Phân tích thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE

Khái quát lý thuyết về hợp đồng thương mại quốc tế 1. Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế

Thông thường đối tượng của hợp đồng TMQT là hàng hóa chuyển qua biên giới của quốc gia, tuy nhiên, nhiều trường hợp hàng hóa không cần qua biên giới quốc gia vẫn được xem là hoạt động mua bán quốc tế như hàng hóa đưa ra, đưa vào khu phi thuế quan, kho bảo thuế, kho ngoại quan. Về nguồn luật điều chỉnh, do hợp đồng thương mại quốc tế có sự tham gia của yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế, trong đó có thể kể đến Hiệp định GATT, GATS của WTO, Công ước Vienna về mua bán hàng hoá quốc tế năm 1980, bộ quy tắc về các điều kiện thương mại quốc tế INCOTERMS….

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Ở bước chuẩn bị lập kế hoạch, bộ phận lập kế hoạch cần thu thập thông tin, phân tích các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hợp đồng như quy định của nhà nước, quy định về thủ tục hải quan, giấy phép xuất khẩu, kiểm tra các loại, các vấn đề về vận chuyển, bảo hiểm..Ngoài ra cũng cần xem xét nguồn lực của doanh nghiệp, đối tác và nội dung các điều khoản trong hợp đồng để đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp. Khi ngân hàng thông báo cho nhà xuất khẩu biết rằng đã thực hiện quá trình thanh toán, tài khoản ký thác (Trust account) đã bắt đầu hoạt động thì nhà xuất khẩu tiến hành giao hàng cho nhà nhập khẩu và nhanh chóng hoàn thành bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của bản ghi nhớ (Memorandum) sau đó xuất trình chứng từ cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Các hoạt động giỏm sỏt đồng bao bao gồm theo dừi khối lượng, chất lượng, bao bỡ hàng húa, quản lý công việc thiết kế phương tiện vận chuyển, chỉ định tàu và thép (nếu hợp yêu cầu), theo dừi lịch giao hàng, mua bảo hiểm, thực hiện thủ tục hải quan, quản lý thanh toán, giải quyết bảo hành, xử lý khiếu nại, và giải quyết tranh chấp. Nội dung của điều hành hợp đồng bao gồm tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng như: thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, giải quyết các khiếu nại và một số nội dung khác như bảo hành, bất khả kháng, bảo lãnh. Nếu tỷ giá hối đoái hiện tại thấp hơn tỷ giá khi ký kết hợp đồng thì nhà xuất khẩu sẽ bị suy giảm lợi nhuận, còn khi tỷ giá hối đoái hiện tại cao hơn lúc ký hợp đồng thì nhà xuất khẩu sẽ được gia tăng lợi nhuận.

Với chiến lược hướng về xuất khẩu mà họ đang thực hiện thì đã có một số chính sách phát triển cụ thể cho từng giai đoạn nhằm khuyến khích các cá nhân, tổ chức kinh tế trong đó đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế.

Kết quả kinh doanh xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của công ty TNHH AMI FURNITURE

Và đặc biệt trong quý 2 năm 2023, doanh nghiệp đã tăng vượt bậc về số lượng xuất khẩu, đây là bước tiến mới trong việc thúc đẩy xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ nội thất và có một chỗ đứng nhất định trên thị trường đồ nội thất thế giới. Bên cạnh đó, nhu cầu xuất khẩu lớn cùng các các ưu đãi thuế quan Việt Nam được hưởng sau khi tham gia các hiệp định song phương và đa phương đã kéo theo kim ngạch xuất khẩu nói chung và sản phẩm nội thất gỗ nói riêng tăng trưởng đáng kể. Có tăng khả quan vào năm 2022 nhưng lại giảm nhẹ vào 2023, có thể thấy tỷ trọng các nước này vẫn còn thấp dù đã có nhiều lợi thế về thuế suất so với các nước cạnh tranh, cho thấy AMI chưa tận dụng hết được các lợi thế sẵn có của bản thân cũng như đất nước.

Hiện tại, Việt Nam đã tham gia ký kết các Hiệp định thương mại tự do cùng với những “tấm vé thông quan”, điều này mang lại lợi thế về thị trường cho các doanh nghiệp sản xuất nói chung và AMI FURNITURE nói riêng.

Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE

Công ty sẽ căn cứ vào khoản 1, khoản 2 điều 8 Thông tư 88/2011/TTBNNPTNT ngày 28/12/2011 quy định Xuất khẩu theo điều kiện hoặc theo giấy phép Sản phẩm làm từ gỗ thuộc Nhóm IA là tang vật xử lý tịch thu theo quy định hiện hành của Nhà nước; Nhóm IIA quy định tại Nghị định số 32/2006/NĐ-CP chỉ được phép xuất khẩu ở dạng sản phẩm đồ mộc hoàn chỉnh. (Đơn vị: m3) (Nguồn: Phòng kế toán xưởng của công ty AMI giai đoạn 2021 – 2023) Trên thực tế thì nguồn nguyên liệu gỗ của công ty chủ yếu được nhập khẩu từ các nước như Canada và Bắc Mỹ qua các công ty, đại lý nhập khẩu gỗ tại Việt Nam vì nhiều loại gỗ quý mang tính thẩm mỹ cao phù hợp với thị hiếu EU như tần bì và sồi trắng ở trong nước không đủ để đáp ứng nhu cầu của các đơn hàng. Về Việc kẻ ký mã hiệu nhằm phân biệt hàng hóa để dẫn nhận biết đồng thời cung cấp các thông tin hướng dẫn xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng húa trờn đường vận chuyển… Cỏc thụng tin này đều được ghi đầy đủ, rừ ràng và được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo các thông tin đều đúng theo lô hàng, hạn chế sai sót, rủi ro với khách hàng cũng như với Cơ quan hải quan khi tiến hành xuất khẩu.

Khách hàng nhập khẩu có thể khiếu nại công ty chuyên chở vì giao hàng chậm, không nhận được hàng, đưa tàu đến cảng không đúng so với cam kết trong hợp đồng chuyên chở..; khiếu nại công ty bảo hiểm không thực hiện nghĩa vụ bồi thường thiệt hại hàng hóa khi xảy ra sự cố gây hỏng hóc, mất mát; khiếu nại về dịch vụ hun trùng không đáp ứng được tình trạng bảo quản hàng hoá. Việc giám sát quy trình thực hiện hợp đồng tại công ty TNHH AMI FURNITURE chủ yếu được thực hiện bằng phương phỏp lập hồ sơ theo dừi hợp đồng và sử dụng mỏy điện toỏn (email, điện thoại), cụ thể: Hồ sơ theo dừi hợp đồng (sổ lưu hợp đồng): nội dung giám sát là số hiệu hợp đồng, mã số đơn hàng, ngày ký kết, tên và địa chỉ của các bên ký kết, tên hàng, số lượng,. - Giám sát làm thủ tục hải quan và giao hàng cho phương tiện vận tải: Thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải và giao hàng được công ty AMI thực hiện thông qua Pentiger vì vậy mỗi nhân viên kinh doanh cần phải chủ động cập nhật, theo dừi cũng như liờn hệ với họ để nắm được tỡnh hỡnh làm thủ tục hải quan, lịch tàu chạy và các yêu cầu khác.

Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đồ gỗ nội thất sang thị trường EU của Công ty TNHH AMI FURNITURE

Thêm vào đó, các nguyên vật liệu phụ khác để hỗ trợ quá trình sản xuất như đệm, sơn phủ, đồ trang trí bằng sắt để gắn vào đồ gỗ cũng được công ty nhập khẩu với số lượng lớn đảm bảo chất lượng cũng như giá cả cạnh tranh, giảm bớt chi phí nguyên vật liệu đầu vào. Như hợp đồng ngày 14/12/2022 khách hàng là HomeGoods muốn thay đổi một chi tiết nhỏ ở kiểu dáng phải liên lạc với phòng kinh doanh sau đó phòng kinh doanh mới thông báo xuống phòng kĩ thuật và phòng kĩ thuật mới bắt đầu xuống nhà máy bàn bạc, tiến hành sản xuất lại. Nguyên nhân chủ quan: Nhân viên tham gia lập kế hoạch còn thiếu hiểu biết, kiến thức về quy trình sản xuất, xuất khẩu đồ gỗ nội thất, quy định và yêu cầu của các cơ quan chính phủ và tổ chức quốc tế cũng như các kĩ năng xử lý vấn đề phát sinh.

+ Việc thiếu hệ thống quản lý thông tin hiện đại và công nghệ tiên tiến có thể dẫn đến sự mập mờ trong việc theo dừi và kiểm soỏt quỏ trỡnh vận chuyển, lịch trình sản xuất, từ đó gây ra việc xử lý không chính xác và không thể đáp ứng kịp thời các yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng EU.

Định hướng phát triển của Công ty TNHH AMI FURNITURE 1. Dự báo triển vọng thị trường đồ gỗ nội thất của EU

Công ty sẽ cố gắng cải thiện kĩ năng đàm phán để có được điều kiện thanh toán kết hợp TT trước 40%, 60% còn lại bắt đầu sử dụng hình thức thanh toán L/C trả ngay, không hủy ngang trong hợp đồng. - Đảm bảo được nguồn cung đầu vào cũng như đầu ra giúp đáp ứng được các yêu cầu khắt khe từ thị trường các đối tác nước ngoài: Nguồn gốc, chất lượng tốt, số lượng và giá cả ổn định. - Ngoài ra, công ty tiếp tục đẩy mạnh nâng cao trình độ nguồn nhân lực bằng việc đào tạo thêm chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ, đặc biệt là Tiếng Anh, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn cho bộ phận kinh doanh – bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng.

Điều này giỳp cụng ty hiểu rừ hơn về sự tiếp nhận và phản hồi của khách hàng, điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết và tận dụng cơ hội để nắm bắt xu hướng mới và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường.