TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG ĐỒ GỖ NỘI THẤT VÀO THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY TNH
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu và sự hội nhập ngày càng sâu rộng, Việt Nam đã chứng kiến sự phát triển đáng kể của nền kinh tế trong thời gian gần đây Việt Nam đã xác định sự hội nhập kinh tế là một trong những mục tiêu quan trọng trong chiến lược phát triển Qua việc tham gia vào các hiệp định thương mại tự do, như Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện và Tiến bộ (CPTPP) và Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam - EU (EVFTA), Việt Nam đã mở rộng cơ hội tiếp cận thị trường quốc tế và tăng cường sự cạnh tranh
Sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nước mà còn thu hút đầu tư trực tiếp từ nước ngoài Điều này góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa, nâng cao công nghệ và chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất khẩu ra thị trường quốc tế Công ty TNHH AMI FURNITURE đã định vị mình là một trong những nhà sản xuất và xuất khẩu hàng đầu trong ngành công nghiệp nội thất gỗ tại Việt Nam
Thêm vào đó thị trường châu Âu (EU) là một thị trường tiềm năng cho xuất khẩu gỗ nội thất nhưng thị phần của Việt Nam tại EU còn rất thấp Đây là cơ hội để các doanh nghiệp xuất khẩu đồ nội thất bằng gỗ của Việt Nam khai thác tối đa những lợi thế mà chúng ta có để để nâng cao thị phần xuất khẩu đồ nội thất bằng gỗ sang thị trường này trong thời gian tới Là một thị trường khó tính, EU thực sự đặt ra các tiêu chuẩn cao về chất lượng và an toàn cho các sản phẩm gỗ Để xuất khẩu bền vững và tuân thủ Thỏa thuận Xanh của EU, các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu từ Việt Nam cần quan tâm theo dõi sát các quy định và sáng kiến chính sách của EU
Vì thế việc thiết lập quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và hoàn thiện quy trình này rất được quan tâm và chú trọng Quy trình này có thể góp phần giảm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên xuất khẩu để đáp ứng yêu cầu hội nhập và mang lại lợi thế cạnh tranh hơn cho công ty trong thời điểm hiện nay Hơn thế nữa, việc xuất khẩu được thực hiện trình tự theo quy trình có thể đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời và đầy đủ phục vụ nhu cầu kinh doanh của công ty trong mọi thời điểm
Trong quá trình được học hỏi và quan sát thực tế tại công ty, được tìm hiểu, cọ xát với những công việc thực tế về việc thực hiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại công ty, tôi nhận thấy quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại đơn vị ảnh hưởng rất lớn đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, tôi xin chọn đề tài luận văn tốt nghiệp “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE” với hy vọng rằng, qua việc chia sẻ những quan điểm và ý kiến của mình, tôi có thể đóng góp tích cực vào việc hoàn thiện và phát triển quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Đồng thời, đề tài này cũng mang đến cho tôi một cơ hội để tiếp cận thực tế và làm quen với công việc xuất nhập khẩu, từ đó hiểu rõ hơn về cách áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế và tích lũy những kinh nghiệm quý báu phục vụ cho tương lai công việc của tôi.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Hoạt động xuất khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp Việt Nam đã không còn là điều mới mẻ Tuy nhiên, việc quản trị và cải thiện quy trình này vẫn luôn là một yếu tố quan trọng và đáng quan tâm Trong thực tế, đã có nhiều nghiên cứu và công trình nghiên cứu về quản trị quy trình xuất khẩu và thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp Việt Nam Các nghiên cứu này tập trung vào việc tối ưu hóa hoạt động xuất khẩu và cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Thông qua việc nghiên cứu các yếu tố như văn bản pháp lý, thủ tục hải quan, vận chuyển và giao nhận hàng hóa, rủi ro và bảo hiểm, các nghiên cứu này đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của quy trình xuất khẩu Trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hoá, đã có nhiều đề tài nghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên và giảng viên từ các trường đại học, cũng như cán bộ từ viện nghiên cứu Đặc biệt như Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế tại Trường Đại học Thương Mại, đã thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu về quản trị quy trình xuất khẩu và thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp Việt Nam, em có thể tìm thấy một số đề tài như sau:
Trần Thái Hà (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ phần giày Đông Anh”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại Đề tài đã tập trung nghiên cứu thực trạng và đưa một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày của Công ty Cổ phần giày Đông Anh
Tạ Thị Anh (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bột đá CaCo3 sang thị trường Hàn Quốc của Công ty Cổ phần sản xuất – thương mại Hữu Nghị”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại
Phan Ngọc Bảo Trâm (2020), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tre, nứa, gỗ cây sang thị trường Trung Quốc của Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 5 Hải Phòng”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại Đề tài đã phân tích thực trạng và chỉ ra những thành công và hạn chế trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tre, nứa, gỗ cây sang thị trường Trung Quốc của Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 5 Hải Phòng Trên cơ sở đó, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty
Nguyễn Thị Tuyền (2017), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của Công ty Cổ phần Tosy robtotics”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại Trong luận văn này, tác giả đã tập trung nghiên cứu thực trạng và đưa ra được một số các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của Công ty Cổ phần Tosy robtotics
Dương Thị Mến (2015), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không sỉ sang thị trường Brazil của Công ty Cổ phần quốc tế Sơn Hà”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học
Thương mại Từ thực tế quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, bài luận đã chỉ ra những hạn chế trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không gỉ sang thị trường Brazil tại Công ty Cổ phần quốc tế Sơn Hà và đề xuất một số giải pháp nâng cao hoạt động quản trị
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên, về cơ bản, đã diễn giải và phân tích được hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp xuất khẩu đối với đa dạng các mặt hàng để đưa ra những giải pháp kiến nghị hoàn thiện Song, đa phần các đề tài chưa đi sâu phân tích nghiệp vụ trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Các nghiên cứu trên cũng chỉ mang tính hiện thời do những biến động nhanh chóng của 12 nền kinh tế thế giới trong giai đoạn phục hồi ngay sau đại dịch COVID-19, vì vậy, những đề xuất phần nào chưa phù hợp với bối cảnh biến động kinh tế Việt Nam hiện tại Thêm vào đó, bài nghiên cứu này sẽ nghiên cứu sâu vào khối kinh tế lớn nhất thế giới là thị trường EU đây là điểm khác mà các bài viết trên chưa có
Quy trình thực hiện hợp đồng tại từng công ty có sự khác biệt về mặt hàng, phạm vi nghiên cứu, thời gian nghiên cứu, số liệu, những thay đổi liên tục trong môi trường thương mại quốc tế nên khó có thể áp dụng những kết quả nghiên cứu trên một cách đồng loạt Do đó, tiếp nối hướng nghiên cứu của những đề tài trên, đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE” sẽ đi sâu phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại để từ đó có thể đưa ra những đề xuất cụ thể, tối ưu nhất cho công ty.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE” được thực hiện với các mục đích sau:
Mục tiêu chung: Nghiên cứu và làm rõ thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE Qua đó, đánh giá về những tồn tại, hạn chế của doanh nghiệp và đưa ra các kiến nghị giải pháp có tính thực tiễn và khả năng ứng dụng cao
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
- Nghiên cứu và phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE
- Đánh giá và phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của công ty
- Đánh giá những thành công, hạn chế còn tồn tại và lý giải nguyên nhân trong hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của công ty
- Từ đó, định hướng phát triển và nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE trong thời gian tới
Bên cạnh những mục tiêu trên, việc nghiên cứu đề tài cũng nhằm mục đích rèn luyện kỹ năng, trau dồi thêm kiến thức bổ ích cho bản thân và cho công việc sau này Cuối cùng, em mong muốn đề tài nghiên cứu có thể trở thành một tài liệu có ích và thiết thực cho Công ty và những ai quan tâm đến vấn đề này.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Đề tài nghiên cứu được thực hiện bởi hai phương pháp thu thập là phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, trong đó:
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Nguồn dữ liệu thu thập trực tiếp từ công ty như báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm 2021, 2022, 2023 Bên cạnh đó là các dữ liệu thu thập từ Phòng hành chính nhân sự, Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty TNHH AMI FURNITURE và những kiến thức, thông tin rút ra trong quá trình tìm hiểu, quan sát hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Nguồn dữ liệu bên ngoài công ty là các giáo trình, tài liệu chuyên ngành, tài liệu liên quan đến thương mại quốc tế và các công trình nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên khóa trước kết hợp với các thông tin trên website của Bộ công thương Việt Nam, Tổng cục thống kê, các tờ báo chính thống như Báo Nhân dân, CafeF để hệ thống lại cơ sở lý luận, đưa ra những phân tích và đánh giá xác đáng, cụ thể dựa trên cơ sở khoa học cho hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất của công ty.
Phương pháp xử lý số liệu
- Phương pháp hệ thống hoá lý thuyết từ dữ liệu thứ cấp đã thu thập
- Phương pháp tổng hợp, so sánh, phân tích: Tổng hợp và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU Sau đó tiến hành so sánh số liệu giữa các năm để thấy được hiệu quả với các chỉ tiêu đánh giá theo chiều rộng và chiều sâu Trên cơ sở các dự đoán về thị trường của các chuyên gia, đề xuất các giải pháp hiệu quả cho công ty.
Kết cấu của khoá luận
Ngoài phần kết luận, mục lục, danh mục các chữ viết tắt, danh mục các bảng, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận án được phân theo bố cục 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất của công ty TNHH AMI FURNITURE
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE
- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Khái quát lý thuyết về hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế
Hiện nay, có nhiều khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế được đưa ra Điều 16 Luật Thương mại (2005) định nghĩa như sau: “Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài” Trong đó, “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.” (theo Khoản 1, Điều 28 Luật Thương mại 2005)
Hay theo giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê, 2014): “Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau” Trong đó, “Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng”
Có thể hiểu, hợp đồng thương mại quốc tế là một thoả thuận giữa các bên để mua bán hàng hoá và dịch vụ Hợp đồng này phải phản ánh ý chí thực sự của các bên, tức là các bên đồng ý với các điều khoản và điều kiện được thỏa thuận trong hợp đồng mà không bị ép buộc hay lừa dối Điều này đảm bảo tính minh bạch, công bằng và trung thực trong quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng Điều này góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng và phát triển trong lĩnh vực thương mại quốc tế
2.1.2 Đặc điểm hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế cũng là một hợp đồng kinh tế nên nó có đầy đủ mọi đặc điểm như hợp đồng khác Tuy nhiên sự khác biệt giữa hợp đồng ngoại thương và hợp đồng kinh doanh nội địa là tính quốc tế của nó
Theo Điều 1 của Công ước Vienna 1980 về hợp đồng mua bán quốc tế (CISG) và căn cứ vào Luật thương mại Việt Nam 2005, đặc điểm hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm:
- Chủ thể của quan hệ hợp đồng TMQT có trụ sở thương mại tại các nước khác nhau hay hoặc có nơi cư trú khác nhau – Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
- Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa được di chuyển từ khu vực pháp lý này đến khu vực pháp lý khác Thông thường đối tượng của hợp đồng TMQT là hàng hóa chuyển qua biên giới của quốc gia, tuy nhiên, nhiều trường hợp hàng hóa không cần qua biên giới quốc gia vẫn được xem là hoạt động mua bán quốc tế như hàng hóa đưa ra, đưa vào khu phi thuế quan, kho bảo thuế, kho ngoại quan
- Đồng tiền thanh toán: ngoại tệ đối với một hoặc cả hai bên
- Nguồn luật điều chỉnh: Đa dạng, phức tạp, chịu sự chi phối của nhiều hệ thống luật khác nhau như: Điều ước thương mại quốc tế, tập quán thương mại quốc tế, án lệ, tiền lệ, luật quốc gia …
2.1.3 Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế có thể được phân loại như sau:
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng: hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn
- Xét theo nội dung quan hệ kinh doanh:
• Hợp đồng xuất khẩu: là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng
• Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng
- Xét theo nội dung mua bán: hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng mua bán dịch vụ
- Xét theo hình thức của hợp đồng: hợp đồng văn bản và hợp đồng hình thức miệng
- Xét theo cách thức thành lập hợp đồng: hợp đồng một văn bản và hợp đồng gồm nhiều văn bản
2.1.4 Vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại và thương mại toàn cầu bằng cách cung cấp khuôn khổ cho các doanh nghiệp tham gia vào các giao dịch xuyên biên giới một cách tự tin và rõ ràng
Dưới đây là một số vai trò chính của hợp đồng thương mại quốc tế:
- Tạo ra quyền và nghĩa vụ pháp lý: Hợp đồng thương mại quốc tế tạo ra một khung pháp lý rõ ràng cho các bên tham gia, xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý của mỗi bên Nó quy định các điều kiện và điều khoản của việc mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm giá cả, chất lượng, thanh toán, giao hàng, bồi thường thiệt hại, và các điều khoản khác
- Định rõ quyền và trách nhiệm của các bên: Hợp đồng thương mại quốc tế xác định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên tham gia Nó giúp định rõ vai trò, trách nhiệm và cam kết của các bên, đồng thời xác định các quyền và lợi ích được bảo vệ của mỗi bên trong hợp đồng
- Bảo vệ lợi ích của các bên: Hợp đồng thương mại quốc tế cung cấp các cơ chế bảo vệ lợi ích của các bên Nó đảm bảo rằng các điều kiện và điều khoản hợp đồng được tuân thủ, và trong trường hợp xảy ra tranh chấp, nó cung cấp cơ chế giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền và lợi ích của các bên
- Định rõ quyền áp dụng luật và giải quyết tranh chấp: Hợp đồng thương mại quốc tế xác định quyền áp dụng luật và thẩm quyền giải quyết tranh chấp Nó có thể quy định luật áp dụng cho hợp đồng, quy định về việc giải quyết tranh chấp thông qua trọng tài hoặc qua tòa án, và xác định cách thức thực hiện quyết định của tòa án hoặc trọng tài
- Tạo sự tin tưởng và ổn định: Hợp đồng thương mại quốc tế tạo ra sự tin tưởng và ổn định trong mối quan hệ thương mại quốc tế Nó cung cấp một cơ sở pháp lý cho các bên để đánh giá rủi ro và cam kết, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện và phát triển hợp tác thương mại quốc tế
2.1.5 Cơ sở pháp lý của hợp đồng thương mại quốc tế
Tại Việt Nam, hợp đồng thương mại có hiệu lực khi thỏa mãn bốn điều kiện sau:
- Đối tượng của hợp đồng hợp pháp;
- Chủ thể của hợp đồng hợp pháp, phải đảm bảo có tư cách pháp nhân, có đăng ký kinh doanh, có quyền xuất khẩu/nhập khẩu trực tiếp;
- Nội dung hợp đồng hợp pháp;
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quy trình rất phức tạp gồm nhiều bước khác nhau theo trình tự logic kế tiếp nhau, cam kết chặt chẽ với nhau, tác động lẫn nhau và là tiền đề của nhau Quản trị tốt quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sẽ giúp các đơn vị kinh doanh tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả của toàn bộ giao dịch, hạn chế các tình huống phát sinh cũng như tìm ra các biện pháp giải quyết nhằm hạn chế chi phí và tổn thất nhất khi xảy các tình huống không mong muốn
2.2.2 Ý nghĩa của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu rất phức tạp do đòi hỏi các bên tham gia phải có kế hoạch tổ chức thực hiện chặt chẽ, đặc biệt là ở khâu giám sát, điều hành, để tối ưu hoá quá trình thực hiện và tránh những tình huống phát sinh
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là cơ sở để tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau Thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, đồng thời, tạo điều kiện cho các bên tham gia thực hiện tốt nghĩa vụ và đạt được quyền lợi của mình Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hiệu quả giúp giảm thiểu những rủi ro, thiệt hại, do đó, tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò quan trọng riêng:
- Lập kế hoạch giúp định hướng các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng; phân tích, dự báo trước thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi, từ đó chủ động đưa ra các phương án ứng phó kịp thời Lập kế hoạch là cơ sở phân quyền, phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức, kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động trong quá trình thực hiện
- Tổ chức thực hiện quyết định sự thành công của cả quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của doanh nghiệp dựa trên tính hiệu quả của việc phân công, tiến hành thực hiện các nhiệm vụ, mắt xích trong quy trình thực hiện
- Giám sát và điều hành giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế đúng hạn, sớm phát hiện được các rủi ro, sai sót để chủ động đưa ra phương án phòng ngừa thiệt hại và giải quyết kịp thời nhằm tối thiểu hóa tổn thất
2.2.3 Nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quy trình phức tạp, gồm nhiều bước và cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó cần phải lập kế hoạch trước khi thực hiện hợp đồng Việc lập kế hoạch đầy đủ, khoa học, rõ ràng có tác dụng định hướng cho mọi hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp Việc đưa ra những nội dung công việc cụ thể, cách tiến hành, trình tự, thời điểm thực hiện, người phụ trách mỗi công việc một cách khoa học khiến cho quá trình thực hiện hợp đồng suôn sẻ, chủ động và không bị gián đoạn Lập kế hoạch cũng đồng thời giúp các nhà quản trị đưa ra được những tiêu chí đánh giá cho mỗi công việc, từ đó tổng kết được những công việc thực hiện tốt cũng như chưa tốt và rút kinh nghiệm cho việc thực hiện hợp đồng những lần sau Ở bước chuẩn bị lập kế hoạch, bộ phận lập kế hoạch cần thu thập thông tin, phân tích các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hợp đồng như quy định của nhà nước, quy định về thủ tục hải quan, giấy phép xuất khẩu, kiểm tra các loại, các vấn đề về vận chuyển, bảo hiểm Ngoài ra cũng cần xem xét nguồn lực của doanh nghiệp, đối tác và nội dung các điều khoản trong hợp đồng để đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp Sau khi tìm hiểu, phân tích, nghiên cứu các nội dung liên quan, bộ phận phụ trách thực hiện sẽ đưa ra bản kế hoạch chi tiết về các công việc, thời điểm thực hiện, nguồn lực và cách thức tiến hành công việc đó
Các công việc cần tiến hành khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu thường bao gồm: kế hoạch thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán Sau đó, bản kế hoạch sơ bộ này cần được cấp trên xem xét và duyệt, từ đó đưa vào hoạt động chính thức
2.2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung cơ bản sau: Chuẩn bị hàng hoá XK, kiểm tra hàng XK, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho phương tiện vận tải, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
2.2.3.2.1 Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hoá XK là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng TMQT Như vậy quá trình chuẩn bị hàng XK bao gồm các nội dung: Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá a Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng
Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí Tạo nguồn hàng là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng hoá cho doanh nghiệp xuất khẩu Để tập trung hàng xuất khẩu nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
- Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào
- Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào
- Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào, với số lượng là bao nhiêu b Bao gói hàng XK
Trong TMQT, không ít hàng hoá để trần hay để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản Vì vậy việc tổ chức đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu là khâu quan trọng trong việc chuẩn bị hàng hoá
2.2.3.2.2 Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu
Trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hóa về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì, kiểm dịch động thực vật, vệ sinh ATTP (nếu có) Việc kiểm tra hàng hóa sẽ được thực hiện tại 2 cấp: cấp cơ sở và các cửa khẩu
- Ở cơ sở: Nội dung kiểm tra thường là:
Kiểm tra về chất lượng: Chỉ cho phép những hàng hoá đủ tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng quy định được phép XK Kiểm tra sự phù hợp của bao bì như hình dáng, kích thước, số lớp, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu đi kèm theo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của ký mã hiệu
Kiểm tra số lượng và trọng lượng: Số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện, tổng số lượng và trọng lượng
- Ở các cửa khẩu: Việc kiểm tra hàng hóa có thể do các lý do sau:
Thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU ĐỒ GỖ NỘI THẤT SANG THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY TNHH AMI FURNITURE
Tổng quan về Công ty TNHH AMI FURNITURE
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH AMI FURNITURE
3.1.1.1 Sơ lược về Công ty
Hình 3.1 Logo của AMI FURNITURE
(Nguồn: Website công ty TNHH AMI FURNITURE)
Công ty TNHH AMI FURNITURE là doanh nghiệp thuộc sở hữu gia đình, được thành lập vào năm 2000 Ban đầu công ty có tên là Quang Long Co-op, một nhà bán lẻ đồ nội thất nổi tiếng ở miền Bắc Việt Nam Công ty chuyên sản xuất, thiết kế, xuất khẩu đồ gỗ, hàng nội thất qua các thị trường trọng điểm như US, UK, Đức, Nhật Bản…
Bảng 3.1: Giới thiệu công ty TNHH AMI FURNITURE
Tên công ty CÔNG TY TNHH AMI FURNITURE
AMI FURNITURE COMPANY LIMITED (Viết tắt: AMI FRE CO., LTD)
Loại hình hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước
Vốn điều lệ 5.000.000.000 VNĐ (Năm tỷ đồng)
107 Nguyễn Phong Sắc, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh Hồ Chí Minh:
Tầng 2, số 2 Song Hành - Phường An Phú - Thành phố Thủ Đức - TP Hồ Chí Minh
Nhà máy 1: 521 Đại Lộ Bình Dương, Phường Hiệp Thành, TP Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
Nhà máy 2: Tổ 4, Tân Phước Khánh, thành phố Tân Uyên, tỉnh Bình Dương
Người đại diện TRẦN MAI ANH
Ngày cấp phép Cấp lần đầu ngày 24/01/2000, đăng ký thay đổi lần thứ 9 ngày 5/12/2022
(Nguồn: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Công ty AMI FURNITURE)
3.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Ngày 25/01/2000: Công ty TNHH AMI FURNITURE được thành lập dưới dạng hợp tác xã với sự góp vốn của 7 thành viên và có tên gọi là Quang Long Co - op
Giai đoạn 2005 – 2020: Trong giai đoạn này, công ty TNHH AMI FURNITURE đã nỗ lực mở rộng phạm vi kinh doanh, tìm kiếm các khách hàng trong nước và quốc tế Khu nhà máy sản xuất được mở rộng lên đến 40.000 mét vuông
Giai đoạn 2020 – nay: Công ty nội thất AMI ngày càng nhanh chóng tiếp cận và mở rộng thị trường được điều hành bởi thế hệ thứ 2 của gia đình Công ty tập trung vào việc nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua nâng cấp công nghệ sản xuất, thiết kế và phát triển sản phẩm, phương pháp tiếp thị chủ động và nâng cao chất lượng sản phẩm Sản phẩm nội thất của AMI đã có mặt trên các phạm vi quốc tế trọng điểm như Anh, Mỹ, Hàn Quốc…
3.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty
Hiện nay Công ty TNHH AMI FURNITURE đã và đang hoạt động trong nhiều ngành nghề khác nhau trong đó tập trung chính vào lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm nội thất Các sản phẩm dịch vụ hiện đang được doanh nghiệp cung cấp ra thị trường có thể kể đến như:
Bảng 3.2: Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty
STT Tên ngành Mã ngành
1 Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác 1621
2 Sản xuất đồ gỗ xây dựng 1622
3 Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vật liệu tết bện 1629
4 Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế Chi tiết: Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế bằng gỗ 3100
5 Hoạt động thiết kế chuyên dụng 7410
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan
Chi tiết: - Thiết kế kiến trúc công trình; - Khảo sát trắc địa công trình xây dựng; - Thiết kế công trình hạ tầng kỹ thuật; - Giám sát thi công xây dựng
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu Chi tiết: Xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá
(Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu công ty AMI)
3.1.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức của Công ty được thể hiện một cách chuyên nghiệp với cơ cấu tổ chức các phòng ban cũng như phân chia trách nhiệm công việc ở các phòng ban rõ ràng và linh hoạt Sự phối hợp chặt chẽ giữa khối khối văn phòng và khối sản xuất giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả nhất
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH AMI FURNITURE
(Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty TNHH AMI FURNITURE)
3.1.1.5 Nguồn lực của công ty
Nhân lực là một trong những yếu tố đóng góp cho sự thành công của Công ty TNHH AMI FURNITURE trong suốt những năm qua Tính đến cuối năm 2023, Công ty TNHH AMI FURNITURE hiện đang có 2206 nhân sự bao gồm người lao động làm việc tại các phòng ban chức năng và nhà máy Cơ cấu nguồn lao động của Công ty được phân chia như sau:
Phân xưởng cưa, xẻ, bào
Phân xưởng lắp ráp, tạo hình
Phân xưởng đóng gói, in bao bì
Phòng dự án, chiến lược
Phòng tiếp thị và truyền thông
Phòng thiết kế sản phẩm
Phòng tuyển dụng, đào tạo
Phòng hiệu suất , quyền lợi
Phòng hành chính nhân sự
Phòng kế toán - tài chính Ban giám đốc điều hành
Bảng 3.3: Cơ cấu lao động của công ty TNHH AMI FURNITURE năm 2023
TIÊU CHÍ SỐ LƯỢNG TỶ LỆ
I Theo trình độ chuyên môn
Trình độ Đại học và trên Đại học 251 11.39%
Trình độ cao đẳng, trung cấp 198 8.98%
II Phân theo độ tuổi
III Phân theo giới tính
IV Phân theo vùng miền
Lao động ngoài địa phương 528 23.93%
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty AMI FURNITURE)
Về giới tính, nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy rằng lao động nam đều chiếm số đông hơn lao động nữ rât nhiều Trong một số ngành công nghiệp như ngành sản xuất nội thất bằng gỗ, có sự phân chia giới tính khá rõ ràng, vì các công việc trong xưởng đồ gỗ yêu cầu nhiều sức mạnh vật lý như đẽo, cắt, gọt, bào và gia công gỗ do đó lao động nam khá được ưu tiên
Về độ tuổi lao động, số lượng nhân viên trên 40 tuổi chiếm tỷ lệ rất thấp (không quá 10%), số lượng nhân viên dưới 40 tuổi luôn chiếm từ 90% trở lên Điều này cho thấy công ty rất chú trọng đến tuổi tác của nhân viên vì những nhân viên trẻ tuổi họ thường năng động, dễ dàng cập nhật những xu hướng mới trong công việc kinh doanh và công nghệ; có khả năng cống hiến năng lực tốt nhất cho công ty
Về trình độ lao động, lao động có trình độ học vấn khác nhau, từ những người không có bằng cấp chuyên ngành đến những người có bằng cấp liên quan đến ngành gỗ như kỹ thuật gỗ, thiết kế nội thất hoặc quản lý sản xuất Sự đa dạng trong trình độ lao động là điều tự nhiên và tạo ra sự phong phú trong nguồn nhân lực của ngành sản xuất nội thất gỗ
Về các phòng ban, phòng kinh doanh có số lượng nhân viên chiếm nhiều nhất, tiếp đó là đến phòng kĩ thuật bởi đây là 2 phòng đóng vai trò trụ cột trong công ty Những phòng ban khác, số lượng nhân viên trong khoảng từ 10 - 20 người nhằm hỗ trợ, liên kết các phòng ban với nhau, đảm bảo công việc được diễn ra một cách trôi chảy
3.1.1.6 Cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty
Về xưởng sản xuất máy sản xuất và gia công, công ty luôn chú trọng đầu tư cơ sở vật chất an toàn lao động và dây chuyền sản xuất tiên tiến, ứng dụng công nghệ hiện đại từ các nước phát triển
Nhà máy AMI FURNITURE là nhà máy sản xuất nội thất bằng gỗ thuộc top ở Bình Dương Nhà máy được đầu tư đồng bộ và hiện đại theo tiêu chuẩn Quốc tế Tổng diện tích hệ thống kho bãi, nhà xưởng của công ty rộng 40.000m2 chứa tất cả
10 phân xưởng sản xuất Mỗi đồ gỗ tại AMI đều được sản xuất tại nhà máy, từ bước đầu tiên là cắt một miếng gỗ thành các bộ phận khác nhau cho đến chà nhám bề mặt, lắp ráp hoàn thiện sản phẩm và đóng gói đều được hoàn thiện tại đây Với tất cả quy trình sản xuất được giới hạn trong nhà máy, giúp công ty có thể kiểm soát hoàn toàn chất lượng của sản phẩm
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE
gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE
3.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trên cơ sở hợp đồng hai bên đã đàm phán và ký kết, bộ phận kinh doanh của Công ty TNHH AMI FURNITURE tiến hành công việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu Đây là một hoạt động đặc biệt quan trọng, nó là nền tảng giúp quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu được vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao
Thứ nhất , chuẩn bị lập kế hoạch: từng nhân viên phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm nghiên cứu phân tích nội dung những điều khoản đã ký kết trong hợp đồng xuất khẩu với khách hàng của mình Theo hợp đồng xuất khẩu thì những nội dung cần phân tích và chuẩn bị bao gồm các điều khoản: hàng hóa, phương tiện vận tải, phương thức thanh toán, giao hàng
Bên cạnh hợp đồng xuất khẩu, phòng kinh doanh cũng tiến hành phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nội thất gỗ bao gồm:
- Các quy định về xuất khẩu đồ gỗ nội thất
- Thủ tục nhập gỗ từ nước ngoài
- Thủ tục xác nhận nguồn gốc gỗ
- Thủ tục hải quan xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang EU
- Các quy định của ngân hàng về quá trình thanh toán
- Biến động tỷ giá hối đoái EUR/VNĐ, USD/VNĐ, USD/VNĐ
- Giá dịch vụ từ các bên thứ ba như dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ vận chuyển
Thứ hai , tiến hành lập kế hoạch: Dựa trên các thông tin đã phân tích, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU Bao gồm một số nội dung chính sau:
Chuẩn bị hàng: Mỗi kế hoạch sẽ xác định rõ mặt hàng xuất khẩu
- Bản vẽ chi tiết sản phẩm (bàn, ghế, giường, tủ…)
- Loại gỗ dùng cho sản phẩm (tần bì, cao su, sồi trắng…)
- Sơn phủ gỗ (PU, Veneer, Melamine…)
- Màu sản phẩm (tự nhiên, óc chó, cherry…)
Kiểm tra hàng: Kế hoạch về thời gian kiểm tra hàng, yêu cầu khi kiểm tra hàng
Thuê phương tiện vận tải: Kế hoạch phù hợp với từng đơn vị vận chuyển Thường công ty thuê vận chuyển qua UPS/DHL/Fedex hoặc thông qua Agent Giao hàng: Gồm thời gian, địa điểm giao hàng
Thanh toán: Thanh toán qua agent, paypal, onepay hoặc thanh toán trực tiếp vào tài khoản công ty
Kế hoạch thuê ngoài làm thủ tục hải quan và các dịch vụ khác
Thứ ba , trình duyệt kế hoạch Sau khi nhân viên Kinh doanh hoàn thành kế hoạch, kế hoạch sẽ được gửi cho Trưởng phòng hoặc Giám đốc văn phòng để được phê duyệt hoặc đóng góp ý kiến trước khi tiến hành thực hiện
3.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.3.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu
Công ty sẽ căn cứ vào khoản 1, khoản 2 điều 8 Thông tư 88/2011/TTBNNPTNT ngày 28/12/2011 quy định Xuất khẩu theo điều kiện hoặc theo giấy phép Sản phẩm làm từ gỗ thuộc Nhóm IA là tang vật xử lý tịch thu theo quy định hiện hành của Nhà nước; Nhóm IIA quy định tại Nghị định số 32/2006/NĐ-CP chỉ được phép xuất khẩu ở dạng sản phẩm đồ mộc hoàn chỉnh Khi xuất khẩu, thương nhân kê khai hàng hoá với cơ quan Hải quan về số lượng, chủng loại, và chịu trách nhiệm về nguồn gốc gỗ hợp pháp, không phải xin phép
Sản phẩm làm từ gỗ quy định tại Phụ lục II của CITES, khi xuất khẩu phải có giấy phép do Cơ quan quản lý CITES Việt Nam cấp Do đó, Công ty xuất khẩu sản phẩm đồ mộc hoàn chỉnh là đồ gỗ nội thất nên phải căn cứ vào Danh mục thực vật rừng, động vật rừng nguy cấp, quý, hiếm Ban hành kèm theo Nghị định số 32/2006/NĐ-CP ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Chính phủ để kiểm tra xem mặt hàng gỗ sử dụng thuộc Nhóm nào để thực hiện theo đúng quy định
Tuy nhiên hầu hết các sản phẩm của công ty đều được làm từ gỗ thuộc Nhóm IIA quy định tại Nghị định số 32/2006/NĐ-CP nên chỉ cần kê khai khai hàng hoá với cơ quan Hải quan về số lượng, chủng loại, và chịu trách nhiệm về nguồn gốc gỗ hợp pháp, không phải xin phép vì vậy mà bước xin giấy phép của công ty không gặp nhiều khó khăn
Sau khi hợp đồng được ký kết, dựa tên số lượng mà hai bên đã thỏa thuận, công ty sẽ tiến hành thu mua nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất Vì công ty là công ty sản xuất, nên để có thể chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, công ty cần tiến hành thu mua nguyên vật liệu Việc tiến hành thu mua nguyên vật liệu được tiến hành theo hai hình thức: nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài hoặc thu mua từ các đơn vị sản xuất trong nước Giám đốc xưởng sẽ lên kế hoạch thu mua - nhập khẩu nguyên vật liệu, điều này yêu cầu các phòng ban sẽ phải theo dõi thường xuyên, cập nhật tiến độ sản xuất để có thể xác định được số liệu nhập kho, tồn kho Khi đã nắm bắt được các số liệu này thì việc lên kế hoạch sẽ cụ thể và chính xác hơn
Gỗ nội địa Gỗ nhập khẩu
Biểu đồ 3.1: Số gỗ công ty AMI thu mua từ nước ngoài và trong nước để sản xuất và xuất khẩu nội thất vào thị trường EU trong giai đoạn 2021 – 2023
(Đơn vị: m3) (Nguồn: Phòng kế toán xưởng của công ty AMI giai đoạn 2021 – 2023)
Trên thực tế thì nguồn nguyên liệu gỗ của công ty chủ yếu được nhập khẩu từ các nước như Canada và Bắc Mỹ qua các công ty, đại lý nhập khẩu gỗ tại Việt Nam vì nhiều loại gỗ quý mang tính thẩm mỹ cao phù hợp với thị hiếu EU như tần bì và sồi trắng ở trong nước không đủ để đáp ứng nhu cầu của các đơn hàng Còn gỗ nội địa công ty thường mua các loại gỗ như cao su, keo, ván ép
Công ty sẽ nhập thường xuyên của công ty TNHH TigerWood do vị trí thuận tiện, cùng đặt tại Thành phố Tân Uyên, tỉnh Bình Dương TigerWood là đại diện của các nhà cung cấp gỗ lớn tại Mỹ và Đan Mạch Ngoài ra, sản phẩm gỗ của công ty cũng đạt các tiêu chuẩn, quy định xuất khẩu vào thị trường Mỹ và Châu Âu như ISO 1400, ISO 14001, các quy định của REACH, CITES cùng các chứng nhận FSC và PEFC Bên cạnh gỗ thì công ty cũng thu mua một số nguyên vật liệu khác như sơn phủ, đệm, da bọc ghế, tay cầm (tủ) hoặc chân đỡ (ghế, bàn) bằng sắt…
Sau khi đã tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu thì công ty sẽ triển khai đến công đoạn sản xuất Hiện nhà máy của công ty đang đặt tại địa chỉ: Tổ 4, Tân Phước Khánh, thành phố Tân Uyên, tỉnh Bình Dương
Hình 3.2 Phân xưởng sản xuất nội thất của công ty AMI FURNITURE
(Nguồn: Profile của công ty TNHH AMI FURNITURE)
Từng phân xưởng sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau Phòng sản xuất sẽ dựa vào mẫu được yêu cầu để chuẩn bị vật tư cũng như truyền đạt đến công nhân trong phân xưởng sao cho đảm bảo thực hiện đúng như các nội dung theo yêu cầu về màu sắc, kích thước…
Giai đoạn 1: Nhận ý tưởng và thiết kế bản vẽ cho sản phẩm theo mong muốn khách hàng
Hình 3.3 Một phần bản vẽ thiết kế sản phẩm giường “Queen” cho đơn hàng sang Đức của công ty AMI
(Nguồn: Bản vẽ thiết kế thuộc dữ liệu phòng kĩ thuật công ty AMI)
Giai đoạn 2: Cắt phôi liệu để tạo ra các chi tiết nhỏ bằng máy cưa bàn trượt Giai đoạn 3: Dán chỉ nẹp cho các chi tiết
Giai đoạn 4: Khoan để tạo liên kết cho các chi tiết
Giai đoạn 5: Khoan tạo bản lề
Giai đoạn 6: Lắp ráp, hoàn thiện sản phẩm
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE
gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE
Trong những năm vừa qua, công ty TNHH AMI FURNITURE đã đạt được nhiều thành công và gia tăng số lượng hợp đồng xuất khẩu qua từng năm Công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao, các nhân viên luôn cố gắng đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được diễn ra một cách chính xác quy trình nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất Các bước lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, giám sát & điều hành hợp đồng xuất khẩu đều được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, tuân theo đúng yêu cầu của hợp đồng Trong đó cần kể đến một vài thành công nổi bật như:
3.4.1.1 Công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU
Kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu luôn được chủ động thực hiện trước khi triển khai thực hiện hợp đồng Kế hoạch thường khá đầy đủ các bước thực hiện và có dự trù những rủi ro có thể xảy ra Trong quá trình thực hiện hợp đồng thì các phương án thực hiện hợp đồng xuất khẩu chưa từng phát sinh những vấn đề quá lớn gây ảnh hưởng nặng nề tới uy tín, doanh thu của công ty
3.4.1.2 Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: Xưởng sản xuất luôn đẩy mạnh công đoạn thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo hàng hóa trong khô nguyên liệu luôn sẵn để làm Thêm vào đó, các nguyên vật liệu phụ khác để hỗ trợ quá trình sản xuất như đệm, sơn phủ, đồ trang trí bằng sắt để gắn vào đồ gỗ cũng được công ty nhập khẩu với số lượng lớn đảm bảo chất lượng cũng như giá cả cạnh tranh, giảm bớt chi phí nguyên vật liệu đầu vào
Trong nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa: Hàng hóa được kiểm tra một cách kĩ lưỡng trước khi tiến hành giao cho người nhập khẩu Hầu hết các hợp đồng xuất khẩu được hoàn thành một cách tốt đẹp, người nhập khẩu đều nhận được hàng hóa như đã ký kết trong hợp đồng và ít khi có khiếu nại về chất lượng
Quy trình thuê phương tiện vận tải và làm thủ tục hải quan: Được thuê ngoài thông qua hãng Pentiger giúp công ty tiết kiệm thời gian tìm phương tiện vận tải phù hợp, không cần đợi đủ container để xuất khẩu, có thể giao hàng nhanh chóng Bên cạnh đó, với kinh nghiệm và mạng lưới hoạt động Pentiger trong khai báo hải quan giúp cho việc thông quan mặt hàng đồ gỗ nội thất vào thị trường EU một cách dễ dàng, tránh được những thủ tục không cần thiết
Trong nghiệp vụ khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty thường ít khi xảy ra các vấn đề về khiếu nại Và trong số đó, chưa bất kỳ vụ việc khiếu nại nào phải giải quyết bằng con đường toà án Với một số trường hợp khiếu nại, công ty luôn lựa chọn cách thức thương lượng, hòa giải với các bên nhằm giữ mối quan hệ tốt đẹp chung và hạn chế các chi phí phát sinh không đáng
3.4.1.3 Công tác giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu tóc sang EU
Về nghiệp vụ giám sát: Việc giám sát bao trùm lên tất cả các bước thực hiện hợp đồng Hầu hết công tác giám sát đạt mức khá vì đã được lên kế hoạch trước và được tiến hành đồng thời trong quá trình thực hiện Mỗi nhân viên kinh doanh của công ty TNHH AMI FURNITURE luôn theo sát tiến độ hàng hoá để cập nhật thông tin đầy đủ, chi tiết, thường xuyên tới khách hàng
Về nghiệp vụ điều hành: Hoạt động xuất khẩu kinh doanh của công ty cũng có được hiệu suất cao do có các phòng ban riêng, liên kết với nhau tạo thành một chuỗi hoạt động hiệu quả, nhanh chóng Sự theo dõi, chỉ đạo, điều hành sát sao của giám đốc, trưởng phòng kinh doanh trong hợp đồng xuất khẩu giúp hoạt động xuất khẩu trở nên có hiệu quả hơn, các phát sinh trong quá trình xuất đều được giải quyết nhanh chóng và có hiệu quả AMI luôn gắn lợi ích của mình cùng với lợi ích của đối tác nên tỷ lệ quay lại ký kết hợp đồng với các đối tác chiếm tỷ lệ lớn so với khách hàng mới
Từ khi được thành lập cho đến hiện tại, công ty đã có sự phát triển nhanh chóng, từ một xưởng gỗ nhỏ đã trở thành công ty xuất khẩu đồ gỗ có uy tín, trở thành nhà cung cấp quen thuộc trong và ngoài nước
Những thành tựu mà Công ty TNHH AMI FURNITURE đạt được trong những năm qua là điều không thể phủ nhận song bên cạnh những thành tựu đạt được thì công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế ảnh hưởng tới tính hiệu quả của hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu như sau:
3.4.2.1 Khâu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Việc lập kế hoạch đôi khi còn chưa hợp lý về mặt thời gian, thời gian quá ngắn để có thể sản xuất đủ số lượng hàng như khách yêu cầu dẫn đến trường hợp thương lượng lại với đối tác, hẹn lùi ngày giao hàng Hệ quả là sẽ khiến đối tác không hài lòng vì ảnh hưởng đến việc bán hàng, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của họ
3.4.2.2 Khâu tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trong nghiệp vụ chuẩn bị hàng hoá
Vẫn xảy ra tình trạng bị đứt gãy chuỗi sản xuất, việc sản xuất bị gián đoạn, trì hoãn do thiếu nguồn nguyên liệu đầu vào Hiện nay, EU rất nghiêm ngặt đối với nguồn gốc gỗ của sản phẩm nội thất xuất khẩu Ngoài mua hàng từ các nhà cung cấp hiện tại, công ty cũng khó khăn trong tìm nhà cung cấp mới một phần do nguyên liệu gỗ cần có nguồn gốc rõ ràng đặc biệt với các loại gỗ đẹp như tần bì, sồi trắng Những loại gỗ này trong nước ít, khi nhập số lượng lớn cần nhập nhiều của nước ngoài, thời gian vận chuyển lâu gây ra hạn chế trong việc chuẩn bị hàng hoá
Trong nghiệp vụ thông quan và giao hàng
Công ty AMI đôi khi sẽ khó khăn trong việc giám sát cũng như quản lý quá trình thông quan và vận chuyển Vì công ty không trực tiếp làm khai báo cũng như vận chuyển container hàng đến bãi và giao cho bên vận tải nên khó kiểm soát được chính xác tình hình Nhiều trường hợp trong quá trình vận chuyển và thông quan, có nguy cơ mất mát thông tin hoặc vi phạm bảo mật gây thiệt hại đáng kể cho công ty và khách hàng
Trong nghiệp vụ làm thanh toán
Khi khách hàng thanh toán bằng Bankstranfer, PayPal hay xảy ra tình trạng chậm trễ trong quá trình nhận tiền Khi khách hàng chuyển khoản từ EU cho công ty, thường sẽ mất 1 - 3 ngày để công ty có thể nhận tiền tuy nhiên có những trường hợp tiền bị giữ lại ngân hàng và phải mất một thời gian rất dài phía công ty mới nhận được tiền Việc chậm trễ trong thanh toán này đã ảnh hưởng không nhỏ tới thời gian nhận hàng của khách hàng bởi phía công ty sẽ chỉ sản xuất hàng khi nhận được tiền cọc từ khách hàng
3.4.2.3 Khâu giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu
Các nhân viên giám sát mới, dù có kiến thức về quy trình giám sát xuất khẩu nhưng còn yếu kinh nghiệm nên rất khó tránh khỏi sai sót Có trường hợp xuất khẩu lô hàng qua Đức năm 2021, công ty đã thuê dịch vụ hun trùng nhưng khi đến hải quan nước nhập khẩu, lô hàng bị giữ lại do hun trùng không đảm bảo chất lượng phải hun trùng lại khiến phát sinh chi phí Trong thời gian hun trùng đã có sự giám sát bởi nhân viên AMI nhưng hiểu biết về thuốc cần dùng cho lô hàng đi Đức còn hạn hẹp do chưa có kinh nghiệm nên công ty hun trùng dùng thuốc không đạt chuẩn cũng chưa thể phát hiện ra
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU ĐỒ GỖ NỘI THẤT SANG THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY
Định hướng phát triển của Công ty TNHH AMI FURNITURE
4.1.1 Dự báo triển vọng thị trường đồ gỗ nội thất của EU
Thị trường đồ gỗ nội thất của Liên minh châu Âu (EU) có tiềm năng phát triển và được coi là một thị trường cực kỳ triển vọng trong các năm tiếp theo Dựa vào số liệu từ Trung tâm Thông tin Công nghiệp và Thương mại, Bộ Công thương, sau 2 tháng đầu năm 2024, kim ngạch xuất khẩu đồ nội thất phòng ngủ của Việt Nam đạt 296 triệu USD, tăng 61,2% so với năm 2023 Điều này là rất tích cực, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế thế giới khó đoán định và nhu cầu hàng hóa tại nhiều thị trường lớn giảm sút
Doanh nghiệp trong nước cũng tận dụng được lợi thế từ các hiệp định thương mại tự do, như Hiệp định Thương mại tự do giữa EU và Việt Nam (EVFTA) Theo số liệu từ Tổng cục Hải quan, kim ngạch xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ tới thị trường EU trong 2 tháng đầu năm 2024 đạt 106 triệu USD, tăng 36,1% so với cùng kỳ năm 2023
Xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ tới thị trường này giảm đáng kể trong năm 2023 do nhu cầu của khối chịu ảnh hưởng bởi tác động của lạm phát, chính sách tiền tệ thắt chặt và nhiều yếu tố khách quan đã kìm hãm sự tăng trưởng trên toàn EU Dù vậy, thị trường này đang có xu hướng phục hồi nhanh, nhất là phân khúc đồ nội thất bằng gỗ Ngay trong tháng 1/2024, nhóm mặt hàng này chiếm tới 73,5% tổng kim ngạch xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ sang EU, đạt 52,8 triệu USD, tăng 66,9% so với tháng 1/2023
Mặt khác, đồ gỗ xuất khẩu của Việt Nam vào EU hiện đang hưởng thuế GSP với mức thuế suất chủ yếu là 0% (một số mã hàng chịu thuế 2,1%) đã giúp Việt Nam có một lợi thế nhất định khi chen chân vào thị trường EU so với Trung Quốc, Indonesia, Brazil, Malaysia , do các nước này không được hưởng GSP Tuy nhiên so với tổng lượng nhập khẩu và tiêu dùng của EU thì mức xuất khẩu của Việt Nam còn khiêm tốn và chưa phản ánh đúng tiềm năng
Dựa vào dự báo của EU và của Việt Nam, xuất khẩu đồ gỗ của Việt Nam vào thị trường EU vẫn sẽ tiếp tục tăng, tối thiểu 10%/năm Đây là một thị trường có nhiều thách thức nhưng cũng cực kì triển vọng đối với nước Việt Nam ta trong tương lai
4.1.2 Định hướng phát triển chung của công ty TNHH AMI FURNITURE
Trên tinh thần phát triển chung của cả tập thể, phát huy những thành tựu đã đạt được trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như căn cứ vào tình hình thực tế của công ty và các yếu tố chủ quan, khách quan, một số mục tiêu được công ty đề ra như sau:
- Đẩy mạnh ký kết hợp đồng xuất khẩu với những phương thức thanh toán hợp lý, giảm rủi ro Công ty sẽ cố gắng cải thiện kĩ năng đàm phán để có được điều kiện thanh toán kết hợp TT trước 40%, 60% còn lại bắt đầu sử dụng hình thức thanh toán L/C trả ngay, không hủy ngang trong hợp đồng Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, chịu được một phần chi phí sản xuất trong các trường hợp đặt xong không nhận, lừa đảo, mạo danh
- Mở thêm nhà máy sản xuất tại miền Bắc, dự kiến đặt tại Thanh Hoá, Phú Thọ Giúp đối tác khách hàng nước ngoài khi đi công tác tại Việt Nam dù Bắc hay Nam đều có thể qua nhà máy để tham quan dây chuyển sản xuất và chiêm ngưỡng các sản phẩm mẫu của AMI
- Đảm bảo được nguồn cung đầu vào cũng như đầu ra giúp đáp ứng được các yêu cầu khắt khe từ thị trường các đối tác nước ngoài: Nguồn gốc, chất lượng tốt, số lượng và giá cả ổn định Hiện thị trường Mỹ và EU là hai thị trường cực kỳ khó tính về chất lượng cũng như đầu vào của nguyên vật liệu
- Thị trường ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh, muốn tồn tại thì bản thân công ty phải tìm được những lợi thế cạnh tranh cho riêng mình AMI tạo ra sự khác biệt so với đối thủ bằng việc dịch vụ chăm khách hàng trước, trong và sau các đơn hàng tốt nhất có thể Ngoài ra, AMI luôn đặt xứ mệnh xanh, bảo vệ môi trường, cây trồng lên hàng đầu Quyết không sử dụng gỗ từ rừng tự nhiên
- Ngoài ra, công ty tiếp tục đẩy mạnh nâng cao trình độ nguồn nhân lực bằng việc đào tạo thêm chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ, đặc biệt là Tiếng Anh, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn cho bộ phận kinh doanh – bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng Rào cản ngôn ngữ giảm cũng sẽ tạo độ uy tín đối với khách hàng khi tham gia vào quá trình đàm phán
4.1.3 Định hướng phát triển hoạt động xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của công ty TNHH AMI FURNITURE
Hoạt động xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của công ty TNHH AMI FURNITURE luôn được coi là mục tiêu cốt cán để đưa doanh nghiệp phát triển lên một tầm cao mới Kế hoạch phát triển lâu dài của công ty trong 20 năm tới đối với xuất đồ nội thất gỗ gồm:
- Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường
Nắm bắt thông tin về thị trường đồ gỗ nội thất của EU là điều cần thiết Tìm hiểu về xu hướng mua sắm, nhu cầu của khách hàng, quy định nhập khẩu và các yêu cầu về chất lượng và an toàn Công ty có thể tìm hiểu thông qua các nguồn thông tin trực tuyến, tham gia triển lãm và hội chợ thương mại, hoặc hợp tác với các đối tác địa phương trong EU
- Xây dựng mạng lưới phân phối
Tìm kiếm đối tác phân phối đáng tin cậy trong EU để tiếp cận khách hàng mục tiêu Công ty có thể tìm hiểu và thiết lập mối quan hệ với các nhà bán lẻ, nhà phân phối, hay đại lý địa phương Đồng thời, công ty cũng có thể xem xét việc mở rộng kênh bán hàng trực tuyến để tiếp cận khách hàng trực tiếp và tăng cường sự hiện diện trực tuyến
- Đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy định Đồ gỗ nội thất xuất khẩu sang EU phải tuân thủ các quy định về chất lượng, an toàn và bền vững Công ty cần đảm bảo rằng quy trình sản xuất và vật liệu sử dụng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và môi trường của EU Đồng thời, công ty cần có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn của EU
- Chú trọng dịch vụ hậu mãi
Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của công ty TNHH AMI FURNITURE
4.2.1 Đối với công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần tiến hành lên kế hoạch kịp thời ở từng khâu, từng giai đoạn cụ thể trong quy trình thực hiện hợp đồng, xây dựng sợi dây liên kết hợp lý, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu bộ phận như chuẩn bị nguyên liệu, chuẩn bị bao bì đóng gói, nhân viên vận chuyển, giao hàng, thanh toán…
- Đào tạo và phát triển chương trình cho nhân viên trẻ Chương trình này nên tập trung vào việc nắm vững quy trình xuất khẩu, quy định EU, và các yêu cầu của các cơ quan chính phủ và tổ chức quốc tế Đó có thể bao gồm các khóa học về xuất khẩu, hải quan, quản lý rủi ro tài chính, và quản lý quy trình
- Công ty cần nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thực hiện hợp đồng Trong quá trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, người lập kế hoạch phải nắm bắt nhanh nhạy tình hình hoạt động của đối tác, những biến động về giá cả, thị trường xuất khẩu Công ty có thể triển khai ứng dụng kết hợp giữa hệ thống thông tin – tự động hóa – trí tuệ nhân tạo trong việc phân tích lên kế hoạch thực hiện hợp đồng từ khâu thu mua tới khâu vận chuyển cho người nhập khẩu để đạt được kết quả tốt nhất
Từ những giải pháp trên có thể giúp người lập kế hoạch được trau dồi thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm giúp họ có khả năng nắm vững quy trình sản xuất cũng như xuất khẩu Giảm thiểu sai xót, tăng tính nhạy bén trong giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như quản trị rủi ro tốt hơn Kết hợp với nâng cấp công nghệ, trang thiết bị tiên tiến, người lập kế hoạch có thể tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận thực hiện hợp đồng để lên kế hoạch kịp thời và chính xác
4.2.2 Đối với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
4.2.2.1 Vấn đề chuẩn bị hàng hoá chậm trễ
- Thay vì phụ thuộc vào một nguồn cung cấp gỗ duy nhất, công ty nên tìm hiểu và xây dựng mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp gỗ đáng tin cậy Cần kiểm tra chi tiết các giấy tờ chứng nhận nguồn gốc gỗ cần thiết tại các cơ sở đại lý gỗ Điều này giúp đảm bảo rằng công ty có khả năng chuyển đổi nguồn cung cấp khi cần thiết và giảm thiểu rủi ro do mất mát nguồn cung
- Ký kết hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp gỗ có thể giúp công ty đảm bảo nguồn cung cấp ổn định trong một khoảng thời gian dài Hợp đồng này nên bao gồm các điều khoản về chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng để đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng
- Công ty có thể tạo dự trữ nguyên liệu gỗ để đối phó với tình huống thiếu hụt ngắn hạn Tuy nhiên, việc này đòi hỏi công ty phải có khả năng lưu trữ an toàn và duy trì chất lượng của nguyên liệu gỗ trong thời gian dài trong môi trường lý tưởng
- Ngoài ra, đối với các loại gỗ hiếm ít, mỗi lần mua chỉ được số lượng có hạn theo đợt mùa, công ty có thể xem xét việc thiết lập quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp khác trong ngành để chia sẻ nguồn cung cấp gỗ và tạo ra sự phụ thuộc lẫn nhau Tiếp đó, công ty có thể áp dụng phương pháp quản lý tồn kho thông qua hình thức vận chuyển milkrun, được minh họa cụ thể như sau: Chuyến xe gom gỗ từ nhiều địa điểm/ công ty đối tác khác nhau theo thời gian và số lượng đã được định trước, sau đó chuyển về nhà máy và đưa thẳng vào trong dây chuyền sản xuất, cắt ghép ngay, giảm thời gian, diện tích lưu kho Điều này có thể giúp giảm bớt áp lực và tăng khả năng ổn định của chuỗi cung ứng
4.2.2.2 Vấn đề thông quan và giao hàng
- Công ty cần xem xét việc xây dựng một bộ phận riêng chuyên trách về quản lý quá trình và giám sát cho quá trình thông quan và vận chuyển Điều này giúp tăng cường kiểm soát và quản lý trực tiếp, đồng thời giảm phụ thuộc vào dịch vụ của bên ngoài
- Nhân viên bộ phận kinh doanh cần trau dồi thêm kiến thức về giám sát, quản lý quá trình thông quan và vận chuyển Dù thuê ngoài nhưng nhân viên của doanh nghiệp xuất khẩu cũng nên kiểm tra phần mềm quản lý chuỗi cung ứng của công ty giao nhận để theo dõi tiến độ, quản lý thông tin giúp nắm bắt đơn hàng rõ ràng để cập nhập cho đối tác cũng như xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh
4.2.2.3 Vấn đề thanh toán quốc tế chậm trễ
- Đa dạng phương tiện thanh toán, theo đó, thay vì chỉ dùng T/T (Bank Transfer) hoặc PayPal, công ty có thể xem xét sử dụng thêm nhiều phương tiện thanh toán khác như thư tín dụng (LC), hối phiếu quốc tế (International Money Order), hoặc các dịch vụ thanh toán quốc tế trực tuyến khác Việc lựa chọn phương tiện thanh toán thích hợp có thể giảm thiểu thời gian chậm trễ cũng như rủi ro với các trường hợp sản xuất xong nhưng khách không muốn lấy hàng
- Thiết lập mối quan hệ mạnh mẽ với ngân hàng và tổ chức tài chính có kinh nghiệm trong việc thực hiện thanh toán quốc tế Họ có thể cung cấp lời khuyên và hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề chậm trễ Ngoài ra, công ty nên sử dụng các ngân hàng có chi nhánh ở cả Việt Nam và nước nhập khẩu giảm rủi ro và có nhiều ưu đãi hơn
4.2.3 Đối với công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu
4.2.3.1 Về giám sát thực hiện
- Công ty cần tăng cường đào tạo cho đội ngũ nhân viên, đặc biệt là phòng Kinh doanh, với mục tiêu nâng cao kiến thức và kỹ năng về xuất nhập khẩu, quản lý hợp đồng quốc tế và thị trường EU (quy định, luật lệ, giấy phép) Tạo điều kiện cho nhân viên mới và cũ tham gia các khóa học, buổi đào tạo, vấn đề phát sinh thực tế để tích luỹ kinh nghiệm, từ đó nâng cao khả năng giải quyết vấn đề trong quá trình giám sát thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Luôn đảm bảo giữ liên lạc với khách hàng nhập khẩu và các đơn vị cung ứng dịch vụ giao nhận để cập nhật kịp thời tiến độ thực hiện, dự tính trước những rủi ro, các tình huống phát sinh để có kế hoạch xử lý Từ đó thiết lập hệ thống cảnh báo sớm, tăng cường khả năng phản ứng kịp thời với các tình huống phát sinh
- Ứng dụng các phần mềm, hệ thống giám sát thực hiện hợp đồng thông qua máy tính, hệ thống bảng biểu, phiếu giám sát, phần mềm quản lý nội bộ để các cá nhân, phòng ban trong công ty đều nắm được thông tin để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời
Các kiến nghị nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của công ty TNHH AMI FURNITURE
4.3.1 Kiến nghị với Tổng Cục Hải quan
Mặc dù đã có nhiều cố gắng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu có thể thực hiện hoạt động của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả, tuy nhiên, hệ thống chính sách xuất khẩu của Việt Nam còn nhiều bất cập Vì vậy, để khuyến khích hơn nữa hoạt động xuất khẩu, Tổng Cục Hải quan cần xem xét đơn giản hóa, công khai hóa và hiện đại hóa thủ tục hải quan Tiếp tục hoàn thiện các biện pháp mới của ngành như: phân loại hàng hóa, quy chế xác nhận thực xuất, quy chế khai một lần, đăng ký tờ khai điện tử
Bên cạnh đó, cần phân cấp sâu hơn quyền ký tờ khai Khai báo hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu Một vấn đề hết sức quan trọng nữa là cần có chính sách khuyến khích và đào tạo thêm kiến thức nghiệp vụ cho cán bộ Hải quan để từng bước tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ hải quan của Việt Nam
Hiện nay, một bộ phận không nhỏ cán bộ trong các cơ quan chức năng vẫn có những hành vi gây khó, nhũng nhiễu doanh nghiệp xuất nhập khẩu, gây tiêu cực trong công tác kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục xuất khẩu Vì vậy Tổng Cục Hải quan cần phải có các biện pháp tích cực hơn nữa để đẩy lùi những tiêu cực này Đồng thời phải chấn chỉnh các cơ quan quản lý để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu cũng là một vấn đề hết sức cấp bách, cần phải đặt lên hàng đầu
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu cũng cần được quan tâm và nâng cấp để đảm bảo cho việc truyền – nhận dữ liệu, xử lý nhanh chóng, thông suốt Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan như kho bạc Nhà nước, cơ quan thuế, ngân hàng thương mại để tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích doanh nghiệp tham gia nộp thuế điện tử, triển khai có hiệu quả Hệ thống một cửa quốc gia và Hệ thống giám sát tự động
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước
Về hệ thống quản lý và pháp luật
Cơ quan nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về quản lý hoạt động xuất nhập khẩu để phù hợp với thực tế hiện tại và tuân thủ các cam kết quốc tế Các văn bản quy phạm pháp luật cần được xây dựng thống nhất với nhau Việc các văn bản này được cập nhật sẽ làm giảm bớt các thủ tục khi xuất khẩu hàng hóa, từ đó mà việc xuất khẩu hàng hóa cũng diễn ra thuận lợi hơn Thêm vào đó, cơ quan nhà nước cũng cần đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính, kiến tạo môi trường kinh doanh, đầu tư thuận lợi, thông thoáng, minh bạch cho người dân và doanh nghiệp, đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật cần được xây dựng thống nhất với nhau
Ngoài ra, Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ đặc biệt bằng lãi suất vay ưu đãi hoặc thành lập quỹ hỗ trợ xuất khẩu nhằm giúp các doanh nghiệp có tiềm năng và cơ hội phát triển xuất khẩu nhưng không có điều kiện tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng do không có tài sản thế chấp thì sẽ đứng ra bảo lãnh các khoản vay, cung cấp các khoản tín dụng để doanh nghiệp đưa hàng ra nước ngoài bằng hình thức ký gửi, bán hàng trả chậm, tham gia hội chợ thương mại, Biện pháp này sẽ góp phần tháo gỡ khó khăn về vốn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng đầu tư nhằm nâng cao năng lực sản xuất, tăng sức cạnh tranh trên thị trường
Về quan hệ và thương mại quốc tế
Chính phủ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng mối quan hệ bằng cách cung cấp thông tin và cơ hội để kết nối với các đối tác tiềm năng tại thị trường EU, thông qua các hoạt động networking, giao lưu thương mại Ngoài ra cũng cần hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo điều kiện và cơ hội để doanh nghiệp có thể hợp tác, tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp, hoặc khách hàng tại thị trường EU thông qua các chương trình liên kết, giao dịch trực tuyến, hoặc cơ hội kết nối trực tiếp
Chính phủ có thể tăng cường việc tham gia vào các thỏa thuận thương mại với các khu vực hoặc quốc gia khác, chẳng hạn như việc thương lượng các hiệp định thương mại với Liên minh Châu Âu (EU) để giảm rào cản thương mại và thuế nhập khẩu đối với ngành gỗ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng thương mại quốc tế, bao gồm việc đặt các quy định và quy tắc rõ ràng để tạo điều kiện công bằng cho các doanh nghiệp tham gia Song song với đó là tăng cường ngoại giao kinh tế, thúc đẩy quan hệ hợp tác thương mại với các quốc gia, đặc biệt là trong khu vực
EU, thông qua việc tổ chức các sự kiện, giao lưu, hội thảo để tạo cơ hội kết nối và giao lưu thương mại Từ đó sẽ giúp tăng uy tín vị thế cho doanh nghiệp xuất khẩu gỗ nói chung và xuất nội thất gỗ AMI nói riêng
4.3.3 Kiến nghị với các ngân hàng thương mại
Các ngân hàng cần đơn giản hoá các thủ tục hành chính và các điều kiện đi kèm trong thủ tục vay vốn để công ty khi có nhu cầu về vốn có thể dễ dàng huy động vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Đồng thời cần phải xác định mức lãi suất vay vốn một cách hợp lý và quản lý các hoạt động cho vay một cách công bằng và hiệu quả giúp giảm thiểu gánh nặng về chi phí lãi vay cho công ty cũng như cho doanh nghiệp
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Công ty TNHH AMI FURNITURE (2021; 2022; 2023), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
2 Công ty TNHH AMI FURNITURE (2021; 2022; 2023), Báo cáo tài chính
3 Công ty TNHH AMI FURNITURE (2021), Báo cáo phòng nhân sự
5 Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương Mại
6 Dương Thị Mến (2015), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không sỉ sang thị trường Brazil của Công ty Cổ phần quốc tế Sơn Hà”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại
7 Luật Thương mại Việt Nam (2005)
8 Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính
9 Nguyễn Thị Tuyền (2017), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của Công ty Cổ phần Tosy robtotics”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại
10 Phan Ngọc Bảo Trâm (2020), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tre, nứa, gỗ cây sang thị trường Trung Quốc của Công ty
Cổ phần Thương mại Xây dựng 5 Hải Phòng”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại
11 Profile công ty AMI FURNITURE
12 Tạ Thị Anh (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bột đá CaCo3 sang thị trường Hàn Quốc của Công ty Cổ phần sản xuất – thương mại Hữu Nghị”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại
13 Trần Thái Hà (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ phần giày Đông Anh”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại
14 Trung tâm WTO và Hội nhập – VCCI (2021), Sổ tay Doanh nghiệp: Tận dụng EVFTA để xuất nhập khẩu hàng hóa giữa Việt Nam và Đức, TRUNG TÂM WTO
VÀ HỘI NHẬP LIÊN ĐOÀN THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM
