu quả Số phiếu/Tổng số phiếu Tỷ lệ (%)
Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra khảo sát
Nhìn chung, việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu đều các nhân viên trong Công ty đánh giá là quan trọng Đây là bước đầu tiên thiết yếu để tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu được nguồn lực cũng như giúp dự đoán và kiểm soát rủi ro, đảm bảo thành công cho hoạt động xuất khẩu Kết quả điều tra cho thấy, 8,33% các nhân viên phòng Kinh doanh đánh giá công tác lập kế hoạch là rất tốt, 33,33% nhân viên đánh giá là tốt, 41,6% đánh giá là đạt yêu cầu, 16,6% đánh giá là còn thiếu sót
Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc, việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu do chính các nhân viên trong phòng Kinh doanh đảm nhiệm Dựa trên cơ sở hợp đồng TMQT đã ký kết, nhân viên phòng Kinh doanh của Công ty sẽ lập kế hoạch thực hiện khác nhau sao cho phù hợp với các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận Điều này sẽ làm rõ công việc và trách nhiệm của mỗi phòng ban với từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, từ đó giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và các phòng ban phối hợp ăn ý và hiệu quả hơn Dựa vào phiếu điều tra khảo sát của doanh nghiệp, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm 3 bước:
- Chuẩn bị lập kế hoạch:
Nhân viên phòng Kinh doanh của Công ty sẽ tiến hành thu thập thông tin, phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng như: các thông tin về công ty đối tác, Quy định Hải quan của các nước nhập khẩu về giấy phép, kiểm dịch và giao nhận hàng hóa, chính sách của Nhà nước, quy định ngân hàng TMCP Quân đội (MB Bank) tại Việt Nam mà Công ty dùng để giao dịch, quy định ngân hàng của bên nhập khẩu, xác định nguồn lực và tài chính hiện có của doanh nghiệp
- Tiến hành lập kế hoạch:
Sau khi chuẩn bị các thông tin cần thiết, nhân viên tiến hành lập kế hoạch thực hiện hợp đồng gồm các công việc cần làm, cách thức , thời điểm tiến hành để phân bổ nguồn lực cho các công việc một cách hiệu quả Thông thường, nội dung của kế
32 hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU của Công ty chủ yếu là kế hoạch chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, tiến hành thuê PTVT, mua bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, tổ chức giao nhận hàng với PTVT và thanh toán
Kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu được lập ra sẽ được trình duyệt lên trưởng phòng Kinh doanh là Anh Nguyễn Văn Sáng để được chỉnh sửa, góp ý Sau đó, bản kế hoạch sẽ được phê duyệt bởi giám đốc là Ông Nguyễn Văn Thông trước khi đi vào hoạt động
Cuối cùng, bản kế hoạch được đưa xuống để phổ biến cho các phòng ban, trưởng phòng của các phòng ban sẽ phân bổ nguồn lực đối với các công việc thuộc trách nhiệm của mình Ta có thể thấy rằng, việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty chỉ mới dừng lại ở việc phân công công việc
Theo kết quả của phiếu điều tra khảo sát cho thấy, công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng đã đạt yêu cầu, việc lập kế hoạch được tiến hành cẩn thận, chi tiết, đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng thời gian thực hiện hợp đồng Tuy nhiên, trong quá trình lập kế hoạch, nhân viên vẫn gặp một số khó khăn trong việc thu thập thông tin từ phía đối tác, cũng như là sự hiểu biết hạn chế về các quy định pháp luật liên quan đến xuất khẩu, một số hạn chế này khiến nhiều bản kế hoạch cần phải sửa đổi trong quá trình thực hiện Vì vậy, công ty cần có những phương án khắc phục nhằm giảm thiểu việc chỉnh sửa trong quá trình lập kế hoạch
3.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Từ kết quả phiếu điều tra khảo sát cho thấy, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU được các nhân viên Kinh doanh của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc đánh giá nhìn chung là đạt yêu cầu Tuy nhiên, vẫn còn một vài thiếu sót, hạn chế mà doanh nghiệp mắc phải trong một vài nghiệp vụ nhất định Đánh giá thực tế của nhân viên được thể hiện rõ qua bảng Bảng 3.5
Bảng 3.5 Đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông
TL (%) Chuẩn bị hàng XK 0 0 8 66,6 4 33,4 0 0 0 0 Kiểm tra hàng hóa XK 1 8,3 6 50 3 25 2 16,7 0 0
Mua bảo hiểm hàng hóa 0 0 3 25 8 66,6 1 8,3 0 0
Làm thủ tục hải quan
Tổ chức giao nhận hàng với PTVT 1 8,3 2 16,7 5 41,6 4 33,4 0 0 Thanh toán hàng XK 0 0 1 8,3 7 58,3 4 33,4 0 0
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 2 16,7 4 33,4 6 50 0 0 0 0
Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra khảo sát
34 a Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Kết quả từ Bảng 3.6 cho thấy, có 8 nhân viên đánh giá công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu của Công ty ở mức tốt (66,6%), 4 đánh giá là đạt yêu cầu (33,4%) Như vậy có thể thấy được, việc chuẩn bị hàng xuất khẩu của Công ty tương đối tốt
Vì Công ty Thông Chắc là Công ty sản xuất và thương mại nên khẩu trang y tế xuất khẩu sang thị trường EU do chính Công ty trực tiếp tiến hành sản xuất Sau khi tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, dựa trên số lượng hàng khẩu trang y tế mà hai bên đã thỏa thuận, Công ty sẽ tiến hành thu mua lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm Hiện nay, nguồn cung ứng nguyên liệu để phục vụ cho việc sản xuất khẩu trang y tế đến từ nhà cung cấp nước ngoài (cung cấp nguyên liệu lọc của khẩu trang y tế: vải lọc kháng khuẩn, vải lọc nhập khẩu Ấn Độ, giấy lọc kháng khuẩn Hàn Quốc) và thu mua từ đơn vị trong nước là Amimexco (vải không dệt SMS, SS, vải than hoạt tính, sợi thun, cọng nẹp mũi…) Sự chủ động trong quá trình tìm kiếm nguồn nguyên liệu đã giúp cho Công ty đảm bảo được tiến độ sản xuất cũng như thời gian xuất khẩu
Sau khi tiến hành thu mua nguyên liệu thì Công ty sẽ tiến hành sản xuất, nhà máy sản xuất sẽ dựa vào mẫu được yêu cầu trong hợp đồng để tiến hành sản xuất đảm bảo đúng, đủ số lượng và phù hợp về chất lượng, đảm bảo đáp ứng về các tiêu chuẩn kỹ thuật từ phía đối tác bên EU Khi việc sản xuất khẩu trang y tế hoàn thành, Công ty tiến hành công đoạn đóng gói Khẩu trang y tế được cho vào hộp hoặc gói có in tên và logo của Công ty Sau đó, sản phẩm được đóng gói vào thùng carton, những thông tin cơ bản như: đơn hàng, mã hàng, màu sắc, nơi sản xuất… được ghi trên bao bì một cách đầy đủ và rõ ràng, đảm bảo các thông tin đều đúng theo lô hàng, hạn chế sai sót, rủi ro với khách hàng cũng như với cơ quan Hải quan khi tiến hành xuất khẩu Nhìn chung, sản phẩm khẩu trang y tế thường được đóng 50 chiếc/hộp, 12 hộp/thùng carton và được xếp trong container 20ft
Cuối cùng sau khi đóng gói xong, sản phẩm sẽ được kẻ ký mã hiệu Điều này giúp phân biết hàng hóa, cung cấp thông tin hướng dẫn xếp đặt, bốc đỡ, bảo quản hàng hóa trên đường vận chuyển, nhằm tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra, giám sát số lượng hàng hóa
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU của công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc
mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU của công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc
Nhờ sự cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc đã giúp công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế của Công ty ngày càng được nâng cao Công ty luôn cố gắng thực hiện cẩn thận, đáp ứng các yêu cầu trong hợp đồng đã ký kết và
46 tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như tập quán TMQT Một số thành công trong việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty có thể kể đến như:
Thứ nhất, Công ty luôn chú trọng việc lập kế hoạch trước khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường EU Việc lên kế hoạch được nhân viên phòng Kinh doanh thực hiện chi tiết, cẩn thận, xác định rõ ràng các mục tiêu, nhiệm vụ, thời gian hoàn thành, người phụ trách cho từng công việc trong quá trình thực hiện hợp đồng Các công việc trong kế hoạch được phân chia logic, cụ thể giúp các bộ phận liên quan dễ nắm bắt và triển khai Bản kế hoạch đã có dự phòng những rủi ro phát sinh và có các giải pháp khắc phục
Thứ hai, công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu của Công ty khá tốt, Công ty đã chủ động trong việc tìm kiếm nguyên liệu sản xuất với mạng lưới nhà cung cấp đa dạng ở trong và ngoài nước Trong quá trình chuẩn bị mặt hàng khẩu trang y tế khá thuận lợi, công ty luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ về số lượng, đáp ứng yêu cầu về chất lượng như trong hợp đồng TMQT
Thứ ba, Công ty thực hiện việc giải quyết khiếu nại một cách hiệu quả Khi có vấn đề phát sinh, công ty luôn cố gắng và ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải và chưa có trường hợp nào giải quyết bằng tòa án Thời gian giải quyết khiếu nại của Công ty nhanh chóng, nâng cao được uy tín của Công ty đối với đối tác nước ngoài Công ty cũng không ngừng nỗ lực trong việc giảm thiểu sai sót, hạn chế các rủi ro và tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng Đồng thời, Công ty luôn gắn lợi ích của mình cùng với lợi ích của đối tác nên tỷ lệ quay lại ký kết hợp đồng với các đối tác chiếm tỷ lệ lớn so với khách hàng mới
Thứ tư, Công ty cũng đã ngày càng chú trọng đến công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng, hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động, mang lại lợi ích cho khách hàng và phát triển bền vững Việc giám sát và điều hành hợp đồng được thực hiện tương đối tốt, các trưởng phòng của Công ty đều là những người có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm lâu năm và nắm vững quy trình tổ chức hợp đồng, mỗi khi có vấn đề phát sinh thì họ đều nắm bắt được thông tin nhanh chóng và
47 đưa ra quyết định xử lý chính xác, kịp thời, đội ngũ nhân viên của Công ty cũng cố gắng khắc phục vấn đề một cách nhanh nhất
Thứ năm, Công ty đã có sự cải thiện ngày càng rõ rệt trong quy trình thực hiện hợp đồng Nhân viên ngày càng chuyên nghiệp hơn, họ tích lũy được kinh nghiệm xử lý nhiều loại tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nhờ vậy, các vấn đề được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo tiến độ chung của hợp đồng Bên cạnh đó, các phòng ban cũng có sự phối hợp, liên kết với nhau nhuần nhuyễn hơn, giúp các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra trôi chảy, hiếm xảy ra tình trạng chồng chéo gây trì trệ việc thực hiện hợp đồng
Tuy công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc đã đạt được một số thành công nhất định, song, Công ty vẫn có những hạn chế tồn tại như:
Thứ nhất, việc kiểm tra hàng hóa xuất khẩu của Công ty thường tốn nhiều thời gian, công sức và dễ gặp sai sót Trong quá trình vận chuyển hàng hóa xảy ra tình trạng rơi, va đập làm giảm chất lượng hàng hóa, thời tiết nồm ẩm làm hàng hóa vận chuyển dễ bị mốc, khiến Công ty mất thêm chi phí để bổ sung hàng hóa
Thứ hai, khâu thanh toán hàng xuất khẩu của Công ty còn nhiều sai sót Với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C, trong khâu chuẩn bị bộ chứng từ cho việc thanh toán tại Công ty còn nhiều lúng túng, làm chậm trễ quá trình thanh toán Việc viết nhầm tên, sai lỗi chính tả, ghi nhầm địa chỉ, thiếu giấy tờ cần thiết cũng khiến việc mở L/C mất thời gian hơn
Thứ ba, Công ty còn gặp thiếu sót trong nghiệp vụ khai báo hải quan Nhân viên trong Công ty còn lúng túng trước những thay đổi trong các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quy trình thông quan, chưa nhanh nhạy trong việc nắm bắt tình hình thực tế, nên còn chậm trẽ trong khẩu làm thủ tục thông quan mỗi khi có thay đổi Bên cạnh đó, việc nhân viên không có chuyên môn chuyên sâu, chưa nắm rõ được quy tắc phân loại hàng, nên thường xảy ra sai sót trong việc khai sai mã HS của
48 sản phẩm mới, bộ hồ sơ chưa đầy đủ gây mất thời gian cũng như chi phí của Công ty, làm chậm trễ các khâu tiếp theo của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thứ tư, phương pháp giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng một cách truyền thống dần sẽ không còn phù hợp với tình hình thương mại quốc tế Việc mua bán hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác sẽ không tránh được xảy ra vấn đề phát sinh, nên việc liên lạc bằng cách truyền thống sẽ gây ra sự trì trệ trong việc thực hiện hợp đồng do Công ty không thể phản ứng kịp thời trước biến động và rủi ro Vì thế, Công ty có thể phải chịu một vài tổn thất nhất định
Thứ năm, Công ty chưa chú trọng vào việc đúc rút kinh nghiệm sau khi thực hiện hợp đồng xuất với đối tác EU Điều này đã khiến cho những hợp đồng xuất khẩu với đối tác lần sau đã lặp lại những lỗi tương tự ở hợp đồng trước, gây mất thời gian và tổn thất chi phí của doanh nghiệp Đồng thời, cũng giảm đi uy tín của doanh nghiệp đối với bên đối tác
Những tồn tại này đòi hỏi Công ty cần phải nỗ lực không ngừng để khắc phục và tìm ra những giải pháp phù hợp, giúp cho việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu khẩu trang y tế sang thị trường EU được hiệu quả hơn
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG KHẨU TRANG Y TẾ SANG THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THÔNG CHẮC
Định hướng của công ty Thông Chắc về xuất khẩu mặt hàng khẩu trang
Mặc dù đến năm 2023, đại dịch Covid-19 đã được kiểm soát, tuy nhiên Euromonitor International đã nhận định rằng, EU là thị trường có dân số đông, nên nhu cầu khẩu trang vẫn sẽ cao do người dân đã quen với việc sử dụng khẩu trang để bảo vệ sức khỏe Theo Eurostat, trong năm 2023, EU đã nhập khẩu khẩu trang từ các nước trên thế giới với tổng giá trị là 21,6 tỷ USD Với nhu cầu tiêu dùng các sản phẩm khẩu trang y tế lớn như vậy, EU vẫn được đánh giá là thị trường có sức hút mạnh mẽ đối với các doanh nghiệp trên thế giới trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể là Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc Nhận thấy những tiềm năng từ thị trường, Công ty đã và đang định hướng mạnh mẽ vào việc xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU, và đây được xác định là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh chính
Căn cứ vào kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của năm trước, cùng với việc phân tích những thuận lợi, khó khăn của Công ty, Công ty sản xuất và thương mại Thông Chắc đã có những mục tiêu phát triển và định hướng chiến lược kinh doanh cụ thể nhằm thúc đẩy xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế sang thị trường EU Công ty sẽ tập trung vào các hoạt động sau:
Giữ vững thị trường xuất khẩu trọng điểm tại EU Đây là thị trường xuất khẩu lớn và ổn định của Công ty, vì vậy Công ty sẽ tiếp tục duy trì và mở rộng thị trường mặt bằng cách tạo dựng, tăng cường mối quan hệ với các đối tác và khách hàng cũ, đồng thời tìm kiếm cơ hội mới trong khu vực EU
Duy trì tốt quan hệ với các nhà cung ứng, đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn trong trạng thái sẵn sàng để sản xuất, giúp quy trình sản xuất được thực hiện trơn tru, không gây trì trệ trong việc thực hiện các đơn hàng xuất khẩu
Lập kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị nâng cao năng lực sản xuất Công ty sẽ nhập khẩu thêm một số máy móc, thiết bị từ Nhật Bản, Hàn Quốc nhằm cải tiến dây chuyền sản xuất khẩu trang y tế, nâng cao chất lượng để đảm bảo các yêu cầu khắt khe từ thị trường EU: chất lượng tốt, nguồn cung ứng hàng hóa tốt và giá cả ổn định
Thực hiện chiến lược đa dạng hóa sản phẩm xuất khẩu, tập trung xây dựng thêm mẫu mã mới Theo một nghiên cứu của McKinsey & Company, 66% người tiêu dùng toàn cầu cho biết họ sẵn sàng chi tiêu nhiều hơn cho các sản phẩm bền vững Chính vì thế, ngoài những sản phẩm khẩu trang y tế thông thường, Công ty đang triển khai thiết kế những loại khẩu trang thân thiện với môi trường, sử dụng những nguyên liệu dễ phân hủy, có thể tái chế hoặc tái sử dụng nhằm nâng cao chất lượng đời sống của người tiêu dùng
Tăng cường đẩy mạnh nâng cao trình độ nguồn nhân lực Công ty tiếp tục tăng cường đào tạo đội ngũ quản lý và nhân sự kinh doanh, tăng cường chuyên môn và các nghiệp vụ cũng như đầu tư hỗ trợ các công cụ cần thiết trong giao dịch
Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường EU Công ty sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, từ quy trình sản xuất đến vận chuyển và giao hàng Điều này bao gồm cải thiện quản lý chuỗi cung ứng, đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của thị trường EU, và tăng cường khả năng phản ứng linh hoạt đối với yêu cầu của khách hàng và đối tác
Bằng cách thực hiện các hoạt động này, công ty Thông Chắc có thể tăng cường vị thế của mình trên thị trường xuất khẩu khẩu trang y tế sang EU và đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả.
Đề xuất đối với doanh nghiệp
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc cần tiếp tục hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng khẩu trang y tế trong từng bước lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành để nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng tính hiệu quả và thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu của Công ty
52 a Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thông Chắc nên đầu tư vào việc xây dựng một hệ thống quản lý thông tin chuyên nghiệp, giúp lưu trữ và truy xuất thông tin một cách dễ dàng và chính xác Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả trong quá trình thu thập và sử dụng thông tin trong lập kế hoạch Công ty có thể sử dụng các phần mềm quản lý dự án như Jira, Trello để hỗ trợ theo dõi tiến độ một cách chính xác, quản lý tài liệu và cập nhật thông tin liên quan đến kế hoạch
Ngoài ra, Công ty có thể thiết lập một quy trình liên lạc chặt chẽ với đối tác, chẳng hạn như việc chia sẻ dữ liệu trên nền tảng đám mây để đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác, hiệu quả và kịp thời Việc này sẽ giúp tránh được những hiểu lầm và sự thiếu sót trong thông tin, từ đó giảm thiểu việc phải sửa đổi kế hoạch Để công tác lập kế hoạch được hiệu quả và ít sai sót, Công ty nên mời luật sư hoặc chuyên gia về xuất khẩu chia sẻ kiến thức về các quy định (về chứng chỉ Oeko- Tex Standard 100 từ vải, chứng nhận CE, tiêu chuẩn EN 14683:2019, chứng nhận ISO 13485:2016…), thủ tục và rủi ro pháp lý trong xuất khẩu sang thị trường EU; tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để nâng cao kiến thức chuyên môn về xuất khẩu cho nhân viên trong Công ty Điều này sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về các yêu cầu và quy trình, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình lập kế hoạch Đồng thời, Công ty nên thiết lập một quy trình kiểm định và đánh giá định kỳ các kế hoạch đã được lập Chẳng hạn như đối với bản kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu khẩu trang sang EU, Công ty sẽ có đánh giá như:
Tiêu chí đánh giá Mức độ đánh giá Ghi chú Mục tiêu, yêu cầu
Thời gian hoàn thành bản kế hoạch
Việc đánh giá định kỳ sẽ giúp Thông Chắc phát hiện và khắc phục các vấn đề sớm, giảm thiểu việc chỉnh sửa trong quá trình lập kế hoạch, từ đó tăng cường hiệu quả và đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của hợp đồng b Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Khâu kiểm tra hàng hóa cần được thực hiện kỹ lưỡng để đảm bảo quyền lợi cũng như là uy tín của Công ty với bên đối tác EU Công ty nên thực hiện kiểm tra toàn bộ hàng hóa xuất khẩu, từ số lượng, quy cách đóng gói, bao bì đến chất lượng xem có đúng với hợp đồng mà hai bên đã thỏa thuận không, từ đó phát hiện sai sót để xử lý kịp thời Đồng thời, Công ty nên đầu tư vào việc phát triển và triển khai hệ thống giám sát tự động để theo dõi quá trình kiểm tra hàng hóa như hệ thống camera giám sát và phần mềm quản lý để giảm thiểu sai sót
Ngoài ra, việc áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT) và big data cũng sẽ tăng cường hiệu quả và chính xác trong quá trình kiểm tra hàng hóa Công ty cần đầu tư dây chuyền sản xuất hiện đại luôn tích hợp các thiết bị cảm ứng, có kết nối internet Như thế, việc kiểm tra hàng hóa sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, cũng như là tăng độ chính xác, giảm rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa sang EU Đồng thời, Công ty cần phải liên tục cải tiến và tối ưu hóa quy trình kiểm tra dựa trên phản hồi và kinh nghiệm thực tế Công ty có thể hợp tác với các đối tác có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm tra hàng hóa để học hỏi và áp dụng những phương pháp tiên tiến, kỹ thuật hiệu quả từ đối tác có kinh nghiệm Chẳng hạn như đối tác Đức: Bayer AG, Mokii…đã sử dụng công nghệ IoT và hệ thống camera giám sát để đếm số lượng sản phẩm, kiểm tra, quét thông tin tự động, loại bỏ các sản phẩm lỗi, không đủ tiêu chuẩn, đối tác tại thị trường Hà Lan như Akzo đã sử dụng công nghệ RFID, cho phép theo dõi và xác định vị trí hàng hóa trong thời gian thực, hàng hóa được gắn nhãn RFID để lưu trữ thông tin, từ nguồn gốc đến thông tin kỹ thuật, giúp tăng cường quản lý và kiểm tra hàng hóa Điều này giúp nhanh chóng nắm bắt các tiến bộ trong ngành và tối ưu hóa quá trình kiểm tra
Nhìn chung, trong thực tế, khâu kiểm tra hàng hóa của Công ty vẫn có sai sót nhưng có thể khắc phục được, Công ty nên tăng thêm nhân viên thực hiện công tác kiểm tra Công ty nên cử nhân viên có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và có trách nhiệm thực hiện công tác kiểm tra để kịp thời phát hiện ra các sai sót, và nếu hàng hóa có rủi ro thì kịp thời xử lý nếu không sẽ gây thiệt hại cho Công ty
Công ty cần hợp tác với nhiều hãng tàu uy tín, có năng lực và kinh nghiệm vận chuyển hàng hóa trên các tuyến đường khác nhau Các hãng tàu mạnh về tuyến Việt Nam – Châu Âu có thể kể đến là MSC, Maersk, Evergreen, Yangming, CMA – CGM, COSCO…Công ty cần thu thập thông tin của các hãng tàu để so sánh giá cả, dịch vụ và thời gian giao hàng của các hãng tàu, cân nhắc các điều khoản hợp đồng về thời gian giao hàng, trách nhiệm bồi thường trong trường hợp chậm trễ và các khoản phí bổ sung trước khi đưa ra quyết định Chẳng hạn như có 1 cont 20’ hàng khẩu trang y tế xuất khẩu sang Đức Nhân viên sẽ tiến hành làm bảng so sánh 1 số hãng tàu như để có thể đánh giá và đưa ra lựa chọn tốt nhất ở thời điểm đó, vì giá cước cũng sẽ thay đổi tùy theo thời điểm, điều kiện thị trường và chính sách của từng hãng tàu
Tuyến đường chính Hải Phòng –
Thời gian vận chuyển ước tính 45 42 42
Nhân viên cần liên tục cập nhật thông tin về giá cước thị trường, biến động nhiên liệu và các yếu tố ảnh hưởng khác để có dự báo chính xác nhất Ví dụ, trong tháng 01/2024, mức phí BAF của MSC cho tuyến vận chuyển từ Việt Nam đi Châu Âu là
80 USD/TEU Tuy nhiên, đến tháng 4/2024, do giá nhiên liệu tăng, mức phí BAF đã được điều chỉnh lên 100 USD/TEU Hay phí GRI là phụ phí cước vận chuyển sẽ thu vào mùa hàng cao điểm, mùa giáng sinh ở thị trường châu Âu Vì thế, đòi hỏi nhân
55 viên cần theo dõi sát sao về giá cước và các yếu tố ảnh hưởng khác để có kế hoạch phù hợp cho hoạt động xuất nhập khẩu Đồng thời, cần trao đổi thông tin thường xuyên với hãng tàu về lịch trình tàu, tình trạng xếp dỡ hàng hóa và các vấn đề phát sinh, phối hợp chặt chẽ với hãng tàu để theo dõi tiến độ vận chuyển và xử lý các tình huống chậm trễ Mối quan hệ tốt đẹp, hợp tác tin cậy với hãng tàu cần được xây dựng để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên
❖ Mua bảo hiểm hàng hóa
Vận chuyển hàng hóa qua đường biển cũng tương tự như nhiều tuyến vận tải khác đều khó tránh khỏi những rủi ro trong quá trình giao nhận Vì thế, bảo hiểm hàng hóa giúp doanh nghiệp yên tâm khi vận chuyển hàng đường xa, người gửi có thể kiểm soát được toàn bộ lộ trình vận chuyển của đơn hàng nên rất an toàn Công ty cần cập nhật thường xuyên thông tin về các loại hình bảo hiểm và mức phí bảo hiểm của các công ty bảo hiểm khác nhau, từ đó lựa chọn hợp tác với công ty bảo hiểm uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo hiểm để cung cấp các dịch vụ bảo hiểm chất lượng cao Đồng thời, Công ty cũng cần tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên nâng cao nghiệp vụ về mua bảo hiểm hàng hóa: kiến thức về các loại hình bảo hiểm (A, B, C), cách đánh giá rủi ro cho từng lô hàng và lựa chọn mức phí bảo hiểm cho phù hợp Điều này sẽ giúp cho nhân viên nâng cao hiệu quả trong việc mua bảo hiểm hàng hóa, lựa chọn loại hình bảo hiểm phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và đảm bảo được quyền lợi của Công ty khi tham gia bảo hiểm
❖ Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Công ty cần đào tạo, lựa chọn những cán bộ nhân viên không chỉ có chuyên môn nghiệp vụ mà còn nắm vững luật pháp, am hiểu và thông thạo mọi thủ tục, quy trình hải quan xuất khẩu hàng hóa để đẩy nhanh tiến độ thực hiện nghiệp vụ này, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả và giải quyết kịp thời các phát sinh có thể xảy ra
Bất cứ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ đều có thể làm cho hàng hóa bị lưu kho, lưu bãi, ảnh hưởng đến việc thông quan và lưu chuyển hàng hóa, đồng thời gây tốn kém chi phí và làm gián đoạn quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công
56 ty Vì thế khi khai báo hải quan, Công ty cần chú ý chuẩn bị bộ hồ sơ theo đúng quy định của hải quan, kê khai hàng hóa chi tiết về số lượng, chất lượng, nguồn gốc xuất xứ…để tạo thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa của cơ quan hải quan, và rút ngắn thời gian làm thủ tục Với các mặt hàng cần phải đóng thuế, Công ty cần tính thuế chính xác và nộp thuế đầy đủ theo quy định của Nhà nước
Kiến nghị với các cơ quan Nhà nước, các bộ ban ngành có liên quan 59 KẾT LUẬN
❖ Kiến nghị về phía Nhà nước
- Hoàn thiện hệ thống pháp luật Nhà nước cần rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động xuất khẩu, đảm bảo sự phù hợp với thực tế tình hình TMQT trong tương lai, điều chỉnh các văn bản pháp lý về quản lý hoạt động xuất nhập khẩu sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch hơn để đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp
- Xây dựng hệ thống thông tin về hoạt động xuất khẩu Nhà nước cần xây dựng hệ thống thông tin, dữ liệu về hoạt động xuất nhập khẩu đầy đủ, cập nhật, chính xác
Cơ sở dữ liệu này cần được công khai và dễ tìm kiếm, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể dễ dàng tìm hiểu và nắm rõ về pháp luật đối với hoạt động xuất nhập khẩu
Nhà nước cần phải đầu tư phát triển hơn nữa cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc cũng như các trung tâm nghiên cứu thị trường để cập nhật sớm nhất thông tin về các
60 quy định, chính sách xuất nhập khẩu mới của thị trường quốc tế để các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có kế hoạch xuất nhập khẩu hàng hoá cũng như có phương án đón đầu cơ hội, phòng ngừa thách thức từ các thị trường, đối tác nước ngoài
- Đẩy mạnh hoạt động xây dựng hệ thống Chính phủ điện tử Trong thời gian tới, hệ thống Chính phủ điện tử cần được đẩy mạnh hoàn thiện và đồng bộ, cụ thể là liên kết tốt với hệ thống hải quan điện tử Từ đó giúp quá trình quản lý hoạt động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao hơn, thời gian làm thủ tục xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp cũng được rút ngắn lại
- Hỗ trợ doanh nghiệp, tạo ra môi trường kinh doanh thuận lợi, thúc đẩy hoạt động xuất khẩu Nhà nước cần chú trọng tới các yếu tố tạo điều kiện cho các doanh nghiệp như xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật bên ngoài doanh nghiệp, phát triển thị trường vốn, đào tạo nguồn nhân lực, xây dựng các trung tâm nghiên cứu tiếp thị thông tin về thị trường Ngoài ra, Nhà nước cần tổ chức các hội thảo, tập huấn về nghiệp vụ xuất khẩu cho doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Hoàn thiện chính sách thuế Các biểu thuế, mã số thuế cần phải được quy định cụ thể, rõ ràng, chính xác tránh tình trạng cùng một mặt hàng mà lại có nhiều biểu thuế khác nhau Chính sách thuế cần phải nhất quán với mọi đơn vị, không có sự ưu tiên riêng biệt tạo nên sự cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường Khi có sự thay đổi trong chính sách thuế thì Nhà nước cần thông báo cho các doanh nghiệp biết trước từ 3 đến 6 tháng để doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của mình
- Thực hiện tốt các chính sách tài khóa và tiền tệ nhằm đảm bảo ổn định tỷ giá hối đoái Những biến động mạnh và bất thường của tỷ giá hối đoái có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thanh toán của công ty Nếu tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và đồng nội tệ thay đổi tăng lên hay là giảm xuống đột ngột trong ngày thực hiện thanh toán thì giá hàng xuất khẩu cũng sẽ thay đổi theo và ảnh hưởng đến doanh thu cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp Vì thế, Nhà nước cần có chính sách quản lý ngoại hối để bình ổn tỷ giá, đảm bảo ổn định tình hình kinh doanh các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, tránh tình trạng đầu cơ tích luỹ ngoại tệ, gây khan hiếm ngoại tệ
Ngoài ra, Nhà nước cần có cơ chế quản lý vốn vay hợp lý hơn nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí giao dịch với ngân hàng, rút ngắn nhiều thủ tục không cần thiết, tiêu tốn thời gian thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu của công ty và các khách hàng
❖ Kiến nghị về phía Bộ Công thương
- Hỗ trợ trong các hoạt động kết nối giao thương Bộ cần thúc đẩy tổ chức các hội nghị thượng đỉnh về thương mại giữa Việt Nam và EU, đàm phán ký kết những hiệp định thương mại tự do giữa các quốc gia nhằm đem về nhiều lợi thế, ưu đãi về thương mại hơn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam nói chung Ngoài ra, cần tăng cường quan hệ hữu nghị với các quốc gia đã và đang ký kết các hiệp định song phương và đa phương nhằm hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam tìm kiếm đối tác từ các thị trường lớn, tăng cường tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận ngày càng nhiều thị trường nước ngoài thông qua các hoạt động hội thảo quốc tế, tổ chức các hội chợ thương mại, hội chợ triển lãm quốc tế
- Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nắm bắt thông tin về thị trường, hoạt động xuất nhập khẩu Bộ Công thương cần thường xuyên tổ chức các diễn đàn thông tin kinh tế cho các doanh nghiệp về tình hình kinh tế trong và ngoài nước, những xu hướng phát triển, những yếu tố gây biến động thị trường trên thị trường Việt Nam và thị trường quốc tế như các yếu tố về biến động giá cả, tỷ giá hối đoái, lạm phát, khả năng cung cấp và tiêu thụ của thị trường , từ đó xây dựng kế hoạch xuất khẩu hợp lý cho doanh nghiệp xuất khẩu nhằm tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện
❖ Kiến nghị về phía Tổng cục Hải quan
- Đồng bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công nghệ thông tin của ngành hải quan Hiện nay đã có hệ thống khai báo điện tử, rút ngắn được thời gian, tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp Nhìn chung thủ tục hải quan đã được cải thiện nhiều so với trước đây, tuy nhiên nhiều khâu thuộc hệ thống vẫn chưa thực sự đồng bộ, việc thực hiện vẫn còn gặp phải một số trở ngại về đường truyền kết nối với hải quan điện tử, mức độ tự động hóa chưa cao, khâu chỉ đạo từ tổng cục còn nhiều lúng túng, Như vậy, hải quan Việt Nam cần tiếp tục chủ động chuyển đổi số, đồng bộ cơ sở dữ liệu, tái
62 thiết lập hệ thống công nghệ thông tin của ngành hải quan để loại bỏ rào cản giữa doanh nghiệp và hải quan, giúp quy trình khai báo hải quan được thực hiện số hóa hoàn toàn, tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng thuận lợi
- Đơn giản hóa thủ tục hải quan Có thể thấy, việc sử dụng hệ thống hải quan điện tử trong công tác thông quan hàng hóa là một việc quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu Tổng Cục Hải quan cần tạo ra cơ chế thông quan hải quan hàng hoá thông thoáng, nhanh gọn với thủ tục đơn giản, quy định chi tiết công khai, minh bạch nhằm tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tạo điều kiện cho doanh nghiệp Việt Nam hoàn thiện nhanh chóng làm thủ tục hải quan Cán bộ Hải quan cần nêu cao tinh thần thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh tiêu cực trong quá trình làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu
- Cung cấp thông tin, dữ liệu cho doanh nghiệp một cách kịp thời, chính xác
