Hoàn thiện quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Thiên Hòa An
MỤC LỤC
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
- Tiến hành lập kế hoạch: Sau khi nghiên cứu, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô, điều kiện của doanh nghiệp, của đối tác, các nội dung của hợp đồng, người lập kế hoạch phải xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó. Khi thuê phương tiện vận tải phải dựa trên căn cứ thực tế hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, quy định đặc điểm phương tiện vận tải, quy định mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, căn cứ khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển cũng như tối ưu hóa tải trọng phương tiện.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY PHÁT ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY
Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
Thứ nhất, nhân viên phòng kinh doanh Công ty TNHH Thiên Hoà An tiếp nhận thông tin về hợp đồng nhập khẩu từ khách hàng, bao gồm các thông tin về hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, quy cách đóng hàng, cảng đi, cảng đến; và các dịch vụ khách hàng yêu cầu như book tàu, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, vận chuyển về kho,…. Ngoài ra, cùng với việc nắm bắt được các thông tin về số lượng và đặc tính hàng hóa, thông tin nhà cung cấp, bộ phận nhập khẩu sẽ lên kế hoạch cho từng khâu sau đó gửi lại bản kế hoạch cho các bộ phận khác như bộ phận chứng từ, bộ phận tài chính-kế toán đồng thời báo cáo lại với cấp trên để phối hợp thực hiện các nghiệp vụ liên quan. Tuỳ vào hợp đồng thoả thuận mà công ty và đối tác lựa chọn phương thức thanh toán, 2 phương thức được sử dụng thường xuyên nhất khi nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Thiên Hoà An là T/T - 30/70 và thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ L/C (trả chậm 30 ngày).
Kể từ năm 2022, khi tình hình kinh tế ổn định hơn, Thiên Hoà An thường xuyên thảo luận sử dụng điều kiện FOB để giao hàng, nhằm mục đích chủ động hơn trong việc thuê phương tiện vận tải, có thể lựa chọn, đặt tàu với giá rẻ hơn, và quản lý lịch trình tàu một cách hiệu quả để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời điểm. Thủ tục nộp thuế nhập khẩu của Công ty được thực hiện như sau: Nhân viên kế toán nhận đề nghị thanh toán từ nhân viên nhập khẩu, sau khi nắm được thông tin tờ khai thì sẽ xuống ngân hàng để lập bảng kê khai nộp thuế, yêu cầu nộp tiền thuế từ tài khoản của Công ty. - Bước 1: Nhận dạng các phát sinh: Qua công tác giám sát xuyên suốt quá trình tổ chức thực hiện kết hợp khảo sát thực tế, có thể nhận thấy một số tình huống phát sinh như sau: Thay đổi lịch giao hàng, thiếu hàng, nhầm lẫn hàng: Tàu rời lịch vận chuyển; vận chuyển nội địa không đúng hạn; Lỗi bất đồng chứng từ….
Đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
Trải qua gần 30 năm hoạt động, Thiên Hoà An cũng có cho mình những lợi thế về đã xây dựng được mối quan hệ với các đối tác và các bên liên quan như: bảo hiểm, ngân hàng, hãng tàu,…nên quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và nhận được sự hỗ trợ từ các bên và tạo được sự uy tín cho công ty. - Thực hiện bước đầu khâu thanh toán: Việc sai sót trong công tác chuẩn bị các chứng từ, đặc biệt là thanh toán L/C đã không ít lần gây ra những chậm trễ khi thực hiện hợp đồng, kéo theo việc trì hoàn các khâu sau trong cả quá trình. Cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa trong nước như: bến cảng, đường xá, sân bay còn kém, khi đến thời điểm hàng hóa quá nhiều thì các nghiệp vụ còn chậm chạp, chưa đáp ứng được nhu cầu vận tải đường biển của các doanh nghiệp trong nước.
- Năng lực của ban quản trị chưa xây dựng được chiến lược đầu tư lớn kịp thời, chưa có chính sách cụ thể và hợp lý để thu hút nhân tài, nhân sự “già” mặc dù là một lợi thế trong quá trình phát triển tuy nhiên cũng đem đến cho công ty những thách thức để gia nhập thị trường trong thời đại mới.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY PHÁT ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY
Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu máy phát điện từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Thiên Hoà An
- Mở rộng mạng lưới đối tác nhập khẩu: Thiên Hoà An luôn nỗ lực tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với các đối tác nhập khẩu đáng tin cậy và có uy tín và thực hiện thương lượng linh hoạt và hiệu quả về điều kiện giao hàng và giá cả để tối ưu hóa chi phí nhập khẩu. - Nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa chi phí: Công tác này được công ty định hướng thực hiện thông qua việc tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh và liên kết với các đối tác có cùng mục tiêu và nguyên tắc kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và công nghệ sản xuất để giảm thiểu lãng phí và chi phí và quản lý hành chính hiệu quả để tiết kiệm chi phí vận hành và tăng cường hiệu quả sử dụng vốn. Thứ hai, nâng cao năng lực đội ngũ xuất nhập khẩu: Tăng cường đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên xuất nhập khẩu để nâng cao chuyên môn và hiểu biết về quy trình giao dịch; cung cấp các công cụ hỗ trợ cần thiết như phần mềm quản lý và công nghệ giám sát để tối ưu hóa hoạt động nhập khẩu.
Thứ ba, dùng công cụ quản lý để tối ưu hóa hoạt động: Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các đối tác và khách hàng cũng như đồng nghiệp trong nước để thu thập thông tin và cơ hội kinh doanh cũng như mở rộng thị trường và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Thiên Hoà An
Khai báo và làm thủ tục hải quan là khâu phức tạp nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng bao gồm nhiều bước và thủ tục nên bất cứ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ đều có thể làm cho hàng hóa bị lưu kho, lưu bãi, ảnh hưởng đến việc thông quan và lưu chuyển hàng hóa, tốn kém chi phí và làm gián đoạn quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Do vậy, công ty phõn cụng rừ ràng cỏc trỏch nhiệm rừ ràng cho từng nhõn viờn phụ trỏch và cần đào tạo, lựa chọn những cán bộ không chỉ có chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải nắm vững luật pháp, am hiểu và thông quan mọi thủ tục, quy trình khai hải quan nhập khẩu hàng hóa để đẩy nhanh tiến độ thực hiện nghiệp vụ này, đảm bảo tính nhanh chóng, hiệu quả và giải quyết kịp thời các phát sinh có thể xảy ra. Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả công tác làm thủ tục hải quan, công ty cũng cần thường xuyên cập nhật các thay đổi mới nhất liên quan đến nghiệp vụ này như luật hải quan, biểu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, giấy phép nhập khẩu để tránh mắc phải những sai sót gây mất thời gian khi làm thủ tục và tiền bạc cho công ty.
Về việc kiểm tra hàng nhập khẩu: Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhân viên của công ty có thể phối hợp với một số công ty giám định để kiểm soát chất lượng nguồn hàng đầu vào ngay sau bước thông quan và nhận hàng như Công ty cổ phần giám định Vietnamcontrol, Eurocontrol, Giám định Á Việt… Điều đó giúp việc kiểm tra hàng hóa được và chính xác và đảm bảo hơn, làm cơ sở cho công tác khiếu nại và công tác.
Một số kiến nghị với cơ quan nhà nước và các bộ ngành liên quan
- Hỗ trợ về thông tin cho các doanh nghiệp: Chính phủ cần xây dựng các trung tâm nghiên cứu thị trường quốc tế để kịp thời thông báo những biến động trên thị trường tới doanh nghiệp và tổ chức các diễn đàn, triển lãm để giúp doanh nghiệp tiếp cận với nhiều đối tác quốc tế, mở rộng được nhà cung ứng sản phẩm. Nhà nước cần thúc đẩy đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc (như mạng 5G) và nên có thêm những chính sách tạo điều kiện để doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng hơn với các đối tác (cả trong và ngoài nước), tạo điều kiện để doanh nghiệp tham gia các hội chợ thương mại, hội chợ triển lãm quốc tế,…. Không chỉ vậy, Nhà nước cũng nên có những diễn đàn thông tin kinh tế cho các doanh nghiệp về tình hình kinh tế trong và ngoài nước, về những biến động của thị trường và dự đoán xu hướng thị trường trong tương lai,…để doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp lý, tránh những rủi ro không đáng có.
Ngoài ra, cần tạo điều kiện và khuyến khích sự hợp tác giữa các đơn vị liên quan như các cơ quan hải quan, doanh nghiệp và các tổ chức chứng nhận để chia sẻ thông tin và kinh nghiệm, từ đó cùng nhau tìm ra các giải pháp và tiếp cận tốt hơn với các thách thức trong quản trị quy trình nhập khẩu hàng hóa.