quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ đài loan của công ty cổ phần xnk quốc tế omizu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM MÁY LỌC NƯỚC TỪ ĐÀI LOAN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK

TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, thời đại đánh dấu sự chuyển mình của nền kinh tế với làn sóng “toàn cầu hóa” không ngừng gia tăng ở nhiều quốc gia trên thế giới Các khái niệm như “toàn cầu hoá”, “hội nhập”; “khu vực hoá” nền kinh tế dần trở nên quen thuộc đối với cuộc sống của mỗi người Chính vì vậy, thương mại quốc tế đóng vai trò then chốt đối với một quốc gia, đây cũng là một lĩnh vực cực kì năng động, thúc đẩy sự hội nhập của nền kinh tế trong nước với nền kinh tế thế giới Để đẩy mạnh việc phát triển kinh tế và tham gia tốt vào mối quan hệ kinh tế quốc tế, Đảng và Nhà nước ta có những chính sách phù hợp Đó là việc phát triển kinh tế theo xu hướng mở cửa, chuyển từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước Bên cạnh việc khuyến khích đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thì vấn đề nhập khẩu nhằm tăng cường lực lượng sản xuất, thúc đẩy sự phát triển của các ngành kinh tế, tiết kiệm chi phí sản xuất, hỗ trợ cho hoạt động xuất khẩu, đáp ứng nhu cầu dân sinh, tiếp thu khoa học công nghệ và kỹ năng quản lý từ các nước trên thế giới đối với nước ta – một nước đang ở giai đoạn đầu của quá trình Công ngiệp hóa – hiện đại hóa đất nước là một hoạt động tối cần thiết Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng nhập khẩu các mặt hàng mà họ có nhu cầu Hoạt động kinh doanh quốc tế là một hoạt động khá phức tạp, nó đòi hỏi chủ thể tham gia phải có một nền tảng kiến thức, kinh nghiệm để có thể đạt được mục tiêu của mình Để đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu được thực hiện một cách thuận lợi và an toàn thì quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một nghiệp vụ hết sức quan trọng Thực tế đã chứng minh, việc thiếu kiến thức cần thiết trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đã mang lại hậu quả khôn lường mà nhà kinh doanh phải gánh chịu

Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu, em nhận thấy hoạt động thương mại quốc tế chính của công ty là kinh doanh nhập khẩu với một số nước trên thế giới chuyên về các sản phẩm máy lọc nước và thiết bị nhà bếp, trong đó Đài Loan trở thành thị trường nhập khẩu chính của công ty khi chiếm tỷ trọng lớn nhất

Công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty với mặt hàng máy lọc nước bên cạnh những thành công và thuận lợi đã đạt được, công ty cũng gặp phải một số khó khăn và tồn tại cần giải quyết Để hoạt động nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả hơn, vấn đề đặt ra đối với công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu là công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được lên kế hoạch bài bản, diễn ra suôn sẻ, đáp ứng tốt yêu cầu của đối tác và khách hàng trong nước, nâng cao uy tín và lợi nhuận cho doanh nghiệp

Do đó, em quyết định chọn đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ Đài Loan của công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

Tổng quan về tình hình nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế hiện nay, mặc dù không còn là một đề tài mới mẻ, nhưng hoạt động xuất nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa vẫn luôn là vấn đề được quan tâm sâu sắc đối với các doanh nghiệp bởi tầm quan trọng của nó Cho đến nay, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu của sinh viên, giảng viên từ các trường Đại học, cán bộ từ viên nghiên cứu liên quan đến vấn đề này, em có thể tìm thấy một số nghiên cứu mang đề tài tương tự như:

Trần Thị Linh (2021) - Khóa luận tốt nghiệp “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm gỗ nhựa Composite từ thị trường Malaysia của Công ty Cổ phần Green Global Việt Nam” – Trường Đại học Thương mại

Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm linh kiện điện tử từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Rheegend Việt Nam.” (Nguyễn Ái Quỳnh, 2022)

Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Yamaha motor electronics Việt Nam” (Lê Thị Thu Hằng, 2019)

Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm cơ khí của công ty TNHH Cơ khí Việt Nhật VJM (Bùi Đức Huy, 2021)

Luận văn: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm điện tử từ Hàn Quốc của Công ty cổ phần vũ trụ Việt Nam.” (Trần Thị Kiều Trinh, 2021) Những bài nghiên cứu trên nhìn chung đều chỉ ra được cơ sở luận quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó tác giả phân tích cho thấy cái nhìn khái quát về thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp, chỉ ra những hạn chế và đề xuất giải pháp, kiến nghị để khắc phục và ngày càng hoàn thiện hơn Tuy nhiên, phần lớn các đề tài mới chỉ phân tích ở mức độ khái quát, chưa đi sâu vào nghiên cứu cụ thể các bước trong nghiệp vụ quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa Bên cạnh đó, với mỗi sản phẩm, quy trình thực hiện hợp đồng cũng sẽ thay đổi theo sao cho phù hợp với tính chất, đặc thù của sản phẩm đó, với sản phẩm máy lọc nước, chưa thực sự có nhiều đề tài nghiên cứu về sản phẩm này Tương tự, với mỗi công ty khác nhau, sự khác biệt về cơ cấu, tài chính, cách thức vận hành của công ty dẫn tới cách thức thực hiện cũng như quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đều có ít nhiều những sự khác biệt, đây là tính mới của đề tài Với đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ Đài Loan của công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu” , trọng tâm nghiên cứu là tiến hành phân tích công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy lọc nước từ thị trường Đài Loan, đồng thời chỉ ra những tồn tại trong quá trình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đó Từ đó, đưa ra những đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu.

Mục đích nghiên cứu

Khóa luận hướng tới các mục đích nghiên cứu sau đây:

- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong kinh doanh quốc tế

- Phân tích và đánh giá tình hình thực tế, thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy lọc nước của công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu tại thị trường Đài Loan, từ đó phân tích được những thành tựu và tồn tại của công ty đối với quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Trên cơ sở nghiên cứu về thực trạng, từ đó định hướng phát triển, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho công ty.

Đối tượng nghiên cứu

Khóa luận tập trung nghiên cứu quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy lọc nước của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu.

Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về sản phẩm là: máy lọc nước

- Phạm vi về thị trường nhập khẩu: Khóa luận tập trung nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty từ thị trường Đài Loan

- Về không gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu về nghiệp vụ quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

- Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu dựa trên việc thu thập và tổng hợp số liệu trong 3 năm từ 2021-2023

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp được sử dụng chủ yếu, thu thập, xử lý, tổng hợp và phân tích có chọn lọc dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cả trong và ngoài doanh nghiệp:

Trong đó, các dữ liệu nội bộ công ty bao gồm các báo cáo tài chính của công ty năm 2021, 2022, 2023; các bảng số liệu khác được thu thập từ phòng nhân sự, Kế toán và Xuất nhập khẩu

Bên cạnh đó, nguồn dữ liệu ngoài doanh nghiệp có thể kể đến bao gồm: các giáo trình chuyên ngành về thương mại quốc tế như kinh doanh quốc tế, quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế ; các luận văn tốt nghiệp của sinh viên khóa trước, các tạp chí, sách báo liên quan có đề cập tới vấn đề nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Phương pháp tổng hợp – thống kê: các dữ liệu sau khi thu thập, sẽ được tính toán và tổng hợp, thống kê đưa vào các bảng biểu, hình vẽ minh họa cho một số vấn đề của đề tài một cách trực quan, dễ hiểu

Phương pháp so sánh: Các số liệu sau khi được sắp xếp, thống kê, có thể tiến hành đối chiếu, so sánh sự chênh lệch, biến động của số liệu giữa các năm để thấy được tình hình kinh doanh của công ty.

Kết cấu của khóa luận

Kết cấu của khóa luận gồm 4 chương:

 Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

 Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

 Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ Đài Loan của công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

 Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp tăng cường quản trị quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

Một số khái niệm cơ bản

Theo điều 28, Luật Thương mại Việt Nam (2005), “nhập khẩu hàng hóa” là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”

Ngoài ra “nhập khẩu còn được hiểu là để bổ sung các hàng hóa mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp ứng nhu cầu Nhập khẩu còn để thay thế, nghĩa là nhập khẩu về những hàng hóa mà sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu” (Nguồn: Giáo trình Kinh tế quốc tế - Đại học Thương Mại)

2.1.2 Khái quát về hợp đồng nhập khẩu

2.1.2.1 Khái niệm về hợp đồng nhập khẩu

- Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa vụ nhận quyền sở hữu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa do một bên khác gọi là bên bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán tiền hàng cho bên bán

- Bản chất của hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng Do đó hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận, không bị cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được

2.1.2.2 Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu

Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên hợp đồng nhập khẩu có các đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước Đó là:

- Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia ký kết hợp đồng (bên xuất khẩu và bên nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

- Đối tượng của hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng khác với các hợp đồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua biên giới các quốc gia khác nhau Hàng hóa NK phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu của Nhà nước, nếu hàng hóa thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch thì phải có Quota

- Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia (yếu tố này có thể không còn ý nghĩa khi các quốc gia sử dụng đồng tiền chung) Theo đó, các bên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu của đồng tiền quốc gia mà các bên đã lựa chọn

- Nguồn luật điều chỉnh: Do có yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng NK bao gồm: Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế

2.1.2.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu

Hợp đồng nhập khẩu giữ vai trò vô cùng quan trọng không thể thay thế trong kinh doanh thương mại quốc tế, giúp đảm bảo quá trình hợp tác giữa đôi bên diễn ra suôn sẻ:

- Hợp đồng nhập khẩu xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó; xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại

- Do đó, hợp đồng nhập khẩu chính là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay một phần nghĩa vụ của mình như đã thỏa thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp.

Một số lý thuyết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

“Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi” (Giáo trình

“Quản trị học”, Trường Đại học Thương Mại, NXB Hà Nội 2019)

“Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đặt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy để tổ chức thực hiện tốt hợp đồng là trên cơ cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình

11 tự logic kế tiếp nhau” (Theo Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế”

Trường đại học Thương mại, NXB Thống kê, 2014)

Cụ thể, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạch định, lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được diễn ra đúng quy định và đúng thời hạn của hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:

- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.2.2 Vai trò quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức Hoạt động quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp các bộ phận phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được hiệu quả cao

Hiện nay trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, mỗi quốc gia dù ít hay nhiều đều tham gia hoạt động nhập khẩu Hợp đồng nhập khẩu là cầu nối giữa người bán và người mua và nó đảm bảo lợi ích của cả hai bên Để hoạt động nhập khẩu được thực hiện hiệu quả nhất thiết phải xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các hợp đồng Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Tuy nhiên trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về tài sản, gây mất uy tín trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xây dựng hợp đồng không thể tính trước được Do vậy, quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng là để các công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao nhất Mặt khác, điều kiện môi trường khi thực hiện hợp đồng luôn luôn biến đổi tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ Hoạt động quản trị giúp thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt tác động tiêu cực

12 của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường nhằm thực hiện tốt hợp đồng Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò xác định:

- Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và trọng yếu đối với quá trình thực hiện hợp đồng vì nó có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng từ đó chủ động có giải pháp để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro Lập kế hoạch còn là cơ sở để phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức và là cơ sở để triển khai kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động sau này

- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợp đồng nhập khẩu có thành công hay không, những kế hoạch lập ra có thành hiện thực hay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện

- Giám sát và điều hành cũng có ý nghĩa lớn đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Nó giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Giám sát hợp đồng là theo dõi, quản lý xung quanh các sự kiện nhằm phòng ngừa rủi ro Từ đó, điều hành quá trình thực hiện hợp đồng thông qua các quyết định, đề ra các giải pháp để kịp thời đối phó, giải quyết các vấn đề phát sinh không tính trước được và giảm bớt những sai sót có thể nảy sinh nhằm thực hiện tốt hợp đồng

2.2.3 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Lập kế hoạch thực hiện là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng thường dựa vào các căn cứ: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, điều kiện thực tế của doanh nghiệp cũng như điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác Trình tự lập kế hoạch bao gồm các bước:

- Chuẩn bị lập kế hoạch: thu thập các thông tin, phân tích yếu tố vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như chính sách của

Nhà nước về hoạt động nhập khẩu Đồng thời phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp và đối tác, nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng nhập khẩu

- Tiến hành lập kế hoạch: xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc, và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó

- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp

2.2.3.2 Tổ chức quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Sơ đồ 1.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

(Nguồn: Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế” Trường đại học

Thương mại, NXB Thống kê, 2014) a Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu Vì thế khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó

Theo nghị định số 12/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2016 quy định thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép XNK hàng hoá theo những ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận kinh doanh Tuy nhiên thì đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm ngừng nhập khẩu thì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm:

➢ Phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch)

➢ Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)… Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau:

➢ Bộ Thương Mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép nhập khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc danh mục quản lý của nhà nước

Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1 Nhân tố bên trong

2.3.1.1 Khả năng tài chính của doanh nghiệp

Vốn là một nhân tố quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng Vốn kinh doanh quyết định khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu mà công ty đang thực hiện Quá trình nhập khẩu với sự trợ giúp của nguồn vốn đầy đủ sẽ có hiệu quả hơn, từ đó đem lại tích luỹ cho doanh nghiệp, bổ sung thêm nguồn vốn kinh doanh Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao trong hoạt động

21 nhập khẩu, doanh nghiệp nhập khẩu phải biết huy động vốn bằng mọi cách, nguồn vốn có thể là vốn chủ sở hữu, vốn góp mà cũng có thể là vốn vay ngân hàng

2.3.1.2 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp Đây là nhân tố chủ quan quan trọng nhất vì con người sẽ quyết định toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, con người tác động đến toàn bộ quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng Một đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ XNK sẽ đem lại tác dụng rất lớn trong sự thành công của doanh nghiệp: tiết kiệm thời gian giao dịch, việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra thuận lợi, tiêu thụ nhanh hàng nhập khẩu tránh để đọng vốn… Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hoá và môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt khiến cho TMQT ngày càng phát triển đòi hỏi lực lượng lao động phải rất tinh nhuệ, có trình độ cao

2.3.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp

Cơ sở vật chất của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nếu cơ sở vật chất kỹ thuật được cải tiến, nâng cấp thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ có điều kiện để nắm bắt kịp thời những thông tin quan trọng về sự biến động của thị trường nước ngoài, về các bạn hàng truyền thống cũng như bạn hàng mới của doanh nghiệp Mặt khác, hệ thống kho tàng hiện đại giúp cho việc giữ gìn, bảo quản hàng hoá được tốt hơn, phương tiện vận chuyển hiện đại giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong quá trình vận chuyển Hệ thống kho bãi, cửa hàng hiện đại sẽ nâng cao được chất lượng phục vụ và thu hút được nhiều khách hàng, do đó làm nâng cao doanh số bán cho công ty

2.3.2.1 Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu của nhà nước

Nhà nước sử dụng các công cụ và chính sách để điều tiết nền kinh tế, điều tiết hoạt động của các chủ thể tham gia vào nền kinh tế ấy Trong đó, chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu mà nhà nước ban hành là để điều tiết hoạt động nhập khẩu nói chung cũng như hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng của các doanh nghiệp kinh doanh XNK Những biện pháp quản lý nhập khẩu chủ yếu mà nhà nước Việt Nam hiện đang áp dụng là: Thuế nhập khẩu; Hạn nghạch nhập khẩu; Tỷ giá và chính sách có liên quan Các doanh nghiệp nhập khẩu cần phải biết được những

22 quy định cụ thể và đặc điểm chính sách quản lý nhập khẩu của nhà nước nhằm đảm bảo kinh doanh theo đúng phương hướng, chính sách và luật pháp của quốc gia Đây là vấn đề có ý nghĩa chiến lược đối với doanh nghiệp nhập khẩu

Như chúng ta đã biết, hoạt động nhập khẩu là việc mua bán hàng hoá từ nước ngoài cho nên nó không chỉ chịu sự tác động của luật pháp của các quốc gia tham gia kí kết hợp đồng ngoại thương mà còn chịu sự điều chỉnh của các điều ước quốc tế, các tập quán quốc tế và các tiền lệ án về thương mại

• Các điều ước quốc tế về thương mại: Là thoả thuận bằng văn bản được ký kết giữa các quốc gia trên cơ sở tự nguyện và bình đẳng, nhằm ấn định, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ đối với nhau trong quan hệ TMQT

• Các tập quán quốc tế về thương mại: Đó là thói quen thương mại phổ biến, được áp dụng thường xuyên trên phạm vi toàn cầu hoặc từng địa phương mà trên cơ sở đó có thể xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên áp dụng Nó được hình thành từ lâu đời trong các quan hệ TMQT, khi được các chủ thể ký kết hợp đồng mua bán chấp nhận sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh đối với hợp đồng giữa các chủ thể đó với nhau

• Tiền lệ pháp (án lệ) về thương mại: là các quy tắc pháp luật hình thành từ thực tiễn xét xử của toà án Tại các nước theo hệ thống luật Anh - Mỹ, các toà án thường sử dụng một hoặc một số phán quyết của toà án đã công bố để làm khuôn mẫu áp dụng cho việc giải quyết các tranh chấp tương tự

• Luật quốc gia: Các bên trong quan hệ giao dịch TMQT có thể áp dụng luật quốc gia của một nước bất kỳ để điều chỉnh các giao dịch của mình Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp XNK cần phải hết sức chú ý đến các nguồn luật điều chỉnh này để có thể tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu một cách suôn sẻ, tuân thủ đúng luật pháp quốc tế

2.3.2.3 Cơ sở hạ tầng của nền kinh tế

• Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc

Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh tế giữa các thương nhân ở các nước cho nên sự xa cách nhau về không gian là đặc điểm nổi bật Vì vậy, nói đến hoạt động nhập khẩu không thể tách rời hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc Với

23 hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, an toàn và hệ thống thông tin liên lạc nhanh nhậy, rộng khắp sẽ cho phép các doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội kinh doanh, làm đơn giản hoá các khâu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giảm bớt các chi phí và rủi ro, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn trong quá trình nhập khẩu

2.3.2.4 Hệ thống tài chính ngân hàng

Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điền kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM MÁY LỌC NƯỚC TỪ ĐÀI LOAN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK QUỐC TẾ OMIZU

Tổng quan về công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

3.1.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

Công ty CP XNK quốc tế Omizu được thành lập vào đầu năm 2018, là một trong những đơn vị phát triển hàng đầu về lĩnh vực máy lọc nước R.O uy tín và chất lượng tại thị trường Việt Nam cũng như thiết bị nhà bếp nhập khẩu cao cấp

Sau 6 năm hoạt động với triết lý: “Kinh doanh dựa trên đạo đức và sự tử tế”, công ty luôn mong muốn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao cấp và trải nghiệm các dịch vụ khách hàng tốt nhất Điều này đã giúp Omizu tạo dựng cho mình một vị thế vững vàng trong lĩnh vực này, được nhiều khách hàng tin dùng và chọn lựa Dưới đây là một số thông tin cơ bản về công ty:

 Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN XNK QUỐC TẾ OMIZU

 Tên tiếng Anh: OMIZU INTERNATIONAL XNK JOINT STOCK COMPANY

 Tên viết tắt: OMIZU., JSC

- Địa chỉ trụ sở chính: Km12, Quốc lộ 1A, Đường Ngọc Hồi, Xã Tứ Hiệp, Huyện Thanh Trì, Hà Nội

- Người đại diện theo pháp luật: Trần Ngọc Huy

- Website: https://omizu.com.vn/

- Công ty được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 27/01/2018 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp phép

- Vốn điều lệ: 9.000.000.000 VNĐ (Chín tỷ đồng)

- Ngành nghề kinh doanh: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

3.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Sau khoảng thời gian tích lũy kiến thức, kinh nghiệm, trải nghiệm, tìm tòi, nghiên cứu, tham quan rất nhiều các mô hình kinh doanh tại các quốc gia lớn như

Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc Đến năm 2018, ông Trần Ngọc Huy đã thành lập công ty

Cổ phần XNK quốc tế Omizu và đảm nhiệm vai trò là giám đốc đại diện công ty, đặt trụ sở tại Km12, Quốc lộ 1A, Đường Ngọc Hồi, Xã Tứ Hiệp, Huyện Thanh Trì, Hà Nội

Năm 2019, Công ty đã xây dựng thêm các nhà kho, thành lập văn phòng kinh doanh đại diện cho công ty Hà Nội ở khu vực miền Nam tại địa chỉ Số 4/24C, đường Trịnh Thị Dối, ấp 6, xã Đông Thạnh, Hóc Môn, Hồ Chí Minh

Năm 2020-2022, Công ty tiếp tục mở rộng, xây dựng thêm các văn phòng, showroom ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, với mong muốn mở rộng thị phần, tìm kiếm các đại lý hợp tác trên khắp các tỉnh thành

Dự kiến trong tương lai, theo kế hoạch đến năm 2026 công ty muốn sản phẩm của mình phủ khắp 63 tỉnh, thành; thiết lập được hệ thống bảo hành phủ khắp để khi có bất kì vấn đề gì xảy ra, chỉ cần gọi điện đến tổng đài, công ty sẽ cử bộ phận bảo hành đến tận nhà khách hàng để xử lý Bên cạnh đó, công ty cũng dự kiến sẽ xây dựng nhà máy và triển khai sản xuất vào 2028, tìm kiếm thị trường xuất khẩu vào

Omizu nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm máy lọc nước, thiết bị nhà bếp, các linh kiện thay thế liên quan và phân phối đến hệ thống các cửa hàng bán lẻ, đại lý, siêu thị trên khắp cả nước cũng như cung cấp các dịch vụ đi kèm

Omizu mang đến khách hàng một chuỗi các sản phẩm máy lọc nước hết sức đa dạng, phù hợp với nhiều loại nước đầu vào khác nhau, công suất và các mức giá khác nhau bao gồm các loại máy lọc R.O nguyên bộ, cây nước nóng lạnh, máy điện giải, các sản phẩm máy lọc bán công nghiệp áp dụng các công nghệ sản xuất hiện đại của Hoa Kỳ, đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế Các sản phẩm nổi bật có thể kể đến như máy lọc nước RO NOKIZO, máy lọc nước RO SUMITAWA đều được sản xuất trên dây chuyền công nghệ hiện đại của Hoa Kỳ, đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế

NSF/ANSI 58, mang phong cách thiết kế hiện đại, tinh tế phù hợp với mọi không gian bếp

Ngoài ra, Omizu còn cung cấp các màng, lõi lọc, linh kiện chính hãng, chất lượng cao mà khách hàng có thể dễ dàng thay thế để đảm bảo cho máy hoạt động bền bỉ, ít xảy ra sự cố đồng thời nâng cao hiệu suất lọc, tuổi thọ lõi lọc giúp tiết kiệm tối đa chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm

Các sản phẩm trong danh mục này bao gồm các loại bếp điện từ, bếp gas âm, máy hút mùi với thiết kế sang trọng, tính năng, công nghệ hiện đại, đảm bảo an toàn cho người sử dụng

- Dịch vụ Để đảm bảo chức năng và lợi ích của người tiêu dùng cũng như kéo dài thời gian sử dụng, công ty cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau thực hiện bởi mạng lưới các kỹ thuật viên như kiểm tra, lắp ráp, bảo trì, sửa chữa và cải tạo

Nguồn: Báo cáo từ Phòng Hành chính

- Hội đồng quản trị: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty, giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

- Ban giám đốc: Hoạch định các mục tiêu và phương hướng chiến lược, điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, kiến nghị xây dựng cơ cấu, tổ chức quản lý nội bộ của công ty

Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế

3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu Để có thể thực hiện một hợp đồng nhập khẩu máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu thì việc bước đầu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng là vô cùng quan trọng, công việc này sẽ do phòng Xuất nhập khẩu của công ty đảm nhiệm

➢ Chuẩn bị lập kế hoạch

Nhân viên của phòng Xuất nhập khẩu sẽ xem xét, nghiên cứu kĩ lưỡng các nội dung ký kết trong hợp đồng nhập khẩu máy lọc nước với các nhà cung cấp tại thị trường Đài Loan, từ đó phân tích các yếu tố có liên quan tới quá trình thực hiện hợp đồng Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như các quy định, chính sách của nhà nước, các quy định của hải quan về giấy phép, giao nhận hàng hóa, biến động tỷ giá Bên cạnh đó, các yếu tố bên trong doanh nghiệp có thể kể đến như: ngân sách của công ty, số lượng, chất lượng của nguồn lực tham gia vào quy trình thực hiện hợp đồng; thời gian mong muốn hoàn thành hợp đồng nhập khẩu, phương thức thanh toán Thời gian để thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tiến hành lập kế hoạch nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Omizu thường diễn ra trong khoảng thời gian 2 - 3 ngày kể từ khi ký hợp đồng

➢ Tiến hành lập kế hoạch

Thông qua các dữ liệu thông tin đã thu thập được trong quá trình chuẩn bị, phòng Xuất nhập khẩu của Omizu sẽ lập kế hoạch cụ thể các công việc cần làm để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Đưa ra các đầu công việc cần làm về kế hoạch làm thủ tục thanh toán, kế hoạch nhận hàng, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch kiểm tra hàng, đưa ra phương án kinh doanh và hiệu quả kinh doanh của hợp đồng; thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện từ đó phân bổ các nguồn lực ở các phòng ban sao cho hợp lý, phù hợp với chức năng của từng phòng

➢ Sau khi kết hoạch thực hiện hợp đồng được hoàn thiện một cách bài bản sẽ trình lên trưởng phòng để được góp ý, bổ sung hoàn chỉnh, sau đó sẽ được trình lên ban giám đốc xem xét, đánh giá, bổ sung thêm một lượt nữa trước khi đi vào thực hiện Quá trình lập kế hoạch của công ty thường diễn ra từ 5 – 7 ngày cho mỗi hợp đồng, là một khoảng thời gian tương đối lâu, nguyên nhân là do mặc dù nghiệp vụ của nhân viên phòng Xuất nhập khẩu và bộ phận tham gia lập kế hoạch ngày càng được nâng cao song số lượng nhân viên phòng xuất nhập khẩu còn hạn chế, dẫn đến khối lượng công việc cần đảm nhiệm lớn Thời gian lập kế hoạch lâu cũng kéo theo việc làm chậm quá trình thực hiện hợp đồng của công ty

3.2.2 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Qua quá trình thực tập, tìm hiểu và khảo sát với doanh nghiệp, dưới đây là thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty trong thời gian qua:

Hình 1.2 Sơ đồ các bước trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

Nguồn: Báo cảo của phòng Xuất nhập khẩu

Theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013 của Chính phủ thì các mặt hàng máy lọc nước uống dùng trong gia đình không cần xin giấy phép nhập khẩu nên công ty không cần thực hiện bước này

3.2.2.1 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán

 Thỏa thuận điều khoản thanh toán

Với các đối tác thân thiết, đa số hợp đồng nhập khẩu của công ty áp dụng điều khoản thanh toán T/T trả chậm 90 ngày Công ty sẽ tiến hành thanh toán 100% giá trị hóa đơn sau 90 ngày kể từ khi giao hàng

Với một số ít các nhà cung cấp linh kiện, điều khoản thanh toán có thể là T/T 50% trước khi giao hàng, hoặc thanh toán bằng L/C Lúc này bộ phận Xuất nhập khẩu của công ty sẽ mang các chứng từ cần thiết đến Ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) để yêu cầu phát lệnh chuyển tiền hoặc mở thư tín dụng tùy vào phương thức thanh toán đã cam kết trong hợp đồng

 Xác định thông tin chuyển khoản

Trong hợp đồng nhập khẩu, thỏa thuận rõ ràng về thông tin liên quan đến việc thanh toán bao gồm: tên ngân hàng, chi nhánh của ngân hàng, số tài khoản, người thụ hưởng và số tiền thanh toán

 Thực hiện chuyển khoản ban đầu (nếu cần)

41 Đối với các hợp đồng nhập khẩu áp dụng điều khoản thanh toán T/T 50% trước khi giao hàng, thì sau khi hoàn thành việc lập hợp đồng, công ty đi đến ngân hàng để tiến hành đưa ra lệnh chuyển tiền trước 50% tổng giá trị hóa đơn như đã thỏa thuận vào số tài khoản đã cung cấp trong hợp đồng, đồng thời gửi thông tin, chứng từ hóa đơn chuyển khoản để người bán xác nhận lại

 Công ty tiến hành mở L/C (đối với phương thức thanh toán bằng L/C) Thông thường đối với những hợp đồng nhập khẩu máy lọc nước, linh kiện đi kèm có giá trị lớn và với bạn hàng còn mới thì Công ty mới sử dụng hình thức này, mà cụ thể là thư tín dụng không huỷ ngang (Irrevocable) và trả tiền ngay (at sight) vì đây là hình thức tốt nhất, an toàn nhất nhưng tốn kém và yêu cầu đội ngũ nhân viên có kỹ năng, trình độ nhất định Để mở L/C, Công ty phải xuất trình với ngân hàng bộ hồ sơ gồm: bản sao hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng (nơi công ty xin mở L/C) Ngoài ra, Công ty còn phải gửi cho ngân hàng hai uỷ nhiệm chi:

- Một ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C

- Một ủy nhiệm chi trả chi phí cho ngân hàng về việc mở L/C

Phần ký quỹ là 20% giá trị hợp đồng nếu là bạn hàng tin cậy có quan hệ giao dịch thường xuyên và 100% giá trị hợp đồng nếu hai bên lần đầu tiên giao dịch với nhau (con số này có thể dao động đối với từng trường hợp cụ thể) Phí ký quỹ thường là 1% giá trị hàng nhập và phí mở L/C thường là 0.15% giá trị hàng nhập Đây là một tỷ lệ trả phí tương đối cao cho việc thanh toán, Công ty cần linh hoạt và cân nhắc khi nào thì thanh toán bằng hình thức gì để hạn chế mức phí phải trả

Sau khi L/C được mở sẽ được chuyển đến cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo ở nước xuất khẩu, ngân hàng sẽ thanh toán cho đơn vị xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng này để đổi lấy bộ chứng từ hàng hoá Trong khâu mở L/C này, điều bất cập thường gặp nhất ở Công ty là khi viết thư xin mở thư tín dụng, thường có lỗi nhỏ (lỗi vặt) tuy không gây thiệt hại nhưng cũng làm cho quá trình mở L/C phải mất công và thời gian sửa chữa Đây là lỗi có thể tránh hoặc khắc phục được Và một điều quan trọng nữa là các cán bộ XNK cần tỉnh táo sáng suốt trước những bẫy (Trap) mà các bên xuất khẩu đặt ra, một số Trap mà một số công ty đã gặp phải như bên bán yêu cầu ký vào biên bản chấp nhận mọi rủi ro để bên mua có thể lấy hàng về sớm hơn khi bộ chứng từ chưa về, thực chất đây là một

Trap để bên bán có thể giao hàng thiếu, hỏng hoặc kém phẩm chất Công ty cần thận trọng khi gặp các tình huống tương tự

3.2.2.2 Thuê phương tiện vận tải

Vận tải bằng đường biển là phương thức chuyên chở hàng hóa phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương, nhờ vào ưu điểm về công suất và chi phí vận chuyển thấp Đây cũng là phương thức chuyên chở được Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu lựa chọn cho hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của mình Trong đó, 100% khối lượng hàng hóa nhập khẩu của Công ty từ Đài Loan được chuyên chở bằng đường biển và áp dụng phương thức thuê tàu lưu cước theo quy trình sau:

 Về điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng

Trước đây, thời gian đầu khi Công ty mới đi vào hoạt động, do chưa quen biết với thị trường và các hãng tàu nên thường nhập khẩu theo giá CIF hoặc CFA thì nhiệm vụ thuê tàu do người xuất khẩu đảm nhận, điều này giúp cho một công ty mới thành lập chưa có nhiều kinh nghiệm có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động khác, tuy nhiên khi đó, công ty sẽ không được chủ động trong việc lựa chọn phương tiện vận tải, dẫn tới có khả năng công ty sẽ phải đối mặt với rủi ro trong quá trình vận chuyển như điều kiện bảo quản hàng hóa chưa đáp ứng hay thời gian giao hàng chậm chễ hơn so với dự kiến làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty

Các nhân tố tác động tới quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

3.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp

3.3.1.1 Khả năng tài chính và uy tín của doanh nghiệp

Bảng 2.3 Chênh lệch tổng vốn của công ty trong 3 năm từ 2021-2023

Tổng vốn Chênh lệch Tổng vốn Chênh lệch Tổng vốn

(Đơn vị: VNĐ) (Nguồn: Tính toán của sinh viên dựa trên Bảng 1.4)

Dựa theo bảng trên, có thể thấy nguồn vốn của công ty qua các năm giữ ở mức ổn định, chênh lệch qua các năm không quá đáng kể Mặc dù có thể thấy nguồn vốn của công ty năm 2023 giảm nhẹ 1,49% so với năm 2022 do ảnh hưởng của sự suy thoái kinh tế hậu dịch bệnh, song công ty đã có những phương án hợp lý để giảm thiểu tối đa những tác động tiêu cực Doanh thu của công ty liên tục tăng qua các năm Lợi nhuận sau thuế không bị ảnh hưởng quá đáng kể cho thấy công ty vẫn giữ vững được sự ổn định về tình hình tài chính và có tiềm năng mở rộng phát triển, đặt ra mục tiêu tiến hành xuất khẩu sản phẩm trong những năm tới

Công ty có khả năng giữ vững ổn định tài chính giúp có nguồn vốn để tiến hành thu thập, nghiên cứu thêm thông tin cần thiết phục vụ cho quy trình thực hiện hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro trong quá trình quản trị và thực hiện, tạo cơ hội tiếp cận tới các bạn hàng uy tín khi đối tác thấy được tiềm lực tài chính của doanh nghiệp

Con người là yếu tố trung tâm tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp Theo thống kê, với tổng số lượng cán bộ công nhân viên hiện tại của Công ty khoảng 45 -

47 người được đánh giá là có quy mô phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp, số lượng vừa đủ để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ của từng phòng ban

Bảng 2.4 Cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu phân theo giới tính, độ tuổi và trình độ học vấn giai đoạn 2021-2023

II Theo trình độ học vấn 45 100 47 100 46 100

(Nguồn: Báo cáo từ Phòng Hành chính)

Trong đó, cụ thể số lượng cán bộ công nhân viên hiện tại của bộ phận nhập khẩu của công ty là 4 nhân viên chiếm 8,7%, với trình độ Đại họ trở lên là 4 người (chiếm tỷ lệ 100%), tốt nghiệp khối Kinh tế, thuộc các ngành có chuyên môn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như Kinh doanh quốc tế, Quản trị logistics và chuỗi cung ứng Các nhân viên trong phòng Xuất nhập khẩu đều là các nhân viên trình độ cao, có tinh thần trách nhiệm và sự nhiệt huyết trong công việc, có kinh nghiệm làm việc từ 5- 7 năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu ở độ tuổi từ 26- 35 Tuy nhiên để làm việc với đối tác một cách hòa hợp nhất thì khả năng thấu hiểu về ngoại ngữ là khá quan trọng đặc biệt với đối tác là người Đài Loan là nhà cung ứng chính cho công ty, nếu muốn lợi thế nghiêng về phía mình thì ngôn ngữ cần được quan tâm Trong tương lai công ty sẽ tiếp tục đào tạo lao động có tay nghề, biết ngoại ngữ có tác phong công nghiệp hiện đại để nâng cao uy tín của mình trên thị trường, tạo nền tảng cho sự hợp tác lâu dài với các doanh nghiệp của các quốc gia trên thị trường quốc tế

3.3.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp

Công ty có cơ sở vật chất tương đối đầy đủ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình Công ty trang bị cho mình một hệ thống thông tin đầy đủ từ chính lợi nhuận kinh doanh của mình Hệ thống đó bao gồm: điện thoại, máy fax, máy vi tính, internet, các đường truyền dữ liệu…giúp cho việc giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo thông tin được truyền tải kịp thời, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Nhằm đáp ứng với yêu cầu của nền kinh tế hội nhập quốc tế và khẳng định vị trí của mình, công ty đã đầu tư hoàn toàn mới trang thiết bị, máy móc, thiết bị máy tính hiện đại Mỗi nhân viên đều được trang bị máy tính, văn phòng phẩm Bên cạnh đó, nhà kho của Công ty còn được trang bị

53 hệ thống camera, máy tính đảm bảo hàng hóa được lưu giữ một cách an toàn, hạn chế thất thoát

3.3.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

3.3.2.1 Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu của nhà nước

Những chính sách, quy định của Nhà nước có vị trí, tầm quan trọng to lớn đối với hoạt động của các doanh nghiệp Đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh XNK, sự quản lý của Nhà nước càng chặt chẽ vì liên quan đến yếu tố nước ngoài Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh XNK chịu sự chi phối của các chính sách: Chính sách thuế, hạn ngạch và quy định của pháp luật về nhập khẩu Trước hết, điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được phép kinh doanh nhập khẩu là các doanh nghiệp phải được thành lập theo quy định của pháp luật, được phép nhập khẩu hàng hóa theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, đã đăng ký mã số kinh doanh với Cục Hải quan tỉnh, thành và hàng hóa đó không thuộc danh mục hàng hóa cấm XNK Trong quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp nhập khẩu cũng gặp phải những chính sách hạn chế nhất định

Năm 2023 được coi là năm bản lề và quan trọng đối với kinh tế - xã hội đất nước để đạt mục tiêu cho giai đoạn 2020 - 2025 Theo Bộ Công Thương, tính tới thời điểm này, Việt Nam đã ký kết và thực thi 19 Hiệp định thương mại tự do (FTA) Trong đó có thể kể đến Việt Nam và Trung Quốc đã thỏa thuận và đi đến những hiệp định thương mại, tạo cơ hội cho giao thương hai nước nhằm miễn giảm thuế xuất- nhập khẩu trong tương lai, tiêu biểu là: Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN (Việt Nam là thành viên) -Trung Quốc (ACFTA- 2003) Hiệp định này góp phần thúc đẩy mối quan hệ kinh tế giữa hai nước ngày càng đi lên, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cơ hội xuất nhập khẩu, nhất là khi Trung Quốc mở cửa trở lại và còn khá nhiều dư địa để doanh nghiệp tiếp cận các thị trường như Hong Kong, Đài Loan (Trung Quốc) Đến nay, thuế suất nhập khẩu ưu đãi giữa ASEAN – Trung Quốc đã cơ bản hoàn thành lộ trình cắt giảm thuế quan Theo nghị định số 118/2022/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Chính phủ về Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam để thực hiện Hiệp định thương mại hàng hóa ASEAN

- Trung Quốc giai đoạn 2022 – 2027 (ACFTA), mức thuế suất cho máy và thiết bị

54 lọc sử dụng trong gia đình là 0%, điều này ảnh hưởng không nhỏ đối với quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Omizu khi thực sự là một điều kiện thuận lợi, thúc đẩy mở rộng phát triển cho doanh nghiệp.

Hiệp định thương mại, không chỉ giúp hai nước trở nên phát triển về kinh tế theo hướng đôi bên cùng có lợi mà còn có thể trừng phạt nếu một trong hai không tuân theo quy ước của hiệp định Mọi sự trừng phạt sẽ được ghi rõ trong hợp đồng nhập khẩu, và trong điều khoản giải quyết tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng

3.3.2.3 Cơ sở hạ tầng của nền kinh tế

Những yếu tố như: Hệ thống giao thông vận tải, thông tin liên lạc ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh XNK Hiện nay, hệ thống cơ sở hạ tầng của Việt Nam chưa phát triển đồng bộ ảnh hưởng đến hoạt động vận chuyển hàng hóa Vận tải bằng đường biển là phương thức chuyên chở hàng hoá phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương của Omizu, do vậy công ty thường xuyên tiến hành nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước và các linh kiện đi kèm từ thị trường Đài Loan bằng đường biển, tuy nhiên nước ta mới chỉ có vài cảng lớn như: cảng Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn còn một số cảng nhỏ chưa đáp ứng yêu cầu vận tải quốc tế Do đó ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng vận tải Vì vậy trong tương lai cần mở rộng hệ thống cảng biển để phục vụ hoạt động XNK đồng thời phát triển các hình thức vận tải khác như đường bộ, đường hàng không để hỗ trợ vận tải đường biển trong việc vận chuyển một số mặt hàng nhất định Ngoài ra, trong thời đại bùng nổ CNTT, việc nắm bắt thông tin một cách chính xác, kịp thời cũng có ý nghĩa hết sức to lớn Hiện nay, đã có nhiều kênh thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nắm bắt tình hình thị trường Thế giới Tuy nhiên, việc thiết lập một kênh thông tin chung nhất của Chính phủ về các quy định XNK, quy định quốc tế về TMQT cũng như kết hợp sự hỗ trợ thông tin từ phòng Thương mại Việt Nam VCCI, đại sứ quán, tham tán thương mại tại nước ngoài là rất cần thiết

3.3.2.4 Hệ thống tài chính ngân hàng

Hoạt động của các công ty kinh doanh XNK không thể thiếu sự chi phối của hệ thống ngân hàng Đó là các dịch vụ ngân hàng như: mở L/C, dịch vụ phòng ngừa rủi ro ngoại tệ USD, dịch vụ cho vay, lãi suất…

Hiện nay, với tỷ giá USD ở mức cao so với VND, công ty mất nhiều tiền hơn để thanh toán tiền hàng nên Công ty sử dụng dịch vụ phòng ngừa rủi ro của ngân hàng và trả phí cho ngân hàng Ngoài ra, lãi suất ngân hàng hiện nay cũng ở mức cao nên gây ra nhiều hạn hẹp về vốn Lãi suất ở mức độ hợp lý là điều mà Omizu nói riêng và bất kỳ doanh nghiệp nói chung đều mong muốn Trong thời gian tới, cần có chính sách tiền tệ phù hợp để hỗ trợ doanh nghiệp: Giảm thuế thu nhập, giảm lãi vay…để tạo cơ hội cho công ty mở rộng hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế

Nhờ sự cố gắng không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng như việc tuân theo quy trình nhập khẩu của quốc tế đã giúp Công ty đạt được nhiều mục tiêu, nhiều hợp đồng nhập khẩu từ Đài Loan với giá trị lớn Công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty ngày càng được nâng cao Các nghiệp vụ như: Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, và giám sát điều hành hợp đồng nhập khẩu được chuẩn bị một cách khá bài bản, với mỗi nghiệp vụ cụ thể Công ty luôn cố gắng thực hiện một cách đầy đủ, và đạt được hiệu quả cao nhất Vì thế, trong thời gian qua Công ty đã làm khá tốt hầu hết các công việc trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình, có thể kể đến như:

 Thành công trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty đã chủ động lập kế hoạch, nghiên cứu, tìm hiểu và chuẩn bị sẵn sàng các phương án phòng ngừa rủi ro trước khi ký kết hợp đồng, tiến hành lên kế hoạch thực hiện hợp đồng một các bài bản, cụ thể, giúp việc quản trị và tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty sau này diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, ít các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty

 Thành công công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Để cho nhanh chóng và thuận tiện thì Công ty vẫn thuê một số hãng vận tải thực hiện công việc làm thủ tục hải quan cho

56 mình Các công ty vận tải là những công ty có nhiều kinh nghiệm trong công tác làm thủ tục hải quan nên sẽ giúp cho việc khai quan nhanh chóng hơn, điều này có nghĩa là Công ty có thể tiến hành giải phóng hàng nhanh, tránh được các chi phí phát sinh do lưu kho container, lưu bãi tại cảng nếu không hoàn thành nhanh thủ tục hải quan đồng thời đảm bảo tiến độ sản xuất của các đơn vị thành viên

Trong nghiệp vụ thanh toán: Nghiệp vụ thanh toán quốc tế của Công ty được đánh giá là thật sự tốt, rất bài bản và chuyên nghiệp Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều được thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng

Trong nghiệp vụ mua bảo hiểm: Khi nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện EXW,

FOB hoặc CFA thì Công ty có thể chủ động mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu

Có thể nói đây là khâu Công ty đã làm tốt nhất khi tiến hành tổ chức thực hiện các hợp đồng nhập khẩu khi mua bảo hiểm ở các hãng bảo hiểm của Việt Nam không chỉ giúp nâng cao uy tín của các hãng bảo hiểm trong nước mà còn có thể khiếu nại và giải quyết dễ dàng nhanh chóng hơn so với việc mua bảo hiểm ở nước ngoài Điều này giúp cho Công ty nhanh chóng ổn định kinh doanh sau khi có rủi ro xảy ra

Trong nghiệp vụ khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình, Công ty chưa từng để xảy ra bất kì vụ việc khiếu nại nào phải giải quyết bằng con đường toà án Đây chính là kết quả của sự nỗ lực trong quá trình thực hiện và nhờ quan điểm kinh doanh đúng đắn của Công ty

 Thành công trong công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu Công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu đều được thực hiện một cách cẩn thận, cụ thể từng nhiệm vụ đều được giám sát kĩ càng đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra, bên cạnh đó, mỗi khi có vấn đề phát sinh đều được cán bộ nhân viên phòng Xuất nhập khẩu đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, kịp thời

3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân

Bên cạnh những thành công đã đạt được, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy lọc nước của công ty từ Đài Loan vẫn còn có những hạn chế chủ yếu đến từ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Cụ thể là:

 Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Về nghiệp vụ thanh toán, trong khâu mở L/C, khi viết thư xin mở thư tín dụng, vẫn thường có lỗi nhỏ tuy không gây thiệt hại nhưng cũng làm cho quá trình mở L/C phải mất công và thời gian sửa chữa Bên cạnh đó, nghiệp vụ thanh toán của Công ty được đánh giá là khá tốt, rất bài bản và chuyên nghiệp song chưa thực sự linh hoạt Công ty cần cố gắng thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết hơn nữa với các đối tác để có thể lựa chọn thanh toán bằng phương thức có mức phí thấp nhưng vẫn đảm bảo an toàn

Nguyên nhân: do nhân viên chưa thành thục trong khâu mở L/C khi đây không phải là phương thức thanh toán chính được công ty ưu tiên sử dụng với các đối tác Đài Loan

Về nghiệp vụ thuê phương tiện vận chuyển: Trong khi đang chuyển dần sang hình thức nhập khẩu theo điều kiện FOB hoặc EWX và công ty giành được quyền thuê tàu thì công việc này lại còn nhiều bỡ ngỡ, chưa thật sự thành thục và chuyên nghiệp

Nguyên nhân: Do thói quen nhập khẩu trước đây của Công ty là nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc CFA Với hình thức nhập khẩu này thì việc thuê tàu thường do bên bán chịu trách nhiệm đảm nhận Vì vậy, nhân viên chưa có kinh nghiệm trong việc thuê tàu, công ty vẫn cần thuê forwarder để đảm nhiệm công việc này

Về nghiệp vụ nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Trong khi số lượng hàng hóa nhập khẩu về nhiều và liên tục thì khâu kiểm tra hàng hóa nhập khẩu của công ty vẫn còn đại khái qua loa, thiếu chính xác, dẫn tới không kiểm soát được chất lượng hàng hóa

Nguyên nhân: Do nguồn nhân lực của công ty còn hạn chế, nhân viên kỹ thuật đa số còn trẻ, tâm lý chủ quan khi nghĩ Đài Loan là bạn hàng quen, mối quan hệ tốt dẫn tới việc kiểm tra hàng hóa chưa kỹ lưỡng trước khi nhập về kho của công ty

 Trong công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM MÁY LỌC NƯỚC TỪ THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN CỦA CÔNG

Định hướng phát triển của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

TY CỔ PHẦN XNK QUỐC TẾ OMIZU

4.1 Định hướng phát triển của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

4.1.1 Mục tiêu và định hướng phát triển chung

Hiện nay, nhu cầu của thị trường trong nước về mặt hàng máy lọc nước ngày càng gia tăng khi khách hàng ngày càng chú trọng tới nhu cầu chăm sóc sức khỏe và nâng cao chất lượng cuộc sống, trong khi đó trên thị trường có rất nhiều thương hiệu cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi về chất lượng cũng ngày càng khắt khe hơn Xuất phát từ kế hoạch theo đuổi của Công ty, cũng như kết hợp định hướng phát triển của Đảng và Nhà nước, Công ty đã đề ra một số mục tiêu và phương hướng chung cho hoạt động của Công ty trong thời gian tới như sau:

Thứ nhất, công ty tiếp tục khẳng định và giữ vững vị thế, trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp máy lọc nước nhập khẩu từ Đài Loan hàng đầu tại thị trường Việt Nam

Thứ hai, ngoài việc tăng cường đầu tư công nghệ, nghiêm ngặt kiểm tra hàng hóa nhập khẩu để đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm; ngoài nhà cung cấp chính là Đài Loan, công ty cần tiếp tục mở rộng thị trường nhập khẩu các sản phẩm thiết bị lọc nước và linh kiện đi kèm từ các doanh nghiệp nước ngoài uy tín mới

Thứ ba, cần tính toán cẩn thận những yếu tố ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, để sản phẩm có giá thành hợp lý, chất lượng cao và đủ sức cạnh tranh với các thương hiệu lớn trên thị trường Trong bối cảnh suy thoái kinh tế như hiện nay, doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí trong khâu vận chuyển và tối ưu các công việc có thể tự đảm nhiệm mà không cần tới bên thứ ba để nâng cao hiệu quả kinh tế

Thứ tư, tăng cường nâng cao đào tạo chuyên môn của đội ngũ lãnh đạo, đội ngũ công nhân viên để có thể đảm nhiệm các công việc, hạn chế phụ thuộc quá nhiều vào Forwarder, bên cạnh đó, có những chính sách khen thưởng phù hợp để khuyến khích,

60 chăm sóc đời sống tinh thần, vật chất của nhân viên tạo môi trường làm việc năng động, thoải mái nhưng vẫn có sự nghiêm túc trong quá trình làm việc

4.1.2 Định hướng nâng cao công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại thị trường Đài Loan

Thứ nhất, tiếp tục thúc đẩy hoạt động nhập khẩu mặt hàng máy lọc nước và linh kiện thay thế đi kèm từ thị trường Đài Loan, tìm kiếm các bạn hàng mới và uy tín tại Đài Loan nhằm tận dụng kinh nghiệm thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường này, bên cạnh đó, tăng cường mở rộng hoạt động kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu của công ty ở trong nước

Thứ hai, Công ty cơ cấu lại các mặt hàng nhập khẩu với tỷ trọng thích hợp hơn Đồng thời giảm bớt việc nhập ngoại các linh kiện mà trong nước có thể đáp ứng được Chú trọng vào chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt hơn các nhu cầu các doanh nghiệp trong nước

Thứ ba, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ XNK, tăng cường chuyên môn và các nghiệp vụ cũng như đầu tư hỗ trợ các công cụ cần thiết trong giao dịch nhằm tiếp tục hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu

Thứ tư, đẩy mạnh công tác nghiên cứu về nhu cầu của thị trường trong nước để có kế hoạch chủ động nhập khẩu hàng hóa Mặt khác cần phải tiếp tục đẩy mạnh công tác nghiên cứu nhu cầu về thị trường Đài Loan như về dung lượng thị trường, giá cả hàng hoá, các nhân tố ảnh hưởng để tổ chức các hoạt động nhập khẩu như lựa chọn nhà cung ứng, chọn thời điểm mua hàng và thực hiện việc đầu tư vào các dự án mang lại hiệu quả cao nhất

Thứ năm, tìm kiếm và duy trì các nguồn hàng và các mối quan hệ mà công ty đã có với đối tác Đài Loan và khách hàng trong nước Đặc biệt, công ty phải quan hệ tốt với các doanh nghiệp trong nước để nắm bắt thông tin kịp thời về các dự án, nhu cầu mới.

Các đề xuất và một số kiến nghị nhằm tăng cường quản trị quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu sản phẩm sản phẩm máy lọc nước từ Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

 Tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty

Tổ chức phân công chuyên sâu công tác tổ chức nhập khẩu theo từng lĩnh vực, ngành hàng cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu Nhờ đó mà các cán bộ xuất nhập khẩu có thể chuyên môn hoá, chuyên nghiệp hoá nghiệp vụ của mình, từ đó tạo ra chiều sâu trong quá trình làm việc, mang lại chất lượng và hiệu quả trong công việc Điều này làm cho thời gian, công sức, chi phí cho hoạt động nhập khẩu sẽ giảm xuống Nói chung, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm nhân lực cho Công ty Từ đó, Công ty có thể bố trí nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách thích đáng, nhờ đó có thể khắc phục được những tồn tại do thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hoá

 Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng

Các phòng ban, nhân viên chịu trách nhiệm lập kế hoạch thực hiện hợp đồng dù đã quen việc lên kế hoạch nhưng cũng tránh sự phụ thuộc, áp dụng khuôn mẫu theo các kế hoạch nhập khẩu cũ của công ty, mà tiếp tục đổi mới sao cho phù hợp với bối cảnh hiện tại Bên cạnh đó công ty cũng nên tiến hành tuyển thêm nhân viên để khắc phục tình trạng nguồn lực khan hiếm, bị quá tải công việc dẫn tới sự chậm chễ trong quá trình thực hiện hợp đồng Tổ chức những buổi tập huấn cho cả nhân viên mới và cũ để phổ cập, trang bị thêm kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên, cũng như giúp nhân viên có khả năng phối hợp ăn ý hơn

 Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng

Hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả của từng khâu, từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng Trong một số khâu như làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải… thì kết quả đạt được không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân Công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm các thủ tục để nhập khẩu hàng hoá của Công ty hay không Do đó, Công ty cũng cần phải cố gắng để thiết lập mối quạn hệ tốt đẹp, lâu dài với các cơ quan chủ quản như Bộ thương mại, Tổng cụ hải quan, Bộ xây dựng… bằng cách nghiêm chỉnh chấp hành các nội

62 quy chính sách của nhà nước nhằm tạo ra hình ảnh tốt và uy tín của Công ty với các cơ quan chức năng này Từ đó việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn

Giải pháp về khâu kiểm tra hàng nhập khẩu của công ty

Bộ phận quản lý chất lượng của công ty nên có kế hoạch cho từng bước kiểm tra chất lượng hàng hóa từ khâu kiểm tra hàng khi nhận ở cảng cho đến khi hàng đã về kho và mang đi tiêu thụ

Xem xét kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, mẫu mã, thông số kỹ thuật, mã ký hiệu của hàng hóa so với yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng Đặc biệt trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhân viên của công ty có thể phối hợp với một số công ty giám định để kiểm soát chất lượng nguồn hàng đầu vào ngay sau bước thông quan và nhận hàng Từ đó làm cơ sở cho công tác khiếu nại Điều động thêm nhân viên có chuyên môn kĩ thuật tham gia vào khâu kiểm tra vừa giúp tiết kiệm thời gian mà chất lượng của việc kiểm tra hàng hóa cũng đạt hiệu quả cao hơn

 Trong công tác điều hành và giám sát hợp đồng

Nâng cao trình độ của nhân viên đảm nhiệm công tác quản lý điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng của Công ty cũng rất quan trọng Cán bộ quản lý và nhất là cán bộ trực tiếp quản lý hoạt động ngoại thương của Công ty phải là người có kiến thức sâu rộng và toàn diện, quyết đoán, sáng tạo và năng động Đối với Công ty

Cổ phần XNK quốc tế Omizu thì những cán bộ quản lý hiện nay là những người thực sự có năng lực Tuy nhiên, do đòi hỏi của công việc thực tế, Công ty phải không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ hơn nữa, mặt khác, có kế hoạch đào tạo những đội ngũ kế cận đủ khả năng đảm trách trong tương lai Để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết năng lực vốn có của mình giúp cho Công ty ngày càng phát triển vững mạnh, ban lãnh đạo Công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc Đây là một công việc rất khó khăn nhưng cũng rất quan trọng, đòi hỏi nhà quản lý phải có nghệ thuật quản trị nhân lực Việc khuyến khích có thể bằng vật chất hoặc tinh thần:

• Khuyến khích bằng vật chất: Có thể là bằng thu nhập hoặc tiền thưởng Thu nhập có nghĩa là một mức lương cho đúng người, đúng việc, bảo đảm cuộc sống của cán bộ công nhân viên Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể khuyến khích bằng tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hay trong những dịp lễ tết

• Khuyến khích tinh thần: Có thể là tổ chức cho cán bộ công nhân viên những chuyến đi dã ngoại, team building nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết trong Công ty mà cũng thể hiện sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đối với họ Hoặc có thể tuyên dương những cán bộ thực hiện công tác tốt hay có những sáng kiến hay trong công việc Hoặc khuyến khích bằng cách thăng chức cho những cán bộ có năng lực và có khả năng đảm nhận trách nhiệm

Một khi Công ty đã tạo ra được cho mình một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng với các nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc thì việc khắc phục một số tồn tại ở các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty như khâu: mở L/C, thuê tàu lưu cước, thanh toán… cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết

4.2.2 Một số kiến nghị đối với Nhà nước

4.2.2.1 Chính sách thuế, cơ chế quản lý nhập khẩu

Hiện nay, nhà nước đã đưa ra nhiều biện pháp nhằm giảm bớt các thủ tục rườm rà trong quá trình nhập khẩu của các doanh nghiệp Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu Để tạo thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu, trong các năm tiếp theo nhà nước nên tiến hành các công việc sau: Đơn giản hoá các thủ tục nhập khẩu, bỏ bớt các thủ tục rườm rà gây cản trở quá trình nhập khẩu, để tiết kiệm thời gian, tiền của và công sức cho các doanh nghiệp Đồng thời thực hiện chính sách một cửa, một dấu một cách triệt để và có hiệu quả Tránh hiện tượng chồng chéo về quản lý do không phân cấp rõ ràng giữa các cấp Bổ sung những người trẻ, có năng lực, hiểu biết và có chuyên môn cho công việc nhập khẩu

Về thuế nhập khẩu: Nhà nước cần quy định rõ ràng về thuế suất nhập khẩu đối với từng loại mặt hàng và kèm theo đó là bản mô tả về mặt hàng chịu thuế Ngoài ra,

64 nhà nước nên điều chỉnh chính sách thuế nhập khẩu sao cho hợp lý hơn Cụ thể: giảm hoặc miễn thuế đối với các mặt hàng phục vụ công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước

Ngoài ra, Nhà nước cần có các biện pháp hiệu quả hơn trong việc ngăn chặn các hoạt động buôn lậu, các hoạt động gian lận thương mại, cụ thể là tăng cường việc dán tem nhập khẩu các mặt hàng sứ vệ sinh, gạch ốp lát nhằm đảm bảo công bằng cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty, từ đó đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu của Công ty phát triển

4.2.2.2 Ban hành các văn bản luật chặt chẽ hơn