TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của công ty T
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế thế kỷ 21, hoạt động thương mại quốc tế ngày càng phát triển và đóng vai trò quan trọng ở mọi quốc gia Xu hướng hội nhập toàn cầu diễn ra mạnh mẽ, các nước tiếp tục ký kết các hiệp định quốc tế song phương, đa phương và tham gia các diễn đàn đa quốc gia
Tại Việt Nam, theo số liệu từ Trung tâm WTO, tính đến tháng 1/2022, Việt Nam có 15 hiệp định thương mại tự do có hiệu lực, thiết lập quan hệ với hơn 500 tổ chức phi chính phủ trên thế giới và là thành viên của 63 tổ chức quốc tế, trong đó có WTO, ASEAN, Ngân hàng Thế giới Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa giữa các nước nhiều hơn, phát huy lợi thế so sánh, cải thiện cán cân thanh toán quốc tế, đồng thời thúc đẩy quá trình chuyên môn hóa và phân công lao động quốc tế, thúc đẩy tiến bộ công nghệ, chuyển giao đầu tư và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân
Hoạt động thương mại quốc tế bao gồm hai hoạt động chính là xuất khẩu và nhập khẩu Nếu xuất khẩu là hoạt động của một quốc gia bán sản phẩm của mình ra nước ngoài qua đó tạo ra khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ, đồng thời tạo điều kiện cho các ngành có điều kiện phát triển Thì nhập khẩu là việc một quốc gia mua hàng hóa từ nước ngoài để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước Phát huy vai trò trong việc thúc đẩy xuất khẩu, nâng cao chất lượng sản xuất và tạo môi trường xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế Tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế, doanh nghiệp thường xuyên tiếp xúc với việc xuất nhập khẩu hàng hóa, ký và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế
Nhưng hiện nay một số doanh nghiệp Việt Nam vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các hợp đồng nhập khẩu Để đảm bảo hoạt động nhập khẩu được thực hiện an toàn, thông suốt và chủ động, việc quản lý quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đóng một vai trò rất quan trọng
Nhận thấy được tầm quan trọng của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế, đồng thời kết hợp với quá trình thực tập trực tiếp tại Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France, được tìm hiểu về hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty và cụ thể là nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản, Anh, Mỹ, Đài Loan, bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế còn tồn tại trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Đặc biệt trong giai đoạn những năm gần đây, sau tác động của dịch Covid-19 là những khó khăn như thiếu nguồn nhân lực làm gián đoạn, ảnh hưởng tới quy trình thực hiện hợp đồng, chi phí nhập khẩu còn tăng cao, lại càng cần được giải quyết và hoàn thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Chính vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài: "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France" để làm đề tài nghiên cứu để làm luận văn tốt nghiệp của mình,
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm không phải là một đề tài mới vì trước đó đã có rất nhiều luận văn nghiên cứu đề tài này về các loại mặt hàng như hộp rượu, dầu nhờn gulf oil, dụng cụ cơ khí, ô tô, Nhưng việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề rất quan trọng đang được các doanh nghiệp quan tâm, quy trình nhập khẩu đạt hiểu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp khát triển hơn, một số đề tài nghiên cứu liên quan có thể kể đến là:
• Đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hộp rượu từ thị trường Trung Quốc của Công ty Cổ phần Thương hiệu Quốc tế” (2022) do sinh viên Lê Thị Quỳnh – K55E4 – Khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế thực hiện Với mục tiêu của bài luận là đi sâu giải quyết được các mục tiêu cụ thể như sau: hệ thống hóa lý luận cơ bản có liên quan đến đề tài, phân tích được thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và đề xuất giải pháp với công ty nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
• Đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dầu nhờn gulf oil của Công ty Cổ phần Hàng hải Liên Minh” (2022) do sinh viên Vũ
Thị Diệu Linh – K55E3 – Khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế thực hiện Bài nghiên cứu đã chỉ ra những thành công, hạn chế còn tồn tại trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Từ đó, tìm ra nguyên nhân và đề ra các giải pháp mang tính thực tiễn cao để khắc phục những vấn đề đó
• Đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dụng cụ cơ khí chính xác từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH dụng cụ An Mi”
(2022) do sinh viên Nguyễn Tố Uyên – K55E4 – Khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế thực hiện Khóa luận tốt nghiệp đã chỉ ra khá chi tiết về Công ty An Mi còn hạn chế trong các khâu như thế nào, tuy nhiên phần đánh giá hạn chế của thực trạng quản trị quy trình vẫn chưa được rõ ràng Ngược lại, phần đề xuất cải thiện hoạt động quản trị quy trình khá chi tiết
• Đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ô tô của Công ty
TNHH thương mại ô tô Trường Thành” (2021) do sinh viên Nguyễn Tiến Đạt –
K54E1 – Khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế thực hiện Trong bài viết này, tác giả đã làm rõ được các kiến thức liên quan đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng, tuy nhiên, khi áp dụng vào doanh nghiệp thì các nội dung trong quy trình thực hiện hợp đồng chưa được cụ thể với Trường Thành
• Đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu từ thị trường Mỹ của Công ty TNHH Ace Antenna” (2021) do sinh viên Phan Thị
Thanh Loan – K54E4 – Khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế thực hiện Khóa luận tốt nghiệp đã chỉ ra được công tác quản trị của Công ty ACE ANTENNA vẫn cần cải thiện trong trong công tác thực hiện hợp đồng như phân công nhân sự, làm thủ tục hải quan, nhận, kiểm tra hàng hóa và cả trong công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng Đồng thời cũng nêu ra được những giải pháp cụ thể cho những thiếu sót này
Những công trình nghiên cứu trên đều có điểm chung là đã chỉ ra được cơ sở luận của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó áp dụng thực tế vào sản phẩm và doanh nghiệp được lựa chọn nghiên cứu Kết hợp với quá trình thực tập thực tế tại doanh nghiệp, để đưa ra những đánh giá về thành công, hạn chế của doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quá trình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tuy nhiên điểm khác biệt trong đề tài nghiên cứu của em là khác biệt về thị trường, sản phẩm nghiên cứu và số liệu nghiên cứu Đối với mặt hàng sản phẩm thực phẩm chức năng của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France, em cũng sẽ có những đánh giá, giải pháp riêng phù hợp với tình hình thực tiễn của công ty Chính vì thế, em đã chọn đề tài nghiên cứu: “ Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France” để đi sâu vào phân tích thực trạng nhập khẩu của mật hàng thực phẩm chức năng tại doanh nghiệp, từ đó đưa ra những thành tựu, hạn chế và các giải pháp giúp công ty có thể nâng cao được quy trình thực hiện hợp đồng nhập một cách tối ưu nhất
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France” được thực hiện với các mục tiêu sau:
Nghiên cứu và làm rõ thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France Qua đó đánh giá những ưu điểm cũng như tồn tại và hạn chế của doanh nghiệp để đưa ra những kiến nghị giải pháp để tăng cường quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có tính thực tiễn và khả năng ứng dụng cao
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm
- Nghiên cứu và phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France
- Đánh giá và phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France
- Đánh giá những thành công, hạn chế còn tồn tại và lý giải nguyên nhân trong hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France
- Từ đó, đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France trong thời gian tới.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France, đặc biệt là tại bộ phận Mua hàng – Xuất nhập khẩu
Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu sử dụng số liệu thu thập được trong giai đoạn từ năm 2020 – 2023
Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
- Nguồn dữ liệu trên Internet: Thu thập các thông tin từ website của công ty, Tổng cục Thống kê, Tổng cục Hải quan,… cũng như của Nhà nước về các văn bản pháp luật,…
- Nguồn dữ liệu tại thư viện trường Đại học Thương Mại: Thu thập thông tin từ các báo cáo tài chính, các công trình nghiên cứu trước đó, các giáo trình, luận văn, tạp chí, hội thảo, chuyên đề nghiên cứu của ngành để thấy nhận định đánh giá của các tổ chức, chuyên gia về hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Nguồn dữ liệu từ nội bộ của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France: báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, các văn bản và quyết định của công ty
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu
Sau khi chọn lọc để lấy thông tin cần thiết, những dữ liệu này được tổng hợp, phân loại, sắp xếp cho phù hợp với các phần nghiên cứu khác nhau
Phương pháp phân tích dữ liệu:
- Phương pháp thống kê: Thống kê từ nguồn dữ liệu thứ cấp Sau khi đã tổng hợp thì đối chiếu và so sánh phân tích để có kết luận chính xác về thực trạng vấn đề nghiên cứu
- Phương pháp so sánh: Lập bảng biểu thống kê từ đó chỉ ra sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, so sánh kết quả đạt được với các chỉ tiêu đã đề ra để đưa ra những mặt đạt được, chưa được và hướng giải quyết của vấn đề nghiên cứu
- Phương pháp phân tích tổng hợp: Sau khi đã thu thập số liệu, tiến hành phân tích và xử lý số liệu Việc xử lý số liệu thông qua phần mềm Excel để tính toán và phân tích.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời cảm ơn; mục lục; danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ; danh mục từ viết tắt; kết luận; các tài liệu tham khảo và phụ lục khóa luận bao gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trinhg thực hiện hợp đồng nhập khẩu Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chứ năng từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha France
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chứ năng từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha France.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Hiện nay, có nhiều khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế được đưa ra Điều 16 Luật Thương mại (2005) định nghĩa như sau: “Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài” Trong đó, “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.” (theo Khoản 1, Điều 28 Luật Thương mại 2005) Hay theo giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê, 2014):
“Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau” Trong đó, “Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng”
Theo PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010:258), "Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau" Nó là một loạt các hoạt động để tiến hành nhập khẩu hàng hóa vào một quốc gia theo những quy định thủ tục quốc gia đó và quốc tế, đảm bảo được quyền lợi và uy tín kinh doanh của cả hai bên
Ngoài ra, PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010:259) còn định nghĩa "Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng "
2.1.2 Vai trò của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng TMQT hàng hóa là cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau
Quản trị thực hiện hợp đồng tốt sẽ là một yếu tố góp phần vào thành công, sự phát triển và bền vững của một doanh nghiệp nhập khẩu Bên cạnh đó cơ sở để giảm thiểu những rủi ro trong hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp dẫn đến sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Hoạt đồng quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò xác định:
- Lập kế hoạch là nội dung cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng và có chức năng chỉ đạo mọi hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp; nó phân tích, dự đoán các cơ hội, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng và chủ động giải quyết, nắm bắt cơ hội và hạn chế rủi ro Lập kế hoạch còn là cơ sở để phân cấp quyền hạn, nhiệm vụ, sự phối hợp giữa các bộ phận, các bộ phận trong tổ chức thực hiện và là cơ sở để kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động trong tương lai
- Tổ chức thực hiện hợp đồng là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được liên kết chặt chẽ với nhau Quá trình này có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợp đồng TMQT có thành công hay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện Thực hiện tốt một công việc là làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy để tổ chức thực hiện hợp đồng là trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau
- Giám sát và điều hành cũng có ý nghĩa lớn đến việc thực hiện hợp đồng TMQT Giám sát là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để từ đó đảm bảo cả hai bên sẽ không chậm trễ và kịp thời phát hiện ra các sai sót để từ đó có thể đề ra các phương án giải quyết Quá trình này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ trong hợp đồng, đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện.
Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu Để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu cần dựa vào các căn cứ sau:
• Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu đã ký:
Tùy vào điều kiện giao hàng, các điều khoản quy định trong hợp đồng, người mua sẽ lập kế hoạch cụ thể cho cáccông việc như: thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, thanh toán….để thực hiện hiệu quả hợp đồng nhập khẩu
• Căn cứ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp nhập khẩu: Để kế hoạch phù hợp với điều kiện thực tế, phát huy được nguồn lực của doanh nghiệp, khi lập kế hoạch cần căn cứ vào nguồn lực tài chính, nhân lực và các nguồn lực khác của doanh nghiệp
• Căn cứ vào các điều kiện môi trường chung:
Căn cứ vào tình hình giá cả hàng hóa nhập khẩu, vào hệ thống ngân hàng, vận tải, bảo hiểm, vào khả năng thực hiện hợp đồng của đối tác
Trình tự lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
• Chuẩn bị lập kế hoạch: Đây là bước quan trọng nhất nhằm định hướng bước đầu cho toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng Trong giai đoạn này, bộ phận lập kế hoạch tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập số liệu và phân tích những thông tin của thị trường để xác định nhu cầu mặt hàng đó trên thị trường như thế nào, so sánh các nhà cung cấp và những mặt hàng tiềm năng Ngoài ra, cần phân tích các yếu tố khác như khả năng kinh doanh, các nguồn lực thuộc thuộc về doanh nghiệp; nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng nhập khẩu
• Tiến hành lập kế hoạch:
Sau khi nghiên cứu, phân tích các thông tin trong bước chuẩn bị lập kế hoạch, người lập kế hoạch phải xác định các chỉ tiêu cần đạt được, nội dung công việc và lập kế hoạch cho từng công việc đã đặt ra, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành công việc đó
Kế hoạch sơ bộ cần được trình lên ban lãnh đạo và các phòng ban để góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, phê duyệt sau đó mới chính thức vào giai đoạn thực hiện
2.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng nhập khẩubao gồm các nội dung cơ bản sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
(Nguồn: Giáo trình QTTNTMQT,PGS.TS.Doãn Kế Bôn,2010)
➢ Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của một nước cấp cho phép một số hàng hóa nhất định được đưa vào lãnh thổ nước đó Theo luật pháp quốc gia và điều ước quốc tế, điều kiện để cấp giấy phép là: Việc nhập khẩu khác nhau giữa các quốc gia
Tại Việt Nam, doanh nghiệp nhập khẩu chủ động xin giấy phép nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu theo Nghị định số 69/2018/ND-CP quy định chi tiết nhiều quy định của Luật Quản lý ngoại thương Khi xin cấp giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp cần xuất trình một bộ hồ sơ xin cấp giấy phép, bao gồm: hợp đồng nhập khẩu; lệnh hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý hạn ngạch) và hợp đồng ủy thác nhập khẩu (nếu là ủy thác nhập khẩu)
➢ Thực hiện bước đầu khâu thanh toán (Mở L/C)
Thư tín dụng (L/C) là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong LC
+ Thời gian mở L/C: sẽ phụ thuộc vào thời gian giao hàng đã thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng, thông thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến giao hàng
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu
Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Thuê phương tiện vận tải
Làm thủ tục hải quan
Nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán
Khiếu nại và xử lý khiếu nại (nếu có)
+ Căn cứ để mở L/C: dựa trên các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu
+ Quy trình mở L/C: Người nhập khẩu chuẩn bị hồ sơ gửi cho ngân hàng đề yêu cầu mở L/C Hồ sơ bao gồm: thư yêu cầu phát hành L/C ( theo mẫu của ngân hàng), một bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng, một bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh( trường hợp giao dịch lần đầu), giấy phép nhập khẩu ( nếu có) Sau đó, thực hiện ký quỹ cho ngân hàng: ký quỹ có thế 100% hoặc dưới 100% tùy theo mức độ uy tín của doanh nghiệp theo đánh giá của ngân hàng nơi mở L/C Phí mở L/C tùy theo mức ký quỹ được công bố
➢ Thuê phương tiện vận tải
Người nhập khẩu tiến hành thuê phương tiện vận tải nếu điều kiện cơ sở giao hàng quy định trong hợp đồng nhập khẩu thuộc nhóm E và nhóm F bao gồm: EXW, FCA, FAS, FOB
Trong quá trình thực hiện hợp nhất đồng nhập khẩu, bên cạnh việc tải xuống phương tiện tiện ích phải xác định chuyển đổi phương tiện tiện ích, xác định chế độ theo dõi, loại bỏ các hình phạt theo đồng thương mại quốc tế Căn cứ vào số lượng hóa hàng hóa và đặc điểm của hàng hóa, phương tiện tiện lợi cần được lựa chọn để đảm bảo an toàn và tối ưu hóa khả năng tải của xe Ngoài ra, còn phải căn cứ vào điều kiện vận động chuyển: hàng rời hoặc hàng đóng trong container, vận chuyển theo tuyến thông thường hoặc tuyến đặc biệt, vận chuyển một chiều hoặc vận chuyển tải hai chiều,…
Hiện nay, hơn 80% hàng hóa thương mại quốc tế được vận chuyển bằng đường biển do ưu điểm là chi phí thấp và khả năng chuyên chở lớn Doanh nghiệp nhập khẩu có thể lựa chọn các phương thức thuê tàu sau: thuê tàu thị trường (thuê một phần tàu để vận chuyển hàng hóa từ cảng này sang cảng khác) và thuê tàu du lịch (thuê toàn bộ tàu để vận chuyển hàng hóa từ cảng này sang cảng khác) hàng hóa giữa hai cảng trở lên và thu phí thuê tàu theo thỏa thuận giữa chủ tàu và người thuê tàu)
➢ Mua bảo hiểm hàng hóa
Người bán phải phân tích và mua bảo hiểm dựa trên các loại hàng hóa, phương tiện vận chuyển và điều kiện giao hàng khác nhau để tránh rủi ro, mất mát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển Doanh nghiệp nhập khẩu chỉ cần nhập các điều kiện INCOTERMS nhóm E, F, C (trừ điều kiện CIF, CIP) để mua bảo hiểm Trên thế giới hiện nay và ở Việt Nam thường sử dụng 3 loại điều kiện bảo hiểm: Điều kiện bảo hiểm loại A/B/C theo phân loại của Hiệp hội Bảo hiểm Luân Đôn (Quy tắc ICC 1/1982) Trong đó:
• Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro
• Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng
• Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Các nhân tố chủ quan
- Tài chính chính để thực hiện hợp đồng: Khả năng tài chính chính của công ty ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng đồng nhập khẩu, bao gồm các khoản thanh toán chi phí nhập khẩu, vận chuyển, phí bảo hiểm và các loại khác chi phí khác liên quan Nếu tài khoản không đủ, có thể gây ra hạn chế trong quá trình nhập khẩu hoặc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
- Đánh giá rủi ro tài chính: Khả năng đánh giá và quản lý rủi ro tài chính chính cũng là yếu tố quan trọng, giúp đảm bảo sự ổn định trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Chuyên môn và kỹ năng: Nguồn nhân lực có chuyên môn và kỹ năng vững chắc sẽ giúp thực hiện quy trình nhập khẩu một cách hiệu quả Nhân viên có kiến thức về quy trình nhập khẩu, luật pháp và quản lý chuyển đổi sẽ giúp giảm thiểu lỗi phát hiện và quy trình tối ưu hóa
- Số lượng và phân công công việc: Đảm bảo đủ nguồn nhân lực và công việc hợp lý đảm bảo quá trình thực hiện hợp lý đồng diễn thuyết nhập khẩu và hiệu quả
- Hạ tầng và thiết bị: Cơ sở vật chất bao gồm tầng hạ tầng và thiết bị cần thiết cho quy trình nhập khẩu Đảm bảo cơ sở vật chất đủ tốt và hiện đại giúp tăng cường hiệu quả và an toàn trong quy trình nhập khẩu
- Lưu trữ và vận chuyển: Cơ sở vật chất cần đáp ứng yêu cầu về lưu trữ và vận hành sản phẩm để đảm bảo chất lượng và an toàn trong quá trình nhập khẩu
2.3.2 Các nhân tố khách quan
• Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hang:
Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng: Hoạt động nhập khẩu có liên quan trực tiếp đến đối tác nước ngoài và ngoại tệ sử dụng trong quá trình thanh toán Vì vậy chính sách tỷ giá hối đoái có tác dụng mạnh mẽ đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp Mọi việc thanh toán và tính giá trong kinh doanh nhập khẩu đều sử dụng đến ngoại tệ và tỷ giá hối đoái là cơ sở để so sánh giá cả của hàng hóa trong nước và hàng hóa thế giới, đồng thời phục vụ cho sự lưu thông tiền tệ và hàng hóa của các quốc gia Sự biến động của tỷ giá hối đoái có thể gây những biến động lớn trong tỷ trọng hàng nhập khẩu
• Các yếu tố thị trường trong và ngoài nước:
- Yếu tố thị trường: Sự biến động của thị trường trong và ngoài nước như cạnh tranh, nhu cầu và giá cả, ảnh hưởng đến quyết định nhập khẩu và kinh doanh Việc nắm bắt thông tin thị trường và dự báo xu hướng sẽ giúp công ty đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp để thích nghi và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay
• Các yếu tố cơ sở hạ tầng phục vụ mua bán hàng hóa quốc tế:
- Hạ tầng vận hành được tải: Cơ sở hạ tầng vận hành được tải, bao gồm đường bộ, đường biển, đường hàng không, ảnh hưởng đến khả năng vận hành chuyển hàng hóa và thời gian giao hàng Hạ tầng tốt giúp tối ưu hóa quá trình chuyển đổi và giảm chi phí tối thiểu
- Công nghệ thông tin: Sự phát triển của công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý quy trình nhập khẩu, từ quản lý hàng hóa đến thanh toán và giao dịch Sử dụng công nghệ hiện đại giúp tăng cường hiệu quả và minh bạch trong quy trình
• Chính sách của nhà xuất nhập khẩu:
- Quy định về nhập khẩu: Chính sách của nhà nước xuất nhập khẩu có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện đồng nhập khẩu, bao gồm các quy định về hải quan, thuế nhập khẩu, kiểm tra chất lượng và an toàn của hàng hóa
- Biện pháp hỗ trợ bảo vệ thương mại: Chính sách của nhà nước có thể áp dụng biện pháp bảo vệ thương mại như thuế chống bán phá giá, thuế chống cấp để bảo vệ sản phẩm lớn trong nước, ảnh hưởng giá cả và cạnh tranh trên thị trường
CHƯƠNG 3 : THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THỰC PHẨM CHỨC NĂNG TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XNK QUỐC TẾ
Tổng quan về công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha France
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
3.1.1.1 Giới thiệu và khái quát sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha France
- Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XNK QUỐC TẾ ALPHA FRANCE
- Tên viết tắt: ALPHA FRANCE LTD
- Tên nước ngoài: ALPHA FRANCE INTERNATIONAL XNK TRADING COMPANY LIMITED
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 19 ngõ 68 Lưu hữu Phước, khu đô thị Mỹ Đình 1, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Đức Thăng
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
- Ngành nghề hoạt động: Sản Xuất và Xuất Nhập Khẩu sản phẩm chức năng và thực phẩm tăng cường vi chất dinh dưỡng
• Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển
Năm 2020: Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha france được thành lập theo quyết định số 0109256384, ngày hoạt động 07/07/2020 Với số vốn ban đầu là một tỷ tám trăm triệu đồng, Thời gian đầu, do mới thành lập nên hoạt động bán hàng, khai thác thị trường của công ty còn hạn hẹp Qua đó, công ty đã tập trung đầu tư mua sắm, từng bước hiện đại hoá các thiết bị máy móc sản xuất để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và yêu cầu kỹ thuật
Từ những ngày đầu khởi nghiệp, anh Nguyễn Đức Thăng - Giám đốc Công ty đã có cơ duyên gắn bó với lĩnh vực sản phẩm chức năng và thực phẩm tăng cường vi chất dinh dưỡng Được đi hội nghị và tham quan các nhà máy sản xuất của các công ty khác, anh đã mơ ước những sản phẩm của công ty mình sẽ có vị thế trên thị trường Việt Nam và nước ngoài cũng có những thương hiệu đủ mạnh như họ để vươn ra toàn cầu
Không chỉ phát triển mạnh trong nước mà còn XNK ra rất nhiều nước như Hàn, Nhật, Mỹ, Đức, Anh, Đài Loan,
3.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính
Lĩnh vực kinh doanh chính của Anpha France là nhập khẩu các sản phẩm thực phẩm chức năng để phân phối cho các đối tác trong nước Ngoài ra công ty còn nhập khẩu các nguyên vật liệu về để sản xuất thêm các sản phẩm thực phẩm chức năng và thực phẩm tăng cường vi chất dinh dưỡng khác để phân phối trong và ngoài nước Công ty đã sản xuất cũng như nhập khẩu rất nhiều sản phẩm và đã được phân phối ra thị trường như: giải độc gan Liver Detox, bổ máu Hemoolic, Calcl AquaminF MK7, siro tăng đề kháng Thymoodulin,
Sơ đồ tổ chức của Công ty được thể hiện một cách chuyên nghiệp với cơ cấu tổ chức các phòng ban cũng như phân chia trách nhiệm công việc ở các phòng ban rõ ràng và linh hoạt Sự phối hợp chặt chẽ giữa khối khối văn phòng và khối sản xuất giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả nhất
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
3.1.1.4 Nhân lực của đơn vị
Cùng với sự phát triển và ngày càng mở rộng của Anpha France, đội ngũ nhân sự của công ty cũng thay đổi theo từng năm để đáp ứng khối lượng công việc tăng theo quy mô
Trên Đại học 15 18 22 Đại học, Cao đẳng 34 66 92
(Nguồn: Báo cáo phòng Nhân sự) Bảng 3.2: Cơ cấu nguồn nhân lực từ năm 2021 – 2023
Tình hình lao động tại công ty có xu hướng thay đổi qua các năm, năm 2022 tăng 84 nhân viên so với năm 2021 do quy mô kinh doanh mở rộng, cần thúc đẩy hiệu quả làm việc ở các phòng ban như Marketing, Kinh doanh, Kỹ thuật, Sản xuất nên cần tăng số lượng nhân viên các phòng ban này cũng cần mở rộng Và đến năm
2023 công ty tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất và đang trên đà phát triển ra thị trường thế giới, vì vậy năm 2023 thêm 63 nhân viên (tăng gần 33%) so với năm
Về cơ cấu nguồn nhân lực, phân theo giới tính, số người lao động là nam chiếm tỉ trọng so với số người lao động nữ xấp xỉ nhau do đặc điểm của công ty là hoạt động sản xuất, phân phối các sản phẩm tới tay người tiêu dùng và nhân viên kho hàng nên cũng không quá cần đến sức nên tỉ lệ lao động nam và nữ xấp xỉ nhau là hoàn toàn hợp lý Phân theo trình độ học vấn, tỷ trọng người có trình độ học vấn ở trình độ sơ cấp (phổ thông, nghề) tỉ trọng cao hơn trong lực luợng lao động của công ty, họ đa phần đều là các công nhân của các xuởng sản xuất Bên cạnh đó, nhóm người lao động có trình độ đại học và trên đại học, nhóm người này thường được giữ những chức vị cao trong phòng ban hay trong một lĩnh vực cụ thể của công ty
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
(Nguồn: Báo cáo tài chính) Bảng 3.3: Bảng cơ cấu nguồn vốn của công ty
Nhìn chung tổng tài sản giai đoạn 2021-2023 của công ty tăng liên tục Tuy tổng tài sản năm 2022 giảm hơn 616 triệu đồng so với năm 2021 nhưng đến năm
2023 công ty lại phát triển mạnh mẽ vượt bậc với hơn 2 tỷ 6 so với năm 2022 và dần lấy lại sự ổn định trên thị trường thế giới Năm 2021, tổng tài sản của công ty là gần 11.2 tỷ đồng thì đến năm 2022, con số này chỉ còn hơn 10.5 tỷ đồng, giảm 5.5% Năm 2023, tổng tài sản của công ty tăng lên mạnh mẽ, tăng 24.9% so với năm 2022 Bên cạnh đó, nợ phải trả của công ty cũng tăng dần các năm từ hơn 11.1 tỷ năm 2021 lên tới hơn 13.2 tỷ vào năm 2023 (tăng khoảng 1.1 tỷ đồng) Tuy nhiên, không thể phủ nhận công ty đang ngày càng phát triên vững chắc trên thị trường
3.1.1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Văn phòng của công ty được trang bị đầy đủ hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan đặc biệt là toàn bộ máy tính đều được nối mạng internet tốc độ cao để nhanh chóng cập nhật thông tin hàng hóa, thông tin về thị trường, theo dõi các thay đổi trong chính sách thuế và hải quan Ngoài ra, nhân viên cũng được trang bị thêm laptop cá nhân để phục vụ làm việc cơ động hoặc từ xa Ngoài ra, các nhà máy sản xuất còn được trang bị thêm các máy móc, thiết bị hiện đại để phục vụ cho quá trình sản xuất, đóng gói và bao bì, khẳng định uy tín và chất lượng của doanh nghiệp
3.1.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023 Bảng 3.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2021-2023
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về giá bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính
8 Chi phí quản lý kinh doanh 1.656.689.059 1.631.681.078 627.059.857
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Báo cáo tài chính 2021, 2022, 2023)
Theo bảng báo cáo kết quả thì ta thấy, kết quả kinh doanh trong 3 năm 2021,
2022, 2023 có biến động rất lớn về cả doanh thu, chi phí và lợi nhuận Đối với doanh thu: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm đến 98% của tổng doanh thu Và doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ lẫn doanh thu thuần về giá bán và cung cấp dịch vụ của năm 2022 đều giảm mạnh so với năm
2021 nhưng đến năm 2023 thì doanh thu đã tăng ổn định trở lại và đang có dấu hiểu phát triển mạnh hơn trong các năm tới Từ đó ta có thể thấy được sản phẩm của công ty được bán ra nhiều hơn, số lượng khách hàng ngày một tăng lên tăng lên Đối với chi phí: Qua bảng báo cáo thì ta có thể thấy nhìn chung thì chi phí năm 2022 giảm rất nhiều so với năm 2021 nhưng vẫn có một số chi phí tăng và một số chi phí lại giảm (giá vốn bán hàng giảm 45%, chi phí quản lý khách hàng tăng 160%, các chi phí khác tăng 59% còn chi phí thế TNDN lại giảm 69%) Chi phí năm 2022 giảm so với năm 2021 là vì các nhà quản lý luôn muốn cắt giảm, giảm thiểu tối đa các loại chi phí để có thể giảm được giá vốn sản phẩm và tối ưu lợi nhuận thu về và doanh nghiệp đã tối ưu các loại chi phí không cố định như: chi phí quảng cáo và các loại chi phí khác Nhưng đến năm 2023 thì chi phí lại tăng lên mạnh mẽ chỉ có duy nhất chi phí khác là giảm còn lại thì đều tăng (giá vốn bán hàng tăng 45%, chi phí quản lý khách hàng chỉ tăng 1,6%, các chi phí khác giảm 40% còn chi phí thế TNDN lại tăng 118%) Chi phí năm 2023 tăng lên là vì năm 2023 công ty đang đầu tư vào sản xuất các sản phẩm chất lượng hơn, mở rộng quy mô sản xuất, đầu tư các máy móc thiết bị để đem đến sản phẩm tốt và chất lượng nhất để phù hợp hơn với thị trường quốc tế Đối với lợi nhuận: Mặc dù các chi phí tăng, nhưng doanh thu cũng có sự tăng trưởng nhiều hơn sự tăng lên của các chi phí, nên lợi nhuận vẫn có sự tăng trưởng Năm 2022 thì lợi nhuận bị giảm đi nhiều so với năm 2021 do doanh thu giảm xút (lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 114%, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh giảm 68% còn lợi nhuận sau thuế TNDN giảm 69%) nhưng đến năm 2023 thì lợi nhuận của công ty lại tăng lên đáng kể và dần ổn định trở lại trên thị trường (lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 6.5%, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 173% còn lợi nhuận sau thuế TNDN tăng 194%)
Kết luận: Nhìn chung trong 3 năm 2021-2023, hoạt động kinh doanh của công ty có dự biến động rõ rệt Điều này cho thấy công ty đã không ngừng cố gắng phần đầu trong kinh doanh, xây dựng chiến dịch kinh doanh mới, đầy mạnh dịch vụ chất lượng ra thị trường Nhưng do sự ảnh hưởng của hậu dịch bệnh Covid bùng phát trên thế giới và trong đó có Việt Nam, thì tổng doanh thu và lợi nhuận có sự biến động Tuy nhiên đến năm 2023 thì tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty đã dần tăng trưởng trở lại và đang trong đà phát triển
3.1.3 Tổng quan về tình hình nhập khẩu của công ty giai đoạn 2021-2023 3.1.3.1 Quy mô và cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
Nhập khẩu là một trong những hoạt động chính mà công ty chú trọng để cung cấp, nghiên cứu và phát triển sản phẩm cho thị trường nội địa, nhằm đem lại nguồn doanh thu cho công ty
Hầu hết các sản phẩm công ty nhập khẩu đều là những sản phẩm có công dụng hỗ trợ bảo vệ sức khỏe cho người tiêu dùng như: làm đẹp da, cải thiện sức khỏe tổng thể, bổ sung dưỡng chất cho cơ thể và hỗ trợ hệ miễn dịch, hỗ trợ tiêu hóa, giảm căng thẳng mệt mỏi, vì vậy công ty thường chào bán sản phẩm qua các hình thức chạy quảng cáo, chào hàng cạnh tranh và tìm kiếm khách hàng
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha
3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản
Trước khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty lập kế hoạch cụ thể làm rõ quy trình cũng như nhiệm vụ của từng phòng ban như phòng kinh doanh, phòng mua hàng, phòng kế toán và tài chính để có thể phối hợp nhịp nhàng, ăn ý với nhau, đem lại hiệu quả thực hiện cao nhất, hạn chế những rủi ro phát sinh và các chi phí không cần thiết Việc lập kế hoạch nhập khẩu bao gồm 3 bước sau:
(1) Chuẩn bị lập kế hoạch: Do công ty TNHH thương mại XNK quốc tế
Alpha France là công ty nhập khẩu các sản phẩm chức năng từ thị trường nước ngoài nên các thông tin về quy định thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chính sách nhập khẩu, thanh toán, quản lý rủi ro, pháp lý, giám sát và đánh giá là rất quan trọng Nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành thu thập thông tin như: quy định hải quan của Việt Nam khi nhập khẩu các sản phẩm thực phẩm chức năng, quy định của ngân hàng Vietcombank - ngân hàng mở LC, xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu như các yếu tố biến động của thị trường logistics, giá cước biển để có các giải pháp, hướng xử lý phù hợp
(2) Tiến hành lập kế hoạch: Các nhân viên của các phòng ban sẽ cùng nhau tiến hành lập kế hoạch bao gồm:
Các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bố các nguồn lực cho các công việc cụ thể Thông thường, kế hoạch nhập khấu của công ty bao gồm: Kế hoạch đặt tàu, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch thanh toán, kế hoạch nhận và kiểm tra hàng
(3) Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch lập ra sẽ được trình duyệt lên trưởng phòng Kinh doanh để được góp ý, bổ sung Sau đó sẽ trình lên tổng giám đốc (Ông Nguyễn Đức Thăng) phê duyệt trước khi đi vào hoạt động
3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản
3.2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Thực phẩm chức năng cho sức khỏe là thực phẩm được sản xuất, chế biến bằng nguyên liệu chức năng có lợi cho sức khỏe con người Thực phẩm chức năng
Y tế là thực phẩm nằm giữa thực phẩm nói chung và thuốc Người tiêu dùng mục tiêu là những người có sức khỏe thấp có ý định cải thiện thể chất của họ hoặc để ngăn ngừa bệnh tật Theo thông tư Thông tư 43/2014/TT-BYT thủ tục nhập khẩu thực phẩm chức năng cần phải công bố thực phẩm chức năng và đăng ký kiểm tra chất lượng An toàn thực phẩm để thông quan
Theo Nghị định số 38/2012/NĐ-CP ngày 25/4/2012 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm: “Tất cả các loại thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm khi nhập khẩu vào Việt Nam phải kiểm tra tại cơ quan kiểm tra nhà nước có thẩm quyền do các Bộ quản lý ngành chỉ định.” Điều này quy định chính là phải kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm khi lô hàng về
➢ Điều kiện để xin giấy phép nhập khẩu thực phẩm chức năng bao gồm:
• Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp có ngành nghề về kinh doanh nhập khẩu thực phẩm chức năng theo quy định của Luật Doanh nghiệp mới được xem xét cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu
• Doanh nghiệp được quyền nhập khẩu thực phẩm chức năng sau khi đáp ứng các điều kiện và được cấp Giấy phép kinh doanh nhập khẩu theo quy định tại Nghị định số 38/2012/NĐ-CP
• Doanh nghiệp nhập khẩu phải tuân thủ các quy định về quản lý nhập khẩu thực phẩm chức năng
• Doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh có ngành nghề kinh doanh thực phẩm
• Doanh nghiệp có giấy chứng thực doanh nghiệp đủ điều kiện an toàn thực phẩm theo cục an toàn vệ sinh thưc phẩm
• Sản phẩm thực phẩm chức năng phải được cấp Giấy xác nhận công bố thích hợp quy định an toàn thực phẩm
➢ Để xin cấp giấy phép nhập khẩu, công ty Alpha France phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đề gửi đến cơ quan có thẩm quyền Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu gồm các giấy tờ như sau:
• Hồ sơ đăng ký kiểm tra
• Giấy đăng ký kiểm tra an toàn thực phẩm của sản phẩm thực phẩm chức năng nhập khẩu từ Nhật Bản
• Bản dạng sao hồ sơ công bố hợp quy hoặc công bố thích hợp quy định an toàn thực phẩm của sản phẩm thực phẩm chức năng nhập khẩu từ Nhật Bản
• Thông báo của Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế cho phép được áp dụng phương thức kiểm tra
• Giấy tờ ủy quyền của doanh nghiệp có trách nhiệm về chất lượng hàng hóa cho công ty Alpha France
• Bản dạng sao Danh mục hàng hóa kèm theo (Packing list)
• Bản dạng sao có chứng thực và có xác nhận của chủ hàng: Vận đơn (Bill of Lading)
• Bản dạng sao có chứng thực và có xác nhận của chủ hàng: Hóa đơn (Invoice)
3.2.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Tùy vào mối quan hệ và các quy định riêng của từng đối tác, công ty sẽ quy định điều khoản thanh toán trên hợp đồng là 70-100% L/C Tình hình thực tế các bước mở L/C tại công ty như sau:
Bước 1: Viết đơn xin mở L/C Đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng Vietcombank, nội dung chủ yếu là: tên ngân hàng mở L/C, loại L/C, tên người thụ hưởng, ngày mở L/C, số ngày phát hành, ngày hết hiệu lực L/C, tên hàng, đơn giá, trị giá, quy cách phẩm chất, thời hạn giao hàng, thanh toán, bảo hành, điều kiện giao hàng, cảng đến, cảng đi, chứng từ được yêu cầu, số tiền được ký quỹ
Trong quá trình thu thập phiếu điều tra, em thấy rằng 100% các giao dịch nhập khẩu thực phẩm chức năng của công ty đều sử dụng L/C không hủy ngang Sau khi mở thư tín dụng, công ty có trách nhiệm thông báo với bên xuất khẩu tiếp tục thực hiện nghĩa vụ của mình
Bước 2: Nộp bộ hồ sơ xin mở L/C và lệ phí mở L/C Hiện tại, bộ hồ sơ đầy đủ xin mở L/C của công ty bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương gốc (trường hợp ký hợp đồng qua FAX) thì đơn vị phải ký và đóng dấu trên bản phô tô
- Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng (trường hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của ngân hàng mở L/C (trường hợp mở L/C trả chậm)
- Bản giải trình mở L/C do phòng tín dụng của chi nhánh lập được giám đốc chi nhánh hoặc người được giám đốc ủy quyền phê duyệt (trường hợp ký quỹ dưới 100% trị giá L/C)
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha France trong giai đoạn 2021-2023
➢ Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng:
Việc lập kế hoạch hiện hợp đồng nhập khẩu đã được nhân viên phòng Mua hàng - Xuất nhập khẩu của công ty thực hiện tương đối tốt Các kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty được lập một cách cụ thể trong từng bước, có sự phân công rõ ràng cho từng bộ phận và chuẩn bị cho các tình huống phát sinh, do đó giúp công ty giảm bớt được phần nào những sự cố, sai sót trong quá trình quản trị thực hiện hợp đồng
➢ Trong công tác tố chức thực hiện hợp đồng:
Về nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Đa số các lô hàng khẩu được phân vào luồng vàng tuy nhiên thời gian thông quan hải quan trung bình chỉ nằm trong khoảng 3-4 ngày làm việc
➢ Về nghiệp vụ thanh toán:
Nghiệp vụ thanh toán của công ty được đánh giá khá tốt Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng, do đó khi đàm phán dễ dàng nhận được sự ưu đãi của đối tác về thời hạn thanh toán, chiết khẩu, giảm giá
➢ Về vấn đề tranh chấp, khiếu nại:
Tất cả các hợp đồng nhập khẩu của công ty với các đổi tác Nhật Bản đều thực hiện đúng quy định của luật pháp quốc tế và luật pháp Việt Nam Khi có vấn đề xảy ra, công ty luôn nỗ lực và ưu tiên giải quyết bằng thương lượng, hoa giải và chưa có trường hợp nào giải quyết bằng tòa án Bên cạnh đó, Công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Anpha France còn nỗ lực không ngừng trong việc giảm thiểu sai sót, vi phạm, hạn chế các rủi ro và tránh được các tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng
➢ Trong công tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng:
Việc điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện song song với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh
Tuy ghi nhận những thành tựu, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH thương mại XNK quôc tế Anpha France vẫn còn những bất cập:
• Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng:
Nghiệp vụ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng của công ty còn khá đơn giản, chưa phù hợp với tình hình thực tế về nguồn lực của công ty dẫn tới tình trạng thiếu hiệu quả trong nghiệp vụ
• Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng:
Về khâu mở L/C: đối với một số lô hàng sử dụng phương thức thanh toán L/C, khâu mở L/C vẫn còn phát sinh một vài lỗi nhỏ như: ghi sai đơn vị tiền tệ, sai tên, địa chỉ ngân hàng thông báo Các lỗi này tuy không gây thiệt hại quá lớn nhưng cũng khiến cho quá trình mở L/C tốn thêm thời gian, chi phí do phải sửa lại
• Về nghiệp vụ làm thủ tục hải quan:
Vẫn còn tình trạng chậm tiến độ do phát sinh lỗi cơ bản về chứng từ như đánh máy sai, thông tin giữa tờ khai và chứng từ khác không khớp Tuy các lỗi gặp phải không quá lớn nhưng cũng làm mất thêm thời gian, gây nên tình trạng kém hiệu quả trong khâu làm thủ tục hải quan
• Trong công tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng:
Công tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng tại công ty còn khá truyền thống, chưa xây dựng được phần mềm điều hành giám sát thực hiện hợp đồng hoàn chỉnh, chưa có hệ thống cảnh báo sớm Vì vậy, khi xảy ra một số tình huống phát sinh nằm ngoài hợp đồng thì nhân viên của công ty, đặc biệt là nhân viên mới còn lúng túng trong việc giải quyết, nhiều khi thụ động phải chờ sự chỉ đạo từ cấp trên Hầu hết nhân viên trao đổi các thông tin, phương án xử lý với phía nhà cung cấp và đối tác vận chuyển thông qua gọi điện thoại, gửi email, gửi fax do đó yêu cầu khả năng phối hợp cao, dẫn tới việc mất thời gian chờ phản hồi Điều này cũng khiến đội ngũ nhân viên các phòng ban có liên quan đôi khi không nắm bắt hết được toàn bộ tình hình một lô hàng, thường xuyên phải xác nhận lại nhiều lần dẫn tới việc tốn nhiều thời gian, giảm tiến độ và hiệu quả công việc Nếu rơi vào các nhân viên mới, còn yếu kinh nghiệm thì rất khó tránh khỏi sai sót
Những tồn tại này đòi hỏi công ty cân cần phải nỗ lực khắc phục và tìm ra giải pháp, hướng đi phù hợp với công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
Một số nguyên nhân khách quan dẫn đến một số tồn tại trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của công ty như:
- Nguyên nhân trực tiếp đến từ đội ngũ nhân sự của Công ty Bên cạnh những nhân viên có kinh nghiệm thì vẫn còn có những nhân viên mới, còn non trong cách làm việc dẫn đến sai sót về đánh máy, kiểm tra chưa kỹ các thông tin
- Công ty chưa áp dụng công nghệ tiên tiến, các mô hình điều hành hiện đại đề nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Hoạt động của các hệ thống ngân hàng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp XNK về vốn như là các điều kiện để thực hiện vay vốn còn khắt khe, thủ tục mở L/C phức tạp
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THỰC PHẨM CHỨC NĂNG TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY
Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH thương mại
4.1.1 Phương hướng phát triển nhập khẩu của chính phủ Việt Nam
Ngày 19/4/2022, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 493/QĐ- TTg phê duyệt Chiến lược xuất nhập khẩu hàng hóa đến năm 2030 nhằm định hướng một số nội dung cho xuất khẩu hàng hóa, nhập khẩu hàng hóa và phát triển thị trường xuất khẩu, nhập khẩu
Theo đó, trong xuất khẩu tập trung phát triển xuất khẩu bền vững, phát huy lợi thế so sánh và chuyển đổi mô hình tăng trưởng hợp lý theo chiều sâu, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo vệ môi trường sinh thái và giải quyết tốt các vấn đề xã hội Thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu hàng hóa xuất khẩu theo chiều sâu, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa; tăng tỷ trọng các sản phẩm xuất khẩu có giá trị gia tăng, có hàm lượng khoa học - công nghệ, hàm lượng đổi mới sáng tạo cao, các sản phẩm kinh tế xanh, kinh tế tuần hoàn, các sản phẩm thân thiện với môi trường Trong đó chú trọng định hướng phát triển ngành hàng, Nhóm hàng nông, lâm, thủy sản và Nhóm hàng công nghiệp chế biến, chế tạo
Trong nhập khẩu hàng hóa, chủ động điều chỉnh nhịp độ tăng trưởng nhập khẩu hàng hóa, kiểm soát việc nhập khẩu các loại hàng hóa trong nước sản xuất được, hàng xa xỉ, hàng hóa không thiết yếu, kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập khẩu Tăng tỷ trọng nhập khẩu máy móc, thiết bị hiện đại, dây chuyền sản xuất tiên tiến từ các nước có nền công nghiệp phát triển, nhất là công nghệ cao, công nghệ nguồn, tiếp thu thành tựu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 để tạo tiền đề nâng cao năng suất, chất lượng và sức cạnh tranh của sản phẩm xuất khẩu và thực hiện chuyển dịch cơ cấu hàng hóa xuất khẩu theo chiều sâu
4.1.2 Phương hướng phát triển hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH thương mại XNK quốc tế Alpha France
Thực phẩm chức năng là mặt hàng nhập khẩu chính, quyết định đên doanh thu và lợi nhuận của công ty do đó cần chú trọng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng này Trong những năm tới, công ty vẫn sẽ tiếp tục đẩy mạnh việc nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản và một số quốc gia khác như Đức, Mỹ, do đây là thị trường có chút lợi thế cạnh tranh về giá cả, mẫu mã, thời gian và chi phí vận chuyển Công ty cần đầy mạnh công tác nghiên cứu thị trường Nhật Bản về giá cả hàng hóa, dung lượng thị trường và lựa chọn thời điểm nhập hàng, đầu tư vào các dự án mang lại hiệu quả cao nhất
Cùng với đó cần nghiên cứu thêm một số sản phẩm tiềm năng khác cũng như tìm thêm các nhà cung cấp tiềm năng mới để mở rộng danh mục sản phẩm và mở rộng nguồn cung đầu vào nếu như có rủi ro với các nhà cung cấp khác
Ngoài ra, công ty cần hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu để có thể nhập khẩu mặt hàng thực phẩm chức năng với giá cả tốt nhất và giảm thiểu rủi ro có thể gặp phải Thực hiện định hướng này bằng các giải pháp phát triển đội ngũ cán bộ nhân sự, tăng cường chuyên môn nghiệp vụ và đầu tư hỗ trợ các công cụ cần thiết trong quá trình làm việc.
