Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, kết hợp đồng thời việc quản lý theo chiều dọc và chiều ngang, giúp cho việc quản lý không bị trở ngại, chồng chéo, tạo được mối quan hệ gắn bó giữa các phòng ban trong tổ chức. Theo sơ đồ này Giám Đốc được sự hỗ trợ, giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh để có hướng đi đúng đắn và chính xác hơn. Từ đó những quyết định từ Giám Đốc sẽ được triển khai thực hiện nhanh chóng, đảm bảo cơng việc luôn được thực hiện liên tục, nhất quán và rõ ràng, giúp việc kinh doanh của công ty phát triển hiệu quả hơn.
Giám đốc P. kỹ thuật Phó giám đốc Phó giám đốc Chuyển phát nhanh P. Mar P.dịch vụ khách hàng P. nhân sự P.xuất nhập khẩu P.kế toán Bp kinh doanh Bp giao nhận Bp chứng từ Bp kinh doanh Bp giao nhận Kế tốn cơng nợ Kế tốn cơng nợ chuyển phát nhanh Kế toán công nợ XNK
2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban
Giám Đốc
Giữ vai trò điều hành, chịu trách nhiệm chung cho toàn hoạt động của công ty trước Hội đồng thành viên và Pháp luật hiện hành, là người đại diện pháp nhân của cơng ty trước Pháp Luật.
Phó Giám Đốc
Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của công ty, khai thác nguồn hàng ngoài thị trường. Xây dựng và tổ chức điều hành kế hoạch sản xuất, thực hiện hoàn thành kế hoạch của cơng ty giao, đồng thời hồn thành kế hoạch đã đề ra, đảm bảo lợi nhuận và vốn đầu tư của cơng ty. Ngồi ra, khi Giám Đốc đi vắng sẽ uỷ quyền bàn giao trách nhiệm cho Phó Giám Đốc để giải quyết tất cả các vấn đề của cơng ty.
Phịng kế toán
- Tổ chức thực hiện hoạch toán kế tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơng ty. Lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán, ghi sổ các khoản chi thu… theo quy định của Nhà Nước và của công ty.
- Lập báo cáo kế tốn, thống kê phản ánh các số liệu tài chính thơng qua các hoạt động phát sinh trong công ty một cách minh bạch, rõ ràng, chính xác.
- Lập hóa đơn địi tiền, kiểm tra, giám sát, xác nhận việc thanh toán của khách hàng và xác nhận đã nhận được tiền.
- Thực hiện theo các chính sách, quy định về nghiệp vụ kế toán của Nhà Nước và của cơng ty.
- Trích nộp các tài khoản phải nộp cho Nhà Nước đúng, đủ và kịp thời hạn, theo dõi công nợ phải thu, phải trả một cách chặt chẽ để cân đối thu chi và lợi nhuận của cơng ty.
- Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh trình lên Giám Đốc.
Phịng hành chính – nhân sự
- Thực hiện các chức năng hành chính văn phịng, hỗ trợ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ.
- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc và tập hợp báo cáo về mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thực hiện công tác văn thư bảo mật trong văn phòng, nhận, phân loại và lưu trữ các văn bản đến. Tra cứu, trích, sao lưu các văn bản, tài liệu.
- Quản lý, sử dụng tốt nguồn nhân lực và cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chun mơn và giải quyết các thắc mắc cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự. Đảm bảo các quyền lợi mà người lao động được hưởng như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác.
- Xây dựng định mức lao động, hình thức trả lương, phương pháp tính cho các bộ phận của cơng ty.
Phịng xuất nhập khẩu
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tiếp xúc, gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng email giao dịch với khách hàng, cung cấp thông tin, báo giá cước vận chuyển cho khách hàng. Liên hệ với các hãng tàu, đối tác, nhà cung cấp để chào giá cước dịch vụ, xác định khả năng cung ứng dịch vụ, chuẩn bị mọi thủ tục để Giám Đốc ký hợp đồng kinh tế.
Bộ phận giao nhận
Chịu trách nhiệm lấy hàng từ khách hàng giao cho người cung cấp. Đảm bảo sao cho lô hàng đi đúng thời gian, địa điểm một cách chính xác, kịp thời mà vẫn đảm bảo được sự an tồn cho lơ hàng như đủ trọng lượng, chất lượng bao bì,… Nếu hàng là chứng từ thì mọi thơng tin bên trong phải đảm bảo khơng lộ ra bên ngồi. Thực hiện các hoạt động thuộc lĩnh vực giao nhận trong quy trình giao nhận vận tải của cơng ty.
Bộ phận chứng từ
Lưu trữ thông tin về khách hàng, lô hàng. Làm các chứng từ liên quan đến hàng đi, hàng đến như nhập Bill từ nhà cung cấp (Master Bill) và phát hành Bill cho
khách hàng (House Bill). Thực hiện các hoạt động thuộc lĩnh vực chứng từ trong quy trình giao nhận vận tải của cơng ty.
Phịng chuyển phát nhanh
Bộ phận kinh doanh chuyển phát nhanh (Express Sales)
Các nhân viên sales có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới để nâng cao doanh thu và lợi nhuận. Đồng thời các nhân viên phải giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Tìm đối tác, các nhà cung cấp từ đó đưa ra bảng giá tốt nhất trình Giám Đốc phê duyệt. Nhân viên kinh doanh còn cập nhật kết quả kinh doanh của cơng ty và có trách nhiệm báo cáo với trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Bộ phận giao nhận chuyển phát nhanh
Nhận thông tin về lô hàng phát sinh từ bộ phận kinh doanh và chịu trách nhiệm lấy hàng từ khách hàng và giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ. Đảm bảo sao cho lô hàng đi đúng thời gian, địa điểm một cách chính xác kịp thời mà vẫn đảm bảo sự an tồn cho lơ hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng
Tiếp nhận thơng tin từ khách hàng, chuyển lại cho các bộ phận liên quan. Giải quyết các vấn đề liên quan đến lơ hàng, từ đó truyền đạt thơng tin liên quan về lơ hàng cho khách hàng.
Phịng kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ tham mưu cho Giám Đốc, phối họp với các phòng ban các lĩnh vực: thiết bị, máy móc, trình duyệt, hệ thống mạng, điện thoại… Đảm bảo cho các vấn đề này luôn hoạt động tốt để hỗ trợ cho các phòng ban của cả cơng ty. Ngồi ra, phịng kỹ thuật còn chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu, quản lý trang thiết bị, tài sản cơng ty giao.
2.3.3 Tình hình nhân sự tại cơng ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi
Từ năm 2004, sau khi nhận quyết định thành lập công ty, cơng ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi chỉ có 7 cán bộ nhân viên. Đến nay quy mô công ty ngày càng rộng lớn, tổng số cán bộ cơng nhân viên là 50 người, trong đó cấp quản lý là 12 người chiếm 24%, nhân viên các phòng ban và bộ phận là 38 người chiếm 76%.
Do tính chất đặc thù về chức năng và nhiệm vụ của công ty nên công ty phải đảm bảo đội ngũ lao động trên 35% có trình độ đại học. Cơ cấu lao động của công ty như sau:
Cán bộ có trình độ đại học có chuyên ngành ngoại thương: 12 người
Cán bộ có trình độ đại học các chuyên ngành khác: 9 người
Cán bộ có trình độ cao đẳng: 21 người
Cán bộ có trình độ trung cấp: 6 người
Lao động phổ thông: 2 người
(Nguồn: phịng hành chính cơng ty TNHH dịch hàng hóa Con Thoi)
Phịng ban Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 So sánh 10/09 11/10 Ban giám đốc 3 3 3 0 0 Phòng xuất nhập khẩu 5 7 9 2 2 Phịng kế tốn 3 5 5 2 0 Phòng nhân sự 3 3 4 0 1 Phòng chứng từ 2 3 3 1 0 Phòng chuyển phát nhanh 2 5 9 3 4
Nhân viên giao nhận 3 8 12 5 4
Phòng dịch vụ khách hàng 1 2 2 1 0
Phòng IT 2 2 2 0 0
TỔNG CỘNG 24 38 50 14 12
( Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự)
Bảng 2.2 - Tình hình phân bố lao động tại công ty (2009- 2011)
Qua bảng số liệu cho thấy nguồn nhân lực của cơng ty có hơn 50 nhân viên và số lượng lao động không ngừng gia tăng qua các năm để phục vụ cho mục tiêu mở rộng thị trường của công ty trong tương lai. Với số lượng nhân viên không ngừng gia tăng chứng tỏ sự phát triển đáng kể của công ty, do số lượng dịch vụ của công ty cung cấp tăng lên nhiều nên công ty phải gia tăng số lượng lao động để có thể cung cấp dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Trình độ
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Trên đại học 3 12,5% 3 7,9% 3 6,0% Đại học 8 33,3% 12 31,6% 18 30,0% Cao đẳng 13 54,2% 18 47,4% 21 46,0% Trung cấp 2 5,3% 6 8,0% THPT 3 7,9% 2 10,0% Tổng cộng 24 100,0% 38 100% 50 100,0% Kinh nghiệm Trên 5 năm 4 16,7% 8 21,1% 15 30,0% Từ 3-5 năm 14 58,3% 23 60,5% 31 62,0% Từ 1-3 năm 6 25,0% 7 18,4% 4 8,0% Tổng cộng 24 100,0% 38 100,0% 50 100,0% ( Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự)
Bảng 2.3 - Trình độ và số năm kinh nghiệm của nhân sự trong công ty ( 2009- 2011)
Công ty Con Thoi kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải nên phần lớn lao động có trình độ từ Cao đẳng trở lên. Trưởng các phòng ban cũng như nhân viên làm việc ở bộ phận chứng từ trong phòng xuất nhập khẩu là những người có trình độ đại học hoặc trên đại học. Đối với nhân viên giao nhận, chuyển phát nhanh do tính chất cơng việc đơn giản, khơng địi hỏi nhiều nghiệp vụ nên công ty tuyển chủ yếu là lao động trung cấp hoặc tốt nghiệp phổ thông. Với nguồn nhân lực có kinh nghiệm và trình độ đã giúp cho công việc trong công ty diễn ra trôi chảy, thuận lợi và hiệu quả hơn. Để có được điều này công ty đã phải rất quan tâm đến trình độ nguồn nhân lực đầu vào, cơng tác tuyển chọn nhân viên dựa trên tiêu chí tính chất cơng việc mà ứng viên phải làm để tuyển chọn một cách chính xác, phù hợp với vị trí cơng việc nhằm đem lại hiệu quả làm việc tối đa.
Nhân viên kinh doanh thường xuyên được đào tạo, bổ trợ thêm các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tư vấn, thuyết phục khách hàng, thường xuyên liên lạc, thiết lập
mối quan hệ với khách hàng với thái độ ân cần chu đáo,… thông qua các buổi họp định kỳ hàng tuần, các nhân viên này được hỗ trợ về những khó khăn, các tình huống đặc biệt mà mỗi nhân viên gặp phải sẽ được đưa ra thảo luận, cùng nhau giải quyết.
Nhân viên giao nhận, vận chuyển thường xun có các cuộc họp với trưởng phịng giao nhận để hỗ trợ cũng như nâng cao ý thức của mỗi nhân viên.
Nhân viên chứng từ và nhân viên khai thuế Hải quan của công ty là những người có hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương, hàng hải… được công ty tuyển dụng kỹ càng và thường được công ty đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức nghiệp vụ, và công ty luôn cập nhật những văn bản Pháp Luật ngoại thương mới để giúp cho nhân viên của công ty thuận tiện hơn trong công việc.
Trong thực tế, nhân viên công ty chưa chủ động, nhiệt tình trong cơng việc, chưa sẵn sàng làm thêm giờ. Công ty vẫn chưa khai thác hiệu quả năng lực làm việc của nhân viên, chưa có chính sách hiệu quả về ưu đãi, bồi dưỡng để giữ nhân viên giỏi, công tác tuyển dụng nhân viên chủ yếu thực hiện đại trà, việc đào tạo huấn luyện nhân viên mới chưa thực hiện tốt. Mặt khác, do phương pháp quản lý của công ty chưa hiệu quả dẫn đến việc chưa có sự gắn kết một cách chặt chẽ thành một khối thống nhất mọi hoạt động trong cơng ty, vẫn cịn sự tách biệt giữa các phòng Sales, phòng xuất nhập khẩu và phòng chuyển phát nhanh.
2.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA CƠNG TY (2009-2011) 2.4.1 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009-2011 2.4.1 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009-2011
Chỉ tiêu Năm 2009 2010 2011 Doanh thu 40.193.442 42.487.718 45.986.898 Chi phí : Chi phí giá vốn Chi phí hoạt động Chi phí quản lý 38.090.130 35.677.618 1.142.190 1.270.322 39.408.082 36.922.027 1.129.259 1.356.796 42.487.250 39.697.720 1.217.616 1.571.914 ( Nguồn: Phòng kế tốn tài chính)
Biểu đồ 2.1 - Biểu đồ so sánh doanh thu và chi phí của cơng ty Con Thoi (2009-2011)
Chi tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Tốc độ phát triển (%) 10/09 11/10 Tổng doanh thu 40.193.339 42.487.718 45.986.898 105,71 108,24
Tổng chi phí 38.090.130 39.408.082 42.487.250 101,86 107,81
Lợi nhuận trước
thuế 2.103.209 3.079.636 3.499.648 146,43 113,64
Thuế thu nhập DN 525.802 769.909 874.912 146,43 113,64
Lợi nhuận sau thuế 1.577.407 2.309.727 2.624.736 146,43 113,64
(Nguồn: báo cáo tài chính cơng ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi)
Bảng 2.5 - Báo cáo tài chính cơng ty TNHH dịch vụ hàng hóa Con Thoi
Về doanh thu
Qua bảng số liệu ta thấy, doanh thu của công ty qua các năm 2009, 2010, 2011 liên tục tăng. Năm 2010 tăng 5,71% so với năm 2009, đến năm 2011 tiếp tục tăng 8,24% so với năm 2010. Doanh thu công ty tăng qua các năm là do cơng ty liên
0 10000000 20000000 30000000 40000000 50000000 60000000 2009 2010 2011 Doanh thu Chi phí
tục có thêm nhiều đối tác mới. Cụ thể là từ 15 khách hàng thân thiết năm 2010 lên đến 40 khách hàng thân thiết năm 2011, chưa kể đến lượt khách hàng vãng lai, khách hàng nhỏ lẻ. Bình quân hàng tháng có khoảng trên 50 lượt khách hàng. Cơng ty có được những thành tích trên là nhờ hoạt động tích cực hiệu quả của đội ngũ nhân viên đã tạo dựng uy tín và mối quan hệ tốt với khách hàng, làm cho công ty trở thành địa chỉ đầu tiên mà khách hàng nghĩ đến khi họ có nhu cầu về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Về chi phí
Trong những năm vừa qua đặc biệt là hai năm 2010 - 2011 công ty đã nỗ lực tiết kiệm chi phí nhằm đối phó với những tác động của cuộc khùng hoảng kinh tế thế giới. Tuy nhiên chi phí vẫn tăng, cụ thể là năm 2010 tăng 1,86% so với năm 2009 và năm 2011 tiếp tục tăng 7,81%. Nguyên nhân là do công ty tăng cường đầu tư trang thiết bị, máy móc cũng như đầu tư tuyển dụng nhân viên giỏi. Bên cạnh đó cơng ty cũng đầu tư một lượng lớn về việc mở rộng văn phòng.
Về lợi nhuận
Chi phí hoạt động kinh doanh tăng qua các năm, tuy nhiên tốc độ tăng doanh thu nhanh hơn tăng chi phí, chính vì vậy lợi nhuận của năm sau luôn cao hơn năm trước. Lợi nhuận năm 2010 tăng 53,65% so với năm 2009, năm 2011 lợi nhuận tiếp tục tăng 13,64% so với năm 2010. Tuy nhiên ta thấy rằng lợi nhuận năm 2011 chậm hơn so với năm 2010, bởi vì thời điểm 2010-2011 là thời kỳ có nhiều biến động của kinh tế thế giới diễn ra làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của công ty như: giá cả bất ổn, những ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới…vì vậy doanh thu và lợi nhuận của công ty đều bị ảnh hưởng. Đến nửa cuối năm 2011, tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty được cải thiện dần.
2.4.2 Phân tích doanh thu theo cơ cấu sản phẩm dịch vụ
Với chỉ tiêu và định hướng không ngừng phát triển công ty Con Thoi từ khi thành lập cho đến nay qua 7 năm công ty đã và đang cung cấp 4 loại hình dịch vụ