Quản trị quy trình nhập khẩu máy lọc nước từ Đài Loan tại Công ty Cổ phần XNK quốc tế Omizu

Theo trình độ học

• Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế
• Các nhân tố tác động tới quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc
• Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc tế

Tóm lại, có thể thấy qua các số liệu được thu thập, đối tác được Omizu tin tưởng và lựa chọn trở thành đối tác cung cấp chính là các nhà cung cấp đến từ thị trường Đài Loan với thế mạnh sản phẩm đa dạng về kiểu dáng, kích thước, tính năng, giá cả cạnh tranh nhưng vẫn chú trọng đến chất lượng sản phẩm, đạt tiêu chuẩn quốc tế về kỹ thuật, công nghệ, các sản phẩm đến từ thị trường Đài Loan đã chiếm được thiện cảm và sự quan tâm của phần lớn khách hàng khi có thể dễ dàng lựa chọn một sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Thông qua các dữ liệu thông tin đã thu thập được trong quá trình chuẩn bị, phòng Xuất nhập khẩu của Omizu sẽ lập kế hoạch cụ thể các công việc cần làm để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Đưa ra các đầu công việc cần làm về kế hoạch làm thủ tục thanh toán, kế hoạch nhận hàng, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch kiểm tra hàng, đưa ra phương án kinh doanh và hiệu quả kinh doanh của hợp đồng; thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện từ đó phân bổ các nguồn lực ở các phòng ban sao cho hợp lý, phù hợp với chức năng của từng phòng. Trước đây, thời gian đầu khi Công ty mới đi vào hoạt động, do chưa quen biết với thị trường và các hãng tàu nên thường nhập khẩu theo giá CIF hoặc CFA thì nhiệm vụ thuê tàu do người xuất khẩu đảm nhận, điều này giúp cho một công ty mới thành lập chưa có nhiều kinh nghiệm có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động khác, tuy nhiên khi đó, công ty sẽ không được chủ động trong việc lựa chọn phương tiện vận tải, dẫn tới có khả năng công ty sẽ phải đối mặt với rủi ro trong quá trình vận chuyển như điều kiện bảo quản hàng hóa chưa đáp ứng hay thời gian giao hàng chậm chễ hơn so với dự kiến làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty.

Trong khi đang dần chuyển hình thức nhập khẩu và công ty giành được quyền thuê tàu giúp Omizu có thể chủ động hơn về thời gian giao hàng cũng như lựa chọn phương tiện đảm bảo chất lượng, bảo quản hàng thì công việc này lại còn rất nhiều bỡ ngỡ, công ty chưa thật sự thành thục và chuyên nghiệp, cần sự hỗ trợ của đơn vị forwarder uy tín để có thể đảm bảo quy trình diễn ra theo đúng kế hoạch cũng như chất lượng hàng hóa được đảm bảo trong suốt quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, khi hàng về đến cảng, các nhân viên phòng xuất nhập khẩu của Công ty vẫn phải làm một số thủ tục và trình tự tiến hành như sau: khi hàng về nhân viên nhập khẩu tiếp nhận kiểm tra chứng từ, nếu thấy có sai sót hoặc không phù hợp với hợp đồng thì phải báo lại cho bên xuất khẩu để có phương án sửa đổi bổ sung hoặc cam kết cho những sai sót đó để được nhận hàng; tiếp nhận kết quả phân luồng hải quan để sửa chữa những thông tin cần thiết. (Nguồn: Báo cáo từ phòng Xuất nhập khẩu) Theo kết quả điều tra, ta thấy được lỗi mà công ty thường hay mắc phải trong quá trình thực hiện hợp đồng đến từ thủ tục nhận hàng nhập khẩu , từ năm 2021- 2022 biểu đồ cho thấy có xu hướng giảm tuy nhiên trong giai đoạn 2022- 2023 lại tăng vọt điều này khẳng định khâu kiểm tra hàng vẫn chưa thực sự đảm bảo chất lượng , vẫn còn thiếu sót rất nhiều, công ty cần phải tìm ra nguyên nhân và khắc phục triển để tránh gây rủi ro cao.

 Thành công trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty đã chủ động lập kế hoạch, nghiên cứu, tìm hiểu và chuẩn bị sẵn sàng các phương án phòng ngừa rủi ro trước khi ký kết hợp đồng, tiến hành lên kế hoạch thực hiện hợp đồng một các bài bản, cụ thể, giúp việc quản trị và tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty sau này diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, ít các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty.

Định hướng phát triển của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy lọc nước từ thị trường Đài Loan của Công ty Cổ phần XNK quốc

Thứ nhất, tiếp tục thúc đẩy hoạt động nhập khẩu mặt hàng máy lọc nước và linh kiện thay thế đi kèm từ thị trường Đài Loan, tìm kiếm các bạn hàng mới và uy tín tại Đài Loan nhằm tận dụng kinh nghiệm thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường này, bên cạnh đó, tăng cường mở rộng hoạt động kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu của công ty ở trong nước. Thứ ba, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ XNK, tăng cường chuyên môn và các nghiệp vụ cũng như đầu tư hỗ trợ các công cụ cần thiết trong giao dịch nhằm tiếp tục hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu. Mặt khác cần phải tiếp tục đẩy mạnh công tác nghiên cứu nhu cầu về thị trường Đài Loan như về dung lượng thị trường, giá cả hàng hoá, các nhân tố ảnh hưởng để tổ chức các hoạt động nhập khẩu như lựa chọn nhà cung ứng, chọn thời điểm mua hàng và thực hiện việc đầu tư vào các dự án mang lại hiệu quả cao nhất.

Thứ năm, tìm kiếm và duy trì các nguồn hàng và các mối quan hệ mà công ty đã có với đối tác Đài Loan và khách hàng trong nước. Đặc biệt, công ty phải quan hệ tốt với các doanh nghiệp trong nước để nắm bắt thông tin kịp thời về các dự án, nhu cầu mới.

Các đề xuất và một số kiến nghị nhằm tăng cường quản trị quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu sản phẩm sản phẩm máy lọc nước từ Đài Loan của

Trong một số khâu như làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải… thì kết quả đạt được không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân Công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm các thủ tục để nhập khẩu hàng hoá của Công ty hay không. Một khi Công ty đã tạo ra được cho mình một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng với các nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc thì việc khắc phục một số tồn tại ở các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty như khâu: mở L/C, thuê tàu lưu cước, thanh toán… cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết. Ngoài ra, Nhà nước cần có các biện pháp hiệu quả hơn trong việc ngăn chặn các hoạt động buôn lậu, các hoạt động gian lận thương mại, cụ thể là tăng cường việc dán tem nhập khẩu các mặt hàng sứ vệ sinh, gạch ốp lát nhằm đảm bảo công bằng cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty, từ đó đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu của Công ty phát triển.

Cơ quan hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ các doanh nghiệp XNK về thủ tục, giấy tờ… Hơn nữa, cơ quan hải quan cần có những cán bộ có năng lực, am hiểu chuyên môn về các lĩnh vực liên quan đến ngành nghề của các công ty để giảm bớt thủ tục gây mất thời gian cho doanh nghiệp. Cơ quan hải quan cũng nên ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình làm việc, đẩy nhanh quá trình thử nghiệm làm thủ tục hải quan trực tuyến để tránh gây mất thời gian, công sức và các tiêu cực trong quá trình doanh nghiệp làm các nghiệp vụ liên quan đến hải quan.