TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊ
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Xu thế hội nhập nền kinh tế quốc tế đang diễn ra ngày một sôi động và phát triển mạnh mẽ, khiến cho dòng chảy hàng hóa giữa các quốc gia ngày càng thông thoáng, thuận lợi, kéo theo hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy mạnh phát triển Chính nhờ hoạt động này đã mang lại tiềm năng to lớn về số lượng, chất lượng cũng như quy mô kinh tế cho các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam Bắt kịp xu thế của thời đại cùng với nhu cầu vận chuyển quốc tế ngày một tăng, ngày càng nhiều các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và nội địa được mở ra, không thể phủ nhận sự đóng góp của ngành này vào nền kinh tế nước nhà, tuy nhiên nó cũng mang lại không ít thách thức, như sự bão hòa trong ngành, sự cạnh tranh gay gắt, hay đòi hỏi cách vận hành quy trình giao nhận vận chuyển hiệu quả Trong các vấn đề được đưa ra, việc hoàn thiện quy trình hiện đang là hoạt động thiết yếu lúc này để hoạt động này diễn ra thuận lợi
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đang trên đà phát triển, cũng như dần chứng minh năng lực, tạo dựng hình ảnh và uy tín để xây dựng chỗ đứng cho mình, Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics cũng nắm bắt được những lợi thế thời đại để có thể bắt kịp xu thế, nâng tầm giá trị công ty Thông qua quá trình thực tập tại công ty và các bài cáo tài chính, nhận thấy phương thức vận tải hàng không với hoạt động xuất khẩu là phương thức có khối lượng vận chuyển hàng hóa lớn và doanh thu mang lại chiếm tỷ lệ cao, điều này cho thấy rõ năng lực và tiềm năng của NAM Logistics Tuy nhiên, cũng như nhiều công ty khác trong ngành, với sự non trẻ trong quá trình hình thành, NAM Logistics cũng vướng phải những hạn chế trong quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa, khiến quy trình này chưa được tối ưu hóa, gây tốn kém nhân lực và tài chính Không những thế, trong những năm tiếp theo, công ty có kế hoạch mở rộng thị trường, nếu quy trình chưa được cải thiện, chiến lược này sẽ không mang tính khả thi cao, do đó, việc đưa ra những giải pháp nằm nâng cao quy trình giao nhận vận chuyển để có thể phù hợp với xu thế phát triển chính là vấn đề cần chú trọng lúc này Chính vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển
2 hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics” làm đề tài khóa luận của mình.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Sách “Air Cargo – Part II: Means of Transport in Air Freight and Handling of an Air Freight Shipment (P151-212)” – Joachim G.Schafer (2023) Giáo sư Tiến sĩ Joachim G.Schafer đã nghiên cứu cơ hội và rủi ro của vận tải hàng không, cho thấy tác động của những phát triển này đối với các bên liên quan chủ hàng, hãng hàng không, sân bay và vận tải hàng hóa Ở chương này, mô tả các cách xử lý lô hàng vận chuyển hàng không như thế nào để hiệu quả
Nghiên cứu “Freight forwarding business of Uti Pership Pvt Ltd: focused on only air export (Hoạt động kinh doanh giao nhận vận tải của Uti Pership Pvt.Ltd: chỉ tập trung vào xuất khẩu hàng không) 2015” Bằng những lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế trong hoạt động vận chuyển hàng hóa , Hasan, Mohammed Mehedi nghiên cứu hoạt động vận tải xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Kết quả thu được là chi tiết quy trình giao nhận vận tải của công ty, bao gồm các bên đối tác, các chứng từ vận đơn riêng, hay các hoạt động tách hàng, gom hàng
Nghiên cứu “Air Freight and Logistics Services” của Fadila Kiso (2009) chỉ ra rõ dịch vụ vận tải đường hàng không và logistics Bằng phương pháp phân tích thu thập dữ liệu, tác giả đã đưa ra một cái nhìn chi tiết về dịch vụ vận tải hàng không như vai trò, cơ cấu, xu hướng ngành hàng này phải đối mặt trong tương lai, hay nguyên nhân tăng giá cũng như tác động về giá cả dịch vụ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Đề tài “Các giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần”, tác giả Trần Thị Tố Uyên (2013) tập chung nghiên cứu hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty ITL, để nhìn nhận ra những thành công và hạn chế, từ đó đưa ra giải pháp cho hoạt động này Bằng cách sử dụng kết hợp phương pháp tự quan sát, thu thập thông tin, thống kê mo tả và phân tích tổng hợp, tác giả đã đưa ra được nhiều giải pháp phù hợp với tình hình công ty
Luận văn thạc sĩ “Nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam” Vũ Thị Hải (2018) Tác giả đã nghiên cứu và đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế và đặc biệt tập trung phân tích về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển của công ty Kết quả thu được là những đánh giá chi tiết, cũng như những giải pháp hợp lý gắn liên với thực trạng của công ty như: Giải pháp tổ chức quản lý, giải pháp marketing, giải pháp nguồn nhân lực,…
Với các đề tài nghiên cứu tham khảo trên đây, có thể thấy các công trình nghiên cứu này đã khái quát được phần nào về nhận dạng và đưa ra giải pháp nâng cao quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa Tuy nhiên, việc nghiên cứu cụ thể tại công ty NAM Logistics thì tới hiện nay chưa có đề tài nào nghiên cứu Mặt khác, các giải pháp đưa ra trong các đề tài còn mang tính lý thuyết, chưa giải quyết hiệu quả, triệt để các vấn đề trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty Do đó với các vấn đề đã nêu trên kết hợp với các số liệu, thông tin tổng hợp được trong quá trình thực tập, em đã đề xuất đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics” nhằm tiến hành phân tích, đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hơn quy trình giao nhận của công ty.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
Một là, khái quát hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty logistics
Hai là, tìm hiểu và phân tích thực trạng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics, từ đó đánh giá những mặt đạt được và vấn đề còn tồn tại trong quy trình giao nhận vận chuyển
Ba là, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, từ đó đưa ra xuất những giải pháp nhằm nâng cao quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập chung nghiên cứu những lý luận và thực tiễn về quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không cũng như thực trạng hoạt động, vận hành quy trình này của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu tại Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Phạm vi thời gian: Nghiên cứu được thực hiện tổng hợp thông tin, số liệu trong giai đoạn 2021 – 2023
Phạm vi về nội dung: Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp được thu thập trong quá trình thực tập tại công ty, làm việc trực tiếp với các anh chị nhân viên trong công ty Bằng phương pháp quan sát, tìm hiểu và phân tích của bản thân để đánh giá về quy trình giao nhận vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường hàng không mà công ty cung cấp, từ đó đưa ra những giải pháp thực tế để phần nào có thể hoàn thiện quy trình
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trong khóa luận, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ Nguồn dữ liệu nội bộ của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics như: báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023, thêm vào đó là các tài liệu, chứng từ, hợp đồng được tham khảo trong quá trình thực tập tại công ty Không những vậy, để những đánh giá mang tính xác thực cao, bài nghiên cứu còn được dựa trên phiếu khảo sát nội bộ đánh giá quy trình giao nhận thực tế của công ty Ngoài ra nguồn dữ liệu
5 thứ cấp còn được nghiên cứu ở các nguồn thông tin đăng tải trên báo chí, bài nghiên cứu, trang web công ty,…
Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty để biết được tình hình hoạt động, cũng như những kết quả mà công ty đã đạt được, song song đó là đánh giá những hạn chế còn vướng mắc, để có cơ sở đưa ra giải pháp phù hợp.
Kết cấu đề tài
Kết cấu đề tài gồm 4 chương với nội dung cụ thể như sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế
Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ
Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không
2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng quốc tế bằng đường hàng không
Theo Tạp chí Địa lý Kinh tế, Tập 4, Trang 299-321 (2004) “Air cargo service and the electronics industry in Southeast Asia”, Thomas R.Leinbach, John T.Bowen, Jr cho rằng: “Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm việc vận chuyển hàng hóa đến sân bay do các hãng hàng không thực hiện cũng như các dịch vụ hậu ần hàng không liên quan được thực hiện trên mặt đất, thường do các công ty giao nhận vận tải thực hiện”
Theo bài nghiên cứu “Air Cargo operations”, Bo Feng và nhóm tác giả cho rằng: Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường hàng không là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ điểm đi đến điểm đến thông qua người gửi hàng, người giao nhận, hãng hàng không (hoặc hãng vận chuyển) Hãng hàng không sẽ nhận, lưu trữ, vận chuyển, theo dõi và xếp dỡ hàng hóa
Theo Điều 233, Luật Thương mại Việt Nam 2005 : “Giao nhận hàng hóa là hoạt động thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).”
Theo Quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của FIATA giao nhận vận tải được định nghĩa: “Giao nhận vận tải là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.”
Như vậy, dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế được hiểu là loại hình dịch vụ sử dụng phương thức vận chuyển là máy bay để chuyên chở hàng hóa từ quốc gia này đển quốc gia khác
2.1.2 Các chủ thể tham gia dịch vụ giao nhận hàng quốc tế bằng đường hàng không
Người gửi hàng (Shipper/ Consignor) Là người yêu cầu vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhất định trong khoảng thời gian cho phép.
Người giao nhận (Forwarder) Theo Hiệp hội FIATA: Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa …
Người chuyên chở (Carrier) Là người cung cấp dịch vụ vận chuyển và hướng tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận thu cước phí vận chuyển từ khách hàng ở mức cao nhất có thể. Đại lý người giao nhận (Forwarder/ Agents) Là một công ty hoặc cá nhân đại diện cho người mua hàng hoặc người bán hàng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến Là người trung gian giữa các bên liên quan trong chuỗi cung ứng hàng hóa, bao gồm các hãng vận tải, cơ quan quản lý hải quan, các nhà cung cấp dịch vụ kho bãi, đại lý vận chuyển và các bên liên quan khác.
Người nhận hàng (Consignee) Là người yêu cầu được nhận hàng hóa đúng địa điểm, thời gian, số lượng, chất lượng,…
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Bước 1 Xác nhận thông tin đặt hàng: Thu thập các thông tin quan trọng như sau:
Tên chủ hàng, Số điện thoại, Cảng dỡ và nơi giao hàng, Số lượng và loại hàng hóa, thời gian hàng đến kho hoặc địa chỉ hỗ trợ lấy hàng Đây là những thông tin cần thiết, cần đảm bảo tính chính xác
Bước 2 Đóng hàng: Hàng đến kho sẽ được bộ phận kho kiểm tra và đóng gói, gia cố cẩn thận Kiện hàng cũng được ghi ký hiệu mã hiệu riêng Tùy từng doanh nghiệp có hệ thống kho riêng, hoặc thuê ngoài để tiến hành hoạt động này Khâu này yêu cầu tính chính xác, chắc chắn của từng kiện hàng và đảm bảo thời gian trước khi hàng xuất kho đến cảng bay
Bước 3 Chuẩn bị chứng từ giao cho các hãng hàng không và book tải: Công ty giao nhận chuẩn bị các bộ chứng từ cần thiết như: vận đơn hàng không, kiểm dịch xuất khẩu,…Xác định lượng hàng hóa để book tải cụ thể, đảm bảo hàng không bị rớt tải
Bước 4 Xuất kho và làm thủ tục hải quan: Điều xe xuất hàng ra đến sân bay, tùy thuộc vào lô hàng mà cân nhắc trọng tải xe khác nhau Khi hàng đến kho ở sân bay, công ty giao nhận làm thủ tục hải quan hàng hóa để hàng được thông quan Khi hải quan kiểm hóa hàng, phía công ty chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục cần thiết, làm việc với Hải quan
Bước 5 Thủ tục hải quan xuất khẩu hoàn thành, hãng hàng không phát hành
Master Airway Bill cho lô hàng, công ty giao nhận phát hành House Air Waybill và gửi kèm bản gốc AWB số 2 cùng bộ chứng từ do người nhập khẩu yêu cầu theo lô hàng Bản gốc AWB số 3 được giao lại cho người gửi hàng cùng thông báo cước và phí có liên quan (nếu có)
Bước 6 Thông báo với chủ hàng tình trạng hàng và thời gian khi hàng đến kho nhập Những thông tin này cần chính xác, để phía nhập khẩu tổ chức hoạt động dỡ hàng hoặc đề xuất phương án vận chuyển
Bước 7 Hàng chuyển đến kho và giao hàng cho người nhận: Hàng hóa sau khi được thông quan sẽ được chuyển đến kho ở nước nhập khẩu, tiến hành kiểm tra,xếp dỡ hàng hóa và giao hàng đến tay người nhận
Bước 8 Thanh toán Thanh toán ở các công ty sẽ có quy định khác nhau, hoặc tùy vào hợp đồng ký kết, sẽ lựa chọn phương thức thanh toán thích hợp, nhưng nhìn chung, sẽ có hai trường hợp phổ biến diễn ra như sau: Trường hợp 1, sau khi hàng hóa đã được chuyển đến điểm bốc dỡ, người nhận hàng hoặc chủ thuê tiến hành thanh toán 100% chi phí cho người giao nhận Trường hợp 2, thanh toán trước 1 phần chi phí khi nhận hàng, phần còn lại sẽ thanh toán khi giao hàng đến điểm bốc dỡ của nước xuất khẩu Thông thường, trường hợp hai diễn ra khá phổ biến, do có thể giảm thiểu rủi ro cho công ty giao nhận Về đồng tiền thanh toán, tùy thuộc vào lựa chọn của công ty khi ký kết hợp đồng, để lựa chọn đồng tiền mang lại lợi ích cho công ty
Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
o Vận đơn vận chuyển bằng đường hàng không (Airway Bill):
Khái niệm: Theo Luật hàng không dân dụng Việt Nam 2014, vận đơn hàng không là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và là bằng chứng của việc giao kết hợp đồng, việc đã tiếp nhận hàng hóa và điều kiện của hợp đồng
Chức năng: Vận đơn hàng không không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa như vận đơn đường biển, như vậy không có chức năng sở hữu hàng hóa Vận đơn hàng không có thể do hãng hàng không phát hành, cũng có thể do người khác không phải hãng hàng k hông ban hành
- Là bằng chứng của một hợp đồng vận tải đã được ký kết giữa người chuyên chở và người gửi hàng
- Là bằng chứng của việc người chuyên chở hàng không đã nhận hàng
- Là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không
- Là chứng từ kê khai hải quan của hàng hóa
- Là hướng dẫn cho nhân viên hàng không trong quá trình phục vụ chuyên chở hàng hóa
- Căn cứ vào người phát hành có: Vận đơn của hãng hàng không và Vận đơn trung lập
Vận đơn của hãng hàng không: Vận đơn này do hãng hàng không phát hành, trên vận đơn có ghi biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở
Vận đơn trung lập: Loại vận đơn này do người khác chứ không phải do người chuyên chở phát hành, trên vận đơn không có biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở Vận đơn này thường do đại lý của người chuyên chở hay người giao nhận phát hành
- Căn cứ vào việc gom hàng: Vận đơn chủ và Vận đơn của người gom hàng Vặn đơn chủ: Là vận đơn do người chuyên chở hàng không cấp cho người gom hàng có vận đơn nhận hàng ở sân bay đích Vận đơn này dùng điều chỉnh mối quan hệ giữa
10 người chuyên chở hàng không và người gom hàng và làm chứng từ giao nhận hàng giữa người chuyên chở và người gom hàng
Vận đơn của người gom hàng: Là vận đơn do người gom hàng cấp cho các chủ hàng lẻ khi nhận hàng từ họ để các chủ hàng lẻ có vận đơn đi nhận hàng ở nơi đến Vận đơn này dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các chủ hàng lẻ và dúng để nhận hàng hóa giữa người gom hàng với các chủ hàng lẻ
Nội dung: Vận đơn hàng không được in theo mẫu tiêu chuẩn của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế IATA, một bộ vận đơn gồm nhiều bản trong đó có 3 bản gốc và các bản phụ Mỗi bản vận đơn bao gồm 2 mặt, nội dung của mặt trước của các mặt vận đơn giống hệt nhau nếu không kể đến màu sắc và những ghi chú ở phía dưới khác nhau, ví dụ bản gốc số 1 thì ghi chú phía dưới là “bản gốc số 1 dành cho người chuyên chở phát hành vận đơn”, còn bản số 4 thì ghi là “bản số 4, dùng làm biên lai giao hàng” Mặt sau của bản vận đơn khác nhau, ở những bản phụ mặt sau để trống, ở các bản gốc là các quy định có liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Nội dung mặt trước bao gồm các cột mục để trống để người lập vận đơn điền những thông tin cần thiết khi lập vận đơn, theo mẫu tiêu chuẩn của IATA, những cột mục đó bao gồm 1 số mục như sau:
- Tên, địa chỉ của người gửi hàng/Số tài k hoản của người gửi hàng/người nhận hàng
- Đại lý người chuyên chở cấp vận đơn, tên và thành phố
- Mã số IATA của đại lý
- Số tài khoản của đại lý
- Tên sân bay khởi hành & tuyến bay yêu cầu đi
Nội dung mặt sau của vận đơn: Trong bộ vận đơn nhiều bản, chỉ có ba bản gốc và một số bản copy có những quy định về vận chuyển ở mặt sau Mặt sau sẽ bao gồm hai nội dung chính: Thông báo liên quan đến trách nhiệm của người chuyên chở: Người chuyên chở thông báo số tiền lớn nhất mà họ phải bồi thường trong trường hợp hàng
11 hóa bị tổn thất trong quá trình chuyên chở, tức là thông báo giới hạn trách nhiệm của mình Giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở được quy định ở đây là giới hạn được quy định trong các công ước, quy tắc quốc tế hoặc luật quốc gia về hàng không dân dụng; Các điều kiện hợp đồng: Nội dung này bao gồm nhiều điều khoản khác nhau liên quan đến vận chuyển lô hàng được ghi ở mặt trước, các nội dung đó thường là: Các định nghĩa, thời hạn trách nhiệm chuyên chở của người chuyên chở hàng không, cơ sở trách nhiệm của người chuyên chở hàng không, giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở hàng không, cước p hi hàng hóa chuyên chở, thời hạn thông báo tổn thất, luật áp dụng, trọng lượng hàng hóa chuyên chở… o Danh mục hàng hóa chuyên chở (Air cargo manifest)
Khái niệm: Là một bản kê khai tóm tắt về hàng hóa chuyên chở Lược khai hàng hóa do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn
- Để liệt kê danh mục hàng hóa chở trên máy bay
- Thống kê hàng hóa xuất nhập khẩu
- Là một trong những giấy tờ phải khai báo và nộp cho hải quan khi làm thủ tục thông quan
- Bản lược khai hàng nhập
- Bản lược khai hàng xuất
- Bản lược khai hàng quá cảnh
- Tên, địa chỉ người gửi
- Tên, địa chỉ người nhận
- Số thứ tự của vận đơn
- Tên hàng, ký mã hiệu
- Trọng lượng, số kiện hàng của từng vận đơn
- Nơi đi, nơi đến o Phiếu cân hàng
Khái niệm: Tờ cân là chứng từ mà ở đó người gửi hàng khai báo đầy đủ thông tin về lô hàng (số kiện, tổng trọng lượng, trọng lượng tính cước,…), chuyến bay mà họ muốn gửi hàng
- Xác định khối lượng của lô hàng
- Xác nhận đã tiếp nhận hàng của các hãng hàng không (Người vận chuyển) đối với người gửi hàng
- Là chứng từ để các hãng hàng không (Người vận chuyển) phát hành AWB và tính cước phí
- Thể hiện đầy đủ các t hông tin về lô hàng của người gửi
- Đơn vị cung cấp dịch vụ
- Số hiệu chuyến bay/Ngày bay
- Chữ ký người gửi hàng
- Chữ ký đại diện của hãng bay, người vận chuyển,… o Thông báo hàng đến
Khái niệm: Là chứng từ dùng để thông báo được gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người thụ hưởng để thông báo về hàng đến và số thùng, mô tả hàng hóa để làm thủ tục cần thiết khác để nhận hàng
- Báo cho khách hàng lô hàng của doanh nghiệp đã đến nơi quy định
- Giúp cho doanh nghiệp không quên hoặc bỏ sót lô hàng, và doanh nghiệp biết chính xác cụ thể về lô hàng của mình khi nào đến nơi để sắp xếp nhận hàng
Nội dung: Tùy hãng sẽ có nội dung khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ như sau:
- Tên và địa chi người nhận hàng, và thu phí (nếu có)
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận vận chuyển
2.4.1 Các nhân tố bên ngoài
Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng: Hoạt động xuất - nhập khẩu có liên quan trực tiếp đến đối tác nước ngoài và ngoại tệ sử dụng trong quá trình thanh toán Nếu tận dụng được cơ hội về tỉ giá, thì các quốc gia xuất – nhập khẩu sẽ kiếm được lợi nhuận nhất định, nhưng nếu không cập nhật và đưa ra lựa chọn đúng, các quốc gia có thể đứng trên sự thua lỗ Vì vậy chính sách tỷ giá hối đoái có tác dụng mạnh mẽ đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp Mọi việc thanh toán và tính giá trong kinh doanh nhập khẩu đều sử dụng đến ngoại tệ và tỷ giá hối đoái là cơ sở để so sánh giá cả của hànghoá trong nước và hàng hoá thế giới, đồng thời phục vụ cho sự lưu thông tiền tệ và hàng hoá của các quốc gia Sự biến động của tỷ giá hối đoái có thể gây những biến động lớn trong tỷ trọng hàng xuất - nhập khẩu
Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế: Có thể thấy, hoạt động xuất
- nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể thuộc các quốc gia khác nhau bởi vậy nó chịu tác động của chính sách luật pháp trong nước và những quy định luật pháp quốc tế bởi chúng thể hiện ý trí của nhà nước và sự thống nhất chung của quốc tế Ngoài hệ thống luật pháp, tuỳ từng thời kỳ phát triển của đất nước mà chính phủ ban hành các chính sách vĩ mô quản lý hoạt động này Các chính sách này tác động trực
14 tiếp đến hoạt động xuất - nhập khẩu là việc dựng lên các hàng rào thuế quan, phi thuế quan nhằm bảo vệ nền sản xuất có khả năng cạnh tranh kém trong nước
Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ mua bán hàng hoá quốc tế: Các hạ tầng ảnh hưởng đến xuất nhập khẩu như: hệ thống các cảng hàng không, hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, hay hệ thống các ngân hàng, những yếu tố này đều ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao nhận vận chuyển Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thực hiện quy trình giao nhận, nếu tại quốc gia có cơ sở hạ tầng kém phát triển, thì người giao nhận cần phải tốn kém nhiều thời gian, chi phí cũng như công sức để làm việc Không những thế, yếu tố này kém phát triển thì nhìn chung cũng ảnh hưởng đến sự phát triển của toàn ngành giao nhận
Sự biến động của thị trường trong nước và nước ngoài: Thế giới luôn có những biến động, và những cuộc biến động dù ít hay nhiều cũng sẽ ảnh hưởng đến các vận đề như xu hướng tiêu dùng, giá cả, dung lượng thị trường,…Tất cả các yếu tố đó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận vận chuyển Biến động của thị trường có thể mang ảnh hưởng tích cực, như nó khiến các quốc gia nắm bắt cơ hội để phát triển, tuy nhiên, vẫn còn những biến động tiêu cực – điều mà khi nó xảy ra sẽ gây trao đảo nền kinh tế Những lúc như vậy, ít nhiều các quốc gia sẽ bị thiệt hại về kinh tế, dòng vận chuyển hàng hóa cũng đứt đoạn khiến cho việc lưu thông dòng hàng khó khăn hơn, ảnh hưởng đến sự phát triển của ngành này
2.4.2 Các nhân tố bên trong
Bộ máy quản lý hay tổ chức hành chính: Cần phải có một bộ máy quản lý, lãnh đạo hoàn chỉnh, không thừa không thiếu, phù hợp với tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, thì các hoạt động của doanh nghiệp nói chung, vận hành quy trình giao nhận nói riêng mới có hiệu quả Bộ máy quản lý giống như đầu não của công ty giúp công ty có thể vận hành trơn chu, hoặc thay mặt công ty thực hiện các hoạt động khác Như vậy, để đưa ra một quy trình phụ hợp nhất với tình hình của công ty, luôn đòi hỏi bộ máy quản lý phải đưa ra những bước đi đúng đắn, chiến lược toàn diện Vì chỉ cần những quyết định phía trên đưa ra không hợp lý, sẽ khiến việc vận hành quy trình lệch hướng ban đầu đề ra, gây tốn kém, tổn thất công ty
Tài chính công ty: Quy trình giao nhận liên quan đến các bộ phận, cũng như cần sự can thiệp của các mối quan hệ bên ngoài công ty Để vận hành quy trình này, các hoạt động đều tiêu tốn một khoản chi phí nhất định: như chi phí làm chứng từ, chi phí vận hành kho,…Có thể thấy, nguồn tài chính là yếu tố quan trọng quyết định đến khả năng sản xuất, kinh doanh cũng như quy mô của công ty Nếu thiếu nguồn tài chính thì doanh nghiệp có thể bị phá sản bất cứ lúc nào, tài chính cũng được coi như là vũ khí sắc bén để chiếm lĩnh thị trường Nếu công ty có nguồn tài chính tốt và ổn định, những khâu vận hành cũng như huy động vốn đầu tư tập chung vào cải thiện quy trình sẽ dễ dàng hơn
Nhân lực: Con người là trung tâm hoạt động xã hội và mọi hoạt động kinh doanh đều nhằm phục vụ con người ngày một tốt hơn Khi đã có bộ máy tốt cũng như cách hoạt động tốt, thì nhân lực tốt là yếu tố then chốt để thực hiện hóa những điều đó Nếu nguồn nhân lực không đảm bảo, thì chính sách có tối ưu đến đâu cũng không cho kết quả Với công ty giao nhận, quy trình giao nhận được thực hiện bởi con người và chính con người sáng tạo, cải thiện và vận hành nó Như vậy, phải có nguồn nhân lực tốt, thì hoạt động kinh doanh mới có hiệu quả, về lâu về dài phát triển nguồn nhân lực là yếu tố hàng đầu
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DV & TM QUỐC
Giới thiệu về Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Tên công ty: Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Tên viết tắt: Công ty NAM Logistics
Loại hình kinh doanh: Công ty cổ phần ngoài nhà nước
Người đại diện: Ông Bùi Giang Nam Điện thoại: 0385318688
Văn phòng giao dịch: số 88 ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà nội
- TT Trần Cao, huyện Phù Cừ, tỉnh Hưng Yên
- Số 63 Trung Nghĩa 4, phường Hòa Minh, quận Liên Chiểu, TP Đà Nẵng
- Số 82, đường 232 Cao Lỗ, phường 4, quận 6, TP HCM
Giai đoạn hình thành và phát triển:
Nhận thấy sự phát triển của ngành logistics tới thị trường Nhật Bản và Hàn Quốc, founder NAM Logistics đã bắt tay vào thành lập công ty Ở giai đoạn đầu, công ty thành lập với mô hình công ty gia đình với 20 nhân viên Thời điểm này còn chưa có sự phân bổ rõ ràng ra các bộ phận, lĩnh vực kinh doanh chính của công ty chỉ có dịch vụ vận
17 chuyển đường hàng không với hai tuyến chính và Việt – Nhật và Việt – Hàn Công ty có văn phòng đại diện ở số 88 ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà nội Founder bao gồm ông Bùi Giang Nam, bà Nguyễn Quý Đảng, và ông Nguyễn Quang Xứng
Giai đoạn 2019 đại dịch Covid 19 bùng phát mạnh mẽ, đây là thách thức cho nhiều ngành nghề, nhưng lại là một trong những cơ hội cho ngành dịch vụ Logistics Founder lúc bấy giờ nhận thấy tiềm năng phát triển ra các thị trường khác, nên đã tiến hành mở rộng sang thị trường Đài và Mỹ Sau đó đăng ký thành lập công ty cổ phần ngoài nhà nước với tên gọi Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics Hiện nay công ty đã có 1 văn phòng giao dịch và 3 chi nhánh ở khắp các miền Việt Nam với
Hiện nay, công ty NAM Logistics đang ngày càng phát triển nhằm nâng cao chất lượng các dịch vụ đã có cũng như đa dạng hóa các dịch vụ khác cung ứng đến khách hàng Với đội ngũ nhân lực trẻ, năng động, nhiệt huyết, công ty phát triển trong các lĩnh vực kinh doanh bao gồm:
Dịch vụ vận tải đường biển: Công ty NAM Logistics cung ứng dịch vụ vận tải đường biển: vận tải lẻ ghép container, trung gian vận chuyển xuất nhập khẩu đường biển,…tại các tuyến Việt – Nhật, Việt Hàn
Dịch vụ vận tải đường hàng không Đây là dịch vụ chính và mang lại doanh thu lớn nhất của công ty Công ty cung ứng dịch vụ theo lịch trình, xuất nhập khẩu hàng hóa,…ở tất cả các tuyến Việt – Nhật, Việt – Hàn, Việt Đài, Việt – Mỹ
Dịch vụ bổ trợ khác: Công ty tư vấn chо khách hàng giải quyết một số vấn đề nảy sinh trоng khâu thủ tục liên quаn đến hải quаn như kiểm trа sаu thông quаn hàng hóа xuất nhập khẩu, hоàn thuế, nộр thuế, xử рhạt hành chính Mặc dù chưа đem lại lợi nhuận quá lớn cho Công ty nhưng các dịch vụ này giúp mang lại khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ thông qua việc tạo niềm tin cho khách hàng với dịch vụ chuyên nghiệp
Sơ đồ 3 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức NAM Logistics
Công ty NAM Logistics là công ty có quy mô vừa và nhỏ, nên bộ máy công ty khá tối giản Cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm:
Hội đồng quản trị: Xây dựng và định hướng tầm nhìn doanh nghiệp cũng như thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp
Ban giám sát: Giám sát việc thực hiện các chiến lược được đề ra, nhằm đảm bảo hiệu quả của các hoạt động của công ty Cũng như hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động công ty
CEO: Lập kế hoạch chiến lược, quản lý và phát triển công ty cả trong ngắn hạn và dài hạn Phân tích thị trường, nghiên cứu hướng đi mới cho công ty Theo dõi và đảm bảo hiệu quả tài chính và chi phí cho doanh nghiệp
Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc trong các công việc như: điều hành hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề, đúng pháp luật; công tác kế hoạch và xây dựng chiến lược kinh doanh nhằm phân phối sản phẩm hiệu quả; nghiên cứu và phát triển sản phẩm để mở rộng thị trường; kiểm soát tình hình kinh doanh, mang lại doanh thu cho công ty
Phòng xử lý hồ sơ Phòng
Phòng Kế toán: trách nhiệm quản lý toàn bộ tài chính của công ty, cân đối nguồn vốn, tính toán chính xác nộp thuế, ngân sách nhà nước, tiến hành các khoản thu chi, các chứng từ xuất khẩu trong thực hiện các công tác quản lý tài sản, vốn Chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính của công ty và trả lương cho nhân viên
Hành chính nhân sự: Tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng
Marketing: Thiết kế các chiến lược tiếp thị và kết hợp một số phương thức quảng bá phù hợp để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận các dịch vụ của công ty
Kho: Quản lý và lưu trữ toàn bộ hàng hóa trong quá trình vận chuyển; Cập nhật, theo dõi, tổng hợp, cung cấp thông tin về hàng hóa như số lượng, số cân, số khối, thông số kỹ thuật, giá trị,… phục vụ cho quản lý và điều hành dễ dàng hơn, giúp hạn chế tối đa sai sót trong vận chuyển của Công ty; Bảo quản và kiểm soát lƣợng hàng hóa trong kho; Thực hiện từ việc lưu kho hàng hóa đến việc xếp dỡ hàng hóa để vận chuyển
Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics giai đoạn 2021 - 2023
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
NAM Logistics là một trong những công ty hàng đầu trong dịch vụ vận chuyển quốc tế tại Việt Nam Với 5 năm hoạt động, NAM Logistics đã phát triển không ngừng, đóng góp 1 phần không nhỏ cho sự phát triển của ngành dịch vụ vận tải quốc tế Bên cạnh đó, công ty cũng đã tạo cho mình một chỗ đứng nhất định trong ngành dịch vụ này Dưới đây là số liệu cụ thể thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua doanh thu và lợi nhuận đạt được trong giai đoạn 2021- 2023
Bảng 3 1 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế
NAM Logistics giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: Đồng
Tổng doanh thu 44,245,753,000 74,442,136,572 120,345,075,120 Tổng chi phí 33,942,107,462 60,055,916,322 95,406,722,608
Lợi nhuận trước thuế 10,303,645,538 14,386,220,250 24,938,352,512 Lợi nhuận sau thuế 8,242,916,430 11,508,976,200 19,950,682,013
Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận so với năm trước
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty NAM Logistics giai đoạn 2021-2023
Nhìn chung, bảng số liệu cho chúng ta thấy rằng doanh thu và lợi nhuận của NAM Logistics có xu hướng tăng nhanh trong giai đoạn 2021 – 2023 Đỉnh điểm của sự tăng trường phải kể đến năm 2023, khi cả doanh thu và lợi nhuận đều đạt con số ấn tượng Cụ thể:
Trong giai đoạn 2021 – 2023, doanh thu công ty có những chuyển biển tích cực, khi tăng dần đều và khá ổn định Năm 2021 doanh thu đạt hơn 44 tỷ đồng, chỉ 1 năm sau đó con số này đã tăng nhanh gấp 1,8 lần để vượt mức 74 tỷ đồng Nổi bật nhất trong giai đoạn này phải kể đến doanh thu trong năm 2023, khi có doanh thu cao nhất lên tới hơn 120 tỷ VND (tăng 162,12% so với năm 2022)
Sự tăng trưởng này có thể giải thích bởi những nguyên nhân chính sau Thứ nhất, cạnh tranh về giá Giá cước của NAM Logistics nằm trong tầm giá trung bình so với thị trường dịch vụ quốc tế hiện tại Thêm vào đó, NAM Logistics còn có những chiết khấu ưu đãi cho khách hàng đại lý Điều này là lý do kiên quyết để NAM Logistics có thể thu hút được một lượng lớn khách hàng cũng như cạnh tranh với đối thủ Thứ hai, chăm sóc khách hàng tận tình và các dịch vụ đi kèm miễn phí Với vận chuyển quốc tế hàng không hay đường biển, NAM Logistics cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đóng gói, lấy hàng, làm chứng từ hoàn toàn miễn phí,…cũng như là đội ngũ nhân viên luôn tận tình hỗ trợ khách hàng, điều này đã làm hài lòng một lượng lớn khách hàng đại lý, khiến cho họ tin tưởng và quyết định hợp tác lâu dài với công ty Thứ 3, nhu cầu của khách hàng về dịch vụ vận chuyển quốc tế tăng cao Có thể nói sau sự bùng phát dịch bệnh Covid
19, ngành dịch vụ vận chuyển có những bước tiến nhất định khi nhu cầu của khách hàng ngày một tăng, với thói quen mua sắm, vận chuyển tận nơi của mình, họ sẽ tìm những đơn vị vận chuyển uy tín để đáp ứng nhu cầu này Vì vậy đây là lợi thế cho công ty để nắm bắt thời cơ để phát triển Bên cạnh đó cũng do sự áp dụng chiến lược hiệu quả, nắm bắt được tình hình thị trường và ngày càng mở rộng thị trường Cuối cùng đến từ việc lao động Việt Nam làm việc và sinh sống ở các quốc gia ngày càng nhiều Theo số liệu thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, tính hết năm 2023, số lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài đạt khoảng 650.000 lao động Tính trung bình các thị trường mà NAM Logistics hướng tới (Nhật, Hàn, Đài, Mỹ) đạt khoảng 150.000 lao động Như vậy, thị trường cũng như khách hàng đối với NAM Logistics được đánh giá là có tiềm năng phát triển
Doanh thu tăng nhanh kéo theo đó là chi phí tăng Năm 2021, chi phí của công ty là 33 tỷ đồng, đến năm 2022 con số này đã tăng lên gấp đôi, đạt 60 tỷ đồng Và 1 năm sau đó, cán mốc 90 tỷ đồng, tăng 150% Nhìn chung, chi phí tăng ổn định, không quá đột biến Sự tăng trưởng của chi phí có thể lý giải bởi những nguyên nhân sau đây Mỗi năm, công ty đều phải đầu tư vào trang thiết bị và cơ sở hạ tầng, cải tiến hệ thống phần mềm và mở rộng kho bãi Như trong năm 2023, công ty mở thêm kho ở Hà Nội, chuyển văn phòng làm việc,… Thêm vào đó, nhân sự công ty cũng tăng nhanh qua các năm, chi phí chi trả cho công nhân viên cũng tăng, bên cạnh đó cũng cần phải chi trả các khoản phí đào tạo, bảo hiểm, thuế,
Trong ba năm trở lại đây, lợi nhuận công ty có sự tăng trưởng ổn định Năm 2021, lợi nhuận trước thuế công ty đạt 10,3 tỷ đồng, đến năm 2022, con số này đã tăng thêm
4 tỷ (14,3 tỷ đồng), với tốc độ tăng trưởng dương 39,6% Đỉnh điểm của sự tăng trưởng lợi nhuận là đến năm 2023, mức lợi nhuận trước thuế cán mốc 24,93 tỷ đồng, mức tăng trưởng dương 73, 35% Với sự tăng trưởng này cho thấy hoạt động của NAM Logistics đang phát triển khá vững chắc và có tiềm năng sẽ phát triển tiếp trong tương lai
Nguyên nhân dẫn đến sự tăng trưởng phải kể đến NAM Logistics đã có được một lượng khách hàng trung thành của mình, từ đó vẫn duy trì được mức lợi nhuận nhất định Thêm vào đó là lợi thế về giá của công ty, NAM Logistics lựa chọn cạnh tranh về giá và chất lượng dịch vụ, chính vì vậy đã đáp ứng được nhu cầu của hầu hết lượng khách hàng mới
3.2.2 Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty
Bảng 3 2 Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Báo cáo kinh doanh NAM Logistics
Dịch vụ vận tải quốc tế đường hàng không được coi là dịch vụ mũi nhọn của công ty, luôn được đẩy mạnh và phát triển Mức tăng trưởng dương của 3 tuyến ở cả 2 hoạt động đã thể hiện sự phát triển ổn định của công ty, cũng như khả năng khai thác thị trường đang được đảm bảo
Thêm vào đó, thấy được dịch vụ xuất khẩu là thế mạnh của công ty Khi chiếm gần như gấp đôi hoạt động nhập khẩu Xét trong năm 2021, trong khi doanh thu nhập
24 khẩu chỉ đạt 24,35 tỷ VNĐ, thì doanh thu xuất khẩu đã gấp 3 lần, đạt con số ấn tượng 24,35 tỷ VNĐ Và trong giai đoạn 2021 đến 2023, doanh thu xuất khẩu có xu hướng tăng dần đều, điển hình là đạt mốc 72,54 tỷ VNĐ Sự tăng trưởng này được đánh giá là khá ổn định và có triển vọng trong tương lai Nguyên nhân dẫn đến sự tăng trưởng đột phá này phải kể đến sự trưởng thành trong giai đoạn phát triển cũng như những chiến lược kinh doanh hợp lý của NAM Logistics như tối giản bộ máy hoạt động, mở thêm kho bãi ở các vùng trọng điểm, trải dài ba miền Bắc Trung Nam, đã làm tối ưu hóa thời gian vận chuyển và các công tác đóng xếp hàng Thêm vào đó, như xu hướng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đang ngày một phát triển, nhu cầu vận chuyển từ đó được tăng theo, bắt kịp xu thế đó, NAM Logistics ngày một đẩy mạnh hoạt động dịch vụ này của mình
Bảng 3 3 Bảng tỷ trọng dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của các tuyến trong giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Phòng kế toán NAM Logistics
Nhìn chung, tuyến Nhật vẫn là tuyến mang lại nguồn doanh thu lớn và chiếm tỉ trọng nhiều nhất của dịch vụ xuất khẩu bằng đường hàng không, khi chiếm trung bình khoảng 42,9% trong 3 năm Mức tăng trưởng của tuyến này đang có xu hướng giảm nhưng không đáng kể, điều này thể hiện nỗ lực dịch chuyển thị phần của NAM Logistics sang các thị trường khác Xếp thứ hai phải kể đến tuyến Hàn, khi mức tăng trưởng đang có dấu hiệu tăng trưởng nhưng không ổn định Điều này đến từ việc hiện nay tình trạng thông quan của Hàn Quốc đang diễn ra khá chậm trễ, nhiều mặt hàng bị kiểm hóa, các đối tác phàn nàn về chất lượng dịch vụ của công ty mang lại không đáp ứng được nhu
25 cầu của họ Trong cả ba tuyến, giữ mức tăng trưởng dương và ổn định nhất phải kể đến tuyến Đài, tuy chỉ là tuyến mới và chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ trong tổng cơ cấu, nhưng không thể phụ nhận sự phát triển và tiềm năng của tuyến này, trong 3 năm liền đạt mức tăng trưởng ấn tượng Với sự phát triển này có thể thấy tuyến này đang được công ty đẩy mạnh khai thác và chú trọng trong tương lai
Bảng 3 4 Bảng thống kê một số mặt hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics giai đoạn 2021- 2023
Sản lượng (đơn vị tấn)
Sản lượng (đơn vị tấn)
Thực phẩm chế biến bao gói sẵn
Nguồn: Báo cáo kinh doanh NAM Logistics 2023
Nhìn chung, sản lượng xuất khẩu của công ty tăng dần trong giai đoạn 2021-
2023, như năm 2021, sản lượng chỉ đạt 321 tấn, nhưng đến năm tiếp theo con số đã tăng lên gấp đôi đạt 600 tần, đỉnh điểm vào năm 2023, sản lượng vận chuyển của công ty đã cán mốc 1.200 tấn, tăng thêm 600 tấn so với năm trước đó Sản lượng tăng nhanh đã chứng minh được chiến lược của công ty áp dụng là đúng đắn, thêm vào đó nhu cầu vận chuyển ngày một tăng cao, đây là cơ hội cho NAM Logistics bắt kịp xu thế và đẩy mạnh phát triển
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty diễn ra cụ thể như sau
3.3.1 Bước 1 Xác nhận thông tin đặt hàng: Đội ngũ sale thu thập các thông tin quan trọng như sau: Tên chủ hàng, số điện thoại, cảng bay đến, kho dỡ hàng, số lượng và loại hàng hóa, thời gian hàng đến kho hoặc địa chỉ hỗ trợ lấy hàng Đây là những thông tin cần thiết và bắt buộc phải có, sale
28 xác nhận để báo lại với các bộ phận liên quan Hầu hết những thông tin đều cần phải chắc chắn khi xác định thông tin đặt hàng, tuy nhiên phía công ty hỗ trợ khách hàng thay đổi thông tin về cảng dở hàng trước khi hàng xuất
Sau khi đã thu thập thông tin, sale báo thông tin với bộ phận khác thông qua nhóm zalo nội bộ của các nghiệp vụ, như: báo thông tin với đội xử lý hồ sơ thông tin khách để hoàn thiện những thông tin cơ bản trong bộ chứng từ Để lấy hàng, báo với đội điều xe để huy động xe đi lấy về kho Trong bước này, sale cần xác định rõ khách hàng có yêu cầu gia cố hàng hóa hay không, nếu cần gia cố đóng gói, công ty điều xe đến lấy tại kho chủ hàng chở thẳng ra sân bay Còn nếu trong trường hợp cần gia cố, điều xe lấy hàng trở về kho Chủ yếu khách hàng của NAM Logistics cần gia cố lại hàng hóa nên thường xuyên điều xe lấy hàng về kho
NAM Logistics hoạt động chủ yếu trên 3 tuyến, tùy vào từng tuyến sẽ có yêu cầu về thông tin khác nhau Như thương vụ xuất khẩu 2 tấn hàng thời trang của tuyến Việt – Nhật vào tháng 3 năm 2023 Chủ hàng yêu cầu gặp mặt trực tiếp, ký kết hợp đồng rồi làm hợp đồng thương mại, và báo phía công ty hỗ trợ lấy hàng về kho Với thông tin trên hợp đồng, công ty sẽ soạn thành 2 bản, lưu trữ 1 bản và cho đối tác giữ 1 bản 3.1.2 Bước 2 Đóng hàng:
NAM Logistics hiện tại có 5 kho chính, 3 kho ở Hà Nội, 1 kho ở Đà Nẵng và 1 kho ở Hồ Chí Minh Sau khi làm việc với chủ hàng, hàng sẽ được trung chuyển đến kho Tùy vào từng loại hàng, vị trí địa lý, công ty có 2 phương án vận chuyển hàng đến kho bằng xe của công ty: Trường hợp khách hàng ở nội thành, công ty hỗ trợ điều xe đến tận nơi thu hàng, hàng thường sẽ được chuyên chở trên xe tải, còn hàng đông lạnh được công ty vận chuyển bằng xe lạnh Trường hợp hai, khách ở các tỉnh khác, công ty đề xuất phương án hỗ trợ phí vận chuyển với chủ hàng, chủ hàng sẽ chủ động mang hàng đến kho Như vậy, mức độ hỗ trợ của công ty sẽ phụ thuộc vào điều trên
Khi hàng hóa đã đến kho, dựa trên thông tin hợp đồng, bộ phận khai thác sẽ tiến hành kiểm tra hàng cụ thể về số lượng, chất lượng hàng thực tế và ký phiếu nhận hàng Với những lô hàng nhận nếu có sai xót về số lượng, hàng hóa, báo trực tiếp bộ phận xử lý hồ sơ thông qua nhóm nội bộ Sau khi 2 bên xác định lại thông tin, sẽ báo với chủ
29 hàng để giải quyết, bộ phận khai thác chịu trách nhiệm về việc kiểm tra hàng hóa và đảm bảo hàng hóa được gia cố, đóng gói Việc kiểm tra hàng hóa không phải lúc nào cũng diễn ra đúng như thông tin sale xác nhận, theo thống kê của công ty, trung bình khoảng 3 tháng sẽ có 2-3 vụ việc giao hàng sai với biên bản giao Như cuối tháng 12 năm 2023, chủ hàng gửi về kho 200kg hàng hạt điều khô, tuy nhiên khi kiểm tra thực tế chỉ đạt 190kg hàng Bộ phận khai thác khi phát hiện ra vụ việc, đã báo bộ phận sale liên hệ với khách để xác nhận, cuối cùng phát hiện bên chủ hàng gửi thiếu 1 kiện Như vậy việc kiểm tra hàng hóa nhận là rất quan trọng
Quy cách đóng dựa trên quy tắc đóng hàng xuất khẩu, công ty cũng có quy định và ra công văn trực tiếp với những nhóm hàng cụ thể Với nhóm mặt hàng thường như đồ chế biến sẵn, đồ dùng cá nhân, thời trang,… đóng vào thùng carton, gia cố băng keo Với hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh như máy móc, thiết bị, đồ dùng nội thất, yêu cầu đóng pallet, gia cố cẩn thận Với hàng cần đi đông lạnh của 3 tuyến, như thịt, hải sản,…sẽ được yêu cầu đóng trong thùng xốp, bỏ thêm đá gel (ít nhất 2 viên) và vận chuyển bằng xe lạnh ra sân bay để đảm bảo chất lượng hàng hóa
Hiện tại, công ty đang dự tính mở thêm kho ở Đà Nẵng cho tuyến Việt Đài, và tuyển thêm nhân sự có nghiệp vụ cao ở bộ phận khai thác Việc mở rộng hệ thống kho và tuyển nhân viên có kỹ năng giúp NAM Logistics dễ dàng hơn trong khâu xử lý kho 3.3.3 Bước 3 Chuẩn bị chứng từ giao cho các hãng hàng không và book tải
Sau khi xem xét báo cáo từ các bộ phận, bộ phận xử lý hồ sơ xác định sản lượng hàng hóa để book tải, phía công ty sẽ book tải theo ngày hoặc trước ngày bay Hoạt động này tuy có thể giảm thiểu được chi phí nhất định cũng như tăng tính linh hoạt của hàng hóa, nhưng lại dễ gặp phải tình trạng hàng hóa bị rớt tải, tắc nghẽn ở sân bay khi các hàng được ưu tiên cần vận chuyển Vì việc xác nhận với hãng hàng không trước khi bay diễn ra sau khi đã lấy hàng về kho, nên xuất hiện tình trạng, khi hàng đã về đến kho nhưng không có tải để đi hàng, khiến hàng bị để lại kho hoặc sân bay, gây tổn hại chi phí lưu kho của công ty cũng như ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng của đối tác Như trong các tháng đầu năm vận chuyển hàng xuất khẩu tuyến Việt – Hàn, hàng hóa của công ty đi bị nghẽn lại ở cảng, có lô lên đến 10 ngày vì thời điểm đó công ty lớn được ưu tiên như Samsung đẩy mạnh vận chuyển hàng hóa Hay như thống kê trong quý đầu
30 tiên 2024, cứ 10 lô hàng đi Đài và Hàn sẽ có 8 lô không book được tải bay, hàng lưu lại kho lưu trữ
Bộ phận xử lý hồ sơ của công ty chuẩn bị các bộ chứng từ cần thiết như: vận đơn hàng không, kiểm dịch xuất khẩu, thông báo gửi hàng, thông báo hàng đến…Riêng đối với hàng thực phẩm, các loại hàng khó khác công ty xin cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ và kiểm dịch động thực vật để cung cấp cho phía Hải Quan khi làm thủ tục thông quan Hiện tại, công ty đang thực hiện khai hải quan hàng xuất trực tiếp tại Cục Hải quan Thành phố Hà Nội ở Cầu Giấy, địa điểm này khá gần văn phòng làm việc của công ty nên có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian đi lại
3.3.4 Bước 4 Xuất kho và làm thủ tục hải quan
Với trường hợp hàng không cần gia cố ở kho, công ty điều xe trực tiếp hàng ra sân bay, còn với hàng gia cố ở kho, công ty điều xe xuất hàng ra đến sân bay, tùy thuộc vào lô hàng mà cân nhắc trọng tải cũng như số lượng xe Xe được phân bổ ở các kho như sau, kho ở Hà Nội có 3 xe chở hàng (1 xe lạnh, 2 xe thường), ở Đà Nẵng có 1 xe thường và Hồ Chí Minh có 2 xe, 1 xe lạnh và 1 xe thường Để có thể điều xe, đội xử lý hồ sơ cần cung cấp thông tin đầy đủ về số lượng hàng Vào những tháng cuối năm 2023, lượng hàng hóa tăng đột biến, công ty không đủ xe để chuyên chở hàng, công ty đã tiến hành thuê ngoài ở kho Hà Nội và Hồ Chí Minh Vì lượng hàng hóa không quá ổn định trong năm, nên đây là cách công ty đưa ra nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư, cũng như đảm bảo được chất lượng hàng
Bộ phận xử lý hồ sơ tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm khai báo điện tử Trước đó có gửi một bản nháp đến người nhận, hai bên kiểm tra sửa đổi lại thông tin Khi hàng đến kho ở sân bay, công ty hoàn thiện nốt thủ tục hải quan hàng hóa để hàng được phân luồng và thông quan Bộ phận xử lý hồ sơ nộp bộ hồ sơ đầy đủ Khi hải quan kiểm hóa hàng, phía công ty chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục cần thiết, làm việc với Hải quan Thông thường thời gian thông quan diễn ra khá nhanh chóng nếu hàng ở luồng xanh, tuy nhiên nhiều trường hợp hàng bị vào luồng vàng, công ty sẽ tiến hành nộp bộ chứng từ tại chi cục hải quan nơi công ty đăng ký mở tờ khai Sau đó chờ phái hải quan kiểm tra và xét duyệt thông quan lô hàng
Thông thường việc khai báo hải quan diễn ra khá thuận lợi, tuy nhiên phía công ty đã gặp phải trường hợp hàng bị rơi vào luồng đỏ Điển hình như tháng 12 năm 2021, công ty vận chuyển hàng thực phẩm chế biến sẵn xuất sang Đài Loan, trong lô hàng đó có một vài kiện hàng chứa rượu và hàng thịt động vật quý, mà mặt hàng này không được nhập khẩu lúc đó Sau khi tiến hành kiểm tra, công ty phát hiện phía đối tác đã tiến hành trộn lẫn hàng, và phía kho không kiểm tra hàng cẩn thận dẫn đến trường hợp trên Sau trường hợp đó, công ty đã phải chịu tổn thất không nhỏ và cũng quyết định dừng hợp tác với phía chủ hàng, dù hai bên đã hợp tác được 1 khoảng thời gian, và lợi nhuận mang lại không hề nhỏ
3.3.5 Bước 5 Phát hành Airway Bill
Thủ tục hải quan xuất khẩu hoàn thành, hãng hàng không phát hành Master Airway Bill cho lô hàng, công ty phát hành House Air Waybill và gửi kèm bản gốc AWB số 2 cùng bộ chứng từ do người nhập khẩu yêu cầu theo lô hàng Bản gốc AWB số 3 được giao lại cho người gửi hàng cùng thông báo cước và phí có liên quan (nếu có) Đối với NAM Logistics, có thể linh hoạt thu cước phí trước khi gửi hàng, hoặc sau khi khách nhận được hàng
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Sau quãng thời gian hoạt động và phát triển, công ty NAM Logistics đã gặt hái được khá nhiều thành công khi thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của mình, cụ thể như sau:
Thứ nhất, mang lại nguồn doanh thu lớn Có thể thấy trong suốt 5 năm hoạt động và áp dụng quy trình giao nhận này, công ty đã thu về lượng doanh thu tương đối lớn và có xu hướng tăng trưởng nhanh chóng qua các năm, đặc biệt có triển vọng phát triển trong tương lai Không chỉ doanh thu tăng mà sản lượng hàng xuất cũng tăng theo Có thể thấy, doanh thu tăng đã chứng mình rằng quy trình này đang được áp dụng đúng cách và phù hợp với công ty, vì với tuổi đời non trẻ của mình, không phải công ty nào cũng gây dựng được thành công sớm như vậy
Thứ hai, công ty đang ngày càng phát triển về quy mô Quy mô thị trường của NAM Logistics đang ngày càng được mở rộng, nếu như những năm đầu thành lập chỉ có tuyến Việt Hàn, Việt Nhật, thì công ty hiện tại đã có thêm tuyến Việt Đài đang dần đi vào ổn định Việc mở rộng thị trường mang lại cơ hội vô cùng lớn, vì nhu cầu vận chuyển hàng hóa trên thế giới ngày một tăng cao, các quốc gia NAM Logistics nhắm đến đều là quốc gia có nền kinh tế khá phát triển, nếu như đáp ứng được nhu cầu của thị trường và có chiến lược khai thác hiệu quả thì sẽ giúp NAM Logistics tạo ra những bước nhảy vọt trong tương lai
Thứ ba, hình thành mạng lưới khách hàng thân thiết Công ty nhận được đánh giá cao về chuyên môn cũng như dịch vụ khách hàng tương đối tốt Hiện tại các khách hàng lớn của công ty cũng đã gắn bó được thời gian dài, có khách gắn bó từ khi công ty mới thành lập Những khách hàng thân thiết mang lại nguồn lợi nhuận cũng như sự ổn định trong doanh thu, nhận ra điều đó, công ty cũng ngày càng cải thiện dịch vụ khách hàng của mình, để thu thập nhiều hơn nữa lượng khách hàng thân thiết Như vậy, có thể thấy được cách thức vận hành của công ty đang tương đối ổn định
Thứ tư, hệ thống kho bãi, cơ sở vật chất đang ngày một được cải thiện Có thể nói công ty có hệ thống kho trải dài khắp 3 miền cả nước, thêm vào đó là có kho nhập ở Nhật Bản, Hàn Quốc Việc cải tiến hệ thống kho đã giúp cho công ty nâng cao hiệu suất hoạt động, tiết kiệm thời gian cũng như tăng khả năng phục vụ khách hàng,
Bên cạnh những thành tựu đạt được, NAM Logistics cũng mắc phải những hạn chế trong quy trình giao nhận của mình
Thứ nhất, bộ phận khai thác chưa thực sự đảm bảo về chất lượng và số lượng Khi hàng hóa đến kho, bộ phận khai thác tiến hành kiểm tra, phân loại hàng hóa, tuy nhiên một phần nhỏ nhân viên khai thác không phải lao động có trình độ cao, điều này dẫn đến sai xót trong khâu kiểm tra hàng hóa, gây thiệt hại cho công ty khi làm thủ tục hải quan hay giải quyết khiếu nại với khách hàng Không những vậy, tình trạng dán nhầm mã bill vẫn thường xuyên xảy ra, gây ra tình trạng nhầm hàng hóa của khách, và công ty phải bồi thường cước vận chuyển
Thứ hai, bộ phận xử lý hồ sơ hiện tại đang bị quá tải công việc, khi phải chuẩn bị chứng từ đồng thời xử lý khiếu nại, vì vậy tốc độ phản hồi con tương đối chậm Nhiều vụ khiếu nại phải tốn nhiều thời gian mới giải quyết được Điển như tuyến Việt Đài, phần bảo hiểm có hợp tác cùng bên vận chuyển Đài, chính vì vậy, khi khiếu nại cần phải chờ quyết định từ hai bên Nhiều mặt hàng đông lạnh của chủ hàng sang đến nơi xuất hiện tình trạng hỏng, gây mùi khó chịu, nhưng vì phải chờ xác nhận của hai bên nên hàng hóa lâu được xử lý, gây ảnh hưởng đến kho cũng như uy tín của công ty
Thứ ba, các công việc chủ yếu được trao đổi thông qua tin nhắn zalo ở các nhóm chứ chưa được áp dụng trên phần mềm máy tính, cũng như trong bước xác định thông tin, không có biểu mẫu nào cụ thể được ban hành để áp dụng Thêm vào đó, công ty hiện chưa áp dụng phần mềm quản lý thông tin ở kho, việc vận hành kho còn chưa hiệu quả gây tốn thời gian trong khâu kiểm kê, xuất hàng hóa, những phản hồi chủ yếu của nhân viên với nhân viên còn khá thô sơ qua tin nhắn Việc truyền tải thông tin như vậy dẫn đến việc sai xót trong khâu check lại hàng hóa
Thứ tư, việc book tải khi hàng đã về đến kho gây nhiều trở ngại cho công ty, khi không thể đảm bảo đúng thời gian dự kiến với khách hàng, trong nhiều trường hợp, không thể cạnh tranh với bên khác gây ra tình trạng rớt tải hàng bị chậm trễ, khiến công ty phải chịu thêm chi phí lưu kho
Thứ năm, kho và hệ thống xe lấy hàng ở Đà Nẵng và Hồ Chí Minh chưa thực sự vận hành hiệu quả Việc mở rộng quy mô và mở thêm kho là điều cần thiết, tuy nhiên phải vận hành được mới là cốt lõi để duy trì Ở hai kho này diễn ra tình trạng chung là bị quá tải hàng hóa, kho không đủ sức chứa hàng, không những thế, hệ thống xe không đủ để hỗ trợ khách lấy hàng về kho, cũng như xuất hàng ra sân bay, điều này khiến công
36 ty tốn thêm chi phí để thuê ngoài vận chuyển Thêm vào đó, nguồn nhân lực ở các kho này chưa đủ, khiến cho việc xuất hàng ra bị trì hoãn, nhiều hàng hóa đã đến kho nhưng không kịp đóng và xuất đi, khiến khách hàng phàn nàn về dịch vụ kho
Thứ sáu, khâu xử lý khiếu nại của công ty đang không hợp lý Những quy định của công ty về khiếu nại chỉ được thông báo qua sale và khách hàng, chứ chưa có văn bản công bố cụ thể, cũng như thể hiện rõ trong hợp đồng Thêm vào đó, thủ tục để được đáp ứng xử lý khiếu nại cũng cần hợp tác với đối tác (riêng với tuyến Đài), còn hai tuyến còn lại thời gian xử lý cũng lâu, tốc độ phản hồi khách chưa cao
Thứ bảy, đối thủ cạnh tranh ngày một gay gắt Ngày càng nhiều các công ty giao nhận được mở ra, khiến thị trường bão hòa, công ty gặp phải nhiều tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, gây tổn thất đến doanh thu và uy tín công ty Như trong năm 2023, đã phát hiện nhiều vụ việc mạo danh công ty thực hiện lừa đảo khách hàng, hoặc tình trạng phá giá, hack tài khoản mail mà công ty hoạt động chủ yếu trên mail, gây tổn thất lên đến vài trăm triệu đồng
3.4.3 Nguyên nhân của hạn chế
Công ty chưa thực sự đẩy mạnh công tác tuyển dụng nhân viên có trình độ tay nghề cao, đặc biệt trong bộ phận khai thác, xử lý hồ sơ vẫn còn nhiều nhân viên nghiệp vụ kém, gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc Thêm vào đó là việc thiếu hụt nhân lực cho các bộ phận, khiến 1 bộ phận phải làm quá nhiều công việc một lúc, việc quá tải khiến quá trình giao nhận diễn ra không được nhanh chóng và hiệu quả
Công ty chưa áp dụng được phần mềm hiện đại, khiến thời gian thực hiện các nghiệp vụ bị chậm, kém hiệu quả Thêm vào đó là phương thức trao đổi giữa các phòng ban còn khá sơ sài, không thực sự hiệu quả
Định hướng phát triển đối với quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải hàng không
Ngành vận tải hàng không đang diễn ra ngày một sôi động, có thể nói loại hình này đang ngày càng phát triển và được coi là có triển vọng phát triển trong thời gian tới Như theo thống kê của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, trong năm 2023 ước tính khoảng 7,4 tỷ kiện hàng được vận chuyển qua các quốc gia, và con số này đang ngày một tăng thêm Bên cạnh đó, ngày một nhiều các công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng phương thức vận tải hàng không được ra đời Chính sự phát triển mạnh mẽ này đã thúc đẩy các công ty tìm kiếm các chiến lược mới để ngành hàng không có thể phát triển mạnh mẽ và bền vững
Theo báo cáo của IATA, nhu cầu vận chuyển cũng như số lượng hàng hóa bằng đường không sẽ tiếp tục tăng trong những năm tiếp theo Theo báo cáo của IATA cho thấy, hiệu suất theo khu vực đang ngày càng được cải thiện và tăng cao, như ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, khối lượng hàng hóa trong tháng 1 2023 đã tăng khoảng 24,6% so với cùng kỳ năm trước đó, cụ thể các tuyến Châu Phi – Châu Á (tăng 52,5%), Trung Đông – Châu Á (tăng 29,5%) và Châu Âu – Châu Á (tăng 27,5%) Không chỉ có khối châu Á tăng, khu vực Bắc Mỹ cũng ghi nhận sự tăng trưởng khoảng 9,3%, hay điển hình là khối Trung Đông khi đạt mức tăng trưởng mạnh mẽ nhất 25,9% Cũng theo một báo cáo khác, dự báo tính đến hết năm 2024 tổng nhu cầu vận chuyển sẽ tăng khoảng 14% so với năm trước đó, do việc cải thiện các không gian chứa hàng cũng như sự chất xếp hàng hóa Cụ thể, tính đến tháng 2 năm 2024, tổng nhu cầu đã tăng 11,9% so với
39 cùng kỳ năm ngoái, hay công suất cũng tăng trưởng 13,4% và dự kiến sẽ tiếp tục tăng trong năm tiếp theo
Như vậy, với sự tăng trưởng của nhu cầu cũng như số lượng hàng hóa ngành vận tải hàng không đã cho thấy sự phát triển mạnh mẽ cũng như tiềm năng phát triển trong tương lai của ngành hàng này
Tại thị trường trong nước, ngành vận tải hàng không đang diễn ra ngày một sôi động và đóng vai trò then chốt trong sự phát triển nền kinh tế của nước ta Nhìn chung, tiềm năng phát triển thị trường Logistics hàng không tại nước ta là rất lớn Theo số liệu thống kê của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, cho thấy tuyến hàng không khai thác chủ yếu là khu vực châu Á Thái Bình Dương, EU và Bắc Mỹ, điển hình như thị trường
Mỹ, Hàn, Trung chiếm tới 25% tổng giá trị hàng hóa xuất nhập khẩu, mang lại mang lại nguồn doanh thu hơn 20 nghìn tỷ đồng trong năm 2023, tăng 14% so với những năm trước đó Như vậy, với tốc độ tăng trưởng như hiện tại, thì dự báo trong giai đoạn tới, vận tải hàng hóa bằng hàng không của nước ta ước đạt 6,7% trong giai đoạn 2015-2035, cao hơn mức 3,9% trung bình trung của thế giới
Không những vậy, Việt Nam được coi như điểm thu hút đầu tư lý tưởng của các quốc gia khác, nhờ vào chính sách ban hành của hành chính phủ, đến năm 2023 nước ta đã thu hút được khoảng 438 tỷ USD vốn đầu tư nước ngoài, và cũng theo báo cáo của Tổng cục Thống kê, dự kiến nguồn vốn sẽ tiếp tục tăng trong năm tiếp theo Với tiềm năng của nguồn vốn mang lại, đã đẩy mạnh sự phát triển của các ngành hàng, trong đó có ngành vận tải hàng không, khi được coi là ngành chủ đạo và được coi trọng trong những năm gần đây Bên cạnh đó, việc tích cực tham gia các hiệp định hợp tác quốc tế, cũng giúp cho nước ta tiếp cận được nhiều cơ hội phát triển ngành hàng này
Nhìn chung, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, dòng hàng hóa ngày càng được đẩy mạnh và thông thoáng, chính vì vậy đã đẩy mạnh ngành vận tải hàng không hướng đến phát triển bền vững và an toàn Hướng đến lợi ích cho các doanh nghiệp và quốc gia, giúp phát triển nền kinh tế
4.1.2 Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics Để doanh nghiệp có thể phát triển và tiến xa hơn trong thời gian tới, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận vận chuyển và tình hình kinh tế khó khăn, NAM Logistics xây dựng cho mình mục tiêu phát triển ngắn hạn và dài hạn hợp lý để đưa doanh nghiệp phát triển
Mục tiêu ngắn hạn: Đưa doanh nghiệp phát triển với doanh thu và sản lượng tăng đần đều qua các năm, cải thiện chất lượng dịch vụ của công ty, giải quyết nhanh chóng các vấn đề khiếu nại, để không anh hưởng đến hình ảnh công ty, thêm vào đó là xây dựng mức độ uy tín và chất lượng của doanh nghiệp
Mục tiêu dài hạn: Đưa doanh nghiệp phát triển ổn định, mở rộng thêm các kho trải dài khắp cả nước và có thể nâng tầm vị thế công ty thuộc top đầu trong nước Chuẩn bị kỹ lưỡng các công tác phòng ngừa để giúp công ty có thể ứng biến tốt hơn với các biến cố có thể xảy ra trong tương lai
Bên cạnh đó, ban lãnh đão NAM Logistics đặc biệt quan tâm và chú trọng tới việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên, thêm vào đó tăng cường các buổi chia sẻ để hiểu biết nhân viên, giúp nhân viên nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và hoàn thiện bản thân, nâng cao hiệu quả làm việc
Cuối cùng, hướng đến phát triển bền vững, sử dụng các phương pháp cạnh tranh hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ, bên cạnh đó cũng cần sử dụng các chiến lược marketing thích hợp để giúp công ty tiếp cận nhiều hơn với công chúng Chú trọng các chính sách chăm sóc khách hàng, mở rộng tăng cường các quan hệ làm ăn với đối tác trong nước và quốc tế
4.1.3 Quan điểm của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics về hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Công ty NAM Logistics rất coi trọng việc thực hiện quy trình giao nhận, ngay từ khi thành lập công ty, NAM Logistics đã coi nó là cốt lõi để doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả Mặc dù thời gian đầu quy trình còn khá đơn sơ và thiếu xót, tuy nhiên công ty đã giành nhiều thời gian và chi phí để có thể hoàn thiện quy trình như hiện tại Công ty cũng nhận định rõ, quy trình phải hoàn thiện, hiệu quả thì hoạt động kinh doanh
41 mới diễn ra suôn sẻ Như vậy, đòi hòi công ty cần có những định hướng mới trong tương lai, khi cạnh tranh ngày càng gay gắt, cũng như một số vấn đề xảy ra khiến hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng
Thông qua khảo sát nhân viên kinh doanh, có thể thấy quan điểm chung của nhân viên về quy trình như sau: Nhìn chung quy trình diễn ra khá trơn chu và hợp lý, khi các bước diễn ra rõ ràng, thấy rõ nhiệm vụ của các bên liên quan Tuy nhiên vẫn còn nhiều giai đoạn chưa thực sự hiểu quả Điển hình như vấn đề khai thác làm việc không hiệu quả, gây ra nhầm lẫn trong quá trình đóng hàng Thêm vào đó là quá trình xử lý khiếu nại diễn ra lâu và yêu cầu phức tạp, khiến khách hàng phàn nàn khó chịu, gây ảnh hưởng đến bộ phận sale.
Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế
4.2.1 Nâng cao công tác tuyển dụng, đào tạo của công ty
Nhân sự là yếu tố quan trọng để vận hành doanh nghiệp, căn cứ vào tình trạng hiện tại điều NAM Logistics cần làm là tuyển thêm nhân sự lành nghề và có kinh nghiệm vào bộ phận quan trọng như xử lý hồ sơ và hệ thống kho Khi nguồn nhân lực được đảm bảo, tình trạng quá tải công việc sẽ được giải quyết, điều này sẽ giúp tình trạng xử lý công việc, khiếu nại được cải thiện
Phòng hành chính nhân sự cần tăng cường công tác tuyển dụng nhân viên, thay vì chỉ xét về bằng cấp ứng viên, cần xem xét yếu tố kinh nghiệm, đặc biệt quan tâm vấn đề này Thay vì chỉ tuyển dụng trong 1 thời gian ngắn, nên đổi lại thành tìm cho đến khi thấy người phù hợp và đáp ứng điều kiện của công ty Thêm vào đó, tối ưu hóa nhân sự ở mức hợp lý, có thể thấy hiện tại phòng xử lý hồ sơ đang phải đảm nhận quá nhiều việc, trong khi nguồn nhân lực tương đối ít, vì thế phòng hành chính nhân sự cần tuyển thêm số lượng cán bộ nhân viên ở phòng ban này, để tránh công việc bị quá tải Như vậy, mới nâng cao hiệu suất làm việc
Hiện tại công ty đã tổ chức đào tạo cho cán bộ nhân viên, tuy nhiên những buổi đào tạo này chủ yếu là kỹ năng mềm, chứ không phải là đào tạo nghiệp vụ Tuy có phần nào cải thiện, nhưng không thực sự giải quyết được vấn đề là nhân viên nghiệp vụ kém
42 của mình Chính vì vậy, đội ngũ lãnh đạo đưa ra những buổi đào tạo nghiệp vụ của từng phòng ban theo lộ trình cụ thể đi từ bé đến lớn, giải quyết từng vấn đề để nhân viên nhìn nhận ra yếu điểm của bản thân Thêm vào đó, để tăng sự thấu hiểu giữa các phòng ban, công ty có thể thực hiện việc luân chuyển giữa phòng Xử lý hồ sơ và đội ngũ Sale, để hai bên nắm được tình hình hiện tại của nhau
4.2.2 Có kế hoạch sử dụng hiệu quả hệ thống kho và phương tiện vận tải
Có thể thấy, hệ thống kho bãi và phương tiện chưa thực sự hiệu quả, điều này đòi hỏi ban lãnh đạo công ty cần có chiến lược sử dụng hợp lý Không chỉ kho ở Hà Nội, mà còn cần đặc biệt quan tâm đến kho ở Đà Nẵng và Hồ Chí Minh, vì hai điểm này là hai điểm quan trọng, trung chuyển của nhiều hàng hóa Theo như quy trình hiện tại, NAM Logistics đang chỉ đẩy mạnh kho ở khu vực Hà Nội, trong khi lượng hàng hóa ở kho Hồ Chí Minh cũng rất lớn Như vậy thay vì đẩy mạnh kho Hà Nội, và dự kiện mở rộng kho ở Đà Nẵng, thì có thể bổ sung mở rộng thêm kho ở Hồ Chí Minh để đáp ứng nhu cầu hàng hóa Đối với hệ thống xe tải lấy hàng, đội điều xe của bộ phận xử lý hồ sơ nên sử dụng đưa ra những điều kiện rõ ràng hơn trong điều kiện lấy hàng, phân bổ xe với thời gian hợp lý, tránh tình trạng quá tải hàng và không có đủ xe để vận chuyển Đối với hàng hóa mùa cao điểm, có thể đề nghị sử dụng chính sách thuê ngoài để tiết kiệm chi phí, cũng như vẫn đảm bảo được tính chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ Tuy nhiên, với quy mô hiện tại của NAM Logistics, việc đầu tư thêm kho vận chuyển là vấn đề thực sự cần thiết, nên có thể cân nhắc đầu tư vào kế hoạch này
4.2.3 Cải thiện tốc độ xử lý khiếu nại
Có thể thấy thực trạng xử lý khiếu nại của công ty còn chưa thực sự hiệu quả, điều này gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty Thay vì sự đứt đoạn chưa rõ ràng trong khâu thông báo, giải quyết giữa các bộ phận như cũ, thì, đội ngũ lãnh đạo và bộ phận xử lý hồ sơ cần thống nhất và đưa ra một văn bản quy định rõ ràng về cách thức, thời gian, giá trị bồi thường khi khách làm khiếu nại Đối với các đơn hàng tuyến Việt Đài khi mà bảo hiểm hàng hóa cần sự hợp tác của bên khác, bộ phận sale cần thông tin nhanh chóng đến chủ hàng, để hợp tác giải quyết, không để thời gian quá lâu Cũng như
43 cung cấp thông tin cho bộ phận chăm sóc khách hàng, để có thể tư vấn kỹ cho khách, tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra Nếu cải thiện được vấn đề này, sẽ giải quyết rất nhiều vấn đề về tiết kiệm chi phí, nâng cao uy tín của công ty Vì theo các thông kê, số lượng các vụ việc khiếu nại của công ty còn tương đối nhiều
4.2.4 Áp dụng phần mềm quản lý kho
Công tác quản lý kho còn khá sơ sài và thủ công, để mang lại hiệu suất cao và công tác quản lý kho hữu hiệu, cùng với định hướng mở rộng quy mô kho, ban lãnh đạo cần đầu tư ứng dụng phần mềm quản lý kho, điển hình như ECOUNT/ERP hoặc quản lý kho thông minh WMS – X,…mặc dù những phần mềm này tương đối tốn kém, nhưng một khi áp dụng nó sẽ mang lại hiệu quả cao như tính chính xác dữ liệu, kiểm đến, xuất – nhập hàng,…Hạn chế tối thiểu sai xót khi truyền thông tin giữa các bộ phận liên quan Hiện tại có thể nguồn lực tài chính còn tương đối ít, nhưng trong tương lai việc đầu tư áp dụng phần mềm là thực sự cần thiết Như vậy, công ty cần có những xem xét về việc đầu tư này
4.2.5 Đề xuất book tải cố định thay vì book theo ngày về dài hạn
Bộ phận xử lý hồ sơ nên xem xét phương án book tải cố định hoặc trước khi hàng về đến kho thay vì như hiện tại Xem xét tình hình thực tế của công ty, vấn đề book tải hiện tại mới chỉ giải quyết được sự thiếu xót về kinh phí, tài chính công ty cũng như sự linh hoạt Bên cạnh đó, nó cũng gây ra nhiều khó khăn đến khách hàng, làm cản trở quy trình giao nhận Trong giai đoạn tới, nếu công ty không thay đổi cách làm này thì sẽ ảnh hưởng đến sức cạnh tranh trên thị trường, vì ngày càng nhiều các công ty khác được mở ra và dịch vụ mỗi ngày được cải thiện, nếu vẫn mãi áp dụng phương án cũ thì công ty có thể đứng trước nguy cơ bị đào thải Chính vì vậy, cần có chiến lược dài hạn cho hoạt động book tải này
4.5.6 Nâng cao công tác thực thi của các phòng ban, bộ phận
Ban lãnh đạo cần thực hiện kiểm tra, giám sát quy trình giao nhận vận chuyển hàng xuất khẩu Công tác kiểm tra chứng từ của bộ phận xử lý hồ sơ cần chú ý và thận trọng kiểm tra chi tiết các thông tin trong bộ chứng từ xem đã khớp nhau hay chưa, đúng với hợp đồng đã ký, hay thông tin phía chủ hàng cung cấp hay không Vì xét theo quy
44 trình hiện tại, chưa thấy có bộ phận nào chịu trách nhiệm chính về việc kiểm tra, rà soát những hoạt động này, hay những thông báo về trách nhiệm của các bộ phận Chính vì vậy, ban lãnh đạo cần thực hiện quyết liệt hơn vấn đề này, để giúp cho việc vận hành quy trình trơn chu, hạn chế tối thiểu rủi ro Hiện tại, thủ tục giấy tờ còn khá rườm rà, nhiều công đoạn yêu cầu nhân viện cần có mặt ở hải quan, vì vậy cần có kế hoạch công tác hợp lý để tránh nhiều thời gian chờ, cũng như chi phí tốn kém khi nhân viên phải lên chi cục sửa tờ khai nhiều lần
Với hàng hóa xuất đến kho nước nhập khẩu, khi tư vấn với khách hàng, đội ngũ sale nên tư vấn kỹ với khách hạn chế thời gian hàng lưu kho, nếu quá nhiều cần phải tăng phí lưu kho hàng hóa Như vậy, yêu cầu sale cần am hiểu chuyên môn, thao tác nhanh chóng để đẩy nhanh tiến độ giao hàng Ngoài ra, cần phải cập nhật kịp thời các thông tin về đơn hàng, để báo lại các bên liên quan xử lý nhanh chóng Để quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi, bộ phận xử lý hồ sơ cần phối hợp với bộ phận kế toán để đưa ra phương thức thanh toán hợp lý, tránh những rủi ro không đáng có, dẫn đến tình trạng công nợ, gây tổn thất cho công ty Như vậy đòi hỏi phòng kế toán cần có chiến lược sử dụng phương thức thanh toán hợp lý, không bị hạn chế khi thanh toán mỗi tiền Việt, có thể áp dụng ngoại tệ thanh toán để mang lại lợi nhuận hợp lý lâu dài Bên cạnh đó, hiện tại đội kế toán mới chỉ ứng dụng excel vào các nghiệp vụ, tuy cũng mang lại hiệu quả nhất định, nhưng chưa thực sự được tối ưu hóa lợi ích Thay vào đó, để xuất nên sử dụng phần mềm như MISA SME, BRAVO,…đây là những phần mềm được nhiều doanh nghiệp ứng dụng, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Tổng cục hải quan
Từ những phân tích thông qua bài nghiên cứu, cũng như minh chứng thực tế hiện nay, có thể thấy thủ tục thông quan hàng hóa của các doanh nghiệp còn gặp nhiều vướng mắc, đặc biệt các vấn đề liên quan đến giấy tờ, thủ tục còn khá rườm rà, phức tạp, gây tốn thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp Do vậy, vấn đề thiết yếu hiện tại là đơn giản hóa các thủ tục, cắt bỏ hoặc tinh giảm quy trình thực hiện, để các doanh nghiệp có thể dễ dàng thực thi cũng như tối ưu hóa chi phí
Tiếp theo, việc tích hợp các công nghệ hiện đại vào quá trình làm thủ tục hải quan đang được thực hiện, tuy nhiên vẫn chưa thực sự tối ưu, vào những giờ cao điểm, việc truy cập còn nhiều hạn chế Thêm vào đó là có những thủ tục doanh nghiệp không thực hiện được hoàn toàn trên phần mềm điện tử, mà vẫn cần đến thủ tục bằng giấy, điều này phần nào gây khó khăn không chỉ cho doanh nghiệp lớn, mà các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nhân lực hạn chế, thì điều này cũng gây tiêu tốn khá nhiều thời gian và nhân lực Do vậy, Cơ quan Hải quan cần tăng cường công tác nâng cấp trang thiết bị hiện đại, ứng dụng hệ thống thông tin, hay cập nhật các phần mềm điện tử, để đảm bảo quá trình thông quan được diễn ra thuận lợi hơn
4.3.2 Kiến nghị với Cơ quan Nhà nước
Nhà nước đóng vai trò hàng đầu trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế, đặc biệt ngành Logistics nước ta, việc đưa ra một số kiến nghị sẽ có tác động không nhỏ đến việc thực thi của các doanh nghiệp, cũng như tác động gián tiếp đến xu hướng phát triển ngành hiện nay, một số kiến nghị được đưa ra cụ thể như sau:
Nâng cao hơn nữa cơ sở vật chất ngành Dịch vụ vận tải hàng không nói riêng hay dịch vụ vận tải quốc tế nói chung hiện nay đều yêu cầu trang thiết bị hiện đại, hệ thống xử lý nhanh chóng, tiện lợi Việc nâng cao cơ sở hạ tầng đã được thực hiện, nhưng có thể thấy điều đó là chưa đủ để đảm bảo tối ưu hóa sự phát triển ngành hàng trong nước, cũng như cạnh tranh giữa thị trường quốc tế Chính vì vậy, Cơ quan Nhà nước cần có thêm những chính sách áp dụng để nâng cao cơ sở vật chât ngành, giúp tăng cường hiệu quả cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế Đẩy mạnh cải cách hành chính, đơn giản, tối ưu hóa quy trình giao nhận vận tải hàng không Có thể thấy, quy trình giao nhận của nước ta còn nhiều bất cập, như sự rườm rà trong thủ tục hành chính, như vậy nên có những chính sách để đơn giản hóa quá trình này, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp thực thi
Tăng cường các công tác kiểm tra chuyên ngành Đẩy mạnh kiểm tra, giám sát công tác thực thi của cán bộ các cấp, thêm vào đó lồng ghép các hoạt động hội nhập và hợp tác trong khu vực, để nâng cao chuyên môn cho các bán bộ đầu não Để từ đó có
46 những lớp tập huấn, cải thiện nghiệp vụ của nhân viên hải quan, nâng cao hiệu suất lao động ngành
Cần có những chính sách vĩ mô chính xác và hợp lí Công tác quản lý của nhà nước về thương mại cần được sửa đổi liên tục, bắt kịp với sự phát triển và diễn biến của thị trường trong và ngoài nước Các chính sách của nhà nước ngày càng được hoàn thiện hơn để có thể loại bỏ những kẽ hở trong luật pháp, đảm bảo lợi ích cho các doanh nghiệp, đơn giản hóa và đồng bộ hóa các thủ tục chứng từ để tiết kiệm thời gian và giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, tránh tình trạng chậm trễ trong việc giao nhận hàng Hoàn thiện cơ chế chính sách về hàng hải, giao nhận vận tải biển, vận chuyển hàng không
Tận dụng hơn nữa các nguồn vốn đầu tư nước ngoài Thông qua nguồn đầu tư, nước ta có thể tiếp nhận nhiều kiến thức, kinh nghiệm quản lý điều hành cũng như trang thiết bị hiện đại của các quốc gia, từ đó có những kinh nghiệm riêng cho mình khi áp dụng vào tình hình trong nước Việc tận dụng tốt nguồn vốn sẽ giúp ngành vận tải quốc tế có triển vọng phát triển hơn trong tương lai
