nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty tnhh kotrans tại hà nội

LỜI CAM ĐOANEm xin cam đoan về các số liệu sử dụng trong Đề tài Khóa luận tốtnghiệp: “Nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhậpkhẩu bằng đường hàng không của công t

TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Thế giới ngày càng mở rộng thông qua quá trình toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một ngành dịch vụ không thể thiếu trong việc kết nối các nền kinh tế, thúc đẩy sự hợp tác và phát triển của các nước Ngành này đòi hỏi sự nhanh nhạy, sáng tạo và cạnh tranh cao của các doanh nghiệp tham gia Họ phải đầu tư nhiều về cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, công nghệ… để nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ của mình, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng Các doanh nghiệp cũng phải tận dụng những tiềm năng vốn có, khai thác mở rộng thị trường, cung cấp những dịch vụ chất lượng cao, mang lại sự hài lòng cho khách hàng

Việt Nam là một quốc gia đang phát triển nhanh chóng với nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng cao Đây là một lĩnh vực tiềm năng, thu hút sự tham gia của hàng nghìn doanh nghiệp Đó là lý do tại sao dịch vụ logistics trở thành một ngành kinh doanh đang phát triển mạnh mẽ, tốc độ tăng trưởng tương đối cao, đạt 14-16% Việt Nam cũng được đánh giá cao trên bảng xếp hạng Agility 2022, xếp thứ 11 trong nhóm 50 thị trường logistics mới nổi toàn cầu Hiện nay, Việt Nam có hơn 40.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics Đây là những con số ấn tượng, chứng tỏ sự phát triển và tiềm năng của ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam Đặc biệt, trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không Sau hơn 30 năm phát triển, thị trường vận tải hàng hóá đường hàng không tại Việt Nam chứng kiến bước tăng trưởng ngoạn mục, với tốc độ bình quân thời kỳ 1991-2022 là 15,3%/năm Bất chấp khó khăn từ đại dịch Covid-19 và đứt gãy chuỗi cung ứng, năm 2021, trong khi sản lượng hành khách tụt dốc thẳng đứng, sản lượng hàng hoá vẫn tăng trưởng đột biến đạt 1,5 triệu tấn cùng giá cước vận chuyển hàng hóa quốc tế tăng vọt Hoạt động vận tải hàng không của nước ta trong 2 tháng đầu năm 2023 đánh dấu bước tăng trưởng 50% so với cùng kỳ năm ngoái Cụ thể, vận tải hàng không đã vận chuyển được 60 ngàn tấn hàng hóa, tăng9,5%; luân chuyển đạt 1,5 tỷ tấn.km, tăng 148% so với cùng kỳ năm 2022 Đây là bước tiến thể hiện sự khôi phục của ngành xuất nhập khẩu và giao thương trong nước.

Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội là một doanh nghiệp 3PL, chuyên cung cấp các giải pháp toàn diện về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và các dịch vụ liên quan đến vận tải Công ty đã xây dựng được thương hiệu và niềm tin của nhiều khách hàng trong và ngoài nước trong hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, trong thời đại kỹ thuật số và toàn cầu hóa, công ty cũng đối mặt với nhiều thử thách và khó khăn về năng lực cung ứng dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không Đây là một dịch vụ có nhiều lợi thế như tốc độ cao, an toàn, tiết kiệm thời gian, nhưng cũng có nhiều rủi ro như chi phí cao, quy định chặt chẽ, yêu cầu chất lượng cao Do đó, công ty cần phải nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, để tận dụng cơ hội và đối phó với thách thức của thị trường Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã có cơ hội tìm hiểu về hoạt động của công ty, nhận thấy đây là một vấn đề cần được quan tâm và giải quyết Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không củaCông ty TNHH Kotrans tại Hà Nội”.

Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Những năm qua đã có một số công trình nghiên cứu của sinh viên Đại học Thương Mại đã nghiên cứu về đề tài nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Trong đó có thể kể đến các nghiên cứu sau:

1 Tác giả Nguyễn Thị Thu Hương (2022), “Nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty cổ phần dịch vụ quốc tế CTX” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương Mại.

Tác giả tập trung tổng hợp cơ sở lý luận về nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, từ đó phân tích năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty cổ phần dịch vụ quốc tếCTX và đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty Tuy nhiên, tác giả dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của CTX chưa được tiến hành toàn diện, thiếu đi góc nhìn trong bối cảnh quốc gia và quốc tế; tính thách thức cũng như cơ hội công ty trong ngành.

2 Tác giả Đinh Thị Thúy Ngân (2022), “Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Vận tải Bách Việt” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương mại. Đề tài tập trung nghiên cứu chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ trong hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không trong bối cảnh quốc tế hóa ngày càng phát triển của công ty TNHH Vận tải Bách Việt Tác giả đã chỉ ra và phân tích thực trạng thông qua các tiêu chí được đánh giá bởi khách hàng; tuy nhiên, phần hạn chế của bài phân tích là chưa đánh giá được các yếu tố cấu thành nên năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không trong bối cảnh hiện tại của công ty.

3 Tác giả Bùi Thị Hiền (2022), “Giải pháp nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu VNLOGS” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương mại.

Tác giả đi sâu hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không; nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ của công ty Bài nghiên cứu đã có những phân tích các yếu tố cấu thành nên năng lực cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, nhưng lại chưa có bất kỳ phân tích nào về các tiêu chí để đánh giá năng lực này của công ty VNLOGS.

4 Tác giả Thân Thị Tú (2023), “Nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Giao nhận vận tải Ngôi sao Kim cương” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương mại.

Tác giả tập trung vào hệ thống hóa lý thuyết cơ bản liên quan đến năng lực cung ứng của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không,phân tích đánh giá thực trạng hiệu quả kinh doanh dịch vụ của công ty và đề xuất giải pháp để nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không của Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Ngôi sao Kim cương Tác giả đã hệ thống hóa tương đối đầy đủ các yếu tố cấu thành nên nên năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu qua đường hàng không, tuy nhiên, vẫn chưa đưa ra tiêu chí để đánh giá trọng tâm được năng lực của công ty.

5 Tác giả Vũ Thị Mai Huyền (2023), “Nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty Cổ phần Quốc tế Tico” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương mại.

Tác giả Vũ Thị Mai Huyền đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về việc nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Bằng cách phân tích 7 yếu tố cấu thành nên năng lực này, tác giả đã đưa ra một bức tranh đầy đủ về thực trạng hiện tại của công ty Cổ phần Quốc tế Tico Tuy nhiên, một điểm hạn chế đáng chú ý trong nghiên cứu này là sự thiếu vắng của các tiêu chí đánh giá cụ thể Điều này làm giảm khả năng đánh giá chính xác các giải pháp kiến nghị mà tác giả đưa ra Việc bổ sung các tiêu chí đánh giá rõ ràng sẽ không chỉ củng cố tính khách quan và độ tin cậy của nghiên cứu, mà còn góp phần tạo nên một nền tảng vững chắc cho những nghiên cứu tiếp theo.

Kết luận, các nghiên cứu trên về năng lực cung ứng dịch vụ trong giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu đã đưa ra những phân tích kỹ lưỡng về các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng cung ứng dịch vụ của các doanh nghiệp Tuy nhiên, mặc dù đã đề cập đến các yếu tố quan trọng, nhưng các nghiên cứu này vẫn chưa đi sâu vào và cụ thể hóa các tiêu chí để đánh giá năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa qua đường hàng không. Điều này trở nên đặc biệt cần thiết trong bối cảnh thị trường đang phải đối mặt với những biến động toàn cầu, bao gồm ảnh hưởng của đại dịch và các sự kiện địa chính trị và kinh tế khác nhau, như chiến sự ở Nga - Ukraine và chiến tranh tại Israel Những sự kiện này không chỉ tác động trực tiếp đến quá trình giao nhận hàng hóa mà còn tạo ra các thách thức mới đối với các doanh nghiệp Logistics.

Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, Công ty TNHH Kotrans đứng trước nhiều thách thức trước tình hình kinh tế hiện tại và khả năng định vị năng lực cung ứng của mình còn nhiều hạn chế Vì vậy, cần một bài nghiên cứu đi sâu vào cụ thể chí đánh giá tạo nên năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Từ đó, đề xuất các giải pháp để nâng cao năng lực dịch vụ phù hợp với doanh trong trong bối cảnh thị trường mới.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Phân tích, đánh giá năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại

Hà Nội trong giai đoạn 2021-2023 Từ đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty.

Hệ thống hóa lý thuyết về nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

Tổng quan thực trạng cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

Phân tích các tiêu chí đánh giá năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty

Từ các phân tích, đưa ra những thành công, hạn chế và nguyên nhân trong cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội Đưa ra các giải pháp và đề xuất cho công ty và nhà nước trong giải quyết các hạn chế còn tồn tại trong cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty.

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội.

Phạm vi nội dung: Nghiên cứu, phân tích các tiêu chí, yếu tố ảnh hưởng đến năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, từ đó, để xuất giải pháp nâng cao năng lực cung ứng này cho Kotrans.

Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu trong giai đoạn 2021-2023, giai đoạn có sự biến động giữa các nền kinh tế lớn cùng với đó là ảnh hưởng kéo dài từ sau đại dịch Covid dẫn đến suy thoái kinh tế.

Phạm vi không gian: Đi sâu nghiên cứu tại Công ty TNHH Kotrans tại HàNội

Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập, làm việc, tiếp xúc trực tiếp với các phòng ban của công ty Kết quả ban đầu đã cung cấp các thông tin về hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty à các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực này.

Ngoài ra, số liệu thứ cấp được sử dụng trong nghiên cứu dựa trên cơ sở dữ liệu được thu thập từ nguồn nội bộ như báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh giai đoạn 2021-2023, thông tin từ phòng kế toán và phòng hành chính-nhân sự Ngoài ra, một phần dữ liệu được thu thập từ các nguồn bên ngoài như trang web, báo, tạp chí kinh tế, các bài nghiên cứu khoa học,…

1.5.2 Phương pháp phân tích thông tin dữ liệu

Phương pháp thống kê: chọn lọc, thống kê những thông tin cụ thể và được sử dụng để đánh giá về thực trạng năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2021 – 2023

Phương pháp so sánh: so sánh các dữ liệu được thống kê từ hiệu quả kinh doanh và hoạt động của công ty, đi sâu phân tích doanh thu từ loại hình vận chuyển hàng không.

Phương pháp logic và phân tích:từ kết quả so sánh, tiến hành phân tích thực trạng năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không, từ đó đưa ra các đề xuất, biện pháp nhằm nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ này.

Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần lời cảm ơn, lời cam đoan, danh mục các chữ viết tắt, danh mục các bảng, danh mục các biểu đồ hình, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục; đề tài nghiên cứu được kết cấu được chia thành 4 chương như sau:

Chương II Cơ sở lý luận về năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

Chương III Thực trạng năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

Chương IV Định hướng phát triển và đề xuất nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công tyTNHH Kotrans tại Hà Nội

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NĂNG LỰC CUNG ỨNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

Trong thực tế, giao nhận hàng hóa là một hoạt động kinh tế rất rộng và cực kỳ quan trọng liên quan tới hầu hết các công việc trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận một cách nhanh chóng, hiệu quả và an toàn; thông qua tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các giấy tờ thủ tục và các dịch vụ khác liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác.

Ngày 29/10/2004, Hiệp hội Châu Âu về các dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics và hải quan (European Association for Forwarding, Transport, Logistic and Customs Services - CLECAT) đã phối hợp với Hiệp hội FIATA, đưa ra khái niệm về dịch vụ giao nhận vận tải như sau “Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở (được thực hiện bởi một hoặc nhiều phương tiện vận tải), gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa Dịch vụ giao nhận bao gồm có dịch vụ logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến quá trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi và quản lý chuỗi cung trên thực tế Những dịch vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ được cung cấp”.

Bên cạnh đó, theo Philip Kotler và Kellers (Marketing Management 2006):

“Dịch vụ là bất kỳ hoạt động hay lợi ích nào mà chủ thể này có thể cung cấp cho chủ thể kia Trong đó đối tượng cung cấp nhất định phải mang tính vô hình và không dẫn đến bất kỳ quyền sở hữu một vật nào cả Còn việc sản xuất dịch vụ có thể hoặc không cần gắn liền với một sản phẩm vật chất nào”.

Như vậy, có thể nói dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là những dịch vụ thương mại có liên quan đến quá trình vận tải, nơi hàng hóa được vận chuyển từ người gửi ở quốc gia này đến người nhận ở quốc gia khác Sử dụng máy bay hoặc tàu bay làm phương tiện chính, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển cũng như những yêu cầu khác theo yêu cầu của khách hàng Theo đó người giao nhận ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.

2.1.2 Vai trò và đặc điểm về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

Trong hơn một thập kỷ trở lại đây, chúng ta có thể nhận thấy rõ ràng, hàng không ngày càng đóng vai trò lớn hơn trong vận chuyển hàng hóa nói riêng và trong thương mại quốc tế nói chung.

Theo Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), các hãng hàng không vận chuyển hơn 52 triệu tấn hàng hóa mỗi năm, chiếm hơn 35% giá trị thương mại toàn cầu nhưng chưa đến 1% khối lượng thương mại thế giới Điều này tương đương với lượng hàng hóa trị giá 6,8 nghìn tỷ USD hàng năm, tương đương 18,6 tỷ USD lượng hàng hóa mỗi ngày Những con số này đã chứng minh vai trò cực kỳ lớn của hàng không trong hoạt động vận chuyển hàng hóa thương mại giữa các quốc gia, các khu vực khác nhau trên thế giới.

Vận tải hàng không không chỉ giúp các quốc gia mở rộng thị trường và tận dụng lợi thế cạnh tranh của mình, mà còn là chìa khóa để toàn cầu hóa Nó cho phép các quốc gia chuyên môn hóa vào những ngành có lợi thế so sánh, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Đồng thời, vận tải hàng không cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia, giúp thị trường toàn cầu trở nên gắn kết và đa dạng hơn Nhờ có hàng không, các doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô, tiếp cận khách hàng mới và khám phá cơ hội kinh doanh mới, đồng thời cải thiện hiệu quả trong chuỗi cung ứng và phân phối sản phẩm của mình đến tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng và an toàn.

Tại Việt Nam, hiện tại có 22 sân bay phục vụ cho mục đích dân dụng, trong đó có 10 sân bay quốc tế, đã và đang được đẩy mạnh đầu tư, xây dựng, nâng cấp sân bay, song song với đó là cải thiện dịch vụ cũng như phát triển vận chuyển hàng hóa Ngành công nghiệp vận tải hàng không Việt Nam đóng một vai trò then chốt trong nền kinh tế của quốc gia, là đường dây liên kết quan trọng cho thương mại và giao dịch quốc tế Tầm quan trọng của nó đã trở nên rõ ràng hơn trong bối cảnh đại dịch COVID-19, theo thống kê của Cục Hàng không Việt Nam, sản lượng hàng hóa vận chuyển qua đường hàng không trong năm 2022 ước đạt 1,25 triệu tấn Con số này bằng 95% so với năm 2021 và tương đương năm 2019 Ngành công nghiệp vận tải hàng không của Việt Nam đã thể hiện sức thích nghi mạnh mẽ, với lưu lượng hàng hóa bằng đường hàng không ở cả trong nước và quốc tế đang dần trải qua một sự phục hồi ổn định theo bước phục hồi kinh tế toàn cầu Hơn nữa, vị trí địa lý chiến lược của Việt Nam ở Đông Nam Á đã củng cố vai trò của đất nước như là trung tâm logistics quan trọng của khu vực và thế giới.

- Tốc độ nhanh, đáp ứng được yêu cầu của các mặt hàng cần vận chuyển nhanh chóng: vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có tốc độ vận tải cao và thời gian vận chuyển ngắn, nếu xét về tốc độ thì vận tải hàng không có ưu thế nhất

- Tính an toàn và hành trình đều đặn: vận tải hàng không được trang bị thiết bị vận chuyển hiện đại nhất, thời gian vận chuyển ngắn, hàng hóa bị tác động các điều kiện thiên nhiên bên ngoài, nên ít bị tổn thất.

- Vận tải hàng không có tính cơ động cao: có thể đáp ứng nhanh nhu cầu chuyên chở hàng hóa về mặt thời gian, khối lượng và số lượt bay trên một chuyến

-Có khả năng vận chuyển hàng hóa tới những nơi mà nhiều phương tiện vận tải khác không có khả năng thực hiện hoặc thực hiện vô cùng khó khăn: các chuyến bay chở hàng hóa thông thường thường đi và đến các sân bay, tuy nhiên đối với những chuyến bay đến những vùng có địa hình đặc biệt hay trong hoàn cảnh đặc biệt như cứu trợ bão lũ thì vẫn có những loại máy bay chuyên dụng đáp ứng được các nhu cầu này

- Cước phí vận chuyển cao: cước phí của vận tải hàng không cao hơn rất nhiều so với các phương thức vận tải khác do chất lượng dịch vụ và chi phí khấu hao tương đối lớn.

- Mức độ tiếp cận thấp: chỉ dừng lại ở các sân bay, hạn chế bởi thủ tục kiểm tra hàng hóa và chứng từ khá phức tạp, mất thời gian.

- Lịch trình bay phụ thuộc nhiều vào thời tiết, khí hậu: khi gặp thời tiết xấu, máy bay sẽ bị hoãn hoặc chuyển địa điểm hạ cánh

Năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

2.2.1 Khái niệm năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

“Năng lực là khả năng duy trì, triển khai, phối hợp các nguồn lực theo phương thức phù hợp để công ty đạt được mục tiêu trong bối cảnh cạnh tranh”, theo Sanchez và Heene, 1996, 2004.

Theo điều 3, khoản 9, Luật thương mại năm 2005: "Cung ứng dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên (sau đây gọi là bên cung ứng dịch vụ) có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán; bên sử dụng dịch vụ (sau đây gọi là khách hàng) có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận".

Như vậy, năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa là khả năng của một tổ chức trong việc quản lý và điều phối các nguồn lực để thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả Điều này bao gồm việc lên kế hoạch, tổ chức, vận hành và kiểm soát các quy trình liên quan đến việc di chuyển hàng hóa từ nơi được chỉ định đến nơi nhận của người nhận.

Tựu chung, năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là khả năng của một tổ chức trong việc quản lý và điều phối các nguồn lực để thực hiện việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ quốc gia này sang quốc gia khác một cách hiệu quả và an toàn Năng lực này đòi hỏi sự linh hoạt để thích ứng với các thay đổi về quy định quốc tế, biến động của thị trường và yêu cầu đặc thù của từng loại hàng hóa cụ thể Đồng thời, việc cung ứng dịch vụ giao nhận hàng không cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn và bảo mật.

2.2.2 Các yếu tố cấu thành năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

● Năng lực quản lý của đội ngũ lãnh đạo công ty

Năng lực quản lý của lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển và thành công của công ty Đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện và thúc đẩy mọi hoạt động diễn ra một cách linh hoạt và hiệu quả Đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận, đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác cao, thì vai trò của lãnh đạo càng trở nên cấp thiết. Đầu tiên, khả năng giao tiếp hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả các hoạt động của công ty Giao tiếp khéo léo sẽ giúp tạo dựng được uy tín, thương hiệu, thể hiện được giá trị cốt lõi của công ty, bằng cách này các nhà lãnh đạo sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác Cùng với đó, nhân viên của công ty sẽ hiểu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược cũng như kỳ vọng của công ty, tạo được cảm hứng và động lực để nhân viên làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Đồng thời, hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng là một phần không thể thiếu Nhằm thu hút và giữ chân các nhận viên có kinh nghiệm và năng lực, buộc lãnh đạo công ty phải có những hoạt động để nâng cao tính chuyên môn cũng như tư duy cho nhân viên Điều này sẽ được thể hiện qua các hoạt động đào tạo nội bộ từ các cấp lãnh đạo truyền đạt đến nhân viên Bao gồm các buổi thực tế, hội thảo, khóa học nhằm trang bị cho nhân viên các kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết khi làm việc Mục tiêu của các hoạt động này sẽ giúp nâng cao năng lực chuyên môn, dịch vụ cung như tăng cường sự gắn kết của nhân viên trong doanh nghiệp.

Cuối cùng, mức độ đãi ngộ nhân viên quyết định sự hài lòng, trung thành và năng suất làm việc của nhân viên Điều này bao gồm nhiều yếu tố như tiền lương,phụ cấp, bảo hiểm, phúc lợi,… Một mức độ đãi ngộ tốt sẽ giúp nhân viên cảm thấy được công nhận, động viên và khích lệ cho sự đóng góp của họ Ngược lại, nhân viên sẽ cảm thấy bất công, thiếu động lực làm việc.

● Năng lực nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên

Trong hoạt động của doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo đóng vai trò như người chỉ đường, đặt ra phương hướng, kế hoạch chiến lược, thì đội ngũ nhân viên chính là những người thực hiện những kế hoạch chiến lược đó Nhân viên không chỉ thực hiện công việc một cách chính xác và kịp thời, mà còn phải đảm bảo tiến độ đã đề ra Đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nơi tính chuyên môn và nghiệp vụ đòi hỏi kiến thức sâu rộng, họ phải hiểu rõ về tuyến đường vận chuyển, thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu và cả những rủi ro có thể xảy ra khi hàng hóa di chuyển qua đường hàng không Chính từ những hiểu biết này, họ có thể đưa ra giải pháp vận chuyển phù hợp cho khách hàng.

Năng lực của đội ngũ nhân viên được thể hiện qua năng lựa nghiệp vụ và kiến thức chuyên môn Sự hài lòng của khách hàng thông qua những trải nghiệm của họ trong quá trình sử dụng dịch vụ của công ty, mà người đảm nhận điều này không ai khác chính là nhân viên Một đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm, có kinh nghiệm, chuyên môn cao sẽ mang lại cho khách hàng sự tận tâm, trải nghiệm tốt, đồng thời xây dựng được uy tín và danh tiếng cho công ty.

● Năng lực quản lý thông tin, hàng hóa, chứng từ của công ty

Năng lực quản lý thông tin bao gồm việc thu thập, xử lý và chia sẻ thông tin liên quan đến hàng hóa và quá trình giao nhận Đồng thời, bao hàm các thông tin về vị trí, trạng thái, thời gian sự kiện và thực tế của các lô hàng Việc quản lý thông tin hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa được quá trình giao nhận bằng đường hàng không, đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn, tạo sự yên tâm cho khách hàng. Đồng thời, quản lý hàng hóa liên quan đến lưu trữ, đóng gói, xử lý hàng hóa trước khi chúng được vận chuyển bởi đường hàng không Đảm bảo rằng hoàng hóa được sắp xếp đúng yêu cầu, đóng gói đúng cách và tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm.

Trong khi đó, bước quản lý chứng từ đóng vai trò đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ trong giao dịch xuất nhập khẩu Đảm bảo xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu, hóa đơn, vận đơn, các giấy tờ hải quan và các tài liệu khác liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa, Đảm bảo rằng, tất cả các chứng từ đều chính xác, hoàn chỉnh, tránh xảy ra sự cố tại các cảng hàng không.

● Năng lực tổ chức quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty

Năng lực tổ chức quy trình là chìa khóa giúp công ty hiểu rõ và quản lý hiệu quả toàn bộ chuỗi cung ứng hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không Điều này bao gồm việc thiết lập các bước cụ thể từ việc đặt hàng, đóng gói, vận chuyển, thông quan, cho đến giao nhận hàng hóa Quan trọng hơn, việc nắm vững và tuân thủ các quy định pháp luật và quốc tế là yếu tố cốt lõi để đảm bảo mỗi bước trong quy trình diễn ra suôn sẻ.

Tổ chức quy trình một cách khoa học còn giúp các bộ phận liên quan có khả năng giám sát và theo dõi tiến độ công việc một cách chặt chẽ, từ đó kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp khi đối mặt với rủi ro tiềm ẩn như sự cố vận chuyển hay thay đổi trong quy định Điều này không chỉ nâng cao độ chính xác và năng suất công việc mà còn giảm thiểu rủi ro và thiệt hại, qua đó tối ưu hóa quá trình cung ứng hàng hóa.

● Năng lực marketing dịch vụ của công ty

Năng lực marketing đóng vai trò trung tâm trong việc xác định và phát triển thị trường cho dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không. Đây là cầu nối giữa công ty và khách hàng, giúp truyền đạt giá trị và lợi ích của dịch vụ một cách hiệu quả Marketing không chỉ là quảng bá; nó còn là việc tạo dựng niềm tin và sự ưu tiên trong tâm trí khách hàng.

Một chiến lược marketing thông minh sẽ giúp công ty nổi bật giữa đám đông, thu hút khách hàng tiềm năng thông qua các thông điệp sáng tạo và định vị thương hiệu mạnh mẽ Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành công nghiệp cạnh tranh cao như giao nhận hàng không, nơi mỗi yếu tố từ thời gian, độ tin cậy đến chi phí đều có ảnh hưởng lớn đến quyết định của khách hàng.

Với năng lực marketing vững chắc, công ty có thể không chỉ giữ chân khách hàng hiện tại mà còn mở rộng cơ hội tiếp cận và chinh phục những khách hàng mới,

● Năng lực liên kết với các đối tác và cơ quan chức năng liên quan

Các nhân tố ảnh hưởng năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

2.3.1 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

● Môi trường kinh tế- chính trị

Môi trường kinh tế - chính trị không chỉ ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh hàng ngày mà còn định hình chiến lược dài hạn của các công ty giao nhận hàng hóa quốc tế Tình hình kinh tế vĩ mô, như GDP, lạm phát, và đầu tư nước ngoài, cung cấp bức tranh tổng thể về sức khỏe kinh tế của một quốc gia, từ đó ảnh hưởng đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa và dịch vụ logistics.

Chính sách tiền tệ, bao gồm lãi suất và nguồn cung tiền, có thể làm thay đổi chi phí vay và giá cả, ảnh hưởng đến chi phí hoạt động của các công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và quyết định giá cước vận chuyển Đồng thời, sự ổn định chính trị tạo ra môi trường dự đoán được, giúp các công ty hàng không lập kế hoạch và triển khai dịch vụ của mình một cách hiệu quả Trong khi đó,bất ổn chính trị như biểu tình, đảo chính, hoặc xung đột có thể gây gián đoạn trong chuỗi cung ứng và vận chuyển hàng hóa.

Song song với đó, sự thay đổi trong mối quan hệ giữa các quốc gia, như căng thẳng thương mại hoặc hợp tác kinh tế, có thể tạo ra cơ hội để mở rộng hoạt động hoặc đối mặt với thách thức như thuế quan và hạn chế thương mại Các công ty giao nhận cần phải theo dõi chặt chẽ và đánh giá liên tục môi trường kinh tế - chính trị để điều chỉnh chiến lược và hoạt động của mình một cách linh hoạt, đảm bảo khả năng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả và bền vững.

● Pháp luật và chính sách

Không thể phủ nhận, với sự phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực giao nhận như hiện nay, các chính sách và quy định cũng thay đổi liên tục để theo kịp theo xu hướng ngày càng thắt chặt và nghiêm ngặt hơn.

Các quy định về thuế quan, kiểm dịch và kiểm soát hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phái của quá trình giao nhận Sự thay đổi trong các quy định có thể tạo cơ hội hoặc thách thức mới cho các công ty để thích ứng Không chỉ vậy, với sự gia tăng nhận thức tác động của hoạt động kinh doanh đến môi trường, các quy định về giảm thiểu ô nhiễm và bảo vệ môi trường trở nên quan trọng hơn.

Không chỉ vậy, với một số khu vực phát triển cao Chính phủ các nước đưa ra những chính sách cạnh tranh và chống độc quyền, ảnh hưởng đến các hoạt động hàng không cũng như cạnh tranh trên thị trường.

● Điều kiện thời tiết Điều kiện thời tiết là một trong những yếu tố tự nhiên có ảnh hưởng lớn đến năng lực cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Sự thay đổi thời tiết không chỉ ảnh hưởng đến lịch trình bay mà còn đến an toàn và hiệu quả của việc vận chuyển hàng hóa.

Thời tiết xấu như bão, sương mù, hoặc gió mạnh có thể gây ra sự chậm trễ hoặc hủy bỏ các chuyến bay, làm gián đoạn chuỗi cung ứng và gây thiệt hại cho hàng hóa Điều này khiến các công ty giao nhận phải lập kế hoạch dự phòng và có chiến lược quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động.

Sự hài lòng của khách hàng không chỉ phản ánh chất lượng dịch vụ mà còn là yếu tố quyết định đến sự trung thành và mức độ khuyến nghị của họ đối với dịch

Các công ty giao nhận sử dụng phản hồi từ khách hàng để cải tiến quy trình làm việc, dịch vụ khách hàng, và chất lượng vận chuyển Đánh giá tích cực từ khách hàng cũng là công cụ marketing mạnh mẽ, giúp thu hút khách hàng mới và mở rộng thị trường.

Cùng với đó, sự thay đổi trong hành vi và xu hướng tiêu dùng của khách hàng ảnh hưởng đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa Các công ty cần phải nắm bắt và thích ứng với những xu hướng này để cung cấp dịch vụ phù hợp và kịp thời.

Việc liên tục cải thiện trải nghiệm của khách hàng chính là chìa khóa để phát triển năng lực cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Các công ty cần phải đầu tư vào việc nghiên cứu thị trường, đào tạo nhân viên, và áp dụng công nghệ mới để đáp ứng và vượt qua kỳ vọng của khách hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Cạnh tranh không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội để các doanh nghiệp giao nhận phát triển và củng cố vị thế của mình trên thị trường Những khía cạnh quan trọng cần đẩy mạnh so với đối thủ đó chính là giá cả, chất lượng và tốc độ dịch vụ Điều này buộc các công ty không ngừng cải tiến quy trình làm việc, áp dụng công nghệ mới và nâng cao năng lực quản lý chuỗi cung ứng để đáp ứng như cầu ngày càng cao của khách hàng cũng như sự gia tăng nhanh chóng các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực.

Doanh nghiệp cần có khả năng cảm nhận và đáp ứng nhanh chóng các xu hướng mới và yêu cầu độc đáo từ khách hàng thông qua việc khảo sát ý kiến và theo dõi dữ liệu bán hàng Việc lập kế hoạch và chuẩn bị sẵn sàng cho các thay đổi bất ngờ, cung cấp các dịch vụ chuyên biệt cũng như đa dạng, sẽ giúp doanh nâng cao khả năng cạnh tranh và chinh phục thị trường.

2.3.2 Nhân tố bên trong doanh nghiệp

● Kinh nghiệm hoạt động trong ngành

Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực giao nhận có ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Những nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm thường sở hữu kiến thức sâu rộng về quy định, thủ tục hải quan, và quản lý rủi ro, giúp họ xử lý các tình huống phức tạp một cách nhanh chóng và hiệu quả Hơn nữa, họ có khả năng đánh giá chính xác nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa quy trình vận chuyển để giảm thiểu chi phí và thời gian. Điều này không chỉ đơn thuần là số năm làm việc mà còn phản ánh mức độ am hiểu về thị trường và kỹ năng quản lý của doanh nghiệp Công ty càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm thường có mạng lưới liên kết rộng lớn, cho phép họ tận dụng các mối quan hệ này để cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu khẩn cấp Đặc biệt, trong lĩnh này, kinh nghiệm của doanh nghiệp góp phần tạo nên sự nhạy bén với điều kiện kinh tế mới cũng như nhu cầu thị trường mới, từ đó cho phép các doanh nghiệp dịch vụ cạnh tranh và tồn tại bền vững.

● Hệ thống cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải của DN

THỰC TRẠNG NĂNG LỰC CUNG ỨNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH KOTRANS TẠI HÀ NỘI

Tổng quan về Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trước bối cảnh nhu cầu xuất nhập khẩu (XNK) ở Việt Nam ngày càng tăng cao, việc mở rộng và phát triển hệ thống logistics trở nên cấp thiết Chính trong hoàn cảnh đó, Công ty TNHH Kotrans đã được thành lập vào tháng 1 năm 2014 tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm đáp ứng nhu cầu đó và nắm bắt cơ hội phát triển trong ngành công nghiệp đầy tiềm năng này.

Sau sự khởi đầu thuận lợi tại miền Nam, Kotrans đã mở rộng quy mô hoạt động của mình ra phía Bắc, với việc thành lập chi nhánh tại Hà Nội vào tháng 6 năm 2014 Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Jin Byung Soon, chi nhánh Hà Nội không chỉ góp phần vào sự phát triển của Kotrans mà còn thể hiện cam kết mạnh mẽ của công ty đối với việc cung cấp dịch vụ logistics chất lượng cao Tầm nhìn của Kotrans là trở thành công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam, với sứ mệnh không chỉ xây dựng một thương hiệu nổi tiếng mà còn chia sẻ giá trị đích thực và góp phần vào sự phát triển của đất nước.

Kotrans đặt khách hàng làm trọng tâm, với phương châm “Rút ngắn khoảng cách – Nối dài giá trị - Đa dạng hóa dịch vụ”, và không ngừng đổi mới, sáng tạo để cung cấp các giải pháp logistics tối ưu Điều này không chỉ giúp công ty nắm bắt được nhu cầu thị trường mà còn đảm bảo sự hài lòng tối đa cho khách hàng và đối tác.

Bảng 3.1 Thông tin chung của Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

Tên công ty CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KOTRANS

TẠI HÀ NỘI Tên giao dịch quốc tế KOTRANS COMPANY LIMITED HA NOI BRANCH Đại diện pháp luật Jin Byung Soon - Giám đốc

Ngày cấp giấy phép 26/06/2014 Địa chỉ 72 Mễ Trì Hạ, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại 02432010189

Email kotransvn@gmail.com / han-operation@kotrans.vn

Website https://kotrans.com.vn/

Nguồn: Sinh viên tổng hợp 3.1.2 Chiến lược, nhiệm vụ và lĩnh vực kinh doanh

Nâng cao chất lượng, kết nối, đa dạng hóa và phát triển Phương châm của công ty là “Chúng tôi có kinh nghiệm giao thương với nhiều đối tác trên thế giới:

Mỹ, Châu Âu, Châu Á Chúng tôi đảm bảo mang lại những dịch vụ vận tải nhanh chóng và an toàn với phương châm ưu tiên hàng đầu là “hài lòng khách hàng”.

Nhiệm vụ của Kotrans là cung cấp các dịch vụ logistics nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng với giá cả cạnh tranh Với slogan “Rút ngắn khoảng cách – Nối dài giá trị - Đa dạng hóa dịch vụ”, đây không chỉ là lời hứa mà còn là cam kết của Kotrans trong việc mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng và đối tác, thông qua việc cải thiện và đa dạng hóa các giải pháp logistics để đáp ứng mọi nhu cầu của thị trường Đây là bước đi then chốt giúp Kotrans tiến gần hơn tới việc định hình tương lai của ngành logistics tại Việt Nam.

Lĩnh vực kinh doanh: Giao nhận, vận tải

Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải

● Dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa (bao gồm đường hàng không và đường biển)

Kotrans chi nhánh Hà Nội là đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực đại lý vận tải hàng hóa và giao nhận Công ty cung cấp các dịch vụ vận chuyển quốc tế đa phương thức trong cả xuất khẩu và nhập khẩu, vận tải nội địa, và quản lý logistics toàn diện thông qua hai tuyến chính là hàng không và đường biển Với gần mười năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng lòng tin nhờ cam kết đem đến giải pháp vận tải linh hoạt, chính xác, đảm bảo chất lượng với giá cả cạnh tranh.

Kotrans không chỉ cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa và logistics, mà còn đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng thông qua các dịch vụ khác như kiểm tra vận đơn, môi giới vận tải hàng hóa, giám định hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác định trọng lượng Công ty cũng cung cấp dịch vụ nhận và chấp nhận hàng thông qua đội ngũ nhân viên là việc trực tiếp tại các cảng biển và sân bay, cùng với dịch vụ chuẩn bị chứng từ vận tải để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Công ty cung cấp dịch vụ thông quan chuyên nghiệp, giúp khách hàng vượt qua các thách thức phức tạp của quá trình hải quan Song song với đó là đảm bảo tuân thủ mọi quy định và thủ tục hải quan, từ việc xử lý giấy tờ đến thực hiện các thủ tục liên quan, nhằm đảm bảo hàng hóa của khách hàng di chuyển một cách nhanh chóng và hiệu quả qua các cửa khẩu quốc tế.

Hiện nay, Kotrans có một trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh và 2 chi nhánh tại Hà Nội và Đà Nẵng được tiếp quản bởi một Giám đốc, một Phó giám đốc và 3 quản lý Trong đó, hệ thống cơ cấu bộ máy của Công ty TNHH Kotrans chi nhanh Hà Nội được thể hiện qua biểu đồ 1.1 với cơ quan đầu não là Giám đốc và phòng quản lý Tiếp đến là 5 phòng chính: phòng chuyển phát nhanh, phòng hàng thường, phòng tài chính-kế toán, phòng hành chính nhân sự và phòng giao nhận.

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự, Công ty TNHH Kotrans – CN Hà Nội

Chức năng của các phòng ban như sau:

- Giám đốc Đại diện cho doanh nghiệp, điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Tuyển dụng lao động Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.

Trực tiếp làm việc với các phòng ban, truyền đạt thông tin từ ban giám đốc tới các bộ phận.

Tổ chức và chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết cho quá trình xuất và nhập khẩu, bao gồm hóa đơn, giấy tờ hải quan, và các chứng từ liên quan Giao tiếp và hợp tác với đối tác quốc tế, bao gồm các đối tác vận chuyển và đại lý hải quan, để đảm bảo thông tin liên quan được chuyển đạt một cách hiệu quả.

Phụ trách hàng thường lẻ và hàng nguyên container Bao gồm các dịch vụ vận tải đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại và giao nhận từ kho của chủ hàng đến sân bay hoặc ngược lại, dịch vụ chuyển phát nhanh, gom hàng lẻ xuất khẩu và chia hàng lẻ nhập khẩu, khai hải quan và giao nhận nội địa.

- Phòng tài chính – kế toán

Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu, … Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của công ty.

Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước.

- Phòng hành chính – nhân sự

Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội trong

Hà Nội trong giai đoạn 2021 - 2023

Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh công ty Kotrans Hà Nội Đơn vị: đồng

Tổng doanh thu 45.280.792.400 92.516.571.573 133.779.606.372Tổng chi phí 32.723.956.663 64.409.464.890 71.532.460.988

Lợi nhuận trước thuế 12.556.835.737 28.107.106.683 62.247.145.384 Lợi nhuận sau thuế 10.045.468.590 22.485.685.346 49.597.716.307

Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận so với năm trước

Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Kotrans Hà Nội

Trong khoảng thời gian từ năm 2021 đến năm 2023, Kotrans đã ghi nhận sự biến động đáng chú ý trong doanh thu của mình Năm 2021, doanh thu đạt 45.280.792.400 đồng, và chứng kiến sự gia tăng đột ngột khoảng 2,04 lần vào năm

2022 Sự gia tăng đột biến trong doanh thu năm 2022 có thể được giải thích chủ yếu bởi tình hình hậu đại dịch Trong thời kỳ này, nhiều doanh nghiệp đã phải đối mặt với những thách thức lớn từ đại dịch COVID-19, và Kotrans đã tận dụng cơ hội này để phục hồi và phát triển Điều này có thể bao gồm sự hồi phục của thị trường, mở rộng hoạt động kinh doanh, và nhu cầu tăng cao từ phía khách hàng. Đến năm 2023, có thể nhận thấy mặc dù vẫn có sự tăng trưởng trong doanh thu, tuy nhiên tốc độ có phần giảm so với cùng kỳ năm trước, chỉ khoảng 1,4 lần. Điều này cũng chính xác với lợi nhuận sau thuế của Kotrans chi nhánh Hà Nội, trong khi năm 2022 tăng khoảng 52,16% thì năm 2023 cho thấy mức tăng có phần thấp hơn, ở mức 45,34% Điều này được lý giải khi kinh tế toàn cầu đang rơi vào tình trạng khủng hoảng và thị trường Việt Nam chứng kiến sự gia tăng về số lượng các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực.

3.2.1 Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận qua đường hàng không của Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội trong giai đoạn 2021 - 2023

Với hơn một thập kỷ hoạt động, Kotrans đã khẳng định được vị thế của mình như một nhà cung cấp dịch vụ Logistics toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước Công ty mang đến giải pháp vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu linh hoạt và hiệu quả qua các tuyến đường hàng không và đường biển,cùng với dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ việc xử lý giấy tờ đến quản lý kho bãi,đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ Dịch vụ trọng điểm nhất - vận tải hàng không - không chỉ là cốt lõi của hoạt động kinh doanh mà còn là minh chứng cho cam kết không ngừng nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô dịch vụ của Kotrans Điều này được thể hiện qua kết quả hoạt động từ các loại hình kinh doanh

Bảng 3.4 Tổng doanh thu các loại hình kinh doanh của công ty TNHH Kotrans

Vận tải quốc tế đường hàng không

Vận tải quốc tế đường biển 16.753.893.188 22.203.977.178 35.597.919.837

Nguồn: Báo cáo tổng kết của Công ty TNHH Kotrans Hà Nội

Biều đồ 3.1 Biểu đồ tỷ trọng doanh thu các dịch vụ của công ty Kotrans Hà Nội

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo tổng kết của Công ty

Dựa vào bảng 3.4 và biểu đồ 3.1, có thể thấy rằng vận tải hàng không đóng góp đáng kể vào hoạt động và doanh thu của Kotrans Hà Nội Tuy nhiên, đại dịchCovid-19 đã gây ra sự gián đoạn nghiêm trọng trong năm 2021, làm suy giảm hoạt động vận tải hàng không Kết quả là, doanh thu từ vận tải hàng không của Kotrans giảm mạnh, đến mức tương đương với vận tải đường biển Trong năm 2022, khi tình hình ổn định trở lại, vận tải hàng không đã phục hồi mạnh mẽ, với doanh thu tăng gần gấp ba lần so với năm trước, chiếm hơn 50% tổng doanh thu của công ty.Đến năm 2023, mặc dù vận tải hàng không vẫn giữ vị trí hàng đầu, nhưng tốc độ tăng trưởng đã chậm lại so với cùng kỳ năm trước Cụ thể, doanh thu tăng khoảng 1,3 lần, nhưng tỷ trọng trong tổng doanh thu giảm từ 57,08% xuống còn 53%.

Bảng 3.5 Khối lượng hàng hóa giao nhận của Công ty TNHH Kotrans Hà Nội qua đường hàng không giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: nghìn tấn

Nguồn: Báo cáo tổng kết của Công ty TNHH Kotrans Hà Nội

Biều đồ 3.2 So sánh khối lượng hàng và doanh thu vận chuyển bằng đường hàng không giai đoạn 2021-2023

Nguồn: Báo cáo tổng kết của Công ty TNHH Kotrans Hà Nội

Bảng 3.6 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu qua đường hàng không của công ty

TNHH Kotrans Hà Nội giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: nghìn tấn

Nguồn: Báo cáo tổng kết của Công ty TNHH Kotrans Hà Nội Bảng 3.7 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu qua đường hàng không của công ty

TNHH Kotrans Hà Nội giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: nghìn tấn

Nguồn: Báo cáo tổng kết của Công ty TNHH Kotrans Hà Nội

Phân tích dữ liệu từ Biểu đồ 3.1, chúng ta có thể thấy rằng khối lượng giao nhận hàng hóa của Kotrans qua đường hàng không đã chứng kiến một sự tăng trưởng đều đặn qua các năm Đặc biệt, năm 2022 đánh dấu một bước nhảy vọt trong hoạt động này, tiếp nối là một sự ổn định trong năm 2023 Sự tăng trưởng này không chỉ phản ánh sự phục hồi mạnh mẽ của thị trường sau đại dịch mà còn là minh chứng cho khả năng thích ứng linh hoạt của công ty trước những biến động của môi trường kinh doanh.

Trong số các mặt hàng nhập khẩu, linh kiện điện tử nổi là một phần không thể thiếu trong cơ cấu nhập khẩu của Kotrans Điều này có thể được giải thích bởi mối quan hệ đối tác mạnh mẽ của công ty với các nhà sản xuất linh kiện điện tử hàng đầu tại Bắc Ninh, Tuyên Quang, và Bắc Giang Tiếp theo, thực phẩm chức năng, bao gồm các sản phẩm như viên uống làm đẹp và tăng cường sức khỏe, cũng chiếm một phần quan trọng trong danh mục nhập khẩu Trong khi đó, thực phẩm đông lạnh, mặc dù không phải là mặt hàng chủ lực do yêu cầu bảo quản đặc biệt và chi phí cao, vẫn đóng góp một phần nhỏ vào tổng khối lượng nhập khẩu, chủ yếu thông qua các lô hàng nhỏ như đồ ăn đóng hộp và kem, phục vụ cho các siêu thị và doanh nghiệp nhỏ lẻ.

Về phía xuất khẩu, Kotrans Hà Nội hiện đang tập trung vào hai mặt hàng chính là may mặc và linh kiện điện tử Trong ba năm trở lại đây, cả hai mặt hàng này đều đã chứng kiến mức tăng trưởng đáng kể, với hàng may mặc tăng khoảng 89,5% và linh kiện điện tử tăng 167,6% từ năm 2021 đến 2023 Đáng chú ý, linh kiện điện tử đã vượt qua may mặc, trở thành mặt hàng xuất khẩu chủ đạo trong cơ cấu hàng hóa của Kotrans, phản ánh xu hướng chuyển dịch trong ngành công nghiệp xuất khẩu của Việt Nam.

● Mức độ đảm bảo thời gian giao hàng

Biểu đồ 3.3 Kết quả giao hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: chuyến

Nguồn: Báo cáo tổng kết của Công ty TNHH Kotrans Hà Nội

Sau giai đoạn đại dịch khiến vận chuyển hàng không trở nên khó khăn,Kotrans Hà Nội đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể trong tổng số đơn hàng vận chuyển bằng máy bay Năm 2021, công ty đã thực hiện 1310 chuyến hàng, đánh dấu mức tăng gần gấp ba lần so với năm trước đó Đến năm 2022, mặc dù tốc độ tăng trưởng đã giảm xuống, chỉ số này vẫn tăng khoảng 1,3 lần, cho thấy sự ổn định đang dần được phục hồi.

Trong ba năm qua, tỷ lệ đơn hàng bị trì hoãn lần lượt là 30,75%, 17,3%, và 14,75% Sự giảm này phản ánh sự ổn định trở lại của các đường bay, cũng như sự tăng trưởng lớn trong tổng số đơn hàng Tuy nhiên, do vẫn còn nhiều hạn chế về phương tiện vận chuyển, công ty phải phụ thuộc nhiều vào dịch vụ vận chuyển thứ ba Điều này đôi khi dẫn đến việc đơn hàng bị giao trễ, gây gián đoạn cho quá trình sản xuất và phân phối của khách hàng.

Kotrans Hà Nội, với hơn một thập kỷ hoạt động, đã xây dựng được một hệ thống dịch vụ giao nhận hàng hóa qua đường hàng không vững chắc, dựa trên các mối quan hệ đối tác lâu năm và sự hiểu biết sâu sắc về thị trường Điều này cho phép công ty linh hoạt trong việc điều chỉnh chi phí, nhằm cung cấp mức giá cả phải chăng cho khách hàng mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Tuy nhiên, Kotrans cũng đối mặt với thách thức từ quy mô doanh nghiệp và cơ cấu khách hàng Là một công ty vừa và nhỏ, Kotrans Hà Nội không có lợi thế về quy mô so với các đối thủ lớn trong ngành, điều này ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh về giá Số lượng khách hàng nhỏ hơn cũng làm giảm sức mạnh thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ hàng không, từ đó ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng cho khách hàng. Đặc biệt, trong lĩnh vực vận chuyển hàng không - một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng toàn cầu, chi phí vận hành thường cao hơn so với các phương thức khác do yêu cầu về tốc độ và an toàn Kotrans nhận thức rõ ràng về điều này và đã không ngừng nỗ lực để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí không cần thiết, đồng thời duy trì mức lợi nhuận hợp lý Công ty cam kết không chỉ cạnh tranh về giá cả mà còn về chất lượng dịch vụ, với mục tiêu không chỉ giữ chân khách hàng hiện tại mà còn thu hút khách hàng mới thông qua việc cải thiện liên tục và đổi mới dịch vụ.

● Độ an toàn, chính xác và bảo mật thông tin hàng hoá

Trong ngành giao nhận hàng hóa qua phương thức hàng không, việc đảm bảo an toàn, chính xác và bảo mật thông tin là hết sức quan trọng Kotrans Hà Nội, mặc dù đã áp dụng các quy định nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin, nhưng việc chưa sử dụng hệ thống quản lý thông tin chuyên nghiệp có thể làm tăng rủi ro liên quan đến an ninh dữ liệu.

Hiện tại, Kotrans Hà Nội dựa vào các phương thức giao tiếp truyền thống như điện thoại, Zalo, KakaoTalk và email để quản lý hoạt động Điều này có thể hiệu quả trong việc giữ kín thông tin nội bộ, nhưng cũng tạo ra những hạn chế nhất định Việc không có hệ thống lưu trữ và xử lý dữ liệu tập trung có thể dẫn đến khó khăn trong việc truy xuất thông tin khi cần thiết, cũng như tăng khả năng mất mát hoặc lộ thông tin do sự cố không mong muốn.

Theo Báo cáo tổng kết năm 2023, Kotrans Hà Nội đã thực hiện 1682 chuyến bay giao hàn Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng vận tải hàng không là một lĩnh vực phức tạp và không tránh khỏi những rủi ro Với khoảng 17% số chuyến gặp vấn đề liên quan đến hư hỏng và thất thoát hàng hoá hoặc các vấn đề về giấy tờ, vận đơn, Kotrans đã phải đối mặt với những thách thức không nhỏ trong việc duy trì uy tín và chất lượng dịch vụ.

Mặc dù vậy, Kotrans đã chứng minh được khả năng xử lý tình huống của mình khi có tới trên 80% số chuyến gặp vấn đề đã được giải quyết kịp thời Công ty đã nhanh chóng triển khai các phương án chuyển đổi, bổ sung giấy tờ, và tìm lại hàng hoá cho khách hoặc yêu cầu bên vận chuyển bồi thường Điều này không chỉ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến khách hàng mà còn thể hiện cam kết của Kotrans đối với việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao.

Thực trạng thị trường và đối thủ cạnh tranh trong dịch vụ giao nhận qua đường hàng không tại Việt Nam

Việt Nam là một quốc gia theo chủ nghĩa xã hội, duy trì sự ổn định chính trị, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động và phát triển Sự ổn định này càng được củng cố thông qua việc hội nhập kinh tế quốc tế, với việc ký kết các hiệp định thương mại lớn như EVFTA (2020), UK FTA (2021), RCEP (2022),… mở rộng cơ hội cho các công ty, đặc biệt là trong ngành logistics.

Theo Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam, ngành dịch vụ logistics của Việt Nam đang phát triển với tốc độ tăng trưởng khoảng 14-16% mỗi năm; tỷ lệ doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ logistics đạt khoảng 60-70%, và ngành này đóng góp khoảng 4-5% vào GDP của đất nước.

Bảng xếp hạng Agility 2022 đánh giá thị trường logistics Việt Nam ở vị trí thứ 11 trong số 50 thị trường logistics mới nổi toàn cầu Đặc biệt, Việt Nam dẫn đầuASEAN về số lượng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics được FMC (Cơ quan Quản lý hoạt động hàng hải của Mỹ) cấp phép, với hơn 40.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này, trong đó có hơn 5.000 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics 3PL, chiếm 89% là doanh nghiệp trong nước, 10% là doanh nghiệp liên doanh và 1% là doanh nghiệp vốn nước ngoài.

Với vị trí địa lý thuận lợi và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại, sản xuất, Việt Nam là thị trường tiềm năng cho các doanh nghiệp logistics Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc phải đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp 3PL vừa và nhỏ như Kotrans, đang phải cạnh tranh với các công ty lớn, mang tầm quốc tế như DHL, Kuehne + Nagel, DSV, DB Schenker…chưa kể đến các công ty có quy mô rộng và mạnh tại Việt Nam.

Kotrans, mặc dù đã có hơn 10 năm kinh nghiệm, vẫn đang phải đối mặt với áp lực cực kỳ lớn trong giảm giá và tăng chất lượng dịch vụ để cạnh tranh Điều này đòi hỏi Kotrans phải liên kết chặt chẽ với các doanh nghiệp khác và đầu tư vào chiến lược để nâng cao và mở rộng thị trường, đối tác Bên cạnh đó, do sự phát triển nhanh chóng, chính phủ Việt Nam thường xuyên có những thay đổi về các quy định,nguyên tắc, buộc Kotrans phải có sự nắm bắt kịp thời, chính xác, và nền tảng về pháp lý vững chắc.

Thực trạng năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội trong giai đoạn

3.4.1 Năng lực quản lý của đội ngũ lãnh đạo

Tại Kotrans chi nhánh Hà Nội, ông Jin Byung Soon giữ chức vụ giám đốc. Mặc dù không có nhiều nhân sự và thiếu các vị trí quản lý cấp cao như trưởng phòng hay phó phòng, giám đốc vẫn đảm nhận vai trò quản lý chung cho toàn bộ hoạt động của công ty Ông vừa đóng vai trò là đại diện cho doanh nghiệp vừa là người đưa ra các quyết định quan trọng, lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện các chiến lược để đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững.

Với hơn mười năm kinh nghiệm trong việc điều hành doanh nghiệp, ôngByung Soon đã có được kiến thức sâu rộng về mọi khía cạnh của công ty, từ quy trình sản xuất đến quản lý nhân sự Ông có khả năng điều phối công việc và phân công nhiệm vụ cho nhân viên một cách linh hoạt và hiệu quả, đảm bảo mọi hoạt được ba ngôn ngữ: tiếng Hàn, tiếng Việt và tiếng Anh, để có thể giao tiếp với nhân viên và đối tác từ nhiều quốc gia khác nhau Khi làm việc với đối tác Hàn Quốc, ông có thể tự tin thực hiện các cuộc đàm phán mà không cần sự hỗ trợ Tuy nhiên, trong các tình huống cần thiết, nhân viên tại công ty sẽ giúp phiên dịch để đảm bảo sự hiểu biết và giao tiếp hiệu quả với đối tác Việt Nam hoặc quốc tế. Ông Byung Soon cũng rất chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nhân sự. Ông thường xuyên tổ chức các buổi training chuyên môn cho toàn thể nhân viên, từ những người mới đến những người có kinh nghiệm lâu năm, nhằm mục đích cập nhật kiến thức và kỹ năng làm việc, cũng như tăng cường sự đoàn kết và hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp Đặc biệt, đối với đội ngũ nhân viên chuyên trách thông quan hàng hóa qua đường hàng không, họ buộc phải nắm vững một hệ thống thủ tục giấy tờ đa dạng và phức tạp do đặc trưng tính an toàn cao của hàng không Sự chính xác trong công việc là yếu tố không thể thiếu, chính vì vậy, công ty thường có thêm những khóa đào tạo chuyên sâu hàng quý cho nhân viên mới và các buổi thực tế ngay tại cảng của các sân bay quốc tế để tích lũy kinh nghiệm Qua đó, nhân viên sẽ nắm bắt và trở nên thuần thục hơn trong việc kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất nhập khẩu qua đường hàng không, đồng thời phải luôn cập nhật lịch trình bay biến động và hiểu rõ từng tiêu chuẩn đặc thù áp dụng cho việc đóng gói hàng hóa, nhằm đảm bảo mọi lô hàng đều được chuyển đi an toàn và đúng hạn Các buổi đào tạo này giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và nắm bắt được công việc, trong khi nhân viên cũ có cơ hội củng cố và mở rộng kiến thức của mình.

Ngoài ra, để tăng cường mối quan hệ giữa hai chi nhánh Hà Nội và Hồ Chí Minh, công ty đã thiết lập một chương trình trao đổi nhân sự định kỳ hàng năm. Điều này không chỉ giúp cải thiện sự hiểu biết và hợp tác giữa các đơn vị mà còn tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng kinh nghiệm và phát triển bản thân.

Nhằm khuyến khích sự gắn bó và cam kết lâu dài của nhân viên, Kotrans đã triển khai nhiều chính sách lương thưởng và đãi ngộ hấp dẫn, bao gồm cả việc xem xét tăng lương định kỳ 6 tháng một lần dựa trên năng lực và hiệu suất công việc.Những nhân viên lâu năm còn được hưởng các phúc lợi và quà tặng đặc biệt như một lời cảm ơn cho sự cống hiến của họ Công ty cũng tổ chức các hoạt động tập thể như bữa ăn hàng tháng tại nhà hàng, du lịch và teambuilding hàng năm, cũng như quà tặng vào các dịp lễ tết, nhằm tạo ra một môi trường làm việc năng động và tăng cường mối liên kết giữa các thành viên trong công ty.

Nhờ những chính sách chiến lược và quản lý nhân sự linh hoạt của ông Byung Soon, Kotrans tại Hà Nội không chỉ vượt qua những thời kỳ khó khăn mà còn đạt được những bước tiến vững chắc Các buổi đào tạo nội bộ và chính sách đãi ngộ tốt đã góp phần nâng cao năng suất lao động và tạo dựng lòng trung thành trong nhân viên, từ đó đóng góp vào sự phát triển và thành công của công ty trong tương lai.

3.4.2 Năng lực nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên

Do văn phòng làm việc có không gian cố định và không có bộ phận sale, chính vì vậy, số lượng nhân viên của Kotrans Hà Nội không có sự biến động quá nhiều trong những năm gần đây Tính đến tháng 03 năm 2024, có 47 nhân viên làm việc tại các bộ phận văn phòng và sân bay, bến bãi Trong đó, khối hàng không bao gồm 10 nhân viên phụ trách thủ tục tại văn phòng và điều phối hàng hóa tại sân bay Nội Bài Dưới đây là chi tiết về số lượng nhân viên theo tiêu chí tại phòng giao nhận hàng hóa đường hàng không của công ty:

Bảng 3.8 Phân chia nguồn lực phòng giao nhận hàng hóa theo đường hàng không theo các tiêu chí Đơn vị: Người

Tiêu chí Số lượng người Tỷ lệ(%)

1 Lao động có trình độ ĐH trở lên 9 90

2 Lao động có trình độ CĐ, TC 1 10

1 Nhân viên chứng từ (docs) 7 70

2 Nhân viên hỗ trợ (cus) 2 20

Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự công ty Kotrans Hà Nội

Phân tích từ bảng số liệu cho thấy, phòng hàng hóa qua đường hàng không của Kotrans ghi nhận một sự chênh lệch giới tính đáng kể, với tỷ lệ nhân viên nữ lên tới 90%, trong khi đó, nhân viên nam chỉ chiếm 10% Điều này được lý giải bởi tính điển hình trong công việc văn phòng yêu cầu sự kiên nhẫn, cẩn thận, chính xác tuyệt đối với số liệu và thông tin khi xử lý giấy tờ Chính vì vậy, đối với các phòng ban làm việc trực tiếp tại văn phòng sẽ có số nhân viên nữ chiếm phần lớn Trái lại,các công việc giao nhận hàng tại sân bay hay bến bãi đòi hỏi về hoạt động thể chất nhiều hơn cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển nên cần nhân viên hiện trường là nam.

Về độ tuổi, phần lớn nhân viên nằm trong độ tuổi từ 20-30, cho thấy Kotrans đang tận dụng nguồn lao động trẻ, năng động và sẵn sàng đổi mới Những nhân viên này thường mang lại tinh thần sáng tạo, ý tưởng mới mẻ và quan điểm độc đáo, đồng thời họ cũng có kỹ năng công nghệ vững vàng và khả năng thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi, điều này rất quan trọng trong một ngành công nghiệp nhanh chóng biến đổi như hàng không Mặc dù tuổi đời còn trẻ, nhưng hầu hết nhân viên đều có ít nhất hai năm kinh nghiệm, ngoại trừ hai thực tập sinh mới, cho thấy một nền tảng vững chắc về kinh nghiệm làm việc.

Những nhân viên trong độ tuổi từ 31-45, mặc dù ít hơn về số lượng, nhưng lại mang lại sự ổn định và dày dạn kinh nghiệm, có khả năng truyền đạt và chia sẻ kiến thức cho thế hệ trẻ, cũng như giải quyết các rủi ro phức tạp trong quá trình giao nhận hàng hóa Những nhân viên này thường đóng vai trò là người hướng dẫn, chỉ dạy trong các buổi training cho công ty nói chung và phòng hàng không nói riêng.

Cuối cùng, xét về trình độ học vấn, đa số nhân viên của phòng hàng không đều có bằng cử nhân, chủ yếu từ các ngành như Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại, Quản trị kinh doanh, , và thường đảm nhận các vị trí liên quan đến chứng từ. Điều này không chỉ đảm bảo rằng nhân viên có trình độ chuyên môn cao, mà còn giúp rút ngắn thời gian đào tạo và nâng cao hiệu quả công việc trong tổ chức.

3.4.3 Năng lực quản lý thông tin, hàng hóa, chứng từ

Kotrans có mối quan hệ đối tác mạnh mẽ với không ít những doanh nghiệp Hàn Quốc, do đó email và Kakaotalk được sử dụng như những công cụ chính trong việc trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề phát sinh và quản lý thông tin về lô hàng. Điều này không chỉ thúc đẩy hiệu quả công việc mà còn tăng cường bảo mật thông tin.

Mỗi nhân viên của bộ phận giao nhận nói chung được trang bị tài khoản Kakao và Zalo riêng biệt, cho phép họ tham gia vào các nhóm làm việc, tại đây thông tin được cập nhật và thảo luận một cách liên tục Trong khi đó, email công ty, với tính năng bảo mật cao, sẽ được sử dụng chung để liên lạc với đối tác và khách hàng, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.

Riêng với phòng hàng không của Kotrans Hà Nội, được chia thành hai bộ phân chia quản lý các loại mặt hàng có đặc trưng giống nhau Sự chuyên môn hoá này giúp tối ưu hoá không chỉ giúp gia tăng hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất.

Trong quá trình đóng gói và xuất nhập khẩu hàng hóa, khối giao nhận của công ty tại kho có trách nhiệm thông báo về loại container sẽ được sử dụng và số lượng hàng hoá, đồng thời đảm bảo hàng hóa được đóng gói theo đúng quy chuẩn. Thông tin này thường được thông báo qua Zalo để đảm bảo sự nhanh chóng và minh bạch.

Hình 3.1 Hàng hóa tại kho và container được cập nhật tình hình

Khía cạnh quan trọng của mỗi lô hàng - chứng từ, sẽ được gửi qua email, để đảm bảo tính nhanh chóng và bảo mật Kotrans yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp thông tin cần thiết cho việc kiểm nghiệm, CO, kiểm dịch, và tạo tờ khai thông quan hàng hoá Bộ phận Kế toán công nợ sau đó sẽ lưu trữ chứng từ và hoá đơn, kiểm soát các khoản thanh toán của đối tác, đảm bảo cả bản cứng và bản mềm được bảo quản cẩn thận.

3.4.4 Năng lực tổ chức quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK qua đường hàng không

Đánh giá năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội trong giai đoạn 2021– 2023

3.5.1 Thành công trong cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty

Thứ nhất, nền tảng tài chính vững vàng

Với kết quả doanh thu giai đoạn 2021-2023 tăng trưởng ở mức tương đối lớn và đang có sự ổn định trong thời gian tới, là minh chứng rõ ràng nhất cho tiềm lực tài chính của công ty Điều này tạo cơ sở niềm tin vững chắc cho các khách hàng đã và đang lựa chọn sử dụng dịch vụ của công ty.

Bên cạnh đó, dựa theo báo cáo tài chính của công ty TNHH Kotrans tại HàNội,ta có chỉ số ROS-đo lường tỷ lệ ròng so với doanh thu như sau:

Bảng 3.9 Chỉ số ROS của công ty TNHH Kotrans Hà Nội giai đoạn 2021-2023

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Một xu hướng tăng trong chỉ số ROS từ năm 2021 đến 2023 cho thấy công ty đang cải thiện khả năng sinh lời và quản lý chi phí một cách hiệu quả hơn Điều này có thể là dấu hiệu tích cực về sức mạnh tài chính của Kotrans Hà Nội trong tương lai Với tiềm lực tài chính vững chắc, Kotrans Hà Nội có thể tận dụng nhiều lợi thế để phát triển và cạnh tranh hiệu quả, từ đó tăng cường vị thế trên thị trường.

Thứ hai, tập khách hàng ổn định

Kể từ ngày đầu thành lập, Kotrans Hà Nội đã không ngừng phát triển nhờ vào mạng lưới quan hệ sâu rộng của giám đốc Jin Byung Soon Với sự am hiểu sâu sắc về thị trường và khả năng kết nối tương đối mạnh, ông đã xây dựng được một tập khách hàng lớn và ổn định, bao gồm nhiều doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và xuất nhập khẩu tại các tỉnh Tuyên Quang, Bắc Giang, Bắc Ninh, Thái Bình và các khu vực khác Sự tin tưởng và cam kết lâu dài từ những khách hàng này đã tạo điều kiện cho Kotrans vượt qua những thách thức và khó khăn, thậm chí là trong những giai đoạn kinh tế biến động nhất.

Không chỉ vậy, uy tín và chất lượng dịch vụ hàng đầu của Kotrans cũng đã khiến công ty trở thành đối tác đáng tin cậy trong mắt khách hàng Điều này không chỉ giữ chân được những khách hàng hiện tại mà còn thu hút được sự chú ý của nhiều đối tác tiềm năng mới, nhờ vào những lời giới thiệu Sự mở rộng liên tục của mạng lưới khách hàng đã góp phần đáng kể vào việc tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận ổn định qua từng năm, đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty trong tương lai.

Thứ ba, đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao và tận tâm

Qua quá trình đào tạo bài bản và thường nhật, cùng với việc phát triển nguồn nhân lực, lãnh đạo Kotrans đã tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên phòng giao nhận hàng không không chỉ tích lũy được kinh nghiệm từ thực tiễn mà còn phát triển được kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro một cách chuyên nghiệp Đội ngũ nhân viên, với sự hiểu biết sâu rộng về ngành và tinh thần trách nhiệm cao, đã trở thành nòng cốt của công ty, đảm bảo rằng mọi dịch vụ giao nhận đều được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Hơn nữa, mối quan hệ thân thiết giữa nhân viên kỳ cựu và những người mới vào đã tạo nên một môi trường làm việc hòa đồng, kiến thức và kinh nghiệm được chia sẻ tự nhiên và liên tục Những nhân viên kỳ cựu, với vai trò là người hướng dẫn và cố vấn, đã truyền đạt kỹ năng, tinh thần và sự đam mê cho công việc Điều này đã giúp xây dựng một đội ngũ nhân viên đoàn kết, linh hoạt và gắn bó, đồng thời cũng tạo ra một văn hóa công ty mạnh mẽ.

Thứ tư, phát triển mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan liên quan

Lãnh đạo cùng nhân viên làm việc tại hiện trường của công ty đã xây dựng và duy trì mối liên kết chặt chẽ với các đối tác đại lý, tạo nên mạng lưới hợp tác đa dạng với các hãng vận chuyển hàng không, từ thị trường trong nước đến các tuyến đường quốc tế Sự hợp tác này không chỉ giúp công ty mở rộng phạm vi hoạt động mà còn củng cố vị thế trên thị trường vận tải hàng không.

Thêm vào đó, việc thiết lập và phát triển quan hệ làm việc hiệu quả với các cơ quan hải quan tại các điểm nhập cảnh quốc tế đã thúc đẩy quá trình thông quan hàng hóa, giảm thiểu đáng kể thời gian chờ đợi và tối ưu hóa chi phí vận chuyển. Điều này không những làm tăng hiệu suất công việc mà còn nâng cao mức độ hài lòng và niềm tin của khách hàng vào dịch vụ của công ty, qua đó khẳng định uy tín và chất lượng trong hoạt động giao nhận của Kotrans Hà Nội.

3.5.2 Hạn chế trong cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty

Thứ nhất, khả năng giao tiếp của lãnh đạo còn hạn chế

Mặc dù giám đốc đã nỗ lực học hỏi và sử dụng cả tiếng Việt và tiếng Anh trong giao tiếp, nhưng vẫn còn gặp khó khăn trong việc diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng và chính xác Trong các email hoặc tin nhắn, giám đốc thường viết tương đối ngắn gọn và đôi khi thiếu rõ ràng, cùng với việc mắc lỗi chính tả, gây hiểu lầm hoặc khó khăn trong việc truyền đạt thông điệp đầy đủ và chính xác đến nhân viên. Điều này khiến nhân viên phản hồi không đúng với câu hỏi và gây ra sự chậm trễ trong quá trình làm việc.

Những nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm có thể dễ dàng nhận ra và hiểu được ý chính trong giao tiếp với giám đốc, nhờ vào việc nắm bắt các từ khóa và ngữ cảnh Tuy nhiên, đối với nhân viên mới hoặc thực tập sinh, việc này khó khăn hơn, đặc biệt là trong giai đoạn đầu làm quen với phong cách giao tiếp và cách thức làm việc của giám đốc Việc này yêu cầu các nhân viên mới cần thêm thời gian để thích nghi và hiểu rõ hơn về cách thức trình bày và yêu cầu công việc từ phía giám đốc, đòi hỏi sự kiên nhẫn và hỗ trợ từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn.

Thứ hai, quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế còn thiếu linh hoạt

Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty hiện nay chưa đạt được sự linh hoạt cần thiết Cụ thể, công ty chưa chủ động trong việc điều phối quy trình này, thường xuyên phải phụ thuộc vào các hãng vận tải do thiếu nhân lực và cơ sở vật chất.

Sự phụ thuộc này không chỉ làm giảm khả năng thích ứng với các yêu cầu đột xuất mà còn tăng rủi ro khá lớn Đôi khi, trường hợp bên trung gian làm việc kém năng lực hơn, không thể điều phối giao nhận hàng đúng thời gian yêu cầu, điều đó gây cản trở hoạt động giao nhận của doanh nghiệp, từ đó làm ảnh hưởng đến lợi ích khách hàng và uy tín của công ty.

Thứ ba, hoạt động Marketing yếu kém

Kotrans đang đối mặt với một thách thức lớn trong việc phát triển thương hiệu và mở rộng quy mô do việc dựa chủ yếu vào marketing truyền miệng Phương pháp này, mặc dù có thể hiệu quả trong việc xây dựng niềm tin và mối quan hệ cá nhân, nhưng lại không đủ để đạt được sự nhận diện rộng rãi hoặc tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng Trong kỷ nguyên số, việc không tận dụng các công cụ marketing và bán hàng hiện đại có thể khiến Kotrans tụt hậu so với đối thủ, đồng thời bỏ lỡ cơ hội để mở rộng thị trường và tăng trưởng.

Sự thiếu sót trong việc xây dựng và duy trì một trang web chuyên nghiệp, cũng như sự vắng mặt trên các nền tảng mạng xã hội, làm giảm khả năng của Kotrans trong việc thu hút và giữ chân khách hàng Một trang web sơ sài không chỉ làm giảm khả năng cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về dịch vụ, mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của công ty Tương tự, không có fanpage hoặc kênh truyền thông trên mạng xã hội cũng làm giảm khả năng tương tác và giao tiếp với khách hàng.

Thứ tư, hệ thống cơ sở vật chất còn yếu kém

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG LỰC CUNG ỨNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY TNHH KOTRANS TẠI HÀ NỘI

Định hướng phát triển để nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

4.1.1 Cơ hội và thách thức trong hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Việt Nam

Ngành công nghiệp vận tải hàng không của Việt Nam đã thể hiện sự thích nghi mạnh mẽ, với lưu lượng hàng hóa bằng đường hàng không ở cả trong nước và quốc tế đang dần trải qua một sự phục hồi ổn định theo bước phục hồi kinh tế toàn cầu Hơn nữa, vị trí địa lý chiến lược của Việt Nam ở Đông Nam Á đã củng cố vai trò của đất nước như là trung tâm logistics quan trọng của khu vực và thế giới.

Ngoài ra, việc sử dụng các tiến bộ công nghệ cũng đã làm tăng đáng kể hiệu quả thúc đẩy ngành công nghiệp vận tải hàng không phát triển Các đổi mới trong quy trình theo dõi hàng hóa, tự động hóa và số hóa đã mở ra con đường vận hành mượt mà hơn và tăng cường khả năng kiểm soát chuỗi cung ứng Tại Việt Nam, thị trường vận tải hàng không (air cargo) phát triển bình quân khoảng 5 - 6%/năm, có năm lên đến 9 - 10% Sản lượng hàng hóa vận chuyển bằng loại hình này của nước ta trung bình khoảng 1,4 triệu tấn/năm Trong đó, 200.000 tấn hàng hóa vận chuyển nội địa, 1,2 triệu tấn hàng hóa vận chuyển quốc tế Xét về mặt sản lượng, hàng hóa vận tải hàng không chỉ chiếm khoảng 1% trên tổng khối lượng hàng hóa của tất cả các loại hình vận tải khác: đường biển, đường bộ, đường sắt Tuy nhiên, giá trị của lượng hàng hóa này lại chiếm tới 25% tổng giá trị xuất khẩu của Việt Nam hiện nay. Điều này thể hiện được tầm quan trọng của loại hình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không cũng như sự phát triển cực kỳ mạnh mẽ trong những năm tiếp theo, đã mở ra cơ hội tiềm năng cho các công ty vận chuyển nói chung và Kotrans

Hà Nội nói riêng trong giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không.

Bên cạnh đó, việc gia nhập, ký kết các Hiệp định thương mại song và đa phương đã góp phần thúc đẩy gia nhập thị trường quốc tế cho doanh nghiệp Việt Nam và mở ra nhiều cơ hội mới để các công ty cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt là hàng không phát triển mạnh mẽ.

Không chỉ vậy, những tham vọng của Việt Nam về ngành Vận tải Hàng không được đặt trên nền tảng đầu tư vào cơ sở hạ tầng sân bay Đến năm 2025, các sân bay do Tổng công ty Cảng Hàng không Việt Nam (ACV) quản lý được dự kiến sẽ có tổng khả năng vận tải hàng hóa hàng năm đạt 2,5 triệu tấn Đến năm 2030, dự kiến con số này sẽ tăng lên 3,5 triệu tấn Kế hoạch này cũng bao gồm việc xây dựng

14 sân bay quốc tế và 17 sân bay nội địa Sự phát triển cơ sở hạ tầng rộng lớn như vậy là yếu tố quan trọng để đáp ứng nhu cầu tăng cường dịch vụ vận chuyển hàng hóa hàng không.

Tuy nhiên, với sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt đến từ các công ty trong và ngoài nước, Kotrans phải đối mặt với nhiều áp lực trên tất cả các khía cạnh để có chỗ đứng trên thị trường Đáng chú ý, hiện tại Việt Nam vẫn chưa thành lập một hãng hàng không dành riêng cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa và cơ sở hạ tầng tại các sân bay vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu vận chuyển và xử lý hàng hóa.

Có thể nói đây là vấn đề cấp thiết và quan trọng nhất, đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa được an toàn, chính xác và nhanh chóng.

Không chỉ vậy, những thay đổi trong quy định, pháp chế nhanh chóng tạo nên thách thức không nhỏ với các doanh nghiệp dịch vụ Buộc các doanh nghiệp phải có sự nắm bắt nhanh chóng, điều chỉnh và thích nghi.

Tóm lại, hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không tại Việt Nam mang đến nhiều cơ hội lớn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như logistics nhưng cũng đối mặt với những thách thức đáng kể, yêu cầu sự đầu tư, quản lý chất lượng, và khả năng cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp nếu muốn đứng vững trong thị trường này.

4.1.2 Định hướng phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

Kể từ khi thành lập, công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội đã liên tục thúc đẩy hàng quen thuộc đến việc tối ưu hóa quy trình và nghiệp vụ trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa, Kotrans luôn nỗ lực để tạo ra giá trị tối đa cho khách hàng và đồng thời tăng cường vị thế của mình trên thị trường.

Nắm bắt cơ hội từ sự phát triển toàn cầu, Kotrans không ngừng mở rộng hoạt động sang các thị trường mới, đặc biệt là Châu Âu và Châu Mỹ Việc này không chỉ mang lại cơ hội mới mà còn đòi hỏi sự tận dụng thông tin và mối quan hệ hiện có một cách thông minh và hiệu quả nhất Chính vì vậy, công ty đang tập trung vào việc xây dựng mạng lưới đối tác và khách hàng rộng lớn hơn, đồng thời đầu tư vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nói chung và giao nhận hàng hóa qua đường hàng không nói riêng để thu hút và giữ chân các đối tác chiến lược.

Ngoài ra, nhận thấy tiềm năng phát triển của thị trường bán lẻ tại Việt Nam, Kotrans Hà Nội đang mở rộng phạm vi hoạt động của mình vào lĩnh vực này Bằng việc bổ sung ngành nghề kinh doanh trong giấy phép và đàm phán nhập khẩu lô hàng bán lẻ đầu tiên, công ty đang tiến xa hơn trong việc khai thác cơ hội mới và đa dạng hóa nguồn lợi nhuận.

Trong kế hoạch phát triển đến năm 2024, Kotrans sẽ không chỉ tập trung vào việc mở rộng chi nhánh tại Đà Nẵng mà còn đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu phòng giao nhận hàng không lên mức 35-40% Để đạt được điều này, công ty cần phải nâng cao sự năng động và sáng tạo từ lãnh đạo đến các nhân viên cũng như đầu tư mạnh mẽ hơn vào cơ sở hạ tầng và công nghệ để cung cấp dịch vụ ngày càng tốt hơn và hiệu quả hơn cho khách hàng.

Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội

4.2.1 Nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ lãnh đạo

Thứ nhất, khuyến khích sử dụng tiếng Việt Để cải thiện hoạt động giao tiếp và diễn đạt ý tưởng một cách chính xác và hiệu quả, giám đốc Jin Byung Soon và toàn bộ nhân viên cần tạo ra một môi trường làm việc sử dụng tiếng Việt hoàn toàn Điều này không chỉ tạo ra sự thoải mái và khích lệ giám đốc sử dụng ngôn ngữ Việt Nam một cách tự tin, mà còn giúp thúc đẩy sự hiểu biết và tương tác tích cực giữa người quản lý và nhân viên Bên cạnh việc khuyến khích sử dụng tiếng Việt trong các cuộc họp, gặp gỡ nhân viên và trao đổi thông tin hàng ngày, việc thúc đẩy giám đốc viết email hoặc ghi chú bằng tiếng Việt cũng là một cách hiệu quả để duy trì và cải thiện trình độ ngôn ngữ tiếng Việt.

Thứ hai, tăng cường và đào tạo Để đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ và thực hiện yêu cầu công việc từ giám đốc một cách hiệu quả, việc tăng cường đào tạo và hướng dẫn là cần thiết Cụ thể, việc cung cấp đào tạo cho nhân viên mới và thực tập sinh về cách giao tiếp và yêu cầu công việc từ phía giám đốc sẽ giúp họ nắm bắt và áp dụng đúng phong cách viết, từ ngữ và cách trình bày thông điệp Hơn nữa, sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này Ngoài ra, việc nhân viên thường xuyên cung cấp phản hồi xây dựng cho giám đốc về cách viết và truyền đạt thông điệp sẽ giúp lãnh đạo ngày càng hoàn thiện và phát triển kỹ năng giao tiếp của mình theo thời gian Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn giúp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Thứ ba, xác định mục tiêu Để giải quyết vấn đề về việc thiếu mục tiêu cụ thể và kế hoạch hành động, lãnh đạo cần phải xác định rõ ràng những gì họ muốn công ty đạt được trong tương lai Điều này bao gồm việc đặt ra các mục tiêu đo lường được và phát triển một kế hoạch chi tiết để thực hiện chúng Một phần quan trọng của quá trình này là việc mở rộng quy mô hoạt động ra ngoài thị trường hiện tại và các đối tác quen thuộc Điều này đòi hỏi công ty phải nghiên cứu và xác định các thị trường mới, cũng như phát triển chiến lược tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra, Giám đốc cần phải phân tích kỹ lưỡng đối thủ cạnh tranh thông qua phân tích SWOT sẽ giúp công ty hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với thị trường Sau đó, áp dụng công nghệ để có thể phân tích và đưa ra những chiến lược tối ưu nhất.

4.2.2 Nâng cao năng lực nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên

Thứ nhất, tăng cường đào tạo

Dịch vụ giao nhận hàng không không chỉ là một phần của quy trình ngoại khía cạnh khác nhau Từ thủ tục hải quan đến các quy định pháp lý, từ giao dịch thương mại đến việc đảm bảo an toàn bảo hiểm, mỗi chi tiết nhỏ đều có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng Đặc biệt, khi vận chuyển hàng hóa có giá trị cao, hàng hóa dễ hỏng hoặc hàng hóa đặc biệt qua đường hàng không, mức độ trách nhiệm đối với nhân viên giao nhận càng trở nên nghiêm ngặt hơn.

Công ty cần nhấn mạnh việc đào tạo nhân viên để họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc giữ gìn và bảo quản hàng hóa Điều này cần một tinh thần trách nhiệm cao và một sự cam kết không dao động trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình Ngay cả khi một vấn đề không trực tiếp thuộc về trách nhiệm cá nhân, nhân viên giao nhận vẫn cần phải chủ động trong việc phát hiện, ngăn chặn và báo cáo kịp thời cho khách hàng về bất kỳ tổn thất hoặc rủi ro nào có thể xảy ra Chỉ khi thực hiện được những điều này, công ty mới có thể xây dựng được lòng tin vững chắc từ phía khách hàng, qua đó tạo dựng nên một thương hiệu mạnh mẽ và đáng tin cậy trong ngành giao nhận hàng không.

Thứ hai, đổi mới cơ cấu phòng ban Để giúp giảm bớt gánh nặng công việc và tăng cường hiệu suất làm việc của từng cá nhân Đầu tiên, việc phân chia công việc của công ty cần được thực hiện một cách rõ ràng và có hệ thống hơn, sao cho mỗi nhân viên chỉ cần tập trung vào một số công đoạn nhất định trong quy trình giao nhận hàng hóa.

Công ty nên xây dựng các đội ngũ chuyên môn, mỗi đội sẽ chịu trách nhiệm cho một khâu công việc cụ thể như tiếp nhận yêu cầu, lấy booking hãng bay, hoặc giám sát việc vận chuyển Việc chuyên môn hóa này không chỉ giúp cải thiện chất lượng công việc mà còn giúp nhân viên phát huy tối đa kỹ năng của mình Bên cạnh đó, công ty cũng cần đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên, nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn, đặc biệt là trong các lĩnh vực mà họ cần được hỗ trợ thêm Điều này sẽ giúp nhân viên nắm bắt và giải quyết các nghiệp vụ một cách hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, công ty cần thiết lập một hệ thống phản hồi từ nhân viên để hiểu rõ hơn về những khó khăn họ gặp phải trong công việc Qua đó, công ty có thể đánh giá và điều chỉnh quy trình làm việc một cách phù hợp, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường sự hài lòng trong công việc.

Thứ ba, đổi mới phương thức quản lý

Công ty có thể xem xét việc mở rộng cấu trúc quản lý bằng cách thêm các vị trí quản lý hoặc trưởng phó phòng cho mỗi bộ phận, nhằm tạo điều kiện cho việc phân chia công việc và giám sát chặt chẽ hơn các hoạt động của phòng giao nhận hàng không Các quản lý mới có thể giúp giảm bớt áp lực công việc cho giám đốc và tạo điều kiện cho việc phân chia trách nhiệm rõ ràng hơn.

Với sự giám sát chặt chẽ hơn từ các cấp quản lý, công ty có thể đảm bảo rằng các quy trình làm việc được tuân thủ và các vấn đề được phát hiện sớm hơn.

4.2.3 Nâng cao năng lực quản lý thông tin, hàng hóa, chứng từ Để cải thiện quản lý thông tin, hàng hóa và chứng từ, công ty nên cân nhắc triển khai sử dụng một hệ thống quản lý thông tin tích hợp Hiện tại trên thị trường cung cấp rất nhiều các hệ thống có chức năng như vậy, các hệ thống này sẽ cho phép việc theo dõi và quản lý mọi thông tin một cách chính xác và hiệu quả, thay thế cho việc sử dụng các phương tiện trao đổi thông tin thủ công hay các ứng dụng nhắn tin Việc tự động hóa các quy trình làm việc thông qua phần mềm sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng theo dõi hàng hóa và chứng từ một cách kịp thời.

Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây sẽ giúp việc lưu trữ và truy cập thông tin trở nên linh hoạt hơn, đồng thời cung cấp khả năng bảo mật cao cho dữ liệu Công ty cũng cần xây dựng các quy trình chuẩn hóa cho việc lập và quản lý hóa đơn, chứng từ để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng theo dõi.

4.2.4 Nâng cao năng lực tổ chức quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường hàng không

Thứ nhất, tăng cường cơ sở vật chất cần thiết

Lãnh đạo Kotrans Hà Nội cần cân nhắc đầu tư xây dựng kho hàng riêng của công ty với công nghệ tự động hóa và hệ thống quản lý kho thông minh Cùng với đó, phát triển các khu vực xử lý hàng hóa tại sân bay với các thiết bị chuyên dụng như băng tải, xe nâng hàng và hệ thống phân loại tự động sẽ tối ưu hóa quy trình tải và dỡ hàng.

Ngoài ra, việc đầu tư vào các thiết bị xử lý hàng hóa tiên tiến như container ro trong quá trình xử lý hàng hóa Sử dụng các phương tiện vận chuyển thông minh có khả năng theo dõi và điều chỉnh lộ trình một cách linh hoạt cũng giúp giảm thiểu thời gian chờ và tăng cường hiệu quả vận chuyển.