Trong những năm đầu của thế kỷ 21, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước phát triển mạnh mẽ, đặc biệt trong lĩnh vực phát triển hạ tầng xây dựng. Cùng với đó, ngành Vật liệu xây dựng Việt Nam đã có những đóng góp đáng kể nhất trong việc hình thành hệ thống cơ sở hạ tầng, tạo tiền đề cho phát triển kinh tế, xã hội. Các chủng loại vật liệu xây dựng như: xi măng, thép, sứ vệ sinh, kính, vật liệu xây, gạch ốp lát, tấm tường, vật liệu hoàn thiện… đã có những bước tăng trưởng vượt bậc. Từ chỗ cung không đủ cầu, phải nhập khẩu, đến nay chúng ta có thể tự hào vươn lên là nước xuất khẩu hàng đầu khu vực. Hiện nay, sản lượng các chủng loại VLXD tăng trưởng mạnh mẽ hàng năm, với việc các nhà sản xuất đầu tư công nghệ hiện đại và cho ra các sản phẩm chất lượng ngày càng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường, đóng góp đáng kể vào tăng trưởng GDP và giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Năm 2023, nguồn vốn đầu tư công từ ngân sách theo kế hoạch được Quốc hội giao là hơn 711.000 tỷ đồng, tăng 25% so với kế hoạch năm 2022. Ngoài ra, có thêm khoảng 147.000 tỷ đồng từ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế - xã hội. Tổng cộng, chi tiêu Chính phủ dự kiến sẽ được mở rộng lên tới hơn 850.000 tỷ đồng dưới hình thức đầu tư công vào năm nay. Đây được kỳ vọng sẽ là điểm sáng hỗ trợ cho nhu cầu nguyên vật liệu xây dựng và giúp nâng cao năng lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước. [1] Để tăng tính cạnh tranh, lợi ích cho doanh nghiệp công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Thy cần giảm lãng phí do tồn kho và đẩy mạnh quy trình quản lí quy trình xuất nhập hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó đề tài : Cải tiến quy trình xuất nhập hàng tại công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Thy được thực hiện nhằm đề xuất những giải pháp tối ưu để giảm thời gian phục vụ khách hàng của công ty
MỞ ĐẦ U
Đặ t v ấn đề
Trong những năm đầu thế kỷ 21, nền kinh tế Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, đặc biệt trong lĩnh vực hạ tầng xây dựng, với ngành vật liệu xây dựng đóng góp quan trọng vào việc hình thành hệ thống cơ sở hạ tầng Các loại vật liệu như xi măng, thép, gạch ốp lát và vật liệu hoàn thiện đã có sự tăng trưởng vượt bậc, từ việc phải nhập khẩu đến nay đã trở thành nước xuất khẩu hàng đầu khu vực Sản lượng vật liệu xây dựng tăng trưởng mạnh hàng năm nhờ vào việc các nhà sản xuất đầu tư công nghệ hiện đại, cung cấp sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường và đóng góp đáng kể vào tăng trưởng GDP, giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế.
Năm 2023, nguồn vốn đầu tư công từ ngân sách dự kiến đạt hơn 711.000 tỷ đồng, tăng 25% so với năm 2022, cùng với khoảng 147.000 tỷ đồng từ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế - xã hội, tổng chi tiêu Chính phủ sẽ lên tới hơn 850.000 tỷ đồng Sự gia tăng này kỳ vọng sẽ hỗ trợ nhu cầu nguyên vật liệu xây dựng và nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong nước Để tăng cường tính cạnh tranh, Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Thy cần giảm lãng phí do tồn kho và cải thiện quy trình quản lý xuất nhập hàng Do đó, đề tài "Cải tiến quy trình xuất nhập hàng tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Thy" được thực hiện nhằm đề xuất giải pháp tối ưu để giảm thời gian phục vụ khách hàng.
Mục tiêu và mục đích nghiên cứu
Mục tiêu luận văn “ Cải tiến quy trình xuất nhập hàng hoá tại công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Thy” bao gồm:
- Phân tích quy trình xuất nhập hàng tại kho công ty bằng những trải nghiệm thực tế.
- Đưa ra những sai sót mà công ty đang mắc phải và dựa theo những phương hướng phát triển của công ty để đưa ra giải pháp cải tiến
Phân tích thực trạng và cải thiện quy trình xuất nhập hàng hoá tại công ty nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình này
Đối tượng và phạm vi nghiên cứ u
Bài luận này tập trung nghiên cứu về quy trình xuất nhập hàng tại công ty TNHH VLXD Hoàng Thy
Về không gian:Doanh nghiệp VLXD Hoàng Thy
Về thời gian: Nghiên cứu được thực hiện trong thời gian từ 5/2023 tới tháng
9/2023 Trong thời gian này, tác giả đã thực hiện công việc thực tập tại doanh nghiệp và thu thập các dữ liệu để thực hiện đề tài nghiên cứu.
Mục lục dự kiến đề tài
Chương này trình bày vấn đề, mục đích và mục tiêu nghiên cứu đềtài
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
2.1 Tổng quan về quy trình vận hành
2.2 Tổng quan về quy trình cải tiến
Chương 3: Nội dung nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
3.1 Research gap ( khoảng không nghiên cứu )
Chương 4: Thực hiện và kết quả nghiên cứu
Bài viết này phân tích thực trạng hoạt động xuất nhập hàng hoá tại doanh nghiệp, đánh giá những thuận lợi và hạn chế hiện có Đồng thời, nó cũng đề cập đến một số quá trình cải tiến trong việc quản lý xuất nhập hàng hoá của bộ phận kho và bộ phận kinh doanh, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Chương 5: Kết luận và kiến nghị
CƠ SỞ LÝ THUYẾ T
T ổ ng quan v ề kho
Kho hàng là không gian tạm thời để lưu trữ hàng tồn kho, đóng vai trò như khu vực đệm trong chuỗi cung ứng Nó giúp kết nối sản phẩm với nhu cầu người tiêu dùng, với mục tiêu chính là tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu kịp thời và hiệu quả về chi phí.
2.1.2 Vai trò của kho hàng
Sử dụng kho giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí vận tải bằng cách gom các lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn, từ đó giảm thiểu số lần vận chuyển và tối ưu hóa chi phí.
Kho giúp tiết kiệm chi phí trong sản xuất bằng cách bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm một cách hiệu quả, giảm thiểu hao hụt, mất mát và hư hỏng Điều này đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho quy trình sản xuất diễn ra liên tục và nhịp nhàng, từ đó giúp giảm tổng chi phí sản xuất.
- Giúp duy trì nguồn cung ứng ổn định
- Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất
Kho không chỉ là nơi lưu trữ phế liệu, phế phẩm và các bộ phận sản xuất thừa, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại, xử lý và tái chế các vật liệu này Điều này góp phần quan trọng vào việc thực hiện thành công hoạt động "logistics ngược".
2.1.3 Quy trình chung của nhà kho
Sơ đồ 2 1: Quy trình kho bãi
2.1.3.1 Nhận trước Đầu tiên, nhà cung cấp phải đảm bảo cung cấp sản phẩm cho kho hàng một cách phù hợp nhất Đề xuất cho người quản lý kho hàng là sự thống nhất về bao bì, sốlượng sản phẩm trong mỗi thùng, sốlượng thùng trên mỗi pallet và bất yêu cầu nhãn dán cụ thểkhác, cùng với phương tiên vận chuyển để đảm bảo rằng các sản phẩm đã đặt tương thích với cơ sởlưu trữ
Nhiều trường hợp cho thấy hàng hoá khi đến kho không đúng quy cách, như lấn ra ngoài pallet, nhãn dán sai hoặc vị trí không chính xác, cùng với việc đóng gói không tương ứng với số lượng bán Những vấn đề này thường tốn thời gian xử lý, do đó, việc nhà cung cấp giải quyết và tuân thủ các yêu cầu trước khi giao hàng là rất cần thiết.
Các vấn đề cần được thảo luận cảbên trong và bên ngoài trước khi đặt hàng bao gồm:
Kích thước và loại thùng carton
Loại bao bì vận chuyển,bao bì bằng bìa cứng, nhựa, thùng nhựa, xe chở hàng, pallet
Giao hàng có sử dụng pallet hay không
Kích thước (chiều dài, chiều rộng và chiều cao) và loại pallet, ví dụnhư pallet euro, pallet có 4 đường vào
Yêu cầu nhãn dán cụ thểnhư mô tả sản phẩm, mã vạch và sốlượng
Vịtrí của nhãndán trên thùng carton và pallet
Sốlượng thùng (sốlượng thùng bên trong và bên ngoài, )
Phương tiện vận chuyển, sốlượng giao hàng và tần suất giao hàng [3]
Nhận hàng, nhập hàng và xử lý hàng hóa là quy trình thiết yếu trong kho, đảm bảo rằng sản phẩm đúng, đủ số lượng và trong điều kiện phù hợp được tiếp nhận đúng thời điểm Đây là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào sự tuân thủ của nhà cung cấp và giúp kho hoạt động hiệu quả.
Sau khi hàng hóa được dỡ xuống, bạn cần xác định xem có cần kiểm tra trước khi cất đi hay không Lý tưởng nhất là chuyển hàng hóa nhập khẩu trực tiếp từ khoang bốc hàng đến khu vực lưu trữ hoặc khu vực gửi hàng Tuy nhiên, sự tin tưởng là vấn đề quan trọng, và nếu bạn không hoàn toàn chắc chắn về độ chính xác trong việc giao hàng của các nhà cung cấp, thì việc kiểm tra là cần thiết.
Một số nhà bán lẻ đã áp dụng GFR (nhận thiện chí) cho phép sản phẩm vào trung tâm phân phối hoặc cửa hàng mà không cần kiểm tra, với kiểm tra ngẫu nhiên được thực hiện sau đó Bất kỳ sự khác biệt nào phát hiện sẽ được tính cho nhà cung cấp theo tỷ lệ, giúp người lái xe tiếp tục giao hàng và thúc đẩy nhà cung cấp nâng cao độ chính xác lô hàng Hình thức này có thể mở rộng cho các hoạt động khác, tạo ra các thỏa thuận có lợi với các nhà cung cấp.
Mục tiêu chính của các nhà kho là tối ưu hóa tỷ lệ thông lượng và giảm lượng hàng tồn kho Cross docking là một quy trình hiệu quả, cho phép di chuyển sản phẩm trực tiếp từ hàng hóa đến khoang gửi hàng mà không cần lưu trữ trong kho Phương pháp này giúp loại bỏ các bước trung gian như lưu trữ và lấy hàng, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động của nhà kho.
Cross docking yêu cầu sự hỗ trợ toàn diện từ các nhà cung cấp trong việc trình bày sản phẩm, bao gồm việc ghi nhãn rõ ràng và thông báo trước về giao hàng Để đảm bảo quy trình này diễn ra suôn sẻ, cần có hệ thống xác định sản phẩm cần cross docking và quy trình nhận diện cũng như cảnh báo cho nhân viên kịp thời.
Sau khi đăng ký, sản phẩm sẽ được chuyển đến khu vực gửi hàng, và vị trí tạm thời của chúng sẽ được ghi nhận trên hệ thống Điều này giúp cảnh báo nhân viên rằng sản phẩm đang chờ vận chuyển, đồng thời các chi tiết cần được ghi lại để đảm bảo có dấu vết kiểm toán.
Khi xem xét không gian vận chuyển sản phẩm, cần chú ý đến cả khu vực trong và ngoài nước Đảm bảo đủ không gian là yếu tố quan trọng để di chuyển sản phẩm một cách nhanh chóng và an toàn Bất kỳ sự tắc nghẽn nào trong khu vực này đều có thể làm chậm quá trình vận chuyển và tạo ra căng thẳng cho các đội ngũ Ngoài ra, cần có một khu vực dàn dựng được đánh dấu rõ ràng để sản phẩm có thể được đặt trước khi gửi đi, cùng với một khu vực lái xe vào giá đỡ để hỗ trợ sắp xếp tải cho các bộ sưu tập cụ thể.
Cross docking là một phương pháp quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp di chuyển hàng hóa dễ hỏng một cách hiệu quả Các nhà bán lẻ áp dụng hệ thống này tại các trung tâm phân phối, nơi họ nhận sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp, sau đó sắp xếp và hợp nhất hàng hóa để vận chuyển đến các cửa hàng khác nhau.
Hệ thống Just-in-time sử dụng phương pháp cross docking, cho phép các nhà sản xuất phân phối các bộ phận đến một trung tâm giải trình tự hoặc cross-dock Tại đây, các bộ phận được hợp nhất và phân phối theo trình tự bên dòng.
Tổng quan về kho VLXD
2.2.1 Đặc điểm của kho VLXD
Kho vật liệu xây dựng là một không gian chuyên dụng, được thiết kế và quản lý để lưu trữ các loại vật liệu, sản phẩm và thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng.
Các vật liệu xây dựng cơ bản bao gồm xi măng, cát, đá, thép, gạch, gỗ và nhiều loại vật liệu khác, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện các công trình.
2.2.2 Đặc điểm lưu trữ của kho VLXD
Kho vật liệu xây dựng thường được trang bị cơ sở vật chất khác biệt so với kho lưu trữhàng hóa thông thường Cụ thể:
Diện tích lớn và phân khu riêng biệt:
Kho vật liệu xây dựng có diện tích rộng rãi để chứa đựng các vật liệu có kích thước và khối lượng lớn Được phân chia thành các khu vực riêng biệt, kho không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa khỏi ảnh hưởng lẫn nhau mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và sắp xếp các loại vật liệu.
Hệ thống bao bọc bên ngoài:
Vật liệu xây dựng như cát, đá và xi măng cần được bảo vệ khỏi tác động của thời tiết và các yếu tố bên ngoài như mưa, nắng và bụi bẩn Vì vậy, kho vật liệu xây dựng thường được trang bị hệ thống bao bọc bên ngoài chắc chắn để đảm bảo an toàn và chất lượng cho các vật liệu này.
Hệ thống tường, trần và mái che dày là yếu tố quan trọng trong kho vật liệu xây dựng, giúp bảo vệ các vật liệu khỏi các tác động vật lý Thiết kế này không chỉ đảm bảo khả năng chịu đựng trọng lượng mà còn đáp ứng áp lực từ các vật liệu có khối lượng lớn, góp phần nâng cao độ bền và an toàn cho công trình.
Phần mềm quản lý kho:
Các kho vật liệu xây dựng thường áp dụng phần mềm quản lý kho, chẳng hạn như phần mềm quản lý kho WNS, để theo dõi và quản lý hiệu quả các loại vật liệu Phần mềm này hỗ trợ từ việc lưu trữ, xuất nhập kho đến việc tra cứu thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
2.2.3 Các loại VLXD được lưu trữ
Các loại thuộc nhóm vật liệu xây dựng sẽ được lưu trữ tại kho xây dựng Thông thường, các kho sẽ chia vật liệu thành 3 nhóm bao gồm:
Vật liệu xây dựng cơ bản: xi măng, sắt, thép, cát, gạch, …
Vật liệu xây dựng kết cấu: vữa xây dựng, bê tông, phụgia xây dựng, …
Vật liệu xây dựng hoàn thiện: tường, trần, sàn, vật tư nội thất, vật tư ngoại thất
2.2.4 Đặc điểm lưu trữ của các loại VLXD
- Xi măng phải được lưu trữtrong kho khô, chống ẩm và chống rò rỉ
- Xi măng phải được xếp chồng lên nhau trên các tấm ván gỗ, sát nhau để giảm lưu thông không khí.
- Các túi xi măng không được bịẩm hoặc ẩm
- Nếu xi măng được lưu trữngoài trời trong thời gian dài, cần bọc túi bằng màng chống thấm
- Gạch phải được xếp chồng lên nhau trên nền đất khô, trong các tầng thông thường để giảm vỡvà vỡ gạch
- Gạch phải được xếp chồng đều để kiểm tra chất lượng và dễdàng kiểm tra
- Gạch làm từđất sét chứa vôi phải được ngâm trước đểtránh vỡ khi tiếp xúc với nước
Cát :lưu trữnơi thoáng mát, tránhẩm mốc
- Cốt thép phải được bảo quản chống ăn mòn và biến dạng
- Cốt liệu mịn và thô phải được lưu trữtrong các kho dự trữ riêng biệt để tránh trộn lẫn
- Cốt thép phải được lưu trữtrên mức sàn đểtránh biến dạng
- Các đường ống phải được lưu trữtrên nền đất phẳng và hỗ trợđầy đủđể tránh biến dạng
- Các đường ống không nên xếp chồng lên nhau hoặc lưu trữtrong điều kiện uốn cong hoặc gần nguồn nhiệt
Sơn, Véc ni và Chất pha loãng:
- Các chất sơn phải được lưu trữ trong hộp kín hoặc kín để tránh tác động của nhiệt độ, khói, tia lửa hoặc ngọn lửa
- Có thông gió đầy đủ khi thực hiện công việc sơn đểngăn tích tụhơi dễcháy.
- Các công nhân phải được trang bị bảo hộcá nhân và được cung cấp kem dưỡng da tay để bảo vệ da tiếp xúc với chất sơn.
- Ngói phải được xếp chồng lên nhau trên nền đất cứng và cấp
- Ngói không được xếp chồng lên nhau cao hơn 1m.
- Ngói có kích thước và độ dày khác nhau nên được xếp chồng lên nhau để dễ dàng tháo lắp [7]
T ổ ng quan v ề ngành xây dự ng ở Vi ệ t Nam
Năm 2021, ngành xây dựng ghi nhận sự tăng trưởng tích cực với giá trị tăng thêm ước tính tăng từ 0,2% đến 0,5% so với năm 2020 Đồng thời, chỉ số giá xây dựng cũng tăng 4,34% so với năm trước, phản ánh sự phát triển khả quan của ngành.
Trong bối cảnh thị trường xây dựng nhà ở tại Hà Nội và TP.HCM gặp khó khăn với sự sụt giảm nguồn cung và số căn hộ bán trong năm 2021, một số công ty xây dựng đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng về giá trị hợp đồng ký mới Cụ thể, Công ty Cổ phần Xây dựng Coteccons (CTD) đạt giá trị hợp đồng khoảng 25 nghìn tỷ đồng, trong khi Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hoà Bình (HBC) đạt 18 nghìn tỷ đồng, tương ứng với mức tăng trưởng gấp 3,6 lần và 2 lần so với năm 2020.
Dựa trên dữ liệu của CBRE và Savills, lượng cung mới và căn hộ bán ra trong năm 2021 ước tính giảm từ 7% đến 13% so với cùng kỳ, chủ yếu do giãn cách xã hội trong quý III/2021 Sự giảm sút này có thể đã góp phần làm tăng giá trị hợp đồng mới của các doanh nghiệp xây dựng.
Theo thống kê của SSI Research, giá trị thị trường của các doanh nghiệp ngành Xây dựng đã tăng 58% trong năm 2021 Trong số đó, Công ty Cổ phần Xây dựng FLC Faros (ROS) ghi nhận mức tăng 390%, Tập đoàn xây dựng Hoà Bình (HBC) tăng 86%, Công ty Cổ phần Tasco (HUT) tăng 352%, Công ty CP FECON (FCN) tăng 122%, và Công ty CP Đạt Phương (DPG) tăng 220%.
Triển vọng cho năm 2022 của ngành xây dựng rất tích cực dựa trên nhiều yếu tố
Sửa đổi các luật về thị trường bất động sản, bao gồm Luật Đất đai 2013 và Luật Nhà ở 2014, sẽ mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp xây dựng Chính phủ đang tăng cường đầu tư công và hỗ trợ phục hồi kinh tế, với dự báo GDP tăng từ 6,5% đến 7% trong năm 2022, tạo điều kiện thuận lợi cho các dự án đầu tư và phát triển hạ tầng.
Trong tổng thể, ngành xây dựng được kỳ vọng sẽ phục hồi mạnh mẽ trong năm
2022, và các doanh nghiệp xây dựng có triển vọng tích cực trong hoạt động kinh doanh [8]
Áp dụng các công cụ để gi ả i quy ế t v ấn đề và đưa ra giải pháp cho công
DMAIC là một chiến lược cải tiến chất lượng dựa trên dữ liệu, giúp nâng cao hiệu quả quy trình Mặc dù nó là một thành phần quan trọng trong sáng kiến Six Sigma, DMAIC cũng có thể được áp dụng độc lập hoặc kết hợp với các phương pháp cải tiến quy trình khác như Lean.
DMAIC là từ viết tắt của Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện và Kiểm soát
Nó đại diện cho năm giai đoạn tạo nên quá trình:
1 Xác định vấn đề, hoạt động cải tiến, cơ hội cải tiến, mục tiêu dự án và các yêu cầu của khách hàng (nội bộvà bên ngoài).
Điều lệ dự án đểxác định trọng tâm, phạm vi, phương hướng và động lực cho nhóm cải tiến
Tiếng nói của khách hàng để hiểu phản hồi từkhách hàng hiện tại và tương lai cho biết các dịch vụlàm họhài lòng, thích thú và không hài lòng.
Bản đồ luồng giá trị cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình từ đầu đến cuối, tập trung vào khách hàng và phân tích các yếu tố cần thiết để đáp ứng nhu cầu của họ.
2 Đo lường hiệu suất quá trình.
Bản đồ quy trình là công cụ quan trọng để ghi lại các hoạt động diễn ra trong quy trình Việc phân tích khả năng giúp đánh giá mức độ đáp ứng các thông số kỹ thuật của quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
Biểu đồ Pareto là công cụ hữu ích để phân tích tần suất các vấn đề hoặc nguyên nhân, giúp xác định những yếu tố chính gây ra sự thay đổi và hiệu suất kém Thông qua việc phân tích quy trình, chúng ta có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các lỗi, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ(RCA) đểkhám phá nguyên nhân
3 Phân tích quy trình để xác định nguyên nhân gốc rễ của sự biến đổi, hiệu suất kém (khiếm khuyết)
Phân tích nguyên nhân gốc rễ(RCA) đểtìm ra nguyên nhân
Phân tích tác động và chế độ lỗi (FMEA) để xác định các lỗi có thể xảy ra của sản phẩm, dịch vụvà quy trình
Biểu đồđa biến đểphát hiện các loại biến thểkhác nhau trong một quy trình
4 Cải thiện hiệu suất quy trình bằng cách giải quyết và loại bỏcác nguyên nhân gốc rễ
Thiết kế thí nghiệm (DOE) là phương pháp hiệu quả để giải quyết các vấn đề phát sinh từ các quy trình hoặc hệ thống phức tạp, nơi có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kết quả Phương pháp này cho phép phân tích các yếu tố và biến một cách đồng thời, giúp xác định mối quan hệ giữa chúng mà không thể tách biệt từng yếu tố một.
Sự kiện Kaizen tập trung vào việc giới thiệu sự thay đổi nhanh chóng thông qua việc chú trọng vào một dự án hẹp Nó khai thác ý tưởng và động lực từ những người thực hiện công việc, nhằm cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc.
5 Kiểm soát quá trình cải tiến và hiệu suất quá trình trong tương lai.
Kế hoạch kiểm soát để ghi lại những gì cần thiết đểduy trì quy trình cải tiến ở mức hiện tại
Kiểm soát quy trình thống kê (SPC) để theo dõi hành vi của quy trình 5S để tạo nơi làm việc phù hợp với kiểm soát trực quan
Chống lỗi (poka-yoke) để làm cho lỗi không thể xảy ra hoặc có thể phát hiện ngay lập tức [9]
Hình 2 1: Hình minh họa công cụ DMAIC
Những nghiên cứu liên quan
Tushar N Desai và Dr R L Shrivastava (2008) đã thảo luận về cách cải thiện chất lượng và năng suất trong doanh nghiệp sản xuất thông qua một nghiên cứu điển hình Bài báo nêu bật việc áp dụng phương pháp Six Sigma DMAIC, giúp xác định, định lượng và loại bỏ các nguồn biến đổi trong quy trình vận hành, từ đó tối ưu hóa các biến vận hành và cải thiện năng suất quy trình Việc này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên và giảm thiểu biến thể, đồng thời duy trì chất lượng đầu ra quy trình một cách nhất quán.
KG Durga Prasad, K.Venkat Subbaiah và G.Padmavathi (2012) đã nghiên cứu một trường hợp trong cơ sở giáo dục kỹ thuật, nhấn mạnh rằng cách tiếp cận này đã tạo ra một phương pháp mới nhằm nâng cao chất lượng giáo dục Trong bài báo, sinh viên được xem như nguyên liệu thô, được xử lý để trở thành sinh viên tốt nghiệp kỹ thuật, đáp ứng nhu cầu của ngành Mục tiêu chính là cải thiện chất lượng giáo dục, tăng cường cơ hội việc làm tại các công ty uy tín, tạo điều kiện cho việc học cao hơn, phát triển doanh nghiệp và nâng cao tỷ lệ tốt nghiệp Để áp dụng phương pháp Six Sigma trong giáo dục kỹ thuật, điều quan trọng nhất là nâng cao nhận thức về chất lượng trong quản lý và sự cam kết không ngừng của tất cả các thành viên trong hệ thống giáo dục.
GS TS Vidosav MAJSTOROVIC và các cộng sự (2010) đã áp dụng phương pháp DMAIC trong nghiên cứu của họ tại một số công ty sản xuất gia công kim loại ở Serbia.
Những thành tựu của anh ấy từ dự án bao gồm việc giảm sự biến đổi trong quy trình sản xuất, qua đó giảm thiểu số lượng sản phẩm không đạt yêu cầu Điều này đã góp phần nâng cao mức độ Sigma cho hệ thống và quy trình sản xuất, đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng Công cụ SIPOC cũng được áp dụng trong quá trình này.
Sơ đồ SIPOC là công cụ hữu ích giúp hình dung quy trình tổng thể bằng cách ghi lại các yếu tố chính như nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng Nó giúp chúng ta hiểu rõ cách thức mà các bên trong quy trình tương tác với nhau, từ đó cải thiện các quy trình có ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Sơ đồ SIPOC không cung cấp quá nhiều chi tiết, mà thay vào đó, nó tạo ra một bản đồ quy trình cấp cao cho các bên liên quan, giúp họ đưa ra quyết định và phát triển ý tưởng cải tiến SIPOC là một công cụ quan trọng trong quản lý quy trình kinh doanh (BPM), một phương pháp nhằm cải tiến liên tục các quy trình kinh doanh BPM bao gồm việc điều tra các quy trình hiện tại, lập kế hoạch cải thiện và thực hiện các sáng kiến chiến lược để nâng cao hiệu quả.
Từ viết tắt SIPOC là viết tắt của năm thành phần sau [14]:
•Nhà cung cấp (Supplier): Các nguồn đầu vào cho quy trình
•Đầu vào (Input): Các tài nguyên bạn cần đểquy trình hoạt động
•Quy trình (Process): Các bước cấp cao của quy trình
• Kết quảđầu ra (Output): Kết quả của quá trình
•Khách hàng (Customer): Những người nhận được kết quả đầu ra hoặc hưởng lợi từquy trình
Những nghiên cứu liên quan
M Bevilacqua , FE Ciarapica , I De Sanctis , G Mazzuto , C Paciarotti ( 2015 ) khám phá tầm quan trọng của việc chuyển đổi nhanh chóng trong dây chuyền đóng gói của một công ty dược phẩm Sử dụng tích hợp các phương pháp tinh gọn khác nhau, nghiên cứu nhằm mục đích giảm tới 50% thời gian thay đổi lô và chuyển đổi, tăng hiệu quả thiết bị tổng thể lên 25% [15]
Pratima Mishra , Rajiv Kumar Sharma ( 2014 ) Nghiên cứu này rút ra kết luận rằng việc tích hợp Six Sigma (DMAIC) với mô hình SIPOC đã được thiết lập như một phương pháp thành công trong việc cải thiện quy trình sản xuất, đặc biệt là trong mạng chuỗi cung ứng Sự thành công của kết hợp này có thể thúc đẩy các đối tượng liên quan khác nhau sử dụng phương pháp được trình bày để tối ưu hóa và giảm thiểu tổn thất trong quy trình của họ, sau khi đã xác định các yếu tố hiệu suất chính liên quan đến quy mô quy trình Vì vậy, nghiên cứu này là một bước tiến để chứng minh sự hiệu quả của việc áp dụng mô hình lai này, một phương pháp thường được áp dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất và chế biến trên toàn cầu Mô hình này không chỉ giúp đánh giá các khía cạnh quan trọng của quy trình mà còn có thể mở rộng để nghiên cứu các khía cạnh liên quan đến sản lượng đầu ra khác nhau, điều này đặc biệt quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất quản lý chuỗi cung ứng [16]
Hình 2 3: Quy trình sản xuất sơn
Công cụ Pareto là một công cụ quản lý chất lượng được sử dụng để xác định và ưu tiên các vấn đề cần được giải quyết trước đối với một quá trình hoặc sản phẩm Nó được đặt tên theo kỹ sư người Ý Vilfredo Pareto, người phát hiện ra rằng trong một tập hợp các sự kiện, khoảng 80% kết quảđến từ20% nguyên nhân gây ra Công cụ Pareto thường được sử dụng để hiển thị tần suất của các vấn đề hoặc nguyên nhân khác nhau trong một danh sách theo thứ tự giảm dần Bằng cách tập trung vào các vấn đề hoặc nguyên nhân quan trọng nhất, công cụ Pareto có thể giúp định hướng cho các hoạt động cải tiến và cải thiện hiệu quả của một quá trình hoặc sản phẩm [17]
Gi ớ i thi ệu công ty TNHH VLXD Hoàng Thy
2.5.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty được thành lập ngày 19/9/2006 Mã số thuế 1300376397-001 được quản lí bởi chi cục thuế tỉnh Bến Tre Người đại diện cũng như đại diện pháp lí là Đinh
Tiến Lộc – đơn vịđã có hơn 16 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp xây dựng Hội tụ những lợi thế cạnh tranh riêng cùng đội ngũ nhân lực hùng hậu, phục vụ chuyên nghiệp , đặt sựhài lòng của khách hàng lên hàng đầu để phấn đấu hết mình Từkhi đi vào hoạt động đến nay, công ty không ngừng nâng cao và cải thiện giá trị các dịch vụ cung ứng, tối ưu hóa các chi phí lợi nhuận, phục vụ với năng suất tối đa và luôn đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
- Tên công ty : Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Thy
- Địa chỉ : 161b quốc lộ 60, ấp Thành Hựu, xã Tam Phước, huyện Châu Thành, Tam Phước, Bến Tre
- Đại diện pháp lý : Đinh Tiến Lộc
- tình trạng hoạt động : đang hoạt động ( đã được cấp GCN ĐKT )
- Nơi đăng kí quản lí : chi cục thuê huyện Châu Thành
2.5.3 Sứ mệnh và tầm nhìn
Công ty TNHH VLXD Hoàng Thy hoạt đông trong lĩnh vực cung cấp VLXD và đồ nội thất với sứ mệnh mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm chất lượng, đặt uy tín lên hàng đầu, làm hài lòng khách hàng và là kim chỉ nam cho sựthành công của doanh nghiệp
2.5.4 Sản phẩm và dịch vụ
Công ty TNHH VLXD Hoàng Thy luôn mang đến cho quý khách hàng sự lựa chọn tốt nhất về giá cả, dịch vụ cũng như sựan toàn tuyệt đối trong quá trình chuyển hàng
Cung cấp VLXD và nội thất cho khu vực thành phố Bến Tre nói riêng và các tỉnh miền tây nói chung
V ị trí, sơ đồ , cơ cấ u t ổ ch ứ c
Đứng đầu công ty là Giám Đốc Điều Hành,sau đó là Quản Lí Công ty hoạt động với các bộ phận chính: Bộ phận nhân sự, bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển
Sơ đồ 2 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH VLXD Hoàng Thy
Giám đốc: là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp Là người đưa ra quyết định cuối cùng ở công ty Và cũng là người đưa ra những định hướng vềsau này cho công ty xây dựng và thúc đẩy sựphát triển và sựgia tăng của công ty.
Bộ phận kinh doanh : có nhiệm vụ tìm hiểu, khảo sát thị trường, đặt ra những kế hoạch, chiến lược trong tiêu thụ hàng hoá, chăm sóc khách hàng, bán hàng Và nhận đơn hàng cho công ty và làm chứng từgiao hàng
Bộ phận nhân sự: quản lí nhân sự, tuyển chọn nhân sự và chấm công.
Bộ phận kếtoán: quản lý sổsách, tài chính, thu chi, lưu trữ hồsơ cho công ty
Bộ phận kho: là bộ phận xuất nhập hàng hóa trong doanh nghiệp
Sơ đồ t ổ ch ứ c b ộ ph ậ n kho
Phòng kinh doanh Phòng hành chính nhân sự Phòng kếtoán Bộ phận kho
Nhân viên kho Nhânviên vận chuyển và giao nhận
Sơ đồ 2 3: Sơ đồ tổ chức bộ phận kho
Quản lý kho là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của kho, bao gồm việc lập kế hoạch, quản lý nhân viên và đảm bảo rằng mọi quy trình trong kho hoạt động hiệu quả.
- Nhân viên xuất nhập hàng : Chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng.
Nhân viên vận chuyển và giao nhận có trách nhiệm theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa vào và ra khỏi kho, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn và an toàn.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨ U
Phương pháp nghiên cứ u
Chương 4: Thực hiện và kết quả nghiên cứu
Trình bày phân tích thực trạng vấn đềnghiên cứu, đánh giá hoạt động xuất nhập hàng hoá tại doanh nghiệp, những thuận lợi và hạn chếcòn tồn tại, một sốquá trình cải tiến trong xuất nhập hàng hoá của bộ phận kho và bộ phận kinh doanh
Chương 5: Kết luận và kiến nghị
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Tổng quan về kho
Một kho hàng nên được coi như một nơi tạm thời đểlưu trữ hàng tồn kho và như một khu vực đệm trong chuỗi cung ứng Nó phục vụnhư một đơn vịtĩnh - chủ yếu là để phù hợp sẵn sàng sản phẩm với nhu cầu của người tiêu dùng và vì vậy có mục tiêu chính là tạo điều kiện cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu một cách đúng thời gian và hiệu quả về mặt chi phí [2]
2.1.2 Vai trò của kho hàng
Việc tổ chức kho bãi giúp tiết kiệm chi phí vận tải bằng cách gom các lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn, từ đó giảm thiểu số lần vận chuyển và tối ưu hóa chi phí.
Kho giúp tiết kiệm chi phí sản xuất bằng cách bảo quản hiệu quả nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, giảm thiểu hao hụt, mất mát và hư hỏng Điều này đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đúng thời điểm, tạo điều kiện cho quy trình sản xuất diễn ra liên tục và nhịp nhàng, từ đó giảm thiểu chi phí sản xuất tổng thể.
- Giúp duy trì nguồn cung ứng ổn định
- Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất
Kho không chỉ là nơi lưu trữ phế liệu, phế phẩm và các bộ phận sản xuất thừa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại, xử lý và tái chế các vật liệu này Điều này góp phần thiết yếu vào việc thực hiện thành công hoạt động “logistics ngược”.
2.1.3 Quy trình chung của nhà kho
Sơ đồ 2 1: Quy trình kho bãi
2.1.3.1 Nhận trước Đầu tiên, nhà cung cấp phải đảm bảo cung cấp sản phẩm cho kho hàng một cách phù hợp nhất Đề xuất cho người quản lý kho hàng là sự thống nhất về bao bì, sốlượng sản phẩm trong mỗi thùng, sốlượng thùng trên mỗi pallet và bất yêu cầu nhãn dán cụ thểkhác, cùng với phương tiên vận chuyển để đảm bảo rằng các sản phẩm đã đặt tương thích với cơ sởlưu trữ
Có nhiều trường hợp cho thấy rằng, hàng hoá đến kho không phù hợp, lấn sang ngoài pallet, có nhãn dán sai hoặc vịtrí không chính xác, và hàng hoá được đóng gói với số lượng không liên quan đến số lượng bán Và những vấn đề này thường sẽ rất mất thời gian xửlý và sẽ tốt hơn khi bên nhà cung cấp giải quyết và tuân thủtrước khi giao hàng.
Các vấn đề cần được thảo luận cảbên trong và bên ngoài trước khi đặt hàng bao gồm:
Kích thước và loại thùng carton
Loại bao bì vận chuyển,bao bì bằng bìa cứng, nhựa, thùng nhựa, xe chở hàng, pallet
Giao hàng có sử dụng pallet hay không
Kích thước (chiều dài, chiều rộng và chiều cao) và loại pallet, ví dụnhư pallet euro, pallet có 4 đường vào
Yêu cầu nhãn dán cụ thểnhư mô tả sản phẩm, mã vạch và sốlượng
Vịtrí của nhãndán trên thùng carton và pallet
Sốlượng thùng (sốlượng thùng bên trong và bên ngoài, )
Phương tiện vận chuyển, sốlượng giao hàng và tần suất giao hàng [3]
Nhận hàng, nhập hàng và xử lý hàng hóa là quy trình thiết yếu trong kho, đảm bảo rằng sản phẩm đúng loại, đúng số lượng và đạt tiêu chuẩn chất lượng được tiếp nhận đúng thời điểm Đây là yếu tố then chốt trong việc duy trì sự tuân thủ của nhà cung cấp và hoạt động hiệu quả của kho.
Sau khi hàng hóa được dỡ xuống, bạn cần quyết định xem có cần kiểm tra hàng hóa trước khi cất đi hay không Lý tưởng nhất là chuyển hàng hóa nhập khẩu từ khoang bốc hàng trực tiếp đến khu vực lưu trữ hoặc khu vực gửi hàng nếu hàng hóa được cập cảng chéo Tuy nhiên, niềm tin là vấn đề quan trọng; trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng các nhà cung cấp luôn chính xác trong việc giao hàng, một số hình thức kiểm tra là cần thiết.
Một số nhà bán lẻ đã áp dụng GFR (nhận thiện chí) cho phép sản phẩm được chấp nhận vào trung tâm phân phối hoặc cửa hàng mà không cần kiểm tra, với kiểm tra ngẫu nhiên được thực hiện sau đó Bất kỳ sự khác biệt nào được phát hiện sẽ được tính cho nhà cung cấp theo tỷ lệ, giúp người lái xe tiếp tục giao hàng và thúc ép các nhà cung cấp nâng cao độ chính xác của lô hàng Hình thức này có thể mở rộng cho các hoạt động khác, tạo ra các thỏa thuận có thể thực hiện với các nhà cung cấp.
Mục tiêu chính của các nhà kho là nâng cao tỷ lệ thông lượng và giảm lượng hàng tồn kho Cross docking là một quy trình hiệu quả, cho phép di chuyển sản phẩm trực tiếp từ hàng hóa đến các khoang gửi hàng, loại bỏ nhu cầu lưu trữ sản phẩm trong kho và các hoạt động lấy hàng sau đó.
Cross docking đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ từ các nhà cung cấp trong việc trình bày sản phẩm, bao gồm việc ghi nhãn rõ ràng và thông báo trước về giao hàng Để đảm bảo hiệu quả, cần có hệ thống xác định sản phẩm cần được cross docking và quy trình nhận diện cũng như cảnh báo cho nhân viên.
Sau khi hoàn tất đăng ký, sản phẩm sẽ được chuyển trực tiếp đến khu vực gửi hàng, và vị trí tạm thời của chúng sẽ được ghi nhận trong hệ thống Điều này sẽ thông báo cho nhân viên rằng sản phẩm đang chờ vận chuyển Tất cả thông tin cần được ghi lại để đảm bảo có dấu vết kiểm toán đầy đủ.
Khi xem xét không gian có sẵn trong và ngoài nước, việc đảm bảo đủ không gian là rất quan trọng để di chuyển sản phẩm một cách nhanh chóng và an toàn Tắc nghẽn trong các khu vực này có thể làm chậm quá trình và gây căng thẳng cho các đội ngũ Ngoài ra, cần có một khu vực dàn dựng được đánh dấu rõ ràng để đặt sản phẩm trước khi gửi đi, cùng với một khu vực lái xe vào giá đỡ để hỗ trợ sắp xếp tải cho các bộ sưu tập cụ thể.
Cross docking là phương pháp quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa dễ hỏng trong chuỗi cung ứng Các nhà bán lẻ áp dụng hệ thống này tại các trung tâm phân phối, nơi họ tiếp nhận sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp, sau đó sắp xếp và hợp nhất hàng hóa để chuyển tiếp đến các cửa hàng khác nhau.
KẾ T QU Ả VÀ THẢ O LU Ậ N
Định nghĩa dự án
Kể từ đầu năm nay, công ty TNHH VLXD Hoàng Thy đã chú trọng vào việc cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng thông qua việc kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất nhập hàng của kho vật liệu.
Đề tài “Cải tiến quy trình xuất nhập hàng tại công ty TNHH vật liệu xây dựng Hoàng Thy” nhằm đề xuất giải pháp tối ưu để giảm thiểu lỗi sai trong quy trình xuất nhập hàng hóa, từ đó cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Nghiên cứu tập trung vào phân tích và cải thiện quá trình quản lý hàng hóa, bắt đầu từ khi chúng được nhập khẩu hoặc sản xuất cho đến khi được xuất bán hoặc sử dụng trong các dự án xây dựng.
Thành phầ n tham gia d ự án
4.2.1 Phân loại thành phần tham gia dựán
Bảng 4 1 Phân loại thành phần tham gia dự án
Phân loại vai trò Người liên quan Chức vụ
Chủ đầu tư Đinh Tiến Lộc Chủ doanh nghiệp
Nhân viên bán hàng Nhân viên kho Nhân viên vận chuyển
Tư vấn, ghi nhận thông tin đơn hàng
Thực hiện các công việc trong kho
4.2.2 Quy trình tổng quát trong kho của công ty TNHH VLXD Hoàng Thy
Hình 4 1: Sơ đồSIPOC quy trình làm việc trong kho của công ty TNHH
VLXD Hoàng Thy 4.3 Phân tích và xác định nguyên nhân
4.3.1 Ma trận xác định lỗi
Sau khi thu thập dữ liệu và quan sát tại kho lưu trữ và chế biến của công ty TNHH VLXD Hoàng Thy, tác giả đã xác định năm quy trình chính: quy trình đặt hàng, quy trình nhập kho, quy trình lưu kho, quy trình bán hàng, và quy trình xuất kho cùng vận chuyển Trong mỗi quy trình, tác giả đã ghi nhận một số lỗi đáng chú ý.
Bảng 4 2: Bảng ma trận xác định lỗi Đặt hàng (1) Nhập hàng
Lưu kho (3) Bán hàng (4) Xuất hàng (5)
Qua bảng trên, ta thấy hai quy trình ( 4 ) và ( 5 ) xuất hiện lỗi nhiều nhất, tiếp theo tác giả tiến vào phân tích chi tiết hơn về2 quy trình trên
Bảng 4 3: Bảng thể hiện tần suất xuất hiện lỗi
Quy trình lỗi Tần suất % tần suất Tích luỹ % tích luỹ
Dựa vào hai bảng ma trận lỗi, tác giả sẽ thu thập dữ liệu về tần suất xuất hiện của các lỗi và lập biểu đồ phân tích để xác định lỗi quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn nhất trong quy trình.
Sử dụng biểu đồ Pareto, ta có :
Hình 4 2: Biểu đồ Pareto thể hiện tần suất xuất hiện lỗi
Dựa trên số liệu thống kê và biểu đồ Pareto, chúng ta nhận thấy rằng trong quá trình làm việc tại kho, hai quy trình chính là bán hàng và xuất hàng chiếm tần suất lỗi cao nhất, với tổng phần trăm tích lũy lên đến 80%.
Nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt hai lỗi này, họ sẽ không phát huy được khả năng tối đa, dẫn đến thiệt hại lớn cho công ty và ảnh hưởng tiêu cực đến khách hàng.
Xuất hàng Bán hàng Lưu kho Nhập hàng Đặt hàng
Biểu đồ Pareto thể hiện tần suất xuất hiện lỗi
4.3.3 Quy trình làm việc chi tiết trong 2 bước bán hàng và xuất hàng
Hình 4 3 Quy trình làm việc chi tiết trong 2 bước bán hàng và xuất hàng
4.3.4 Phân tích và xác định nguyên nhân
4.3.4.1 Biểu đồ Pareto phân tích chi tiết lỗi
Bảng 4 4: Ma trận xác định lỗi sai trong quy trình
STT Quy trình Các bước quy trình Số lỗi
1 Bán hàng Tư vấn cho khách hàng 27
2 Ghi nhận thông tin đơn hàng 32
Kiểm tra hàng trong kho 6
6 Kiểm tra hàng trước khi xuất kho 24
8 Cập nhật số lượng hàng trên hệ thống 3
Theo bảng phân tích, lỗi xuất hiện nhiều nhất trong bốn quy trình: tư vấn khách hàng, ghi nhận thông tin đơn hàng, kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho và hóa đơn bán hàng Để làm rõ hơn, tác giả đã sử dụng biểu đồ Pareto để phân tích nguyên nhân gây ra lỗi ở từng quy trình.
Bảng 4 5: Tần suất xuất hiện lỗi
Công đoạn xảy ra lỗi Tần suất % tần suất Tích luỹ % tích luỹ
Ghi nhận thông tin đơn hàng 32 24% 32 24%
Tư vấn cho khách hàng 27 20% 90 68%
Kiểm tra hàng trước khi xuất kho 24 18% 114 86%
Kiểm tra hàng trong kho 6 5% 120 91% Đặt hàng 4 3% 124 94%
Cập nhật số lượng hàng trên hệ thống 3 2% 130 98%
Dưới đây là biểu đồ Pareto thể hiện tần suất của các lỗi
Hình 4 4: Biểu đồ Pareto thể hiện tần suất xuất hiện lỗi ở2 quy trình bán hàng và xuất hàng
Theo phân tích từ biểu đồ Pareto hình 4.5, có bốn công đoạn chính xuất hiện lỗi với tần suất cao, bao gồm ghi nhận thông tin đơn hàng, hóa đơn bán hàng, tư vấn cho khách hàng và kiểm tra hàng trước khi xuất kho, với tỷ lệ tích lũy lên đến 86% Nếu các lỗi này không được khắc phục, chúng sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình làm việc của công ty.
4.3.4.2 Biểu đồ xương cá kết hợp 5Whys Để xác định nguyên nhân gây ra lỗi trong từng quy trình, tác giả đã sử dụng phương pháp biểu đồxương cá kết hợp với phương pháp 5Whys Tác giảđã thực hiện quá trình này bằng cách quan sát, phân tích, và tham khảo tài liệu thông tin của doanh
35 nhận Ghi thông tin đơn hàng
Tư vấn khách cho hàng
Kiểm tra hàng trước khi xuất kho
Kiểm tra hàng trong kho hàngĐặt Lấy hàng trong kho nhật số Cập lượng hàng trên hệ thống chuyểnVận Biểu đồ Parato thể hiện tần suất xuất hiện lỗi
Tần suất % tích luỹ nghiệp Hơn nữa, tác giảđã tiến hành phỏng vấn nhân viên các khâu trong quy trình để thu thập thông tin chi tiết
Kết quả của quá trình phỏng vấn được minh họa chi tiết trong biểu đồ sau:
Hình 4.6 chỉ ra rằng nguyên nhân chính gây ra vấn đề chủ yếu xuất phát từ con người, tập trung vào ba yếu tố cốt lõi: nhân lực, phương pháp và thiết bị.
Biểu đồ xương cá trong hình 4.5 phân tích các lỗi trong quá trình ghi nhận thông tin đơn hàng Hình 4.7 trình bày chi tiết các nguyên nhân cốt lõi gây ra sai sót trong tư vấn khách hàng, chủ yếu liên quan đến phương pháp và nhân lực.
Biểu đồ xương cá trong Hình 4.6 phân tích nguyên nhân gây ra lỗi trong quá trình tư vấn khách hàng Hình 4.8 chỉ ra các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sai sót trong việc xuất hóa đơn bán hàng, chủ yếu tập trung vào phương pháp và nhân lực.
Hình 4 7: Biểu đồxương cá phân tích lỗi trong quá trình xuất hoá đơn bán hàng
Hình 4.9 minh họa các nguyên nhân chính gây ra sai sót trong quy trình kiểm tra hàng trước khi xuất kho, chủ yếu liên quan đến phương pháp thực hiện và chất lượng nhân lực.
Hình 4 8: Biểu đồ xương cá phân tích nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sai sót trong việc kiểm tra hàng trước khi xuất kho
Sau khi phân tích các nguyên nhân chính và nguyên nhân cốt lõi trong các quy trình lỗi bằng phương pháp sơ đồ xương cá, tác giả tổng hợp các nguyên nhân cốt và đề xuất giải pháp trong Phụ lục Tiếp theo, tác giả sắp xếp các lỗi theo từng quy trình, mọi thông tin được thể hiện rõ ràng.
Bảng 4 6: Bảng tổng hợp lỗi và đề xuất giải pháp phù hợp
Quy trình Nhóm lỗi Lỗi Đề xuất giải pháp
Ghi nhận thông tin đơn hàng
Nhân lực Đào tạo chưa hiệu quả
Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên để hiểu rõ về mặt hàng trong công ty
Sơ xuất trong quá trình ghi nhận
Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên để hiểu rõ về quy trình ghi nhận đơn hàng
Phương pháp Quy trình ghi nhận chưa đầy đủ
Xây dựng lại quy trình ghi nhận đơn hàng
Không có thiết bị ghi nhận đơn hàng hiệu quả Đầu tư thiết bị chuyên dụng để ghi nhận đơn hàng
Hoá đơn viết tay truyền thống cho khách lẻ
Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn xuất hoá đơn bán lẻ
Sơ xuất của nhân viên Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên về quy trình làm việc Thiếu bước kiểm tra lại hoá đơn
Thên bước kiểm tra lại hoá đơn trước khi xuất
Chưa có mẫu ghi thông tin
Tạo phiếu mẫu ghi thông tin hoá đơn
Chưa có hệ thống nhập thông tin đặt hàng
Xây dựng hệ thống nhập thông tin đặt hàng
Tư vấn cho khách hàng
Nhân lực Đào tạo chưa hiệu quả
Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên nhằm giúp họ hiểu rõ quy trình tư vấn khách hàng là rất quan trọng Hiện tại, chưa có quy trình tư vấn cụ thể, vì vậy cần thiết phải xây dựng một quy trình tư vấn chuẩn để nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng.
Sau khi phân tích các nguyên nhân cốt lõi và giải pháp trong bảng 4.6, tác giả đã sử dụng Biểu đồ Pareto để lập kế hoạch khắc phục các vấn đề có tần suất lỗi cao Kế hoạch này được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và được trình bày trong bảng 4.7 dưới đây.
Kiểm tra hàng trước khi xuất kho
Nhân lực Đào tạo chưa hiệu quả
Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên để kiểm tra hàng trước khi xuất kho
Không có phương pháp kiểm tra chuyên dụng Đề xuất phương pháp kiểm tra chuyên dụng
Bảng 4 7: Giải pháp khắc phục nguyên nhân cốt lõi
STT Đề xuất giải pháp
1 Xây dựng lại quy trình ghi nhận thông tin đơn hàng
2 Thêm bước kiểm tra lại hoá đơn trước khi xuất
3 Tạo phiếu mẫu ghi thông tin hoá đơn
4 Xây dựng quytrình tư vấn chuẩn
5 Xâydựng bộ tài liệu hướng dẫn xuất hoá đơn bán lẻ
6 Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên để hiểu rõ về mặt hàng trong công ty
7 Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên để hiểu rõ về quy trình ghi nhận đơn hàng
8 Đầu tư thiết bị chuyên dụng để ghi nhận đơn hàng
9 Đề xuất phương pháp kiểm tra chuyên dụng
10 Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên về quy trình làm việc
11 Xây dựng hệ thống nhập thông tin đặt hàng
Do thời gian có hạn, tác giả chỉ thực hiện 5 giải pháp quan trọng trong bảng mà không triển khai các giải pháp liên quan đến tổ chức chương trình đào tạo.
4.4.1 Xây dựng lại quy trình ghi nhận thông tin đơn hàngvà thêm bước kiểm tra lại hoá đơn trước khi xuất
Tác giả đã đề xuất giải pháp “xây dựng lại quy trình ghi nhận đơn hàng” và
“thêm bước kiểm tra lại hoá đơn trước khi xuất” vào quy trình bán hàngvà xuất hàng được vẽ lại quy trình chuẩn như hình 4.10
12 Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên để hiểu rõ về quy trình tư vấn cho khách hàng
13 Tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên để kiểm tra hàng trước khi xuất kho
Hình 4 9: Lưu đồ chi tiết quy trình bán hàng và xuất hàng tại công ty TNHH
VLXD Hoàng Thy sau khi đã cải tiến
4.4.2 Tạo mẫu phiếu hoá đơn bán hàng
Đánh giá kiểm soát chất lượ ng b ộ tài liệu hướ ng d ẫn chuyên viên
Do thời gian nghiên cứu hạn chế, tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát ý kiến từ các chuyên viên và quản lý có trách nhiệm thực hiện các quy trình liên quan.
4.5.1 Xây dựng phiếu đánh giá nội bộ bộ tài liệu hướng dẫn chuyên viên
Dựa trên các tiêu chuẩn tốt nhất trong ngành từ các tổ chức như Hiệp hội Truyền thông Kỹ thuật (STC) và Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), tác giả sẽ sử dụng phiếu đánh giá bộ tài liệu hướng dẫn với các tiêu chí cụ thể.
Độ rõ ràng và dễ hiểu: Tài liệu được viết một cách rõ ràng, dễ hiểu và có khả năng sử dụng
Tài liệu này cung cấp thông tin đầy đủ và hướng dẫn chi tiết, giúp nhân viên thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.
Tài liệu cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi trong quy trình, chính sách và quy định, đồng thời đảm bảo tính phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của công việc cũng như nhân viên cụ thể.
Tài liệu cần có tính ứng dụng cao và hữu ích cho công việc của nhân viên, cung cấp hướng dẫn, gợi ý và thông tin hỗ trợ cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Tổ chức và cấu trúc: Tài liệu được tổ chức một cách logic và có cấu trúc rõ ràng
Nó giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin và theo dõi các bước thực hiện công việc
Tài liệu được thiết kế với tính thẩm mỹ và trực quan cao, sử dụng biểu đồ, hình ảnh, đồ họa và màu sắc hợp lý để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thu hút sự chú ý của người đọc Để đánh giá hiệu quả của tài liệu hướng dẫn cho nhân viên, tác giả áp dụng thang đo Likert 5 mức độ, phản ánh mức độ hài lòng và đồng ý của người dùng với từng câu hỏi Phương pháp thang đo Likert được công nhận bởi nhiều nhà khoa học trong lĩnh vực nghiên cứu.
Cách thể hiện thang đo Likert 5 mức độnhư sau:
Rất đồng ý (Strongly Agree)Đồng ý (Agree)
Rất không đồng ý (Strongly Disagree)
Sau khi tiến hành khảo sát ý kiến từ hai chuyên viên và một cấp quản lý (Chủ doanh nghiệp) ở các khu vực Phụ F, G, H, kết quả tổng hợp từ bốn phiếu khảo sát cho thấy những thông tin quan trọng sau đây.
Bảng 4 9: Bảng tổng hợp đánh giá bộ tài liệu hướng dẫn chuyên viên và sinh viên
BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ BỘ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH
Nội dung đánh giá theo thang điểm từ01 đến 05 (1: không hài lòng; 2: Trung bình; 3: Bình thường; 4: Hài lòng; 5: Rất hài lòng)
Tài liệu đủ thông tin chi tiết và đầy đủ về các bước và quy trình làm việc
Tài liệu được trình bày một cách rõ ràng và có tổ chức logic
3 Tài liệu được trình bày dễ hiểu 3 5 4 5 4,25
Tính ứng dụng của tài liệu vào tình hình thực tế của công ty
5 Tài liệu có đảm bảo về tính chính xác và độ tin cậy 4 5 5 5 4,75
BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ BỘ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH
Nội dung đánh giá theo thang điểm từ 01 đến 05 (1: không hài lòng; 2: Trung bình; 3: Bình thường; 4: Hài lòng; 5: Rất hài lòng)
Tài liệu có đầy đủ thông tin, sử dụng hình ảnh để trực quan hóa thông tin giúp nhân viên dễ dàng hiểu và ghi nhớ
Tài liệu hỗ trợ và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên
Tài liệu dễ dàng cải tiến khi có sự thay đổi trong quy trình hoặc yêu cầu công việc
Theo Bảng 4.9, các đánh giá về bộ tài liệu hướng dẫn quy trình tư vấn, được chấm điểm từ 1 đến 5, cho thấy điểm tổng thể dao động từ 3,75 đến 4,5 Các tiêu chí đánh giá bao gồm độ rõ ràng, tính đầy đủ, tính hữu ích, tổ chức, thẩm mỹ và dễ sử dụng Điểm đánh giá cao cho thấy hướng dẫn sử dụng đã được đón nhận tích cực và đáp ứng nhu cầu của chuyên viên, giúp họ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.