Đăng ký mở tờ khai
Đầu tiên, nhân viên của công ty cần để ý đến thời gian mở tờ khai, phải trong thời hạn luật định là trong vòng 30 ngày kể từ ngày tàu đến (ngày dự kiến đến (ETA)).
Sau khi khai điện tử từ xa, nhân viên giao nhận có thể ghi số tiếp nhận tờ khai lên tờ khai hoặc in số tiếp nhận kèm vào bộ hồ sơ Hải quan.
Nhân viên giao nhận mang đầy đủ bộ chứng từ khai Hải quan trực tiếp đến bất kỳ quầy tiếp nhận mở tờ khai hàng nhập khẩu để làm thủ tục Hải quan, nhưng vẫn phải tuân thủ theo quy định của cảng. Có một số cảng q đơng nên phải bốc số, đến khi nhân viên của cảng gọi vào quầy nào thì ta đến quầy đó.
Nhân viên giao nhận sẽ xuất trình bộ chứng từ khai Hải quan cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ có hợp lệ hay không dựa vào những thông tin trên tờ khai và những thông tin đã khai điện tử từ xa.
Cán bộ Hải quan sẽ nhập mã số tiếp nhận lên máy tính của mình thì trên hệ thống sẽ hiển thị tồn bộ thơng tin mà doanh nghiệp (nhân viên chứng từ) đã khai
Bước 3 Bước 1
Nhân viên giao nhận đăng ký mở tờ khai Công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ, ra lệnh hình thức Kiểm tra thực tế hàng hóa (đối với
lô hàng bị kiểm)
Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá thuế Thơng quan cho
hàng hóa
Bước 2
để kiểm tra đối chiếu thực tế đối với bộ hồ sơ. Kiểm tra cụ thể bộ hồ sơ về loại chứng từ, số lượng, nội dung chính trên các chứng từ đó (thường là kiểm tra khối lượng hàng, đơn giá trên hóa đơn, packing list, hợp đồng…có đồng nhất hay khơng, kiểm tra luôn số vận tải đơn trên tờ khai và trên B/L, số, ngày, tháng, năm, trên tờ khai và trên các chứng từ nộp có đồng nhất hay khơng). Nếu khơng có gì sai sót cán bộ tiếp nhận tờ khai sẽ chấp nhận trên hệ thống lúc này hệ thống sẽ tiếp nhận và cho ra số tờ khai Hải quan. Trong trường hợp không đủ khả năng mở tờ khai hoặc không thỏa mãn các quy định về thuế thì cán bộ tiếp nhận tờ khai sẽ thông báo bằng văn bản ghi rõ lý do khơng được phép mở tờ khai.
Q trình kiểm tra chứng từ khơng có lỗi Hải quan tiếp nhận tiến hành nhập máy tra cứu thông tin doanh nghiệp (thông qua mã số thuế của doanh nghiệp). Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ của lô hàng đến nộp cho cán bộ Hải quan. Cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ xem có đúng với thơng tin đã khai báo bằng điện tử khơng và bộ chứng từ có hợp lệ khơng hoặc có sai sót gì khơng. Nếu tất cả đều hợp lệ thì sẽ mang vơ trình lãnh đạo ký (đối với hàng phải kiểm tra thực tế hàng hố thì lãnh đạo sẽ phân cơng người xuống kiểm hố lơ hàng). Nếu hàng hố khơng phải kiểm hố thì sẽ chuyển sang bộ phận tính thuế. Kiểm tra xong cán bộ Hải quan sẽ cấp “ PHIẾU GHI KẾT QUẢ KIỂM TRA CHỨNG TỪ GIẤY ”
Kiểm hoá
Việc kiểm hoá chỉ áp dụng cho những tờ khai nào nằm trong luồng đỏ hoặc có quyết định kiểm tra hàng hoá thực tế của lãnh đạo chi cục Hải quan.
Khi thực hiện khai báo Hải quan điện tử thì doanh nghiệp sẽ biết lơ hàng của mình có thuộc diện kiểm tra hàng hố thực tế hay khơng. Do đó nếu hàng hố phải kiểm hố thì nhân viên giao nhận sẽ xem trên bảng điện tử phân cơng kiểm hố xem hàng của mình kiểm tra thủ công hay kiểm tra qua máy soi (kiểm tra qua máy soi chỉ đối với hàng đóng nguyên container) và cán bộ Hải quan nào sẽ thực hiện việc kiểm hố lơ hàng của mình.
Nhân viên giao nhận của công ty Con Thoi sẽ cầm D/O xuống kho hoặc bãi hạ container để kiểm tra xem hàng của mình đã vào kho chưa và tìm vị trí hàng, container ở đâu (hàng lẻ thì hàng ở kho nào có ghi sẵn trên D/O hoặc container ở vị trí nào thì kiểm tra tại máy tính ở phòng thương vụ). Kiểm tra sơ bộ tên hàng, số
lượng, số kiện, … có đúng với packing list hay khơng và tính trạng bên ngồi hàng hố xem có bị làm sao hay khơng (đối với hàng đóng trong container thì kiểm tra tính trạng bên ngồi của container). Nếu bị rách, móp, bung ra thì phải liên hệ ngay với thủ kho; Hải quan giám sát bãi để lập biên bản.
Trước khi kiểm hoá, nhân viên giao nhận phải làm thủ tục đăng ký cắt seal. Nhân viên giao nhận cầm D/O lên phòng điều độ làm thủ tục đăng ký cắt seal. Tại đây, nhân viên phịng điều độ sẽ đóng dấu lên D/O hướng dẫn ai sẽ cắt seal. Nhân viên giao nhận đi tìm người để cắt seal theo hướng dẫn và chờ cán bộ Hải quan xuống để cắt seal, thực hiện việc kiểm hoá.
Lưu ý: phải chờ cán bộ Hải quan có mặt ở đó rồi mới được cắt seal. Tuyệt đối không được cắt seal trước khi cán bộ Hải quan xuống.
Sau khi kiểm tra sơ bộ và làm thủ tục cắt seal xong thì liên hệ với cán bộ Hải quan đã được phân công kiểm hố lơ hàng mình xuống kiểm tra:
Nếu kết quả kiểm tra hàng hoá đúng như hồ sơ đã khai báo và khơng xảy ra vấn đề gì khác thì cán bộ kiểm tra sẽ ký tên xác nhận và đóng dấu lên tờ “ PHIẾU GHI KẾT QUẢ KIỂM TRA HÀNG HOÁ ”. Đồng thời cũng yêu cầu nhân viên giao nhận ký tên vào ô “ Đại diện doanh nghiệp” xác nhận về kết quả kiểm tra.
Nếu kết quả kiểm tra khơng đúng với những gì khai báo trong hồ sơ khai báo Hải quan hoặc có vấn đề gì xảy ra đối với lơ hàng trong q trình kiểm hố thì cán bộ Hải quan sẽ lập biên bản đối với lô hàng trên.
Việc phân luồng hàng hoá nhập khẩu cũng đước chia thành 3 luồng (xanh, vàng, đỏ) như đã được nói đến ở hàng xuất khẩu.
Việc phân luồng được thực hiện theo quy định của luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, các văn bản hướng dẫn, thi hành luật, hệ thống thơng tin do máy tính xác định tại thời điểm khai tờ khai Hải quan điện tử. Tuy nhiên, cơng chức Hải quan có thể đề nghị mức độ kiểm tra nếu thấy cần thiết dựa trên cơ sở thông tin về việc chấp hành luật của doanh nghiệp và lô hàng nhập khẩu. Cuối cùng lãnh đạo chi cục sẽ duyệt và ký quyết định phân luồng cho lơ hàng đó.
Thơng thường các lơ hàng do công ty Con Thoi làm dịch vụ giao nhận hầu hết đều rơi vào luồng đỏ (mức 3) và ở mức kiểm tra 5%-10% lô hàng. Rất hiếm có
trường hợp phải kiểm tra tồn bộ lơ hàng trừ khi lơ hàng đó nhập theo hình thức phi mậu dịch.
Trong q trình kiểm hố, đơi khi Hải quan địi hỏi hàng cần có một số chứng từ bổ sung mới đồng ý ký xác nhận, tính thuế và cho thông quan làm cho thời gian nhận hàng chậm trễ. Trong trường hợp này, nhân viên giao nhận lại bị cán bộ ở cơ quan giám định làm khó, buộc cơng ty phải biết "cư xử" để nhận được sự giám định nhanh chóng để tránh thiệt hại về kinh tế do chi phí lưu kho, lưu bãi và các chi phí phát sinh khác do chậm trễ. Chủ hàng cũng có thể làm cơng văn xin giải tỏa hàng, mang hàng về kho riêng bảo quản và bổ sung chứng từ giám định sau. Nhân viên nhận hàng sẽ trình cơng văn cho Hải quan, nếu được chấp nhận thì Hải quan sẽ cấp một bản copy tờ khai Hải quan, có kết quả kiểm hóa và có xác nhận chứng từ, chỉ để dùng để giải phóng hàng và nộp lại khi hồn tất thủ tục Hải quan. Khi có kết quả giám định thì người nhận hàng sẽ nộp lại bản copy và nhận lại tờ khai gốc.
Kiểm tra chi tiết hồ sơ, tính thuế
Sau khi cán bộ kiểm hố kiểm tra xong lô hàng không phát hiện sai phạm và ghi kết quả kiểm tra của mình, kí tên đóng dấu thì bộ hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận tính thuế để xác định lại mức thuế.
Cán bộ tính thuế dựa vào mã HS ghi trên tờ khai và tra trong biểu thuế để tính thuế cho lô hàng nhập của công ty.
Cán bộ kiểm tra thuế sẽ kiểm tra việc áp mã, thuế suất cùng với số tiền thuế mà nhân viên công ty đã khai báo có phù hợp với giá thực tế hay khơng. Nếu kết quả kiểm tra chính xác, cán bộ Hải quan kiểm tra thuế sẽ đóng dấu, ký tên, xác nhận đã kiểm tra thuế vào “ô số 36” và đóng dấu, ký tên, xác nhận đã làm thủ tục Hải quan “ơ số 38”.
Sau đó nhân viên giao nhận công ty Con Thoi sẽ đến bộ phận thu tiền để đóng thuế:
- Nếu hàng hố thuộc diện phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận sẽ đi đóng tiền ngay tại kho bạc Nhà nước (tại văn phòng nằm trong cảng) rồi lấy biên lai đi rút tờ khai.
- Nếu hàng không thuộc diện phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận sẽ nhận thông báo thuế và đi rút tờ khai (thuế sẽ đóng trong vịng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo thuế).
Rút tờ khai
Sau khi việc kiểm tra giá thuế đã hồn tất, cán bộ tính thuế sẽ mang tờ khai chuyển cho lãnh đạo ký tên đóng dấu và nhập máy lưu hồ sơ. Cán bộ kiểm tra thuế sẽ chuyển bộ tờ khai cho cán bộ bộ phận phúc tập tờ khai để kiểm tra phúc tập hồ sơ. Nếu khơng có sai sót gì sẽ chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Tại chi cục hải quan cảng, việc thơng báo trả tờ khai, hàng bị kiểm hóa, phân cơng cán bộ kiểm hóa được thực hiện bằng máy tính, nên khi biết lơ hàng của mình là miễn kiểm thì nhân viên giao nhận sẽ chờ tại bảng để chờ số tờ khai của mình xuất hiện trên bảng điện tử. Khi trên bảng có ghi tờ khai mình được trả, nhân viên giao nhận sẽ đến bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai. Ở đây nhân viên giao nhận viết tên công ty, số tờ khai vào một mảnh giấy nhỏ rồi đưa cho bộ phận trả tờ khai. Khi tới lượt tờ khai của mình được trả, nhân viên giao nhận sẽ đóng lệ phí Hải quan cho bộ phận trả tờ khai với lệ phí 20.000đ. Sau đó bộ phận trả tờ khai sẽ trả lại bộ hồ sơ: một tờ khai hàng hóa nhập khẩu, một tờ khai trị giá (bản lưu người khai Hải quan).
3.1.2.4 Nhận hàng
Đối với hàng nguyên container (FCL)
Có 2 trường hợp: mượn container về kho riêng và đăng ký rút ruột Trường hợp hàng mượn container về kho riêng
Đầu tiên, nhân viên giao nhận sẽ mang D/O đến văn phòng hãng tàu đăng ký mượn cont về kho riêng. Nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu xác nhận “Giao thẳng” lên D/O và giữ lại 1 bản D/O rồi cấp 1 giấy hạ container rỗng trên đó có ghi ngày giờ đăng ký mượn container, đích đến của container và nơi sẽ trả container.
Nhân viên giao nhận sẽ mang D/O đến phịng thương vụ cảng đóng phí nâng hạ container nhân viên thương vụ cảng sẽ phát hành một phiếu EIR (phiếu giao nhận container) gồm 4 liên (trắng, hồng, vàng, xanh). Nhân viên giao nhận sẽ ký lên phiếu EIR và trả lại cho nhân viên cảng vụ liên màu trắng. Tại phòng thương vụ nhân viên giao nhận có thể tra cứu xem container của mình đang ở đâu bằng hệ thống
máy tính, như vậy sẽ rất thuận tiện cho việc lấy hàng. Phiếu EIR sẽ được giao cho tài xế xe để ra bãi nhận container và chở ra cổng tiến hành thanh lý cổng.
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành thanh lý cổng, bộ hồ sơ thanh lý gồm: một tờ khai, một lệnh giao hàng với phiếu EIR (3 liên).
Nhân viên giao nhận sẽ trình bộ hồ sơ cho Hải quan giám sát cổng, Hải quan giám sát cổng kiểm tra sau đó vào sổ rồi ký tên, đóng dấu lên phiếu EIR màu hồng, kiểm tra các chứng từ và đóng dấu, ký tên xác nhận vào “ ô số 34 ” trên tờ khai Hải quan, sau đó trả lại tờ khai và liên EIR đã đóng dấu, và giữ lại một D/O chấp nhận cho hàng qua cổng.
Hải quan giám sát sẽ giữ lại lệnh giao hàng và liên EIR màu vàng. Nhân viên giao nhận sẽ giao 2 liên EIR màu hồng và màu xanh cho tài xế xe để nhận hàng, tài xế xe vào cổng sẽ trình cho điều độ cảng 2 liên EIR để nhận container.
Sau khi nhận container xong điều độ cảng sẽ ghi tình trạng container lên 2 phiếu EIR và ký đóng dấu rồi trả lại cho tài xế xe ra cổng.
Khi ra khỏi cổng tài xế xe sẽ trình phiếu EIR màu hồng đã thanh lý Hải quan cho bảo vệ cổng để ra khỏi cảng, giữ lại phiếu màu xanh giao cho khách hàng hoặc nhân viên giao nhận.
Một D/O có thể sử dụng bản photo trong trường hợp không đủ và phải luôn giữ lại một D/O gốc.
Trường hợp rút ruột
Nhân viên giao nhận sẽ mang D/O đến văn phòng hãng tàu đăng ký rút ruột. Nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu xác nhận “ rút ruột tại chỗ” lên D/O và giữ lại 1 bản D/O.
Mang một D/O đến phòng thương vụ cảng đóng phí nâng, hạ container, đăng ký rút ruột và đóng phí rút ruột. Tại đây, sau khi thu tiền nhân viên sẽ đóng dấu “ đã thu tiền ” lên D/O. Cầm D/O đó trình cho phịng điều độ xin điều độ công nhân rút ruột. Cầm D/O đã đóng dấu ở phịng điều độ cảng đến khu rút hàng tại bãi để liên hệ với đội bốc xếp bốc hàng lên phương tiện vận tải của mình. Rút hàng xong nhân viên giao nhận ghi lại số xe lên D/O và yêu cầu đại diện đội bốc xếp ký xác nhận lên lệnh. Cầm lệnh đó tới phịng điều độ in “phiếu rút ruột hay phiếu EIR”. Nhân viên phòng điều độ lập 3 phiếu và giữ lại 1 phiếu cùng 1 D/O. Nhân viên giao nhận
mang 1 D/O, tờ khai, phiếu rút ruột hay phiếu EIR trình Hải quan bãi để thanh lý bãi. Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận lên D/O và giữ lại 1 bản (photo) + 1 phiếu rút ruột. Mang tờ khai, D/O đã đối chiếu, phiếu rút ruột trình cho Hải quan giám sát cổng để thanh lý cổng. Công chức Hải quan sẽ kiểm tra các chứng từ và đóng dấu, ký tên xác nhận vào “ ơ số 34 ” trên tờ khai Hải quan.
Đối với hàng lẻ
Nhân viên giao nhận cầm D/O đến phòng thương vụ đóng tiền lao vụ và in phiếu xuất kho (gồm 4 liên) đồng thời xem hàng có bị lưu kho hay khơng. Nếu có thì đóng phí lưu kho rồi xuống kho nhận hàng. Tại kho, trình tờ khai, D/O, phiếu xuất kho cho Hải quan giám sát kho. Hải quan kho kiểm tra, ký xác nhận vào phiếu xuất kho, D/O và lưu lại một D/O.
Mang D/O, phiếu xuất kho trình cho chủ kho để nhận hàng. Thủ kho vô sổ kho, ký xác nhận việc nhận hàng, cho xe nâng chở hàng ra khỏi kho. Thủ kho sẽ kiểm tra hàng có đủ hay khơng và giám sát việc cho hàng lên xe (theo đúng số xe ghi trên phiếu xuất kho). Thủ kho đưa cho chủ hàng ký xác nhận đã nhận đủ hàng và lưu lại một phiếu xuất kho. Tài xế chở hàng ra cổng để thanh lý cổng.
Tại cổng, nhân viên giao nhận cầm D/O, tờ khai, phiếu xuất kho đến văn phòng Hải quan giám sát cổng để thanh lý cổng. Hải quan sẽ kiểm tra đối chiếu các thơng tin có trùng khớp khơng và đóng dấu ký tên ở “ ô số 34 ” trên tờ khai Hải quan
chấp nhận cho hàng qua cổng, phiếu xuất kho và giữ lại một phiếu xuất kho, một