PHẦN MỞ ĐẦU1.Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng chất lượng quản lý vớicơ quan nhà nước tổ chức kinh tế , tổ chức xã hội là vô cùng quan trọng bởi vậy
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
-Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư -Phân tích và phương pháp của công tác văn thư lưu trữ
-Phân tích và đánh giá thực trạng của tổ chức công tác văn thư lưu trữ của UBND Quận Gò Vấp
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tạiUBND Quận Gò Vấp
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
-Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng UBND quận gò vấp , từ đó đề xuất 1 giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư tại cơ quan
-Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng UBND quận gò vấp.
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-Tổ chức công tác văn thư lưu trữ -Các biện pháp tổ chức công tác văn thư lưu trữ
-Thực trạng và giải pháp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng UBND quận gò vấp
Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, chủ đề đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
+ Phương pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp từ những thông tin, số liệu tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu như giáo trình, sách báo, internet, các dữ liệu, số liệu công khai của tổ chức trong quá trình hoạt động Tiến hành phân tích tổng hợp, đưa ra các đánh giá phù hợp đối với vai trò của tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
+ Phương pháp đối chiếu, so sánh thực trạng các vai trò tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong điều hành cơ quan, tổ chức có hiệu quả, đúng với yêu cầu, chỉ định của Nhà nước.
Cấu trúc của đề tài
Chương 1: những vấn đề chung của công tác văn thư lưu trữChương 2 :Vai trò tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữChương 3 :Thực trạng và một số đề xuất nhầm nâng cao công công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận gò vấp.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức việc về soạn thảo , ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ Chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản
Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan Cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ.
Nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết Các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia Các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Vị trí, tác dụng công tác văn thư
a)Vị trí của công tác văn thư:
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng b)Tác dụng của công tác văn thư:
+ Bảo vệ quyền lợi của tổ chức và cá nhân
+Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức:
+Giúp lãnh đạo các cấp nắm bắt tình hình, đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời.
+Giúp cơ quan, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Nội dung công tác văn thư.
Soạn thảo, ban hành văn bản:
+Soạn thảo dự thảo văn bản theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cấp trên.
+Trình dự thảo văn bản cho lãnh đạo xem xét, góp ý và phê duyệt.
+In, sao, phát hành văn bản theo quy định.
Quản lý và giải quyết văn bản đi
+kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày +Trình ký văn bản
+ghi số, ngày tháng năm văn bản + Đăng ký và đống dấu cơ quan, mực độ khẩn (nếu có) +Làm thủ tục chuyển giao và thay đổi chuyển giao +Ưuvà tổ chức khai thác sử dụng bản lưu
Quản lý và giải quyết văn bản đến
+Tiếp nhận văn bản đến +phân loại boc bì đóng dấu đến +Đăng ký văn bản đến
+Trình văn bản đến +sao văn bản đến +chuyển giao văn bản đến +giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
-Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định.
-Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đúng mục đích.
-Bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật an toàn
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
-Lập hồ sơ theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cấp trên.
-Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
-Quản lý hồ sơ lưu trữ theo quy định.
Lý luận về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Công tác lưu trữ ra đời để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu hoạt động của xã hội và của từng cơ quan tổ chức cá nhân.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng nhân dân. Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
-Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ-Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Nội dung của công tác lưu trữ
Theo quy định tại Điều 1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau :
+phân loại tài liệu lưu trữ +xác định giá trị tài liệu +thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ +bảo quản tài liệu lưu trữ
+tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ +Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
1.5.1 Vai trò của công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó, Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng” Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành
Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”.
Nguyên tắt của công tác lưu trữ
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam-Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật-Tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt nam được nhà nước thống kê
Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động như chính trị, kinh tế,xã hội, văn hóa, khoa học, Mang lại tính chất giai cấp rõ rệt, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của mình Phản ánh góp phần làm tốt công tác thanh tra kiểm tra giúp hoạt động này đi vào nề nếp và ổn định hơn.
VAI TRÒ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN
Khái niệm tổ chức và quản lý công tác văn thư ,lưu trữ
Tổ chức công tác văn thư lưu trữ thông qua pháp luật về công tác , văn thư lưu trữ thông qua bộ máy quản lý và các hoạt động nghiệp vụ của văn thư, lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư , tập trung những hồ sơ có giá trị vào bảo quản trong các kho lưu trữ và tổ chức khai thác , sử dụng có hiệu quả những hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo về đất nước Nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triễn, phục vụ tốt nhất cho các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội
Nội dung của tổ chức và quản lý của công tác văn thư và lưu trữ
Tổ chức bộ phận quản lý văn thư lưu trữ Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ
Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn văn thư lưu trữ
Tổ chức các nghiệp vụ văn thư lưu trữ Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư lưu trữ
Tổ chức sơ kết tổng kết văn thư lưu trữ
Nếu làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ có vai trò đặt biệt quan trọng như: công tác tổ chức bộ phận quản lý, nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ được tốt hơn việc tổ chức các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ và các biện pháp tốt nhất để thực hiện các văn bản đã được ban hành, góp phần công tác thanh tra nề nếp ỗn định hơn.
Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ
Tài liệu chứa nhiều bí mật của đảng và nhà nước của ngành của cơ quan vì vậy để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo nguyên tắt , chế độ thủ tục chặc chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nghiệm ý thức tổ chức kỹ luật chấp hành nghiêm chính các quy chế bảo vệ tài liệu
Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin lớn , để tổ chức sử dụng có hiệu quả , đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống riêng
Mối quan hệ giữa công tác văn thư lưu trữ
Công tác và văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiệt với nhau :
Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư vì vậy làm tốt văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ.
Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào khu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuân lợi cho việc phân loại và xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác
Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bỏ Từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và chỉnh lý hồ sơ.
THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẦM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN GÒ VẤP
Khái quát chung về UBND quận gò vấp
3.1.1 quá trình hình thành và phát triển của UBND quận gò vấp Lịch sử hình thành:
+Trước năm 1975: Gò Vấp là một quận thuộc tỉnh Gia Định.
+ Năm 1976: Sau khi thống nhất đất nước, Gò Vấp được sáp nhập vào Thành phố Hồ Chí Minh và trở thành quận.
+ Năm 1997: Chính phủ ban hành Nghị định số 01/CP về việc sắp xếp lại các đơn vị hành chính trực thuộc thành phố Hồ Chí Minh, theo đó quận Gò Vấp được chia thành 16 phường như hiện nay.
+ Giai đoạn 1976 - 1980: Gò Vấp tập trung vào công tác ổn định tình hình chính trị, an ninh xã hội, khôi phục và phát triển kinh tế.
+ Giai đoạn 1981 - 1990: Gò Vấp bắt đầu đẩy mạnh công tác xây dựng cơ sở hạ tầng, phát triển giáo dục, y tế.
+ Giai đoạn 1991 - 2000: Gò Vấp đạt được nhiều thành tựu trong phát triển kinh tế - xã hội, đời sống nhân dân được cải thiện rõ rệt.
+ Giai đoạn 2001 - nay: Gò Vấp tiếp tục phát triển mạnh mẽ, trở thành một trong những quận có nền kinh tế - xã hội phát triển nhất Thành phố Hồ Chí Minh.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND quận gò vấp
Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp hiện nay thực hiện theo Nghị quyết số 131/2020/QH14 ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Quốc hội về tổ chức chính quyền đô thị tại Thành phố Hồ Chí Minh:
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
- Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
- Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy Quân sự quận;
- Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận;
- Các cơ quan hành chính khác và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân quận
3.1.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban thuộc UBND quận gò vấp Văn phòng UBND quận:
Tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, UBND quận thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
-Soạn thảo, trình ban hành các văn bản của UBND quận;
-Phối hợp với các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể trong và ngoài quận thực hiện các nhiệm vụ chung của UBND quận
Quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức; công tác thi tuyển, bổ nhiệm, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức; công tác tổ chức và hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND quận.
Xây dựng, trình ban hành và tổ chức thực hiện các quy định về tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chứ
Phòng Kế hoạch - Tài chính:
- Lập và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách nhà nước của quận; quản lý tài chính nhà nước trên địa bàn quận.
-Xây dựng dự thảo kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách nhà nước của quận;
Quản lý nhà nước về các lĩnh vực: công nghiệp, thương mại, dịch vụ, du lịch, đầu tư, xây dựng, quản lý thị trường.
-Xây dựng và thực hiện các chính sách phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn quận;
Phòng Văn hóa - Xã hội:
Quản lý nhà nước về các lĩnh vực: văn hóa, thể dục thể thao, giáo dục, y tế, lao động - xã hội, gia đình - trẻ em.
-Xây dựng và thực hiện các chính sách phát triển văn hóa, thể dục thể thao, giáo dục, y tế, lao động - xã hội, gia đình - trẻ em trên địa bàn quận;
Thực trạng về công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng UBND quận gò vấp
3.2.1 Tình trạng tổ chức và cán bộ làm công tác văn thử lưu trữ Về tổ chức:
+Chưa có bộ phận chuyên trách về công tác văn thư lưu trữ: Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Gò Vấp được giao cho một số cán bộ kiêm nhiệm, dẫn đến việc quản lý chưa chuyên nghiệp, hiệu quả chưa cao.
+Chưa có cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu: Diện tích kho lưutrữ chật hẹp, hệ thống giá kệ chưa được trang bị đầy đủ, dẫn đến việc bảo quản hồ sơ, tài liệu gặp nhiều khó khăn.
+Số lượng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu: Hiện nay, số lượng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Gò Vấp chỉ đáp ứng khoảng 70% nhu cầu thực tế, dẫn đến việc quá tải công việc.
+Trình độ chuyên môn của cán bộ chưa cao: Một số cán bộ chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, dẫn đến việc thực hiện công việc chưa đạt hiệu quả cao.
3.2.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ
Hình thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Gò Vấp
Theo Quyết định số 707/QĐ-UBND ngày 27/9/2019 của Chủ tịch UBND quận Gò Vấp về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường, công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Gò Vấp được tổ chức theo hai hình thức chính: a)Tập trung:
-Áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị có khối lượng văn thư, lưu trữ lớn, thường xuyên phát sinh hồ sơ, tài liệu quan trọng, bí mật Nhà nước.
-Việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ tập trung được thực hiện bởi Phòng Văn thư - Lưu trữ, thuộc Văn phòng UBND quận Gò Vấp. b) Phân tán:
+Áp dụng đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận và UBND 16 Phường có khối lượng văn thư, lưu trữ ít, không thường xuyên phát sinh hồ sơ, tài liệu quan trọng, bí mật Nhà nước.
+Việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ phân tán được thực hiện bởi cán bộ văn thư, lưu trữ được phân công kiêm nhiệm tại các phòng, ban, đơn vị
3.2.3 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ Số lượng cán bộ:
+ Số lượng cán bộ văn thư có biến động nhất định trong những năm qua do một số yếu tố như: nhu cầu tuyển dụng, nghỉ hưu, chuyển đổi ngành nghề, v.v.
+ Số lượng cán bộ làm công tác văn thư UBND quận Gò Vấp phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND quận.
+ Đa số cán bộ văn thư có trình độ trung cấp và cao đẳng.
+ Tỷ lệ cán bộ văn thư có trình độ đại học còn thấp.
+ Một số cán bộ văn thư được đào tạo chuyên ngành văn thư nhưng số lượng hạn chế.
+Cán bộ văn thư cần có nhiều kỹ năng nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, sử dụng công nghệ thông tin, v.v.
+Một số cán bộ văn thư thiếu một số kỹ năng nghiệp vụ cần thiết, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Công tác văn thư UBND quận Gò Vấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả của UBND quận, bao gồm các chức năng, nhiệm vụ chính sau:
+ Tiếp nhận, thẩm tra, phân loại, lập hồ sơ, lưu trữ, bảo quản văn bản:
+ Soạn thảo, thẩm định, trình ký văn bản do UBND quận ban hành + Phát hành văn bản do UBND quận ban hành
+ Quản lý, sử dụng con dấu của UBND quậ +Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ của UBND quận + Bảo mật thông tin, giữ gìn bí mật nhà nước
3.2.5 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những hoạt động quan trọng của UBND, nhằm đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật Theo quy định của pháp luật, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND bao gồm các bước sau
+Xác định nhu cầu soạn thảo văn bản + Chọn hình thức văn bản
+ Chỉ định cơ quan, cá nhân soạn thảo văn bản + Soạn thảo văn bản
+Thẩm định văn bản +Phát hành văn bản +Lưu trữ văn bản
3.2.6 Công tác quản lý văn bản đi và đến
Văn bản đi là văn bản do cơ quan, tổ chức mình gửi ra bên ngoài.
Văn bản đến là văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến mình.
Mục đích: Đảm bảo thông tin trao đổi chính xác, an toàn, lưu trữ khoa học.
1 Tiếp nhận: Nhận văn bản, kiểm tra bưu kiện, ghi sổ.
2 Đăng ký: Cấp số, tóm tắt nội dung, ghi chép thông tin cơ bản.
3 Phân loại: Theo nội dung, tính chất, mức độ khẩn cấp.
4 Trình, chuyển: Gửi đến người/đơn vị có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
5 Giải quyết: Phê duyệt, trả lời, ý kiến, hoặc chuyển cho đơn vị khác.
6 Lưu trữ: Lưu theo quy định (bản gốc, sao, hủy).
1 Soạn thảo: Lựa chọn loại văn bản, trình bày nội dung, kiểm tra.
2 Thẩm định: Trình cấp trên phê duyệt, đóng dấu, ký tên.
3 Đăng ký: Ghi sổ văn bản đi.
4 Phát hành: Chuyển cho người/đơn vị nhận theo quy định.
5 Lưu trữ: Lưu bản gốc, sao theo quy định
-Phòng Văn thư - Lưu trữ, UBND quận Gò Vấp có trách nhiệm chính trong việc quản lý văn bản đi và đến của UBND quận.
-Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp có trách nhiệm phối hợp với Phòng Văn thư - Lưu trữ trong việc quản lý văn bản đi và đến.
Quy trình quản lý văn bản đi và đến:
Quy trình quản lý văn bản đến:
-Tiếp nhận văn bản đến;
-Phân phối văn bản đến;
-Ghi sổ văn bản đến;
-Chuyển văn bản đến các phòng, ban, đơn vị có liên quan để giải quyết;
-Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
-Lưu trữ văn bản đến.
-Quy trình quản lý văn bản đi:
+Soạn thảo văn bản đi
+Thẩm định văn bản đi +Ký ban hành văn bản đi +Ghi sổ văn bản đi
+Phát hành văn bản đi +Lưu trữ văn bản đi. Ứng dụng công nghệ thông tin:
UBND Quận Gò Vấp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi và đến.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản lý văn bản đi và đến
Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của UBND quận Gò Vấp được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quyết định số 707/QĐ-UBND ngày 27/9/2019 của Chủ tịch UBND quận Gò Vấp về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường. a) Mục tiêu:
-Bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách an toàn, khoa học, đảm bảo an ninh thông tin.
-Phục vụ công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, lịch sử và giáo dục. b) Phạm vi:
-Lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường.
-Lưu trữ hồ sơ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi nộp theo quy định. c) Hình thức lưu trữ:
-Lưu trữ tập trung tại Kho Lưu trữ, UBND quận Gò Vấp.
-Lưu trữ phân tán tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường. d) Nội dung:
-Lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
-Tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
-Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
-Cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng.
-Thanh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. e) Phân công trách nhiệm
-Phòng Văn thư - Lưu trữ, UBND quận Gò Vấp có trách nhiệm chính trong việc quản lý công tác lưu trữ của UBND quận.
-Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường có trách nhiệm phối hợp với Phòng Văn thư - Lưu trữ trong việc quản lý công tác lưu trữ.
3.3.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ
Theo quy định của pháp luật và Quyết định số 707/QĐ-UBND ngày 27/9/2019 của Chủ tịch UBND quận Gò Vấp về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường, việc bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND cần đảm bảo các yêu cầu sau: Điều kiện bảo quản
-Kho lưu trữ -Giá, kệ lưu trữ
-Phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ -Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
-Kiểm tra định kỳ hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Ứng dụng công nghệ thông tin:
-UBND nên ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như:
-Sử dụng phần mềm quản lý kho lưu trữ để theo dõi, quản lý tình trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
-Sử dụng công nghệ quét tài liệu để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ dưới dạng điện tử.
Ưu nhược điểm của bộ phận văn thư lưu trữ tại UBND quận gò vấp
-Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn:
Một số đề xuất nhầm nâng cao công tác văn thư lưu trữ của UBND quận gò vấp
-Ứng dụng công nghệ thông tin
-UBND quận Gò Vấp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ như sử dụng phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ điện tử
-Số lượng cán bộ chuyên môn còn hạn chế:
-Trình độ chuyên môn của một số cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm còn chưa cao:
-Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ còn thiếu thốn
3.5.Một số đề xuất nhầm nâng cao công tác văn thư lưu trữ của UBND quận gò vấp
3.5.1 Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưu trữ tại UBND quận gò vấp phục vụ yêu cầu cãi cách hành chính hiện nay
1 Bối cảnh và yêu cầu:
-Công tác cải cách hành chính đang được triển khai mạnh mẽ trên toàn quốc, trong đó văn thư - lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm thông tin, dữ liệu cho công tác quản lý nhà nước.
-Tuy nhiên, công tác văn thư - lưu trữ tại UBND quận Gò Vấp vẫn còn một số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác cải cách hành chính hiện nay
Nhận thức về công tác văn thư - lưu trữ còn hạn chế
Quy trình, thủ tục văn thư - lưu trữ còn rườm rà, phức tạp
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ còn thiếu thốn
Đổi mới nhận thức về công tác văn thư - lưu trữ
Hoàn thiện quy trình, thủ tục văn thư - lưu trữ
Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ
3.5.2 Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng UBND quận gò vấp
-Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng UBND quận Gò Vấp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
-Bảo quản an toàn, khoa học hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước
+Đầu tư cơ sở vật chất +.Trang bị phương tiện vận chuyển + Cung cấp vật tư, hàng hóa thiết yếu + Nâng cấp hệ thống mạng internet:
-UBND quận Gò Vấp cần quan tâm đầu tư adequate cho công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
-Cán bộ văn thư lưu trữ cần được bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên để nâng cao năng lực chuyên môn.
-Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ để nâng cao hiệu quả, chất lượng.
3.5.3 Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngủ cán bộ nhân viên I Mục tiêu:
Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên UBND quận Gò Vấp có đủ đức, đủ tài, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của UBND quận Gò Vấp.
1 Tăng cường công tác quy hoạch, tuyển dụng cán bộ, nhân viên:
2 Bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, nhân viên:
3 Chuyển đổi vị trí công tác:
4 Quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên:
5 Tăng cường công tác thi đua, khen thưởng:
-Cần có sự quan tâm, lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương đối với công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên.
-Cần tăng cường nguồn lực cho công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên.-Cần đổi mới, nâng cao chất lượng công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, nhân viên.
Qua thời gian tìm hiểu về tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động quản lý, điều hành cơ quan tổ, chúng em nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ có một vị trí không thể thiểu trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Về văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Gò Vấp có bộ phận Văn thư lưu trữ đã tiến hành công tác quản lý và tổ chức văn thư lưu trữ khá tốt Tuy nhiên, không thể tránh khỏi những thiếu sót và cần tiếp tục hoàn thiện Qua bài tiểu luận, em đã nhận diện được các ưu điểm đã đạt được cũng như các hạn chế và nguyên nhân gây ra các tồn đọng.
Tôi hy vọng những giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ mà tôi đã đưa ra sẽ góp phần giúp Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Gò Vấp hoàn thiện hơn trong công tác Văn thư lưu trữ.
Cuối cùng, tôi đã đưa ra các giải pháp nhằm hướng tới xây dựng và hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Gò Vấp Bài tiểu luận của em vẫn còn một số thiếu sót, và tôi rất mong nhận được sự đánh giá và nhận xét từ quý thầy cô để có thể hoàn thiện và cải tiến bài viết trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn.