CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU
3.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
3.1.1 Quy trình giao nhận hàng hố xuất khẩu
Sơ đồ 3.1 - Quy trình giao hàng hố xuất khẩu bằng đường biển của cơng ty Con Thoi Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ Tiếp nhận hồ sơ khách hàng Nhận chứng từ từ khách hàng Kiểm tra bộ chứng từ
Thuê tàu, mượn container
Hàng nguyên container (FCL) Hàng lẻ (LCL)
Mở tờ khai Hải quan Khai Hải quan từ xa
Khai Hải quan điện tử
Đưa hàng lên tàu Hàng nguyên container (FCL)
Hàng lẻ (LCL) Lập bộ hồ sơ gởi nhà nhập khẩu Quyết tốn 2 cơng đoạn 2 trường hợp 2 trường hợp 2 trường hợp
3.1.1.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng
Công tác tìm kiếm khách hàng của cơng ty do bộ phận kinh doanh đảm nhiệm. Hiện tại bộ phận kinh doanh đang tìm kiếm khách hàng trên 2 kênh chủ yếu đó là:
- Trực tuyến: cơng ty đã có trang web riêng nên sẽ có rất nhiều cách để tìm kiếm khách hàng trực tuyến. Một trong những cách dễ dàng nhất mà cơng ty áp dụng đó là marketing trực tuyến và quảng cáo trên các trang web có số người truy cập nhiều, trang web chuyên về dịch vụ giao nhận như: www.rongbay.com, www.quangcaosanpham.com, www.1000thuonghieu.com, www.muaban.net. Hình thức quảng cáo trực tuyến này có một ưu điểm rất lớn đó là bạn có thể chủ động đặt mức chi phí hàng tháng cho quảng cáo và kiểm tra hiệu quả quảng cáo. Đây là một hình thức marketing trực tuyến giúp cơng ty tìm kiếm khách hàng thành công.
- Thư trực tiếp: công ty sẽ gửi trực tiếp tới những đối tượng khách hàng mà công ty muốn tiếp cận. Đây là phương tiện hiệu quả để quảng cáo cho những sản phẩm/dịch vụ của công ty, đồng thời cũng là công cụ hiệu quả để công ty tiếp cận các đối tượng khách hàng cụ thể. Công ty sẽ gởi đến khách hàng những dịch vụ mà công ty đang kinh doanh, bảng giá kèm theo cùng những ưu đãi khác. Công ty thuê hay mua bản danh sách địa chỉ, kèm theo đặc điểm khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nhược điểm của loại hình quảng cáo này là khá tốn kém, nếu muốn triển khai một cách chính xác.
Từ 2 kênh quảng cáo trên, khách hàng tham khảo và nếu có ý định muốn sử dụng dịch vụ của cơng ty thì có thể liên lạc qua điện thoại để bộ phận Sales tư vấn và cung cấp thông tin về dịch vụ mà khách hàng cần. Nếu khách hàng đồng ý bộ phận Sales sẽ giữ liên lạc với khách hàng để hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng. Tuỳ vào từng khách hàng, công ty sẽ xác định ký kết hợp đồng ngắn hay dài hạn. Khi khách hàng có nhu cầu sẽ liên hệ với công ty để hai bên thoả thuận và tiến hành ký hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng khách hàng sẽ cung cấp cho công ty những thông tin cần thiết về lô hàng cũng như những chứng từ có liên quan đến lơ hàng như: hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list… để bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra
thơng tin có đầy đủ hay khơng nếu có thiếu hay sai sót phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời bổ sung, sửa chữa. Khi có chứng từ đầy đủ thì tiến hành mở file, lập bộ chứng từ hoàn chỉnh để giao cho bộ phận giao nhận tiến hành nhận hàng cho khách hàng.
Và trường hợp cụ thể là thông qua bộ phận Sales của công ty, dựa trên sự thỏa thuận về giá cả dịch vụ, công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi và cơng ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim ký kết hợp đồng dịch vụ để xác nhận rằng Con Thoi phải thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận khi khách hàng cần nhập một lô hàng. Theo hợp đồng dịch vụ giao nhận nhập khẩu mặt hàng TC GREY BLACK GLOVER. Các phí dịch vụ và thanh tốn mà cơng ty Trần Hà Kim sẽ thanh tốn cho Con Thoi để thực hiện tồn bộ quy trình nhập hàng đến kho của cơng ty như sau:
Phí ủy thác xuất khẩu
Các phí liên quan như: thuế xuất khẩu, thuế VAT, phí chuyển tiền và các phí giao dịch khác sẽ thanh tốn thực chi.
- Phí dịch vụ như sau:
FCL: 205 USD/ 20’ DC, 360 USD/ 40’ DC
LCL: 130 USD/ shipment (khối lượng =< 3cbm: miễn phí dỡ hàng, nếu khối lượng > 3 cbm: sẽ thêm sao cho thích hợp).
- Giá trên bao gồm:
Phí làm thủ tục Hải quan
Lệ phí Hải quan
Chuyển hàng từ nhà kho của khách hàng đến cảng Cát Lái
Bốc hàng
Nâng hạ container
Thuế GTGT
Phí giám định (nếu có)
Tuy nhiên các số tiền về phí dịch vụ và thanh tốn như trên chỉ mang tính chất tham khảo. Trên thực tế thì tùy vào lơ hàng sẽ có mức giá khác nhau.
Sau đó cơng ty Con Thoi sẽ tổ chức xuất khẩu lô hàng TC GREY BLACK GLOVER sang TAIWAN.
Tuy nhiên công ty vẫn chưa tiếp cận hết được các khách hàng tiềm năng do hai kênh tìm kiếm khách hàng của cơng ty vẫn còn mặt hạn chế: đối với kênh trực tuyến thì bị động trong việc tìm kiếm khách hàng, cịn thư trực tuyến thì chỉ nhắm đến số ít khách hàng.
3.1.1.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng
Nhận chứng từ từ khách hàng
Việc ký kết hợp đồng giao nhận sẽ do bộ phận sales ký kết với khách hàng, sau khi ký kết hợp đồng giao nhận thì bộ phận sales sẽ chuyển tồn bộ hồ sơ sang cho bộ phận chứng từ (phòng xuất nhập khẩu) để mở file, sau đó bộ phận giao nhận sẽ nhận bộ chứng từ gốc từ khách hàng. Bộ chứng từ gốc gồm có:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales contract): một bản sao
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): một bản chính và một bản sao
- Vận tải đơn (B/L): một bản chính và một bản sao
- Phiếu đóng gói (Packing List): một bản chính và một bản sao
Cụ thể cơng ty Con Thoi ký hợp đồng với công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim. Sau khi nhận được bộ chứng từ nhân viên Công ty Con Thoi phải thông báo với công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim là đã nhận được bộ chứng từ.
Kiểm tra bộ chứng từ
Bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra bộ hồ sơ có phù hợp hay không, nếu bộ chứng từ không hợp lệ hay khơng trùng khớp thì bộ phận chứng từ sẽ phải báo cho khách hàng để chỉnh sửa kịp thời, vì bộ chứng từ rất quan trọng, đây là căn cứ để nhà nhập khẩu nhận được hàng. Trong thực tế nếu bộ chứng từ chỉ có những lỗi nhỏ hay thiết sót thì nhân viên bộ chứng từ có thể tự sửa đổi cho phù hợp.
Để công việc tổ chức dỡ hàng nhanh chóng và thuận lợi, bộ phận chứng từ công ty Con Thoi phải kiểm tra kỹ lưỡng, chính xác của mỗi chứng từ đầy đủ, hợp lệ, đúng thời gian và giữa các chứng từ phải trùng khớp với nhau để tiến hành thông quan cho lơ hàng đó. Các chứng từ cần kiểm tra:
- Kiểm tra hóa đơn thương mại
Trong trường hợp này, công ty Con Thoi sẽ kiểm tra bộ chứng từ của công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim:
Kiểm tra Packing List
Số Invoice: THK0512TCG
Nơi đi: HCM, Việt Nam
Nơi đến: Taichung, Taiwan
Người nhận hàng: GOLDEN SHINE TEXTILE CO.,LTD
Tên hàng hoá, khối lượng hàng hố có trùng khớp với giấy tờ chứng từ khác khơng để sữa chữa sai sót kịp thời.
Kiểm tra hóa đơn thương mại
Số Invoice: THK0512TCG
Ngày lập hóa đơn: 17/05/2012
Tên địa chỉ người xuất khẩu: TRAN HA KIM S.C.P CO.,LTD
D671, Block 4; Long Binh Ward, Bien Hoa city, Dong Nai Province, Viet Nam
Tên địa chỉ người nhập khẩu: GOLDEN SHINE TEXTILE CO.,LTD 545-5, Chung Shan Road, Quingshui Dist, Taichung City, Taiwan
Tên tàu chở hàng: VULKAN / V.1206
Tên hàng: TC GREY BLACK GLOVER
Xuất xứ: VIỆT NAM
Lượng: 8,457.5 kg
Tổng giá CIF TAICHUNG, TAIWAN: 11,200 USD
Cảng xếp hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Cảng dỡ hàng: TAICHUNG, TAIWAN
Cảng chuyển tải: KAOHSIUNG
Những nội dung trong invoice trùng khớp với hợp đồng ngoại thương, số liệu của hóa đơn và lập hóa đơn trước hoặc trùng ngày giao hàng hợp lý.
Nhân viên chứng từ của công ty Con Thoi rất chuyên nghiệp trong viêc xử lý hồ sơ nên khi có sai sót đều được chỉnh sửa kịp thời, thường xuyên cập nhật những thay đổi trong thủ tục làm hồ sơ. Nhưng với khối lượng công việc ngày càng quá tải mà số lượng nhân viên chứng từ của cơng ty hiện tại chỉ có 2 người khiến cho việc
xử lý hồ sơ bị chậm trễ điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty, đơi khi nhân viên phải tăng ca để giải quyết kịp hồ sơ cho khách hàng.
3.1.1.3 Thuê tàu, mượn container
Đối với hàng nguyên container (FCL)
Sau khi hợp đồng giữa công ty Trần Hà Kim và công ty Con Thoi được thực hiện xong, phía khách hàng sẽ giao tồn bộ hàng hố cho cơng ty. Công ty tiến hành xác định khối lượng hàng hoá để thuận tiện cho việc thuê tàu và mượn container để đóng hàng.
Nhân viên bộ phận chứng từ từ phía cơng ty sẽ liên hệ với hãng tàu như HYUNDAI, WANHAI, YANGMING, OOCL,… để hỏi và thương lượng giá cước, ngày, giờ tàu chạy. Khi tìm được giá cả thích hợp, nhân viên sẽ đồng ý đặt tàu (book tàu), gởi thư đặt tàu (Booking Note) cho đại diện hãng tàu.
Hãng tàu cấp lệnh giao vỏ container cho nhân viên chứng từ.
Lệnh giao vỏ container kèm theo giấy giới thiệu do nhân viên chứng từ đưa cho nhân viên giao nhận để đến cảng, bãi trình cho nhân viên hãng tàu. Nhân viên hãng tàu cho số container, đóng dấu lên lệnh và đưa lại cho nhân viên giao nhận để nhận container. Nếu đưa container về kho để tiến hành đóng hàng thì phải đóng tiền cược container, tránh việc container bị mất cắp, hư hỏng,.. khi khơng có sự quản lý của hãng tàu. Ngoài ra nhân viên giao nhận của cơng ty Con Thoi cịn phải th phương tiện để kéo container về địa điểm đóng hàng.
Nhân viên giao nhận vận chuyển container đến cảng giao container cho tàu tại CY quy định trước khi hết thời gian quy định của từng chuyến tàu.
Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mời nhân viên Hải quan đến để giám sát việc đóng hàng. Khi hàng được đóng xong, nhân viên Hải quan sẽ kiểm tra, niêm phong kẹp chì cho container.
Đối với hàng lẻ (LCL)
Nhân viên giao nhận gởi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về lô hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, nhân viên giao nhận công ty Con Thoi sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng tại CFS hoặc ICD được quy định.
Đối với hàng lẻ thì người mở container là những công ty gom hàng lẻ như VINA CONSOL, VINA LINK, … Họ sẽ tập hợp các lô hàng của nhiều chủ hàng lại sắp xếp, phân loại, rồi đóng hàng vào container.
Sau đó mời đại diện Hải quan kiểm tra, kiểm hố, giám sát việc đóng hàng vào container. Sau đó niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu.
Hiện nay cơng ty vẫn cịn bị động về giá, chưa có giá tốt trong việc thuê tàu, mượn container. Giá thuê, mượn thường hay thay đổi khiến cho cơng ty gặp khó khăn trong việc báo giá cho khách hàng. Bên cạnh đó cơng ty cũng thụ động trong việc xác định ngày, giờ tàu chạy (nếu thời gian tàu chạy chậm hơn so với thời gian khách hàng yêu cầu thì cơng ty sẽ mất hợp đồng).
3.1.1.4 Mở tờ khai Hải quan
Tờ khai hàng hoá xuất khẩu được in trên mẫu giấy màu hồng có hai bản với nội dung giống nhau: một bản lưu Hải quan và một bản lưu người khai Hải quan. Nhân viên chứng từ của công ty Con Thoi tiến hành khai báo Hải quan từ xa hoặc khai báo Hải quan điện tử. Bộ hồ sơ để khai Hải quan gồm các chứng từ:
- Hợp đồng – Sales Contract: 1 bản sao
- Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice: 1 bản chính
- Bảng kê chi tiết hàng hoá – Packing List: 1 bản sao
- Tờ khai Hải quan hàng hoá xuất khẩu: 2 bản chính
- Giấy giới thiệu của cơng ty xuất khẩu: 1 bản Tuỳ trường hợp mà phải bổ sung thêm một số chứng từ:
- Phụ lục tờ khai hàng hố xuất khẩu (đối với trường hợp có nhiều hơn hai loại hàng hoá được khai báo): 2 bản chính
- Các chứng từ khác theo quy định của Pháp Luật liên quan như: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O), Giấy kiểm dịch động thực vật,…
- Giấy phép của cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của Pháp Luật: 1 bản (là bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc bản sao khi xuất khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu).
- Bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng đối với hàng xuất khẩu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, hàng gia công: 1 bản chính (chỉ nộp một lần đầu khi xuất khẩu).
- Các chứng từ khác theo quy định của Pháp Luật liên quan phải có: 1 bản chính.
Trường hợp khai Hải quan từ xa
Nhân viên chứng từ sẽ điền đầy đủ thông tin vào các mục trên tờ khai hàng hố xuất khẩu, sau đó mang tồn bộ hồ sơ đến chi cục Hải quan. Hải quan cho số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng.
Trường hợp khai Hải quan điện tử
Sơ đồ 3.2 – Quy trình khai báo Hải quan điện tử Nhập dữliệu tờkhai tại máy của doanh nghiệp Nhập dữliệu tờkhai tại máy của doanh nghiệp
In tờkhai ra tờkhai Hải quan
Kết xuất dữ liệu tờ khai ra file Excel để khai báo Hải quan qua
đĩa mềm hoặc USB (có thể truyền dữ liệu trực tiếp qua kết nối điện thoại hoặc Internet khi hệ thống của Hải quan nâng cấp)
Đến chi cục Hải quan để đăng ký tờ khai (với tờ khai được
in từ chương trình và dữliệu tờkhai được kết xuất)
Cập nhật các kết quả xử lý tờ khai khi đăng ký tờ khai với Hải quan và các khâu sau thông quan
Xác nhận đã truyền số liệu tờ khai Nhập kết quả đăng ký tờ khai (số tờ khai, ngày đk) Nhập kết quả kiểm hố tờ khai Nhập kết quả tính thuế sau kiểm hoá
Nhân viên chứng từ sẽ khai ngay lên mẫu tờ khai có trong phần mềm cài sẵn trên máy tính. Muốn có phần mềm này thì cơng ty Con Thoi phải đăng ký với cơ quan Hải quan. Sau khi khai xong thì nhân viên chứng từ tiến hành truyền mạng tờ khai Hải quan hàng hoá xuất khẩu cho cơ quan Hải quan.
Khi nhận được thông tin khai Hải quan điện tử của cơng ty Con Thoi, trên cơ sở phân tích thơng tin và các tiêu chí kiểm tra theo quy định, cơ quan Hải quan thực hiện việc kiểm tra và chấp nhận thông tin khai Hải quan điện tử hoặc thơng báo từ chối chấp nhận thì sẽ nêu rõ lý do thông qua hệ thống xử lý dữ liệu Hải quan điện tử. Trường hợp cơ quan Hải quan chấp nhận thơng tin khai điện tử thì cơ quan Hải quan sẽ phản hồi và cho số tờ khai. Có số tờ khai nhân viên giao nhận sẽ mang hồ sơ lên cơ quan Hải quan để cán bộ kiểm tra và phân luồng ngay trên máy tính. Theo quy định của Pháp luật và Tổng cục Hải quan, việc phân luồng kiểm tra hàng hoá nhập khẩu được chia thành 3 mức độ (luồng): luồng xanh (mức 1), luồng vàng (mức 2), luồng đỏ (mức 3).
- “Luồng xanh: kiểm tra sơ bộ hồ sơ hàng hoá nhập khẩu và miễn kiểm tra
thực tế hàng hoá. Mức độ này thường áp dụng cho những mặt hàng nhập về