LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An” là công
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Ở Việt Nam, kể từ khi lần đầu tiên cụm từ “toàn cầu hoá kinh tế” được đề cập đến trong Đại hội IX của Đảng vào năm 2001; trải qua hơn 20 năm, chính phủ, các bộ ban ngành và đặc biệt là các doanh nghiệp có hoạt động buôn bán, kinh doanh xuyên quốc gia đã phần nào đạt được không ít những thành tựu đáng ngưỡng mộ Tuy nhiên, những thách thức được đặt ra vẫn còn là những bài toán, những dấu chấm hỏi cần có những lời giải đáp hợp lý nhất Điều này đồng nghĩa với việc, các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào
“sân chơi quốc tế” này phải luôn luôn trau dồi và nâng cao năng lực của mình, để chỉn chu trong từng giai đoạn của một chuỗi mua bán quốc tế mà mình cung cấp
Trong bối cảnh kinh tế mà mọi ngành nghề đều đang có xu hướng tiến đến toàn cầu hoá, xây dựng và các máy móc hỗ trợ xây dựng cũng đang đáp ứng một lượng lớn nhu cầu của khách hàng trong thị trường đầy tiềm năng này Công ty TNHH Thiên Hoà An cũng là một trong số đó! Trải qua gần 30 năm hình thành và phát triển, công ty đã trải qua nhiều khó khăn ban đầu để vươn mình mạnh mẽ trở thành một trong những thương hiệu đầu ngành, chuyên nhập khẩu và sản xuất các loại thiết bị máy móc phục vụ xây dựng và với một trong số sản phẩm chiếm phần lớn doanh thu là máy phát điện
Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu vẫn còn là gặp nhiều khó khăn do còn tồn tại một số những điểm yếu trong quá trình làm hợp đồng nhập khẩu như: quy định về nhập khẩu hàng hóa, sai lệch thông tin, thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài, việc kiểm soát chất lượng máy móc còn kém,v.v Do đó điều tất yếu đặt ra là tìm được các giải pháp hữu hiệu giúp khắc phục những điểm còn hạn chế trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện trở nên hiệu quả hơn Vì những lý do trên nên em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An” để thực hiện khoá luận của mình.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ” không còn là đề tài mới với sinh viên kinh tế và đặc biệt là sinh viên chuyên ngành Kinh doanh quốc tế Tuy nhiên, đây vẫn là vấn đề còn tồn tại tại nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở Việt Nam hiện nay khiến cho hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp chưa đạt được hiệu quả như mong muốn Một số đề tài thuộc dạng này đã được nghiên cứu trước đó:
- Khóa luận tốt nghiệp năm 2022-Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dầu gia công cơ khí từ thị trường Thái Lan của Công ty Cổ phần Tư vấn và Chuyển giao công nghệ quốc tế” do sinh viên Nguyễn Thu
Hồng thực hiện Ngoài những thành tựu mà công ty đã đạt được, đề tài đã nêu được những yếu kém còn tồn tại chủ yếu ở khâu tổ chức thực hiện và điều hành giám sát việc thực hiện hợp đồng mà nguyên nhân chủ yếu là do hệ thống tổ chức còn lỏng lẻo, thiếu năng lực Đồng thời cũng nêu ra được những định hướng cụ thể cho những thiếu sót này
- Khóa luận tốt nghiệp năm 2022 - Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam” do sinh viên Chu Thị Lan thực hiện Theo hướng đi từ cơ sở lý luận, đến thực trạng, đánh giá và đưa ra định hướng thay đổi, đề tài đã chỉ ra những yếu điểm của công ty trong khâu phân công lao động, làm thủ tục hay việc thiếu hụt những phần mềm cần thiết, Cũng trong đề tài này, tác giả đã đưa ra những định hướng khắc phục rất sát sao cho từng nhược điểm ấy Tuy nhiên chưa xét đến tính khả thi khi áp dụng với tình hình kinh doanh của công ty thời điểm bấy giờ
- Khóa luận tốt nghiệp năm 2022 - Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng đồ gia dụng của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Xây dựng Bình Ngân” do sinh viên Nguyễn Thị Lệ thực hiện Đề tài đã chỉ là nhược điểm chủ yếu của công ty khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu nằng ở các khâu thực hiện các chứng từ và kiểm tra hàng hoá và nguyên nhân chủ yếu lại đến từ chính sự thiếu cẩn trọng từ đội ngũ nhân viên trong công ty Tác giả cũng đã đề xuất những định hướng mới cho công ty nhưng vẫn nằm ở mức bao quát, chưa chi tiết và có tính khả thi
- Khóa luận tốt nghiệp năm 2021 - Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xông hơi từ thị trường Thụy Điển của công ty TNHH Wisdom Việt Nam” do sinh viên Tống Thị Bích Hồng thực hiện Thông qua các phương pháp nghiên cứu như so sánh số liệu và phương pháp phân tích trong giai đoạn nghiên cứu, tác giả đã chỉ ra những yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị thực hiện hợp đồng Tuy nhiên các giải pháp được đưa ra chưa thể giải quyết được vấn đề mà tác giả đã nêu ra trong đề tài
- Khóa luận tốt nghiệp năm 2021 - Trường Đại học Thương mại: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu từ thị trường Mỹ của công ty TNHH ACE
ANTENNA” do sinh viên Phạm Thị Thanh Loan thực hiện Với đề tài này tác giả cũng đi sâu vào hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đồng thời cũng đưa ra các điểm hạn chế trong quá trình thực hiện Tuy nhiên, các giải pháp mà tác giả đưa ra vẫn chưa thể cụ thể, cách áp dụng chưa rõ ràng
Kết luận và khoảng trống nghiên cứu:
- Các đề tài trên tương đối giống nhau về hướng triển khai nội dung, các tác giả đều đã đề cập đến các lý luận cơ bản về hợp đồng nhập khẩu và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp, đồng thời tìm ra được những mặt hạn chế còn tồn tại Từ đó đưa ra các đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cho doanh nghiệp Tuy nhiên quy trình thực hiện hợp đồng tại từng công ty có sự khác biệt về mặt hàng, thị trường nhập khẩu, phạm vi nghiên cứu, thời gian nghiên cứu, số liệu, những thay đổi liên tục trong môi trường thương mại quốc tế nên khó có thể áp dụng những kết quả nghiên cứu đó một cách đồng loạt Chính vì thế, tiếp nối hướng nghiên cứu của những đề tài trên, đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An” sẽ đi sâu nghiên cứu, phân tích quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được những mặt ưu điểm và hạn chế của nó để từ đó có thể đưa ra những đề xuất cụ thể, tối ưu nhất mà công ty có thể nghiên cứu áp dụng.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về nhập khẩu nói chung, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa
- Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
- Đưa ra những giải pháp để hoàn thiện những yếu kém còn tồn tại trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu gồm:
- Lý thuyết về quản trị và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Thiên Hoà An
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Thiên Hoà An
- Thời gian nghiên cứu: Số liệu trong quá trình nghiên cứu được thu thập trong giai đoạn từ 01/01/2021 đến 31/12/2023
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
* Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp quan sát, tổng hợp thực tiễn: Ghi chép, tổng hợp cá nhân từ việc trực tiếp tham gia làm việc tại phòng kinh doanh của công ty kết hợp quan sát quá trình làm việc của các nhân viên khác trong bộ phận
* Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp: Số liệu từ báo cáo tài chính, tài liệu thống kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, … giai đoạn 2021 - 2023
- Website chính thức của công ty
- Các giáo trình, luận văn, tạp chí, sách báo liên quan đến hoạt động nhập khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
* Phương pháp phân tích, thống kê: Thu thập các dữ liệu liên quan đến quá trình nghiên cứu, phân loại chúng và sử dụng Excel để thống kê các chỉ tiêu kết quả kinh doanh, sau đó tính phần trăm và so sánh với tình hình chung tổng thể để đưa ra các nhận xét và đánh giá
* Phương pháp tổng hợp: Đây là phương pháp trọng tâm được sử dụng để thu thập thông tin, số liệu về hoạt động kinh doanh và nhập khẩu của doanh nghiệp Tổng hợp những phân tích và so sánh để đưa ra nhận xét, đánh giá về thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu trang thiết bị y tế
* Phương pháp so sánh: Phương pháp này đối chiếu các số liệu với nhau theo một tiêu chí nhất định với cùng một đơn vị so sánh Có thể đối chiếu kết quả giữa các thời kì với nhau, giữa nhóm nghiên cứu này với nhóm nghiên cứu khác nhằm đưa ra kết quả đánh giá về ý nghĩa của số liệu đó đối với vấn đề nghiên cứu Trong đề tài này, phương pháp
5 này được dùng để so sánh các kết quả kinh doanh của 3 năm gần nhất để thấy được sự chênh lệch, biến động qua từng năm.
Kết cấu của khóa luận
Bên cạnh lời cam đoan; lời cảm ơn; mục lục; danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ; danh mục từ viết tắt; kết luận; tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm, phân loại hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng TMQT là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng (PGS.TS.Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính)
2.1.1.2 Phân loại hợp đồng TMQT
Hợp đồng TMQT có thể được phân loại như sau:
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng, có:
+ Hợp đồng ngắn hạn thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn, và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc
+ Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng được thực hiện làm nhiều lần
- Xét theo nội dung quan hệ kinh doanh có:
+ Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng
+ Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng
- Xét theo nội dung mua bán, có: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng mua bán dịch vụ Hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng đại lý, hợp đồng môi giới, hợp đồng uỷ thác là các hợp đồng mua bán dịch vụ
- Xét theo hình thức của hợp đồng: Hình thức văn bản và hình thức miệng
- Xét theo cách thức thành lập hợp đồng, có:
+ Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên
+ Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua
2.1.2 Vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế
Bản chất của hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hàng hoá và dịch vụ, là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận không được cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được Hợp đồng TMQT giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT, nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó, nó xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại
2.1.3 Nội dung của hợp đồng thương mại quốc tế
Một hợp đồng TMQT thường gồm có 2 phần chính Những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng
* Phần trình bày chung bao gồm: Số liệu của hợp đồng; Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng; Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng; Các định nghĩa dùng trong hợp đồng; Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
* Phần các điều khoản của hợp đồng:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity): Điều khoản này chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp quy định chính xác tên hàng
- Điều khoản về chất lượng (Quality): Trong điều khoản này quy định chất lượng của hàng hoá giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng
- Điều khoản về số lượng (Quantity): Quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking): Quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu
- Điều khoản về giá cả (Price): Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có)
- Điều khoản về thanh toán (Payment): Điều khoản này quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, phương thức thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán
- Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery): Quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi (ga, cảng) đến (ga cảng) thông qua, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy định khác về việc giao hàng
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure/ Acts of god): Quy định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường hợp miễn trách
- Điều khoản khiếu nại (Claim): Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của của các bên khi khiếu nại
- Điều khoản bảo hành (Warranty): Quy định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty): Quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường
- Điều khoản trọng tài (Arbitration):Quy định các nội dung: Ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái niệm quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
“Quy trình thực hiện hợp đồng TMQT là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau” (PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính)
2.2.2 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy, tổ chức thực hiện tốt hợp đồng cần dựa trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau (PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính)
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng TMQT là một quá trình phức tạp các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hoá quá trình thực hiện
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
- Tổ chức thực hiện hợp đồng
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng
2.2.3 Vai trò của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể nảy sinh nhiều tình huống phát sinh Các tình huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng Nhưng cũng có khi các bên thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng mà các tình huống vẫn phát sinh là do trước khi ký hợp đồng các bên không thể dự đoán hoặc lượng trước các sự kiện có thể xảy ra Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây ra các tổn thất cho mỗi bên Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là phải thực hiện quá trình điều hành để giải quyết các tình huống phát sinh, hạn chế các chi phí và tổn thất nhằm thực hiện hợp đồng có hiệu quả nhất.
Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
* Trình tự lập kế hoạch
- Chuẩn bị lập kế hoạch:
+ Thu thập các thông tin, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng
+ Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp như khả năng sản xuất, kinh doanh, các nguồn lực thuộc về doanh nghiệp, các yếu tố thuộc về đối tác
+ Nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu
- Tiến hành lập kế hoạch: Sau khi nghiên cứu, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô, điều kiện của doanh nghiệp, của đối tác, các nội dung của hợp đồng, người lập kế hoạch phải xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó
- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện
* Nội dung kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Kế hoạch thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán Nhưng tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà kế hoạch có những nội dung tương ứng Trong mỗi kế hoạch tác nghiệp cần xác định các nội dung công việc, phương thức tiến hành, thời điểm tiến hành, kết thúc và các nguồn lực cần tập trung để thực hiện kế hoạch
2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng nhập khẩu Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu ở mỗi nước, mỗi thời kỳ có đặc điểm khác nhau
Khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hoá thì cần phải có giấy phép nhập khẩu theo năm hoặc theo chuyến Đây là một hình thức quản lý hoạt động nhập khẩu của Nhà nước Khi tham gia nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào các doanh nghiệp cần phải biết mặt hàng này có nằm trong diện được phép nhập khẩu hay không và nếu có thì hàng hóa này có cần xin giấy phép nhập khẩu không Điều này rất quan trọng và cơ bản vì nó đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp là hợp pháp
2.3.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Khi làm lô hàng nhập khẩu cả người mua và người bán đều phải thỏa thuận và lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế phù hợp Hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán để cho các doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên có một số hình thức tiêu biểu:
- Thanh toán bằng L/C: Khi hợp đồng thanh toán bằng L/C, người mua cần phải mở L/C Thời gian mở L/C nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng Thông thường L/C được mở 20-25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng
- Thanh toán bằng CAD: Người mua đến ngân hàng hoàn thành thủ tục thanh toán: mở tài khoản ký thác đúng theo yêu cầu
- Thanh toán bằng T/T trả trước: Người mua nhận bộ chứng từ do người bán chuyển đến, tiến hành kiểm tra và viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền để trả tiền cho người bán xuất khẩu
- Thanh toán bằng D/A, D/P: Người mua thanh toán cho ngân hàng nhờ thu ngay hoặc thanh toán khi đến hạn
2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải
Tùy thuộc vào các điều kiện mà các bên thỏa thuận với nhau, nghĩa vụ vận chuyển sẽ thuộc về bên mua hoặc bên bán Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng Incoterm của hợp đồng thương mại quốc tế:
- Nếu điều kiện giao hàng theo điều kiện nhóm C và D (Incoterms - 2010) bao gồm các điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP thì bên xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải
- Nếu điều kiện giao hàng thuộc nhóm E và F bao gồm điều kiện EXW, FOB, FCA, FAS thì bên nhập khẩu phải tiến hành việc thuê phương tiện vận tải
Khi thuê phương tiện vận tải phải dựa trên căn cứ thực tế hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, quy định đặc điểm phương tiện vận tải, quy định mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, căn cứ khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển cũng như tối ưu hóa tải trọng phương tiện
Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, sự an toàn của hàng hóa, dễ xảy ra rủi ro và có liên quan đến nhiều nội dung khác trong quá trình thực hiện hợp đồng Chính vì vậy, khi thuê phương
12 tiện vận tải cần phải tiến hành nghiên cứu, phân tích để có quyết định thuê tàu phù hợp, đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng và hạn chế rủi ro
Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thỏa thuận gây ra, với điều kiện người được bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.4.1 Các nhân tố chủ quan
2.4.1.1 Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp
Tài chính là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động nhập khẩu Khả năng của doanh nghiệp trong việc chi trả cho các giao dịch quốc tế, bao gồm chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu và các khoản thanh toán cho đối tác, đều phụ thuộc vào nguồn lực tài chính của họ Nếu doanh nghiệp không có nguồn tài chính đủ mạnh mẽ, họ có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng, gây ra trễ lịch trình, thất thoát tiền bạc và thậm chí là mất cơ hội kinh doanh Ngoài ra, nguồn lực tài chính cũng ảnh hưởng đến khả năng đàm phán và thương lượng trong hợp đồng, doanh nghiệp có thể phải chấp nhận các điều khoản không lợi ích hoặc rủi ro cao hơn nếu họ không có sức mạnh tài chính đủ để đàm phán mạnh mẽ Do đó, quản trị tài chính hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc thành công của quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế
2.4.1.2 Nguồn lực tổ chức và nhân lực của doanh nghiệp Để hoạt động quản trị quy trình hợp đồng nhập khẩu diễn ra tốt đẹp, luôn cần sự phối hợp hỗ trợ của nhiều phòng ban Khả năng của doanh nghiệp trong việc cung cấp và quản lý nguồn lực này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng
Nguồn lực tổ chức, bao gồm cơ sở hạ tầng, hệ thống quản lý, và quy trình làm việc, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể thực hiện các cam kết hợp đồng một cách hiệu quả và đáng tin cậy Nếu tổ chức không có cơ sở hạ tầng phù hợp hoặc quy trình không linh hoạt, có thể xảy ra trục trặc trong việc sản xuất và giao hàng, gây ra trễ lịch trình hoặc không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu trong hợp đồng
Nguồn lực nhân lực, bao gồm kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên, cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng Một đội ngũ nhân lực tài năng và đủ đào tạo có thể giúp doanh nghiệp xử lý các thách thức phát sinh, thúc đẩy sự sáng tạo và tối ưu hóa quy trình làm việc Ngược lại, nếu nhân lực không đủ kinh nghiệm hoặc không được đào tạo đúng cách, có thể gây ra lỗi trong quá trình sản xuất hoặc giao hàng,
17 ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và làm giảm niềm tin từ phía đối tác hợp đồng
Do đó, việc quản lý và phát triển nguồn lực tổ chức và nhân lực là một phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của doanh nghiệp
2.4.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp
Các yếu tố như nhà máy sản xuất, kho bãi, máy móc, và các thiết bị kỹ thuật đều ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng của doanh nghiệp trong việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng
Nếu cơ sở vật chất không đáp ứng được nhu cầu sản xuất và giao hàng trong hợp đồng, có thể xảy ra các vấn đề như trễ lịch trình, thiếu hụt hàng hóa hoặc sự không đồng nhất về chất lượng sản phẩm Điều này có thể gây ra mất mát về lợi nhuận, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và mối quan hệ với đối tác
Ngoài ra, cơ sở vật chất cũng ảnh hưởng đến khả năng thích ứng với các yêu cầu đặc biệt trong hợp đồng, như quy trình sản xuất đặc biệt hoặc điều kiện vận chuyển đặc thù
Do đó, việc đầu tư và duy trì cơ sở vật chất là một phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu suất sản xuất và đáp ứng được các yêu cầu của đối tác hợp đồng một cách hiệu quả
2.4.2 Các nhân tố khách quan
2.4.2.1 Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu của nhà nước
Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu ảnh hưởng đáng kể đến quá trình quản trị thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế Cụ thể, các biện pháp hải quan phức tạp, mức thuế nhập khẩu cao, và hạn chế xuất nhập khẩu có thể làm tăng chi phí vận chuyển, làm biến đổi giá cả và thậm chí gây trễ lịch trình giao hàng Điều này đặt ra các thách thức trong việc duy trì tính linh hoạt và dự báo trong quá trình thực hiện hợp đồng Hơn nữa, sự biến động tỷ giá hối đoái và thay đổi pháp lý cũng tăng rủi ro và đòi hỏi sự quản lý rủi ro tỷ giá và tuân thủ pháp luật cẩn thận Do đó, các nhà quản lý phải luôn cập nhật với các biến động này và phải có kế hoạch linh hoạt để thích ứng và giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế
2.4.2.2 Luật pháp trong nước và quốc tế
Luật pháp trong nước và quốc tế đều có vai trò quan trọng đối với quá trình quản trị thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế Luật pháp trong nước quy định các quy tắc và điều
18 kiện pháp lý mà doanh nghiệp phải tuân thủ khi thực hiện hợp đồng, từ việc đàm phán cho đến giải quyết tranh chấp Điều này đảm bảo tính hợp pháp và tính rủi ro của các giao dịch thương mại
Luật pháp quốc tế cũng quan trọng không kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp tham gia vào các giao dịch với nhiều quốc gia Việc tuân thủ các quy định pháp lý quốc tế là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và tính chính xác của các hợp đồng, bao gồm cả việc chọn lựa luật áp dụng và cách giải quyết tranh chấp
Tóm lại, việc hiểu và tuân thủ đúng luật pháp trong nước và quốc tế là quan trọng trong quá trình quản trị thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, giúp bảo vệ quyền lợi và đảm bảo sự thành công của các giao dịch
2.4.2.3 Hệ thống tài chính ngân hàng, tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ
Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY PHÁT ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY
Tổng quan về Công ty TNHH Thiên Hoà An
3.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thiên Hoà An
3.1.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Thiên Hoà An
- Tên giao dịch quốc tế: THIEN HOA AN COMPANY LIMITED
- Người đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Lợi
- Địa chỉ: Lô CN09 - Cụm Công nghiệp Ngọc Hồi - xã Ngọc Hồi - huyện Thanh Trì
- Thành phố Hà Nội - Việt Nam
- Vốn điều lệ theo giấy phép ĐKKD: 175 tỷ đồng
- Thời gian hoạt động (tính đến thời điểm hiện tại): 28 năm
Công ty Thiên Hòa An chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ ngành xây dựng
Cụ thể doanh nghiệp tự sản xuất nhập khẩu hàng hoá từ các thương hiệu uy tín trở thành nhà phân phối chính thức của họ tại thị trường Việt Nam đối với các dòng sản phẩm: Máy xây dựng, máy phát điện, máy nén khí, máy bơm
Ngoài ra Thiên Hoà An cũng cung cấp các dịch vụ đi kèm: tư vấn lựa chọn máy dịch vụ sửa chữa máy và bảo hành cho tất cả các dòng sản phẩm do công ty cung cấp trên toàn quốc
Sơ đồ tổ chức của Công ty được thể hiện một cách chuyên nghiệp với cơ cấu tổ chức các phòng ban cũng như phân chia trách nhiệm công việc ở các phòng ban rõ ràng và linh hoạt Sự phối hợp chặt chẽ giữa khối khối văn phòng và khối sản xuất giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả nhất
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiên Hoà An 3.1.1.4 Tình hình tài chính
Bảng 3.1 Cơ cấu tài sản Công ty TNHH Thiên Hoà An giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thiên Hoà An 2021 - 2023)
Có thể thấy, các chỉ tiêu về tổng tài sản; tài sản ngắn hạn, dài hạn; tổng nguồn vốn; nợ phải trả và vốn chủ sở hữu có sự biến động trong giai đoạn 3 năm kể từ 2021 đến hết năm 2023 Năm 2022, quy mô tổng tài sản của công ty đạt 445.859.872.626 đồng, giảm 0.15% so với năm 2020 Tuy nhiên con số này ở năm 2023 lại tăng 0,07% đạt 477.687.301.57 Trong đó, tài sản ngắn hạn luôn chiếm tỷ trọng lớn, có sự tăng nhẹ, từ 97,4% lên 97,8% ở năm
2023 Đặc biệt, các khoản nợ phải trả ở năm 2022 có sự giảm mạnh, giảm tới 51,07% so với năm 2021 và tới năm 2023 tăng 19,34%, tương đương 196.425.460.209
Nhìn chung, tài chính công ty không có sự biến động quá lớn trong 3 năm này Sự tăng rồi giảm đột ngột ở năm 2022 do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, khiến tình hình kinh tế suy thoái, nhu cầu xây dựng không tăng Tuy nhiên, có thể thấy sự phân bố cơ cấu
Phòng nghiên cứu thị trường
Phòng kế toán - tài chính
Phòng hành chính - nhân sự
22 tài sản của công ty là hợp lý, có sự điều chỉnh tăng giảm trong cơ cấu tài sản qua các năm để phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế
3.1.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thiên Hoà An giai đoạn 2020-
3.1.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 - 2023
Xã hội ngày càng phát triển không ngừng, các công trình xây dựng luôn được đầu tư với các thiết bị, máy móc đảm đảm chất lượng nhất, tính ứng dụng và hiệu quả cao Các công ty phân phối các thiết bị này cũng đang ngày một cải thiện chất lượng nguồn hàng của mình để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất
Hiện nay, Công ty TNHH Thiên Hoà An cũng đang ngày một nỗ lực để đem đến cho khách hàng những sản phẩm với chất lượng tối ưu nhất và trong giai đoạn năm 2020 đến
2023, công ty đã đạt được những con số về kinh doanh ở mức ổn định
Bảng 3.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thiên Hoà An giai đoạn năm 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thiên Hoà An 2021 - 2023)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2021 - 2023 cho thấy công ty trong giai đoạn này có xu hướng giảm tương đối mạnh về cả doanh thu nhưng và lợi nhuận sau thuế, cụ thể:
Về doanh thu, năm 2023 giảm 23.491.404.612 đồng, tương đương 11,41% so với năm 2021 Việc suy giảm về tổng doanh thu của công ty trong khoảng thời gian từ 2021 –
2023 ảnh hưởng phần lớn bởi sự suy giảm của nền kinh tế làm giảm khả năng mua hàng của người tiêu dùng và dẫn đến giảm doanh thu của công ty Ngoài ra, Thiên Hoà An còn thiếu linh động trong việc thay đổi chiến lược kinh doanh để thích ứng với sự thay đổi của thị trường Trong khi năm 2022 đánh dấu sự tăng trưởng ổn định của Thiên Hoà An sau đại dịch COVID-19, tăng trưởng 0,21% so với năm 2021, đạt tới 248.947.676.528 đồng thì năm 2023 lại giảm chỉ còn 182.386.531.952 đồng Đồng nghĩa với việc nếu chỉ xét so với năm 2022, doanh thu năm 2023 đã giảm tới 32,33% Con số này đòi hỏi công ty phải có chiến lược kinh doanh để có thể ít nhất là giảm tỷ lệ suy giảm này và dần tăng doanh số
Về lợi nhuận, lợi nhuận sau thuế cả giai đoạn 2021 - 2023 giảm tới 61,4% Tương tự như sự biến động của doanh thu, lợi nhuận của công ty cũng chạm mức 252.426.191 đồng vào năm 2022 nhưng lại giảm sâu, chỉ còn 69.347.989 vào năm 2023 Năm 2022 so với
2021 ghi nhận sự tăng mạnh, xấp xỉ 40,5% nhưng so với năm 2023 lại giảm tới 72,53% Điều này một lần nữa cho thấy công ty đang gặp khó khăn trong kinh doanh, cần có một chiến lược tốt để hồi phục và phát triển
3.1.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty giai đoạn 2021 - 2023
Thiên Hoà An là công ty kinh doanh các sản phẩm máy xây dựng, máy phát điện, máy nén khí, máy bơm,… uy tín hàng đầu Việt Nam, với nhiều mặt hàng trong nước và chủ yếu và nhập khẩu nước ngoài Chính vì vậy, hoạt động thương mại quốc tế chủ yếu của công ty là nhập khẩu các loại máy, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất từ các nhà cung cấp nước ngoài
Bảng 3.3 Kim ngạch nhập khẩu hàng hoá Công ty TNHH Thiên Hoà An giai đoạn
(Nguồn: Bộ phận xuất nhập khẩu - Phòng kinh doanh Công ty TNHH Thiên Hoà An)
Về kim ngạch nhập khẩu, công ty chứng khiến sự tăng trưởng của giá trị hàng nhập khẩu trong giai đoạn này Sau những khó khăn do tác động của đại dịch Covid-19 đối với toàn cầu, hoạt động sản xuất, nhập khẩu và kinh doanh của công ty đã dần khôi phục Năm
2022, kim ngạch nhập khẩu của công ty đạt 197.804.993.621 đồng, tăng 0,27% so với năm
2021 Năm 2023, kim ngạch đạt 138.694.339.711 đồng, giảm tới 0,17% so với năm 2022 Mặc dù có có biến động giảm sâu về cả doanh thu và lợi nhuận nhưng Thiên Hoà An vẫn duy trì mức nhập khẩu của mình, không giảm với tỷ lệ quá mạnh Mặc dù ghi nhận sự tăng trưởng giảm nhưng so sánh với giá trị vốn bán hàng mà công ty chi trong năm này thì con số là hoàn toàn hợp lý, phù hợp với tình hình kinh doanh chung của công ty, ghi nhận sự mạnh mẽ của Thiên Hoà An để duy trì nguồn cung các sản phẩm chủ lực của mình, góp phần duy trì doanh thu
* Các sản phẩm nhập khẩu của công ty
Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
Đối với mặt hàng là máy phát điện nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản, Thiên Hoà An đang nhập khẩu chính từ một số đối tác lớn: Denyo (71 dòng máy); Elemax (30 dòng máy) và Mitsubishi (33 dòng máy) Trong giai đoạn năm 2021 - 2023, Công ty đã thực hiện 121 hợp đồng nhập khẩu lớn nhỏ với quy trình đáp ứng đủ các bước cơ bản của một quy trình nhập khẩu hàng hóa, cụ thể:
3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
Hình 3.2 Quy trình lập kế hoạch thực hiện hợp nhập khẩu máy phát điện từ thị trường
Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An Thứ nhất, nhân viên phòng kinh doanh Công ty TNHH Thiên Hoà An tiếp nhận thông tin về hợp đồng nhập khẩu từ khách hàng, bao gồm các thông tin về hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, quy cách đóng hàng, cảng đi, cảng đến; và các dịch vụ khách hàng yêu cầu như book tàu, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, vận chuyển về kho,… để lên kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thứ hai, trên cơ sở đơn hàng, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tính toán khả năng thanh toán và tiêu thụ nhằm đáp ứng tối ưu hoá khả năng bán được hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí vận chuyển và đảm bảo lợi nhuận cao nhất Ngoài ra, cùng với việc nắm bắt được các thông tin về số lượng và đặc tính hàng hóa, thông tin nhà cung cấp, bộ phận nhập khẩu sẽ lên kế hoạch cho từng khâu sau đó gửi lại bản kế hoạch cho các bộ phận khác như bộ phận chứng từ, bộ phận tài chính-kế toán đồng thời báo cáo lại với cấp trên để phối hợp thực hiện các nghiệp vụ liên quan
Thứ ba, kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu và phương án kinh doanh phải đáp ứng mục tiêu lợi nhuận của công ty và tính hiệu quả kinh doanh của hợp đồng thì mới được trình duyệt với ban quản lý, ban lãnh đạo trước khi được đưa vào thực hiện
Phòng kinh doanh tiếp nhận thông tin về hợp đồng
Bộ phận XNK tính toán khả năng thanh toán; gửi kế hoạch cho các bộ phận khác
Trình duyệt với ban quản lý, ban lãnh đạo
Có thể thấy, quy trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện của
Thiên Hoà An về cơ bản đảm bảo đủ các bước nhưng thao tác nghiệp vụ đơn giản Hầu hết các kế hoạch đều do phòng Kinh doanh đưa ra, chủ yếu là bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện
3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng
Máy phát điện nhập khẩu từ Nhật Bản thuộc nhóm những mặt hàng nhập khẩu chủ lực của Thiên Hoà An Hiện, công ty vẫn đang tiếp tục gia tăng các hợp đồng nhập khẩu mặt hàng này về cả số lượng và giá trị hợp đồng Công ty xây dựng một quy trình nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản như sau:
3.2.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Công ty TNHH Thiên Hoà An là khách hàng thường xuyên của hai ngân hàng là ngân hàng Eximbank (Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam) và ngân hàng Techcombank (Ngân hàng TMCP kỹ thương Việt Nam) Tuỳ vào hợp đồng thoả thuận mà công ty và đối tác lựa chọn phương thức thanh toán, 2 phương thức được sử dụng thường xuyên nhất khi nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Thiên Hoà An là T/T - 30/70 và thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ L/C (trả chậm 30 ngày) Đồng tiền thanh toán là USD
* Thanh toán chuyển tiền bằng điện T/T - 30/70
Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán này đối với những lô hàng có giá trị nhỏ và đối tác quen Số tiền dự tính phải thanh toán sẽ được thông báo trước cho bộ phận kế toán Công ty sẽ thanh toán trước 30% tổng giá trị hàng hoá cho đối tác Nhật Bản bằng cách viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng chuyển tiền Sau đó ngân hàng sẽ trích tài khoản của công ty, ra lệnh chuyển tiền bằng điện báo cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài để chuyển tiền trả cho đối tác ở Nhật Bản
* Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ L/C (trả chậm 30 ngày) Để đảm bảo thanh toán an toàn, phương thức này được Thiên Hoà An áp dụng phương thức này đối với những hợp đồng nhập khẩu với giá trị lớn hoặc với những nhà cung cấp mới
Hình 3.3 Quy trình thực hiện bước đầu khâu thanh toán khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
Căn cứ vào hợp đồng TMQT mà 2 bên đã ký kết, Công ty TNHH Thiên Hoà An tiến hành mở L/C Công ty đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C trả tiền cho người xuất khẩu (đơn theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng) và nộp tiền ký quỹ Căn cứ vào đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C tiến hành mở L/C và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở Nhật Bản thông báo về việc mở L/C và chuyển L/C đến người bán Trong trường hợp đối tác Nhật Bản yêu cầu tu chỉnh L/C, nếu thấy nội dung phù hợp công ty sẽ yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C để đối tác Nhật Bản giao hàng Sau khi L/C được mở sẽ được chuyển đến cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo ở nước xuất khẩu, ngân hàng sẽ thanh toán cho đơn vị xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng này để đổi lấy bộ chứng từ hàng hoá
Trong bước này, công ty rất chú ý đến nội dung của đơn xin mở L/C sao cho chính xác, phù hợp với nội dung mình mong muốn vừa đảm bảo quyền lợi của mình, vừa phải tôn trọng các điều khoản của hợp đồng Tuy nhiên, thực tế vẫn không tránh khỏi những trường hợp sai sót trong quá trình mở L/C, làm mất thời gian để chỉnh sửa khiến cho thời gian giao hàng, thanh toán… kéo dài hơn, ảnh hưởng đến việc hiệu quả thực hiện hợp đồng
Ký kết hợp đồng Công ty đến ngân hàng xin mở L/C Ngân hàng mở L/C
Ngân hàng thông báo đến ngân hàng mở L/C ở Nhật Bản
Ngân hàng Nhật Bản chuyển L/C đến người bán
Ngân hàng chịu trách nhiệm thanh toán
31 nhập khẩu Các sai sót dẫn đến việc thời gian mở L/C bị kéo dài chủ yếu là sự nhầm lẫn thông tin như ghi sai tên, địa chỉ ngân hàng thông báo, sai đơn vị tính giá…
Mặc dù vẫn tồn tại những sai sót dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng, tuy nhiên việc sai sót nằm chủ yếu ở các hợp đồng sử dụng phương thức thanh toán L/C – phương thức được Thiên Hoà An sử dụng ít hơn khi nhập khẩu hàng hoá Vì vậy, hiệu quả khi chuẩn bị bước đầu khâu thanh toán của công ty có thể đánh giá nằm ở mức ổn định, không phải là nguyên nhân dẫn đến những hậu quá nặng nề
3.2.2.3 Thuê phương tiện vận tải
Công ty thường sử dụng phương thức vận tải biển với 2 điều kiện vận chuyển chính là CIF và FOB
* Với điều giao hàng là CIF tại cảng Hải Phòng
Công ty không cần thuê vận tải quốc tế hay mua bảo hiểm vận chuyển mà nhà xuất khẩu, đối tác Nhật Bản có trách nhiệm này và phải thực hiện Hàng sẽ được dỡ tại Cảng Hải Phòng và hiện tại công ty chỉ chịu trách nhiệm thuê vận tải nội địa vận chuyển hàng từ cảng về kho của mình Nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với các công ty vận tải để trao đổi thông tin về giá cả dịch vụ, lên kế hoạch và thực hiện công việc trả lại hàng Ngoài ra, luôn giữ liên lạc với hãng vận chuyển để theo dõi, nắm bắt thông tin vận chuyển cho đến khi hàng về kho Điều này giúp công ty tránh được rủi ro trong quá trình thanh toán, tuy nhiên đây cũng là hạn chế do công ty sẽ không thể chủ động chọn phương tiện vận tải Nếu nhà xuất khẩu thuê phương tiện vận tải không tốt, không đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa, thời gian giao hàng sẽ gây chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của công ty
* Với điều giao hàng là FOB
Đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
3.3.1 Những kết quả đạt được
Thông qua việc tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Thiên Hoà An, có thể thấy tình hình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thép phế liệu của công ty tương đối tốt Các hợp đồng được thực hiện duy trì ở mức cao Nhiều hợp đồng nhập khẩu máy phát điện của công ty được thực hiện đúng tiến độ Các hợp đồng được ký kết luôn được cân đối phù hợp với tình hình tài chính công ty và điều này còn thể hiện sự tiến bộ trong khả năng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Những kết quả mà công ty đạt được cụ thể là:
- Trong lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu: việc phân chia nhiệm vụ, tìm hiểu thông tin, lập kế hoạch và kiểm duyệt kế hoạch diễn ra rất thuận lợi Các nhân viên của bộ phận xuất nhập khẩu cũng đã có nhiều kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch thực hiện các hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy phát điện
- Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện về thị trường Việt Nam được thực hiện tương đối tốt và nhanh chóng Qua từng hợp đồng, các sai sót được cải thiện nhiều Các lỗi sai trong thanh toán, làm thủ tục hải quan, nhận hàng và kiểm tra hàng hóa… dần được hạn chế Các vấn đề phát sinh như khiếu nại về chất lượng thép phế liệu, giao thiếu hàng… được xử lý dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng Khi có khiếu nại về chất lượng hay số lượng thép phế liệu, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng ngay lập tức liên hệ với nhà cung cấp để thương lượng và đàm phán
Một thành công của Thiên Hoà An phải kể đến là công ty luôn biết cách đưa ra các lựa chọn phù hợp với từng đơn hàng như: lựa chọn hình thức thanh toán, điều kiện giao hàng, loại bảo hiểm… góp phần không nhỏ vào hiệu quả nhập hàng của công ty
Ngoài những nghiệp vụ mà công ty cần thuê ngoài như thuê phương tiện vận tải trong trường hợp sử dụng điều kiện giao hàng mà công ty có nghĩa vụ này hay thuê làm thủ tục hải quan; các khâu do nhân sự công ty trực tiếp xử lý cũng được chuẩn hóa quy trình bài
47 bản do đội ngũ nhân lực đều là nhân sự có kinh nghiệm lâu năm nên hiệu quả của cả quy trình thực hiện hợp đồng luôn ở mức cao
Trải qua gần 30 năm hoạt động, Thiên Hoà An cũng có cho mình những lợi thế về đã xây dựng được mối quan hệ với các đối tác và các bên liên quan như: bảo hiểm, ngân hàng, hãng tàu,…nên quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và nhận được sự hỗ trợ từ các bên và tạo được sự uy tín cho công ty
- Trong tổ chức điều hành và giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Việc điều hành giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã đạt được nhiều kết quả nhất định Việc điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện song song với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh Ngoài ra, việc kết hợp sử dụng phần mềm nội bộ cho công tác này cũng góp phần gia tăng hiệu quả của cả quy trình, là một thành công của Thiên Hoà An trong quá trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu
3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những thành công đạt được thì công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng còn tồn tại thiếu sót cần khắc phục và nâng cao cải thiện như:
- Thực hiện bước đầu khâu thanh toán: Việc sai sót trong công tác chuẩn bị các chứng từ, đặc biệt là thanh toán L/C đã không ít lần gây ra những chậm trễ khi thực hiện hợp đồng, kéo theo việc trì hoàn các khâu sau trong cả quá trình Những thông tin sai sót này đến từ cả phía công ty, đối tác và các ngân hàng, đòi hỏi việc nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cũng như sự phối hợp một cách khoa học giữa các đơn vị liên quan, trong đó bao gồm cả Thiên Hoà An
- Làm thủ tục hải quan: Qua số liệu phân tích, công tác làm thủ tục hải quan của Thiên Hoà An vẫn còn một số tồn tại dẫn đến các đơn hàng bị phân vào luồng vàng và đỏ
Vì cần sự kết hợp của cả bên thứ ba mà Công ty thuê và nhân viên của Công ty nên đôi khi công tác làm thủ tục hải quan vẫn còn chậm trễ Thêm nữa, để hoàn thành thủ tục hải quan còn cần cả sự tham gia của nhân viên phòng Kế toán nên đôi khi việc thanh toán còn bị chậm trễ, công việc phối hợp chưa đủ nhịp nhàng, các công việc chưa được phân chia một cách rõ ràng
- Nhận và kiểm tra hàng hóa: Sau khi hàng thông quan, Công ty sẽ cử người ra kiểm tra hàng hoá và đưa về kho Tuy nhiên, việc hàng nhập về liên tục và số lượng nhiều, đôi khi dẫn tới sự chủ quan, thiếu chính xác trong việc kiểm tra hàng, điều này do lỗi bất cẩn của nhân viên kiểm hàng Kết quả hàng hóa sau khi lên tàu về Việt Nam còn một số trường hợp khi dỡ hàng kiểm tra bị thiếu, lỗi hàng khi đưa vào nhập kho, đến khi nhập kho hoặc vận chuyển đi sử dụng mới phát hiện ra lỗi, hỏng hay thiếu hàng, Những trường hợp phát hiện muộn này không nằm trong phạm vi giải quyết của hợp đồng do hàng đã được bàn giao xong xuôi cho công ty, vì vậy mọi tổn thất này bên công ty Thiên Hoà An phải chịu
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng: Công ty chưa xây dựng được phương pháp giám sát hợp đồng hoàn chỉnh Trên thực tế, công ty chưa chú trọng nhiều công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu thép phế liệu Mực dù đã kết hợp sử dụng phần mềm nội bộ để quản lý, tuy nhiên, nội dung giám sát mới chỉ ở một số khía cạnh chủ yếu như: lịch giao hàng, lịch trình tàu, việc kiểm tra hàng hóa…
- Do chính sách và thủ tục của nhà nước đang trên đà hoàn thiện vẫn còn có những điểm chưa hợp lý hoặc trong công tác thực hiện còn nhiều tiêu cực Những quy định về thủ tục rườm rà và thói quan liêu vẫn còn tồn tại trong một số đơn vị chức năng đã gây khó dễ cho Công ty trong quá trình thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu
- Hoạt động của cơ quan hải quan vẫn còn nhiều hạn chế chưa thực sự tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp: thủ tục hải quan còn rườm rà, mang tính chất hành chính;
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY PHÁT ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY
Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
4.1.1 Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu của chính phủ Việt Nam
Trong chiến lược xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam đến năm 2030 được Bộ Công Thương xây dựng và trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, ban hành Quyết định số 493/QĐ - TTg ngày 19/4/2022 phê duyệt, chính phủ đã quy định rõ quan điểm, mục tiêu phát triển, định hướng xuất nhập khẩu và giải pháp thực hiện chiến lược:
- Mục tiêu cụ thể: Tốc độ tăng trưởng nhập khẩu hàng hóa bình quân 5 - 6%/năm trong thời kỳ 2021 - 2030, trong đó giai đoạn 2021 - 2025 tăng trưởng nhập khẩu bình quân
7 - 8%/năm; giai đoạn 2026 - 2030 tăng trưởng bình quân 4 - 5%/năm
- Định hướng nhập khẩu hàng hoá: cần chủ động điều chỉnh nhịp độ tăng trưởng nhập khẩu hàng hóa, kiểm soát việc nhập khẩu các loại hàng hóa trong nước sản xuất được, hàng xa xỉ, hàng hóa không thiết yếu, kiểm soát chất lượng hàng hoá nhập khẩu
Về định hướng phát triển thị trường xuất khẩu, nhập khẩu, Chiến lược yêu cầu đa dạng hóa thị trường, tránh phụ thuộc quá mức vào một khu vực thị trường; hướng đến cán cân thương mại song phương lành mạnh, hợp lý, bảo đảm tăng trưởng bền vững trong dài hạn Khai thác hiệu quả các cơ hội mở cửa thị trường từ các cam kết hội nhập kinh tế quốc tế trong các Hiệp định thương mại tự do
4.1.2 Định hướng hoạt động nhập khẩu của công ty
Là một trong những công ty đi đầu cả nước về nhập khẩu và sản xuất các loại máy, thiết bị phục vụ xây dựng, Thiên Hoà an cam kết cung cấp các sản phẩm chất lượng và dịch vụ chuyên nghiệp nhất tới khách hàng góp phần nhằm nâng cao giá trị của cuộc sống, tạo ra nguồn nhân lực và vật lực góp phần vào quá trình phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và ngành công nghiệp xây dựng tại Việt Nam Cụ thể, để đạt được các mục tiêu được nêu ra, các chiến lược và biện pháp cụ thể có thể bao gồm:
- Tăng cường đầu tư công nghệ và nâng cao chất lượng sản phẩm: Đầu tư vào nghiên cứu và phát triển công nghệ để cải thiện quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm; áp
51 dụng các công nghệ mới, tự động hóa quy trình sản xuất để tăng năng suất và giảm chi phí Ngoài ra công ty cũng nên chú trọng đào tạo nhân viên về kỹ thuật sản xuất và quản lý chất lượng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu của thị trường
- Đa dạng hoá mẫu mã và kiểu dáng sản phẩm: Phân tích thị trường để hiểu nhu cầu và xu hướng của khách hàng; tạo ra các biến thể sản phẩm để đáp ứng nhiều nhu cầu và sở thích khác nhau của người tiêu dùng Và để thúc đẩy lượt bán của các sản phẩm, việc phát triển chiến lược marketing linh hoạt để quảng bá và tiếp cận khách hàng mục tiêu là điều mà công ty cũng đang hướng tới
- Tiếp tục duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước: Hiện tại, công ty xây dựng mạng lưới phân phối rộng khắp các kênh bán hàng, từ cửa hàng truyền thống đến kênh trực tuyến trên khắp cả nước Định hướng sắp tới là tăng cường quảng bá và tiếp thị để tăng hiện diện và nhận thức thương hiệu trên thị trường trong nước
- Mở rộng mạng lưới đối tác nhập khẩu: Thiên Hoà An luôn nỗ lực tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với các đối tác nhập khẩu đáng tin cậy và có uy tín và thực hiện thương lượng linh hoạt và hiệu quả về điều kiện giao hàng và giá cả để tối ưu hóa chi phí nhập khẩu
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa chi phí: Công tác này được công ty định hướng thực hiện thông qua việc tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh và liên kết với các đối tác có cùng mục tiêu và nguyên tắc kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và công nghệ sản xuất để giảm thiểu lãng phí và chi phí và quản lý hành chính hiệu quả để tiết kiệm chi phí vận hành và tăng cường hiệu quả sử dụng vốn
- Tăng cường công tác quản lý môi trường: Áp dụng các biện pháp tiết kiệm năng lượng và nguồn tài nguyên trong quy trình sản xuấ cũng như tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường và thực hiện các biện pháp để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường
4.1.2.2 Định hướng nâng cao công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại thị trường Nhật Bản
Thứ nhất, thúc đẩy nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản thông qua việc tăng cường hợp tác với các đối tác nhập khẩu từ Nhật Bản, tận dụng quan hệ lâu năm để mở rộng và duy trì nguồn cung ổn định Bên cạnh đó cũng đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị và quảng bá để tăng hiệu quả tiêu thụ sản phẩm máy bơm trong nước
Thứ hai, nâng cao năng lực đội ngũ xuất nhập khẩu: Tăng cường đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên xuất nhập khẩu để nâng cao chuyên môn và hiểu biết về quy trình giao dịch; cung cấp các công cụ hỗ trợ cần thiết như phần mềm quản lý và công nghệ giám sát để tối ưu hóa hoạt động nhập khẩu
Thứ ba, dùng công cụ quản lý để tối ưu hóa hoạt động: Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các đối tác và khách hàng cũng như đồng nghiệp trong nước để thu thập thông tin và cơ hội kinh doanh cũng như mở rộng thị trường và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng
Thứ tư, áp dụng công nghệ vào quản lý và giám sát: Đầu tư nâng cấp vào các phần mềm và ứng dụng quản lý để tăng cường hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót trong quy trình kinh doanh và nhập khẩu Ngoài ra công ty cũng sẽ tăng cường thực hiện giám sát chặt chẽ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để đảm bảo chất lượng và tiến độ của các giao dịch.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Thiên Hoà An
ty TNHH Thiên Hoà An
4.2.1 Đối với doanh nghiệp Để đảm các thực hiện đúng định hướng của công ty và đạt được các mục tiêu đề ra, dựa trên nguyên tắc bám sát định hướng của nhà nước; thông qua việc phân tích thực trạng cũng như đánh giá quy trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Thiên Hoà An, đề xuất một số giải pháp công ty có thể tham khảo để tập trung như sau:
* Sử dụng nguồn vốn có hiệu quả
Thiên Hoà An không chỉ phụ thuộc vào việc sử dụng vốn vay từ ngân hàng mà còn có thể xem xét việc huy động vốn từ nguồn nước ngoài thông qua cơ chế trả chậm khi ký kết hợp đồng Đồng thời, việc tận dụng các ưu đãi trong thanh toán và duy trì sự uy tín với đối tác quốc tế cũng là một phần quan trọng Điều này sẽ hỗ trợ Thiên Hoà An trong việc mở rộng hoạt động xuất khẩu các sản phẩm mà công ty sản xuất Để tối ưu hóa sử dụng vốn, công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước về tài chính và tín dụng Điều này bao gồm việc đóng thuế đầy đủ, thanh toán các khoản phí cho ngân hàng đúng hạn, và luôn có biện pháp phòng ngừa để đối phó với các rủi ro có thể phát sinh
* Luôn không ngừng cải tiến và áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Việc không ngừng cải tiến và áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là chìa khóa quan trọng để nâng cao hiệu quả và cạnh tranh cho doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày nay Bằng cách sử dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, tự động hóa quy trình và phân tích dữ liệu, Thiên Hoà An có thể tối ưu hóa các quy trình quản lý, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí Đồng thời, việc áp dụng công nghệ cũng giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với sự biến đổi của thị trường và yêu cầu của khách hàng Điều này không chỉ giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn đảm bảo chất lượng và tính khả thi của các dự án nhập khẩu, từ đó tạo ra sự tin cậy và uy tín trong mắt đối tác và khách hàng Do đó, việc liên tục đầu tư và áp dụng công nghệ tiên tiến là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của công ty
* Đầu tư nghiên cứu, phát hiện các động thái, thay đổi mới trong chính sách của Chính phủ Nhật Bản để nắm bắt cơ hội cũng như chuẩn bị các phương án kinh doanh phòng ngừa rủi ro do biến động thị trường Đây là một yếu tố quan trọng giúp Công ty TNHH Thiên Hoà An nắm bắt cơ hội và chuẩn bị các phương án kinh doanh phòng ngừa rủi ro do biến động thị trường Bằng cách này, công ty có thể đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn và linh hoạt, từ việc chọn lựa đối tác đến quản lý vốn và chiến lược tiếp thị
Thông qua việc theo dõi và phân tích các thông tin về chính sách mới của Chính phủ Nhật Bản, Thiên Hoà An có thể đánh giá được ảnh hưởng của các biện pháp chính sách này đối với hoạt động kinh doanh của mình Đồng thời, công ty cũng có thể dự báo các thay đổi trong môi trường kinh doanh và xác định các cơ hội mới có thể xuất hiện
Việc chuẩn bị các phương án kinh doanh phòng ngừa rủi ro là cực kỳ quan trọng để giảm thiểu tác động tiêu cực của biến động thị trường đối với doanh nghiệp Bằng cách xây dựng các kịch bản và phân tích tác động của chính sách mới, Thiên Hoà An có thể đề xuất các biện pháp phòng ngừa như đa dạng hóa nguồn cung, điều chỉnh chiến lược giá cả và quản lý rủi ro tài chính
* Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên
54 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một hoạt động cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường tần suất lao động Công ty TNHH Thiên Hoà An có thể cải thiện kỹ năng của nhân viên thông qua việc tổ chức định kỳ các khóa đào tạo, cung cấp kiến thức mới về hoạt động xuất nhập khẩu và tham gia các hội thảo chuyên đề liên quan đến lĩnh vực này
Bên cạnh việc tăng cường kiến thức chuyên môn, việc phát triển kỹ năng ngoại ngữ, tin học và các kỹ năng văn phòng khác cũng rất quan trọng để hỗ trợ công việc hàng ngày của nhân viên, đặc biệt là đối với những nhân viên có kinh nghiệm, gọi là "đội ngũ lao động già" mà Thiên Hoà An đang sử dụng Để nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học và khả năng giao tiếp cho cán bộ và nhân viên xuất nhập khẩu, công ty nên tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa học nâng cao hoặc tổ chức các lớp học tại chỗ
Ngoài ra, công ty cần có chính sách đãi ngộ nhân viên hợp lý để khuyến khích họ phát huy tối đa năng lực của mình và tạo động lực làm việc Điều này có thể bao gồm tăng lương, thưởng, cung cấp các khoản đãi ngộ và trợ cấp, cũng như việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và hỗ trợ việc đoàn kết và hoàn thành công việc một cách hiệu quả
4.2.2 Đối với nghiệp vụ của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
4.2.2.1 Nâng cao hiệu quả bước đầu thực hiện thanh toán Để góp phần làm giảm sai sót, hạn chế tối đa việc chậm trễ do phải chỉnh sửa các loại chứng từ nhiều lần, cần sự phối hợp nâng cao chuyên môn, sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong công việc của cả công ty, đối tác và các ngân hàng Về phía Thiên Hoà An, công ty có thể nâng cải thiện chuyên môn bằng một số hoạt động như:
- Đào tạo và phát triển chuyên môn: Công ty cần đầu tư vào đào tạo và phát triển năng lực chuyên môn cho nhân viên liên quan, đặc biệt là về quy trình chuẩn bị chứng từ và thực hiện thanh toán L/C Điều này có thể bao gồm cả việc cung cấp khóa học, tài liệu hướng dẫn, và các buổi đào tạo thực hành Đặc biệt, có thể cân nhắc đến việc tuyển dụng và đào tạo các nhân viên trẻ, có kiến thức nền tảng vững vàng, thái độ làm việc nghiêm túc
- Thiết lập quy trình kiểm tra chặt chẽ: Công ty cần thiết lập quy trình kiểm tra chứng từ chặt chẽ và hệ thống kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng mọi thông tin trong các tài
55 liệu thanh toán đều chính xác và đầy đủ Đảm bảo có nhân sự đứng ra chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót và có biện pháp xử phát nếu vi phạm quá nhiều lần
Bên cạnh đó, việc lựa chọn đối tác cũng như ngân hàng thanh toán có quy trình làm việc khoa học, chuyên nghiệp, ít xảy ra sai sót cũng cần được cân nhắc Kể cả các đối tác hay ngân hàng đã quen nhưng lại hay xảy ra sai sót gây chậm trễ, công ty cũng nên có các cuộc đàm phán để giảm thiểu tỷ lệ hay có các biện pháp thay thế khác sao cho việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu được diễn ra có hiệu quả cao hơn
4.2.2.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Một số kiến nghị với cơ quan nhà nước và các bộ ngành liên quan
Hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thiên Hoà
An đều bị ảnh hưởng bởi các chính sách và quyết định từ phía Nhà nước, các ngành và các
58 bộ có liên quan Do vậy, em xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đối với Nhà nước và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả hơn
- Cải thiện môi trường kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển: môi trường kinh doanh tốt là một nền tảng vững chắc để các doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển mạnh mẽ Nhà nước ta có thể cải thiện môi trường kinh doanh dựa trên từng yếu tố như:
+ Chính sách thuế: Nhà nước ta cần bổ sung, điều chỉnh hệ thống pháp luật, các văn bản pháp lý liên quan hoạt động giao hàng nhập khẩu để việc áp dụng và thực hiện ngày càng chặt chẽ, đầy đủ và minh bạch hơn, giúp doanh nghiệp có niềm tin vững chắc hơn nữa trong hoạt động sản xuất và kinh doanh Nhất là trong việc đánh thuế xuất nhập khẩu, thuế là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả Chính vì thế nên càng cần phải nhất quán và không có sự ưu tiên riêng biệt nào khiến sự cạnh tranh không lành mạnh diễn ra trên thị trường
Và khi nhà nước có sự điều chỉnh trong chính sách thuế, cơ quan thuế và các bộ ngành liên quan cần thông báo đến các doanh nghiệp trước khoảng 3 – 6 tháng để doanh nghiệp điều chỉnh hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp
+ Phương thức quản lý hải quan: Không chỉ có chính sách thuế, Nhà nước cũng cần tiến hành cải cách để tinh gọn quy trình làm thủ tục hải quan, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp Đồng thời, các bộ ngành liên quan cũng cần phải công khai các quy định, thủ tục hải quan, chính sách pháp luật và các văn bản hướng dẫn để doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình làm thủ tục hải quan nhanh chóng nhất có thể
Không chỉ vậy, để tránh việc gian lận trọng quá trình làm thủ tục hải quan, Nhà nước cũng cần kiểm soát và rà soát thật chặt chẽ Và nếu phát hiện ra những hành vi tiêu cực, tệ nạn tham nhũng ăn hối lộ thì Nhà nước cũng cần có những biện pháp xử lý mạnh để răn đe và lấy đó làm gương Đồng thời đẩy mạnh công tác giáo dục, đào tạo bồi dưỡng cho các cán bộ trong ngành được học hỏi những kiến thức nghiệp vụ chuyên môn để xử lý công việc hiệu quả nhất và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ hải quan của nước ta
Ngoài ra, Nhà nước có thể tiếp tục phát triển theo hình thức làm việc thông qua Internet, vừa nhanh gọn vừa tiết kiệm chi phí lại rất nhanh chóng, gọn gàng Như hiện nay,
Nhà nước ta đã áp dụng và đi vào sử dụng hải quan điện tử như VNACCS hay VNCIS,…
Và tuy rằng vẫn còn nhiều hạn chế, nhưng đó cũng đã là một bước tiến lớn và quan trọng trong quá trình tinh gọn và thúc đẩy để khiến việc thực hiện thủ tục hải quan thuận tiện hơn cho các doanh nghiệp
- Hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc huy động vốn: Nhà nước cần có quy định chặt chẽ trong quản lý ngoại tệ để đảm bảo ổn định tình hình kinh doanh cho các doanh nghiệp nhập khẩu, tránh tình trạng đầu cơ tích lũy ngoại tệ Và nhà nước nên có cơ chế quản lý vốn vay hợp lý hơn nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp, giảm chi phí giao dịch với ngân hàng, rút ngắn nhiều thủ tục không cần thiết ảnh hưởng đến thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty đối với đối tác nước ngoài
Quản lý ngoại tệ và hỗ trợ tín dụng cho doanh nghiệp xuất và nhập khẩu Việc quản lý vốn và ngoại tệ cùng với việc điều chỉnh tỷ giá ổn định rất cần thiết cho sự ổn định của các doanh nghiệp, vừa tạo điều kiện để doanh nghiệp lớn mạnh và vừa góp phần thúc đẩy sự phát triển của đất nước
Ngoài ra, việc Nhà nước tạo điều kiện để các doanh nghiệp được hỗ trợ tín dụng cũng rất cần thiết Trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp vì thiếu vốn nên đã bị hạn chế trong hoạt động kinh doanh, trong khi đó, nhiều ngân hàng lại xảy ra tình trạng vốn bị ứ đọng Điều đó vừa khiến các ngân hàng gặp phải thất thoát mà các doanh nghiệp lại không được hỗ trợ, cả hai bên đều chịu những khó khăn và thiệt hại không cần thiết Chính vì thế, Nhà nước có thể nới lỏng những chính sách và quy định về vấn đề huy động vốn và hỗ trợ tín dụng
- Hỗ trợ về thông tin cho các doanh nghiệp: Chính phủ cần xây dựng các trung tâm nghiên cứu thị trường quốc tế để kịp thời thông báo những biến động trên thị trường tới doanh nghiệp và tổ chức các diễn đàn, triển lãm để giúp doanh nghiệp tiếp cận với nhiều đối tác quốc tế, mở rộng được nhà cung ứng sản phẩm Việc này giúp các doanh nghiệp nắm bắt được thông tin chính xác và tận dụng được cơ hội kinh doanh
Nhà nước cần thúc đẩy đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc (như mạng 5G) và nên có thêm những chính sách tạo điều kiện để doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng hơn với các đối tác (cả trong và ngoài nước), tạo điều kiện để doanh nghiệp tham gia các hội chợ thương mại, hội chợ triển lãm quốc tế,…
Không chỉ vậy, Nhà nước cũng nên có những diễn đàn thông tin kinh tế cho các doanh nghiệp về tình hình kinh tế trong và ngoài nước, về những biến động của thị trường và dự đoán xu hướng thị trường trong tương lai,…để doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp lý, tránh những rủi ro không đáng có
4.3.2 Đối với Bộ Công Thương
- Bộ Công Thương cần nhanh chóng nắm bắt, phân tích, dự báo chính xác về diễn biến dịch bệnh ảnh hưởng tới thương mại quốc tế hay sự biến động của tỷ giá hối đoái, về nhu cầu và tình hình thị trường trong và ngoài nước để cung cấp kịp thời cho doanh nghiệp
