Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

LỜI CÁM ƠNTrong quá trình thực hiện luận văn “Giới pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”, tôi đã nhậnđược rất nhiều sự giúp đỡ, tạo điều k

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ NA

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUÁ

HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN

LUAN VAN THAC SY LUU TRU HOC

Hà Nội, 2021

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ NA

LUAN VAN THAC SY

Chuyên ngành: Lưu trữ hoc

Mã số: 8320303.01

Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Thanh Tùng

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN CHỦ TỊCH HỘI DONG

TS Trần Thanh Tùng PGS.TS Đào Đức Thuận

Hà Nội, 2021

CAM KÉT LIÊM CHÍNH HỌC THUẬTTôi cam kết rằng kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn này

là kết quả học tập và lao động của tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viênhướng dẫn Kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từngđược công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào khác Các kết quả

nghiên cứu và tài liệu khác được sử dụng trong luận văn này đã được liệt kê

nguồn và ghi trích dẫn cụ thé

Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ luận văn,

Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn vê những cam kết nêu trên.

Hà nội, ngày tháng năm 2021

Tác giả luận văn

Vũ Thị Na

LỜI CÁM ƠN

Trong quá trình thực hiện luận văn “Giới pháp nâng cao hiệu quả hoạt

động lưu trữ tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”, tôi đã nhậnđược rất nhiều sự giúp đỡ, tạo điều kiện của các đồng chí lãnh đạo, đồngnghiệp tại cơ quan Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và sự giúp đỡ,hướng dẫn của các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội, sự ủng hộ và động viên từ gia đình, tập

thé lớp CH Lưu trữ 2019 Tôi xin cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Trần Thanh Tùng - giảng

viên hướng dẫn và chỉ bảo giúp cho tôi hoàn thành luận văn này.

Với sự cô gang của bản thân, tôi đã nỗ lực hoàn thành luận văn đúngquy định Tuy nhiên, với trình độ nghiên cứu còn hạn chế nên luận văn khôngthể tránh khỏi những thiếu sót Tôi kính mong nhận được sự góp ý của các

thây cô giáo và các bạn học viên đê luận văn được hoàn thiện hơn.

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Học viên

Vũ Thị Na

1.1.1 | Cac khải niệm co liên quan 8

1.1.2 | Nội dung hoạt động lưu trữ 14

1.2 Sự can thiết nghiên cứu đánh giá hiệu quả hoạt động LT 20

1.2.1 | Vai trò của hoạt động lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức 20

1.2.2 | Mục dich đánh gia hiệu quả hoạt động lưu trữ 21

1.3 | Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ 22

1.3.1 | Tiêu chi đánh giá hiệu quả hoạt động thu thập tai liệu vào

luu trữ cơ quan 22

1.3.2 | Tiêu chi đánh giá hoạt động chỉnh ly tài liệu 23

1.3.3 | Tiêu chi đánh giá hoạt động xác định giá trị tai liệu 24 1.3.4 | Tiêu chí đánh giá hoạt động bảo quản tài liệu 25

1.3.5 | Tiêu chí đánh giá hoạt động thông kê và xây dựng công cụ

tra tìm tài liệu lưu trữ 26

1.3.6 | Tiêu chí đánh giá hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài

1.4 | Nhận diện các yếu tô tác động tới hiệu quả hoạt động LT | 27

1.4.1 | Cơ sở pháp lý 27 1.4.2 | Mô hình tô chức 28 1.4.3 | Sự chỉ đạo, lãnh đạo hoạt động lưu trữ cua lãnh đạo CQ 28

1.4.4 | Mục tiêu, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của cơ quan, TC 20

1.4.6. Chất lượng nguồn nhân lực 31

1.4.7 | Mức độ ứng dung công nghệ thông tin trong hoạt động LT 31 1.4.8 | Quy trình thực hiện nghiệp vụ 32

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN

CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HÒ CHÍ MINH 342.1 | Giới thiệu chung về Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí

Minh 34

2.1.1.| Quá trinh hình thành va phát triển của Học viện Chính trị

quốc gia Ho Chí Minh 34

2.1.2 | Chức năng, nhiệm vụ và tô chức bộ máy của Học viện Chính

trị quốc gia Hô Chí Minh 35

2.1.3 | Chức năng, nhiệm vu, cơ cấu tổ chức cua Van phòng Học

2.1.4.| Cơ sở pháp lý thực hiện hoạt động lưu trữ tại Học viện

Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh 42

2.1.5 | Diéu kiện cơ sở vat chất, trang thiết bị thực hiện hoạt động

lưu trữ tại Học viện 44

2.2 | Thanh phân, nội dung, đặc điểm va giá trị của tài liệu

lưu trữ của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh 45

2.2.1 | Về thành phan, nội dung của tài liệu lưu trữ 45

2.2.2 | Về đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại Học viện 46

2.2.3 | Giá trị TLLT của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh 462.3 | Mục dich của hoạt động lưu trữ tại Học viện Chính trị

quốc gia Hồ Chí Minh 47

2.4 | Thực trang hoạt động lưu trữ tai Học viện Chính trị

quốc gia Hồ Chí Minh 48

2.4.1 | Hoạt động thu tháp, bồ sung tai liệu vào lưu trữ 48

2.4.2 | Chỉnh ly tài liệu 53

2.4.4 Bảo quản tải liệu lưu trữ 58

2.4.5 | Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 60

2.4.6 | Tổ chức khai thác, sử dung tai liệu lưu trữ 61

2.5 | Đánh giá chung về hoạt động lưu trữ tại Học viện Chính

trị quốc gia Hồ Chí Minh 63

2.5.2 | Những hạn chế 64

2.5.3 | Nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động lưu trữ tại

Học viện Chính trị quốc gia Hà Chí Minh 66

CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU ĐÈ XUẤT CÁC GIẢIPHÁP NÂNG CAO HIỆU QUÁ HOẠT ĐỘNG LƯU

TRU TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRI QUOC GIA HO

CHÍ MINH 693.1 Do lường, đánh giá các yếu tô tác động tới hiệu qua hoạt

động lưu trữ tại Học viện 69

3.1.1 | Xây dựng phiếu khảo sát do lường, đánh gia 69

3.1.2 | Trình tự nghiên cứu 10

3.1.3 |Xử lý kết quả khảo sát 71

3.2 | Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu

trữ tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh 78

3.2.1 | Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác LT 728

3.2.2 | Hoan chỉnh hệ thong văn bản quy định va hướng dẫn về

nghiệp vụ lưu trữ trong Học viện 19

3.2.3 | Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm công

tác lưu trữ SỊ

3.2.4 | Hiện đại hóa cơ sở, vật chất - kỹ thuật và hỗ trợ kinh phí cho

hoạt động lưu trữ của Học viện 82

3.2.5 | Tang cường sự lãnh đạo, chi dao cua Ban Giám đốc va

Đảng ủy Hoc viện đổi với công tác lưu trữ 83

3.2.6 |Nhóm giải pháp vé hoạt động nghiệp vụ 86

3.2.7 | Kiện toàn, đổi mới tổ chức bộ máy và nhân sự 92

KET LUẬN 96DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 102

DANH MỤC CAC CHỮ VIET TAT

Tài liệu lưu trữ

Thời hạn bảo quản

Xác định giá tri

Xác định giá trị tài liệu

DANH MỤC CAC ANH, BANG, HÌNH

Danh mục Nội dung Trang

Ảnh 1 Tài liệu thu thập về lưu trữ Học viện 52

Ảnh 2 Lưu trữ Học viện CTQG Hồ Chi Minh s9

Bảng 2-1 Số liệu tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan 51

Bảng 2-2 Số liệu tài liệu chỉnh lý tại Học viện 55

Bang 3-1 Trinh tự nghiên cứu 70

Bảng 3-2 Đặc điểm đối tượng nghiên cứu 72

Bảng 3-3 Kết quả hệ số Cronbach’s Alpha 73

Bảng 3-4 Kết quả kiểm định KMO và Barlett 74

Bảng 3-5 Bảng tên biến 75

Hình 2.1 Cơ cấu tô chức 38

PHẢN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động lưu trữ (HDLT) là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ

quan, tô chức nhăm lựa chọn, lưu giữ, tô chức một cách khoa học các hồ sơ,tài liệu dé phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Tronghoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hếtcác công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với hồ

so, tai liệu nói riêng và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của HDLT đối với

hoạt động của các cơ quan, tổ chức là rất quan trọng

Học viện Chính trị quốc gia (CTQG) Hỗ Chí Minh là co quan có nhiệm

vụ nghiên cứu và giảng dạy lý luận chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí

Minh, khoa học nhân văn những van đề lý luận và thực tiễn cho đội ngũ cán

bộ lãnh dao của Dang và Nhà nước Với hơn 70 năm xây dung va phát triển,Học viện đã sản sinh một khối lượng tài liệu đa dạng về loại hình, phong phú

về nội dung mang những giá trị lớn về sử liệu, tư liệu phản ánh chức năngnhiệm vụ của Học viện từ khi thành lập đến nay Tuy nhiên, dé phát huy tiềm

năng to lớn, tải liệu lưu trữ phải được tô chức theo các nghiệp vụ khoa học,

khai thác và sử dụng một cách hợp lý Trong nhiều năm qua lãnh đạo Họcviện luôn quan tâm đến HĐLT, thé hiện bằng việc Giám đốc Học viện đã cónhững quy định, quy chế về công tác lưu trữ, đưa công tác này dần vào nềnếp Tuy nhiên, trên thực tế, do những nguyên nhân khách quan và chủ quanHĐLT vẫn còn một số tồn tại như: nguồn thu thập bé sung tai liệu từ cácPhòng, Ban chức năng chưa kịp thời và đầy đủ, tài liệu thu về trong tình trạng

bó gói, rời lẻ, quy trình nghiệp vụ chưa được tiễn hành đồng bộ, tài liệu tồnđọng còn nhiều chưa được chỉnh lý, thống kê tài liệu chưa thường xuyên, cán

bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ còn ít, trình độ đào tạo chưa được nâng

cao trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 Với mục tiêu phát triển Họcviện trở thành cơ sở đào tạo hiện đại, bản sắc và hội nhập, xứng đáng là trungtâm quốc gia về dao tao cán bộ thì yêu cầu củng cố, nâng cao hiệu quả HDLTcủa Học viện được đặt ra cấp thiết, là một trong những biện pháp quan trọnggóp phần nâng cao chất lượng công tác nói chung của Học viện trong thờigian tỚI.

Đề có cơ sở khoa học cũng như thực tiễn nhằm quản lý và triển khai tốthoạt động lưu trữ đáp ứng nhu cầu các mặt hoạt động của Học viện, tôi mạnhdạn chọn đề tài: “Gidi pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Họcviện Chính trị quốc gia Hỗ Chí Minh” làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên

ngành Lưu trữ học của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu của luận văn

Luận văn hướng tới hai mục tiêu chính:

- Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng trong HDLT tại Học viện

CTQG Hồ Chí Minh;

- Đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả HĐLT tại Học việnCTQG Hồ Chí Minh

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Dé đạt được mục tiêu nghiên cứu, luận văn thực hiện những nhiệm

VỤ sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về HDLT và hiệu quả HĐLT;

- Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả HĐLT và nhận diện các yếu tố

tác động đến HĐLT;

- Ứng dụng các tiêu chí đánh giá hiệu quả HĐLT dé phân tích thựctrạng HĐLT tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh;

- Do lường, đánh giá các yếu tố tác động đến hiệu quả HDLT nhằm xâydựng các giải pháp cụ thé dé nâng cao hiệu quả HĐLT tại Học viện CTQG

Hồ Chí Minh

4 Câu hỏi và giả thuyết nghiên cứu

Đề thực hiện luận văn chúng tôi đặt ra một số câu hỏi và giả thuyết

nghiên cứu:

+ Câu hỏi 1: Hoạt động lưu trữ của Học viện CTQG Hồ Chí Minh có

hiệu quả không?

Gia thuyét nghiên cứu được đưa ra với câu hỏi nay: “Hoạt động lưu trữ

của Học viện CTQG Hồ Chí Minh đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận

nhưng chưa đạt hiệu quả mong muốn”.

+ Câu hỏi 2: Hiệu quả hoạt động lưu trữ của Học viện CTQG Hồ ChíMinh bị tác động bởi những yếu tố nào?

Với câu hỏi này, chúng tôi đặt ra giả thuyết nghiên cứu: “Hiệu quảHDLT của Học viện Chính tri quốc gia Hồ Chí Minh chịu ảnh hưởng trực tiếp

và gián tiếp của nhiều yếu tô khách quan và chủ quan khác nhau”

+ Câu hỏi 3: Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Học viện Chính trị quốc gia như thế nào?

Chúng tôi đã đưa ra giả thuyết nghiên cứu với câu hỏi 3 là: “Các yếu tố

ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động lưu trữ có sự phân định rõ thứ bậc, giúp đưa

ra các giải pháp nâng cao hiệu qua có tính khả thi’.

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là Hoạt động lưu trữ tại Học việnChính trị quốc gia Hồ Chí Minh

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu quá trình thực hiện và kết quả thu

được của từng hoạt động lưu trữ từ đó so sánh với mục tiêu Các hoạt động

lưu trữ được nghiên cứu bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo

quản, thống kê, sử dụng TLLT được thực hiện tại lưu trữ Học viện CTQG Hồ

Chí Minh.

+ Phạm vi thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề liên

quan đến HDLT của Học viện CTQG Hồ Chí Minh từ năm 2011 đến nay (Từ

khi Luật Lưu trữ được ban hành)

+ Phạm vi không gian: Học viện CTQG Hồ Chí Minh, 135 Nguyễn Phong

Sắc — Cầu Giấy — Hà Nội

Tác giả Đường Vinh Sường năm 1998 đã thực hiện dé tài tiềm lực

“Xây dựng Phông lưu trữ ở Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”, Học viện CTQG Hồ Chi Minh, Hà Nội Đề tài tập trung mô tả thành phan và kết

cau Phong lưu trữ của Học viện, qua trình hình thành cua Phong lưu trữ tàiliệu ở Học viện từ năm 1949 đến 1998

Năm 2004 tác giả Hồ Tố Lương nghiên cứu đề tài khoa học cấp cơ sở

“Đổi mới công tác lưu trữ tư liệu phục vụ nghiên cứu Lịch sử Đảng”, Học viện CTQG Hồ Chí Minh, Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu của dé tai là tập trung

làm rõ vai trò của công tác lưu trữ tư liệu trong nghiên cứu Lịch sử Đảng và

những đóng góp của nó đối với công tác nghiên cứu Lịch sử Đảng ở Học việnCTQG Hồ Chí Minh

Luận văn thạc sỹ “Công tác lưu trữ ở Học viện CTQG Hồ Chí Minh

-Thực trạng và giải pháp” của tác giả Lê Thị Hoa bảo vệ năm 2007 tại

Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu

của luận văn là khảo sát, phân tích thực trạng công tác lưu trữ của Học

viện, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị về công tác lưu trữ ở Họcviện CTQG Hồ Chí Minh

Tác giả Nguyễn Thị Hồng Lâm thực hiện đề tài khoa học cấp cơ sởnăm 2015: “Đồi mới hoạt động thông tin - tư liệu nhằm phục vụ tốt công tácnghiên cứu, giảng day tai Học viện CTQG Hồ Chí Minh”, Học viện CTQG

Hồ Chí Minh, Ha Nội Tác giả đã phác họa hoạt động đổi mới về những nội

dung sau: làm rõ một số van dé chung về đổi mới hoạt động thông tin, tư

liệu, làm rõ thực trạng hoạt động thông tin, tư liệu va đánh giá thực trang của hoạt động thông tin tư liệu; trên cơ sở đó xác định phương hướn, giải

pháp đôi mới hoạt động thông tin, tư liệu nhằm phục vụ công tác nghiêncứu, giảng dạy tại Học viện CTQG Hồ Chí Minh

Năm 2019 tac giả Dinh Thị Hoài thực hiện đề tài khoa học cấp CƠ SỞ:

“Xây dựng phông tư liệu về đồng chí Phan Văn Khải”, Viện Hồ Chí Minh vàcác lãnh tụ của Đảng, Học viện CTQG Hồ Chí Minh, Hà Nội Mục tiêunghiên cứu của đề tài là xây dựng phông tư liệu về đồng chí Phan Văn Khải

để phục vụ cho công tác nghiên cứu và viết tiểu sử theo đúng chức năngnhiệm vụ của Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng thuộc Học việnCTQG Hồ Chí Minh

Năm 2020 tác Nguyễn Thị Thiện thực hiện đề tài cấp cơ sở “Nghiêncứu, xây dựng phông tư liệu Đảng lãnh đạo, phát triển kinh tế giai đoạn 2010-2020”, Viện Lịch sử Đảng, Học viện CTQG Hồ Chí Minh, Hà Nội Kết quảcủa đề tài phục vụ công tác nghiên cứu, biên soạn Lịch sử Đảng theo Chỉ thị

số 20-CT/TW ngày 18-01-2018 của Ban Bí thư Trung ương

Các công trình nghiên cứu trên chưa nghiên cứu chuyên sâu, toàn diện

về HĐLT, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động Do vậy, đề tài của luận văn không trùng lặp, tuy nhiên tác giả có tham khảo, kế thừa một số kết

quả nghiên cứu trước đó.

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Đề tài dựa trên phương pháp duy vật biện chứng

và phương pháp duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thựctiễn HDLT 6 Học viện CTQG Hỗ Chí Minh

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

+ Phương pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp: Tác giả sử dụng

phương pháp này đề thực hiện thu thập, tong hợp và phân tích hệ thong cơ sở

lý luận và thực tiễn HDLT ở Học viện CTQG Hồ Chí Minh Dựa trên số liệu

và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc

tổng hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong luận văn.

+ Phương pháp khảo sát thực tế: Dé có cái nhìn tổng quát về HDLT tại

Học viện, tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế để có được nhữngthông tin, số liệu thực tế về HĐLT tại Học viện

+ Phương pháp so sánh: so sánh giữa các yêu cầu, mục tiêu của các

khâu nghiệp vụ với kết quả thực hiện nghiệp vụ thực tế tại Học viện

+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi và phân tích định lượng bằng

phần mềm SPSS dé xác định các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả HDLT (cụ thé

trong luận văn)

8 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa khoa học: Luận văn khang định vai trò và tam quan trọng của

HĐLT đối với các cơ quan, tổ chức Góp phan hệ thống hóa va làm rõ hơnmột số vấn đề lý luận về hiệu quả HĐLT

-Y nghia thuc tiễn: Luận văn đánh giá một cách toản diện về HĐLT,đưa ra các giải pháp dé có hướng khắc phục đối với HDLT của Học viện được

hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu, mục tiêu của công việc.

Kết quả nghiên cứu của luận văn là tài liệu tham khảo dé Học viện thựchiện thống nhất HDLT trong toàn hệ thống

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văngồm 3 chương chính như sau:

Chương l1: Cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ và hiệu quả hoạt độnglưu trữ tại các cơ quan, tô chức;

Chương 2: Hoạt động lưu trữ tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh;Chương 3: Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạtđộng lưu trữ tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VE HOAT ĐỘNG LƯU TRU VÀ HIỆU QUÁ

HOẠT ĐỘNG LƯU TRU TẠI CÁC CƠ QUAN, TO CHỨC

1.1 Cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ

1.1.1 Các khái niệm có liên quan

Trong hệ thống lý luận về lưu trữ học có nhiều khái niệm như: Tài liệu

lưu trữ, công tác lưu trữ, hoạt động lưu trữ, lưu trữ lịch sử Tuy nhiên trong

phạm vi đối tượng nghiên cứu, tác giả xin hệ thống hoá các khái niệm có liên

đến đề tài luận văn bao gồm: Khái niệm tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ cơ

quan, lưu trữ cơ quan và hoạt động lưu trữ.

1.1.1.1 Khái niệm tai liệu lưu trữ

Khái niệm “tài liệu lưu trữ” là một trong những khái niệm nền tảng chocông tác lưu trữ Hiện có rất nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ này

Theo cách hiểu thông thường, tài liệu lưu trữ (TLLT) là những tai liệu

có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ,phục vụ đời sống xã hội

Theo nghĩa chuyên ngành, TLLT được định nghĩa:

Theo Hội đồng Lưu trữ quốc tế “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết

giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn,

bởi những ai có trách nhiệm về sự sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa

kế nhằm mục dich sử dụng riêng cua họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương

ứng vì gid trị lưu trữ của chung” [11; tr.16].

Lưu trữ học Mác xít giải thích: “Tai liệu lưu trữ là tài liệu hình thành

trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có

ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được

bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ ”Ƒ7; tr.6].

Trong cuốn Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh,TLLT được hiểu “la bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đượclựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quả trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ đểkhai thác phụ vụ cho các mục dich chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch

sứ của toàn xã hội” [29, tr 73]

Khoản 2, Điều 3 Luật Liên bang về Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga

năm 2004 do TS Nguyễn Lệ Nhung dịch TLLT được định nghĩa: “Jd vat

mang tin, có những đặc điểm riêng cho phép phân biệt chúng và được lưu giữ

vi có gid tri vé vat liéu mang tin va thông tin đối với công dân, xã hội và nhà

lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản

chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thểbang bản sao hợp pháp ”[34]

- Đặc điểm của TLLT: Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quákhứ, phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tô chức và cá nhân; Có tínhchính xác cao, thông tin cấp 1; Do nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà

nước đăng ký bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Các loại hình tài liệu lưu trữ: TLLT phản ánh hoạt động của hầu hếtcác ngành, lĩnh vực trong xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú

và đa dạng Căn cứ theo thứ tự thời gian xuất hiện của tài liệu trong lịch sử

văn minh nhân loại, các nhà lưu trữ học đã phân chia TLLT ra một số loại

hình cơ bản:

+ Tài liệu lưu trữ hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánhnhững hoạt động về tô chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị,

kinh tế, văn hoá, quân sự, ngoại giao Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc.

+ Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ: Là tài liệu có giá trị thực tiễn,

khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tô chức và cá nhân về các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản, chế tạo sản phamcông nghiệp, nghiên cứu khoa học, điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên

+ Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: Là những tài liệu bằng hình ảnh, âm

thanh có giá tri khoa học, lịch sử va thực tiễn, không kê thời gian, địa điểm

sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được bảo quản trong các kho lưu trữ.

+ Tài liệu lưu trữ điện tử: Được quy định tại Khoản 1 Điều 13 của Luật Lưu trữ 2011: “Tai liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông

điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cánhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật

mang tin khác ”[34|.

1.1.1.2 Khái niệm tai liệu lưu trữ cơ quan

Trong cuốn Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tô chức (2016) của tác giả

Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường trình bày khái niệm tài TLLT cơ

quan “Jd tdi liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, phanánh chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn của cơ quan, có giá trị thực tiễn, khoa

học, lịch sw, được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan dé sử dụng cho hiện

tại và lâu dai” [33, tr 1S].

Phần lớn TLLT cơ quan có giá trị thực tiễn, chủ yếu phục vụ cho giảiquyết các công việc do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quyđịnh TLLT của cơ quan là tài sản của cơ quan thuộc quyền sử hữu và quản lý

10

của cơ quan TLLT của cơ quan, đơn vi, sự nghiệp nhà nước là tài sản nha

nước Nhà nước phân cấp cho người đứng đầu trực tiếp quản lý TLLT cơ

quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

1.1.L3 Khai niệm Lưu trữ co quan

Trong Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 4 Điều 2, Lưu trữ cơ quan

được xác định “Lưu frữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đốivới tài liệu leu trữ của cơ quan, tổ chức ” [34]

Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan: Theo Luật Lưu trữ 2011 tại Điều 10

xác định Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: “Giúp người đứng dau cơ quan, tổ

chức hướng dan việc lập hồ sơ và nộp lưu hô sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý,xác định giá trị lài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu

trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục

tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị và theoquyết định của người đứng dau cơ quan, tổ chức ” [34]

1.1.1.4 Khải niệm hoạt động lưu trữ

Tại khoản 1, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm Hoạt động lưu

trữ được hiểu là “hoat động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ "[34] Đây là khái niệm mà tác giả sử dung

trong suốt quá trình làm luận văn này.

1.1.1.5 Khải niệm hiệu quả, hiệu quả hoạt động lưu trữ

* Khái niệm hiệu quả

Hiệu quả là thuật ngữ được sử dụng phổ biến để đánh giá hoạt độngcủa nhiều ngành và lĩnh vực Hiểu theo nghĩa rộng, hiệu quả thé hiện mốitương quan giữa các biến số đầu ra thu được so với các biến số đầu vào đã

được sử dụng dé tạo ra những kết quả đầu ra đó Trong cuộc sống, hiệu

quả được thể hiện đơn giản là đạt được một kết quả giống nhau nhưng sử

dụng ít thời gian, công sức vả nguôn lực nhât; hoặc có thê được hiêu là

11

kết quả mang lại ưu việt hơn trong cùng điều kiện thời gian, công sức,

nguồn lực.

Theo Từ điển Tiếng Việt của Hoàng Phê “hiệu qua” được hiểu /à kế:

quả yêu cầu của việc làm mang lại [31, tr 324]

Theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam của Nguyễn Lân, “hiệu quả” là kết

quả chắc chan và rõ ràng [26, tr 832]

Hiệu quả theo Từ điển giải thích thuật ngữ hành chính là “kế? qua thực

hiện một chủ trương, chính sách được xác định qua việc so sánh các kết quảđạt được với toàn bộ các nguồn lực đã sử dụng Hiệu quả thể hiện ở kết quảđạt được là toi da, chi phí là tối thiểu" [24, tr 321] Hiệu quả được tính theo

công thức:

Hiệu quả = Kết quả đạt được / Chỉ phí

Ngoài các khái niệm đề cập trong các từ điển, mỗi góc độ tiếp cận khác

nhau lại có khái niệm về hiệu quả khác nhau:

Các nhà quản lý hành chính nhà nước cho rằng: Hiệu quả là sự so sánh

giữa các chi phi đầu vào với các giá trị của đầu ra, sự tăng tối đa lợi nhuận và

tối thiểu chi phi, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra

trên đầu vào Theo cách tiếp cận này thì hiệu quả chính là chỉ số so sánh giữakết quả thu về với chi phí công sức bỏ ra [25; tr.54-55]

Trên khía cạnh kinh tế, nhà kinh tế học Adam Smith cho rằng, hiệu quả

nghĩa là kết quả đạt được trong hoạt động kinh tế, là doanh thu tiêu thụ hànghoá Chính vì vậy, hiệu quả được hiểu với nghĩa là với chỉ tiêu phan ánh kết

quả hoạt động kinh doanh, có thé do tăng chi phí mở rộng nguồn lực sản xuất Doanh nghiệp cũng đạt hiệu quả nếu cùng một kết quả có hai mức chi phí

khác nhau theo quan điểm này

Tác giả Huỳnh Đức Lộng cho rằng: Hiệu quả kinh tế của nền sản xuất

xã hội là phạm vi kinh tế phản ánh yêu cầu tiết kiệm thời gian lao động xã hội

12

trong việc tạo ra kết quả hữu ích cho xã hội công nhận Nó được biểu hiện quacác chỉ tiêu đặc trưng, xác định băng tỷ lệ so sánh giữa các chỉ tiêu phản ánh

kết quả đạt được về mặt kinh tế với chỉ tiêu phản ánh chi phí bỏ ra hoặc

nguồn lực huy động vào sản xuất [38; tr.42]

Trong lĩnh vực khoa học quân sự, hiệu quả là một tiêu chí được sửdụng dé đánh giá những thay đổi được xác định trong hệ thống mục tiêu, về

hành vi, năng lực, hoặc tai sản của nó gan liền với việc đạt được trạng thái kết

thúc, đạt được mục tiêu hoặc tạo ra ảnh hưởng.

Từ những định nghĩa trên, có thể nhận thấy những điểm chung trong

cách hiểu về hiệu quả là kết quả đạt được của một hoạt động; Hiệu quảthường là sự so sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được

Từ các góc độ nhìn nhận, có thể hiểu một cách khái quát, “hiệu qua” làmột phạm trù phan ánh moi tương quan giữa mục tiêu dé ra với kết quả

thu được sau một quá trình.

Như vậy, nếu kết quả đạt được tiệm cận gần với mục tiêu được coi làhoạt động có hiệu quả, nếu vượt so với mục tiêu đặt ra là hiệu quả tốt, ngượclại nếu chưa đạt mục tiêu (đưới mức mục tiêu) chưa có hiệu quả

Đây cũng là định nghĩa mà tác giả sử dụng để nghiên cứu đánh giá hiệu

quả hoạt động lưu trữ tại Học viện.

* Hiệu quả hoạt động lưu trữ Đánh giá hiệu quả hoạt động trong từng lĩnh vực đã và đang được các

cơ quan, tổ chức đặc biệt quan tâm Trên thực tẾ, trong lĩnh vực kỹ thuật

hoặc kinh tế, chúng ta có thể xác định hiệu quả dễ dàng hơn do định lượng

được thông qua những con số chính xác và cụ thé Trong khi đó, lĩnh vựckhoa học xã hội không đơn giản để xác định được hiệu quả Bởi vì, lĩnhvực xã hội hiệu quả chủ yếu mang tính chất định tính mà thường khó quy

vê được những con sô.

13

So với các hoạt động kinh tế, HDLT là hoạt động không trực tiếplàm ra của cải vật chất Mục tiêu của HĐLT là lựa chọn những tải liệu có giátrị đặc biệt trên các phương diện kinh tế, chính tri, ngoại giao, khoa hoc dé

bao quan an toan va khai thac, phat huy phuc vu muc tiéu xay dung va phat

triển đất nước Vì vậy khái niệm hiệu quả trong lưu trữ không được sử

dụng với các tiêu chí chi phi đầu vào dau ra như kinh tế, chúng tôi tiếp cận

hiệu quả hoạt động lưu trữ dưới góc độ của khoa học quản lý:

Hiệu quả hoạt động lưu trữ là thước do phản ánh mỗi tương quangiita két quả thu được so với mục tiêu đề ra thông qua việc đảm bảo yêucầu của các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ theo quy định

1.1.2 Nội dung hoạt động lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2011, quy định nội dung hoạt động lưu trữ gồm 06

nghiệp vụ.

* Thứ nhất, hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu

Trong cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (1990) của các tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

bổ sung tài liệu được hiểu “la hệ thong các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn tài liệu thuộc thành phan Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam,lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tai liệu vào các phòng, kho lưu trữ theoquyên hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định ” [7, tr.130]

Tại Khoản 12, Điều 12 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Thu thập tàiliệu là qua trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá

trị dé chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [34].

Mục đích: Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu lưu trữ của

cơ quan và tạo điều kiện tiền đề đề thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo

14

Yêu câu thu thập: Thu thập theo đúng thời gian quy định; Tài liệu thu

thập phải được lập hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ; quá trình thu thập phải có

biên ban ban giao giữa bên thu và bên nhận.

Nguyên tắc: thu đúng, đủ nguồn, thành phần hồ sơ tài liệu có giá trị

hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

* Thứ hai, hoạt động chỉnh lý tải liệu lưu trữ

Thuật ngữ Chỉnh lý TLLT xuất hiện trong nhiều sách viết về lý thuyết

và nghiệp vụ lưu trữ ở Việt Nam.

Cuốn sách Công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước (2000) kháiniệm “Chỉnh lý tai liệu là tô chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo mộtphương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ so,đơn vị bảo quản, xác định gia trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạođiều kiện tối wu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tai liệu ”

Trong từ điển giải thích Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của Dương Văn Kham (201 1) cho rằng “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không

phải là chính sửa nội dung tai liệu, mà là tô chức lại tài liệu theo chuẩn mực

của khoa học lưu trữ” [22].

Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham, Bùi

Loan Thùy (2015) giải thích “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ là tổ

chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiễn hànhchỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu;

hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặckhối tài liệu đưa ra chỉnh lý” [30]

Hiện nay, Chỉnh lý tài liệu được quy định tại Khoản 13 Điều 2 LuậtLưu trữ năm 2011 “Chỉnh ly tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắpxếp, thong kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơquan, tô chức, cá nhân” [34]

15

Mục đích: Chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu tạo

điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu

Yêu câu: Sau khi chỉnh lý tài liệu, tải liệu lưu trữ phải được đảm bảoyêu cầu tại Khoản 2 Điều 15 Luật Lưu trữ 2011: “Phân loại theo nguyên tắcnghiệp vụ lưu trữ, Được xác định thời han bảo quản; Hồ sơ được hoàn thiện

và hệ thống hoá; Có mục lục hồ sơ, cơ sở dit liệu tra cứu và danh mục tài liệuhết giá trị” [34]

Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu:

- Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông: Phông lưu trữ là mộtkhối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trongphông phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của nó

Vi vậy, trong quá trình chỉnh lý tai liệu của từng đơn vi hình thành phông,

từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp xếp

riêng biệt, tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh

ly gây bat lợi cho việc tô chức khoa học và tra tìm tài liệu

- Nguyên tắc xuất sinh: Là nguyên tac tôn trọng sự hình thành tự nhiên

của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vi hình thành phông Khi

phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải

quyết công việc

* Thứ ba, xác định giá trị tai liệu

Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ giải thích “Xác định giá

trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhấtđịnh dé nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hìnhthành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị cua chúng về các mặtchính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn dé bổ

16

sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” [7,

tr.92].

Xác định giá trị tai liệu được quy định tại Khoản 14 Điều 2 Luật Lưu

trữ năm 2011: “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giả trị tài liệu theo

những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan cóthẩm quyên dé xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bản quản vàtài liệu hết giá trị ”[34]

Các khái niệm trên cho thấy việc xác định giá trị tài liệu phải được tiến

hành theo nguyên tắc và phương pháp khoa học.

Mục đích Xác định gia trị tài liệu (XPGTTL): nhằm lựa chọn những tàiliệu có giá trị đưa vào bảo quản trong các lưu trữ dé phục vụ cho việc quan lý,khai thác sử dụng một cách hiệu quả Bên cạnh đó loại ra những tài liệu hếtgiá trị để tiêu hủy

Yêu cầu: XĐGTTL đảm bảo yêu cầu về tính chính xác, thận trọng,tránh những sai sót làm ảnh hưởng tới giá trị của tài liệu lưu trữ Đồng thờicần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không có

giá tri.

Nguyên tắc: Theo Khoản 1 Điều 16 Luật Lưu trữ 2011 “XDGTTL phảibảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp” [34]

* Thứ tư, bảo quản tài liệu lưu trữ

Bao quản TLLT “Jd sử dung các biện pháp khoa học kỹ thuật dé kéođài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt các yêu câu

nghiên cứu, khai thác tai liệu ” [29,tr116].

Khoản 1 Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 làm rõ trách nhiệm bảo quảntài liệu lưu trữ: “Người đứng đâu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng,

bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cân thiết và thực hiện các biện pháp

kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn TLLT và bảo đảm việc sử

dụng TLLT” [34].

17

Mục đích bảo quản: nhằm kéo dai tuổi tho và bảo quản an toàn TLLT.Yêu cẩu:

- Bảo quản an toàn, không hư hỏng mất mát TLLT cần chú ý đến khotang, các trang thiết bị, điều kiện 6n định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác

bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu

bồ, phục chế, bảo hiểm nham kéo dài tuổi tho tài liệu

- Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, tráchnhiệm và trình độ của các cán bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng đối

tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới

thiệu và sử dụng khai thác tài liệu.

Nhiệm vụ: nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất máttài liệu dé từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả TLLT

* Thi năm, thong kê tai liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu “1à sử dung những phương pháp và phương tiện thích

hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phân tài liệu, tình hình

và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng và kho lưu trữ” [1, tr.145]

Tại Khoản 2 Điều 27 Luật Lưu trữ năm 2011 “Cơ quan, tô chức có tàiliệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ So liệu thống kêhang năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 134]

Mục đích thống kê tài liệu:

- Giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ năm chắc số lượng, thành phần,nội dung, tinh trạng tài liệu và các phương tiện bảo quan chúng dé từ đó định

ra các chế độ bảo quản thích hợp cho từng loại TLLT

- Ciúp cho việc tra tìm tài liệu được thuận lợi và chính xác.

18

- Trên cơ sở kết quả thống kê, các phòng, kho lưu trữ chủ động xâydựng kế hoạch sưu tầm bổ sung những tài liệu còn thiếu, phục chế những tài

liệu bị hư hỏng.

Yêu cau thong kê tài liệu: Nội dung của thống kê là số liệu phải đúng,

cụ thể và chỉ tiết Số liệu thống kê phải đúng thời gian quy định, đầy đủ thôngtin theo yêu cầu của cơ quan Thống kê phải khoa học và có những công cụthống kê thích hợp, đảm bảo tính khoa học, thuận tiện

Nguyên tắc thống kê:

- Đảm bảo sự thống nhất giữa số sách thống kê và thực tiễn bảo quản;

- Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu trữ;

- Nguyên tắc bảo mật về số liệu thống kê và các công cụ thống kê:Nguyên tắc này được đưa ra trong dé tài khoa học (1986-1988) “Nghiên cứu

xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại TLLT” của Cục Lưu trữ Nhà

nước do TS Phan Đình Nham chủ nhiệm.

* The sáu, khai thác và sử dụng tai liệu

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là toàn bộ những công việc liên quanđến việc đáp ứng một cách kip thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng

TLLT của các cơ quan, cá nhân.

Mục đích: nhằm khai thác, phát huy giá trị của TLLT phục vụ hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân

Yêu cẩu:

- Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai

thác, sử dụng tài liệu.

- Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ.

- GIữ gin an toan tài liệu lưu trữ.

Nguyên tắc:

- Tất cả các yêu cầu khai thác TLLT đều phải có phiếu yêu cầu khaithác và có ý kiến xét duyệt của lãnh đạo có trách nhiệm Đối với tài liệu tốimật, tuyệt mật phải có ý kiến phê duyệt của các cấp lãnh đạo có thầm quyên

19

- TLLT chủ yếu phục vụ khai thác tại phòng đọc, trường hợp đặc biệt

có thé cho mượn về nơi làm việc, không được đưa tài liệu về nhà

Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về các hình thức sử dụng tàiliệu lưu trữ bao gồm: “Sử dung tài liệu tại phòng đọc; xuất bản ấn phẩm lưu

trữ; giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin

điện tử; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài

liệu lưu trữ, bản chứng thực tai liệu lưu trữ ” [34].

- Phải quy định thời hạn cho mượn TLLT Trường hợp muốn mượn thời gian đài hơn phải xin ý kiến lãnh đạo Sau khi tài liệu đưa ra khai thác

phải tổ chức theo dõi dé thu hồi day đủ, đúng thời hạn và trả ngay về vị trí cũcủa tài liệu, không để mất mát, thất lạc

1.2 Sự cần thiết nghiên cứu đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ1.2.1 Vai trò của hoạt động lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức

Đối với các cơ quan, tô chức, HĐLT có vai trò đặc biệt quan trọng:

- HĐLT góp phan quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động của

cơ quan, tổ chức Tài liệu được lưu trữ tốt là nguồn cung cấp thông tin cógia tri pháp lý, chính xác, kip thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý Nếu

HĐLT làm tốt sẽ góp phần quan trọng trong việc thu thập đầy đủ hoàn

chỉnh những văn bản, tải liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ

quan, tổ chức từ đó tổ chức khoa học, bảo quản an toàn, khai thác phát huygiá trị của tài liệu, cung cấp những thông tin đáng tin cậy phục vụ hoatđộng của cơ quan, tô chức

- HĐLT giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suấtcông việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của

tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công

việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút

kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý

20

- HĐLT góp phan giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt độngcủa cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát Khi tiễn hành giải quyếtcông việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình các cơ quan, tổchức bắt buộc phải có văn bản chính xác dé giải quyết.

- HĐLT góp phan bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến co

quan, tổ chức và các bí mật quốc gia TLLT là bản chính, bản gốc, phản ánhtrực tiếp quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức trong quá trình thực

hiện chức năng, nhiệm vụ, chức trách được pháp luật quy định Vì vậy, chúng

chứa đựng nhiều thông tin bí mật của cơ quan, tô chức như: bí mật kinhdoanh, bi mật sáng chế, Nếu HDLT làm không tốt, tài liệu sẽ bị hư hong,mat mát hoặc that lạc thì không thé thay thé, có thé gây nên những tổn that to

lớn, khó lường.

Từ những phân tích ở trên, có thé thay những đóng góp vô cùng quan

trọng cua HDLT trong việc lưu trữ thông tài liệu liệu phục vụ hoạt động của

co quan, tô chức Chính vì vậy, việc đánh giá hiệu quả HĐLT là việc cần thiết nhằm tim ra những giải pháp phù hợp đưa HDLT đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của mỗi cơ quan, tô chức.

1.2.2 Mục dich đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ

- Thúc day trách nhiệm cua các don vi, ca nhân có liên quan đến hoạt

công việc và nộp lưu vào lưu trữ;

- Đánh giá HDLT phục vụ công tác quản lý được thực hiện trên cơ sở tác động của HDLT đôi với cá nhân, tô chức, đê có cơ chê quản lý, dau tư

21

phù hợp, nghiên cứu, đề xuất chính sách, định hướng phat triển công tác lưu

trữ dé phát huy cao giá trị TLLT trong mỗi cơ quan, tô chức

- Đánh giá HDLT nhằm nâng cao hiệu quả HDLT thực hiện trên cơ sở

đánh giá năng lực, kết quả thực hiện quy trình nghiệp vụ, nâng cao chất lượng

của từng hoạt động nghiệp vụ dé làm cơ sở lập kế hoạch, đưa ra giải pháp cải

tiến chất lượng hoạt động và hiệu quả của HĐLT, khẳng định giá trị của

TLLT đối với người sử dụng, với cơ quan, tổ chức

- Đánh giá giúp cán bộ lưu trữ có thể chia sẻ những kinh nghiệm với

đồng nghiệp của mình dé tránh các thiếu sót tương tự đã mắc phải trong quá

trình thực hiện từng nghiệp vụ của HDLT.

- Ngoài ra đánh giá HDLT còn khuyến khích, động viên được cán bộ

đã có những đóng góp cho sự thành công của hoạt động và có thể xem xét

trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ.

1.3 Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ

Trong đánh giá hiệu quả HĐLT, tiêu chí đánh giá được coi là yếu tố

quan trọng, làm cơ sở dé thực hiện hoạt động đánh giá đảm bảo tính khoa học,chính xác, khách quan Căn cứ vào nội dung, yêu cầu và tính đặc thù củaHDLT có thé xác định tiêu chí đánh giá như sau:

1.3.1 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động thu thập tai liệu vào lưu

trữ cơ quan

Xuất phát từ nguyên tắc, yêu cầu mục đích công tác thu thập, tiêu chí

đánh giá hoạt động này được thực hiện thông qua các chỉ báo phản ánh quá trình thực hiện hoạt động nghiệp vụ

- Một là: Kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ được xây dựng rõràng, cụ thể: Đây là chỉ báo quan trọng có vai trò làm cơ sở đánh giá công tác

triển khai đảm bảo tài liệu được thu đúng thời hạn; chuẩn bị nguồn lực về cơ

sở vật chất; xác định trách nhiệm của các đơn vị, tô chức có liên quan đến quá

trình thu thập.

22

- Hai là: Quy trình nghiệp vụ được thực hiện trên cơ sở đảm bảo chấtlượng hô sơ tài liệu được nộp lưu Chỉ bảo này thể hiện, tài liệu hồ sơ đượcthu thập trên cơ sở Danh mục hô sơ và thành phan tài liệu trong hồ sơ cần

giao nop

Thu thập tài liệu theo danh mục sẽ góp phan đảm bảo thu đúng, thu đủ

các hồ sơ tài liệu phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức là nguồn nộp lưu Thu thập trên cơ sở danh mục hồ sơ sẽ đảm bảo chấtlượng, tính hiệu quả và kinh tế trong việc bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu, khắc phục tình trạng đưa vào lưu trữ những hồ sơ tài liệu rời lẻ không có

giá trị thực tiễn và lịch sử.

- Ba là có biện pháp cụ thể để triển khai thực hiện kế hoạch:

Kế hoạch thu thập sẽ chi là hình thức nếu không có các biện pháp déthực hiện kế hoạch Tiêu chí có biện pháp triển khai thực hiện kế hoạch là cơ

sở đảm bảo tính thực tiễn, tính khả thi của kế hoạch Chỉ báo của tiêu chí nàybao gồm:

+ Thông báo kế hoạch thu thập tài liệu tới các đơn vị, cá nhân là nguồnnộp lưu giúp cho các cá nhân, đơn vi chủ động trong việc thực hiện kế hoạch

+ Tổ chức hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu đảm bảo

các yêu cầu về hồ sơ tài liệu khi giao nộp

+ Có quy trình, thủ tục nộp lưu đầy đủ (Xác định trách nhiệm bộ phận

lưu trữ, bộ phận chuyên môn nộp tài liệu);

+ Chuan bị điều kiện cơ sở vật chất đầy đủ đề tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

theo đúng quy định, quy trình.

- Có báo cáo đánh giá hoạt động thu thập trên cơ sở so sánh giữa kếhoạch và kết quả thực hiện

1.3.2 Tiêu chí đánh giá hoạt động chỉnh lý tài liệu

Từ mục tiêu của hoạt động chỉnh lý, tiêu chí đánh giá hoạt động chỉnh

lý được thê hiện trên các khía cạnh:

23

- Xây dựng kế hoạch định kỳ để chỉnh lý: Đây là một trong những yếu

tố quan trọng nâng cao chất lượng, hiệu quả chỉnh lý tài liệu Thông qua kế

hoạch sẽ thiết lập được mục tiêu gắn với thời gian cụ thé tạo điều kiện dé kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc Kế hoạch phải cụ thể về khối lượng tải

liệu được chỉnh lý, thời gian, nhân sự tham gia chỉnh lý, quy trình, kinh phí và

lộ trình thực hiện;

- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tai liệu hết giátrị Tiêu chí thành phần này phản ánh kết quả của hoạt động chỉnh lý, phảnánh số lượng hồ sơ hiện hữu sau khi chỉnh lý và phán ánh rõ nét nhất quá

trình thực hiện chỉnh lý hợp lý, đảm bảo chất lượng.

1.3.3 Tiêu chí đánh giá hoạt động xác định gia trị tài liệu Mục đích XDGTTL là định thời hạn bảo quản, loại bỏ những tai liệu

hết gia tri, trùng thừa để tiêu hủy Đề thực hiện được nghiệp vụ này có hiệuquả, đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, phải nắm vữngđược các nguyên tắc, phương pháp và các tiêu chuan XĐGTTL XĐGTTLlưu trữ là hoạt động có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, kết quảcủa nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệucủa phông lưu trữ cơ quan Bởi vậy đánh giá hoạt động này được thẻ hiện qua

các chỉ báo:

- Biên soạn bản hướng dẫn XDGTTL Đây là công cụ quan trọng, tao

tiền đề dé lưu trữ XĐGTTL và cũng là căn cứ quan trọng giúp cán bộ, công

chức trong các đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình xác định rõ

ràng cần giao nộp những tài liệu gì và lưu trữ cơ quan có thé kiểm soát đượcdanh mục tài liệu cần nộp lưu hàng năm Vì vậy, xây dựng và sử dụng bảngthời hạn bảo quản là tiêu chí thành phần tiên quyết ảnh hưởng to lớn đến hiệuquả của hoạt động XĐGTTL Khi xây dựng cần phải có sự phối kết hop gữa

các đơn vi chuyên môn và các chuyên gia xác định gia trị TLLT.

24

- Thanh lập hội đồng XĐGTTL để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan

trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan

dé giao nộp vào Lưu trữ lich sử và loại tài liệu hết giá trị Bởi vậy dé đạt hiệuquả cao trong XĐGTTL, yêu cầu phải thành lập hội đồng, thành phan hộiđồng phải theo đúng quy định

- Lập và lưu trữ hồ sơ các đợt tiêu hủy tài liệu đủ minh chứng và đúngquy định Việc tiêu hủy tài liệu sẽ tiết kiệm được chi phí, kho tàng, thiết bị

bảo quản và làm tăng giá trị của tài liệu được bảo quản trong kho.

1.3.4 Tiêu chỉ đánh giá hoạt động bảo quản tài liệu

Nhiệm vụ của công tác bảo quản TLLT là nghiên cứu các nguyên nhân

dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ

có hiệu quả TLLT Cụ thể các nội dung tiêu chí này gồm:

- Xây dựng, bồ trí kho tàng, các trang thiết bị đồng bộ và thực hiện cácbiện pháp kỹ thuật nghiệp vụ dé bảo quản an toàn TLLT Dé công tác bảoquản TLLT tại cơ quan được hiệu quả thì hệ thống cơ sở vật chất của cơ quanphục vụ công tác này phải được quan tâm đúng mức nhằm ngăn chặn kịp thời,thường xuyên và lâu dài các tác động của yếu tố môi trường Hệ thống thiết bịđiều khiển môi trường khí hậu được đầu tư và sử dụng đúng tiêu chuẩn kho

lưu trữ

- Xây dựng các biện pháp dự phòng nhằm bảo vệ hiệu quả TLLT Lưutrữ phải biết nhận diện các rủi ro để có những biện pháp dự phòng phù hợpkhi các vấn đề rủi ro xảy ra thì TLLT được bao quản an toàn tránh thiệt haithấp nhất

- Xây dựng nội quy ra vào kho nhăm ngăn chặn những tác động thiếutích cực từ chính con người, việc xây dựng nội quy tiếp cận và sử dụng

phòng, kho lưu trữ cũng là nhiệm vụ quan trọng không kém để bảo quản an

toàn tài liệu.

25

1.3.5 Tiêu chí đánh giá hoạt động thong kê và xây dựng công cụ tra

tim tài liệu lưu trữ

Mục đích của hoạt động này nhằm ghi chép số lượng, tình trạng, thành

phần, nội dung, tình hình tài liệu vào các phương tiện thống kê phục vụ cho

việc quản lý Cụ thể hoạt động này tác giả xác định 4 tiêu chí thành phan dé

đánh giá:

- Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu nhằm phản ánh những thông tin cầnthiết của mỗi hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, tạo thuận lợi cho việc quản lý, thống

kê số lượng, thành phan tài liệu, tránh bị mat hoặc that lac tai liệu.

- Số lượng các công cụ thong kê va tra tìm tài liệu lưu trữ được sửdụng Căn cứ vào tình hình thực tế TLLTctia co quan để xây dựng công cụthống kê và tra tìm phù hợp;

- Chế độ thống kê, kiểm tra tài liệu và vệ sinh kho tài liệu trong năm;

- Tần suất sử dụng công cụ thống kê trong năm

1.3.6 Tiêu chi đánh giá hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệuTLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục

vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời song xã hội Chính vì vay, hoạt động

tô chức khai thác, sử dụng TLLT là hoạt động quan trọng, mang tính chấtchiến lược của mọi cơ quan lưu trữ Bởi vậy, dé đánh giá hiệu quả ở hoạtđộng này, tác giả đề xuất các tiêu chí thành phần như sau:

- Xây dựng quy chế khai thác và sử dụng tài liệu: đây là văn bản khôngthé thiếu trong mỗi kho lưu trữ nhằm dam bảo nguyên tắc quan lý chặt chẽ tài

liệu, bảo vệ bi mật thông tin trong quá trình khai thác sử dụng TLLT Trên co

sở quy định đối tượng khai thác, thẩm quyền của các cá nhân, tổ chức liên

quan, sẽ đánh giá được hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng TLLT trên

cơ sở phân tích các số liệu thong kê về tỷ lệ độc giả, tài liệu được khai thác

- Có phương tiện và công cụ tra cứu: Công cụ tra tìm tài liệu đóng vai trò

quan trọng trong các phòng, kho lưu trữ, đặc biệt phục vụ công tác khai thác, sử

26

dụng tài liệu Nếu chưa tiếp cận với hồ sơ tài liệu, thông qua hệ thống công cutra tìm có thể biết được những thông tin cần thiết về nội dung, thành phần của tài

liệu, qua đó giúp tiết kiệm thời gian đối với người khai thác sử dụng.

- Tỷ lệ hồ sơ, tài liệu đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu của độc giả;

- Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức sử dụng TLLT so với tổng số cán

bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;

- Da dạng các hình thức sử dụng TLLT.

1.4 Nhận diện các yếu t6 tác động tới hiệu quả hoạt động lưu trữ Hiệu quả HĐLT phụ thuộc rất nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm các

yếu tô khách quan và chủ quan

Yếu tố khách quan là những yếu tố bên ngoài môi trường khiến cơquan, tổ chức không thé kiểm soát mà chỉ có thé khắc phục để thích nghi.Yếu tố chủ quan là yếu tố thuộc về phía cơ quan, tổ chức có nhiều khả nănghơn trong việc kiểm soát, điều chỉnh Các yếu tố khách quan và yếu tố chủ

quan có mối quan hệ chặt chẽ, mật thiết với nhau, tác động qua lại, ảnh

hưởng lẫn nhau và cùng anh hưởng lên HĐLT Nghiên cứu các yếu tố tácđộng đến HĐLT có vai trò quan trọng trong việc tìm ra các giải pháp nângcao hiệu quả hoạt động này thông qua việc tác động, làm thay đổi các yếu

tố tạo ra những ảnh hưởng tích cực lên HDLT của cơ quan, tô chức

1.4.1 Cơ sở pháp lý

Cơ sở pháp lý có vai trò vô cùng quan trọng, là yêu tố tác động đầu tiênđến hiệu quả HĐLT, bởi nó là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyếtđịnh, chuyển tải nội dung; là căn cứ cho công tác kiểm tra, đánh giá hoạt độngnghiệp vụ HĐLT được thực hiện một cách khoa học và có hiệu quả nếu như

hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn được hoàn thiện, xây dựng ban hànhdam bảo tinh hợp lý, đầy đủ, đồng bộ và áp dụng có hiệu quả Ngược lại, nêu

hệ thống văn bản bat hợp lý sẽ tác động xấu đến hiệu quả HDLT Thường

27

xuyên cập nhật các văn bản, hướng dẫn, quy định mới, dé áp dung trong qua

trình thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm tính chính xác.

Việc ban hành các văn bản quản lý, điều hành, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng dé khi thực hiện có hiệu quả tốt.

Ngoài việc xây dựng các quy định, cần có cơ chế đảm bảo các quy định đượcthực hiện nghiêm túc Yêu cầu phải có các văn bản trong HĐLT như: Quychế, quy định về quản lý và thực hiện trong nghiệp vụ lưu trữ: Quy định trong

thu thập, phân loại, chỉnh lý, XDGT, bảo quản và khai thác TLLT.

1.4.2 Mô hình tổ chức

Có thể nói rằng mô hình tổ chức trong một cơ quan là công cụ để

thực hiện nhiệm vụ, muốn hoạt động hiệu quả cần phải có một cơ cấu tôchức hợp lý, cấu trúc phù hợp với mục tiêu và hoạt động Vì vậy, để thựchiện tốt HDLT, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần xây dựng bộ phận chuyêntrách làm công tác lưu trữ và phải được phân cấp, phân quyền quản lý phùhợp, hoàn thiện cơ cấu tô chức theo hướng tăng cường chuyên môn hoá

Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan có sự phâncông, phân nhiệm trách nhiệm, quyền hạn rõ rang, cụ thé sẽ giúp cho HDLTcủa cơ quan, tô chức đạt hiệu quả cao Ngược lại, nếu phân công chồng chéo,chung chung, không có cơ chế kiểm tra, đánh giá, không gắn giữa quyền hạn

và trách nhiệm của từng cá nhân, từng đơn vị khiến cho HDLT trở nên kém

hiệu quả Ví dụ, như trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ lưu trữ chuyên trách,

các đơn vị phối hợp liên quan phải được quy định rõ ràng

1.4.3 Sự chỉ đạo, lãnh dạo hoạt động lưu trữ của lãnh đạo cơ quan

Đây là nhân tố tác động trực tiếp, liên tục đến HĐLT Hiệu quả HĐLT

phụ thuộc rất lớn vào cơ chế quản lý, nhận thức, hiéu biết về lưu trữ và trình

độ của cán bộ quản lý, có tư duy chiến lược và tầm nhìn, khả năng xây dựng

đề án, kế hoạch, chỉ đạo tô chức thực hiện HĐLT

28

Bat cứ một lĩnh vực hay hoạt động nao muốn hiệu quả hay không phan

lớn phụ thuộc vào người đứng đầu HĐLT cũng vậy, nếu lãnh đạo có sự amhiểu về công tác này mới thực sự quan tâm, đầu tư, có các phương án thựchiện, chỉ đạo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác này Cụ thể biểu hiện qua

việc lãnh đạo quan tâm đúng mức, thực hiện nghiêm túc, triển khai có hiệu

quả các văn bản quản lý nhà nước về HĐLT, từ đó đề ra nhiệm vụ chuyênmôn, nghiệp vụ cho cấp dưới, xác định những công việc cụ thé cần làm, thời

gian hoàn thành, kiểm soát công việc của nhân viên và đưa ra những chỉ dẫn

cần thiết để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm, đóng góp sức lực của mình trong

vụ kế hoạch chung của mọi cơ quan, tô chức

Xác định đúng mục tiêu, kế hoạch sẽ tạo ra sự thuận lợi trong quá trình

thực hiện hoạt động Mục tiêu của HĐLT là bảo quan an toàn và khai thác

phát huy giá trị của TLLT, dé thực hiện được, từng hoạt động cần xác định rõ

mục tiêu Như với công tac thu thập thu đúng, thu đủ tai liệu có giá trị hình

thành trong hoạt động của cơ quan, tô chức Thu đúng là đúng thời hạn nộplưu; đúng những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần nộp lưu thu đủ là không

bỏ sót những tài liệu có giá trị phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của các tô chức, đơn vị

Mục tiêu, kế hoạch phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, loại hình hoạtđộng của mỗi cơ quan tổ chức, theo đó dé đưa ra mục tiêu, kế hoạch phát triểncông tác lưu trữ phù hợp Ngược lại, nếu mục tiêu bất hợp lý, không phù hợpvới sự phát triển chung của cơ quan, tổ chức thì trong quá trình thực hiện sẽ

29

gặp rất nhiều khó khăn, không mang lại lợi ích cũng như không phát huy

được vai trò của nó trong hoạt động của cơ quan.

Mục tiêu, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

đóng vai trò hết sức quan trọng, nó liên quan đến nguồn kinh phí mà lưu trữđược cấp, cũng như định hướng phát triển của lưu trữ ở hiện tại và tương lai

1.4.5 Cơ sở vật chất và nguồn kinh phíĐiều kiện cơ sở vật chất tuy không mang tính quyết định bảo đảm hiệuquả HĐLT nhưng là yếu tố tác động quan trong dé thực hiện tốt và có hiệuquả khi thực hiện công việc, đồng thời cũng là yếu tố mang lại sự “độngviên”, nguồn hứng khởi cho cán bộ lưu trữ hăng say công tác, công hiến cho

HĐLT nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung Đó là môi trường làm

việc như: phòng làm việc, phòng kho tài liệu, các trang thiết bị phục vụ cho

HDLT Trang thiết bị là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sựthành công của công việc Bởi con người dù cé gắng đến đâu cũng không théhoản thành công việc một cách tốt nhất

Đề đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của HĐLT trong thời kỳ cách mạng côngnghiệp 4.0, thì việc đầu tư cơ sở vật chất cần phải thực hiện và cũng là yêu

cầu cấp bách nhằm hoàn thiện hoạt động Cơ sở vật chất, kỹ thuật ở đây bao

gồm trụ sở làm việc, phòng kho, phương tiện, trang thiết bị như máy tính, giá

tủ, phục vụ cho công việc chuyên môn của cán bộ lưu trữ Cơ sở vật chất,

kỹ thuật hiện đại, công việc sẽ được giải quyết nhanh, mang lại hiệu quả hơn

Nguồn kinh phí đầu tư cho HĐLT là nguồn kinh phí thường xuyên

hàng năm hay chỉ được cấp khi công tác lưu trữ có sự phát sinh cũng là yếu tốkhông nhỏ tác động đến HĐLT Nếu hàng năm công tác lưu trữ được đầu tưthường xuyên thì kế hoạch cho HDLT được chủ động, nếu chi phát sinh mới

được cấp thì gây khó khăn, không chủ động trong việc thực hiện kế hoạch ban

đầu của hoạt động này

30