QUY TRÌNH THƠNG QUAN HẢI QUAN
Hàng luồng vàng
Mở tờ khai Hải quan
Hải quan kiểm tra hồ sơ Trả tờ khai Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu Hàng luồng đỏ Mở tờ khai Hải quan
Hải quan kiểm tra hồ sơ Kiểm hoá Trả tờ khai Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu Hàng kiểm hoá Vào sổ tàu Hàng miễn kiểm (luồng xanh) Mở tờ khai Hải quan Trả tờ khai Hải quan Thanh lý tờ khai
Hiện nay, phần lớn các công ty sẽ tiến hành việc khai Hải quan điện tử thay vì khai từ xa như trước đây. Vì đây là kế hoạch nằm trong chương trình “ Hiện đại hố Hải quan ” nhằm tạo phương thức làm thủ tục mới “ Đơn giản – Thuận tiện - Hiện đại ” với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
3.1.1.5 Đưa hàng lên tàu
Đối với hàng nguyên container (FCL)
Nhân viên giao nhận chuyển container giao cho hãng tàu tại cảng và phải giao cho hãng tàu trước thời gian quy định (thường chậm nhất là trước 8 giờ khi tàu đến cảng – Closing time).
Nhận biên lai thuyền phó hoặc biên lai nhận hàng từ hãng tàu.
Sau khi container được xếp lên tàu nhân viên giao nhận sẽ đổi biên lai thuyền phó để lấy vận đơn (Master bill) từ thuyền trưởng.
Đối với hàng lẻ (LCL)
Khi hàng được đóng vào đầy container, nhân viên giao nhận mang đến cảng giao cho hãng tàu. Hãng tàu cho nhân viên của mình xếp container lên tàu.
Sau khi hàng đã được chất lên tàu thì thuyền trưởng sẽ cấp biên lai nhận hàng hoặc phát hành vận đơn (Master bill) cho nhân viên giao nhận.
Nhân viên giao nhận nhận vận đơn và trả cước gởi hàng.
Vì năng lực của cơng ty hiện nay cịn yếu nên chưa thể tập hợp được nhiều hàng lẻ để thực hiện nghiệp vụ giao nhận mà phải thông qua các forwarder khác để gom hàng lẻ đóng vào container.
3.1.1.6 Lập bộ hồ sơ gởi nhà nhập khẩu
Khi các thủ tục xuất khẩu hàng hoá đã được thực hiện xong, nhân viên chứng từ của công ty Con Thoi sẽ làm bước cuối cùng là lập bộ hồ sơ đầy đủ các chứng từ cần thiết để gởi lại cho nhà nhập khẩu. Bộ hồ sơ cần có các chứng từ sau:
- Vận đơn đường biển – Bill of Lading (B/L)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
- Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice
Ngồi ra, tuỳ vào loại hàng hố mà phải bổ sung thêm một số giấy chứng nhận để gởi lại cho nhà nhập khẩu như:
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động, thực vật
- Giấy chứng nhận hun trùng …
3.1.1.7 Quyết toán
Theo Hợp đồng giữa bên cung cấp dịch vụ (công ty TNHH dịch vụ hàng hố Con Thoi) và bên th dịch vụ (cơng ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim) quy định như sau:
- Giá dịch vụ mà công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim phải thanh toán cho cơng ty TNHH dịch vụ hàng hố Con Thoi cho lô hàng xuất khẩu sang TAIWAN.
- Thời gian để mà công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim thanh tốn phí dịch vụ cho cơng ty TNHH dịch vụ hàng hố Con Thoi là trong vòng 01 tháng.
- Các khoản cơng ty TNHH dịch vụ hàng hố Con Thoi phải chi:
Phí chứng từ – cảng đi: 336.000đ
Dịch vụ quản lý container: 208.699đ
Phí xăng dầu khẩn cấp: 1.690.470đ
Cước vận tải đường biển: 1.669.600đ
Dịch vụ làm hàng – cảng đi: 1.757.474đ
Cước vận chuyển quốc tế: 2.525.270đ
Phí dịch vụ thủ tục Hải quan vận chuyển: 3.850.000đ
Các phí khác: 5.075.928đ (Phí lệnh giao hàng: 522.000đ, Phí xếp dỡ: 1.774.800đ, Phí seal: 104.400đ, Phí phụ trội hàng nhập: 1.691.280đ, Phí dịch vụ xin giấy chứng nhận: 522.000đ)
- Cơng ty Con Thoi phải ứng tiền ra chi hộ tất cả các khoản mà công ty Trần Hà Kim phải chi, sau đó cơng ty Trần Hà Kim sẽ thanh tốn lại Cơng ty Con Thoi.
- Sau khi hồn thành việc xuất hàng công ty Con Thoi gửi một bảng kê thanh tốn cho cơng ty Trần Hà Kim, nội dung gồm:
Chi tiết cả lô hàng
Chi tiết chi phí cơng ty Con Thoi ứng tiền ra chi hộ cho công ty Trần Hà Kim
Chi phí dịch vụ.
So với các đối thủ trong cùng lĩnh vực thì phí dịch vụ đối với hàng lẻ của cơng ty cịn cao nên không thể cạnh tranh tốt được. Bên cạnh đó cơng ty vẫn chưa có các dịch vụ khuyến mãi, chiết khấu đối với khách hàng nên khách hàng chỉ tìm đến cơng ty một, hai lần. Vì vậy cơng ty Con Thoi nên chú trọng đến các dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng, ưu đãi, giảm phí dịch vụ đối với các khách hàng thường xuyên kí hợp đồng dài hạn với công ty. Đồng thời công ty cũng phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận ngày càng tốt hơn với chi phí dịch vụ thấp nhất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
3.1.2 Quy trình giao nhận hàng hố nhập khẩu
3.1.2.1 Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ
Tìm kiếm khách hàng để ký hợp đồng là cơng việc của phịng kinh doanh. Các nhân viên phịng kinh doanh sẽ tìm kiếm các thơng tin về khách hàng từ thông tin các công ty trong khu công nghiệp, các công ty sản xuất xuất khẩu mới thành lập và đang phát triển. Sau khi nắm bắt được thông tin và nhu cầu của khách hàng muốn xuất hoặc nhập khẩu một lô hàng nào đó thì nhân viên phịng Sales của cơng ty Con Thoi sẽ chủ động liên hệ với khách hàng đó để chào giá dịch vụ. Hoặc trong một số trường hợp, khi có nhu cầu xuất nhập khẩu lơ hàng nào đó thì khách hàng sẽ liên hệ với nhân viên phịng kinh doanh và cung cấp một số thơng tin về lô hàng của họ. Dựa trên những thông tin đó, nhân viên Sales sẽ báo giá cước dịch vụ cho khách hàng. Sau khi khách hàng được tư vấn và thương lượng các điều khoản, giá cả,… nếu cả hai bên đồng ý thì sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Trong hợp đồng thể hiện rõ các nội dung: các bên tham gia hợp đồng, các điều khoản hai bên đã thoả thuận, đối tượng của hợp đồng, cước phí và dịch vụ, thời hạn thực hiện dịch vụ, thời hạn thanh toán, nghĩa vụ và trách nhiệm mỗi bên,…
Vì là khách hàng quen và thường xuyên thuê cơng ty TNHH dịch vụ hàng hố Con Thoi làm dịch vụ nhập khẩu hàng hố cho cơng ty mình nên trong một vài chuyến hàng gần đây công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ và công ty Con Thoi không
ký kết hợp đồng dịch vụ. Nhân viên công ty Con Thoi chỉ tiến hành fax bảng giá cước cho công ty GỖ ÂU MỸ. Nếu đồng ý với mức giá cước này thì cơng ty GỖ ÂU MỸ sẽ xác nhận bằng việc gọi điện thoại. Ở đây công ty Con Thoi làm dịch vụ nhập khẩu một lơ hàng Gỗ tần bì trắng xẻ từ Hoa Kì về cho công ty GỖ ÂU MỸ.
3.1.2.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng
Nhận chứng từ từ khách hàng
Khi thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hố, nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với cơng ty Âu Mỹ để nhận bộ hồ sơ gồm:
- Hợp đồng – Sales Contract
- Vận đơn đường biển – Bill of Lading (B/L)
- Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice
- Bảng kê chi tiết hàng hoá – Packing List
- Giấy giới thiệu của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ
Vì khơng rành rẽ trong việc cung cấp các chứng từ cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu gỗ nên công ty Âu Mỹ đã được các nhân viên ở Bộ phận chứng từ của công ty Con Thoi hướng dẫn để cung cấp thêm các chứng từ sau:
- Thông báo hàng đến – Arrival Notice
- Công văn cam kết nhập khẩu hàng hoá
- Giấy chứng nhận xuất xứ (đối tác bên Hoa Kì fax qua)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối tác bên Hoa Kì fax qua)
Từ khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra thật kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất, hợp lệ của bộ chứng từ nếu có sai sót sẽ kịp thời thơng báo với công ty để tu chỉnh và giải quyết các thủ tục thông quan cho lô hàng.
Kiểm tra bộ chứng từ
Trong trượng hợp này, công ty Con Thoi sẽ kiểm tra bộ chứng từ của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ:
Kiểm tra hợp đồng mua bán hàng hóa
Hợp đồng số: CK34386/87
Ngày: 16/03/2012
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Đóng gói: theo tiêu chuẩn đóng gói nhập khẩu
Giá cả: CIF HOCHIMINH, VIETNAM
Nơi xếp hàng: SAN PEDRO, CA
Nơi dỡ hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Đồng tiền thanh tốn: 100% đơ la Mỹ
Đối chiếu các điều khoản đó có trùng khớp với B/L, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hay khơng.
Kiểm tra vận đơn đường biển (B/L)
Người gởi hàng: C/K INTERNATIONAL, LLC
Người nhận hàng: AU MY WOOD COMPANY
B/L số: HDMUOHHM2675012
Ngày: 13/04/2012
Tên tàu chở hàng: APL WASHINGTON V022W
Cảng xếp hàng: SAN PEDRO, CA
Cảng dỡ hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Cảng chuyển tải: SINGAPORE
Số container: DFSU4242027/3413
Số seal: AM-VN 2157062
Trọng lượng: 18.488 kg
Trong trường hợp này vì trên hợp đồng ngoại thương cơng ty TNHH TNHH MTV GỖ ÂU MỸ mua hàng theo giá CIF SAN PEDRO, CA nên không chịu trách nhiệm thuê tàu và trả cước phí chuyên chở.
Trong quá trình kiểm tra nhân viên cơng ty Con Thoi phát hiện ra sai sót gì sẽ liên hệ với hãng tàu để điều chỉnh kịp thời.
Kiểm tra hóa đơn thương mại
Số Invoice: CK34386
Ngày lập hóa đơn: 17/05/2012
Tên, địa chỉ người xuất khẩu: C/K INTERNATIONAL, LLC 3604 Shannon Road, Suite 300, Durham, NC 27707 USA
Tên địa chỉ người nhập khẩu: AU MY WOOD COMPANY, 4.5 DHT 05, KP.7, Tan Hung Thuan Ward, District 12, Ho Chi Minh City, Viet Nam
Tên tàu chở hàng: APL WASHINGTON V022W
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Xuất xứ: UNITED STATES OF AME
Lượng: 18.488 kg
Tổng giá CIF HOCHIMINH, VIETNAM: 11.955,4 USD
Cảng xếp hàng: SAN PEDRO, CA
Cảng dỡ hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Cảng chuyển tải: SINGAPORE
Những nội dung trong Invoice phải trùng khớp với hợp đồng ngoại thương, số liệu của hóa đơn và lập hóa đơn trước hoặc trùng ngày giao hàng hợp lý. So sánh với ngày giao hàng trên B/L.
Kiểm tra Packing List
Số invoice: CK34386
Số container: DFSU4242027
Người chuyên chở: Huyndai Merchant Marine Co.,Ltd
Cảng đến: Ho Chi Minh
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Lượng: 18.488 kg Kiểm tra C/O
Tên, địa chỉ người xuất khẩu: C/K INTERNATIONAL, LLC 3604 Shannon Road, Suite 300, Durham, NC 27707 USA
Tên tàu chở hàng: APL WASHINGTON V022W
Tên địa chỉ người nhập khẩu: AU MY WOOD COMPANY, 4.5 DHT 05, KP.7, Tan Hung Thuan Ward, District 12, Ho Chi Minh City, Viet Nam
Loại container: 140’CTNS
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Lượng: 18.488 kg
Kiểm tra doanh nghiệp hàng hóa cho phép nhập khẩu
Đây là một trong những cơ sở pháp lý trong công tác giao nhận. Về mặt Pháp lý để tiến hành các khâu trong việc nhập khẩu thì việc cho phép nhập khẩu là một trong những điều kiên tiên quyết nhập khẩu lơ hàng đó hay khơng? Có phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt gì khơng? Nếu có là loại giấy phép gì? Do cơ quan nào cấp? Hiện nay doanh nghiệp nào cũng cần phải biết rõ những quy định theo nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủ tục xuất nhập khẩu.
Khâu tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra bộ chứng từ được coi như là bước đầu cơ bản của q trình giao nhận hàng hố. Nếu như hồ sơ có vấn đề gì sai sót thì khơng thể tiến hành giao nhận hàng. Với trình độ chuyên môn cao tác phong chuyên nghiệp, bộ phận chứng từ của công ty sẽ xử lý, kiểm tra hồ sơ, sửa chữa, chuẩn bị bộ chứng từ để có thể tiến hành giao nhận hàng theo đúng hoặc sớm hơn tiến độ khách hàng yêu cầu.
3.1.2.3 Quy trình nhận hàng hố nhập khẩu tại cơng ty cơng ty Con Thoi
Sơ đồ 3.4 - Quy trình nhận hàng hố nhập khẩu bằng đường biển của cơng ty Con Thoi
Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng
Bộ chứng từ nhận hàng gồm:
- Hợp đồng – Sales Contract
- Vận đơn đường biển – Bill of Lading (B/L)
- Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice
- Bảng kê chi tiết hàng hoá – Packing List
- Giấy giới thiệu của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ
Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng Chuẩn bị kho bãi, phương tiện vận tải Nhận lệnh giao hàng
(D/O)
Đăng ký kiểm dịch động
vật / thực vật hoặc kiểm tra thực phẩm (nếu có)
Lên tờ khai Hải quan
điện tử
Làm thủ tục Hải quan tại cửa khẩu
Nhậ hàng nhập khẩu tại cảng
Các bước này có thể làm song song
- Thơng báo hàng đến – Arrival Notice
- Công văn cam kết nhập khẩu hàng hoá
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối tác bên Hoa Kì fax qua)
- Các chứng từ khác có liên quan
Chuẩn bị kho bãi, phương tiện vận tải
Việc chuẩn bị kho bãi là việc rất cần thiết để lưu giữ hàng hoá từ khi nhận hàng ở cảng để giao cho khách hàng. Cơng ty Con Thoi đã có đầu tư vào việc chuẩn bị kho bãi. Tuy diện tích khơng lớn nhưng cũng đã đủ đáp ứng được nhu cầu lưu trữ hàng hố trong thời gian ngắn hiện nay của cơng ty.
Ví dụ ở hợp đồng dịch vụ với cơng ty Âu Mỹ, vì cơng ty Con Thoi nhận làm dịch vụ “ Giao hàng tận nơi (door to door) ” cho công ty Âu Mỹ nên khi nhận hàng từ cảng xong là chở thẳng về kho của công ty Âu Mỹ. Phương tiện vận tải là phương tiện do công ty Con Thoi thuê trực tiếp chở hàng từ cảng về kho của công ty Âu Mỹ. Tất cả chi phí thuê xe và các chi phí liên quan khác đã được tính trong chi phí làm dịch vụ.
Nhận lệnh giao hàng (D/O)
Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận sẽ đến đại lý hãng tàu của con tàu chở hàng theo địa chỉ ghi trên thông báo hàng đến và dùng B/L gốc đổi lấy D/O, bộ hồ sơ để lấy D/O gồm:
- Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
- Vận đơn bản gốc (nếu là “ Bill Surrender ” thì khơng cần B/L gốc)
- Giấy giới thiệu của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ
- Packing List
Sau khi nộp bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ nhận lại vận đơn đường biển bản copy và sang kế tốn đóng phí lấy D/O, phí THC và một số phụ phí khác (nếu có).
Nhân viên giao nhận mang biên lai đóng phí nộp tại quầy nhận hồ sơ (nộp 1 liên, liên cịn lại đem về cơng ty giải chi) và ký tên xác nhận đã nhận lệnh giao hàng bản chính rồi nhận D/O. Thơng thường sẽ được cấp 3 bản D/O có giá trị ngang nhau.
Khi nhận D/O, nhân viên giao nhận phải đọc kỹ các nội dung sau trên D/O, ví dụ:
- Tên tàu: APL WASHINGTON V022W
- Ngày cập cảng: 17/05/2012
- Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái / TPHCM
- Số vận đơn: HDMUOHHM2675012
- Số container: DFSU4242027/3413
- Trọng lượng: 18,488 KGS
Các thơng tin trên D/O có trùng với các thơng tin ghi trên vận đơn đường biển khơng. Nếu có chỗ nào khơng đúng so với vận đơn thì phải yêu cầu nhân viên hãng tàu tu chỉnh ngay cho phù hợp với vận đơn để tránh những vướng mắc sau này