quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh thương mại và dịch vụ alibao

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

TS MAI THANH HUYỀN TRẦN THỊ HUYỀN SANG

Lớp: K56E2

Mã sinh viên : 20D130119

HÀ NÔI – 2024

LỜI CAM ĐOAN

"Tôi xin cam đoan đề tài: Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao là một công trình nghiên cứu độc lập dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn: T.S Mai Thanh Huyền Đề tài, nội dung của khóa luận là sản phẩm mà tôi đã nỗ lực nghiên cứu trong quá trình học tập tại trường cũng như tham gia thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao Các số liệu, kết quả trình bày trong bài khóa luận là hoàn toàn trung thực, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trường đề ra nếu như có vấn đề xảy ra."

Người cam đoan

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại trường Đại học Thương mại cũng như thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy cô trong khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế và Ban Giám đốc cung các anh chị đồng nghiệp trong Công ty để có thể hoàn thành bài khóa luận này

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường Đại học Thương mại đã tận tình chỉ dạy, trang bị cho em các kiến thức cơ bản và hữu ích, tạo điều kiện cho em có thể nghiên cứu và thực hiện bài khóa luận Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên hướng dẫn – T.S Mai Thanh Huyền đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thiện bài khóa luận này

Em cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể các anh chị trong Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao đã giúp đỡ và tạo điêu kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập và hỗ trợ các tài liệu để em hoàn thành bài khóa luận một cách tốt nhất

Tuy nhiên, với kiến thức và thời gian thực tập có hạn nên bài khóa luận của em khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đòng góp của các thầy cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2024

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Huyền Sang

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 4

1.4 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 4

1.7 Kết cấu của khóa luận 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ 6

2.1 Một số khái niệm cơ bản 6

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận 6

2.1.2 Khái niệm người giao nhận 6

2.1.3 Khái niệm giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 7

2.1.4 Khái niệm về quy trình, quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 8

2.2 Một số nguyên lý về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 9

2.2.1 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận 9

2.2.2 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng nhận nhập khẩu 11

2.3 Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 13

2.3.1 Lập kế hoạch quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 13

2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 14

2.3.3 Giám sát, điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 172.3.4 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG

MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO 20

3.1 Khái quát về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 20

3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển 20

3.1.2 Ngành nghề kinh doanh 21

3.1.3 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty 23

3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 26

3.2.1 Khái quát tình hình chung hoạt động kinh doanh chung của công ty 26

3.2.2 Khái quát dịch vụ giao hàng nhập khẩu bằng đường biển trong những năm gần đây của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 30

3.3 Thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 32

3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu 32

3.3.2 Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu 33

3.3.3 Giám sát quy trình giao nhận hàng nhập khẩu 39

3.3.4 Điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu 40

3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 42

3.4.1 Thành công 42

3.4.2 Những tồn tại 44

3.4.3 Nguyên nhân tồn tại 45

Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO 48

4.1 Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 48

4.1.1 Triển vọng phát triển của ngành dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển tại Việt Nam 48

4.1.2 Mục tiêu, phương hướng phát triển dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty trong thời gian tới 49

4.2 Các đề xuất quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

4.2.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ 504.2.2 Hoàn thiện công tác làm thứ tục hải quan 514.2.3 Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng 514.2.4 Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng nhập khẩu về kho và giao cho khách hàng 524.2.5 Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới 524.2.6 Đầu tư hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác giao nhận hàng 534.2.7 Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ trong hoạt động giao nhận vận chuyển 53

4.3 Những kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 54KẾT LUẬN 56TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1 Sơ đồ 3.1 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH

2 Sơ đồ 3.2 Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

27 3

Biểu đồ 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao (2020-T9/2023)

26

4 Biểu đồ 3.2 Tổng doanh thu từ các loại hình dịch vụ của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao (2020-T9/2023)

27 5 Ảnh 3.1 Chính sách đền bù trong các trường hợp mất/hư hỏng/sai

hàng hóa của Alibao

40

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt

ASEAN

Association of Southeast Asian Nations

Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á

Phiếu ghi tình trạng Container

ETA

Estimated time of arrival Ngày hàng đến dự kiến

ETD

Estimated time of depature

Ngày hàng đi dự kiến

Chỉ số năng lực quốc gia về Logistics

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổi trội, Việt Nam ta đã và đang không ngừng vươn lên để hòa mình vào xu thế ấy Sự giao nhận thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh Với tinh thần hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện nhất quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hóa, đa dạng hóa các hệ quốc tế, Việt Nam đã gia nhập nhiều tổ chức khu vực và quốc tế Việc gia nhập Tổ chức thương mại thế giới quan (WTO), Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) và đặc biệt là khi Hiệp định thương mại Việt Nam – EU (EVFTA) vừa được chính thức thông qua vào đầu năm nay Điều đó đã đã mang lại cho Việt Nam nhiều thuận lợi, đặc biệt là cơ hội phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu của ngành giao nhận vận tải

Với điều kiện thuận lợi sẵn có, xuất nhập khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để phát triển, nâng cao giá trị nền kinh tế, có vai trò quyết định trong việc hội nhập kinh tế thế giới của Việt Nam Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cao cần phải có những chiến lược phát triển hợp lý mà một trong số đó là đẩy mạnh giao nhận hàng nhập khẩu Đây là một hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động nhập khẩu Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu tạo điều kiện làm tăng tính cạnh tranh của hàng hóa nước ta trên thị trường thế giới đồng thời đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển của hàng hóa nhập khẩu Ở lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cũng là phương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, trên những tuyến đường xa, cước phí thấp tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu hoạt động hiệu quả Đặc biệt là đối với Việt Nam, biển là một điều kiện tự nhiên rất thuận lợi, vì thế mà giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được khai thác

Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp với nhiều khâu trong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, cơ quan cấp giấy phép, hải quan, cảng vụ… nên các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thường thường mắc nhiều lỗi như chậm tiến độ giao nhận hàng, sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mất mát, giao nhận sai, vướng mắc về thủ tục hải quan, chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu khả

năng quản lý nguồn lực Những tác động này ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế sự phát triển của ngành giao nhận vận tải ở Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt như hiện nay

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng đang phải đối mặt với tình trạng khó khăn chung của ngành Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhận nhập khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động đó là một vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Việc tiếp cận quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng quát, khoa học từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn và mang tính thống nhất trong cả quy trình Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản trị, giúp họ điều phối các nguồn lực cho quy trình hợp lý hơn

Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty và dựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin được chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Alibao” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Khi lựa chọn đề tài này, em đã tìm hiểu một số khóa luận của các sinh viên khóa trước cũng như các nguồn tham khảo khác và thấy có khá nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề quản trị hay hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu như:

- Luận văn tốt nghiệp: Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Fruit And Green - Tác giả Mạc Sỹ Thành 2012 Tài liệu với đề tài tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, giúp người đọc hiểu hơn về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng container vận tải biển của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh – Tác giả Trần Hà Phương năm 2015 Báo cáo giúp hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

trong thực tế tại doanh nghiệp cụ thể Tài liệu thể hiện rõ phương thức, cách thức, quy trình cơ bản về vận tải đặc biệt là vận tải đường biển

- Luận văn tốt nghiệp: Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thương mại và vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2013) Đề tài này đã làm tốt về quản trị quy trình giao nhận hàng, cách thức quản trị có hiệu quả

- Báo cáo thực tập cuối khóa: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty Cổ phần Cung Ứng Tàu Biển Sài Gòn (Saigon Ship Chandler) - Tác giả Huỳnh Nhật Quốc 2014 Tài liệu lấy đề tài về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được đánh giá cao Ngoài những quy trình trong vấn đề giao nhận hàng hóa, tác giả cũng đã đề xuất những giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển

- Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty DACO Logistics Hà Nội Việt Nam - Đỗ Thị Hạnh Ngân, năm 2015 Hướng dẫn một quy trình chuẩn về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu một cách rõ ràng và chi tiết

Nhìn chung các nghiên cứu đều đã đề cập đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, ngoài những quy trình trong vấn đề giao nhận hàng hóa, tác giả cũng đã đề xuất những giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Mỗi đề tài tập trung chuyên sâu vào một vấn đề khác nhau, tuy nhiên em thấy những nghiên cứu chuyên sâu về quản trị quy trình này trong thời gian gần đây không được thực hiện Vì thế bằng nghiên cứu trong bài luận văn của mình, em hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện đầy đủ những kiến thức về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với thực trạng của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, em thấy việc quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu cần được xem xét lại, thay đổi và hoàn thiện hơn sao cho phù hợp với thời gian và nhu cầu hiện tại

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.5.1 Phạm vi nội dung

Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

1.5.2 Phạm vi không gian

Nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao tại thị trường giao nhận hàng nhập khẩu từ Trung Quốc Trong đó, công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao đóng vai trò là người gom hàng, đại lý và làm thủ tục hải quan

1.5.3 Phạm vi thời gian

Nghiên cứu trên góc độ quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao trong giai đoạn hiện nay, lấy số liệu thứ cấp từ năm 2020 đến tháng 4/2024

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

- Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao - Báo cáo và tài liệu có liên quan đến tình hình hoạt động dịch vụ giao nhận tại công ty

- Báo cáo và ấn phẩm kinh tế khác trên các website - Tài liệu của các tổ chức và doanh nghiệp khác

- Các luận văn, chuyên đề, nghiên cứu khoa học về đề tài liên quan của sinh viên Trường Đại học Thương Mại từ khóa 55 trở về trước

1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Nguồn dữ liệu này được nghiên cứu qua 2 phương thức sau:

- Quan sát: phương pháp này nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ quy trình hoạt động tại công ty, và quan sát này được tiến hành trong quá trình thực tập tại công ty

- Phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này sẽ được thiết kế nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ được thực trạng thực hiện quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Đây sẽ là những dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài Các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đường biển

1.6.3 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

- Phương pháp thống kê:

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng về hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2020 – T6/2023

- Phương pháp phân tích:

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty nhằm đánh giá tính hợp lý và không hợp lý của các dữ liệu này

- Phương pháp tổng hợp:

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng về quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện nhằm quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

1.7 Kết cấu của khóa luận

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy

trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO

NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ 2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding): “là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.” (Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) )

Theo điều 136 Luật Thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hóa là “hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”

2.1.2 Khái niệm người giao nhận

Theo khái niệm của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận (FIATA): “Người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder hay Forwarding agent) là người thu xếp chuyên chở toàn bộ hàng hóa theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân họ không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như đảm bảo lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan kiểm hóa…”

Theo định nghĩa giao nhận vận tải do Ủy ban kinh tế, xã hội châu Á Thái Bình Dương ESCAP đưa ra như sau: “Người giao nhận vận tải là đại lý ủy thác thay mặt nhà xuất nhập khẩu thực hiện những nhiệm vụ từ đơn giản như lưu cước, làm thủ tục thuế quan cho đến làm trọn gói các dịch vụ của toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng”

Theo luật thương mại Việt Nam thì: “Người giao nhận là người làm dịch vụ giao nhận, là các thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, các công ty giao nhận hoặc bất ký thương nhân nào khác.”

Đối với hoạt động nhận hàng nhập khẩu đường biển, người nhận hàng ở đây thông thường là các công ty logistics, cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế đường biển Theo yêu cầu của người khách hàng (người nhập khẩu), người nhận hàng sẽ:

- Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa

- Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cước phí cần thiết nếu có - Tiến hành khai báo hải quan và các thủ tục có liên quan

- Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần - Giao hàng cho người nhận hàng

- Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại nếu có

2.1.3 Khái niệm giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Giao nhận hàng nhập khẩu là một bộ phận của dịch vụ giao nhận, là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện nghiệp vụ nhận hàng, gom hàng, lưu kho, tổ chức giao nhận hàng hóa cho đơn vị vận tải, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao nhận cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận của chủ hàng gửi để hưởng thù lao Giao nhận hàng nhập khẩu có thể được người giao nhận thực hiện qua nhiều phương thức: bằng đường hàng không, bằng đường sắt, bằng đường biển, bằng container,…

Trong phạm vi khóa luận này, giao nhận hàng nhận nhập khẩu em chỉ xin được đề cập đến giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tức là sử dụng tàu để vận

chuyển hàng hóa – một phương thức vận tải phổ biến nhất trong thương mại quốc tế Có thể hiểu ngắn gọn: Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một dịch vụ liên quan đến quá trình vận tải bằng đường biển nhằm tổ chức việc vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đường biển góp phần quan trọng hoàn thiện tiến trình giao nhận hàng hóa từ tay người bán đến người mua, từ đó đóng vai trò hoàn thiện chuỗi cung ứng hàng hóa Giúp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và lợi ích sử dụng cho khách hàng

Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển có tác dụng tiết kiệm, giảm chi phí trong quá trình lưu thông phân phối (ở đây, chủ yếu là phí vận tải chiếm tỷ lệ lớn, chi phí này cấu thành giá cả hàng hóa trên thị trường Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển càng hoàn thiện và hiện đại sẽ tiết kiệm cho chi phí vận tải và các chi phí khác phát sinh trong quá trình lưu thông Do đó, giảm thiểu được chi phí này sẽ góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, tăng yếu tố cạnh tranh trong các doanh nghiệp Từ đó gia tăng giá trị kinh doanh cho doanh nghiệp

2.1.4 Khái niệm về quy trình, quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.1.4.1 Khái niệm quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc tiếp nhận hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển

2.1.4.2 Khái niệm quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

Là một hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi nhận hàng hóa đến nơi giao nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận hàng xuất khẩu , giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu

Vai trò của quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển:

- Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận

- Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp giao, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu trong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận

2.2 Một số nguyên lý về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2.1 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận

Quyền hạn của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA(Liên đoàn các hiệp hội giao nhận kho

vận Quốc tế), người giao nhận có quyền:

- Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tuỳ ý quyết định sử dụng những phương tiện và tuyến đường vận tải thông thường

- Cần giữ hàng hóa để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng nợ

Mặc dù người giao nhận có các quyền của người đại lý đối với chủ của mình, nhưng quyền này không thực sự đủ để bảo vệ cho họ trong thực tế giao nhận hiện đại ngày nay Vì lý do đó tốt hơn hết là người giao nhận nên giao nhận dịch theo những điều kiện và điều khoản đã biết và những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn của các hiệp hội giao nhận quốc gia

Nghĩa vụ của người giao nhận với tư cách là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận phải:

- Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng với một sự quan tâm hợp lý nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng

- Tổ chức và lo liệu vận chuyển hàng hoá được uỷ thác theo sự chỉ dẫn của khách hàng

Trách nhiệm của người vận tải với tư cách là người đại lý: người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi của bản thân mình hoặc người làm công cho mình

Trách nhiệm đối với khách hàng

- Người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với khách hàng về những mất mát hoặc hư hỏng vật chất về hàng hoá nếu mất mát hoặc hư hỏng là do lỗi của người giao nhận hoặc người làm người làm công của người giao nhận Mặc dù theo những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, người giao nhận không phải chịu trách nhiệm về những tổn thất hoặc hậu quả gián tiếp nhưng người giao nhận nên bảo hiểm cả những rủi ro đó vì khách hàng vẫn có thể khiếu nại

- Người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với khách hàng về những lỗi lầm về nghiệp vụ: người giao nhận hoặc người làm công của người giao nhận có thể có lỗi lầm hoặc sơ suất không phải do cố ý nhưng gây thiệt hại về tài chính cho khách hàng của mình

Ví dụ :

- Giao nhận hàng trái với chỉ dẫn: giao nhận hàng không đúng như chỉ dẫn của khách hàng

- Quên mua bảo hiểm mà khách hàng đã có chỉ thị mua

- Sai sót khi làm thủ tục hải quan gây nên chậm trễ về khai hải quan hặc gây tổn thất cho khách hàng

- Gửi hàng sai địa chỉ: chuyển hàng đến sai địa điểm

- Giao nhận hàng thiếu mà không có giám định của hải quan

Đối với việc giao nhận hàng chậm mặc dù người giao nhận thường không ràng buộc mình phải giao nhận hàng vào một ngày nhất định tại nơi đến và không nhận trách nhiệm về việc giao nhận hàng chậm song xu hướng hiện nay là chấp nhận một mức độ trách nhiệm vừa phải về sự chậm trễ quá đáng; giới hạn bằng số tiền cước phải trả cho hàng chậm giao nhận

Trách nhiệm đối với hải quan

Hầu hết ở tất cả các quốc gia người giao nhận có giấy phép được tiến hành công việc khai hải quan phải chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan về sự tuân thủ những quy định hải quan về sự khai báo đúng về trị giá số lượng và tên hàng nhằm tránh thất

thu cho chính phủ Nếu vi phạm những quy định này người giao nhận có thể sẽ phải chịu phạt tiền mà tiền phạt đó không đòi lại được từ phía khách hàng

Trách nhiệm đối với bên thứ ba

Người giao nhận dễ bị bên thứ ba chẳng hạn như công ty bốc xếp, cơ quan cảng…là những người có liên quan đến hàng hoá trong quá trình chuyên chở, khiếu nại về:

- Tổn thất vật chất về tài sản của bên thứ ba và hậu quả của tổn thất đó

- Người của bên thứ ba bị chết, bị thương hoặc ốm đau và hậu quả của việc đó Về chi phí, người giao nhận phải gánh chịu mọi chi phí trong quá trình điều tra, khiếu nại để bảo vệ quyền lợi cho mình và hạn chế tổn thất như chi phí giám định, chi phí pháp lý, phí lưu kho thậm chí nếu người giao nhận không phải chịu trách nhiệm người giao nhận cũng không thể được phía bên kia bồi thường lại

Trường hợp miễn trách

Như đã nói ở trên, người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi hoặc sơ suất của bản thân hoặc của người làm công của mình Người giao nhận không chịu trách nhiệm đối với những hành vi hay sơ suất của bên thứ ba, chẳng hạn như người chuyên chở, người nhận lại dịch vụ giao nhận miễn là người giao nhận đã biểu hiện một sự cần mẫn hợp lý trong việc lựa chọn bên thứ ba đó

2.2.2 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng nhận nhập khẩu Pháp luật Việt Nam

Ở Việt Nam, hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật có liên quan như:

- Luật Thương mại Việt Nam (2005) - Bộ luật hàng hải (2005 và 2015) - Luật hải quan (2005 và 2014)

Các quy tắc, pháp luật quốc tế

Các quy phạm pháp luật quốc tế điều chỉnh hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu như các công ước quốc tế về vận đơn và vận tải như:

- Công ước quốc tế Brussel hay quy tắc Hague ký ngày 25/8/1924, sửa đổi bổ sung ngày 23/2/1968 gọi là Hague – Visby

- Quy tắc Hamburg (ký 31/3/1978)

- Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương tiện được thông qua tại Geneva ngày 24/5/1980

- Điều kiện cơ sở giao nhận hàng Incoterms 2010, mới đây là Incoterms 2020, điều kiện kinh doanh chuẩn của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận hàng hóa, quy tắc chứng từ vận tải đa phương tiện do ủy ban Liên hợp quốc về thương mại và phát triển (UNCTAD) và phòng thương mại quốc tế (ICC) phát hành

Nguyên tắc giao nhận hàng nhập khẩu:

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:

- Việc giao nhận hàng nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng

- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao nhận hàng bằng phương thức đó

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng - Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao hàng nhập khẩu tại các cảng biển Việt nam như sau:

- Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất;

- Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương thức ấy

Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được chủ hàng ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu) Chủ hàng phải tổ chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng

- Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận một cách liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoa ghi trên chứng từ

Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng

Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất

- Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được ủy thác

2.3 Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.1 Lập kế hoạch quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Ý nghĩa việc lập kế hoạch

- Việc lập một kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp cho hàng hóa được giao đúng thời gian, hàng hóa được chuyên chở một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất

- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ định hướng cho các hoạt động của quá trình giao nhận, xác định rõ nội dung công việc vào từng thời điểm và yêu cầu với các nội dung công việc đó

- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định

Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa nhập khẩu:

- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…

- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận tay ba hay dưới cần cẩu ở cảng

Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển Làm thủ tục hàng nhập khẩu

- Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có - Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu

- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)

Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải

- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng - Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)

- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao tay ba), và kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng)

- Xuất trình Vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu

- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container)

- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng B/L hoặc toàn

tàu

Với hàng không lưu kho, bãi cảng

- Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhân hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa

- Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời Hải quan áp tải

Với hàng phải lưu kho, bãi cảng

Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng (tại đây lưu 1 bản D/O)

Mang 2 bản D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Chuyển phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu ( nếu có)

Chở hàng về kho riêng của mình

Với hàng nguyên container (FCL)

- Khi nhận đc Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O

- Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý để xác nhận D/O

- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

Với hàng lẻ container (LCL)

- Chủ hàng mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

- Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra Sau khi Hải quan xác nhận "Hoàn thành thủ tục Hải quan", hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng để đưa về kho của chủ hàng

Bước 3: Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng

- Biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record

- Thư dự kháng - Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (Thay thế cho Notice of Claim)

- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo outturn Report (COR)

- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu - Report on receipt of Cargo (ROROC)

- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với sơ lược khai - Certificate of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)

- Biên bản giám định - Survey Report/ Certificate of Servey

Bước 4: Quyết toán

- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận

- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình

2.3.3 Giám sát, điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Nội dung kiểm tra, giám sát

Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện nhận hàng của công ty để đảm bảo tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình nhận hàng Kiểm tra giám sát ở các nội dung:

- Khối lượng hàng hóa: chủng loại, số lượng của từng chủng loại

- Chất lượng hàng hóa: sự tuân thủ về chất lượng, nơi cung cấp bao bì…

- Chi định tàu cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểm của tuyến vận chuyển

- Lịch nhận hàng: lịch trình nhận hàng, số lần nhận, thời điểm nhận hàng… - Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác

- Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí

- Thanh toán tiền cước: tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, chứng từ cho mỗi lần thanh toán

Các phương pháp giám sát quy trình:

- Hồ sơ theo dõi - Phiếu giám sát

Nội dung điều hành

Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện nhận hàng Điều hành quá trình giao hàng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:

- Chất lượng: Giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợp đồng

- Tùy chọn số lượng: Đề cập đến giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóa quy định trong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó

- Hợp đồng vận tải: Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinh trong khi bốc hàng lên tàu, hay dỡ hàng ra khỏi tàu

- Hợp đồng bảo hiểm (nếu có): Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất

- Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và

người mua nên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải quyết

tranh chấp Khi đó công ty cần thu thập thông tin cần thiết cho khách hàng, cùng

Đặc biệt hơn với vận tải biển, chuyên chở những hàng hóa siêu trường, siêu trọng, mức độ rủi ro cao hơn các phương tiện vận tải khác thì chất lượng nhân sự lại càng đóng vai trò vô cùng quan trọng Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là khâu tổ chức nhận hàng

Nguồn tài chính

Bên cạnh nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn kỹ thuật thì việc kinh doanh đòi hỏi nguồn vốn lớn để mua sắm trang thiết bị, mở rộng thị trường, phát triển kinh doanh của doanh nghiệp Nếu không có vốn thì khó có điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp duy trì và phát triển

Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là một yếu tố không thể thiếu, nó ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ và năng suất làm việc của doanh nghiệp Với cơ sở đầy đủ, hiện đại doanh nghiệp mới có thể tạo ra dịch vụ chất lượng và nhanh chóng, đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu khách hàng

Đa số các công ty giao nhận của Việt Nam đều có nguồn vốn hạn chế dẫn đến khó khăn trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật chủ yếu phải đi thuê, mượn làm cho chi phí phải trả rất lớn, lợi nhuận giảm Kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể không nói tới vai trò của công nghệ thông tin, bởi lẽ đây là đặc thù của ngành Mọi hoạt động của ngành: tìm kiếm khách hàng, liên lạc hãng tàu không thế

không thông qua công nghệ thông tin Công nghệ thông tin hiện đại sẽ là ưu thế cạnh tranh của công ty Do đó việc trang bị các phương tiện kỹ thuật cao, phục vụ cho việc tìm kiếm, truyền tải, bảo mật thông tin là rất cần thiết

Năng lực, cơ chế quản lý

Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giám sát hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nên năng lực quản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình Một nhà quản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm nhìn rộng, từ đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến trình giao nhận, đảm bảo được những mục tiêu đề ra

2.3.4.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp

Biến động kinh tế thế giới

Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển nên nó chịu tác động rất lớn từ tình hình quốc tế Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đó trong chính sách xuất nhập khẩu của một nước mà công ty có quan hệ cũng có thể khiến lượng hàng tăng lên hay giảm đi

Trong những năm trở lại đây, tình hình thế giới có nhiều biến động lớn trên tất cả những lĩnh vực kinh tế và đời sống Trong những năm qua Việt Nam rất tích cực tham gia đàm phán, ký kết các Hiệp định FTA song phương và đa phương Để tăng cường hội nhập, các nước đang phát triển trong đó có Việt Nam đang đứng trước những yêu cầu mở cửa thị trường dịch vụ giao nhận Đặc biệt dịch Covid-19 kéo dài trong hơn 2 năm qua đã khiến không chỉ chuỗi cung ứng hoạt động kém hiệu quả mà chính các doanh nghiệp vận tải cũng chịu ảnh hưởng lớn Trước cơ hội phát triển cũng như thách thức và sự cạnh tranh gay gắt trong tương lai, công ty phải có những chiến lược dài hạn, giải pháp hoàn thiện tốt hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận hàng để nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường Bên cạnh đó có những dấu hiệu biến động như giá vàng, giá dầu tăng cao, thị trường chứng khoán chao đảo, động đất sóng thần, chiến tranh, làm ảnh hưởng tới tình hình XNK trên thế giới

Cơ chế quản lý của nhà nước

Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vì Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước, chúng ta không thể chỉ nói đến những chính sách riêng về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt tuy nhiên không phải chính sách nào nhà nước đưa ra cũng có tác dụng tích cực, nhiều quy định hay thông tư khi ban hành ra gây ra ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa cũng như các doanh nghiệp giao nhận vận tải

Đối thủ cạnh tranh

Theo thống kê ước tính có khoảng hơn 1000 doanh nghiệp tham gia vào thị trường kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Việt Nam Trong đó 80% là các doanh nghiệp tư nhân, đa phần các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hạn chế vốn và công nghệ Ngoài ra, rất nhiều các tập đoàn logistics lớn đã có mặt tại nước ta với quy mô lớn, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, kinh nghiệm lâu năm và khả năng cung ứng toàn bộ chuỗi dịch vụ logistic trong đó bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa, họ là đối thủ cạnh tranh lớn đối với các công ty trong nước

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG

MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO

3.1 Khái quát về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển

Một số thông tin cơ bản về công ty như sau:

Tên công ty:

- Bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO

- Bằng tiếng Anh (tên giao dịch quốc tế): ALIBAO SERVICE TRADING COMPANY LIMITED

Đại diện pháp luật: Ông Đinh Ngọc Quỳnh – Tổng Giám đốc

Trụ sở chính: : LK23, Khu nhà ở Thương mại Công ty TNHH Sông Công Hà

Đông, Đường Hà Trì, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Văn phòng: : LK23, Khu nhà ở Thương mại Công ty TNHH Sông Công Hà

Đông, Đường Hà Trì, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Mã số thuế: 0108838372 Tel: +84354751688

Ngày bắt đầu hoạt động: 24/07/2019 Email: contact@alblogistics.vn Trang web: https://alibao.vn/

Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng (sáu tỷ đồng chẵn) Quá trình phát triển:

Giám đốc Đinh Ngọc Quỳnh đã quyết định thành lập Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao vào ngày 20 tháng 05 năm 2015 và được đăng ký thay đổi vào ngày 24 tháng 07 năm 2019 cùng với những thành viên khác là phó giám đốc Đinh Thanh Tùng Công ty Là đơn vị cung cấp Dịch vụ vận chuyển, đặt hàng hai chiều Trung Quốc-Việt Nam; dịch vụ giấy tờ thông quan; thanh toán, chuyển tiền cho nhà cung cấp ở Trung Quốc; đóng gói hàng hoá,…

Thời gian đầu tiên, công ty đặt trụ sở tại 12 Ngõ 168/21 Nguyễn Xiển Tới tháng 12 năm 2021, công ty mới chuyển trụ sở sang LK23 Hà Trì do quy mô hoạt động rộng lớn hơn Bên cạnh đó, số lượng nhân lực trong công ty cũng tăng theo Lúc thành lập, số lượng lao động trong cả công ty chỉ có khoảng 7 người Tính đến tháng 12 năm 2023, quy mô đã nâng lên tới 51 người Công ty đã và đang hướng tới trở thành công ty giao nhận vận tải quốc tế chuyên nghiệp và phát triển bền vững Bên cạnh đó, từng bước khẳng định vị thế đứng đầu trên thị trường nội địa và quốc tế Hiện nay, Alibao là đối tác tin cậy và sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của các tập đoàn, công ty lớn như UKG Group, Giao Hàng Tiết Kiệm, Techcombank, Nhất Tín Logistics…

3.1.2 Ngành nghề kinh doanh

Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, các lĩnh vực kinh doanh của công ty được mô tả như sau:

Sơ đồ 3.1 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao là doanh nghiệp tiên phong kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế Chuyên nhận đặt hàng hộ và vận chuyển trên các trang thương mại điện tử Taobao, Tmall, 1688, Alibaba, Yahoo.Jp, Amazon.jp của Trung Quốc và Nhật Bản Công ty đã và đang trở thành đơn vị đi đầu trong lĩnh vực order hàng tại Hà Nội và trên cả nước Cụ thể về các dịch vụ như sau:

- Dịch vụ vận tải chuyển tuyến Trung Quốc - Việt Nam

- Vận chuyển hàng lẻ, ghép container bằng đường biển, hàng CLC

- Dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container bằng đường biển nội địa, đường biển quốc tế Alibao chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container thường, hàng lẻ và hàng container đặc biệt Công ty hợp tác với nhiều hãng vận chuyển nổi tiếng như MCC, MSC, EMC, YANGMING… Thị trường trọng yếu của công ty là Trung Quốc, ngoài ra còn mở rộng sang Nhật Bản, Hàn Quốc

- Dịch vụ vận chuyển đường hàng không quốc tế và nội địa Công ty đã ký hợp đồng với các hãng hàng không hàng đầu như Asia Airlines, China Airlines, Japan Air, Vietnam Airlines qua đó đem đến cho khách hàng dịch vụ vận tải hàng không uy tín và an tòa Tuy không chiếm tỷ lệ nhiều bằng đường biển, nhưng dịch vụ vận chuyển

hàng hóa đường hàng không của công ty cũng dần trở nên quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty

- Dịch vụ hỗ trợ giao nhận hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường bộ, đường biển, hàng không,

- Dịch vụ đóng gói vận chuyển: Đối với hàng hóa dễ vỡ hay hỏng hóc, công ty có dịch vụ hỗ trợ bọc xốp, đóng gỗ để hàng hoá có thể vận chuyển an toàn hơn

- Cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận chuyển trọn gói chuyên nghiệp từ kho đi đến kho đích, từ cảng đi đến cảng đích và từ kho đến cảng bằng đường biển Công ty sở hữu kho trung chuyển hàng hóa bên Trung Quốc với diện tích khoảng 3000m2 tại thành phố Bằng Tường, Tỉnh Quảng Tây Bên cạnh đó là hai kho tại Việt Nam ở Phú Lương, Hà Đông và Nguyễn Xiển, Thanh Xuân, Hà Nội

- Dịch vụ thanh toán: Hỗ trợ thanh toán cho nhà cung cấp qua alipay; wechat; nộp tiền, chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng uy tín, ngoại tệ sạch an toàn

Phạm vi kinh doanh và hoạt động: Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành

tất cả các hoạt động kinh doanh theo quy định của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Điều lệ này phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu của Công ty Công ty có thể tiến hành hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác được pháp luật cho phép và được Ban giám đốc phê chuẩn

3.1.3 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty

3.1.3.1.Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Alibao được chia thành các bộ phận chính, mỗi bộ phận đều đảm nhận một chức năng riêng biệt, đảm nhiệm hoạt động kinh doanh theo từng lĩnh vực chính của công ty

Sơ đồ 3.2 Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự

Ban giám đốc: Bao gồm giám đốc và phó giám đốc

Giám đốc là người đứng đầu công ty, đại diện chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của công ty trước pháp luật và trước tập thể nhân viên công ty; chịu trách nhiệm tình hình quản lý và sử dụng vốn, tài sản và hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ huy mọi hoạt động thông qua trưởng phòng hoặc uỷ quyền cho phó giám đốc Tham gia bàn bạc ký kết hợp đồng và công tác đối ngoại

Phó giám đốc có nhiệm vụ chỉ huy theo sự phân công của giám đốc về kế hoạch chiến lược; tham mưu, giúp giám đốc đưa ra quyết định, chiến lược

Bộ phận kế toán: Kế toán trưởng và nhân sự kế toán

Kế toán trưởng: Giám sát và nắm bắt toàn bộ công việc của phòng kế toán, kho và bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận kinh doanh Cùng với giám đốc xem xét kí kết hợp đồng; tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý và kinh doanh dựa trên những phân tích báo cáo tài chính của công ty

Nhân sự kế toán: Ghi chép kịp thời, đầy đủ, trung thực, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày; phản ánh toàn bộ hiện trạng khai thác và quản lý, sử dụng tài sản trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty; cung cấp số liệu báo cáo tài chính phục vụ quản trị doanh nghiệp

Nhận hàng về kho, kiểm đếm lượng hàng hoá và giấy tờ chứng từ của hàng hoá đó Quét mã hàng để cập nhật lên hệ thống đã nhập kho Các bên liên quan thông báo với khách hàng

Khi khách hàng yêu cầu xuất hàng, bộ phận kho đóng gói xếp hàng để xuất khỏi kho

Theo dõi quá trình vận chuyển đến khách hàng Theo dõi hàng hóa lưu kho; Theo dõi lượng hàng hóa lưu kho đã bao nhiêu ngày kể từ ngày nhập kho Nếu quá số ngày được lưu kho thì sẽ thông báo với khách hàng bắt đầu tính chi phí lưu kho

Bộ phận chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận trả lời tin nhắn, nghe điện thoại tư

vấn cho khách hàng Hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về dịch vụ, quy trình, hệ thống của công ty Giải quyết thương lượng với khách hàng về khiếu nại, phản hồi trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ

Bộ phận marketing: Xây dựng kế hoạch lên ý tưởng truyền thông, nâng cao

hiệu quả kênh quảng cáo của công ty nhằm thu hút khách hàng Nghiên cứu, đưa ra những ý tưởng dịch vụ mới cho ban giám đốc

Bộ phận kinh doanh-xuất nhập khẩu:

Phòng kinh doanh: Tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của công

ty, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, xúc tiến sử dụng dịch vụ Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, nghiên cứu thị trường cũng như nhu cầu trong nước Để từ đó có thể dự đoán được nhu cầu và đề xuất kế hoạch cho Công ty góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty Các nhiệm vụ chính:

- Đề xuất các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty

- Tổ chức quản lý công tác thông tin kinh tế, báo cáo thống kê theo định kỳ lên giám đốc Tổ chức quản lý thị trường, nghiên cứu tình hình thị trường trong nước và hệ thống các phương án tiêu thụ sản phẩm, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty, đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt hiệu quả ngày càng cao

- Tiến hành các hoạt động nhằm chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đồng thời lập kế hoạch khai thác và tìm kiếm những khách hàng tiềm năng khác