TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN RỒNG VIỆT
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của ngành logistics, giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đang trở nên ngày càng quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam, với mạng lưới vận chuyển hàng hóa bằng đường biển năng động, có tiềm năng lớn cho phát triển hoạt động nhận hàng nhập khẩu Việc gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) từ năm 2007 và ký kết các hiệp định thương mại như EVFTA đã thúc đẩy lượng hàng hóa lưu chuyển và kim ngạch xuất nhập khẩu tăng cao, nâng cao vai trò của ngành vận tải đường biển trong nền kinh tế.
Giao nhận hàng hóa đang phát triển nhanh chóng, giúp tối ưu hóa nguồn lực và cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao với chi phí thấp Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là phương thức phổ biến, tiết kiệm chi phí và phù hợp cho hàng hóa cồng kềnh, khối lượng lớn trên các tuyến đường xa Tuy quy trình này phức tạp và có thể gặp sai sót, Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận.
Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của Rồng Việt Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh cao, công ty cần không ngừng cải tiến quy trình này để nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng Những vấn đề trong quy trình không chỉ ảnh hưởng đến uy tín mà còn tác động trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của Rồng Việt Do đó, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt” cho khóa luận của mình.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, có rất nhiều đề tài đã nghiên cứu liên quan đến hoàn thiện quy trình giao nhận, trong đó có thể kể đến các đề tài sau:
Luận văn của sinh viên Nguyễn Thị Quỳnh Như tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế năm 2021, tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu Nghiên cứu đã phân tích các vấn đề hiện tại trong quy trình giao nhận, bao gồm thủ tục hải quan, quản lý chứng từ và cách thức tổ chức Đề tài đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực logistics.
Khoá luận của tác giả Phạm Thu Trang (2024) tại Trường Đại học Thương mại đã phân tích quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty Cổ phần Hàng Hải tiêu điểm tại Hà Nội Bài viết nêu bật những điểm mạnh trong quy trình nhập khẩu, đồng thời chỉ ra nhược điểm như sự mất cân bằng trong cơ cấu doanh thu giữa hàng nhập và hàng xuất, cũng như chi phí vận tải biển của FSC HN còn cao Dựa trên những phân tích này, tác giả đã đưa ra các kiến nghị với nhà nước và cơ quan chức năng, cùng với một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế hiện có trong quy trình.
Bài viết "Quản trị quy trình nhập hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh công ty TNHH TSL Networks Việt Nam tại Hà Nội" của tác giả Nguyễn Thị Hoa, khóa luận tốt nghiệp năm 2021 tại Trường Đại học Thương mại, đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và phân tích thực trạng quản trị tại công ty Cổ phần giao nhận Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này, tuy nhiên, khoá luận vẫn chỉ đưa ra những phân tích chung mà chưa cung cấp cái nhìn cụ thể về từng khía cạnh của tình hình thực trạng quản trị giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại doanh nghiệp.
Bài nghiên cứu của tác giả Hoàng Thị Nguyệt Anh về "Giải pháp nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hoá NXK bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SaFi" đã phân tích thực trạng hoạt động của công ty qua các năm Tác giả đề xuất nhiều giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả giao nhận, bao gồm: cân đối cơ cấu giao nhận, đầu tư thêm phương tiện vận tải, phân công lại công việc, tăng cường công tác marketing và mở rộng thị trường Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng nhấn mạnh việc áp dụng chuỗi cung ứng Logistics trong quy trình giao nhận để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Các nghiên cứu trước đây đã đạt được những thành tựu nhất định trong việc khái quát hệ thống lý luận về giao nhận hàng hoá và phân tích thực trạng dịch vụ giao nhận vận tải biển Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào quy trình giao nhận tại Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự thay đổi linh hoạt của hoạt động Logistics Do đó, đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt” là độc đáo và cần thiết, mang lại giá trị lý luận và thực tiễn cho ngành.
Mục tiêu nghiên cứu
1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu chung Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt
1.3.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
- Phân tích các vấn đề lý luận liên quan đến quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
- Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty; đưa ra các thành công và hạn chế
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu tập trung vào việc phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển từ góc độ của nhà giao nhận tại Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt.
Bài khoá luận nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt sẽ được thực hiện từ tháng 1/2024 đến tháng 9/2024.
Không gian nghiên cứu diễn ra tại văn phòng Công ty Tiếp vận Rồng Việt, cùng với các địa điểm liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển mà Rồng Việt thực hiện.
Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu áp dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, sử dụng báo cáo tài chính của Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt từ năm 2021 đến nửa đầu năm 2024 Dựa trên dữ liệu này, nghiên cứu phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty và đề xuất các giải pháp cải tiến Ngoài ra, thông tin thị trường và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu còn được bổ sung từ các nguồn tin cậy trên Internet.
Các phương pháp phân tích số liệu:
Phương pháp thống kê mô tả sử dụng dữ liệu thứ cấp để phản ánh đặc điểm của đối tượng thông qua các số liệu tương đối và tuyệt đối Việc này bao gồm việc liệt kê và phân tích dữ liệu thu được từ các phòng ban như phòng agent-pricing, phòng xuất nhập khẩu, phòng hành chính-nhân sự và phòng tài chính của doanh nghiệp.
Phương pháp so sánh là việc sử dụng các số liệu thu thập được để phân tích sự biến động qua các năm Qua việc so sánh giữa các năm, chúng ta có thể đánh giá thực trạng, nhận diện những thành công cũng như hạn chế còn tồn tại và từ đó đề xuất những phương hướng giải quyết phù hợp.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đẩu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt
Chương 4: Định hướng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm và vai trò về dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường biển
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là mọi dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Điều này cũng bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, cũng như các vấn đề về hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và xử lý chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Người giao nhận, hay còn gọi là người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder/Forwarder), có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
Nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là quy trình tiếp nhận hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác bằng tàu biển Hàng hóa sẽ được vận chuyển và kiểm tra tại cảng biển nhằm đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm.
Quá trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng biển gồm các bước quan trọng như tiếp nhận thông tin hàng hóa, chuẩn bị chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa, xử lý hàng hóa tại cảng biển, thanh toán chi phí và vận chuyển đến địa điểm nhận Quy trình này đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, yêu cầu sự chuyên nghiệp, kỹ năng và kinh nghiệm từ các cá nhân và đơn vị liên quan.
Vai trò dịch vụ giao nhận trong thương mại quốc tế
Hiện nay, với sự phát triển của vận tải container và vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ đóng vai trò là đại lý hay người ủy thác, mà còn cung cấp dịch vụ vận tải với tư cách là người chuyên chở (Carrier) Vai trò của người giao nhận được thể hiện rõ ràng trong nhiều hoạt động vận tải khác nhau.
Môi giới Hải quan (Customs Broker)
Người giao nhận ban đầu chỉ hoạt động trong nước, chuyên làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Sau đó, họ mở rộng dịch vụ sang hàng xuất khẩu và tìm chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế, làm việc với các hãng tàu theo ủy thác từ người xuất khẩu hoặc nhập khẩu tùy theo hợp đồng mua bán Dưới sự cho phép của nhà nước, người giao nhận có thể thay mặt cho người xuất hoặc nhập khẩu để thực hiện khai báo và thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
Trước đây, người giao nhận chỉ đóng vai trò cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, hoạt động như một đại lý Họ nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan và lưu kho, tất cả đều dựa trên hợp đồng ủy thác.
Người gom hàng (Cargo Consolidator) ở Châu Âu đã từ lâu cung cấp dịch vụ gom hàng cho vận tải đường sắt Trong ngành vận tải hàng hóa bằng Container, dịch vụ gom hàng là yếu tố thiết yếu để chuyển đổi lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL), nhằm tối ưu hóa sức chở của Container và giảm cước phí vận tải Người giao nhận khi hoạt động như người gom hàng có thể đảm nhận vai trò là người chuyển chở hoặc chỉ đơn thuần là đại lý.
Ngày nay, người giao nhận có thể đảm nhận vai trò người chuyên chở bằng cách ký hợp đồng vận tải trực tiếp với chủ hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa Nếu người giao nhận ký hợp đồng mà không thực hiện việc chuyên chở, họ được gọi là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) Ngược lại, nếu họ trực tiếp thực hiện việc chuyên chở, họ sẽ được xem là người chuyên chở thực tế (Actual Carrier).
Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO)
Khi người vận tải cung cấp dịch vụ vận tải trọn gói từ cửa tới cửa (Door to Door), người giao nhận sẽ đảm nhận vai trò của MTO MTO không chỉ là người chuyên chở mà còn phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong toàn bộ quá trình vận chuyển.
2.1.2 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thường được chia thành 4 loại:
Nhận hàng nguyên container (FCL -Full container load)
FCL (Full Container Load) là thuật ngữ dùng để chỉ lô hàng đủ lớn để được xếp nguyên trong một hoặc nhiều container Trong trường hợp này, cả người gửi hàng và người nhận hàng đều chịu trách nhiệm về việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Trường hợp áp dụng: Khi người mua hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container
Nhận hàng lẻ container (LCL - Less than container load)
Thuật ngữ LCL (Less than container load) đề cập đến các lô hàng lẻ được đóng chung trong một container Trong trường hợp này, người gom hàng, bao gồm cả người chuyên chở và người giao nhận, sẽ chịu trách nhiệm về việc đóng và dỡ hàng hóa vào và ra khỏi container.
Trường hợp áp dụng: Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ
Nhận hàng kết hợp (FCL/LCL - LCL/FCL)
Phương pháp nhận hàng kết hợp là sự kết hợp giữa FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load) Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thương thảo với người chuyên chở để áp dụng phương pháp này Có hai hình thức chính của phương pháp nhận hàng kết hợp: nhận nguyên và giao lẻ (FCL/LCL) hoặc nhận lẻ và giao nguyên (LCL/FCL).
Hàng rời, hay còn gọi là hàng chở xô, là những sản phẩm không được đóng thùng, đóng bao hay đóng gói Các loại hàng này thường được chứa trực tiếp qua các khoang hàng của tàu biển, bao gồm vật liệu xây dựng, đá, đất, than, quặng và hạt rời.
Nội dung quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 2.1 Nội dung quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Thỏa thuận dịch vụ giao nhận với khách hàng
Nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng
Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Nhận thông báo hàng đến, lấy lệnh giao hàng
Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách
Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Nguồn: Bài giảng Bộ môn Quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hoá quốc tế - ĐHTM 2.2.1 Thỏa thuận dịch vụ giao nhận với khách hàng
Nhân viên bán hàng tại phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm thông tin và nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhập khẩu cần dịch vụ hoàn tất thủ tục nhập hàng hóa Họ sẽ đưa ra các điều khoản thỏa thuận về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, thông qua giám đốc để tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
Trong hợp đồng dịch vụ, cần xác định rõ các điều kiện như khu vực vận chuyển, cước phí, phí giao nhận, phí kiểm hoá hàng, phí nâng hạ, lệ phí hải quan và các chi phí liên quan như phí cầu đường, phí D/O, phí lưu container và phí lưu bãi Đồng thời, hợp đồng cũng phải quy định phương thức thanh toán giữa công ty khách hàng và công ty dịch vụ, trách nhiệm của mỗi bên, điều khoản khiếu nại tranh chấp, cũng như hiệu lực của hợp đồng.
Các điều khoản sẽ được thoả thuận rõ ràng và được hai bên ký kết qua hợp đồng dịch vụ này
2.2.2 Nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng
Công ty nhận thông báo từ đại lý nước ngoài về lô hàng và sử dụng MBL để thông báo ETA cho khách hàng Đối với hàng lẻ, công ty liên hệ với người gom hàng lẻ (Co-loader) để xác nhận ETA Để tránh sai sót trong quá trình làm chứng từ cho hàng nhập khẩu, nhà xuất khẩu sẽ gửi bộ chứng từ qua fax hoặc email cho nhà nhập khẩu kiểm tra trước khi gửi bản gốc Nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ của từng chứng từ ngay sau khi nhận được, nhằm đảm bảo quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương
- Số và ngày hợp đồng
- Tên và địa chỉ các bên mua bán
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá )
- Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR )
- Thời điểm và địa điểm giao hàng
Kiểm tra hóa đơn thương mại
- Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có)
- Số và ngày của hóa đơn
- Tên và địa chỉ các bên mua bán
- Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá)
- Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR )
- Phương thức thanh toán (nếu có)
Kiểm tra Bill Of Lading
Thông tin về ô shipper, consignee và notify rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa Đặc biệt, ô Consignee cần phải ghi rõ tên và địa chỉ chính xác của công ty nhập khẩu, vì chỉ có người được chỉ định trong mục này mới có quyền nhận hàng.
- Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì
- Số và ngày của Invoice trên Packing list
- Mô tả hàng hoá (tên hàng, số lượng
- Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì
- Quy cách đóng gói, loại bao bì
Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ
- Đơn vị và ngày cấp giấy chứng nhận
Kiểm tra giấy chứng nhận số lượng và chất lượng
- Đơn vị và ngày cấp giấy chứng nhận
- Thông tin về cách đóng gói
Tất cả các chứng từ cần phải khớp với nhau, đặc biệt là hợp đồng Tùy thuộc vào tính chất và loại hình nhập khẩu của từng lô hàng, nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu công ty khách hàng cung cấp thêm các chứng từ cần thiết khác.
Khi nhận đủ chứng từ, bộ phận chứng từ của Công ty giao nhận sẽ kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo các chi tiết giữa các chứng từ phù hợp Việc kiểm tra chứng từ là rất quan trọng vì nếu các chi tiết không chính xác, lô hàng sẽ không được nhập khẩu Nếu mọi thông tin đã đúng, công ty sẽ tiến hành các bước tiếp theo; ngược lại, nếu có sai sót, doanh nghiệp nhập khẩu cần được thông báo để bổ sung và sửa chữa kịp thời.
2.2.3 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, họ sẽ tra cứu mã HS Code và chuẩn bị tờ khai hải quan Trước khi truyền tờ khai, nhân viên hiện trường sẽ kiểm tra độc lập để đảm bảo độ chính xác của nội dung, sau đó gửi lại cho khách hàng kiểm tra Nếu tờ khai bị vào luồng vàng hoặc đỏ, nhân viên hiện trường tại cảng hoặc sân bay sẽ xử lý các vấn đề phát sinh Trước khi hàng về, công ty cần nhận thông tin để khai manifest cho hãng tàu/bay, và việc làm manifest này phải được thực hiện trước 2-3 ngày so với ngày tàu cập cảng hoặc ngày bay.
2.2.4 Nhận thông báo hàng đến, lấy lệnh giao hàng
Khi nhận chứng từ từ Công ty khách hàng, bao gồm thông báo hàng đến (Notice Arrival), nhân viên chứng từ sẽ sao chép một bản để giao cho bộ phận giao nhận Nhân viên giao nhận dựa vào giấy báo hàng đến để xác định thời gian hàng đến, từ đó lấy lệnh giao hàng kịp thời, nhằm tránh tình trạng lưu container và lưu bãi.
Nhân viên giao nhận cần liên hệ với hãng tàu để lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) Đối với vận đơn thông thường, nhân viên cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu Nếu là vận đơn Surrenderred, chỉ cần giấy giới thiệu và giấy báo hàng để nhận D/O Đối với vận đơn theo lệnh To Order, mặt sau của vận đơn phải có ký hậu, thanh toán bằng L/C.
To Order thì mặt sau vận đơn phải có ký hậu của ngân hàng)
Khi nhận D/O từ nhân viên giao nhận, cần thanh toán các khoản chi phí như phi D/O, phí THC, cước vận tải (nếu nhập theo giá CIF), phí vệ sinh container, phí gia hạn D/O (nếu D/O đã hết hạn) và phí cược container (phí này sẽ được hãng tàu hoàn trả cho doanh nghiệp nhập khẩu sau khi doanh nghiệp đã trả container về bãi quy định).
Gia hạn D/O cho những D/O hết hạn sẽ phải đóng thêm phí lưu cont Trên giấy báo hàng đến của hãng tàu, thường ghi rõ ngày cho phép miễn phí lưu cont, khoảng 13-14 ngày tùy theo từng hãng Sau khi hết thời gian này, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán phí gia hạn lệnh.
Cược container là khoản phí mà doanh nghiệp đóng cho hãng tàu nhằm đảm bảo việc bảo quản container và trả lại container rỗng đúng thời gian, địa điểm quy định Nếu doanh nghiệp tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận, họ sẽ được hoàn lại phí cược container sau này.
Nhân viên giao nhận thực hiện việc thanh toán các khoản phí tại quầy thu ngân và ký xác nhận trên hóa đơn, giữ lại hóa đơn màu đỏ Hóa đơn màu xanh và màu tím sẽ được lưu giữ bởi nhân viên thu ngân Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ mang hóa đơn trở lại để nhận bộ D/O.
- 1 bản B/L có đóng dấu hãng tàu
Khi nhận lệnh giao hàng D/O, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ số Cont, số Seal, số lượng và trọng lượng hàng hóa để đảm bảo các thông tin trên D/O và B/L khớp nhau Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu bên phát hành D/O sửa chữa và đóng dấu "correct"; trong trường hợp sai sót nhiều, hãy yêu cầu phát hành D/O mới.
Sau khi nhận D/O có dấu giao thẳng, nhân viên giao nhận cần thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng Trên D/O ghi rõ thời hạn hiệu lực, người mua cần căn cứ vào đó để sắp xếp thời gian nhận hàng hợp lý, tránh phát sinh phí lưu cont và lưu bãi Các hãng tàu thường cho phép từ 1-4 ngày miễn phí lưu cont và lưu bãi kể từ ngày tàu cập cảng Nếu quá thời gian này, người mua phải liên hệ với hãng tàu để gia hạn Trong khi chờ phản hồi từ hãng tàu về việc gia hạn miễn phí, người mua có thể phải đóng phí lưu cont và lưu bãi Để thực hiện thủ tục hải quan thông quan hàng nhập khẩu, D/O cần có dấu “gia hạn”.
2.2.5 Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Công ty cần xuất trình và nộp các giấy tờ:
- Giấy giới thiệu Công ty
- Giấy phép nhập khẩu (đối với Doanh nghiệp lần đầu mở tờ khai)
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Yếu tố trong doanh nghiệp
Nguồn nhân lực của công ty
Công việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển yêu cầu nhân sự có kiến thức vững về thị trường, biến động giá cước và nghiệp vụ ngoại thương Năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của nhân viên quyết định hiệu quả quy trình nhận hàng Ngoài ra, khả năng ngôn ngữ, đàm phán với đối tác nước ngoài và sắp xếp công việc cũng rất quan trọng Do tính chất công việc liên quan đến nhiều bộ phận và yếu tố quốc tế, nhân sự chất lượng cao là cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong quy mô và chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Do đó, các doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống phương tiện và trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong việc gom hàng, kiểm tra và giao nhận Tuy nhiên, việc linh động trong vận chuyển hàng hóa có thể gặp khó khăn do hệ thống kho bãi chủ yếu phải thuê ngoài, dẫn đến chi phí cao và lợi nhuận thấp Hơn nữa, việc nắm bắt thông tin về lịch trình hãng tàu và nhập hồ sơ hải quan là yếu tố quyết định đến tính chính xác của hợp đồng vận chuyển.
Hiện nay, nhiều công ty giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đang gặp khó khăn trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật, buộc phải thuê ngoài Tình trạng này dẫn đến tăng chi phí, giảm khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài và ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Nguồn tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý quy trình nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp Việc có nguồn vốn ổn định cho phép doanh nghiệp chủ động đầu tư vào cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và công nghệ, từ đó cải thiện hoạt động kinh doanh Đồng thời, nguồn tài chính vững chắc giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động, thực hiện hợp đồng với đối tác, và chi trả cho các dịch vụ như vận chuyển, thủ tục hải quan và thuế Hơn nữa, tài chính ổn định cũng nâng cao uy tín và lòng tin từ khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ thanh toán, dễ dàng điều chỉnh cơ cấu tổ chức, áp dụng công nghệ vào quản trị và nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh, giảm thiểu ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
2.3.2 Yếu tố ngoài doanh nghiệp
Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng
Hoạt động nhập khẩu phụ thuộc vào đối tác nước ngoài và ngoại tệ trong thanh toán, vì vậy chính sách tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp nhập khẩu Tỷ giá hối đoái là cơ sở để so sánh giá cả hàng hóa trong nước và quốc tế, đồng thời hỗ trợ lưu thông tiền tệ và hàng hóa giữa các quốc gia Biến động tỷ giá hối đoái có thể gây ra sự thay đổi lớn trong tỷ trọng hàng nhập khẩu.
Giá cước vận tải biển đang tăng cao, đặc biệt đối với hàng hóa vận chuyển bằng container, do phụ thuộc vào các hãng tàu quốc tế Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam phải chịu mức giá cước cao hơn, dẫn đến chi phí gia tăng và khả năng cạnh tranh yếu hơn so với hàng hóa từ các quốc gia có lợi thế vận chuyển như Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản, nơi có đội tàu mạnh mẽ và hệ thống sản xuất phát triển.
Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế
Hoạt động nhập khẩu giữa các quốc gia bị ảnh hưởng bởi chính sách luật pháp trong nước và quy định quốc tế, phản ánh ý chí của nhà nước và sự thống nhất toàn cầu Chính phủ thường ban hành các chính sách vĩ mô quản lý nhập khẩu tùy thuộc vào giai đoạn phát triển của đất nước Những chính sách này bao gồm việc thiết lập hàng rào thuế quan và phi thuế quan nhằm bảo vệ các ngành sản xuất trong nước có khả năng cạnh tranh kém, như hạn ngạch, giấy phép nhập khẩu và tiêu chuẩn chất lượng.
Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ mua bán hàng hóa quốc tế
Các yếu tố hạ tầng phục vụ hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế ảnh hưởng trực tiếp đến nhập khẩu, chẳng hạn:
Hệ thống cảng biển hiện đại giúp rút ngắn thời gian bốc dỡ và thủ tục giao nhận, đồng thời nâng cao độ an toàn cho hàng hóa trong quá trình mua bán.
Hệ thống ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà nhập khẩu trong thanh toán và huy động vốn Bên cạnh đó, ngân hàng cũng đảm bảo lợi ích cho các doanh nghiệp thông qua các dịch vụ thanh toán hiệu quả.
Hệ thống bảo hiểm và kiểm tra chất lượng giúp tăng cường an toàn cho các giao dịch thương mại quốc tế, đồng thời giảm thiểu thiệt hại cho các nhà kinh doanh khi gặp rủi ro.
Yếu tố thị trường trong nước và nước ngoài
Tình hình và biến động của thị trường trong và ngoài nước, bao gồm sự thay đổi giá cả, khả năng cung cấp và tiêu thụ, cũng như xu hướng biến động dung lượng thị trường, đều có tác động đáng kể đến hoạt động nhập khẩu.
Thuế nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước và bảo vệ sản xuất trong nước Tuy nhiên, việc áp dụng thuế này cũng dẫn đến việc tăng giá sản phẩm nhập khẩu tại Việt Nam Khi người tiêu dùng phải chi trả mức giá cao cho hàng hóa nhập khẩu, họ sẽ có xu hướng so sánh và cân nhắc giữa sản phẩm nội địa và sản phẩm ngoại nhập.
Hạn ngạch nhập khẩu là biện pháp giới hạn lượng hàng hóa nhập vào một quốc gia nhằm bảo vệ các nhà sản xuất trong nước, tránh tình trạng hàng hóa nhập khẩu tràn ngập gây thiệt hại cho doanh nghiệp nội địa Đồng thời, các quốc gia có điều kiện thuận lợi về hạ tầng, thông tin liên lạc, giao thông vận tải và cảng biển sẽ thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra mạnh mẽ hơn.
Cạnh tranh trong ngành logistics tại Việt Nam đang gia tăng mạnh mẽ, khi các công ty logistics trong nước chủ yếu hoạt động trong phạm vi nội địa hoặc một số nước lân cận, thường chỉ đảm nhận vai trò đại lý cho các doanh nghiệp quốc tế Trong khi đó, khoảng 25 công ty đa quốc gia chiếm 70-80% thị phần dịch vụ logistics tại Việt Nam, với phạm vi hoạt động trải rộng trên gần 100 quốc gia Điều này tạo ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam trong việc cung cấp dịch vụ trọn gói Khi hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại nội địa ngày càng phát triển, nhu cầu về dịch vụ logistics cũng tăng cao, buộc các doanh nghiệp Việt Nam phải cải thiện để không bị thua thiệt ngay trên "sân nhà" Ngành logistics không chỉ đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế mà còn ảnh hưởng đến sự đổi mới mô hình tăng trưởng và cơ cấu lại nền kinh tế Tuy nhiên, thực tế cho thấy hoạt động nhập khẩu còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như thị hiếu người tiêu dùng, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, khả năng của từng doanh nghiệp, và tình hình chính trị thế giới.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN
Tổng quan về Công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty a Giới thiệu khái quát về công ty
- Tên đơn vị: Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt
- Tên Tiếng Anh: VND LOGISTICS CO., LTD
- Địa chỉ: Số 8, ngách 27/56/26 đường Tây Mỗ, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Đại diện pháp luật: Vũ Xuân Long
- Điện thoại: 046686 8385 b Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt được thành lập vào 21/01/2015 Trải qua gần
Trong suốt 10 năm hình thành và phát triển, công ty Rồng Việt đã tập trung vào hoạt động xuất nhập khẩu và uỷ thác xuất nhập khẩu tại các quốc gia Đông Nam Á và Đông Á, đặc biệt là Trung Quốc Công ty định hướng phát triển thành một đơn vị Logistics chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu từ các đối tác trong và ngoài nước.
Từ năm 2021, Rồng Việt đã không ngừng phát triển và mở rộng mạng lưới kinh doanh ra các thị trường quốc tế, đặc biệt là tại một số quốc gia ở Châu Âu và Châu Mỹ.
Công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt đã vững vàng khẳng định vị trí trong ngành logistics quốc tế, phục vụ khách hàng tại Mỹ, Italia và nhiều quốc gia khác Chúng tôi cung cấp dịch vụ chất lượng cao với đội ngũ nhân viên uy tín, giàu kinh nghiệm và giá cả hợp lý.
Rồng Việt Logistics cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vận tải bao gồm:
- Dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển:
Công ty TNHH TV Rồng Việt chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), cùng với dịch vụ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không:
Công ty gom hàng lẻ, cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi, vận chuyển trọn gói, chuyển phát nhanh bằng đường hàng không
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu của Rồng Việt giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí bằng cách thay mặt họ hoàn thành các chứng từ và thực hiện thủ tục khai báo hải quan, kiểm hóa tại cảng biển và cảng hàng không.
Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác: Ủy thác mua bán hàng hóa; Khai thuê hải quan…
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Rồng Việt
Nguồn: Phòng Hành Chính-Nhân sự
Phòng Kế toán Phòng Hành chính-Nhân sự
Phòng Chứng từ-Vận hành
3.1.3 Hoạt động kinh doanh chung a Thực trạng tình hình kinh doanh của công ty
Bảng 3.2 Doanh thu Rồng Việt Logistics giai đoạn 2021 – 6T/2024
Tốc độ tăng trưởng so với năm trước (%) 52,37% 13,20%
Doanh thu của Rồng Việt có xu hướng tăng đều qua các năm, với tỷ lệ tăng trưởng dao động khoảng 5% Tuy nhiên, trong 6 tháng đầu năm 2024, doanh thu có dấu hiệu giảm nhẹ so với năm trước Năm 2021, khi thế giới mở cửa trở lại sau đại dịch Covid-19, Rồng Việt đã gặp nhiều khó khăn nhưng vẫn nỗ lực khắc phục, củng cố mối quan hệ đối tác và phục hồi kinh doanh, tạo nền tảng cho sự phát triển trong những năm tiếp theo.
Trong những năm qua, công ty đã có sự kiểm soát chi phí tốt hơn, mặc dù có sự dao động Cụ thể, vào năm 2022, tổng chi phí của công ty giảm khoảng 5,4% so với năm trước đó.
Năm 2021, Rồng Việt đã giảm số lượng nhân sự và các chi phí liên quan đến phòng chống dịch cũng như quản lý nhân sự trong bối cảnh Covid Đến năm 2023, chi phí đã tăng nhẹ, nhưng dự báo cho năm 2024 cho thấy chi phí sẽ giảm nhờ vào việc áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả hơn.
Công ty Rồng Việt ghi nhận sự gia tăng ổn định về lợi nhuận trước và sau thuế, cho thấy khả năng sinh lời tốt Tuy nhiên, vào năm 2024, doanh thu và lợi nhuận có xu hướng giảm, buộc công ty phải cắt giảm chi phí để cải thiện khả năng sinh lợi Các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tăng trưởng.
Bảng 3.3 Tỷ trọng các lĩnh vực kinh doanh của Công ty Rồng Việt
Giao nhận đường hàng không 9.748.914.028 đ 60,23% 9.965.441.995 đ 58,14% 10.363.301.693 đ 57,56% 4.756.918.836 đ 52,04%
Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu 1.691.451.961 đ 10,45% 1.851.165.696 đ 10,80% 2.061.497.644 đ 11,45% 1.212.996.021 đ 13,27% Dịch vụ khác 412.746.651 đ 2,55% 737.038.194 đ 4,30% 646.356.030 đ 3,59% 346.439.708 đ 3,79%
(Nguồn: Phòng Kế toán - RV)
Công ty Tiếp vận Rồng Việt chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận đường biển, đường hàng không, và uỷ thác xuất nhập khẩu Dịch vụ giao nhận đường hàng không đóng góp lớn nhất vào doanh thu nhưng đã giảm tỷ trọng từ 60,23% vào năm 2021 xuống 52,04% trong 6 tháng đầu năm 2024 Nguyên nhân là do tắc nghẽn nghiêm trọng trong giao thông hàng không đầu năm 2024, ảnh hưởng đến dịch vụ vận chuyển và tạo điều kiện cho sự phát triển của dịch vụ giao nhận đường biển và uỷ thác xuất nhập khẩu.
Dịch vụ giao nhận đường biển đang chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong ngành, tăng từ 26,77% lên 30,9% qua các năm Đồng thời, dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu cũng đang có xu hướng tăng, chiếm khoảng 10-13% tổng doanh thu, nhờ vào việc công ty chủ động nhận uỷ thác và tận dụng kinh nghiệm cùng mối quan hệ đối tác Điều này không chỉ giúp khách hàng hoàn thiện thủ tục xuất nhập khẩu nhanh chóng mà còn mang lại doanh thu ổn định cho công ty.
Cơ cấu thị trường dịch vụ giao nhận đường biển của Công ty Rồng Việt giai đoạn 2021-6T/2024
Bảng 3.4 Cơ cấu thị trường dịch vụ giao nhận đường biển của Công ty Rồng Việt giai đoạn 2021-6T/2024
Một vài thị trường khác 4,07% 3,68% 4,56% 5,01%
Châu Á là thị trường chủ yếu trong cơ cấu doanh thu dịch vụ giao nhận hàng không, chiếm 50-60% tổng doanh thu Các mặt hàng xuất nhập khẩu của Rồng Việt đa dạng hơn, bao gồm máy móc nặng, phế liệu và hàng hóa yêu cầu bảo quản nhiệt độ Trung Quốc vẫn là đối tác chính với giá cước cạnh tranh từ các đại lý, thông qua các cảng lớn như Shanghai, Qingdao và Xiamen.
Tương tự, cơ cấu doanh thu vận tải biển cũng có xu hướng tăng với thị trường Châu Âu, Châu Mỹ
Ngoài ra, công ty Rồng Việt còn có nguồn thu từ các dịch vụ khác nhưng không lớn và chỉ chiếm khoảng 2-4% doanh thu của công ty
3.1.4 Thị trường hoạt động của Công ty
Bảng 3.5.Cơ cấu thị trường hoạt động của Công ty giai đoạn 2021 - 6T/2024
Thị trường Hà Nội luôn giữ tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu thị trường của công ty, với sự gia tăng liên tục từ 58,5% năm 2021 lên 65,6% năm 2023 Tuy nhiên, trong 6 tháng đầu năm 2024, tỷ trọng giảm xuống còn 59,7% do sự cạnh tranh gia tăng từ các thị trường khác.
Thành phố Hồ Chí Minh luôn chiếm tỷ trọng cao thứ hai trong thị trường, dao động từ 30-35%, trong khi các tỉnh thành khác chỉ chiếm khoảng 5-10% và có xu hướng giảm Điều này tạo ra cả thuận lợi và khó khăn cho chiến lược phát triển kinh doanh của công ty Việc xúc tiến vào thị trường Hồ Chí Minh mà chưa có văn phòng hoạt động tại đây gây ra thách thức trong việc làm việc từ xa và thuê nhân sự thời vụ Tuy nhiên, đây cũng là động lực để Rồng Việt mở rộng thị trường và xây dựng chiến lược mở chi nhánh tại địa phương này.
3.1.5 Kim ngạch dịch vụ xuất nhập khẩu
Bảng 3.6.Kim ngạch dịch vụ xuất nhập khẩu của Công ty giai đoạn 2021 –
Kim ngạch dịch vụ nhập khẩu 70,77% 60,81% 69,80% 66,49%
Kim ngạch dịch vụ xuất khẩu 29,23% 39,19% 30,20% 33,51%
(Nguồn: Phòng Kế toán - RV)
Kim ngạch dịch vụ nhập khẩu đã chiếm ưu thế trong tổng kim ngạch, đặc biệt là đạt mức cao nhất 70,77% vào năm 2021 Mặc dù năm 2022 chứng kiến sự sụt giảm mạnh xuống còn 60,81%, nhưng đến năm 2023, tỷ lệ này đã phục hồi lên 69,80% Nhìn chung, Rồng Việt thể hiện sức mạnh nổi bật trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận nhập khẩu so với xuất khẩu.
Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt
3.2.1 Thỏa thuận dịch vụ giao nhận với khách hàng
Bước 1: Nhận yêu cầu dịch vụ
Nhân viên kinh doanh của Rồng Việt tìm kiếm khách hàng qua website Trang vàng doanh nghiệp Việt Nam, các trang tuyển dụng và các hội nhóm xuất nhập khẩu, logistics trong nước và quốc tế Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, họ thu thập thông tin chi tiết về hàng hóa như tên hàng, số lượng, điều kiện giao hàng, thông tin người gửi và nhận hàng, cũng như chi tiết về bao bì và thông tin tuyến đường, bao gồm cả cảng bốc, dỡ, địa chỉ nhận hàng, ngày khởi hành dự kiến (ETD) và ngày dự kiến đến (ETA).
Lấy ví dụ cụ thể lô hàng giao nhận nhập khẩu bằng đường biển
Khách hàng: Công ty Cổ phần TC-Tech
Mặt hàng/Sản phẩm: Cable HT-PNCT-F Cable SizE: 4SQx4C
Khối lượng (Gross Weight): 117.000 KGs
Cảng xuất (PoL): SHANGHAI, CHINA
Cảng nhập (PoD): HAIPHONG, VIETNAM
Bộ phận Agent-Pricing của Rồng Việt sử dụng thông tin từ khách hàng để gửi yêu cầu báo giá đến các đại lý nước ngoài cho lô hàng Dựa vào lịch trình vận tải, giá cả từ các hãng tàu và lượng hàng nhập của khách, Rồng Việt sẽ chọn tuyến đường và người chuyên chở với chi phí hợp lý nhất Thông thường, Rồng Việt ưu tiên hỏi giá từ đại lý thay vì làm việc trực tiếp với hãng tàu, nhờ vào mối quan hệ lâu dài với đại lý, giúp Rồng Việt có được mức giá tốt hơn, thường rẻ hơn so với giá niêm yết.
Nhân viên sale và nhân viên agent-pricing sẽ cùng nhau lập báo giá cho khách hàng, đảm bảo cân đối lợi nhuận cho doanh nghiệp Báo giá cần bao gồm đầy đủ thông tin như thời hạn, cảng đi, cảng đến, tên hàng, số lượng, ngày dự kiến tải hàng, lịch tàu/bay và các loại phụ phí liên quan Sau khi báo giá được gửi, nếu khách hàng đồng ý, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ; nếu không, giao dịch sẽ kết thúc.
Bước 4: Ký kết hợp đồng dịch vụ
Trong hợp đồng dịch vụ, cần ghi rõ các điều kiện đã thỏa thuận liên quan đến khu vực vận chuyển, cước phí, phí dịch vụ giao nhận, kiểm tra hàng hóa, nâng hạ, và lệ phí hải quan Ngoài ra, các chi phí khác như phí cầu đường, phí D/O, container, và phí lưu bãi cũng cần được nêu rõ Hợp đồng cũng phải quy định phương thức thanh toán giữa công ty khách hàng và Rồng Việt, trách nhiệm của mỗi bên, điều khoản khiếu nại tranh chấp, và hiệu lực của hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng, Rồng Việt sẽ đảm nhận toàn bộ thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu cho doanh nghiệp Bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện việc đặt chỗ và thông báo thông tin booking cho khách hàng để họ có thể theo dõi tiến độ với đại lý nước ngoài Đồng thời, nhân viên kinh doanh sẽ gửi email xác nhận hãng tàu để đặt chỗ, bao gồm thông tin về người gửi (shipper) và người nhận (consignee) để đại lý liên hệ Khách hàng cần cung cấp thông tin về shipper và ngày hàng sẵn sàng để đóng lên tàu theo booking đã được xác nhận.
3.2.2 Nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng
Rồng Việt nhận thông báo trước từ đại lý nước ngoài về lô hàng và sử dụng MBL để thông báo thời gian đến (ETA) cho khách hàng Đối với hàng lẻ, công ty sẽ liên hệ với người gom hàng lẻ (Co-loader) để xác nhận ETA.
Nhân viên chứng từ của Rồng Việt sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chi tiết giữa MBL và HBL(s) như POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, mô tả hàng hóa, trọng lượng (G.W.) và kích thước Nếu phát hiện sự khác biệt, nhân viên sẽ gửi email cho đại lý yêu cầu xác minh thông tin trên MBL và HBL(s) để chỉnh sửa bill trước khi nộp Manifest Quy trình này sẽ được thực hiện liên tục cho đến khi tất cả thông tin giữa các bản khớp nhau hoàn toàn.
Nguồn: Phòng Chứng từ - Vận hành RV Ảnh 3.8: MBL gốc của lô hàng
Nguồn: Phòng Chứng từ - Vận hành RV Ảnh 3.9: HBL gốc của lô hàng
Nguồn: Phòng Chứng từ - Vận hành RV 3.2.3 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, nhân viên sẽ tra cứu mã HS Code và lập tờ khai hải quan, điều này đặc biệt quan trọng đối với công ty giao nhận hàng nhập khẩu vì liên quan đến thuế suất và mô tả hàng hoá Nếu mã HS không chính xác, lô hàng có thể không được thông quan Tại Rồng Việt, chỉ có 2 chuyên viên phụ trách tra mã HS code, dẫn đến khó khăn khi thiếu nhân sự Gần đây, công ty đã gặp một số sai sót trong quá trình thực hiện, ảnh hưởng đến chi phí và uy tín Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi thực hiện là rất cần thiết.
Trước khi truyền tờ khai, nhân viên vận hành của Rồng Việt thực hiện kiểm tra độc lập toàn bộ tờ khai để đảm bảo tính chính xác của nội dung Sau đó, nhân viên chứng từ gửi lại tờ khai cho khách hàng để kiểm tra trước khi truyền Nếu tờ khai bị vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, nhân viên vận hành tại cảng sẽ xử lý các vấn đề phát sinh Đồng thời, trước khi hàng về, công ty thu thập thông tin để khai manifest cho hãng tàu, và hãng tàu sẽ gửi manifest này cho hải quan.
3.2.4 Nhận thông báo hàng đến, lấy lệnh giao hàng
Khi nhận chứng từ từ Công ty khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ photo một bản giao cho bộ phận vận hành để theo dõi thời gian hàng đến và kịp thời lấy lệnh giao hàng, tránh tình trạng lưu container Thông báo hàng đến (Arrival Notice) thường kèm theo số cước và các local charges cần nộp, trong đó bao gồm phí lệnh giao hàng DO và phí khai thác hàng lẻ CFS, tổng chi phí là 54 USD, đã bao gồm VAT Nhân viên Rồng Việt sẽ kiểm tra tiền cước Collect với Pre-alert của đại lý và dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng.
Nguồn: Phòng Chứng từ - Vận hành RV
Nhân viên vận hành cần liên hệ với hãng tàu để lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) Đối với vận đơn thông thường, nhân viên Rồng Việt phải mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu Trong trường hợp vận đơn Surrendered, chỉ cần giấy giới thiệu và giấy báo hàng là đủ để nhận D/O Đối với vận đơn theo lệnh To Order, mặt sau của vận đơn cần có ký hậu từ ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C.
Nhân viên vận hành cần thanh toán các khoản phí tại quầy thu ngân và ký xác nhận trên hóa đơn, với mức phí khác nhau tùy theo hãng tàu Khi nhận lệnh giao hàng D/O, nhân viên giao nhận phải kiểm tra số Cont, số Seal, số lượng và trọng lượng hàng hóa để đảm bảo thông tin trên D/O và B/L khớp nhau Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu bên phát hành D/O sửa chữa và đóng dấu "correct", hoặc nếu sai sót nhiều, yêu cầu phát hành D/O mới.
Sau khi nhận D/O có dấu giao thẳng, nhân viên vận hành cần xuống cảng để thực hiện thủ tục nhận hàng Trên D/O ghi rõ thời hạn hiệu lực của lệnh, vì vậy người mua nên căn cứ vào đó để sắp xếp thời gian nhận hàng hợp lý, nhằm tránh phát sinh phí lưu cont và lưu bãi.
Có dấu “gia hạn” trên D/O thì mới có thể làm thủ tục hải quan để thông quan hàng nhập khẩu được
3.2.5 Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Nhân viên vận hành của Rồng Việt sẽ lập tờ khai và khai báo hải quan qua hệ thống ECUS để nhận số tiếp nhận và phân luồng hàng hoá Kết quả phân luồng từ hải quan có ba trường hợp: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ, phản ánh mức độ thuận lợi của hồ sơ Nếu hàng hoá được phân vào luồng xanh, Rồng Việt chỉ cần xuất trình một số chứng từ theo yêu cầu và hàng hoá sẽ được thông quan mà không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ Nhân viên giao vận sẽ nộp phiếu tiếp nhận để lấy tờ khai hải quan và đóng lệ phí, thường thì các mặt hàng như thiết bị vệ sinh, may mặc và linh kiện máy sẽ được phân vào luồng xanh Trong trường hợp luồng vàng, Rồng Việt cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ như hợp đồng, hoá đơn và bill để hải quan kiểm tra Nếu không có sai sót, hàng hoá sẽ được thông quan, ngược lại, nếu phát hiện sai sót, hàng hoá sẽ bị phân vào luồng đỏ và sẽ bị kiểm tra thực tế.
Khi hàng hóa của Rồng Việt bị phân vào luồng đỏ, công ty cần chuẩn bị hồ sơ và sẵn sàng cho việc kiểm tra hàng hóa Điều này không chỉ phát sinh thêm chi phí kiểm hàng từ hải quan mà còn tốn thời gian và chi phí vận chuyển đến địa điểm kiểm tra Để xử lý tình huống này, công ty phải cử một nhân viên vận hành đến hiện trường Thông thường, chỉ khoảng 5%-10% lô hàng bị kiểm tra thực tế, và nếu không phát hiện vi phạm, quy trình kiểm tra sẽ kết thúc nhanh chóng.
Nguồn: Phòng Chứng từ - Vận hành RV 3.2.6 Nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách
Đánh giá thực trạng Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt
Quy trình công ty được thiết kế liền mạch, không có mâu thuẫn giữa các bước, giúp nhân viên dễ dàng hiểu và thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển một cách hiệu quả.
10 năm hoạt động và kinh nghiệm, Rồng Việt cũng đã phần nào hoàn thiện được quy trình giao nhận vận tải của công ty
Việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng là khâu quan trọng trong quy trình kinh doanh của Rồng Việt Nhân viên công ty nỗ lực tìm kiếm khách hàng tiềm năng, có nhu cầu cao và nguồn hàng ổn định Trong quá trình ký kết, họ phối hợp với phòng agent-pricing để tìm giá tốt nhất, tạo cơ hội mang lại lợi nhuận lớn Nhờ vào việc sử dụng các phương tiện liên lạc hiện đại như email, Skype, Zalo, quá trình đàm phán diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, đặc biệt với những khách hàng lâu năm, giúp tiết kiệm thời gian Rồng Việt cũng có mối quan hệ tốt với nhiều đại lý quốc tế, hãng tàu, nhà xe và cơ quan hải quan, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và dễ dàng hơn trong việc xử lý các thủ tục hải quan.
Công ty Rồng Việt ngày càng mở rộng danh mục dịch vụ, từ việc ban đầu chỉ cung cấp dịch vụ vận tải đường biển hàng nguyên công FCL/FCL, đến nay đã bổ sung thêm các dịch vụ hàng lẻ và hàng rời để đáp ứng nhu cầu thị trường Mặc dù quy mô nhỏ, Rồng Việt luôn nỗ lực phục vụ khách hàng bằng nguồn lực hiện có, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng Công ty cũng cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ ở từng giai đoạn, hướng tới sự hoàn hảo Hiện tại, các dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển của Rồng Việt bao gồm dịch vụ hải quan, vận chuyển và kho bãi.
Chất lượng dịch vụ của Rồng Việt được khách hàng đánh giá cao với tốc độ giao hàng nhanh và độ an toàn cao Kể từ năm 2014, công ty đã có 10 năm kinh nghiệm trong ngành, thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp và chính xác Rồng Việt nổi bật trong dịch vụ giao nhận hàng hoá đường biển với thời gian giao hàng nhanh và độ chính xác cao, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng Công ty duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng lớn và các hãng vận tải hàng đầu như Maersk, WANHAI, Cosco, chứng tỏ uy tín và chất lượng dịch vụ Đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và am hiểu quy trình giao nhận hàng, cùng với chuyên viên tra mã HS Code, giúp đảm bảo độ chính xác trong thủ tục thông quan nhập khẩu Công ty cũng đầu tư vào công nghệ và thiết bị hiện đại, với phần mềm khai báo hải quan ECUS5 VNACCS linh hoạt, tiện lợi cho việc bổ sung thông tin.
3.3.2 Vấn đề còn tồn tại
Chất lượng dịch vụ của công ty được đánh giá là tốt nhưng thiếu sự ổn định, đặc biệt trong các lô hàng lớn với thủ tục kê khai phức tạp Công ty thường gặp sai sót trong việc kê khai hải quan, như mã số thuế và số liệu tờ khai, do sự thiếu kinh nghiệm của nhân viên Hơn nữa, công ty phụ thuộc vào một số chuyên viên tra mã HS Code; khi họ nghỉ phép hoặc không có mặt, các nhân viên khác gặp khó khăn trong việc xử lý các vấn đề liên quan.
HS Code và các chi phí thuế đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa Mặc dù sai sót trong việc áp mã HS Code không gây ra hậu quả nghiêm trọng, nhưng nó làm chậm quá trình giao hàng và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng Đôi khi, nhân viên vận hành muốn áp dụng mã HS Code chính xác hoặc có lợi về thuế cho doanh nghiệp, nhưng lại gặp khó khăn từ phía Cơ quan Hải quan khi họ yêu cầu áp mã HS Code khác cho mặt hàng.
Công tác chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan hiện vẫn còn nhiều sai sót, với 8.5% lô hàng rơi vào luồng đỏ, gây chậm trễ trong quá trình thông quan và phát sinh thêm chi phí Báo cáo từ phòng chứng từ - vận hành cho thấy số lượng hợp đồng sai sót vẫn còn tồn tại Hơn nữa, công tác giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa chưa được thực hiện kịp thời, khiến nhân viên không theo dõi sát sao và cập nhật thông tin chậm, ảnh hưởng đến kế hoạch nhận hàng nhập khẩu Đặc biệt trong mùa cao điểm, việc giám sát hành trình vẫn chưa chặt chẽ và thiếu sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận.
Mặc dù quy trình công ty được thiết lập một cách liền mạch và nhân viên thực hiện đúng các bước giao nhận, công ty vẫn chưa xây dựng hệ thống kiểm tra, theo dõi và báo cáo cho từng bước trong quy trình Thông tin chủ yếu được truyền đạt qua lời nói và các ứng dụng như Zalo, Skype, hay Email, dẫn đến việc thiếu sót và không chủ động trong việc theo dõi lịch trình, gây ra chậm trễ và phát sinh chi phí lưu kho Hơn nữa, mặc dù có phương án quản trị rủi ro cho quy trình giao nhận, nhân viên chưa thể áp dụng linh hoạt cho từng lô hàng và thiếu giải pháp phù hợp để xử lý các vấn đề phát sinh, đặc biệt trong mùa cao điểm khi khan hiếm phương tiện vận tải.
Công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý khối lượng công việc tại các bến cảng và tàu trong mùa cao điểm nhập khẩu do số lượng nhân viên vận hành hạn chế, dẫn đến gián đoạn dịch vụ khách hàng Thêm vào đó, việc thiếu nhân viên tại các cơ quan hải quan làm gia tăng rủi ro, đặc biệt khi lô hàng thuộc luồng đỏ phải kiểm tra, gây thiệt hại lớn về thời gian và chi phí cho công ty.
Nguồn vốn của Rồng Việt hiện vẫn ở mức thấp so với yêu cầu của ngành và các doanh nghiệp logistics khác, điều này đã hạn chế đáng kể các hoạt động kinh doanh của công ty Sự thiếu hụt vốn khiến Rồng Việt không thể đầu tư vào cơ sở vật chất, kho bãi và trang thiết bị, từ đó ảnh hưởng đến khả năng mở rộng hoạt động vận tải đường biển.
Đội ngũ nhân sự hiện tại gặp khó khăn trong việc bắt kịp xu thế hiện đại hóa của hệ thống quản lý, với nhiều nhân viên mới và sinh viên mới ra trường thiếu kinh nghiệm thực tế Độ tuổi trung bình của nguồn nhân lực khá trẻ, chủ yếu là thực tập sinh và nhân viên mới ra trường, dẫn đến chuyên môn còn yếu và thiếu kinh nghiệm xử lý tình huống Sự phức tạp của ngành yêu cầu nhiều kiến thức, khiến nhân viên trẻ thường không nhanh nhạy trong các tình huống thực tế, dẫn đến sai sót và giảm sự hài lòng của khách hàng.
Số lượng nhân viên chứng từ của Rồng Việt hiện tại còn ít, không đủ đáp ứng khối lượng công việc lớn mà bộ phận đang đảm nhiệm Điều này dẫn đến khó khăn trong việc lên chứng từ và khai báo hải quan, đặc biệt trong những thời điểm có nhiều hợp đồng giao nhận Bộ phận chứng từ phải xử lý nhiều hợp đồng cùng lúc, mỗi hợp đồng lại có yêu cầu chứng từ khác nhau, trong khi quy định của các ban ngành liên tục thay đổi.
Khách hàng và đối tác không cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết cho lô hàng, gây khó khăn cho nhân viên công ty trong việc kiểm tra, chỉnh sửa và bổ sung tài liệu, từ đó ảnh hưởng đến quy trình thủ tục thông quan hàng hóa.
Hoạt động giao nhận đường biển chịu ảnh hưởng lớn từ tính thời vụ, dẫn đến sự không ổn định trong dịch vụ logistics Khối lượng công việc thay đổi theo từng thời điểm hàng hóa xuất nhập khẩu trong năm, và tình hình Covid-19 cùng khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã tác động tiêu cực đến nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu, từ đó ảnh hưởng đến các công ty logistics Sự biến động này gây áp lực lên quy trình giao nhận vận chuyển, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm, dẫn đến quá tải cho cả hệ thống và nhân sự.
Giá cả trên thị trường dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển luôn biến động, với giá xăng dầu là một yếu tố quan trọng Sự gia tăng liên tục của giá cước vận tải và các dịch vụ liên quan đã ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của ngành này, khiến kết quả chưa đạt được như kỳ vọng.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN RỒNG VIỆT
Định hướng phát triển của công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt trong bối cảnh toàn cầu
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải nhập khẩu bằng đường biển của Việt Nam trong những năm tới
Việt Nam, nằm ở trung tâm khu vực châu Á - Thái Bình Dương và trên tuyến hàng hải quốc tế, sở hữu bờ biển dài cùng nhiều địa điểm phù hợp để xây dựng cảng nước sâu Điều này tạo ra cơ hội lớn cho việc hội nhập kinh tế quốc tế thông qua các hiệp định thương mại tự do (FTA) đã được ký kết, khiến Việt Nam trở thành một thị trường tiềm năng cho sự phát triển của ngành dịch vụ logistics.
Theo Hiệp hội DN dịch vụ logistics Việt Nam, ngành logistics nước ta đang tăng trưởng mạnh mẽ với tỷ lệ khoảng 14%-16% và đóng góp 4-5% GDP, trong khi 60%-70% doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ này Việt Nam đã lọt vào top 10 thị trường logistics mới nổi toàn cầu và đứng thứ 4 tại Đông Nam Á (Agility, 2023) Sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng biển năm 2022 đạt 733.181 triệu tấn, tăng 4% so với năm trước Dự báo, quy mô thị trường giao nhận vận tải đường biển sẽ đạt 75,21 tỷ USD vào năm 2024 và 96,86 tỷ USD vào năm 2029 Sự phát triển của internet, sức mua gia tăng và cải thiện cơ sở hạ tầng đang tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại điện tử và thị trường xuyên biên giới, góp phần thúc đẩy tăng trưởng trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển.
4.1.2 Định hướng của công ty
Công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt sẽ tập trung vào việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển trong giai đoạn 2024-2025, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu thị trường Tầm nhìn đến năm 2026-2030 là mở rộng mạng lưới dịch vụ, cải tiến công nghệ và nâng cao chất lượng phục vụ, góp phần khẳng định vị thế cạnh tranh trong ngành logistics.
Rồng Việt đặt mục tiêu mở rộng thị trường và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ trong giai đoạn 2021-2025 Công ty sẽ chuyển đổi số và tự động hóa quy trình theo dõi, chăm sóc đơn hàng để nâng cao hiệu quả Hướng đến việc trở thành một trong những công ty forwarder hàng đầu tại Hà Nội, Rồng Việt sẽ tập trung toàn bộ nhân lực để thực hiện các chiến lược đã đề ra cho đến cuối năm 2025.
Giai đoạn 2026-2030, Rồng Việt sẽ đối mặt với nhiều biến động trong nền kinh tế thế giới, đặc biệt là căng thẳng thương mại Mỹ-Trung và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử cùng chuỗi cung ứng quốc tế Công ty sẽ tập trung giữ vững và nâng cao vị thế hiện tại, hoàn thiện quy trình hoạt động nội bộ theo hướng chuyển đổi số, đồng thời mở rộng quy mô, thị trường và hoạt động kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác Tầm nhìn đến năm 2030, Rồng Việt phấn đấu trở thành một trong top 10 công ty forwarder hàng đầu tại Việt Nam.
Rồng Việt cam kết duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ chất lượng cao trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, khai báo hải quan và lưu chuyển kho bãi, đồng thời đảm bảo giá thành cạnh tranh Công ty sẽ tập trung vào việc chăm sóc khách hàng cũ với nhiều ưu đãi hấp dẫn, qua đó khẳng định sự chuyên nghiệp và uy tín của thương hiệu Rồng Việt, nhằm thu hút thêm khách hàng mới không chỉ ở miền Bắc mà còn trên toàn quốc.
Để nâng cao mối quan hệ với các đại lý nước ngoài và hãng tàu, Rồng Việt tập trung vào việc tăng cường khách hàng và mang đến các đơn hàng lớn trong lĩnh vực xuất/nhập khẩu Công ty đa dạng hóa dịch vụ bằng cách cân bằng hoạt động giao nhận đường biển và vận chuyển đường hàng không, với tỷ lệ doanh thu dự kiến từ các dịch vụ này lần lượt là 50%, 40% và 10% Đầu tư vào cơ sở vật chất và chuyển đổi số là ưu tiên hàng đầu, nhằm củng cố kỹ thuật phục vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và tạo ra quy trình tự động quản lý đơn hàng hiệu quả Đào tạo nguồn nhân lực cũng được chú trọng, với phương châm “vừa học, vừa làm”, nhằm nâng cao kỹ năng cho nhân viên, đặc biệt là trong lĩnh vực agent-pricing và chứng từ-vận hành, để họ có thể giao dịch hiệu quả trong môi trường toàn cầu.
4.1.3 Quan điểm của công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt về hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Ban lãnh đạo công ty Rồng Việt xác định rằng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần được cải thiện và đổi mới liên tục, với mục tiêu tăng tỷ trọng doanh thu nhập khẩu lên khoảng 10% Để nâng cao năng lực cạnh tranh và mở rộng thị trường, công ty cần đánh giá và hoàn thiện quy trình nội bộ một cách nghiêm túc Chỉ khi quy trình cốt lõi hoạt động hiệu quả, công ty mới có thể tự hào quảng bá dịch vụ tới khách hàng Để hoàn thiện quy trình giao nhận, các phòng ban cần liên kết chặt chẽ, đóng góp ý kiến xây dựng và cập nhật các xu hướng mới, học hỏi từ các doanh nghiệp đi đầu trong ngành và đối thủ cạnh tranh.
Đề xuất phát triển cho công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt trong việc hoàn thiện
4.2.1 Đề xuất trong việc hoàn thiện công tác tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
4.2.1.1 Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch và theo dõi lô hàng
Để nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch tại Rồng Việt, công ty cần xây dựng một không gian làm việc chung để chia sẻ thông tin về lô hàng và trạng thái hoạt động của nó, có thể sử dụng Excel hoặc Google Sheets Việc bảo mật thông tin có thể được thực hiện qua phần mềm Excel để lưu trữ hồ sơ Người phụ trách cần lập kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận, giúp nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, hiểu rõ yêu cầu công việc của mình Kế hoạch cần dựa trên mẫu quy định của công ty và điều chỉnh những thiếu sót trước đó Một kế hoạch rõ ràng và chi tiết sẽ tạo sự tin tưởng cho khách hàng đối với dịch vụ của công ty và giúp họ nắm bắt được tiến độ lô hàng của mình.
Để theo dõi lô hàng hiệu quả, công ty cần giám sát thông tin thường xuyên trong quá trình vận chuyển và báo cáo kịp thời cho khách hàng Việc sử dụng phần mềm giám sát thông tin là cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và dễ dàng phối hợp giữa các bên liên quan Base.vn kết hợp với trang tính là giải pháp tạm thời mà Rồng Việt có thể áp dụng trong giai đoạn nghiên cứu và phát triển phần mềm riêng Khi thông tin lô hàng được cập nhật trên phần mềm Base, nhân viên sẽ nắm rõ nhiệm vụ và tiến độ công việc, đồng thời nhận thông báo khi gần đến hạn, giúp đảm bảo tiến độ và tránh tình trạng quên đầu mục công việc, từ đó hỗ trợ quy trình làm thủ tục và giao nhận hàng hóa hiệu quả hơn.
4.2.1.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan
Để hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ, nhân viên chứng từ-vận hành của Rồng Việt cần thường xuyên cập nhật và theo dõi tình trạng lô hàng, từ đó thực hiện các hành động kịp thời trong việc chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan Việc cập nhật các văn bản hướng dẫn về thuế và danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng Nhân viên chứng từ cũng phải kiểm tra kỹ lưỡng mã thuế áp dụng cho hàng hóa để đảm bảo tính chính xác Sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận chứng từ và phòng kinh doanh là cần thiết, đặc biệt trong việc chuẩn bị chứng từ cho hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành Hiện tại, chỉ có nhân viên chứng từ trong phòng ban chứng từ-vận hành kiểm tra chứng từ lô hàng, vì vậy cần đề xuất việc phối hợp kiểm tra chéo với nhân viên vận hành để phát hiện lỗi và sửa chữa nhanh chóng Bộ phận vận hành cần kiểm tra thông tin bộ chứng từ trước khi thực hiện tờ khai, đồng thời, việc sử dụng Trang tính và phần mềm Base.vn để theo dõi tình trạng lô hàng cần được thực hiện liên tục, đặc biệt khi có sai sót, nhằm đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời cho các cấp quản lý.
Để hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan, nhân viên Rồng Việt cần tăng cường kiểm tra và hiểu rõ đặc điểm hàng hóa, tối ưu hóa việc áp dụng quy tắc mã HS Code và Biểu thuế xuất nhập khẩu của Bộ Tài Chính Nhân viên cần lưu ý rằng Biểu thuế XNK sẽ được cập nhật hàng năm qua bản Excel, do đó việc sử dụng đúng biểu thuế là rất quan trọng để tránh sai mã HS Đối với những hàng hóa có tên tiếng Việt hoặc mã thuế khó xác định, nhân viên và trưởng phòng Chứng từ-vận hành nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ chuyên gia hoặc tham khảo ý kiến đồng nghiệp và nhân viên hải quan.
Rồng Việt cần tăng cường nguồn nhân lực có kiến thức chuyên sâu về thủ tục khai báo hải quan, đặc biệt là trong việc tra mã HS Code Ngoài các chuyên viên, nhân viên trong phòng chứng từ cũng cần nắm vững kiến thức cơ bản về HS Code để giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ kiểm tra thông tin khi cần thiết Khi khai báo hải quan vào luồng vàng hoặc đỏ, công ty nên phân công nhân viên có kinh nghiệm, kiên định, am hiểu đặc tính hàng hóa và các quy định liên quan để thực hiện giải trình hiệu quả.
4.2.1.3 Đề xuất về giám sát và tổ chức quản lý
Ban lãnh đạo Rồng Việt cần tăng cường giám sát và quản lý nhân viên trong quá trình chuyển đổi số Nhân viên các phòng ban phải thường xuyên cập nhật tình trạng lô hàng lên Trang tính và phần mềm Base.vn để ban quản lý nắm rõ quy trình và tình hình lô hàng, từ đó có phương án tư vấn phù hợp Bên cạnh đó, quản lý cần theo dõi chặt chẽ hiệu suất làm việc của nhân viên để đánh giá khách quan và chủ quan, từ đó đưa ra góp ý nhằm nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ của công ty.
4.2.1.4 Đề xuất nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
Rồng Việt cần thực hiện khảo sát khách hàng định kỳ theo quý để tổng hợp trải nghiệm sử dụng dịch vụ, từ đó nhận diện các điểm mạnh và yếu để cải thiện Bộ phận kinh doanh phải chú trọng chăm sóc khách hàng, nâng cao năng lực chuyên môn và duy trì phong cách làm việc chuyên nghiệp để nhanh chóng giải đáp thắc mắc và khiếu nại Công ty cũng cần tăng cường hoạt động tư vấn và dịch vụ hỗ trợ, cung cấp thông tin về hãng tàu và phương tiện vận chuyển phù hợp với hàng hóa của khách hàng Chính sách chăm sóc khách hàng sau dịch vụ cần được chú trọng, bao gồm tư vấn và giải đáp thắc mắc, đồng thời xây dựng mối quan hệ thân thiết thông qua việc thăm hỏi và quan tâm Rồng Việt nên tăng cường các buổi thăm hỏi trực tiếp để củng cố mối quan hệ tin tưởng giữa công ty và khách hàng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty cần tuân thủ các điều khoản về chất lượng, số lượng và thời gian đã thỏa thuận Nhân viên Rồng Việt cần chú trọng đến sự tỉ mỉ và chăm sóc khách hàng, từ việc tư vấn dịch vụ phù hợp cho đến việc đề xuất các phương án tiết kiệm chi phí, như chuyển từ đường hàng không sang đường biển cho những lô hàng không gấp Đối với hàng hóa đặc biệt, như container treo yêu cầu vệ sinh cao, công ty nên lựa chọn container sạch để đảm bảo chất lượng Các trang thiết bị xếp hàng cũng cần được đảm bảo để tránh hư hỏng Những nỗ lực này thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, từ đó nâng cao hình ảnh công ty trong mắt khách hàng Ngoài ra, công ty cũng có chính sách ưu đãi cho khách hàng cũ, như giảm giá hay các ưu đãi sau khi hợp tác.
% giá trị đơn hàng vận chuyển cho khách hàng mới để có thể thu hút và giữ chân khách hàng lâu hơn
4.2.2 Đề xuất giải pháp về nhân lực
Rồng Việt cần xây dựng một chiến lược nhân lực hiệu quả, bắt đầu từ quy trình tuyển dụng Để đáp ứng xu hướng trẻ hóa đội ngũ, công ty nên lập kế hoạch đánh giá lợi ích và rủi ro khi tuyển dụng nhân viên trẻ Đồng thời, Rồng Việt cần xác định rõ tiêu chí và quyền lợi hấp dẫn nhằm thu hút nhân sự nhiệt huyết, năng động, có năng lực và trình độ phù hợp, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc và định hướng phát triển của công ty trong tương lai.
Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, việc bố trí và phân công công việc cho nhân viên cần phải hợp lý và khoa học Những công việc đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và khả năng ứng biến linh hoạt nên được giao cho nhân viên có thâm niên, đặc biệt là các vị trí liên quan đến chứng từ vận hành Có thể bổ sung một hoặc hai nhân viên ít kinh nghiệm để học hỏi, nhưng cần có kế hoạch phát triển dài hạn để họ gắn bó với công ty Đối với các vị trí cần sự trẻ trung và năng động như nhân viên Kinh doanh, Agent Pricing hay công nghệ kỹ thuật, việc tuyển dụng nhân viên mới, nhanh nhẹn và cập nhật xu hướng thị trường là rất quan trọng.
Rồng Việt cần thiết lập các chính sách đào tạo nhân viên một cách bài bản hơn, vì hiện tại công ty chưa có bộ hồ sơ hướng dẫn quy trình làm việc cụ thể, chủ yếu dựa vào lời nói Để giảm thiểu sai sót, công ty nên chuẩn hoá quy trình làm việc bằng văn bản để nhân viên mới có thể học theo Đồng thời, công ty cần tạo điều kiện cho trưởng phòng và nhân viên tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn và hội thảo với chuyên gia đầu ngành, nhằm cập nhật xu thế thị trường và làm mới kiến thức, đặc biệt trong các lĩnh vực giao nhận khó và rủi ro như tạm nhập tái xuất, trung chuyển hàng hóa từ nước ngoài qua Việt Nam, cũng như các mặt hàng phế liệu và hóa chất.
Công ty cần chú trọng nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học của nhân sự, đặc biệt là kỹ năng sử dụng Excel, Trang tính và Base.vn Để cải thiện khả năng giao tiếp với đối tác, khuyến khích nhân viên học thêm tiếng Trung bên cạnh tiếng Anh Ngoài ra, công ty nên triển khai các chính sách khen thưởng và hỗ trợ nhằm tạo động lực cho nhân viên trong việc liên tục nâng cao kỹ năng.
4.2.3 Đề xuất phải pháp về công nghệ và cơ sở vật chất-kỹ thuật
Rồng Việt cần tập trung vào chuyển đổi số bằng cách áp dụng Trang tính để các công ty có thể theo dõi lô hàng một cách hiệu quả Tiếp theo, công ty sẽ nghiên cứu và triển khai phần mềm Base.vn nhằm theo dõi lô hàng và tình trạng chăm sóc khách hàng Qua đó, Rồng Việt sẽ khắc phục được tình trạng chậm trễ trong việc truyền tin trong quá trình giao nhận hiện tại.
Công ty có thể nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị dựa trên khả năng tài chính, giúp giảm thời gian làm việc và tăng năng suất cho nhân viên.
Một số kiến nghị hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Rồng Việt
4.3.1 Đối với cơ quan Nhà nước, Chính phủ, Hiệp hội giao nhận
Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với pháp luật và thông lệ quốc tế
Các cơ quan ban hành pháp luật hiện nay đang phải đối mặt với nhiều quy định phức tạp từ cả trong nước và quốc tế, dẫn đến khó khăn trong việc áp dụng luật cho các doanh nghiệp trong ngành Logistics và giao nhận vận tải Để giải quyết vấn đề này, cần kiến nghị các cơ quan lập pháp xây dựng các văn bản luật và hướng dẫn thực thi chi tiết, cập nhật tại một địa chỉ thống nhất để doanh nghiệp dễ dàng tra cứu Hệ thống pháp luật cũng cần được hoàn thiện và điều chỉnh để loại bỏ những quy định cũ không còn phù hợp.
Nhà nước cần cải thiện hệ thống luật pháp và các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, nhằm tăng cường tính chặt chẽ, đầy đủ và minh bạch Điều này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của các doanh nghiệp.
Để xây dựng chuyển đổi số trong các hoạt động thủ tục hải quan, các cơ quan nhà nước cần phát triển và hoàn thiện phần mềm như Hệ thống một cửa quốc gia và trang web của Cơ quan hải quan Việc liên tục cập nhật các thay đổi về luật pháp và thủ tục pháp lý là cần thiết, giúp doanh nghiệp giao nhận thực hiện thủ tục một cách minh bạch, chính xác và nhanh chóng.
Cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong khai báo hải quan điện tử để nâng cao hiệu quả thông quan hàng hóa nhập khẩu Các cơ quan hải quan nên công khai quy trình thủ tục, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện, đồng thời thiết lập cơ chế giám sát và kiểm tra hoạt động Mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong giám sát hàng hóa tại cảng biển và khuyến khích sử dụng chữ ký số cho các thông tin liên quan đến tàu thuyền nhập cảnh và quá cảnh là rất cần thiết Ngoài ra, cần xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và đầu tư vào phần mềm điện tử hiện đại để hỗ trợ hiệu quả trong thực hiện thủ tục hải quan.
Thành lập các tổ chức, hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp Logistics
Hiệp hội Doanh nghiệp Logistics Việt Nam, trước đây là Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS), đang thu hút nhiều doanh nghiệp giao nhận trong nước, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hiện nay, các doanh nghiệp rất cần những tổ chức và cộng đồng để học hỏi, hỗ trợ và phát triển Hiệp hội có thể đại diện cho các hội viên để kiến nghị với Nhà nước về những khó khăn họ gặp phải, từ đó góp phần nâng cao nghiệp vụ và năng lực công ty, giải quyết các vấn đề vướng mắc.
Nhà nước cần tăng cường phát triển các cộng đồng và Hiệp hội Phát triển nhân lực Logistics Việt Nam để nâng cao giá trị ngành logistics, biến nó thành một ngành mũi nhọn, góp phần tạo ra nguồn thu lớn cho đất nước Bên cạnh đó, các ngành chức năng cần thường xuyên kiểm tra dịch vụ để phát hiện và xử lý các hành vi gian lận thương mại và trốn thuế Việc xử phạt nghiêm minh đối với các hành vi gian lận trong khai báo thuế, cũng như tham nhũng và hối lộ từ phía cán bộ hải quan là rất cần thiết.
Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất hạ tầng
Nhà nước cần tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng để giải quyết ùn tắc giao thông và phát triển hệ thống cảng biển, đồng thời thúc đẩy ngành giao nhận vận tải Việc nâng cấp cơ sở hạ tầng tại các cảng, đặc biệt là các cảng nước sâu, là cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế Xây dựng, mở rộng và hiện đại hóa thiết bị xếp dỡ hàng hóa, cùng với việc xây dựng kho bãi đạt chuẩn bảo quản, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Các phương tiện trang thiết bị phục vụ hoạt động giao nhận như xe tải, dây chuyền, băng tải và hệ thống kho bãi hiện nay còn thô sơ, lạc hậu và thiếu đồng bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giao nhận Do đó, Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho cảng và kho bãi một cách tổng thể, đảm bảo khả năng tương tác và hỗ trợ lẫn nhau một cách hiệu quả.
4.3.2 Đối với cơ quan hải quan
Cơ quan Hải quan cần thống nhất quy trình làm thủ tục hải quan và quy định rõ ràng các chứng từ cần thiết, đồng thời loại bỏ những giấy tờ và công đoạn không cần thiết Hiện tại, mỗi cảng áp dụng quy trình khác nhau, vì vậy cần đơn giản hóa tối đa các bước và đảm bảo cập nhật thông tin nhanh chóng để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi Điều này sẽ tạo ra một hành lang pháp lý ổn định, thu hút hàng hóa về Việt Nam và mang lại sự yên tâm cho các doanh nghiệp vận tải, giao nhận, cũng như các doanh nghiệp thương mại trong và ngoài nước.
Cần mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong giám sát hàng hóa tại cảng biển và sử dụng chữ ký số cho việc khai báo thông tin tàu thuyền nhập cảnh và quá cảnh Đồng thời, cần xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và đầu tư vào các phần mềm điện tử hiện đại để thực hiện thủ tục hải quan Việc hoàn thiện hệ thống thông tin liên lạc và trao đổi dữ liệu điện tử giữa các cơ quan quản lý trong ngành cũng rất quan trọng.
Chúng tôi thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo và tập huấn về thủ tục hải quan điện tử cùng với các quy định kiểm tra chuyên ngành dành cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, chúng tôi cam kết công khai mọi thủ tục hải quan để doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và thực hiện, đồng thời thiết lập cơ chế giám sát và kiểm tra hoạt động của cơ quan hải quan.