Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã nhận thấy rằng: Công ty thường ký kết nhiều hợp đồng xuất khẩu hàng hóa từ nước ngoài, sau mỗi hợp đồng thương mại được ký kết, hoạt động quản
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất khẩu Đây là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi hoàn thành và giao hàng Tầm quan trọng của việc quản trị quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, hiệu quả mà còn là yếu tố quyết định cho sự thành công và bền vững của doanh nghiệp Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng giúp tạo ra sự tổ chức trong công việc, từ việc phân chia nhiệm vụ, giám sát tiến độ đến việc điều chỉnh và giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết, từ đó tạo ra sự linh hoạt và đáp ứng được nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, quản trị quy trình còn giúp đảm bảo tính chuẩn xác và tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn chất lượng Bằng việc áp dụng các quy trình chuẩn và kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và đạt được sự hài lòng cao nhất Đứng trước nền kinh tế đang chuyển mình mạnh mẽ và trong thời kỳ mở cửa, phát triển sâu rộng Là một doanh nghiênp chuyên kinh doanh về phụ tùng ô tô, việc tổ chức thực hiện xuất khẩu là một hoạt động diễn ra hàng ngày tại Công ty Suntech Vina Thế nên việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của công ty là quan trọng và cần thiết
Hiện công ty Suntech Vina đang thực hiện các hoạt động xuất khẩu hàng hoá đến các thị trường quốc tế như Hàn Quốc, Trung Quốc, các nước trong khu vực ASEAN, Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã nhận thấy rằng: Công ty thường ký kết nhiều hợp đồng xuất khẩu hàng hóa từ nước ngoài, sau mỗi hợp đồng thương mại được ký kết, hoạt động quản lý và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty diễn ra tương đối ổn định, tuy nhiên giai đoạn gần đây, công ty còn gặp một số hạn chế trong vấn đề quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là trong đợt dịch Covid-19 vừa rồi Tuy nhiên việc tồn tại các vướng mắc trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu có ảnh hưởng mạnh đến hoạt động xuất khẩu của công ty Trong thực tế có rất nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, gây ra nhiều hệ lụy về tài sản, uy tín doanh nghiệp Để đảm bảo hoạt động nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi thì việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vô cùng
10 quan trọng Nhận thức được tầm quan trọng đó, cũng như đòi hỏi thực tế của việc hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh này, cùng với những kiến thức được trang bị tại nhà trường và những tìm hiểu thực tế khi thực tập tại Suntech Vina, em đã đề xuất đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina” làm đề tài nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Các nghiên cứu có liên quan ở Việt Nam Đề tài “Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu Gừng công ty TNHH sản xuất và công nghiệp Việt Nam Delta” của tác giả Lê Nhật Tuấn (2016), với mục đích đi sâu nghiên cứu hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, bài luận đã đề cập đến các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, nêu ra các thực trạng trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của công ty Qua quá trình nghiên cứu, tác giả đã nhận xét các mặt hạn chế và nguyên nhân gây ra các hạn chế của quy trình đó Cuối cùng, cùng với các tài liệu thu thập được, tác giả đã cung cấp cho người đọc phương hướng phát triển của công ty và dự báo về nhu cầu của mặt hàng xuất khẩu Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gừng của công ty TNHH sản xuất và công nghiệp Việt Nam Delta Đề tài “Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần sản xuất – Thương mại may Sài Gòn” của tác giả Vũ Văn Ba (2011) Bài luận đã hoàn thành được các mục tiêu mà nghiên cứu đưa ra, chính là nắm bắt được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty, nghiên cứu được các nhân tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, cuối cùng là tìm ra giải pháp để cải tiến, hoàn thiện và nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty trong thời gian tới nhằm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty Đề tài “Điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng phụ tùng ô tô của công ty cổ phần sản xuất phụ tùng ô tô và thiết bị công nghiệp JAT” của tác giả Vũ Thị Phượng (2016) Bài đã nghiên cứu chỉ ra những thành công cũng như hạn chế trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng phụ tùng ô tô của
11 công ty JAT Từ đó hoàn thiện được cụ thể hơn trong bước điều hành và giám sát quy trình Từ đó đưa ra các đề xuất cải thiện trong hoạt động kinh doanh của công ty cũng như các định hướng phát triển trong tương lai Đề tài “Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng hạt điều của Công ty TNHH Thái Gia Sơn”, của tác giả Phạm Thị Huyền Trân (2019), bài luận đã tập trung đánh giá hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty, đồng thời đề ra các giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện quy trình này trong bối cảnh kinh tế còn non trẻ, các khó khăn thách thức khi hợp tác kinh tế, thương mại với các quốc gia đã khiến công ty gặp thất bại trong giao dịch buôn bán quốc tế Đề tài “Phân tích tình hình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần Gentraco” của nhóm tác giả Châu và Trần Quỳnh (2009), bài nghiên cứu đã phân tích quy trình, tìm hiểu tình hình thực tế của công ty từ đó trình bày được thực trạng đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng ở công ty, thông qua đó rút ra được những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn hoạt động xuất khẩu, giúp cho hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao hơn
Các nghiên cứu có liên quan ở nước ngoài Đề tài “Quy trình xuất khẩu phụ tùng xe đua và xe đua sang Nga”, của tác giả P Pihlava (2012) Bài luận án đã mô tả quá trình xuất khẩu phụ tùng xe và xe đua từ
Phần Lan sang Nga Nghiên cứu đã phân tích quy trình xuất khẩu, các điều kiện đi kèm khi xuất khẩu hàng hóa, những vấn đề cần lưu ý đối với thị trường EU nói chung và các vấn đề khác cần lưu ý khi xuất khẩu sang Nga Tác giả cũng nêu ra các yêu cầu và hạn chế khi xuất khẩu phụ tùng thay thế, từ đó đưa ra được các kết luận về tầm quan trọng của hợp đồng mua bán và đưa ra các kiến nghị phù hợp với thực trạng cụ thể của công ty Đề tài “Quá trình xuất nhập khẩu một số sản phẩm được lựa chọn tại Thái Lan” của nhóm tác giả Keretho, Somnuk, Naklada, Saisamorn (2011), Nghiên cứu xem xét quá trình bắt đầu từ việc ký hợp đồng cho đến khi sản phẩm được chuyển đến địa điểm bán buôn ở nước nhập khẩu Bài viết tập trung vào phân khúc hàng hóa là phụ tùng ô tô dựa trên những cân nhắc về nhu cầu và lợi ích nhập khẩu, các tập quán thương mại hiện tại và tiềm năng thị trường Tác giả đã phân tích quá trình xuất khẩu phụ tùng ô tô từ Thái Lan sang Ấn độ và từ Thái Lan sang Bangladesh và quy trình nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thiết bị vào Thái Lan dựa trên các yếu tố về thời gian,
12 chi phí và khoảng cách từ đó đưa ra các khuyến nghị phù hợp Đề tài “Quy trình xuất khẩu sang Thụy Điển”, của tác giả Ella Leinonen (2019) trong luận án này, tác giả nghiên cứu quá trình xuất khẩu sản phẩm từ Phần Lan sang Thụy Điển và những thách thức thường gặp trong quá trình này, tìm ra các giai đoạn của quá trình xuất khẩu và vạch ra những thách thức và rủi ro gặp phải trong quá trình này Ngoài ra, tác giả đã biên soạn một gói thông tin nhỏ gọn về quy trình xuất khẩu sang Thụy Điển Đề tài “Phân tích thủ tục, quy trình xuất nhập khẩu tại Trung Quốc” của tác giả Bala Ramasamy (2010), bài nghiên cứu đã phân tích quy trình xuất khẩu hàng may mặc sang nhật bản, hàng điện tử sang Thái Lan, quy trình nhập khẩu vải/phụ kiện và linh kiện ô tô từ Nhật Bản Trong bài viết, nhà nghiên cứu đã chỉ rõ được các lợi thế cũng như các hạn chế còn tồn đọng trong quy trình làm thủ tục, quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa Từ đó đưa ra được các giải pháp trong hoàn thiện quy trình, đưa ra các kiến nghị cho các doanh nghiệp cũng như nhà nước về cải thiện thủ tục nhằm hướng tới việc thúc đẩy hàng hóa xuất nhập khẩu nhanh, mạnh, đạt được hiệu quả kinh tế cho các nước
Từ đó có thể thấy rằng: Đối với các doanh nghiệp nước ngoài, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa rất phát triển Cho đến nay, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu của sinh viên, giảng viên từ các trường đại học, cán bộ từ viện nghiên cứu liên quan đến vấn đề nâng cao, đổi mới, phát triển hoạt động giao nhận, đặc biệt là đối với phương thức vận tải bằng đường biển Đối với các nghiên cứu có liên quan ở Việt Nam có hướng triển khai nội dung khá tương đồng, góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận của đề tài liên quan đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Mỗi đề tài đều đưa ra cơ sở lý luận liên quan đến hợp đồng xuất khẩu cũng như quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, thông qua phân tích tình hình thực tế để đưa ra những định hướng, giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện hoạt động xuất khẩu của từng công ty trong mỗi đề tài Thêm vào đó, mỗi đề tài đều có phạm vi nghiên cứu và xuất khẩu những mặt hàng khác nhau từ những thị trường khác nhau, tại những công ty khác nhau, do đó các đề tài đều có sự khác biệt nhất định Như vậy, có thể thấy rằng, tuy có nhiều công trình nghiên cứu có liên quan đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhưng có rất ít
13 công trình nghiên cứu hoạt động xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe, đặc biệt tại công ty TNHH Suntech Vina, đo đó đề tài được em lựa chọn là hoàn toàn mới.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục đích của việc nghiên cứu là hệ thống và làm rõ về các vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Bên cạnh đó là nghiên cứu và mô tả thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty Từ đó phân tích, đánh giá và đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện việc quản trị quy trình thực hiện hợp xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina
Hệ thống và làm rõ các vấn đề lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
- Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina
- Từ thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, rút ra những điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân qua đó đưa ra những kiến nghị cho chính phủ nhằm hoàn thiện quy trình.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là Quản trị Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina.
Phạm vi nghiên cứu
Khóa luận sẽ tập trung nghiên cứu trong phạm vi:
- Về nội dung: Tập trung nghiên cứu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina
- Về không gian: Tìm hiểu, quan sát qua quá trình làm việc tại bộ phận kinh doanh
14 tại Công ty TNHH Suntech Vina
- Về thời gian: Số liệu trong quá trình nghiên cứu được thu thập trong giai đoạn 2021
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp
- Thu thập dữ liệu thứ cấp:
+ Tham khảo các giáo trình, sách báo, các khóa luận tốt nghiệp có cùng hướng đề tài Quan sát, thu thập về chứng từ nhập khẩu, số liệu hoạt động kinh doanh tại Công ty năm 2021- 2023 và thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng
+ Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp: Báo cáo tài chính; Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các năm 2021, 2022, 2023
+ Các văn bản, bản kế hoạch, mục tiêu, sứ mệnh và phương hướng phát triển của công ty
- Phân tích xử lý tài liệu thứ cấp: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, thống kê số liệu, phân tích, so sánh phân tích định tính và định lượng và so sánh giữa thực trạng và cơ sở lý luận để suy diễn, quy nạp và trình bày kết quả Việc phân tích xử lý dữ liệu thứ cấp được thực hiện bằng phương pháp so sánh, phân tích, thông kê, tổng hợp, sử dụng phần mềm Excel Các số liệu được tập hợp và tính toán, cho tỷ lệ % và các số liệu cần thiết khác phục vụ cho quá trình phân tích, so sánh qua thời gian giữa các đối tượng khác nhau rồi đưa ra nhận xét cá nhân
Phương pháp tổng quan tài liệu
- Tiến hành tổng hợp một cách đầy đủ các tài liệu liên quan (thông tin, số liệu, khái niệm, học thuyết, lý thuyết, kết quả, kết luận) về vấn đề đang nghiên cứu
- Tiến hành xác định các vấn đề đã được nghiên cứu để tránh có sự trùng lặp
- Tiến hành xác định các khoảng trống nghiên cứu để từ đó hình thành được vấn đề nghiên cứu
- Xây dựng cơ sở lý thuyết cho nghiên cứu bằng cách tóm tắt và phân tích các nghiên cứu, lý thuyết, và khái niệm liên quan, giúp định hình và xây dựng lý thuyết cho nghiên cứu mới, từ đó tạo ra một cơ sở vững chắc để đề xuất giả thuyết nghiên cứu
Phương pháp quy nạp được sử dụng để kiểm chứng các giả thuyết hoặc lý thuyết
15 đã tồn tại bằng cách áp dụng chúng vào thực tế và dữ liệu cụ thể Bước đầu tiên là tiến hành xác định vấn đề nghiên cứu cụ Tiếp theo là trình bày các lý thuyết, giả thuyết hoặc khung lý thuyết liên quan đến vấn đề nghiên cứu Đây là bước quan trọng để xây dựng cơ sở lý thuyết cho nghiên cứu và xác định các giả định cần kiểm chứng Sau đó xác định phương pháp nghiên cứu phù hợp để kiểm chứng chúng Trong trường hợp sử dụng phương pháp quy nạp, sẽ áp dụng các lý thuyết đã xác định vào dữ liệu thực tế hoặc các trường hợp nghiên cứu cụ thể Cuối cùng, tiến hành đánh giá kết quả từ phân tích dữ liệu và xác định xem liệu chúng hỗ trợ hay phủ định các giả thuyết ban đầu Kết luận từ quá trình này sẽ được trình bày trong phần kết luận của luận văn
Phương pháp diễn giải nhấn mạnh vào việc hiểu và giải thích ý nghĩa của dữ liệu thay vì việc kiểm chứng giả thuyết hay lý thuyết Bước đầu tiên là tiến hành thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như cuộc phỏng vấn, quan sát, tài liệu văn bản, hoặc tư liệu đa phương tiện Liệu thu thập được sau đó sẽ được mô tả và phân tích một cách chi tiết và sâu sắc để hiểu sâu hơn về nội dung và ý nghĩa của chúng Trong quá trình phân tích, tiến hành diễn giải dữ liệu dựa trên các khung lý thuyết, kiến thức trước đó, và tri thức cá nhân của mình Sau đó tiến hành xây dựng hoặc phát triển lý thuyết mới, hoặc mở rộng hiểu biết về lý thuyết đã tồn tại Điều này thường bao gồm việc đề xuất các khái niệm mới, mối quan hệ, hoặc cấu trúc lý thuyết dựa trên những phát hiện từ dữ liệu Cuối cùng, kết quả từ quá trình diễn giải dữ liệu sẽ được trình bày bao gồm các phân tích chi tiết, trích dẫn dữ liệu, và lập luận logic để hỗ trợ các nhận định và giải thích
Dựa trên các dữ liệu được thống kê, tác giả tiến hành đối chiếu các số liệu với nhau theo một tiêu chí nhất định và đối chiếu số liệu giữa các năm để cho thấy biến động, so sánh nội dung của các tài liệu, bao gồm cả văn bản, hình ảnh, và các phương tiện khác Đồng thời tác giả mô tả, phân tích mối liên hệ tương quan giữa các dữ liệu và tình hình kinh doanh, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng và luận giải nguyên nhân của vấn đề.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu sơ đồ, Kết luận, Tài liệu tham
16 khảo Nội dung của khóa luận bao gồm 4 chương, với kết cấu như sau:
Chương 1: Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Chương 3: Thực trạng của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất để hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Khái quát về hợp đồng TMQT
2.1.1 Khái niệm và vai trò của xuất khẩu
Xuất khẩu là quá trình bán hàng hóa và dịch vụ từ một quốc gia ra ngoài biên giới của nó để bán cho các quốc gia khác Đây là một phần quan trọng của hoạt động thương mại quốc tế và đóng vai trò quan trọng trong kinh tế của nhiều quốc gia trên thế giới Xuất khẩu không chỉ là những hành vi buôn bán riêng lẻ mà là cả một hệ thống các quan hệ mua bán trong thương mại có tổ chức nhằm mục đích đẩy mạnh sản xuất hàng hóa, chuyển đổi cơ cấu kinh tế ổn định và từng bước nâng cao đời sống cho nhân dân Trong quá trình xuất khẩu, hàng hóa hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc cung cấp tại quốc gia xuất khẩu sau đó được chuyển đi và bán cho các thị trường hoặc khách hàng ở các quốc gia khác Quá trình này có thể bao gồm các bước như việc đóng gói, vận chuyển, thông quan, phân phối và bán hàng
Xuất khẩu không chỉ là việc đơn giản là bán hàng hóa và dịch vụ ra ngoài biên giới Đây là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ và sáng tạo để chuyển đổi các nguồn lực thành sản phẩm và dịch vụ có giá trị, từ đó tham gia vào thị trường quốc tế một cách hiệu quả Quá trình xuất khẩu thường bắt đầu từ việc chuyển đổi các nguyên liệu, lao động và công nghệ thành các sản phẩm và dịch vụ có thể cạnh tranh trên thị trường quốc tế Nhưng không chỉ dừng lại ở đó, xuất khẩu còn là cơ hội để gia tăng giá trị cho sản phẩm thông qua các quá trình sản xuất, chế biến và thêm giá trị khác trước khi chúng được đưa ra thế giới
Việc tham gia vào thị trường quốc tế không chỉ mở ra cơ hội kinh doanh mới mà còn mở rộng phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự phụ thuộc vào các yếu tố thị trường quốc tế như nhu cầu, giá cả và các quy định thương mại Sự biến động của thị trường có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của quá trình xuất khẩu Do tính chất phức tạp của nó, hoạt động xuất khẩu yêu cầu sự quản lý chuyên nghiệp và hiểu biết sâu rộng về các quy trình quốc tế Từ vấn đề pháp lý, hải quan, vận chuyển đến tài chính, mọi yếu tố đều cần được xem xét và quản lý một cách tỉ mỉ để đảm bảo thành công trong quá trình xuất khẩu
Xuất khẩu không chỉ là một phương tiện để mở rộng thị trường, mà còn là một cơ hội để tăng cường doanh thu và lợi nhuận cho các doanh nghiệp Bằng cách tiếp cận các thị trường mới, các doanh nghiệp có thể tăng doanh số bán hàng và thu về lợi nhuận cao hơn Điều này không chỉ tạo ra lợi ích kinh tế mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty
Ngoài ra, hoạt động xuất khẩu còn tạo ra cơ hội việc làm cho nhiều người, từ những người làm việc trong ngành sản xuất cho đến những người làm việc trong lĩnh vực vận chuyển và tiếp thị Sự phát triển của hoạt động xuất khẩu thường đi đôi với việc tăng cường sự cần thiết về lao động chuyên môn, từ đó tạo ra một môi trường lao động phát triển và mang lại lợi ích cho cộng đồng Xuất khẩu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế bằng cách tăng cường năng suất, khả năng cạnh tranh và thu hút đầu tư nước ngoài Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào một số ngành kinh tế nội địa cụ thể mà còn tạo điều kiện cho một tăng trưởng kinh tế bền vững và toàn diện hơn
Hơn nữa, xuất khẩu còn có thể đóng vai trò trong việc cân bằng thương mại của một quốc gia bằng cách tạo ra nguồn thu nhập từ việc bán hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài Điều này giúp giảm thiểu thâm hụt thương mại và tăng cường khả năng chi trả nợ nước ngoài, từ đó đảm bảo ổn định tài chính và phát triển kinh tế Qua việc tiếp cận thị trường nước ngoài và xây dựng mối quan hệ với đối tác quốc tế, hoạt động xuất khẩu không chỉ thúc đẩy tăng trưởng kinh tế mà còn tăng cường quan hệ quốc tế và giao lưu văn hóa giữa các quốc gia Điều này góp phần vào sự hợp tác toàn cầu và phát triển bền vững của xã hội
2.1.2 Khái niệm và vai trò của hợp đồng TMQT
2.1.2.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế:
Theo Công ước Viên 1980: “Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa các bên có quốc tịch khác nhau hoặc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau”
Theo Luật Thương mại Việt Nam 2005: “Hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán hàng hoá được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam, bên kia là thương nhân nước ngoài”
Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2014), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, NXB Thống Kê: “Hợp đồng TMQT là kết quả của một quá trình nghiên
19 cứu thị trường, xác định nhu cầu, lựa chọn đối tác, lập phương án kinh doanh tiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng TMQT là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thỏa thuận và cam kết, tức là khi đó các bên cần thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên Việc tổ chức thực hiện tốt hợp đồng TMQT có ý nghĩa rất quan trọng đối với mọi bên
Bản chất của hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hàng hoá và dịch vụ, là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận không được cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được
- Chủ thể tham gia: Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau
- Đối tượng của hợp đồng: là hàng hóa hoặc dịch vụ Tuy nhiên, khác với hợp đồng mua bán trong nước, các đối tượng của hợp đồng TMQT phải được di chuyển qua biên giới các quốc gia khác nhau
- Đồng tiền thanh toán: là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia Các chủ thể tham gia hợp đồng có thể lựa chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu của đồng tiền quốc gia mà các bên đã chọn
- Nguồn luật điều chỉnh: Do có yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng TMQT bao gồm Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch Đầu tiên, nó giúp xác định rõ ràng các điều khoản và điều kiện của giao dịch, từ giá cả, số lượng, chất lượng đến điều kiện vận chuyển, thanh toán và điều kiện giao hàng Bằng cách này, các bên có thể hiểu rõ và đồng ý với các cam kết được thiết lập Hợp đồng cũng bảo vệ quyền lợi của các bên bằng cách minh bạch và xác định rõ ràng các cam kết và trách nhiệm của mỗi bên Nó cung cấp cơ chế giải quyết tranh chấp trong trường hợp xảy ra xung đột hoặc vi phạm hợp đồng, giúp tạo ra sự ổn định và tin cậy trong quan hệ kinh doanh Hợp đồng thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc xác định rủi ro và trách nhiệm của mỗi bên liên quan đến việc vận chuyển, bảo quản và thanh toán
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quản trị là quá trình lãnh đạo và điều hành các hoạt động và tài nguyên của một tổ chức, tổ chức con hoặc một phần của tổ chức để đạt được mục tiêu và kỳ vọng cụ thể Bao gồm cả việc tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới, phát triển và phát triển nhân viên, và đảm bảo sự hiệu quả và hiệu suất của tổ chức
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là quá trình lãnh đạo và điều hành các hoạt động cụ thể liên quan đến việc thực hiện một hợp đồng xuất khẩu từ khi hợp đồng được ký kết đến khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng cuối cùng Đây là một phần quan trọng của quản trị xuất khẩu, đảm bảo rằng các giao dịch xuất khẩu được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu và yêu cầu của hợp đồng
Các yếu tố chính của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm:
- Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng: Xác định và lập kế hoạch các bước cụ thể để thực hiện hợp đồng xuất khẩu, bao gồm cả việc xác định tài nguyên cần thiết, thời gian và ngân sách
- Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Phân chia và tổ chức các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, bao gồm cả việc phối hợp với các bên liên quan như nhà sản xuất, đại lý vận chuyển, và khách hàng Thực hiện các hoạt động cụ thể để sản xuất, vận chuyển, và giao hàng hàng hóa hoặc dịch vụ theo yêu cầu của hợp đồng
- Giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu : Theo dõi và kiểm soát tiến độ và chất lượng của các hoạt động thực hiện hợp đồng, và đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân thủ theo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng Xử lý và giải quyết mọi vấn đề hoặc tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu một cách hòa bình và công bằng
2.2.2 Ý nghĩa của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Một hợp đồng, một giao dịch được coi là thành công chỉ khi quá trình thực hiện hợp đồng đó hiệu quả Thực hiện hợp đồng là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp có sự liên kết chặt chẽ với nhau Để quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả thì không thể thiếu được hoạt động quản trị
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng và tối ưu hóa các hoạt động sản xuất và vận chuyển Bằng cách xác định và tuân thủ các điều khoản hợp đồng một cách chính xác, quản trị quy trình giúp tránh các tranh chấp và mâu thuẫn sau này Hơn nữa, việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và vận chuyển giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí Bằng cách lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của hợp đồng và chọn lựa phương tiện vận chuyển phù hợp, quản trị quy trình đảm bảo rằng sản phẩm được giao hàng đúng thời hạn và với chất lượng tốt nhất
Quản trị quy trình cũng đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng, kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất và vận chuyển Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng Đồng thời, quản trị quy trình cũng giúp xác định và quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Bằng cách này, nó giúp tạo ra sự tin cậy và uy tín trong mắt khách hàng, quan trọng để duy trì mối quan hệ lâu dài và mở rộng thị trường trong tương lai
2.2.3 Nội dung Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa 2.2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quy trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu là bước quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động liên quan được tổ chức và thực hiện một cách hiệu quả và đáng tin cậy Dưới đây là nội dung cụ thể của quy trình này:
2.2.3.1.1 Chuẩn bị lập kế hoạch
Xác định mục tiêu và yêu cầu của hợp đồng là bước đầu tiên quan trọng trong việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu Quá trình này đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng về mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được Đồng thời, việc xác định các yêu cầu cụ thể của hợp đồng như số lượng, chất lượng, giá cả, và các điều khoản giao dịch khác sẽ định hình cách thức tổ chức thực hiện hợp đồng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng
Phân tích thị trường là bước quyết định để hiểu rõ thị trường mục tiêu và các cơ
22 hội và thách thức mà nó mang lại Phân tích này bao gồm việc nghiên cứu về nhu cầu của khách hàng, cạnh tranh từ các đối thủ, yêu cầu pháp lý, và các yếu tố văn hóa và kinh doanh địa phương Bằng cách hiểu sâu hơn về thị trường, tổ chức có thể phát triển một chiến lược phù hợp để tiếp cận thị trường mục tiêu và tạo ra một lợi thế cạnh tranh Đánh giá nguồn lực và năng lực là bước quan trọng để xác định khả năng của tổ chức để thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tổ chức cần phải đánh giá rõ ràng về các khía cạnh như khả năng sản xuất, vận chuyển, tài chính, và quản lý rủi ro Điều này giúp tổ chức nhận biết các điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược hợp lý và tối ưu hóa sự sử dụng tài nguyên có sẵn
2.2.3.1.2 Tiến hành lập kế hoạch
Lập kế hoạch vận hành là bước tiếp theo sau khi đã thu thập và phân tích thông tin từ các bước trước Kế hoạch này cần bao gồm lịch trình sản xuất, kế hoạch vận chuyển, quản lý rủi ro, và lập kế hoạch tài chính Mỗi khía cạnh cần được xem xét kỹ lưỡng và tính toán để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình thực hiện Cuối cùng, việc xác định và giao nhiệm vụ giúp tổ chức phân chia các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức Việc này đảm bảo rằng mỗi người có trách nhiệm rõ ràng và hiểu rõ nhiệm vụ của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc Thiết lập các cơ chế theo dõi và đánh giá để đảm bảo rằng quá trình thực hiện hợp đồng được theo dõi và đánh giá đúng cách Điều này giúp phát hiện và giải quyết vấn đề kịp thời và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết
Bằng cách lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu một cách cẩn thận và tổ chức, tổ chức có thể tăng cơ hội thành công và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng này
Kế hoạch sau khi được lập phải được trình duyệt và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện
2.2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.3.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu
Căn cứ vào Điều 9 Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của chính phủ về Hồ sơ, quy trình cấp giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu Hồ sơ, quy trình
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
2.3.1.1 Khả năng tài chính của doanh nghiệp
Sức mạnh tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng của họ trong việc chi trả các chi phí liên quan đến xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ Những chi phí này bao gồm chi phí sản xuất, vận chuyển, thủ tục hải quan và các chi phí khác Một doanh nghiệp có khả năng tài chính tốt có thể thanh toán các nhà cung ứng và đối tác dịch vụ một cách đúng hạn và linh hoạt, giúp duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan Ngoài ra, khả năng tài chính cũng ảnh hưởng đến năng lực đầu tư và mở rộng của doanh nghiệp Đầu tư vào cơ sở hạ tầng, công nghệ và nguồn nhân lực là cần thiết để thúc đẩy hoạt động xuất khẩu Các khoản đầu tư này có thể bao gồm việc mua sắm thiết bị sản xuất, mở rộng cơ sở sản xuất hoặc phát triển hệ thống logistics Khả năng tài chính mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc đầu tư và mở rộng quy mô hoạt động xuất khẩu Cuối cùng, khả năng tài chính cũng ảnh hưởng đến quản lý rủi ro tài chính Doanh nghiệp có khả năng tài chính cao có thể dễ dàng đối phó với các biến động giá cả, tỷ giá hối đoái và các rủi ro tài chính khác Điều này giúp họ duy trì ổn định trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và giảm thiểu các tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh
2.3.1.2 Chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa, vai trò của nguồn nhân lực là không thể phủ nhận Sự hiệu quả và thành công của mọi hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của đội ngũ nhân viên tham gia Đầu tiên, năng lực chuyên môn và kỹ năng là yếu tố quyết định Nhân viên cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn phù hợp để thực hiện các quy trình một cách chính xác và hiệu quả Ví dụ, khả năng quản lý dự án giúp họ có thể lập kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng một cách linh hoạt Thứ hai, tinh thần làm việc và cam kết đóng vai trò quan trọng Nhân viên với tinh thần làm việc tích cực sẽ nỗ lực hết mình để đảm bảo mọi hoạt động được hoàn thành đúng thời hạn và đạt được chất lượng tốt nhất Quản lý rủi ro là một khía cạnh quan trọng khác Nhân viên có khả năng nhận biết và quản lý rủi ro sẽ có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả khi các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Cuối cùng, đạo đức làm việc và tôn trọng là yếu tố cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh Sự tôn trọng này cũng là chìa khóa để duy trì mối
32 quan hệ lâu dài và bền vững trong ngành
2.3.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp
Cơ sở vật chất của một doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Việc cải thiện và đầu tư vào cơ sở vật chất không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và quản lý quy trình sản xuất Trước tiên, cơ sở sản xuất và lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa đáp ứng được yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu Việc trang bị đầy đủ công nghệ và thiết bị hiện đại giúp tăng cường khả năng sản xuất và giảm thiểu lỗi lầm, từ đó đảm bảo chất lượng và uy tín của sản phẩm Cơ sở vận chuyển và logistics cần được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả để đảm bảo rằng hàng hoá có thể được vận chuyển đến đích một cách an toàn và đúng thời gian Sự thiếu hụt và tổ chức không tốt trong cơ sở vận chuyển có thể gây ra các vấn đề lớn như giao hàng muộn, mất mát hàng hoá hoặc hỏng hóc trong quá trình vận chuyển
Cơ sở hạ tầng và tiện ích là yếu tố quyết định cho việc vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả và đáng tin cậy Sự hiện đại và đáng tin cậy của hạ tầng và tiện ích góp phần quan trọng vào việc đảm bảo rằng hàng hóa có thể di chuyển một cách nhanh chóng và an toàn Hơn nữa, cơ sở công nghệ thông tin cần được cập nhật và tích hợp để quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ vận chuyển và quản lý tài liệu liên quan đến hợp đồng Hệ thống thông tin hiệu quả giúp tăng cường khả năng quản lý và điều hành quy trình xuất khẩu Cuối cùng, việc đảm bảo an toàn và bảo mật cho cơ sở vật chất giúp ngăn chặn mọi rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu An ninh tại các cơ sở sản xuất, kho bãi và trong quá trình vận chuyển hàng hoá là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự bền vững của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.3.2.1 Chính sách và công cụ quản lý của nhà nước
Chính sách và công cụ quản lý của nhà nước đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Trên một phạm vi rộng lớn, các biện pháp và quy định được thiết lập bởi chính phủ định hình không chỉ cách thức doanh nghiệp thực hiện hợp đồng xuất khẩu mà còn ảnh hưởng đến sự phát triển và cạnh tranh của thị trường xuất khẩu
Trước hết, các luật pháp và quy định về xuất khẩu, bao gồm cả thủ tục hải quan, thuế và lệ phí, cùng với các yêu cầu về chứng nhận chất lượng và bảo vệ môi trường, định rõ hành động của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Doanh nghiệp phải tuân thủ mọi quy định này để tránh vi phạm và đảm bảo sự hợp pháp trong kinh doanh Chính sách thương mại và hợp tác quốc tế của nhà nước, bao gồm các thỏa thuận thương mại tự do và biện pháp bảo hộ thương mại, có thể ảnh hưởng đến việc tiếp cận thị trường và giá cả của hàng hoá xuất khẩu Sự hỗ trợ từ chính phủ thông qua các biện pháp cấp phép xuất khẩu cũng có thể tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Ngoài ra, các công cụ hỗ trợ và khuyến khích từ nhà nước như các chương trình tài trợ xuất khẩu, khoản vay ưu đãi và dịch vụ tư vấn đào tạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất khẩu
Luật pháp quốc tế không chỉ là tập hợp các quy định và nguyên tắc mà còn là bản sắc của một cộng đồng toàn cầu, ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Bằng cách này, chúng tạo nên một khung pháp lý đồng nhất và định hình các chuẩn mực quan trọng cho sự phát triển bền vững và công bằng trong thương mại quốc tế Luật pháp quốc tế có sự ảnh hưởng nhất định đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Luật pháp quốc tế về thương mại giúp định rõ các nguyên tắc và quy định liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa Bao gồm cả quy tắc về phương thức thanh toán, chứng từ xuất khẩu, quy trình hải quan, và xử lý tranh chấp thương mại Điều này đặt ra các yêu cầu cụ thể mà các doanh nghiệp cần tuân thủ trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Các hiệp định thương mại quốc tế như CPTPP, RCEP, là các tài liệu pháp lý quan trọng quy định các điều kiện thương mại, thuế quan, và quy tắc về xuất nhập khẩu giữa các quốc gia thành viên Những quy định này có ảnh hưởng lớn đến việc tiếp cận thị trường và giá cả của hàng hoá xuất khẩu Ngoài ra, luật pháp quốc tế cũng quy định về bảo vệ môi trường và quyền lao động trong quá trình sản xuất và xuất khẩu hàng hoá Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành công nghiệp nhạy cảm như công nghiệp thực phẩm và chế biến Các doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ các quy định về trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR) theo luật pháp quốc tế, bao gồm việc đảm bảo quyền lợi của người lao động, bảo vệ môi trường,
34 và thúc đẩy phát triển bền vững, đặt ra một tiêu chuẩn cao và yêu cầu kỹ năng quản lý chặt chẽ từ các doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.3.2.3 Cơ sở hạ tầng của nền kinh tế
Hệ thống giao thông, bao gồm đường bộ, đường sắt, hàng không và đường thủy, đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa từ cơ sở sản xuất đến cảng biển hoặc sân bay xuất khẩu Sự phát triển không đồng đều của hệ thống giao thông có thể gây ra trở ngại và làm tăng chi phí và thời gian giao hàng Cảng biển và cảng hàng không cần được phát triển và quản lý tốt để đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng hoá diễn ra một cách hiệu quả Sự hiện đại và đủ sức chứa của các cảng này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xử lý và lưu trữ hàng hóa, đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc nhập xuất hàng hoá Sự phát triển của cơ sở hạ tầng viễn thông và internet cung cấp các công cụ và dịch vụ kỹ thuật số quan trọng để quản lý và theo dõi quy trình xuất khẩu Các hệ thống quản lý kho, theo dõi vận chuyển và giao nhận, cũng như các dịch vụ tài chính và thanh toán điện tử, đều phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng viễn thông Cuối cùng, cơ sở hạ tầng an ninh và an toàn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ hàng hoá xuất khẩu khỏi mất mát, hỏng hóc hoặc tai nạn trong quá trình vận chuyển và lưu trữ Các biện pháp bảo vệ như hệ thống giám sát, kiểm soát an ninh và bảo vệ dịch vụ cần được xây dựng và duy trì để đảm bảo an toàn cho hàng hoá
2.3.2.4 Hệ thống tài chính ngân hàng
Hệ thống tài chính ngân hành có sự ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Điều đó được thể hiện qua các khía cạnh: Đầu tiên cung cấp vốn và tài trợ là một phần quan trọng của hoạt động xuất khẩu, và hệ thống ngân hàng đóng vai trò chủ chốt trong việc cung cấp vốn và tài trợ cho các doanh nghiệp Vốn từ ngân hàng giúp doanh nghiệp mua nguyên liệu, trang thiết bị và chi phí vận chuyển hàng hóa, từ đó tăng cường năng lực sản xuất và mở rộng thị trường xuất khẩu Dịch vụ thanh toán và chuyển tiền của ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thanh toán và giao nhận tiền trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Phương thức thanh toán như hối phiếu, chuyển khoản và thư tín dụng giúp đảm bảo rằng thanh toán được thực hiện một cách an toàn, nhanh chóng và đúng thời hạn
Tiếp theo, hỗ trợ tài chính và tư vấn là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất khẩu Ngân hàng cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tài chính để giúp doanh nghiệp hiểu rõ về các quy trình và rủi ro, đồng thời tối ưu hóa cấu trúc tài chính và quản lý rủi ro Dịch vụ thư chấp và bảo lãnh của ngân hàng cung cấp cam kết về thanh toán cho các giao dịch xuất khẩu, tăng cường uy tín và tin cậy của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế
Cuối cùng, quản lý rủi ro tài chính là một khía cạnh quan trọng khác mà ngân hàng hỗ trợ Họ giúp doanh nghiệp đánh giá và quản lý các rủi ro tài chính liên quan đến hoạt động xuất khẩu, từ rủi ro tỷ giá hối đoái đến rủi ro thanh toán và rủi ro tín dụng, thông qua các giải pháp bảo hiểm và công cụ phái sinh Điều này giúp giảm thiểu các rủi ro và tăng cường sự ổn định trong quy trình xuất khẩu
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU PHỤ TÙNG VÀ BỘ PHẬN PHỤ TRỢ CHO XE CÓ ĐỘNG CƠ VÀ ĐỘNG CƠ XE CỦA CÔNG TY TNHH SUNTECH VINA
Tổng quan về công ty và hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Suntech Vina
3.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Giới thiệu chung về doanh nghiệp:
Tên công ty Công ty TNHH Suntech Vina
Mã số thuế 3702102745 Địa chỉ Lô B_4B8_CN, B_4B15_CN và B_4B16_CN, khu công nghiệp Mỹ Phước 3, Phường Thới Hòa, Thị xã Bến Cát, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
Tầm nhìn và sứ mệnh:
Công Ty TNHH Suntech Vina là doanh nghiệp trực thuộc Công ty Suntech, nhà sản xuất gương chiếu hậu ô tô nổi tiếng thế giới của Hàn Quốc Tập đoàn có các nhà máy tại Hàn Quốc, Trung Quốc và Việt Nam, Tại Việt Nam Công Ty TNHH
Suntech Vina chuyên sản xuất các sản phẩm kính và tấm nhiệt kính chiếu hậu xe ô tô cho nhiều khách hàng như BMW, Audi, Ferrari, Mercedes-Benz, Honda, Toyota,
Huyndai, GM, Ford, …Tập đoàn là ngôi nhà của sự “Đổi mới và Chất lượng” trong lĩnh vực sản xuất phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe Với nhiều năm kinh nghiệm chuyên sâu trong ngành công nghiệp ô tô, công ty tự hào là đối tác đáng tin cậy và đáng giá cho khách hàng trên toàn cầu Không chỉ là nhà sản xuất phụ tùng, tập đoàn còn là động lực đằng sau sự hiệu quả và độ bền của các loại xe trên đường Điều này thể hiện trong quá trình nghiên cứu và phát triển không ngừng, nơi công ty đưa ra các giải pháp tiên tiến và hiệu quả về chi phí để đảm bảo xe luôn hoạt động mạnh mẽ và bền bỉ Với tầm nhìn vươn xa và cam kết không ngừng nỗ lực, công ty mong muốn trở thành đối tác chiến lược cho các doanh nghiệp trong
37 ngành ô tô, mang lại giá trị gia tăng và sự đồng hành đáng tin cậy trên mọi hành trình di chuyển, chạm tới thành công và sẵn sàng chia sẻ mỗi chặng đường
3.1.1.2 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp là sản xuất phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe Cụ thể:
Sản xuất gương chiếu hậu ô tô
Sản xuất bộ phận sưởi gương chiếu hậu Công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh chính là sản xuất gương gương chiếu hậu và bộ phận sưởi gương chiếu hậu cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước Trải qua hơn 10 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức, cải tiến công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc và nâng cao chất lượng sản phẩm Hiện tại hầu hết các sản phẩm của công ty đều đạt tiêu chuẩn về an toàn và tin cậy, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe của thị trường nước ngoài như: Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ, Các nước trong khu vực Đông Nam Á…
3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty TNHH Suntech Vina
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức:
Giám đốc điều hành là một trong những vị trí quản lý cấp cao nhất trong công ty, điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm về việc xây dựng và thúc đẩy chiến lược tổ chức Họ định rõ mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược
38 để đạt được thành công dài hạn Giám đốc điều hành thường tham gia vào quyết định về ngân sách, đầu tư, và các vấn đề tài chính quan trọng khác Họ chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức, bao gồm giá trị, nền tảng và quy tắc làm việc chung,
Phòng kế toán là một trong những bộ phận cốt lõi không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp Nhiệm vụ hàng ngày của phòng kế toán không chỉ là theo dõi và ghi chép các giao dịch tài chính của tổ chức mà còn là đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong mọi hoạt động tài chính Cụ thể, phòng kế toán của công ty thực hiện một loạt các công việc chịu trách nhiệm như thực hiện việc ghi chép mọi giao dịch tài chính của tổ chức, bao gồm thu nhập, chi phí, lãi lỗ và các khoản thanh toán khác, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về tài chính Phòng kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kiểm toán và kiểm soát nội bộ, đảm bảo sự minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật trong quản lý tài chính của tổ chức
Phòng kinh doanh không chỉ là trái tim mạch lạc của mỗi doanh nghiệp mà còn là bộ não sáng tạo định hình và thúc đẩy sự phát triển Chịu trách nhiệm hàng đầu về tổ chức và triển khai các hoạt động kinh doanh, phòng kinh doanh thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức Phòng kinh doanh đóng vai trò chủ đạo trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh, không chỉ định rõ mục tiêu bán hàng mà còn xác định thị trường mục tiêu và lập kế hoạch tiếp cận và tiếp thị để thu hút khách hàng Thông qua các hoạt động như tiếp xúc khách hàng, chào hàng, và tư vấn về sản phẩm, phòng kinh doanh giữ vai trò quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng Phòng kinh doanh cũng thực hiện việc theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh Sử dụng các công cụ và hệ thống hiện đại, họ liên tục theo dõi hiệu suất bán hàng, đánh giá kết quả và xác định các điểm cần cải thiện Phòng kinh doanh cũng thường tiến hành nghiên cứu thị trường để hiểu rõ hơn về xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng và hoạt động của đối thủ cạnh tranh
Phòng xuất khẩu đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc quản lý mọi khía cạnh của quá trình xuất khẩu hàng hóa từ các nguồn cung quốc tế Trách nhiệm của phòng xuất khẩu không chỉ là đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý mà còn là việc thực hiện một loạt các hoạt động quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả Phòng xuất khẩu cần hiểu và thực hiện các quy trình liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa, bao gồm các bước đăng ký, xử lý hải quan, và các thủ tục pháp lý khác để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của việc xuất khẩu hàng hóa Ngoài ra, phòng xuất khẩu cần tương tác với các cơ quan hải quan và thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết, bao gồm việc đối phó với các vấn đề như việc đặt và xử lý hóa đơn, xác định mã hải quan, và thanh toán thuế và phí liên quan Đồng thời, phòng xuất khẩu cần theo dõi lượng và quy mô hàng hóa được xuất khẩu, đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra mạnh mẽ và không bị gián đoạn
(5) Phòng hành chính - nhân sự
Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự không chỉ là quản lý nhân sự mà còn là đảm bảo một môi trường làm việc tích cực và tuân thủ các quy định pháp luật Phòng thường thực hiện các quy trình quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên Họ cũng tham gia vào việc xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp và đảm bảo rằng chiến lược kinh doanh của tổ chức được phản ánh đúng trong cơ cấu này Việc quản lý hiệu suất là một trong những nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất và thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ để giải quyết các vấn đề phát sinh Ngoài ra, phòng còn quản lý các chính sách và quy định về lợi ích nhân viên, bảo hiểm, nghỉ phép và hỗ trợ nhân viên trong các vấn đề liên quan đến lợi ích Phòng HR đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ tất cả các quy định pháp luật liên quan đến nhân sự và lao động, và duy trì các chính sách nội bộ và quy trình Họ cũng duy trì và quản lý thông tin nhân viên một cách cẩn thận và chính xác
Phòng kỹ thuật đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc hỗ trợ và đảm bảo an toàn cho các hoạt động của tổ chức Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật bao gồm quản lý hạ tầng Công nghệ Thông tin, bảo mật thông tin, quản lý dữ liệu, điều hành và quản lý mạng, cũng như thực hiện các công việc sửa chữa, bảo trì và bảo dưỡng thiết bị An ninh thông tin là một phần quan trọng của công việc của phòng kỹ thuật
Họ phải đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng và hệ thống của tổ chức được bảo vệ chặt
40 chẽ để ngăn chặn rủi ro bảo mật và lạm dụng thông tin Phòng kỹ thuật quản lý và bảo quản dữ liệu của tổ chức một cách an toàn và hiệu quả, bao gồm sao lưu dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn Họ cũng chịu trách nhiệm về việc điều hành và quản lý mạng, đảm bảo kết nối mạng ổn định và an toàn, cũng như giải quyết các vấn đề kỹ thuật liên quan đến mạng Phòng kỹ thuật cũng thực hiện các công việc sửa chữa, bảo trì và bảo dưỡng thiết bị khi có yêu cầu từ phía khách hàng của công ty, đảm bảo rằng sản phẩm vẫn hoạt động tốt và đáp ứng được yêu cầu trong thời gian bảo hành
Năm 2012, công ty có vốn vốn đầu tư 4 triệu USD, cho việc xây dựng, thành lập công ty và xây dựng nhà máy, mua trang thiết bị, Sau đó 4 tháng, nhà máy đã được đưa vào hoạt động với 30 triệu sản phẩm/năm
Bảng 3.1 Tổng mức và cơ cấu vốn của công ty TNHH Suntech Vina Đơn vị: Tỷ đồng
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Năm 2023/2022
Vốn lưu động 62 54 60 +6 11.11 vốn cố định 126 138 161 +23 16.67
Theo nguồn vốn vốn chủ sở hữu 145 153 186 +33 21.57 nợ phải trả 43 39 35 -4 -10.26
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Suntech Vina
Theo cơ cấu nguồn vốn, vốn lưu động và vốn cố định đề có xu hướng tăng đều Năm 2022 vốn lưu động là 54 tỷ, năm 2023 tăng lên 1 tỷ, tương đương 11.11%, đưa vốn lưu động đạt mức 60 tỷ đồng Vốn cố định tăng dần từ 138 tỉ năm 2022 lên
161 tỉ năm 2023, tăng 23 tỷ đồng, tương đương 16.67% Vốn cố định tăng do công ty
41 mở rộng quy mô, đầu tư thêm nhiều máy móc, trang thiết bị phục vụ sản xuất
Theo nguồn vốn hình thành, có thể nhận thấy từ bảng số liệu trên, vốn sở hữu liên tục tăng, từ 153 tỷ đồng năm 2022, lên 186 tỷ đồng năm 2024 tăng 33 tỷ so với năm 2022 Đây là tín hiệu đáng mừng vì công ty ngày càng chủ động hơn về vấn đề vốn trong kinh doanh Vốn vay của công ty có sự biến động, Nếu như năm 2021 vốn vay là 43 tỷ đồng, năm 2022 là 39 tỷ do gia tăng vốn đầu tư dài hạn để mở rộng hoạt động kinh doanh, thì đến năm 2023, vốn vay giảm chỉ còn 35 tỷ đồng Đây là một điều khả quan đối với tình hình tài chính của doanh nghiệp
3.1.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty giai đoạn 2021-2023
Hoạt động kinh doanh của công ty Bảng 3.2 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Suntech Vina giai đoạn 2021
STT Chỉ tiêu Mã Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp cấp dịch vụ
2 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Doanh thu hoạt động tài chính
5 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
6 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
7 Lợi nhuận sau thuế thu 60 36.625.095 44.680.573 44.982.950
Nguồn: Phòng kế toán công ty
Thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH Suntech Vina
3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Công ty TNHH suntech Vina thực hiện lập kế hoạch hợp đồng xuất khẩu theo các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị lập kế hoạch Bước 2: Tiến hành lập kế hoạch Bước 3: Trình duyệt kế hoạch
3.2.1.1 Chuẩn bị lập kế hoạch
Quy trình chuẩn bị lập kế hoạch xuất khẩu của công ty TNHH Suntech Vina được chuẩn bị theo các bước sau đây:
- Bước 1: Công ty sẽ dựa trên phân tích nội dung hợp đồng để xác định nhu cầu về chất lượng, số lượng, chủng loại hàng hóa
- Bước 2: Công ty sẽ dựa trên những đánh giá ở bước 1 để ghi thông tin dự kiến về phân bổ nhân sự, số lượng và bộ phận sẽ tham gia vào thực hiện hợp đồng, ngân sách và thời gian mong muốn hoàn thành quy trình,
-Bước 3: Gửi các thông tin trên cho bộ phận lập kế hoạch của công ty tiến hành lập kế hoạch chi tiết
Thời gian chuẩn bị lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty thường diễn ra trong khoảng thời gian ngắn, từ 1-2 ngày kể từ khi ký hợp đồng do công ty có quan hệ tốt với các nguồn tin thứ cấp đáng tin cậy như hải quan cảng, các công ty vận tải, và dựa vào mối quan hệ làm ăn lâu năm giữa các bên, ngoài ra nhân viên bộ phận Xuất khẩu của công ty cũng chủ động thu thập thông tin qua kênh mạng
3.2.1.2 Tiến hành lập kế hoạch
Dựa trên các dữ liệu thông tin đã thu thập được, phòng xuất khẩu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các khâu:
- Xác định mục tiêu: Hoàn thành việc thực hiện hợp đồng một cách tốt nhất, hạn chế rủi ro
- Lập kế hoạch về các nội dung của hợp đồng nhập khẩu: xin giấy phép xuất khẩu, mở L/C, thuê phương tiện vận tải, thanh toán
- Lập kế hoạch cách thức tiến hành hợp đồng: người tiến hành và các bước thực hiện,
46 thời gian thực hiện, hoàn thành,
Các nhân viên của phòng kinh doanh sẽ có nhiều buổi họp và làm việc cùng nhau để tìm hiểu về đối tác, thị trường Sau đó, trưởng phòng kinh doanh sẽ chia thành 2 nhóm thực hiện các công việc cụ thể:
Nhóm 1: sẽ tập trung nghiên cứu hợp đồng xuất khẩu để tránh xảy ra sai sót Nhóm 2: sẽ tiến hành chọn lọc người đại diện để tiến hành thực hiện các bước của hợp đồng nhập khẩu Người được chọn phải là người có đầy đủ kiến thức liên quan và có dày dặn kinh nghiệm
Sau đó tiến hành trình bản kế hoạch lên trưởng phòng kinh doanh, sau khi tiến hành chỉnh sửa và trình lên ban lãnh đạo để xin xét duyệt
Kế hoạch được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan để được góp ý, sửa đổi, bổ sung và phê duyệt, thực hiện Thông thường, thời gian trung bình lập kế hoạch sẽ được tiến hàng trong 7 – 15 ngày
Bảng 3.6 Tỷ lệ kế hoạch tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu phê duyệt từ lần trình duyệt đầu tiên năm 2021 – 2023
Năm Tổng số hợp đồng
Số lượng hợp đồng được lên kế hoạch
Số lượng hợp đồng được phê duyệt trong lần đầu trình duyệt
Nguồn: báo cáo tài chính
Có thể thấy rằng, số lượng hợp đồng được phê duyệt từ lần đầu trình duyệt chiếm 72% trong năm 2021, 71% trong năm 2022, và 78% trong năm 2023, chiếm tỉ lệ khá cao trong tổng số hợp đồng được lên kế hoạch Số lượng hợp đồng còn lại thường sẽ được duyệt vào lần thứ 2 hoặc lần thứ 3 trình duyệt, số lượng hợp đồng được duyệt sau 5 lần trình duyệt chiếm tỉ lệ rất nhỏ Điều này cũng gây ra việc kéo dài thời gian lập kế hoạch, thời gian trình duyệt, sửa chữa gây tổn thất thêm nhiều chi phí Qua tài liệu của công ty, số lượng hợp đồng thực hiện không thành công qua các
47 năm thường rơi phần lớn vào một số kế hoạch được duyệt ngay lần đầu tiên, như vậy, những bản kế hoạch sau khi được sửa chữa kĩ càng có tỉ lệ thành công cao hơn
3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.2.2.1 Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Sau khi có hợp đồng xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng về loại thiết bị phụ tùng, về số lượng, phòng kinh doanh sẽ gửi thông báo xuống nhà máy sản xuất và yêu cầu tiến hành kiểm tra các mặt hàng trong kho và cần đảm bảo có đủ hàng để giao giao cho đối tác khi tới thời hạn giao hàng theo yêu cầu đơn đặt hàng Trong kho hàng của nhà máy sản xuất luôn có một số hàng dư nhất định để chuẩn bị cho các đơn hàng tiếp theo nhằm tránh trường hợp không chuẩn bị kịp thời hàng hóa
Xưởng sản xuất sẽ tiến hàng gom hàng, đóng gói hàng hóa một cách an toàn và phù hợp với từng loại thiết bị phụ tùng, phù hợp với loại hình vận chuyển và điều kiện của quốc gia đích theo như trong hợp đồng đã thỏa thuận, tiến hành đánh dấu hàng hóa để nhận biết và phân loại dễ dàng các thông tin về nguồn gốc, đặc tính và cảnh bảo an toàn
Kiểm tra hàng hoá Để đảm bảo hàng hóa đã đủ điều kiện xuất khẩu, nhân viên quản lý từng phân khúc ở nhà máy Suntech Vina sẽ ghi chép, kiểm duyệt từng đợt hàng để đảm bảo hàng hóa đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, phù hợp với yêu cầu của đơn hàng Thông thường, công ty sẽ cử nhân sự kiểm tra hàng hóa sau khi đã chuẩn bị xong lô hàng như yêu cầu và cung cấp kết quả kiểm tra cho phía đối tác nếu được yêu cầu, trong một số trường hợp, việc kiểm tra có thể được thực hiện bởi nhân sự phía đối tác điều đến Thông qua quá trình kiểm tra này, Suntech Vina luôn nhận được sự tin tưởng từ phía khách hàng, bên nhập khẩu cũng được đảm bảo quyền lợi ngăn chặn các tình huống xấu có thể xảy ra
Thông thường, nội dung công ty Suntech Vina sẽ kiểm tra như sau:
- Kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng của mặt hàng phụ tùng được thực hiện bằng cách, đội ngũ chuyên gia của công ty sẽ xuống kho hàng tại xưởng sản xuất của công ty tiến hành lấy mẫu mang đến phòng thí nghiệm để kiểm tra Điều này để đảm bảo chắc chắn rằng hàng giao cho khách hàng phải đạt yêu cầu về chủng loại và chất lượng
- Kiểm tra số lượng, trọng lượng: Sau khi có kết quả kiểm tra chính xác, chắc chắn
48 về chất lượng, nhân viên của công ty sẽ theo dõi và kiểm soát số lượng, khối lượng hàng hóa trước khi bốc hàng lên phương tiện vận chuyển, luôn đảm bảo rằng chúng phù hợp với các thông tin được ghi trong hóa đơn và danh sách kiểm tra hàng hóa
- Kiểm tra đóng gói: Nhân viên công ty sẽ tiến hành kiểm tra đóng gói để đảm bảo rằng chúng an toàn và phù hợp, trách hỏng hóc trong quá trình vận chuyển
- Kiểm tra các đặc tính kỹ thuật: đội ngũ kiểm tra sẽ kiểm tra các đặc tính kỹ thuật của hàng hóa bao gồm kích thước, hình đạng, màu sắc và các yêu cầu kỹ thuật khác đảm bảo chúng phù hợp với các yêu cầu cụ thể trong hợp đồng
- Kiểm tra an toàn và bảo vệ môi trường: Đội ngũ chuyên gia sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa về các chỉ tiêu theo các quy định về an toàn và bảo vệ môi trường, đảm bảo hàng hóa an toàn, không gây hại cho môi trường và người sử dụng
3.2.2.2 Làm thủ tục hải quan
Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe tại công ty TNHH
3.3.1 Những kết quả đạt được
- Về vận tải: Công ty luôn cố gắng tạo thế chủ động trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu với điều khoản CIF Incoterm 2010 và đã đạt được nhiều hiệu quả cao về kinh tế, tạo được lợi thế trong việc vận tải hàng xuất khẩu Do đó, đây chính là một ưu điểm nổi bật của Suntech Vina trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
55 khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe nói riêng và hầu hết các mặt hàng xuất khẩu nói chung
- Về hải quan: Công ty Suntech Vina có kinh nghiệm trong dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nên việc xem xét, kiểm tra nên hầu hết các tờ khai hải quan đều được phân luồng xanh nên hàng hóa được thông quan ngay mà không bị kéo dài thêm thời gian và chi phí phát sinh thêm
- Duy trì được hoạt động quản trị tương đối hiệu quả, đảm bảo việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất
- Việc thanh toán bằng L/C của công ty diễn ra rất thuận lợi và có hiệu quả Do có quan hệ tốt với các ngân hàng đối tác Đây là một thế mạnh giúp cho công ty nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hoàn thiện hơn quy trình hoạt động kinh doanh thiết bị nhập khẩu của công ty
- Tranh chấp, khiếu nại ít khi xảy ra, nếu có, chỉ cần giải quyết đơn giản thông qua thỏa thuận chứ không phức tạp, gây thiệt hại cho 2 bên
- Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được thực hiện và kiểm soát một cách nghiêm ngặt và các phát sinh trong quá trình nhập khẩu đều được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả
- Công ty luôn đặt chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng lên hàng đầu giúp tăng thêm uy tín và chỗ đứng của công ty trên thị trường
3.3.2 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
3.3.2.1 Vấn đề tồn tại trong quá trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
- Trong năm 2021, các hợp đồng chưa được lập kế hoạch một cách rõ ràng, cụ thể, do thiếu thông tin chính xác và đầy đủ bởi ảnh hưởng sau đại dịch có nhiều sự thay đổi, điều này dẫn đến việc kế hoạch không hiệu quả hoặc việc thiếu sót trong việc thực hiện hợp đồng
- Nhân sự thiếu kinh nghiệm dẫn đến mất nhiều thời gian và chi phí, năm 2021 đã có
9 hợp đồng không được lập kế hoạch trước gây ra nhiều vấn đề trong quá trình đàm phán kí kết hợp đồng, trong đó 4 hợp đồng không thành công, 5 hợp đồng còn lại xảy ra nhiều lỗi và tốn kém chi phí để khắc phục kịp thời, điều này có thể cho thấy được sự quan trọng của việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
- Việc lựa chọn và phân bổ nhân sự cho công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
56 nhập khẩu hàng hóa là chưa hợp lí Vẫn còn hiện tượng quá tải công việc cho nhân viên phòng kinh doanh và cụ thể là nhân viên xuất khẩu khi có sự cố phát sinh trong một vài lô hàng Trong năm 2021 dưới ảnh hưởng của Covid 19, công ty phải cắt giảm nhân sự dẫn đến khối lượng công việc quá tải, nhân sự thiếu dẫn đến việc phân bổ nguồn lực cho công tác này không được đảm bảo theo yêu cầu
- Nhân sự mới sau đại dịch chưa có nhiều kinh nghiệm, năm 2022 công ty tiến hành tuyển thêm nhân sự mới, trong đó có một số là những sinh viên ra trường vào thời điểm dịch, do vậy chưa có kinh nghiệm va chạm thực tế mà mới chỉ dừng lại ở mức lí thuyết, do vậy khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng còn chưa nhìn nhận được một cách khách quan và đánh giá được thị trường
3.3.2.2 Vấn đề tồn tại trong quá trình tổ chức, thực hiện hợp đồng
Tại công ty TNHH Suntech Vina, khâu tổ chức thực hiện hợp đồng còn nhiều bất cập a Thực hiện bước đầu của khâu thanh toán:
Vẫn còn những sai sót, chậm trễ trong quá trình thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty, đặc biệt là khâu làm chứng từ xuất khẩu hàng hóa, điều này gây ảnh hưởng đến quá trình mở L/C tại ngân hàng mất thời gian
Nguyên nhân chủ quan: Phòng tài chính kế toán là phòng làm việc trực tiếp với ngân hàng, nhưng phòng kế toán của công ty có một số nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa nắm rõ quy trình, thủ tục, giấy tờ cần thiết của từng lần mở L/C khác nhau
Nguyên nhân khách quan: Sau khi L/C đã được phát hành, phía bên xuất khẩu họ có một số thay đổi, thương lượng lại một số điều khoản trong hợp đồng như ngày giao hàng, số tiền mở L/C, bộ chứng từ cần xuất trình dẫn đến việc công ty phải thay đổi nội dung của L/C Ngoài ra thủ tục mở L/C của công ty vẫn chưa diễn ra suôn sẻ cũng một phần do lỗi từ phía nhân viên ngân hàng yếu hoặc thiếu tập trung vào nghiệp vụ của mình Để tránh ảnh hưởng tới thời gian giao hàng, sau khi làm xong thủ tục mở L/C và nhận về bản sao cho L/C, công ty thường FAX cho bên nhập khẩu để kiểm tra nội dung của L/C trước và kịp thời sửa đổi b Thuê phương tiện vận tải:
- Chưa có sự so sánh, đánh giá chất lượng, giá cước của các hãng vận chuyển mới mà vẫn chỉ sử dụng các Forwarder mà công ty quen dùng: trong năm 2021 – 2022, giá dịch vụ vận tải tăng liên tục, điều này khiến cho chi phí cho việc thuê tàu và cước vận chuyển rất cao Hiện nay, xuất hiện rất nhiều hãng vận chuyển mới, với chất lượng và giá cả phải chăng Công ty nên tiến hành đánh giá chất lượng, giá cước để chủ động hơn trong việc vận chuyển hàng hóa của công ty
- Một số lô hàng bị thất thoát, hỏng hóc do các yếu tố như tai nạn, thời tiết xấu hay quy trình xử lý không cẩn thận trong quá trình vận chuyển Trong một số khu vực, đặc biệt là các vùng biển không an toàn, có nguy cơ bị cướp biển hoặc tấn công từ các băng nhóm tội phạm Điều này có thể gây ra mất mát hàng hóa và nguy hiểm cho nhân viên và phương tiện vận tải
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỂ HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU PHỤ TÙNG VÀ BỘ PHẬN PHỤ TRỢ CHO XE CÓ ĐỘNG CƠ VÀ ĐỘNG CƠ XE CỦA CÔNG TY SUNTECH VINA
Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty
Kim ngạch xuất khẩu linh kiện, phụ tùng ô tô của Việt Nam đang có xu hướng tăng dần trong vài năm trở lại đây Nhiều dự báo cho thấy, Năm 2024 có thể sẽ là năm bản lề để Việt Nam vươn lên trở thành một mắt xích trong chuỗi cung ứng toàn cầu Theo đánh giá của Tổng cục Thống kê, mặc dù tình hình kinh tế chung năm 2023 bị sụt giảm, nhưng lĩnh vực xuất khẩu vẫn giữ đà tăng trưởng khá tốt, trở thành trụ đỡ cho cán cân thương mại Trong số 10 nhóm hàng lớn, nhóm hàng phương tiện vận tải và phụ tùng là một trong số ít đạt mức tăng trưởng dương so với cùng kỳ năm
2022 với kim ngạch xuất khẩu đạt 12,01 tỷ USD Theo các chuyên gia, năm 2024 -
2025 sẽ là thời cơ “vàng” cho nhóm ngành linh kiện, phụ tùng ô tô phát triển bởi Việt Nam đang hội tụ được nhiều yếu tố hỗ trợ tích cực:
- Thứ nhất, các cuộc viếng thăm cấp Nhà nước đã mở ra nhiều cơ hội hợp tác kinh tế giữa Chính phủ, doanh nghiệp Việt Nam và các nước bạn
- Thứ hai, Việt Nam có nguồn lao động trẻ năng động, ham học hỏi Theo thống kê, Việt Nam có khoảng 2.000 doanh nghiệp sản xuất phụ tùng, linh kiện, tạo việc làm cho hơn 600.000 lao động, trong đó khoảng 300 doanh nghiệp tham gia vào chuỗi cung ứng đa quốc gia Tỷ lệ thu mua nguyên liệu, linh kiện, phụ tùng của các công ty Nhật Bản tại Việt Nam đã tăng từ 28% cách đây 10 năm lên 37% vào năm 2022 (theo JETRO)
=> Với các yếu tố thuận lợi kể trên, các chuyên gia nhận định, thị trường xuất khẩu linh kiện, phụ tùng ô tô còn nhiều dư địa để phát triển Trong tương lai, đây sẽ phải là ngành đem lại giá trị xuất khẩu cao trong số các nhóm ngành tỷ USD ở Việt Nam
Phấn đấu tốc độ tăng trưởng xuất khẩu hàng hóa bình quân khoảng 10% thời kỳ 2021-2030
Phấn đấu giảm dần thâm hụt thương mại, kiểm soát nhập siêu ở mức 10% so với kim ngạch xuất khẩu vào năm 2015 và tiến tới cân bằng cán cân thương mại vào năm 2020, thặng dư thương mại thời kỳ 2021 – 2030
Về định hướng đối với xuất khẩu:
Trong xuất khẩu tập trung phát triển xuất khẩu bền vững, phát huy lợi thế so sánh và chuyển đổi mô hình tăng trưởng hợp lý theo chiều sâu, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo vệ môi trường sinh thái và giải quyết tốt các vấn đề xã hội Đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa; tăng tỷ trọng các sản phẩm xuất khẩu có giá trị gia tăng, có hàm lượng khoa học - công nghệ, hàm lượng đổi mới sáng tạo cao, các sản phẩm kinh tế xanh, kinh tế tuần hoàn, các sản phẩm thân thiện với môi trường
Đáp ứng yêu cầu nhập khẩu nhóm hàng máy móc thiết bị và công nghệ cao phù hợp với nguồn lực, trình độ sản xuất trong nước và tiết kiệm năng lượng, vật tư; định hướng nhập khẩu ổn định cho các ngành sản xuất sử dụng các nguyên, nhiên, vật liệu mà khai thác, sản xuất trong nước kém hiệu quả hoặc có tác động xấu đến môi trường
Về phát triển thị trường xuất khẩu, nhập khẩu: Đa dạng hóa thị trường, tránh phụ thuộc quá mức vào một khu vực thị trường; hướng đến cán cân thương mại song phương lành mạnh, hợp lý, bảo đảm tăng trưởng bền vững trong dài hạn Khai thác hiệu quả các cơ hội mở cửa thị trường từ các cam kết hội nhập kinh tế quốc tế trong các Hiệp định thương mại tự do để đẩy mạnh xuất khẩu vào các thị trường lớn như EU, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, ASEAN Đẩy mạnh khai thác các thị trường còn tiềm năng như Hoa Kỳ, Nga, Đông Âu, Bắc Âu, Ấn Độ, châu Phi, Trung Đông và châu Mỹ La tinh
4.1.2 Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina
Từ các định hướng chung, có thể thấy hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe của công ty TNHH Suntech Vina cần được chú trọng hơn nữa, dưới đây là một số định hướng cụ thể:
- Thứ nhất, nghiên cứu thị trường và phân tích ngành: Tiến hành nghiên cứu thị trường để hiểu rõ về xu hướng và yêu cầu của thị trường xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe Phân tích cạnh tranh và đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh Xác định các cơ hội mới trong thị trường xuất khẩu và phát triển chiến lược tiếp cận thị trường hiệu quả
- Thứ hai, tối ưu hóa quy trình sản xuất và vận hành: Đánh giá và tối ưu hóa quy trình sản xuất để tăng cường hiệu suất và giảm thiểu chi phí Áp dụng các công nghệ sản xuất tiên tiến và hiện đại để cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng cường năng suất Quản lý chuỗi cung ứng và vận hành một cách hiệu quả để đảm bảo nguồn cung ổn định và thời gian giao hàng đúng hẹn
- Thứ ba, đầu tư vào năng lực nhân sự: Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự với kỹ năng chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu Đào tạo nhân viên về các quy trình làm việc mới và công nghệ mới, đồng thời thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn
- Thứ tư, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng hoặc vượt qua các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn quốc tế Phát triển dịch vụ hậu mãi và dịch vụ sau bán hàng chuyên nghiệp để tạo sự tin cậy và hài lòng cho khách hàng
- Thứ năm, mở rộng thị trường xuất khẩu và xây dựng mối quan hệ đối tác: Tìm kiếm và khai thác các thị trường xuất khẩu mới thông qua các chiến lược tiếp thị và quảng bá sản phẩm Xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững với các đối tác và khách hàng quốc tế thông qua việc cung cấp sản phẩm chất lượng và dịch vụ chuyên nghiệp
Các đề xuất hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe
4.2.1.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện quá trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Thứ nhất, nghiên cứu thị trường cẩn thận: Trước khi lập kế hoạch, nên tiến hành một nghiên cứu thị trường cẩn thận để hiểu rõ về nhu cầu và yêu cầu của thị trường mục tiêu Điều này bao gồm việc phân tích đối thủ cạnh tranh, đánh giá xu hướng thị trường, và hiểu rõ về quy định và yêu cầu của quốc gia nhập khẩu
- Thứ hai, xác định rõ ràng mục tiêu và nguồn lực: Đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường được trong quá trình lập kế hoạch Xác định nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu này, bao gồm nguồn nhân lực, tài chính và cơ sở hạ tầng
- Thứ ba, phân tích rủi ro và thiết lập biện pháp phòng ngừa: Đối mặt với các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện hợp đồng, cần phải phân tích và đánh giá chúng một cách cẩn thận Đồng thời, thiết lập các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu ảnh hưởng của các rủi ro này
- Thứ tư, thiết lập kế hoạch linh hoạt và điều chỉnh: Kế hoạch thực hiện cần phải linh hoạt để có thể thích ứng với các thay đổi không mong muốn trong quá trình thực hiện Đồng thời, cần thiết lập quy trình đánh giá và điều chỉnh kế hoạch định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả của quá trình
- Thứ năm, giao tiếp và hợp tác chặt chẽ với các bên liên quan: Xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các bên liên quan như nhà cung cấp, đối tác vận chuyển, cơ quan hải quan và khách hàng để đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình thực hiện hợp đồng
- Thứ sáu, sử dụng công nghệ và tự động hóa: Áp dụng công nghệ và các công cụ tự động hóa trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện hợp đồng để tăng cường hiệu quả và giảm thiểu sai sót
- Thứ bảy, đánh giá và đánh giá hiệu quả: Thiết lập các chỉ số hiệu suất và tiêu chí đánh giá để theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng Dựa vào đánh giá này, có thể điều chỉnh và cải tiến kế hoạch để đạt được kết quả tốt nhất
- Thứ tám, liên tục học hỏi và cải tiến: Luôn luôn mở cánh cửa cho việc học hỏi và cải tiến bằng cách thu thập phản hồi từ các bên liên quan và dựa vào kinh nghiệm trong quá trình thực hiện hợp đồng để không ngừng cải tiến và nâng cao hiệu suất
4.2.1.2 Đề xuất nhằm hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Đối với khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu, kiểm tra hàng hóa: Nếu có điều kiện, công ty nên thuê các công ty giám định chất lượng có thương hiệu uy tín để việc nhận
64 và kiểm tra hàng hóa được hiệu quả và chính xác và đảm bảo hơn Nếu muốn tiết kiệm chi phí trong việc thuê các tổ chức giám định thì cán bộ XK của công ty cần kiểm tra cẩn thận các chi tiết như: kiểm tra số container, số chì, kiểm tra quá trình chuyển ô tô xuống cảng, quá trình cẩu container từ tàu vào cảng, cẩn trọng trong bảo quản Tránh kiểm tra sơ sài và thiếu cẩn thận để không mắc phải những lỗi ảnh hưởng không tốt tới chất lượng xe Phối hợp tốt và hài hòa với các bộ phận có liên quan để việc kiểm tra nhanh chóng và hiệu quả Điều này đòi hỏi cán bộ XK không chỉ có kinh nghiệm chuyên môn mà còn phải là người cẩn thận, tập trung cao khi làm việc
- Đối với khâu Làm thủ tục hải quan: Khai báo hải quan, nộp thuế và quyết định hải quan:
+ Trước tiên, công ty cần chuẩn bị đầy đủ những chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải Nếu không đủ chứng từ cần thiết thì công ty sẽ không nhận hàng được đúng thời hạn Do đó, làm tốt khâu chuẩn chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thông suốt, dễ dàng hơn
+ Thứ hai, công ty cần chú trọng đào tạo, lựa chọn những nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ và nắm vững luật pháp, am hiểu và thông thạo mọi thủ tục, quy trình khai hải quan XK hàng hóa để đẩy nhanh tiến độ thực hiện nghiệp vụ này, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả và có thể xử lí công việc một cách linh hoạt khi có những sai sót xảy ra trong quá trình làm việc với hải quan Phân công nhân viên theo dõi, cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu từ phía cơ quan chức năng, kịp thời phổ biến cho nhân viên chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan để tiến hành bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết
+ Thứ ba, phải thường xuyên cập nhật các thay đổi hay quy định liên quan đến nghiệp vụ này để tránh mắc phải các sai sót gây mất thời gian khi làm thủ tục và lãng phí thời gian, tiền bạc cho công ty Cụ thể:
Cán bộ xuất khẩu của công ty cần phải học hỏi kinh nghiệm, nghiên cứu chuyên sâu về nghiệp vụ của mình để học hỏi kinh nghiệm, nghiên cứu chuyên sâu về nghiệp vụ của mình để tránh thực hiện sai sót hoặc thiếu sót quy trình, thủ tục gây ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng và tốn kém chi phí cho công ty
Cán bộ NK của công ty phải thường xuyên cập nhật tỷ giá đồng tiền dùng để thanh toán trong hợp đồng để tránh việc ghi sai tỷ giá tính thuế dẫn tới việc phải làm lại tờ khai hải quan
