MỤC LỤC
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Công tác lưu trữ ra đời để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu hoạt động của xã hội và của từng cơ quan tổ chức cá nhân. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng nhân dân.
-Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”.
Tài liệu chứa nhiều bí mật của đảng và nhà nước của ngành của cơ quan.vì vậy để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo nguyên tắt , chế độ thủ tục chặc chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nghiệm ý thức tổ chức kỹ luật chấp hành nghiêm chính các quy chế bảo vệ tài liệu. Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin lớn , để tổ chức sử dụng có hiệu quả , đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống riêng. Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư.
Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào khu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuân lợi cho việc phân loại và xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác. Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bỏ. Từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và chỉnh lý hồ sơ.
-Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường có trách nhiệm phối hợp với Phòng Văn thư - Lưu trữ trong việc quản lý công tác lưu trữ. -Theo Quyết định số 707/QĐ-UBND ngày 27/9/2019 của Chủ tịch UBND quận Gò Vấp về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND quận Gò Vấp và UBND 16 Phường, 100% cán bộ chuyên môn và cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ theo định kỳ. -UBND quận Gò Vấp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ như sử dụng phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ điện tử.
-Công tác cải cách hành chính đang được triển khai mạnh mẽ trên toàn quốc, trong đó văn thư - lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm thông tin, dữ liệu cho công tác quản lý nhà nước. -Tuy nhiên, công tác văn thư - lưu trữ tại UBND quận Gò Vấp vẫn còn một số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác cải cách hành chính hiện nay. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ 3.5.2 Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng UBND quận gò vấp.
-Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng UBND quận Gò Vấp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. -UBND quận Gò Vấp cần quan tâm đầu tư adequate cho công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. -Cần có sự quan tâm, lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương đối với công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên.
-Cần tăng cường nguồn lực cho công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên.-Cần đổi mới, nâng cao chất lượng công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, nhân viên. Qua thời gian tìm hiểu về tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động quản lý, điều hành cơ quan tổ, chúng em nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ có một vị trí không thể thiểu trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Về văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Gò Vấp có bộ phận Văn thư lưu trữ đã tiến hành công tác quản lý và tổ chức văn thư lưu trữ khá tốt.
Tôi hy vọng những giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ mà tôi đã đưa ra sẽ góp phần giúp Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Gò Vấp hoàn thiện hơn trong công tác Văn thư lưu trữ. Cuối cùng, tôi đã đưa ra các giải pháp nhằm hướng tới xây dựng và hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Gò Vấp.