Bằng việc áp dụng những kiến thức nghiên cứu vào hoạt động thực tế của công ty, ta có thể giúp công ty Sovina nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa quy trình mua hàng, tăng cường sự hà
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN
Giới thiệu về đơn vị thực tập
Tên: Công ty Cổ Phần Sovina
Tên giao dịch: SOVINA JOINT STOCK COMPANY
Chủ sở hữu: Vũ Tuấn Giang
Công Ty Cổ Phần Sovina được thành lập từ năm 1998, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là xuất nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng Khách hàng chính của Sovina là các nhà bán buôn, công ty nhập khẩu, hệ thống siêu thị của các nước trên thế giới Mặt hàng kinh doanh chính gồm:
- Chất tẩy rửa: Nước rửa bát, lau sàn, bột giặt
- Đồ nội thất: Bàn trang điểm, kệ giá để đồ
- Đồ gốm sứ: Chậu hoa, set đồ ăn, bồn cầu, bồn rửa tay, chậu tắm…
- Các đồ dùng trên bàn ăn và bếp: Đũa, thìa, rĩa, các hũ gia vị
- Thực phẩm và đồ uống: Nước trái cây, nước tăng lực, nước khoáng
- May mặc: Quần áo tập Gym, áo sơ mi, áo phông, áo polo…
- Giấy các loại: Giấy vệ sinh, giấy lau đa năng,
- Văn phòng phẩm: Bút chì, Bút màu, giấy…
- Các sản phẩm nến: nến cốc, nến cày
- Các sản phẩm ống hút: Ống hút gạo, Ống hút tre, ống hút nhựa
- Hàng mang thương hiệu nổi tiếng sản xuất tại Việt Nam: P&G, Unilever, Colgate Palmolive, Kinh Đô, Cocacola, Pampers, Diana….
Sứ mệnh của Sovina là đưa hàng Việt Nam đến khắp nơi trên thế giới và trở thành tập đoàn đa quốc gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
1998-2000: Công Ty Cổ Phần Nhật Hải Việt Nam
2000- Nay: Công ty Cổ Phần Sovina
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
1.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý
Hình 1: Sơ đồ bộ máy quản lý
+ Xây dựng chiến lược và định hướng tổ chức: Ban Giám Đốc có trách nhiệm xây dựng chiến lược và định hướng tổ chức dựa trên tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức Điều này bao gồm việc đề ra kế hoạch chiến lược, phân công nhiệm vụ và đặt ra chỉ tiêu cho các bộ phận trong tổ chức.
+ Quản lý hoạt động kinh doanh: Ban Giám Đốc giám sát và quản lý hoạt động kinh doanh của tổ chức Điều này bao gồm việc theo dõi hiệu suất kinh doanh, đánh giá các chỉ số tài chính, đưa ra quyết định về đầu tư, mở rộng và giảm thiểu rủi ro kinh doanh.
+ Quản lý nhân sự: Ban Giám Đốc có trách nhiệm quản lý nhân sự và xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng cao Điều này bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc và đặt mục tiêu cho nhân viên, cũng như thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và động lực.
+ Quản lý tài chính: Ban Giám Đốc quản lý tài chính tổ chức, bao gồm quản lý nguồn vốn, lập kế hoạch tài chính, quản lý ngân sách và kiểm soát chi
Chủ tịch Phó chủ tịch
Phòng HCNS phí Điều này đảm bảo sự ổn định và bền vững trong hoạt động tài chính của tổ chức.
+ Xây dựng và duy trì quan hệ cộng đồng và đối tác: Ban Giám Đốc có nhiệm vụ xây dựng và duy trì quan hệ cộng đồng và đối tác quan trọng đối với tổ chức Điều này bao gồm việc thiết lập mối quan hệ hợp tác với các đối tác kinh doanh, cơ quan chính phủ, các tổ chức phi chính phủ và cộng đồng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và xây dựng hình ảnh uy tín của tổ chức.
+ Đưa ra quyết định chiến lược: Ban Giám Đốc đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng cho tổ chức, bao gồm quyết định về phát triển sản phẩm và dịch vụ, mở rộng thị trường, đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.
+ Đại diện cho tổ chức: Ban Giám Đốc là người đại diện chính thức của tổ chức và có trách nhiệm giao tiếp với các bên liên quan, bao gồm cổ đông, khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và cơ quan chính phủ.
Phòng phát triển kinh doanh:
+ Phân tích thị trường: Bộ phận Kinh Doanh nghiên cứu và phân tích thị trường để hiểu rõ về nhu cầu, xu hướng, đối thủ cạnh tranh và tiềm năng kinh doanh Thông qua việc phân tích thị trường, họ xác định các phân khúc thị trường tiềm năng và đưa ra các chiến lược tiếp cận phù hợp.
+ Tìm kiếm và khai thác cơ hội kinh doanh: Bộ phận Kinh Doanh tìm kiếm và khai thác cơ hội kinh doanh mới Điều này bao gồm việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thiết lập mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng, đề xuất giải pháp và sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
+ Xây dựng và quản lý mạng lưới khách hàng: Bộ phận Kinh Doanh xây dựng và quản lý mạng lưới khách hàng bằng cách thiết lập mối quan hệ, duy trì liên lạc thường xuyên và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Họ đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất để duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh.
+ Đề xuất giải pháp và sản phẩm: Bộ phận Kinh Doanh đề xuất giải pháp và sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng Họ hiểu rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức và giải thích cách sử dụng, lợi ích và giá trị của chúng cho khách hàng Đồng thời, họ cũng thu thập phản hồi từ khách hàng và đề xuất cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ.
+ Đàm phán và ký kết hợp đồng: Bộ phận Kinh Doanh đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng và đối tác kinh doanh Họ đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng đáp ứng được lợi ích của cả hai bên và bảo vệ quyền lợi của tổ chức.
+ Theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh: Bộ phận Kinh Doanh theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh Họ thu thập dữ liệu, xem xét chỉ số và phân tích kết quả kinh doanh để đánh giá hiệu quả của các chiến lược, sản phẩm và dịch vụ Dựa trên những thông tin này, họ điều chỉnh và cải tiến các hoạt động kinh doanh để đạt được kết quả tốt hơn.
+ Xây dựng quan hệ đối tác: Bộ phận Kinh Doanh xây dựng và duy trì quan hệ đối tác với các đối tác kinh doanh khác, bao gồm các nhà cung cấp, đối tác phân phối và đối tác chiến lược Quan hệ đối tác mạnh mẽ giúp tạo ra cơ hội kinh doanh mới, mở rộng thị trường và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
+ Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nguồn cung cấp: Bộ phận Mua Hàng nghiên cứu và phân tích thị trường để tìm kiếm các nguồn cung cấp phù hợp với yêu cầu và tiêu chuẩn của tổ chức Điều này bao gồm việc đánh giá và so sánh các nhà cung cấp khác nhau về chất lượng, giá cả, khả năng cung ứng và thời gian giao hàng.
Hoạt động kinh doanh của công ty
1.3.1 Loại hình hoạt động của công ty
Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là hàng tiêu dùng như FMCG, đồ vệ sinh cá nhân, nhà vườn (đồ gốm sứ, đồ dùng 1 lần ), thực phẩm & đồ uống, may mặc & thời trang, đá tự nhiên, nhôm, nông sản,… Công ty có nhiều kênh để hợp tác với khách hàng, đối tác:
- Thương hiệu nổi tiếng: Công ty là nhà xuất khẩu chính ngạch và là đối tác lớn của các thương hiệu lớn tại Việt Nam và Châu Á Các đối tác chính là P&G, Unilever, Colgate-Palmolive, Coca Cola và Pepsi Bao gồm các ngành hàng: Bột giặt, Nước xả vải, Nước rửa chén, Nước lau sàn, Dầu gội,… Sovina là đối tác hàng hiệu lớn tại Việt Nam và Châu Á Sovina đã xuất khẩu gần 10.000 container hàng tiêu dùng đến 30 quốc gia trên thế giới
- Nhà sản xuất: Công ty có nhà máy sản xuất các sản phẩm giặt tẩy thân thiện với môi trường như: miếng giặt tẩy, viên giặt tẩy, viên giặt tẩy rửa chén, nước rửa ly ô tô
- DOEM: Công ty là một đối tác tuyệt vời để hợp tác OEM, vì chúng em có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này Công ty đã hợp tác làm OEM các sản phẩm bánh kẹo trong hệ thống Lotte Hàn Quốc, Daiso Nhật Bản,
Panasonic, và một số thương hiệu khác Công ty sẵn sàng cho các đối tác có nhu cầu làm OEM, nhãn hàng riêng theo yêu cầu thương hiệu của bạn.
- Nông sản, Nguyên liệu thô, Nhôm, Đá tự nhiên: Công ty xuất khẩu trực tiếp đại diện cho Nhà máy Nhôm Hanwo và một số mỏ đá tự nhiên tại Việt Nam. Công ty có xuất khẩu tơ lụa sang Ấn Độ, các loại hạt và nông sản sang Singapore, Malaysia và một số nước phía đông các nước châu Âu
- Tìm nguồn hàng: Công ty cũng có thể trở thành đối tác giúp bạn tìm nguồn hàng, phụ trách kiểm hàng tại Việt Nam, hoặc bất kỳ 1 nước nào trong khu vực Châu Á
- Đầu tư và tìm kiếm đối tác đầu tư: Công ty đã thực hiện rất thành công trong việc xin giấy phép đầu tư, xây dựng nhà máy, tổ chức nhân sự và quan hệ với nhà nước đại lý tại Việt Nam cho khách hàng của công ty các đối tác Nhật Bản và Hàn Quốc Mảng chính của công ty: bột giặt, nước xả vải, nước rửa chén, nước lau sàn, dầu gội đầu, sữa tắm, lăn khử mùi, băng vệ sinh, khăn ăn, giấy vệ sinh, khăn lau bếp, v.v.
1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2020-2022)
Chỉ tiêu quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty là sản lượng tiêu thụ Tuy nhiên chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thị phần cũng là những chỉ tiêu khôngkém phần quan trọng trong việc phản ánh kết quả SXKD mà còn thể hiện hiệu quả SXKD, khả năng cạnh tranh của công ty.
Qua bảng 2.3 ta thấy doanh thu của công ty tăng đều qua 3 năm, mỗi năm tăng gần 1 tỷ đồng Điều này chứng tỏ trong mấy năm qua, không chỉ do giá cả tăng lên mà công ty cũng đã rất chú ý và tìm mọi biện pháp để tăng sản lượng bán ra Cụ thể năm
2020 doanh thu toàn công ty đạt trên 9,5 tỷ đồng, sang năm 2021 do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, doanh nghiệp cũng đã cố gắng duy trì doanh thu nên doanh thu có tăng nhưng không đáng kể đạt 9.8 tỷ đồng (tăng khoảng 3,15% so với năm 2020) và đến năm 2022 thì doanh thu tăng với tốc độc tương đối đạt 11 tỷ đồng ( tăng 12,24% so với năm 2021) Có được kết quả này là do công ty không những có được biện pháp tăng sản lượng tiêu thụ mà còn có những biện pháp tốt trong quá trình nhập hàng để được giảm giá như: mua hàng trả tiền ngay, nhập về với số lượng nhiều để được chiết khấu, quản lý chặt chẽ chi phí thu mua, vận chuyển… doanh nghiệp cũng đã có những kế hoạch để phòng chống rủi ro trong đại dịch.
Tốc độ phát triển 21/20 22/21 BQ Doanh thu Triệu đồng 9606.9 9842.5 11046.8 102% 112% 107% Chi phí
Triệu đồng 1198.67 810.05 1257.75 68% 155% 111% Lợi nhuận/ doanh thu Lần 0.125 0.082 0.114 66% 138% 102%
Bảng 1: Kết quả kinh doanh của Công ty trong 3 năm
Dù một số doanh nghiệp đã phải đối mặt với khó khăn do gián đoạn chuỗi cung ứng, biến động giá cả và thay đổi nhu cầu của khách hàng trong thời gian dịch COVID-19, công ty cổ phần Sovina đã duy trì được sự tăng trưởng vững chắc trong doanh thu Điều này cho thấy công ty đã có khả năng thích nghi và tận dụng cơ hội từ thị trường trong môi trường khó khăn.
Mặc dù chi phí và giá vốn tăng lên trong giai đoạn này, công ty đã có sự kiểm soát hiệu quả và tối ưu hóa trong việc quản lý tài chính Điều này cho thấy sự chủ động và linh hoạt trong phản ứng với biến động giá và các yếu tố tác động từ dịch bệnh.
Mặc dù lợi nhuận có sự biến động từ năm 2020 đến năm 2022, công ty vẫn duy trì được lợi nhuận ổn định và tăng trưởng sau đó Điều này cho thấy công ty có sự ổn định và khả năng đối phó với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Toàn bộ tình hình trên cho thấy sự quản lý tài chính hiệu quả và khả năng thích nghi với tình hình khó khăn Công ty cổ phần Sovina đã thể hiện sự đáng tin cậy và ổn định trong quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh, đồng thời tận dụng cơ hội để tăng trưởng trong thời gian khó khăn do đại dịch COVID-19.
Nhiệm vụ được giao
Là một sinh viên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, em đã được trang bị cho mình về kiến thức trong môn Quản lý Mua hàng nên khi được có cơ hội thực tại tại vị trí nhân viên mua hàng em đã có cơ hội được thực hành rất nhiều Sau đây là những nhiệm vụ em được giao trong quá trình thực tập:
- Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng: Em được giao nhiệm vụ tìm kiếm thông tin của các nhà cung cấp tiềm năng dành cho các yêu cầu mua hàng khác nhau Em cần phải nghiên cứu và tìm kiếm các nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo nguồn cung hàng cho công ty phân phối Thông qua các kênh như internet, các nhà cung cấp từng làm việc với công ty Liên hệ với các bộ phận Sale của các nhà máy, nhà cung cấp để hỏi thêm thông tin, báo giá của các sản phẩm đang cần mua.
- Tạo và quản lý danh mục sản phẩm: Sau khi đã liên hệ và lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, em được hướng dẫn lập bảng báo giá Đây là cơ hội để em có thể tham gia vào việc tạo và quản lý danh mục sản phẩm của công ty, đảm bảo rằng danh mục này luôn được cập nhật và phù hợp với nhu cầu của khách hàng Bảng báo giá phải chi tiết bao gồm cả mô tả về nhà cung cấp, mô tả chi tiết danh mục sản phẩm từ mã sản phẩm, ảnh sản phẩm, giá, cân nặng, kỹ thuật đóng gói, thông số hộp…
- Lập kế hoạch mua hàng: Thực tập sinh cũng có thể tham gia lập kế hoạch mua hàng cho công ty, đảm bảo rằng các sản phẩm được đặt hàng đúng lúc, đúng số lượng và với giá cả hợp lý Kết hợp với bộ phận Sale để nhận các đơn hàng từ khách hàng, lên kế hoạch mua hàng sao cho phù hợp, theo dõi tiến độ để không bị lỡ…
- Xử lý đơn đặt hàng: Thực tập sinh có thể được phân công để xử lý các đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc từ các bộ phận khác trong công ty, đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý một cách nhanh chóng và chính xác.
- Theo dõi việc vận chuyển hàng hóa: Sau khi hoàn tất quá trình đặt hàng từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng cũng cần phụ trách nhiệm vụ quản lý hàng đi hàng về, thực hiện đi mua hàng mẫu, chụp ảnh cho khách hàng về hàng trong kho Thực tập sinh có thể phải theo dõi việc vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho của công ty và từ kho đến khách hàng cuối cùng, đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian và đúng địa điểm.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh: Thực tập sinh có thể cùng mọi người giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng, bao gồm việc xử lý hàng hóa bị lỗi, xử lý các đơn hàng quá hạn hoặc phải đàm phán với nhà cung cấp về giá cả và thời gian giao hàng.
- Tham gia vào các dự án nghiên cứu và phát triển: Thực tập sinh cũng có thể được phân công để tham gia vào các dự án nghiên cứu và phát triển mới của công ty, đóng góp ý kiến và giúp đẩy nhanh quá trình phát triển của công ty.Tuy không có quá nhiều đóng góp nhưng cũng được tham khảo rất nhiều ý tưởng của những anh chị trong bộ phận.
Yêu cầu cần đạt được
Với những nhiệm vụ đã được giao ở trên, công ty cũng đã đưa ra một số yêu cầu để quản lý công việc đạt được hiệu suất tốt nhất, tuy có những yêu cầu nhưng mọi người trong công ty cũng hỗ trợ thực tập sinh rất nhiều trong các nhiệm vụ được giao
- Chúng em cần hiểu biết về quy trình mua hàng của công ty, từ việc đề xuất mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo giá cả, đặt hàng và theo dõi giao hàng Tối ưu hoá các hoạt động tìm kiếm thông qua internet.
- Nắm rõ về các sản phẩm, dịch vụ mà công ty cần mua và có kiến thức cơ bản về các ngành hàng tương ứng.
- Có khả năng tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp mới, đàm phán giá cả và thỏa thuận các điều kiện giao hàng.
KD, phòng KT) Tiếp đó là công việc của bộ phận Xuất Nhập Khẩu để liên hệ tới các công ty Forwarder về dịch vụ vận chuyển hàng hoá đến tay khách hàng cuối cùng. Thời hạn lưu trữ hồ sơ mua hàng: tối đa 01 năm, riêng các hồ sơ mua hàng là máy móc thiết bị,thời hạn không hạn định Lưu hồ sơ tại các tủ có khoá của công ty.
Hình 3: Quy trình mua hàng Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng tại công ty
Phòng Kinh doanh sau quá trình trao đổi với khách hàng, tổng hợp các yêu cầu của khách hàng, viết email yêu cầu bộ phận MH báo giá, email cung cấp đầy đủ thông tin hàng hoá, ảnh mẫu (nếu có), chỉ định hàng hoá, thời hạn cho yêu cầu,…
Phòng MH nhận được yêu cầu từ phòng Kinh doanh, tiến hành phân chia công việc, xác định hàng hoá này đã từng lập bảng báo giá hay chưa Trong trường hợp sản phẩm đã từng lập bảng báo giá, phòng MH email ngay lập tức lại cho phòng Kinh Doanh Trường hợp đây là sản phẩm mới, phòng MH sẽ phân chia cho cá nhân để lập bảng báo giá với thông tin chi tiết về sản phẩm, kích cỡ, tên gọi đầy đủ, nguồn gốc xuất xứ, quy cách đóng thùng master, cân nặng, CBM, khuyến mại, MOQ, thời hạn hiệu lực của bảng báo giá, phương thức thanh toán, kho giao hàng…
+ Có sự kết nối chặt chẽ giữa 2 bộ phận MH và KD.
+ Đảm bảo được sự đa dạng hàng hoá có thể phục vụ được cho khách hàng.
Bộ phận Kinh Doanh gửi yêu cầu về sản phẩm
NCC hiện có Xem xét ký duyệt giá
Lựa chọn NCC Đặt hàng tại công ty
Theo dõi đơn hàng Thanh toán
+ Bảng báo giá đầy đủ thông tin, rõ ràng và có thể chỉnh sửa kịp thời khi NCC có bất cứ thay đổi về giá nào.
+ Phòng Kinh Doanh thường báo những sản phẩm ngoài khả năng của phòng MH ví dụ như thuốc, thuốc lá
+ Không có sự hồi âm lại từ phía Khách hàng, nên thỉnh thoảng sẽ có 1 số NCC cảm thấy khó chịu và không thấy được tiềm năng hợp tác từ phía công ty.
+ Tuy bảng báo giá đã ghi rõ và chi tiết hết sức có thể, tuy nhiên phòng Kinh doanh cũng hay có những bất đồng ý kiến về các thông tin trong bảng báo giá.
Bước 2: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Phòng MH tìm kiếm các nhà cung cấp qua mạng internet, website sản phẩm, người bạn bè, hội chợ triển lãm, nhà cung cấp tự tìm đến công ty chào hàng, hay do BGĐ công ty giới thiệu chỉ định nhà cung cấp, Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng khi có nhu cầu mua hàng thì nhân viên MH tiếp tục ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ hiện mua, nếu giá cả mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, chất lượng không đổi, có hàng giao, các thông tin khác không đổi so với đợt mua gần nhất Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng mua, như tăng giá, hoặc hàng giao không kịp tiến độ, thì thông thường công ty lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện mua hàng của tối thiểu 02 nhà cung cấp, để làm bảng so sánh so với nhà cung cấp hiện hữu và từ đó chọn lựa 01 nhà cung cấp tối ưu nhất trong số các nhà cung cấp so sánh đó Thông thường, Trưởng phòng mua hàng và BGĐ công ty sẽ dựa vào thông tin liên quan đến việc mua sản phẩm trong thời gian gần nhất vừa qua và kết hợp thêm các thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường sản phẩm trên báo đài,internet, các mối quan hệ bạn bè, , về các thông tin như: Tỷ giá USD/VNĐ, lạm phát, bất ổn chính trị,tình hình cung cầu thị trường nguyên vật liệu, , để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn nhà cung cấp mua do nhân viên cấp dưới trình, điều này cũng góp phần hạn chế hiện trạng tiêu cực của nhân viên mua hàng Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và cũng tùy thuộc vào hiện trạng thị trường sản phẩm theo từng thời điểm mà BGĐ Công ty Cổ Phần Sovina đặt ra những tiêu chí chọn nhà cung cấp phù hợp Thông thường nhà cung cấp được chọn thì nhà cung cấp phải thỏa 06 tiêu chí cơ bản của Công ty Cổ Phần Sovina:
+ Đúng đủ về chất lượng hàng.
+ Đúng đủ về số lượng hàng.
+ Hạn thanh toán phù hợp.
+ Đúng về nguồn gốc, xuất xứ hàng, hãng sản xuất.
+ Đúng thời gian giao hàng kịp thời để bảo đảm an toàn cho sản xuất tiến hành liên tục.
Trong đó, Công ty Cổ Phần Sovina rất chú trọng 03 tiêu chí:
+ Tiêu chí thời gian giao hàng;
+ Tiêu chí giá mua hàng
Vì 03 tiêu chí này ảnh hưởng trực tiếp đến việc giá bán sản phẩm và lợi nhuận công ty Hiện tại do Công ty chưa xây dựng được tiêu chuẩn thang đo tính điểm để làm căn cứ đánh giá nhà cung cấp, nên Công ty chỉ đánh giá nhà cung cấp còn mang cảm tính thông qua các dịch vụ hỗ trợ hợp tác của các nhà cung cấp diễn ra trong quá trình mua hàng, như: Nhà cung cấp nào có chính sách bán hàng tốt: Giá tốt, hưởng chính sách chiết khấu cao, , dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt; sửa đổi lại hàng nhanh chóng, tư vấn kỹ thuật, thì đánh giá tốt nhà cung cấp ấy Phòng MH sẽ tổng kết liệt kê chọn ra các nhà cung cấp chủ lực sau khi chọn được các nhà cung cấp đã tích cực hỗ trợ hợp tác với Công ty trong suốt thời gian qua Nhìn chung, việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp của Công ty Cổ Phần Sovina thường chỉ ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ thì việc này giúp cho nhân viên hạn chế được các bước công việc chuẩn bị khi chọn mua nhà cung cấp mới
+ Vợi lợi thế của công ty đã từng hợp tác với các nhà máy sản xuất của các thương hiệu lớn trên thế giới tại Việt Nam như P&G, Unilever,… thì Công ty đã có những sự lựa chọn tối ưu nhất về NCC.
+ Việc làm việc tốt với các nhà cung cấp cũ sẽ giúp Công ty có thêm các chương trình khuyến mại, chứng nhận xuất xứ hàng hoá, hỗ trợ vận chuyển,…
+ Lựa chọn NCC luôn là nhà sản xuất sẽ giúp công ty tối ưu về giá. Khuyết điểm:
+ Việc không có sự chắc chắn trong việc chốt đơn của Bộ phận Kinh doanh khiến Bộ phận MH phải đi hỏi nhiều nhà cung cấp cho nhiều sản phẩm khác nhau nhưng không có sự chắc chắn mua hàng tại nhà cung cấp họ dẫn tới NCC không còn tin tưởng công ty.
+ Những NCC lớn của công ty có xu hướng tăng giá sau những lần hợp tác đầu tiên do không thấy quá nhiều tiềm năng từ công ty.
+ Công việc này thường được giao cho thực tập sinh MH- người chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm, NCC thường không đánh giá cao sự chuyên nghiệp của công ty.
Bước 3: Thương lượng và đặt hàng tại công ty
Khi đã có nhu cầu mua hàng thì Phòng MH ưu tiên thương lượng với nhà cung cấp cũ hiện đã đang mua, nội dung thông tin hỏi hàng gồm: Số lượng, loại hàng, chất lượng hàng, giá cả, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các điều kiện khác, để so với các thông tin đã nhập mua thời gian gần nhất để lập bảng báo giá như ở bước 1 Nếu giá mới mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, hạn mức thanh toán vẫn như cũ hoặc nhà cung cấpcho hạn thanh toán dài lâu hơn và các điều kiện khác điều kiện khác: Chất lượng, thời gian giao đáp ứng đúng theo yêu cầu của công ty thì MH tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp cũ đó Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng sắp mua, như tăng giá, hoặc không có hàng, , thì thông thường công ty dựa vào thông tin hàng hóa đó mà nhà cung cấp cũ vừa báo để có thêm cơ sở thương lượng nhà cung cấp khác khi lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện mua hàng của tối thiểu
02 nhà cung cấp khác, để so sánh so với nhà cung cấp cũ mà chọn lựa đặt hàng. Công ty Cổ phần Sovina thường yêu cầu NCC cung cấp hàng mẫu và thông tin quy cách đóng thùng, pallete trước khi quyết định mua hàng tại NCC đó.
Sau khi phòng Kinh Doanh có nhận được số lượng hàng chốt từ phía KH, phòng
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Giải pháp
Với những rủi ro tiềm ẩn mà em đã nêu phía trên, sẽ thật đáng tiếc khi Công ty không kịp thời thay đổi để đạt được những cơ hội cực kì ấn tượng trong tương lai,cũng như góp phần giúp công ty trở lên vững mạnh hơn Sau đây em xin đưa ra một vài ý kiến cá nhân về giải pháp dành cho các rủi ro nêu trên:
+ Thay đổi triết lý và quan điểm về mua hàng: Đầu tiên, công ty cần thay đổi triết lý và quan điểm về mua hàng, nhìn nhận bộ phận mua hàng như một đối tác chiến lược trong quá trình kinh doanh Mua hàng không chỉ đơn thuần là một hoạt động chi phí mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung hàng, chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của khách hàng Điều này đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy và sự cam kết từ các nhà quản lý cấp cao trong công ty.
+ Đầu tư vào đội ngũ mua hàng: Công ty cần đảm bảo rằng đội ngũ mua hàng được đầu tư và phát triển một cách chuyên nghiệp Điều này bao gồm tuyển dụng nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, đào tạo và phát triển họ để nâng cao năng lực mua hàng Công ty cần đảm bảo rằng nhân viên mua hàng được trang bị kiến thức về ngành hàng hóa, quy trình mua hàng, kỹ năng đàm phán và quản lý hợp đồng để có thể tối ưu hóa hiệu quả mua hàng và tạo giá trị cho công ty
+ Xây dựng mối quan hệ đối tác với nhà cung cấp: Công ty cần xây dựng mối quan hệ đối tác mạnh mẽ và bền vững với nhà cung cấp Điều này đòi hỏi công ty đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín và đáng tin cậy, không chỉ dựa trên giá cả mà còn trên chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi và khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty Công ty nên thiết lập quy trình đánh giá và đánh giá định kỳ hiệu suất của nhà cung cấp, tạo điều kiện để xây dựng mối quan hệ lâu dài và đảm bảo nguồn cung hàng ổn định.
+ Xây dựng quy trình quản lý mua hàng hiệu quả: Công ty cần thiết lập các quy trình và quy định rõ ràng để quản lý mua hàng một cách chặt chẽ và hiệu quả Các bước trong quy trình mua hàng bao gồm việc đặt hàng, đàm phán hợp đồng, kiểm tra chất lượng sản phẩm và thanh toán Công ty nên đảm bảo rằng các quy trình này được thực hiện một cách chính xác và tuân thủ, đồng thời tạo điều kiện để tối ưu hóa quá trình mua hàng, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả.
+ Đánh giá và quản lý rủi ro: Công ty cần xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình mua hàng và áp dụng các biện pháp để quản lý rủi ro này Điều này bao gồm thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ, phân tích và đánh giá khả năng tài chính của nhà cung cấp, đảm bảo việc lưu trữ thông tin về nhà cung cấp và hợp đồng mua bán một cách an toàn, và phát triển kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố không mong muốn.
+ Đồng bộ hóa với các bộ phận khác trong công ty: Để đảm bảo sự liên kết và đồng bộ trong hoạt động kinh doanh, bộ phận mua hàng cần làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty như bộ phận sản xuất, bán hàng và tài chính Công ty nên thiết lập cơ chế giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận này để đảm bảo thông tin liên quan đến mua hàng được chia sẻ một cách hiệu quả và các quy trình kinh doanh được thực hiện một cách hợp nhất.
+ Sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin: Công ty nên áp dụng công nghệ và hệ thống thông tin để tăng cường quản lý mua hàng Công nghệ giúp tự động hóa quy trình mua hàng, tăng cường tính chính xác và minh bạch trong giao dịch, cung cấp thông tin thời gian thực và giúp theo dõi hiệu suất mua hàng Hệ thống thông tin tích hợp cũng giúp cải thiện khả năng truy xuất thông tin về nhà cung cấp, hợp đồng và lịch sử giao dịch, từ đó tăng cường quản lý rủi ro và định danh nhà cung cấp đáng tin cậy.
+ Liên tục cải tiến và đánh giá hiệu suất: Công ty cần duy trì một quá trình liên tục cải tiến và đánh giá hiệu suất của bộ phận mua hàng Điều này bao gồm việc tiến hành đánh giá hiệu quả của các biện pháp và quy trình mua hàng, thu thập phản hồi từ các bộ phận liên quan và nhà cung cấp, và thực hiện các biện pháp cải tiến dựa trên các phân tích và đánh giá này Công ty cần luôn lắng nghe ý kiến và phản hồi từ các bộ phận và nhà cung cấp để nâng cao hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của mọi bên liên quan
Tóm lại, để tránh rủi ro khi công ty xuất khẩu hàng phân phối coi bộ phận mua hàng là một chi phí, công ty cần thay đổi quan điểm, đầu tư vào đội ngũ mua hàng, xây dựng mối quan hệ đối tác với nhà cung cấp, áp dụng quy trình quản lý mua hàng hiệu quả, đánh giá và quản lý rủi ro, đồng bộ hóa với các bộ phận khác trong công ty, sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin, và liên tục cải tiến và đánh giá hiệu suất Chỉ khi có sự thay đổi và cải tiến trong việc quản lý bộ phận mua hàng, công ty mới có thể tận dụng được các cơ hội tiềm ẩn và đảm bảo sự thành công trong hoạt động xuất khẩu và phân phối hàng hóa.
Khuyến nghị
Trên thực tế các doanh nghiệp nội địa vẫn đang chịu rất nhiều quy định của pháp luật trong việc phân phối sản phẩm ra nước ngoài, em xin phép đưa ra một số khuyến nghị để giúp cho Bộ phận mua hàng có thể phát huy tối đa năng lực:
+ Tăng cường hỗ trợ và khuyến khích doanh nghiệp: Nhà nước có thể tạo ra các chính sách và chương trình hỗ trợ để khuyến khích doanh nghiệp phát triển và cung cấp các sản phẩm nội địa chất lượng cao Điều này có thể bao gồm cung cấp tài chính, giảm thuế và thuế suất nhập khẩu, đào tạo và phát triển nhân lực, và tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn và công nghệ để nâng cao năng lực sản xuất.
+ Xây dựng môi trường kinh doanh thuận lợi: Nhà nước có trách nhiệm tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi và minh bạch để khuyến khích sự phát triển của các doanh nghiệp Điều này bao gồm cải thiện quy trình đăng ký kinh doanh, giảm bớt thủ tục hành chính, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong đấu thầu và giao dịch, và đảm bảo sự tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật.
+ Thúc đẩy sự hợp tác công tư: Nhà nước có thể khuyến khích sự hợp tác giữa các doanh nghiệp công và tư để tăng cường khả năng tiếp cận hàng nội địa Điều này có thể thực hiện thông qua việc thiết lập các đối tác công tư, công ty liên doanh, hoặc quy định ưu đãi cho các doanh nghiệp tư nhân tham gia vào các dự án công cộng.
+ Xây dựng cơ sở hạ tầng vận tải: Nhà nước cần đầu tư vào việc xây dựng và nâng cấp cơ sở hạ tầng vận tải để tăng cường khả năng tiếp cận hàng hóa nội địa Điều này bao gồm cải thiện hệ thống đường bộ, đường sắt, cảng biển, và sân bay, tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
+ Đẩy mạnh nghiên cứu và phát triển: Nhà nước cần đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao năng lực sản xuất của các doanh nghiệp nội địa Việc khuyến khích nghiên cứu và phát triển trong các ngành hàng chiến lược sẽ tạo ra các sản phẩm và công nghệ chất lượng cao, giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và tiếp cận hàng nội địa. + Tăng cường hợp tác quốc tế: Nhà nước nên đẩy mạnh hợp tác quốc tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và tiếp cận hàng nội địa Thông qua việc tham gia vào các hiệp định thương mại tự do, thương lượng quyền tiếp cận thị trường và khuyến khích đầu tư trực tiếp nước ngoài, các doanh nghiệp và bộ phận mua hàng của nhà nước có thể có cơ hội tiếp cận hàng hóa nội địa thông qua việc mở rộng mạng lưới thương mại quốc tế.
Bên cạnh những khuyến nghị với các chính sách của nhà nước Việt Nam thì, bộ phận MH cũng có những khuyến nghị dành cho các NCC cả mới và cũ của Công ty Cổ phần Sovina.
+ Xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài: Nhà cung cấp nên xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài với các nhà sản xuất và nhà cung ứng hàng nội địa. Điều này giúp tạo ra sự tin cậy và ổn định trong việc cung cấp hàng hóa, đồng thời giảm thiểu rủi ro về chất lượng và thời gian giao hàng
+ Theo dõi và đánh giá nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng nên thực hiện việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp hàng nội địa Điều này bao gồm việc đánh giá chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng và dịch vụ sau bán hàng Thông qua việc đánh giá này, bộ phận mua hàng có thể xác định những nhà cung cấp đáng tin cậy và đảm bảo sự chất lượng và đáp ứng đúng hẹn của hàng hóa.
+ Đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng: Bộ phận mua hàng nên thực hiện đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng một cách công bằng và minh bạch với nhà cung cấp hàng nội địa Điều này giúp đảm bảo sự công bằng và tránh tranh cãi về giá cả và điều khoản trong quá trình giao dịch. + Theo dõi quy trình sản xuất: Bộ phận mua hàng cần theo dõi quy trình sản xuất của nhà cung cấp hàng nội địa để đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn chất lượng Điều này có thể bao gồm việc thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra điều kiện làm việc, và đảm bảo sự tuân thủ các quy định về an toàn và môi trường.
+ Tìm kiếm đa nguồn cung cấp: Bộ phận mua hàng nên tìm kiếm và phát triển đa nguồn cung cấp hàng nội địa Điều này giúp đảm bảo tính đa dạng và linh hoạt trong việc tiếp cận hàng hóa, đồng thời giảm thiểu rủi ro khi phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.
+ Thúc đẩy sự đổi mới và phát triển công nghệ: Bộ phận mua hàng nên khuyến khích nhà cung cấp thực hiện đổi mới và phát triển công nghệ để nâng cao chất lượng và hiệu suất sản phẩm Điều này có thể bao gồm việc đề xuất các ý tưởng và giải pháp cải tiến, hỗ trợ trong việc nâng cấp công nghệ sản xuất, và tham gia vào các dự án nghiên cứu và phát triển chung. Trên đây là những khuyến nghị cá nhân của em về việc cải thiện bộ phận Mua Hàng trong tổ chức Tuy nhiên, em nhận thức rằng đây chỉ là suy nghĩ cá nhân và chưa được thực hiện và kiểm chứng trong thực tế Do đó, những khuyến nghị này mang tính chủ quan và có thể cần sự điều chỉnh và đánh giá kỹ lưỡng để phù hợp với tổ chức cụ thể. Để thực hiện các khuyến nghị trên, em khuyến cáo các tổ chức xem xét một quá trình nghiên cứu và đánh giá cẩn thận Cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan và tìm hiểu kỹ về các quy trình và hoạt động hiện tại của bộ phận Mua Hàng. Bằng cách thực hiện các cuộc họp, phân tích dữ liệu và thu thập ý kiến từ các thành viên trong tổ chức, có thể đánh giá được hiệu quả và khả năng áp dụng của những khuyến nghị này.
Ngoài ra, em khuyến nghị các tổ chức định rõ mục tiêu cụ thể cho bộ phận MuaHàng và thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất để theo dõi quá trình cải thiện Đồng thời, cần có sự đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên Mua Hàng để nâng cao năng lực và kiến thức chuyên môn.
Cuối cùng, em khuyến nghị các tổ chức không ngừng đánh giá và điều chỉnh các quy trình và hoạt động của bộ phận Mua Hàng để đáp ứng được nhu cầu thay đổi của môi trường kinh doanh và nắm bắt được cơ hội mới Sự liên tục và linh hoạt trong việc cải thiện sẽ giúp bộ phận Mua Hàng phát triển và đóng góp tích cực vào sự thành công và bền vững của tổ chức.
Em hy vọng rằng các khuyến nghị này sẽ có ích và góp phần cải thiện hoạt động của bộ phận Mua Hàng trong tổ chức Tuy nhiên, việc thực hiện và áp dụng phải dựa trên tình huống cụ thể của tổ chức và được tham khảo ý kiến từ các chuyên gia và nhà quản lý có kinh nghiệm.
