Sự thành công của một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh chúng ta không thể nào bỏ qua yếu tố kho hàng. Kho hàng là địa điểm để thực hiện lưu trữ và bảo quản tất cả nguyên vật liệu cũng như sản phẩm hàng hóa để phục vụ cho việc kinh doanh của công ty. Kho hàng còn được xem là tài sản của công ty. Chi phí tồn kho là một trong những chi phí thiết yếu mà công ty nào cũng phải chịu khi lưu trữ hàng hoá để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc tăng chi phí tồn kho như: thiếu hụt hàng hoá, tồn đọng hàng hoá vì cung lớn hơn cầu, hàng hóa hết hạn sử dụng,…. Bên cạnh đó, quy trình nhập - xuất - tồn - lưu kho hàng hoá là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý kho hàng. Để thiết lập một quy trình đúng và hiệu quả, công ty cần xác định và mô tả rõ ràng các bước cần thực hiện, từ khi hàng hóa được nhập vào kho cho đến khi được xuất ra ngoài kho. Mỗi bước cần được định nghĩa rõ ràng và minh bạch, và được phân công cho các nhân viên cụ thể có trách nhiệm thực hiện. Các quy trình này cũng cần được đào tạo cho nhân viên kho để đảm bảo họ hiểu rõ và thực hiện đúng các bước theo quy trình. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đạt hiệu suất cao khi làm việc.
GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP
Giới thiệu tổng quát về doanh nghiệp
2.1.1 Tổng quan về công ty
Công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Lê Mây, thuộc Tập đoàn thực phẩm Hoa Sen (Lotus Group), được thành lập vào năm 2003 và bắt đầu hoạt động từ năm 1996 Lê Mây là đơn vị phân phối độc quyền các sản phẩm thương hiệu hàng đầu Nhật Bản như sữa Morinaga, ChuchuBaby, Kracie, phục vụ nhu cầu mẹ và bé, tiêu dùng, mỹ phẩm Với sứ mệnh nâng cao chất lượng cuộc sống người Việt, Lê Mây cam kết mang đến sản phẩm tốt nhất, nhận lại niềm tin và sự hài lòng từ khách hàng, đối tác và nhà đầu tư Châm ngôn “Chúng tôi sẵn sàng để tỏa sáng” thể hiện quyết tâm của Lê Mây trong việc khẳng định vai trò của Lotus Group và đưa tập đoàn trở thành số 1 Việt Nam trong cung cấp và phân phối sản phẩm an toàn, thương hiệu uy tín và dịch vụ cao cấp từ Nhật Bản.
2.1.2 Trụ sở chính và chi nhánh
Trụ sở chính: 10 Đường 23, Khu phố 2, Phường An Khánh, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Chi nhánh và kho bãi:
- Văn phòng HCM: Tầng 1, Tòa nhà 9 – 9A, Nơ Trang Long, Phường 7, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
+ Lô 6, Đường số 1, KCN Tân Tạo, Phường Tân Tạo A, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
+ Lô 7, Đường Nước Lên, KCN Tân Tạo, Phường Tân Tạo A, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
- Văn phòng HN: Tầng 1 – Tòa nhà Housinco, Lương Thế Vinh, Quận Nam
- Kho HN: Kho hàng – Cụm công nghiệp Thanh Oai, Xã Bích Hòa, huyện Thanh Oai, Hà Nội
- Thực phẩm và dinh dưỡng: hạt sức khỏe Hakubaku, Ruốc cá Hồi Meiwa, sữa Morinaga, cháo ăn dặm Meiwa
- Sức khỏe và sắc đẹp: ChuchuBaby, Kracie, Trilogy
- Chăm sóc nhà cửa và đời sống: EcoStore, kẹo giáo dục Popin Cookin
- Cửa hàng mẹ và bé: Concưng, Shoptretho, Kids plaza, Bibo Mart
- Trung tâm thương mại: Aeon, BigC, Bách hoá Xanh, Lotte, Mega Market, Satra foods, Co.op mart
- Trang thương mại điện tử: Lazada, Shopee, Tiki, Meiwa
- Cửa hàng chăm sóc sức khỏe: Medicare, Guardian, Masukiyo
- Bệnh viện: Hạnh Phúc hospital, Mekong hospital, Hoàn Mỹ, bệnh viện đa khoa Đồng Nai.
Giới thiệu về phòng kho vận
2.2.1 Mục tiêu của phòng kho vận
- Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy trình xuất - nhập - tồn
- Đảm bảo các tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
- Đảm bảo chi phí không vượt định mức phòng
- Đảm bảo an toàn lao động trong hoạt động kho
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình lưu kho và vận chuyển
- Đảm bảo hàng hóa tồn kho thực tế đúng với sổ sách
- Đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, đối tượng, chủng loại
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ
- Thực hiện các hoạt động xuất nhập hàng trong kho
+ Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập xuất
+ Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan
+ Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn
+ Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho
+ Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm quản lý
- Quản lý số lượng hàng hóa tối thiểu
+ Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
+ Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp
- Quản lý và sắp xếp hàng hóa trong kho
+ Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho
+ Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
+ Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa
- Quản lý chất lượng và hạn sử dụng các hàng hóa trong kho
- Vận chuyển hàng hoá đến cho khách hàng
- Cập nhật tình trạng hàng hóa để xác nhận hàng hóa đã rời kho và được giao cho khách hàng
2.2.3 Sơ đồ tổ chức của phòng kho vận
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức phòng kho vận
Chương 3 TỔNG QUAN TÀI LIỆU Thành phần góp phần tạo nên sự thành công của chuỗi cung ứng hoàn chỉnh không thể không nhắc đến đó là yếu tố kho hàng Là địa điểm thực hiện việc lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu cũng như sản phẩm, hàng hóa để phục vụ cho việc kinh doanh của công ty
Tùy thuộc vào mùa vụ, lượng tồn kho có thể thay đổi để đáp ứng nhu cầu đột biến của khách hàng Điều này không chỉ ảnh hưởng đến nhu cầu thị trường mà còn tác động đến các phòng ban trong doanh nghiệp, đặc biệt là phòng thu mua và phòng kho vận.
Tồn kho là một yếu tố quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và thành công của doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho yêu cầu sự cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và duy trì mức tồn kho hợp lý Tuy nhiên, doanh nghiệp thường gặp thách thức trong việc quản lý tồn kho do sự phức tạp của quy trình, biến động thị trường và áp lực tài chính.
Nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp, vì vậy việc tổng hợp và học hỏi từ các nghiên cứu trước đây là cần thiết Chương tổng quan tài liệu này đã xem xét các đề tài trong và ngoài nước để cung cấp cái nhìn tổng quan về lợi ích của nghiên cứu đối với các doanh nghiệp.
Tài liệu này tổng hợp các nghiên cứu liên quan đến đề tài "Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho với chính sách (s,S) và tồn động một phần theo nhu cầu và thời gian giao hàng ngẫu nhiên" Nghiên cứu chỉ ra rằng nhiều nhà kho gặp khó khăn trong việc kiểm soát mức tồn kho khi đặt hàng sản phẩm dựa trên lượng hàng có sẵn Ngoài ra, việc áp dụng chính sách (s,S) giúp tìm ra mức tồn kho tối ưu và sử dụng chương trình Python để tự động hóa việc tính toán tổng chi phí bằng cách so sánh các yếu tố chi phí.
Kết luận cho thấy rằng thời gian giao hàng không đổi luôn mang lại chi phí thấp hơn so với thời gian giao hàng thay đổi, như đã phân tích trong các trường hợp 1, 2, 3 và 4 Đặc biệt, trong tình huống thiếu hàng, nghiên cứu chỉ ra rằng kho hàng chỉ đáp ứng được 50% nhu cầu, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và mất cơ hội mua sắm trong tương lai Nhóm tác giả khuyến nghị nên áp dụng các chương trình khuyến mãi hoặc phản hồi tích cực cho những khách hàng không nhận được sản phẩm, chẳng hạn như giảm giá cho lần mua tiếp theo hoặc liên hệ trực tiếp để chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Nghiên cứu “Giải bài toán lập kế hoạch đặt hàng bằng Heuristics: Phương pháp tiếp cận đối với trường hợp cho một nhà phân phối vật liệu xây dựng” nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch đặt hàng đối với các nhà phân phối vật liệu xây dựng, đặc biệt trong bối cảnh quy mô và độ phức tạp của dự án xây dựng ngày càng tăng Nghiên cứu này kết hợp mô hình mô phỏng và phương pháp RSM để giải quyết các vấn đề hoạch định đơn hàng trong chuỗi cung ứng xây dựng, đồng thời kiểm tra sự tương tác giữa các yếu tố khác nhau để xác định ảnh hưởng của chúng đến các phép đo hệ thống chính và tối ưu hóa hiệu suất.
Mô hình đã được thử nghiệm trên một nhà phân phối nguyên vật liệu tại Việt Nam để chứng minh tính hiệu quả Các yếu tố kiểm soát như thời gian xem xét (T), số lượng đặt hàng (Q) và lượng tồn kho an toàn (SS) có ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí (TC) và mức độ dịch vụ khách hàng (CSL).
Kết quả nghiên cứu cho thấy việc thiết lập các yếu tố tối ưu là cần thiết để xác định mức tối thiểu của tổng chi phí (TC) và tối đa hóa mức dịch vụ khách hàng (CSL) Nghiên cứu này có thể được sử dụng như tài liệu tham khảo quý giá cho các nhà ra quyết định, quản lý mua hàng và quản lý kho, giúp họ xây dựng chính sách đặt hàng hiệu quả cho doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch đặt hàng.
Cải tiến quy trình là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quản lý kho, giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh Nghiên cứu về "Cải tiến quy trình kinh doanh: Phương pháp quản lý tài nguyên dựa trên kho quy trình" cho thấy rằng việc chỉ định tài nguyên phù hợp cho từng nhiệm vụ trong quy trình là cần thiết Phương pháp đánh giá tài nguyên dựa trên kho tài nguyên (PWREM) được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh, mang lại hiệu quả cao trong quản lý.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng phương pháp PWREM có khả năng trích xuất thông tin hiệu quả, đồng thời cung cấp cách thức sử dụng thông tin này để quản lý tài nguyên.
Mức độ dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng đến tồn kho của doanh nghiệp Nghiên cứu về "Xác định mức dịch vụ hiệu quả của khách hàng về chi phí" chỉ ra rằng việc xác định tồn kho phù hợp sẽ giúp tối thiểu hóa chi phí cho các sản phẩm, dựa trên đặc điểm nhu cầu và tỷ suất lợi nhuận của chúng.
Bài báo áp dụng phương pháp hồi quy để định lượng mối quan hệ giữa dịch vụ khách hàng và hàng tồn kho, đồng thời ước tính tác động của độ chính xác dự báo, thời gian giao hàng và biến động nhu cầu Nhóm tác giả cũng phân tích mối liên hệ giữa chi phí và mức độ dịch vụ khách hàng Kết quả từ dữ liệu của nhà sản xuất cho thấy việc áp dụng phương pháp này có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.
Mức chi phí dịch vụ khách hàng tối thiểu được xác định dựa trên giá trị của các yếu tố khi thu thập dữ liệu Do đó, việc cập nhật thường xuyên là cần thiết để duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng gần với chi phí tối thiểu.
Nghiên cứu "Mô hình hàng tồn kho EOQ với việc đặt hàng trước một phần và sửa chữa sản phẩm không hoàn hảo" đã phân tích tình huống khi khách hàng mua sản phẩm từ nhà cung cấp xa, nơi lô hàng có một số sản phẩm không hoàn hảo do lỗi quy trình hoặc vận chuyển Sau khi kiểm tra, khách hàng phát hiện sản phẩm lỗi và yêu cầu đổi trả sang sản phẩm hoàn hảo Tuy nhiên, do thời gian giao hàng lâu từ nhà cung cấp xa, khách hàng không thể đặt hàng cùng nhà cung cấp để thay thế sản phẩm lỗi, dẫn đến việc những sản phẩm này cần được sửa chữa.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Quy trình thực hiện đề tài
Hình 1: Mô hình nghiên cứu Bước 1: Xác định vấn đề
Phân tích vấn đề và xác định nguyên nhân gốc rễ thông qua biểu đồ xương cá là bước đầu tiên quan trọng Tiếp theo, khảo sát ý kiến của các thành viên trong phòng Kho vận để đánh giá tần suất xuất hiện của các nguyên nhân đã nêu Sau đó, áp dụng nguyên tắc Pareto để nhận diện 20% nguyên nhân gây ra 80% vấn đề Cuối cùng, xác định các vấn đề cần ưu tiên giải quyết trước để nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 2: Thu thập số liệu
Sau khi xác định nguyên nhân của vấn đề, bước tiếp theo là thu thập dữ liệu liên quan để phân tích Đầu tiên, cần thu thập các quy trình hiện tại mà công ty đang áp dụng tại kho Thứ hai, cần thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm đang được lưu trữ trong kho.
Để tính toán hiệu quả trong quản lý kho, cần thu thập các số liệu quan trọng như chi phí lưu trữ, chi phí thiếu hụt hàng, chi phí đặt hàng, chi phí lưu trữ quá mức, sức chứa của kho, thời gian đặt hàng, thời gian vận chuyển hàng hóa, chi phí vận chuyển, sức chứa của xe tải 15 và 25 tấn, và nhu cầu Việc đánh giá và phân tích các kịch bản dựa trên những dữ liệu này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả.
- Quy trình hiện tại của kho
- Các thông số về hàng hoá lưu kho
Mô hình hoá mô phỏng Excel Spreadsheet
Sau khi thu thập dữ liệu về nhu cầu khách hàng đối với sản phẩm trong kho, tiến hành phân tích ABC để phân loại các mặt hàng thành loại A, B và C Sau khi phân loại, tác giả chọn một sản phẩm đại diện trong nhóm A để thực hiện phân tích chi tiết.
Kiểm tra phân bố dữ liệu giúp xác định hình dáng và tính chất của nhu cầu khách hàng đối với các sản phẩm lưu trữ trong kho.
Bước 4: Kết hợp mô phỏng bằng Excel và Excel Solver Đầu tiên, thiết lập công thức trong trang tính Excel và điền dữ liệu thu thập được để chạy mô phỏng kịch bản hiện tại của công ty Sử dụng Excel Solver để giải bài toán vận tải và tìm chi phí vận tải thấp nhất Kết quả tính toán sẽ cho ra tổng chi phí (Total Cost) và mức độ dịch vụ (Service Level) Dựa vào kịch bản hiện tại, tiến hành mô phỏng thêm 4 kịch bản với các thông số thay đổi, giúp công ty có thêm nhiều góc nhìn và sự lựa chọn, từ đó đưa ra quyết định chọn kịch bản phù hợp với tình hình của công ty.
Cơ sở lý thuyết
Phân tích ABC là phương pháp phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị đồng đô la, giúp các công ty quản lý hiệu quả hàng tồn kho Trong nhiều ngành, đặc biệt là sản xuất, hàng ngàn mặt hàng có nhu cầu độc lập được lưu trữ, nhưng chỉ một tỷ lệ nhỏ (khoảng 5 đến 15%) lại chiếm 70 đến 80% tổng giá trị đô la của hàng tồn kho Việc áp dụng phân tích ABC cho phép kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ hơn và tối ưu hóa quy trình quản lý.
Các mặt hàng trong kho được phân loại thành ba loại: A, B và C Mặt hàng A chiếm tỷ trọng lớn về giá trị, trong khi mặt hàng B chỉ chiếm khoảng 30% số lượng nhưng chỉ đóng góp 15% vào tổng giá trị hàng tồn kho Mặt hàng C, mặc dù chiếm 50 đến 60% tổng số đơn vị hàng tồn kho, nhưng chỉ chiếm từ 5 đến 10% tổng giá trị đô la.
Trong phân tích ABC, hàng tồn kho được phân loại theo mức độ giám sát và kiểm soát khác nhau Cụ thể, hàng hóa có giá trị cao cần được kiểm soát chặt chẽ hơn Các mặt hàng loại A yêu cầu mức độ kiểm soát hàng tồn kho nghiêm ngặt, trong khi các mặt hàng loại B có thể được giám sát với mức độ ít chặt chẽ hơn.
Phân tích ABC yêu cầu sự chú ý tối thiểu, nhưng lý do chính để áp dụng phương pháp này là vì giám sát hàng tồn kho liên tục thường rất tốn kém và không hợp lý đối với nhiều mặt hàng Tuy nhiên, sự phát triển của máy quét mã vạch đã làm giảm bớt lý do này, đặc biệt là đối với các công ty lớn, khi mà việc giám sát liên tục trở nên đủ kinh tế để áp dụng cho tất cả các loại mặt hàng.
Bước đầu tiên trong phân tích ABC là phân loại hàng tồn kho thành ba loại: A, B và C Mỗi mặt hàng được gán một giá trị đô la, tính bằng cách nhân chi phí đơn vị với nhu cầu hàng năm Sau đó, các mặt hàng được xếp hạng theo giá trị đô la hàng năm, với 10% hàng đầu là loại A, 30% tiếp theo là loại B và 60% còn lại là loại C Mặc dù các phân loại này có thể không chính xác hoàn toàn, nhưng chúng thường phản ánh gần đúng thực tế trong các công ty có tần suất đáng kể.
Bước tiếp theo là xác định mức độ kiểm soát hàng tồn kho cho từng loại mặt hàng Mặt hàng loại A cần kiểm soát chặt chẽ do chiếm tỷ lệ lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho, với mức tồn kho tối thiểu và giảm thiểu dự trữ an toàn Mặt hàng B và C yêu cầu kiểm soát ít nghiêm ngặt hơn, trong đó mặt hàng C có thể duy trì mức tồn kho cao hơn do chi phí vận chuyển thấp Đối với mặt hàng C, kiểm soát có thể chỉ cần quan sát đơn giản Tóm lại, mặt hàng A thường cần hệ thống kiểm soát liên tục, trong khi mặt hàng C có thể sử dụng hệ thống đánh giá định kỳ với ít giám sát hơn.
Ma trận RACI là công cụ quản lý phân công trách nhiệm, giúp xác định rõ ràng các nhiệm vụ, cột mốc và quyết định quan trọng trong dự án Nó phân loại vai trò của nhân sự theo bốn tiêu chí: R (Responsible) cho người thực hiện nhiệm vụ, A (Accountable) cho người phê duyệt, C (Consulted) cho những người cần được tư vấn, và I (Informed) cho những người được thông báo về tiến trình dự án.
Ma trận RACI giúp xác định cấu trúc và làm rõ vai trò của các bên liên quan trong dự án Nó phân định trách nhiệm rõ ràng và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ cần thiết đều được giao cho cá nhân hoặc bộ phận cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý dự án.
Bốn vai trò mà các bên liên quan có thể đóng trong bất kỳ dự án nào bao gồm:
R – Responsible: Những cá nhân hoặc bên liên quan có trách nhiệm thực hiện và triển khai công việc Họ cần hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu hoặc đưa ra quyết định Nhiều người có thể cùng đảm nhận vai trò 'Responsible' để hợp tác thực hiện công việc hiệu quả.
Người chịu trách nhiệm trong công việc là nhân sự hoặc các bên liên quan chính, có nhiệm vụ phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định đã hoàn thành Họ cần đảm bảo rằng tất cả các trách nhiệm được phân công trong ma trận cho các hoạt động liên quan Để đạt được thành công, chỉ cần một nhân sự hoặc bộ phận giữ vai trò "Accountable".
C – Consulted: Đây là những nhân sự hoặc bên liên quan cung cấp thông tin đầu vào, đồng thời tư vấn và tham mưu trước khi công việc được thực hiện và phê duyệt.
Nhân sự và các bên liên quan cần nắm rõ thông tin chi tiết về dự án, bao gồm tiến độ và các quyết định quan trọng Mặc dù họ không cần tư vấn chính thức và không tham gia trực tiếp vào nhiệm vụ hay quyết định, việc cập nhật thông tin vẫn rất cần thiết để đảm bảo sự hiểu biết và phối hợp hiệu quả.
4.2.3 Lý thuyết phân bố chuẩn (Normal Distribution)
Phân bố chuẩn là một đường cong hình chuông, cho thấy rằng trong bất kỳ phép đo nào, các giá trị thường tuân theo phân phối chuẩn với số lượng bằng nhau trên và dưới giá trị trung bình Để hiểu rõ hơn về phân phối này, cần nắm vững các khái niệm "trung bình", "trung vị" và "yếu vị" "Giá trị trung bình" là giá trị tổng hợp của tất cả các số liệu, "trung vị" là giá trị ở điểm giữa của phân phối, trong khi "yếu vị" là giá trị xuất hiện thường xuyên nhất Trong phân phối bình thường, giá trị trung bình, trung vị và yếu vị sẽ trùng nhau Tuy nhiên, nếu phân phối bị lệch, các giá trị này có thể khác biệt.
- Trung bình ±1 SD chứa 68,2% tổng giá trị
- Trung bình ±2 SD chứa 95,5% tất cả các giá trị
- Trung bình ±3 SD chứa 99,7% tất cả các giá trị
4.2.4 Lý thuyết bài toán vận tải
Lập trình tuyến tính, hay còn gọi là tối ưu hóa tuyến tính, là một phương pháp toán học nhằm xác định cách đạt được kết quả tối ưu, như lợi nhuận tối đa hoặc chi phí tối thiểu, trong một mô hình toán học cụ thể với các yêu cầu đã được xác định.
Quy hoạch tuyến tính, một trường hợp cụ thể của quy hoạch toán học, là kỹ thuật tối ưu hóa hàm mục tiêu tuyến tính dưới các ràng buộc đẳng thức và bất đẳng thức tuyến tính Hình 2 minh họa phân bố hình chuông thông qua các mối quan hệ tuyến tính, cho thấy sự quan trọng của quy hoạch tuyến tính trong việc giải quyết các bài toán có thể được diễn đạt chính xác.
PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ
Thực trạng
Kho Lê Mây hiện đang chứa khoảng 80% hàng hóa còn hạn sử dụng và 20% hàng hóa hết hạn, tuy nhiên, việc bố trí mặt bằng lưu kho chưa tối ưu, dẫn đến hàng hóa không được sắp xếp theo trật tự, gây khó khăn trong kiểm tra tồn kho Thiếu lịch trình kiểm tra định kỳ dẫn đến tình trạng hàng hóa hư hỏng và hết hạn vẫn tồn tại trong kho, chiếm dụng diện tích Nhân viên thiếu kinh nghiệm và trình độ cũng góp phần vào rủi ro tồn kho, với nhiều sai sót trong quy trình kiểm tra, xử lý hàng hóa, từ việc dán nhãn đến kiểm kê số lượng Hơn nữa, môi trường kho không đảm bảo vệ sinh và điều kiện nhiệt độ, độ ẩm không phù hợp ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, gây tổn thất kinh tế và giảm uy tín với khách hàng.
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, là nơi lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu cũng như sản phẩm để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty Nó được coi là tài sản quý giá của doanh nghiệp Việc tồn kho hợp lý, đặc biệt theo mùa vụ, giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng tăng đột biến Tuy nhiên, sự thiếu liên kết giữa các phòng ban, đặc biệt giữa phòng thu mua và kho vận, có thể dẫn đến tình trạng mua hàng hóa dư thừa mà không xem xét tình hình kho Điều này không chỉ gây ra tình trạng tồn kho mà còn làm tăng chi phí tổng thể do không kiểm soát và dự báo nhu cầu thị trường một cách hiệu quả.
Nhận dạng vấn đề
Để giảm tổng chi phí tồn kho ở kho hiện nay, cần cải thiện số lượng lưu kho cho từng loại mặt hàng Việc này đòi hỏi xây dựng một bộ quy trình nhà kho mới, chi tiết và rõ ràng, phù hợp với từng chức danh trong sơ đồ tổ chức hiện tại.
Nguyên nhân vấn đề
Có rất nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến việc tăng tổng chi phí tồn kho, dưới đây là một số nguyên nhân được thể trong biểu đồ xương cá:
Hình 3: Biểu đồ xương cá
Máy móc Đo lường Phương pháp
Nguyên vật liệu Con người
Không lưu trữ thông tin hàng hoá Cách thức quản lý không phù hợp
Trật tự sắp xếp hàng hoá không khoa học
Không bố trí khu vực lưu kho hàng hoá cụ thể
Nhân viên thiếu kinh nghiệm làm việc
Không dán / dán nhầm tem sản phẩm Không quét mã vạch khi nhập / xuất kho
Nhầm lẫn vị trí đặt các mặt hàng trong kho
Kiểm kê hàng tồn sai Đánh cắp hàng hoá
Nhiệt đô, độ ẩm, ánh sáng không phù hợp
Gián đoạn thông tin các phòng ban
Dự tính nhu cầu thị trường không chính xác
Quy trình kiểm tra hàng hoá nhập / xuất kho không phù hợp
Không tổ chức kiểm tra kho thường xuyên
Tổng chi phí tồn kho tăng
Sắp xếp hàng hóa trong kho thiếu kế hoạch
Hàng hóa không được kiểm tra định kỳ
Thiếu sót trong quy trình kiểm tra hàng hóa trong kho
Thiếu kinh nghiệm trong việc sử dụng các phương pháp phù hợp để quản lý
Không tuân thủ quá trình di chuyển hàng hóa Thiếu ý thức của một số nhân viên
Sử dụng hệ thống tồn kho chưa được tối ưu
Hệ thống an ninh chưa được chặt chẽ giữa các vị trí trong kho
Hệ thống phòng cháy chữa cháy chưa được đảm bảo
Nhãn mác không được bảo quản cẩn thận
Pallet hư hỏng sau nhiều lần sử dụng chưa được thay thế
Trang thiết bị không đầy đủ hoặc lỗi thời
Không có chính sách tồn kho cho từng mặt hàng cụ thể
Đánh giá rủi ro
Sau khi hoàn thành biểu đồ xương cá, để thu thập dữ liệu phục vụ cho phân tích nguyên nhân gốc rễ của việc tăng chi phí tồn kho, chúng ta áp dụng hai phương pháp kết hợp.
Sử dụng phương pháp Delphi, chúng tôi thu thập ý kiến đánh giá từ toàn bộ nhân viên bộ phận kho, ban giám đốc và các bên liên quan để phân tích tình hình tồn kho trong công ty.
- Theo dõi ghi nhận thu thập các rủi ro thường xảy ra trong kho
Bảng 1: Bảng tần suất xảy ra của các nguyên nhân
Các nguyên nhân Số lần xảy ra
Xác định lượng đặt hàng tối ưu cho từng loại mặt hàng cụ thể 25
Hàng hóa bị tồn đọng trong kho 25
Quản lý kho bằng phương pháp thủ công 3
Chưa có chính sách tồn kho phù hợp cho từng loại mặt hàng 24
Quy trình kiểm tra hàng hóa nhập / xuất/ tồn/lưu kho không đảm bảo
Kho không đạt tiêu chuẩn 2
Thiếu không gian chứa hàng hoá 7
Kiểm kê hàng tồn sai 21
Từ biểu đồ Pareto cho thấy phần lớn nguyên nhân gây ra sự tăng về tổng chi phí tồn kho chiếm gần 80% là do:
- Hàng hóa bị tồn đọng trong kho
- Xác định lượng đặt hàng cho từng loại mặt hàng cụ thể
- Chưa có chính sách tồn kho phù hợp cho từng mặt hàng
- Quy trình kiểm tra hàng hoá nhập/ xuất/ tồn/ lưu kho không đảm bảo
Để giảm thiểu chi phí tồn kho, cần tập trung vào việc giải quyết các nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng kiểm kê hàng tồn sai Việc này sẽ giúp cải thiện hiệu quả quản lý kho và tối ưu hóa chi phí.
Các nguyên nhân Số lần xảy ra
Mã hàng hóa bị tróc, không dán,dán nhầm 4
Gián đoạn thông tin giữa các phòng ban trong công ty 8
Hàng hóa bị tồn đọng trong kho
Xác định lượng đặt hàng cho từng loại mặt hàng cụ thể
Chưa có chính sách tồn kho phù hợp cho từng mặt hàng
Quy trình kiểm tra hàng hóa nhập / xuất/ tồn/lưu kho không đảm bảo
Kiểm kê hàng tồn sai Gián đoạn thông tin giữa các phòng ban trong công ty
Thiếu không gian chứa hàng hoá
Thất thoát hàng hóa Mã hàng hóa bị tróc, không dán,dán nhầm
Quản lý kho bằng phương pháp thủ công
Kho không đạt tiêu chuẩn Biểu đồ Pareto
Tần suất % Tần suất tích luỹ
THU THẬP DỮ LIỆU
Phân tích ABC
Đầu tiên, tiến hành phân tích ABC dựa trên nhu cầu của khách hàng đối với từng loại mặt hàng Phân tích này giúp phân loại các sản phẩm thành ba nhóm: loại A, loại B và loại C Sau khi hoàn tất việc phân loại, bước tiếp theo là lựa chọn các sản phẩm trong nhóm loại A để nghiên cứu chi tiết hơn.
Kết quả thu được sau khi phân tích ABC, lựa chọn mặt hàng là sản phẩm dinh dưỡng công thức Morinaga Hagukumi 320g.
Kiểm tra kiểu phân bố của dữ liệu
Dữ liệu ban đầu phản ánh nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm dinh dưỡng công thức Morinaga Hagukumi 320g Cần tiến hành kiểm tra loại hình phân bố của dữ liệu thu thập được để xác định phương pháp nghiên cứu phù hợp Kết quả kiểm tra cho thấy dữ liệu tuân theo phân bố chuẩn, với giá trị trung bình là 22,195 và độ lệch chuẩn là 1,955.18.
GIẢI PHÁP
Cải tiến quy trình nhà kho
Sau khi thu thập và đánh giá các quy trình hiện tại của kho, chúng tôi sẽ đề xuất những cải tiến cần thiết nếu các quy trình này chưa phù hợp Hiện tại, kho chỉ áp dụng hai bộ quy trình chính.
Bảng 2: Bộ quy trình nhà kho hiện nay đang sử dụng
STT Quy trình chính Quy trình con Phụ lục
1 Quy trình nhập Nhập hàng do công ty mua Phụ lục A-A1
Nhập hàng trả về từ khách hàng Phụ lục A-A1
Nhập hàng đối với hàng hoá không giao được
2 Quy trình xuất Xuất hàng chuyển kho nội bộ Phụ lục A-A2
Đánh giá ban đầu cho thấy quy trình xuất hàng tại kho chưa hoàn thiện, thiếu các quy trình kiểm tồn và lưu kho Quy trình hiện tại không chi tiết, rõ ràng và không phù hợp với sơ đồ tổ chức của kho, khiến nhân viên khó hiểu trong việc thực hiện Hơn nữa, trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình không được nêu rõ, gây khó khăn trong việc phân tích và truy cứu nguyên nhân khi có sự cố xảy ra Do đó, khi cải tiến quy trình, tác giả sẽ tập trung vào việc khắc phục những bất cập hiện tại và bổ sung các quy trình mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của kho.
Bảng 3: Bộ quy trình nhà kho cải tiến
STT Quy trình chính Quy trình con Phụ lục
1 Quy trình nhập Nhập hàng do công ty mua Phụ lục B-B1
Nhập hàng trả về từ khách hàng Phụ lục B-B1
Nhập hàng đối với hàng hoá không giao được
2 Quy trình xuất Xuất hàng chuyển kho nội bộ Phụ lục B-B2
Xuất hàng cho khách hàng Phụ lục B-B2
3 Quy trình lưu kho Phụ lục B-B3
4 Quy trình kiểm tồn Phụ lục B-B4
Quy trình mới áp dụng ma trận RACI để xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong từng bước thực hiện, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát lỗi cũng như các vấn đề phát sinh tại công ty Dưới đây là bảng so sánh giữa quy trình trước và quy trình sau khi cải tiến.
Bảng 4: Bảng so sánh quy trình trước và sau cải tiến
Tiêu chí Trước Sau Đo lường
Công việc còn được thực hiện chung chưa được chia chi tiết Nội dung công việc chưa cụ thể, chi tiết
Công việc được phân chia chi tiết hơn
Công việc được chia thành nhiều bước nhỏ, cụ thể hơn
Ma trận RACI là công cụ quan trọng giúp xác định rõ ràng các chức danh liên quan đến việc thực thi công việc, bao gồm trách nhiệm thực hiện, tham vấn, thông báo và giải trình Việc thiếu ma trận này có thể dẫn đến sự mơ hồ trong việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm trong tổ chức.
Ma trận RACI là công cụ quan trọng giúp xác định và phân chia trách nhiệm trong các bước thực hiện dự án Nó cho phép đánh giá rõ ràng vai trò của từng cá nhân thông qua công việc mà họ đảm nhận, từ đó đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Người thực hiện và trách nhiệm công việc đang không còn phù hợp với sơ đồ tổ chức của công ty hiện tại
Trên lưu đồ từng công việc cụ thể sẽ tương ứng với chức danh người thực hiện theo sơ đồ tổ chức của công ty hiện tại
Phân công rõ ràng công việc của từng cá nhân Nhân viên sẽ chủ động với công
Tiêu chí Trước Sau Đo lường việc của mình, không né tránh
Kiểm soát lỗi/ rủi ro
Chưa có sự kiểm soát chặt chẽ trong từng bước đối với từng quy trình dẫn đến tình trạng sai sót trong quá trình thực hiện công việc
Mỗi quy trình sẽ có thêm bước tiến hành kiểm tra, đối chiếu nhằm hạn chế sai sót lỗi không đáng có
Kiểm soát được chất lượng công việc của mỗi cá nhân
Thiếu các yếu tố đầu vào, đầu ra của từng bước trong quy trình
Bảng mô tả công việc chi tiết cung cấp thông tin về đầu vào và đầu ra của từng công việc, kèm theo các biểu mẫu liên quan nếu có Điều này giúp đánh giá mức độ hoàn thành công việc dựa trên hai yếu tố quan trọng: đầu vào và đầu ra.
- Nhập hàng do công ty mua
- Nhập hàng trả về từ khách hàng
- Nhập hàng đối với hàng hoá không giao được
Gồm 9 quy trình: Đối với quy trình xuất hàng thêm hai quy trình con là:
- Quy trình gia công hàng hoá
- Quy trình xuất hàng lẻ
Số lượng quy trình đã tăng lên đáng kể, từ chỉ 2 quy trình chính ban đầu với 5 quy trình con, giờ đây tổng số quy trình chính đã được cải tiến và nâng lên thành 4.
Tiêu chí Trước Sau Đo lường
- Xuất hàng chuyển kho nội bộ
- Xuất hàng cho khách hàng
Bổ sung thêm 2 quy trình chính:
- Quy trình lưu kho quy trình và gồm
Kiểm kê/ lưu trữ hàng hóa
Công tác kiểm kê và lưu trữ hiện nay chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu quy trình thực hiện cụ thể và rõ ràng, điều này dẫn đến tình trạng mất hàng và tồn kho.
Công tác kiểm kê và lưu trữ được thực hiện theo quy trình cụ thể, rõ ràng nên tình trạng mất hàng, tồn hàng được kiểm soát hơn
Kiểm kê/ lưu trữ hàng hóa trở nên dễ dàng, nhanh chóng, kiểm soát được lưu lượng hàng hoá
Chỉ số đo lường hiệu quả công việc
Chưa có chỉ số đo lường hiệu quả công việc cụ thể đối với nhân viên
Việc áp dụng quy trình mới giúp nhân viên cụ thể hóa được nhiệm vụ và đạt được mục tiêu mà công ty như mong muốn
Tính toán được hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong mỗi bước làm.
Mô phỏng, đánh giá và phân tích độ nhạy của các kịch bản
7.2.1 Dữ liệu đầu vào và đầu ra
Các thông số đầu vào cần có:
+ Ordering Cost (chi phí đặt hàng): 0.02 USD/mỗi đơn hàng
+ Holding Cost (chi phí lưu trữ): 0.075 USD/mỗi đơn hàng/tuần
+ Overstorage Cost (chi phí lưu trữ quá mức): 0.16 USD/mỗi đơn hàng + Shortage Cost (chi phí thiếu hụt hàng): 0.55 USD/mỗi đơn hàng + Demand (nhu cầu) theo tuần
+ Leadtime (thời gian vận chuyển hàng hóa): 3 tuần
+ Order Time (thời gian đặt hàng) theo tuần
+ Quantity Order (số lượng đặt hàng): 25,000 hộp
+ 15 Ton Truck Capacity (sức chứa xe tải 15 tấn): 1,056 hộp
+ 25 Ton Truck Capacity (sức chứa xe tải 25 tấn): 1,440 hộp
+ 15 Ton Truck Cost (chi phí thuê xe tải 15 tấn): 100 USD/chuyến + 25 Ton Truck Cost (chi phí thuê xe tải 25 tấn): 165 USD/chuyến
+ Order Time (thời gian đặt hàng) theo tuần
+ Safety Stock (mức tồn kho an toàn): đơn vị hộp
Các thông số đầu ra:
- Total Cost (tổng chi phí)
- Service Level (mức độ dịch vụ)
7.2.2 Cách thức thiết lập Excel Solver
7.2.2.1 Nhập dữ liệu đầu vào
Nhập các dữ liệu đầu vào nêu trên vào bảng Excel
7.2.2.2 Thiết lập công thức tính toán
Bảng 5: Thiết lập công thức trong Excel
7.2.2.3 Thiết lập bài toán vận tải bằng Excel Solver
Để bắt đầu, mở Bộ giải từ tab Dữ liệu và xác định ô Tổng chi phí tối thiểu trong phần “Đặt mục tiêu” (Set Objective), cụ thể là ô $J$4 Để giảm thiểu chi phí vận chuyển, bạn cần chọn tùy chọn “Min” Cuối cùng, hãy chọn phương pháp giải là “Simplex LP”.
Hình 5: Thiết lập bài toán bằng Excel Solver
Trong bước 2, xác định vị trí các ô thay đổi trong tùy chọn 'Bằng cách thay đổi các ô có thể thay đổi:' của Bộ giải, với các ô thay đổi được chỉ định là $H$4:$I$4.
Bước 3: Tiếp theo, hãy thêm các ràng buộc của vấn đề vào Bộ giải Như đã đề cập trước đó, vấn đề này có hai hạn chế chính cần được xem xét.
(1) Trọng lượng sẵn có lớn hơn hoặc bằng tổng trọng lượng ($G$4 >=$F$4)
Xe tải 15 tấn và xe tải 25 tấn cần được định nghĩa là biến nguyên trong bảng dữ liệu Sau khi hoàn tất việc thiết lập, bạn chỉ cần nhấp vào nút Solver để tìm ra giải pháp từ Bộ giải.
36 7.2.3Kịch bản hiện tại Bảng 6: Mô phỏng dữ liệu đầu vào vàđầu ra của kịch
Kịch bản hiện tại của công ty với các thông số đầu vào nêu trên cùng với thông số của Order Time và Safety Stock như sau:
Kết quả tính toán thu được:
Theo kết quả thu được, mức độ dịch vụ hiện tại đang ở mức trung bình cao, cần cải thiện để nâng cao hiệu quả phục vụ nhu cầu khách hàng Công ty đang gặp tình trạng thiếu hụt hàng hóa, với sản lượng trong kho không đủ để đáp ứng nhu cầu, dẫn đến chi phí thiếu hụt hàng hóa lên tới 157,217 USD/năm Để tăng cường mức độ dịch vụ và cải thiện khả năng phục vụ khách hàng với tổng chi phí hợp lý, cần mô phỏng thêm một số trường hợp Cụ thể, giả định thay đổi hai thông số là mức lưu trữ an toàn và thời gian đặt hàng để mô phỏng 4 kịch bản khác nhau, từ đó đánh giá và lựa chọn các kịch bản phù hợp với công ty.
Việc điều chỉnh hai thông số quan trọng trong quản lý kho là mức lưu trữ an toàn (Safety Stock) và thời gian đặt hàng (Order Time) mang lại nhiều lợi ích Mức lưu trữ an toàn đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng, trong khi việc tái bố trí kho có thể gia tăng diện tích lưu trữ mà không tốn kém nhiều thời gian và chi phí Thay đổi thời gian đặt hàng cũng giúp đảm bảo nguồn hàng luôn đầy đủ, từ đó cải thiện khả năng phục vụ khách hàng mà không làm gián đoạn quy trình hoạt động của công ty.
Việc thay đổi thông số Quantity (lượng đặt hàng) trong ngắn hạn là không khả thi do nhà cung cấp không thể đáp ứng số lượng hàng hóa tăng đột biến Khi ký hợp đồng, các thông số như Quantity và Leadtime (thời gian vận chuyển) thường được giữ nguyên để đảm bảo tiến độ và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp Tuy nhiên, trong dài hạn, nếu nhu cầu khách hàng tăng đều, công ty có thể thương lượng lại các điều khoản với nhà cung cấp để phù hợp với tình hình thực tế Các thay đổi về thông số khác cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.
Trong thời gian ngắn hạn, công ty nên xem xét điều chỉnh hai thông số quan trọng là Safety Stock (mức lưu trữ an toàn) và Order Time (thời gian đặt hàng) nhằm cải thiện Service Level (mức độ dịch vụ) và giảm Total Cost (tổng chi phí) một cách hiệu quả.
7.2.4 Các kịch bản mô phỏng
Dựa trên kịch bản hiện tại của công ty, chúng tôi đề xuất bổ sung 4 kịch bản mới Những kịch bản này sẽ điều chỉnh hai thông số quan trọng: mức tồn kho an toàn (Safety Stock) và thời gian đặt hàng (Order Time).
40 Bảng 7: Mô phỏng dữ liệu đầu vào vàđầu ra của kịch
41 Bảng 8: Mô phỏng dữ liệu đầu vào vàđầu ra của kịch
42 Bảng 9: Mô phỏng dữ liệu đầu vào vàđâu ra của kịch
43 Bảng 10: Mô phỏng dữ liệu đầu vào vàđầu ra của kịch
Sau khi thực hiện mô phỏng năm kịch bản khác nhau, chúng tôi đã tổng hợp hai thông số quan trọng là Tổng Chi Phí và Mức Độ Dịch Vụ, cho thấy sự biến động của các kịch bản này.
Bảng 11: Bảng tổng hợp Total Cost và Service Level của 5 kịch bản
Tùy thuộc vào từng kịch bản, các thông số về Tổng Chi Phí và Mức Độ Dịch Vụ sẽ có sự khác biệt Việc cải thiện Mức Độ Dịch Vụ sẽ tác động đến các thông số liên quan, dẫn đến việc Tổng Chi Phí cũng sẽ tăng theo Hãy cùng phân tích và tính toán mức độ tăng trưởng của từng kịch bản để hiểu rõ hơn về mối quan hệ này.
- Kịch bản thứ 1 đã được phân tích rõ ở phần 7.3
Kịch bản thứ 2 cho thấy tổng chi phí đạt 314,354 USD mỗi năm, trong khi mức độ dịch vụ (Service Level) đạt 84% So với kịch bản thứ nhất, mức độ dịch vụ đã cải thiện với tỷ lệ tăng trưởng 12%.
- Kịch bản thứ 3, cho kết quả Total Cost 472,840 USD/năm với Service Level đạt 39% Như vậy, thấy được Service Level giảm nhiều so với kịch bản thứ
1 với mức độ tăng trưởng là - 48%
Kịch bản thứ 4 cho thấy tổng chi phí đạt 324,856 USD/năm và mức độ dịch vụ (Service Level) đạt 89% So với kịch bản thứ 1, mức độ dịch vụ đã cải thiện đáng kể với tỷ lệ tăng trưởng 19%.
Kịch bản thứ 5 cho thấy tổng chi phí đạt 6,151,561 USD/năm và mức độ dịch vụ (Service Level) đạt 98% So với kịch bản thứ 1, mức độ dịch vụ đã cải thiện với tỷ lệ tăng trưởng 31%.
Kịch bản Kịch bản 1 Kịch bản 2 Kịch bản 3 Kịch bản 4 Kịch bản 5
Qua mô phỏng 5 kịch bản với hai thông số chính là Service Level và Total Cost, các chi phí thành phần như Holding Cost, Order Cost, Shortage Cost, Overstorage Cost và Trans Cost đều bị ảnh hưởng Khi cải thiện Service Level, các chi phí này sẽ thay đổi, dẫn đến sự biến động của Total Cost Phân tích biểu đồ Shortage Cost cho thấy kịch bản 3 có chi phí cao nhất, đạt 391,857 USD/năm, trong khi kịch bản 5 có chi phí thấp nhất, chỉ 14,370 USD/năm.
Hình 6: Biểu đồ thể hiện Shortage Cost của 5 kịch bản