Trong nền kinh tế hiện nay, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải có chiến lược, giải pháp nhằm đạt được mục tiêu mà mình đã đặt ra, Trong đó các giải pháp về nâng cao chất lượng kho hàng luôn được chú trọng nghiên cứu, tối ưu hóa và thực hiện các nâng cấp không ngừng nghỉ để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất, một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam trong bối cảnh hiện nay thì vấn đề này ngày càng cần thiết và cần được chú trọng. Và nước ta đang trải qua quá trình toàn cầu hóa kinh tế khiến cho hàng hóa và sự vận động của chúng ngày càng phong phú và phức tạp hơn nhiều so với trước đây, đòi hỏi có sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản lý Logistics nói chung và quản lý nhà kho nói riêng. Hàng hóa cần được bảo quản tốt, an toàn, đảm bảo đúng chất lượng của nhà sản xuất. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cho phép kết hợp chặt chẽ trong quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhân, làm cho cả quá trình hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn. Hoạt động này sẽ góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Nhận thức được điều đó nên Công ty TNHH Hoàng Giang Food đã tiến hành xây dựng và triển khai một hệ thống quản lý nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thời gian triển khai hệ thống, ngoài một số lỗi liên quan đến hệ thống đã được dự tính trước thì tác giả còn thấy một số vấn đề phát sinh không lường trước được liên quan đến sự tương tác giữa con người và hệ thống trong công ty từ các phòng ban đặc biệt là bộ phận kho bãi. Dựa vào số liệu nhận được, tác giả đã thống kê được số phiếu hoàn thành, số phiếu lỗi và loại lỗi thường gặp nhất của phiếu xuất hủy, phiếu nhập nguyên liệu, phiếu xuất (chuyển) kho và phiếu kiểm kho,.. tại kho tổng khu vực Sài Gòn thuộc công ty TNHH Hoàng Giang Food.
Trang 1MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN iii
TÓM TẮT LUẬN VĂN ĐẠI HỌC iv
LỜI CAM ĐOAN CỦA TÁC GIẢ LUẬN VĂN vi
DANH SÁCH BẢNG x
DANH SÁCH HÌNH VẼ xi
DANH SÁCH SƠ ĐỒ xiii
DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT xiv
CHƯƠNG 1.PHẦN MỞ ĐẦU 1
1.1 Đặt vấn đề 1
1.2 Mục đích nghiên cứu 2
1.3 Mục tiêu nghiên cứu 2
1.4 Đối tượng & phạm vi nghiên cứu: 3
1.5 Mục lục dự kiến của luận văn: 3
CHƯƠNG 2.CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4
2.1 Tổng quan về kho bãi 4
2.1.1 Khái niệm về kho 4
2.1.2 Vai trò của kho 4
2.1.3 Chức năng của kho 4
2.1.4 Nhiệm vụ của kho 5
2.1.5 Quy trình làm việc trong kho bãi 5
2.1.6 Lợi ích khi có quy trình làm việc trong kho bãi 7
2.1.7 Khái niệm về hệ thống quản lý kho hàng 8
2.2 Tổng quan về kho thực phẩm 8
2.2.1 Đặc điểm kho thực phẩm 8
Trang 22.2.2 Quy trình làm việc trong kho thực phẩm 9
2.2.3 Nhiệm vụ, công việc các vị trí trong kho thực phẩm 11
2.3 Áp dụng các công cụ để giải quyết vấn đề và đưa ra giải pháp cho công ty TNHH Hoàng Giang Food 12
2.3.1 Công cụ DMAIC 12
2.3.2 Công cụ SIPOC 14
2.3.3 Công cụ Fishbone 17
2.3.4 Công cụ Pareto 22
2.4 Giới thiệu công ty TNHH Hoàng Giang Food 24
2.4.1 Thông tin về công ty TNHH Hoàng Giang Food 24
2.4.2 Sản phẩm/ dịch vụ công ty TNHH Hoàng Giang Food cung cấp 24 2.4.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Hoàng Giang Food 25
2.4.4 Chức năng, nhiệm vụ các vị trí trong Công Ty TNHH Hoàng Giang Food 25 CHƯƠNG 3.Phương Pháp NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 27
3.1 Nội dung nghiên cứu 27
3.2 Phương pháp nghiên cứu 28
CHƯƠNG 4.KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 30
4.1 Giới thiệu bộ phận kho thực phẩm Công ty TNHH Hoàng Giang Food 30 4.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kho Công ty TNHH Hoàng Giang Food 30 4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí trong bộ phận kho 30
4.1.3 Quy trình tổng quát trong kho lưu trữ và chế biến thực phẩm Hoàng Giang Food 32
Trang 34.1.4 Quy trình làm việc chi tiết trong kho lưu trữ và chế biến thực
phẩm Hoàng Giang Food 33
4.2 Nhận dạng các lỗi tại công ty TNHH Hoàng Giang Food 35
4.2.1 Ma trận xác định lỗi 35
4.2.2 Phân tích và xác định nguyên nhân 37
4.3 Xác định nguyên nhân lỗi trong kho 40
4.4 Kết quả của giải pháp 44
4.4.1 Giải pháp cải tiến quy trình nhập kho 44
4.4.2 Đề xuất cải tiến quy trình xuất kho 46
4.4.3 Bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết nhân viên kho tương tác với hệ thống quản lý 48 4.4.4 Đề xuất giải pháp khâu đặt tên thành phẩm 49
4.5 Đánh giá kiểm soát chất lượng bộ tài liệu hướng dẫn nhân viên 50
4.5.1 Xây dựng phiếu đánh giá bộ tài liệu hướng dẫn nhân viên 50
4.5.2 Kết quả đánh giá 51
CHƯƠNG 5.KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI 54
5.1 Kết luận 54
5.2 Hướng phát triển đề tài 54 PHỤ LỤC A
Trang 4DANH SÁCH BẢNG
Bảng 2.1 Sơ đồ SIPOC của HC 16
Bảng 2.2 Lỗi dịch vụ logistics xuyên biên giới 21
Bảng 4.1 Thống kê lỗi và đề xuất cụ thể (sau khi tổng hợp) 43
Bảng 4.2 Bảng tổng hợp đánh giá bộ tài liệu hướng dẫn nhân viên 51
Trang 5DANH SÁCH HÌNH VẼ
Hình 1.1 Thống kê số phiếu hoàn thành & phiếu lỗi của kho thực phẩm Công
ty TNHH Hoàng Giang Food 2
Hình 2.1 Quy trình làm việc trong kho bãi 6
Hình 2.2 Quy trình làm việc trong kho thực phẩm 10
Hình 2.3 Biểu đồ DMAIC 12
Hình 2.4 Biểu đồ SIPOC 15
Hình 2.5 Quy trình sản xuất sơn 15
Hình 2.6 Sơ đồ SIPOC: Quy trình hậu cần thành phố 16
Hình 2.7 Biểu đồ xương cá 19
Hình 2.8 Phân tích xương cá: Phân tích tại sao 20
Hình 2.9 Nhân quả/ Sơ đồ xương cá 22
Hình 2.10 Biểu đồ Pareto 23
Hình 2.11 Logo công ty TNHH Hoàng Giang Food 24
Hình 3.1 Bảng research gap 27
Hình 3.2 Phương pháp nghiên cứu đề tài 28
Hình 4.1 Sơ đồ SIPOC quy trình làm việc trong kho lưu trữ và chế biến Công ty TNHH Hoàng Giang Food 32
Hình 4.2 Quy trình làm việc chi tiết kho lưu trữ và chế biến thực phẩm Công ty TNHH Hoàng Giang Food 34
Hình 4.3 Bảng thể hiện ma trận xác định lỗi 35
Hình 4.4 Bảng xác định chi tiết số lượng phiếu lỗi & nội dung của phiếu lỗi (dạng bảng) 36
Hình 4.5 Bảng xác định chi tiết số lượng phiếu lỗi & nội dung của phiếu lỗi (dạng sơ đồ) 37
Hình 4.6 Biểu đồ Pareto (1) 38
Hình 4.7 Biểu đồ Pareto (2) 39
Hình 4.8 Biểu đồ xương cá lỗi "Cập nhật sai số lượng nhập vào" (sau khi phỏng vấn) 41
Trang 6Hình 4.9 Biểu đồ xương cá lỗi "Ghi tên thành phẩm dễ gây nhầm lẫn sang loại khác (sau phỏng vấn) 41
Hình 4.10 Biểu đồ xương cá lỗi "Cập nhật thiếu số lượng hàng thành phẩm giao cho các chi nhánh" (sau phỏng vấn) 42
Hình 4.11 Biểu đồ xương cá lỗi "Sai sót trong quá trình xác nhận và ghi chính xác thông tin kho" (sau phhỏng vấn) 43
Hình 4.12 Quy trình nhập kho của kho lưu trữ và chế biến thực phẩm Công ty TNHH Hoàng Giang Food (sau khi áp dụng cải tiến) 45
Hình 4.13 Quy trình xuất kho của kho lưu trữ và chế biến thực phẩm Công ty TNHH Hoàng Giang Food (sau khi áp dụng cải tiến) 47
Hình 4.14 Bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết cho nhân viên quy trình nhập kho và xuất kho tại công ty 48
Hình 4.15 Bảng khảo sát thông tin về cách đặt tên 49Hình 4.16 Bảng tổng hợp thông tin về cách đặt tên 49
Trang 7DANH SÁCH SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Hoàng Giang Food 25
Sơ đồ 4.1 Sơ đồ tổ chức kho lưu trữ và chế biến Công ty TNHH Hoàng Giang Food 30
Trang 8DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT
Trang 9CHƯƠNG 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề
Trong nền kinh tế hiện nay, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải có chiến lược, giải pháp nhằm đạt được mục tiêu mà mình đã đặt ra, Trong đó các giải pháp về nâng cao chất lượng kho hàng luôn được chú trọng nghiên cứu, tối
ưu hóa và thực hiện các nâng cấp không ngừng nghỉ để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất, một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam trong bối cảnh hiện nay thì vấn đề này ngày càng cần thiết và cần được chú trọng
Và nước ta đang trải qua quá trình toàn cầu hóa kinh tế khiến cho hàng hóa và
sự vận động của chúng ngày càng phong phú và phức tạp hơn nhiều so với trước đây, đòi hỏi có sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản lý Logistics nói chung và quản lý nhà kho nói riêng Hàng hóa cần được bảo quản tốt, an toàn, đảm bảo đúng chất lượng của nhà sản xuất Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cho phép kết hợp chặt chẽ trong quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhân, làm cho cả quá trình hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn Hoạt động này sẽ góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Nhận thức được điều đó nên Công ty TNHH Hoàng Giang Food đã tiến hành xây dựng và triển khai một hệ thống quản lý nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp
Tuy nhiên, trong thời gian triển khai hệ thống, ngoài một số lỗi liên quan đến
hệ thống đã được dự tính trước thì tác giả còn thấy một số vấn đề phát sinh không lường trước được liên quan đến sự tương tác giữa con người và hệ thống trong công
ty từ các phòng ban đặc biệt là bộ phận kho bãi
Dựa vào số liệu nhận được, tác giả đã thống kê được số phiếu hoàn thành, số phiếu lỗi và loại lỗi thường gặp nhất của phiếu xuất hủy, phiếu nhập nguyên liệu, phiếu xuất (chuyển) kho và phiếu kiểm kho, tại kho tổng khu vực Sài Gòn thuộc công ty TNHH Hoàng Giang Food
Trang 10Hình 1.1 Thống kê số phiếu hoàn thành & phiếu lỗi của kho thực phẩm Công ty TNHH Hoàng Giang Food
Dựa vào biểu đồ trên, ta có thể thấy được số lượng phiếu lỗi có số lượng khá cao, chiếm từ 4% đến 19% trong số phiếu hoàn thành Điều đó đã gây ra một số khó khăn cho công ty như: thiếu nguyên liệu, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, sản phẩm khi sản xuất ra không đạt chất lượng, tốn thời gian và chi phí, giảm hiệu suất làm việc dẫn đến việc mất lòng tin của khách hàng, ảnh hưởng đến doanh
thu và uy tín của công ty Chính vì lẽ đó nên tác giả đã chọn đề tài “Xây dựng quy trình làm việc các vị trí kho kết hợp hệ thống quản lý nhà kho tại Công ty TNHH Hoàng Giang Food” làm đề tài luận văn tốt nghiệp chuyên ngành Logistics & Quản
lý Chuỗi cung ứng
1.2 Mục đích nghiên cứu
Phân tích, đánh giá hoạt động kho của Công ty TNHH Hoàng Giang Food thời điểm hiện tại, từ đó đưa ra những đề xuất, xây dựng quy trình kho kết hợp với hệ thống quản lý nhằm giúp công ty giảm thiểu chi phí không đáng có, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu suất của công ty
1.3 Mục tiêu nghiên cứu
Xây dựng quy trình làm việc các vị trí kho kết hợp với hệ thống quản lý kho, giảm thiểu rủi ro về các vấn đề liên quan đến sự tương tác giữa các vị trí làm việc trong kho với hệ thống quản lý Nhận đánh giá từ các chuyên viên của công ty
Phiếu sản xuất Phiếu kiểm kho
THỐNG KÊ SỐ PHIẾU HOÀN THÀNH &
PHIẾU LỖI CỦA KHO THỰC PHẨM CÔNG
TY TNHH HOÀNG GIANG FOOD
Phiếu hoàn thành Phiếu lỗi
Trang 111.4 Đối tượng & phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động trong kho nguyên liệu và thực phẩm đã được chế biến của Công ty TNHH Hoàng Giang Food tại khu vực Sài Gòn
Phạm vi không gian: Luận văn được thực hiện tại kho nguyên liệu và thực phẩm đã được chế biến tại TP.HCM của Công ty TNHH Hoàng Giang Food khu vực Sài Gòn
Phạm vi thời gian: từ tháng 2/2023 đến tháng 5/2023
1.5 Mục lục dự kiến của luận văn:
Chương 1: Mở đầu (Đặt vấn đề, Tổng quan tài liệu, Mục đích, Mục tiêu, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu)
Chương 2: Cơ sở lý thuyết (Cơ sở lý thuyết 1, cơ sở lý thuyết 2, …)
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu (Phương pháp triển khai để thu thập dữ liệu, phương pháp trình bày số liệu, …)
Chương 4: Kết quả và thảo luận
Chương 5: Kết luận và hướng phát triển đề tài
Tài liệu tham khảo & Phụ lục
Trang 12CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Tổng quan về kho bãi
2.1.1 Khái niệm về kho
Kho hàng trong Logistics dùng để chỉ nơi lưu trữ và bảo quản sản phẩm, thành phẩm và các bán thành phẩm nhằm mục đích cung ứng hàng hóa cho khách hàng với tốc độ nhanh nhất và chi phí thấp nhất [1]
Cũng có thể nói: Kho bãi là một phần của hệ thống Logistics và là nơi lưu trữ nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm trong quá trình vận chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của chuỗi cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết về tình trạng, điều kiện bảo quản và vị trí hàng hóa được lưu trữ [1]
2.1.2 Vai trò của kho
Hoạt động kho bãi liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp, nên vai trò của kho là:
Đảm bảo được tính liên tục của sản xuất và phân phối hàng hóa, giúp doanh nghiệp lưu giữ các sản phẩm và quản lý được số lượng hàng hóa trên toàn bộ hệ thống [1]
Góp phần vào việc giảm chi phí khâu sản xuất, giao nhận và phân phối Vì thế kho có thể chủ động tạo nên các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất
và phân phối nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị, góp phần tiết kiệm chi phí vận chuyển thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho [1]
Hỗ trợ vào quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của công ty thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái hàng hóa khi giao, giúp giao hàng có thể đúng thời gian và địa điểm [1]
2.1.3 Chức năng của kho
Các công ty kinh doanh sản xuất hay thương mại phân phối ngày càng phát triển, đồng nghĩa với việc mức độ phức tạp trong vận hành quản lý kho ngày càng
Trang 13cao Hàng trong kho càng nhiều, chủng loại sản phẩm càng phong phú dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lý đòi hỏi ngày càng lớn Nhiều nhà phân phối
đã phải trả những khoản chi phí khổng lồ cho việc gom hàng và dọn dẹp hàng trong kho, quản lý vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng Sự không phù hợp của kho cũng là vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lý một cách chính xác hàng trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho hàng ở nhiều nơi [2]
Chức năng chính của nhà kho thường là [2]:
• Tiếp nhận hàng hóa [2]
• Tồn trữ và bảo quản hàng hóa [2]
• Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu [2]
2.1.4 Nhiệm vụ của kho
• Thực hiện các hoạt động xuất – nhập hàng [2]
• Theo dõi hàng tồn kho ở mức tối thiểu [2]
• Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho [2]
• Duy trì sự sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hóa thường xuyên liên tục,
ổn định về số lượng, chất lượng và thời gian [2]
• Bảo vệ hàng hóa [2],
2.1.5 Quy trình làm việc trong kho bãi
Quy trình làm việc trong kho bãi thường được xác định để giúp tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả và đồng bộ Quy trình làm việc có thể khác nhau tùy theo từng loại hàng hóa và quy mô kho bãi Tuy nhiên, phần lớn các kho đều có các bước cơ bản giống nhau Sau đây là các bước chính trong quy trình làm việc trong kho bãi [2]
Trang 14Hình 2.1 Quy trình làm việc trong kho bãi
Nhận hàng hóa: Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho bãi, nhân viên kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa có đúng với đơn đặt hàng hay không [2]
Đăng ký thông tin hàng hóa: Nhân viên kho sẽ đăng ký thông tin về hàng hóa, bao gồm thông tin về số lượng, chủng loại, trạng thái và vị trí của hàng hóa trong kho [2]
Lưu trữ hàng hóa: Hàng hóa sẽ được lưu trữ tại các vị trí phù hợp trong kho, dựa trên loại hàng hóa, trọng lượng và kích thước [2]
Quản lý kho: Nhân viên kho sẽ quản lý và giám sát toàn bộ quá trình lưu trữ hàng hóa, đảm bảo sự an toàn và bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng, mất tính thẩm mỹ [2]
Xử lý hàng hóa: Khi có yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kho sẽ tiến hành lấy hàng hóa từ kho, đóng gói và vận chuyển ra ngoài [2]
Cập nhật thông tin kho: Sau khi hàng hóa được xử lý, nhân viên kho sẽ cập nhật lại thông tin trong hệ thống quản lý kho [2]
Bảo trì và vệ sinh kho: Kho bãi cần được bảo trì và vệ sinh thường xuyên để đảm bảo sự an toàn và vệ sinh cho hàng hóa, cũng như tăng tính hiệu quả cho quy trình lưu trữ [2]
Trang 15Tổng kết và báo cáo: Nhân viên kho sẽ tiến hành tổng kết và báo cáo các hoạt động lưu trữ hàng hóa trong kho, đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến quy trình nếu cần thiết [2]
2.1.6 Lợi ích khi có quy trình làm việc trong kho bãi
Quy trình làm việc là một phần quan trọng trong hoạt động của kho bãi Có quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả giúp cho các nhân viên trong kho có thể hoạt động một cách chính xác và đạt được mục tiêu của một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn Sau đây là một số lợi ích của việc có quy trình làm việc trong kho [2]:
Việc có quy trình làm việc trong kho sẽ mang lại nhiều lợi ích như:
Tăng năng suất làm việc: Khi có quy trình làm việc rõ ràng, nhân viên trong kho sẽ biết chính xác những công việc cần phải làm và thực hiện chúng một cách hiệu quả Do đó, quy trình làm việc sẽ giúp tăng năng suất và giảm thời gian làm việc cho nhân viên [2]
Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Quy trình làm việc trong kho giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm được lưu trữ và xử lý đúng cách, tránh tình trạng hàng hóa bị
hư hỏng, mất mát hoặc bị thất lạc [2]
Tiết kiệm chi phí: Quy trình làm việc trong kho giúp giảm thiểu tình trạng sản phẩm bị hư hỏng, mất mát, giảm chi phí lưu trữ và vận chuyển Ngoài ra, quy trình làm việc còn giúp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực trong kho, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành [2]
Quản lý kho hiệu quả: Quy trình làm việc giúp giám sát toàn bộ quá trình lưu trữ hàng hóa, đảm bảo sự an toàn và bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng, mất tính thẩm mỹ Việc quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó tăng doanh số bán hàng [2]
Nâng cao uy tín của doanh nghiệp: Khi có quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả trong kho, doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp, uy tín và
độ tin cậy của mình, từ đó thu hút được nhiều khách hàng và đối tác [2]
Trang 16Vì vậy, việc có quy trình làm việc trong kho là rất cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và hiệu quả
2.1.7 Khái niệm về hệ thống quản lý kho hàng
Hệ thống quản lý kho hàng là hệ thống được xây dựng và phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý mức tồn kho để hỗ trợ hoạt động đặt hàng, bán hàng của doanh nghiệp Từ hệ thống này, doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý hoạt động của kho từ khâu nguyên vật liệu vào kho đến khi hóa thành phẩm [3]
Hệ thống có thể tối ưu hóa trong việc kiểm soát thay đổi lượng ra vào của hàng hóa, từ khi chọn hàng và sắp xếp theo đơn đặt hàng đến vận chuyển hàng hóa, bổ sung và quản lý hàng tồn kho Ngoài ra, hệ thống tối đa hóa không gian chứa hàng
và giảm thiểu các thao tác thông qua các quy trình xếp hàng tự động tại kho [3]
2.2 Tổng quan về kho thực phẩm
2.2.1 Đặc điểm kho thực phẩm
Lĩnh vực thực phẩm là một ngành công nghiệp rất quan trọng và phát triển trên toàn thế giới Lĩnh vực này bao gồm các hoạt động liên quan đến sản xuất, chế biến, đóng gói, lưu trữ, vận chuyển và phân phối các sản phẩm thực phẩm [4]
Các sản phẩm thực phẩm bao gồm các loại thực phẩm từ động vật (thịt, trứng, sữa), các sản phẩm từ thực vật (trái cây, rau củ, hạt, gia vị), các sản phẩm đóng hộp, các sản phẩm đóng túi, các sản phẩm đông lạnh, đồ uống, bánh kẹo và thực phẩm chức năng [4]
Lĩnh vực thực phẩm đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo sức khỏe và dinh dưỡng cho con người Vì vậy, chất lượng và an toàn của các sản phẩm thực phẩm là vấn đề cực kỳ quan trọng Các quy định và tiêu chuẩn an toàn thực phẩm được thiết lập để đảm bảo rằng các sản phẩm thực phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn và chất lượng trước khi đưa vào thị trường [4]
Lĩnh vực thực phẩm liên quan chặt chẽ đến các lĩnh vực khác như kỹ thuật thực phẩm, khoa học dinh dưỡng, y học, kinh tế, marketing và quản lý chất lượng sản
Trang 17phẩm Lĩnh vực này đang tiếp tục phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về các sản phẩm thực phẩm an toàn, dinh dưỡng và chất lượng [4]
Trong ngành sản xuất và buôn bán thực phẩm, kho bãi có vai trò quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ sản phẩm Các loại kho phổ biến nhất gồm kho bảo quản khô, kho bảo quản lạnh hoặc ướp lạnh Bảo quản kho thực phẩm rất quan trọng vì nó không chỉ tạo thuận lợi cho thương mại và tăng trưởng kinh tế, đồng thời ngăn ngừa tổn thất tài chính mà còn ngăn ngừa sự lây lan của bệnh tật do thực phẩm gây ra [4] Một số yêu cầu cơ bản của kho bãi trong ngành này bao gồm:
Đảm bảo an toàn thực phẩm: Kho bãi cần đáp ứng các quy định về an toàn thực phẩm để đảm bảo rằng sản phẩm được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, tránh
bị bẩn hoặc bị nhiễm mầm bệnh [4]
Quản lý chất lượng: Kho bãi phải kiểm soát chất lượng của sản phẩm bằng cách đảm bảo rằng sản phẩm đang được lưu trữ trong điều kiện phù hợp để giảm thiểu các tác động tiêu cực đến chất lượng [4]
Quản lý dòng chảy hàng hóa: Kho bãi cần đảm bảo rằng các sản phẩm được nhận và xuất kho một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời để đảm bảo rằng quá trình sản xuất và giao hàng được diễn ra thuận lợi [4]
Đảm bảo điều kiện lưu trữ thích hợp: Kho bãi phải đảm bảo rằng sản phẩm được lưu trữ trong môi trường lý tưởng để giữ cho chúng tươi mới và không bị hư hỏng [4]
Quản lý kho hàng hiệu quả: Kho bãi phải có quy trình quản lý kho hiệu quả, đảm bảo rằng các sản phẩm được đặt đúng vị trí và dễ dàng truy cập để giảm thiểu thời gian và chi phí tìm kiếm [4]
2.2.2 Quy trình làm việc trong kho thực phẩm
Quy trình làm việc trong kho thực phẩm thường được chia thành các bước sau:
Trang 18Hình 2.2 Quy trình làm việc trong kho thực phẩm
Nhận hàng: Hàng hóa được vận chuyển vào kho từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp, được kiểm tra và ghi nhận thông tin về số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, chất lượng và các thông tin khác [4]
Kiểm tra chất lượng: Các mẫu hàng hóa được lấy ra để kiểm tra chất lượng, bao gồm ngoại quan, hương vị, độ ẩm, độ chín, màu sắc và các chỉ tiêu khác [4]
Phân loại hàng hóa: Hàng hóa được phân loại và đóng gói theo từng loại, đảm bảo tiện lợi trong việc lưu trữ, vận chuyển và sử dụng [4]
Lưu trữ: Hàng hóa được đưa vào kho và được sắp xếp theo cách phù hợp với loại và tình trạng của chúng Các kho lạnh được sử dụng để lưu trữ hàng hóa tươi sống hoặc đông lạnh [4]
Quản lý kho: Các hệ thống quản lý kho được sử dụng để theo dõi số lượng hàng tồn kho, giám sát thời hạn sử dụng, quản lý đơn đặt hàng và các hoạt động khác [4]
Xuất hàng: Hàng hóa được chuẩn bị và đóng gói để vận chuyển tới khách hàng hoặc các điểm bán hàng [4]
Kiểm kê: Quy trình kiểm kê thường xuyên được thực hiện để xác định số lượng hàng hóa đang tồn tại trong kho và xác nhận tính chính xác của hệ thống quản lý kho [4]
Trang 19Bảo trì và vệ sinh: Kho được bảo trì và vệ sinh thường xuyên để đảm bảo sự
an toàn và chất lượng của hàng hóa [4]
2.2.3 Nhiệm vụ, công việc các vị trí trong kho thực phẩm
Trong kho thực phẩm, các vị trí có thể bao gồm:
Quản lý kho: Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của kho thực phẩm, bao gồm lập kế hoạch nhập xuất hàng hóa, kiểm soát kho, đảm bảo an toàn thực phẩm và quản
lý nhân viên [2]
Nhân viên kho: Thực hiện các hoạt động hàng ngày của kho, bao gồm xếp dỡ, đóng gói, lấy hàng, vận chuyển hàng hóa, kiểm tra hàng hóa đến và đi, và bảo quản hàng hóa [2]
Kế toán kho: Thực hiện các hoạt động kế toán trong kho, bao gồm lập hóa đơn, kiểm soát kho, quản lý ngân sách, phân tích dữ liệu và báo cáo tài chính [2]
Nhân viên bảo vệ: Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho kho thực phẩm, bao gồm kiểm soát lối vào và lối ra, giám sát môi trường làm việc an toàn, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và bảo vệ tài sản của kho [2]
Chuyên viên chăm sóc khách hàng: Giúp khách hàng đặt hàng, theo dõi đơn hàng, giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm và cung cấp hỗ trợ cho khách hàng khi cần thiết [2]
Chuyên viên đóng gói: Thực hiện các hoạt động đóng gói sản phẩm và chuẩn
bị hàng hóa cho vận chuyển [2]
Chuyên viên kiểm tra chất lượng: Thực hiện các hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo chất lượng thực phẩm đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng [2]
Trang 202.3 Áp dụng các công cụ để giải quyết vấn đề và đưa ra giải pháp cho công ty TNHH Hoàng Giang Food
2.3.1 Công cụ DMAIC
Sau khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu và thông tin, tác giả sử dụng DMAIC process để phân tích và đánh giá dữ liệu công ty làm cơ sở để bước vào giai đoạn xây dựng quy trình hệ thống nhà kho
Phương pháp Six Sigma sử dụng phương pháp DMAIC (Xác định - Đo lường
- Phân tích - Cải thiện - Kiểm soát) để cải tiến quy trình DMAIC là một quy trình có năm giai đoạn được áp dụng trong một môi trường hợp tác với nhóm nhân viên để xử
lý vấn đề và tìm ra giải pháp gốc rễ Nếu xem phương pháp cải tiến quy trình như một quy trình riêng biệt, vấn đề được xem là đầu vào, giải pháp cho vấn đề là đầu ra, và giai đoạn Định nghĩa, Đo lường, Phân tích, Cải thiện và Kiểm soát là các bước trong quy trình đó [5]
Hình 2.3 Biểu đồ DMAIC
DMAIC Diagram là biểu đồ dạng dây chuyền, mô tả các bước trong quy trình DMAIC và sự tương tác giữa các bước này Bao gồm [5]:
• Define (Định nghĩa): Định nghĩa vấn đề, mục tiêu và phạm vi của dự án [5]
• Measure (Đo lường): Đo lường các thông số và dữ liệu liên quan đến vấn đề
và xác định mức độ hiệu quả của quá trình hiện tại [5]
• Analyze (Phân tích): Phân tích dữ liệu để tìm ra nguyên nhân của vấn đề và đưa ra các giải pháp khắc phục [5]
Trang 21• Improve (Cải tiến): Thực hiện các giải pháp được đề xuất [5]
• Control (Kiểm soát): Xây dựng các quy trình kiểm soát để đảm bảo rằng vấn
đề đã được giải quyết và quá trình sẽ tiếp tục hoạt động hiệu quả [5]
2.3.1.1 Áp dụng DMAIC vào ngành công nghiệp sản xuất:
Trong một nghiên cứu được thực hiện tại một công ty thực phẩm ở Đài Loan,
Hsiang-Chin Hung và Ming-Hsien Sung (2011) đã áp dụng phương pháp DMAIC
(xác định - đo lường - phân tích - cải thiện - kiểm soát) Mục tiêu của nghiên cứu là giảm sự biến động trong quá trình sản xuất và giảm tỷ lệ lỗi liên quan đến quá trình
đó Kết quả nghiên cứu cho thấy sau khi áp dụng phương pháp DMAIC, tỷ lệ lỗi của bánh custard nhỏ đã giảm 70% so với mức ban đầu Điều này cho thấy hiệu quả của phương pháp Six Sigma trong giảm lỗi và tối ưu quy trình sản xuất Ngoài ra, trong nghiên cứu họ đã trình bày ý tưởng về những yếu tố quan trọng đóng vai trò trong thành công của dự án Six Sigma trong ngành công nghiệp thực phẩm [6]
S Pimsakul, N Somsuk, W Junboon và T Laosirihongthong (2013) đã
áp dụng phương pháp Six Sigma DMAIC để cải thiện quy trình sản xuất chuột máy tính laser Thông qua các hoạt động trong quá trình này, hiệu suất của quy trình kiểm tra chức năng đã được nâng lên từ mức 96,2% lên 98,6% [7]
2.3.1.2 Áp dụng DMAIC vào ngành dịch vụ:
Darshak A Desai (2006) đã áp dụng phương pháp Six Sigma DMAIC để cải
thiện cam kết giao hàng cho khách hàng trong một doanh nghiệp nhỏ tại Ấn Độ Kết quả cho thấy sau quá trình cải thiện cam kết giao hàng, công ty đã báo cáo một tăng trưởng doanh số khoảng 25% nhờ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện tại
và thu hút khách hàng mới [8]
S Arun Vijay (2014) đã đặt mục tiêu nghiên cứu của mình là giảm thời gian
quá trình xuất viện bệnh nhân trong một bệnh viện đa chuyên khoa ở Ấn Độ bằng cách áp dụng Mô hình Six Sigma DMAIC Qua năm giai đoạn của Mô hình Six Sigma DMAIC và sử dụng các công cụ và kỹ thuật chất lượng khác nhau, nghiên cứu này
đã đề xuất các chiến lược cải tiến để giảm thời gian chu kỳ quá trình xuất viện bệnh
Trang 22nhân Kết quả cho thấy sau khi thực hiện, thời gian xuất viện bệnh nhân đã giảm đến 61%, từ 234 phút xuống còn 143 phút Đồng thời, đã phát triển một bảng kiểm soát
kế hoạch để duy trì các cải tiến đã đạt được Nghiên cứu này cung cấp lời nhắc nhở cho các quản lý chăm sóc sức khỏe về việc giảm và tối ưu hóa thời gian quá trình xuất viện bệnh nhân trong các bệnh viện bằng Mô hình Six Sigma DMAIC, đặc biệt trong bộ phận y tế và phẫu thuật [9]
DMAIC Diagram là một công cụ giúp đảm bảo rằng tất cả các bước quan trọng trong quá trình DMAIC được thực hiện đầy đủ và đúng thời gian Nó đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến chất lượng và hiệu suất của doanh nghiệp một cách có
hệ thống và hiệu quả
2.3.2 Công cụ SIPOC
Sơ đồ SIPOC giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình bằng cách ghi lại các nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng liên quan Nó trực quan hóa cách mà mọi người trong quy trình trao đổi tài liệu hoặc dữ liệu và thường được
sử dụng để cải thiện hoặc hiểu rõ hơn về các quy trình ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng [10]
Sơ đồ SIPOC không có nghĩa là cung cấp quá nhiều chi tiết — thay vào đó, chúng cung cấp cho các bên liên quan một bản đồ quy trình cấp cao để giúp họ Đưa
ra quyết định và động não các ý tưởng cải tiến Theo cách đó, sơ đồ SIPOC chỉ là một công cụ cho quản lý quy trình kinh doanh (BPM) BPM là một công cụ để cải tiến liên tục các quy trình kinh doanh Nó liên quan đến việc điều tra các quy trình, lập kế hoạch làm thế nào để cải thiện chúng và thực hiện những cải tiến đó với các sáng kiến chiến lược [10]
Từ viết tắt SIPOC là viết tắt của năm thành phần sau: [10]
• Nhà cung cấp: Các nguồn đầu vào cho quy trình
• Đầu vào: Các tài nguyên bạn cần để quy trình hoạt động
• Quy trình: Các bước cấp cao của quy trình
• Kết quả đầu ra: Kết quả của quá trình
Trang 23• Khách hàng: Những người nhận được kết quả đầu ra hoặc hưởng lợi từ quy trình
Hình 2.4 Biểu đồ SIPOC
Mishra, P., & Kumar Sharma, R (2014) đã sử dụng công cụ SIPOC và
DMAIC để cải thiện quản lý chuỗi cung ứng trong một công ty sản xuất lô sơn tường, cũng như cải thiện chất lượng quy trình/sản phẩm, khả năng xử lý và giảm chi phí sai lỗi Kết quả cho thấy sau khi áp dụng các công cụ và thực hiện các biện pháp cải tiến
và kiểm soát quy trình, đã có sự cải thiện đáng kể dẫn đến tiết kiệm tài chính tổng cộng khoảng 223,750 đơn vị [11]
Hình 2.5 Quy trình sản xuất sơn
Trang 24Strulak-Wojcikiewicz, J L a R., (2021) đã áp dụng công cụ SIPOC vào các
bước của chu trình DMAIC trong đề tài nghiên cứu về quản lý các quy trình hậu cần tại thành phố Szczecin của Ba Lan, đặc biệt là trong việc đánh giá tác động của cơ sở
hạ tầng giao thông đến tiêu thụ nhiên liệu Tác giả đã sử dụng SIPOC để hiển thị các bước quan trọng nhất trong quy trình Logistics của thành phố, nhằm mục đích xác nhận nhu cầu của khách hàng [12]
Hình 2.6 Sơ đồ SIPOC: Quy trình hậu cần thành phố
Aw, H L Tay and H S, (2021) đã áp dụng công cụ vào các bước của Lean
Six Sigma để cải thiện quy trình lựa chọn nhà cung cấp hậu cần Việc thuê ngoài các hoạt động hậu cần đã trở thành một phương pháp được sử dụng phổ biến bởi các công ty nhằm tránh chi phí cố định cao và yêu cầu vật tư lớn để có lợi thế cạnh tranh Việc áp dụng công cụ này đã đóng góp vào việc tìm cách giải quyết các vấn
đề và xác định các giải pháp khả thi nhằm giảm các hạn chế trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp [13]
Bảng 2.1 Sơ đồ SIPOC của HC
Nhà cung cấp Đầu vào Quá trình Đầu ra Khách hàng Nhà cung cấp
các đầu vào
Nguyên vật liệu, thông
Một tập hợp có cấu trúc của các
Các sản phẩm của quá trình
Người nhận các đầu ra
Trang 25hoạt động được sắp xếp theo thứ
tự để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra cụ thể, gia tăng giá trị cho khách hàng xác định
biến đổi đầu vào
+ Phạm vi dịch vụ
+ LSP đương nhiệm
+ Chi tiêu + Ngân sách kinh doanh + Mốc thời gian
+ Mục tiêu + Tài liệu cần thiết
+ Tiêu chí đánh giá
+ Lựa chọn nhà cung cấp + Ký hợp đồng
+ Nhà cung cấp dịch vụ Logistics (Lợi nhuận)
+ Việc kinh doanh (Hoạt động)
+ Tạp vụ (Tiết kiệm)
+ Khách hàng cuối cùng (các mặt hàng)
2.3.3 Công cụ Fishbone
Sơ đồ Fishbone (hay còn được gọi là sơ đồ Ishikawa) là một công cụ biểu đồ được sử dụng để phân tích và tìm ra nguyên nhân gây ra một vấn đề Được sáng tạo bởi tiến sĩ Kaoru Ishikawa vào năm 1943, một nhà kinh tế người Nhật Bản, sơ đồ này
Trang 26có hình dạng giống một con cá và được rất phổ biến trong quản lý chất lượng và quản
lý dự án [14]
Sơ đồ Fishbone có nhiều điểm mạnh, bao gồm tính đơn giản, dễ sử dụng và có thể áp dụng trong tất cả các bộ phận và cấp độ trong tổ chức Sơ đồ này có hình dạng tương tự như một con cá với đầu cá đại diện cho vấn đề cần phân tích và các chi đều của xương cá đại diện cho những nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề đó Các nguyên nhân này thường được phân loại vào 6 nhóm chính, bao gồm: [14]
Nhân lực (People): Những yếu tố liên quan đến con người, ví dụ như kiến thức,
kỹ năng, trách nhiệm, sự chuẩn bị, hợp tác,…
Phương tiện (Equipment): Những yếu tố liên quan đến các thiết bị, máy móc, công cụ, phương tiện vận chuyển,…
Vật liệu (Materials): Những yếu tố liên quan đến nguyên liệu, nguyên vật liệu, sản phẩm tương đương,…
Phương pháp (Methods): Những yếu tố liên quan đến quy trình sản xuất, phương pháp làm việc,…
Môi trường (Environment): Những yếu tố liên quan đến môi trường làm việc, như điều kiện thời tiết, ánh sáng,…
Dữ liệu (Data): Những yếu tố liên quan đến dữ liệu, thông tin, tài liệu, quản
lý dữ liệu…
Trang 27Hình 2.7 Biểu đồ xương cá
Islam, M., Naisra, S., Pritom, S T., & Rahman, M A (2016) đã thực hiện
một nghiên cứu về Kmart, một tổ chức bán lẻ đặc trưng bởi mức giá cạnh tranh hơn
so với các cửa hàng khác Siêu thị Kmart đã sử dụng công cụ sơ đồ Fishbone để đánh giá hiệu quả và giá trị của quy trình kinh doanh của mình Từ việc phân tích sơ đồ xương cá, nhận thấy rằng vấn đề chính của siêu thị này là hệ thống quản lý chuỗi cung ứng - không đảm bảo sự liên tục và không bị gián đoạn trong chuỗi cung ứng [15]
Trang 28Hình 2.8 Phân tích xương cá: Phân tích tại sao
Sau khi liệt kê và phân tích ra các nguyên nhân gây ảnh hưởng đến danh tiếng
và doanh thu của siêu thị Ban giám đốc đã có thể đưa ra hàng loạt các phương án cải tiến ứng với từng vấn đề của siêu thị Điều này sẽ giúp cho Kmart tăng hiệu quả trong
quản lý chuỗi cung ứng của họ và trở thành nhà bán lẻ độc nhất [15]
Zhang, H Z., Hsieh, C M., Luo, Y L., & Chiu, M C (2017) đã áp dụng
công cụ Fishbone để giảm thiểu rủi ro trong dịch vụ Logistics và tìm ra các biện pháp thích hợp Trong thời gian gần đây, thương mại điện tử xuyên biên giới đã trở nên phổ biến, điều này nâng cao tầm quan trọng của hậu cần xuyên biên giới Với nhu cầu cao về thời gian của khách hàng quốc tế, việc tăng cường hậu cần trở thành yếu
tố quan trọng để tăng doanh số bán hàng Sử dụng công cụ Fishbone, họ đã xác định rằng các nguyên nhân gây ra sự không ổn định trong hệ thống Logistics là "Tần suất liên lạc" và "Thông tin không đồng bộ" Từ đó, nhóm tác giả đã xây dựng chiến lược nhằm giải quyết hai yếu tố này và đề xuất các biện pháp giảm thiểu rủi ro Tiếp theo, bằng việc sử dụng công cụ Fault tree analysis, họ đã xác định các rủi ro chính cần được giải quyết dựa trên các yếu tố rủi ro Từ kết quả phân tích này, ngành Logistics xuyên biên giới có thể sử dụng nó làm cơ sở để phát triển chiến lược, giảm thiểu rủi
ro hậu cần, tăng cường khả năng hậu cần và cải thiện lợi nhuận tổng thể cho ngành thương mại ngoại hối [16]
Trang 29Bảng 2.2 Lỗi dịch vụ logistics xuyên biên giới
Các loại Nội dung lỗi dịch vụ Lý do lỗi dịch vụ
○,1 Hậu cần
○,3 Lỗi nhân viên cửa hàng
○,11 Nhập sai thông tin
○,12 Thiếu sản phẩm
○,13 Phiếu giao hàng thiếu
○,14 Sản phẩm không đáp ứng quy định giao hàng
○,15 Gói sai
○,4 Lỗi nhân viên giao hàng
○,16 Trì hoãn (ví dụ: tắc đường, thời tiết, tai nạn xe hơi, …)
○,17 Thiệt hại sản phẩm
○,5 Nhân viên kiểm đếm
○,18 Phân loại sai trong hộp logistic
○,19 Thiệt hại khi mở hộp
○,20 Hư hỏng sản phẩm
○,6 Lỗi giao hàng xuyên biên giới
○,21 Độ trễ (ví dụ: thời tiết, phương tiện, tùy chỉnh)
○,22 Hư hỏng sản phẩm
○,7 Người tiêu dùng ○,23 Nhận nhầm
Trang 30Các loại Nội dung lỗi dịch vụ Lý do lỗi dịch vụ
○,24 Để lại thông tin sai
○,2 lỗi thông tin ngay bây giờ
○,8 Lỗi thông tin lưu trữ ○,25 Mất thông tin
Hình 2.9 Nhân quả/ Sơ đồ xương cá
2.3.4 Công cụ Pareto
Công cụ Pareto, còn được gọi là biểu đồ Pareto, là một công cụ quản lý chất lượng được sử dụng để xác định và ưu tiên các vấn đề cần được giải quyết ưu tiên trong một quá trình hoặc sản phẩm Công cụ này được đặt theo tên của kỹ sư người Ý Vilfredo Pareto, người đã phát hiện ra rằng trong một tập hợp các sự kiện, khoảng
Trang 3180% kết quả đến từ 20% nguyên nhân gây ra Thông qua biểu đồ Pareto, ta có thể hiển thị tần suất của các vấn đề hoặc nguyên nhân khác nhau trong một danh sách được sắp xếp theo thứ tự giảm dần Bằng cách tập trung vào các vấn đề hoặc nguyên nhân quan trọng nhất, công cụ Pareto giúp định hướng cho các hoạt động cải tiến và nâng cao hiệu quả của một quá trình hoặc sản phẩm [17]
Bảng Pareto là một biểu đồ cột thể hiện tần suất được sắp xếp theo tần suất Phiên bản phổ biến nhất của biểu đồ đặt các thanh cột cao nhất ở bên trái và bao gồm một đường thẳng thể hiện các điểm số được tạo ra bằng cách thêm các chiều cao theo thứ tự từ trái sang phải Biểu đồ này được sử dụng rộng rãi trong các cài đặt kiểm soát chất lượng để xác định các yếu tố quan trọng dẫn đến sự cố hoặc khuyết điểm trong quá trình [18]
Hình 2.10 Biểu đồ Pareto
Aw, H L Tay and H S (2021) đã áp dụng công cụ Pareto trong nghiên cứu
về các rào cản quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng xanh Ngày càng có nhiều tổ chức tham gia vào hoạt động chuỗi cung ứng này để duy trì sự cạnh tranh kinh doanh trên thị trường, đáp ứng lòng trung thành của khách hàng, cải thiện hình ảnh thương hiệu và giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường Kết quả nghiên cứu cho thấy nhóm tác giả đã xác định các rào cản quan trọng gây ảnh hưởng đến thành công của
Trang 32chuỗi cung ứng xanh, bao gồm "Thiếu nhận thức về việc áp dụng hậu cần ngược" và
"Chi phí cao của việc xử lý chất thải nguy hại" [19]
Y Hang, S Fong, and Z Yan (2008) đề xuất một mô hình dựa trên tác nhân
kép là CSET để tối ưu hóa việc hình thành chuỗi cung ứng Ngoài nguyên tắc JIT thì phương pháp Pareto được áp dụng để tối ưu hóa và cung cấp một cơ chế mà mỗi người tham gia sẽ không bị mất mát Trong nghiên cứu này, Pareto đóng vai trò trung gian và trước tiên chịu trách nhiệm kết nối giữa những người tham gia thượng nguồn
và những người tham gia hạ nguồn để ước tính các bộ phận và chi phí Kết quả, thời gian vận chuyển và chờ đợi phần lớn được rút ngắn để hiệu quả của toàn bộ chuỗi được cải thiện, thời gian tiết kiệm được dao động từ gần 45% cho ba luồng đến 48% mười luồng [20]
2.4 Giới thiệu công ty TNHH Hoàng Giang Food
2.4.1 Thông tin về công ty TNHH Hoàng Giang Food
➢ Tên công ty: Công ty TNHH Chế Biến Thực Phẩm Hoàng Giang
➢ Logo công ty:
Hình 2.11 Logo công ty TNHH Hoàng Giang Food
➢ Hotline: 1900 1966
➢ Mã số thuế: 1702193185
2.4.2 Sản phẩm/ dịch vụ công ty TNHH Hoàng Giang Food cung cấp
Công ty TNHH Hoàng Giang Food chuyên chế biến thực phẩm, cung cấp sản phẩm cho hệ thống chuỗi bán lẻ và nhượng quyền thương hiệu
Trang 332.4.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Hoàng Giang Food
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Hoàng Giang Food
2.4.4 Chức năng, nhiệm vụ các vị trí trong Công Ty TNHH Hoàng
Giang Food
2.4.4.1 Tổng công ty TNHH Hoàng Giang Food
• Lập kế hoạch, chiến lược và định hướng cho toàn bộ hoạt động của
công ty
• Quản lý tài chính, kế toán, hành chính nhân sự, marketing, kinh doanh
và các phòng ban khác của công ty
• Điều hành và giám sát các hoạt động sản xuất, chế biến và buôn bán
sản phẩm của công ty
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác, khách hàng và các tổ
chức liên quan khác
Tổng công ty TNHH Hoàng Giang Food
Địa chỉ: Số 231B quốc lộ 80
ấp Phước Ninh, xã Mong Thọ
B, Châu Thành, Kiên Giang
Kho thực phẩm tại Kiên Giang
Chi nhánh tại Kiên Giang.
Địa chỉ: 782A Nguyễn Trung
Trực, phường An Hòa, Rạch
Giá, Kiên Giang.
Kho thực phẩm tại Sài Gòn
Chi nhánh 1.
Địa chỉ: 430 Cách Mạng Tháng 8, phường 11, Quận 3,
Tp.HCM
Chi nhánh 2
Địa chỉ: 110/62/9 Tô Hiệu, Hiệp Tân, Tân Phú
Trang 34• Tổ chức các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường
2.4.4.2 Kho thực phẩm tại Sài Gòn
• Nhận, kiểm tra và lưu trữ các loại thực phẩm và nguyên liệu để đảm bảo chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm
• Nhận đơn đặt hàng mỗi ngày từ các chi nhánh trực thuộc và sản xuất ra thành phẩm đạt yêu cầu
• Phân loại, đóng gói và vận chuyển các sản phẩm đến các điểm bán hàng hoặc khách hàng
• Quản lý số lượng hàng tồn kho, thời hạn sử dụng và các vấn đề liên quan đến lưu trữ thực phẩm
• Đảm bảo các hoạt động nhập xuất kho được thực hiện nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm thiểu chi phí kho bãi
2.4.4.3 Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Giang Food tại Sài Gòn
• Thực hiện các hoạt động mua bán và tiếp thị các sản phẩm của công ty tại khu vực mình phụ trách
• Xây dựng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, đồng thời duy trì
và phát triển mối quan hệ với các khách hàng hiện tại
• Quản lý và điều hành các cửa hàng, điểm bán hàng, đại lý của công ty tại khu vực phụ trách
• Thực hiện các hoạt động giải quyết vấn đề về sản phẩm, dịch vụ và hỗ trợ khách hàng
Trang 35CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.1 Nội dung nghiên cứu
Công ty TNHH Hoàng Giang Food bắt đầu từ năm 2020 đã dần thay thế phương pháp quản lý kho từ truyền thống (quản lý bằng giấy tờ, file excel, ) sang phương pháp quản lý kết hợp với hệ thống với mong muốn tăng hiệu suất, năng suất cũng như độ chính xác, giảm thiểu rủi ro trong việc quản lý xuống mức thấp nhất, tiết kiệm chi phí, Đến năm 2022, hệ thống đã dần hoàn thiện và được đưa vào sử dụng Tuy nhiên, trong lúc hệ thống hoạt động cho đến nay thì công ty đã phát hiện ra ngoài một số lỗi xuất phát từ hệ thống thì còn có số lỗi phát sinh từ nhân viên tương tác với
hệ thống không đúng khiến số lượng đơn sai khá nhiều và đã gây ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của công ty Dựa vào bảng 1.1 cho thấy tổng số đơn lỗi chiếm 10% trong tổng số các đơn hoàn thành, đây là một con số đáng lo ngại và cần được
tìm kiếm cách giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt Và công ty mong muốn sẽ giảm
tỷ lệ đơn lỗi từ 10% xuống còn 2% Chính vì điều đó nên công ty TNHH Hoàng Giang Food đã đưa ra quyết định xây dựng một bộ quy trình cho các hoạt động trong nhà kho kết hợp với hệ thống quản lý để giảm thiểu số lỗi trên xuống mức thấp nhất
Hình 3.1 Bảng research gap
Trang 363.2 Phương pháp nghiên cứu
Để có thể xây dựng quy trình làm việc các vị trí kho kết hợp hệ thống quản lý tại công ty TNHH Hoàng Giang Food tác giả sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu, diagram SIPOC và DMAIC process như sau:
Hình 3.2 Phương pháp nghiên cứu đề tài
Trang 37Do thời gian và nguồn lực không đủ để có thể giải quyết triệt để vấn đề, tác giả xin phép chỉ giải quyết một phần đó chính là xây dựng bộ quy trình làm việc các vị trí trong kho kết hợp với hệ thống quản lý
Trang 38CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 4.1 Giới thiệu bộ phận kho thực phẩm Công ty TNHH Hoàng Giang
Food
4.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kho Công ty TNHH Hoàng Giang Food
Sơ đồ 4.1 Sơ đồ tổ chức kho lưu trữ và chế biến Công ty TNHH Hoàng Giang Food
4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí trong bộ phận kho
4.1.2.1 Quản lý kho
• Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của kho thực phẩm
• Quản lý các nhân viên
• Giám sát các hoạt động của kho
• Nhận báo cáo số lượng hàng hóa đầu ngày từ các chi nhánh trực thuộc
và chuyển yêu cầu sản xuất hàng hóa xuống cho bộ phận chế biến
• Phụ trách các công việc liên quan đến tài chính, chi phí của kho và báo
cáo tình hình về cho trụ sở công ty
• Lập các phiếu thanh toán cho các nhà cung cấp, theo dõi chi phí và
doanh thu của kho 4.1.2.2 Nhân viên kho
• Đảm nhận việc xuất, nhập hàng hóa ra vào kho
• Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập vào kho
• Sắp xếp hàng hóa vào kho đúng vị trí và theo nguyên tắc FIFO
Trang 39• Hỗ trợ nhân viên chế biến trong việc kiểm tra hạn sử dụng, chất lượng hàng hóa thường xuyên
4.1.2.3 Nhân viên chế biến thực phẩm
• Chịu trách nhiệm xử lý, chế biến thực phẩm theo đúng số lượng từ quản
lý kho, yêu cầu công ty đề ra và chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm
• Kiểm tra hàng hóa thường xuyên, đảm bảo chất lượng và hạn sử dụng của thực phẩm
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định và đồng nhất trong từng đợt chế biến
4.1.2.4 Nhân viên giao hàng
• Đảm nhận việc đóng gói hàng hóa
• Vận chuyển hàng hóa từ kho đến các chi nhánh trực thuộc hoặc giao đến tay các khách hàng (khi có yêu cầu)
• Đảm bảo an toàn sản phẩm trong quá trình vận chuyển
4.1.2.5 Nhân viên xử lý hàng hóa
• Nhận các sản phẩm còn dư từ các chi nhánh chuyển về kho vào cuối ngày
• Đảm nhận việc xử lý các thực phẩm đã hết hạn sử dụng hoặc được chuyển về từ các chi nhánh về cuối ngày và sản phẩm không đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm theo đúng yêu cầu của công ty
Trang 404.1.3 Quy trình tổng quát trong kho lưu trữ và chế biến thực phẩm Hoàng Giang Food
Hình 4.1 Sơ đồ SIPOC quy trình làm việc trong kho lưu trữ và chế biến Công ty TNHH Hoàng Giang Food