CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU
2.3 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban
Giám Đốc
Giữ vai trò điều hành, chịu trách nhiệm chung cho tồn hoạt động của cơng ty trước Hội đồng thành viên và Pháp luật hiện hành, là người đại diện pháp nhân của công ty trước Pháp Luật.
Phó Giám Đốc
Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của công ty, khai thác nguồn hàng ngoài thị trường. Xây dựng và tổ chức điều hành kế hoạch sản xuất, thực hiện hoàn thành kế hoạch của cơng ty giao, đồng thời hồn thành kế hoạch đã đề ra, đảm bảo lợi nhuận và vốn đầu tư của cơng ty. Ngồi ra, khi Giám Đốc đi vắng sẽ uỷ quyền bàn giao trách nhiệm cho Phó Giám Đốc để giải quyết tất cả các vấn đề của cơng ty.
Phịng kế tốn
- Tổ chức thực hiện hoạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán, ghi sổ các khoản chi thu… theo quy định của Nhà Nước và của cơng ty.
- Lập báo cáo kế tốn, thống kê phản ánh các số liệu tài chính thơng qua các hoạt động phát sinh trong công ty một cách minh bạch, rõ ràng, chính xác.
- Lập hóa đơn địi tiền, kiểm tra, giám sát, xác nhận việc thanh toán của khách hàng và xác nhận đã nhận được tiền.
- Thực hiện theo các chính sách, quy định về nghiệp vụ kế tốn của Nhà Nước và của cơng ty.
- Trích nộp các tài khoản phải nộp cho Nhà Nước đúng, đủ và kịp thời hạn, theo dõi công nợ phải thu, phải trả một cách chặt chẽ để cân đối thu chi và lợi nhuận của công ty.
- Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh trình lên Giám Đốc.
Phịng hành chính – nhân sự
- Thực hiện các chức năng hành chính văn phịng, hỗ trợ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ.
- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc và tập hợp báo cáo về mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thực hiện cơng tác văn thư bảo mật trong văn phịng, nhận, phân loại và lưu trữ các văn bản đến. Tra cứu, trích, sao lưu các văn bản, tài liệu.
- Quản lý, sử dụng tốt nguồn nhân lực và cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chun mơn và giải quyết các thắc mắc cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự. Đảm bảo các quyền lợi mà người lao động được hưởng như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác.
- Xây dựng định mức lao động, hình thức trả lương, phương pháp tính cho các bộ phận của cơng ty.
Phòng xuất nhập khẩu
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tiếp xúc, gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng email giao dịch với khách hàng, cung cấp thông tin, báo giá cước vận chuyển cho khách hàng. Liên hệ với các hãng tàu, đối tác, nhà cung cấp để chào giá cước dịch vụ, xác định khả năng cung ứng dịch vụ, chuẩn bị mọi thủ tục để Giám Đốc ký hợp đồng kinh tế.
Bộ phận giao nhận
Chịu trách nhiệm lấy hàng từ khách hàng giao cho người cung cấp. Đảm bảo sao cho lô hàng đi đúng thời gian, địa điểm một cách chính xác, kịp thời mà vẫn đảm bảo được sự an tồn cho lơ hàng như đủ trọng lượng, chất lượng bao bì,… Nếu hàng là chứng từ thì mọi thơng tin bên trong phải đảm bảo khơng lộ ra bên ngồi. Thực hiện các hoạt động thuộc lĩnh vực giao nhận trong quy trình giao nhận vận tải của công ty.
Bộ phận chứng từ
Lưu trữ thông tin về khách hàng, lô hàng. Làm các chứng từ liên quan đến hàng đi, hàng đến như nhập Bill từ nhà cung cấp (Master Bill) và phát hành Bill cho
khách hàng (House Bill). Thực hiện các hoạt động thuộc lĩnh vực chứng từ trong quy trình giao nhận vận tải của cơng ty.
Phòng chuyển phát nhanh
Bộ phận kinh doanh chuyển phát nhanh (Express Sales)
Các nhân viên sales có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới để nâng cao doanh thu và lợi nhuận. Đồng thời các nhân viên phải giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Tìm đối tác, các nhà cung cấp từ đó đưa ra bảng giá tốt nhất trình Giám Đốc phê duyệt. Nhân viên kinh doanh còn cập nhật kết quả kinh doanh của cơng ty và có trách nhiệm báo cáo với trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Bộ phận giao nhận chuyển phát nhanh
Nhận thông tin về lô hàng phát sinh từ bộ phận kinh doanh và chịu trách nhiệm lấy hàng từ khách hàng và giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ. Đảm bảo sao cho lô hàng đi đúng thời gian, địa điểm một cách chính xác kịp thời mà vẫn đảm bảo sự an tồn cho lơ hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng
Tiếp nhận thơng tin từ khách hàng, chuyển lại cho các bộ phận liên quan. Giải quyết các vấn đề liên quan đến lô hàng, từ đó truyền đạt thơng tin liên quan về lơ hàng cho khách hàng.
Phòng kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ tham mưu cho Giám Đốc, phối họp với các phòng ban các lĩnh vực: thiết bị, máy móc, trình duyệt, hệ thống mạng, điện thoại… Đảm bảo cho các vấn đề này luôn hoạt động tốt để hỗ trợ cho các phòng ban của cả cơng ty. Ngồi ra, phịng kỹ thuật còn chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu, quản lý trang thiết bị, tài sản công ty giao.