TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổi trội, Việt Nam ta đã và đang không ngừng vươn lên để hòa mình vào xu thế ấy Sự giao nhận thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh Với tinh thần hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện nhất quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hóa, đa dạng hóa các hệ quốc tế, Việt Nam đã gia nhập nhiều tổ chức khu vực và quốc tế Việc gia nhập Tổ chức thương mại thế giới quan (WTO), Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) và đặc biệt là khi Hiệp định thương mại Việt Nam – EU (EVFTA) vừa được chính thức thông qua vào đầu năm nay Điều đó đã đã mang lại cho Việt Nam nhiều thuận lợi, đặc biệt là cơ hội phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu của ngành giao nhận vận tải
Với điều kiện thuận lợi sẵn có, xuất nhập khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để phát triển, nâng cao giá trị nền kinh tế, có vai trò quyết định trong việc hội nhập kinh tế thế giới của Việt Nam Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cao cần phải có những chiến lược phát triển hợp lý mà một trong số đó là đẩy mạnh giao nhận hàng nhập khẩu Đây là một hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động nhập khẩu Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu tạo điều kiện làm tăng tính cạnh tranh của hàng hóa nước ta trên thị trường thế giới đồng thời đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển của hàng hóa nhập khẩu Ở lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cũng là phương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, trên những tuyến đường xa, cước phí thấp tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu hoạt động hiệu quả Đặc biệt là đối với Việt Nam, biển là một điều kiện tự nhiên rất thuận lợi, vì thế mà giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được khai thác
Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp với nhiều khâu trong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, cơ quan cấp giấy phép, hải quan, cảng vụ… nên các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thường thường mắc nhiều lỗi như chậm tiến độ giao nhận hàng, sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mất mát, giao nhận sai, vướng mắc về thủ tục hải quan, chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu khả năng quản lý nguồn lực Những tác động này ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế sự phát triển của ngành giao nhận vận tải ở Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt như hiện nay
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng đang phải đối mặt với tình trạng khó khăn chung của ngành Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhận nhập khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động đó là một vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Việc tiếp cận quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng quát, khoa học từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn và mang tính thống nhất trong cả quy trình Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản trị, giúp họ điều phối các nguồn lực cho quy trình hợp lý hơn
Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty và dựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin được chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Alibao” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Khi lựa chọn đề tài này, em đã tìm hiểu một số khóa luận của các sinh viên khóa trước cũng như các nguồn tham khảo khác và thấy có khá nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề quản trị hay hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu như:
- Luận văn tốt nghiệp: Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Fruit And Green - Tác giả Mạc Sỹ Thành 2012 Tài liệu với đề tài tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, giúp người đọc hiểu hơn về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng container vận tải biển của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh – Tác giả Trần Hà Phương năm 2015 Báo cáo giúp hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong thực tế tại doanh nghiệp cụ thể Tài liệu thể hiện rõ phương thức, cách thức, quy trình cơ bản về vận tải đặc biệt là vận tải đường biển
- Luận văn tốt nghiệp: Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thương mại và vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2013) Đề tài này đã làm tốt về quản trị quy trình giao nhận hàng, cách thức quản trị có hiệu quả
- Báo cáo thực tập cuối khóa: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty Cổ phần Cung Ứng Tàu Biển Sài Gòn (Saigon Ship Chandler) - Tác giả Huỳnh Nhật Quốc 2014 Tài liệu lấy đề tài về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được đánh giá cao Ngoài những quy trình trong vấn đề giao nhận hàng hóa, tác giả cũng đã đề xuất những giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển
- Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty DACO Logistics Hà Nội Việt Nam - Đỗ Thị Hạnh Ngân, năm
2015 Hướng dẫn một quy trình chuẩn về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu một cách rõ ràng và chi tiết
Nhìn chung các nghiên cứu đều đã đề cập đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, ngoài những quy trình trong vấn đề giao nhận hàng hóa, tác giả cũng đã đề xuất những giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Mỗi đề tài tập trung chuyên sâu vào một vấn đề khác nhau, tuy nhiên em thấy những nghiên cứu chuyên sâu về quản trị quy trình này trong thời gian gần đây không được thực hiện Vì thế bằng nghiên cứu trong bài luận văn của mình, em hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện đầy đủ những kiến thức về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với thực trạng của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, em thấy việc quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu cần được xem xét lại, thay đổi và hoàn thiện hơn sao cho phù hợp với thời gian và nhu cầu hiện tại.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa lý luận về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
- Đề xuất giải pháp với vấn đề quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao.
Phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
Nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao tại thị trường giao nhận hàng nhập khẩu từ Trung Quốc Trong đó, công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao đóng vai trò là người gom hàng, đại lý và làm thủ tục hải quan
Nghiên cứu trên góc độ quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao trong giai đoạn hiện nay, lấy số liệu thứ cấp từ năm 2020 đến tháng 4/2024.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
- Báo cáo và tài liệu có liên quan đến tình hình hoạt động dịch vụ giao nhận tại công ty
- Báo cáo và ấn phẩm kinh tế khác trên các website
- Tài liệu của các tổ chức và doanh nghiệp khác
- Các luận văn, chuyên đề, nghiên cứu khoa học về đề tài liên quan của sinh viên Trường Đại học Thương Mại từ khóa 55 trở về trước
1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Nguồn dữ liệu này được nghiên cứu qua 2 phương thức sau:
- Quan sát: phương pháp này nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ quy trình hoạt động tại công ty, và quan sát này được tiến hành trong quá trình thực tập tại công ty
- Phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này sẽ được thiết kế nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ được thực trạng thực hiện quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Đây sẽ là những dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài Các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đường biển
1.6.3 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng về hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2020 – T6/2023
Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty nhằm đánh giá tính hợp lý và không hợp lý của các dữ liệu này
Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng về quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện nhằm quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
Kết cấu của khóa luận
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding): “là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.” (Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) )
Theo điều 136 Luật Thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hóa là “hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”
2.1.2 Khái niệm người giao nhận
Theo khái niệm của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận (FIATA): “Người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder hay Forwarding agent) là người thu xếp chuyên chở toàn bộ hàng hóa theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân họ không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như đảm bảo lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan kiểm hóa…”
Theo định nghĩa giao nhận vận tải do Ủy ban kinh tế, xã hội châu Á Thái Bình Dương ESCAP đưa ra như sau: “Người giao nhận vận tải là đại lý ủy thác thay mặt nhà xuất nhập khẩu thực hiện những nhiệm vụ từ đơn giản như lưu cước, làm thủ tục thuế quan cho đến làm trọn gói các dịch vụ của toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng”
Theo luật thương mại Việt Nam thì: “Người giao nhận là người làm dịch vụ giao nhận, là các thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, các công ty giao nhận hoặc bất ký thương nhân nào khác.” Đối với hoạt động nhận hàng nhập khẩu đường biển, người nhận hàng ở đây thông thường là các công ty logistics, cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế đường biển Theo yêu cầu của người khách hàng (người nhập khẩu), người nhận hàng sẽ:
- Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa
- Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cước phí cần thiết nếu có
- Tiến hành khai báo hải quan và các thủ tục có liên quan
- Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần
- Giao hàng cho người nhận hàng
- Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại nếu có
2.1.3 Khái niệm giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Giao nhận hàng nhập khẩu là một bộ phận của dịch vụ giao nhận, là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện nghiệp vụ nhận hàng, gom hàng, lưu kho, tổ chức giao nhận hàng hóa cho đơn vị vận tải, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao nhận cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận của chủ hàng gửi để hưởng thù lao Giao nhận hàng nhập khẩu có thể được người giao nhận thực hiện qua nhiều phương thức: bằng đường hàng không, bằng đường sắt, bằng đường biển, bằng container,…
Trong phạm vi khóa luận này, giao nhận hàng nhận nhập khẩu em chỉ xin được đề cập đến giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tức là sử dụng tàu để vận chuyển hàng hóa – một phương thức vận tải phổ biến nhất trong thương mại quốc tế
Có thể hiểu ngắn gọn: Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một dịch vụ liên quan đến quá trình vận tải bằng đường biển nhằm tổ chức việc vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác
Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đường biển góp phần quan trọng hoàn thiện tiến trình giao nhận hàng hóa từ tay người bán đến người mua, từ đó đóng vai trò hoàn thiện chuỗi cung ứng hàng hóa Giúp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và lợi ích sử dụng cho khách hàng
Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển có tác dụng tiết kiệm, giảm chi phí trong quá trình lưu thông phân phối (ở đây, chủ yếu là phí vận tải chiếm tỷ lệ lớn, chi phí này cấu thành giá cả hàng hóa trên thị trường Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển càng hoàn thiện và hiện đại sẽ tiết kiệm cho chi phí vận tải và các chi phí khác phát sinh trong quá trình lưu thông Do đó, giảm thiểu được chi phí này sẽ góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, tăng yếu tố cạnh tranh trong các doanh nghiệp Từ đó gia tăng giá trị kinh doanh cho doanh nghiệp
2.1.4 Khái niệm về quy trình, quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.4.1 Khái niệm quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc tiếp nhận hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển
2.1.4.2 Khái niệm quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
Là một hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi nhận hàng hóa đến nơi giao nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận hàng xuất khẩu , giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
Vai trò của quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển:
- Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận
- Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp giao, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu trong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận.
Một số nguyên lý về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
Quyền hạn của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA(Liên đoàn các hiệp hội giao nhận kho vận Quốc tế), người giao nhận có quyền:
- Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tuỳ ý quyết định sử dụng những phương tiện và tuyến đường vận tải thông thường
- Cần giữ hàng hóa để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng nợ
Mặc dù người giao nhận có các quyền của người đại lý đối với chủ của mình, nhưng quyền này không thực sự đủ để bảo vệ cho họ trong thực tế giao nhận hiện đại ngày nay Vì lý do đó tốt hơn hết là người giao nhận nên giao nhận dịch theo những điều kiện và điều khoản đã biết và những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn của các hiệp hội giao nhận quốc gia
Nghĩa vụ của người giao nhận với tư cách là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận phải:
- Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng với một sự quan tâm hợp lý nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng
- Tổ chức và lo liệu vận chuyển hàng hoá được uỷ thác theo sự chỉ dẫn của khách hàng
Trách nhiệm của người vận tải với tư cách là người đại lý: người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi của bản thân mình hoặc người làm công cho mình
Trách nhiệm đối với khách hàng
- Người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với khách hàng về những mất mát hoặc hư hỏng vật chất về hàng hoá nếu mất mát hoặc hư hỏng là do lỗi của người giao nhận hoặc người làm người làm công của người giao nhận Mặc dù theo những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, người giao nhận không phải chịu trách nhiệm về những tổn thất hoặc hậu quả gián tiếp nhưng người giao nhận nên bảo hiểm cả những rủi ro đó vì khách hàng vẫn có thể khiếu nại
- Người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với khách hàng về những lỗi lầm về nghiệp vụ: người giao nhận hoặc người làm công của người giao nhận có thể có lỗi lầm hoặc sơ suất không phải do cố ý nhưng gây thiệt hại về tài chính cho khách hàng của mình
- Giao nhận hàng trái với chỉ dẫn: giao nhận hàng không đúng như chỉ dẫn của khách hàng
- Quên mua bảo hiểm mà khách hàng đã có chỉ thị mua
- Sai sót khi làm thủ tục hải quan gây nên chậm trễ về khai hải quan hặc gây tổn thất cho khách hàng
- Gửi hàng sai địa chỉ: chuyển hàng đến sai địa điểm
- Giao nhận hàng thiếu mà không có giám định của hải quan Đối với việc giao nhận hàng chậm mặc dù người giao nhận thường không ràng buộc mình phải giao nhận hàng vào một ngày nhất định tại nơi đến và không nhận trách nhiệm về việc giao nhận hàng chậm song xu hướng hiện nay là chấp nhận một mức độ trách nhiệm vừa phải về sự chậm trễ quá đáng; giới hạn bằng số tiền cước phải trả cho hàng chậm giao nhận
Trách nhiệm đối với hải quan
Hầu hết ở tất cả các quốc gia người giao nhận có giấy phép được tiến hành công việc khai hải quan phải chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan về sự tuân thủ những quy định hải quan về sự khai báo đúng về trị giá số lượng và tên hàng nhằm tránh thất thu cho chính phủ Nếu vi phạm những quy định này người giao nhận có thể sẽ phải chịu phạt tiền mà tiền phạt đó không đòi lại được từ phía khách hàng
Trách nhiệm đối với bên thứ ba
Người giao nhận dễ bị bên thứ ba chẳng hạn như công ty bốc xếp, cơ quan cảng…là những người có liên quan đến hàng hoá trong quá trình chuyên chở, khiếu nại về:
- Tổn thất vật chất về tài sản của bên thứ ba và hậu quả của tổn thất đó
- Người của bên thứ ba bị chết, bị thương hoặc ốm đau và hậu quả của việc đó
Về chi phí, người giao nhận phải gánh chịu mọi chi phí trong quá trình điều tra, khiếu nại để bảo vệ quyền lợi cho mình và hạn chế tổn thất như chi phí giám định, chi phí pháp lý, phí lưu kho thậm chí nếu người giao nhận không phải chịu trách nhiệm người giao nhận cũng không thể được phía bên kia bồi thường lại
Như đã nói ở trên, người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi hoặc sơ suất của bản thân hoặc của người làm công của mình Người giao nhận không chịu trách nhiệm đối với những hành vi hay sơ suất của bên thứ ba, chẳng hạn như người chuyên chở, người nhận lại dịch vụ giao nhận miễn là người giao nhận đã biểu hiện một sự cần mẫn hợp lý trong việc lựa chọn bên thứ ba đó
2.2.2 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng nhận nhập khẩu
Pháp luật Việt Nam Ở Việt Nam, hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật có liên quan như:
- Luật Thương mại Việt Nam (2005)
- Bộ luật hàng hải (2005 và 2015)
Các quy tắc, pháp luật quốc tế
Các quy phạm pháp luật quốc tế điều chỉnh hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu như các công ước quốc tế về vận đơn và vận tải như:
- Công ước quốc tế Brussel hay quy tắc Hague ký ngày 25/8/1924, sửa đổi bổ sung ngày 23/2/1968 gọi là Hague – Visby
- Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương tiện được thông qua tại Geneva ngày 24/5/1980
- Điều kiện cơ sở giao nhận hàng Incoterms 2010, mới đây là Incoterms 2020, điều kiện kinh doanh chuẩn của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận hàng hóa, quy tắc chứng từ vận tải đa phương tiện do ủy ban Liên hợp quốc về thương mại và phát triển (UNCTAD) và phòng thương mại quốc tế (ICC) phát hành
Nguyên tắc giao nhận hàng nhập khẩu:
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
- Việc giao nhận hàng nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng
- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng
- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao nhận hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao hàng nhập khẩu tại các cảng biển Việt nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất;
- Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương thức ấy
Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Lập kế hoạch quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Ý nghĩa việc lập kế hoạch
- Việc lập một kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp cho hàng hóa được giao đúng thời gian, hàng hóa được chuyên chở một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ định hướng cho các hoạt động của quá trình giao nhận, xác định rõ nội dung công việc vào từng thời điểm và yêu cầu với các nội dung công việc đó
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định
Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa nhập khẩu :
- Chuẩn bị để nhận hàng hóa
- Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
- Lập chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi của chủ hàng
2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Chuẩn bị để nhận hàng
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người bán (nếu mua FOB, CFR)
- Lập phương án nhận hàng
- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận tay ba hay dưới cần cẩu ở cảng
Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
Làm thủ tục hàng nhập khẩu
- Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)
Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao tay ba), và kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng)
- Xuất trình Vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu
- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container)
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng B/L hoặc toàn tàu
Với hàng không lưu kho, bãi cảng
- Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhân hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa
- Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời Hải quan áp tải
Với hàng phải lưu kho, bãi cảng
- Cảng nhận hàng từ tàu:
Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm)
Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (Cán bộ giao nhân phải cung cảng lập) Đưa hàng về kho bãi
- Cảng giao hàng cho chủ hàng:
Khi nhận được thông báo hàng đến, người nhận phải mang O.B/L, giấy giới thiệu đến hãng tàu để làm lệnh giao hàng (D/O- Delivery Order) Khai báo Hải quan và nộp thuế nhập khẩu
Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai
Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng (tại đây lưu 1 bản D/O)
Mang 2 bản D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Chuyển phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu ( nếu có)
Chở hàng về kho riêng của mình
Với hàng nguyên container (FCL)
- Khi nhận đc Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O
- Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý để xác nhận D/O
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
Với hàng lẻ container (LCL)
- Chủ hàng mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng
- Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra Sau khi Hải quan xác nhận "Hoàn thành thủ tục Hải quan", hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng để đưa về kho của chủ hàng
Bước 3: Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
- Biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record
- Thư dự kháng - Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (Thay thế cho Notice of Claim)
- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo outturn Report (COR)
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu - Report on receipt of Cargo (ROROC)
- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với sơ lược khai - Certificate of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)
- Biên bản giám định - Survey Report/ Certificate of Servey
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình
2.3.3 Giám sát, điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Nội dung kiểm tra, giám sát
Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện nhận hàng của công ty để đảm bảo tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình nhận hàng Kiểm tra giám sát ở các nội dung:
- Khối lượng hàng hóa: chủng loại, số lượng của từng chủng loại
- Chất lượng hàng hóa: sự tuân thủ về chất lượng, nơi cung cấp bao bì…
- Chi định tàu cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểm của tuyến vận chuyển
- Lịch nhận hàng: lịch trình nhận hàng, số lần nhận, thời điểm nhận hàng…
- Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác
- Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí
- Thanh toán tiền cước: tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, chứng từ cho mỗi lần thanh toán
Các phương pháp giám sát quy trình:
Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện nhận hàng Điều hành quá trình giao hàng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:
- Chất lượng: Giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợp đồng
- Tùy chọn số lượng: Đề cập đến giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóa quy định trong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó
- Hợp đồng vận tải: Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinh trong khi bốc hàng lên tàu, hay dỡ hàng ra khỏi tàu
- Hợp đồng bảo hiểm (nếu có): Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất
- Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và người mua nên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải quyết tranh chấp Khi đó công ty cần thu thập thông tin cần thiết cho khách hàng, cùng khách hàng giải quyết
2.3.4 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.4.1 Những nhân tố thuộc doanh nghiệp
Chất lượng nhân sự Đây là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định phần lớn thành công của doanh nghiệp đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Bởi lẽ, người giao nhận hàng hóa đòi hỏi đội ngũ nhân sự có chuyên môn vững vàng về xu hướng phát triển của thị trường, giá cước, thành thạo những điều khoản và nghiệp vụ trong hoạt động ngoại thương Đặc biệt hơn với vận tải biển, chuyên chở những hàng hóa siêu trường, siêu trọng, mức độ rủi ro cao hơn các phương tiện vận tải khác thì chất lượng nhân sự lại càng đóng vai trò vô cùng quan trọng Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là khâu tổ chức nhận hàng
Khái quát về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển
Một số thông tin cơ bản về công ty như sau:
- Bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO
- Bằng tiếng Anh (tên giao dịch quốc tế): ALIBAO SERVICE TRADING COMPANY LIMITED Đại diện pháp luật: Ông Đinh Ngọc Quỳnh – Tổng Giám đốc
Trụ sở chính: : LK23, Khu nhà ở Thương mại Công ty TNHH Sông Công Hà Đông, Đường Hà Trì, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng: : LK23, Khu nhà ở Thương mại Công ty TNHH Sông Công Hà Đông, Đường Hà Trì, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Ngày bắt đầu hoạt động: 24/07/2019
Trang web: https://alibao.vn/
Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng (sáu tỷ đồng chẵn)
Giám đốc Đinh Ngọc Quỳnh đã quyết định thành lập Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao vào ngày 20 tháng 05 năm 2015 và được đăng ký thay đổi vào ngày 24 tháng 07 năm 2019 cùng với những thành viên khác là phó giám đốc Đinh Thanh Tùng Công ty Là đơn vị cung cấp Dịch vụ vận chuyển, đặt hàng hai chiều Trung Quốc-Việt Nam; dịch vụ giấy tờ thông quan; thanh toán, chuyển tiền cho nhà cung cấp ở Trung Quốc; đóng gói hàng hoá,…
Thời gian đầu tiên, công ty đặt trụ sở tại 12 Ngõ 168/21 Nguyễn Xiển Tới tháng 12 năm 2021, công ty mới chuyển trụ sở sang LK23 Hà Trì do quy mô hoạt động rộng lớn hơn Bên cạnh đó, số lượng nhân lực trong công ty cũng tăng theo Lúc thành lập, số lượng lao động trong cả công ty chỉ có khoảng 7 người Tính đến tháng
12 năm 2023, quy mô đã nâng lên tới 51 người Công ty đã và đang hướng tới trở thành công ty giao nhận vận tải quốc tế chuyên nghiệp và phát triển bền vững Bên cạnh đó, từng bước khẳng định vị thế đứng đầu trên thị trường nội địa và quốc tế Hiện nay, Alibao là đối tác tin cậy và sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của các tập đoàn, công ty lớn như UKG Group, Giao Hàng Tiết Kiệm, Techcombank, Nhất Tín Logistics…
Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, các lĩnh vực kinh doanh của công ty được mô tả như sau:
Sơ đồ 3.1 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao là doanh nghiệp tiên phong kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế Chuyên nhận đặt hàng hộ và vận chuyển trên các trang thương mại điện tử Taobao, Tmall, 1688, Alibaba, Yahoo.Jp, Amazon.jp của Trung Quốc và Nhật Bản Công ty đã và đang trở thành đơn vị đi đầu trong lĩnh vực order hàng tại Hà Nội và trên cả nước Cụ thể về các dịch vụ như sau:
- Dịch vụ vận tải chuyển tuyến Trung Quốc - Việt Nam
- Vận chuyển hàng lẻ, ghép container bằng đường biển, hàng CLC
- Dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container bằng đường biển nội địa, đường biển quốc tế Alibao chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container thường, hàng lẻ và hàng container đặc biệt Công ty hợp tác với nhiều hãng vận chuyển nổi tiếng như MCC, MSC, EMC, YANGMING… Thị trường trọng yếu của công ty là Trung Quốc, ngoài ra còn mở rộng sang Nhật Bản, Hàn Quốc
- Dịch vụ vận chuyển đường hàng không quốc tế và nội địa Công ty đã ký hợp đồng với các hãng hàng không hàng đầu như Asia Airlines, China Airlines, Japan Air, Vietnam Airlines qua đó đem đến cho khách hàng dịch vụ vận tải hàng không uy tín và an tòa Tuy không chiếm tỷ lệ nhiều bằng đường biển, nhưng dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường hàng không của công ty cũng dần trở nên quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty
- Dịch vụ hỗ trợ giao nhận hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường bộ, đường biển, hàng không,
- Dịch vụ đóng gói vận chuyển: Đối với hàng hóa dễ vỡ hay hỏng hóc, công ty có dịch vụ hỗ trợ bọc xốp, đóng gỗ để hàng hoá có thể vận chuyển an toàn hơn
- Cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận chuyển trọn gói chuyên nghiệp từ kho đi đến kho đích, từ cảng đi đến cảng đích và từ kho đến cảng bằng đường biển Công ty sở hữu kho trung chuyển hàng hóa bên Trung Quốc với diện tích khoảng 3000m2 tại thành phố Bằng Tường, Tỉnh Quảng Tây Bên cạnh đó là hai kho tại Việt Nam ở Phú Lương, Hà Đông và Nguyễn Xiển, Thanh Xuân, Hà Nội
- Dịch vụ thanh toán: Hỗ trợ thanh toán cho nhà cung cấp qua alipay; wechat; nộp tiền, chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng uy tín, ngoại tệ sạch an toàn
Phạm vi kinh doanh và hoạt động: Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động kinh doanh theo quy định của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Điều lệ này phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu của Công ty Công ty có thể tiến hành hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác được pháp luật cho phép và được Ban giám đốc phê chuẩn
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của công ty
Cơ cấu tổ chức của Alibao được chia thành các bộ phận chính, mỗi bộ phận đều đảm nhận một chức năng riêng biệt, đảm nhiệm hoạt động kinh doanh theo từng lĩnh vực chính của công ty
Sơ đồ 3.2 Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự Ban giám đốc : Bao gồm giám đốc và phó giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu công ty, đại diện chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của công ty trước pháp luật và trước tập thể nhân viên công ty; chịu trách nhiệm tình hình quản lý và sử dụng vốn, tài sản và hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ huy mọi hoạt động thông qua trưởng phòng hoặc uỷ quyền cho phó giám đốc Tham gia bàn bạc ký kết hợp đồng và công tác đối ngoại
Phó giám đốc có nhiệm vụ chỉ huy theo sự phân công của giám đốc về kế hoạch chiến lược; tham mưu, giúp giám đốc đưa ra quyết định, chiến lược
Bộ phận kế toán : Kế toán trưởng và nhân sự kế toán
Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
3.2.1 Khái quát tình hình chung hoạt động kinh doanh chung của công ty
Sau hơn 8 năm hình thành, hoạt động và phát triển, Alibao đã vượt qua nhiều khó khăn và đạt được nhiều thành tích đáng kể Trong những năm qua công ty đã khẳng định mình bằng chính uy tín và chất lượng những sản phẩm dịch vụ đem lại cho khách hàng Có thể nói đây là một quá trình phát triển rất đáng được khích lệ, bởi trong nhiều năm liên tiếp, công ty đã dành được những con số doanh thu ấn tượng
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao (2020-T9/2023) (Đơn vị: VNĐ)
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 9 tháng đầu năm 2023
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận kế toán trước thuế 2.393.124.332 1.068.597.70 3.143.347.585 2.135.478.245
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021, 2022, 9 tháng đầu năm
Biểu đồ 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và
Bảng 3.2.Tổng doanh thu từ các loại hình dịch vụ của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao (2020-T9/2023) ( Đơn vị: VNĐ)
Lĩnh vực Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 9 tháng đầu năm 2023 Đường bộ 25.462.302.632 22.015.475.898 22.892.568.541 19.359.392.769 Đường biển
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021, 2022, 9 tháng đầu năm 2023- Phòng Kế toán)
Biểu đồ 3.2 Tổng doanh thu từ các loại hình dịch vụ của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao (2020-T9/2023)
Dựa vào các bảng và biểu đồ, có thể thấy rằng doanh thu và lợi nhuận của công ty có xu hướng biến động nhẹ do ảnh hưởng lớn từ tình trạng dịch bệnh đến hoạt động của công ty Năm 2020 lợi nhuận công ty đạt mức triển vọng Năm 2021, lợi nhuận của công ty có sự suy giảm rõ rệt, cụ thể giảm 55,35% so với năm 2020 Sự biến động về lợi nhuận trong giai đoạn này là do ảnh hưởng của dịch Covid-19, hơn nữa vào những tháng cuối năm tình trạng giá cước tăng cao, thiếu cont, thiếu vỏ, thiếu space… dẫn tới tỷ lệ giá vốn bán hàng trên doanh thu năm 2021 cao hơn so với tỷ lệ giá vốn bán hàng trên doanh thu năm 2020 Mặc dù vào thời điểm 2020 – 2021 các doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng bởi dịch Covid - 19 tuy nhiên Công ty vẫn không bị thua lỗ và vẫn thu về được lợi nhuận để làm tiền đề giúp Công ty phát triển hơn trong năm
2021 – 2022, đến nửa cuối 2021, tình hình Covid-19 được kiểm soát, hoạt động kinh doanh của công ty mới được phục hồi trở lại Tuy nhiên năm 2022 được đánh giá là năm có nhiều biến động, nền kinh tế diễn biến khó khăn hơn dưới tác động của cuộc xung đột Nga - Ukraine khiến nhiều mặt hàng đứt gãy nguồn cung ứng; giá tăng mạnh, thị trường bất động sản đóng băng, Trung Quốc duy trì thời gian phong tỏa kéo dài… dẫn đến tận cuối năm 2022 tới 9 tháng đầu năm 2023, doanh thu và lợi nhuận của công ty đã được phục hồi trở lại
Mặc dù phải đối mặt với không ít khó khăn, tuy nhiên so với mặt bằng chung cả thị trường thì có thể thấy rằng doanh thu của Alibao vẫn tương đối ổn định và có xu hướng phát triển hơn nữa trong những năm sắp tới Kết quả này có được là nhờ ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên đã không ngừng nỗ lực, cải thiện được những khó khăn của các năm trước đó Hơn nữa, trong những năm hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, công ty đã tạo được niềm tin ở khách hàng với nhiều hợp đồng có giá trị cao
3.2.2 Khái quát dịch vụ giao hàng nhập khẩu bằng đường biển trong những năm gần đây của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động chính của Công ty, doanh thu của dịch vụ này luôn chiếm tỷ trọng lớn vào khoảng 80- 90% tổng doanh thu Trong đó giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường biển là phương thức giao nhận chủ yếu chỉ xếp sau đường bộ Lợi nhuận từ dịch vụ đường biển đem về cho Công ty khoản lợi nhuận đáng kể (chiếm khoảng 18,34% tổng doanh thu), cụ thể: năm 2020 doanh thu đạt 6,36 tỷ VNĐ; năm 2021 giảm mạnh còn 4,89 tỷ VNĐ; năm 2022 phục hồi, tăng trở lại đạt 6,78 tỷ VNĐ; doanh thu 9 tháng đầu năm nay từ hoạt động này tăng trưởng nhanh, đạt 6,6 tỷ VNĐ Tuy nhiên vẫn chưa thể coi đây là thành tựu, bởi việc chuyển đổi hình thức vận chuyển từ đường bộ sang đường biển gặp nhiều khó khăn bởi Trung Quốc, hơn nữa, cũng cần cân nhắc những phát sinh phí đường biển và thiếu container Doanh thu của vận chuyển đường biển vẫn cần đẩy mạnh, củng cố thêm
Thị trường mà Alibao tập trung khai thác là thị trường vận chuyển Trung Quốc- Việt Nam Các đối tác lớn của Alibao phải kể đến như Eurowindow, Công ty TNHH Công nghệ TKE Việt Nam, Gia dụng VIETCOOK, các trang Thương mại điện tử Trung Quốc như Taobao, Tmall, 1688, Alibaba… của Trung Quốc, cùng các nhà máy, xưởng đối tác Trung Quốc Công ty chủ yếu thực hiện giao nhận cho các nhà máy sản xuất hàng gia dụng, nhôm, sắt thép, các nhà máy sản xuất hàng xuất khẩu, các công ty nhập khẩu máy móc thiết bị, nhập khẩu nguyên vật liệu và nhập khẩu hàng tiêu dùng trong đó khách hàng mục tiêu mà công ty hướng tới là các công ty cung cấp các sản phẩm gia dụng, bách hóa, thiết bị điện, các sản phẩm vật liệu xây dựng, Do ngành nghề kinh doanh chủ yếu là vận tải nên khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức, cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa Các khách hàng của công ty phủ sóng hầu hết các tỉnh thành trên toàn quốc
Bảng 3.3 Giá trị giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao giai đoạn 2020- T9/2023 (Đơn vị tính: VNĐ)
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021, 2022, 9 tháng đầu năm 2023- Phòng Kế toán)
Qua bảng số liệu cho thấy giá trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty có sự giảm sút mạnh vào năm 2021 do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, cụ thể giảm từ 6,36 tỷ đồng xuống còn 4,89 tỷ, tức giảm 23,16%, bên cạnh đó cũng làm giảm tỷ trọng so với tổng giá trị giao nhận của công ty Tuy nhiên, sau khi vượt qua giai đoạn khó khăn trên lại xuất hiện sự tăng trưởng về cả tỷ trọng lẫn giá trị giao nhận, cụ thể giai đoạn 2021-2022 tăng 1,89 tỷ - tức 38,6%, đồng thời nâng tỷ trọng so với tổng giá trị giao nhận lên mức 20,17% - một bước tăng trưởng lớn, và chỉ trong 9 tháng đầu năm 2023 giá trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đã đạt hơn 98% so với năm trước đó, báo hiệu cho sự gia tăng hơn nữa về cả chỉ số phát triển lẫn lợi nhuận thu về Cũng chỉ trong 9 tháng đầu năm 2023 tỷ trọng giá trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cũng đã tăng lên 23,84% so với tổng GTGN, khi nền kinh tế đã đi vào ổn định trở lại, có thể cho thấy, công ty đã và đang đẩy mạnh phát triển hơn nữa hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển, không ngừng nỗ lực và rút ra nhiều kinh nghiệm sau thời gian dài bị tác động.
Thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu
Cung cấp dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một quá trình phức tạp liên quan đến nhiều đơn vị bên ngoài và các bộ phận chức năng trong công ty, dễ xảy ra sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp Vì vậy, tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu tiến hành thường xuyên
Cụ thể, Ban Giám đốc sẽ họp với các bộ phận để lập kế hoạch hàng tháng, đề ra các mục tiêu về doanh thu, chi phí và phân bổ nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đề ra Kế hoạch tổ chức nhận hàng do các trưởng phòng phối hợp lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực các phòng ban Với những khách hàng lâu năm thì hầu như việc lên kế hoạch giao nhận hàng không cần trưởng phòng tiến hành Còn với những khách hàng mới, kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển sẽ được thực hiện bao gồm các nội dung sau:
- Nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận chuyển: khi có một lô hàng mới, nhân viên Kinh doanh sẽ liên hệ với đại lý nước ngoài để lấy các thông tin vận chuyển của lô hàng như tình hình chuẩn bị hàng hóa của shipper và thông tin booking, lịch tàu chạy, ngày đến dự kiến Sau đó nhân viên Kinh doanh báo cho các bộ phận khác để tiến hành làm hàng
- Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: khi đại lý gửi pre-alert và các chứng từ nháp, nhân viên chứng từ kiêm tra thông tin xem đã chính xác chưa, sau đó làm các chứng từ: HBL, khai MNF và AN khi nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, lấy DO Nhân viên xuất nhập khẩu thực hiện thông quan hàng hóa Nhân viên giao nhận cầm bộ chứng từ đầy đủ đi nhận hàng
- Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu và giao hàng cho khách: nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ đến kho/cảng để nhận hàng và sắp xếp phương tiện vận chuyển hàng từ cảng về kho của khách
- Quyết toán chi phí: bộ phận kế toán quyết toán các chi phí để xuất hóa đơn cho các bên liên quan bao gồm: phí vận chuyển và phí local charge tại đầu nhập, phí hoa hồng cho đại lý và tổng chi phí thu khách hàng
Bảng 3.4 Kế hoạch phân công các công việc trong thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty
Công việc Các bên thực hiện
Nắm tình hình hàng hóa xuất khẩu và phương tiện vận chuyển
Phòng Kinh doanh kết hợp Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH)
Nhận các chứng từ từ đại lí, kiểm tra chứng từ
Chuẩn bị bộ chứng từ Phòng xuất nhập khẩu
Lấy lệnh giao hàng Phòng xuất nhập khẩu
Khai báo và thông quan hàng nhập khẩu Phòng xuất nhập khẩu
Nhận hàng hóa và tổ chức giao cho khách
Bộ phận kho (giao nhận) kết hợp Phòng kinh doanh
Gửi bộ chứng từ cho đại lí nước ngoài Phòng xuất nhập khẩu
Quyết toán và lưu hồ sơ Bộ phận kế toán
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu được xây dựng với từng nội dung công việc cụ thể, phân chia rõ ràng trách nhiệm các bộ phận Nhìn chung, việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu tại Alibao không gặp nhiều vấn đề khó khăn
3.3.2 Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
- Đối với lô hàng chỉ định: đại lý sẽ gửi pre-alert cho phòng Xuất nhập khẩu, nhân viên CSKH và nhân viên XNK sẽ liên hệ với đại lý để nhận thông tin chuyến tàu bao gồm: số booking, tên hãng tàu, tên tàu, số chuyến, ngày ETA, ETD, loại container, POL, POD và kiểm tra thông tin chuẩn bị hàng hóa của người xuất khẩu
- Đối với lô hàng công ty tự tìm kiếm:
Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ xin các thông tin liên quan đến lô hàng, sau đó gửi cho phòng Kinh doanh để nhân viên Kinh doanh check với đại lý đầu nước ngoài về lịch tàu, giá cước vận chuyển Dựa vào các thông tin từ đại lý, nhân viên Kinh doanh tiến hành chào giá, nếu khách hàng đồng ý với giá đó thì tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng giao nhận
Nhân viên Kinh doanh gửi thông tin đầy đủ cho CSKH, bao gồm: tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, thông tin chi tiết về hàng hóa (tên hàng, số lượng, cân nặng, kích thước, tính chất đặc biệt của hàng nếu có), thông tin cảng đi (POL), Cảng dỡ hàng (POD), cách đóng gói, điều kiện giao hàng, thông tin về người xuất khẩu,
CSKH gửi thông tin của người xuất khẩu cho đại lý để đại lý liên hệ và check thời gian hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng, đại lý sẽ đặt lịch tàu có ngày ETD gần nhất với ngày hàng hóa đã được chuẩn bị Khi đại lý đã booking, đại lý sẽ phát hành S/O cho shipper Đại lý sẽ làm các thủ tục liên quan đến lô hàng ở phía đầu nước xuất khẩu
Nhân viên CSKH và nhân viên XNK cần thường xuyên mail với đại lý để check về tình hình chuẩn bị hàng của shipper, lịch tàu chạy và ngày tàu đến dự kiến để tiến hành làm các chứng từ đúng hạn
Bước 2: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
- Nhận và kiểm tra bộ chứng từ vận tải
Khi người xuất khẩu đã hoàn thành việc giao hàng và các chứng từ cho hãng tàu, đại lý của công ty sẽ gửi cho công ty các chứng từ: MBL, HBL, debit note và thông tin về tàu, ngày tàu chạy và ngày đến dự kiến
Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên phòng XNK tiến hành kiểm tra các thông tin trên giữa các chứng từ đã chính xác và khớp nhau hay chưa (tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, cảng đi, cảng đến, tên tàu, số chuyến, mô tả chi tiết của hàng hóa, số kiện và cân nặng G.W, kích thước, số container, số chì, ngày vận đơn và loại vận đơn) Lưu ý, thông thường tên người nhập khẩu trên MBL phải là Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, tên người nhập khẩu trên HBL là khách hàng của công ty, là người nhập khẩu thực tế Tuy nhiên có trường hợp khách hàng yêu cầu tự đứng tên trên MBL, khi đó trên chứng từ của công ty sẽ đứng tên ở vị trí Notify Party, công ty đóng vai trò như người thông báo Nếu kiểm tra chứng từ thấy có sai sót, thì nhân viên XNK cần liên hệ ngay với đại lý để bổ sung, sửa chữa, sau đó đại lý phải gửi lại chứng từ đã sửa cho công ty để kiểm tra và xác nhận lại
- Chuẩn bị bộ chứng từ
Sau khi kiểm tra thông tin các chứng từ nhận được từ đại lý thấy đã chính xác, nhân viên XNK tiến hành làm các chứng từ để gửi khách hàng của mình Dựa vào MBL nhận được, nhân viên chứng từ làm HBL trong đó shipper là tên người xuất khẩu, consignee là tên khách hàng
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
Trải qua hơn 8 năm hoạt động, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao đã đạt được nhiều thành tựu nhất định và khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường Logistics Việt Nam- Trung Quốc Tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn từ năm 2020 -2022 nhìn chung tương đối tốt do sự cố gắng của toàn bộ đội ngũ nhân viên và ban lãnh đạo, cùng với những kinh nghiệm qua thời gian dịch bệnh tác động và các kinh nghiệm thị trường Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã đạt được những thành tựu như sau:
Thứ nhất, về việc lên kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển:
Công ty đã xây dựng các kế hoạch cụ thể, phù hợp với định hướng và tình hình thực tế Công ty thực hiện lên kế hoạch cả trong dài hạn và trong ngắn hạn, ban Giám đốc phối hợp cùng các trưởng phòng thực hiện lên kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu Cùng với kinh nghiệm của đội ngũ quản lý với nhiều năm trong nghề, có chuyên môn cao và am hiểu về thị trường, việc lập kế hoạch luôn triển khai dễ dàng, hợp lý, đảm bảo kịp thời để xử lý các vấn đề trong quy trình tác nghiệp Lập kế hoạch tốt tạo thuận lợi cho việc tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Thứ hai, xây dựng được quy trình giao nhận hàng nhập khẩu chặt chẽ Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty được xây dựng với các bước rõ ràng dựa theo quá trình vận chuyển của hàng hóa Mỗi bước trong quy trình đã nêu rõ công việc cần làm, ai làm khi nào và như thế nào Quy trình tác nghiệp của công ty không chỉ chặt chẽ, phân chia nhiệm vụ rõ ràng mà còn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận để quy trình tổ chức nhận hàng đạt được hiệu quả cao nhất Nhờ vào sự phối hợp giữa các phòng ban trong quy trình làm hàng nên nhân viên có thể phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, đảm bảo tiến độ lô hàng, qua đó thể hiện tính chuyên nghiệp và năng lực cao của công ty
Thứ ba, về công tác giám sát và điều hành Công ty thực hiện giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa và toàn bộ tiến độ xử lý một lô hàng để luôn nắm bắt được tình hình và tránh những sai sót xảy ra Cùng với sự hỗ trợ từ các ứng dụng thông minh, việc giám sát quy trình thực hiện của công ty dễ dàng, chính xác hơn và đạt hiệu quả cao Cùng với công tác giám sát, công ty đề ra các biện pháp điều hành cụ thể ứng với từng trường hợp, giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh, đảm bảo lô hàng được hoàn thành tốt nhất
Thứ tư, về chất lượng của đội ngũ nhân viên Đội ngũ nhân viên công ty có đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình, sáng tạo, giàu kinh nghiệm, biết nắm bắt thị trường giúp cho hiệu suất công việc được nâng cao Ngoài ra, công ty cũng không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên để nhân viên luôn hoàn thành tốt các công đoạn trong tiến độ giao nhận hàng, có thể giải quyết các vấn đề phát sinh, bởi hàng hóa vận chuyển quốc tế rất dễ gặp rủi ro trên đường vận chuyển tới điểm đích
Thứ năm, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của công ty Công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình, nỗ lực mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng Bằng việc quản trị tốt quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đã góp phần giúp cho các hoạt động giao nhận của công ty đạt hiệu quả cao hơn, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Công ty đã cung cấp đa dạng các dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế và các dịch vụ liên quan, các hình thức dịch vụ phong phú, linh hoạt nhằm đáp ứng cao nhu cầu khách hàng Chất lượng dịch vụ ổn định, khả năng cung ứng đa dạng, phù hợp và nhanh chóng đảm bảo tiến độ và độ an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển cũng như thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng sau sử dụng dịch vụ Bên cạnh đó, hiện nay công ty đã xây dựng được mạng lưới đại lý trên toàn quốc cũng như thị trường vận chuyển Trung Quốc với hơn
350 đại lý, đảm bảo có thể vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, uy tín, đảm bảo chất lượng, hợp tác với rất nhiều các hãng tàu lớn và các hãng máy bay và hãng xe tải, xe kéo cont nội địa cũng như quốc tế
Bên cạnh những thành công đã đạt được thì Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
Thứ nhất, còn tồn tại nhiều vấn đề phát sinh trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Các sai sót mắc phải trong khâu chuẩn bị bộ chứng từ và khai báo hải quan như nhân viên kiểm tra đối chiếu thông tin không chính xác, áp sai mã HS, tính sai thuế, nhập liệu sai, dẫn đến sai chứng từ, bộ chứng từ không hoàn chỉnh để khai báo hải quan, phải mất một thời gian chờ bổ sung mới có thể khai báo Tỷ lệ sai sót khi làm chứng từ tuy không cao nhưng có dấu hiệu tăng nhẹ trong một số năm gần đây, điều này ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín doanh nghiệp Bên cạnh đó là quá trình nhận hàng tại cảng còn nhiều rủi ro về hàng hóa như bị hỏng hóc, thiếu hàng Các vấn đề này làm chậm tiến độ nhận hàng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty
Thứ hai, khó khăn trong việc giám sát và điều hành Khi có phát sinh, đôi khi quản lý các bộ phận không thể quyết định phương án giải quyết ngay mà phải báo cáo và chờ sự hỗ trợ của cấp quản lý cao hơn, điều này gây kéo dài thời gian xử lý vấn đề, ảnh hưởng đến quy trình thực hiện nghiệp vụ, khó đáp ứng được tiến độ lô hàng Sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia vào quy trình nhận hàng đôi khi còn thiếu nhịp nhàng, chưa có sự phối hợp ăn ý giữa các nhân viên phụ trách các khâu khác nhau dẫn đến tiến độ nhận và giao hàng bị chậm trễ, ảnh hưởng trực tiếp đến công ty và khách hàng
Thứ ba, chất lượng nhân viên vẫn chưa được đồng đều Điều này gây ảnh hưởng đến khả năng phối hợp giữa các nhân viên, phòng ban để giải quyết vấn đề công việc, khiến tốc độ xử lý công việc chưa được nhanh chóng, làm giảm hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa
Thứ tư, cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công việc còn hạn chế Công ty còn gặp một số vấn đề về đường truyền, mạng internet, điều này gây ảnh hưởng rất nhiều đến các hoạt động về dịch vụ, đặc biệt quy trình giao nhận có những bước phải làm trước thời hạn như khai manifest, khai SI trên hãng tàu Ngoài ra công ty không có phương tiện vận chuyển mà phải thuê ngoài, nên đôi khi không chủ động được giá cả, thu xếp xe, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và chất lượng dịch vụ của công ty
Thứ năm, giá cước dịch vụ của công ty còn cao,trong bối cảnh những hoạt động thương mại quốc tế lại đang ngày càng sôi nổi kéo theo nhiều doanh nghiệp dịch vụ logistics mới nổi lên, cạnh tranh ngày càng gay gắt về giá cả, các doanh nghiệp mới sẵn sàng hy sinh lợi nhuận để lôi kéo khách hàng
Sự hạn chế về trình độ chuyên môn và kỹ năng của nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới Công ty đã chú trọng đào tạo để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên Tuy nhiên chất lượng này vẫn chưa được đồng đều là do sự thay đổi nhân viên liên tục Trong giai đoạn 2020-T9/2023, số lượng nhân viên công ty đều tăng qua từng năm, thêm vào đó nhân lực công ty ngày càng trẻ hơn, các nhân viên mới có kiến thức chuyên môn nền tảng, có thể hoàn thành công việc được giao, tuy nhiên với kinh nghiệm còn ít thì không thể xử lý một số phát sinh mà phải hỏi ý kiến cấp trên, điều này vô hình chung làm chậm tốc độ xử lý lô hàng, làm giảm hiệu quả quy trình tác nghiệp
Nhân viên các bộ phận đôi khi còn thiếu chủ động trong thực hiện quy trình công việc Công việc liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu rất phức tạp và dễ xảy ra sai sót, yêu cầu nhân viên phải hết sức cẩn thận trong từng khâu, chỉ một chút thiếu chú ý của nhân viên là dẫn đến sai sót, thậm chí là các lỗi sai lớn, gây rủi ro cao Nhân viên các bộ phận không giám sát các từng công việc theo từng bước nên không phát hiện lỗi sai, khi phát hiện một lỗi sai có thể gây ra sai rất nhiều bước, khiến việc giải quyết rất mất thời gian, và có thể là cả chi phí
Chính sách của công ty Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao không cạnh tranh về giá mà cạnh tranh bằng chất lượng dịch vụ, bằng lượng giá trị mang lại cho khách hàng, cộng thêm với việc nhiều đối thủ sẵn sàng hy sinh lợi nhuận vì mục đích lôi kéo khách hàng, dẫn đến giá cước dịch vụ của công ty còn cao, phần nào cũng bị cạnh tranh về giá bởi nhiều đối thủ
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO
Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
4.1.1 Triển vọng phát triển của ngành dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển tại Việt Nam
Trong phần lớn thời gian của năm 2023, các doanh nghiệp ngành vận tải biển đối mặt với thị trường kinh doanh diễn biến khó lường Nhiều tàu lớn phải cắt giảm tuyến chuyến và cơ cấu tuyến chuyến khiến ngành cảng biển và dịch vụ vận tải gặp khó, song với kỳ vọng sự gián đoạn chuỗi cung ứng, lưu thông hàng hóa sớm được tháo gỡ và xu hướng phục hồi toàn cầu thúc đẩy tăng trưởng sản lượng, diễn biến tích cực của các tháng gần đây cho thấy thị trường vận tải biển đang dần khởi sắc ngành dịch vụ giao nhận vận tải đường biển Việt Nam vẫn có nhiều cơ hội phát triển trong những tháng cuối năm 2023 và những năm tiếp theo Với khả năng giá cước vận tải biển thế giới tiếp tục tăng, ngành vận tải biển Việt Nam có cơ hội hưởng lợi lớn hơn từ xu hướng này, nhất là khi có các yếu tố khác hỗ trợ và thực tế vài tháng qua cho thấy nhu cầu vận chuyển gia tăng
Sản lượng luân chuyển vận tải biển Việt Nam vẫn duy trì ở mức cao, đặc biệt là sản lượng luân chuyển vận tải biển quốc tế do các doanh nghiệp vận tải biển Việt Nam đã tăng quy mô đội tàu và mở rộng thị trường quốc tế trong thời gian vừa qua Sản lượng luân chuyển vận tải biển Việt Nam 11 tháng năm 2023 tăng 13,9% so với cùng kỳ, trong khi sản lượng luân chuyển vận tải thủy nội địa cũng tăng 9,3% Hiệp hội Cảng biển Việt Nam cho biết, trong tháng 8 - 11/2023, sản lượng container qua các cảng biển tăng từ 3 - 7% so với cùng kỳ năm 2022 Giá cước vận tải và giá cước thuê tàu được đánh giá sẽ phục hồi từ cuối năm 2023 và trong năm 2024 Giá cước vận tải đã về mức nền thấp so với giai đoạn trước đó và ngang bằng so với giai đoạn trước Covid-19 nên khó giảm thêm Thêm vào đó, nhu cầu vận chuyển hàng hóa toàn cầu đang phục hồi khi nền kinh tế thế giới dần hồi phục và lạm phát hạ nhiệt
Giữa bối cảnh nhu cầu tăng, nguồn cung tàu không tăng, giá cước cải thiện, là yếu tố thuận lợi cho các doanh nghiệp vận tải biển Trong đó, Mỹ, châu Âu và Trung
Quốc là ba thị trường lớn của Việt Nam, đều được kỳ vọng tăng trưởng tốt hơn trong năm 2024, sẽ dẫn tới nhu cầu xuất nhập khẩu gia tăng, kéo theo nhu cầu vận chuyển bằng đường biển, tạo thêm việc cho nhóm logistics, cảng biển Cục Hàng hải Việt Nam nhìn nhận: Dù vận tải biển còn gặp nhiều khó khăn song những con số tích cực đã cho thấy thị trường vận tải biển đang dần khởi sắc sau nhiều tháng giảm liên tục
4.1.2 Mục tiêu, phương hướng phát triển dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty trong thời gian tới
Mục tiêu Để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao đã đề ra mục tiêu thúc đẩy tỷ lệ lãi trên doanh thu trong mấy năm tiếp theo ở mức từ 10%- 20% Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển cố gắng đẩy mạnh hoạt động, tăng tỷ trọng giao nhận hàng hóa, giá trị giao nhận để đóng góp khoảng 30-40% so với toàn bộ các hoạt động của công ty Để thực hiện được mục tiêu, công ty đang nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp XNK vừa và nhỏ ở trong nước
Phương hướng Đi kèm với những mục tiêu đã đề ra, công ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:
Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, nhưng vẫn chủ yếu chú trọng vào phương thức giao nhận bằng đường biển trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm
Tiếp tục đầu tư xây dựng hệ thống kho bãi, phương tiện xếp dỡ và phương tiện vận tải hiện đại đạt tiêu chuẩn để phát triển chuỗi dịch vụ logistics toàn diện với giá trị gia tăng như dịch vụ đại lý vận tải, kinh doanh kho bãi, kho ngoại quan, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa để đáp ứng mọi nhu cầu về dịch vụ trọn gói cho khách hàng
Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống Phấn đấu giữ vững mục tiêu tăng trưởng cả về loại hình dịch vụ, doanh thu và lợi nhuận, có điều chỉnh kịp thời khi có biển động ở thị trường dịch vụ hàng hải và logistics quốc tế và trong nước, bảo toàn vốn
Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, chú trọng tới thị trường Trung Quốc, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề sang các thị trường các nước Đông Nam Á
Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong văn phòng công ty, giữa văn phòng với chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau vì lợi ích chung và lợi ích của từng đơn vị Thường xuyên tổ chức hội thảo, đưa ra các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn cho các cán bộ nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao được ý thức trách nhiệm đối với Công ty
4.2 Các đề xuất quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao
4.2.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Khâu hoàn thiện chứng từ là khâu đầu tiên cần được quan tâm và chú trọng nhất bởi nếu sai sót trong khâu này thì các khâu còn lại sẽ không thể thực hiện được
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ giao nhận hàng hóa, kiểm hàng, chứng từ vận tải nếu chỉ cần thiếu sót bất kì một loại chứng từ cần thiết của hàng hóa thì coi như bộ hồ sơ đó không hoàn chỉnh Do đó để quá trình nhận hàng được diễn ra thông suốt công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao cần chú trọng và làm tốt khâu này và đưa ra một số giải pháp như:
Thứ nhất, ngoài bộ phận chứng từ, thì các bộ phận khác cũng nên được yêu cầu là kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ trước khi thực hiện nghiệp vụ của mình Kiểm tra những thông tin trên chứng từ có khớp với hợp đồng và khớp với chứng từ khác trong một bộ chứng từ hay không Nếu phát hiện sai sót cần phải báo với KH và cùng KH sửa chữa ngay
Thứ hai, tuyển thêm nhân viên giao nhận chứng từ để có thể nhận được chứng từ sớm nhất có thể, các nhân viên giao nhận cũng phải ghi nhớ việc kiểm tra kỹ số lượng chứng từ tránh trường hợp lấy thiếu hay nhầm chứng từ
Thứ ba, yêu cầu các bộ phận đều phải kiểm tra kỹ lại bộ chứng từ trước khi thực hiện nghiệp vụ của mình Làm như vậy sẽ tránh được những sai sót ở các bước tiếp theo
4.2.2 Hoàn thiện công tác làm thứ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên Alibao sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Đối với khâu tính thuế
Những kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
Kiến nghị với Tổng cục hải quan
Cần nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan theo hướng hiện đại hóa hơn nữa để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, có thể kể đến như tinh giảm một số thủ tục hành chính về giấy tờ và khai báo hải quan điện tử Hiện nay việc áp dụng khai báo hải quan điện tử được các doanh nghiệp áp dụng nên cũng giảm được sự tiếp xúc giữa các doanh nghiệp và hải quan, việc khai báo hải quan điện tử giúp cho quá trình khai báo diễn ra nhanh chóng tránh tình trạng xếp hàng quá lâu gây tốn thời gian giúp doanh nghiệp giải quyết được số lượng hồ sơ lớn trong cùng thời gian, giảm chi phí đi lại cho doanh nghiệp giải quyết được số lượng hồ sơ lớn trong cùng thời gian, giảm chi phí đi lại cho doanh nghiệp đồng thời cũng giảm được tình trạng tham ô tham nhũng
Hoàn thiện hệ thống máy tính nối mạng trong cơ quan Hải quan, xây dựng trung tâm tự động hóa có hệ thống trang thiết bị máy tính và các thiết bị phụ trợ khác có khả năng tiếp nhận và xử lý các giao dịch điện tử phát sinh từ khâu tiếp nhận lược khai, khai báo hải quan, tính thuế, giải phóng hàng, giám sát cảng và kho bãi… Cần có bộ phận am hiểu chuyên môn về máy móc, thiết bị, vật tư, phụ tùng để giảm bớt các thủ tục gây mất thời gian, chi phí cho doanh nghiệp
Các hướng dẫn của Hải quan cần trình bày rõ ràng, dễ hiểu và công khai hơn để các doanh nghiệp nắm vững các bước khai báo Hải quan cần xây dựng danh sách hàng hóa theo giá trị các nhóm hàng và dịch song ngữ các biểu thuế và phụ lục hướng dẫn để doanh nghiệp dễ áp dụng Bởi việc áp dụng mã hàng hóa của hải quan Việt Nam vẫn áp dụng 10 con số trong khi đó mã hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế của công ước HS là 8 con số Điều này đã khiến việc áp mã thuế của các cục hải quan chưa thống nhất với thông lệ quốc tế
Ngoài ra nhà nước cần đầu tư vào hệ thống cảng biển Việt Nam đồng thời thay đổi thói quen bán FOB mua CIF để tạo điều kiện cho các công ty Việt Nam có cơ hội phát triển Nhà nước cần thống nhất hóa tiêu chuẩn tên hàng, mã hàng để tạo sự thống nhất trong thủ tục hải quan
Kiến nghị đối với Nhà nước
Nhà nước cần tăng cường đầu tư vào lĩnh vực giao nhận vận tải, đầu tư vào cơ sở hạ tầng cho ngành giao nhận vận tải biển Hiện nay về ngành tàu biển nước ta còn kém cả về chất lượng lẫn số lượng tàu và container Trong thời gian qua, Chính phủ cũng rất nỗ lực trong việc đầu tư xây dựng, nâng cấp các hệ thống cơ sở hạ tầng như: đường xá, cầu cống, thông tin liên lạc,.,Tuy nhiên, việc xây dựng các cảng biển, cảng sông phục vụ cho giao thông vận tải đường biển vẫn chưa được cải thiện tốt và cần tăng cường hơn nữa
Hơn thế nữa nhà nước không nên chỉ đầu tư về vốn mà cần chú trọng đến đào tạo chuyên về logistics Để ngành giao nhận vận tải phát triển cần có những nhân viên chuyên môn giỏi mới có thể đáp ứng được những nhu cầu của ngành Việc đầu tư để đào tạo cán bộ, công nhân viên cũng như áp dụng các công nghệ mới, hiện đại để hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có thể theo kịp các nước trong khu vực cũng cần được chú trọng.
