Tuy nhiên, qua quá trình công tác tại UBND huyện Đại Lộc, tác giả nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ của huyện vẫn còn nhiều tồn tại hạn chế, thiếu sót như: công tác soạn thảo, ban hành
L Ý DO XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, phục vụ kịp thời các yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành Hoạt động này có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất, chất lượng lao động của cán bộ, công chức, tác động đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức nói riêng, của bộ máy nhà nước nói chung
Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Quảng Nam nói chung và của huyện Đại Lộc nói riêng đã có nhiều kết quả tích cực Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, góp phần đưa công tác này đi vào nền nếp, ổn định, phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác thông tin phát triển kinh tế - xã hội, từng bước nâng cao uy tín và chất lượng hoạt động của ngành lưu trữ
Tuy nhiên, qua quá trình công tác tại UBND huyện Đại Lộc, tác giả nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ của huyện vẫn còn nhiều tồn tại hạn chế, thiếu sót như: công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản chưa đảm bảo quy trình, tình trạng thất lạc, mất mác, lộ lọt thông tin văn bản xảy ra ở nhiều cơ quan; công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đúng quy định; tài liệu lưu trữ còn phân tán, tồn đọng ở dạng rời lẻ, tích đống, chưa được sắp xếp, phân loại, xác định thời hạn bảo quản và xây dựng công cụ tra tìm; chế độ thông tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ chưa nghiêm túc, kịp thời… Điều đó đã gây ra rất nhiều khó khăn trong việc cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế xã hội tại địa phương Những hạn chế, thiếu sót nêu trên xuất phát từ một số nguyên nhân chủ yếu như: nhận thức về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ của đa số lãnh đạo, công chức viên chức còn chưa đầy đủ; công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về Văn thư, lưu trữ chưa được triển khai sâu rộng; hệ thống văn bản quản lý của địa phương chưa đáp ứng được yêu cầu về thể loại lẫn chất lượng; nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ của địa phương còn thiếu về số lượng cũng như năng lực chuyên môn; vấn đề quản lý các hoạt động nghiệp vụ chưa được triển khai thống nhất, đồng bộ; công tác thanh tra, kiểm tra chưa được tiến hành thường xuyên; cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế Để góp phần làm rõ một số vấn đề về cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác này tại UBND huyện Đại Lộc, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại
Lộc” làm Đề án Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công.
T ỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Nâng cao chất lượng hoạt động văn thư, lưu trữ là vấn đề đã được nhiều đơn vị, cá nhân quan tâm nghiên cứu và đề cập đến trong các giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, đề án, bài viết, báo cáo khoa học Các nghiên cứu này đều chỉ ra rằng việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời đảm bảo tính chính xác, bảo mật của thông tin được lưu trữ.
Có thể kể đến một số đề tài như:
- Các giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm;
“Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền;
“Nghiệp vụ Văn thư” do tác giả Triệu Văn Cường chủ biên; “Lý luận và phương pháp công tác Lưu trữ” do tác giả Chu Thị Hậu chủ biên
- Các đề tài nghiên cứu khác như: “Lý luận và thực tiễn về công tác tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền;
“Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” của học viên Trần Thanh Tùng năm 2003;“Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ” của học viên Triệu Văn Cường năm 2004;“Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” của Phạm
Thị Diệu Linh năm 2009; “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” của Trần Văn Quang năm 2014
- Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành như bài viết “Lại bàn về
Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương” của tác giả Trần
Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006), “Một số ý kiến về
Quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương” của tác giả
Ngân Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2007) và bài viết “Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam, số 9/2007), Các bài viết trên chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện cơ quan quản lý nhà nước về Văn thư lưu trữ ở địa phương chứ chưa đi sâu đề cập đến thực trạng công tác quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương Bên cạnh đó còn có bài viết “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hiện nay” của tác giả Nguyễn Mạnh Cường đăng trên tạp chí tổ chức nhà nước số 8/2010
Các đề tài nói trên đã phần nào làm rõ được những vấn đề về lý luận công tác văn thư, lưu trữ; phân tích, đánh giá được thực trạng và đề xuất giải pháp Tuy nhiên, hầu hết chỉ tập trung vào một hoặc một số hoạt động Văn thư, lưu trữ Tại UBND huyện Đại Lộc, đến nay chưa có một công trình nào đi sâu nghiên cứu về vấn đề này Vì vậy, có thể nói đề án này là một công trình nghiên cứu có mục tiêu cụ thể, được hoàn thiện dưới hình thức của một đề án, có thể đóng góp cho sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ của huyện Đại Lộc trong giai đoạn hiện nay và sau này.
M ỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
- Làm rõ một số vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
Trên thực tế, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc hiện nay đang còn nhiều hạn chế Một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng này bao gồm: năng lực nghiệp vụ cán bộ văn thư, lưu trữ còn hạn chế; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; chế độ chính sách đối với cán bộ văn thư, lưu trữ chưa phù hợp Để khắc phục tình trạng này, cần có các giải pháp như: tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ; đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại; xây dựng và thực hiện chế độ chính sách đãi ngộ phù hợp để thu hút và giữ chân cán bộ văn thư, lưu trữ có năng lực.
- Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc
- Phân tích các yếu tố có ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc
- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc.
Đ ỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
4.1 Đối tượng nghiên cứu Đề án hướng đến đối tượng nghiên cứu là chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc
- Về nội dung: Với khuôn khổ của một đề án cao học, do điều kiện thời gian và khả năng nghiên cứu có giới hạn, nên tác giả chủ yếu đề cập đến chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
- Về thời gian: Giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2023
- Về không gian: Tại UBND huyện Đại Lộc - tỉnh Quảng Nam
P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Phương pháp luận: Được sử dụng nhằm hệ thống các nguyên lý, quan điểm (trước hết là những nguyên lý, quan điểm liên quan đến thế giới quan) làm cơ sở, có tác dụng chỉ đạo, xây dựng các phương pháp, xác định phạm vi, khả năng áp dụng các phương pháp và định hướng cho việc nghiên cứu tìm tòi cũng như việc lựa chọn, vận dụng phương pháp Nói cách khác thì phương pháp luận chính là lý luận về phương pháp bao hàm hệ thống các phương pháp, thế giới quan và nhân sinh quan của người sử dụng phương pháp và các nguyên tắc để giải quyết các vấn đề đã đặt ra
- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này được vận dụng để hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý; xây dựng cấu trúc của đề tài
- Phương pháp phân tích: Phương pháp này được vận dụng để phân tích vai trò, ý nghĩa của các hoạt động liên quan đến cô ng tác văn thư, lưu trữ; phân tích kết quả đạt được, tồn tại hạn chế và làm rõ các nguyên nhân gây ra tồn tại, hạn chế đó
- Phương pháp quan sát: Quan sát về đối tượng nghiên cứu, sự thay đổi và phát triển của đối tượng nghiên cứu
- Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp điều tra xã hội học tại tổ chức thông qua phiếu khảo sát thăm dò ý kiến các đối tượng có liên quan (mẫu phiếu tại Phụ lục I đính kèm) nhằm có những đánh giá khách quan về thực trạng của vấn đề cần làm rõ trong đề án.
H IỆU QUẢ / LỢI ÍCH CỦA Đ Ề ÁN ỨNG DỤNG TRONG THỰC TIỄN
Đề án kế thừa các thành tựu nghiên cứu, văn bản, quyết định đã ban hành, gắn trực tiếp vào công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc nhằm nghiên cứu thực trạng và đề xuất phương án, giải pháp nâng cao chất lượng quản lý Khi triển khai, Đề án góp phần cải thiện chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Sau hoàn thiện, Đề án còn là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên, học viên Phân viện Học viện Hành chính quốc gia.
B Ố CỤC CỦA ĐỀ ÁN
Bố cục của Đề án gồm có phần mở đầu, phần nội dung và phẩn kết luận Phần mở đầu, tác giả trình bày lý do chọn đề tài; tổng quan tình hình nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu; đối tượng và phạm vi nghiên cứu; phương pháp nghiên cứu; hiệu quả/ lợi ích của Đề án ứng dụng trong thực tiễn
Phần nội dung chính gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc
Chương 3: Giải pháp, lộ trình và các nguồn lực để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc
Phần kết luận, tác giả khái quát kết quả nghiên cứu đề tài, đồng thời khẳng định lại vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác này.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
M ỘT SỐ KHÁI NIỆM
1.1.1 Khái niệm về chất lượng
Chất lượng là mức độ đáp ứng được của sản phẩm hoặc dịch vụ đối với mong đợi và yêu cầu của khách hàng Nó không chỉ liên quan đến việc sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà còn bao gồm cả các yếu tố như độ tin cậy, hiệu suất, sự thích hợp và sự đáng tin cậy trong quá trình sử dụng Chất lượng không chỉ là tiêu chuẩn mà còn là một tiến trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết của tất cả các bộ phận trong tổ chức để cải thiện và duy trì nó theo thời gian
Theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, chất lượng được định nghĩa là mức độ mà một tập hợp các tính chất liên quan của sản phẩm (hoặc dịch vụ) đáp ứng được các yêu cầu và mong đợi của khách hàng ISO 9001:2015 tập trung vào việc cải thiện liên tục và đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được các tiêu chí chất lượng cần thiết để làm hài lòng khách hàng
1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư [14]
1.1.3 Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
1.1.4 Khái niệm về nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
Từ những khái niệm nêu trên, tác giả bước đầu đưa ra khái niệm về
Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ nhằm tăng khả năng đáp ứng yêu cầu thực tế Các biện pháp thực hiện bao gồm tối ưu hóa quá trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý chặt chẽ văn bản; lập hồ sơ khoa học; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra tìm hiệu quả để phục vụ tốt hơn nhu cầu sử dụng của các cơ quan.
Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của cơ quan, tổ chức cá nhân trong việc khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý và yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân Ngoài ra, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ còn đề cập đến việc cải thiện và tối ưu hóa quá trình quản lý và bảo quản tài liệu trong tổ chức Điều này bao gồm việc áp dụng các phương pháp hiệu quả để thu thập, tổ chức, lưu trữ và truy xuất thông tin một cách dễ dàng.
C Ơ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2019;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp
- Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”
- Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương viên chức chuyên ngành Văn thư
- Thông tư số 05/2021/TT-BNV ngày 12 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
Thông tư số 07/2022/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2022 của Bộ Nội vụ đã ban hành, trong đó quy định rõ ràng về chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, điều kiện để thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương cho viên chức chuyên ngành lưu trữ.
- Thông tư số 02/2023/TT-BNV ngày 23 tháng 3 năm 2023 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ;
- Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy;
- Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 18 tháng 8 năm 2009 của UBND tỉnh Quảng Nam Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhà nước tỉnh Quảng Nam
- Quyết định số 1809/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2020 của UBND tỉnh Quảng Nam Ban hành Quy chế công tác văn thư điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Nam
- Quyết định số 223/QĐ-UBND, ngày 21 tháng 01 năm 2021 của UBND tỉnh Quảng Nam Phê duyệt Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2021 – 2026;
- Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 08 tháng 5 năm 2023 của UBND tỉnh Quảng Nam Về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Nam
N ỘI DUNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ
1.3.1 Nội dung nâng cao chất lượng công tác văn thư
1.3.1.1 Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý
Nâng cao chất lượng quản lý Văn thư gồm các nội dung sau:
- Nâng cao chất lượng công tác xây dựng, ban hành, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các văn bản quản lý Văn thư Hiện nay, nhà nước đã ban hành một số văn bản làm có sở pháp lý cho hoạt động văn thư, trong đó văn bản có hiệu lực cao nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Đây được xem là văn bản làm cơ sở để các cơ quan Trung ương và địa phương ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn như Thông tư, Quyết định, Quy định, Quy chế, Đề án, Kế hoạch, Hướng dẫn … về công tác văn thư
- Nâng cao chất lượng quản lý thống nhất về nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Nâng cao chất lượng các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư Đây là hoạt động rất cần thiết đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân Nghiên cứu khoa học về văn thư gồm các các đề tài nghiên cứu, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các khó luận, bài viết đăng trên các kỷ yếu, tạp chí, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật
- Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thư Đây là yếu tố thenn chốt trong việc nâng cao chất lượng công tác văn thư Nguồn nhân lực làm công tác này phải đáp ứng được các yêu cầu về năng lực chuyên môn, phải nắm vững kiến thức lý luận, cơ sở pháp lý; phải có kỹ năng thực hành thành thạo các hoạt động nghiệp vụ; phải là người tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị các biện pháp quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư ở cơ quan một cách hiệu quả nhất
- Nâng cao chất lượng quản lý công tác thi đua, khen thưởng Mục tiêu của thi đua là nhằm động viên, thu hút, khuyến khích mọi cá nhân, tập thể phát huy truyền thống yêu nước, đoàn kết, đổi mới, năng động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ, đạt được thành tích tốt nhất trong xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh Mục tiêu của khen thưởng là nhằm khuyến khích, động viên, ghi nhận công lao, thành tích của cá nhân, tập thể, cá nhân Từ đó góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức
- Nâng cao chất lượng công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật Hoạt động thanh tra nhằm phát hiện hạn chế, bất cập trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền có giải pháp, biện pháp khắc phục; phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi vi phạm pháp luật; giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân
(Trích Điều 34, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phú về công tác văn thư)
1.3.1.2 Nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ
Thứ nhất, nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là công cụ giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các hoạt động quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra mọi mặt hoạt động của nhà nước, là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan Để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản, các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần nắm vững các nguyên tắc và quy định sau:
- Việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc phù hợp với quy định của pháp luật, của cơ quan cấp trên và của cơ quan đã ban hành Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản cơ quan cấp trên
- Văn bản ban hành phải đáp ứng các yêu cầu về thẩm quyền, thủ tục, trình tự, thể thức và kỹ thuật trình bày
Thứ hai, nâng cao chất lượng hoạt động quản lý văn bản
Quản lý văn bản bao gồm 02 nội dung, đó là quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến Hoạt động nghiệp vụ này có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng lao động cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức Quản lý văn bản phải đảm bảo các yêu cầu tập trung thống nhất; nhanh chóng, chính xác; chặt chẽ, tiết kiệm và đúng quy trình
Văn bản đi, đến của cơ quan là sản phẩm phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan, nó chứa đựng nhiều thông tin, trong đó có các thông tin liên quan đến bí mật của cơ quan, bí mật của nhà nước Việc quản lý văn bản nói chung không được để thất lạc, mất mác, phải đảm bảo được an toàn thông tin, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý
Trình tự quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện như sau: (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư)
- Quản lý văn bản đi:
+ Cấp số, thời gian ban hành văn bản
+ Đăng ký văn bản đi
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)
+ Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến
+ Đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến
Thứ ba, nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân [14]
- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định [14]
Lập hồ sơ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên; giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
Hồ sơ được lập phải đáp ứng các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc
Nội dung lập hồ sơ gồm
- Lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức [14]
Mẫu Danh mục hồ sơ như sau:
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm của….)
Số và ký hiệu hồ sơ
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Người lập hồ sơ Ghi chú
01.TCCB Tiêu đề hồ sơ 20 năm Họ và tên
Danh mục hồ sơ này có hồ sơ, bao gồm:
hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……… hồ sơ bảo quản có thời hạn
- Trình tự lập hồ sơ:
+ Bước 2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
+ Bước 3 Kết thúc hồ sơ
- Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
+ Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định
C ÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ
Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở mỗi cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tổ chức, đội ngũ nhân sự, hệ thống văn bản, khoa học công nghệ, cơ sở vật chất đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ Đây là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác văn thư lưu trữ Tại UBND huyện hiện nay, chỉ mới bố trí 01 nhân sự làm công tác văn thư, chưa có nhân sự phụ trách công tác lưu trữ Tùy theo vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ quan cần tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ phù hợp, có thể thành lập phòng, Tổ, Bộ phận hoặc bố trí nhân sự chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ Bên cạnh đó, cần quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận này để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ Việc không tổ chức bộ phận làm Văn thư lưu trữ tại các cơ quan ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao chất lượng công tác này
- Nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu về năng lực, vừa tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan quản lý công tác văn thư lưu trữ, vừa trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Nếu nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn, có năng lực thực tiễn sẽ tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc nâng cao chất lượng công tác này
Hệ thống văn bản pháp lý, chỉ đạo và hướng dẫn như Quy chế, Quy định, Quy trình, Hướng dẫn còn thiếu sót về số lượng và chất lượng, gây cản trở đáng kể đến quá trình triển khai.
- Hoạt động ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện chỉ dừng lại ở việc soạn thảo và ban hành văn bản, tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến, chưa chú trọng việc lập hồ sơ điện tử, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu
Cơ sở vật chất của tổ chức cần được trang bị thích hợp để đáp ứng nhu cầu hoạt động Những thiết bị được sử dụng phải tương xứng với quy mô và mục tiêu cụ thể Bên cạnh đó, tổ chức cũng phải có kho lưu trữ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định Việc đảm bảo các yếu tố này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu, đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin.
Bên cạnh đó, tổ chức cần chú trọng học từ trải nghiệm, thu thập phản hồi từ người sử dụng để cải tiến hệ thống và quy trình
Bằng cách tập trung vào những yếu tố này, tổ chức có thể đảm bảo chất lượng công tác văn thư và lưu trữ, từ đó tối ưu hóa sự hiệu quả và an toàn của quản lý thông tin
Như vậy, trong chương 01 của đề án, thông qua việc phân tích các khái niệm công cụ của đề án đó là công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ; cơ sở pháp lý để xây dựng đề án; nội dung của nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Đây chính là cơ sở khoa học để triển khai thực trạng của đề án ở chương 02.
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN ĐẠI LỘC
K HÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN Đ ẠI L ỘC
Đại Lộc có vị trí địa lý khá thuận lợi cho việc giao lưu, phát triển, cách Trung tâm thành phố Đà Nẵng 25 km về phía Tây Nam, cách tỉnh lỵ Tam Kỳ
70 km; nằm trên trục hành lang kinh tế Đông - Tây, nối các tỉnh Tây Nguyên,
Hệ tọa độ địa lý đặt huyện Đại Lộc nằm gọn trong vòng nội chí tuyến, tại múi giờ thứ bảy Với: Điểm cực Bắc tại: 15 0 53 vĩ độ Bắc trên xã Đại Hiệp Điểm cực Nam: 15 0 43 vĩ độ Bắc trên xã Đại Thạnh Điểm cực Đông: 108 0 47 kinh độ Đông trên xã Đại Hòa Điểm cực Tây: 107 0 58 kinh độ Đông trên xã Đại Lãnh Đại Lộc là vùng đất trung du vừa có đồng bằng vừa có rừng núi với diện tích tự nhiên: 587,041 km 2 Trải qua hai cuộc kháng chiến đầy vinh quang nhưng cũng nhiều hy sinh, mất mát, huyện Đại Lộc vinh dự được Chủ tịch nước CHXHCNVN phong tặng danh hiệu Anh hùng LLVTND vì đã có những thành tích đặc biệt xuất sắc trong chiến đấu và phục vụ chiến đấu
Bước sang thập niên thứ hai của thế kỷ XXI, Đại Lộc cùng với cả nước bước vào thời kỳ xây dựng mới, phấn đấu xây dựng quê hương giàu mạnh về kinh tế, công bằng văn minh Trên cơ sở truyền thống văn hóa lịch sử, cách mạng tốt đẹp và lâu đời của quê hương, Đại Lộc tiếp tục phát huy thế mạnh nội lực, mở rộng thu hút ngoại lực, tự tin vững bước đi lên trên đường hội nhập.
K HÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN Đ ẠI L ỘC
Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền
- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện
Tổ chức bộ máy của UBND huyện
- Tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên
Sơ đồ Tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nước của huyện Đại Lộc
UBND xã Đại Sơn Đài Truyền thanh – Truyền hình Phòng Nội vụ
Trung tâm Văn hóa – Thể thao
Trạm Khuyến nông - KL BQL các Dự án Đầu tư XD TTPT cụm CN-TM&DV
TT Giáo dục thường xuyên –
HN & DN Phòng LĐ-TB&XH
Phòng Tài chính – Kế hoạch
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Kinh tế - Hạ tầng
Phòng Văn hóa – Thông tin Đội Quản lý trật tự xây dựng
Cơ quan chuyên môn Đơn vị sự nghiệp UBND các xã, thị trấn
UBND xã Đại Hưng UBND xã Đại Lãnh
UBND xã Đại Phong UBND xã Đại Tân UBND xã Đại Thắng UBND xã Đại Hồng UBND xã Đại Đồng UBND xã Đại Quang
UBND thị trấn Ái Nghĩa UBND xã Đại Hiệp UBND xã Đại An UBND xã Đại Hòa UBND xã Đại Cường UBND xã Đại Minh UBND xã Đại Nghĩa
UBND xã Đại Chánh UBND xã Đại Thạnh Phòng Nông nghiệp và
Trung tâm Bảo trợ xã hội
T HỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN Đ ẠI
Phòng Nội vụ huyện Đại Lộc thực hiện các nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã; báo cáo, thống kê về Văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ; thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
Về biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật và do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao
Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện, bố trí 02 nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ đại học và chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ, thực hiện nhiệm vụ tam mưu giúp Chánh Văn phòng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
Tại các cơ quan thuộc UBND huyện và UBND cấp xã có công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ với chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu các biện pháp quản lý và trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ tại cơ quan
2.3.2 Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc
2.3.2.1 Chất lượng quản lý công tác văn thư
Một là, công tác chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện văn bản quản lý Văn thư
Qua khảo sát thực tế, hiện nay chỉ có một số cơ quan ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư như UBND huyện, Phòng Nội vụ, phòng Giáo dục và Đào tạo Các văn bản này bao gồm quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của cơ quan, Hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, số lượng và chất lượng các văn bản này chưa đáp ứng được yêu cầu Một số văn bản đã lạc hậu, chưa cập nhật đầy đủ các quy định mới, đặc biệt là văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về văn thư điện tử như hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử
Hai là, chất lượng thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Văn thư
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản cơ bản đáp ứng được yêu cầu Tuy nhiên vẫn còn không ít cơ quan ban hành văn bản còn sai thẩm quyền, thủ tục, đặc biệt là thể thức và kỹ thuật trình bày Một số văn bản có nội dung chưa phù hợp hợp với quy định của nhà nước
Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa thực hiện đúng quy trình, dẫn đến thất lạc, mất mác, lộ lọt thông tin Các hoạt động nghiệp vụ quản lý văn bản như cấp số, ngày tháng còn tùy tiện; nhân bản văn bản không đúng số lượng phát hành; bản gốc lưu Văn thư không đóng dấu, sắp xếp lẫn lộn, bản chính không được lưu vào hồ sơ công việc, gây khó khăn khi tra tìm… Tình trạng lưu văn bản đến tại Văn thư cơ quan vẫn còn tồn tại ở một số cơ quan, gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ chưa được quan tâm chú trọng, các đơn vị cá nhân chưa hiểu rõ được trách nhiệm lập hồ sơ, dẫn đến việc lập hồ sơ không thực hiện được hoặc có nhưng sơ sài, không đáp ứng được yêu cầu Công tác giao nộp hồ sơ chưa được quan tâm thực hiện, tài liệu được quản lý tại các cơ quan, đơn vị cá nhân, làm tăng khả năng thất lạc, mất mác, gây khó khăn cho công tác quản lý
Ba là, chất lượng các hoạt động thanh tra, kiểm tra
Công tác thanh tra, kiểm tra các hoạt động Văn thư còn nhiều bất cập, hạn chế, chế tài xử lý các hành vi vi phạm quy định của pháp luật về công tác văn thư chưa nghiêm, dẫn đến sự chủ quan, ỷ lại, xem nhẹ công tác này của đa số cán bộ công chức
Bốn là, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Hiện nay, UBND và các cơ quan thuộc huyện đã và đang áp dụng hệ thống quản lý và bản và điều hành để phục vụ việc tiếp nhận, phát hành, chuyển giao văn bản Tuy nhiện việc áp dụng hệ thống này chưa được đồng bộ, dẫn đến việc liên kết và trích xuất dữ liệu gặp nhiều khó khăn; việc lập hồ sơ điện tử chưa được thực hiện rộng rãi trên hệ thống Để thấy rõ hơn mức độ thực hiện chất lượng công tác văn thư tại UBND huyện Đại Lộc, tác giả tiến hành khảo sát 30 cán bộ, công chức tại UBND huyện Đại Lộc, kết quả khảo sát được thể hiện dưới bảng 2.1 dưới đây:
Bảng 2.1: Bảng đánh giá mức độ thực hiện chất lượng công tác văn thư tại
Mức độ thực hiện (%) Yếu TB Khá Tốt Rất ĐTB tốt
1 Công tác xây dựng, ban hành, chỉ đạo thực hiện văn bản quản lý Văn thư
2 Chất lượng các hoạt động nghiệp vụ Văn thư 0 28,3 67,4 4,3 0 2,76
Như vậy, qua kết quả đánh giá ở trên cùng với kết quả khảo sát ở bảng 2.1 cho thấy, thực trạng chất lượng các hoạt động nghiệp vụ Văn thư tại UBND huyện Đại Lộc còn có mức độ thực hiện chưa cao chỉ với mức ĐTB đạt 2,76 điểm Như vậy, để nâng cao chất lượng công tác văn thư, thời gian tới UBND huyện Đại Lộc cần chú trọng đẩy mạnh chất lượng các hoạt động nghiệp vụ Văn thư hơn nữa
2.3.2.2 Chất lượng quản lý công tác lưu trữ
Một là, công tác xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý lưu trữ
Công tác lưu trữ chưa được các cấp, các ngành quan tâm, chỉ đạo Cơ quan quản lý lưu trữ chưa phát huy hết vai trò trong hệ thống chính trị của địa phương
Hệ thống văn bản quản lý lưu trữ của huyện rất hạn chế Hầu hết các cơ quan chưa ban hành Quy chế công tác lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghệp vụ như Danh mục nguồn nộp lưu, Hướng dẫn xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đặc biệt là các văn bản hướng dẫn số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ…
Hai là, chất lượng các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được chú trọng, tài liệu hiện đang bảo quản tại các bộ phận chuyên môn ở nhiều vị trí khác nhau tại trụ sở các cơ quan Tình trạng này dễ dẫn đến nguy cơ thất lạc, hư hỏng tài liệu, gây khó khăn cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch, quy hoạch công tác lưu trữ của địa phương Đồng thời gây rất nhiều khó khăn cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác
Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng bước đầu đã được quan tâm nhưng chưa đầy đủ, sản phẩm chỉnh lý chưa đáp ứng được yêu cầu Tính đến thời điểm năm 2023, chỉ có 2 cơ quan tổ chức chỉnh lý tài liệu là phòng Tài nguyên Môi trường và phòng Lao động Thương binh Xã hội Tổng khối lượng tài liệu đã được chỉnh lý của 2 đơn vị nêu trên chỉ được gần 200 mét giá, chiếm gần 1/10 tổng số tài liệu của các cơ quan cấp huyện
N HẬN XÉT , ĐÁNH GIÁ
- Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về Văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn được triển khai dưới nhiều hình thức, góp phần từng bước nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức ở huyện về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ
- Hệ thống văn bản quản lý Văn thư, lưu trữ của huyện bước đầu đã được xây dựng, ban hành, góp phần từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của huyện đi vào nền nếp
- Nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ của huyện nói chung đã và đang được các cấp lãnh đạo quan tâm tăng cường biên chế Công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ được chú trọng hơn thông qua các lớp tập huấn cho cán bộ phụ trách, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
- Kinh phí đầu tư cho các hoạt động Văn thư, lưu trữ trong những năm gần đây đã được tăng cường so với trước
Bên cạnh các ưu điểm, công tác văn thư, lưu trữ của huyện Đại Lộc còn nhiều hạn chế Điều đó được thể hiện qua một số nội dung sau:
Công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn lưu trữ huyện còn nhiều hạn chế như chưa ban hành quy hoạch ngành và kế hoạch công tác dài hạn Hệ thống văn bản hướng dẫn chưa đầy đủ, chất lượng chưa cao, chế tài chưa mạnh Các văn bản như hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu, quản lý lưu trữ điện tử chưa được rà soát, bổ sung phù hợp với Luật Lưu trữ.
- Đội ngũ cán bộ còn hạn chế về năng lực chuyên môn và chưa đảm bảo số lượng cần thiết nên khả năng tham mưu, ban hành văn bản quản lý còn hạn chế; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức phần lớn không được đào tạo đúng chuyên ngành lại phải kiêm nhiệm nên không thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
- Việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn có một số vấn đề chưa thống nhất, đầy đủ và chính xác, như công tác soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc; chưa lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đầy đủ, đúng hạn; phân loại, xác định giá trị tài liệu thiếu chính xác; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn nhiều hạn chế, phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác còn thô sơ, hình thức tổ chức khai thác nghèo nàn và không tuân theo những quy định của nhà nước để bảo vệ tài liệu
- Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, còn mang nặng tính hình thức, chưa thật sự chú trọng nội dung, (các lớp tập huấn chủ yếu phổ biến văn bản mà ít hướng dẫn nghiệp vụ; đội ngũ giảng viên thiếu kinh nghiệm, phương pháp truyền đạt không phù hợp ) do đó kết quả còn hạn chế
- Các cơ quan, tổ chức chưa thực hiện đúng chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ quy định Số liệu thống kê không đầy đủ, chính xác nên không phản ánh đúng tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương
- Các hoạt động sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện thường xuyên, không có đầy đủ cơ sở để tổng kết, rút kinh nghiệm Từ đó gây khó khăn cho việc triển khai phương hướng nhiệm vụ trong công tác văn thư, lưu trữ hàng năm
- Chưa có các chế tài xử lý triệt để đối với các cơ quan không thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ , dẫn đến tính hiệu quả của các đợt kiểm tra chưa cao, những tồn tại, hạn chế trong công tác này vẫn tiếp tục lặp lại Trong khi đó, việc khen thưởng cho những cá nhân, tập thể có thành tích trong công tác lưu trữ không được quan tâm nên không tạo được động lực phấn đấu cho tập thể và cá nhân
- Kinh phí và cơ sở vật chất đầu tư, phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc đầu tư cho chỉnh lý tài liệu tồn đọng của một số cơ quan, chưa đầu tư kinh phí cho công tác thu thập, sưu tầm tài liệu quý hiếm; hệ thống kho, trang thiết bị bảo quản Đặc biệt chưa chú trọng phân bổ kinh phí số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác chuyển đổi số của địa phương
Nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với cán bộ lãnh đạo, công chức viên chức
Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức cấp huyện cho rằng nôi dung công tác văn thư, lưu trữ mang tính chuyên môn thuần túy, dễ hiểu, dễ làm nên không cần phải bố trí cán bộ chuyên trách đủ năng lực để thực hiện, không cần phải đầu tư nhiều ngân sách cho hoạt động này
Công chức, viên chức sau khi kết thúc công việc được giao cho rằng đã hết trách nhiệm nên không lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, phần lớn trong số họ chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu có giá trị đó
Chính những nhận thức chưa đầy đủ về công tác lưu trữ ở UBND huyện Đại Lộc đã dẫn đến tình trạng các chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ không được triển khai kịp thời hoặc triển khai chưa hiệu quả
Tổ chức bộ máy của cơ quan quản lý công tác lưu trữ của huyện chưa phát huy vai trò, hiệu quả
GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN, CÁC NGUỒN LỰC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
C ÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ
3.1.1 Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý
Một là, kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của huyện Đây được xem như giải pháp cơ bản, có tác động sâu rộng tới việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao, Phòng Nội vụ huyện cần khẳng định vai trò lý tham mưu, quản nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên tham mưu giúp UBND xây dựng các chương trình, đề án, dự án, các văn bản, các biện pháp quản lý công tác này một cách hiệu quả
Tổ chức, kiện toàn lại bộ phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND- UBND huyện, bố trí đủ số lượng công chức làm Văn thư, lưu trữ; quy định rõ nhiệm vụ quyền hạn, của của bộ phận, cá nhân nhân phụ trách công tác này
Tăng cường khảo sát, đánh giá nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, quản lý và sử dụng có hiệu quả, đảm bảo 100% công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đáp ứng được năng lực chuyên môn
Ngoài ra, cần phải tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức chuyên môn nhằm nâng cao nhận thức về vai trò vị trí, xác định được trách nhiệm của cá nhân trong việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ Đồng thời biết cách thực hiện thành thạo các hoạt động nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, xác định gái trị tài liệu…Đảm bảo 100% công chức, viên chức của UBND được bồi dưỡng, kiến thức, kỹ năng về coogn tác này
Hai là, bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý Văn thư, lưu trữ của huyện
- Trên cơ sở các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, UBND huyện cần tập trung chỉ đạo Phòng Nội vụ chủ trì và phối hợp với các cơ quan các văn bản xây dựng trình UBND huyện ban hành các văn bản sau:
+ Quy chế công tác văn thư;
+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ dài hạn, ngắn hạn
+ Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu của của huyện
+ Hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan
+ Hướng dẫn xây dựng Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
+ Hướng dẫn xây dựng Quy trình quản lý văn bản
+ Hướng dẫn xây dựng Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Hướng dẫn xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu
+ Hướng dẫn xây dựng Danh mục nguồn và thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ
+ Hướng dẫn phân loại tài liệu
+ Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
+ Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
+ Hướng dẫn số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ tài liệu điện tử
- Thống kê, rà soát hệ thống văn bản quản lý đã ban hành Trên cơ sở đó điều chỉnh, bãi bỏ những văn bản hết hiệu lực và đề xuất ban hành các văn bản mới
- Tổ chức việc soạn thảo, ban hành văn bản quản lý Văn thư, lưu trữ
- Tổ chức có hiệu quả các hình thức triển khai thực hiện văn bản quản lý Văn thư, lưu trữ như các hội nghị hoặc ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết để thực hiện
- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện văn bản quản lý văn thư, lưu trữ
3.1.2 Tăng cường quản lý các hoạt động nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ
Trên cơ sở hệ thống văn bản quản lý văn thư, lưu trữ đã ban hành, UBND huyện và các cơ quan tăng cường hơn nữa các biện pháp triển khai, áp dụng và kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ được thực hiện đúng quy trình, quy định Nội dung giải pháp này bao gồm:
- Tăng cường quản lý các hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo đúng quy định của pháp luật về nội dung lẫn thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày Đảm bảo 100% văn bản do các cơ quan ban hành đáp ứng các yêu cầu trên Bên cạnh đó cần tăng cường quản lý văn bản điện tử, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số
- Tăng cường quản lý các hoạt động quản lý văn bản đi, văn bản đến, đảm bảo đúng quy trình do chính phủ quy định Hạn chế tối đa khả năng thất lạc tài liệu, đảm bảo an toàn thông tin, tuyệt đối giữ gìn được bí mật của cơ quan, bí mật nhà nước
- Tăng cường quản lý công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định Tập trung chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức toàn huyện phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ; kỹ năng lập và quản lý hồ sơ, đảm bảo 100% công chức, viên chức nắm được phương pháp, trình tự và thực hành thành thạo kỹ năng lập các loại hồ sơ liên quan đến công việc được giao theo dõi, giải quyết Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử nhằm đáp ứng nhanh chóng yêu cầu khai thác thông tin giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội tại địa phương
- Tăng cường công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của nhà nước nhằm đảm bảo nguyên tắc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, đồng thời tạo điều kiện cho công tác thống kê, xây dựng đề án, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ tại địa phương Hàng năm, phòng Nội vụ cần tham mưu cho UBND huyện ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu; xây dựng và ban hành Danh mục nguồn và thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lựa chọn tài liệu nộp lưu; tổ chức thu nhận tài liệu theo đúng quy định hiện hành Bên cạnh đó cần quan tâm đầu tư xây dựng Kho lưu trữ số để tiếp nhận hồ sơ điện tử được giao nộp từ các đơn vị, cá nhân
- Tăng cường quản lý các hoạt động chỉnh lý tài liệu, đảm bảo các yêu cầu, nguyên tắc, quy trình do nhà nước quy định Hiện nay, khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan thuộc huyện và UBND các xã chiếm khối lượng tương đối lớn UBND huyện cần tăng cường hơn nữa nguồn ngân sách triển khai thực hiện hoạt động này Trước mắt cần tập trung chỉnh lý tài liệu của UBND và các phòng ban thuộc huyện, sau đó phân bổ ngân sách chỉnh lý tài liệu của cấp xã, thị trấn Tăng cường hơn nữa việc quản lý các hoạt động dịch vụ lưu trữ tại địa phương, đảm bảo các đơn vị thực hiện dịch vụ lưu trữ phải có đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cũng như năng lực thực hiện dịch vụ Tăng cường kiểm tra kết quả chỉnh lý của các cơ quan, đáp ứng yêu cầu do nhà nước quy định
- Tăng cường quản lý các hoạt động số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu số hóa đáp ứng các yêu cầu của tài liệu lưu trữ điện tử Tuy nhiên, cần phải nhấn mạnh rằng nếu muốn công tác số hóa tài liệu được thực hiện đúng quy định, các cơ quan phải tổ chức chỉnh lý tài liệu nhằm phân loại, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, xây dựng cơ sở dữ liệu, sau đó tiến hành số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm Việc số hóa tài liệu trước khi chỉnh lý sẽ không mang lại bất kỳ lợi ích nào, ngược lại có thể gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc Để thực đảm bảo tính thống nhất cho các hoạt động nghiệp vụ nêu trên, Phòng Nội vụ cần tham mưu giúp UBND ban hành văn bản hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, cụ thể như sau:
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
- Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến
- Quy trình lập hồ sơ
- Quy trình thu thập tài liệu
- Quy trình xác định giá trị tài liệu
- Quy trình chỉnh lý tài liệu
- Quy trình số hóa và các quy trình liên quan đến số hóa
3.1.3 Tăng cường thực hiện chế độ thống kê, báo báo công tác văn thư, lưu trữ
Thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ là việc làm thường xuyên của các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật Thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cơ quan, tổ chức nắm bắt được tình hình ban hành văn bản quản lý Văn thư, lưu trữ; số lượng văn bản đi đến trong năm; số lượng hồ sơ được lập và giao nộp vào lưu trữ cơ quan Ngoài ra còn năm được thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu, tình hình trang thiết bị bảo quản tài liệu, tình hình nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ, tình hình khai thác sử dụng tài liệu
L Ộ TRÌNH THỰC HIỆN
Việc triển khai đề án này được thực hiện theo các bước cơ bản như sau: Bước 1: Bảo vệ, thông qua đề án
Bước 2: Tổ chức hội nghị công bố và triển khai đề án
Bước 3: Xây dựng tài liệu hướng dẫn
Bước 4: Tổ chức thực hiện thí điểm các giải pháp
Bước 5: Tổ chức đánh giá và công nhận áp dụng các giải pháp
Bước 6: Tổ chức hội nghị tổng kết, đánh giá triển khai đề án giai đoạn 2023-2025
3.2.2 Lộ trình thực hiện sau khi đề án
Nội dung Đơn vị thực hiện
2024 Bảo vệ và thông qua đề án
Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện;
Tổ chức hội nghị công bố và triển khai đề án Phòng Nội vụ nt
Xây dựng tài liệu hướng dẫn
Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện
2025 Tổ chức thực hiện thí điểm các giải pháp
Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện
Tổ chức đánh giá và công nhận áp dụng các giải pháp Phòng Nội vụ
Nội dung Đơn vị thực hiện
2026 Tổ chức hội nghị tổng kết, đánh giá triển khai đề án giai đoạn 2024-2026
Nt Định hướng đến năm 2030
- 100% cơ quan bố trí được kho lưu trữ để bảo quản tài liệu
- 100% cơ quan giải quyết được tình trạng tài liệu tồn đọng trong các kho lưu trữ
- 100% cơ quan số hóa được tất cả tài liệu bảo quản vĩnh viễn
- 100% đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong toàn huyện chưa có trình độ chuyên môn được chuẩn hóa bồi dưỡng nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật
- 100% cơ quan có kho bảo quản tài liệu giấy và lưu trữ điện tử
3.2.2 Phân công trách nhiệm thực hiện đề án
3.2.2.1 Uỷ ban nhân dân huyện Đại Lộc
Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng vị trí việc làm, đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp và tạo điều kiện học tập kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Tăng cường công tác tự kiểm tra, hướng dẫn đối với các đơn vị trực thuộc, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị đi vào nề nếp;
3.2.2.2 Phòng Nội vụ huyện Đại Lộc
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ;
- Tham mưu kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện các nội dung theo Kế hoạch đảm bảo hiệu quả
- Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá, xếp loại chính quyền cơ sở hằng năm
Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng dự trù kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ
3.2.2.4 Các cơ quan, tổ chức cấp huyện
- Tập trung chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt các văn bản quan lý Văn thư, lưu trữ của huyện
- Tổ chức khảo sát, đánh giá hiện trạng tài liệu, xây dựng kế hoạch chỉnh lý và số hóa tài liệu của đơn vị trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
N GUỒN LỰC THỰC HIỆN
Nguồn lực con người là yếu tố quyết định sự phát triển của một quốc gia, địa phương, quyết định trình độ phát triển KT-XH, đảm bảo cho sự tăng trưởng và phát triển toàn diện, là động lực thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và là yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh thu hút đầu tư Với quan điểm con người là yếu tố quyết định tất cả; cán bộ, công chức, viên chức là một lực lượng đặc biệt quan trọng của xã hội, là nhân tố chủ thể quyết định sự thành công hay thất bại của mọi công việc trong quản lý nhà nước, là lực lượng đảm bảo cho sự phát triển bền vững của nền hành chính của mỗi quốc gia Để có một nền hành chính phát triển vững mạnh, trước hết phải có đội ngũ cán bộ, công chức, công chức, viên chức phát triển vững mạnh cả về số lượng và chất lượng, trong đó chất lượng là yếu tố quyết định nhất
UBND huyện Đại Lộc sử dụng ngân sách nhà nước là nguồn vốn chính để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện
3.3.3 Nguồn lực công nghệ Ứng dụng công nghệ là công cụ đắc lực giúp công tác văn thư, lưu trữ có thể áp dụng được công nghệ 4.0 vào thực hiện hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhu cầu phát triển của chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Công nghệ tác động tới hoạt động Văn thư, lưu trữ ở tất cả các khâu trong đó có cả trong việc thu thập, tạo lập các bộ sưu tập số Giúp cho cán bộ, viên chức, nhân viên và cả
NLĐ trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp, sử dụng dữ liệu được dễ dàng và thuận tiện.
D Ự KIẾN VỀ KẾT QUẢ , HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN
3.4.1 Sản phẩm của đề án Đề án tạo ra hệ thống giải pháp ứng dụng thực tiễn để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc đạt hiệu quả Trên cơ sở áp dụng các giải pháp này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, nhằm phục vụ tốt hơn trong công tác Quản lý nhà nước
3.4.2 Tác động và ý nghĩa của đề án Đề án kế thừa thành tựu của những công trình nghiên cứu có liên quan, quyết định, văn bản đã được công bố, thực hiện, gắn trực tiếp vào thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc để nghiên cứu sâu hơn về thực trạng của công tác này, từ đó đề xuất phương án, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ
Trong quá trình nghiên cứu Đề án, học viên tập trung trả lời câu hỏi: Nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ có cần thiết không, ưu điểm và hạn chế của các phương án ra sao và nguồn lực thực hiện có khả thi không Nếu được nghiên cứu một cách chi tiết, trả lời được câu hỏi nghiên cứu thì Đề án sẽ là cơ sở giúp nhận thức sâu hơn về ý nghĩa của nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
Kết quả nghiên cứu của Đề án có tính khả thi cao, có thể triển khai ứng dụng vào thực tiễn Nếu được triển khai ứng dụng vào thực tiễn sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đại Lộc
Ngoài ra, đề án có thể làm tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND cấp huyện
Như vậy qua chương 03 của Đề án, bên cạnh những kết quả đã đạt được, nhìn lại toàn diện công tác lưu trữ của huyện mới thấy nhiều tồn tại, hạn chế Những hạn chế này đang ảnh hưởng đến sự phát triển của công tác lưu trữ ở tỉnh nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng hiện nay Việc ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ vẫn chưa đầy đủ; đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu công việc, nguồn nhân lực đã thiếu lại yếu, còn cơ sở vật chất trang bị cho công tác lưu trữ cũng thực sự là một mối lo đáng quan tâm
Từ những hạn chế kể trên mới thấy việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ và công tác lưu trữ ở địa bàn tỉnh trong giai đoạn hiện nay và trong thời gian tới đang được đặt ra như một vấn đề cấp bách đối với các cấp, các ngành Để thực sự nâng cao được hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của UBND huyện Đại Lộc, điều tất yếu cần giải quyết triệt để những nguyên nhân của hạn chế về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Những giải pháp mà tác giả nêu ra trong phạm vi đề án này như: hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ; kiện toàn tổ chức bộ máy của cơ quan quản lý Lưu trữ và ổn định tổ chức lưu trữ cấp huyện; nâng cao chất lượng, bổ sung số lượng đội ngũ cán bộ và trang bị kiến thức cần thiết về công tác lưu trữ cho lãnh đạo; tăng cường vai trò của cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ trung ương đến địa phương; đầu tư kinh phí cho lưu trữ địa phương;… đều nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác lưu trữ, tạo điệu kiện cho cơ quan quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của huyện quản lý hiệu quả các nội dung của công tác lưu trữ.