TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH D
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ
Tính cấp thiết của đề tài
Toàn cầu hóa và hiện đại hóa đang thúc đẩy hội nhập kinh tế quốc tế, tạo điều kiện cho thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ Ngành giao nhận cũng từ đó có cơ hội phát triển nhanh chóng, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa dễ dàng giữa các quốc gia.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và tự do hóa thương mại, việc ký kết Hiệp định thương mại tự do (FTA) đang trở thành xu thế nổi bật trong quan hệ kinh tế quốc tế Việt Nam đã tích cực tham gia vào quá trình này, nỗ lực ký kết nhiều FTA, qua đó mở ra nhiều cơ hội cho sự phát triển kinh tế - xã hội.
Giao thương giữa Việt Nam và Trung Quốc qua đường bộ đang ngày càng phát triển mạnh mẽ Với lãnh thổ rộng lớn và biên giới tiếp giáp, Trung Quốc đã trở thành nguồn hàng nhập khẩu quan trọng của Việt Nam Sự phát triển kinh tế và thương mại hóa giữa hai nước đã tạo ra nhu cầu lớn về giao nhận và vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam bằng đường bộ.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS, em nhận thấy công ty sở hữu cơ sở vật chất hiện đại và nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao Tuy nhiên, quá trình giao nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ vẫn gặp nhiều khó khăn, rủi ro và tốn kém thời gian, chi phí để khắc phục sự cố Những sự cố này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, chất lượng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, việc phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa là cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Tiếp cận quy trình này từ góc độ quản trị sẽ giúp nhận diện thực trạng một cách tổng quát và khoa học, từ đó điều chỉnh những sai sót một cách hiệu quả và thống nhất.
Dựa trên thực trạng và nhu cầu hiện tại, cùng với kiến thức tích lũy từ quá trình học tập và thực tập, tác giả đã chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp “Quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS” cho giai đoạn 2021 – 2024.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, có nhiều nghiên cứu và đề tài liên quan đến quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Một số đề tài tiêu biểu trong lĩnh vực này đang được khai thác và phát triển.
1 Tác giả Chung Ngọc Khánh (2018) - “Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam – Chi nhánh Hải Phòng” – Luận văn Thạc sĩ – Trường Đại học dân lập Hải Phòng Luận văn đã trình bày các lý luận cơ bản về quản trị hoạt dộng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó phân tích thực trạng và đƣa ra một số đề xuất giải pháp để hòan thiện quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Tuy nhiên luận văn này nghiên cứu chung hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, chƣa tập trung nghiên cứu cụ thể về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2 Trần Văn Hợp (2019) – “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu công ty TNHH Giao nhận vận tải Hà Thành” – Luận văn thạc sỹ - Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn đã làm rõ các vấn đề cơ sở xoay quanh công tác giao nhận hàng hóa, hệ thống hóa các lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu và quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Ngoài ra, còn phân tích, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty
3 Nguyễn Thị Mai (2021) – “Quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần dịch vụ Thương mại quốc tế VIC25” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương Mại Với đề tài này, tác giả đưa ra các lý luận về quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ, sau đó phân tích thực trạng quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty Cổ phần dịch vụ Thương mại quốc tế VIC25, từ đó đánh giá những kết quả đạt đƣợc, những hạn chế tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty Cổ phần dịch vụ Thương mại quốc tế VIC25
4 Dương Thị Hồng Ngát (2021) - "Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không tại chi nhánh công ty TNHH Bolloré Logistics Việt Nam - Hà Nội" - Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương Mại Với đề tài này, tác giả đƣa ra các lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không, sau đó phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không của chi nhánh Công ty TNHH Bolloré, từ đó đánh giá những kết quả đạt đƣợc, những hạn chế tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận chuyển đường hàng không của chi nhánh Công ty TNHH Bolloré
5 Nguyễn Thị Yến (2021) - "Quản trị quy trình giao hàng vỏ đỗ xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Melody Logistics" - Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương Mại Với đề tài này, tác giả đưa ra các lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, sau đó phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng vỏ đỗ xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics, từ đó đánh giá những kết quả đạt đƣợc, những hạn chế tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình giao hàng vỏ đỗ xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics
Qua quá trình nghiên cứu, tôi nhận thấy rằng đề tài quản trị quy trình giao nhận không phải là mới, nhưng các công trình trước đây chủ yếu tập trung vào giao nhận đường biển và hàng không, trong khi nghiên cứu về đường bộ thường chỉ chú trọng vào việc hoàn thiện quy trình Do đó, khóa luận tốt nghiệp này hoàn toàn độc lập và không trùng lặp với các nghiên cứu trước Với tính cấp thiết của đề tài, tôi quyết định chọn chủ đề: "Quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS".
Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Lý luận về giao nhận hàng hóa cần làm rõ các vấn đề cơ sở liên quan, đồng thời hệ thống hóa các lý thuyết về quy trình giao nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu qua đường bộ.
Trong giai đoạn 2021 – 2024, Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS đã thực hiện phân tích và đánh giá quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ Nghiên cứu này nhằm xác định thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình, từ đó đưa ra những giải pháp cải tiến cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa hoạt động logistics của công ty.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài là các vấn đề sau:
Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết liên quan đến quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc qua đường bộ là rất quan trọng Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình logistics mà còn nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa Thông qua việc áp dụng các nguyên tắc quản trị, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường và giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh Quốc tế CTS cho thấy nhiều điểm mạnh và yếu trong hoạt động logistics Công ty cần cải thiện quy trình để tối ưu hóa thời gian giao hàng và giảm chi phí vận chuyển, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và sự hài lòng của khách hàng Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý quy trình cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả logistics, giảm thiểu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ Việc cải tiến quy trình này không chỉ đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, nhanh chóng mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng Thực hiện các biện pháp quản lý chặt chẽ và áp dụng công nghệ hiện đại sẽ là chìa khóa cho sự thành công trong hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty.
Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài đặt ra đối tƣợng nghiên cứu là "Quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ".
Phạm vi nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào việc tìm hiểu và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS Hoạt động nhập khẩu này có tính ứng dụng cao, đặc biệt trong bối cảnh thương mại phổ biến và ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp Việt Nam Trong khi các quốc gia như Hàn Quốc, Nhật Bản và Mỹ chủ yếu sử dụng phương thức vận chuyển đường biển hoặc hàng không, việc phân tích vận chuyển bằng đường bộ lại mang lại những góc nhìn cụ thể và thiết thực cho thị trường Việt Nam.
Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Kinh doanh Quốc tế CTS, địa chỉ số 67, đường số 23, khu đô thị Thành phố Giao Lưu, 234 Phạm Văn Đồng.
Khóa luận nghiên cứu thực trạng quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS trong giai đoạn 2021 - 2024.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS, tôi đã thực hiện ghi chép và quan sát các nghiệp vụ liên quan Tôi đã tiếp xúc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên để đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ tại phòng dịch vụ khách hàng Bên cạnh đó, tôi cũng tham khảo các nghiên cứu trước đây của công ty và tiến hành khảo sát để tìm hiểu mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ mà công ty cung cấp.
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ Báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Kinh doanh Quốc tế CTS trong giai đoạn cụ thể Việc sử dụng thông tin này giúp phân tích hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính của công ty.
Từ năm 2021 đến 2024, bài viết sẽ tổng hợp các nguồn dữ liệu quan trọng, bao gồm luận văn tốt nghiệp của sinh viên trường Đại Học Thương Mại và thông tin, tài liệu trên Internet liên quan đến lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu.
1.6.2 Phương pháp xử lý số liệu
Thống kê, so sánh số liệu các năm 2021, 2022, 2023, T11/2024 qua đó đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty
Bài viết này phân tích hoạt động quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ tại công ty, thông qua việc so sánh giữa lý luận và thực tiễn Đồng thời, bài viết đánh giá thành công và hạn chế trong quản trị quy trình, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình này.
Kết cấu đề tài
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BẢNG ĐƯỜNG BỘ
Khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế
Theo FIATA, giao nhận là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận, trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và đồng thời ký hợp đồng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.
Giao nhận vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, hoàn thiện quá trình phân phối vật chất Trong khi đó, thủ tục thương mại đã được thiết lập như mặt thứ nhất của lưu thông phân phối.
Khái niệm hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế:
Theo quy tắc mẫu của FIATA, giao nhận vận tải bao gồm tất cả các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, cũng như các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 167, Luật Thương mại 1997, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, thực hiện các công việc như vận chuyển, lưu kho, và hoàn tất thủ tục giấy tờ để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải, hoặc các bên giao nhận khác.
Giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế là yếu tố then chốt trong giao nhận thương mại quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong việc đưa hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận.
Giao nhận và vận chuyển là hai quá trình liên kết chặt chẽ, trong đó giao nhận bao gồm các hoạt động như tập kết hàng hóa, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói và xử lý thủ tục chứng từ Do tính chất đa dạng của các tác nghiệp này, nên có nhiều định nghĩa khác nhau về giao nhận vận chuyển hàng hóa.
2.1.2 Khái niệm hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ là quá trình chuyển giao hàng hóa từ quốc gia xuất khẩu đến quốc gia nhập khẩu qua mạng lưới giao thông đường bộ Phương thức vận tải này rất phổ biến ở các nước có chung biên giới hoặc khoảng cách vận chuyển ngắn.
2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu
Quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu là quá trình quản lý hiệu quả các hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp nước ngoài và vận chuyển về địa điểm mong muốn trong nước Quy trình này bao gồm nhiều bước quan trọng, bắt đầu từ khi đơn hàng được đặt cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người mua.
Khái quát cơ sở lí thuyết về quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu
Quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác, với các chứng từ và biên bản liên quan đến tổn thất hàng hóa được lập đầy đủ và hợp lệ để phục vụ cho việc khiếu nại Nhà quản trị cần tổ chức thực hiện quy trình này theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời bố trí nhân lực hợp lý để xử lý các bước trong quy trình, nhằm đảm bảo quá trình xử lý lô hàng nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu chi phí phát sinh.
Bước 1: Nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng
Khi tiếp nhận nhu cầu của khách hàng về dịch vụ vận chuyển, người giao nhận sẽ liên hệ để thu thập thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm tên hàng, ngành hàng, tần suất, thông tin bao bì như hình ảnh, trọng lượng, kích thước, cũng như tuyến đường như địa chỉ lấy và giao hàng, ETD, ETA và điều kiện giao hàng Việc nắm bắt thông tin này giúp người giao nhận hiểu rõ các thủ tục và quy định liên quan đến mặt hàng, từ đó xây dựng phương án giao nhận, xếp dỡ và lưu kho hiệu quả, đồng thời đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng.
Bước 2: Sắp xếp phương án vận chuyển
Một số tiêu chí lựa chọn người vận chuyển như sau:
Yếu tố an toàn là nhu cầu thiết yếu của chủ hàng, do đó, họ thường tiến hành khảo sát các yếu tố liên quan đến an toàn trước khi lựa chọn dịch vụ vận chuyển của doanh nghiệp Việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa là ưu tiên hàng đầu trong quá trình ra quyết định.
Thời gian vận chuyển là yếu tố quan trọng, bao gồm tổng thời gian từ khi hàng hóa được gửi từ điểm xuất phát cho đến khi đến tay khách hàng.
Chủ hàng luôn ưu tiên cước phí vận chuyển hợp lý, đảm bảo chất lượng dịch vụ Điều này có nghĩa là họ tìm kiếm chi phí thấp nhưng vẫn duy trì dịch vụ tốt Các khoản phí vận chuyển bao gồm cước vận chuyển, chi phí tại bến xe, lưu kho và phí bảo hiểm.
Độ tin cậy trong dịch vụ chuyên chở hàng hóa được xác định bởi tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ trong các điều kiện cụ thể Các yếu tố ảnh hưởng đến độ tin cậy bao gồm thời tiết, tình trạng giao hàng, số lần dừng lại trên tuyến, cũng như thời gian tập hợp và giao nhận hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Năng lực vận chuyển là yếu tố quan trọng xác định khối lượng hàng hóa và khu vực hoạt động mà đơn vị vận tải có thể đảm nhận trong một khoảng thời gian nhất định, dựa trên số lượng phương tiện và thiết bị hỗ trợ Ngoài ra, năng lực này còn thể hiện khả năng tiếp cận đúng địa điểm theo yêu cầu của khách hàng Mặc dù vận tải đường bộ có chi phí cao khi vận chuyển khối lượng lớn trên quãng đường dài, nhưng nó lại mang lại tính linh hoạt và khả năng giao hàng tận nơi, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Yếu tố linh hoạt trong vận tải thể hiện khả năng của đơn vị trong việc nhanh chóng thích ứng với các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch và hợp đồng Sự linh hoạt này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Kiểm tra lịch trình và chi phí của hãng vận chuyển nội địa là yếu tố quan trọng Cần xác định thời gian xe đến lấy hàng và đánh giá xem bảng giá cước vận chuyển có hợp lý với chất lượng dịch vụ hay không.
Bước 3: Xây dựng và gửi báo giá vận chuyển cho khách hàng
Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên công ty vận chuyển sẽ xác định phương án vận chuyển dựa trên loại hàng hóa, số lượng, địa hình, và quãng đường Họ sẽ ước tính cước vận chuyển và gửi báo giá cho khách hàng, bao gồm các thông tin như giá cước, thời gian vận chuyển, địa điểm trung chuyển (nếu có), lịch xe chạy, phương thức vận chuyển, cùng các loại phụ phí có thể phát sinh.
Bước 4: Ký hợp đồng vận chuyển
Khi khách hàng đồng ý với báo giá mà người giao nhận đã tìm kiếm, người giao nhận có thể tự ký hợp đồng vận tải hoặc thực hiện theo ủy thác của khách hàng.
Bước 5: Theo dõi tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải Với vai trò là ủy thác nhập khẩu, khách hàng cần thường xuyên cập nhật và thông báo cho người giao nhận về tiến độ sản xuất, thu mua hàng, công tác bao gói và mã ký hiệu hàng hóa Đồng thời, người giao nhận cũng cần nắm bắt tình hình phương tiện vận tải để đăng ký chuyến xe, đảm bảo tiến độ giao hàng đúng thời hạn cho xưởng.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận chứng từ từ khách hàng là người nhập khẩu, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ Nếu phát hiện chứng từ không phù hợp với luật hải quan Việt Nam, họ sẽ tiến hành chỉnh sửa để đảm bảo tuân thủ quy định mà không vi phạm luật Công việc này yêu cầu người phụ trách phải có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về luật hải quan Sau khi chứng từ được điều chỉnh phù hợp, nhân viên sẽ lập bộ hồ sơ để thực hiện thủ tục hải quan.
Bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan cơ bản bao gồm các tài liệu sau: Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan (1 bản chính), Tờ khai Hải quan (2 bản chính), Tờ khai trị giá tính thuế (2 bản chính), Giấy giới thiệu (1 bản chính), Hợp đồng (1 bản sao) và Hóa đơn thương mại.
(1 bản chính, 1 bản sao y); Phiếu đóng gói (1 bản chính, 1 bản sao y); Vận đơn (1 bản sao y)
Nhân viên giao nhận cần thực hiện các thủ tục đăng ký tại cơ quan quản lý để bổ sung chứng từ vào hồ sơ khai hải quan, tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa nhập khẩu Cụ thể, đối với hàng hóa thực vật hoặc có nguồn gốc thực vật, cần có Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật; đối với nông sản đã được tiêu diệt sâu bọ, cần Giấy chứng nhận khử trùng, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy đăng ký kinh doanh và Hóa đơn cước.
Bước 7: Nhận hàng hóa tại điểm quy định
Người giao nhận phối hợp cùng với khách hàng để thực hiện các công việc:
Thứ nhất, vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đƣợc chỉ định
Khái quát cơ sở lí luận về quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
2.3.1 Ý nghĩa và vai trò của quản trị quy trình
Quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và địa điểm, giúp ngăn chặn tình trạng chậm trễ Điều này không chỉ duy trì sự thông suốt trong chuỗi cung ứng mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tối ưu hóa chi phí vận chuyển là một quy trình quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí như vận tải, kho bãi, phí hải quan và các chi phí phát sinh khác, từ đó giảm tổng chi phí trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua việc quản lý hiệu quả quy trình giao nhận và đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng, đáng tin cậy Khi khách hàng cảm thấy tin tưởng vào dịch vụ, họ sẽ có xu hướng lựa chọn doanh nghiệp, từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Quy trình quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến thất thoát, hư hỏng hàng hóa và các vấn đề pháp lý khi vận chuyển qua biên giới và hải quan.
Để quản lý hiệu quả quy trình giao nhận, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến hải quan, thuế quan, vận tải đường bộ và thủ tục nhập khẩu Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp tránh vi phạm pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.
Tăng cường hiệu quả quản lý nội bộ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hoạt động nội bộ Khi quy trình giao nhận được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể điều phối tài xế và phương tiện một cách hợp lý, đồng thời quản lý kho bãi hiệu quả, từ đó giảm thiểu lãng phí nguồn lực.
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chủ hàng thực hiện kế hoạch kinh doanh thuận lợi, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn và mang lại lợi nhuận Đối với người chuyên chở, việc quản lý tốt quy trình này không chỉ hoàn thành hợp đồng mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp và gia tăng lợi nhuận Đối với người nhận hàng, quy trình giao nhận hiệu quả giúp họ nhận hàng đúng thời gian, đủ số lượng và chất lượng, từ đó đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh được thực hiện suôn sẻ.
2.3.2 Nội dung quản trị quy trình
2.3.2.1 Lập kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Lập kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu là quá trình xác định mục tiêu, nội dung công việc và phân bổ nguồn lực của nhà quản trị trong công ty giao nhận vận chuyển Một kế hoạch hiệu quả sẽ giúp quản lý quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu một cách tối ưu, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động của công ty.
Nhà quản trị công ty giao nhận cần lập kế hoạch tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, bắt đầu bằng việc nắm rõ tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Tiếp theo, họ phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết cho quá trình giao nhận và vận chuyển Sau đó, thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại địa điểm quy định là bước quan trọng Cuối cùng, nhà quản trị cần tiến hành quyết toán chi phí để hoàn tất quy trình.
2.3.2.2 Tổ chức thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác, với các chứng từ và biên bản liên quan đến tổn thất hàng hóa được lập kịp thời, đầy đủ và hợp lệ để phục vụ cho việc khiếu nại Nhà quản trị cần tổ chức quy trình này theo kế hoạch, bố trí nhân lực hợp lý để đảm bảo quá trình xử lý lô hàng diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu chi phí phát sinh Bước đầu tiên trong quy trình là nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
Bước 2: Sắp xếp phương án vận chuyển
Bước 3: Xây dựng và gửi báo giá vận chuyển cho khách hàng
Bước 4: Ký hợp đồng vận chuyển
Bước 5: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và nhận hàng nhập khẩu
Bước 7: Nhận hàng hóa tại điểm quy định
Bước 8: Quyết toán chi phí
2.2.2.3 Giám sát và điều hành quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ a, Giám sát quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Giám sát thực hiện hợp đồng là quá trình nhận diện và theo dõi các sự kiện hành động cần thiết, đảm bảo các bên thực hiện nghĩa vụ của mình Hoạt động này giúp mỗi bên nắm rõ tình hình thực hiện nghĩa vụ của đối tác, từ đó duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình hợp tác.
Hoạt động giám sát cần đƣợc thực hiện ở những thời điểm khác nhau của quá trình vận chuyển và phải đƣợc thực hiện đồng thời:
Doanh nghiệp giao nhận cần giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch vận chuyển và theo dõi tiến độ của từng bộ phận trong công ty để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Giám sát đối tác là một quá trình quan trọng, bao gồm việc thu thập thông tin về việc thực hiện hợp đồng của các chủ hàng xuất khẩu.
Thứ ba, giám sát người chuyên chở để việc giao hàng được thực hiện đúng thời gian và tiến độ
Hoạt động giám sát và đánh giá dịch vụ của nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu được thực hiện hiệu quả Đồng thời, việc này cũng giúp quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa giữa các bên diễn ra đúng nội dung và thời gian, từ đó hạn chế rủi ro và tranh chấp.
Giới thiệu Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Bảng 3.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
Tên Công ty CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH QUỐC TẾ CTS
Tên giao dịch quốc tế CTS INTERNATIONAL TRADING JOINT STOCK
COMPANY Tên viết tắt CTS INTERNATIONAL.,JSC
Ngày hoạt động 25/12/2015 Địa chỉ
Cơ sở 1: Số 67, đường số 23, KĐT Thành phố Giao Lưu
234 Phạm Văn Đồng, Hà Nội
Cơ sở 2: Số 42 Nghĩa Thục, P5, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
Email ctsgroup.vn@gmail.com
Loại hình doanh nghiệp Công ty Cổ phần
Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ đặt hàng hộ và vận chuyển hàng hóa đa phương thức, bao gồm đường bộ, đường biển và các dịch vụ hỗ trợ liên quan Với phương châm hoạt động "Hiệu quả - Chuyên nghiệp - Giá tốt", công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong những năm qua, đồng thời mở rộng mạng lưới khách hàng và ghi nhận tốc độ tăng trưởng ấn tượng.
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính
Công ty CTS, một đơn vị đang phát triển trong lĩnh vực vận tải và giao nhận hàng hóa quốc tế, hiện cung cấp các dịch vụ chính đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Thứ nhất, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường bộ
Thứ hai, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Thứ ba, dịch vụ tƣ vấn hải quan
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân lực
Công ty được điều hành bởi Chủ tịch hội đồng quản trị, với mô hình quản lý bao gồm nhiều bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ Các bộ phận này được phân chia thành các khâu nhằm đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đồng thời tối thiểu hóa chi phí.
Đại hội đồng cổ đông của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất, bao gồm các cổ đông có quyền biểu quyết và các cổ đông khác theo quy định của công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Công ty CTS, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty.
Ban Giám đốc của Công ty gồm 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động hàng ngày, trong khi các Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong việc triển khai và thực hiện các kế hoạch của Công ty.
Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh, nghiên cứu thị trường và tư vấn cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty Đội ngũ này còn đảm nhận việc nghiên cứu, phát triển và mở rộng thị trường nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích nhu cầu của khách hàng, quản lý và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, cũng như kiểm soát chất lượng hàng tồn kho.
Phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến nguồn nhân lực trong công ty, bao gồm việc triển khai kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên, điều chuyển nhân sự, giải quyết các vấn đề về đãi ngộ và thực hiện quy trình đề bạt thăng chức.
Phòng kế toán thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn tài chính như ghi chép, tính toán và tổng hợp số liệu từ các chứng từ, đồng thời cập nhật sổ sách Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm nộp thuế cho công ty và các khoản nghĩa vụ tài chính khác.
Phòng nghiệp vụ đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, bao gồm việc xử lý thủ tục chứng từ, đàm phán và giao dịch với đối tác, cũng như thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của công ty, và Công ty CTS luôn chú trọng đến việc quản trị nhân lực hiệu quả Tính đến tháng 11 năm 2024, CTS đã có hơn 140 nhân viên, phản ánh cam kết của công ty trong việc phát triển đội ngũ nhân sự.
Bảng 3.2 Tình hình nhân sự của Công ty CTS giai đoạn 2021 – 2024
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 11 tháng đầu năm 2024
Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 39 100 35 100 45 100 51 100
Trên đại học 3 8,57 3 6,67 3 3,22 3 2,11 Đại học 19 54,29 26 57,78 69 74,20 108 76,06
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Tại Công ty CTS, sự chênh lệch giới tính trong số lượng nhân viên là khá rõ rệt, với tỷ lệ nữ chiếm ưu thế đáng kể, dao động từ 75-80% tổng số nhân lực.
Nhân viên của công ty CTS chủ yếu thuộc độ tuổi 20-30, tạo thành một đội ngũ trẻ, năng động và sáng tạo Đặc điểm này giúp công ty giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Khoảng 60% nhân viên của Công ty CTS có trình độ Đại học trở lên, với nhiều người được đào tạo chuyên sâu trong các lĩnh vực như Kinh doanh quốc tế, Kinh tế quốc tế, và Kế toán Sự đầu tư vào đào tạo chuyên môn đã giúp công ty thực hiện hiệu quả các công việc phức tạp, đồng thời nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Nhờ vào quy trình tuyển chọn nghiêm ngặt và sự chú trọng vào phát triển nghiệp vụ, Công ty CTS đã đạt được nhiều thành tựu và ngày càng phát triển vững mạnh.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty
Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS hiện đang xử lý một lượng hàng nhập khẩu lớn từ Trung Quốc qua đường bộ cho nhiều khách hàng trên toàn quốc, đặc biệt trong dịp gần Tết Nguyên Đán Do đó, việc lập kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa là rất cần thiết để đảm bảo quá trình xử lý các lô hàng diễn ra chính xác, nhanh chóng, và mang lại hiệu quả cao cũng như chất lượng dịch vụ tốt nhất cho công ty Kế hoạch này được xây dựng bởi các nhà quản trị của Công ty và bao gồm nhiều nội dung quan trọng.
Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận chuyển:
Khi nhận lô hàng nhập từ Trung Quốc qua đường bộ, nhà quản trị cần phối hợp với đối tác ủy thác xuất khẩu để thu thập thông tin về hàng hóa và lịch trình vận chuyển Những thông tin này sẽ được cập nhật lên danh sách xếp xe nhằm theo dõi tình trạng hàng hóa một cách hiệu quả.
Hình 3.1 Thông tin khai báo hải quan Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
(Nguồn: Phòng kinh doanh - CTS)
Dựa vào thông tin và thông số từ khách hàng, nhân viên kinh doanh đã nhập liệu vào bảng "Thông tin khai báo hải quan" Phòng Cus sẽ sử dụng thông tin hàng hóa để lập kế hoạch xếp xe phù hợp Nhờ vào kế hoạch rõ ràng trong việc nắm bắt hàng hóa và phương tiện vận chuyển, quá trình giao nhận hàng nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam bằng đường bộ của công ty diễn ra một cách mượt mà và linh hoạt.
Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu:
Khi nhận bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên các tài liệu như Hợp đồng ủy thác nhập khẩu, Packing List và Invoice để đảm bảo việc khai báo hải quan diễn ra thuận lợi Nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ nhanh chóng thông báo cho bộ phận Sale để kịp thời điều chỉnh với khách hàng Nhờ kế hoạch chuẩn bị chứng từ cụ thể từ trước, quá trình khai báo hải quan của công ty CTS trở nên hiệu quả hơn, giúp giao nhận và vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam diễn ra nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong chứng từ.
Kế hoạch nhận hàng hóa tại điểm quy định:
Khi hàng đến địa điểm quy định, nhân viên OPS chuẩn bị các chứng từ cần thiết như vận tải đơn, lệnh giao hàng và hóa đơn thương mại để chuyển đến kho hàng tại cửa khẩu Hữu Nghị-Lạng Sơn Việc lập kế hoạch chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước giúp tối ưu hóa thời gian thông quan hàng hóa, đồng thời làm cho quá trình thông quan trở nên dễ dàng hơn Điều này không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong chứng từ cần thiết để nhận hàng.
Quyết toán chi phí là quá trình quan trọng để tính toán chính xác các chi phí liên quan đến lô hàng Kế toán của Công ty sẽ lập hồ sơ bao gồm báo giá và các chi phí phát sinh để quyết toán với nhà cung cấp và lập Debit Note cho khách hàng Việc lập kế hoạch giúp CTS chủ động hơn trong công việc, đồng thời tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, từ đó tối ưu thời gian giao hàng và đảm bảo an toàn hàng hóa, mang lại lợi ích kinh tế cho công ty.
3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty
Thông tin về hàng hóa:
Khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin về tên hàng, chức năng, trọng lượng, kích thước và cấu tạo của hàng nhập khẩu Sau khi tiếp nhận mặt hàng, chúng tôi sẽ kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng và chính sách thuế Một số mặt hàng sẽ bị đánh thuế nhập khẩu theo quy định của công ty.
Các mặt hàng chứa nước, dung dịch, sản phẩm dễ xảy ra cháy nổ (các loại bình xì, xịt có chứa gas )
Các loại vũ khí bao gồm súng ống, đạn dược, đao, kiếm và các linh kiện, phụ kiện như bình nén, bơm khí, ống ngắm, trụ súng, báng súng được sử dụng trong chế tác và lắp ghép vũ khí.
Các loại thiết bị gây nhiễu máy đo tốc độ phương tiện giao thông là hàng cấm nhập khẩu theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP
Thiết bị vô tuyến điện và thiết bị ứng dụng sóng vô tuyến điện phải tuân thủ các quy hoạch tần số và quy chuẩn kỹ thuật theo quy định của Luật Tần số vô tuyến điện Việc không phù hợp với các quy định này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng trong việc sử dụng và quản lý tần số vô tuyến.
Các loại văn hóa phẩm cấm phổ biến và lưu hành tại Việt Nam
Nắm bắt thông tin chính xác về hàng hóa, đặc biệt là dung dịch và hóa chất độc hại, giúp công ty linh hoạt trong việc kiểm tra các thủ tục và chính sách liên quan Điều này cho phép nhân viên kinh doanh cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về chính sách sản phẩm, cũng như báo giá nhanh chóng Ngoài ra, việc hiểu rõ chính sách hàng hóa còn hỗ trợ đội ngũ Cus chuẩn bị chứng từ một cách chính xác và đầy đủ, từ đó nâng cao hiệu quả và tốc độ của toàn bộ quá trình giao nhận.
Thông tin chi tiết bao bì đóng gói:
Khách hàng cần cung cấp cho nhân viên kinh doanh các hình ảnh hàng hóa, hình ảnh đóng gói, kích thước mỗi kiện hàng và loại hình đóng gói như thùng carton hoặc pallet Điều này giúp công ty nắm rõ số lượng đơn hàng và chuẩn bị phương án nhận hàng, xếp dỡ, cũng như lưu kho trong quá trình giao nhận và vận chuyển.
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, chủ yếu là ghép container đến kho tập kết tại Bằng Tường (Quảng Tây), với phí cước do khách hàng tự thỏa thuận Đối với các đơn hàng lớn, khách hàng có thể yêu cầu giao hàng đến các cửa khẩu như Hữu Nghị, Chima, hay Tân Thanh Theo thực tế, công ty thường xuyên sử dụng cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và chỉ chuyển sang các cửa khẩu khác khi gặp vấn đề như tắc biên hay kiểm hóa Với sự đa dạng về các tuyến đường, công ty linh hoạt điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và nhanh chóng.
3.2.2.2 Sắp xếp phương án vận chuyển
Sau khi tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu, Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS nhanh chóng liên hệ với các bên vận chuyển để sắp xếp xe và lái xe khi hàng được tập kết tại kho Trung Quốc Với hơn 8 năm kinh nghiệm, CTS đã hợp tác với nhiều hãng vận chuyển uy tín, giúp thời gian điều chỉnh xe diễn ra nhanh chóng Hiện tại, công ty đang hợp tác với GUANGXI TENG DA INTERNATIONAL TRADE CO, một đối tác vận chuyển chiến lược Đội ngũ nhân lực giàu kinh nghiệm của CTS, với hơn 9 năm hoạt động, đảm bảo việc chuẩn bị và sắp xếp vận chuyển linh hoạt và chuyên nghiệp, là một trong những điểm mạnh của công ty.
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, nhân viên kinh doanh của Công ty sẽ tiến hành lập báo giá và gửi đến khách hàng Báo giá sẽ bao gồm các nội dung quan trọng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Thứ nhất, chi phí nhập khẩu đƣợc tính bao gồm các chi phí nhƣ sau:
Chi phí nhập khẩu = Cước vận chuyển + Thuế nhập khẩu (có thể có) + Thuế VAT (8%- 10%) + Phí ủy thác nhập khẩu
Dựa trên thông số và kích thước đóng thùng mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ ước tính trọng lượng và khối lượng hàng hóa để áp dụng mức giá cước vận chuyển tương ứng trong bảng giá.
Hình 3.2 Bảng giá cước vận chuyển ghép container chính ngạch nhập khẩu từ
Trung Quốc đường bộ của Công ty năm 2024
(Nguồn: Phòng kinh doanh - CTS)
Đánh giá hoạt động quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
Công ty đã xây dựng kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ hàng năm, với sự chi tiết và cải tiến phù hợp với thực tế công việc Điều này giúp nhà quản trị dễ dàng phân công, theo dõi và điều hành nhiệm vụ của từng bộ phận Quá trình tổ chức, giám sát và điều hành diễn ra liên tục, đảm bảo công việc luân phiên được thực hiện một cách trôi chảy.
Công ty chú trọng tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ một cách an toàn và hiệu quả Mặc dù hàng năm thực hiện nhiều hợp đồng nhận hàng nhập khẩu, tỷ lệ sai sót chỉ chiếm một phần rất nhỏ và đang có xu hướng giảm.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu được tổ chức một cách rõ ràng, với việc phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận Nhân viên trong mỗi bộ phận hiểu rõ nhiệm vụ của mình, từ đó có thể tập trung và chuyên tâm vào công việc được giao.
Đội ngũ quản trị vận chuyển của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS rất chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, luôn chuẩn bị các phương án điều phối và dự trù rủi ro để ứng phó nhanh chóng với tình huống bất ngờ Việc quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu tại công ty diễn ra hiệu quả, góp phần tăng kết quả kinh doanh, tiết kiệm thời gian và chi phí nhận hàng Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ của công ty không ngừng tăng trưởng và đang phát triển nhanh chóng qua các năm.
Vào thứ Sáu, công ty CTS đã công bố chính sách đền bù rõ ràng với châm ngôn "Cùng nhau chia sẻ rủi ro" được ghi rõ trong hợp đồng Những quy định về đền bù của công ty đã tạo sự hài lòng và tin tưởng cho phần lớn khách hàng.
3.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ là một nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu công ty thực hiện nhiều tác nghiệp khác nhau và duy trì mối quan hệ với nhiều bên liên quan Mặc dù đã đạt được một số thành công, công ty vẫn gặp phải những tồn tại và vướng mắc, ảnh hưởng đến tiến độ công việc Dưới đây là những thiếu sót và nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.
Hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu dẫn đến giám sát thủ công, gây lãng phí thời gian cho nhân viên kinh doanh và khách hàng Việc khách hàng không thể theo dõi trực tiếp cũng làm chậm trễ quá trình giải quyết các vấn đề rủi ro liên quan đến hàng hóa.
Trong quy trình làm thủ tục hải quan, nhiều hạn chế đã gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ quản trị giao nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường bộ Việc thiếu chứng từ hoặc nhầm lẫn thông tin trên tờ khai và dữ liệu điện tử dẫn đến mất thời gian xử lý lại Hơn nữa, công tác kiểm tra chứng từ thường gặp sai sót, làm chậm trễ quá trình thông quan của lô hàng.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ tiềm ẩn nhiều rủi ro như tai nạn và kẹt xe, đồng thời còn chịu ảnh hưởng từ các yếu tố thời tiết.
Cơ sở hạ tầng đường xá chưa hoàn thiện gây khó khăn trong việc di chuyển, dẫn đến việc các kiện hàng va đập vào nhau, làm méo móp hộp và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa.
Vào thứ năm, tại điểm nhận hàng, vẫn xảy ra tình trạng nhân viên kho đo sai trọng lượng và thể tích, cũng như kiểm tra sai số lượng kiện hoặc bao sản phẩm, dẫn đến thiệt hại về tài chính và uy tín của công ty.
Chính sách nhập khẩu hàng hóa và vận tải đường bộ của Nhà nước hiện vẫn chưa được tối ưu, dẫn đến việc nhiều mặt hàng vẫn phải chịu mức thuế cao.
Thứ hai, tại các cơ quan nhà nước làm thủ tục nhập khẩu, vận tải hàng hóa còn phải qua nhiều khâu, tốn nhiều thời gian
Cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ nhập khẩu hàng hóa và vận tải tại Việt Nam đang trở nên ngày càng khốc liệt, đặc biệt khi quốc gia này thực hiện các cam kết mở cửa thị trường giao nhận kho vận với nhiều thị trường lớn thông qua các hiệp định song phương và đa phương.
Công ty đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ sự gia tăng của các công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty tư nhân trong lĩnh vực giao nhận và đại lý Những đối thủ này áp dụng các chính sách linh hoạt, chấp nhận lợi nhuận thấp và chi hoa hồng cao nhằm thu hút và giữ chân khách hàng.
Đội ngũ nhân viên hiện tại còn thiếu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn, cần được đào tạo thêm để đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế Hơn nữa, số lượng nhân viên chưa đủ để xử lý khối lượng công việc giao nhận hàng hóa, dẫn đến tình trạng làm việc quá tải và áp lực thời gian giao hàng, ảnh hưởng đến năng suất lao động và sức khỏe của họ.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẢNG ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH
Định hướng phát triển quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
Hội nhập quốc tế và các chính sách mở cửa đã làm tăng sự đa dạng trong hàng hóa sản xuất trong nước và nhập khẩu, dẫn đến khối lượng hàng hóa luân chuyển không ngừng gia tăng Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp logistics Việt Nam cần có mục tiêu, phương hướng và giải pháp cụ thể để tồn tại và tạo lợi nhuận trên thị trường Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng chiến lược phát triển, Ban quản trị Công ty đã đề ra những định hướng và chính sách nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển.
Thứ nhất, phát triển hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
Cải thiện quy trình giao nhận và vận chuyển là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Để tăng cường sự phát triển bền vững, công ty cần đa dạng hóa tập khách hàng, mở rộng quy mô và quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh doanh Đồng thời, việc xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp trong từng giai đoạn cụ thể cũng rất quan trọng.
Đề xuất một số kiến nghị với nhà nước và cơ quan hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường bộ, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành logistics và thương mại quốc tế.
4.1.2 Định hướng phát triển trong hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường bộ
Trong giai đoạn 2026-2028, Công ty sẽ tập trung vào việc phát triển hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng vào giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu qua đường bộ.
Để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ, cần hoàn thiện các bước trong quy trình này.
Để tối ưu hóa việc phục vụ khách hàng, công ty cần đa dạng hóa tập khách hàng của mình, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của họ Điều này được thực hiện thông qua việc cung cấp giá cả hợp lý và dịch vụ chất lượng tốt nhất.
Thứ ba, cần đẩy mạnh nghiên cứu nhu cầu thị trường để hoàn thiện chính sách nhập khẩu hàng hóa, nhằm tối ưu hóa thời gian và chi phí giao hàng, từ đó nâng cao uy tín với các đối tác trong và ngoài nước Thứ tư, doanh nghiệp nên tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin, marketing trong chiến lược kinh doanh, đặc biệt chú trọng đến chiến lược giá cả mềm và linh hoạt cùng với các dịch vụ mới.
Vào thứ năm, chúng tôi sẽ tiếp tục củng cố và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác giao nhận, sử dụng nguồn vốn từ ngân sách, vốn tự có và vốn kinh doanh liên kết.
Giải pháp để hoàn thiện quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS
4.2.1 Giải pháp đối với khâu lập kế hoạch giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Nhân viên bộ phận Nhập khẩu cần chủ động theo dõi các yếu tố môi trường như quy định thay đổi hạn ngạch nhập khẩu và biến động tỷ giá Việc này giúp lập kế hoạch phù hợp, giảm sự phụ thuộc vào các kế hoạch cũ và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Tổ chức các buổi tập huấn chi tiết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu giúp các cá nhân và phòng ban hiểu rõ về tình hình nhân sự cũng như chức năng và nhiệm vụ của nhau, từ đó xây dựng kế hoạch phối hợp hiệu quả nhất.
4.2.2 Giải pháp đối với khâu tổ chức thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Nhân viên bộ phận Nhập khẩu cần chú ý kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ liên quan và chủ động lập kế hoạch thanh toán để đảm bảo thực hiện đúng thời hạn Việc kiểm tra thông tin và cẩn thận trong soạn thảo văn bản là rất quan trọng nhằm tránh những sai sót nhỏ như lỗi chính tả hay thông tin sai lệch, điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian sửa chữa và bổ sung hợp đồng.
Công ty cần chủ động nghiên cứu thị trường logistics để so sánh và đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ vận tải Việc linh hoạt thay đổi công ty giao nhận khi cần thiết sẽ giúp tối đa hóa hiệu quả trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc, đồng thời tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí.
Để đảm bảo quy trình khai báo hải quan diễn ra suôn sẻ, các công ty cần thường xuyên cập nhật những thay đổi mới nhất về luật hải quan, biểu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và giấy phép nhập khẩu Việc này giúp tránh những sai sót có thể gây tốn kém thời gian và chi phí Hơn nữa, xây dựng uy tín với cơ quan hải quan là rất quan trọng, vì điều này sẽ tạo ra mối quan hệ tin tưởng, từ đó hỗ trợ quá trình giải quyết thủ tục hải quan hiệu quả hơn.
Bộ phận kho vận của công ty cần lập kế hoạch chi tiết cho từng bước kiểm tra chất lượng hàng hóa, bắt đầu từ khi nhận hàng tại cảng cho đến khi hàng về kho và tiêu thụ Cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, tên hàng, chủng loại, mẫu mã, kích thước, thông số kỹ thuật, bao bì và mã ký hiệu so với các yêu cầu trong hợp đồng Đặc biệt, trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhân viên có thể hợp tác với các công ty giám định để kiểm soát chất lượng hàng hóa ngay sau khi thông quan và nhận hàng, tạo cơ sở cho công tác khiếu nại nếu cần thiết.
4.2.3 Giải pháp đối với khâu giám sát và điều hành quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ
Tự động hóa quy trình là việc áp dụng các công cụ phần mềm để tối ưu hóa các bước như lập kế hoạch, phân phối tài nguyên và kiểm tra chứng từ Việc sử dụng ứng dụng blockchain trong quá trình vận chuyển không chỉ giúp lưu trữ thông tin một cách an toàn mà còn tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu gian lận.
Xây dựng quy trình chuẩn là việc thiết lập các tiêu chuẩn vận hành (SOP) cho từng bước trong quy trình giao nhận và vận chuyển Đồng thời, cần xây dựng cơ chế báo cáo định kỳ và xử lý sự cố theo từng cấp độ ưu tiên Điều này đảm bảo rằng mỗi khâu đều có một hệ thống giám sát độc lập, giúp phát hiện kịp thời các sai sót trong quy trình.
Để tăng cường hợp tác và giao tiếp, việc phối hợp chặt chẽ với các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ logistics, hải quan và khách hàng là rất quan trọng nhằm đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru Sử dụng các nền tảng giao tiếp đa kênh như email, ứng dụng di động và hệ thống tin nhắn nội bộ sẽ giúp trao đổi thông tin nhanh chóng và chính xác hơn.
Giám sát và phân tích dữ liệu là việc theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI) như thời gian giao hàng, tỷ lệ giao đúng hạn và chi phí vận hành Việc sử dụng các công cụ phân tích giúp dự đoán xu hướng, nhận diện vấn đề và cải thiện hiệu quả vận hành Đánh giá và cải tiến liên tục thông qua các cuộc đánh giá định kỳ về hiệu quả của hệ thống giám sát và điều hành, đồng thời thu thập ý kiến từ các bên liên quan để hoàn thiện quy trình Bên cạnh đó, áp dụng các công cụ quản lý như Lean và Six Sigma giúp loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu suất.
Một số kiến nghị với cơ quan Nhà nước
4.3.1 Kiến nghị với cơ quan Hải quan
Hệ thống văn bản pháp luật trong ngành Hải quan là nền tảng quan trọng cho quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Cơ quan hải quan cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống này để tránh những thiếu sót có thể làm chậm trễ và giảm hiệu quả giao nhận hàng hóa Để cải thiện hệ thống văn bản pháp lý, cơ quan Hải quan cần thực hiện một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu.
Để đảm bảo áp dụng chính xác các quy định, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản Luật, Nghị định và Thông tư liên quan đến kiểm tra giám sát hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu mới Việc này giúp tránh sai sót và khiếu nại từ doanh nghiệp.
Thứ hai, tổ chức quán triệt, triển khai các văn bản pháp lý, các thông tư hướng dẫn, các quy trình nghiệp vụ kiểm tra, giám sát hải quan
Nghiên cứu xây dựng văn bản điều chỉnh nội bộ dựa trên các văn bản hiện hành là cần thiết để nâng cao hiệu lực trong quản lý địa bàn Hải quan cần cung cấp hướng dẫn rõ ràng, minh bạch và dễ hiểu để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng Đồng thời, việc kiểm tra thường xuyên cán bộ hải quan là cần thiết để đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh ảnh hưởng đến doanh nghiệp và kịp thời ngăn chặn những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu.
Vào thứ năm, việc ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống hiện đại hóa trong thực hiện thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục hải quan, sẽ được triển khai Hệ thống hiện đại này nhằm tăng cường sự phối hợp với ngân hàng và kho bạc nhà nước, giúp cập nhật nhanh chóng và đầy đủ thông tin về việc nộp thuế của doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến vào quản lý rủi ro là rất quan trọng, vì công nghệ máy tính đóng vai trò là công cụ hiệu quả trong việc phân loại, lưu trữ thông tin và đánh giá các rủi ro.
Thường xuyên cứ cán bộ kỹ thuật tham dự các lớp huấn luyện về ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thủ tục hải quan
Tổ chức các buổi trao đổi kinh nghiệm giữa cán bộ và công chức về việc ứng dụng công nghệ, với sự hướng dẫn từ các chuyên gia kỹ thuật, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện quy trình công tác.
Hướng dẫn doanh nghiệp giải quyết vướng mắc về khai điện tử là rất cần thiết Cơ quan Hải quan cần hợp tác chặt chẽ với cơ quan thuế để tối ưu hóa các thủ tục thu thuế và hoàn thuế, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong quá trình nộp và hoàn thuế Sự liên kết này sẽ giúp giảm bớt khó khăn và tăng cường hiệu quả cho các công ty.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan Nhà nước
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hiện nay, doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc hội nhập quốc tế Tuy nhiên, họ đang phải đối mặt với nhiều khó khăn, do đó, Nhà nước cần tạo điều kiện thuận lợi hơn cho lĩnh vực này, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường bộ Cần thiết phải xây dựng hệ thống pháp luật nhất quán, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế để tạo ra hành lang pháp lý ổn định Bên cạnh đó, việc hoàn thiện các chính sách về thủ tục hải quan, thuế và thủ tục hành chính là rất cần thiết Nhà nước cũng nên lắng nghe ý kiến của doanh nghiệp để đưa ra các chính sách hợp lý, tạo tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận và vận tải, cũng như doanh nghiệp mua bán hàng trong và ngoài nước.
Cải cách thủ tục hành chính tại các cửa khẩu nhằm đơn giản hóa quy trình nhập khẩu, giúp doanh nghiệp không bị ảnh hưởng trong việc giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩu từ các Bộ, Ban, Ngành.
Nhà nước cần thiết lập các chính sách phù hợp với tình hình mới, đặc biệt là trong lĩnh vực đầu tư Việc hoàn thiện cơ sở vật chất và hạ tầng cho vận tải đường bộ và đường biển là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Nhà nước cần tăng cường chính sách hợp tác quốc tế, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập các tổ chức như ASEAN, WTO, APEC và AFTA Điều này không chỉ nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế và thúc đẩy giao nhận hàng hóa.