- Phân tích thực trạng và đánh giá hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh.. - Phương pháp phân tích và tổng hợp: dựa trên kết
Lý do xây dựng đề án
Công tác văn thư, lưu trữ (gọi tắt là VTLT) có vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với hoạt động của tổ chức Quản lý VTLT tốt giúp cung cấp thông tin, dữ liệu cho hoạt động quản lý, điều hành; giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian, công sức, tài chính cho tổ chức; bảo quản an toàn và khai thác sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ Ngược lại, quản lý công tác VTLT không tốt sẽ ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành của tổ chức do thiếu thông tin, thông tin không kịp thời, đầy đủ; tốn nhiều thời gian, công sức, tài chính…làm cho hoạt động của tổ chức kém hiệu quả
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác VTLT, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác VTLT Từ đó đưa công tác VTLT dần đi vào nề nếp, thực hiện đúng quy định, phục vụ cho hoạt động quản lý đạt hiệu lực, hiệu quả
Bệnh viện Quận 11 là một đơn vị sự nghiệp công lập hạng II trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt động của bệnh viện luôn nằm trong mối quan hệ với nhiều đơn vị khác nhau, gồm cơ quan cấp trên trực tiếp, cơ quan đơn vị liên quan Vì vậy, công tác VTLT được bệnh viện đặc biệt quan tâm bằng việc đầu tư phần mềm quản lý văn bản từ năm 2017 và trở thành một trong những bệnh viện đầu tiên trong các bệnh viện quận/huyện trên địa bàn thành phố ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành văn bản; bố trí đầy đủ nhân sự phụ trách công tác VTLT; đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT;… Tuy nhiên, công tác VTLT tại Bệnh viện Quận 11 vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: thể thức và kỹ thuật trình bày của một số khoa, phòng chưa đúng quy định; việc lập hồ sơ công việc chưa tốt; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chất đống, bỏ trong bao tải, thùng carton chưa được xác định, chỉnh lý, sắp xếp; chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, Bệnh viện chưa thực hiện số hóa trong công tác văn thư, lưu trữ;…
- Xuất phát từ thực trạng quản lý VTLT tại Bệnh viện Quận 11, tác giả chọn đề tài “Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11” làm đề án tốt nghiệp thạc sĩ chương trình định hướng ứng dụng nhằm đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý VTLT tại Bệnh viện Quận 11.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu, tìm hiểu về công tác VTLT là chủ đề được các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu quan tâm Trên cơ sở khảo cứu, tổng hợp các công trình nghiên cứu trước, trong phạm vi của đề án, tác giả xin trình bày sơ lược một số công trình nghiên cứu, cụ thể như sau:
- Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hoá, thông tin, Hà Nội
- Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội
- Lưu Kiếm Thanh (2010), Giáo trình văn phòng và văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Hà Nội
- PGS.TSKH Bùi Loan Thùy và CVCC TS Phan Đình Nham (2021), NXB Đại học Quốc Gia TP.HCM, Giáo trình Lưu trữ học đại cương nhằm cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong mọi thời đại đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay
- Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (2014), Hỏi - Đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội
- Triệu Văn Cường và cộng sự (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động
- Chu Thị Hậu [2016] Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ NXB Lao động
Những sách, giáo trình trên đã đề cập tới vấn đề lý luận, nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ; ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ; quy trình và phương pháp thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư lưu trữ
2.2 Nhóm Luận văn thạc sĩ
- Lê Minh Nguyệt (2018), Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại
Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hoá giai đoạn 2011-2017, Luận văn cao học, Học viện Hành chính Quốc gia
- Ngô Thị Vân Quỳnh (2018), Tổ chức, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh, Luận văn cao học, Học viện
- Nguyễn Ngọc Ánh (2020), Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Kim
Bôi, tỉnh Hoà Bình, Luận văn cao học, Học viện Hành chính Quốc gia
- Tô Thị Đào (2022), Công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Dương Kinh, thành phố Hải Phòng, Luận văn cao học, Học viện Hành chính Quốc gia
- Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam Đổi mới công tác văn thư lưu trữ trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0” Bài báo cáo bàn về những thách thức và cơ hội trong việc áp dụng công nghệ mới vào công tác văn thư lưu trữ
- Quyết định 4367/QĐ-BV ngày 30/10/2020 của Giám đốc Bệnh viện Quận
11 về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
- Quyết định 304/QĐ-BV ngày 27 tháng 01 năm 2021 của Giám đốc Bệnh viện Quận 11 ban hành nội quy bảo vệ bí mật nhà nước tại Bệnh viện Quận 11
- Quy trình quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi, quy trình xử lý công việc trên phần mềm Online Office
Có thể nói, các sách, giáo trình và các công trình nghiên cứu, các văn bản liên quan nêu trên đã đề cập đến những vấn đề cơ bản về lý luận và phương pháp thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, cho đến nay, chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu nào đề cập đến đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh Đề tài mà tác giả chọn ở đây hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ công trình nghiên cứu nào đã có trước đó.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án
- Đối tượng nghiên cứu: Đổi mới Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
+ Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu về vấn đề đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
+ Về thời gian: Từ năm 2020 đến nay (Từ Bệnh viện Quận 11 được chính thức được nâng cấp thành Bệnh viện đa khoa hạng II, trực thuộc Sở Y tế Thành phố
+ Về nội dung: Đề án tập trung nghiên cứu về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề án
- Mục tiêu nghiên cứu: Đề án nghiên cứu đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnhh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
+ Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Phân tích thực trạng và đánh giá hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
- Đề xuất một số giải pháp và lộ trình thực hiện nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, đề án sử dụng quan điểm của chủ nghĩa Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa làm cơ sở phương pháp luận Để giải quyết các vấn đề thực tiễn, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả sử dụng phương pháp này để nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về văn thư, lưu trữ và các tài liệu, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 để viết cơ sở lý luận và thực trạng công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thông tin được thu thập từ các tài liệu thứ cấp bao gồm các kế hoạch, báo cáo của Bệnh viện Quận 11 về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: dựa trên kết quả nghiên cứu tài liệu, học viên tập trung phân tích thực trạng và tổng hợp đưa ra những nhận xét, đánh giá những mặt đạt được cũng như hạn chế trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
- Phương pháp điều tra xã hội học: tác giả thiết kế bảng câu hỏi qua Google Forms nhằm thu thập thông tin về quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 của đội ngũ viên chức, người lao động các khoa, phòng chức năng trong bệnh viện và Lãnh đạo, nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ Phòng Hành chính quản trị nhằm cung cấp thông tin để viết chương II, chương III của đề án Tổng số mẫu khảo sát là 97 người.
Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn
Đề án tập trung nghiên cứu thực trạng và chỉ ra những mặt đạt được, hạn chế trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 từ đó giúp cho viên chức, người lao động Bệnh viện nhận thức rõ hơn về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và có những hành động cụ thể, thiết thực giúp cho hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ được hiệu quả hơn
Các văn bản của Bệnh viện được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
Tất cả hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên được nộp vào Lưu trữ Bệnh viện
Các tài liệu được số hóa trong quá trình quản lý Đội ngũ viên chức người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn được bồi dưỡng nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật
Bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và đảm bảo trang thiết bị phục vụ công tác VTLT.
Kết cấu của đề án
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục đính kèm, đề án được chia thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý đổi mới công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3: Giải pháp và các nguồn lực tổ chức thực hiện đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh.
Cơ sở lý luận và pháp lý về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
Cơ sở lý luận về quản lý công tác văn thư, lưu trữ
1.1.1.1 Khái niệm đổi mới Đổi mới trong tiếng Việt nghĩa là sự thay đổi, cải tổ, sáng tạo theo hướng tích cực và tiến bộ, nhằm tạo ra những điều mới mẻ, khác biệt so với trước đây (Nguyễn Như Ý, Đại từ điển Tiếng Việt, Bộ GD&ĐT- Trung tâm ngôn ngữ văn hóa
Việt Nam, NXB Văn hóa-thông tin, 1998, tr.658) Đổi mới là một khái niệm ra đời trong thời kì hiện đại nhưng tư duy, ngôn ngữ nhân loại đã sử dụng để nhận thức cả lịch sử của xã hội loài người từ xa xưa Nội hàm của khái niệm “đổi mới” nhằm chỉ những hoạt động của con người làm thay đổi cái cũ, cái lạc hậu, lỗi thời bằng cái mới tiến bộ hơn [4, tr.12]
Quản lý gắn liền với quá trình kinh tế - xã hội, nên trên thực tế đã nảy sinh nhiều quan điểm khác nhau về quản lý Những quan niệm này có tính lịch sử ra đời khác nhau và gắn với mỗi tổ chức hoạt động trong một lĩnh vực, thậm chí với mỗi quá trình trong tổ chức
Theo F.W Taylor, quản lý “là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó biết được rằng họ đã hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất và rẻ nhất” PGS TS Võ Kim Sơn [2010], Giáo trình Quản lý học đại cương, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật [tr.13]
Theo Henry Fayol định nghĩa quản lý là một tiến trình bao gồm cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nỗ lực của mỗi thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đã định trước
Theo Mary Parker Folett, quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con người
Có tác giả cho rằng quản lý là hoạt động phối hợp các hoạt động chung của một đoàn thể hợp tác
Cũng có tác giả lại cho rằng, quản lý là điều khiển con người và sự vật nhằm đạt mục tiêu đã định trước
Từ những điểm chung của các định nghĩa trên ta có thể đi đến một khái niệm tổng hợp về quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên các khách thể nhằm đạt được mục tiêu định trước [4, 13]
1.1.1.3 Khái niệm công tác văn thư
“Công tác văn thư là toàn bộ công việc đảm bảo nhiệm vụ thông tin quản lý bằng văn bản, liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, xử lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo của cơ quan, tổ chức Công tác lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” Tạp chí khoa học số 29 (12-2017)
Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư: “công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”
Từ các cách giải thích trên, nhưng có thể hiểu công tác văn thư bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc như: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.1.1.4 Khái niệm công tác lưu trữ
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Hoạt động lưu trữ được coi là các hoạt động nghiệp vụ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Có thể hiểu công tác lưu trữ bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
1.1.1.5 Khái niệm đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Từ các khái niệm trên, đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ có thể được hiểu là việc thay đổi tư duy, phương pháp quản lý và áp dụng các biện pháp quản lý tổ chức triển khai các hoạt động nghiệp vụ đúng quy định và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp kịp thời và bảo quản an toàn thông tin phục vụ điều hành và xử lý công việc tại cơ quan, tổ chức Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Trong bối cảnh hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam đang đứng trước những thách thức lớn, đòi hỏi phải có sự đổi mới mạnh mẽ Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là nhu cầu cấp thiết mà còn là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong việc bảo quản và khai thác tài liệu Trước tiên, cần phải nhận thức rõ vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý nhà nước và hoạt động của các tổ chức Văn thư, lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin kịp thời cho các quyết định quản lý Do đó, việc cải tiến quy trình quản lý văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan công quyền và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn Bên cạnh đó, công tác đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng cần được chú trọng Những người làm công tác này không chỉ cần kiến thức chuyên môn vững vàng mà còn phải có khả năng sử dụng công nghệ thông tin thành thạo Các chương trình đào tạo cần được thiết kế phù hợp với thực tiễn và xu hướng phát triển của công nghệ, giúp cán bộ nắm bắt và làm chủ các kỹ năng cần thiết Ngoài ra, cần có những chính sách và quy định rõ ràng để hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Việc xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình và hướng dẫn cụ thể sẽ giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác này một cách đồng bộ và hiệu quả Các quy định về bảo mật thông tin, thời gian lưu trữ và tiêu hủy tài liệu cũng cần được cập nhật để phù hợp với thực tiễn Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số: Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số hóa trở thành một yêu cầu cấp thiết Số hóa tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn làm tăng hiệu quả truy xuất và chia sẻ thông tin Việc áp dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) cho phép các cơ quan, tổ chức dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và bảo mật thông tin hơn so với phương pháp truyền thống Đổi mới này cũng đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc, các quy trình tiếp nhận, xử lý và lưu trữ tài liệu cần được tự động hóa để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian Hệ thống có thể hỗ trợ quản lý vòng đời tài liệu, từ khi tạo ra, lưu trữ cho đến khi tiêu hủy, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật và thời gian lưu trữ Bên cạnh việc áp dụng công nghệ, nâng cao năng lực cán bộ là yếu tố quan trọng không kém Đội ngũ nhân viên cần được đào tạo để sử dụng thành thạo các công cụ số hóa, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu Các chương trình đào tạo cũng cần được cập nhật thường xuyên để theo kịp với sự phát triển của công nghệ
1.1.2 Ý nghĩa của đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ Đổi mới Quản lý công tác văn thư, lưu trữ có vai trò, ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Cụ thể như sau:
Thứ nhất, góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo, điều hành và thực hiện công việc của tổ chức
Thông tin được thể hiện dưới các hình thức khác nhau như: lời nói (âm thanh), chữ viết (văn bản), hình ảnh… Hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức đa phần các thông tin được thể hiện ở hình thức chủ yếu là văn bản Tất cả các hoạt động đều được triển khai, thông tin và trao đổi qua văn bản Vì thế, đổi mới để quản lý VTLT tốt sẽ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành, thực hiện công việc được thực hiện hiệu quả, đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời, nhanh chóng, chính xác và ngược lại quản lý không tốt sẽ dẫn đến thiếu thông tin, hoạt động kém hiệu quả
Thứ hai, giúp tổ chức thông tin một cách có hệ thống để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và sử dụng khi cần thiết
Hiện nay vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến quản lý công tác VTLT, chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, chưa thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định dẫn tới khi cần thông tin thì mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc tìm kiếm nhưng không có Do đó, khi tổ chức quản lý công tác VTLT tốt sẽ giúp việc tìm kiếm, truy xuất và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và đầy đủ
Thứ ba, giúp bảo quản an toàn thông tin
Cơ sở pháp lý về quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Cơ sở pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn thư, lưu trữ ở Việt Nam được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả và minh bạch Đầu tiên, Luật Lưu trữ năm 2011 là văn bản pháp lý chủ yếu quy định về nguyên tắc, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan, tổ chức trong công tác lưu trữ Luật này xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong việc bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời quy định quyền lợi của công dân trong việc tiếp cận thông tin Ngoài Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn và quy định cụ thể cũng đóng vai trò quan trọng Các nghị định, thông tư của Chính phủ và các bộ, ngành liên quan như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định về quản lý văn bản điện tử, tạo ra khung pháp lý chi tiết cho việc thực hiện các quy định trong Luật Lưu trữ Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn quốc gia về quản lý tài liệu và lưu trữ cũng được ban hành nhằm tạo ra các chuẩn mực thống nhất trong công tác lưu trữ Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng quản lý tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư, lưu trữ
1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật
- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật Nhà nước;
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
- Thông tư 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu
- Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/03/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật Nhà nước
1.2.2 Văn bản do Bệnh viện Quận 11 ban hành
- Quyết định 4367/QĐ-BV ngày 30/10/2020 của Giám đốc Bệnh viện Quận 11 về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
Quyết định 4367/QĐ-BV ngày 30/10/2020 của Giám đốc Bệnh viện Quận 11 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại bệnh viện Quy chế văn thư, lưu trữ được ban hành nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong việc quản lý thông tin, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và sử dụng tài liệu trong hoạt động của bệnh viện
Quy trình quản lý văn bản đến là một phần thiết yếu trong quy chế này Quy trình này quy định các bước tiếp nhận, phân loại và lưu trữ văn bản đến từ các cơ quan, tổ chức khác nhau Khi một văn bản được tiếp nhận, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ, phân loại theo chủ đề và mức độ quan trọng, sau đó chuyển đến các phòng ban liên quan để xử lý Việc này không chỉ giúp tổ chức thông tin một cách khoa học mà còn bảo đảm rằng mọi văn bản quan trọng đều được theo dõi và xử lý kịp thời
Tương tự, quy trình quản lý văn bản đi cũng được quy định rõ ràng Các văn bản đi được soạn thảo, kiểm tra và phê duyệt theo quy trình cụ thể trước khi phát hành Điều này bao gồm việc xác định đối tượng nhận, hình thức gửi (bằng văn bản giấy hoặc điện tử) và lưu trữ bản sao để phục vụ cho việc tra cứu sau này Việc sử dụng phần mềm Online Office trong quy trình xử lý công việc giúp tự động hóa nhiều bước, giảm thiểu thời gian và nguy cơ sai sót
Nội quy kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu được xây dựng nhằm bảo đảm an toàn và bảo mật cho tài liệu lưu trữ Các quy định trong nội quy này bao gồm việc tổ chức kho lưu trữ, quy trình tiếp nhận và bàn giao tài liệu, cũng như các biện pháp bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng, mất mát Điều này là rất quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực y tế, nơi mà thông tin bệnh nhân và hồ sơ y tế cần được bảo mật một cách nghiêm ngặt
Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ Kế hoạch này xác định các tài liệu cần được chỉnh lý, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng, và tổ chức lại các tài liệu còn lại theo một hệ thống khoa học hơn Việc này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả lưu trữ mà còn giảm bớt khối lượng công việc cho cán bộ văn thư
Kế hoạch hoạt động hàng năm của Bệnh viện Quận 11 gồm các mục tiêu cụ thể liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Kế hoạch này không chỉ đề ra các mục tiêu về cải tiến quy trình quản lý, mà còn xác định các hoạt động đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ làm công tác văn thư, nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong việc quản lý thông tin
1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến đổi mới công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
13.1 Các yếu tố bên trong: Công tác văn thư, lưu trữ, chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố bên trong quan trọng Đầu tiên, yếu tố con người là yếu tố quyết định hàng đầu Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cần có năng lực chuyên môn vững vàng, kỹ năng quản lý tài liệu và thái độ làm việc nghiêm túc Sự hiểu biết về quy trình, chính sách và quy định liên quan đến văn thư, lưu trữ sẽ giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả và chính xác, từ đó bảo đảm an toàn thông tin và quyền lợi của bệnh nhân
Thứ hai, cơ sở vật chất cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện công tác này Một không gian lưu trữ tài liệu được tổ chức khoa học, có đầy đủ trang thiết bị như tủ đựng tài liệu, máy quét và máy tính sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc bảo quản, truy xuất và quản lý thông tin Nếu cơ sở vật chất không đủ tiêu chuẩn, việc quản lý tài liệu sẽ gặp khó khăn, làm giảm hiệu quả công việc và gây ra tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu
Thứ ba, công nghệ thông tin là một yếu tố không thể thiếu trong việc cải cách công tác văn thư, lưu trữ Việc áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu điện tử hiện đại giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian Công nghệ cũng hỗ trợ trong việc bảo mật thông tin, cho phép lưu trữ tài liệu một cách an toàn và dễ dàng truy cập
Thư tư, tính đặc thù của ngành y tế cũng ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ Ngành y tế yêu cầu quản lý hồ sơ bệnh án, thông tin bệnh nhân một cách nghiêm ngặt và bảo mật cao Điều này đòi hỏi các quy trình lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý và đạo đức, đảm bảo quyền riêng tư của bệnh nhân
1.3.2 Các yếu tố bên ngoài: Công tác văn thư, lưu trữ không chỉ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên trong mà còn chịu sự tác động mạnh mẽ từ nhiều yếu tố bên ngoài
Thứ nhất, chính sách và quy định của nhà nước là một yếu tố quan trọng Các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, văn thư như Luật Lưu trữ, Nghị định và Thông tư hướng dẫn đóng vai trò định hướng trong việc tổ chức và quản lý tài liệu Việc tuân thủ các quy định này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn tạo ra khung pháp lý vững chắc cho công tác văn thư, lưu trữ
Thứ hai, sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông hiện đại cũng tác động lớn đến công tác này Sự ra đời của các phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống lưu trữ điện tử giúp cải thiện hiệu quả quản lý, tăng cường tính chính xác và an toàn cho thông tin Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo đang dần được áp dụng trong lĩnh vực lưu trữ, mở ra nhiều cơ hội và thách thức cho công tác văn thư
Thứ ba là nhận thức của cộng đồng và các tổ chức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ Sự chú trọng của lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc đầu tư vào công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao chất lượng và hiệu quả Nếu các cấp lãnh đạo không nhận thức rõ tầm quan trọng của văn thư, lưu trữ, dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng về quản lý thông tin
Thực trạng đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
Tổng quan về Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.1 Khái quát về quá trình phát triển của Bệnh viện Quận 11
Bệnh viện Quận 11 được thành lập theo Quyết định số 102/2007/QĐ-UBND ngày 26/7/2007 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về thành lập Bệnh viện Quận 11 trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận 11 (hạng III) Ngày 10/02/2020, Bệnh viện Quận 11 được chính thức nâng thành Bệnh viện đa khoa hạng II Đến năm 2020, Bệnh viện Quận 11 được tổ chức lại thành Bệnh viện Quận
11 trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh theo Quyết định số 712/QĐ-UBND ngày 03/3/2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Quận 11
- Bệnh viện Quận 11 là đơn vị sự nghiệp y tế công lập trực thuộc Sở Y tế, thực hiện cơ chế tài chính theo Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21 tháng 6 năm
2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập và các quy định hiện hành, có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu, tài khoản riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật
Bệnh viện Quận 11 có chức năng cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh đa khoa; tổ chức nghiên cứu khoa học; đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức liên tục cho viên chức, người lao động của Bệnh viện; chỉ đạo tuyến về lĩnh vực chuyên môn của Bệnh viện theo sự phân công của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật
- Xây dựng chiến lược, quy hoạch tổng thể phát triển của Bệnh viện qua từng giai đoạn và kế hoạch hoạt động hàng năm của Bệnh viện, trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt
- Tổ chức sơ cứu, cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh kịp thời cho người bệnh Thực hiện cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh theo đúng phạm vi chuyên môn trong giấy phép hoạt động của Bệnh viện và phân cấp về chuyên môn kỹ thuật; chịu trách nhiệm về kết quả khám bệnh, chữa bệnh của người hành nghề thuộc thẩm quyền quản lý; áp dụng kỹ thuật mới, phương pháp mới và thử nghiệm lâm sàng trong khám bệnh, chữa bệnh theo đúng quy định của pháp luật để phục vụ nhu cầu bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân
- Công khai thời gian làm việc và danh sách người hành nghề, thời gian làm việc của từng người hành nghề tại Bệnh viện; niêm yết giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, giá dịch, vụ chăm sóc, hỗ trợ theo yêu cầu tại cơ sở và trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh…
- Thực hiện các chế độ thống kê, báo cáo theo quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và theo sự phân công của Giám đốc Sở Y tế
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của Bệnh viện Quận 11
2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Quận 11
- Ban Giám đốc Bệnh viện Quận 11 gồm có 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc
- Bệnh viện Quận 11 gồm có 09 phòng chức năng, 20 khoa cận lâm sàng và
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Quận 11 được thể hiện rõ theo Sơ đồ 1.1 dưới đây:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bệnh viện Quận 11
2.1.3.2 Nhân sự của Bệnh viện Quận 11
Số lượng: Tính đến ngày 30/4/2024, số lượng nhân sự tại Bệnh viện Quận 11 là 623 người
Cơ cấu nhân sự: Cơ cấu nhân sự tại Bệnh viện Quận 11 được trình bày cụ thể tại Bảng 2.1 dưới đây:
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự Bệnh viện Quận 11
Cơ cấu nhân sự Số lượng Tỷ lệ (%)
Trình độ Tiến sĩ hoặc tương đương 07 1,1
Thạc sĩ hoặc tương đương 80 12,8 Đại học hoặc tương đương 321 51,6
Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Bệnh viện Quận 11, 2023.
Kết quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
11, Thành phố Hồ Chí Minh
2.2.1 Lịch sử hình thành công tác văn thư lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
Bệnh viện Quận 11 được thành lập theo Quyết định số 102/2007/QĐ-UBND ngày 26/7/2007 của Ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, với mục tiêu cung cấp dịch vụ y tế cho cư dân trong khu vực Trong thời gian này, công tác văn thư tại bệnh viện chủ yếu dựa vào ghi sổ thô sơ, quản lý tài liệu chưa chặt chẽ, dẫn đến việc lưu trữ thông tin không hiệu quả Trong giai đoạn đầu, bệnh viện chưa có các văn bản hướng dẫn cụ thể cho việc quản lý văn thư, lưu trữ, khiến quy trình này gặp nhiều khó khăn
Ngày 10/02/2020, Bệnh viện Quận 11 được nâng cấp thành Bệnh viện đa khoa hạng II, đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong hoạt động và quản lý Sự nâng cấp này không chỉ cải thiện chất lượng dịch vụ y tế mà còn thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ Từ đó, bệnh viện đã bắt đầu xây dựng các quy định và quy trình bài bản hơn, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm tính minh bạch và an toàn trong công tác lưu trữ thông tin y tế
2.2.2 Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện Quận 11 về công tác văn thư, lưu trữ
Bệnh viện Quận 11 đã phân công trách nhiệm cho Phòng Hành chính quản trị để quản lý và tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện về công tác văn thư, lưu trữ
Phòng Hành chính quản trị được thành lập theo Quyết định số 742/QĐ-BV ngày 25 tháng 11 năm 2016 của Giám đốc Bệnh viện Quận 11, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động hành chính, quản trị tại Bệnh viện
Chức năng của Phòng Hành chính quản trị
Phòng Hành chính quản trị là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Giám đốc Bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về toàn bộ công tác hành chính, quản trị trong Bệnh viện
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính quản trị
- Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện, lập kế hoạch công tác của phòng để trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện
- Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ đúng chủng loại, đúng kỹ thuật, đúng quy định về quản lý tài chính
- Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của Bệnh viện, hệ thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ theo quy định Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của Bệnh viện…
- Quản lý sử dụng con dấu Bệnh viện đúng quy định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc Bệnh viện
Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Phòng Hành chính quản trị 04 tổ: Tổ Văn phòng, Tổ Bảo trì, Tổ Công xa, Tổ Bảo vệ Với đội ngũ nhân viên gồm 21 người Trong đó có 01 Quyền Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và 19 nhân viên
Nhiệm vụ của Bộ phận văn thư, lưu trữ
* Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến (văn bản điện tử và văn bản giấy)
- Đóng dấu đến và trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phân công xử lý công việc
- Scan và chuyển giao văn bản đến đã được Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt đến các đơn vị, cá nhân có liên quan lên phần mềm văn phòng điện tử của Bệnh viện
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các khoa, phòng
- Lưu trữ văn bản đến đầy đủ, lưu theo thứ tự số đến
- Định kỳ hàng tháng, năm báo cáo việc xử lý công việc (giải quyết văn bản đến) của các khoa, phòng
Hình 2.1 Theo dõi giải quyết văn bản đến tại Bệnh viện Quận 11
Nguồn: Phòng Hành chính quản trị, Bệnh viện Quận 11
* Quản lý văn bản đi
- Theo dõi việc lấy số và in sổ văn bản đi
- Ký số văn bản điện tử
- Tiếp nhận văn bản gửi đi của các khoa, phòng và liên hệ chuyển phát văn bản đi
- Scan, lưu trữ văn bản gốc đã đóng dấu, lưu theo số thứ tự văn bản đi
- Chuyển văn bản đi đến các đối tượng có liên quan trên phần mềm văn phòng điện tử của Bệnh viện
- Tìm kiếm văn bản đi theo yêu cầu của các khoa, phòng
- Soạn thảo các kế hoạch, công văn, thông báo, báo cáo… liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện
* Đóng dấu tất cả các văn bản, hồ sơ, chứng từ, tài liệu do Bệnh viện phát hành
- Quản lý con dấu: Đóng dấu đúng quy định
* Lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện (lưu trữ cơ quan)
- Hàng năm lập danh mục hồ sơ hình thành trong Bệnh viện trình Giám đốc duyệt
- Hướng dẫn các khoa, phòng lập hồ sơ đúng quy định
- Tiếp nhận nộp lưu hồ sơ của các khoa, phòng
- Quản lý kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu: phân loại, sắp xếp hồ sơ tài liệu, vệ sinh kho…
- Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của các khoa, phòng
- Tham mưu thực hiện xác định giá trị tài liệu trong Bệnh viện
- Chỉnh lý hồ sơ tồn đọng
* Soạn thảo các kế hoạch, công văn, thông báo, báo cáo… liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện
* Quản lý văn bản mật theo đúng quy định của pháp luật
Nhìn chung, tại Bệnh viện Quận 11 đã thành lập và phân công bộ phận phụ trách công tác VTLT trong Bệnh viện Đây là cơ sở để đảm bảo công tác quản lý VTLT được triển khai thực hiện tốt
2.2.3 Tuyển chọn và bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
Việc tuyển chọn và bố trí nhân sự phụ trách công tác VTLT là một hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo công tác này diễn ra một cách hiệu quả và chuyên nghiệp
2.2.3.1 Về số lượng: Công tác VTLT trực thuộc Phòng Hành chính quản trị, Bệnh viện Quận 11 gồm có 03 nhân sự và đều là nữ giới Trong đó: 01 văn thư, 01 đóng dấu, 01 lưu trữ
2.2.3.2 Về trình độ chuyên môn
- Nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn là quản lý nhà nước (bằng cử nhân), đã được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vào năm 2023
- Nhân viên lưu trữ có trình độ chuyên môn là quản trị kinh doanh (bằng cao đẳng), đã được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vào năm 2023
- Nhân viên đóng dấu, có trình độ chuyên môn là quản trị văn phòng (bằng cao đẳng)
Như vậy, về bằng cấp, chứng chỉ, nhân sự phụ trách công tác VTLT trực thuộc Phòng Hành chính quản trị đã đáp ứng yêu cầu
2.2.3.3 Về năng lực công tác Để đánh giá năng lực công tác của nhân sự phụ trách công tác VTLT, tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua Google form với câu hỏi mở đối với nhân viên và lãnh đạo phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Phòng Hành chính quản trị
Kết quả khảo sát theo hình 2.2 dưới đây:
Hình 2.2 Kết quả khảo sát khả năng, năng lực của nhân sự phụ trách công tác văn thư lưu trữ
(Nguồn: khảo sát của tác giả)
Đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
Qua việc tìm hiểu thực trạng quản lý công tác VTLT tại Bệnh viện Quận 11, có thể kể đến một số kết quả đạt được như sau:
Thứ nhất, Lãnh đạo Bệnh viện đã có sự quan tâm, chỉ đạo trong việc bố trí nhân sự, cơ sở vật chất đảm bảo cho công tác VTLT được triển khai thực hiện Đây là nền tảng cơ bản, quan trọng giúp công tác VTLT được triển khai thực hiện
Thứ hai, Bệnh viện đã thực hiện tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về công tác VTLT và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đầy đủ nhằm đảm bảo công tác VTLT được triển khai thực hiện đúng quy định
Thứ ba, Bệnh viện đã ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc
Thứ tư, một số nghiệp vụ VTLT được Bệnh viện triển khai thực hiện tương đối tốt như:
- Công tác theo dõi, nhắc nhở việc giải quyết văn bản đến được nhân viên văn thư kiểm tra, rà soát hàng ngày, mọi kết quả giải quyết văn bản đến được phản hồi lên phần mềm quản lý văn bản;
- Quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo an toàn, chỉ người có trách nhiệm mới được sử dụng
- Công tác lập danh mục hồ sơ được Bệnh viện triển khai thực hiện hàng năm và đã thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của một số khoa, phòng trong Bệnh viện
- Công tác bảo mật nhà nước được thực hiện đúng quy định, chưa để xảy ra các trường hợp lộ, lọt bí mật nhà nước
- Công tác lưu trữ: đã thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của một số khoa, phòng trong Bệnh viện và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đã bố trí các kho lưu trữ để lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện; xây dựng nội quy kho lưu trữ; diệt chuột, mối định kỳ; trang bị những thiết bị cơ bản phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ như: kệ để hồ sơ, bình chữa cháy…
2.3.2 Những mặt hạn chế
Bên cạnh những mặt đạt được, quản lý công tác VTLT tại Bệnh viện Quận
11 còn tồn tại một số hạn chế sau đây:
Thứ nhất, năng lực của nhân sự phụ trách công tác VTLT còn hạn chế, chưa nắm rõ các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ dẫn đến công tác tham mưu, hướng dẫn, theo dõi việc triển khai thực hiện nhiệm vụ chưa tốt
Thứ hai, một số khoa, phòng soạn thảo và ban hành văn bản chưa đúng thể thức và kỹ thuật trình bày; chưa nắm rõ quy trình quản lý văn bản đi, quy trình quản lý văn bản đến; chưa thực hiện lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định
Thứ ba, một số khoa, phòng chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng tại khoa, phòng từ năm 2017 trở lại đây và Bệnh viện chưa thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng từ năm 2017 trở về trước dẫn đến kho hồ sơ luôn trong tình trạng quá tải, không đủ sức chứa; chưa thực hiện xác định giá trị tài liệu để tiến hành hủy các tài liệu hết giá trị, giải phóng kho lưu trữ; chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, cố định để lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Thứ tư, công trác kiểm tra, thi đua khen thưởng và xử lý kỷ luật chưa được triển khai thực hiện
Thứ năm, việc ứng dụng CNTT, áp dụng phần mềm quản lý văn bản chưa tiến tới văn phòng không giấy tờ, vẫn lệ thuộc vào quy trình văn bản giấy
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Những hạn chế, tồn tại nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân cơ bản sau đây:
Thứ nhất, lãnh đạo Phòng Hành chính quản trị chưa thực sự quan tâm chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra công tác VTLT dẫn đến công tác tham mưu cho lãnh đạo cấp trên không kịp thời lám phát sinh các tồn tại những hạn chế nhất định
Thứ hai, nhân sự phụ trách công tác VTLT chưa có kinh nghiệm, chưa được đào tạo bài bản, chủ yếu thực hiện công việc theo hướng dẫn của người đi trước để lại, chưa chủ động nghiên cứu, tìm hiểu và tham mưu liên quan đến lĩnh vực phân công phụ trách
Thứ ba, công tác phổ biến ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn còn một số hạn chế nhất định
Thứ tư, chưa thực hiện tốt công tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
Thứ năm, bố trí nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức dẫn đến khó khăn trong thực hiện nghiệp vụ
Thứ sáu, Số hóa trong công tác văn thư, lưu trữ còn rất nhiều hạn chế và chưa triển khai đối với công tác lưu trữ
Thứ bày, chưa thực hiện công tác kiểm tra, thi đua khen thưởng và kỷ luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Giải pháp và các nguồn lực tổ chức thực hiện đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
Một số giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
3.1.1 Nâng cao nhận thức về vai trò công tác văn thư, lưu trữ đối với lãnh đạo, nhân viên Bệnh viện Quận 11
Như đã phân tích tại phần cơ sở lý luận, công tác VTLT có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Khi lãnh đạo, nhân viên nhận thức được vai trò quan trọng của công tác này thì họ sẽ triển khai thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả hơn Từ nhận thức thay đổi, tư duy quản lý của lãnh đạo Bệnh viện và Phòng Hành chính quản trị cũng cần thay đổi theo hướng phân định rõ trách nhiệm của từ lãnh đạo đến nhân viên của các phòng, ban đối với công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo Phòng Hành chính quản trị cần phải có văn bản báo cáo chính xác, trung thực, khách quan về tình hình quản lý công tác VTLT tại Bệnh viện cho lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo khoa, phòng biết để Lãnh đạo Bệnh viện nắm và có hướng chỉ đạo kịp thời, sâu sát
Công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, tuy là hoạt động hậu cần nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành hiệu quả của Bệnh viện Để nâng cao nhận thức về vai trò này đối với lãnh đạo và nhân viên, chúng ta cần hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của nó
Thứ nhất, công tác văn thư, lưu trữ là nền tảng cho hoạt động quản lý tất cả các quyết định, chỉ đạo, báo cáo, hợp đồng đều được ghi nhận và lưu trữ trong hồ sơ Một hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ chặt chẽ giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin để đưa ra quyết định chính xác, kịp thời Đồng thời, nó cũng là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề phát sinh, bảo vệ quyền lợi của bệnh viện và người bệnh
Thứ hai, công tác văn thư, lưu trữ góp phần đảm bảo chất lượng dịch vụ một hồ sơ bệnh án đầy đủ, chính xác là cơ sở để các bác sĩ chẩn đoán và điều trị bệnh nhân Việc lưu trữ thông tin về thuốc, vật tư y tế giúp đảm bảo quá trình cung ứng thuốc, vật tư được diễn ra liên tục và an toàn
Thứ ba, công tác văn thư, lưu trữ hỗ trợ công tác kiểm tra, giám sát các hồ sơ, tài liệu lưu trữ là bằng chứng quan trọng để các cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động của bệnh viện Một hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ minh bạch, rõ ràng giúp bệnh viện dễ dàng đối chiếu, cung cấp thông tin khi cần thiết
Thứ tư, công tác văn thư, lưu trữ góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của bệnh viện: Một bệnh viện có hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ khoa học, hiện đại sẽ tạo được niềm tin cho người bệnh và đối tác
3.2.2 Nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11
Như đã phân tích tại phần thực trạng, năng lực của đội ngũ nhân viên phụ trách công tác VTLT tại Bệnh viện Quận 11 còn hạn chế, chưa nắm rõ các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ dẫn đến công tác tham mưu, hướng dẫn, theo dõi việc triển khai thực hiện nhiệm vụ chưa tốt Để nâng cao năng cao năng lực của đội ngũ này cần:
Thứ nhất, cần phải cho đội ngũ nhân viên phụ trách công tác VTLT thấy được những tồn tại, hạn chế về công tác VTLT tại Bệnh viện và hướng dẫn, chỉ đạo, quán triệt nhân viên chủ động nghiên cứu các quy định của pháp luật về công tác VTLT để chủ động tham mưu và theo dõi việc thực hiện các quy định
Thứ hai, lãnh đạo Phòng Hành chính quản trị cần thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, quan tâm và chỉ đạo đội ngũ nhân sự phụ trách công tác VTLT nhằm hình thành ý thức tự nghiên cứu, tự trau dồi góp phần tích lũy kinh nghiệm và năng lực thực hiện công việc
Thứ ba, cử tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng về nghiệp vụ VTLT nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và cập nhật những kiến thức mới nhất để người làm công tác VTLT nắm vững và nâng cao năng lực về tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, góp phần đưa công tác này tại đơn vị đi vào nề nếp, hiệu quả hơn
Thứ tư, số hóa công tác văn thư, lưu trữ không chỉ đơn thuần là việc thay thế các tài liệu giấy bằng file điện tử mà còn đòi hỏi sự thay đổi về tư duy và phương thức làm việc của viên chức, người lao động Đào tạo bồi dưỡng là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của quá trình này Việc trang bị kiến thức về công nghệ thông tin, các phần mềm quản lý hồ sơ điện tử, kỹ năng sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại là vô cùng cần thiết Bên cạnh đó, việc đào tạo về quy trình làm việc mới, quy định về bảo mật thông tin cũng rất quan trọng Qua đó, viên chức, người lao động không chỉ nắm vững kỹ năng làm việc mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc bảo vệ thông tin của cơ quan, đơn vị
3.2.3 Triển khai thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 theo đúng quy định
Thực trạng triển khai thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ còn những tồn tại, hạn chế nhất định, mặc dù đã có những giải pháp triển khai thực hiện Do đó cần phải thay đổi cách làm để nâng cao hiệu quả công tác này Cụ thể:
Thứ nhất, đối với soạn thảo và ban hành văn bản: theo quy chế VTLT của
Bệnh viện, giao Trưởng các khoa, phòng soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức kỹ thuật trình bày văn bản Tuy nhiên, lãnh đạo một số khoa, phòng chưa quan tâm, nắm rõ quy định Do đó, cần tổ chức tập huấn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho lãnh đạo khoa, phòng để kiểm soát việc tham mưu ban hành văn bản của nhân viên, khắc phục tình trạng nhân viên soạn thảo văn bản không đúng thể thức nhưng lãnh đạo khoa, phòng vẫn ký văn bản hoặc ký nháy tham mưu ban hành văn bản (thay vì cách làm như hiện tại là hướng dẫn cho nhân viên khoa, phòng)
Thứ hai, đối với quản lý văn bản đến: cần phổ biến lại quy trình quản lý văn bản đến cho tất cả viên chức, người lao động Bệnh viện được biết nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý văn bản tại Bệnh viện
Thứ ba, cải tiến phần mềm quản lý văn bản: trong quản lý văn bản đi, bỏ bớt thao tác chuyển file PDF trước khi trình ký văn bản bằng chữ ký số; trong quản lý vản bản đến, khắc phục tình trạng phải in ra bản giấy để trình lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt, thực hiện phê duyệt, phân công chỉ đạo trực tiếp trên văn bản đến bằng điện tử
Lộ trình thực hiện
Bước 4: Tổ chức thực hiện
Bước 5: Đánh giá lại quá trình triển khai thực hiện
Bước 6: Báo cáo tổng kết, đánh giá triển khai đề án
3.2.2 Lộ trình thực hiện sau khi đề án được thông qua
Năm thực hiện Nội dung Đơn vị thực hiện Chủ trì Phối hợp
2024 Trình hội đồng bảo vệ, thông qua đề án Hội đồng học viện Trình Ban giám đốc và triển khai đề án Ban giám đốc
Phòng Hành chính quản trị, phòng Tổ chức cán bộ, phòng Quản lý chất lượng
Báo cáo tình hình công tác văn thư, lưu trữ
- Xây dựng tài liệu quy trình hướng dẫn thực hiện
Phòng Hành chính quản trị, phòng Tổ chức cán bộ, phòng Quản lý chất lượng
Các khoa phòng trong Bệnh viện
Xây dựng kế hoạch triển khai đề án,
Tiến hành mua vật tư, thiết bị, đấu thầu thuê kho lưu trữ
Ban giám đốc Phòng Hành chính quản trị
Ban hành quy định về xử lý kỹ luật, khen thưởng
Ban giám đốc Phòng Tổ chức cán bộ
2025 đến hết quý III năm
Tổ chức thực hiện Phổ biến các văn bản quy định, tìm đơn vị đủ chức năng tập huấn về công tác văn thư lưu trữ, cử nhân viên phụ trách tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Ban hành thông báo về chỉnh lý và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan, xử lý các tài liệu hết hạn
Phòng Hành chính quản trị
Các khoa phòng trong Bệnh viện Đánh giá lại quá trình triển khai thực hiện
Phòng Hành chính quản trị
Báo cáo tổng kết, đánh giá triển khai đề án
Phòng Hành chính quản trị Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện khen thưởng kỹ luật
3.2.3 Kinh phí đầu tư ban đầu thực hiện đề án khi triển khai thực hiện 02 năm đầu
3.2.3.1 Tổng kinh phí thực hiện đề án: 2.021.000.000 đồng (Bằng chữ: Hai tỷ không trăm hai mươi mốt triệu đồng)
3.2.3.2 Nguồn kinh phí: Kinh phí thực hiện đề án được chi từ thu sự nghiêp của Bệnh viện và các nguồn kinh phí hợp pháp khác
- Chi phí tổ chức các hội nghị phổ biến, quán triệt, hội thảo: 5.000.000 đồng
- Chi phí tổng kết đề án: 5.000.000 đồng
- Chi phí thuê kho lưu trữ: 600.000.000 đồng
- Chi mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác VTLT: 70.000.000 đồng
- Chi phí làm kệ hồ sơ lưu trữ: 250.000.000 đồng
- Chi phí di dời hồ sơ: 50.000.000 đồng
- Chi phí đầu tư camera quan sát: 20.000.000 đồng
- Chi phí tập huấn cho viên chức, người lao động: 5.000.000 đồng
- Chi phí cử nhân viên tham gia bồi dưỡng các lớp chuyên môn: 6.000.000 đồng
- Chi phí tập cho công tác số hóa: 10.000.000 đồng
- Chi phí đầu tư hệ thống số hóa: 1.000.000.000 đồng