Kiểm soát nội bộ hoạt Động kho quỹ ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương việt nam chi nhánh thanh xuân

Việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của NHTM không những được các nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm mà còn là mốiquan tâm của người gửi tiền, của các cơ quan quản lý Nhà nước

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung

Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ từ đó đề xuất giải pháp và kiến nghị tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân.

Mục tiêu cụ thể

- Nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống KSNB trong hoạt động kho quỹ tại NHTM

- Nghiên cứu thực trạng công tác KSNB hoạt động kho quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - chi nhánh Thanh Xuân

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động kho quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - chi nhánh Thanh Xuân.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểu và hệ thống hoá lý luận về NHTM, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB hoạt động kho quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - chi nhánh Thanh Xuân

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Hỏi trực tiếp người cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu Phương pháp này được sử dụng trong giai đoạn thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô liên quan đến đề tài

- Phương pháp quan sát và mô tả: Là phương pháp quan sát, theo dõi quá trình làm việc của các cán bộ công nhân viên trong ngân hàng sau đó mô tả lại các quy trình, thủ tục trong hoạt động KSNB kho quỹ tại Đơn vị

- Phương pháp phân tích, so sánh: Phương pháp này nhằm phân tích, xử lý các số liệu thu thập được dùng để tiến hành đối chiếu, so sánh số liệu giữa các năm, sự tăng giảm các chỉ tiêu qua các kỳ phân tích

Tổng quan về tình hình nghiên cứu đề tài kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại Ngân hàng thương mại

Kho quỹ của các ngân hàng thương mại (NHTM) là nơi trực tiếp cất giữ các loại tiền mặt và nhiều giấy tờ, tài liệu quan trọng nên dễ trở thành mục tiêu tấn công của tội phạm Bất kỳ một sự cố nào xảy ra liên quan đến kho quỹ đều có thể gây giảm sút lòng tin của khách hàng, đặc biệt là khách hàng gửi tiền

Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát, quản lý là vô cùng cần thiết Trong lĩnh vực Tài chính - ngân hàng đã có nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại NHTM nói chung và kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại NHTM Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu như:

Võ Hoài Thương (2015) với đề tài luận văn thạc sĩ “ Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi tiên mặt tại Ngân hàng Thương mại cô phân Á Châu - Chi nhánh Huế” của trường Đại học Kinh tế Huế Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hoạt động kiếm soát nội bộ nói chung và hoạt động kiểm soát nội bộ thu chi tiền mặt nói riêng tại NHTM Xác định được các nội dung về kiểm soát thu chỉ tại NHTM Trên cơ sở đó, phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chỉ tại Chi nhánh trong giai đoạn 2012

- 2014 Đánh giá được những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân hạn chế Từ đó để xuất những giải pháp nhăm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi tiền mặt tại ACB - chi nhánh Huế đến năm 2020

Phạm Thanh Thủy (2016) với đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành “Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại Việt Nam và một số khuyến nghị” Đề tài đã trình bày các vấn để lý luận cơ bản về KSNB, hệ thống KSNB trong các NHTM cũng như đặc điểm của ngành ngân hàng ảnh hưởng

5 tới việc thiết kế và vận hành hệ thống của hệ thống KSNB Đề tài cũng trình bày khái niệm và nội dung đánh giá hệ thống KSNB theo năm thành phần chính theo COSO là : Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Giám sát; Các hoạt động kiểm soát và Thông tin và truyền thông Đề tài đã tiền hành khảo sát để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong các NHTM đồng thời cũng trình bày một số sai phạm trong lĩnh vực ngân hàng mà nguyên nhân của nó có liên quan đến hệ thống KSNB Đề tài đã đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB trong các NHTM

Bài báo khoa học của TS Nguyễn Huy Hùng (2017) “KSNB trong hoạt ngân quỹ Ngân hàng trong bối cảnh kinh tế hiện nay” tại Báo tạp chí Ngân hàng Bài báo đi sâu phần tích đánh giá KSNB chung của ngân hàng trong hoạt động ngân quỹ và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm tra của nhà quản lý ngân hàng Hệ thống các NHTM có vai trò hết sức to lớn trong nên kinh tế Ngoài vai trò tập trung vốn và cung cấp cho nên kinh tế, các NHTM còn tạo ra tiền, là trung gian thanh toán và quản lý các phương tiện thanh toán một cách hiệu quả

Trần Thị Thanh (2019) với để tài luận văn thạc sĩ “Kiểm soát nội bộ hoạt động ngắn quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phố Núi” của trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ nói riêng trong các ngân hàng thương mại Trên cơ sở lý thuyết đưa ra, luận văn đã đi sâu vào phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bội hoại động ngân quỹ tại BIDV - chi nhánh Phố Núi giai đoạn 2015 - 2019 trên 5 nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được hệ thống hóa ở trên Đánh giá những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân hạn chế Từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp để khắc phục các hạn chế trên

Trần Phương Thủy (2021) với bài viết “Xác định rủi ro và kiểm soát an toàn kho quỹ tại các ngân hàng” được đăng tải trên Tạp chí Tài chính, Kỳ 2 tháng 5 năm, 2021 Bài viết đã nêu ra được những rủi ro chính trong hoạt động kho quỹ của ngân hàng thương mại như xuất nhập tiền mặt tại kho tiền hoặc tại bộ phận giao dịch, ra/vào, đóng/mở và quản lý kho tiễn, canh gác bảo vệ kho không tuân thủ quy định và hiệu lực kiểm soát không đầy đủ; Chìa khóa bảo quản tiền không được bảo quản đúng nơi quy định; rủi ro trong công tác ngân quỹ, rủi ro trong công tác thu chi tiền mặt Trên cơ sở đó, tác giá đã đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát an toàn kho quỹ Các biện pháp đưa ra có ý nghĩa quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của các NHTM Việt Nam Tổng quan các công trình nghiên cứ cho thấy, các công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa được cơ sở lý thuyết về hệ thống KSNB nói chung và kiểm soát hoạt động kho quỹ tại NHTM nói riêng Các nghiên cứu đều bám sát theo

5 nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: (1) Môi trường kiếm soát;

(2) Đánh giá rủi ro; (3) Các hoạt động kiểm soát; (4) Hệ thống thông tin, (5) Kiểm tra, giám sát hoạt động Trên cơ sở đó, đánh giá những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân hạn chế Từ đó để xuất những giải pháp phủ hợp với đặc điểm từng NHTM, chi nhánh NHTM để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM và hoàn thiện kiểm soát hoạt động kho quỹ tại NHTM.

Hoạt động kho quỹ tại ngân hàng thương mại

1.2.1 Khái niệm hoạt động kho quỹ

Hoạt động kho quỹ là hoạt động phục vụ cho việc chi trả đối với KH Bao gồm nghiệp vụ quỹ tiền mặt, tiền gửi ở các ngân hàng khác và ở NHTM, tiền trong quá trình thu nhận và cũng có thể bao gồm cả nghiệp vụ về các tài sản quý và giấy tờ có giá khác

Quỹ tiền mặt bao gồm tiền giấy và tiền đúc được sử dụng để chi trả cho

KH Quỹ tiền mặt lớn hay nhỏ phụ thuộc chủ yếu vào quy mô ngân hàng, mối

7 quan hệ giữa thanh toán tiền mặt và thanh toán chuyển khoản, tính thời vụ của các khoản chi tiền mặt

Tiền gửi của NHTM ở NHTW bao gồm tiền gửi dự trữ bắt buộc và tiền gửi thanh toán (dư thừa)

Tiền gửi ở các ngân hàng khác phục vụ cho việc chi trả theo yêu cầu của

KH, của NHTM này qua một NHTM khác

Hoạt động kho quỹ là nghiệp vụ quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá

… trong ngân hàng Nghiệp vụ kho quỹ ngân hàng là toàn bộ các hoạt động được quy định đối với từng đối tượng theo một quy trình nghiệp vụ cụ thể nhằm quản lý, bảo quản, vận chuyển, giao nhận tiền mặt, tài sản quý, các giấy tờ có giá và kho tiền Nghiệp vụ kho quỹ áp dụng đối với Ngân hàng nhà nước, Kho bạc, các ngân hàng thương mại, ngân hàng chính sách xã hội, các tổ chức tín dụng, quỹ tín dụng…nằm trong hệ thống ngành Ngân hàng Việt Nam

1.2.2 Sự cần thiết của hoạt động kho quỹ trong ngân hàng thương mại

Hoạt động kho quỹ là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các ngân hàng thương mại tại Việt Nam Dưới đây là một số lý do cho sự cần thiết của hoạt động kho quỹ trong ngân hàng thương mại:

- Cung cấp nguồn vốn: Hoạt động kho quỹ giúp ngân hàng thu thập tiền gửi từ khách hàng để cung cấp nguồn vốn cho các hoạt động cho vay và đầu tư của ngân hàng Đây là một nguồn tài nguyên quan trọng giúp ngân hàng có thể cung cấp các dịch vụ tài chính cho khách hàng

- Tăng lợi nhuận: Kho quỹ cũng giúp ngân hàng tăng lợi nhuận bằng cách sử dụng số tiền gửi của khách hàng để cho vay hoặc đầu tư vào các tài sản khác nhau Đây là một phương thức kiếm tiền hiệu quả cho ngân hàng

- Giảm thiểu rủi ro: Hoạt động kho quỹ cũng giúp ngân hàng giảm thiểu rủi ro bằng cách phân bổ số tiền gửi của khách hàng vào nhiều khoản vay và đầu tư khác nhau Điều này giúp giảm thiểu rủi ro trong trường hợp một khoản

8 vay hay đầu tư gặp phải sự cố

- Cung cấp dịch vụ tài chính: Kho quỹ là một phần không thể thiếu của hoạt động cung cấp dịch vụ tài chính của ngân hàng, bao gồm các sản phẩm tiết kiệm, vay mượn và đầu tư

- Đảm bảo tính thanh khoản: Hoạt động kho quỹ cũng đảm bảo tính thanh khoản cho ngân hàng, giúp đáp ứng các nhu cầu rút tiền của khách hàng và giảm thiểu nguy cơ mất thanh khoản của ngân hàng

Tóm lại, hoạt động kho quỹ là một phần quan trọng của hoạt động của các ngân hàng thương mại tại Việt Nam, giúp cung cấp nguồn vốn, tăng lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro và cung cấp các dịch vụ tài chính cho khách hàng

1.2.3 Các hoạt động kho quỹ chủ yếu của ngân hàng thương mại

- Nghiệp vụ đóng gói và niêm phong tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá

Mỗi nghiệp vụ thu chi tiền mặt với khách hàng phải được nhân viên kho quỹ kiểm đếm từng tờ (tiền giấy) hoặc từng đơn vị (tiền kim loại), kiểm đúng tổng số rồi mới kiểm đếm trong từng túi, bó, thếp, thỏi; đếm xong túi, bó, thếp, thỏi này rồi mới đến sang túi, bó, thếp, thỏi khác; đếm túi, bó nguyên trước; đếm thếp, thỏi và các tờ lẻ, đơn vị lẻ sau; vừa đếm, vừa chọn lọc, sắp xếp tiền lành riêng, các tờ tiền giả, tiền mẫu, tiền hư hỏng do nguyên nhân có tính chất phá hoại; không để lẫn lộn tiền đã đếm kiểm rồi với các tiền chưa đếm kiểm Trước khi mở mỗi bó tiền hoặc túi tiền để đếm kiểm, nhân viên phải kiểm soát kỹ, bó hoặc túi tiền đó phải nguyên vẹn, còn nguyên niêm phong và đủ 10 thếp,

10 thỏi mới được cắt dây buộc để kiểm đếm

- Kiểm đếm, giao nhận tiền mặt, tài sản

Mọi khoản thu chi tiền mặt của NHNN, các tổ chức tín dụng đều phải thực hiện thông qua quỹ ngân hàng Thu chi tiền mặt kể cả ngoại tệ phải tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ Thu chi tiền mặt phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp theo quy định của pháp luật Mỗi chứng từ kế toán thu tiền mặt phải

9 kèm theo một bảng kê phân loại tiền nộp do khách hàng lập hoặc một biên bản giao nhận tiền theo mẫu in sẵn thống nhất Trên chứng từ kế toán và bảng kê thu, chi các loại tiền hay biên bản giao nhận tiền phải đủ chữ ký của khách hàng, thủ quỹ, thủ kho tiền của ngân hàng đúng vị trí quy định

Khi phát hiện các loại tiền có dấu hiệu bị phá hoại, tiền giả, tiền mẫu… kiểm ngân phải báo cáo với trưởng quỹ hoặc thủ quỹ để lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo quy định hiện hành Tất cả các ngân hàng có giao dịch tiền mặt trực tiếp với khách hàng có trách nhiệm phải thu nhận và đổi tiền rách nát thường xuyên, thuận tiện cho khách hàng mỗi khi họ yêu cầu Tiền chi ra là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Thu chi tiền mặt qua quỹ ngân hàng đều phải đếm kiểm qua tay hai người, nếu có một người thì phải tự mình kiểm tra lại Khi khách hàng nộp tiền mặt ngân hàng phải yêu cầu khách hàng tự kiểm đếm trước khi ngân hàng kiểm đếm Việc ghi chép lại trên sổ sách và xử lý chứng từ của từng món thu hay chi tiền mặt phải theo đúng quy trình nghiệp vụ Hàng ngày, hàng tháng các bảng kê phân loại tiền và biên bản giao nhận tiền được đóng thành 2 tập: phần thu, chi Phần thu xếp lên trên, phần chi xuống dưới trong từng phần xếp theo thứ tự chứng từ kế toán từ đầu đến cuối ngày giao dịch Quá trình giao nhận tiền mặt trong nội bộ của các tổ chức tín dụng được áp dụng giữa trụ sở chính, các chi nhánh, sở giao dịch của các tổ chức tín dụng nhằm điều hòa tiền mặt trong một hệ thống tín dụng với mục đích sử dụng vốn có hiệu quả đảm bảo đáp ứng nhu cầu tín dụng của các khách hàng mở tài khoản tại hệ thống tổ chức của mình Tổng giám đốc tổ chức tín dụng ban hành quyết định giao nhận tiền mặt giữa hội sở chính với các chi nhánh, sở giao dịch và ngược lại trong hệ thống

- Bảo quản tiền mặt, tài sản

Tài sản quý trong hoạt động ngân hàng bao gồm: vàng, bạc và các loại kim loại quý khác, đá quý Ngoài hoạt động kinh doanh tiền tệ, các tổ chức tín

10 dụng còn kinh doanh vàng, bạc, đá quý nhằm đa dang hóa hoạt động kinh doanh, thực hiện bình ổn thị trường vàng, bạc, thực hiện tốt chính sách tiền tệ quốc gia, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế Giấy tờ có giá của ngân hàng bao gồm: Kỳ phiếu Ngân hàng, tín phiếu ngân hàng, các chứng chỉ tiền gửi, thẻ tiết kiệm, phiếu tiết kiệm, séc thanh toán Tổ chức tín dụng phải hướng dẫn, chứng kiến, giám sát khi khách hàng tự tay gói và niêm phong tài sản quý, chứng từ có giá của mình trước khi đưa vào túi hoặc hộp bảo quản của ngân hàng cùng với bảng kê tài sản, tự khóa bằng khóa của khách hàng và niêm phong bên ngoài hộp/túi tài sản

Kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại ngân hàng thương mại

1.3.1 Khái niệm, mục tiêu và nguyên tắc kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại

Theo Basel 3, KSNB là một quá trình thực hiện bởi Ban Giám đốc, quản lý cấp cao và toàn bộ nhân viên NHTM; KSNB hoạt động liên tục ở các cấp Trong đó, Ban Giám đốc và lãnh đạo cấp cao của NHTM chịu trách nhiệm thiết lập HTKSNB phù hợp tạo điều kiện cho quá trình KSNB hiệu quả và theo dõi hiệu quả của nó trên cơ sở liên tục và mỗi cá nhân trong tổ chức đều phải tham gia quá trình này, không có ai ngoại lệ Định nghĩa hoạt động kiểm soát nội bộ của ngân hàng được quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 13/2020/TT-NHNN quy định về hoạt động kiểm soát

12 nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành, (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021), theo đó: Hoạt động kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các tổ chức tín dụng; Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra Hoạt động kiểm soát nội bộ thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, hoạt động kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ (NHNN, 2020)

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được định nghĩa: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và pháp hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” Hệ thống KSNB trong lĩnh vực ngân hàng được định nghĩa như sau: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các TCTD, Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra Hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ”

Nhìn chung, định nghĩa về hệ thống KSNB có thể tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau nhưng cơ bản thống nhất với nhau, KSNB được mô tả một cách chi tiết và sát với thực tiễn tại Việt Nam, sát với thực tế của các NHTM ở Việt

Nam hiện nay Như vậy, với những quan điểm khác nhau như trên, có thể hiểu KSNB trong NHTM tại Việt Nam có một số điểm cơ bản sau:

Một là, KSNB là một quá trình từ khâu lập kế hoạch, thực hiện đến giám sát chứ không phải là một tình huống hay một sự việc Hoạt động KSNB diễn ra trong tất cả các hoạt động của NHTM Do vậy, NHTM cần phải kiểm soát tất cả các hoạt động của NH nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra, nhưng đồng thời phải đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, quy định nội bộ của đơn vị Hai là, KSNB là quá trình được thiết kế và bị chi phối bởi con người Theo các quan điểm tại Việt Nam, thì KSNB là sự kiểm tra, giám sát của các cá nhân, các bộ phận trong đơn vị, đó là nhà quản lý, là HĐQT và các nhân viên Các nhà quản lý sẽ đề ra các mục tiêu và hoạch định chiến lược, đưa ra các biện pháp kiểm soát và cách vận hành nhằm đạt được các mục tiêu đó Do vậy, muốn có một hệ thống KSNB hữu hiệu thì từng cá nhân trong một tổ chức phải nhận thức rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình và thực hiện, tuân thủ theo các cơ chế, chính sách, quy định nội bộ

Ba là, KSNB đảm bảo cho các nhà quản lý thực hiện các mục tiêu đề ra một cách tương đối, chứ không đem đến sự bảo đảm tuyệt đối KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

Kho quỹ là hoạt động gắn liền với mọi hoạt động trong hệ thống ngân hàng, dễ thất thoát về mặt vật chất và khó hoàn trả lại, do đó KSNB hoạt động kho quỹ được xem như một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB trong ngân hàng KSNB hoạt động kho quỹ càng chặt chẽ và hiệu quả sẽ góp phần nâng

14 cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong ngân hàng

1.3.1.2 Mục tiêu và nguyên tắc kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại

Hệ thống KSNB được tổ chức thực hiện thường xuyên, liên tục để đảm bảo cho tất cả các quá trình hoạt động của ngân hàng được thực hiện đúng pháp luật, an toàn và hiệu quả; KSNB có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của ngân hàng Bởi vì hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hàng ngày của ngân hàng

Hoạt động tự kiểm tra nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của từng cán bộ nhân viên, công việc kiểm soát, phê duyệt của các cấp quản lý, điều hành tại trụ sở chính và tại các đơn vị thành viên của ngân hàng đối với việc thực hiện quy trình tác nghiệp của các cán bộ nhân viên trong quá trình thực thi các chính sách, quy chế, quy định nội bộ, quy trình nghiệp vụ có liên quan, góp phần đảm bảo an toàn tài sản, thực hiện có hiệu quả các mục tiêu của ngân hàng, đủng quy định của pháp luật và đáp ứng yêu cầu của khách hàng theo chế độ quy định của ngân hàng

Thiết lập và duy trì hệ thống KSNB có hiệu lực và hiệu quả là một phần quan trọng của công tác quản lý, điều hành của ngân hàng KSNB được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi ro kinh doanh đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị không đạt được một trong các mục tiêu liên quan đến: Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính; Hiệu quả và hiệu suất hoạt động; Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành Như vậy, một kiểm soát được thiết kế luôn hướng tới mục tiêu làm giảm khả năng xảy ra rủi ro đối với các mục tiêu đã được xác định Ngân hàng sau khi thiết lập các mục tiêu của mình thì cần phải nhận biết và đánh giá rủi ro có thể xảy ra cản trở việc đạt được các mục tiêu, từ những thông tin thích hợp của việc nhận biết và đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát nội bộ sẽ được thiết lập tương ứng Có

15 nhiều cách thức phân loại rủi ro tuy nhiên rủi ro có thể xảy ra do gian lận từ các bộ phận trong một ngân hàng là luôn tồn tại và gắn liền với hoạt động như: Mức độ cạnh tranh cao hay thị trường bão hòa, kèm theo lợi nhuận suy giảm có thể khiến các giám đốc điều hành trình bày không trung thực báo cáo tài chính hoặc áp lực về các mục tiêu đặt ra của các nhà quản lý công ty dẫn tới hành vi gian lận trong việc công bố thông tin để làm hài lòng các cổ đông hoặc các nhà đầu tư Do đó, kiểm soát nội bộ muốn ngăn chặn được khả năng xảy ra rủi ro do gian lận cần phải chú ý đến những yếu tố này hay nói cách khác kiểm soát nội bộ là một phương sách quan trọng của nhà quản lý trong việc hạn chế các hành vi gian lận trong đơn vị

Hệ thống KSNB của ngân hàng được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách của ngân hàng và tuân thủ các quy định của pháp luật của NHNN và của chính ngân hàng với các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:

Thứ nhất, bảo đảm các hoạt động của ngân hàng đạt được các mục tiêu, chính sách đã đề ra trong từng thời kỳ; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực của ngân hàng một cách kinh tế, an toàn, hiệu quả; bảo vệ ngân hàng không bị tổn thất; bảo đảm cho tất cả cán bộ nhân viên trong ngân hàng làm việc để đạt được các mục tiêu hoạt động của Ngân hàng

Thứ hai, bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời để các cấp có thẩm quyền của Ngân hàng đưa ra các quyết định chính xác; đảm bảo các báo cáo tài chính và các báo cáo hoạt động kinh doanh khác cho cổ đông và các cơ quan quản lý một cách công khai, minh bạch và xác thực

Thứ ba, bảo đảm mọi hoạt động của ngân hàng đều tuân thủ theo pháp luật, các quy định của NHNN, các chính sách, quy chế, quy định nội bộ, quy trình nghiệp vụ của ngân hàng

Tổng quan về Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam -

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân

Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam trước đây, nay là Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam (Vietcombank) được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 01/4/1963 với tổ chức tiền thân là Cục Ngoại hối (trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân được nâng cấp từ Phòng giao dịch, Chi nhánh Vietcombank Thanh Xuân ra đời vào năm 2009 Địa chỉ: Tầng 1-2 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ Artemis số

3 Lê Trọng Tấn, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

Số điện thoại: 02435578589 Số fax: 02435579138 Vietcombank Thanh Xuân ra đời giữa bối cảnh thị trường tài chính, tiền tệ bước vào giai đoạn khó khăn nhất, chiếc bánh thị phần” gần như đã phân chia xong Tuy nhiên, bằng tinh thần đoàn kết, nỗ lực vượt khó, Vietcombank Thanh Xuân đã nhanh chóng khẳng định sức mạnh nội sinh và sức trẻ qua những kết quả tăng trưởng mạnh mẽ từng năm trên các “mặt trận” Ngày đầu mới thành lập, Chi nhánh chỉ gồm 3 phòng và 1 tổ, với tổng số cán bộ nhân viên là 36 người, đến nay, hệ thống tổ chức về cơ bản đã được hoàn thiện với tổng số 154 cán bộ nhân viên; bao gồm 12 phòng, trong đó có 05 phòng giao dịch Là một chi nhánh mới thành lập song Vietcombank Thanh Xuân cũng đã rất chú ý tới các hoạt động xã hội, từ

38 thiện Từ năm 2009 đến nay, Vietcombank Thanh Xuân đã có nhiều hoạt động an sinh xã hội như thăm và tặng quà cho trẻ em mắc bệnh hiểm nghèo tại Viện huyết học và truyền máu TW, Bệnh viện E, hỗ trợ đồng bào bão lụt với tổng số tiền lên tới hàng trăm triệu đồng Để vững tiến trong tương lai, Vietcombank Thanh Xuân đã xác định, cạnh tranh trong lĩnh vực ngân hàng hiện nay chủ yếu trên 2 phương diện là lãi suất và chất lượng dịch vụ Nếu chỉ biết hạ lãi suất để tranh giành khách hàng thì sẽ không bền vững, Vietcombank Thanh Xuân chọn cách đi riêng là nâng cao chất lượng dịch vụ, phát huy nội lực của bộ máy cán bộ xông xáo, năng động, tích cực, nhạy bén để tìm ra các khách hàng lớn, tiềm năng Đồng thời, tuân thủ tiêu chí tăng trưởng tín dụng trên cơ sở kiểm soát chất lượng tín dụng để đạt được hai mục tiêu là an toàn và hiệu quả Vietcombank đang trong quá trình liên tục phát triển và đổi mới để hướng tới mục tiêu trở thành ngân hàng số 1 tại Việt Nam và có vị thế đáng kể trong khu vực Để hoàn thành mục tiêu đó, vai trò và sự đóng góp của tất cả các Chi nhánh trong đó có Vietcombank Thanh Xuân là hết sức quan trọng Trên chặng đường sắp tới, Vietcombank Thanh Xuân tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, vượt qua mọi khó khăn, tiếp tục củng cố uy tín, khẳng định vị thế và giữ được sự tin yêu của khách hàng, bạn hàng trên địa bàn

Thứ nhất, về chức năng, Vietcombank - Chi nhánh Thanh Xuân có chức năng như là một NHTM bao gồm: chức năng trung gian tín dụng, chức năng thanh toán và chức năng tạo tiền Các chức năng của NHTM có mối quan hệ chặt chẽ, bổ sung, hỗ trợ cho nhau, trong đó chức năng trung gian tín dụng là chức năng cơ bản nhất, tạo cơ sở cho việc thực hiện các chức năng sau Đồng thời khi ngân hàng thực hiện tốt chức năng trung gian thanh toán và chức năng tạo tiền lại góp phần làm tăng nguồn vốn tín dụng, mở rộng hoạt động tín dụng cho chi nhánh

Thứ hai, về nhiệm vụ, Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân thực hiện nhiệm vụ kinh doanh mà ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam giao phó bao gồm: kinh doanh tiền tệ, tín dụng, thanh toán và các dịch vụ ngân hàng theo hướng đa năng tổng hợp với mọi thành phần kinh tế, đồng thời có trách nhiệm thực hiện đầy đủ với nghĩa vụ của ngân hàng nhà nước và ngân hàng Vietcombank hội sở chính giao phó

Thứ ba, về quyền hạn:

- Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân được giao quyền ban hành mọi quy định, nội quy và các biện pháp, chính sách kinh doanh, các nghiệp vụ kỹ thuật cần thiết trong hoạt động kinh doanh tiền tệ để thực hiện, không làm trái quy định với pháp luật và quy định của ngân hàng;

- Quy định mức lãi suất cụ thể cho từng kỳ hạn tiền gửi và cho vay phù hợp với quan hệ cung cầu trên thị trường tiền tệ theo quy định của ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam;

- Quyết định tỷ giá việc mua bán các ngoại tệ theo quy định của ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam;

- Quyết định tỷ lệ hoa hồng, lệ phí, tiền thưởng, tiền phạt trong các hoạt động kinh doanh và dịch vụ theo giới hạn quy định của nhà nước và ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam;

- Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp tác kinh doanh với các tổ chức tài chính, tín dụng theo quy định của ngân hàng Nhà nước và ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam;

- Khởi kiện tranh chấp kinh tế, dân sự, yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền khởi tố về mặt hình sự khi có dấu hiệu phạm tội liên quan đến hoạt động của Chi nhánh theo quy định của ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam;

- Chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, bảo tồn và phát triển vốn, thu

40 hồi gốc và lãi vay, đảm bảo sự tăng trưởng các hoạt động kinh doanh của chi nhánh;

- Phát mãi tài sản thế chấp, cầm cố khi khách hàng không trả được nợ đến hạn;

- Chịu trách nhiệm kinh tế, dân sự và cam kết giữa Chi nhánh với khách hàng, giữ bí mật về số liệu, tình hình hoạt động của khách hàng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân

Sơ đồ 2 1 Cơ cấu tổ chức của Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân

Nguồn: Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân

Nhiệm vụ của từng bộ phận

- Giám đốc: Giám đốc chi nhánh thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động chung trong chi nhánh, quyết định những vấn đề chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh của chi nhánh;

+ Đảm bảo hoàn thiện chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh của chi nhánh; + Phối hợp với các phòng ban và bộ phận chức năng thực hiện phát triển mạng lưới của chi nhánh

- Phó giám đốc: Trợ giúp cho giám đốc, được giám đốc chi nhánh uỷ quyền chỉ đạo điều hành một số mặt các công tác, ký thay giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nhiệm vụ được phân công, chỉ đạo khối hoạt động tác nghiệp của chi nhánh, trực tiếp phụ trách phòng kế toán, dịch vụ khách hàng, phòng giao dịch, … và các phòng ban được phân công khác

- Phòng giao dịch: Phòng giao dịch là mô hình thu nhỏ của Chi nhánh, thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu là huy động vốn, cho vay khách hàng là cá nhân, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán dịch vụ vãng lai trên địa bàn và các nghiệp vụ kiên quan đến hoạt động tài khoản tiền gửi của các pháp nhân Nhận tiền gửi bằng VNĐ và ngoại tệ đối với các thành phần kinh tế, tổ chức, cá nhân

- Phòng khách hàng: Là đầu mối duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng trên tất cả các mặt hoạt động, đồng thời phân tích rủi ro cung ứng sản phẩm tín dụng, sản phẩm đầu tư dự án và các dịch vụ ngân hàng theo định hướng của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam trong từng thời kỳ Do đó, phòng khách hàng có các nhiệm vụ chính sau:

+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh;

+ Xây dựng, triển khai chính sách khách hàng;

+ Phối hợp thiết kế các sản phẩm phù hợp với khách hàng và triển khai các biện pháp Marketing tới khách hàng;

+ Tiếp nhận nhu cầu khách hàng, thẩm định tín dụng, thực hiện và quản lý các khoản tín dụng theo quy trình, quy định hiện hành;

+ Thực hiện chính sách quản lý rủi ro tín dụng và quản lý danh mục khách hàng Cung cấp thông tin về khách hàng cho bộ phận;

+ Quản lý nợ để thực hiện báo cáo và tờ trình phân loại nợ, trích lập và

42 sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng

Hoạt động kho quỹ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt

2.2.1 Nghiệp vụ đóng gói, niêm phong tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá

- Đối với tiền giấy hoặc tiền polymer, cách đóng gói như sau: Một thếp

50 tiền là 100 tờ tiền cùng mệnh giá Một bó tiền gốm 10 thếp tiền Một bao tiền gồm 20 bó tiền

- Đối với tiền kim loại, cách đóng gói: Một thỏi tiền gồm 50 miếng cùng mệnh giá Một túi tiền gồm 20 thỏi Một thùng tiền gồm 10 túi tiền Một hộp tiền gồm 40 thỏi

- Đóng gói giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng được thực hiện như đóng gói tiền mặt

- Đóng gói các loại tài sản quý được thực hiện theo quy định riêng của Thống đốc NHNN

- Giấy niêm phong bó, túi tiền mặt trong hệ thống Vietcombank là giấy mỏng màu trắng, kích thước phù hợp với từng loại tiền và được in sẵn một số nội dung

- Về các yếu tố trên giấy niêm phong, cách niêm phong bó, túi, bao tiền: Giấy niêm phong phải ghi đầy đủ, rõ ràng: Logo, tên ngân hàng, loại tiền, số tờ/miếng hoặc số bó/túi tiền; số tiền (thành tiền) có thể in sẵn hoặc ghi tay

Họ và tên người kiểm đếm, đóng gói niêm phong có thể sử dụng đóng dấu tên hoặc ghi tay hoặc có thể ghi theo số hiệu; Chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói niêm phong; ngày, tháng, năm kiểm đếm, đóng gói niêm phong phải ghi bằng tay Dùng bút bi mực tốt để ghi, không dùng mực dễ phai hoặc bút chì Giấy niêm phong bó tiền phải được dán trên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt nút 2 đầu dây

Kìm và mẫu dấu kẹp chì: là phương pháp niêm phong bao, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng bằng viên chì Khi niêm phong, cho 2 đầu dây đã buộc bị kẹp chặt qua viên chì bằng một kìm chuyên dùng; Logo của Vietcombank và mã của Đơn vị (Ngân hàng TMCP Ngoại thương - chi nhánh Thanh Xuân - 071) phải nổi rõ, đầy đủ trên bề mặt viên chì sau khi

51 kẹp Đóng gói, niêm phong tài sản quý, giấy tờ có giá

Việc đóng gói, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá thực hiện như đóng gói, niêm phong tiền mặt

Niêm phong các loại tài sản quý được thực hiện theo quy định riêng của Thống đốc NHNN

2.2.2 Kiểm đếm, giao nhận tiền mặt, tài sản

2.2.2.1 Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt

Quy trình kiểm soát chứng từ trong quản lý TM được thực hiện theo 3 bước:

Kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau khi thực hiện nghiệp vụ

Kiểm soát trước do GDV thực hiện: KH lập và nộp chứng từ (Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, giấy chuyển tiền) cho GDV, GDV kiểm soát chứng từ trước khi giao dịch

Kiểm soát trong do Thủ quỹ thực hiện: Sau khi nhận chứng từ từ GDV (đối với các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên), Thủ quỹ tiến hành kiểm soát chứng từ

Kiểm soát sau do thủ quỹ thực hiện vào cuối ngày giao dịch: Cuối ngày, GDV in liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê, kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch bao gồm các yếu tố như: số tiền, loại tiền, số tài khoản, nội dung hạch toán kế toán, ký tên lên liệt giao dịch Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ đã sắp xếp theo thứ tự trên liệt

52 kê giao dịch cho Thủ quỹ để kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch

2.2.2.2 Quy trình thu, chi tiền mặt với KH a Quy trình thu tiền mặt

Khi nhận “Giấy nộp tiền” “Bảng kê các loại tiền” của khách hàng, người nhận phải kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ Sau đó đối chiếu, kiểm tra sự khớp đúng giữa “Giấy nộp tiền” và “Bảng kê các loại tiền”

Căn cứ vào bảng kê nộp tiền để nhận toàn bộ số tiền nộp gồm các loại tiền mệnh giá lớn đến mệnh giá nhỏ Kiểm số lượng bó, thếp, tờ, miếng loại nào xong đánh dấu theo dõi trên bảng kê đó Sau đó kiểm đếm chi tiết từng loại tiền (số lượng trước, chất lượng sau) Đóng gói và niêm phong theo quy định (Chỉ thu nhận những loại ngoại tệ tiền mặt theo quy định của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam)

Sau khi kiểm đếm xong phải kiểm tra lại toàn bộ số tiền đảm bảo đúng, đủ với chứng từ và bảng nộp tiền

Cất, bảo quản toàn bộ số tiền đã kiểm đếm và đóng gói

Ký tên lên chứng từ và bảng kê nộp tiền, duyệt trên màn hình vi tính Trả chứng từ nhận nộp tiền cho KH

Chứng từ thu tiền mặt được lưu giữ như sau: Đối với số tiền thu trong hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại nhật ký quỹ của GDV Đối với số tiền thu vượt hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại sổ quỹ của Thủ quỹ nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch

Trường hợp KH yêu cầu nộp nhiều loại tiền (VND, USD, EUR, ) trên cùng một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ của loại tiền mà tài khoản được ghi Có Đối với ngoại tệ tiền mặt rách, nát, bẩn khó tiêu thụ thì tùy trường hợp

53 cụ thể để hướng dẫn KH làm thủ tục nhờ thu b Quy trình chi tiền mặt

Nhận, kiểm tra chứng từ và đối chiếu với chứng minh thư/hộ chiếu của người nhận tiền, gồm các yếu tố sau: Số; Ngày, tháng, năm của chứng từ; Họ và tên, địa chỉ; Số tiền bằng chữ và bằng số; Số và ngày cấp chứng minh thư/hộ chiếu còn hạn sử dụng; Ảnh của người nhận tiền

Duyệt chứng từ trên màn hình vi tính

Lập bảng kê loại tiền chi trả (căn cứ vào tính chất của khoản chi và cơ cấu các loại tiền hiện có tại quỹ) Kiểm tra sự khớp đúng giữa chứng từ và bảng kê về các yếu tố nêu trên

Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập cho từng loại mệnh giá (theo bó, thếp, tờ, miếng)

Kiểm đếm lại số tiền mặt đúng với bảng kê và chứng từ, đồng thời ký tên trên chứng từ và bảng kê chi tiền

Yêu cầu KH ký nhận tiền trên chứng từ, trả một liên chứng từ cho KH Chi tiền và chứng kiến KH kiểm đếm lại số tiền chi ra

Chứng từ chi tiền mặt được lưu giữ như sau:

- Đối với số tiền thu trong hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại nhật ký quỹ của GDV

- Đối với số tiền thu vượt hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại sổ quỹ của Thủ quỹ nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch

- Trường hợp KH yêu cầu rút nhiều loại tiền (VND, USD, EUR, ) trên cùng một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ của loại tiền mà tài khoản được ghi Nợ c Thu, chi tiền mặt, giao nhận giấy tờ có giá giữa Đơn vị với NHNN, các TCTD khác và KBNN Đối với các khoản thu, chi tiền mặt đồng Việt Nam thực hiện kiểm đếm

Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân

2.3.1 Văn bản pháp lý về kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân

Theo Quy chế hệ thống KSNB của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 2596/QĐ-VCB-HĐQT ngày 28/12/2018 thì “Hệ thống KSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của NHNT được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các TCTD, Thông tư của NHNN về HTKSNB của NHTM và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề

60 ra HTKSNB thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, KSNB, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ”

2.3.2 Cơ cấu tổ chức trong hoạt động kiểm soát nội bộ kho quỹ

Phân công, phân nhiệm là các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một người không được đảm nhiệm nhiều công việc liên quan đến nhau Đồng thời, việc phân công trách nhiệm, nhiệm vụ giúp cho các cán bộ nhân viên, bộ phận có trách nhiệm hơn đối với công việc mình được giao, giảm thiểu các rủi ro về hoạt động kho quỹ

+ Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng và kho tiền tại Đơn vị + Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn việc thực hiện nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ trong Đơn vị

+ Trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị hỗ trợ để đảm bảo an toàn theo quy định; chỉ đạo thực hiện những biện pháp cần thiết chống xảy ra mất mát, nhầm lẫn; đề phòng trộm cướp, cháy nổ, lụt bão, ẩm mốc, mối mọt và các nguyên nhân khác gây thiệt hại đến tiền và tài sản, đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền Xây dựng phương án bảo vệ trụ sở, Phòng giao dịch, bảo vệ quá trình vận chuyển tiền

+ Trực tiếp hoặc ủy quyền Phó Giám đốc: Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cánh ngoài cửa kho tiền để mở, khóa cửa, giám sát việc nhập, xuất, bảo quản tài sản trong kho tiền; Tham gia kiểm quỹ, kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất của Đơn vị Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng giữa số tiền tồn quỹ thực tế với số liệu sổ sách kế toán và sổ quỹ của Thủ quỹ; Ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ sách kho quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho

+ Quy định các hạn mức (hạn mức giao dịch, hạn mức tiếp quỹ đầu ngày,

61 hạn mức tồn quỹ trong ngày, hạn mức tồn quỹ cuối ngày) cho từng chức danh trực tiếp thu chi tiền mặt và từng phòng nghiệp vụ có quỹ thuộc Đơn vị

+ Quyết định bằng văn bản giao nhiệm vụ quản lý chìa khóa gian đệm kho tiền cho Thủ kho, Trưởng phòng Ngân quỹ; chìa khóa kho tiền tại Phòng giao dịch cho Trưởng phòng giao dịch, GDV, Thủ quỹ Phòng giao dịch

+ Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm sát việc nhập - xuất, bảo quản tài sản trong kho tiền

+ Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng theo chế độ kế toán, kiểm tra việc mở sổ, ghi chép sổ sách của Thủ quỹ chính, Thủ kho tiền

+ Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của Thủ quỹ chính, Thủ kho tiền

+ Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cánh cửa kho tiền; trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền để giám sát việc nhập, xuất và bảo quản tài sản trong kho tiền

+ Trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phó Trưởng phòng: Tham gia kiểm quỹ, kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất của Đơn vị; Kiểm tra, đối chiếu số liệu đảm bảo khớp đúng giữa thực tế với sổ sách kế toán và sổ quỹ của Thủ quỹ chính, Thủ kho tiền; Ký xác nhận đã đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho

+ Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền

+ Thực hiện việc nhập - xuất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng lệnh của các cấp có thẩm quyền, đúng chứng từ kế toán, hồ sơ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp

+ Mở sổ theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, thẻ kho và các loại sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác

+ Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho tiền gọn gàng, khoa học, đảm bảo vệ sinh kho tiền; áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền; không để ẩm mốc, mối xông, chuột cắn đối với tiền và tài sản trong kho

+ Thực hiện đầy đủ các chế độ, kiểm kê kho, đảo kho, làm các báo cáo nghiệp vụ đánh giá theo định kỳ về tài sản trong kho

+ Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa của cánh cửa gian đệm và một ổ khóa cánh trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao, các ổ khóa cửa của các gian kho và các phương tiện, thiết bị bảo quản tài sản trong kho tiền (két sắt, tủ sắt, thùng sắt, )

+ Tổ chức, điều hành và đảm bảo an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền Quản lý và giám sát hạn mức tiếp quỹ đầu ngày, hạn mức tồn quỹ trong ngày, hạn mức tồn quỹ cuối ngày theo quy định của các phòng nghiệp có quỹ

+ Tham mưu cho Giám đốc về hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ trong nội bộ Đơn vị

+ Tổ chức việc nhập - xuất, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng theo quy định

Đánh giá về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân

2.4.1 Những kết quả đạt được

Một là, về cơ cấu tổ chức

Cơ cấu bộ máy tổ chức tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - chi nhánh Thanh Xuân gồm các phòng ban chức năng tuân thủ theo Bộ 12 chức năng nhiệm vụ chuẩn tại Vietcombank ban hành theo Quyết định số 949/QĐ- HĐQT-TCCB&ĐT ngày 11/08/2015 của Hội đồng quản trị NH TMCP Ngoại thương Việt Nam

Chi nhánh có một Giám đốc điều hành, chỉ đạo nên hoạt động diễn ra thông suốt, công tác nghiệp vụ được thực hiện đúng quy định một cách thống nhất HTKSNB nói chung và HTKSNB trong công tác quản lý kho quỹ của Chi nhánh luôn do trực tiếp Giám đốc kiểm tra, đánh giá

Hai là, môi trường kiểm soát nôi bộ

Hệ thống KSNB tại Chi nhánh được vận hành và thiết kế theo quy định, hướng dẫn của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam

Cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ đảm bảo sự độc lập cũng như tạo mối quan hệ giữa các phòng, sắp xếp tương đối hợp lý cán bộ, bố trí vào vị trí hợp lý phù hợp với trình độ chuyên môn, công việc đảm nhiệm, hạn chế được sự chồng chéo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra kiểm soát lẫn nhau

Ba là, nhận diện rủi ro trong hoạt dộng kho quỹ

- Ban Giám đốc đã luôn chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ an toàn kho quỹ, tạo môi trường làm việc lành mạnh, phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước

- Ban Giám đốc sử dụng phương pháp rà soát thường xuyên các hoạt động để có thể kịp thời phát hiện và nhận dạng rủi ro Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức đều được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro

Bốn là, thủ tục kiểm soát quy trình hoạt động kho quỹ

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng Phân chia trách nhiệm rõ ràng, đầy đủ, một thành viên không giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc

Quy định hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ cụ thể cho các thành viên tham gia giao dịch, phù hợp với trình độ, năng lực của giao dịch viên và loại giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện

- Ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

- Đơn vị đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc sử dụng sai đúng mục đích

2.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân

Một là, nhận diện và đánh giá rủi ro trong hoạt động kho quỹ

- Chi nhánh chưa có mô hình, quy trình cụ thể để thực hiện công việc nhận diện, đánh giá rủi ro trong hoạt động kho quỹ

- Một bộ phận nhân viên tại Chi nhánh chưa thực sự quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn trong hoạt động kho quỹ

- Chất lượng của các báo cáo đánh giá rủi ro hạn chế thiếu phân tích, nhận định, và dự báo dự đoán các rủi ro sẽ phát sinh trong ngắn hạn

Hai là, hoạt động kiểm soát kho quỹ

- Cơ chế kiểm tra tại chi nhánh mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát Nói cách khác, KSNB chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra và xử lý các vấn đề đã phát sinh

- Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm tra đột xuất trong khi cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện Các cuộc kiểm tra định kì đều thực hiện theo kế hoạch không có tính chất đột xuất điều này gây nên tình trạng các đơn vị đối phó khi kế hoạch kiểm tra đơn vị sắp tới

- Các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong hoạt động kiểm soát chưa thực sự được áp dụng sử dụng triệt để

Ba là, môi trường kiểm soát

Ban giám đốc chưa nhận thức đầy đủ về KSNB và các yếu tố cấu thành của KSNB trong hoạt động kho quỹ

Cơ cấu tổ chức còn một số điểm bất cập khi giải quyết một số công việc liên quan đến một hoặc nhiều bộ phận thì việc phối hợp công việc giữa các bộ phận, cá nhân chưa được khoa học và còn thiếu hợp tác, tạo điều kiện cho nhau

Bộ máy kế toán hiện tại được bố trí chưa thực sự hiệu quả, đặc biệt là đối với việc bố trí những cán bộ làm hậu kiểm

- Các phòng ban không phối hợp phát huy vai trò của KSNB mà chỉ đối phó mang tính hình thức

- Hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng đã không hiệu quả trong việc phát hiện kịp thời các sai phạm và ngăn chặn Đến khi xảy ra thiệt hại lớn mới bắt đầu tìm biện pháp khắc phục nhưng hậu quả nghiêm trọng đã xảy ra

Định hướng chung trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân

Năm 2023 đánh dấu chặng đường 60 năm xây dựng và phát triển của ViecomBank Trong năm 2023 và những năm tới đây, chương trình Hành động chuyển đổi số mà Vietcombank đang mạnh mẽ triển khai trên phạm vi toàn hàng có một vai trò đặc biệt quan trọng để đảm bảo nền tảng cho sự phát triển bền vững của Vietcombank Hứa hẹn là bước khởi đầu quan trọng trong một hành trình dài đưa văn hóa số, tinh thần sẵn sàng chuyển đổi và phương pháp làm việc Agile thấm sâu tới từng đơn vị, bộ phận, con người, giúp tạo ra năng lực cạnh tranh vượt trội cho Vietcombank trong kỷ nguyên số

Năm 2023, đánh dấu chặng đường 15 năm hình thành và phát triển của chi nhánh Thanh Xuân Ban lãnh đạo và tập thể CBNV chi nhánh đề ra phương hướng nhiệm vụ hoạt động trong thời gian tới như sau:

- Nâng cao vị thế của chi nhánh trong Hội sở và hệ thống Ngân hàng: Vị thế của mỗi Chi nhánh được thể hiện qua các nhiệm vụ và hoạt động của Chi nhánh đó Vì thế Vietcombank cần đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả các nhiệm vụ cũng như hoạt động trong Chi nhánh

- Kiểm soát chặt chẽ chất lượng tín dụng, phát triển hệ thống giám sát hoạt động tín dụng của Ngân hàng: Tiếp tục cơ cấu lại danh mục tín dụng, tránh phát sinh thêm các khoản nợ xấu; Thực hiện rà soát lại toàn bộ các khoản nợ xấu, đánh giá rủi ro và xây dựng biện pháp xử lý chi tiết, phù hợp Tích cực đôn đốc thu hồi nợ xấu thẻ tín dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động thẻ Xây dựng và

85 hoàn thiện hệ thống giám sát hoạt động tín dụng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn nhằm đảm bảo an toàn hoạt động tín dụng và phát triển NHTMCP

Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân, thực hiện theo đúng nguyên tắc và chuẩn mực về giám sát hoạt động tín dụng

- Đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy của Ngân hàng: Đổi mới cơ cấu tổ chức theo hướng tinh gọn, hiện đại và chuyên nghiệp Cơ cấu lại các điểm giao dịch theo hướng tập trung và không áp dụng một mô hình tổ chức và nhiệm vụ đồng nhất đối với tất cả các điểm giao dịch của Chi nhánh

- Nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giám sát từ xa và thanh tra tại chỗ dựa trên cơ sở sử dụng những kết quả, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập làm công cụ hỗ trợ Bên cạnh đó hoàn thiện hệ thống chính sách của chi nhánh trong hoạt động thanh tra - giám sát phù hợp với luật NHNN Việt Nam về giám sát các khoản vay

- Công tác tổ chức và đào tạo cán bộ: Phát động các phong trào tự nghiên cứu khoa học để khuyến khích mọi ngườii tham gia nghiên cứu nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Tổ chức các cuộc hội thảo và các hình thức tập huấn nghiệp vụ dành cho CBCNV

- Phát triển dịch vụ: Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ khách hàng nhằm gia tăng niềm tin của khách hàng Cải thiện công tác quảng cáo, tiếp thị bảo đảm chuyên nghiệp, bài bản, hiệu quả, thu hút được sự quan tâm, chú ý của khách hàng

3.1.2 Định hướng chung trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động ngân hàng như: rủi ro tín dụng, rủi ro làm chậm kế hoạch, rủi ro pháp lý, rủi ro hoạt động….Đồng thời, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm

86 bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Trong bối cảnh hiện nay, xây dựng hệ thống KSNB trong mỗi NHTM là vấn đề quan trọng nhất trong thời gian tới cùng với sự phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam Sự đòi hỏi của các nhà đầu tư về một hệ thống quản trị chuyên nghiệp sẽ buộc các NHTM phải chú ý xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho thật hiệu quả Vì vậy theo quan điểm của tác giả, xu hướng phát triển của KSNB NHTM tại Việt Nam là:

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế Basel

- Phải áp dụng bộ chỉ tiêu Chuẩn kiểm soát nội bộ của quốc tế thành quy chuẩn của Việt Nam theo đúng nguyên bản quốc tế là điều chắc chắn

- Các NHTM/TCTD sẽ ban hành, sửa đổi, bổ sung chiến lược về văn hóa kiểm soát, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp

- Các nhà quản trị ngân hàng sẽ phải thay đổi quan điểm, hiểu và nhận diện đúng vai trò và tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của KSNB để đầu tư bài bản khi hiểu và nhận thấy vai trò của KSNB luôn gắn kết với hoạt động của đơn vị

- Thông tin phục vụ cho hoạt động của KSNB sẽ trở nên minh bạch, công khai, rõ ràng hơn Những vấn đề thuộc về môi trường, đạo đức trong văn hóa sẽ được giải quyết một cách triệt để và mang lại tính độc lập tuyệt đối cho hoạt động KSNB Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ, Ban Giám đốc Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân đã xác định trong tâm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ của chi nhánh đó là: Kiện toàn mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy kiểm soát nội bộ đảm bảo thực hiện theo đúng Luật các tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 được Quốc hội thông qua ngày 16/6/2010 và các văn bản liên quan, phù hợp với điều lệ của Vietcombank đồng thời nâng cao năng lực đội

87 ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ và năng lực tham mưu của bộ phận Kiểm soát nội bộ

Như vậy, tất yếu yêu cầu của Ban lãnh đạo chi nhánh là phải đổi mới, nâng cao hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ, từng bước phát triển công nghệ số, chi nhánh cũng đang từng bước đi tới hệ thống Kiểm soát nội bộ hiện đại.

Yêu cầu đối với hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ

Hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong hoạt động kho quỹ cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Hiệu quả kiểm soát đem lại phải tương ứng với chi phí đầu tư cho bộ máy kiểm soát

- Kiểm soát nội bộ phải độc lập và khách quan trong phạm vi hoạt động của nó với chức năng kiểm tra nội bộ và chức năng kiểm soát phải được phân định rõ ràng

- Kiểm soát nội bộ phải hoàn thiện chức năng giám sát, nhằm giúp Ban Giám đốc giám sát được việc tuân thủ chấp hành chỉ đạo việc thực thi chính sách vĩ mô của Nhà nước (các chính sách ngoại hối, chính sách tín dụng, chính sách lãi suất… và thực hiện các chỉ tiêu đảm bảo an toàn hoạt động kinh doanh theo quy định của Ngân hàng nhà nước, của Vietcombank và Vietcombank - chi nhánh Thanh Xuân; giám sát tính tuân thủ hoạt động theo điều lệ của Ngân hàng

- Kiểm soát nội bộ phải có đủ điều kiện và năng lực để nhận diện và đánh giá rủi ro (đặc biệt là rủi ro tác nghiệp).

Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động kho quỹ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Thanh Xuân

3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát

- Bộ phận kiểm soát nội bộ được tổ chức độc lập với các phòng ban chức năng khác nhưng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc; các Phòng, Tổ

88 kiểm tra nội bộ tại Chi nhánh, chịu chỉ đạo chuyên môn của Phòng Hoạt động kiểm soát nội bộ Hội sở chính và sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Chi nhánh Lương của kiểm soát viên Hội sở chính do Hội sở chính chi trả và lương của kiểm soát viên tại Chi nhánh do Chi nhánh chi trả Điều này cũng làm giảm tính khách quan và độc lập của các kiểm soát viên khi tiến hành kiểm soát Các nguyên tắc của bộ máy hoạt động kiểm soát nội bộ là: Độc lập với các hoạt động nghiệp vụ được kiểm soát, với hoạt động điều hành hàng ngày của ngân hàng, độc lập trong đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo của mình; Đảm bảo tính khách quan, trung thực khi thực hiện nhiệm vụ; Đảm bảo tính chuyên trách Do đó, để đảm bảo tính khách quan, bộ phận hoạt động kiểm soát nội bộ phải được tách ra khỏi bộ máy quản lý điều hành kinh doanh của ngân hàng, Phòng hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị, các phòng, Tổ hoạt động kiểm soát nội bộ của Chi nhánh sẽ thuộc biên chế Phòng hoạt động kiểm soát nội bộ Hội sở chính và chịu sự quản lý về mặt hành chính của Ban Tổng Giám đốc Như vậy, bộ phận hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ là một bộ phận tách ra khỏi bộ máy điều hành của Tổng Giám đốc Chính sự độc lập này sẽ giúp cho kiểm soát viên có cái nhìn khách quan và không chịu sự tác động chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, khả năng phát hiện các sai sót và những bất hợp lý được nâng cao”

- Hoàn thiện cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các cán bộ trong đơn vị

- Người quản lý các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan đến hoạt động kho quỹ phải thường xuyên xem xét, đánh giá hệ thống kiểm tra, KSNB; nếu phát hiện những sai phạm lớn có thể đem lại tổn thất nặng nề cần báo cáo ngay với Giám đốc chi nhánh

- Xây dựng chính sách đào tạo, luân chuyển cán bộ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ sang làm hoạt động kiểm soát nội bộ và cũng có chính sách ưu tiên

89 khi đề bạt, bổ nhiệm cán bộ hoạt động kiểm soát nội bộ vào những vị trí cao hơn vì kiểm soát viên giỏi thường có cái nhìn khái quát về toàn thể hoạt động kinh doanh ngân hàng, đồng thời có cái nhìn sâu sắc hơn về kiểm soát và quản lý rủi ro

- Định kỳ hàng năm, tổ chức tín dụng phải tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của hoạt động kho quỹ Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục các vấn đề đó

- Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của ngân hàng Chính vì thế, hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ Ngân hàng cần chú trọng hơn nữa tới việc hoàn thiện các yếu tố của hệ thống kế toán

3.3.2 Hoàn thiện công tác nhận diện rủi ro trong hoạt động kho quỹ

Chi nhánh cần chú trọng đến việc nhận diện, phân tích và đánh giá, kiểm soát rủi ro có hiệu quả Phải xây dựng và xác định rõ mục tiêu của chi nhánh, cần xác định mục tiêu tổng quát, mục tiêu chi tiết, mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong từng mảng hoạt động Từng bộ phận phải có bản tự đánh giá nhìn nhận rủi ro đã và có thể xảy ra đối với mình và báo cáo về Ban Giám đốc

Cần nâng cao nhận thức tầm quan trọng của việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro: Mở lớp học đào tạo về đánh giá rủi ro Tổ chức các buổi hội thảo có mời các chuyên gia đánh giá rủi ro bên ngoài để học hỏi, nâng cao hiểu

90 biết về việc nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro

Xây dựng kế hoạch phòng ngừa, kiểm soát rủi ro: Đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát rủi ro, thiết lập các thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro Quy định người chịu trách nhiệm về quản lý rủi ro Thực hiện theo đúng các hướng dẫn về phòng ngừa rủi ro do hội sở chính ban hành

Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan đến hoạt động kho quỹ phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, KSNB; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất lớn hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Giám đốc

Thường xuyên duy trì việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; trực tiếp kiểm tra, kiểm soát tất cả hoạt động nghiệp vụ trên toàn bộ lĩnh vực tại chi nhánh, phòng giao dịch

Mỗi rủi ro có nguy cơ gây thiệt hại đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của đơn vị đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp

3.3.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát

Các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong hoạt động kiểm soát cần phải được sử dụng triệt để và thực hiện nghiêm túc từ Ban giám đốc đến các phòng ban Các bước của thủ tục kiểm soát trong quá trình kiểm tra tất cả các hoạt động nghiệp vụ phải được thực thi nghiêm túc, đầy đủ Nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ trong hoạt động cũng như trong quá trình kiểm soát