Việc quản trị hiệu quảquy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chiphí mà còn nâng cao hiệu suất của hoạt động xuất khẩu và giảm thiểu rủi ro trongquá
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong thời đại toàn cầu hóa kinh tế ngày nay, hoạt động ngoại thương đang diễn ra mạnh mẽ và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xã hội của mỗi quốc gia Thương mại quốc tế không chỉ đóng góp vào việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, nâng cao năng suất lao động và tăng thu nhập quốc dân mà còn góp phần vào việc nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân, thúc đẩy phát triển văn hóa và giáo dục, cũng như giảm bớt đói nghèo trong xã hội Trong đó, hoạt động xuất khẩu đã và đang song hành cùng sự phát triển của nền kinh tế nước ta từ những năm đổi mới cho đến nay Tuy nhiên, sự hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng đặt ra những yêu cầu cao về hoạt động thương mại quốc tế cũng như quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Doanh nghiệp xuất khẩu cần phải thiết lập một quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu Việc quản trị hiệu quả quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu suất của hoạt động xuất khẩu và giảm thiểu rủi ro trong quá trình này.
Hiện nay ngành da giày đã trở thành một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của nước ta với kim ngạch xuất khẩu chiếm khoảng 7% trong tổng kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của cả nước, đóng góp một phần không nhỏ trong phát triển nền kinh tế của nước nhà Việt Nam hiện đang là thành viên của rất nhiều tổ chức kinh tế thế giới, việc ký kết các hiệp định thương mại song phương và đa phương cùng nhiều ưu đãi về thuế quan đã giúp các doanh nghiệp da giày trong nước đẩy mạnh xuất khẩu Đặc biệt, kể từ khi Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam - EU (EVFTA) có hiệu lực, các doanh nghiệp da giày Việt Nam đã tận dụng tốt ưu đãi để đẩy mạnh xuất khẩu vào thị trường tiềm năng này.
Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo có mặt hàng xuất khẩu chính là các loại giày dép, giày thể thao, giày da công sở, giày lưu hóa,… Đến nay, công ty đã mở rộng phạm vi xuất khẩu ra khắp thế giới Trong số các thị trường tiềm năng, EU được xem là thị trường truyền thống và trọng điểm của ngành da giày nước ta, chiếm tới hơn 80% kim ngạch của toàn ngành Tuy nhiên, kim ngạch xuất khẩu của công ty sang thị trường EU còn khá khiêm tốn so với kim ngạch xuất khẩu của các đối thủ cạnh tranh khác Qua quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy còn một vài vấn đề tồn đọng trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu liên quan đến công tác giám sát, điều hành và chuẩn bị hàng hóa Việc tồn tại các vướng mắc trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu có ảnh hưởng mạnh đến hoạt động xuất khẩu giày dép của doanh nghiệp Để có thể tiếp tục phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế, công ty cần tối ưu hóa việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Do vậy, em quyết định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp: “ Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo ” để nghiên cứu sâu về vấn đề và từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện quy trình tác nghiệp này.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Để xuất khẩu đạt hiệu quả tốt thì việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một trong những điều mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu Đã có những công trình nghiên cứu về vấn đề này như sau:
Khóa luận tốt nghiệp “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giầy của công ty TNHH nhà nước một thành viên giầy Thượng Đình sang thị trường EU” - của tác giả Ngô Thị Bích Ngọc - Trường Đại học Thương mại, năm 2013 Tác giả tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày tại Công ty Từ đó đưa ra định hướng phát triển và các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cho công ty.
Luận văn Thạc sĩ “Quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty May 10 - CTCP” - của tác giả Nguyễn Vinh Quang
- Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân năm 2019 Tác giả đã phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, chỉ ra những hạn chế và thành công Từ những kết luận này, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang Mỹ tại Công ty.Khóa luận tốt nghiệp “Điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng xuất công nghiệp JAT” - của tác giả Vũ Thị Phượng - Trường đại học Thương mại, năm
2019 Tác giả đã nghiên cứu và chỉ ra những thành công cũng như hạn chế trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng phụ tùng ô tô của công ty JAT. Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra được một số giải pháp nâng cao hoạt động điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty.
Bài báo “Giải pháp thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của các công ty xuất khẩu Việt Nam trong giai đoạn dịch bệnh covid-19 hiện nay” - của tác giả Phạm Văn Tài
- Trường Cao đẳng Kinh tế đối ngoại năm 2020 Bài báo đi tìm hiểu quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của các công ty xuất khẩu, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải phải hoàn thiện quy trình đó.
Khóa luận tốt nghiệp “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phế liệu kim loại của Công Ty Cổ Phần XNK Toàn Cầu Việt Tín” - của tác giả Lê Thị Thu Hoài - Trường Đại học Thương mại, năm 2022 Bài luận đã xây dựng cơ sở lý luận về tình hình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng trong công ty, được minh họa bằng số liệu và ví dụ cụ thể Đồng thời đã chỉ ra cả thành công và hạn chế của quá trình này, từ đó đề xuất những giải pháp hướng tới cả doanh nghiệp và Chính phủ.
Các đề tài trên phần nào đều đã đề cập đến các lý luận cơ bản về hợp đồng thương mại quốc tế và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của doanh nghiệp Đồng thời tìm ra được những mặt hạn chế còn tồn tại để đưa ra các đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cho doanh nghiệp Tuy nhiên quy trình thực hiện hợp đồng tại từng công ty có sự khác biệt về mặt hàng, thị trường và quy trình nghiên cứu khác nhau, môi trường thương mại quốc tế cũng thay đổi liên tục, nên khó có thể áp dụng những kết quả nghiên cứu đó một cách đồng loạt Chính vì thế, tiếp nối hướng nghiên cứu của những đề tài trên, đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo” sẽ đi sâu nghiên cứu, phân tích quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được những mặt ưu điểm và hạn chế của nó để từ đó có thể đưa ra những đề xuất cụ thể, tối ưu nhất.
Mục đích nghiên cứu
Phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng giày sang thị trường EU của Công ty
Cổ phần Giày Hồng Bảo.
Hệ thống hóa những vấn đề lí luận liên quan đến hợp đồng thương mại quốc tế và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế.
Nghiên cứu và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng giày của công ty sang thị trường EU Đánh giá những thành công, hạn chế tồn tại và lý giải nguyên nhân trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty
Kiến nghị và đề xuất giải pháp nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU của công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi thời gian: Dữ liệu được sử dụng trong công trình nghiên cứu được tổng hợp từ năm 2021 đến tháng 4 năm 2024 để làm cơ sở phân tích.
Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phầnGiày Hồng Bảo với thị trường xuất khẩu giày: EU
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, được tổng hợp, chọn lọc thông qua các nguồn chính sau:
- Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp: Số liệu từ báo cáo tài chính, tài liệu thống kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… giai đoạn 2021 - 2023.
- Nguồn dữ liệu từ Internet: Thu thập các thông tin từ Website của Công ty, Tổng cục hải quan, Tổng cục thống kê…
- Nguồn dữ liệu tại thư viện trường Đại học Thương mại: Thu thập thông tin từ các giáo trình liên quan và các luận văn, công trình nghiên cứu trước đó, tạp chí, hội thảo, chuyên đề nghiên cứu của ngành về hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
1.6.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu
- Phương pháp thống kê: Thống kê các kết quả, số liệu thu được từ nguồn dữ liệu thứ cấp Sau khi đã tổng hợp thì đối chiếu và so sánh phân tích để có kết luận chính xác về thực trạng vấn đề nghiên cứu.
- Phương pháp tổng hợp và so sánh: Dữ liệu thứ cấp thu thập được tổng hợp và phân tích bằng cách lập bảng biểu thống kê từ đó chỉ ra sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, so sánh kết quả đạt được với chỉ tiêu đã đề ra để đưa ra những mặt đạt được, chưa được và hướng giải quyết của vấn đề nghiên cứu.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận, các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận bao gồm 4 chương như sau:
Chương 1:Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2:Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo.
Chương 4:Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế
Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê, 2014): “Hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT) là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau”, trong đó sự thỏa thuận thể hiện sự đồng ý hoàn toàn của hai bên về thỏa thuận trong hợp đồng Đây cũng chính là khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế được sử dụng trong bài khóa luận này.
2.1.1.2 Phân loại hợp đồng TMQT
Hợp đồng TMQT có thể được phân loại dựa vào các tiêu chí như sau:
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại hợp đồng: Hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng đồng dài hạn.
- Theo nội dung quan hệ kinh doanh có:
+ Hợp đồng xuất khẩu: là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng.
+ Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng.
- Theo nội dung mua bán: có hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng mua bán dịch vụ.
- Xét theo hình thức của hợp đồng có các loại: Hình thức văn bản và hình thức miệng.
- Theo cách thức thành lập hợp đồng: Bao gồm hợp đồng một văn bản, hợp đồng gồm nhiều văn bản.
2.1.2 Khái niệm quy trình thực hiện hợp đồng TMQT
“Quy trình thực hiện hợp đồng TMQT là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau” (PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính) Để tổ chức thực hiện tốt hợp đồng là trên cơ cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự lôgíc kế tiếp nhau.
Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một loạt các hoạt động của doanh nghiệp để tiến hành xuất khẩu hàng hóa vào một quốc gia theo những quy định và thủ tục của quốc gia đó.
2.1.3 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra” Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả công việc cao nhất.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là hoạt động quản trị quy trình bao gồm các nội dung: lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu; tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu; giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra đúng quy định, đúng trình tự và đúng thời hạn của hợp đồng.
2.1.4 Khái niệm giám sát và điều hành
Theo Điều 2 Luật hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân 2015:
“Giám sát là việc chủ thể giám sát theo dõi, xem xét, đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu sự giám sát trong việc tuân theo Hiến pháp và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, xử lý theo thẩm quyền hoặc yêu cầu, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý”.
“Điều hành là hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo một đường lối,chủ trương nhất định” (Theo Từ điển tiếng Việt).
Lý thuyết về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Nội dung quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có): Giấy phép là một tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu tiếp theo trong quá trình thực hiện Những hàng hoá cần giấy phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế xuất khẩu hay có điều kiện. Tại Việt Nam, hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu thường bao gồm:
- Thông số kỹ thuật, chứng nhận chất lượng của nước xuất khẩu
- Bản sao hợp đồng hoặc bản sao L/C
- Các giấy tờ liên quan khác
Mỗi giấy phép được cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoặc một số mặt hàng với mức đã định, chuyên chở bằng phương tiện vận tải và giao hàng tại một điểm nhất định đã được thoả thuận trong hợp đồng.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu: Nhà xuất khẩu cần chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng xuất khẩu Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá.
Kiểm tra hàng xuất khẩu: Trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hóa về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì, kiểm dịch động thực vật, vệ sinh ATTP (nếu có) Việc kiểm tra hàng hóa sẽ được thực hiện tại 2 cấp: cấp cơ sở và các cửa khẩu Kiểm tra hàng hoá giúp doanh nghiệp xuất khẩu đảm bảo hàng hoá được sản xuất đúng theo yêu cầu được quy định trong hợp đồng, đảm bảo uy tín của người xuất khẩu, hạn chế các trường hợp khiếu nại, tranh chấp và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh Đặc biệt, giúp doanh nghiệp giảm thiểu những sai sót, tổn thất do sửa chữa, khắc phục hậu quả, nâng cao hiệu quả kinh tế.
Thuê phương tiện vận tải: Nếu hợp đồng xuất khẩu được ký kết theo điều kiện nhóm C và D (bao gồm: CFR, CIF, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP) thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng thuộc nhóm E và nhóm F bao gồm điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải Thông thường trong hợp đồng xuất khẩu đã quy định loại phương tiện Khi đi thuê PTVT, người quản trị phải quyết định: loại phương tiện, hình thức thuê, hãng vận tải, thời điểm thuê, Căn cứ để thuê PTVT: căn cứ vào hợp đồng TMQT, vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa, căn cứ vào điều kiện vận tải.
Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có) : Căn cứ để mua bảo hiểm hàng hóa: căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT, vào hàng hóa vận chuyển, hoặc điều kiện vận chuyển Nội dung quy trình tổ chức mua bảo hiểm hàng hóa bao gồm: xác định nhu cầu bảo hiểm, xác định loại hình bảo hiểm, lựa chọn công ty bảo hiểm, đàm phán ký kết hợp đồng, thanh toán và nhận đơn bảo hiểm.
Làm thủ tục hải quan: Doanh nghiệp có thể trực tiếp tiến hành làm thủ tục hải quan hoặc ủy quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu theo luật hải quan Việt Nam bao gồm các bước chính sau: khai và nộp tờ khai hải quan, xuất trình hàng hóa, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính.
- Khai và nộp hồ sơ hải quan: Nhà xuất khẩu phải khai tờ khai hải quan về hàng hoá theo mẫu tờ khai dưới hai hình thức khai thủ công và khai điện tử Sau khi kê khai đầy đủ các nội dung, nhà xuất khẩu nộp tờ khai cho cơ quan hải quan kèm với một số chứng từ khác để tạo thành hồ sơ hải quan, chủ yếu bao gồm: giấy phép xuất khẩu, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Khi khai nộp hồ sơ hải quan, nhà xuất khẩu cần chú ý: khai chính xác số lượng, chủng loại hàng hóa và áp đúng mã HS để tính thuế xuất nhập khẩu (nếu có); chuẩn bị đầy đủ các chứng từ theo quy định của hồ sơ hải quan; nộp thuế xuất nhập khẩu đầy đủ và đúng hạn.
- Xuất trình hàng hóa: Đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ, doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế Hệ thống quản lý rủi ro tự động xác định các hình thức kiểm tra gồm kiểm tra đại diện không quá 10% hoặc kiểm tra toàn bộ lô hàng xuất khẩu
- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan đối với hồ sơ luồng xanh, luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá đối với hồ sơ luồng đỏ, hải quan sẽ đưa ra quyết định được phép thông quan hay không đối với lô hàng xuất khẩu Nếu nhà xuất khẩu không nhất trí với các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu xem xét lại, nếu hai bên không thống nhất được thì nhà xuất khẩu có thể khiếu kiện theo trình tự của pháp luật Còn nếu được thông quan, nhà xuất khẩu chỉ việc tiến hành đóng thuế xuất khẩu (nếu có) và thông quan hàng hoá.
Giao hàng cho phương tiện vận tải: Nghiệp vụ giao hàng cho phương tiện vận tải có nhiều dạng phương tiện với các quy trình khác nhau:
- Giao hàng với tàu biển: doanh nghiệp sẽ phải tiến hành theo các bước sau: lập bảng kê hàng hóa chuyên chở cho người vận tải; trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng; lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng; bốc hàng lên tàu; sau khi giao hàng thì lấy biên lai thuyền phó; lấy vận đơn đường biển.
- Giao hàng khi hàng chuyên chở bằng container: có hai hình thức: giao hàng đủ một container và giao hàng không đủ một container.
- Giao hàng cho người vận tải đường sắt có hai hình thức: giao hàng khi hàng chiếm đủ một toa xe, giao hàng khi hàng không chiếm đủ một toa xe
- Giao hàng cho người vận tải đường bộ
- Giao hàng cho người vận tải đường hàng không
Làm thủ tục thanh toán: Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng Chất lượng của điều này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của đơn vị kinh doanh xuất khẩu Với tư cách là người bán, nhà xuất khẩu luôn mong muốn quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ và họ nhận được khoản thanh toán đúng số lượng và thời gian đã thỏa thuận với đối tác, tất nhiên sau khi họ đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ của mình với đối tác Vì vậy, lựa chọn phương thức thanh toán và điều kiện thanh toán luôn là một trong những nội dung được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm hàng đầu Các doanh nghiệp Việt
Nam hiện nay thường sử dụng các phương thức thanh toán như: phương thức chuyển tiền, phương thức tín dụng chứng từ, phương thức nhờ thu.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có): Trọng quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp, khiếu nại Đây là cơ sở giúp các bên giải quyết thỏa mãn các yêu cầu của đối phương Đồng thời qua khiếu nại, tranh chấp được giải quyết, quyền lợi của các bên được đảm bảo mà không làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí của mỗi bên Việc khiếu nại có thể xảy ra giữa bên mua và bên bán, hoặc giữa bên mua/bán với người chuyên chở/công ty bảo hiểm Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các bằng chứng khác có liên quan Khi nhận hồ sơ khiếu nại, bên khiếu nại cần phải nghiêm túc, nghiên cứu hồ sơ nhanh chóng tìm kiếm các giải pháp để giải quyết một cách thỏa mãn nhất.
Lý thuyết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.3.1 Ý nghĩa của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu rất phức tạp do đòi hỏi các bên tham gia phải có kế hoạch tổ chức thực hiện chặt chẽ, đặc biệt là ở khâu giám sát, điều hành, để tối ưu hoá quá trình thực hiện và tránh những tình huống phát sinh.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là cơ sở để tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau Thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, đồng thời, tạo điều kiện cho các bên tham gia thực hiện tốt nghĩa vụ và đạt được quyền lợi của mình Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hiệu quả giúp giảm thiểu những rủi ro, thiệt hại, do đó, tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Quản trị không chỉ có tầm quan trọng riêng biệt mà cả từng khía cạnh của quy trình thực hiện hợp đồng đều đóng một vai trò quan trọng:
Lập kế hoạch giúp định hướng các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng; phân tích, dự báo trước thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi, từ đó chủ động đưa ra các phương án ứng phó kịp thời Lập kế hoạch là cơ sở phân quyền, phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức, kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động trong quá trình thực hiện.
Tổ chức thực hiện quyết định sự thành công của cả quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của doanh nghiệp dựa trên tính hiệu quả của việc phân công, tiến hành thực hiện các nhiệm vụ, mắt xích trong quy trình thực hiện.
Giám sát và điều hành giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế đúng hạn, sớm phát hiện được các rủi ro, sai sót để chủ động đưa ra phương án phòng ngừa thiệt hại và giải quyết kịp thời nhằm tối thiểu hóa tổn thất.
2.3.2 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa quốc tế bao gồm ba bước quy trình cơ sở sau:
2.3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đó Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng thường dựa vào các căn cứ: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, điều kiện thực tế của doanh nghiệp cũng như điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác.
Trình tự lập kế hoạch bao gồm:
Bước 1:Chuẩn bị lập kế hoạch:
- Thu thập, phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa như: các chính sách, quy định của Nhà nước, các quy định về hải quan, ngân hàng, các thủ tục giấy phép cần thiết.
- Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp: khả năng sản xuất, kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và đối tác.
- Nghiên cứu phân tích các nội dung của hợp đồng xuất khẩu.
Bước 2: Tiến hành lập kế hoạch: Bộ phận Kinh doanh xác định các mục tiêu toán thời điểm, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực cho từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng.
Bước 3:Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình duyệt và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện
Thông thường, kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm: Kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan xuất khẩu, giao hàng và thanh toán.
2.3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương, doanh nghiệp cần tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là một công việc phức tạp, đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý, đảm bảo được quyền lợi quốc gia và uy tín của công ty Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1:Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Bước 2:Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Bước 3:Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Bước 4:Thuê phương tiện vận tải
Bước 5:Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có)
Bước 6:Làm thủ tục hải quan
Bước 7:Giao hàng cho phương tiện vận tải
Bước 8:Làm thủ tục thanh toán
Bước 9:Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
2.3.2.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Giám sát thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, có nhiều yếu tố nhỏ có thể phát sinh, ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng Vì vậy, công việc giám sát thực hiện đồng là rất cần thiết Các hoạt động giám sát đồng bao bao gồm theo dõi khối lượng, chất lượng, bao bì hàng hóa, quản lý công việc thiết kế phương tiện vận chuyển, chỉ định tàu và thép (nếu hợp yêu cầu), theo dõi lịch giao hàng, mua bảo hiểm, thực hiện thủ tục hải quan, quản lý thanh toán, giải quyết bảo hành, xử lý khiếu nại, và giải quyết tranh chấp Có nhiều phương pháp để thực hiện giám sát hợp đồng, nhưng phương pháp sử dụng phiếu giám sát hợp đồng và máy vi tính được sử dụng phổ biến hơn hết. Điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống phát sinh một cách có lợi trên cơ sở đánh giá thực tế tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có. Nội dung của điều hành hợp đồng bao gồm tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng như: thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, giải quyết các khiếu nại và một số nội dung khác như bảo hành, bất khả kháng, bảo lãnh để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.
2.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Tài chính hay vốn là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động xuất khẩu Có nguồn tài chính đồi dào sẽ đảm bảo hoạt động xuất khẩu được thực hiện và diễn ra liên tục Với khả năng huy động vốn của doanh nghiệp tốt thì có thể tăng khả năng cạnh tranh bằng các biện pháp như ứng trước tiền hàng, cho phép thanh toán chậm, đưa ra các điều khoản thanh toán uru đãi và dễ dàng hơn trong việc đàm phản ký kết hợp đồng.
Trình độ, năng lực lãnh đạo và quản trị kinh doanh của ban giám đốc tốt thì sẽ đảm bảo được kế hoạch xuất khẩu của doanh nghiệp đề ra, cho phép việc xuất khẩu có được các chiến lược kinh doanh đùng đắn Nhanh nhạy với thị trường, tận dụng trình độ, năng lực kinh doanh xuất khẩu của đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, đây là những người trục tiếp thực hiên hoạt động xuất nhập khẩu Họ trực tiếp đi giao địch ký kết hợp đồng và thực hiện chúng, trong quá trình thực hiện hợp đồng họ luôn giám sát và đôn đốc công việc cho tới khi hoàn thành Chính vì vậy mà họ là nhân tố quyết định hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và thực hiện hợp đồng.
Cơ sở vất chất của doanh nghiệp
Nhà kho, bãi tập kết hàng, bộ phận vận tải của Công ty sẽ ảnh hưởng tới tiến độ giao nhận hàng hoá xuất khẩu cũng như có thể tiết kiệm được thời gian và tiền của.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GIÀY VÀO THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY HỒNG BẢO
Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo
3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo tiền thân là Xí nghiệp Gia công Giày dép Xuất khẩu Đông Anh, nguyên trước là một bộ phận của Kho nội thương Đông Anh trực thuộc Tổng Công ty Kho vận Đây là kho trung chuyển hàng hóa của Bộ Nội thương, đi vào hoạt động năm 1981.
Ngày 20/8/1994, Bộ Thương mại ra Quyết định số 1070 TM/TCCB thành lập Nhà máy gia công giày xuất khẩu Đông Anh, trên cơ sở cải tạo một số kho hiện có thành nhà máy Công ty Kho vận và Thương mại ký hợp đồng với Công ty Jim Brother’s của Đài Loan để nhận xuất khẩu giày thể thao với các phương thức nhận gia công theo đơn đặt hàng Sản phẩm sản xuất 100% xuất khẩu theo đơn đặt hàng, nguyên vật liệu sản xuất do đối tác cung cấp Nhà máy gia công giày xuất khẩu Đông Anh bắt đầu đi vào sản xuất từ năm 1995 ban đầu chỉ có 2 dây chuyền hoạt động và đến năm 1999 đã tăng lên 6 dây chuyền hiện đại quy mô lớn và được các hãng lớn có uy tín tin tưởng đặt hàng gia công như: ADIDAS, NIKE, GEOX, DIADORA, PRADA…
Ngày 31/3/2004 Công ty được đánh giá lại và cổ phần hóa doanh nghiệp Công ty tách khỏi Công ty Kho vận và Dịch vụ Thương mại để tiến hành cổ phần hóa thành đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng Nhận thấy việc hợp đồng gia công không còn phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay nên ngày 10/12/2018 thành lập Công ty Cổ phần giày Hồng Bảo, tiếp nhận phần gia công của Công ty Cổ phần giày Đông Anh và điều chỉnh các điều khoản không còn phù hợp.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY HỒNG BẢO
Địa chỉ: Số 176 đường Đào Cam Mộc, tổ 37, thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, Hà Nội, Việt Nam
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Năm mươi tỷ đồng).
Người đại diện theo pháp luật: Ông Lê Hữu Đoàn
Công ty đã hoạt động được hơn 18 năm trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, gia công, sản xuất các sản phẩm giày dép, bao bì, nhãn mác… Tuy nhiên hoạt động chính của công ty là gia công theo đơn đặt hàng – sản phẩm sản xuất ra được xuất khẩu theo đơn hàng và nguyên liệu sản xuất do đối tác cung cấp Các sản phầm của công ty đến nay rất đa dạng, có hơn 20 loại giày thể thao các loại và gần 10 loại dép hiện có mặt trên nhiều thị trường lớn như Mỹ, EU và các thị trường khác.
Bảng 3.1: Ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần Giày Hồng Bảo
STT Tên ngành Mã ngành
1 Bán buôn vải, hàng may mặc, giày dép 4641
4 Bán lẻ hàng dệt, may sẵn, giày dép lưu động hoặc tại chợ 4782
5 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659
6 Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh 4771
7 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa 5210
(Nguồn: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp)
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo)
Bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo được chia thành các phòng ban chuyên nghiệp, tập trung và có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, góp phần giúp hoạt động của toàn công ty và các chi nhánh diễn ra hiệu quả Hàng tuần, các bộ phận tổng kết thông tin, báo cáo tình hình, rút ra kinh nghiệm từ những hạn chế gặp phải và khen thưởng những nhân viên xuất sắc, đồng thời đề ra mục tiêu cho tuần tiếp theo Công ty xây dựng được mạng lưới khách hàng đa dạng, bao gồm doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp tư nhân, các tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp, các tổ chức quốc tế và các tổ chức phi chính phủ Với tầm nhìn hoạt động dựa trên uy tín cao, Công ty không ngừng cung cấp sản phẩm chất lượng và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Đồng thời, công ty không ngừng mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng mới, và nâng cao chất lượng dịch vụ, từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức và phương thức hoạt động của mình.
3.1.4 Nguồn nhân lực của Công ty
Bảng 3.2: Cơ cấu nhân sự của công ty cổ phần Giày Hồng Bảo giai đoạn năm
Phân theo trình độ Đại học và trên đại học 268 227 275
Cao đẳng và trung cấp 749 682 866
Phòng tài chính kế toán 7 7 8
Phòng quản lý sản xuất 28 23 20
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2021, 2022, 2023 của Công ty cổ phần Giày
Phương châm cốt lõi của công ty là "Mọi việc bắt đầu từ con người", con người đóng vai trò quan trọng, là nguồn lực quý báu và là động lực chính của sức mạnh doanh nghiệp Chính vì vậy, công ty luôn đặt sự ưu tiên hàng đầu vào việc xây dựng chiến lược phát triển cả về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực.
Có thể thấy, cơ cấu lực lượng lao động của công ty chủ yếu là lao động nữ, với tỷ lệ phần lớn luôn trên 80% Điều này là do bản chất công việc trong ngành đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ cao, và lao động nữ thường mang lại sản phẩm hoàn thiện nhất với tính cần cù và khéo léo của họ. Độ tuổi của nhân lực công ty phần đông là trong khoảng từ 25 - 45 tuổi Đây là độ tuổi vàng khi họ vửa có sự sáng tạo, đổi mới, không ngại gian khó trong công việc, vừa có kinh nghiệm để xử lý các lô hàng khó hay những yếu tố phát sinh đòi hỏi phải có nghiệp vụ cao, góp phần rất lớn đến sự phát triển của công ty.
Tuy nhiên, tỷ lệ lao động thuộc trình độ PTTH/THCS chiếm hơn 60%, thể hiện trình độ lao động trong công ty còn thấp và công ty đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm lao động có kỹ năng chuyên môn cao Nhận thức được điều này, công ty đã tiến hành liên tục tuyển dụng lao động có trình độ nhằm nâng cao chất lượng lao động Điều này thể hiện qua việc tỷ lệ lao động PTTH/THCS giảm dần, thay vào đó là tỷ lệ lao động Cao đẳng/Trung cấp và Đại học/trên Đại học tăng dần qua các năm.
3.1.5 Cơ sở vật chất của Công ty Để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của thị trường và khách hàng khó tính, ban giám đốc Công ty đã tìm ra một hướng đi độc lập, thiết lập đối tác và ký kết các hợp đồng chuyển giao công nghệ Hiện nay, dây chuyền sản xuất chủ yếu của công ty được nhập khẩu từ Đài Loan và Hàn Quốc, phù hợp với điều kiện sản xuất tại Việt Nam.
Công ty đã đầu tư vào 10 dây chuyền sản xuất, với công suất là 2 triệu đôi/năm,bao gồm 3 dây chuyền sản xuất giày dép thời trang và thể thao, cùng 4 dây chuyền sản xuất giày da và giày đặc chủng Đây là các dây chuyền hoàn toàn khép kín, từ khâu may mũ giày và form, đến cắt và dán "OZ" (đường viền quanh đế giày) Với hệ thống băng chuyền tự động cung cấp nguyên vật liệu đồng đều khắp nơi, giảm thiểu việc di chuyển của công nhân trong các phân xưởng Quy trình công nghệ sản xuất này không chỉ đảm bảo sự cân đối và nhịp nhàng trong dây chuyền, mà còn cho phép doanh nghiệp tận dụng tối đa các yếu tố vật chất trong quá trình sản xuất.
3.1.6 Tài chính của Công ty
Bảng 3.3: Tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo giai đoạn năm 2021 - 2023
Tài sản ngắn hạn 35.871.722.985 36.382.566.732 37.175.436.103 Tài sản dài hạn 27.317.248.121 25.133.254.875 27.159.763.154 Vốn chủ sở hữu 46.329.005.307 46.058.724.206 46.584.726.851
Hệ số thanh toán ngắn hạn 0,99 1,08 1,24
(Nguồn: Báo cáo tài chính 2021-2023_Phòng Kế Toán-tài chính)
Có thể thấy từ số liệu báo cáo tài chính ở bảng trên, hệ số thanh toán của công ty trong năm 2021 gần bằng 1, chứng tỏ công ty đã nỗ lực rất nhiều để vượt qua đại dịch Covid-19 Đến năm 2022 và 2023, hệ số thanh toán của công ty luôn dao động ở mức trên 1, điều này cho thấy tình hình tài chính của công ty vẫn ổn định và không gặp nhiều vấn đề về vốn hay áp lực trả nợ.
Với tình hình tài chính khả quan như trên, công ty luôn sẵn sàng trong việc mở rộng kinh doanh, sản xuất, từ đó giúp đảm bảo về doanh thu cũng như lợi nhuận.
Khái quát hoạt động của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo giai đoạn 2021 - 2023
3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021-2023Bảng 3.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giày
STT Chỉ tiêu Năm Thay đổi (%)
4 Lợi nhuận trước thuế (Triệu đồng)
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2021 - 2023)
Trong năm 2021, tình hình Covid-19 vẫn đang diễn biến phức tạp với các biển thể virus mới, nền kinh tế toàn cầu còn gặp nhiều khó khăn, ngành da giày cũng không ngoại lệ Nhiều nước trên thế giới vẫn duy trì chính sách đóng cửa biên giới,trong đó có cả các thị trường xuất khẩu chính của công ty như Trung Quốc, Mỹ,một số nước Châu Âu Các doanh nghiệp nói chung và công ty Hồng Bảo nói riêng đều chịu tác động tiêu cực của đại dịch Đến cuối năm 2021, đầu năm 2022,khi tình hình dịch bệnh được kiểm soát, do đã tạo được chỗ đứng riêng của mình trên thị trường, cũng như tạo được niềm tin trong lòng khách hàng, công ty phục hồi nhanh chóng, thực hiện “ba tại chỗ” (sản xuất, cách ly, ăn nghỉ tại chỗ), thích nghi với dịch bệnh để đưa hoạt động sản xuất gia công của công ty trở lại đúng quỹ đạo.Theo kết quả thống kê, năm 2022, vượt qua được đại dịch, công ty đã có một mức tăng trưởng khá tốt với tổng doanh thu và lợi nhuận tăng mạnh lần lượt là45,22% và 23,63% so với năm 2021 Đến năm 2023, do kinh tế toàn cầu suy yếu,tổng cầu tiêu dùng sụt giảm, ảnh hưởng mạnh đến hoạt động xuất khẩu của nhiều ngành hàng, trong đó có da giày Các chỉ tiêu của công ty trong năm 2023 có dấu hiệu giảm so với năm 2022 Tuy nhiên công ty làm ăn luôn có lãi và lợi nhuận của công ty duy trì ở mức trên 10 tỷ đồng.
3.2.2 Tổng quan tình hình xuất khẩu mặt hàng giày của Công ty giai đoạn 2021-2023
3.2.2.1 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của Công ty
Bảng 3.5: Cơ cấu thị trường xuất khẩu hàng hóa của Công ty Cổ phần Giày
Các thị trường chủ yếu:
Mỹ 19,8 10.507.310 20,73 18.278.119 20,91 14.031.830 Mexico 10,2 5.412.856 9,09 8.014.863 9,12 6.120.052 Canada 9,2 4.882.184 7,98 7.036.150 7,31 4.905.436 Nhật Bản 8,03 4.261.298 7,56 6.665.826 7,28 4.885.305 Trung Quốc 6,12 3.247.714 6,32 5.572.490 6,01 4.033.061 Thị trường khác 11,75 6.235.399 12,92 11.391.862 14,35 9.629.688
(Nguồn: Công ty Cổ phần giày Hồng Bảo)
Hiện tại, Công ty đã mở rộng hoạt động xuất khẩu sản phẩm giày dép đến nhiều quốc gia trên khắp các châu lục Trong số đó, thị trường Châu Âu (EU) và Hoa Kỳ(Mỹ) đóng vai trò quan trọng và tiềm năng cho ngành công nghiệp xuất khẩu giày dép của Việt Nam Điểm chung giữa thị trường EU và Mỹ là cả hai đều hướng tới mục tiêu sản xuất và tiêu dùng bền vững Quy định về nhập khẩu trở nên nghiêm đảm bảo sức khỏe cho người tiêu dùng Các rào cản liên quan đến chất lượng sản phẩm và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp ngày càng được xây dựng, đặt ra yêu cầu cao cho Công ty phải đáp ứng để tránh tình trạng từ chối đơn đặt hàng Các tiêu chí an toàn về hóa chất, vật liệu, và cơ chế khác được xây dựng thành các bộ tiêu chuẩn và được kiểm soát chặt chẽ.
Với những ưu đãi khi xuất khẩu sang Châu Âu, có thể thấy rằng EU đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra tổng kim ngạch xuất khẩu giày dép vượt trội so với các khu vực khác Xuất khẩu vào EU chiếm tỷ trọng lớn và luôn đứng đầu trong giai đoạn 2021-2023 Cụ thể, tỷ trọng xuất khẩu vào thị trường này đã chiếm 34,9% vào năm 2021, 35,4% vào năm 2022 và 35,02% vào năm 2023.
Ban đầu chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng kim ngạch xuất khẩu, nhưng vào năm 2021, Mỹ đã vươn lên đứng thứ hai trong khu vực khi nhập khẩu một lượng lớn giày thể thao, chiếm tỷ trọng xấp xỉ 20% Công ty đã có những bước tiến mới khẳng định mình với cường quốc số một thế giới Điều này thể hiện rằng Công ty đang tiếp cận với các thị trường khá mới mẻ một cách rất chắc chắn, chậm rãi nhưng cũng đầy tiềm năng.
3.2.2.1 Cơ cấu sản phẩm xuất khẩu của Công ty
Bảng 3.6: Cơ cấu sản phẩm xuất khẩu của công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo
Giày da 34,67% 404.060 36,41% 570.461 35.78% 408.461 Giày thể thao 25,68% 657.653 25,97% 1.000.634 25.45% 739.634
(Nguồn: Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo)
Xét về cơ cấu kim ngạch xuất khẩu qua từng năm, ta thấy sự biến động trong cơ cấu xuất khẩu của các loại giày dép Kim ngạch xuất khẩu giày da luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty, với mức tăng trưởng nhanh chóng (≈ 35%) Đây được coi là loại giày chủ lực trong kinh doanh xuất khẩu của công ty Tiếp theo, xuất khẩu giày thể thao chiếm tỷ trọng 25,45% trong năm
2023, đứng thứ hai trong tổng kim ngạch xuất khẩu giày dép của công ty Mặc dù giày thể thao được sản xuất với số lượng lớn, với triệu đôi vào năm 2022, nhưng lại đứng thứ hai về tỷ trọng Điều này cho thấy mặt hàng này có giá trị xuất khẩu chưa cao, dù sản xuất tăng nhưng không góp nhiều vào việc tăng giá trị xuất khẩu của công ty Tuy nhiên, đây là một mặt hàng an toàn do nhu cầu vẫn duy trì ổn định so với các mặt hàng khác.
Các sản phẩm khác như dép xăng đan và giày vải cũng đóng góp một tỷ trọng không nhỏ trong xuất khẩu của công ty Có thể thấy, các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty đều đạt đỉnh điểm vào năm 2022 và có mức tăng đột biến Tuy nhiên, vào năm 2023 do kinh tế toàn cầu suy yếu, tổng cầu tiêu dùng sụt giảm, con số tăng trưởng giảm đi một chút Như vậy, có thể thấy rằng Công ty đang tập trung vào sản xuất và xuất khẩu giày thể thao và giày da, hai loại giày này, mặc dù đòi hỏi kỹ thuật sản xuất cao, nhưng lại mang lại giá trị xuất khẩu cao.
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày vào thị trường
3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trước khi bắt tay vào thực hiện hợp đồng xuất khẩu, công ty phải có kế hoạch cụ thể để có thể làm rõ quy trình cũng như nhiệm vụ của các phòng ban, từ đó các phòng ban có thể phối hợp nhịp nhàng, ăn ý hơn Việc lên kế hoạch thực hiện sẽ do giúp quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu diễn ra trơn tru và đạt được hiệu quả cao.
Quy trình lập kế hoạch thường diễn ra như sau:
Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch: từng nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm nghiên cứu phân tích nội dung những điều khoản đã ký kết trong hợp đồng xuất khẩu với khách hàng của mình Theo hợp đồng xuất khẩu thì những nội dung cần phân tích và chuẩn bị bao gồm các điều khoản: hàng hóa, phương tiện vận tải, phương thức thanh toán, giao hàng…
Bên cạnh hợp đồng xuất khẩu, ban lãnh đạo cũng tiến hành thu thập thông tin, phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng như: Quy định Hải quan nước nhập khẩu là các nước EU, quy định ngân hàng Vietinbank tại Việt Nam mà công ty dùng để giao dịch, quy định ngân hàng của bên nhập khẩu, xác định tổng chi phí, nguồn lực,
Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch:Dựa trên các thông tin đã phân tích, nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu sẽ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU Bao gồm một số nội dung chính sau:
Chuẩn bị hàng: Mỗi kế hoạch sẽ xác định rõ mặt hàng giày (kiểu dáng, chất liệu, màu sắc…), số lượng giày cần phải xuất khẩu.
Kiểm tra hàng: kế hoạch về thời gian kiểm tra hàng, yêu cầu khi kiểm tra hàng. Phương tiện vận tải: Kế hoạch liên hệ với hãng tàu để đăng ký mượn container rỗng.
Làm thủ tục hải quan: Chuẩn bị lên các phương án để tránh sai sót và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Giao hàng: bao gồm thời gian, địa điểm giao hàng.
Thanh toán: Lên kế hoạch về phương thức, thời hạn thanh toán.
Thứ ba, trình duyệt kế hoạch Sau khi mỗi nhân viên phòng Xuất nhập khẩu hoàn thành kế hoạch, kế hoạch sẽ được gửi cho Trưởng phòng hoặc Giám đốc để được phê duyệt hoặc đóng góp ý kiến trước khi tiến hành thực hiện.
3.3.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.3.2.1 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Sau khi có mẫu hàng quy định của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ giao mẫu cho bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lấy nguyên vật liệu đã được nhập về kho rồi tiến hành sản xuất qua các giai đoạn để đạt được thành phẩm theo yêu cầu.
Vì công ty là công ty sản xuất, nên để có thể chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, công ty cần tiến hành thu mua nguyên vật liệu Việc tiến hành thu mua nguyên vật liệu được tiến hành theo hai hình thức: nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài và/hoặc thu mua từ các đơn vị sản xuất trong nước Trên thực tế, phần lớn các đơn hàng xuất khẩu sang thị trường EU vẫn là theo hình thức gia công nên nguyên vật liệu sẽ được cung cấp bởi công ty đối tác theo hợp đồng Ngoài ra, đối với các đơn hàng xuất khẩu khác, phòng xuất nhập khẩu sẽ lên kế hoạch thu mua – nhập khẩu nguyên vật liệu Việc này yêu cầu phòng ban phải theo dõi thường xuyên, cập nhật tiến độ sản xuất để có thể xác định được số liệu nhập kho, tồn kho Khi đã nắm bắt được các số liệu này thì việc lên kế hoạch sẽ cụ thể và chính xác hơn Nếu lượng nguyên vật liệu được tính toán thiếu hụt so với thực tế, hoặc trong trường hợp sản xuất hư hỏng gây thiếu hụt thì việc bổ sung nguyên vật liệu sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn nhiều chi phí, do vậy sẽ không đảm bảo được tiến độ đã đề ra Ngược lại, nếu lượng nguyên vật liệu dư quá nhiều mà lại không thể tận dụng cho hợp đồng kế tiếp, công ty sẽ phải thanh lý giá rẻ ra thị trường nội địa, gây nên tổn thất về kinh tế.
Sau khi đã tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu thì công ty sẽ triển khai đến công đoạn sản xuất Từng phân xưởng sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau. Phòng kỹ thuật sẽ dựa trên bản vẽ, mô tả chi tiết của sản phẩm để chuẩn bị vật tư cũng như truyền đạt đến công nhân trong các phân xưởng sao cho đảm bảo thực hiện đúng như các nội dung theo yêu cầu về màu sắc, kích thước, mẫu vải, chỉ may,…
Sau khi thu được sản phẩm hoàn chỉnh, công đoạn đóng gói được tiến hành Sản phẩm được bao bọc bằng một lớp giấy mỏng rồi bỏ vào hộp Hộp này có thể sẽ được cung cấp bởi đối tác hoặc được doanh nghiệp đặt mua trong nước theo mẫu carton đựng hàng Những thông tin cơ bản như: đơn hàng, tên giày, mã hàng, màu sắc, kích cỡ, quy cách đóng gói, số lượng đều được ghi đầy đủ, rõ ràng và được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo các thông tin đều đúng theo lô hàng, hạn chế sai sót, rủi ro với khách hàng cũng như với cơ quan Hải quan khi tiến hành xuất khẩu.
Sau khi hoàn thành tất cả các công đoạn, thành phẩm sẽ được vận chuyển vào kho thành phẩm của công ty Tại đây các đơn hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự và được bảo quản cẩn thận, đợi lệnh xuất hàng thì sẽ được xuất khỏi kho.
Trong thực tế, quá trình sản xuất có thể xảy ra các sai sót (về máy móc, về thao tác của công nhân, ) gây ra trường hợp xấu là phải bỏ một lượng thành phẩm nhất định và tiến hành sản xuất lại lượng hàng đó.
Biểu đồ 3.1: Tỷ lệ đơn hàng xảy ra sai sót trong khâu chuẩn bị hàng hoá giai đoạn 2021 – 2023
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tài liệu phòng Kinh doanh – XNK)
Biểu đồ trên cho thấy tỉ lệ đơn hàng xảy ra sai sót trong khâu chuẩn bị hảng đã được giảm dần qua các năm, từ 23% trong năm 2021 giảm xuống 18% trong năm
2022 và xuống còn 15% trong năm 2023 Điều này chứng tỏ công tác bao quát và điều hành sản xuất của bộ phận quản lý sản xuất đã cải thiện rõ rệt Cụ thể, máy móc được quản lý và bảo trì tốt hơn, tay nghề của công nhân vận hành thông thạo hơn, dẫn đến hàng hóa sản xuất ra đúng quy cách theo yêu cầu đặt hàng.
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày vào thị trường EU của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo
3.4.1 Những thành công đạt được
Qua thời gian hoạt động, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng giày da của CTCP Giày Hồng Bảo đã đạt được những thành tích đáng kể Công ty ngày càng khẳng định được vị thế và tạo lòng tin của mình cho khách hàng, đạt được sự tín nhiệm cũng như đánh giá cao từ đối tác qua quá trình hoạt động lâu dài, hiệu quả với kinh nghiệm dồi dào trong lĩnh vực này.
Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang EU được công ty thực hiện một cách tuần tự, hợp lý và cẩn thận từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị đến khâu thanh toán, hoàn thiện hợp đồng nên ít khi công ty gặp trở ngại và tạo được uy tín với đối tác.
Trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng, các điều khoản luôn được nghiên cứu cụ thể, dự đoán những rủi ro có thể xảy ra và lập ra nhiều phương án giải quyết để chọn một phương án tối ưu nhất Chính vì thế mà trong quá trình thực hiện, công ty luôn chủ động trước mọi tình huống và đề ra biện pháp khắc phục những phát sinh, vướng mắc.
Xuất khẩu vào thị trường EU thành công đã đem lại nguồn thu nhập khá lớn cho công ty Thực hiện tốt vai trò của mình trong hợp đồng xuất khẩu giúp công ty tạo dựng được uy tín, nền móng vững chắc trên thị trường EU, không ngừng mở rộng sản xuất, nâng cao sản lượng xuất khẩu vào thị trường này Bên cạnh đó, việc kinh doanh sản xuất ổn định giúp công ty duy trì cung cấp việc làm ổn định cho hơn 2 nghìn lao động trong khu vực.
Quá trình sản xuất thành phẩm luôn được tiến hành một cách trơn tru nhằm có đội ngũ công nhân lành nghề làm việc hiệu quả và đội ngũ nhân viên kỹ thuật luôn kiểm tra, theo dõi chặt chẽ trong quá trình sản xuất nên có thể phát hiện những lỗi kỹ thuật để kịp thời khắc phục trong dây chuyền sản xuất sản phẩm Hiện nay, công ty thực hiện những hợp đồng đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng công ty luôn ý thức đảm bảo đầy đủ quy cách, chất lượng sản xuất và thời gian giao hàng nhằm tạo được uy tín và sự tin tưởng cho đối tác.
Trong khâu thanh toán, mọi việc cũng được thực hiện một cách thuận lợi, không gặp rối về khâu chứng từ hay các khâu khác, mặc dù công ty không sử dụng hình thức thanh toán bằng L/C - một hình thức khá phổ biến và an toàn Công ty sử dụng phương thức thanh toán T/T trả chậm sau 60 ngày vì đối tác của công ty đều là những khách hàng thường xuyên, quen thuộc Có được điều này là do uy tín, sự tin cậy lẫn nhau của công ty và đối tác được xây dựng trong quá trình hợp tác Các quy trình thủ tục Hải quan được thực hiện hợp lý và cân thận nên ít khi công ty gặp phải tình trạng rắc rối Do có nhiều kinh nghiệm trong quá trình công tác, nhân viên công ty đã rất quen thuộc với quy trình, thủ tục nên thực hiện các khâu một cách thuần thục và nhanh chóng, rất hiếm khi gặp sai sót, không làm ảnh hưởng đến việc sản xuất, tiến độ giao nhận hàng.
3.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty cũng có một số hạn chế nhất định Những hạn chế này chính là nguyên nhân làm giảm hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu:
Trong khâu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng: Nghiệp vụ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng còn khá đơn giản Hầu hết các kế hoạch do nhân viên phòng Xuất nhập khẩu đưa ra nên dễ gây ra quá tái, cộng thêm cơ cấu nhân sự thay đổi trong thời gian hậu dịch bệnh Covid-19 nên đôi khi việc phân bổ nhân sự cho từng tác nghiệp còn chưa phù hợp.
Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng:
Trong nghiệp vụ chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu:Quá trình sản xuất giày để chuẩn bị xuất khẩu đôi lúc vẫn xảy ra tình trạng bị đứt gãy chuỗi sản xuất, việc sản xuất bị gián đoạn, trì hoãn do thiếu nguồn nguyên liệu đầu vào Khi dây chuyền sản xuất bị gián đoạn sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ chuẩn bị hàng cũng như thời gian giao hàng cho khách hàng.
Kho dùng để dự trữ hàng và bảo quản tuy đã từng được nâng cấp nhưng chất lượng chưa thực sự tốt Do vậy, việc bảo quản hàng hoá vẫn còn gây hư hại, tổn thất, hàng hoá vẫn thất thoát do chưa quy hoạch hợp lý không gian kho, gây thiệt hại cho công ty, thậm chí làm chậm trễ quy trình xuất khẩu do hàng thất thoát trong quá trình bảo quản.
Về điều kiện giao hàng: Điều kiện giao hàng chủ yếu của công ty là FOB theo Incoterms 2010 Theo đó quyền lợi công ty nhận được theo điều khoản này chưa nhiều và bị phụ thuộc nhiều vào đối tác từ thời gian đến khâu vận chuyển, bảo hiểm.
Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Sau những ảnh hưởng của Covid-19, chính sách kiểm tra của Hải quan Việt Nam có phần gắt gao hơn, ảnh hưởng đến tốc độ thông quan hàng hoá Bên cạnh những nhân viên lành nghề, cần thận thì vẫn còn một số nhân viên mới chưa thuần thục, dẫn tới chậm tiến độ và phát sinh lỗi cơ bản về chứng từ như đánh máy sai, nhân viên chủ quan không soát lại kỹ trước khi truyền làm hệ thống bị báo lỗi khiến cho quá trình thông quan bị chậm trễ, làm trì hoãn các khâu tiếp theo của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Trong khâu giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu:
- Về giám sát thực hiện: Khâu giám sát tại Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo còn khá truyền thống vì hầu hết nhân viên cập nhật thông tin cho khách hàng chỉ đơn thuần qua gọi điện thoại, gửi email và giấy tờ, văn bản, do đó chưa chuyên môn hóa cao Điều này khiến đội ngũ nhân viên phòng Kinh doanh đôi khi bị quá tải, chồng chất công việc Nếu rơi vào các nhân viên mới, còn yếu kinh nghiệm thì rất khó tránh khỏi sai sót.
Về điều hành thực hiện: Quá trình tiếp nhận phương án xử lý tình huống phát sinh ở cấp nhân viên còn hơi chậm do đội ngũ nhân viên đông, đồng thời do công ty làm việc với nhiều bên, yêu cầu khả năng phối hợp cao nên mất thời gian chờ phản hồi.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG
Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo
4.1.1 Định hướng phát triển chung
Phát triển thị trường mục tiêu đa dạng: Nghiên cứu và xác định nhiều thị trường tiềm năng khác nhau để mang lại sự đa dạng trong nguồn doanh thu và giảm rủi ro trong trường hợp thị trường mục tiêu bị suy thoái Trong 3 năm tới, công ty dự định đẩy mạnh xuất khẩu sang Nhật Bản, Hàn Quốc,…
Tối ưu hóa sản phẩm và dịch vụ: Liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm giày để đảm bảo phản ánh xu hướng và yêu cầu của thị trường đích Thực hiện chiến lược đa dạng hoá sản phẩm xuất khẩu, tập trung xây dựng thêm mẫu mã Trước hết là đẩy mạnh xuất khẩu hai mặt hàng chính được ưa chuộng là giày thể thao và giày vải nhằm thu hút các khách hàng để mở rộng thị trường, tăng độ nhận diện Các mặt hàng truyền thống như giày da được duy trì nhằm phục vụ những thị trường khách hàng cũ để đảm bảo tính đa dạng sản phẩm của công ty.
Tuân thủ quy định và kiểm soát chất lượng: Đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm của công ty tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn chất lượng của thị trường nhập khẩu Thực hiện kiểm soát chất lượng chặt chẽ và đảm bảo rằng sản phẩm luôn đạt tiêu chuẩn cao.
4.1.2 Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU
Trên tinh thần phát triển chung của cả tập thể, định hướng phát triển của công ty đối với hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày sang thị trường EU cũng đáp ứng những mục tiêu phát triển chung của công ty Nhằm phát huy những thành tựu đã đạt được trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như căn cứ vào tình hình thực tế của công ty và các yếu tố chủ quan, khách quan, một số mục tiêu được đề ra cho công ty như sau:
Về nghiệp vụ lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
Trước hết, công ty cần đẩy mạnh nghiên cứu thị trường EU, thu thập thông tin về yêu cầu, xu hướng, và quy định của thị trường EU để xây dựng kế hoạch thích hợp.
Thứ hai, xác định nguồn cung ứng và tạo mối quan hệ đối tác Đảm bảo rằng công ty luôn có nguồn cung ứng nguyên phụ liệu đáng tin cậy và thiết lập quan hệ đối tác dài hạn.
Thứ ba,lên kế hoạch sản xuất và giao hàng Xác định thời gian sản xuất, đóng gói, và giao hàng để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu trong hợp đồng.
Thứ tư,quản lý rủi ro, xây dựng kế hoạch dự phòng cho các vấn đề có thể xảy ra, như thay đổi tỷ giá hoặc tình hình hải quan thay đổi.
Về nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng Đối với kiểm tra và đóng gói: Đảm bảo rằng các sản phẩm tuân thủ tất cả các yêu cầu về chất lượng và an toàn Đóng gói hàng hóa đúng cách để đảm bảo tính nguyên vẹn và an toàn trong quá trình vận chuyển.
Về hình thức thanh toán: cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp, đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan, rút ngắn thời gian nhận tiền.
Kiểm tra hồ sơ và tài liệu thanh toán: cần đảm bảo rằng tất cả các tài liệu liên quan đến thanh toán đều đúng và chính xác.
Tăng cường quản lý vận chuyển: theo dõi quá trình vận chuyển, bao gồm theo dõi vị trí và thời gian giao hàng, để đảm bảo an toàn và tính nguyên vẹn của hàng hóa.
Về thủ tục hải quan:đảm bảo tuân thủ quy định hải quan, tuân thủ quy định và tiêu chuẩn EU, luôn trong tình trạng chuẩn bị giấy tờ hải quan đầy đủ thông tin và chính xác cho các cơ quan hải quan và đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ cần thiết đã được chuẩn bị.
Về nghiệp vụ giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng
Thứ nhất, cần theo dõi quy trình sản xuất và đóng gói để đảm bảo rằng các sản phẩm giày dép đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn của EU Đảm bảo rằng quy trình kiểm tra chất lượng được thực hiện đúng cách và sản phẩm không bị lỗi.
Thứ hai, liên tục theo dõi vị trí và thời gian vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu trong EU Đảm bảo rằng hàng hóa không gặp trở ngại hoặc vấn đề trong quá trình vận chuyển.
Thứ ba, quản lý tình hình hải quan: đảm bảo rằng tất cả các thủ tục hải quan được thực hiện đúng cách và đủ nhanh chóng để tránh gây trễ trong quá trình xuất nhập khẩu Xử lý mọi vấn đề hoặc thay đổi liên quan đến quy định hải quan một cách kịp thời và hiệu quả.
Thứ tư, quản lý vấn đề liên quan đến thị trường EU: cập nhật kiến thức về các quy định và thay đổi trong thị trường EU và đảm bảo rằng các hoạt động đáp ứng các yêu cầu mới Điều chỉnh kế hoạch và quy trình theo cách phù hợp với tình hình thị trường.
Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty
4.2.1 Giải pháp chung Để hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng giày, Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo cần thiết phải cải thiện các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng, do đó cần:
- Chú trọng các hoạt động đào tạo nâng cao trình độ, kiến thức nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên thông qua các chương trình tập huấn, tham gia hội thảo.
- Luôn không ngừng cải tiến và áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
- Đầu tư nghiên cứu, phát hiện các động thái, thay đổi mới trong chính sách của Chính phủ các quốc gia nhập khẩu để nắm bắt cơ hội cũng như chuẩn bị các phương án kinh doanh phòng ngừa rủi ro do biến động thị trường.
- Khuyến khích tinh thần trách nhiệm và nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ bằng chính sách thưởng nóng, hoa hồng đối với những nhân viên làm việc hiệu quả, vượt chỉ tiêu; đồng thời, có hình thức nhắc nhở, phạt rõ ràng, cụ thể với những nhân viên mắc lỗi gây tổn hại đến thời gian, chi phí thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và tạo động lực cho nhân viên hoàn thiện, phát triển bản thân.
Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần giày Hồng Bảo cần tiếp tục hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng giày trong từng bước lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và điều hành để nâng cao chất lượng dịch vụ, tính hiệu quả kinh doanh của hợp đồng và sự chuyên nghiệp trong quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu của công ty Cụ thể:
Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng:
Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần tiến hành lập kế hoạch kịp thời ở từng khâu, từng giai đoạn cụ thể trong quy trình thực hiện hợp đồng, xây dựng sợi dây liên kết hợp lý, logic, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu bộ phận như chuẩn bị nguyên liệu, chuẩn bị bao bì đóng gói, nhân viên vận chuyển, giao hàng, thanh toán,
Công ty cũng cần nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thực hiện hợp đồng Trong quá trình thực hiện hợp đồng, người lập kế hoạch phải nắm bắt nhanh nhạy tình hình hoạt động của đối tác, những biến động về giá cả, thị trường xuất khẩu do đó việc trang bị cơ sở vật chất và mạng lưới thông tin là điều rất cần thiết Có vậy, người lập kế hoạch mới có thể tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận thực hiện hợp đồng để lên kế hoạch kịp thời và chính xác.
Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng:
Hoàn thiện khâu chuẩn bị hàng hóa
Nhân viên thu mua nguyên vật liệu cần được đào tạo để nâng cao kiến thức chuyên môn về ngành hàng để trong quá trình thu mua đảm bảo lựa chọn được nguồn cung ứng giá rẻ, chất lượng tốt và ổn định cho công ty, hạn chế chi phí thu mua cao, tránh tình trạng bị đầu cơ ép giá.
Công ty cần chủ động mở rộng thu mua nguyên vật liệu từ các nguồn trong nước để tránh lệ thuộc vào các nguồn nhập khẩu từ nước ngoài với chi phí đất đó, thời gian lâu, khi xảy ra sự cố về nguyên vật liệu rất khó để khắc phục kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng và thời gian thực hiện hợp đồng.
Công ty cần chú trọng đáp ứng đầy đủ và đúng yêu cầu của hợp đồng về khối lượng, chất lượng, quy cách bao bì đóng gói của mặt hàng giày Công ty cũng nên đầu tư xây dựng hệ thống dây chuyền máy móc sản xuất hiện đại, đồng thời nên cung cấp trang thiết bị thí nghiệm phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng sản phẩm.
Nâng cao hiệu quả kiểm tra hàng hoá xuất khẩu
Kiểm tra hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi cho cả đôi bên Do vậy công ty cần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật sản xuất cũng như đẩy mạnh kiểm tra hàng hoá trong quá trình sản xuất để giảm thiểu tỉ lệ sai sót, hạn chế chi phí tái sản xuất và đảm bảo chất lượng hàng hoá xuất khẩu Hệ thống kho bãi cần được đảm bảo vệ sinh và kiểm tra thường xuyên, tránh tình trạng ẩm mốc, côn trùng phá hoại Kho thành phẩm cần được sắp xếp một cách khoa học, khu vực rõ ràng theo từng đơn hàng xuất khẩu, mẫu mã, kích cỡ để dễ theo dõi và kiểm tra, tránh nhầm lẫn khi tiến hành xuất kho Kho nguyên vật liệu cần kiểm soát chặt chẽ lượng nguyên vật liệu nhập - xuất, hạn chế - nhầm lẫn, sai số, thất thoát, định kỳ cần tổ chức khảo sát, kiểm kê lại chất lượng, số lượng nguyên vật liệu kho.
Nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Hiện nay thủ tục thông quan hàng hóa đã tương đối đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp XNK nói chung và Công ty Cổ phần Giày Hồng Bảo nói riêng Các sai sót về bộ hồ sơ hải quan chủ yếu đến từ sự bất cần của cán bộ nghiệp vụ hoặc do người thiếu kinh nghiệm thực hiện nghiệp vụ Để hạn chế tình trạng này, công ty cần thường xuyên nâng cao, trau dồi kiến thức về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử và các văn bản pháp luật có liên quan cho các nhân viên Bên cạnh đó để nâng cao hơn nữa công tác thủ tục hải quan, công ty cần tiến hành:
- Thực hiện tốt các quy định của hải quan, tạo mối quan hệ với cơ quan hải quan.
- Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan hàng hóa.
- Chuẩn bị, kiểm tra kỹ hàng hóa, hàng hóa phải luôn trong trạng thái sẵn sàng thông quan.
Phát triển quy trình giao hàng
Công ty nên phát triển hoạt động giao nhận hàng hoá, trong các hợp đồng nên đàm phán ký kết giao nhận hàng hoá bằng điều khoản CIF hơn là FOB hay FCA, từ đó có được nhiều quyền lợi hơn như: giành được quyền thuê tàu, có thể quy định ngày giao hàng, hưởng thêm lợi nhuận từ phần chênh lệch trong quá trình vận tải hàng hoá. Để thực hiện tốt quy trình này, công ty cần tổ chức thực hiện một cách có hiệu quả Cần có các vị trí mang tính chuyên môn hoá trong công việc để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả do nhân viên đã quen thuộc với quy trình, có nhiều kinh nghiệm hơn Bên cạnh đó cần xây dựng mỗi quan hệ cần thiết với cán bộ cảng, cơ quan hải quan, giúp cho công ty tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thông quan hải quan, kiểm tra hàng, bốc hàng, tránh tình trạng hàng đến cảng công tác giao nhận hàng vẫn diễn ra chậm chạp, gây ách tắc.
Trong công tác giảm sát và điều hành thực hiện hợp đồng
Về giám sát thực hiện
- Yêu cầu nhân viên thường xuyên báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện từng bước trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu để tăng cường giám sát.
Một số kiến nghị cho Nhà nước
Về thủ tục hải quan
Mặc dù đã có nhiều cố gắng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu có thể thực hiện hoạt động của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả, tuy nhiên, hệ thống chính sách xuất khẩu của Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập Vì vậy, để khuyến khích hơn nữa hoạt động xuất khẩu, Chính phủ cần xem xét đơn giản hóa, công khai hóa và hiện đại hóa thủ tục hải quan Tiếp tục hoàn thiện các biện pháp mới của ngành như: phân loại hàng hóa, quy chế xác nhận thực xuất, quy chế khai một lần, đăng ký tờ khai điện tử Bên cạnh đó, cần phân cấp sâu hơn quyền ký tờ khai Khai báo hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu. Một vấn đề hết sức quan trọng nữa là cần có chính sách khuyến khích và đào tạo thêm kiến thức nghiệp vụ cho cán bộ Hải quan để từng bước tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ hải quan của Việt Nam Hiện nay, một bộ phận không nhỏ cán bộ trong các cơ quan chức năng vẫn có những hành vi gây khó, nhũng nhiễu doanh nghiệp xuất nhập khẩu, gây tiêu cực trong công tác kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục xuất khẩu, Vì vậy Nhà nước cần phải có các biện pháp tích cực hơn nữa để đẩy lùi những tiêu cực này Đồng thời phải chấn chỉnh các cơ quan quản lý của Chính phủ để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu cũng là vấn đề hết sức cấp bách, cần phải đặt lên hàng đầu.
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu cũng cần được quan tâm và nâng cấp để đảm bảo cho việc truyền – nhận dữ liệu, xử lý nhanh chóng, thông suốt.Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan như kho bạc Nhà nước, cơ quan thuế, ngân hàng thương mại, để tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích doanh nghiệp tham gia nộp thuế điện tử, triển khai có hiệu quả Hệ thống một cửa quốc gia và Hệ thống giám sát tự động. Đảm bảo tính ổn định, thống nhất của các văn bản quy phạm pháp luật
Qua thời gian thực hiện, Luật Hải quan đã bộc lộ một số điểm chưa phù hợp với thực tế, phân loại hàng hoá còn nhiều vướng mắc Có những trường hợp cùng một mặt hàng nhưng nhiều Bộ, ngành có nhiều ý kiến khác nhau, ý kiến không thống nhất dẫn đến phân loại sai mã hàng hoá Bên cạnh đó, việc cập nhật, sửa đổi các luật chưa được rõ ràng, dễ hiểu dẫn đến các hiểu nhầm, tranh cãi về mã loại hình xuất nhập khẩu Để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, nên thiết lập cơ chế xác định mã số hàng hoá thống nhất, thành lập các nhóm chuyên gia ở địa phương để có thể hỗ trợ doanh nghiệp thường xuyên hơn Có thể xem xét mở ra một số lớp đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến về thủ tục hải quan, về cách khai thác và sử dụng biểu thuế, các vấn đề liên quan đến mã HS, mức thuế suất để doanh nghiệp có thể tiếp cận, trao đổi cũng như tích luỹ kiến thức Việc này giúp hạn chế những sai sót trong quá trình làm thủ tục hải quan, vừa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan.
Tăng cường thông tin hai chiều giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý Để bám sát và theo dõi thực tế tình hình kinh doanh trên thị trường của doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức những cuộc đối thoại, tiếp xúc, gặp gỡ giữa doanh nghiệp và các cơ quan quản lý Tại đây, doanh nghiệp cũng có thể cập nhật những thông tin về hội nhập, về thị trường và hoạt động xúc tiến thương mại cũng như những thủ tục, chính sách mới trong xuất nhập khẩu và được tư vấn về những vấn đề liên quan Ngược lại, cơ quan Nhà nước cũng ghi nhận được những ý kiến đóng góp kịp thời để sửa đổi cơ chế sao cho thông thoáng hơn, giúp doanh nghiệp giải quyết những vướng mắc đang gặp phải Nhờ vậy quy trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp sẽ được theo sát và hỗ trợ kịp thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt được những thay đổi về chính sách để hạn chế những sai sót trong quy trình làm thủ tục, giúp quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra trơn tru hơn. Đẩy mạnh sự liên kết giữa doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp sản xuất nguyên phụ liệu
Việc gia tăng sự chủ động về nguyên vật liệu là điều vô cùng cần thiết với công ty nói riêng và ngành da giày nói chung Ý thức được điều này nên hiện nay, số lượng doanh nghiệp phụ trợ chuyên sản xuất các nguyên liệu hỗ trợ cho ngành da giày cũng đã tăng đáng kể, lên đến hơn 300 doanh nghiệp khắp cả nước Con số này không phải là nhỏ, nhưng các doanh nghiệp trong nước lại thiếu sự liên kết, nên dù vậy vẫn chưa đạt được sự tăng trưởng đáng kể Nhà nước cũng như các Hiệp hội cần chủ động đứng lên làm công tác tuyên truyền cho các doanh nghiệp, triển khai các chương trình hỗ trợ, tư vấn, định hướng để doanh nghiệp nhận thức được rõ hơn về vai trò và xác định được phương hướng phát triển đúng đắn, chứ không phải đợi đến khi doanh nghiệp có vướng mắc mới đưa ra hướng xử lý.
Hỗ trợ tín dụng cho các doanh nghiệp
Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ đặc biệt bằng lãi suất vay ưu đãi hoặc thành lập quỹ hỗ trợ xuất khẩu nhằm giúp các doanh nghiệp có tiềm năng và cơ hội phát triển xuất khẩu nhưng không có điều kiện tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng do không có tài sản thế chấp thì sẽ đứng ra bảo lãnh các khoản vay, cung cấp các khoản tín dụng để doanh nghiệp đưa hàng ra nước ngoài bằng hình thức ký gửi, bán hàng trả chậm, tham gia hội chợ thương mại Biện pháp này sẽ góp phần tháo gỡ khó khăn về vốn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng đầu tư nhằm nâng cao năng lực sản xuất, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Ngoài ra, Chính phủ cần hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp đầu tư sản xuất nguyên phụ liệu cho ngành da giày trong nước, đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn xuất xứ để được hưởng ưu đãi về thuế quan để tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm giày dép Việt Nam, chủ động trong xuất khẩu.
