Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần DV TM Quốc tế NAM Logistics
MỤC LỤC
Mục đích nghiên cứu
Hai là, tìm hiểu và phân tích thực trạng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics, từ đó đánh giá những mặt đạt được và vấn đề còn tồn tại trong quy trình giao nhận vận chuyển. Ba là, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, từ đó đưa ra xuất những giải pháp nhằm nâng cao quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty để biết được tình hình hoạt động, cũng như những kết quả mà công ty đã đạt được, song song đó là đánh giá những hạn chế còn vướng mắc, để có cơ sở đưa ra giải pháp phù hợp.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HểA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHễNG TẠI
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Chuẩn bị chứng từ giao cho các hãng hàng không và book tải: Công ty giao nhận chuẩn bị các bộ chứng từ cần thiết như: vận đơn hàng không, kiểm dịch xuất khẩu,…Xác định lượng hàng hóa để book tải cụ thể, đảm bảo hàng không bị rớt tải. Thanh toán ở các công ty sẽ có quy định khác nhau, hoặc tùy vào hợp đồng ký kết, sẽ lựa chọn phương thức thanh toán thích hợp, nhưng nhìn chung, sẽ có hai trường hợp phổ biến diễn ra như sau: Trường hợp 1, sau khi hàng hóa đã được chuyển đến điểm bốc dỡ, người nhận hàng hoặc chủ thuê tiến hành thanh toán 100% chi phí cho người giao nhận.
Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không o Vận đơn vận chuyển bằng đường hàng không (Airway Bill)
Mỗi bản vận đơn bao gồm 2 mặt, nội dung của mặt trước của các mặt vận đơn giống hệt nhau nếu không kể đến màu sắc và những ghi chú ở phía dưới khác nhau, ví dụ bản gốc số 1 thì ghi chú phía dưới là “bản gốc số 1 dành cho người chuyên chở phát hành vận đơn”, còn bản số 4 thì ghi là “bản số 4, dùng làm biên lai giao hàng”. Giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở được quy định ở đây là giới hạn được quy định trong các công ước, quy tắc quốc tế hoặc luật quốc gia về hàng không dân dụng; Các điều kiện hợp đồng: Nội dung này bao gồm nhiều điều khoản khác nhau liên quan đến vận chuyển lô hàng được ghi ở mặt trước, các nội dung đó thường là: Các định nghĩa, thời hạn trách nhiệm chuyên chở của người chuyên chở hàng không, cơ sở trách nhiệm của người chuyên chở hàng không, giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở hàng không, cước p hi hàng hóa chuyên chở, thời hạn thông báo tổn thất, luật áp dụng, trọng lượng hàng hóa chuyên chở…. Khái niệm: Là chứng từ dùng để thông báo được gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người thụ hưởng để thông báo về hàng đến và số thùng, mô tả hàng hóa để làm thủ tục cần thiết khác để nhận hàng.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận vận chuyển 1. Các nhân tố bên ngoài
Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ mua bán hàng hoá quốc tế: Các hạ tầng ảnh hưởng đến xuất nhập khẩu như: hệ thống các cảng hàng không, hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, hay hệ thống các ngân hàng, những yếu tố này đều ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao nhận vận chuyển. Sự biến động của thị trường trong nước và nước ngoài: Thế giới luôn có những biến động, và những cuộc biến động dù ít hay nhiều cũng sẽ ảnh hưởng đến các vận đề như xu hướng tiêu dùng, giá cả, dung lượng thị trường,…Tất cả các yếu tố đó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận vận chuyển. Bộ máy quản lý hay tổ chức hành chính: Cần phải có một bộ máy quản lý, lãnh đạo hoàn chỉnh, không thừa không thiếu, phù hợp với tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, thì các hoạt động của doanh nghiệp nói chung, vận hành quy trình giao nhận nói riêng mới có hiệu quả.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DV & TM QUỐC
Dịch vụ vận tải đường biển: Công ty NAM Logistics cung ứng dịch vụ vận tải đường biển: vận tải lẻ ghép container, trung gian vận chuyển xuất nhập khẩu đường biển,…tại các tuyến Việt – Nhật, Việt Hàn. Dịch vụ bổ trợ khác: Công ty tư vấn chо khách hàng giải quyết một số vấn đề nảy sinh trоng khâu thủ tục liên quаn đến hải quаn như kiểm trа sаu thông quаn hàng hóа xuất nhập khẩu, hоàn thuế, nộр thuế, xử рhạt hành chính. Mặc dù chưа đem lại lợi nhuận quá lớn cho Công ty nhưng các dịch vụ này giúp mang lại khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ thông qua việc tạo niềm tin cho khách hàng với dịch vụ chuyên nghiệp.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Công ty NAM Logistics là công ty có quy mô vừa và nhỏ, nên bộ máy công ty khá tối giản.
Ban giám sát
Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics giai đoạn 2021 - 2023
Với vận chuyển quốc tế hàng không hay đường biển, NAM Logistics cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đóng gói, lấy hàng, làm chứng từ hoàn toàn miễn phí,…cũng như là đội ngũ nhân viên luôn tận tình hỗ trợ khách hàng, điều này đã làm hài lòng một lượng lớn khách hàng đại lý, khiến cho họ tin tưởng và quyết định hợp tác lâu dài với công ty. Nguyên nhân dẫn đến sự tăng trưởng đột phá này phải kể đến sự trưởng thành trong giai đoạn phát triển cũng như những chiến lược kinh doanh hợp lý của NAM Logistics như tối giản bộ máy hoạt động, mở thêm kho bãi ở các vùng trọng điểm, trải dài ba miền Bắc Trung Nam, đã làm tối ưu hóa thời gian vận chuyển và các công tác đóng xếp hàng. Trong cả ba tuyến, giữ mức tăng trưởng dương và ổn định nhất phải kể đến tuyến Đài, tuy chỉ là tuyến mới và chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ trong tổng cơ cấu, nhưng không thể phụ nhận sự phát triển và tiềm năng của tuyến này, trong 3 năm liền đạt mức tăng trưởng ấn tượng.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Bộ phận xử lý hồ sơ của công ty chuẩn bị các bộ chứng từ cần thiết như: vận đơn hàng không, kiểm dịch xuất khẩu, thông báo gửi hàng, thông báo hàng đến…Riêng đối với hàng thực phẩm, các loại hàng khó khác công ty xin cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ và kiểm dịch động thực vật để cung cấp cho phía Hải Quan khi làm thủ tục thông quan. Trong bước này, đối với hàng đặc thù như hàng đông lạnh, công ty hỗ trợ tái cấp đông cho khách trước khi dỡ hàng, hoặc nếu khách hàng phản hồi chưa tới nhận hàng trong thời gian thông báo, công ty tiến hành thu thêm phí lưu kho đối với hàng hóa, mức phí sẽ linh hoạt tùy thuộc vào số lượng kiện hàng cũng như thời gian lưu kho. Xử lý khiếu nại không phải lúc nào cũng diễn ra và trong quãng thời gian hình thành của mình, công ty đã gặp khá nhiều vụ khiếu nại, theo thống kê của tuyến Đài Loan năm 2023 có hơn 400 vụ khiếu nại lớn nhỏ về tình trạng hàng hóa, khiếu nại chủ yếu về hàng hóa bị hỏng và thiếu xót, tuy nhiên chỉ có khoảng 300 vụ việc được giải quyết, những vụ việc còn lại không được giải quyết thỏa đáng, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics
Việc mở rộng thị trường mang lại cơ hội vô cùng lớn, vì nhu cầu vận chuyển hàng hóa trên thế giới ngày một tăng cao, các quốc gia NAM Logistics nhắm đến đều là quốc gia có nền kinh tế khá phát triển, nếu như đáp ứng được nhu cầu của thị trường và có chiến lược khai thác hiệu quả thì sẽ giúp NAM Logistics tạo ra những bước nhảy vọt trong tương lai. Khi hàng hóa đến kho, bộ phận khai thác tiến hành kiểm tra, phân loại hàng hóa, tuy nhiên một phần nhỏ nhân viên khai thác không phải lao động có trình độ cao, điều này dẫn đến sai xót trong khâu kiểm tra hàng hóa, gây thiệt hại cho công ty khi làm thủ tục hải quan hay giải quyết khiếu nại với khách hàng. Có thể thấy sự thiếu xót trong khâu quản lý, kinh nghiệm cũng như hoạch định chính sách, NAM Logistics cũng mắc phải những nhược điểm mà các công ty mới thành lập gặp phải, kể đến như: khó huy động được vốn, chưa có chỗ đứng vững chắc trong thị trường,…những điều kể trên ít nhiều đều ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng của công ty.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN
Theo số liệu thống kê của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, cho thấy tuyến hàng không khai thác chủ yếu là khu vực châu Á Thái Bình Dương, EU và Bắc Mỹ, điển hình như thị trường Mỹ, Hàn, Trung chiếm tới 25% tổng giá trị hàng hóa xuất nhập khẩu, mang lại mang lại nguồn doanh thu hơn 20 nghìn tỷ đồng trong năm 2023, tăng 14% so với những năm trước đó. Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics Để doanh nghiệp có thể phát triển và tiến xa hơn trong thời gian tới, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận vận chuyển và tình hình kinh tế khó khăn, NAM Logistics xây dựng cho mình mục tiêu phát triển ngắn hạn và dài hạn hợp lý để đưa doanh nghiệp phát triển. Công tác quản lý kho còn khá sơ sài và thủ công, để mang lại hiệu suất cao và công tác quản lý kho hữu hiệu, cùng với định hướng mở rộng quy mô kho, ban lãnh đạo cần đầu tư ứng dụng phần mềm quản lý kho, điển hình như ECOUNT/ERP hoặc quản lý kho thông minh WMS – X,…mặc dù những phần mềm này tương đối tốn kém, nhưng một khi áp dụng nó sẽ mang lại hiệu quả cao như tính chính xác dữ liệu, kiểm đến, xuất – nhập hàng,…Hạn chế tối thiểu sai xót khi truyền thông tin giữa các bộ phận liên quan.