TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, quá trình hội nhập kinh tế quốc tế và toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ, tạo ra nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất khẩu ngày càng tăng Sự phát triển của hoạt động ngoại thương thúc đẩy ngành logistics và giao nhận vận chuyển, mang lại nhiều cơ hội phát triển và đóng vai trò quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hóa toàn cầu.
Chính phủ Việt Nam đang thực hiện chính sách mở cửa về ngoại giao và kinh tế thông qua việc tham gia vào Tổ chức Thương Mại Thế Giới (WTO) và ký kết các hiệp định như CPTPP, RCEP, EVFTA, tạo nhiều cơ hội cho ngành giao nhận vận chuyển Tuy nhiên, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong lĩnh vực này ngày càng gay gắt Để duy trì vị thế và phát triển, các doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình giao nhận, tìm hiểu những hạn chế và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh Hà Nội, tôi nhận thấy quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không còn nhiều điểm cần cải thiện, đặc biệt là về thời gian xử lý hàng hóa, hệ thống quản lý thông tin và đội ngũ nhân viên Mặc dù công ty đã có lịch sử hoạt động lâu năm, nhưng việc tối ưu hóa quy trình sẽ không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn khẳng định uy tín trong ngành Tôi tin rằng với những cải tiến này, Công ty có thể trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển tại Việt Nam và quốc tế Trong thời gian thực tập, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ các nhân viên, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của họ.
TS Mai Thanh Huyền và tôi nhận thức rõ tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không Do đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp của mình và thực hiện nghiên cứu với vai trò là người giao nhận.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, nghiên cứu về việc hoàn thiện quy trình đang thu hút sự quan tâm từ nhiều nhà nghiên cứu trong và ngoài nước Trong những năm gần đây, đề tài này cũng được sinh viên tìm hiểu và nghiên cứu sâu sắc Dưới đây là một số tài liệu nghiên cứu đáng chú ý trong lĩnh vực này.
Nghiên cứu của tác giả Hasan, Mohammed Mehedi về "Hoạt động kinh doanh giao nhận vận chuyển của Uti Pership Pvt Ltd: Tập trung vào xuất khẩu hàng không" năm 2022 đã phân tích quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Uti Pership Tác giả sử dụng lý thuyết và kinh nghiệm thực tiễn để làm rõ các bước trong quy trình, bao gồm các bên đối tác, chứng từ vận đơn, cũng như các hoạt động tách hàng và gom hàng Kết quả nghiên cứu cung cấp cái nhìn chi tiết về hoạt động logistics của công ty trong lĩnh vực xuất khẩu hàng không.
Nghiên cứu "Vận tải hàng không – Một góc nhìn quản lý" của tác giả John G Wensveen, PhD, được phát hành vào năm 2021, cung cấp cái nhìn tổng quan về quản lý vận tải hàng không, nhấn mạnh chiến lược, quy trình logistics và xu hướng công nghệ trong ngành Wensveen, hiện là Trưởng khoa Công nghệ Hàng không tại Đại học Purdue và Giám đốc điều hành của Airline Visions, LLC, đã tổng hợp thông tin phong phú và cung cấp cái nhìn sâu sắc về các thách thức mà ngành hàng không đối mặt Tuy nhiên, nghiên cứu thiếu ví dụ thực tiễn từ trải nghiệm thực tế, điều này có thể khiến độc giả khó áp dụng vào các tình huống cụ thể trong ngành.
Nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Hans World Logistics Việt Nam chi nhánh Hà Nội của tác giả Mai Thị Liên (2021) đã phân tích thực trạng, cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp gặp phải, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình Tương tự, tác giả Phan Văn Quyên (2023) trong khóa luận “Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải và thương mại Vinalink” đã sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp để đánh giá thực trạng và định hướng phát triển cho công ty Cuối cùng, nghiên cứu của Phạm Thị Ngọc Trang (2022) về quy trình giao hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần ALS Đông Hà Nội đã chỉ ra các giải pháp nâng cao quy trình như đào tạo nguồn nhân lực, giảm thiểu sai sót trong kiểm tra chứng từ, đầu tư cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin.
Kết luận: Các nghiên cứu về công khẩu bằng đường hàng không đã chỉ ra thực trạng đa dạng tại nhiều doanh nghiệp và đề xuất giải pháp để cải thiện quy trình Tuy nhiên, những giải pháp này vẫn mang tính lý thuyết và chưa thực sự giải quyết triệt để vấn đề hiện tại.
Đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội” được lựa chọn nhằm phân tích thực trạng hiện tại Từ đó, bài viết sẽ đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình giao nhận vận chuyển của công ty trong thời gian tới.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là phân tích quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần - Chi nhánh Hà Nội, dựa trên các vấn đề lý thuyết liên quan.
Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không của Công ty.
1.3.2 Mục tiêu cụ thể Để đạt được hai mục tiêu lớn trên, đề tài cần giải quyết những nhiệm vụ sau: Thứ nhất, Hệ thống các vấn đề lý thuyết cơ bản về giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Phân tích quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần tại Hà Nội nhằm đánh giá những thành công và hạn chế trong hoạt động này Qua đó, xác định các yếu tố cần cải thiện để nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty.
Để hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty, cần đưa ra một số định hướng và giải pháp thiết thực Đầu tiên, cải tiến quy trình thủ tục hải quan nhằm giảm thiểu thời gian xử lý Thứ hai, tăng cường đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng và hiểu biết về quy trình vận chuyển Cuối cùng, áp dụng công nghệ hiện đại trong quản lý và theo dõi lô hàng để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong giao nhận.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần, chi nhánh tại Hà Nội Nội dung tập trung vào các bước và quy trình cần thiết để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách hiệu quả và an toàn, từ khâu tiếp nhận cho đến khi giao hàng đến tay khách hàng.
Phạm vi nghiên cứu
Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần có chi nhánh tại Hà Nội, tọa lạc tại tầng 21, Lancaster Luminaire, số 1152-1154 Đường Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Phạm vi về thời gian: Thông tin, số liệu liên quan đến quy trình giao nhận vận chuyển tại công ty được lấy trong giai đoạn 2021 – tháng 11/2024
Nội dung bài viết nghiên cứu quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần, chi nhánh Hà Nội Bài viết sẽ đánh giá và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này, đồng thời đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần - Chi nhánh Hà Nội được thu thập từ cả nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp.
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát thực tế và phỏng vấn nhân viên tại phòng Dịch vụ cước hàng không của công ty, nhằm hiểu rõ quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không Quá trình thực tập và làm việc thực tế giúp làm rõ thực trạng của quy trình này, từ đó đảm bảo đề tài phản ánh sát với tình hình thực tế.
- Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp sử dụng trong bài khóa luận dựa trên dữ liệu thu thập được từ:
Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội sử dụng dữ liệu nội bộ từ các phòng Kế toán, Kinh doanh và Dịch vụ cước hàng không, bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động kinh doanh và các bài viết đăng trên báo chí cùng website của công ty.
Dữ liệu về khóa luận tốt nghiệp, luận án tiến sĩ và các bài viết liên quan đến quy trình dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không có thể được tìm thấy tại thư viện Trường đại học Thương mại và trên các trang mạng xã hội trên internet.
Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế của PGS.TS Doãn Kế Bôn cung cấp kiến thức chuyên sâu về quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế, giúp sinh viên nắm vững các kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này Bài giảng môn học không chỉ tập trung vào lý thuyết mà còn đưa ra các tình huống thực tiễn, tạo điều kiện cho sinh viên áp dụng kiến thức vào thực tế.
1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nội bộ công ty, quy trình giao nhận vận chuyển sẽ được đánh giá thông qua các bảng biểu thống kê dữ liệu kinh doanh.
Chúng tôi tiến hành phân tích và so sánh độ tin cậy của các số liệu thống kê liên quan đến hoạt động của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần - Chi nhánh tại Hà Nội Mục tiêu là đánh giá thực trạng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, đồng thời xác định hiệu quả của hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Phân tích tổng hợp quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty nhằm đánh giá khả năng cạnh tranh so với các tiêu chuẩn ngành Dựa trên kết quả phân tích, đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình để nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ Các kiến nghị này sẽ giúp công ty tối ưu hóa hoạt động giao nhận, từ đó tăng cường vị thế cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ vận chuyển hàng không.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và tài liệu tham khảo, bài khóa luận gồm 4 chương sau:
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Theo Điều 28 Luật Thương Mại số 36/2005/QH1, xuất khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào các khu vực đặc biệt trong lãnh thổ Việt Nam được xem như khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định về thương mại quốc tế.
2.1.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không 2.1.2.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Theo quy tắc mẫu của FIATA, giao nhận vận tải được định nghĩa là dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan đến hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa tại Việt Nam lần đầu tiên được quy định trong điều 163 của Luật Thương mại năm 1997 Theo đó, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
2.1.2.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là quá trình vận tải hàng không bao gồm các nghiệp vụ từ việc ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng đến việc ký hợp đồng với người vận tải Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo hàng hóa được di chuyển an toàn và đúng thời gian từ nơi gửi hàng ở nước xuất khẩu đến nơi nhận hàng ở nước nhập khẩu, đồng thời tuân thủ các quy định về hải quan và luật pháp quốc tế.
2.1.3 Khái niệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không 2.1.3.1 Khái niệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế là một loại hình dịch vụ do các đơn vị vận chuyển cung cấp, nhằm đưa hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác theo thỏa thuận với các tổ chức và cá nhân có nhu cầu, với mục đích nhận thù lao cho dịch vụ.
2.1.3.2 Khái niệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là loại hình dịch vụ do các hãng hàng không cung cấp, nhằm vận chuyển hàng hóa từ quốc gia xuất khẩu đến quốc gia nhập khẩu Dịch vụ này được thực hiện theo thỏa thuận giữa các tổ chức và cá nhân có nhu cầu, và đổi lại, họ nhận được thù lao cho dịch vụ đã cung cấp.
2.1.4 Khái niệm quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không bao gồm các bước nghiệp vụ và thủ tục cần thiết để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ người xuất khẩu đến người nhập khẩu Các bước này bắt đầu từ việc tiếp nhận hàng hóa, xử lý chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan, và phối hợp với các bên vận tải hàng không, nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và điều kiện đã thỏa thuận.
2.1.5 Các chứng từ cần thiết trong quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
- Vận đơn hàng không (Airway bill): Theo Luật hàng không dân dụng Việt Nam 2014:
Vận đơn chủ (Master Airway Bill - MAWB) là tài liệu do hãng hàng không phát hành cho người gom hàng, chứng nhận việc nhận hàng tại sân bay đích MAWB điều chỉnh mối quan hệ giữa hãng hàng không và người gom hàng, đồng thời là bằng chứng xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa hai bên.
Vận đơn của người gom hàng (House Airway Bill - HAWB) là tài liệu quan trọng do người gom hàng phát hành cho các chủ hàng lẻ khi nhận hàng HAWB giúp các chủ hàng lẻ có chứng từ để nhận hàng tại điểm đến, đồng thời điều chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các chủ hàng lẻ Vận đơn này cũng được sử dụng để xác nhận việc nhận hàng giữa người gom hàng và các chủ hàng lẻ.
Danh mục hàng hóa chuyên chở (Air cargo manifest – MNF) là tài liệu tóm tắt về hàng hóa được vận chuyển Nó được lập bởi người giao nhận khi có nhiều lô hàng lẻ được gửi chung dưới một vận đơn.
Tờ khai hàng hóa nguy hiểm (Shipper’s Declaration for dangerous goods) là tài liệu thiết yếu liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa nguy hiểm, cung cấp thông tin cần thiết cho người vận chuyển theo yêu cầu.
Phiếu cân hàng, hay còn gọi là báo cáo cân hàng, là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển, nơi người gửi hàng cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng như số kiện, tổng trọng lượng, trọng lượng tính cước và thông tin chuyến bay.
Thông báo hàng đến (Notice of Arrival) là tài liệu quan trọng được gửi đến người chuyên chở hoặc đại lý của người thụ hưởng Chứng từ này cung cấp thông tin về hàng hóa, số lượng thùng và mô tả chi tiết về hàng hóa, nhằm hỗ trợ thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng một cách hiệu quả.
Lệnh giao hàng (Delivery Order) là văn bản do người gửi hoặc chủ sở hữu hàng hóa phát hành, yêu cầu nhà vận chuyển thực hiện giao hàng đến một địa điểm cụ thể theo yêu cầu.
Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu
2.2.1 Cơ sở pháp lý của giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu
Luật hàng không dân dụng Việt Nam được ban hành năm 1991 và sửa đổi năm 1995, cùng với Luật thương mại năm 2005 và Luật Hải quan, tạo thành khung pháp lý quan trọng cho ngành logistics Các điều kiện kinh doanh chuẩn của Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam và Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 quy định chi tiết về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm của thương nhân trong lĩnh vực này.
Luật quốc tế liên quan đến vận tải bao gồm nhiều công ước quan trọng như Công ước Brussels 1924 và các nghị định thư 1968 (quy tắc Hague), Quy tắc Hamburg 1978, và Quy tắc Rotterdam 2010 Ngoài ra, các điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms 2010 và 2020 cũng đóng vai trò quan trọng Hơn nữa, điều kiện kinh doanh chuẩn của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận hàng hóa, cùng với quy tắc chứng từ vận tải đa phương tiện do Ủy ban Liên hợp quốc về thương mại và phát triển (UNCTAD) và Phòng Thương mại quốc tế (ICC) phát hành, góp phần tạo nên khung pháp lý vững chắc cho hoạt động giao nhận hàng hóa toàn cầu.
2.2.2 Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu
Bước 1: Nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng
Người giao nhận cần thu thập thông tin chi tiết về lô hàng từ khách hàng, bao gồm thông tin về hàng hóa, chi tiết bao bì và tuyến đường vận chuyển.
Bước 2: Sắp xếp phương án vận chuyển
Người giao nhận cần liên hệ với các hãng vận chuyển để xác định lịch trình và chi phí vận chuyển Việc lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp có thể dựa trên nhiều yếu tố như an toàn, thời gian vận chuyển, cước phí, độ tin cậy, tính linh hoạt và năng lực vận chuyển.
Bước 3: Báo giá vận chuyển
Người giao nhận sử dụng thông tin báo giá từ các hãng vận chuyển để xây dựng bảng báo giá cho khách hàng, bao gồm giá vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến, thời gian vận chuyển, địa điểm trung chuyển, lịch trình vận chuyển và các phụ phí liên quan.
Bước 4: Ký hợp đồng vận chuyển
Khi chủ hàng chấp thuận phương án giá mà người giao nhận đề xuất, người giao nhận có thể tự ký hợp đồng vận tải hoặc thực hiện theo ủy thác của chủ hàng.
Bước 5: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
- Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng
- Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hàng lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải
Bước 6: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Người giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc:
- Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định
- Khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy chứng nhận, biên bản thích hợp
- Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế
Bước 7: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Dựa trên thông tin từ chủ hàng, người giao nhận sẽ lập vận đơn nháp để khách hàng kiểm tra và gửi cho người vận tải để thực hiện MBL/MAWB Sau đó, sẽ gửi thông báo trước (pre-alert) cho đại lý tại nước ngoài.
Bước 8: Quyết toán chi phí
- Người giao nhận quyết toán chi phí với nhà cung cấp
- Người giao nhận quyết toán chi phí với khách hàng
2.2.3 Các chứng từ cần thiết trong giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu
Tùy thuộc vào phương thức vận chuyển, bộ chứng từ giao nhận hàng hóa xuất khẩu có thể khác nhau Dù vậy, một số chứng từ bắt buộc vẫn cần có, bao gồm:
- Bản lược khai danh mục hàng hóa chuyên chở (Manifest)
- Xác nhận sự đặt chỗ (Booking confirm)
- Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)
- Lệnh giao hàng (Delivery Order)
- Phiếu kiểm kê, hóa đơn thương mại
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, chứng nhận hun trùng, chứng nhận cho hàng hóa nguy hiểm,…
Cơ sở lý thuyết về quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
2.3.1 Cơ sở pháp lý của giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Quy định quốc tế cho phép ký kết hợp đồng giao nhận vận chuyển hàng mà không cần dựa vào các điều ước quốc tế về vận tải hàng không Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia trong việc thiết lập các thỏa thuận vận chuyển một cách linh hoạt và nhanh chóng.
Công ước Vác-sa-va 1929 quy định các quy tắc chính cho vận tải hàng không quốc tế, được ký kết vào ngày 12 tháng 10 năm 1929 nhằm thống nhất các quy định trong lĩnh vực này.
- Nghị định thư sửa đổi công ước Vác-sa-va Nghị định thư này ký tại Hague 28/09/1955, nên gọi tắt là Nghị định thư Hague 1955
- Công ước Guadalazala 1961 (công ước bổ sung cho công ước Vác-sa-va)
- Hiệp định Montreal 1966: Hiệp định liên quan tới giới hạn của Công ước Vác- sa-va và nghị định thư Hague
- Nghị định thư Guatemala 1971: Nghị định thư sửa đổi Công ước Vác-sa-va được sửa đổi bởi nghị định thư Hague ký vào 8/3/1971
Các công ước, hiệp định và nghị định thư chủ yếu điều chỉnh và bổ sung giới hạn trách nhiệm bồi thường của người chuyên chở hàng không đối với tai nạn và thiệt hại về hàng hóa, đồng thời quy định thời hạn thông báo tổn thất và khiếu nại đối với người chuyên chở.
Cơ sở pháp lý của vận tải hàng không Việt Nam:
- Luật hàng không dân dụng Việt Nam ban hành 26/12/1991, sửa đổi bổ sung vào năm 1995, 2006, 2014
- Điều lệ vận chuyển hàng hóa Quốc tế của Hãng hàng không quốc gia Việt Nam ban hành vào ngày 27/10/1993
2.3.2 Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Bước 1: Nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất khẩu của khách hàng
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, người giao nhận cần thảo luận để hiểu rõ nhu cầu vận chuyển Tiếp theo, họ phải liên hệ với khách hàng để thu thập thông tin chi tiết về lô hàng Những thông tin quan trọng cần xác nhận bao gồm kích thước, trọng lượng, loại hàng hóa và địa điểm giao nhận.
Thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng, loại hàng hóa (chẳng hạn như hàng hóa thông thường, hàng hóa có pin, hàng hóa có từ tính, động vật, hàng nguy hiểm), ngành hàng (Industry Vertical) và loại hình thương mại, đặc biệt là hàng hóa xuất khẩu.
Thông tin chi tiết về đóng gói hàng hóa bao gồm tổng trọng lượng hàng hóa (gross weight), kích thước thùng hàng (dimension), số lượng thùng hàng, quy cách bao gói như carton hay pallets, và các lưu ý khác liên quan đến việc đóng gói như yêu cầu về nhiệt độ và thông gió.
Tuyến đường vận chuyển bao gồm các thông tin quan trọng như sân bay bốc hàng (AOL), sân bay dỡ hàng (AOD), địa chỉ nhận hàng (Pick-up address), địa chỉ giao hàng (Place of delivery) và ngày hàng sẵn sàng vận chuyển (CRD: cargo ready date).
Nắm bắt kỹ thông tin về lô hàng giúp người giao nhận xác định các công việc cần thực hiện, chuẩn bị thủ tục, và lập phương án giao nhận, vận chuyển phù hợp với thời gian và hãng hàng không yêu cầu của khách hàng.
Bước 2: Sắp xếp phương án vận chuyển
Sau khi nhận thông tin chi tiết từ khách hàng, người giao nhận sẽ liên hệ với các hãng hàng không để xác minh lịch trình và chi phí vận chuyển cho lô hàng Dựa trên các tiêu chí như thời gian vận chuyển, cước phí hàng không, độ tin cậy và uy tín, cũng như lịch trình vận chuyển, họ sẽ lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp với chi phí hợp lý nhất.
Bước 3: Xây dựng và báo giá vận chuyển cho khách hàng
Người giao nhận sử dụng thông tin báo giá từ hãng hàng không để xây dựng bảng báo giá cho khách hàng Bảng báo giá này bao gồm giá vận chuyển lô hàng từ sân bay xuất khẩu đến sân bay nhập khẩu, thời gian vận chuyển, địa điểm trung chuyển và các chi phí khác như local charge và trucking.
Bước 4: Ký hợp đồng vận chuyển
Dựa trên thông tin từ công ty giao nhận, bên air co-loader sẽ yêu cầu hãng bay kiểm tra chỗ và phát hành booking Thời gian đặt chỗ hàng không thường cần thực hiện trước 1 ngày hoặc nửa ngày trong mùa thấp điểm, trong khi mùa cao điểm yêu cầu đặt chỗ trước khoảng 1 tuần hoặc 3-4 ngày Sau khi nhận được thông tin booking từ hãng bay, công ty giao nhận sẽ phát hành booking confirm và gửi cho nhà xuất khẩu.
Bước 5: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần nắm rõ tình hình của khách hàng trong việc chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ liên quan Việc đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị kịp thời để vận chuyển đúng theo lịch trình bay là rất quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ do chủ hàng xuất khẩu phát hành, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan Người giao nhận cũng có thể tư vấn và hỗ trợ dịch vụ để hoàn thiện các chứng từ cần thiết.
Người giao nhận cần theo dõi sát sao tình hình phương tiện vận tải và thường xuyên cập nhật thông tin về sự thay đổi trong việc đặt chỗ hàng hóa trên chuyến bay Việc này giúp họ xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh và thông báo cho các bên liên quan, từ đó hạn chế rủi ro về chi phí phát sinh như phí lưu kho và phí sửa chứng từ.
Bước 6: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
The shipping agent requests essential information from the customer, including details about the shipper, consignee, product name, and shipping mark This information is gathered from the Commercial Invoice, Packing List, and Shipping Instruction to accurately complete the HAWB, MAWB, and HAWB label, ensuring that the Gross Weight (GW) section remains empty.
CW, DIMS, số lượng kiện trên HAWB và Manifest để chờ thông tin thực tế sau khi cân hàng tại kho ở sân bay xuất khẩu mới điền vào
- Người giao nhận gửi bản nháp HAWB để khách hàng kiểm tra và xác nhận, và tiến hành chỉnh sửa thông tin khách hàng confirm lại
Người giao nhận sẽ gửi một bản hướng dẫn bao gồm thông tin về shipper, consignee, notify party, tên hàng và số kiện để air co-loader in phiếu cân Thông tin này sẽ được cung cấp cho hãng bay nhằm phát hành MAWB, Manifest và nhãn MAWB.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN – CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Tổng quan về Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần có chi nhánh tại Hà Nội, hoạt động trực thuộc Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội (Tên quốc tế: INDO TRANS LOGISTICS CORPORATION – BRANCH IN HANOI)
Tên viết tắt: ITL HAN
Mã số thuế: 0301909173-001 Địa chỉ: Tầng 21, Lancaster Luminaire, số 1152-1154 Đường Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần (ITL CORP) là một công ty đa quốc gia được thành lập vào tháng 01 năm 1999, với các chi nhánh tại Campuchia, Lào, Myanmar, Singapore, Thái Lan và Việt Nam Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp xuất, nhập khẩu về việc tìm kiếm dịch vụ vận chuyển uy tín, ITL CORP đã thành lập chi nhánh tại Hà Nội vào năm 2003 ITL HAN thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo ủy quyền của ITL CORP, góp phần mở rộng và phát triển hoạt động tại miền Bắc.
Kể từ năm 2003, Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần đã tập trung vào việc phát triển dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đường biển, đường bộ và đường sắt Sau hơn 20 năm hoạt động, chi nhánh tại Hà Nội của công ty đã khẳng định được vị thế vững chắc trong ngành dịch vụ giao nhận và vận chuyển.
Hiện nay Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại
Hà Nội là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp giải pháp logistics tích hợp, chuyên về vận chuyển và phân phối hàng hóa qua đường biển, đường hàng không và đường bộ, đồng thời cung cấp dịch vụ giao nhận kho bãi logistics chuyên nghiệp.
+ Kinh doanh cước vận tải hàng hóa hàng không
+ Kinh doanh cước vận tải hàng hóa đường biển
+ Kinh doanh cước vận tải đường bộ
+ Kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần
(Nguồn: Phòng HC-NS Công ty ITL HAN)
- Khối hỗ trợ hoạt động kinh doanh
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá khả năng tài chính của khách hàng tiềm năng, phối hợp với các phòng ban khác để ước tính mức giá bán, kiểm soát chi phí vận hành, quản lý tài sản công ty và báo cáo tài chính cho công ty mẹ cũng như cơ quan thuế.
Phòng ICT chịu trách nhiệm quản lý và duy trì sự ổn định của hệ thống công nghệ thông tin và dữ liệu, trong khi phòng hành chính – nhân sự đảm nhiệm việc quản trị nguồn nhân lực tại ITL HAN.
- Khối thực hiện hoạt động kinh doanh
+ Phòng kinh doanh: có vai trò kinh doanh cước hàng không và cước hàng biển cho khách hàng, mở rộng mạng lưới khách hàng mới của công ty
+ Phòng phát triển kinh doanh: nghiên cứu thị trường, phát triển các sản phẩm dịch vụ và khách hàng mới cho công ty
+ Phòng dịch vụ hải quan: quản lý và thực hiện thông quan cho các chuyến hàng xuất-nhập khẩu
Phòng chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối các hoạt động vận tải hàng hóa, đảm bảo thực hiện các thủ tục cần thiết và cung cấp thông tin đầy đủ Đồng thời, phòng cũng xử lý các khiếu nại liên quan đến dịch vụ khách hàng, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển, ITL HAN chú trọng đến sự cân bằng giới tính trong lực lượng lao động, không có sự chênh lệch đáng kể về tỷ lệ nhân sự nam và nữ Đội ngũ nhân lực của công ty chủ yếu là những người trẻ tuổi, tập trung trong độ tuổi 25-35 Đặc biệt, từ năm 2022, 100% nhân sự của ITL HAN đều có trình độ đại học trở lên, được đào tạo bài bản và trải qua quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt.
3.1.4 Năng lực tài chính của công ty
Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội Đơn vị: Tỷ đồng
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Tính đến 6/2024
(%) Vốn chủ sở hữu 127,22 73,23 141,24 74,67 160,85 78,02 174,36 77,45 Vốn vay 46,51 26,77 47,91 25,33 45,32 21,98 50,77 22,45 Tổng 173,73 100 189,15 100 206,17 100 225,13 100
(Nguồn: Báo cáo thống kê Phòng Kế toán)
Qua bảng 3.1, có thể thấy rằng:
Vốn chủ sở hữu của ITL HAN dự kiến sẽ tăng trưởng 37% trong giai đoạn 2021 – 2024 nhờ vào sự phục hồi mạnh mẽ của nền kinh tế toàn cầu và các chính sách hỗ trợ từ chính phủ Những yếu tố này không chỉ giúp công ty vượt qua thách thức mà còn mở rộng cơ hội phát triển Các chính sách kinh tế thuận lợi đã giúp ITL HAN gia tăng vốn chủ sở hữu một cách ổn định, củng cố vị thế trên thị trường và tạo nền tảng vững chắc cho tương lai.
- Vốn vay: Có sự biến động trong giai đoạn 2021 – 2024, có thể nhận thấy trong giai đoạn này, tỉ lệ vốn vay đang có xu hướng tăng
Trong giai đoạn 2021 – 2024, tổng nguồn vốn của công ty dự kiến sẽ tăng trưởng ổn định từ 5 – 15%, nhờ vào sự phục hồi mạnh mẽ của nền kinh tế và nhu cầu thị trường logistics tại Việt Nam Để đáp ứng yêu cầu này, ITL HAN cần mở rộng quy mô hoạt động, đồng thời tăng cường vốn chủ sở hữu và vốn vay Đầu tư vào cơ sở hạ tầng và công nghệ tiên tiến là điều cần thiết để nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội giai đoạn 2021 – 2023
Bảng 3.2 Tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: Tỉ đồng
2023 Nguồn vốn 173,73 189,15 206,17 8,8% 9,0% Vốn chủ sở hữu 127,22 141,24 160,85 11,0% 13,9% Lợi nhuận trước thuế 310,67 355,72 398,35 14,5% 12,0% Lợi nhuận sau thuế 243,93 257,46 278,06 5,5% 8,0% Doanh thu 934,62 1046,80 1141,01 12,0% 9,3%
Theo báo cáo tài chính giai đoạn 2021 – 2023, Công ty ghi nhận sự tăng trưởng ổn định trong kinh doanh, với tốc độ tăng trưởng từ 5 – 15% qua các năm Doanh thu và lợi nhuận đều có sự gia tăng đáng kể, nhờ vào những yếu tố tích cực trong hoạt động của Công ty.
Trước năm 2021, dịch Covid-19 đã gây khó khăn cho hoạt động mua bán hàng hóa toàn cầu Tuy nhiên, sau năm 2021, công ty đã thành công trong việc huy động vốn từ Tổ chức Tài chính Quốc tế IFC, thành viên của Nhóm Ngân Hàng Thế Giới, giúp công ty vượt qua khó khăn và khẳng định vị thế hàng đầu trong ngành logistics tại Việt Nam.
Sau Covid-19, ITL HAN đã tăng cường hợp tác với các hãng hàng không lớn và công ty logistics quốc tế để nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng mạng lưới vận chuyển Việc thiết lập quan hệ đối tác với các hãng hàng không quốc tế giúp ITL cải thiện khả năng vận chuyển hàng hóa toàn cầu Đồng thời, ITL cũng hợp tác với những công ty logistics hàng đầu như DHL, FedEx và UPS, nhằm cung cấp giải pháp vận chuyển toàn diện và hiệu quả.
Cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2021-2023
Bảng 3.3 Các loại hình dịch vụ và doanh thu của công ty
Các loại hình dịch vụ
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng
Dịch vụ vận tải Đường biển 284,87 30,48% 304,41 29,08% 354,06 31,03% Đường bộ 116,36 12,45% 156,00 14,90% 127,12 11,14% Đường hàng không 398,90 42,68% 463,73 44,30% 519,96 45,57% Dịch vụ kho bãi, bốc xếp 76,64 8,20% 79,77 7,62% 92,19 8,08% Dịch vụ hải quan 41,12 4,40% 33,71 3,22% 43,70 3,83% Các dịch vụ khác 16,73 1,79% 9,21 0,88% 4,00 0,35% Tổng cộng 934,62 100% 1046,80 100% 1141,01 100%
Doanh thu của công ty trong giai đoạn 2021 – 2023 chủ yếu đến từ nhiều loại hình dịch vụ kinh doanh khác nhau, với dịch vụ vận tải đóng góp phần lớn Đây là lĩnh vực được công ty đầu tư và phát triển mở rộng mạnh mẽ, bao gồm cả việc tăng cường đội ngũ nhân sự và mở rộng quy mô hoạt động.
Cơ cấu dịch vụ vận tải bao gồm ba loại hình chính: vận tải đường hàng không, vận tải đường biển và vận tải đường bộ Theo bảng thống kê, vận tải đường hàng không chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng thể, tiếp theo là vận tải đường biển.
Cơ cấu thị trường của công ty giai đoạn 2021 – 2023 (Bảng 3.4 Tỷ trọng doanh thu theo thị trường (2021 – 2023) – PHỤ LỤC)
Trong giai đoạn hiện nay, mối quan hệ ngoại giao giữa Việt Nam và Hoa Kỳ đang được củng cố mạnh mẽ trên cả hai lĩnh vực kinh tế và chính trị Thị trường Hoa Kỳ đang gia tăng nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ các nước châu Á, bao gồm nhiều sản phẩm từ các nhà máy tại Việt Nam, khi chuỗi cung ứng toàn cầu chuyển hướng sang các quốc gia Đông Nam Á.
- Thị trường Châu Âu: Tỷ trọng doanh thu giai đoạn 2021 – 2023 từ thị trường châu Âu có sự suy giảm nhẹ từ 2021 – 2022 và giảm mạnh hơn trong giai đoạn 2022 –
Năm 2023, thị trường này vẫn giữ vị trí là nguồn doanh thu lớn thứ hai cho ITL HAN, mặc dù có sự suy giảm Nguyên nhân có thể do các yếu tố kinh tế và chính trị, đặc biệt là cuộc xung đột Nga – Ukraine, đã gây gián đoạn thương mại giữa châu Âu và các quốc gia châu Á Hơn nữa, chi phí năng lượng cao đã dẫn đến việc giảm nhu cầu nhập khẩu tại châu Âu.
3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty giai đoạn 2021 – 2023
Dịch vụ vận chuyển đường hàng không của ITL HAN là một trong những mảng kinh doanh chủ chốt, nổi bật trong ngành logistics tại Đông Dương Với khả năng khai thác hàng hóa cho hàng trăm chuyến bay mỗi tuần, ITL HAN khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ hàng không.
Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần, chi nhánh Hà Nội, đã thống kê tình hình cung cấp dịch vụ vận chuyển đường hàng không, thể hiện sự phát triển và hiệu quả trong lĩnh vực logistics Bảng 3.5 cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số hoạt động, giúp đánh giá chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh của công ty trong thị trường vận tải hàng không.
Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tổng (chuyến) 4200 100 4053 100 4226 100 Khối lượng hàng xuất (tấn/năm) 95 070 63,38 92 948 67,74 94 981 62,48 Khối lượng hàng nhập (tấn/năm) 54 930 36,62 44 264 32,26 57 040 37,52 Tổng (tấn/năm) 150 000 100 137 212 100 152 021 100
(Nguồn: Thống kê chỉ tiêu doanh nghiệp)
Hàng năm, ITL HAN vận chuyển một lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu, với tỷ trọng hàng xuất khẩu chiếm ưu thế do hầu hết khách hàng là các nhà máy Việt Nam chuyên xuất khẩu quần áo, giày dép và linh kiện điện tử Các đối tác hàng không của ITL HAN bao gồm Thai Airways, Qatar Airways, AirBridgeCargo, Vietnam Airlines, China Airlines, VietJet Air, Turkish Airlines, Emirates, Etihad Airways và Korean Air.
Biểu đồ 3.1 thể hiện tỉ lệ doanh thu dịch vụ giao nhận vận tải của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần tại chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2021 - 2023.
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Theo biểu đồ tỉ lệ doanh thu của Công ty, phần lớn doanh thu chủ yếu đến từ hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, nhấn mạnh tầm quan trọng của lĩnh vực này trong chiến lược kinh doanh Một số nguyên nhân chính dẫn đến kết quả này bao gồm sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử và nhu cầu vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, đáng tin cậy.
ITL HAN chuyên cung cấp dịch vụ logistics hàng không quốc tế, là đối tác uy tín của các hãng hàng không hàng đầu thế giới Với mối quan hệ lâu năm với Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Nội Bài (NCTS) và sân bay quốc tế Nội Bài, ITL HAN tận dụng cơ sở hạ tầng hiện đại để thúc đẩy vận chuyển hàng hóa quốc tế Đường hàng không của công ty kết nối trực tiếp với nhiều quốc gia, góp phần quan trọng vào sự phát triển thương mại toàn cầu.
0.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% 25.00% 30.00% 35.00% 40.00% 45.00% 50.00% Đường biển Đường bộ Đường hàng không
Khách hàng của ITL HAN chủ yếu là các nhà máy cần vận chuyển hàng hóa giá trị cao với yêu cầu giao hàng nhanh chóng Các mặt hàng chính bao gồm thời trang cao cấp, điện tử, công nghệ và dược phẩm Mặc dù vận chuyển đường biển có chi phí thấp, nhưng thời gian chậm trễ có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành đơn hàng của khách hàng.
Bảng 3.6: Bảng thống kê một số mặt hàng xuất khẩu chủ yếu bằng đường hàng không của Công ty ITL HAN
Hàng thời trang 51.775,12 54,46% 48.444,50 52,12% 52.495,00 55,27% Sản phẩm công nghệ 23.891,09 25,13% 26.081,21 28,06% 26.300,24 27,69% Dược phẩm 13.975,29 14,70% 12.603,75 13,56% 11.407,22 12,01% Mặt hàng khác 5.428,5 5,71% 5.818,54 6,26% 4.778,54 5,03%
Nguồn: Báo cáo doanh nghiệp giai đoạn 2021 – 2023 Bảng 3.7 Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu theo thị trường của vận chuyển hàng không (2021 – 2023)
Thị trường Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
(Nguồn: Thống kê doanh nghiệp)
Thị trường Hoa Kỳ và châu Âu vẫn chiếm tỷ trọng doanh thu xuất khẩu cao nhất nhờ nhu cầu tiêu thụ hàng hóa đa dạng Việt Nam đang phát triển nhiều nhà máy và sản xuất đa dạng sản phẩm, đồng thời tăng cường vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, giúp rút ngắn thời gian giao hàng Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm cần giao gấp, hàng hóa có giá trị cao và hàng hóa theo mùa từ Việt Nam đến các quốc gia xa xôi như Hoa Kỳ và châu Âu.
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
Sau hơn 20 năm phát triển, Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần - Chi nhánh Hà Nội đã không ngừng nâng cao chất lượng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, đạt được nhiều thành công đáng kể.
Thứ nhất, Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại
Hà Nội đã đạt được thành công trong việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, đáp ứng nhu cầu cơ bản của khách hàng và tạo dựng vị thế vững chắc Quy trình này đảm bảo tổ chức và kiểm soát từ khi nhận hàng đến khi hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian đến tay người nhập khẩu Sự phối hợp hài hòa giữa các bộ phận nội bộ và đối tác đã giúp quy trình diễn ra hiệu quả, góp phần gia tăng số lượng đối tác lâu năm và mở rộng thị trường hoạt động của ITL HAN Bên cạnh đó, ITL HAN cũng nhận được nhiều lời giới thiệu dịch vụ từ các đối tác tới khách hàng mới.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và sáng tạo, đồng thời cũng có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn cao, thông thạo ngoại ngữ Nhân lực được đào tạo bài bản, với thái độ phục vụ tận tình và làm việc chuyên nghiệp Ngoài ra, công ty còn có nhiều nhân viên và lãnh đạo kỳ cựu, gắn bó lâu dài Công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên phát huy năng lực, giữ chân nhân tài và tổ chức các hoạt động gắn kết giữa các bộ phận, từ đó nâng cao sự hợp tác trong quy trình xử lý hàng hóa.
Công ty đang gia tăng đầu tư vào công nghệ trong quy trình giao nhận vận chuyển và đồng bộ hóa hệ thống nội bộ Hiện tại, công ty đã phát triển một website riêng để quản lý hàng hóa dựa trên số MAWB và số HAWB.
Việc tạo lập và lưu trữ chứng từ, quản lý chi phí, hóa đơn, và tạo lập Debit Note được thực hiện hoàn toàn trên một hệ thống duy nhất Mỗi nhân viên đều có tài khoản riêng để truy cập, giúp đồng bộ hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý Điều này cải thiện độ chính xác trong việc tạo lập chứng từ và quyết toán chi phí, cho phép các bộ phận theo dõi hàng hóa trực tiếp trên hệ thống mà không phải chờ đợi phản hồi từ các bên khác.
Công ty ITL HAN được công nhận là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển với quy trình hiệu quả Các vấn đề được xử lý nhanh chóng, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và đối tác 100% hàng hóa được xử lý đúng quy trình, các sự cố được giải quyết triệt để, giảm thiểu tranh chấp Khách hàng đánh giá cao dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng không, đặc biệt là đối với hàng hóa xuất khẩu.
Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty đã đạt được nhiều thành công và ưu điểm trong những năm qua Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần được xem xét và khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và tiếp nhận thông tin nhu cầu từ khách hàng mới trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không Hiện tại, các mặt hàng chủ yếu tập trung vào thời trang, linh kiện điện tử, công nghệ và dược phẩm, trong khi các mặt hàng khác như thực phẩm, trái cây, máy móc và thiết bị vẫn chưa được khai thác Điều này cho thấy công ty cần cải thiện khả năng tiếp cận và thuyết phục các khách hàng tiềm năng để mở rộng danh mục hàng hóa xuất khẩu của mình.
Việc tạo lập chứng từ trong vận chuyển hàng không vẫn gặp phải sai sót do nhiều nguyên nhân, chủ yếu là do khách hàng cung cấp thông tin không chính xác hoặc thiếu sót Đặc biệt, trong trường hợp hàng hóa nguy hiểm như hàng có PIN hoặc hàng từ tính, việc tuân thủ các quy định an toàn là rất quan trọng Tuy nhiên, nhiều khách hàng chưa nắm rõ các quy định này hoặc mắc lỗi khi gửi thông tin, dẫn đến những sai sót trong quá trình chuẩn bị và lập các chứng từ cần thiết cho lô hàng.
ITL HAN đang đối mặt với khó khăn trong việc đặt chỗ hàng hóa với các hãng hàng không, mặc dù là đối tác uy tín Sự trì trệ trong quy trình đặt chỗ này đã ảnh hưởng đến thời gian giao hàng theo yêu cầu của khách hàng.
Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty vào thứ tư mặc dù rõ ràng nhưng chưa xác định rõ trách nhiệm của các bên, gây ra sự chồng chéo trong thực hiện Điều này dẫn đến việc các bộ phận tốn thêm thời gian trong việc trao đổi và giải quyết một số vấn đề chưa được tối ưu hóa.
Hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, đặc biệt trong bối cảnh bão Yaki, đã gây ra sự trì hoãn nghiêm trọng tại sân bay Nội Bài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng có yêu cầu khắt khe Thời tiết xấu dẫn đến việc hoãn hoặc hủy chuyến bay, làm giảm khả năng hoạt động của sân bay và kéo dài thời gian xử lý hàng hóa, gây ùn ứ và hư hỏng Sự chậm trễ này không chỉ làm giảm uy tín của ITL HAN, khiến khách hàng mất lòng tin và chuyển sang đối tác khác, mà còn gia tăng chi phí vận chuyển thay thế, lưu kho và bảo quản cho hàng hóa dễ hư hỏng, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của công ty.
Vào ngày thứ Sáu, sự chậm trễ trong một khâu của quy trình có thể gây ra trì trệ trong toàn bộ quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa Mối quan hệ và sự phối hợp giữa các bộ phận nội bộ của ITL HAN, cũng như giữa nhân viên và các đối tác, đang gặp khó khăn, dẫn đến việc xử lý hàng hóa mất nhiều thời gian Cụ thể, việc truyền tải thông tin và chứng từ giữa các nhân viên ITL HAN diễn ra chậm chạp, khiến các bộ phận phải mất thời gian nhắc nhở và chờ đợi lẫn nhau.
Công ty đang gặp khó khăn trong việc mở rộng mạng lưới khách hàng mới, chủ yếu phụ thuộc vào tập khách hàng trung thành trong lĩnh vực thời trang, công nghệ và dược phẩm Thiếu chiến lược hiệu quả để tiếp cận các lĩnh vực mới, công ty chưa khai thác tối đa các mối quan hệ hiện có để phát triển tệp khách hàng.
Trong quá trình chuẩn bị và tạo lập chứng từ, dễ xảy ra sai sót do nhân viên không kiểm tra kỹ lưỡng hoặc khách hàng gửi thiếu, sai chứng từ Việc gửi chứng từ nháp cho khách hàng nhưng không nhận được phản hồi kịp thời cũng dẫn đến việc phát hiện sai sót muộn Nhiều khách hàng chưa nắm rõ các chứng từ và thông tin cần thiết để gửi cho ITL HAN Hiện tại, công ty đang có thêm thực tập sinh, do đó, sai sót có thể xảy ra do thiếu kinh nghiệm trong việc tạo lập và kiểm tra chứng từ.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận chuyển hàng không
Xu hướng tối ưu hóa lộ trình giao hàng đang ngày càng trở nên quan trọng, với các nhà giao nhận vận tải, trung gian kho bãi và hãng vận tải khu vực được tập trung vào việc điều chỉnh lịch trình để sử dụng máy bay hiệu quả hơn Đồng thời, các tuyến nội địa cũng được cải thiện để thực hiện giao hàng hiệu quả, bao gồm việc sử dụng dịch vụ liên doanh nhằm cung cấp dịch vụ giao hàng door to door.
Xu hướng phát triển song song giữa vận tải hàng không và thương mại điện tử đang diễn ra mạnh mẽ Thị trường giao nhận vận tải hàng không dự kiến sẽ tăng trưởng nhờ vào sự bùng nổ của thương mại điện tử Mặc dù vận tải hàng không là phương thức vận chuyển có chi phí cao, nhưng nhu cầu về vận chuyển hàng hóa dễ hỏng, hóa mỹ phẩm và hàng hóa giá trị cao ngày càng gia tăng.
Xu hướng liên minh giữa các hãng hàng không đang gia tăng do nhu cầu vận tải hàng không ngày càng cao, tạo ra thách thức mới cho các nhà cung cấp dịch vụ Để kiểm soát chuỗi cung ứng tốt hơn, nhiều chủ phương tiện vận chuyển đã quyết định liên kết với nhau Các hãng hàng không cần tập trung vào việc triển khai giải pháp tiết kiệm nhiên liệu và công nghệ tiên tiến để đảm bảo dịch vụ hiệu quả về chi phí Bằng cách tận dụng công nghệ, các nhà không vận có thể quản lý đội bay lớn hơn với ít nhân lực hơn Sự liên kết tại các sân bay quan trọng vẫn giữ vai trò chủ chốt trong việc gom hàng và tối ưu hóa diện tích cũng như độ bao phủ dịch vụ.
4.1.2 Định hướng phát triển của công ty
Đến năm 2030, Công ty cam kết hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, nhằm đáp ứng hiệu quả và hài lòng nhu cầu của khách hàng Chúng tôi hướng tới việc trở thành tập đoàn uy tín, duy trì mối quan hệ đối tác lâu dài với các hãng hàng không lớn trên thế giới, đồng thời nâng cao mức độ nhận diện trong ngành và mở rộng quy mô, nguồn vốn kinh doanh.
4.1.3 Định hướng của công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội về hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Về định hướng phát triển hoạt động giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, Công ty sẽ tập trung vào các mục tiêu sau:
Để nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, nhân viên cần chủ động đánh giá và hoàn thiện từng bước trong quy trình Việc thực hiện đúng các bước và đưa ra giải pháp triệt để cho những vấn đề thường gặp sẽ giúp nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết tối ưu, giảm thiểu thời gian và nguồn lực đang tồn tại trong quy trình.
Để phát triển đội ngũ lãnh đạo và quản lý, công ty cần nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn của nhân viên thông qua việc đầu tư vào đào tạo và các hoạt động thực tế Ban lãnh đạo nên chủ động quan tâm đến việc cải thiện kiến thức về luật định và khuyến khích nhân viên đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa.
Mục tiêu của công ty là mở rộng thị trường dịch vụ logistics hàng đầu xuất khẩu sang Hoa Kỳ và Châu Âu Để đạt được điều này, công ty đã xây dựng kế hoạch tìm kiếm và hợp tác với các đối tác nước ngoài, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với các hãng hàng không Điều này nhằm tận dụng tiềm lực thị trường và gia tăng sự hợp tác, giúp tối ưu hóa chi phí hiệu quả nhất.
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
chuyển Indo Trần – Chi nhánh tại Hà Nội
4.2.1 Giải pháp về nâng cao chất lượng, năng lực đội ngũ nhân sự
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Mặc dù Công ty Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần – Chi nhánh Hà Nội đã sở hữu đội ngũ nhân viên 100% có trình độ đại học, công ty vẫn cần tập trung vào việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chăm chỉ và có năng lực chuyên môn cao để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đào tạo chuyên môn cho từng nhân sự theo vị trí và chức năng là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
Các chế độ chính sách cho người lao động cần được chú trọng và duy trì, đảm bảo thực hiện đầy đủ theo quy định của pháp luật về lao động.
Hằng năm, công ty tổ chức các chuyến du lịch để cải thiện hiệu quả làm việc của đội nhóm Những chuyến đi này không chỉ mang lại cho nhân viên cơ hội nghỉ ngơi và thư giãn, mà còn giúp tăng cường tinh thần đoàn kết và thúc đẩy động lực làm việc trong tập thể.
+ Xây dựng chính sách kỷ luật, khen thưởng rõ ràng, cụ thể và có tinh thần trách nhiệm tuân thủ
+ Có chính sách sử dụng nguồn nhân lực đã qua đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ một cách rõ ràng, hợp lý
4.2.2 Giải pháp về nâng cao dịch vụ giao nhận vận chuyển
Theo dõi thường xuyên lịch trình hàng hóa là rất quan trọng để phát hiện kịp thời các tình huống phát sinh Điều này giúp thông báo nhanh chóng đến khách hàng và hãng hàng không, từ đó đưa ra giải pháp hợp lý Việc này cũng góp phần giảm thiểu phàn nàn từ khách hàng về dịch vụ của Công ty.
Công ty cần phân công nhân sự có năng lực và kiến thức chuyên môn về luật xuất khẩu hàng hóa để theo dõi các quy định liên quan Họ phải cập nhật thông tin từ hải quan các nước nhập khẩu và các hãng bay đối tác một cách nhanh chóng và liên tục Điều này giúp đảm bảo việc bổ sung và điều chỉnh thông tin kịp thời, tạo lập chứng từ chính xác và tránh những sai sót không đáng có.
Số lượng hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không hàng tuần và hàng tháng rất lớn, tuy nhiên, việc xử lý chứng từ, thanh toán và các vấn đề phát sinh gặp nhiều khó khăn Nếu không giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, những vấn đề này có thể gây chậm trễ trong các công đoạn tiếp theo, ảnh hưởng đến tiến độ cung cấp dịch vụ.
Vì vậy cần có sự chuyên môn hóa trong phân công công việc
4.2.3 Giải pháp về hợp tác và đối ngoại
Để mở rộng đối ngoại và tiếp cận nhiều khách hàng cũng như thị trường mới, Công ty cần xây dựng một chiến lược cụ thể bên cạnh việc ổn định chiến lược đối nội.
Mở rộng quan hệ đối tác với các hãng hàng không trong và ngoài nước, đồng thời duy trì mối quan hệ hợp tác với các đối tác hiện có, nhằm tăng cường sự tiếp cận vào thị trường giao nhận tại Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Á.
- Duy trì và ký kết các hợp đồng dài hạn với các hãng hàng không quốc tế
Để nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, cần cải thiện và cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời linh hoạt điều chỉnh theo quy định pháp luật của từng quốc gia Điều này giúp tránh những sai sót liên quan đến hải quan, từ đó giảm thiểu khó khăn trong việc tiếp nhận hàng hóa tại nước nhập khẩu.
4.2.4 Giải pháp về việc đặt chỗ với các hãng hàng không
Công ty đang đối mặt với khó khăn trong việc đặt chỗ với các hãng hàng không và nhà cung cấp, dẫn đến mất mát khách hàng tiềm năng trong môi trường cạnh tranh Việc duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp cũ mà không đánh giá định kỳ có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp, như giá đầu vào cao và chất lượng sản phẩm kém Do đó, ITL HAN cần đánh giá tiềm năng của các nhà cung cấp mới và sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại Đối với nhà cung cấp mới, doanh nghiệp cần lựa chọn dựa trên các tiêu chí đánh giá và tiến hành đàm phán hợp đồng Còn đối với nhà cung cấp hiện tại, cần khảo sát thị trường để đánh giá hiệu quả làm việc và xem xét sự phù hợp với định hướng phát triển tương lai Nếu nhà cung cấp hiện tại được đánh giá cao, doanh nghiệp nên có kế hoạch duy trì mối quan hệ hợp tác thông qua các chuyến thăm và quan tâm đến họ.