Tìm Hiểu Quy Trình Vận Hành Và Đề Xuất Phương Án Cải Thiện Nhà Kho Tại Công Ty Tân Sơn Hoa Cương.pdf

Phân tích thực trạng về vấn đề nghiên cứu 1.1 Quy trình tổ chức hoạt động của bộ phận kho tại công ty Tân Sơn Hoa Cương Khách hàng đến mua hàng Nhân viên kho tư vấn Mua hàng trực ti

1

1 Lý do hình thành đề tài

Nền kinh tế ở Việt Nam hiện nay luôn là một trong những vấn đề quan trọng của xã hội Các ngành nghề kinh tế phát triển mạnh mẽ vượt bật, cùng đó là sự xuất hiện của các doanh nghiệp tư nhân mọc lên ngày càng nhiều Điều này đã tạo ra một áp lực rất lớn cho các doanh nghiệp Họ phải luôn luôn tìm hiểu thị trường, kinh tế thế giới và các đối thủ đang cạnh tranh với nhau Nước Việt Nam ta hiện nay đang là một nước áp dụng phương pháp hội nhập với kinh tế thế giới, cùng với các biện pháp tiên tiến trong việc vận hành kho hàng, các phương thức vận chuyển hàng hóa phù hợp nhất cho từng loại mặt hàng Để hiểu rõ và áp dụng các phương án tốt nhất cho doanh nghiệp, các doanh nghiệp đều có cho riêng mình một bộ phận am hiểu thành thạo các vấn đề như trên đó là bộ phận ngành nghề Logistics và quản lí chuỗi cung ứng

Kho hàng là một trong các bộ phận không thể nào thiếu được cho các doanh nghiệp đang kinh doanh mặt hàng vật thể Vì vậy, làm sao để có thể tối ưu kho hàng một cách tốt nhất, sắp xếp hàng hóa một cách thuận lợi nhất và hạn chế chi phí kho hàng một cách tốt nhất đó chính là một trong các vấn đề quan trọng cần tìm ra giải pháp

mà các doanh nghiệp đang gặp phải

Muốn giải quyết được vấn đề đó, bộ phận logistics của doanh nghiệp là một trong các mấu chốt chính để tìm ra các phương án giải quyết tốt nhất cho doanh nghiệp Tuy nhiên, vẫn còn những doanh nghiệp chưa có bộ phận logistics hợp lý, từ đó doanh nghiệp vẫn còn gặp phải rất nhiều những khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa, vận hành nhà kho, vận chuyển hàng hóa,…

Nhận thấy được tầm quan trọng trong việc quản lí nhà kho, công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Tân Sơn Hoa Cương đã lập tức xây dựng bộ phận Logitics và Quản lí chuỗi cung ứng cho nhà kho để có thể phát triển tốt nhất Chính vì thế mà ý tưởng và mục tiêu của bài báo cáo này là quan sát, phân tích, đánh giá quy trình vận hành nhà kho của công ty và đề ra phương án, giải pháp tốt nhất, hạn chế chi phí nhất cho kho hàng

2

2 Mục tiêu của đề tài

• Tìm hiểu quy trình vận hành của công ty Tân Sơn Hoa Cương

• Phân tích quy trình và tìm ra những điểm còn hạn chế

• Đưa ra biện pháp khắc phục và phương án cải thiện cho công ty hiện nay và

áp dụng cho cả tương lai

• Nâng cao hiệu quả và hạn chế rũi ro cho công ty

3 Ý nghĩa đề tài

Bài báo cáo tập trung nghiên cứu quy trình vận hành của công ty Tân Sơn Hoa Cương cùng với đó là đề xuất phương án cải thiện giúp công ty đạt được hiểu quả vận hành tốt nhất

đó tìm ra những vấn đề cần khắc phục và đưa ra phương án cải thiện cho nhà kho

• Phương pháp ghi chép dữ liệu: thông qua hình ảnh, chữ viết tay, video, để ghi chép lại các thực trạng hiện tại ở công ty

5 Phạm vi đề tài

• Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Tân Sơn Hoa Cương

3

• Phạm vi thời gian: Từ ngày 15/6/2023 – 15/9/2023

• Phạm vi không gian: Kho đá Tân Sơn Hoa Cương

6 Kết cấu của báo cáo thực tập

6 Kết cấu của báo cáo thực tập

Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập

1 Giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập

2 Vị trí, sơ đồ, cơ cấu tổ thức

Chương 2: Nội dung thực tập

1 Phân tích thực trạng về vấn đề nghiên cứu

2 Phân tích nguyên nhân, hạn chế ảnh hưởng đến quy trình vận hành của nhà kho Tân Sơn Hoa Cương

3 Đề xuất giải pháp để giải quyết vấn đề

Chương 3: Kết luận và kiến nghị

1 Kết luận

2 Định hướng phát triển đề tài

3 Bài học kinh nghiệm qua quá trình thực tậ

4

1 Giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập

1.1 Thông tin cơ bản

- Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Tân Sơn Hoa Cương

- Tên quốc tế: TAN SON HOA CUONG TRADING AND PRODUCT COMPANY

- Quản lí bởi: Chi cục Thuế khu vực Ninh Hải - Thuận Bắc

Hình 1: Logo của Công ty

5

1.2 Lịch sử hình thành

Công ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Tân Sơn Hoa Cương được thành lập vào tháng 6 năm 2007 với bà Từ Thị Thanh Trúc là người đại diện chính thức Tân Sơn Hoa Cương là công ty chuyên khai thác, chế biến và cung cấp đá Granite (Đá Hồng Ninh Thuận) Ngay từ ngày đầu hoạt động, công ty đã có định hướng chiến lược

rõ ràng trong việc phát triển sản phẩm đá granite Dựa trên các yếu tố như chất lượng và mẫu mã sản phẩm được thị trường ưa chuộng, đá granite là lựa chọn hàng đầu để tồn tại và phát triển của công ty Chất lượng của sản phẩm chú trọng đến độ bền, khả năng chống thấm nước, không hút ẩm, chống mài mòn tốt, khả năng chịu được điều kiện môi trường khắc nghiệt, độ cứng cao, khả năng chống chịu các tác động khác nhau và chống trầy xước Chính những ưu điểm trên đã giúp sản phẩm đá granite luôn được các nhà xây dựng, kiến trúc sư, chủ đầu tư lớn và người tiêu dùng tin tưởng cho các công trình, đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của các công trình nhà ở hiện đại

Ngoài ra, một trong những yếu tố thế mạnh của Tân Sơn Hoa Cương là tập trung đầu tư sản phẩm, tăng năng lực sản xuất Yêu cầu kỹ thuật trong lĩnh vực khai thác và chế biến đá granite tương đối cao, kể từ khi nhà máy đi vào hoạt động, công ty không ngừng đầu tư cập nhật máy móc, thiết bị hiện đại Công suất khai thác giai đoạn 1 của nhà máy đạt 10.000 m3/năm, công suất tuyển quặng là 100.000 m3/năm, đến năm 2014 công suất sản xuất sẽ tăng gấp đôi Ngoài ra, công ty còn thực hiện quản lý chất lượng thông qua hệ thống quản lý ISO để đảm bảo sản phẩm luôn tuân thủ đúng quy trình từ sản xuất đến lưu thông, phân phối

và phát triển ổn định, tạo uy tín cho sản phẩm, thương hiệu

6

1.3 Sứ mệnh và tầm nhìn

Công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Tân Sơn Hoa Cương mang đến cho khách hàng các loại đá tốt nhất, phong phú về số lượng và màu sắc để làm hài lòng khách hàng, xây dựng nên các công trình, kiến trúc tốt nhất

B0810 Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét (Ngành chính)

C23960 Cắt tạo dáng và hoàn thiện đá

C25920 Gia công cơ khí; Xử lí và tráng phủ kim loại

C28160 Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp

C33200 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp

F43290 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác

G4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

G4663 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

H5210 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

I5510 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày

I5610 Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động

A01500 Trồng trọt, chăn nuôi hỗn hợp

A0210 Trồng rừng và chăm sóc rừng

Bảng: Các ngành nghề kinh doanh tại công ty Tân Sơn Hoa Cương

7

Hình 2: Ngành khai thác đá, cát, sỏi, đất sét ( Ngành chính)

Hình 3: Ngành cắt tạo dáng và hoàn thiện đá

8

1.5 Các công trình tiêu biểu

Công ty đá Tân Sơn Hoa Cương là một doanh nghiệp uy tín, đa dạng về mẫu mã,

số lượng và chất lượng đá nên được rất nhiều công trình xây dựng lớn tín nhiệm

và lựa chọn sử dụng Một số công trình tiêu biểu của công ty như sau:

Hình 4: Phố đi bộ Nguyễn Huệ

Hình 5: Vinpearl Phú Quốc

10

2 Vị trí, sơ đồ, cơ cấu tổ chức

2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty

2.1.1 Ban giám đốc

Định hướng đường lối phát triển của công ty, đề ra các chiến lược mà công ty sẽ dùng trong tương lai Giám sát, đánh giá, bồi dưỡng các bộ phận cấp dưới cũng như tuyển dụng thêm nguồn nhân lực cần thiết mới cho công ty Chịu trách

nhiệm pháp lí về những vấn đề liên quan đến nhà kho và công ty theo đúng pháp luật

2.1.2 Văn phòng quản lý

Là bộ phận cấp dưới của ban giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý bộ phận nhà máy sản xuất và nhà kho Quản lí số liệu, quản lí tài chính thu chi của nhà kho 2.1.3 Bộ phận nhà máy

BAN GIÁM ĐỐC

VĂN PHÒNG QUẢN LÝ

Hình 7: Nhà kho Tân Sơn Hoa Cương

2.2.2 Kế toán kho

Trách nhiệm của kế toán kho là quản lí chi tiêu cho nhà kho; kiểm tra các hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục xuất nhập hàng hóa cho nhà kho Nhập số liệu đơn hàng mỗi ngày vào hệ thống và gửi cho bộ phận quản lý của công ty Thu tiền các đơn hàng từ bên người mua và tính lương cho nhân viên mỗi ngày

2.2.3 Nhân viên kho

BỘ PHẬN KHO

TRƯỞNG KHO

GIAO HÀNG

13

Nhân viên kho có trách nhiệm tư vấn giá cả các loại mặt hàng cho khách hàng Xuất hàng vào các xe tải, container theo phiếu xuất kho Kiểm tra số lượng các mặt hàng còn lại trong kho theo yêu cầu của trưởng kho Dọn dẹp và vệ sinh nhà kho

2.2.4 Nhân viên giao hàng

Nhân viên giao hàng có trách nhiệm giao hàng đúng vị trí mà khách hàng yêu cầu trên phiếu xuất kho Xếp và dỡ hàng hóa đúng qui cách, bảo quản tốt hàng hóa tránh gây vỡ, bể, lạc mất hàng hóa Đảm bảo giao hàng đúng thời gian, đúng hàng hóa cho khách hàng

14

1 Phân tích thực trạng về vấn đề nghiên cứu

1.1 Quy trình tổ chức hoạt động của bộ phận kho tại công ty Tân Sơn Hoa Cương

Khách hàng đến mua hàng

Nhân viên kho tư vấn

Mua hàng trực tiếp Đặt hàng

Ghi nhận thông tin khách hàng và tính tổng tiền hàng

Xuất phiếu xuất kho

Xuất hàng lên xe cho khách hàng

Ghi nhận thông tin khách hàng và thu tiền cọc trước

Khách hàng yêu cầu

giao hàng

2555 Quốc lộ 1A, P Tân Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

Hình 8: Kho đá Tân Sơn Hoa Cương 1.2.2 Nhân viên kho tư vấn

Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên ở kho sẽ tư vấn trực tiếp cho khách hàng các loại đá, sản phẩm hiện tại đang có ở kho Giá cả, số lượng mà khách hàng cần mua Ngoài ra, khi mua số lượng nhiều sẽ được hưởng ưu đãi giảm giá chiết khấu hơn so với mua lẻ số lượng nhỏ

1.2.3 Mua hàng trực tiếp / đặt hàng

16

Sau khi đã tham khảo tư vấn từ nhân viên xong, khách hàng đã có đủ số liệu hàng hóa mà mình cần mua có thể lựa chọn hình thức mua hàng trực tiếp tại kho Hoặc khi khách hàng có nhu cầu tham khảo giá đá trước, số lượng hàng hóa tại kho không đủ yêu cầu hoặc vẫn chưa có nhu cầu sử dụng ngay có thể lựa chọn hình thức đặt hàng tại kho Hàng hóa khách hàng đã đặt sẽ được nhân viên kho lưu lại, chuẩn bị đầy đủ số lượng và giao hàng đúng thời gian khách hàng yêu cầu

Hình 9: Đơn đặt hàng kèm bảng báo giá

1.2.4 Ghi nhận thông tin khách hàng và tính tổng tiền hàng

Nhân viên kho sẽ ghi nhận lại thông tin mua hàng của khách Cụ thể như tên người mua, tên công ty, cửa hàng, số điện thoại khách hàng, địa chỉ, số lượng, loại đá khách hàng cần mua sau đó tính tổng chi phí tiền hàng mà khách hàng cần phải chi trả

17

Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tổng tiền hàng hóa cho công ty đầy đủ bằng phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc có thể chuyển khoản thanh toán qua tài khoản ngân hàng chính thức của công ty cho kế toán kho để hoàn thành thủ tục mua hàng

Hình 10: Hóa đơn tổng tiền một đơn hàng

1.2.5 Ghi nhận thông tin khách hàng và thu tiền cọc trước

Nếu khách hàng lựa chọn phương án đặt hàng tại kho mà không mua hàng trực tiếp thì sẽ phải để lại tiền cọc hàng trước 20% trên tổng giá trị tiền hàng cho công

ty Nhân viên kho vẫn sẽ phải ghi nhân đầy đủ thông tin người đặt hàng, cùng với tính tổng tiền hàng và thu trước tiền đặt cọc hàng hóa của người mua

18

Sau khi đến đúng thời gian lấy hàng trên đơn đặt hàng, khách hàng cần phải thanh toán hết 80% số tiền hàng còn lại cho công ty để hoàn thành thủ tục mua hàng

1.2.6 Xuất phiếu xuất kho

Xuất phiếu xuất kho là một bước quan trọng không thể nào thiếu được trong một qui trình hoạt động của một nhà kho Trưởng kho sẽ đảm nhiệm công việc xuất phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng cho người mua để hàng hóa có thể được xuất kho đúng mẫu mã, số lượng trong đơn hàng Cùng với đó, nhà kho thông qua phiếu xuất kho có thể theo dõi chi tiết được số lượng đá, các loại đá hiện còn

có trong kho để có thể nắm bắt được kho đang hết các loại mặt hàng nào và liên

hệ về nhà máy để sản xuất và nhập thêm hàng vào kho

Hình 11: Biễu mẫu phiếu xuất kho

19

Hình 12: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

1.2.7 Xuất hàng lên xe cho khách hàng

Sau khi hoàn thành xong hết thủ tục mua hàng cùng với xuất phiếu xuất kho, hàng hóa sẽ được nhân viên kho xuất lên xe của khách hàng Kho đá Tân Sơn sử dụng các đầu móc cẩu đá có người điều khiển có tải trọng lớn để vận chuyển các loại đá có khối lượng lớn lên xe hàng nhằm đảm bảo an toàn cho mọi người Nhân viên kho sẽ đảm bảo hàng hóa được sắp xếp hợp lí, đầy đủ số lượng và an toàn cho xe hàng trong quá trình vận chuyển hàng hóa

20

Hình 13: Đầu cẩu móc đá

Hình 14: Vận chuyển đá lên xe hàng

1.2.8 Khách hàng yêu cầu giao hàng

Khi khách hàng không có xe hàng để có thể lấy hàng trực tiếp tại kho hoặc có nhu cầu muốn giao hàng có thể yêu cầu nhà kho giao hàng Nhà kho có đội ngũ nhân viên giao hàng và xe tải hàng riêng có thể đáp ứng những yêu cầu giao hàng cho khách hàng một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất

21

Hình 15: Phiếu xuất hàng kho Tân Sơn

Hình 16: Xe tải giao hàng của nhà kho

đó là:

- Cách sắp xếp hàng hóa tại nhà kho chưa hợp lí

- Mẫu mã các loại đá vẫn còn chưa đa dạng, bị cạnh tranh cao bởi các nhà kho xung quanh

- Số lượng đơn hàng bán ra mỗi ngày vẫn còn rất thấp

Việc giải quyết các nguyên nhân gây hạn chế, ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của nhà kho đang là một vấn đề nan giải và được công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Tân Sơn Hoa Cương quan tâm hàng đầu Vì nó gây ảnh hưởng khá

nghiêm trọng đến sự phát triển, doanh thu của công ty nên việc tìm ra phương án cải thiện là một trong những vấn đề rất quan trọng mà công ty cần giải quyết

2.1 Cách sắp xếp hàng hóa tại nhà kho chưa hợp lí

Sau khi khảo sát và thực tập trực tiếp tại nhà kho Tân Sơn Hoa Cương Có thể thấy được hàng hóa tại kho vẫn chưa được sắp xếp một cách hợp lí Các loại đá khác nhau chưa được phân loại rõ ràng để có thể sắp xếp theo tựng cụm hàng hóa Đa số các loại đá được nhà kho đặt chồng lên nhau, nhưng diện tích hiện tại

ở kho vẫn còn rất nhiều chổ trống để có thể sử dụng Điều đó gây hạn chế về mặt vận chuyển hàng hóa, khó tìm kiếm và phân loại các loại đá khác nhau khi xuất hàng Nhiều diện tích kho vẫn còn lãng phí và chưa được sử dụng hợp lí

23

Hình 17: Hàng hóa được sắp xếp tại nhà kho 2.2 Mẫu mã các loại đá vẫn còn chưa đa dạng, bị cạnh tranh cao bởi các nhà kho xung quanh

Tuy công ty Tân Sơn Hoa Cương là công ty chuyên ngành về các sản phẩm đá hoa cương, nhưng hiện tại mặt hàng có ở nhà kho vẫn còn chưa đa dạng Nhà kho chủ yếu cung cấp đá granite (Đá hồng Ninh Thuận) là mặt hàng chính Khi quan sát trực tiếp hoạt động bán hàng, tác giả nhận ra được vẫn còn rất nhiều khách hàng, công ty có nhu cầu tìm hàng hoặc mua thêm các loại mặt hàng khác nhưng nhà kho không có để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng Bỏ lỡ rất nhiều khách hàng tiềm năng cho công ty

Không chỉ riêng nhà kho Tân Sơn Hoa Cương kinh doanh mặt hàng đá granite là chủ yếu mà các kho hàng xung quanh vẫn có kinh doanh mặt hàng này Vì vậy,

24

công ty bị cạnh tranh rất nhiều bởi các nhà kho khác xung quanh Điều đó gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và sự phát triển của công ty

Hình 18: Các nhà kho cạnh tranh xung quanh

2.3 Số lượng đơn hàng bán ra mỗi ngày vẫn còn rất thấp

Qua 3 tháng thực tập trực tiếp tại công ty, với vị trí làm việc là nhân viên kho Tác giả nhận thấy được số lượng đơn hàng được bán ra mỗi ngày vẫn còn rất thấp Nguyên nhân chủ yếu hiện nay được quan sát thấy đó chính là thị trường bất động sản ở Việt Nam hiện nay đang bất động, các công trình xây dựng hiện nay

25

không nhiều vì vậy nhu cầu sử dụng đá hoa cương đang rất thấp Cùng với có quá nhiều đối thủ cạnh tranh xung quanh gây nên sự phân tán về lựa chọn của khách hàng dành cho công ty

Hình 19: Báo cáo bán hàng ngày 19/8 và 21/8

3 Đề xuất giải pháp để giải quyết vấn đề

Sau khi phân tích những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến qui trình vận hành của nhà kho Tân Sơn Hoa Cương Tác giả đã tìm hiểu cũng như trao đổi và nhận được

sự đồng tình của trưởng kho, đưa ra được những biện pháp giải quyết vấn đề còn hạn chế ở nhà kho như sau:

- Về vấn đề cách sắp xếp hàng hóa tại nhà kho chưa hợp lí: nhà kho nên khắc phục bằng cách phân loại các loại đá khác nhau và sắp xếp theo từng khu vực

đá Không nên đễ chồng đá lên nhau, điều đó sẽ giúp cho nhân viên kho dễ dàng trong việc tìm kiếm hàng hóa cũng như vận chuyển hàng hóa khi xuất