Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải tại công ty TNHH dịch vụ hàng hoá con thoi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TP HCM LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành: Quản Trị Doanh Nghiệp Giảng viên hướng dẫn : ThS Phạm Thị Kim Dung Sinh viên thực MSSV: 0854010232 : Nguyễn Đức Lan Nhi Lớp: 08DQD1 TP Hồ Chí Minh, 2012 LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận thực đơn vị công ty TNHH dịch vụ hàng hố Con Thoi, khơng chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng năm 2012 Nguyễn Đức Lan Nhi i LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập làm việc, hỗ trợ trường, khoa với đồng ý công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi (Shuttle Cargo Services Co.,LTD), em có hội tìm hiểu kiến thức thực tế chuyên ngành ngoại thương Em nhận thấy công ty Con Thoi công ty có chất lượng dịch vụ tốt Tham gia vào cơng việc cơng ty giúp em có them nhiều kinh nghiệm thực tiễn để phục vụ cho công việc sau Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Hiệu tồn thể thầy giảng viên, đặc biệt thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ tận tình bảo truyền đạt cho em kiến thức quý báu làm tảng cho trình làm việc em sau Em xin chân thành cảm ơn ThS Phạm Thị Kim Dung dành thời gian tận tình hướng dẫn góp ý để giúp khố luận em xác hoạn thiện Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến anh chị phận chứng từ tồn thể nhân viên cơng ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi cho em hội thực tập, làm việc hoàn thiện chuyên đề khố luận suốt thời gian qua Kính chúc q thầy cô anh chị sức khỏe, hạnh phúc thành công! Em xin chân thành cảm ơn! Sinh Viên thực Nguyễn Đức Lan Nhi ii CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên : …Nguyễn Đức Lan Nhi…………………… MSSV : …0854010232…………………………… Khoá : …2008 - 2012……………………………… Thời gian thực tập ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Bộ phận thực tập ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Tinh thần trách nhiệm với công việc ý thức chấp hành kỷ luật ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Kết thực tập theo đề tài ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Đơn vị thực tập iii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………… ……………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………… TP HCM, Ngày… tháng… năm 2012 Giáo viên hướng dẫn iv MỤC LỤC DANH SÁCH THUẬT NGỮ DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU 1.1.1 Khái niệm hoạt động giao nhận 1.1.2 Đặc điểm hoạt động giao nhận vận tải 1.1.3 Yêu cầu hoạt động giao nhận vận tải 1.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI GIAO NHẬN 10 1.2.1 Khái niệm người giao nhận 10 1.2.2 Vai trò người giao nhận thương mại quốc tế 10 1.2.3 Quyền hạn nghĩa vụ người giao nhận 12 1.3 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI BIỂN 13 1.3.1 Các nguyên tắc giao nhận vận tải xuất nhập 13 1.3.2 Quy trình giao hàng xuất 15 1.3.2.1 Đối với hàng xuất phải lưu kho, bãi cảng 15 1.3.2.2 Đối với hàng xuất không lưu kho, bãi cảng 16 1.3.2.3 Đối với hàng xuất đóng container 16 1.3.3 Quy trình nhận hàng nhập 18 1.3.3.1 Đối với hàng nhập không lưu kho, bãi cảng 18 1.3.3.2 Đối với hàng nhập phải lưu kho, bãi cảng 18 1.3.3.3 Đối với hàng nhập đóng container 19 1.4 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG KHÔNG 20 GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI 1.4.1 Quy trình giao hàng xuất 20 1.4.2 Quy trình nhận hàng nhập 21 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HỐ CON THOI 23 2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN CÔNG TY 23 2.1.1 Khái quát công ty 23 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển cơng ty 23 2.2 HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN 24 2.2.1 Hình thức hoạt động 24 2.2.2 Định hướng phát triển công ty 26 2.3 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 28 2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý 28 2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban 29 2.3.3 Tình hình nhân cơng ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi 31 2.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY (2009-2011) 34 2.4.1 Phân tích kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009-2011 34 2.4.2 Phân tích doanh thu theo cấu sản phẩm dịch vụ 36 2.5 SẢN LƯỢNG VÀ DOANH THU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 38 2.6 SẢN LƯỢNG VÀ DOANH THU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 42 2.7 ĐỐI TƯỢNG KHÁCH HÀNG 45 2.7.1 Khách hàng thường xuyên 45 2.7.2 Khách hàng không thường xuyên 46 2.7.3 Khách hàng tiềm 46 2.8 THỊ TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 47 2.9 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH 48 2.10 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 48 2.10.1 Thuận lợi 48 2.10.2 Khó khăn 49 CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HỐ CON THOI 51 3.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 51 3.1.1 Quy trình giao nhận hàng hố xuất 51 3.1.1.1 Tìm kiếm khách hàng ký kết hợp đồng 52 GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI 3.1.1.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng 54 3.1.1.3 Thuê tàu, mượn container 56 3.1.1.4 Mở tờ khai Hải quan 57 3.1.1.5 Đưa hàng lên tàu 62 3.1.1.6 Lập hồ sơ gởi nhà nhập 62 3.1.1.7 Quyết toán 63 3.1.2 Quy trình giao nhận hàng hố nhập 64 3.1.2.1 Tìm kiếm khách hàng ký hợp đồng dịch vụ 64 3.1.2.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng 65 3.1.2.3 Quy trình nhận hàng hố nhập cơng ty cơng ty Con Thoi 69 3.1.2.4 Nhận hàng 78 3.1.2.5 Quyết tốn hồn trả hồ sơ cho khách hàng 80 3.2 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 81 3.2.1 Quy trình xử lý hàng văn phịng 81 3.2.2 Trình tự giao hàng xuất 82 3.2.2.1 Lưu cước với hãng hàng không với người giao nhận 82 3.2.2.2 Vận chuyển, đóng hàng giao hàng cho người chuyên chở 82 3.2.2.3 Lập Airway Bill (AWB) 83 3.2.2.4 Thông báo cho người nhận việc gởi hàng 83 3.2.3 Trình tự nhận hàng nhập 83 3.2.3.1 Nhận giấy tờ, chứng từ 84 3.2.3.2 Nhận hàng sân bay 84 3.2.3.3 Làm thủ tục Hải quan 84 3.2.3.4 Thanh toán 84 3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI 85 3.3.1 Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận đường biển 85 3.3.1.1 Giải pháp đầu tư, mở rộng hệ thống kho bãi 85 3.3.1.2 Kiến nghị việc trả tờ khai kiểm hoá chậm 86 3.3.1.3 Một số giải pháp – kiến nghị bổ sung 86 3.3.1.3.1 Giải pháp rút ngắn thời gian giao hàng 86 3.3.1.3.2 Giải pháp giảm phí dịch vụ hàng lẻ 88 GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI 3.3.1.3.3 Giải pháp nguồn nhân lực 89 3.3.1.3.4 Kiến nghị Nhà nước 89 3.3.2 Giải pháp mở rộng thị trường giao nhận hàng hố đường hàng khơng 90 KẾT LUẬN 93 GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI   DANH SÁCH THUẬT NGỮ  A/N – Arrival Notice (Giấy thông báo hàng đến)  AWB – Airway Bill (Vận đơn hàng không)  B/L – Bill of Lading (Vận tải đơn, Vận đơn đường biển)  Booking Note – (Giấy lưu cước, đặt chỗ)  C/O – Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ)  Cargo List – (Danh mục hàng hoá xuất khẩu)  Cargo plan – Sơ đồ xếp hàng  CBM – Cubic Metter (mét khối)  CFS – Container Freight Station (Kho gom hàng lẻ)  Closing Time – Thời gian quy định  Commercial Invoice – (Hoá đơn thương mại)  COR – Giấy chứng nhận hư hỏng  CY – Container Yard (Bãi chứa container cảng)  D/O – Delivery order (Lệnh giao hàng)  ETA – Estimated Time of Arrival (Ngày dự kiến tàu đến)  ETD – Estimate Time of Departure (Ngày khởi hành)  FCL – Full Container (hàng nguyên container)  FIATA – International Federation of Freight Forwarders Association (Liên đoàn hiệp hội giao nhận quốc tế)  Final Report – (báo cáo thức)  General Loading Report – Bản tổng kết xếp hàng lên tàu  HAWB – House Airway Bill (Vận đơn người gom hàng)  ICD – Inland Container Depot (Cảng thông quan nội địa)  L/C – Letter of Credit (Thư tín dụng)  LCL – Less Container (hàng lẻ)  LR – Letter of Reservation (Thư dự kháng)  MAWB – Master Airway bill (Vận đơn chủ)  MR – Mate's Receipt (Biên lai thuyền phó ) GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  mang D/O, tờ khai, phiếu rút ruột hay phiếu EIR trình Hải quan bãi để lý bãi Hải quan đóng dấu xác nhận lên D/O giữ lại (photo) + phiếu rút ruột Mang tờ khai, D/O đối chiếu, phiếu rút ruột trình cho Hải quan giám sát cổng để lý cổng Công chức Hải quan kiểm tra chứng từ đóng dấu, ký tên xác nhận vào “ ô số 34 ” tờ khai Hải quan  Đối với hàng lẻ Nhân viên giao nhận cầm D/O đến phịng thương vụ đóng tiền lao vụ in phiếu xuất kho (gồm liên) đồng thời xem hàng có bị lưu kho hay khơng Nếu có đóng phí lưu kho xuống kho nhận hàng Tại kho, trình tờ khai, D/O, phiếu xuất kho cho Hải quan giám sát kho Hải quan kho kiểm tra, ký xác nhận vào phiếu xuất kho, D/O lưu lại D/O Mang D/O, phiếu xuất kho trình cho chủ kho để nhận hàng Thủ kho vô sổ kho, ký xác nhận việc nhận hàng, cho xe nâng chở hàng khỏi kho Thủ kho kiểm tra hàng có đủ hay khơng giám sát việc cho hàng lên xe (theo số xe ghi phiếu xuất kho) Thủ kho đưa cho chủ hàng ký xác nhận nhận đủ hàng lưu lại phiếu xuất kho Tài xế chở hàng cổng để lý cổng Tại cổng, nhân viên giao nhận cầm D/O, tờ khai, phiếu xuất kho đến văn phòng Hải quan giám sát cổng để lý cổng Hải quan kiểm tra đối chiếu thơng tin có trùng khớp khơng đóng dấu ký tên “ số 34 ” tờ khai Hải quan chấp nhận cho hàng qua cổng, phiếu xuất kho giữ lại phiếu xuất kho, D/O Tài xế đưa tờ khai, D/O, phiếu xuất kho cho bảo vệ cổng kiểm tra chạy xe khỏi cổng chở hàng giao cho khách hàng Kết thúc trình giao nhận 3.1.2.5 Quyết tốn hồn trả hồ sơ cho khách hàng Sau giao hàng xong, trách nhiệm cuối nhân viên giao nhận lúc lập bảng giải chi, nêu rõ số tiền làm hàng mà nhân viên chi Tất khoản mục, hóa đơn, chứng từ lúc làm hàng, chi phí phát sinh thêm q trình làm hàng… - Lệ phí khai báo Hải quan - Chi phí xin giấy kiểm dịch thực vật - Chi phí thuê phương tiện vận tải - Tiền thuế GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   80 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  - Một số chi phí hợp lý khác Trưởng phịng giao nhận cơng ty Con Thoi xem xét giải chi, có điểm bất hợp lý tiến hành yêu cầu nhân viên giao nhận phải giải trình cụ thể, chấp nhận trưởng phịng ký tên đóng dấu xác nhận Nhân viên giao nhận phải giao lại toàn chứng từ hóa đơn đóng lệ phí hải quan, hóa đơn liên quan lúc làm hàng, tờ khai Hải quan Sau giải chi chuyển sang phịng kế toán, phận nhập liệu vào máy lập tốn chi phí làm hàng hóa đơn liên quan chuyển đến cho cơng ty khách hàng Đồng thời doanh nghiệp phải giữ lại photo để làm tài liệu cho hoạt động nghiên cứu thị trường, làm sở cho việc tranh chấp sau có lập biên bàn giao hồ sơ có chữ ký hai bên công ty Các chứng từ lưu trữ vịng năm Căn vào tốn chi phí giao nhận hàng hóa đơn, giấy tờ liên quan khách hàng toán khoản chi trình làm hàng kể chi phí dịch vụ dành cho cơng ty Con Thoi Quy trình giao nhận hàng hóa nhập xem kết thúc 3.2 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHƠNG 3.2.1 Quy trình xử lý hàng văn phòng Gởi nhận booking (request giá) với Airlines: Đối với lơ hàng nhỏ, nhân viên phịng kinh doanh tự phân tải định chọn Airline có giá chuyến nối tốt Đối với lô hàng lớn, hỗ trợ từ trưởng phòng Sau liên hệ đặt booking với hãng máy bay nhân viên kinh doanh phải gởi confirm booking chuyến nối cho khách hàng Các thông tin lô hàng khách hàng cung cấp cho nhân viên kinh doanh chuyển qua phòng chứng từ để phận làm chứng từ lưu file, theo dõi Đối với hàng nhập nhận pre-alert từ hãng đại lý nước phải thường xuyên theo dõi để kịp thời thông báo hàng đến cho khách hàng, tránh tình trạng để phí lưu kho   GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   81 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải  3.2.2 Trình tự giao hàng xuất Quy trình xử lý văn phịng Lưu cước với hãng hàng không với người giao nhận Vận chuyển, đóng hàng giao hàng cho người chuyên chở Lập Airway Bill (AWB) Thông báo cho người nhận việc gởi hàng Thanh toán Sơ đồ 3.6 - Quy trình giao hàng hố xuất đường hàng không công ty Con Thoi 3.2.2.1 Lưu cước với hãng hàng không với người giao nhận Công ty Con Thoi điền vào Booking Note theo mẫu hãng hàng không với nội dung như: tên người gởi, người nhận, bên thông báo; mô tả hàng hố: loại hàng, trọng lượng hàng, số lượng, thể tích; tên sân bay đi, tên sân bay đến; cước phí tốn… 3.2.2.2 Vận chuyển, đóng hàng giao hàng cho người chuyên chở - Chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho lô hàng - Lập phiếu cân hàng (Scaling Report) - Đóng gói, ghi ký mã hiệu, dán nhãn hiệu - Làm thủ tục Hải quan GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   82 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  - Giao hàng cho hãng hàng không 3.2.2.3 Lập Airway Bill (AWB) Sau hàng xếp vào pallet, igloo, hay container, cán giao nhận liên hệ với hãng hàng không để nhận Master AWB điền chi tiết vào Master AWB Công ty Con Thoi cung cấp cho khách hàng biên nhận vận chuyển hàng đường hàng không House AWB 3.2.2.4 Thông báo cho người nhận việc gởi hàng Công ty Con Thoi thông báo cho người nhận hàng đại lý nước ngồi để thơng báo cho khách hàng: số HAWB/ MAWB; người gởi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, tên sân bay đi, sân bay đến, ngày khởi hành (ETD), ngày dự kiến đến (ETA) đồng thời lập chứng từ toán toán khoản cần thiết 3.2.3 Trình tự nhận hàng nhập Cơng ty Con Thoi tiến hành nhận hàng vận chuyển đường hàng khơng theo bước sau: Quy trình xử lý văn phòng Nhận giấy tờ, chứng từ Nhận hàng sân bay Làm thủ tục Hải quan Thanh tốn Sơ đồ 3.7 - Quy trình nhận hàng nhập đường hàng không công ty Con Thoi GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   83 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  3.2.3.1 Nhận giấy tờ, chứng từ Sau nhận giấy báo hàng đến, công ty cử người đến hãng hàng không để nhận giấy tờ, chứng từ liên quan 3.2.3.2 Nhận hàng sân bay Nhân viên giao nhận công ty mang chứng minh thư giấy giới thiệu để nhận hàng sân bay Khi nhận hàng nhân viên giao nhận phải kiểm tra hàng hố, có hư hỏng, đổ vỡ phải lập biên giám định, có xác nhận kho để khiếu nại sau 3.2.3.3 Làm thủ tục Hải quan Trước làm thủ tục, phải đăng ký tờ khai Hồ sơ đăng ký làm thủ tục Hải quan bao gồm (thường đăng ký trước buổi): - Vận đơn hàng không (AWB) y original - Packing list - Commercial Invoice Sau xem xét hồ sơ, Hải quan tiến hành kiểm tra ký thông báo thuế 3.2.3.4 Thanh toán Thanh toán khoản liên quan đưa hàng khỏi sân bay theo quy định vận tải giao nhận hàng hoá xuất nhập Do sở hạ tầng trang thiết bị công ty Con Thoi như: văn phòng, kho hàng, phương tiện bốc dỡ, bảo quản lưu kho chưa đại nên công tác gom hàng, chuẩn bị kiểm tra hàng nhiều yếu kém, u cầu cơng ty phải có nguồn vốn đầu tư lớn, tài cơng ty hạn hẹp làm cho cơng ty gặp khó khăn việc nâng cao chất lượng dịch vụ Vì cơng ty cịn phải thơng qua cơng ty trung gian để thực khâu giao nhận hàng đường hàng không   GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   84 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HỐ CON THOI 3.3.1 Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận đường biển Qua thời gian thực tập, nghiên cứu tơi nhận thấy bước quy trình giao nhận hàng hố đường biển cơng ty Con Thoi bố trí hợp lý, phù hợp, thuận lợi cho việc giao nhận hàng hoá, thoả mãn nhu cầu dịch vụ khách hàng Tuy nhiên bên cạnh cịn số nhược điểm cần phải khắc phục Vì em xin có giải pháp kiến nghị sau đây: 3.3.1.1 Giải pháp đầu tư, mở rộng hệ thống kho bãi Hiện cơng ty q trình giao nhận công ty gặp phải vấn đề kho, bãi không đủ đáp ứng lượng hàng lớn mà sản lượng dịch công ty nhận ngày tăng lên Việc không chuẩn bị đầy đủ kho bãi làm quy trình giao hàng xuất hay nhận hàng nhập khách hàng bị gián đoạn Vì cơng ty nên nghiên cứu, triển khai vấn đề sau: - Khảo sát lượng hàng thực tế lên kế hoạch với lượng hàng ngày tăng cao cơng ty nên đầu tư thêm kho, bãi Diện tích kho, bãi để tiện dụng Vị trí kho bãi nằm đâu tiện cho đội xe công ty chuyển hàng từ kho khách hàng đến kho cơng ty để đóng hàng chuyển cảng, hay từ cảng đem kho công ty khách hàng chưa chuẩn bị kho bãi kịp thời để nhận hàng - Xem xét việc tăng thêm kho, bãi cơng ty có khả thực hay khơng, việc đầu tư thêm có khả thi hay không, tránh trường hợp đầu tư không tận dụng hết hiệu sử dụng kho, bãi, làm công ty tốn khoản chi phí lớn khơng cần thiết Kết mong đợi Cơng ty khơng tốn khoản chi phí lâu dài cho việc thuê, mượn kho bãi Trong trường hợp hàng nhập vể mà khách hàng chưa hay khơng có có kho chứa hàng, hay trường hợp hàng xuất đem đến kho cơng ty để đóng vào container, cơng ty phải chuẩn bị kho bãi kịp thời Từ cơng ty khơng tốn thêm chi phí thuê kho, bãi, phí dịch khách hàng khơng bị tăng lên, uy tín làm việc GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   85 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  công ty nâng cao, quan trọng quy trình giao nhận cơng ty suôn sẻ, không ảnh hưởng đến bước 3.3.1.2 Kiến nghị việc trả tờ khai kiểm hố chậm Trong quy trình giao nhận bước chờ Hải quan trả tờ khai thường lâu Vì từ cơng đoạn mở tờ khai Hải quan trả tờ khai phải trả quan nhiều công đoạn như: nhân viên Hải quan tiếp nhận hồ sơ, cán Hải quan kiểm tra, duyệt , tính thuế… Vì Nhà nước nên có biện pháp rút ngắn thời cơng đoạn, gom nhiều bước khâu lại với tránh tình trạng phải thơng qua nhiều cán Hải quan duyệt lệnh gây thời gian, bên cạnh cán bộ, nhân viên Hải quan phải có liên kết chặt chẽ để giải hồ sơ nhanh chóng, trả tờ khai cho nhân viên giao nhận thực công đoạn lô hàng Một vài trường hợp lô hàng công ty nằm chờ ngày chưa kiểm hố cán Hải quan họp, hay lượng hàng kiểm hoá tải…Vì Nhà nước nên có sách hỗ trợ, bổ sung lượng cán kiểm hoá Hải quan, giảm bớt lượng công việc họ bị chi phối việc phải giải số vấn đề khác Với hệ thống máy soi kiểm hoá phần Nhà Nước nên hỗ trợ nâng cấp để kiểm hố tồn phần lưmột cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chi phí cho doanh nghiệp Và ngồi lượng hàng hố ngày tăng nên nên có sách bổ sung thêm, tránh trường hợp có máy so bị hư phải chuyển qua kiếm hố tay nhân viên giao nhận công ty phải xuống kho cảng lo cho lô hàng để nhân viên Hải quan trực tiếp kiểm hố Với kiến nghị tơi hy vọng giải vấn đề trả tờ khai lâu, hàng kiểm hoá chậm kéo dài thời gian giao nhận hàng hoá, tránh tốn thêm nhiều chi phí phát sinh cho cơng ty giảm bớt phí dịch vụ cho khách hàng 3.3.1.3 Một số giải pháp – kiến nghị bổ sung Ngoài thực tế cịn số yếu tố bên ngồi bên nội cơng ty ảnh hưởng đến quy trình giao nhận Vì để quy trình giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập đường biển công ty Con Thoi thực suôn sẻ, trôi chảy hơn, em xin đưa số giải pháp kiến nghị bổ sung sau đây: 3.3.1.3.1 Giải pháp rút ngắn thời gian giao hàng GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   86 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  Cách thức thực Công ty cần phải giải số vấn đề: - Không ngừng khẳng định, nâng cao thượng hiệu dịch vụ Shuttle cách: nâng cao chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ, kỹ giao tiếp nhân viên, tham gia, phấn đấu đạt thành tích hoạt động ngành, tổ chức lĩnh vực logistic… - Tập trung nghiệp vụ chứng từ: nhân viên chứng từ phải nắm rõ vấn đề chứng từ, lô hàng cần giao nhận, hiểu rõ làm lô hàng xuất, hay hàng nhập cần phải chuẩn bị chứng từ gì, nắm rõ thông tư, thuế suất… - Tập trung bồi dưỡng nghiệp vụ giao nhận: có trình độ bản, tạo điều kiện để nhân viên giao nhận tham gia lớp đào tạo, huấn luyện kỹ giao nhận, buổi hội thảo logistic ngành công ty giao nhận tổ chức hàng năm - Ngoài phận chứng từ giao nhận cần phải có mối liên hệ chặt chẽ, nắm rõ thơng tin, vấn đề lơ hàng, tránh tình trạng khơng ăn khớp chứng từ hồn thành mà giao nhận khơng thực hiện, hay giao nhận gặp rắc rối chứng từ sai sót,… - Về vấn đề phương tiện vận tải công ty Shuttle nên xem xét đầu tư thêm đầu kéo container số lượng đầu kéo không đủ đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng Chỉnh đốn lại đội hình xe, đào tạo nhân viên quản lý đội xe chuyên nghiệp, đầy đủ trình độ để phân bổ, điều động, xếp lịch chuyên chở hàng hoá hợp lý - Móc nối mối quan hệ, nhân viên giao nhận phải biết cách xã giao tốt, tạo mối quan hệ mật thiết với cán bộ, nhân viên Hải quan Kết mong đợi Thông qua phát triển thương hiệu, cơng ty biết đến nhiều hơn, có nhiều tín nhiệm từ Hải quan, tính hàng hàng hoá nâng cao hơn, hàng hố kiểm hố dễ dàng, thơng quan nhanh chóng Nhân viên shuttle trang bị đầy đủ trình độ, nghiệp vụ để giải thủ tục quy trình Bộ phận chứng từ phận giao nhận phối hợp với xử lý vấn đề cơng ty gặp phải giao nhận Ngồi ra, việc trang bị thêm GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   87 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  đầu kéo container, phân bổ đội hình xe tránh tình trạng hàng phải nằm chờ phương tiện vận tải hay đầu kéo Một vấn đề giải q trình giao nhận khơng hao tốn thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, thêu phương tiện vận tải không cần thiết rút ngắn thời gian gao nhận hàng Và bước quy trình thực liên tục, trôi chảy không vướng mắt tốc độ giao nhận hàng tăng, giảm số chi phí phát sinh khơng cần thiết, tạo lòng tin khách hàng 3.3.1.3.2 Giải pháp giảm phí dịch vụ hàng lẻ Cách thức thực - Trong q trình tham khảo giá, cơng ty khơng nghiên cứu giá dịch vụ công ty Logistic lớn (Maerskline, NYK…) mà nên tham khảo giá cơng ty Logistic trung bình, nhỏ (Blue Ocean, công ty TNHH Vô Cực…) - Tập trung tìm hiểu nhu cầu khách hàng: nhu cầu chất lượng dịch vụ, phí dịch vụ, chế độ ưu đãi, khuyến khách hàng thường xuyên, lâu năm, hay chiết khấu lơ hàng có khối lượng lớn,… - Xem xét cơng ty giảm mức giá dịch vụ hàng lẻ xuống :  Từ 900.000đồng xuống 800.000 đồng với mức - cbm  Từ 1.200.000 đồng xuống 1.000.000 đồng với mức - 10 cbm  Từ 1.500.000 đồng xuống 1.300.000 đồng với mức >10 cbm - Kiểm tra xem với phí dịch vụ giao nhận giảm xuống cơng ty trang trải tất chi phí về: nhân lực, máy móc, thiết bị, mặt - Giảm bớt chi phí khơng cần thiết: th thêm phương tiện vận tải, đầu kéo khơng xếp tốt đội xe, phí lưu kho, lưu bãi kéo dài thời gian làm hàng, số chi phí phát sinh… Kết mong đợi Cơng ty đưa mức giá khả thi vừa hợp lý không ảnh hưởng đến doanh thu, vừa làm hài lòng khách hàng Từ uy tín cơng ty nâng cao thu hút nhiều khách hàng nước tìm đến dịch vụ với mức giá tốt nhất, tăng số lượng dịch vụ doanh thu cho Shuttle GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   88 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  3.3.1.3.3 Giải pháp nguồn nhân lực Ngoài giải pháp tốc độ giao nhận phí dịch vụ Shuttle cần phải có giải pháp nhân lực: Cách thức thực - Với lượng công việc ngày lớn, mà số lượng nhân viên chưa đáp ứng đủ u cầu, cơng ty nên tiến hành tuyển dụng đào tạo thêm nhân viên chứng từ - Trình độ nhân viên Shuttle tốt với 6% đại học, 30% đại học, 46% cao đẳng, nên đội ngũ nhân viên công ty không cần cải thiện mà cần giữ vững phát huy trình độ nghiệp vụ - Tuy có tới 60% khách hàng hài lịng với thái độ nhiệt tình nhân viên có tới 30% khách hàng khơng hài lịng với trách nhiệm đội xe Vì cơng ty nên có lớp huấn luyện nâng cao ý thức, trách nhiệm đội xe, kỹ giao tiếp, hỗ trợ cơng tác bốc dỡ hàng q trình giao nhận - Ngồi cơng ty nên có chế độ ưu đãi lương thưởng hợp lý, bảo hiểm xã hội, tuỳ theo chức vụ, trách nhiệm nhân viên hưởng chiết khấu hoa hồng từ 1%-3%/ hợp đồng, tổ chức cho nhân viên du lịch, nghỉ ngơi vào dịp lễ, tết Kết mong đợi - Việc tuyển dụng thêm nhân viên chứng từ để chia sẻ lượng công việc, giảm áp lực cho hai nhân viên - Qua việc ý thức, trách nhiệm đội xe khắc phục nâng cao tạo nên tảng thuận lợi cho việc giao tiếp với Hải quan, khách hàng góp phần cho quy trình giao nhận sn sẻ nhanh chóng - Từ chế độ đãi ngộ khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên, thu hút giữ chân nhân tài, hết tạo gắn bó nhân viên để phối hợp hoàn thành tốt quy trình giao nhận hàng hố Shuttle 3.3.1.3.4 Kiến nghị Nhà nước Trong xu toàn cầu hoá với cam kết mở cửa thị trưởng giao nhận đặt doanh nghiệp giao nhận đứng trước thách thức cạnh tranh gay gắt Vì Nhà nước cần có biện pháp sách đồng bộ, phù GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   89 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải  hợp với điều kiện phát triển nước tập quán thương mại quốc tế để giúp doanh nghiệp đứng vững thị trường Để hỗ trợ cơng ty củng hồn thiện dịch vụ giao nhận hàng hố cơng ty Con Thoi xin đề số kiến nghị: - Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập nói riêng cơng ty hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hố nói chung Mở rộng ngoại giao với nước để việc giao thương dễ dàng, thuận tiện hơn, đặc biệt nước có tiềm trao đổi hàng hố lớn như: Châu Âu, Mỹ, Nhật Bản… Đồng thời qua Nhà nước thu nguồn ngân sách lớn thông qua việc thu thuế xuất nhập - Đầu tư, nâng cao sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động xuất nhập như: mở rộng nâng cấp hệ thống cảng biển, đường xá, trang bị máy móc, thiết bị cơng nghệ cao,… tránh tình trạng q tải gây thiệt hại kinh tế giảm uy tín doanh nghiệp - Đối với thủ tục thông quan, Nhà nước cần đưa sách phù hợp, rút ngắn thời gian thông quan Những giấy tờ cần duyệt qua Bộ thông tư cần phải từ – 10 ngày, loại giấy chứng nhận, giấy kiểm dịch động thực vật… Nhà nước cần xem xét rút ngắn thời gian duyệt lệnh hay không để tránh thêm thời gian, chi phí phát sinh cho việc kéo dài thời gian thơng quan quy trình giao nhận Đối với hàng lạnh thủ tục giấy tờ giải sớm tốt để tránh tình trạng hàng bị hư hỏng gây thiệt hại đáng tiếc cho doanh nghiệp chủ hàng Việc kéo dài thông quan lô hàng ảnh hưởng đến doanh nghiệp, chủ hàng mà ảnh hưởng đến người mua hàng khơng kịp thời gian cung cấp cấp hàng cho khách hàng người mua, gây thiệt hại đáng kể 3.3.2 Giải pháp mở rộng thị trường giao nhận hàng hố đường hàng khơng Đối với quy trình giao nhận hàng hố đường hàng khơng công ty Con Thoi, bước thực quy trình đơn giản khơng có vấn đề cần đưa giải pháp thời điểm GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   90 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải  Tuy nhiên quy trình giao nhận đường hàng khơng tốt công ty hoạt động chủ yếu thông qua forwarder, nên xin đề xuất giải pháp mở rộng thị trường hàng giao nhận đường hàng không sách ưu đãi với khách hàng nhằm thu hút khách hàng, nâng câng cao sản lượng dịch vụ Cách thức thực Trong tương lai để mở rộng thị trường giao nhận hàng không, công ty Con Thoi cần quan hệ chặt chẽ với đối tác thực vấn đề sau: - Công ty cần phải quảng bá, nâng cao thương hiệu thông qua việc tham dự hội thảo ngành logistic, tài trợ cho chương trình từ thiện, hoạt động xã hội… - Giữ vững khách hàng cách: quan tâm đến yêu cầu khách hàng, thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng để nắm bắt thơng tin, phản hồi từ khách hàng để từ đưa sách hợp lý khách hàng: giải quyết, phản hồi vấn đề rắc rối, thắc mắc từ khách hàng, tiếp thu ý kiến đóng góp, yêu cầu từ khách hàng, tạo cho khách hàng có cảm giác họ ln cơng ty quan tâm cung cấp dịch vụ giao nhận với chất lượng tốt nhất, chi phí hợp lý Ngồi cơng ty cần có sách ưu đãi, chiết khấu %, tặng quà vào dịp lễ, tết cho khách hàng - Tìm kiếm khách hàng cách:  Cần thiết lập mối quan hệ với hãng hàng khơng, đại lý ngồi nước để tìm kiếm khách hàng  Thông qua khách hàng cũ để tìm thêm khách hàng cho cơng ty  Thường xun cập nhật thơng tin qua báo chí, internet, điện thoại, … để tìm kiếm thêm khách hàng  Gởi vé mời tham dự buổi hội thảo cơng ty để khách hàng tham gia hiểu sâu dịch vụ mà cơng ty cung cấp cho họ - Liên kết chặt chẽ với tập đồn vận tải, cơng ty giao nhận nước để chủ động nhận nhiều hợp đồng thông qua việc họ bán cước tuyến đường vận chuyển hàng không với giá cước hợp lý ổn định GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   91 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải  - Liên kết chặt chẽ với công ty giao nhận hãng tàu nước để khai thác hiệu tối đa nguồn gom hàng lẻ cho công ty Kết mong đợi Cơng ty mở rộng thêm thị trường dịch vụ giao nhận hàng hoá đường hàng khơng, nâng cao uy tín, thương hiệu cơng ty Ngồi khách hàng cịn biết đến cơng ty thơng qua dịch vụ giao nhận hàng không, thu hút lượng khách hàng đông hơn, sản lượng dịch vụ tăng lên đem lại nguồn doanh thu lớn cho công ty GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   92 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI Chương 3: Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải  KẾT LUẬN Trong năm vừa qua, ngành xuất nhập nước ta ngày phát triển mạnh mẽ, với phát triển gia tăng nhiều doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận xuất nhập với nhiều quy mô khác Mặc dù gặp nhiều khó khăn vốn, phương tiện, nhân lực … doanh nghiệp dần khắc phục khẳng định vị Trong suốt trình thành lập phát triển mình, nghiệp vụ xuất nhập ln ban lãnh đạo quan tâm đầu tư mức nhằm nâng cao vị cạnh tranh công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi, bước hồn thiện cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh, gặt hái thành công thị trường hội phát triển đặt trước mắt Trong bối cảnh tồn cầu hóa nay, đặc biệt Việt Nam gia nhập mái nhà chung giới WTO, tạo nhiều hội thách thức cho cơng ty Cơ hội thị trường rộng mở với cạnh tranh bình đẳng, thuế quan luật pháp thơng thống Thách thức môi trường cạnh tranh ngày gay gắt hơn, yêu cầu khách hàng cao hơn, tụt hậu diễn nhanh khơng có đổi kịp thời Chính vậy, để đứng vững cạnh tranh tốt công ty phải xem xét yếu tố ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ mình, ngun nhân cơng ty bị khách hàng Qua đó, cơng ty đề chiến lược, phương thức kinh doanh hiệu Nhờ hướng dẫn, cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn người phịng ban cơng ty tơi hồn thành khố luận tốt nghiệp Tuy nhiên, q trình làm khơng tránh khỏi sai sót Tơi mong thầy cơng ty góp ý để khố luận tơi hồn thiện Hy vọng khố luận phần cung cấp thông tin hữu ích đóng góp số ý tưởng việc hồn thiện quy trình giao nhận vận tải cơng ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi nói riêng hoạt động giao nhận vận tải cơng ty Việt Nam nói chung GVHD: THS PHẠM THỊ KIM DUNG   93 SVTH: NGUYỄN ĐỨC LAN NHI TÀI LIỆU THAM KHẢO  Báo cáo tổng kết năm 2009-2011, Cơng ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi TS Triệu Hồng Cẩm: “ Vận Tải Quốc Tế Bảo Hiểm Vận Tải Quốc Tế” (2009 - NXB Văn Hóa Sài Gịn) Hà Thị Ngọc Oanh : “ Giáo Trình Kỹ Thuật Kinh Doanh Thương Mại Quốc Tế” (2009 - NXB Thống Kê) GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân: “ Kỹ Thuật Nghiệp Vụ Ngoại Thương” (2006NXB Thống Kê) PGS.TS Đinh Ngọc Viện: “Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế” (2002 NXB Giao Thơng Vận Tải) Minh Vương: “ Thách thức ngành vận tải biển năm 2012”, 06/03/2012, www.thuongmai.vn/thuong-mai-quoc-te/logistics-viet-nam/91996-thachthuc-cua-nganh-van-tai-bien-nam-2012-.html Phạm Quang Trung: “Bộ máy quản lý doanh nghiệp”, 02/08/2012, http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/bao-cao-thuc-tap-bo-may-quan-ly-doanhnghiep-.1221643.html “ Giao nhận hàng hoá đường biển”, http://www.lfb.vn/thuong-mai-quocte/304-giao-nhan-hang-hoa-bang-duong-bien.html Nguyên Hương: “Thị trường dịch vụ Logistics Việt Nam: Cơ hội thách thức”, 09/03/2012, http://www.tinkinhte.com/cong-nghiep/van-tai-giao-nhankho-bai/thi-truong-dich-vu-logistics-viet-nam-co-hoi-va-thach-thuc.nd5dt.150805.136243.html ... 49 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI 51 3.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 51 3.1.1 Quy trình giao nhận hàng hố xuất... THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HỐ CON THOI - Thực trạng giao nhận vận tải biển - Thực trạng giao nhận vận tải hàng không - Cơ sở vấn đề cần hoàn thiện quy trình giao. .. hiểu quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập cơng ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi Phân tích đánh giá nhằm hồn thiện quy trình giao nhận vận tải đường biển hàng không công ty TNHH dịch vụ hàng