Hoàn thiện công tác quản lý dự Án phần mềm tại công ty pmg

Quản lý dự án phần mềm không những yêu cầu sự hiểu biết về quy trình phát triển của phần mềm mà còn phải biết cách xử lý những yêu cầu thay đổi từ phía khách hàng và những thách thức tro

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

Những vấn đề chung về công tác quản lý dự án

* Khái niệm về dự án:

Theo PMBOK 6 của PMI (2017) nêu rõ định nghĩa dự án “Dự án là nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất" (PMBOK® Guide-6 th Edition)

Theo Bùi Xuân Phong (2006) đưa ra khái niệm “Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảng thời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không chắc chắn”

Luật Đấu thầu năm 2005 khoản 7 điều 4 quy định như sau “Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định”

Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) với khái niệm “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực”

Dự án có rất nhiều cách định nghĩa, phụ thuộc vào việc ta muốn tập trung vào khía cạnh nào Tuy nhiên, các định nghĩa đều mang những yếu tố sau:

- Dự án yêu cầu phải xác định thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng

- Dự án được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu cụ thể

- Các kết quả, sản phẩm, dịch vụ của dự án là duy nhất

- Dự án đòi hỏi một tập hợp các nỗ lực làm việc với các chi tiết được xây dựng dần dần

* Khái niệm quản lý dự án:

Theo PMBOK Guide 6 của PMI (2017) “Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đáp ứng mục tiêu đề ra, yêu cầu của dự án Quản lý dự án được thực hiện thông qua ứng dụng thích hợp và tích hợp của quy trình quản lý dự án được xác định cho dự án Quản lý dự án cho phép các tổ chức thực hiện các dự án có hiệu suất và hiệu quả” (PMBOK® Guide-6 th

Hay hiểu đơn giản hơn, “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép” (Từ Quang Phương, 2014)

* Mục tiêu của quản lý dự án:

“Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép” (Từ Quang Phương, 2014)

1.1.2 Một số mô hình quản lý dự án

1.1.2.1 Mô hình thác nước (Waterfall)

Quy trình của mô hình phát triển nhìn như một dòng chảy, các giai đoạn được thực hiện theo trật tự, không nhảy vượt giữa các giai đoạn hay quay lại giai đoạn trước Đây là một cách tiếp cận truyền thống, được coi là một trong những mô hình quản lý dự án dễ quản lý và dễ hiểu nhất hiện nay Mô hình hoạt động theo cách chia nhỏ tất cả các nhiệm vụ trong dự án thành các chuỗi tuyến tính Nó chia quá trình phát triển dự án thành các giai đoạn tuần tự và liên tiếp Mỗi giai đoạn theo sau phụ thuộc giai đoạn trước đó một cách tự nhiên, điều này giúp cho các thành viên hiểu dự án sâu hơn và tham gia hiệu quả hơn Bên cạnh đó, tính tuần tự của mô hình giúp xác định nguồn lực cần thiết và tiến độ của dự án một cách hiệu quả Việc chia nhỏ tất cả các nhiệm vụ trong dự án giúp PM kiểm soát rủi ro tốt hơn, việc xử lý và điều chỉnh trong giai đoạn có vấn đề phát sinh hoặc thay đổi yêu cầu sẽ dễ dàng hơn mà không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án

Quản lý dự án theo mô hình này được chia thành các giai đoạn điển hình là: Yêu cầu kỹ thuật, phân tích, giai đoạn thiết kế, thực hiện, thử nghiệm, triển khai và cuối cùng là bảo trì Dự án được đưa ra triển khai đúng kế hoạch, rõ ràng và minh bạch bởi nhà quản lý có thể đo lường lịch trình, tiến độ của dự án một cách dễ dàng thông qua sản phẩm đầu ra cụ thể của mỗi giai đoạn Mô hình thác nước này phù hợp với những dự án nhỏ, trung bình với yêu cầu ít thay đổi và ổn định, vì với bản chất tuyến tính của cách tiếp cận nên nó khá khó khi có lỗi hay khi kiểm tra lại giai đoạn trước đó

Mô hình hoạt động bằng cách phân chia mục tiêu thành nhiều nhiệm vụ nhỏ, thực hiện với quy trình lặp lại và không thực hiện kế hoạch dài hạn Trong mô hình Agile trong thử nghiệm phần mềm, cả hoạt động phát triển và thử nghiệm đều đồng thời, không giống như mô hình thác nước (Agile Methodology in Software Testing, 2023)

Khi có thay đổi nào xảy ra, doanh nghiệp sẽ chủ động điều chỉnh hơn và dễ theo dõi, kiểm soát, kiểm tra nhanh hơn khi sử dụng mô hình này Việc này sẽ giúp quản lý rủi ro trong từng giai đoạn dễ dàng hơn, những tổn thất cũng sẽ nhỏ hơn, hạn chế ảnh hưởng lớn đến kết quả chung của dự án Không những vậy, do những phân đoạn được triển khai trong thời gian khá ngắn nên người quản lý dự án phần mềm cũng có thể thay đổi liên tục việc lập kế hoạch dự án để phù hợp hơn với từng thời điểm Trong mô hình Agile, các hoạt động Thử nghiệm và phát triển diễn ra đồng thời, không giống như mô hình Waterfall

Phương pháp này phù hợp với các dự án có tiêu chí mức độ phức tạp, yêu cầu tính linh hoạt như ngành phát triển công nghệ phần mềm (Nguyễn Thu Huế, 2024)

Scrum là một phương pháp phát triển Agile tập trung cụ thể vào cách quản lý các nhiệm vụ trong môi trường phát triển dựa trên nhóm (Agile Methodology in Software

Testing, 2023) Đây là một quy trình nhanh, giúp giải quyết các vấn đề phức tạp Nó là một phương pháp Agile dựa trên cơ chế lặp và tăng trưởng Sản phẩm của mô hình này được xây dựng trong một chuỗi các quy trình lặp lại, được gọi là Sprint, với thời gian

Nội dung quản lý dự án theo PMBOK

Tên tiếng anh của PMBOK là A Guide to the Project Management Body of Knowledge, đây là một tài liệu tiêu chuẩn quản lý dự án được phát triển và duy trì bởi Viện Quản lý Dự án (PMI), một tổ chức toàn cầu dành riêng cho lĩnh vực quản lý dự án PMBOK phiên bản 6 được cập nhật vào tháng 3/2018, với sự bổ sung so với các phiên bản trước Điểm đổi mới đầu tiên là sự bổ sung hai nhóm năng lực mới

11 mà một quản lý dự án cần phải sở hữu để thích ứng với môi trường thay đổi nhanh chóng của ngành công nghiệp hiện nay: Quản lý chiến lược & kinh doanh và kỹ năng lãnh đạo Ngoài ra, PMBOK 6 thay đổi tên 2 nội dung kiến thức: Quản lý thời gian

“Time Management” thành Quản lý tiến độ “Schedule Management”; Quản lý nguồn nhân lực “Human resource management” thành Quản lý tài nguyên “Resource Management” Sự thay đổi này để phù hợp hơn với thực tiễn công tác quản lý dự án ngày nay, thể hiện sự tiến bộ và phát triển trong lĩnh vực quản lý dự án Thuật ngữ quản lý tiến độ phản ánh một cách toàn diện hơn về việc quản lý thời gian, bao gồm cả việc quản lý lịch trình công việc và tài nguyên cần thiết để hoàn thành chúng đúng hạn Thay vì chỉ tập trung vào nguồn lực con người, việc sử dụng thuật ngữ "tài nguyên" mở rộng phạm vi để bao gồm cả các loại nguồn lực khác như vật liệu, thiết bị và tài chính… Điều này phản ánh xu hướng hiện đại trong quản lý dự án, trong đó quản lý tài nguyên không chỉ đề cập đến con người mà còn bao gồm cả các nguồn lực vật chất và tài chính cần thiết để thực hiện dự án

Trong bài khóa luận này, tác giả sử dụng khung PMBOK 6 làm khung tham chiếu đánh giá công tác quản lý dự án phần mềm dựa trên 10 lĩnh vực kiến thức gồm:

- Project Integration Management (Quản lý tích hợp dự án)

- Project Scope Management (Quản lý phạm vi dự án)

- Project Schedule Management (Quản lý tiến độ dự án)

- Project Cost Management (Quản lý chi phí dự án)

- Project Quality Management (Quản lý chất lượng dự án)

- Project Resource Management (Quản lý nguồn lực dự án )

- Project Communications Management (Quản lý truyền thông dự án)

- Project Risk Management (Quản lý rủi ro dự án)

- Project Procurement Management (Quản lý mua sắm dự án)

- Project Stakeholder Management (Quản lý các bên liên quan của dự án)

Khóa luận sử dụng và tập trung vào 6 lĩnh vực phù hợp với thực trạng của công ty nghiên cứu, cụ thể như sau:

1.2.1 Project Integration Management (Quản lý tích hợp dự án)

PMBOK 6 của PMI (2017) nêu rằng quản lý tích hợp dự án bao gồm các quy trình và hoạt động để xác định, định nghĩa, kết hợp, thống nhất, và điều phối các quy trình khác nhau và các hoạt động quản lý dự án trong nhóm quy trình quản lý dự án Trong bối cảnh quản lý dự án tích hợp bao gồm các đặc điểm của thống nhất, hợp nhất, giao tiếp và mối tương quan Những hành động này nên được áp dụng từ khi bắt đầu dự án cho đến khi hoàn thành (PMBOK® Guide-6 th Edition)

Lĩnh vực này bao gồm các công việc giúp dự án trở thành một tổng thể, tích hợp dự án thành một khối thống nhất

Quy trình 4.1 Xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter)

Là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền huy động các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án Xây dựng điều lệ dự án đánh dấu sự ra đời của một dự án, cung cấp mối liên kết trực tiếp giữa dự án và các mục tiêu chiến lược của tổ chức Đây là bước tạo hồ sơ chính thức của dự án, thể hiện cam kết của tổ chức đối với dự án Quy trình này được thực hiện 1 lần hoặc tại các điểm đã được xác định trước trong dự án

Quy trình 4.2 Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan)

Là quy trình xác định, chuẩn bị, phối hợp tất cả các kế hoạch con của các lĩnh vực QLDA và tích hợp chúng vào một kế hoạch QLDA toàn diện Lợi ích của quy trình này là cung cấp một tài liệu tập trung làm cơ sở cho tất cả các công việc dự án và cách thực hiện các công việc đó Quy trình này được thực hiện một lần hoặc tại các điểm được xác định trước trong dự án

Quy trình 4.3 Chỉ đạo và quản lý công việc (Direct and Manage Project Work)

Dựa vào kế hoạch QLDA, người quản lý thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự

13 án Quy trình giúp quản lý toàn bộ công việc của dự án và các giao phẩm , vì vậy mà xác suất thành công của dự án cũng cải thiện hơn Quy trình này được thực hiện xuyên suốt dự án

Quy trình 4.4 Quản lý tri thức dự án (Manage Project Knowledge): Quy trình sử dụng tri thức hiện có và tạo ra hoặc cải thiện kết quả của dự án, hỗ trợ sự vận hành của tổ chức cũng như việc thực hiện các dự án hoặc giai đoạn tương lai

Quy trình 4.5 Giám sát và Kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control)

Project Work): Là quy trình theo dõi, kiểm tra và báo cáo tiến độ tổng thể để đáp ứng các mục tiêu thực hiện được xác định trong kế hoạch quản lý dự án Quy trình giúp bên liên quan có thể hiểu được trạng thái hiện tại của dự án, từ đó có tầm nhìn trong tương lai về tình trạng dự án với các dự báo về ngân sách, tiến độ

Quy trình 4.6 Thực hiện Kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control): Quy trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi; phê duyệt các thay đổi và quản lý các thay đổi đối với giao phẩm, tài sản quy trình tổ chức, tài liệu dự án và quản lý dự án kế hoạch; và truyền đạt các quyết định

Quy trình 4.7 Đóng dự án hoặc giai đoạn (Close Project or Phase) Đây là quy trình hoàn thiện tất cả các hoạt động cho tất cả các nhóm quy trình Quản lý dự án nhằm chính thức hoàn thành dự án hoặc giai đoạn Trong quy trình này, thông tin về các dự án được lưu trữ, từ đó cung cấp bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp Khi kết thúc chính thức công việc dự án, điều này cũng chứng minh công việc theo kế hoạch đã hoàn thành, nguồn lực dự án cũng được giải phóng để phục vụ cho công việc mới

1.2.2 Project Schedule Management (Quản lý tiến độ dự án)

PMBOK 6 của PMI (2017) nêu rằng quản lý tiến độ dự án bao gồm các quy trình cần thiết để quản lý việc hoàn thành dự án đúng thời hạn (PMBOK® Guide-6 th Edition)

Quy trình 6.1 Kế hoạch quản lý tiến độ (Plan Schedule Management) : Quá trình thiết lập các tài liệu, chính sách và thủ tục để lên kế hoạch, phát triển, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án

Quản lý dự án phần mềm

* Khái niệm về dự án phần mềm:

Dự án phần mềm là một nỗ lực được thực hiện bởi một nhóm ít nhất hai người, có giới hạn về thời gian, ngân sách và nhân lực nhằm tạo ra sản phẩm phần mềm mới hoặc cải thiện phần mềm hiện có Sản phẩm phải góp phần tạo dựng quy trình nghiệp vụ mới, hữu ích, hoặc mang lại lợi ích đáng kể cho quy trình nghiệp vụ hiện có

Có hai nhóm hoạt động chính trong dự án phần mềm: Nhóm quản lý dự án và nhóm phát triển Nhóm phát triển bao gồm những người có chuyên môn liên quan đến các vấn đề về thiết kế, vận hành, kiểm thử, lập trình và triển khai mã nguồn, Các thành viên trong nhóm này chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển sản phẩm phần mềm theo yêu cầu và tiêu chuẩn được đề ra Trong khi đó, nhóm quản lý dự án là người chịu trách nhiệm về việc hoạch định, triển khai và quản lý các hoạt động, công việc để đạt được mục tiêu dự án: chi phí, thời gian hoàn thành, chất lượng

*Khái niệm Quản lý dự án phần mềm:

Quản lý dự án phần mềm là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức tổng hợp Các hoạt động của vị trí bao gồm việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro, quản lý chi phí, phân phối các dự án, nghiệm thu bàn giao các sản phẩm liên

20 quan đến công nghệ phần mềm Quản lý dự án phần mềm cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố: Thời gian, tài nguyên và chất lượng Ba yếu tố này là tam giác dự án

1.3.2 Mục tiêu quản lý dự án phần mềm

Mục tiêu cơ bản của một dự án nói chung là những kết quả cụ thể và đo lường được mà dự án cần đạt được trong quá trình triển khai để được coi là thành công Mục tiêu này không chỉ đơn giản là việc hoàn thành dự án theo tiến độ và ngân sách, mà còn bao gồm việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, sự hài lòng của khách hàng, và cải thiện quá trình phát triển phần mềm Mục tiêu chính quản lý dự án phần mềm hướng đến là ba yếu tố: Thời gian, chi phí và mức độ hoàn thành công việc Ba yếu tố này có quan hệ chặt chẽ với nhau Việc đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách đã được xác định từ trước đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận, quản lý tài nguyên hiệu quả và giám sát tiến độ thường xuyên của nhà quản lý để đảm bảo rằng dự án diễn ra một cách trơn tru và không vượt quá ngân sách Ngoài ra, việc đảm bảo rằng sản phẩm phần mềm đạt được mức độ hoàn thành mong đợi và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng vô cùng quan trọng Nếu công việc của dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan nên kế hoạch thực tế phát triển dự án thường có những thay đổi so với trước đó, vì vậy nhà quản lý dự án cũng cần có kỹ năng đánh đổi Tầm quan trọng của từng mục tiêu trong dự án có thể khác nhau nhưng thường phải hi sinh một hoặc 2 mục tiêu để đạt được kết quả tốt cho mục tiêu còn lại, tùy vào mức độ ưu tiên thực hiện, điều này phụ thuộc vào tình hình thực tế của dự án

Bên cạnh đó, việc quản lý dự án phần mềm giúp giảm thiểu những tác động tiêu cực như rủi ro, tối ưu sử dụng tài nguyên, thiết lập được hệ thống giao tiếp hiệu quả, quản lý phát triển và thay đổi, cũng như tăng cường sự hài lòng của các bên liên quan

1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án phần mềm

* Cơ chế quản lý của nhà nước:

Nhà nước thường thiết lập các quy định và chính sách về hoạt động phát triển các dự án phần mềm Các quy định này bao gồm tiêu chuẩn về an ninh thông tin, bảo vệ dữ liệu, bản quyền phần mềm, Khi hệ thống đơn giản, không chồng chéo giúp doanh

21 nghiệp dễ triển khai hơn, người quản lý không có quá nhiều yếu tố phức tạp cần theo dõi và điều chỉnh, điều này giúp giảm thiểu rủi ro của việc mất kiểm soát và hỗ trợ quản lý dự án trong việc đảm bảo tiến độ và hiệu suất

Các biến động trong thị trường kinh tế như lạm phát, suy thoái kinh tế, hoặc thị trường không ổn định có thể làm giảm sự ổn định và dự đoán được của nguồn lực tài chính cho dự án phần mềm Sự thay đổi trong các chu trình kinh tế và tài chính có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp vốn cho dự án Một môi trường kinh doanh sôi động có thể tạo ra cơ hội mới cho đầu tư, trong khi sự suy giảm có thể làm giảm vốn đầu tư và khả năng mở rộng dự án

* Môi trường văn hóa, xã hội

Thay đổi trong văn hóa hoặc xã hội có thể ảnh hưởng đến yêu cầu và mong đợi của người dùng cuối và các bên liên quan khác đối với dự án phần mềm Sự thay đổi trong phong cách sống và quan điểm có thể yêu cầu điều chỉnh hoặc thay đổi trong sản phẩm cuối cùng Phản ứng từ cộng đồng hoặc công chúng đối với dự án cũng có thể ảnh hưởng đến sự hỗ trợ và thành công của nó Việc hiểu và phản ứng đúng đắn với các lo ngại xã hội có thể đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án

Tiến bộ trong công nghệ phần mềm có thể ảnh hưởng đến quy trình phát triển và quản lý dự án Sự phát triển của ngôn ngữ lập trình mới, các framework và công cụ mới có thể cung cấp cơ hội hoặc thách thức cho dự án Nhà quản lý dự án phải theo dõi và cập nhật các công nghệ mới nhất, phù hợp và hiệu quả để đảm bảo rằng dự án được phát triển với sự hiệu quả cao nhất.Tuy nhiên, quản lý dự án phải đánh giá và quản lý các rủi ro về công nghệ để đảm bảo rằng dự án không gặp phải các vấn đề không mong muốn

* Nguồn nhân lực: Nhân tố nguồn nhân lực đóng vai trò không thể phủ nhận và ảnh hưởng sâu rộng đến công tác quản lý dự án phần mềm Nhà quản lý dự án có nhiều kinh nghiệm và kiến thức trong lĩnh vực này sẽ đưa ra những quyết định đúng

22 đắn và phù hợp với tình hình Đây không chỉ đơn thuần là việc chọn lựa các thành viên trong nhóm phát triển, mà còn bao gồm cả việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực này Việc chọn lựa nhân sự phù hợp không chỉ đảm bảo sự đa dạng về kỹ năng và kinh nghiệm mà còn phù hợp với văn hóa làm việc của dự án Bên cạnh việc phân công công việc sao cho hợp lý, người quản lý cũng cần phải quan tâm đến đào tạo và phát triển nhân viên, thúc đẩy động lực và tương tác nhóm, quản lý xung đột

* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý dự án:

Cơ cấu tổ chức quyết định cách thức phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong nhóm quản lý dự án Nếu cơ cấu tổ chức không rõ ràng, có thể dẫn đến sự mơ hồ trong việc xác định ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể, gây ra sự chậm trễ và không chắc chắn trong quản lý dự án Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến cách thông tin được truyền tải và quản lý trong dự án Khi cơ cấu tổ chức không linh hoạt và hiệu quả, thông tin có thể bị giấu kín hoặc truyền tải không đúng cách, gây ra hiểu lầm hoặc thông tin bị mất mát

Ngoài ra, các nguồn lực khác như trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ, và môi trường, hay công cụ quản lý, cũng là nhân tố ảnh hưởng đến công tác Để thành công, bên cạnh các nhân tố quan trọng cần phải kết hợp chặt chẽ với các nguồn lực khác Sự tương tác và tương hỗ giữa các yếu tố này là chìa khóa đảm bảo dự án tiến triển một cách suôn sẻ và hiệu quả

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY PMG

Tổng quan CTCP truyền thông đa phương tiện PMG

2.1.1 Thông tin chung công ty

Tên công ty: CTCP truyền thông đa phương tiện PMG

Tên quốc tế: PMG Multimedia Communication Joint Stock Company

Mã số thuế: 0109679622 Địa chỉ: Tầng 3, Tòa tháp A, Tòa nhà Sky Tower, số 88, Phố Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội Đại diện pháp luật: Bà Trần Thị Thu Phương

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty

* Các lĩnh vực chính của công ty:

Tổ chức hoạt động, quản lý sự kiện sân khấu theo nhu cầu của khách hàng Công ty lập kế hoạch, sáng tạo và hiện thực hoá từ những ý tưởng và yêu cầu, lên phương án triển khai hiệu quả nhất về chi phí, nội dung, kỹ thuật, mỹ thuật

Cung cấp giải pháp chuyển đổi số phù hợp, hiệu quả cho Chính phủ và các doanh nghiệp, cung cấp các dịch vụ liên quan đến phần mềm và truyền thông, phát triển phần mềm với mục đích truyền thông, tổ chức sự kiện, cuộc thi;

Sản xuất video theo yêu cầu của khách hàng, PMG có thế mạnh trong việc mang những ý tưởng độc đáo, ứng dụng linh hoạt công nghệ trong tổ chức sự kiện và truyền thông

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 2 1 Cơ cấu tổ chức công ty PMG Việt Nam

Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự PMG a Phòng Hành chính-Nhân sự

Bao gồm trưởng phòng nhân sự, nhân viên và thực tập sinh Phòng Hành chính- Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của một tổ chức Các công việc chính của bộ phận này bao gồm quản lý hồ sơ, thông tin của nhân viên, thời gian làm việc và chấm công, lương và phúc lợi, tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển, hiệu suất và đánh giá, thông tin và chính sách, cũng như thương mại lao động và pháp lý Để thực hiện tốt những nhiệm vụ này, phòng hành chính nhân sự cần phải có sự cẩn trọng, chính xác và tính kỷ luật cao Bằng cách này, tổ chức có thể đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự diễn ra một cách trơn tru, xây dựng môi trường tốt nhất để phát triển nhóm liên tục cho nhân viên và tổ chức b Phòng Tài chính-Kế toán

Bao gồm kế toán trưởng và kế toán viên, thực tập sinh Phòng Tài chính-Kế toán là bộ phận chịu trách nhiệm về quản lý tài chính và kế toán của tổ chức đó Các nghiệp vụ chính trong phòng là hạch toán, quản lý tài sản và ngân sách, quản lý thu - chi, báo

26 cáo tài chính, báo cáo thuế cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tài chính và kế toán của nhà nước và nội bộ tại đơn vị c Phòng Sản xuất-Triển khai

Bao gồm trưởng bộ phận, các nhân viên, thực tập sinh, cộng tác viên Đây là bộ phận đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của mỗi sự kiện được tổ chức Công việc của phòng sản xuất không chỉ là quản lý, thi công các yếu tố sản xuất vật liệu và thiết bị, mà còn là việc phối hợp mọi hoạt động để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và đáp ứng được tiêu chí đề ra từ phía khách hàng d Phòng Truyền thông

Bao gồm trưởng phòng truyền thông, nhân viên và thực tập sinh Bộ phận này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và quản lý hình ảnh thương hiệu, tạo ra sự nhận thức và quảng bá cho sự kiện, dự án của công ty tổ chức Công việc của phòng truyền thông bao gồm quảng bá sự kiện, tạo ra nội dung hấp dẫn và tương tác với cộng đồng mạng để tăng cường sự tham gia và tương tác của khán giả thông qua hoạt động truyền thông trực tuyến và ngoại tuyến, xây dựng và duy trì mối quan hệ với bên báo chí, phương tiện truyền thông để đảm bảo về đưa tin và phát sóng truyền hình e Phòng Phần mềm

Phòng phần mềm có vai trò trong việc xây dựng và phát triển và quản lý các phần mềm và ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ các hoạt động tổ chức sự kiện, truyền thông dự án Công việc của phòng không chỉ là thiết kế, phát triển các phần mềm và ứng dụng, mà còn là việc duy trì, vận hành hệ thống để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả Bộ phận có nhiệm vụ vào việc xây dựng, phát triển và điều chỉnh phần mềm nhằm hỗ trợ việc quản lý sự kiện, đăng ký khách hàng, quản lý cơ sở dữ liệu các bên liên quan, tích hợp hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp và bảo trì

27 f Phòng Dự án-Kinh doanh

Phòng Dự án-Kinh doanh trong công ty không chỉ có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm và khai thác dự án mà còn có trách nhiệm trong trong việc xây dựng hồ sơ năng lực và chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu, thông tin của doanh nghiệp để tham gia quá trình đấu thầu Bên cạnh đó, bộ phận còn chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cho Ban giám đốc với đối tác liên quan để thương lượng, đàm phán

Khi trúng thầu, bộ phận sẽ tiến hành phân tích yêu cầu của dự án, của khách hàng Đây là nền tảng để hình thành, xác định tiêu chuẩn chất lượng đề ra của dự án Để bàn giao dự án, truyền đạt thông tin cho các phòng Người quản lý dự án sẽ lập kế hoạch quy trình (thực hiện, tiến độ, chất lượng, rủi ro, nguồn lực, ) cho dự án

Trong bước thực hiện dự án, phòng Dự án-Kinh doanh sẽ bao quát các hoạt động của dự án Người quản lý dự án sẽ phối hợp cùng với nhóm thực hiện các công việc của bộ phận, đánh giá quá trình triển khai dự án, giải quyết các vấn đề phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan

Khi dự án vào giai đoạn kết thúc, bộ phận có trách nhiệm nghiệm thu, bàn giao dự án và cuối cùng đánh giá kết quả hoàn thành dự án Bên cạnh đó, bộ phận cũng có nhiệm vụ nghiên cứu, phát triển thị trường để nâng cao sự cạnh tranh cho doanh nghiệp

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023

Bảng 2 1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Đơn vị tính: VNĐ)

Chỉ tiêu Mã số Năm 2021 Năm 2022

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 1.006.739.728 9.245.786.964

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 0 0

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 1 - 2) 10 1.006.739.728 9.245.786.964

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 361.497.546 2.774.956.780

6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 70.231 5.860.133

Trong đó chi phí lãi vay 23 0 0

8 Chi phí quản lý kinh doanh 24 336.196.613 2.321.126.536

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 - 22 -

13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 25.371.164 29.243.090

15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 - 51) 60 21.819.201 131.522.838

Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán PMG

Từ bảng số liệu, doanh thu và lợi nhuận của công ty đã tăng đáng kể từ năm 2021 đến năm 2022 (doanh thu từ 1.006.739.728 đồng trong năm 2021 lên 9.246.786.964 đồng, lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đã tăng từ 361.497.546 đồng trong năm 2021 lên gần 3 tỷ đồng trong năm 2022) Sự gia tăng này có thể phản ánh mức độ phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty trong năm vừa qua, cho thấy mức độ hiệu quả về hoạt động kinh doanh của công ty đã được cải thiện Tuy nhiên, điều này cũng đi kèm với sự tăng về giá vốn hàng bán, các chi phí khác

Thực trạng công tác quản lý dự án phần mềm tại công ty PMG

2.2.1 Một vài dự án phần mềm tiêu biểu của công ty a Triển lãm số “Tự hào một dải biên cương”

Mục tiêu dự án: Tổ chức triển lãm số đặc biệt nhằm quảng bá và tôn vinh văn hóa vùng cao, vùng biên giới nước nhà”

Nội dung: Triển lãm số với 197 bức tranh số hóa với đầy đủ thông tin khách tác giả, nội dung Khuôn viên triển lãm với nhiều phòng tranh được phân chia theo các chủ đề, âm thanh sinh động trên nền tảng thực tế ảo với công nghệ: 3D Max, C4D, Nreal Engine Dự án được vận hành trên Website và App, điều hướng bằng phím và chuột b Phòng truyền thống số Agribank

Mục đích của dự án là giúp nhân viên, cán bộ trong hệ thống tìm hiểu về lịch sử truyền thống, văn hóa của Ngân hàng theo cách sáng tạo, thuận tiện hơn Mô hình truyền thông số áp dụng công nghệ mô phỏng 3D “Agribank History” để mỗi thành viên của ngân hàng có thể truy cập bằng những thao tác số vô cùng dễ dàng và được trải nghiệm mọi lúc, mọi nơi trên mọi miền tổ quốc Với không gian số này, người xem có thể tham quan sản phẩm, xuyên về lịch sử để tìm hiểu, hay tham quan văn phòng… như đang ở chính địa điểm thực chỉ với chiếc điện thoại hoặc máy tính và kết nối internet c Xây dựng, thiết kế và vận hành web cuộc thi “Tìm hiểu kiến thức luật pháp luật Biển, đảo quê hương”

Với thời gian khoảng gần 3 tháng, từ bước lên kế hoạch xây dựng Website & Apps cũng như các công tác chuẩn bị cho chương trình ra mắt, công ty luôn cảm thấy thật vinh dự khi có được cơ hội hợp tác với Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng trong việc tuyên truyền "Luật Biên phòng Việt Nam năm 2020" đến đông đảo người dân nhờ

30 vào sức mạnh hiện nay của công nghệ thông tin Đối với dự án triển lãm thực tế ảo

“Tự hào một dải biên cương”, trải nghiệm không chỉ giới hạn ở 1 nền tảng Bằng máy tính, laptop, iPad hay ứng dụng “Một dải Biên cương” trên điện thoại thông minh hệ điều hành IOS hoặc Android người dùng có thể được trải nghiệm triển lãm ảo trên website một cách dễ dàng

Nhận xét chung, mô hình công ty sử dụng quản lý các dự án trên là mô hình RUP, chia dự án thành các giai đoạn nhỏ hơn để dễ dàng quản lý Tiến độ dự án đạt đúng kế hoạch đề ra, thực hiện trong ngân sách cho phép Số lượng nhân sự có thay đổi nhẹ ở một số vị trí nhưng không ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty Công ty chưa tập trung hơn vào việc phát triển nhóm dự án thông qua việc đào tạo nhân lực Về công tác quản lý rủi ro dự án, công ty tập trung vào quản lý rủi ro một số lĩnh vực nhất định (Sự cố kỹ thuật, tương tác của người dùng cuối, bảo mật thông tin) Quản lý chất lượng được thực hiện theo quy trình nhằm phát hiện ra lỗi, đảm bảo chỉnh sửa để chất lượng sản phẩm bàn giao tốt nhất

2.2.2 Thực trạng quản lý dự án phần mềm tại công ty

Dựa trên yêu cầu của khách hàng và tuân thủ theo quy định pháp luật, nhà nước về dự án phần mềm, các dự án được công ty áp dụng quy trình 3 giai đoạn: Chuẩn bị, thực hiện và kết thúc

2.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị dự án

* Lập hồ sơ thầu: Công ty sẽ tìm kiếm thông tin các gói thầu phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty trên web: https://muasamcong.mpi.gov.vn/; sau khi nghiên cứu tài liệu thầu, xác định rõ khả năng và tài nguyên công ty, phân tích yêu cầu dự án, công ty sẽ tập trung chuẩn bị hồ sơ dự thầu dựa trên thông tin đã thu thập Hồ sơ thầu bao gồm các thông tin về công ty, kinh nghiệm, tiểu sử dự án, ước lượng chi phí, và gửi thầu theo hướng dẫn hồ sơ mời thầu Công ty theo dõi quá trình đấu thầu và cung cấp các thông tin hoặc bổ sung nếu cần thiết, đáp ứng các yêu cầu phản hồi từ công ty đăng thầu Đồng thời, tham gia các buổi gặp gỡ hoặc thảo luận để hiểu rõ hơn về yêu cầu, mục đích, tiêu chí của dự án Đến khi có kết quả của quá trình đánh giá, người quản lý thương lượng điều khoản của hợp đồng nếu công ty được chọn

Hình 2 2 Quy trình lập hồ sơ thầu của công ty PMG

Nguồn: Tác giả tổng hợp và xử lý

* Lập kế hoạch triển khai dự án: Khi PMG trúng thầu, công ty xác nhận các điều khoản hợp đồng và ký kết (về tiến độ, chi phí, phạm vi dự án, ) Hai bên sẽ đi vào chi tiết để thống nhất thực hiện dự án Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là việc lập kế hoạch chi tiết, thiết kế ban đầu các công việc khá phức tạp như:

- Thành lập nhóm dự án, xác định nhân sự tiềm năng

- Lập kế hoạch tổng thể, tích hợp dự án

- Lập kế hoạch tiến độ, lịch trình dự án

- Lập kế hoạch chi phí, ngân sách dự án

- Lập kế hoạch ngân sách dự án Đây là giai đoạn quan trọng để dẫn đến thành công của dự án, những bước đầu luôn là nền tảng, cơ sở để dự án đi đúng hướng, đúng mục đích và đáp ứng yêu cầu của khách hàng Kết thúc giai đoạn này, lịch trình theo kế hoạch có thể được bắt đầu

2.2.2.2 Giai đoạn thực hiện dự án

Giai đoạn này các nguồn lực được triển khai, cần đầu tư nhiều thời gian, công sức nhất Các công việc từ đầu như mua sắm thiết bị, lắp đặt, công cụ, Sau đó, thực hiện phân tích các tiêu chí, lựa chọn phương án, giải pháp kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật,

32 yêu cầu kỹ thuật cần đáp ứng Dựa trên căn cứ thực hiện đánh giá, các tiêu chí và quy ước đánh giá, đánh giá nhóm sản phẩm để có thể đề xuất phương án lựa chọn về hạ tầng triển khai, kỹ thuật công nghệ, công nghệ xây dựng website, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nền tảng công nghệ, cơ sở dữ liệu phù hợp nhất Người quản lý dự án tận dụng các kỹ năng, kiến thức, năng lực quản lý các lĩnh vực để thực hiện dự án một cách tốt nhất Hoàn thành xong giai đoạn này, hệ thống có thể chuyển sang khai thác thử nghiệm và vận hành

Kết thúc một giai đoạn dự án, công ty sẽ bàn giao cho bên mời thầu sản phẩm hoàn chỉnh, những tài liệu và dữ liệu liên quan, đánh giá kết quả và quá trình thực hiện dự án, rút ra kinh nghiệm, giải phóng nguồn lực, cụ thể:

- Cung cấp hỗ trợ và bảo trì sau triển khai

- Scan lưu trữ tài liệu dự án

- Kiểm tra lại sổ sách, lập báo cáo và bàn giao cho khách hàng

- Giải phóng nguồn lực để chuẩn bị công việc, dự án khác

- Xem xét và đánh giá hiệu suất dự án

- Đưa ra bài học kinh nghiệm và đề xuất cho dự án mới trong tương lai

- Sắp xếp lại thiết bị, công cụ,

Công tác quản lý dự án phần mềm cuộc thi “Tìm hiểu luật biên phòng Việt Nam”

2.3.1 Tổng quan dự án Phần mềm cuộc thi “Tìm hiểu luật biên phòng Việt Nam”

Việc tiến hành thường xuyên, liên tục, có trọng tâm và hiệu quả về công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy định chi tiết và Luật biên phòng Việt Nam là nhiệm vụ vô cùng quan trọng Năm 2022, thiết kế Website, apps tuyên truyền luật Biên phòng Việt Nam đã được Cục Chính trị Bộ đội Biên phòng việc thực hiện Phần mềm đã đáp ứng yêu cầu công nghệ hiện đại, hỗ trợ chuyển đổi ngôn ngữ để không chỉ công dân Việt Nam mà người nước ngoài cũng có thể trải nghiệm, tìm hiểu Thiết kế

33 được trình bày khoa học, hợp lý và đảm bảo tính thẩm mỹ, hài hòa với chức năng, nhiệm vụ nhằm đáp ứng đầy đủ thông tin phục vụ nhu cầu tìm hiểu pháp luật về biên phòng Việt Nam và các vấn đề có liên quan trên thiết bị di động thông minh

Bảng 2 2 Danh mục chức năng hệ thống đã xây dựng (năm 2022)

STT Danh sách chức năng STT Danh sách chức năng

I Hệ thống Quản trị nội dung, tài liệu thư viện II Phân hệ quản lý người dùng

1 Quản lý bài viết trang chủ 12 Quản lý tài khoản người dùng

2 Quản lý thông tin giới thiệu 13 Quản lý phân quyền tài khoản người dùng

3 Quản lý danh mục tài liệu thư viện 14 Thiết lập nội dung thông tin người dùng

4 Quản lý tài liệu, ấn phẩm phổ biến giáo dục pháp luật 15 Quản lý hồ sơ cá nhân của người dùng

5 Quản lý tài liệu giới thiệu văn bản pháp luật mới III Kiểm soát truy cập

6 Quản lý tài liệu sách, cẩm nang, câu chuyện pháp luật 16

Báo cáo người dùng đăng nhập

7 Quản lý tài liệu dạng video 17 Báo cáo thống kê lượt xem

8 Quản lý tài liệu chương trình sản phẩm khác 18

Báo cáo bài viết, truy cập chi tiết

9 Quản lý bài viết tin tức 19 Thống kê truy cập

10 Quản lý thông tin liên hệ

IV Giao diện hệ ứng dụng di động (Apps)

11 Giao diện ngôn ngữ Tiếng Anh 20 Quản lý tin tức

22 Liên hệ với ban tổ chức

23 Truy vấn một số câu hỏi thường gặp

Nguồn: Phòng Dự án - Công ty PMG

Phần mềm năm 2022 phát hành đã đáp ứng cơ bản đầy đủ yêu cầu, tuy nhiên để hoàn thiện và đảm bảo tính phát triển, đổi mới trong 2023 hệ thống cần được nâng cấp bổ sung chức năng phục vụ công tác tổ chức cuộc thi như: Quản lý vòng thi tuần, vòng thi chung kết, quản lý bộ đề thi, quản lý thí sinh, thiết lập chế độ tự động

2.3.2 Thông tin cơ bản dự án phần mềm cuộc thi “Tìm hiểu luật biên phòng Việt Nam”

Tên dự án: Thiết kế, vận hành phần mềm cuộc thi “Tìm hiểu luật biên phòng Việt Nam Đơn vị sử dụng ngân sách: Cục chính trị và Bộ đội Biên phòng

Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2023

Loại nguồn vốn: Ngân sách Quốc phòng

Phạm vi dự án: Cuộc thi được tổ chức và phát động trên môi trường Internet, không giới hạn về phạm vi địa lý Đối tượng tham gia: Công dân Việt Nam và nước ngoài, người nước ngoài đang sinh sống, làm việc, học tập và công tác tại Việt Nam

- Nội dung cơ bản của Luật biên phòng Việt Nam năm 2020

- Một số quy định của pháp luật liên quan đến biên giới nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và hoạt động của Bộ đội biên phòng Việt Nam

Hình thức thi: Cuộc thi được tổ chức bằng hình thức thi trực tuyến trên Website: https://bdbp.com.vn và ứng dụng “Luật Biên phòng Việt Nam”

Thời gian tổ chức cuộc thi:

- Phát động Cuộc thi: Ngày 27/11 đến 17/12/2023

- Vòng thi tuần (03 tuần): Từ ngày 27/11 đến hết ngày 17/12/2023

+ Vòng chung kết: Dự kiến 22/12/2023

+ Tổng kết, trao giải: Dự kiến ngày 27/12/2023

Mục tiêu dự án: Đổi mới nội dung, hình thức, đa dạng hóa các phương thức tuyên truyền, thông tin đối ngoại về chủ quyền biên giới lãnh thổ; khai thác lợi thế của các phương thức tuyên truyền trực quan sinh động; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, các nền tảng số để tăng tính lan tỏa của thông tin, hướng tới các đối tượng khác nhau; đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền

2.3.3 Thực trạng công tác quản lý dự án phần mềm cuộc thi “Tìm hiểu luật biên phòng Việt Nam”

2.3.3.1 Công tác lập kế hoạch triển khai dự án

Mô hình RUP là mô hình quản lý công ty sử dụng, tổng thể dự án được chia thành

06 giai đoạn nhỏ (stages) Mục tiêu của việc này nhằm giúp quản lý lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ dễ dàng, thuận tiện hơn Tại mỗi giai đoạn đều có kế hoạch chi tiết khi kết thúc giai đoạn sẽ tổng kết lại giai đoạn này

Hình 2 3 Mô hình quản lý dự án được áp dụng (mô hình RUP)

Nguồn: Phòng Dự án-Kinh doanh PMG

- Trong giai đoạn Initiation (khởi động dự án): Xác định phạm vi, mục tiêu và các yêu cầu tổng thể của dự án

- Trong giai đoạn Definition (phân tích yêu cầu): Xác định danh sách các yêu cầu đối với hệ thống, sau đó phân tích kỹ càng để lập báo cáo về phân tích yêu cầu NSD

- Trong giai đoạn Solution (thiết kế hệ thống): Đề xuất kiến trúc ứng dụng, thiết kế cơ sở dữ liệu và xây dựng quy trình triển khai hệ thống, quá trình chỉnh lý, số hoá hồ sơ, kế hoạch đào tạo, triển khai, hỗ trợ

- Trong giai đoạn Construction (xây dựng): Xây dựng, kiểm tra ứng dụng và đề xuất quy trình triển khai

- Trong giai đoạn Transition (chuyển giao): Công ty triển khai chuyển giao hệ thống, kết hợp với cán bộ bên mời thầu để kiểm tra hệ thống và thực hiện triển khai thí điểm, vận hành phần mềm Giai đoạn cuối cùng là Termination (kết thúc dự án)

Với chu trình sản xuất như trên giúp dự án vừa kiểm soát được chặt chẽ tiến độ, vừa tận dụng được nguồn lực do có thể tiến hành nhiều công việc đồng thời, hạn chế được rủi ro thông qua việc xây dựng các phiên bản trung gian đây sẽ chính là các yếu tố then chốt để công việc hoàn thành đúng hạn

Thiết kế, vận hành phần mềm, tuyên truyền và tổ chức cuộc thi trực tuyến “Tìm hiểu Luật Biên phòng Việt Nam” bảo đảm vận hành được Cuộc thi trực tuyến với ít nhất 50 nghìn lượt người tham gia/1 thời điểm

* Mô hình tổng thể phần mềm

Hình 2 4 Mô hình tổng thể phần mềm

Người dự thi sử dụng thiết bị kết nối internet truy cập vào hệ thống được cài đặt trên môi trường Cloud Server Tiếp theo, người dự thi tham gia dự thi Hệ thống ghi nhận đáp án và trả về cho người thi kết quả làm bài Hệ thống lưu thông tin dự thi, kết quả thi

Người được giao nhiệm vụ quản trị hệ thống, quản trị nội dung sử dụng thiết bị kết nối internet truy cập vào hệ thống thực hiện các thao tác đã được phân quyền

* Quy trình quản lý cuộc thi

Hình 2 5 Quy trình quản lý cuộc thi

Nguồn: Phòng Dự án-Kinh doanh PMG

- Người dự thi thực hiện đăng nhập vào hệ thống, sau đó hệ thống hiển thị thông tin bài thi;

- Người dự thi thực hiện làm bài thi, sau đó hệ thống ghi nhận đáp án và hệ thống thực hiện chấm điểm bài thi;

- Hệ thống hiển thị kết quả chấm điểm bài thi, sau đó người dự thi thực hiện xem kết quả ngay khi nộp bài

* Mốc thời gian, tiến độ dự kiến:

- Dự kiến thời gian, tiến độ công việc dự án : Trong quý IV năm 2023

Đánh giá công tác quản lý dự án phần mềm theo khung PMBOK

2.4.1 Đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án phần mềm tại công ty PMG

Tác giả đã sử dụng PMBOK phiên bản 6 làm khung tiêu chuẩn để so sánh, đánh giá công tác quản lý dự án phần mềm của công ty PMG Nó được coi như là “ngôn ngữ chung”, “khung tham chiếu” trong lĩnh vực quản lý dự án mà đã được các chuyên gia hàng đầu trên thế giới đúc rút kinh nghiệm và xây dựng Để tăng hiệu quả, hiệu suất các công tác quản lý dự án cho công ty, tác giả đã tiến hành so sánh từng công tác quản lý dự án của công ty với khung làm việc này để đưa ra được nhận xét

Tác giả sử dụng bộ câu hỏi khảo sát nhân sự tham gia dự án trên bằng google form để có thể đánh giá được thực trạng của công tác quản lý chất lượng dự án Phần Phụ lục của khóa luận sẽ trình bày chi tiết các câu hỏi này

- Địa điểm thực hiện điều tra: CTCP truyền thông đa phương tiện PMG

- Kết quả số phiếu khảo sát: 34 (phiếu); đối tượng khảo sát: thành viên CTCP truyền thông đa phương tiện PMG

- Kết quả từ cuộc khảo sát trên là:

Bảng 2 7 Số lượng thành viên từng phòng ban tham gia khảo sát

Nguồn: Khảo sát của tác giả

Bảng 2 8 Kinh nghiệm làm việc của thành viên công ty

Số năm kinh nghiệm Số lượng

Nguồn: Khảo sát của tác giả

Gần 80% thành viên của công ty đều là người có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên, với 44,1% là người có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên Đây là những thành viên có vai trò quan trọng trong việc giữ vững và phát triển tổ chức theo thời gian Đối với từng nhóm thâm niên, PM có thể phát triển các chương trình đào tạo và phát triển sự nghiệp phù hợp cho từng nhóm cũng như xây dựng các quy trình và chính sách riêng để tận dụng và phát triển tối đa tài năng và kinh nghiệm của từng nhóm nhân viên

Bảng 2 9 Hiệu quả tương tác giữa các phòng ban khi thực hiện dự án

Nguồn: Khảo sát của tác giả

Có thể nhận thấy hầu hết các người tham gia đánh giá sự phối hợp là “tốt” hoặc

“rất tốt” chiếm tỷ lệ 70,6% Điều này cho thấy rằng phần lớn các phòng ban trong công ty đều có sự phối hợp tích cực và hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án Đây cũng là một dấu hiệu tốt đối với công tác quản lý nhân sự của người quản lý Mỗi dự án đều cần sự trao đổi liên tục giữa các phòng ban để đảm bảo tiến độ, chất lượng, yêu cầu dự án

Trong quá trình thực hiện dự án, một số phòng ban cần cải thiện việc tương tác, phối hợp với các phòng ban khác Công ty có thể thiết lập các chương trình, cuộc họp nội bộ để xây dựng một môi trường hòa đồng, thấu hiểu và hỗ trợ lẫn nhau, tạo ra môi trường làm việc phát triển hơn

Bảng 2 10 Hiệu quả của các mô hình, phương pháp và công cụ

Nguồn: Khảo sát của tác giả

Từ kết quả đánh giá hiệu quả của phương pháp, công cụ trong quản lý dự án có thể thấy một phần lớn người tham gia đánh giá mức độ của các tiêu chí trên là “bình thường”, tỷ lệ này chiếm tỷ lệ 47,1% Điều đó chỉ ra rằng chưa có sự đa dạng trong việc sử dụng các phương pháp và công cụ trong quản lý dự án hoặc cảm thấy các phương pháp và công cụ này chưa thực sự mang lại hiệu quả tối ưu hoặc đặc biệt

Bên cạnh đó, 32,4% nhân viên cho rằng các mô hình, phương pháp, công cụ này là “hiệu quả”; 20,6% cho thấy một số người thấy chúng là “hiệu quả cao” Điều này cho thấy có một phần nhân viên đánh giá khá tích cực về hiệu quả của các phương tiện này trong quản lý dự án

Việc đánh giá hiệu quả của các phương pháp và công cụ trong quản lý dự án là quan trọng để hiểu được sự hiệu quả của các công cụ và phương pháp được sử dụng trong công ty Công ty nên nghiên cứu, phát triển thêm về các phương pháp, mô hình, công cụ mới để có thể tận dụng được hiệu quả tối đa từ các phương tiện này, hiệu quả dự án cũng sẽ được nâng cao hơn

Bảng 2 11 Tự đánh giá mức độ hiệu quả công việc của nhân viên

Bình thường 10 29,4 Ít hiệu quả 0 0

Nguồn: Khảo sát của tác giả

Với tỷ lệ 50% các nhân viên đánh giá công việc của họ là “hiệu quả”, điều này cho rằng một phần lớn nhân viên đang làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra Đây có thể là kết quả của một quy trình làm việc tốt hoặc một môi trường làm việc tích cực

Bên cạnh đó 29,4% cho thấy một phần nhỏ nhân viên tự đưa đánh giá, nhận xét hiệu quả công việc của họ chỉ là “bình thường” Điều này phản ánh sự cần thiết của việc cải thiện quy trình làm việc hoặc cung cấp thêm hỗ trợ và nguồn lực cho những nhân viên này để họ có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả hơn

Tóm lại, việc đánh giá hiệu quả công việc là một phần quan trọng của quản lý dự án Khảo sát trên cung cấp thông tin giá trị để cải thiện quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên Tuy nhiên, cần xem xét và phân tích kỹ lưỡng các khía cạnh khác nhau để có cái nhìn về hiệu quả công việc một cách toàn diện và chính xác nhất

Bảng 2 12 Nội dung cần cải thiện trong mỗi lĩnh vực kiến thức

Công tác quản lý Số lượng

Quản lý tích hợp dự án 1 3,4

Quản lý hoạt động mua sắm 3 10,3

Quản lý truyền thông và các bên liên quan 5 17,2

Quản lý phạm vi dự án 1 3,4

Nguồn: Khảo sát của tác giả

Bảng 2 13 Quan điểm và một số giải pháp để cải thiện công tác trên (theo nhân viên)

Tên công tác quản lý

Quan điểm của nhân viên Giải pháp

Quản lý tích hợp dự án

Quản lý nguồn lực dự án

- Con người luôn là yếu tố chính dẫn đến thành công cho bất kỳ dự

- Tập trung hơn vào công tác đào tạo thêm, lớp học, phát

53 án nào Việc cải thiện thêm về kỹ năng, kiến thức không bao giờ là thừa

- Công tác quản lý nguồn lực cần tránh sự dồn công việc quá nhiều vào 1 số nhân viên

- Cần chú trọng hơn việc các thành viên chủ chốt nhận được sự công nhận xứng đáng, ý kiến của thành viên chủ chốt được xem xét và có cơ hội phát triển và trưởng thành triển các kỹ năng cho nhân viên

- PM nên trao đổi với từng thành viên chủ chốt về mong muốn cá nhân bản thân khi tham gia dự án

Quản lý chi phí dự án

- Việc ước lượng chi phí một cách chính xác là cực kỳ quan trọng để tránh sự thiếu hụt nguồn lực hoặc lãng phí tài nguyên

- Chi phí dự phòng cần được ước tính cẩn thận hơn, dựa trên các dự án đi trước rút ra kinh nghiệm

- Cải thiện quá trình dự báo chi phí bằng cách phân tích chi tiết và đánh giá rủi ro để tăng tính chính xác của ước lượng

- Tính toán cẩn thận, chi tiết hơn về thời gian dự phòng

Quản lý tiến độ dự án

Cần cải thiện thêm về công cụ hỗ trợ

Tìm kiếm, nghiên cứu thêm các phương pháp khác, công cụ khác

Quản lý chất lượng dự án

Quản lý rủi ro dự án

- Cần mở rộng phương pháp phòng ngừa rủi ro hơn

- Phân tích nguyên nhân gốc rễ, sâu xa dẫn đến 1 vấn đề

- Cần tăng cường công tác nhận diện rủi ro

- Rủi ro nên được chỉ định tên cụ thể một thành viên, nếu không các thành viên sẽ đùn đẩy nhau, lơ là vì cho là công việc chung

- Cần tăng cường công tác phòng ngừa rủi ro, nhận diện rủi ro rồi từ đó đưa ra phương án, biện pháp ứng phó phù hợp

- Phân tích kỹ càng hơn các nguyên nhân dẫn đến rủi ro

- Tìm ra các phương pháp, chiến lược khác đề phòng rủi ro

Quản lý truyền thông và các bên liên quan dự án

Xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan là việc rất quan trọng, giúp doanh nghiệp tăng cơ hội thành công cho các dự án trong tương lai

Nên tiếp tục nuôi dưỡng mối quan hệ ngay cả sau khi dự án hoàn thành như thường xuyên hỏi thăm, liên lạc,

Quản lý mua sắm dự án

Công tác chưa đề cao vào nhà cung cấp dự phòng

Quản lý phạm vi dự án

Nguồn: Khảo sát của tác giả

Bảng 2 14 Đánh giá hiệu quả công tác quản lý từng lĩnh vực

(1) ) Hoàn toàn không hiệu quả ; (2) Không hiệu quả ; (3) Bình thường ; (4) Hiệu quả ; (5) Cực kỳ hiệu quả

Tên công tác quản lý 1 2 3 4 5 TBC

Quản lý tích hợp dự án 20,6% 50% 29,4% 4,09

Quản lý nguồn lực dự án 35,29% 44,12% 20,59% 3,85 Quản lý chi phí dự án 32,35% 42,12% 23,53% 3,92 Quản lý tiến độ dự án 26,47% 50,00% 23,53% 3,97

Quản lý chất lượng dự án

Quản lý rủi ro dự án 32,35% 50,00% 17,65% 3,85

Quản lý truyền thông và các bên liên quan dự án

Quản lý mua sắm dự án 29,41% 47,06% 23,53% 3,94

Quản lý phạm vi dự án 20,59% 47,06% 32,35% 4,11

Nguồn: Khảo sát của tác giả a Quản lý tích hợp dự án

Công tác quản lý tích hợp dự án được đánh giá với mức “hiệu quả” và “cực kỳ hiệu quả” lên đến gần 80% và mức điểm trung bình là 4,09/5 Điều này chứng tỏ công tác được thực hiện khá tốt, được nhân viên đánh giá cao PM nắm bắt được năng lực các thành viên, phân bổ công việc cho các thành viên Dựa vào tinh hình của công ty và lĩnh vực hoạt động, PM lập kế hoạch cho dự án Tuy nhiên, có một số nhân viên đánh giá công tác trên là “bình thường”, bên cạnh việc tiếp tục phát huy những công việc hiệu quả, PM cũng cần liên tục nghiên cứu và hoàn thiện hơn các yếu tố khác như kiểm soát, theo dõi, b Quản lý nguồn lực dự án

Theo kết quả khảo sát, tỷ lệ cho rằng cần cải thiện công tác quản lý nguồn lực với tỷ lệ khá cao 34,5% với một số quan điểm đưa ra như “con người luôn là yếu tố chính dẫn đến thành công cho bất kỳ dự án nào Việc cải thiện thêm về kỹ năng, kiến thức

56 không bao giờ là thừa”, “cần tránh sự dồn công việc quá nhiều vào một số nhân viên” từ nhân viên công ty

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY PMG

Mục tiêu phát triển hoạt động quản lý dự án của PMG

Với phương châm “Khách hàng là trung tâm”, công ty luôn không ngừng đổi mới, sáng tạo nhằm mang đến cho khách hàng những sự kiện độc đáo, những sản phẩm chất lượng cao nhất Sứ mệnh của PMG là đem lại những giải pháp truyền thông và tổ chức sự kiện hiệu quả nhất cho khách hàng trong kỷ nguyên số, giúp quý đối tác nâng cao vị thế và đạt được mục tiêu trong chiến lược kinh doanh của mình

PMG Vietnam đang phấn đấu trở thành công ty hàng đầu về tổ chức sự kiện và ứng dụng công nghệ trong truyền thông, giải pháp phần mềm trong truyền thông, tại Việt Nam, sẵn sàng chinh phục những công nghệ mới nhất để nâng tầm thương hiệu Việt Nam và Thế giới b Mục tiêu cụ thể

Trong thời gian tới, công ty PMG sẽ tập trung vào đầu tư đào tạo nhân sự - tài nguyên quan trọng của công ty; đầu tư thêm thiết bị thi công; nghiên cứu các phương pháp, công cụ mới, sản phẩm công nghệ cao phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và định hướng công ty

Tăng cường đẩy mạnh mở rộng thị trường, tìm kiếm và hợp tác với nhiều đối tác hơn, chú trọng đến các doanh nghiệp nước ngoài để mở rộng thị trường hoạt động nước ngoài

Phát triển, nâng cao năng lực về thiết kế, xây dựng, tư vấn và quản lý dự án theo chiều sâu hơn, cụ thể hơn để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng

Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý dự án tại công ty

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tích hợp

Xây dựng điều lệ dự án đảm bảo cho tất cả các bên liên quan có sự hiểu biết chung về các giao phẩm, các cột mốc, và cho biết vai trò và trách nhiệm của những người tham gia vào trong dự án

Tổ chức quản lý dự án chặt chẽ: Đảm bảo rằng các công tác quản lý dự án hoạt động một cách chặt chẽ, với sự tham gia của các bên liên quan chính và việc phân công rõ ràng của trách nhiệm và nhiệm vụ

Thiết lập cơ chế kiểm soát và giám sát: Xác định các chỉ tiêu hiệu suất quan trọng và thiết lập các cơ chế kiểm soát và giám sát để đảm bảo rằng dự án tiến triển theo kế hoạch và đáp ứng các tiêu chí chất lượng và hiệu suất

Kết thúc dự án hoặc giai đoạn, thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ về hiệu suất quản lý tích hợp và sử dụng thông tin phản hồi để cải thiện quy trình và phương pháp làm việc

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực

Về công tác tuyển dụng, xây dựng đội ngũ nhân sự dự án, để lựa chọn được các nhân sự chủ chốt tiềm năng, công việc này phải được thực hiện càng sớm càng tốt Để thu hút nhân tài, chính sách tuyển dụng, chế độ đãi ngộ, mức lương, phải hấp dẫn, phù hợp và vạch rõ cơ hội phát triển năng lực cho nhân sự

Công ty phải có kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, nhiệm vụ phù hợp với năng lực và trình độ của người lao động Trách nhiệm, khối lượng công việc của từng nguồn lực nên được xác định một cách rõ ràng và cụ thể PM có thể sử dụng biểu đồ Histogram khi thực hiện nhiệm vụ này Ngoài ra, quản lý có thể áp dụng biểu diễn trách nhiệm của nguồn lực bằng ma trận RACI, biểu diễn phân công nguồn lực bằng sơ đồ Gantt Bên cạnh đó, để tránh tình trạng quá tải nguồn lực, PM có thể bổ sung thêm nguồn lực, giao một số công việc cho nhân sự khác, giảm phạm vi dự án, điều độ nguồn lực trong lịch trình của nhân sự bị quá tải

Việc phát triển nhóm dự án là công việc quan trọng, PM nên lắng nghe nguyện vọng và mong muốn của họ Công ty cần chú trọng hơn vào công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên của mình để nâng cao nghiệp vụ, như tổ chức các khóa đào tạo, lớp học ngắn hạn/dài hạn, Các cán bộ quản lý dự án cũng cần được đào tạo để phát triển hơn, thông qua các khóa học về quản lý dự án; hoặc nâng cao, mở rộng kiến thức trong quản lý dự án như Quản trị rủi ro, Thẩm định… bằng cách liên kết với một số trường về kinh tế top đầu trong nước như: Đại học Ngoại Thương, Học viện Ngân Hàng, Học viện Tài Chính, ; hoặc cử cán bộ quản lý đi học tập và làm việc ở nước ngoài Việc đào tạo thêm về các thiết bị, công cụ hiện đại cho công nhân viên cũng là việc làm cần thiết trong thời đại liên tục phát triển công nghệ như hiện nay Ngoài ra, một cách để tạo hiệu quả thúc đẩy nhóm dự án là thiết lập một hệ thống khen thưởng và lương thưởng đảm bảo, hợp lý và phù hợp với đặc trưng của ngành nghề, cơ hội thăng tiến rõ ràng để tạo nguồn động lực cho thành viên công ty

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án

Tiến độ dự án có mối quan hệ với chất lượng dự án, chi phí dự án Việc cải thiện tiến độ dự án là yếu tố quan trọng, đồng nghĩa với việc 2 công tác cũng được nâng cao hơn Trong giai đoạn chuẩn bị, công ty PMG đã lập kế hoạch về thời gian, lịch trình sao cho hợp lý, dựa trên tham khảo ý kiến từ các cán bộ lâu năm, cuộc họp, các ràng buộc Tuy nhiên, công ty nên sử dụng mô hình Gantt, sơ đồ Pert trong quá trình để việc lập dự án hiệu quả hơn Công ty có sử dụng các công cụ, phương pháp khác nhưng việc mở rộng và linh hoạt tận dụng hết các công dụng của các công cụ, mô hình sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn trong công tác quản lý, sắp xếp thứ tự ưu tiên, thứ tự quan trọng các công việc

Ngoài ra, ban quản lý cũng có thể xem xét các phương pháp như Crashing, thời gian thực hiện các đầu việc nào có thể rút ngắn mà vẫn đảm bảo được yêu cầu, mục tiêu của dự án; có thể rút ngắn hoặc bỏ qua những đầu việc nào có công đoạn chưa thật sự cần thiết Hoặc người quản lý có thể xem xét tiến hành các công việc, giai đoạn song song mà không ảnh hưởng mục tiêu, yêu cầu chất lượng dự án Công ty cũng có thể áp dụng kỹ thuật như ước lượng từ dưới lên, đây là cách làm tỉ mỉ, chi

70 tiết và giúp người quản lý có cái nhìn cụ thể về lịch trình hoạt động dự án, dễ kiểm soát rủi ro, sai sót trong quá trình thực hiện và kiểm soát tình hình công việc tốt hơn

Việc đảm bảo nguồn lực và vốn cũng là một cách để đảm bảo tiến độ dự án được diễn ra đúng kế hoạch Đội ngũ lao động cũng cần thường xuyên được thúc giục, động viên để tự giác làm việc, đảm bảo chất lượng và tiến độ của kế hoạch Bên cạnh đó, thực tế các thủ tục pháp lý (xin phê duyệt của chủ đầu tư, các thỏa thuận, ) trong giai đoạn thực hiện cũng khá rườm rà, mất nhiều thời gian nên công ty cần chủ động tìm hiểu kỹ, cân nhắc thực hiện sớm, linh hoạt để tiến độ không bị ảnh hưởng

Việc quản lý các bên liên quan cũng có ảnh hưởng đến công tác quản lý tiến độ, bởi một dự án sẽ có nhiều đơn vị cùng góp sức Để công việc được diễn ra một cách liên tiếp, các công việc cần đẩy nhanh một chút để bù trừ cho các thời gian khác

3.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí

Kế hoạch chi phí dự án nên được tiến hành chi tiết, cụ thể, tỉ mỉ cho từng hạng mục công việc; như vậy sẽ giảm thiểu được việc thất thoát và lãng phí ngân sách Trong các phương pháp dùng để ước lượng chi phí, người quản lý nên áp dụng ước lượng từ dưới lên “Bottom-up” PM phải hiểu rõ dự án trước khi bắt đầu ước lượng Phương pháp tốn khá nhiều thời gian bởi yêu cầu về thông tin rất chi tiết, nhưng độ chính xác lại cực kỳ cao WBS cần được chia đến mức chi tiết nhất và các thông số phải rất rõ ràng Phân bổ chi phí cho mỗi hạng mục, mỗi công việc trong từng giai đoạn Dựa trên hệ thống giá, định mức chi phí trong hoạt động phần mềm mà người quản lý lập kế hoạch chi phí và quản lý chi phí dự án Để kiểm soát tình hình kịp thời, người quản lý dự án phải giám sát chặt chẽ các hạng mục, liên kết nghiêm ngặt với đại diện, quản lý các bên thi công Phân tích nhu cầu dự phòng cũng là công việc rất quan trọng, cần tính toán cẩn trọng số tiền cho các rủi ro đã được xác định và dự phòng cho những khoản chi phí có thể xảy ra, số tiền mà quản lý cấp cao kiểm soát

Nhà quản lý cần cập nhật liên tục về chi phí của dự án, biến động giá cả trên thị trường Để giảm thất thoát, lãng phí cho dự án, PM cần quản lý chặt chẽ thực thu- thực chi trong toàn bộ quá trình dự án

3.2.5 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chất lượng dự án

Công ty luôn đề cao sự chuyên nghiệp, chỉn chu trong mọi quy trình từ tiếp nhận yêu cầu, lập kế hoạch đến triển khai các khâu Chất lượng là mục tiêu then chốt hàng đầu mà công ty luôn đề cao Cơ bản công ty được đánh giá cao về công tác này, nhưng với sự phát triển liên tục, cải thiện chất lượng luôn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Đối với từng thành viên trong dự án, từ ban quản lý, nhà thầu, nhân viên tham gia dự án, công ty nên lập một chế độ trách nhiệm cho từng thành viên Khi có trách nhiệm rõ ràng, áp dụng các tiêu chuẩn, sau đó kiểm soát nhiệm vụ của họ