Mục tiêu chung Mục tiêu tổng quan của khóa luận là phân tích và đánh giá quy trình quản lý dự án đào tạo về đổi mới kinh doanh trực tuyến cho các doanh nghiệp, hợp tác xã tại Lào Cai và
Tính cấp thiết của đề tài
Đại dịch COVID-19, bắt đầu từ cuối năm 2019, đã tác động nghiêm trọng đến mọi lĩnh vực của xã hội, đặc biệt là nền kinh tế Việt Nam Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại Lào Cai và Sơn La, đang đối mặt với nhiều thách thức do đại dịch Để ứng phó và tăng cường khả năng phục hồi sau đại dịch, các doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi số và đổi mới kinh doanh trực tuyến.
Công ty Cổ phần KisStartup chuyên hỗ trợ khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp, đặc biệt là cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã tại Lào Cai và Sơn La Để nâng cao hiệu quả kinh doanh trực tuyến, KisStartup đã triển khai Dự án chuyển đổi số, nhằm giúp các doanh nghiệp tiếp cận thị trường trực tuyến tốt hơn, đa dạng hóa kênh bán hàng, giảm chi phí hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh Nhóm dự án thực hiện theo khung PMBOK phiên bản 6 để đảm bảo quản lý dự án hiệu quả và tạo ra tác động tích cực tới kinh tế - xã hội.
Khung PMBOK phiên bản 6 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý dự án do Viện Quản lý dự án (PMI) phát triển, cung cấp kiến thức, công cụ và kỹ năng cần thiết để quản lý dự án hiệu quả Đánh giá theo khung PMBOK đảm bảo dự án được quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả theo tiêu chuẩn quốc tế Đối với dự án đào tạo, dù đối tượng và mục tiêu khác nhau, vẫn cần hoạt động đánh giá và cải tiến chất lượng phù hợp Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài "Đánh giá công tác quản lý dự án đào tạo tại Công ty Cổ phần KisStartup theo khung PMBOK phiên bản 6: Trường hợp Dự án chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La" cho khóa luận tốt nghiệp, nhằm đánh giá và hoàn thiện công tác quản lý dự án.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của khóa luận là phân tích và đánh giá quy trình quản lý dự án đào tạo đổi mới kinh doanh trực tuyến cho doanh nghiệp và hợp tác xã tại Lào Cai và Sơn La, do Công ty Cổ phần KisStartup thực hiện Từ những phân tích này, tác giả đề xuất giải pháp cải thiện quy trình quản lý dự án theo khung PMBOK phiên bản 6.
2.2 Mục tiêu cụ thể Đề tài tập trung vào ba mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý dự án theo khung PMBOK phiên bản 6
Đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đào tạo và chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La cho thấy nhiều thách thức mà các doanh nghiệp và hợp tác xã đang đối mặt Việc áp dụng công nghệ số còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh Cần có các chương trình đào tạo chuyên sâu và hỗ trợ từ chính quyền địa phương để nâng cao kỹ năng số cho nhân lực Sự chuyển mình trong phương thức quản lý và ứng dụng công nghệ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bền vững cho các doanh nghiệp tại hai tỉnh này.
- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý dự án theo khung PMBOK tại Công ty Cổ phần KisStartup trong tương lai.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được kết hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau như:
Phương pháp phân tích – tổng hợp được áp dụng để xem xét và đánh giá thông tin thu thập từ doanh nghiệp và hợp tác xã, cũng như quá trình quản lý trong thực hiện dự án theo khung PMBOK phiên bản 6 Kết quả phân tích này sẽ cung cấp cơ sở để đưa ra các khuyến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Phương pháp đối sánh là một kỹ thuật hiệu quả để so sánh các phương pháp và quy trình quản lý dự án với khung PMBOK phiên bản 6 Việc này giúp xác định rõ những điểm mạnh và điểm yếu của quy trình quản lý dự án hiện tại, từ đó đưa ra các đề xuất cải tiến phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án.
- Phương pháp thu thập dữ liệu:
Dữ liệu sơ cấp: tác giả thực hiện phỏng vấn các thành viên trong Công ty
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo, thuyết minh và kế hoạch quản lý dự án của Công ty Tác giả tiến hành phân tích các số liệu này để đưa vào đề tài nghiên cứu.
Kết cấu của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý dự án đào tạo
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án đào tạo: Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La
Chương 3: Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án đào tạo tại Công ty Cổ phần KisStartup
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quản lý dự án là yếu tố then chốt đảm bảo sự thành công của các hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực đào tạo Đánh giá và cải thiện công tác quản lý dự án là yêu cầu cấp thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả của các chương trình đào tạo Quá trình này bao gồm việc xác định, đánh giá và cải thiện hiệu suất quản lý dự án, tập trung vào các quy trình, phương pháp và kỹ năng được áp dụng nhằm tăng cường hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thành công cho dự án.
Một nghiên cứu được công bố trong tạp chí "International Journal of Project
Việc áp dụng quản lý dự án hiệu quả trong các chương trình đào tạo là yếu tố quyết định cho sự thành công của các dự án Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các phương pháp quản lý dự án có ảnh hưởng tích cực đến việc triển khai các chương trình đào tạo Các tổ chức nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đánh giá quản lý dự án và sử dụng nó để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Tài liệu từ PMI như "The PMBOK Guide" và "The Standard for Project Management" nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc đánh giá quản lý dự án trong môi trường đào tạo Những tài liệu này cung cấp hướng dẫn và tiêu chuẩn cho quản lý dự án, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết của việc cải thiện quy trình quản lý để đạt kết quả tốt nhất Đánh giá quản lý dự án trong lĩnh vực đào tạo giúp tổ chức đánh giá hiệu suất và nhận diện thách thức, cơ hội trong triển khai chương trình Tuy nhiên, do sự khác biệt trong tình hình ngành ở mỗi quốc gia, việc điều chỉnh phân tích để phù hợp với đặc thù kinh tế và phát triển tại Việt Nam là cần thiết Mặc dù khung PMBOK được sử dụng rộng rãi trên các dự án quốc tế, nhưng việc áp dụng nó trong lĩnh vực đào tạo tại Việt Nam vẫn chưa phổ biến.
Tác giả đánh giá công tác quản lý dự án đào tạo đổi mới kinh doanh trực tuyến cho doanh nghiệp và hợp tác xã tại Lào Cai và Sơn La, do Công ty Cổ phần KisStartup triển khai Đánh giá dựa trên khung PMBOK phiên bản 6, tác giả sử dụng 10 lĩnh vực kiến thức trong PMBOK để phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp cho công tác quản lý dự án của công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐÀO TẠO
Những vấn đề chung về công tác quản lý dự án
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm dự án
Theo PMBOK phiên bản 6, Viện Quản lý Dự án (PMI) định nghĩa dự án là một nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất Mặc dù có thể có những hoạt động và sản phẩm lặp lại, nhưng điều này không làm mất đi tính độc đáo của dự án Chẳng hạn, các tòa nhà văn phòng có thể được xây dựng bằng vật liệu tương tự và bởi cùng một nhóm hoặc các nhóm khác nhau, nhưng mỗi dự án xây dựng vẫn có những đặc điểm riêng biệt như vị trí, thiết kế, môi trường, tình huống, mục đích và những người tham gia.
Các dự án được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu thông qua việc tạo ra các giao phẩm (deliverables) Theo PMI, mục tiêu dự án được xác định là kết quả mong đợi, hướng dẫn cho các hoạt động của dự án Mục tiêu có thể bao gồm việc đạt được một kết quả cụ thể, phát triển một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ Giao phẩm là những sản phẩm, kết quả hoặc khả năng độc đáo và có thể kiểm chứng, cần thiết để hoàn thành một quy trình, giai đoạn hoặc toàn bộ dự án Chúng có thể là hữu hình, như tài liệu, hoặc vô hình, như kiến thức.
Luật Đấu thầu năm 2005, khoản 7 điều 4 định nghĩa dự án là tập hợp các đề xuất nhằm thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định và dựa trên nguồn vốn xác định Mặc dù có nhiều khái niệm khác nhau về dự án, nhưng chúng đều chia sẻ những đặc điểm chung.
Mỗi dự án đều có thời gian bắt đầu và kết thúc, thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, do đó, người quản lý dự án cần chú ý đến yếu tố thời gian để đảm bảo tiến độ công việc Tuy nhiên, tính tạm thời này không áp dụng cho các sản phẩm.
Có tính đặc thù: dự án tạo ra sản phẩm chưa có trên thị trường, hoặc các công việc trước đây chưa từng làm
Để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn, doanh nghiệp và các bên liên quan cần xác định rõ mục tiêu và mục đích cụ thể.
Dự án có thể được thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau, từ sự tham gia của cá nhân đến nhóm, và có thể liên quan đến một hoặc nhiều đơn vị tổ chức từ các tổ chức khác nhau.
Dự án sở hữu nhiều loại tài nguyên phong phú, bao gồm tài chính, nhân lực và nguyên vật liệu Trong đó, nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án Việc phân bổ tài nguyên sẽ được thực hiện dựa trên mục đích cụ thể và các yếu tố liên quan khác.
1.1.2 Khái niệm quản lý dự án đào tạo
Quản lý dự án là việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng yêu cầu của dự án Quá trình này được thực hiện thông qua việc áp dụng và tích hợp các quy trình quản lý phù hợp Việc quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức thực hiện dự án một cách hiệu quả và nâng cao hiệu suất.
Quản lý dự án hiệu quả giúp đạt được mục tiêu kinh doanh và hoàn thành các mục tiêu đề ra, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp Đồng thời, nó cũng đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan, thỏa mãn yêu cầu và mong đợi của những người liên quan đến dự án.
Dự đoán tốt hơn: có thể dự đoán chính xác hơn về tiến độ, chi phí và kết quả của dự án;
Tăng khả năng thành công: nâng cao tỷ lệ thành công của dự án;
Giải quyết vấn đề và rủi ro: xử lý hiệu quả các vấn đề và rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án;
Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực: sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ
7 chức để thực hiện dự án;
Xác định và xử lý kịp thời các dự án thất bại là rất quan trọng Việc nhận biết sớm các dấu hiệu nguy cơ giúp đưa ra biện pháp khắc phục hiệu quả hoặc quyết định dừng dự án, từ đó tránh lãng phí tài nguyên và thời gian.
Quản lý các ràng buộc trong dự án là việc xác định và kiểm soát hiệu quả các yếu tố như phạm vi, chất lượng, tiến độ, chi phí và nguồn lực Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý thay đổi hiệu quả hơn bằng cách chủ động lập kế hoạch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi có sự thay đổi trong quá trình triển khai dự án.
Tùy thuộc vào đặc thù của từng loại dự án đào tạo, các quy định pháp luật sẽ được áp dụng khác nhau Đối với dự án trong khóa luận này, nền tảng pháp lý sẽ được xác định cụ thể.
- Luật giao dịch điện tử
- Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/05/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử
Nghị định số 85/2021/NĐ-CP, ban hành ngày 25/9/2021, đã sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, cùng với các thông tư hướng dẫn thi hành Sự điều chỉnh này nhằm cập nhật và hoàn thiện khung pháp lý cho hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam, đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng trong môi trường số.
Ngoài ra, dự án đào tạo có đặc thù sẽ theo bản đề xuất được trình bày với nhà tài trợ
1.1.3 Mục tiêu quản lý dự án đào tạo
QLDA đào tạo đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện năng lực và hiệu quả hoạt động của tổ chức Xác định mục tiêu dự án rõ ràng là bước khởi đầu quan trọng nhất để đảm bảo thành công cho dự án.
Các dự án đào tạo có những mục tiêu chung sau:
Các phương pháp quản lý dự án đào tạo
1.2.1 Phương pháp quản lý dự án linh hoạt (Agile)
Phương pháp quản lý dự án linh hoạt (Agile) tập trung vào sự hợp tác, giao tiếp và phản hồi liên tục, chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ (sprint) để dễ quản lý hơn Mỗi vòng lặp ngắn cho phép nhóm đánh giá tiến độ, thu thập phản hồi và điều chỉnh kế hoạch Nhờ khả năng thích ứng với thay đổi, Agile nâng cao sự hài lòng của khách hàng và nhóm dự án, đảm bảo nội dung đào tạo phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tiễn của kinh tế - xã hội.
Dự án quản lý và đào tạo có nhiều đặc điểm phù hợp với phương pháp Agile như:
Phương pháp quản lý dự án linh hoạt giúp dự án nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi cao, bao gồm sự phát triển của công nghệ, thay đổi trong chính sách và nhu cầu của học viên.
Tính phức tạp: phương pháp quản lý dự án linh hoạt giúp tăng cường sự hợp
9 tác và giao tiếp giữa các bên liên quan, đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả
Tính độc đáo: phương pháp cho phép nhóm dự án điều chỉnh phương pháp thực hiện cho phù hợp với từng dự án cụ thể
Phương pháp này rất phù hợp với các dự án đào tạo, thể hiện qua việc chia nhỏ chương trình thành các module nhỏ, phát triển từng module một, và thu thập phản hồi từ học viên sau mỗi module để điều chỉnh nội dung đào tạo cho phù hợp.
1.2.2 Phương pháp quản lý dự án theo chuỗi quan trọng (CPM)
CPM, được phát triển vào đầu những năm 1950 bởi DuPont Corporation và Remington Rand Corporation, là một phương pháp quản lý dự án nhằm giải quyết các vấn đề lập kế hoạch cho các dự án xây dựng phức tạp Phương pháp này sử dụng mô hình toán học để tính toán thời gian cần thiết cho từng hoạt động, đồng thời xác định chuỗi các hoạt động quan trọng nhất, hay còn gọi là chuỗi quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến thời gian hoàn thành của dự án.
Hình 1.1: CPM – Critical path method là gì?
Phương pháp quản lý dự án theo chuỗi quan trọng (CPM) mang lại nhiều lợi ích cho các dự án, bao gồm:
Cải thiện khả năng lập kế hoạch dự án bằng cách sử dụng mô hình toán giúp xác định thời gian hoàn thành chính xác hơn so với các phương pháp truyền thống.
Để tính toán thời gian cần thiết cho từng hoạt động trong dự án, cần xác định chuỗi các hoạt động quan trọng nhất, hay còn gọi là chuỗi quan trọng, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án.
Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực là một phương pháp quan trọng giúp xác định và phân bổ hiệu quả các hoạt động cần thiết Phương pháp quản lý dự án theo chuỗi quan trọng cũng hỗ trợ trong việc nhận diện các hoạt động không cần thiết, từ đó có thể cắt giảm hoặc trì hoãn để tiết kiệm nguồn lực.
Cải thiện khả năng kiểm soát dự án là một trong những lợi ích chính của CPM, giúp theo dõi tiến độ và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về thời gian hoàn thành và tiến độ từng hoạt động, CPM cho phép quản lý dự án hiệu quả hơn.
Tăng khả năng thành công dự án: CPM giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn, ngân sách và chất lượng đề ra
CPM là phương pháp xác định các hoạt động phụ thuộc trong dự án, giúp sắp xếp thứ tự thực hiện hợp lý và tối ưu hóa tiến độ Bằng cách vạch ra chuỗi hoạt động, nhà quản lý có thể nhận diện chuỗi quan trọng và tập trung nguồn lực vào các hoạt động then chốt, từ đó rút ngắn thời gian thực hiện dự án.
1.2.3 Phương pháp quản lý dự án Kanban
Kanban là một phương pháp quản lý dự án trực quan, giúp theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả Bằng cách sử dụng bảng Kanban, các công việc được hiển thị ở các trạng thái khác nhau, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt tiến độ dự án và phát hiện các điểm nghẽn.
Những ưu điểm của phương pháp này có thể kể đến:
Bảng Kanban mang lại tính trực quan cho công việc, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và nhận diện các điểm nghẽn hiệu quả.
Tập trung vào luồng công việc: Kanban nhấn mạnh vào luồng công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc
Hạn chế công việc đang thực hiện: số lượng công việc đang thực hiện (WIP) được giới hạn để tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả làm việc
Tăng cường sự cộng tác: Kanban khuyến khích sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả
Tính linh hoạt: Kanban là một phương pháp linh hoạt và có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng dự án
Trong các dự án đào tạo, việc sử dụng bảng Kanban giúp quản lý dự án liệt kê và giới hạn các hoạt động, từ đó giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả làm việc Nhờ vào bảng Kanban, người quản lý có thể theo dõi tiến độ, xác định các điểm nghẽn và giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm.
1.2.4 Phương pháp quản lý dự án theo giai đoạn (ISO)
Quản lý dự án theo giai đoạn (ISO) là phương pháp chia dự án thành các giai đoạn rõ ràng, mỗi giai đoạn có mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể Phương pháp này được quy định trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 10006:2017, dựa trên kinh nghiệm thực tiễn của các tổ chức trong quản lý dự án và đã được áp dụng phổ biến trên toàn cầu.
Phương pháp quản lý dự án theo giai đoạn (ISO) bao gồm 5 giai đoạn cơ bản:
Khởi tạo (Initiating): giai đoạn này xác định mục tiêu, phạm vi và các bên liên quan của dự án
Lập kế hoạch (Planning): giai đoạn này lập kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm thời gian, ngân sách, nguồn lực và các rủi ro tiềm ẩn
Thực hiện (Executing): giai đoạn này thực hiện các hoạt động của dự án theo kế hoạch đã đề ra
Giám sát và kiểm soát là giai đoạn quan trọng trong quản lý dự án, nơi tiến độ dự án được theo dõi chặt chẽ Giai đoạn này cho phép thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo rằng dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hoàn thành (Closing): giai đoạn này hoàn thành các hoạt động của dự án, đánh giá kết quả dự án và rút kinh nghiệm cho các dự án sau
ISO là một phương pháp quản lý dự án phổ biến toàn cầu, mang lại nhiều lợi ích cho các dự án thông qua việc thiết lập một hệ thống quản lý bài bản và hiệu quả.
12 hiệu quả, giúp đảm bảo dự án được thực hiện một cách trật tự, logic và khoa học.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý dự án đào tạo
1.3.1 Yếu tố khách quan: a Kinh tế
Các yếu tố môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến đào tạo dự án, bao gồm lạm phát, lãi suất, tỷ giá hối đoái, nhu cầu tiêu dùng, cạnh tranh thị trường và chính sách của chính phủ Những yếu tố này không chỉ tác động đến chi phí và nguồn lực mà còn ảnh hưởng đến quyết định đầu tư và triển khai dự án.
Khi nền kinh tế biến động, nhu cầu đào tạo cũng thay đổi, đặc biệt là việc cập nhật công nghệ trong quản lý và nội dung đào tạo Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý dự án và kiến thức đào tạo là yếu tố quan trọng giúp tổ chức thích nghi với biến động kinh tế Các yếu tố như tốc độ tăng trưởng, lãi suất và chính sách tiền tệ ảnh hưởng đến quản lý dự án theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực Chẳng hạn, trong bối cảnh lạm phát cao, doanh nghiệp thường thắt chặt chi tiêu, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng quản lý dự án do hạn chế nguồn lực tài chính.
Các yếu tố này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và định hướng của tổ chức, vì vậy việc quản lý chúng một cách hiệu quả là cần thiết để đưa ra quyết định thông minh và phù hợp với mục tiêu cũng như tầm nhìn của tổ chức Môi trường pháp lý cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Các thành phần trong môi trường pháp lý có ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý dự án, bao gồm khung pháp lý, các chính sách hỗ trợ và rào cản pháp lý.
Các chính sách như ưu đãi thuế, hỗ trợ tài chính và khuyến khích đào tạo nghề nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức triển khai các dự án đào tạo Môi trường pháp lý xác định rõ tiêu chuẩn và yêu cầu về chất lượng đào tạo, giúp đảm bảo rằng các chương trình đào tạo đáp ứng nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng tới.
13 án hướng đến và giúp tăng cường năng lực cạnh tranh của họ trên thị trường
Khi triển khai dự án đào tạo, các chính sách tài chính công, hỗ trợ doanh nghiệp và chương trình đào tạo có thể tạo ra cơ hội hoặc rủi ro Đồng thời, nhóm dự án cũng phải đối mặt với rủi ro từ hợp đồng và giao dịch Môi trường pháp lý có thể tác động đến việc tài trợ và hỗ trợ tài chính cho các chương trình đào tạo, đồng thời nhu cầu của khách hàng cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét.
Nhu cầu của khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc định hướng quản lý dự án đào tạo cho doanh nghiệp Để xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả, cần nắm bắt nhu cầu khách hàng dựa trên khu vực địa lý, sản phẩm/dịch vụ, loại hình tổ chức và đặc điểm văn hóa.
Chương trình đào tạo cần được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng khu vực, loại hình doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) và hợp tác xã (HTX), việc đào tạo nên tập trung vào nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quản lý rủi ro Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn lại cần chương trình đào tạo để cập nhật kiến thức về công nghệ, quản lý và phát triển sáng tạo.
Cung cấp các khóa đào tạo linh hoạt và đa dạng về kỹ năng quản lý tài chính, marketing và kỹ năng mềm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.
Lựa chọn ngôn ngữ và nội dung phù hợp với văn hóa và truyền thống địa phương là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và tôn trọng các giá trị bản địa.
1.3.2 Yếu tố chủ quan a Năng lực quản lý
Năng lực quản lý là yếu tố then chốt, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của việc quản lý dự án đào tạo Một nhà quản lý dự án có năng lực vững vàng sẽ đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được thành công.
Năng lực quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản lý xác định và lập kế hoạch chi tiết cho dự án Khả năng phân tích và đánh giá môi trường, nhu cầu của khách hàng cũng như tài nguyên cần thiết là yếu tố then chốt để xác định mục tiêu cụ thể và xây dựng kế hoạch hiệu quả.
Nhà quản lý cần thực hiện 14 hành động phù hợp để tổ chức và điều phối các hoạt động của dự án hiệu quả Họ phải có khả năng phân công nhiệm vụ, quản lý ngân sách và thời gian, đồng thời tổ chức tài nguyên và hoạt động một cách linh hoạt Điều này giúp họ đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi từ thị trường và các bên liên quan Giao tiếp hiệu quả cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Giao tiếp là yếu tố quyết định cho sự thành công của dự án đào tạo, giúp các thành viên trong nhóm đạt được sự đồng thuận về mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch hành động Việc giao tiếp hiệu quả không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm mà còn tạo ra sự thống nhất trong công việc Người quản lý dự án nên tận dụng các kênh giao tiếp đa dạng như họp nhóm, email, tin nhắn hoặc công cụ trực tuyến để truyền đạt thông tin và định hướng cho nhóm.
Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp giải quyết xung đột mà còn khuyến khích sự hợp tác và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và các bên liên quan Điều này đảm bảo rằng dự án sẽ đáp ứng đầy đủ yêu cầu và mong muốn của họ.
Nội dung quản lý dự án theo PMBOK phiên bản 6
PMBOK - Project Management Body of Knowledge (Tạm dịch: Bản Kiến
Thức Quản Lý Dự Án phiên bản thứ 6 là tài liệu hướng dẫn toàn diện, cung cấp tiêu chuẩn và phương pháp hiệu quả cho quản lý dự án Được Viện Quản lý Dự án (PMI) lần đầu xuất bản vào năm 1996, PMBOK đã được cập nhật liên tục qua các phiên bản để giúp các nhà quản lý dự án áp dụng cách tiếp cận có cấu trúc trong việc quản lý dự án thành công.
PMBOK phiên bản thứ 6 bao gồm 49 quy trình, được phân chia thành năm nhóm quy trình chính: Khởi xướng, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát, và Kết thúc Trong khóa luận này, tác giả sẽ đánh giá công tác quản lý dự án đào tạo dựa trên 10 lĩnh vực kiến thức quan trọng.
Quy trình quản lý tích hợp dự án bao gồm các bước quan trọng như lập điều lệ dự án, xây dựng kế hoạch quản lý dự án, chỉ đạo và quản lý công việc, quản lý kiến thức dự án, giám sát và kiểm soát công việc, thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp, và cuối cùng là kết thúc dự án hoặc giai đoạn.
Quy trình quản lý phạm vi dự án bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch quản lý phạm vi, thu thập yêu cầu, xác định phạm vi, xây dựng Cơ cấu phân chia công việc (WBS), thẩm định phạm vi và kiểm soát phạm vi Những bước này giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo mục tiêu đã đề ra và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
Quy trình quản lý tiến độ dự án bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch quản lý lịch trình, xác định các hoạt động cần thực hiện, sắp xếp trình tự các hoạt động, ước tính thời gian thực hiện từng hoạt động, phát triển lịch trình tổng thể và kiểm soát tiến độ để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
Quy trình quản lý chi phí dự án bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch quản lý chi phí, ước tính chi phí, xác định ngân sách, kiểm soát chi phí và kết thúc dự án hoặc giai đoạn Những bước này giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã định và đạt được các mục tiêu tài chính.
Quy trình quản lý chất lượng dự án (Project quality management): lập kế hoạch quản lý chất lượng, thực hiện bảo đảm chất lượng và kiểm soát Chất lượng
Quy trình quản lý nguồn lực dự án bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch quản lý tài nguyên, ước tính tài nguyên cần thiết cho các hoạt động, huy động và phát triển nhóm, cũng như quản lý và kiểm soát tài nguyên hiệu quả.
Quy trình quản lý truyền thông dự án (Project communications management): lập kế hoạch quản lý truyền thông, quản lý và giám sát truyền thông
Quy trình quản lý rủi ro dự án bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch quản lý rủi ro, xác định các rủi ro tiềm ẩn, thực hiện phân tích rủi ro định tính và định lượng, lập kế hoạch phản ứng với rủi ro, và theo dõi tình hình rủi ro trong suốt quá trình dự án.
Quy trình quản lý hoạt động mua sắm dự án bao gồm bốn bước chính: lập kế hoạch quản lý mua sắm, thực hiện mua sắm, kiểm soát mua sắm và kết thúc dự án hoặc giai đoạn Lập kế hoạch quản lý mua sắm giúp xác định các yêu cầu và chiến lược mua sắm cần thiết Thực hiện mua sắm liên quan đến việc tiến hành các giao dịch và lựa chọn nhà cung cấp Kiểm soát mua sắm đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm diễn ra đúng tiến độ và ngân sách Cuối cùng, kết thúc dự án hoặc giai đoạn giúp tổng kết và đánh giá hiệu quả của quá trình mua sắm.
Quy trình quản lý các bên liên quan của dự án bao gồm bốn bước chính: xác định các bên liên quan, lập kế hoạch thu hút họ, quản lý quá trình thu hút và theo dõi hiệu quả thu hút Việc xác định bên liên quan giúp nhận diện những người hoặc nhóm có ảnh hưởng đến dự án, trong khi lập kế hoạch thu hút đảm bảo rằng các bên liên quan được tham gia một cách hiệu quả Quản lý thu hút bên liên quan là bước quan trọng để duy trì sự quan tâm và hỗ trợ từ họ, và cuối cùng, theo dõi thu hút bên liên quan giúp đánh giá mức độ thành công của các chiến lược đã triển khai.
1.4.1 Quản lý tích hợp dự án
Quản lý tích hợp dự án là quy trình kết hợp và phối hợp các hoạt động quản lý khác nhau trong các nhóm quy trình quản lý dự án Các hoạt động này cần được thực hiện từ giai đoạn khởi đầu cho đến khi dự án hoàn thành.
Lập điều lệ dự án là quá trình tạo ra tài liệu chính thức nhằm phê duyệt dự án và ủy quyền cho nhà quản lý dự án sử dụng nguồn lực của tổ chức cho các hoạt động liên quan.
Developing a project management plan involves identifying, creating, and coordinating all components of the plan, ultimately merging them into a cohesive and integrated project management strategy.
Chỉ đạo và quản lý công việc dự án là quá trình dẫn dắt và thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch quản lý dự án, đồng thời triển khai các thay đổi đã được phê duyệt nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của dự án.
Quản lý kiến thức dự án là quá trình sử dụng kiến thức hiện có và phát triển kiến thức mới nhằm đạt được mục tiêu dự án, đồng thời góp phần vào việc học tập và phát triển của tổ chức.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐÀO TẠO CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG KINH DOANH TẠI LÀO CAI VÀ SƠN LA
Tổng quan Công ty Cổ phần KisStartup
2.1.1 Thông tin chung công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần KisStartup
Mã số thuế: 0106865490 Địa chỉ: Số nhà 92A, Ngõ 12 Đặng Thai Mai, Phường Quảng An, Quận Tây
Hồ, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
KisStartup, được thành lập vào năm 2015, hướng tới việc hỗ trợ cộng đồng khởi nghiệp trong việc nâng cao năng lực đổi mới sáng tạo và giúp các doanh nghiệp thực hiện đổi mới hiệu quả hơn Sứ mệnh của KisStartup là mang lại những lợi ích thiết thực cho cộng đồng Tầm nhìn của tổ chức là xây dựng một cộng đồng phát triển liên tục, bao gồm những cá nhân tài năng và tổ chức đổi mới sáng tạo, hoạt động tại Việt Nam và trên toàn cầu, nhằm tạo ra những tác động bền vững.
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty a Đào tạo (Training)
Khởi nghiệp tinh gọn cho startup;
Khởi nghiệp tinh gọn là phương pháp hiệu quả cho doanh nghiệp, bao gồm đào tạo người đào tạo để nâng cao năng lực Chương trình đào tạo huấn luyện viên Khởi nghiệp và Đổi mới sáng tạo giúp phát triển kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này Đào tạo người phát triển trong Hệ sinh thái khởi nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mạng lưới hỗ trợ Bên cạnh đó, đào tạo cộng đồng và đào tạo theo yêu cầu đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp Huấn luyện (Coaching) cũng là một phần không thể thiếu trong quá trình này, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và phát triển bền vững.
Huấn luyện khởi nghiệp 1-1: sử dụng các công cụ và cung cấp các nội dung
24 mang tính kỹ thuật nhằm giải quyết vấn đề cụ thể của doanh nghiệp; giám sát thực hiện nhằm đạt được mục tiêu
Huấn luyện đổi mới sáng tạo cho doanh nghiệp: Sử dụng các công cụ và nguyên lý của Khởi nghiệp tinh gọn
Huấn luyện đồng cấp cho khởi nghiệp (Peer-to-peer coaching) là hình thức mà các nhóm khởi nghiệp tham gia buổi huấn luyện chung, giúp tiết kiệm chi phí và tạo cơ hội chia sẻ, học hỏi lẫn nhau Cố vấn (Mentoring) là hoạt động phi lợi nhuận của KisStartup, thuộc chương trình SME Mentoring 1on1, được thành lập từ năm 2011 tại Thành phố Hồ Chí Minh, nổi bật là chương trình lâu năm và bài bản nhất tại Việt Nam Ngoài ra, nghiên cứu về đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp cũng được chú trọng trong các hoạt động này.
KisStartup tiến hành nghiên cứu thực tiễn về đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp, mang lại giá trị cho doanh nghiệp, nhà đầu tư, tổ chức hỗ trợ và cơ quan chính phủ Những nghiên cứu này giúp nâng cao hiệu quả trong quá trình ra quyết định và phát triển nội dung để kiểm chứng cũng như thâm nhập thị trường.
Dịch vụ này hỗ trợ các startup nước ngoài xâm nhập vào thị trường Việt Nam, cũng như giúp các doanh nghiệp Việt Nam mở rộng ra thị trường quốc tế Ngoài ra, dịch vụ còn cung cấp định hướng cho các sản phẩm và dịch vụ mới, đồng thời ươm tạo và tăng tốc sự phát triển của các ý tưởng khởi nghiệp.
Chương trình ươm tạo và tăng tốc độc đáo của KisStartup hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm chứng và hoàn thiện mô hình kinh doanh, đồng thời phát triển khách hàng trước khi tìm kiếm nguồn vốn đầu tư Ngoài ra, chương trình còn chú trọng vào việc phát triển các kênh chia sẻ tri thức.
Giới thiệu các cuốn sách hay về phát triển Không gian đọc Đổi mới sáng tạo (IRS), đồng thời chia sẻ kiến thức về viết sách, báo, blog và các vấn đề liên quan đến khởi nghiệp đổi mới sáng tạo.
2.1.3 Các dự án, chương trình điển hình của công ty a Dự án “Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La” Địa điểm: Lào Cai và Sơn La
Chủ đầu tư: GREAT – dự án hỗ trợ phụ nữ khởi nghiệp Aus4Equality của chính phủ Úc
Chương trình nhằm mục tiêu đổi mới mô hình kinh doanh trong giai đoạn phục hồi sau đại dịch COVID-19, đồng thời chuẩn bị ứng phó với các rủi ro có thể xảy ra trong mùa đông Chương trình "Ươm tạo mô hình kinh doanh trên nền tảng Di sản & Văn hóa (HCI)" sẽ thúc đẩy kinh doanh trực tuyến hiệu quả cho các doanh nghiệp và hợp tác xã trên toàn quốc.
Thời gian thực hiện: 05/2023 - nay
Chủ đầu tư: Hội đồng Anh tại Việt Nam (British Council) và Công ty cổ phần KisStartup
Chương trình nhằm đào tạo doanh nghiệp và hợp tác xã về cách sử dụng công cụ để nhận diện và xây dựng mô hình kinh doanh dựa trên nền tảng văn hóa và di sản Các dự án tiềm năng liên quan đến di sản và văn hóa sẽ được ưu tiên nhận đầu tư trong giai đoạn sớm Dự án "Giải thưởng Hợp tác Nghiên cứu và Phát triển Mitsui Chemicals" sẽ được triển khai trên toàn quốc.
Chủ đầu tư: Mitsui Chemicals R&D
Giải thưởng Mitsui Chemicals R&D Collaboration Award được thành lập nhằm tìm kiếm và hỗ trợ các dự án tiềm năng có khả năng thương mại hóa từ các trường đại học, viện nghiên cứu và doanh nghiệp trong lĩnh vực khoa học.
Chương trình “Diễn đàn trao đổi tác động Việt Nam – Canada” nhằm thúc đẩy hợp tác giữa các nhà nghiên cứu độc lập tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ Mục tiêu là phát triển các giải pháp có tiềm năng thương mại hóa cao tại thị trường Việt Nam Diễn đàn sẽ diễn ra tại cả Việt Nam và Canada, tạo cơ hội cho việc trao đổi ý tưởng và kinh nghiệm.
Chủ đầu tư: Đại sứ quán Canada tại Việt Nam, dự án ISEE COVID, dự án SME Trà Vinh
Diễn đàn nhằm tạo ra cơ hội hợp tác cho hàng trăm doanh nghiệp thông qua 09 hoạt động đa dạng Các doanh nghiệp phù hợp sẽ được lựa chọn để kết nối sâu và đàm phán cơ hội hợp tác tại thị trường Canada và Việt Nam Chương trình tập trung vào ba lĩnh vực chính: thúc đẩy đầu tư xuyên biên giới giữa Canada và Việt Nam, xúc tiến xuất nhập khẩu giữa hai quốc gia, và tạo ra tác động tích cực thông qua lăng kính giới.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần KisStartup năm 2024
Nguồn: Bộ phận hành chính - nhân sự Công ty Cổ phần KisStartup a Nhóm nghiệp vụ: Kế hoạch - tài chính
Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các kế hoạch chiến lược tài chính, đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả và bền vững thông qua việc lập kế hoạch và dự báo tài chính.
Đảm bảo quản lý nguồn vốn hiệu quả và tối ưu hóa cấu trúc vốn để đạt mục tiêu lợi nhuận và tăng trưởng Đánh giá các dự án đầu tư mới, phân tích rủi ro và cơ hội nhằm đưa ra quyết định chiến lược Đề xuất các chiến lược linh hoạt để ứng phó với biến động trong môi trường kinh doanh Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính thông qua việc ghi nhận, phân loại và báo cáo hoạt động tài chính đúng thời hạn.
Tổng quan dự án “Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La”
Dưới tác động nghiêm trọng của đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) đang phải vật lộn để phục hồi giữa những khó khăn chưa từng thấy Họ đối mặt với tình trạng doanh thu giảm sút, thiếu hụt nguồn lực và bỏ lỡ nhiều cơ hội, tạo ra những thách thức kéo dài cho sự tồn tại và phát triển.
Sự sụt giảm doanh thu do thị trường biến động đã gây ra cú sốc nặng nề cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) Nguồn thu nhập chính bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến nguy cơ tăng cao về việc đóng cửa doanh nghiệp và gia tăng tỷ lệ thất nghiệp.
Thiếu hụt nguồn lực là một rào cản lớn đối với sự thích nghi của doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNVVN) Nhiều DNVVN gặp khó khăn do thiếu nhân lực có chuyên môn cao, nguồn vốn hạn hẹp và khả năng tiếp cận công nghệ tiên tiến Những yếu tố này cản trở họ trong việc điều chỉnh mô hình kinh doanh mới và tận dụng cơ hội trong bối cảnh "bình thường mới".
Thiếu tầm nhìn có thể khiến doanh nghiệp nhỏ bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển quan trọng Nhiều doanh nghiệp thường không cập nhật thông tin về xu hướng thị trường và hành vi tiêu dùng mới, dẫn đến khả năng quản trị hạn chế trong bối cảnh biến động Điều này cản trở sự phát triển và khai thác tiềm năng của họ.
Đại dịch đã tạo ra nhiều thách thức nhưng cũng mở ra cơ hội mới cho DNVVN, đặc biệt là nhu cầu tăng cao về sản phẩm và dịch vụ trực tuyến Điều này giúp DNVVN có thể chuyển đổi số và mở rộng thị trường Để tận dụng cơ hội này, DNVVN cần trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết.
2.2.1 Thông tin cơ bản dự án “Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La”
Tên dự án: Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La
Loại hình dự án: Dự án đào tạo
Chủ đầu tư dự án Thúc đẩy Bình đẳng Giới là GREAT, được Chính phủ Úc tài trợ Dự án nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế nông nghiệp và phát triển du lịch Địa chỉ của văn phòng dự án là Tầng 7, tòa nhà VINAPACO, 142 phố Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Người đại diện theo pháp luật: Roger Oakeley
Chức vụ: Cố vấn trưởng
Tổng mức đầu tư: 341.556 AUD, trong đó 298.500 AUD từ GREAT và
43.056 AUD còn lại sẽ được KisStartup đóng góp bằng hiện vật và nền tảng trực tuyến dưới dạng trả trước để hỗ trợ cộng đồng
CTCP KisStartup đảm nhiệm việc xây dựng khung đào tạo phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của dự án, đồng thời quản lý toàn bộ dự án Địa bàn hoạt động của dự án trải dài trên toàn tỉnh Lào Cai và Sơn La.
Dự án tập trung vào 30 đối tượng là doanh nghiệp nhỏ và hợp tác xã do phụ nữ làm chủ trong hai lĩnh vực nông nghiệp và du lịch Dự án được triển khai qua hai vòng, nhằm mục tiêu tái cấu trúc và đổi mới mô hình kinh doanh trực tuyến cho 50 hợp tác xã và doanh nghiệp nhỏ tại tỉnh Lào Cai và Sơn La.
Lĩnh vực công việc trọng tâm của vòng 1 sẽ là đổi mới mô hình kinh doanh, bao gồm:
- Đánh giá mô hình kinh doanh hiện tại
- Tái cấu trúc mô hình kinh doanh
- Đổi mới cho kinh doanh trực tuyến
Vòng 2 sẽ tập trung vào việc nâng cao khả năng phục hồi kinh doanh, thúc đẩy doanh số bán hàng và đảm bảo tăng trưởng bền vững.
- Chủ doanh nghiệp đã được nâng cao kỹ năng về kinh doanh trực tuyến
- Các chủ doanh nghiệp đã được nâng cao kỹ năng về khả năng phục hồi và thích ứng trong kinh doanh
- Cải thiện mạng lưới thông qua các kênh trực tuyến
- Doanh số tăng trực tiếp/gián tiếp từ kênh online
Sự can thiệp từ dự án sẽ mang lại những tác động sau:
- Đổi mới mô hình kinh doanh giữa hợp tác xã, doanh nghiệp;
- Chiến lược kinh doanh mới lâu dài;
- Cải thiện doanh số và mở rộng thị trường nhờ đổi mới kinh doanh trực tuyến;
Nâng cao kỹ năng cho chủ doanh nghiệp và nhân viên là rất quan trọng trong việc phát triển hoạt động kinh doanh Đào tạo về tiếp thị trực tuyến giúp tối ưu hóa chiến lược quảng bá sản phẩm và dịch vụ Bên cạnh đó, khả năng phục hồi kinh doanh cũng cần được cải thiện để ứng phó với những thách thức không lường trước Cuối cùng, việc kết nối mạng sẽ mở ra nhiều cơ hội hợp tác và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
2.2.2 Đánh giá điều kiện vùng thực tế dự án “Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La” a Tình hình chung
Vị trí địa lý: Lào Cai và Sơn La là hai tỉnh nằm ở vùng phía tây bắc của Việt
Nam, có đặc điểm địa lý đa dạng và thu hút du khách bởi vẻ đẹp tự nhiên và bản sắc văn hóa độc đáo
Lào Cai và Sơn La đều sở hữu khí hậu ôn đới và khí hậu núi cao, với nhiều vùng đất màu mỡ thích hợp cho nông nghiệp, đặc biệt là trồng lúa, chè và cây ăn quả Đặc điểm địa lý độc đáo của hai tỉnh này không chỉ tạo ra cảnh quan thiên nhiên tuyệt đẹp mà còn mở ra tiềm năng lớn cho phát triển kinh tế và du lịch tại khu vực phía tây bắc Việt Nam.
Tại Lào Cai và Sơn La, chính sách đổi mới kinh doanh trực tuyến được triển khai nhằm tăng cường khả năng phục hồi của doanh nghiệp sau đại dịch COVID-19 Các biện pháp thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả kinh doanh trực tuyến đã được áp dụng Chính quyền địa phương hỗ trợ doanh nghiệp phát triển và quảng bá sản phẩm, dịch vụ trực tuyến thông qua hỗ trợ tài chính, kỹ thuật và khuyến khích hợp tác với các đơn vị công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và áp dụng giải pháp số hóa.
Chính sách này tập trung vào việc phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật, bao gồm mạng lưới internet, hệ thống thanh toán điện tử và nền tảng thương mại điện tử Việc nâng cấp hạ tầng này không chỉ tạo ra môi trường kinh doanh trực tuyến an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh của họ trên thị trường.
Tại hai tỉnh, mạng lưới Internet còn hạn chế và người dân chưa được phổ cập sử dụng mạng, gây khó khăn cho các hợp tác xã và doanh nghiệp Hầu hết vẫn trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt, trong khi chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc sử dụng các công cụ quản lý như Microsoft Excel và Word Điều này đặt ra thách thức trong việc chuyển đổi số đồng thời gia tăng hiệu quả kinh doanh.
Sự chuyển đổi sang mô hình mua sắm trực tuyến là một yếu tố quan trọng trong nhu cầu thị trường tại Lào Cai và Sơn La, đặc biệt sau tác động của đại dịch COVID-19 Người tiêu dùng hiện cảm thấy an toàn và thuận tiện hơn khi thực hiện giao dịch trực tuyến Để đáp ứng nhu cầu này, các doanh nghiệp cần phát triển và cập nhật các kênh bán hàng trực tuyến, bao gồm trang web thương mại điện tử, ứng dụng di động và nền tảng mạng xã hội.
Thực trạng công tác quản lý dự án “Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La”
2.3.1 Công tác lập kế hoạch triển khai dự án a Triển khai dự án Để triển khai một cách nhanh chóng và hiệu quả sớm cho các hoạt động của dự án và tận dụng tối đa các tiềm năng có sẵn, biện pháp tổ chức dự án được thực hiện với 3 hoạt động:
- Tái cơ cấu và đổi mới mô hình kinh doanh trực tuyến cho 50 hợp tác xã, doanh nghiệp nhỏ;
- Tăng cường nâng cao năng lực kinh doanh trực tuyến cho 20 hợp tác xã, doanh nghiệp nhỏ;
Nâng cao hiệu quả kinh doanh cho 20 hợp tác xã và doanh nghiệp nhỏ thông qua kênh trực tuyến, thực hiện 2 vòng hoạt động Vòng 1 diễn ra từ tháng 09/2020 đến tháng 04/2021.
2 từ 05/2021 - 09/2021 b Kế hoạch hoạt động và quy mô
Bảng 2.1 Kế hoạch hoạt động STT Kết quả kỳ vọng Hoạt động Đơn vị Số lượng
1 Tái cơ cấu và đổi mới mô hình kinh doanh để kinh doanh trực tuyến
1.1 Kết quả trung gian: đánh giá mô hình kinh doanh hiện tại
1.1.1 Đầu ra: phân tích thị trường cho 50 sản phẩm
Nghiên cứu thị trường và phân tích SWOT cho các ngành khác nhau
1.1.2 Đầu ra: đánh giá mô hình kinh doanh hiện tại Đánh giá mô hình kinh doanh cho từng sản phẩm/doanh nghiệp
1.1.3 Đầu ra: đánh giá chiến lược kinh doanh hiện tại Đánh giá chiến lược kinh doanh cho từng sản phẩm/doanh nghiệp
1.1.4 Đầu ra: đánh giá hoạt động tiếp thị trực tuyến hiện nay - phân tích
SWOT Đánh giá hoạt động marketing trực tuyến - phân tích SWOT
1.1.5 Đầu ra: đánh giá nguồn lực và hỗ trợ hiện tại Đánh giá nguồn lực hiện tại và hỗ trợ
1.1.6 Đầu ra: đánh giá vấn đề hiện tại và nhu cầu Đánh giá vấn đề tồn tại và nhu cầu trong hoạt động kinh doanh
1.2 Kết quả trung gian: tái cấu trúc mô hình kinh doanh
1.2.1 Đầu ra: phiên bản mô hình kinh doanh đổi mới
Làm việc với từng chủ doanh nghiệp về đổi mới mô hình kinh doanh
1.2.2 Đầu ra: xác định lại chiến lược kinh doanh
Làm việc với từng chủ doanh nghiệp để xác định lại chiến lược kinh doanh
1.3 Kết quả trung gian: đổi
36 mới trong kinh doanh trực tuyến
1.3.1 Đầu ra: thiết kế chiến lược kinh doanh trực tuyến
Làm việc với từng chủ doanh nghiệp để thiết kế chiến lược kinh doanh trực tuyến
2 Tăng cường nâng cao năng lực kinh doanh trực tuyến
2.1 Kết quả trung gian: chủ doanh nghiệp đã được nâng cao kỹ năng về kinh doanh trực tuyến
2.1.1 Đầu ra: nâng cao kỹ năng trong hoạt động kinh doanh Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng kinh doanh
2.1.2 Đầu ra: nâng cao kỹ năng tiếp thị cơ bản Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng tiếp thị cơ bản
2.1.3 Đầu ra: nâng cao kỹ năng tiếp thị trực tuyến Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng tiếp thị trực tuyến
2.2 Kết quả trung gian: chủ doanh nghiệp đã được nâng cao kỹ năng
37 về khả năng phục hồi và thích ứng trong kinh doanh
2.2.1 Đầu ra: nâng cao kỹ năng kết nối mạng Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về kết nối mạng
2.2.2 Đầu ra: bộ công cụ phục hồi kinh doanh Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về khả năng phục hồi của doanh nghiệp
2.2.3 Đầu ra: nhân viên mới/hiện tại được nâng cao tay nghề Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên hiện tại/mới
3 Nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua kênh trực tuyến
3.1 Kết quả trung gian: cải thiện mạng lưới thông qua các kênh trực tuyến
3.1.1 Đầu ra: gia tăng thêm mạng lưới và đối tác
Huấn luyện xây dựng mạng lưới
3.2 Kết quả trung gian: doanh số tăng trực tiếp/gián tiếp từ kênh trực tuyến
3.2.1 Đầu ra: doanh thu tăng Huấn luyện bán hàng trực tuyến
3.2.2 Đầu ra: có thêm khách hàng/khách hàng mới
Huấn luyện phát triển khách hàng
Nguồn: Nhóm dự án c Danh mục sản phẩm nông nghiệp nhận hỗ trợ từ dự án
Bảng 2.2 Danh mục sản phẩm nông nghiệp nhận hỗ trợ từ dự án
Rau an toàn (bao gồm rau trái vụ, như cải bắp, su su, rau cải Mông và cải ngồng) x x
Cây ăn quả ôn đới và nhiệt đới x
Gạo đặc sản và ớt x x
Các loại trái cây – chanh leo, bơ và cam/quýt x
Cá lồng x d Danh mục sản phẩm, dịch vụ du lịch nhận hỗ trợ từ dự án
Bảng 2.3 Danh mục phân ngành du lịch nhận hỗ trợ từ dự án
Du lịch cộng đồng bền vững và công bằng x x
Thủ công truyền thống cho người DTTS x
Khách sạn nhà hàng và lữ hành x x
Du lịch nông nghiệp x e Thực hiện đào tạo
Tiến độ thực hiện dự án đã đạt đến giai đoạn quan trọng với các buổi đào tạo thực hành, giúp doanh nghiệp và hợp tác xã áp dụng kiến thức vào thực tế kinh doanh Phản hồi từ người tham gia cho thấy sự hứng thú và ứng dụng tích cực kiến thức mới Điều kiện nghiệm thu được tuân thủ theo các giao phẩm đã thống nhất trong đề xuất của CTCP KisStartup gửi GREAT vào tháng 5 năm 2020 Việc bàn giao bộ công cụ và chương trình đào tạo cũng đảm bảo các yêu cầu và nguyên tắc trong hợp đồng, phù hợp với mục tiêu dự án.
CTCP KisStartup cam kết hỗ trợ doanh nghiệp và hợp tác xã tham gia chương trình bằng cách giải đáp thắc mắc và kết nối với các đối tác tiềm năng ngay cả sau khi dự án kết thúc Công ty còn thực hiện phỏng vấn, làm phóng sự và viết về những trường hợp tiêu biểu nhằm lan tỏa câu chuyện của họ đến cộng đồng.
Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán được xác định dựa trên thỏa thuận giữa hai bên GREAT sẽ thanh toán cho CTCP KisStartup theo tỷ lệ 50-30-20, nghĩa là sau khi hoàn thành 50% tiến độ dự án, CTCP KisStartup sẽ nhận 50% giá trị hợp đồng, và tương tự cho các giai đoạn tiếp theo Hình thức thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản bằng đồng đô la Úc CTCP KisStartup cũng sẽ thanh toán phí chuyên môn liên quan.
40 gia và các chi phí phát sinh khác (nếu có) vào ngày 05 hàng tháng
Trong quá trình triển khai dự án đào tạo, các vấn đề và tranh chấp giữa các bên liên quan là điều khó tránh khỏi Những tranh chấp này có thể liên quan đến phương pháp triển khai, phân chia nguồn lực, hoặc mâu thuẫn về lợi ích Do đó, việc thỏa thuận rõ ràng các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng giữa các bên là vô cùng quan trọng Khi tranh chấp xảy ra, việc áp dụng các phương thức giải quyết như đàm phán, trọng tài hoặc hòa giải sẽ giúp tìm ra giải pháp tối ưu cho tất cả các bên, từ đó đảm bảo tiến trình dự án diễn ra một cách suôn sẻ.
Trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng trong quá trình thực hiện dự án, cần có biện pháp ngăn ngừa kịp thời để giảm thiểu thiệt hại và thông báo cho bên còn lại trong vòng 7 ngày (không tính thứ 7, chủ nhật và ngày lễ) kể từ ngày xảy ra sự việc Các sự kiện này không được coi là lý do để chấm dứt hợp đồng, và tiến độ thực hiện dự án sẽ được kéo dài hơn so với dự kiến.
Hủy bỏ hợp đồng và xử phạt vi phạm hợp đồng được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên trong khuôn khổ pháp lý Trong giai đoạn thực hiện dự án từ tháng 9 năm 2020 đến tháng 9 năm 2021, dự án đã được triển khai thành công mà không có bất kỳ vi phạm hợp đồng nào, do đó không xảy ra việc hủy bỏ hợp đồng giữa hai bên.
2.3.2 Công tác quản lý chi phí và tiến độ dự án a Thời gian thực hiện dự án
Dự án được lên kế hoạch thực hiện trong 12 tháng.
Bảng 2.4 Thời gian thực hiện các hoạt động
1 Tái cơ cấu và đổi mới mô hình kinh doanh trực tuyến cho 50 hợp tác xã và doanh nghiệp nhỏ tại tỉnh Lào Cai và Sơn La
1.1 Đánh giá mô hình kinh doanh hiện tại
1.1.1 Nghiên cứu thị trường và phân tích SWOT cho các ngành khác nhau
1.1.2 Đánh giá mô hình kinh doanh cho từng sản phẩm/doanh nghiệp
1.1.3 Đánh giá chiến lược kinh doanh cho từng sản phẩm/doanh nghiệp
1.1.4 Đánh giá hoạt động marketing trực tuyến - Phân tích SWOT
1.1.5 Đánh giá nguồn lực hiện tại và hỗ trợ
1.1.6 Đánh giá vấn đề tồn tại và nhu cầu trong hoạt động kinh doanh
1.2 Tái cấu trúc mô hình kinh doanh
1.2.1 Làm việc với từng chủ doanh nghiệp về đổi mới mô hình kinh doanh
1.2.2 Làm việc với từng chủ doanh nghiệp để xác định lại chiến lược kinh doanh
1.3 Đổi mới trong kinh doanh trực tuyến
1.3.1 Làm việc với từng chủ doanh nghiệp để thiết kế chiến lược kinh doanh trực tuyến
2 Tăng cường nâng cao năng lực kinh doanh trực tuyến cho 20
43 hợp tác xã và doanh nghiệp nhỏ tại tỉnh Lào Cai và Sơn La
2.1 Nâng cao kỹ năng về kinh doanh trực tuyến cho chủ doanh nghiệp
2.1.1 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng kinh doanh
2.1.2 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng tiếp thị cơ bản
2.1.3 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng tiếp thị trực tuyến
2.2 Nâng cao kỹ năng về khả năng phục hồi và thích ứng trong kinh doanh cho chủ doanh nghiệp
2.2.1 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về kết nối mạng
2.2.2 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về khả năng phục hồi của doanh nghiệp
2.2.3 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên hiện tại/mới
3 Nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua kênh trực tuyến
3.1 Cải thiện mạng lưới thông qua các kênh trực tuyến
3.1.1 Huấn luyện xây dựng mạng lưới
3.2 Gia tăng doanh số tăng trực tiếp/gián tiếp từ kênh trực tuyến
3.2.1 Huấn luyện bán hàng trực tuyến
3.2.2 Huấn luyện phát triển khách hàng
Tổng mức đầu tư do KisStartup đề xuất: 341.556 AUD cho 30 doanh nghiệp, hợp tác xã tại vòng 1 và 10 doanh nghiệp, hợp tác xã tại vòng 2
Tổng mức đầu tư được duyệt: 341.556 AUD đào tạo cho 30 doanh nghiệp, hợp tác xã tại vòng 1 và 10 doanh nghiệp, hợp tác xã tại vòng 2
Cơ cấu mức đầu tư cho dự án bao gồm 298.500 AUD từ GREAT và 43.056 AUD từ KisStartup, được đóng góp dưới hình thức hiện vật và nền tảng trực tuyến Số tiền này sẽ được sử dụng để hỗ trợ cộng đồng trong việc thực hiện và áp dụng hiệu quả chương trình đào tạo vào thực tiễn.
Bảng 2.5 Hạng mục chi phí
STT Hoạt động Chi phí cho 1 hợp tác xã Chi phí cho 30 doanh nghiệp vòng 1 và 10 doanh nghiệp vòng 2 Đơn vị Đơn giá
1.1 Đánh giá mô hình kinh doanh hiện tại
1.1.1 Nghiên cứu thị trường và phân tích
SWOT cho các ngành khác nhau lĩnh vực 1.000 1 3 3.000 0 3.000
1.1.2 Đánh giá mô hình kinh doanh cho từng sản phẩm/doanh nghiệp chuyến 1.500 1 2 3.000 0 3.000
1.1.3 Đánh giá chiến lược kinh doanh cho từng sản phẩm/doanh nghiệp báo cáo 450 1 30 13.500 4.050 9.450
1.1.4 Đánh giá hoạt động marketing trực tuyến - Phân tích SWOT báo cáo 450 1 30 13.500 4.050 9.450
1.1.5 Đánh giá nguồn lực hiện tại và hỗ trợ báo cáo 450 1 30 13.500 4.050 9.450
1.1.6 Đánh giá vấn đề tồn tại và nhu cầu trong hoạt động kinh doanh báo cáo 450 1 30 13.500 4.050 9.450
1.2 Tái cấu trúc mô hình kinh doanh 81.000 24.300 56.700
1.2.1 Làm việc với từng chủ doanh nghiệp về đổi mới mô hình kinh doanh
1.2.2 Làm việc với từng chủ doanh nghiệp để xác định lại chiến lược kinh doanh
1.3 Đổi mới trong kinh doanh trực tuyến
1.3.1 Làm việc với từng chủ doanh nghiệp để thiết kế chiến lược kinh doanh trực tuyến
2.1 Nâng cao kỹ năng về kinh doanh trực tuyến cho chủ doanh nghiệp
2.1.1 Nâng cao kỹ năng trong hoạt động kinh doanh
2.1.1.1 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng kinh doanh
2.1.1.2 Nền tảng học tập trực tuyến liên tục 39 1 Không giới hạn
2.1.1.3 Nền tảng theo dõi tiến độ dự án 12 1 Không giới hạn
2.1.2 Nâng cao kỹ năng tiếp thị cơ bản
2.1.2.1 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng tiếp thị cơ bản
2.1.2.2 Nền tảng học tập trực tuyến liên tục 39 1 Không giới hạn
2.1.2.3 Nền tảng theo dõi tiến độ dự án 12 1 Không giới hạn
2.1.3 Nâng cao kỹ năng tiếp thị trực tuyến
2.1.3.1 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu để nâng cao kỹ năng tiếp thị trực tuyến
2.1.3.2 Nền tảng học tập trực tuyến liên tục 39 1 Không giới hạn
2.1.3.3 Nền tảng theo dõi tiến độ dự án 12 1 Không giới hạn
2.2 Nâng cao kỹ năng về khả năng phục hồi và thích ứng trong kinh doanh cho chủ doanh nghiệp/HTX
54.288 288 54.000 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về xây dựng mạng lưới
Nền tảng theo dõi tiến độ dự án 12 1 Không giới hạn
144 144 0 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về khả năng phục hồi của doanh nghiệp
Tháng 1.800 1 10 18.000 0 18.000 Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên hiện tại/mới
Nền tảng theo dõi tiến độ dự án Tháng 12 1 144 144 0
3.1 Gia tăng mạng lưới và đối tác 18.144 144 18.000
3.1.1 Huấn luyện xây dựng mạng lưới Tháng 1.800 1 10 18.000 0 18.000
3.1.2 Nền tảng theo dõi tiến độ dự án Tháng 12 1 144 144 0
3.2 Gia tăng doanh số trực tiếp/gián tiếp từ kênh trực tuyến
3.2.1.1 Huấn luyện bán hàng trực tuyến Tháng 1.800 1 10 18.000 0 18.000
3.2.1.2 Nền tảng theo dõi tiến độ dự án Tháng 12 1 144 144 0
3.2.2 Thu hút khách hàng mới
3.2.2.1 Huấn luyện phát triển khách hàng Tháng 1.800 1 10 18.000 0 18.000
3.2.2.2 Nền tảng theo dõi tiến độ dự án Tháng 12 1 144 144 0
2.3.3 Công tác quản lý nhân lực dự án
Quản lý nhân lực dự án là yếu tố quyết định cho thành công, bao gồm tuyển chọn, giao việc phù hợp, thiết lập hệ thống giao tiếp hiệu quả và đánh giá hiệu suất CTCP KisStartup chia nhân sự thành hai nhóm: nhóm vận hành và nhóm chuyên môn Nhóm vận hành nhận lương theo hợp đồng lao động với các hỗ trợ như di chuyển, thiết bị và ăn uống, thanh toán vào ngày 05 hàng tháng Nhóm chuyên môn được ký hợp đồng thuê chuyên gia, với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng Một số nhân sự vừa thuộc nhóm vận hành vừa là chuyên gia, nhận lương theo cả hai hợp đồng, nhưng chỉ nhận hỗ trợ một lần trong suốt dự án.
Bảng 2.6 Bảng kế hoạch nhân sự
STT Chức danh Số lượng Ghi chú
1 Ban giám đốc 1 Thạc sĩ
2 Nhóm vận hành 5 Cử nhân /Đang học đại học
3 Nhóm chuyên môn 4 Thạc sĩ / Cử nhân
Nguồn: Nhóm vận hành dự án
Dự án được quản lý bởi Bà Phạm Thị Mai, người chịu trách nhiệm chính, trong khi mọi hoạt động đều được giám sát bởi GREAT và Bà Nguyễn Đặng Tuấn Minh, Giám đốc vận hành Đội ngũ vận hành bao gồm hai trợ lý quản lý dự án, đảm nhiệm vai trò truyền thông, sắp xếp lịch họp và hỗ trợ điều phối các hoạt động liên quan.
Bảng 2.7 Danh sách thành viên nhóm vận hành
STT Họ và tên Vai trò Ghi chú
1 Nguyễn Đặng Tuấn Minh Giám đốc điều hành Thạc sĩ
2 Phạm Thị Mai Quản lý dự án Cử nhân
3 Nguyễn Ngọc Cẩm Kế toán - Tài chính Cử nhân
4 Lê Thị Thành Thảo Trợ lý quản lý dự án Đang học đại học
5 Phạm Phương Linh Trợ lý quản lý dự án Đang học đại học
Đội ngũ chuyên gia từ CTCP KisStartup đã tham gia đào tạo và huấn luyện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) cùng hợp tác xã (HTX) tại Lào Cai và Sơn La Họ sở hữu kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực chuyển đổi số và đổi mới sáng tạo, với nhiều năm tham gia giảng dạy và hỗ trợ cho các doanh nghiệp và tập đoàn.
Bảng 2.8 Danh sách thành viên nhóm chuyên môn
STT Họ và tên Vai trò Ghi chú
1 Nguyễn Đặng Tuấn Minh Chuyên gia đào tạo & huấn luyện Thạc sĩ
2 Phạm Thị Mai Chuyên gia đào tạo & huấn luyện Cử nhân
3 Nguyễn Ngọc Cẩm Chuyên gia đào tạo & huấn luyện Cử nhân
4 Tạ Hương Thảo Chuyên gia đào tạo & huấn luyện Cử nhân
Nguồn: Nhóm vận hành dự án
2.3.4 Công tác quản lý rủi ro dự án a Rủi ro cam kết của lãnh đạo các doanh nghiệp, hợp tác xã bị phá vỡ
Nhóm dự án ước tính có khoảng 30% người tham gia vi phạm cam kết do nhận tiền từ bên thứ ba để tham gia chương trình đào tạo Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc ban chỉ đạo cấp huyện, thị xã tại Sơn La và Lào Cai khuyến khích sự tham gia của nhiều lãnh đạo bằng cách trao thưởng Để giảm thiểu rủi ro này, công ty đã tiến hành khảo sát ý kiến và mong muốn của người tham gia về chương trình đào tạo, cũng như kỳ vọng và tình hình chuyển đổi số tại doanh nghiệp, hợp tác xã.
Nhằm tăng cường cam kết của các doanh nghiệp và hợp tác xã, dự án đã triển khai 53 chương trình đào tạo phù hợp với nguyện vọng của họ, yêu cầu đóng góp 5.000.000 đồng làm tiền đặt cọc Số tiền này sẽ được hoàn lại nếu tỷ lệ tham gia các buổi đào tạo đạt trên 80% Tuy nhiên, vẫn tồn tại rủi ro về việc thiếu nhân lực để áp dụng kiến thức đã được đào tạo và huấn luyện.
Theo khảo sát, 40% doanh nghiệp và hợp tác xã tham gia chương trình đào tạo không có nhân sự thực hiện kế hoạch và chiến lược từ lãnh đạo Tỷ lệ này cho thấy một thách thức lớn cho dự án, đặc biệt khi mục tiêu là đổi mới kinh doanh số và phục hồi sau Covid-19.
Đánh giá công tác quản lý theo khung PMBOK
Trong khoá luận này, tác giả áp dụng PMBOK phiên bản 6 để đánh giá hoạt động quản lý dự án đào tạo "Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La" của Công ty cổ phần KisStartup Phiên bản 6 của PMBOK mang đến nhiều cải tiến và bổ sung, giúp tăng cường tính toàn diện và khả năng áp dụng trong các môi trường dự án đa dạng.
Khung đánh giá này bao gồm 49 quy trình quản lý dự án, được chia thành 5
Khung đánh giá gồm 56 nhóm quy trình giúp các nhà quản lý dự án có cơ sở chung để hiểu và thực hiện các hoạt động quản lý dự án hiệu quả hơn.
Hướng dẫn này thiết lập các tiêu chuẩn cho việc lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát dự án, nhằm đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách có cấu trúc và khoa học.
Trong nghiên cứu này, tác giả đã áp dụng phương pháp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Cụ thể, thông tin được sử dụng trong quá trình phân tích được thu thập từ hai nguồn chính.
Dữ liệu sơ cấp: tác giả thu thập thông tin qua:
- Phát phiếu khảo sát để lấy ý kiến các thành viên trong công ty về quá trình hình thành và quản lý dự án đào tạo của CTCP KisStartup
- Phỏng vấn hỗn hợp với chuyên gia:
Bà Nguyễn Đặng Tuấn Minh - Giám đốc điều hành, đóng vai trò giám sát toàn bộ quá trình dự án vận hành và góp ý chỉnh sửa
Bà Phạm Thị Mai - Quản lý dự án, chịu trách nhiệm về các hoạt động, nắm rõ các quy trình hoạt động của dự án
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các tài liệu quản lý dự án đào tạo chuyển đổi số dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) cũng như hợp tác xã (HTX) tại Lào Cai và Sơn La, phản ánh quá trình phát triển của công ty qua từng thời điểm.
Khảo sát nhằm thu thập ý kiến từ các thành viên đã được thực hiện tại Công ty Cổ phần KisStartup, với thông tin chi tiết được trình bày trong phần Phụ lục.
Tổng số phiếu khảo sát phát hành: 15
Tổng số phiếu khảo sát thu về hợp lệ: 15 Đối tượng khảo sát: nhân viên Công ty Cổ phần KisStartup
Bảng 2.9 Thành viên tham gia khảo sát theo độ tuổi
57 Độ tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Bảng 2.10 Thành viên tham gia khảo sát theo nhóm
Nhóm Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Nhóm kế hoạch - tài chính 1 6,7
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Phỏng vấn hỗn hợp với chuyên gia:
Chuyên gia 1: Bà Nguyễn Đặng Tuấn Minh - Giám đốc điều hành Công ty Cổ phần KisStartup
Bà Phạm Thị Mai, chuyên gia quản lý dự án "Chuyển đổi số trong kinh doanh tại Lào Cai và Sơn La", đã làm việc tại Công ty Cổ phần KisStartup từ năm 2020.
Hình thức phỏng vấn: trực tiếp
2.4.4 Kết quả đánh giá theo khung PMBOK phiên bản 6
Sau khi tiến hành khảo sát và phỏng vấn các chuyên gia, tác giả đã thu thập ý kiến từ hai chuyên gia và một bảng dữ liệu đánh giá về quản lý dự án đào tạo tại Công ty Cổ phần KisStartup.
Bảng 2.11 Bảng ý kiến phản hồi của chuyên gia
Câu hỏi Chuyên gia 1 Chuyên gia 2
Trong quá trình thực hiện dự án
Chuyển đổi số trong kinh doanh tại
Sơn La, chị có gặp khó khăn nào trong công tác quản lý và đảm bảo chất lượng đầu ra không?
Dự án được triển khai trong bối cảnh dịch Covid-19 bùng phát, buộc phải chuyển sang hình thức đào tạo trực tuyến, tạo ra thách thức trong việc kết nối người huấn luyện với doanh nghiệp và hợp tác xã Sự chuyển đổi này đã làm giảm động lực của người tham gia, đặc biệt là khi họ chưa thấy được hiệu quả rõ rệt từ chương trình Việc làm cho họ nhận ra giá trị của dự án và khuyến khích họ tiếp tục nỗ lực để đạt được kết quả là một bài toán khó khăn.
Quản lý thực tập sinh là một thách thức quan trọng, vì để hỗ trợ doanh nghiệp và hợp tác xã trong quá trình chuyển đổi số, cần có một số lượng thực tập sinh nhất định tham gia vào các hoạt động kinh doanh số.
Hiểu rõ mong muốn của nhà tài trợ và giao tiếp hiệu quả với họ là một thách thức lớn, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi hai bên chưa nắm rõ quy trình làm việc và yêu cầu lẫn nhau Bên cạnh đó, nhà tài trợ thường phải quản lý nhiều dự án và tương tác với nhiều bên liên quan khác, vì vậy việc xử lý công việc sao cho tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo họ nắm bắt được tình hình dự án ở từng giai đoạn là một nhiệm vụ không hề đơn giản.
Cần tìm kiếm những chủ doanh nghiệp có tư duy và tầm nhìn phù hợp với dự án để thiết lập sự hợp tác hiệu quả.
Quy trình cần cải thiện là gì?
Quản lý nguồn lực dự án Quản lý các bên liên quan
Quản lý các bên liên quan
Giải pháp cải thiện những khó khăn đã gặp phải
Khi gặp vấn đề nhỏ, chúng ta nên nhanh chóng tìm hướng giải quyết Đối với những vấn đề lớn hơn, cần trao đổi với nhóm dự án và các chuyên gia khác để cùng nhau tìm ra giải pháp hợp lý.
Nếu thực tập sinh gặp vấn đề thì thực hiện peer2peer mentoring và/hoặc huấn luyện với thực tập sinh
Để duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà tài trợ, cần gửi email cập nhật kết quả thường xuyên và phối hợp hiệu quả với quản lý dự án Mỗi tuần trong lớp huấn luyện, người tham dự nên tự báo cáo nỗ lực của mình từ tuần trước và đặt mục tiêu doanh thu cũng như KPI cá nhân Hơn nữa, việc lồng ghép các tình huống và dẫn chứng thực tế vào bài giảng sẽ giúp tăng tính hấp dẫn và hiệu quả hơn so với lý thuyết khô khan.
Nguồn: Khảo sát của tác
Bảng 2.12 Nội dung cần cải thiện trong mỗi lĩnh vực kiến thức
Lĩnh vực Số lượng (đánh giá) Tỷ lệ (%)
Quản lý tiến độ dự án 7 46,7
Quản lý nguồn lực dự án 3 20
Quản lý các bên liên quan 2 13,3
Quản lý hoạt động mua sắm 0 0
Không cần cải thiện gì 0 0
Nguồn: Khảo sát của tác giả a Quản lý tích hợp dự án
Công ty đã tiến hành đánh giá tổng quan về dự án và tình hình tại tỉnh Lào Cai và Sơn La nhằm xây dựng kế hoạch dự án phù hợp với tài nguyên hiện có Theo đánh giá của nhân viên, quá trình quản lý tích hợp dự án diễn ra hiệu quả, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho việc thiết lập dự án.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KISSTARTUP
Định hướng phát triển quy trình quản lý dự án của công ty
Quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong sự thành công của mọi dự án Trước bối cảnh nền kinh tế và xã hội phát triển, Công ty Cổ phần KisStartup quyết tâm nâng cao chất lượng quản lý dự án để cải thiện hiệu suất và hiệu quả hoạt động Để đạt được mục tiêu này, công ty đã xác định các hướng đi chiến lược và định hình quy trình quản lý dự án một cách rõ ràng.
KisStartup sẽ nâng cao hiệu quả truyền thông và giao tiếp bằng cách tạo điều kiện cho sự tương tác và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án và các phòng ban khác nhau Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh công ty hiện đang áp dụng hình thức làm việc kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến.
Quản lý rủi ro chặt chẽ là yếu tố then chốt trong quy trình dự án, tập trung vào việc nhận diện, đánh giá và xử lý các rủi ro ở từng giai đoạn Điều này giúp KisStartup kiểm soát và giảm thiểu rủi ro tối đa, đảm bảo sự ổn định và tiến bộ liên tục cho dự án.
Cải thiện chất lượng dự án thông qua công nghệ tiên tiến là ưu tiên hàng đầu của công ty Việc áp dụng các công cụ kỹ thuật mới giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo chất lượng cao nhất cho từng dự án Công ty cam kết đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ mới nhất để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng.
Quản lý tiến độ chặt chẽ là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc đảm bảo thành công của dự án Công ty sẽ tập trung vào việc xây dựng và duy trì một kế hoạch tiến độ chi tiết, dựa trên các ràng buộc và giả định đã được xác định từ trước Điều này không chỉ giúp công ty duy trì tiến độ dự án một cách hiệu quả mà còn đảm bảo tính đáng tin cậy trong quá trình thực hiện.
KisStartup cam kết quản lý nguồn lực hiệu quả thông qua việc đào tạo nhân viên về kỹ năng chuyên môn và áp dụng các chính sách phù hợp Nhân viên sẽ được cập nhật công nghệ mới nhất liên quan đến công việc và dự án của họ Công ty không ngừng tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.
67 cường động lực làm việc của nhân viên
Quản lý chi phí hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp công ty sử dụng các công cụ kỹ thuật và phương pháp đo lường để kiểm soát nguồn lực tài chính Điều này đảm bảo rằng các dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã đề ra, từ đó tối ưu hóa hiệu quả chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty.
KisStartup chú trọng vào việc phân tích và đánh giá các bên liên quan nhằm xây dựng sự gắn kết và hỗ trợ tối ưu cho dự án Qua đó, công ty nâng cao sự hợp tác và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, đoàn kết.
KisStartup thực hiện kiểm soát tích hợp bằng cách theo dõi và quản lý mọi hoạt động trong quy trình dự án, giúp cập nhật kịp thời các thay đổi và lập kế hoạch hiệu quả để giải quyết vấn đề.
KisStartup luôn coi trọng việc học hỏi nội bộ và định hướng phát triển cho nhân viên từ khi thành lập Mục tiêu của công ty là xây dựng lộ trình phát triển quốc tế phù hợp với năng lực và định hướng của từng cá nhân Trong tương lai, KisStartup sẽ tích cực thúc đẩy việc học tập nội bộ, khuyến khích nhân viên học hỏi từ quản lý và ngược lại, tạo ra môi trường làm việc phát triển bền vững.
Công ty Cổ phần KisStartup tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý dự án nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất, từ đó đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất và đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Công ty đã xác định rõ ràng định hướng phát triển liên quan đến lĩnh vực đào tạo, tập trung vào chuyển đổi số và đổi mới sáng tạo cho doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty và dự án khởi nghiệp Dưới đây là một số đề xuất phù hợp với định hướng này.
Xác định mục tiêu rõ ràng là bước đầu tiên quan trọng trong dự án đào tạo Việc hiểu rõ mục tiêu sẽ giúp nhóm xây dựng kế hoạch hiệu quả và phân công công việc một cách chính xác.
Trước khi triển khai dự án, việc phân tích nhu cầu đào tạo của công ty hoặc nhóm mục tiêu là rất quan trọng Sau khi xác định được những nhu cầu này, thiết kế khóa học cần được thực hiện sao cho phù hợp và đáp ứng hiệu quả những yêu cầu đã được phân tích.
Phân công công việc hợp lý là yếu tố quan trọng giúp mỗi thành viên trong nhóm dự án có nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng Việc này không chỉ đảm bảo tiến độ của dự án mà còn giảm thiểu rủi ro, tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công của toàn bộ dự án.
Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý dự án tại công ty
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tích hợp
Xây dựng kế hoạch dự án chi tiết là yếu tố quan trọng trong dự án đào tạo, bao gồm việc thiết kế nội dung, lập lịch trình giảng dạy và quản lý các hoạt động đánh giá kết quả Kế hoạch cụ thể này giúp đảm bảo hiệu quả và tiến độ cho toàn bộ dự án.
Phân tích và quản lý rủi ro trong dự án đào tạo là rất quan trọng để đối phó với các rủi ro như thay đổi yêu cầu từ khách hàng, thiếu hụt nguồn lực nhân sự hoặc kỹ thuật, và sự không hài lòng của học viên về chất lượng dịch vụ Việc thực hiện phân tích và quản lý rủi ro ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp đảm bảo các biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro được thực hiện hiệu quả.
Tăng cường quản lý tài nguyên là yếu tố quan trọng trong việc phối hợp hiệu quả giữa giảng viên, tài liệu và cơ sở vật chất Cần xây dựng kế hoạch dự phòng và sử dụng tài nguyên một cách tối ưu để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
Để thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong dự án, cần thiết lập các cơ chế rõ ràng giữa các thành viên, huấn luyện viên và học viên, nhằm tăng cường sự hiểu biết và đồng thuận về mục tiêu cũng như kế hoạch Đồng thời, việc quản lý phạm vi và thời gian là rất quan trọng; thiết lập các cơ chế kiểm soát và thực hiện biện pháp điều chỉnh kịp thời sẽ góp phần đảm bảo thành công cho dự án.
Một giải pháp quan trọng để cải thiện công tác quản lý dự án đào tạo cho các tổ chức ngoài công ty là xây dựng một hệ thống quản lý tích hợp Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình đào tạo và nâng cao hiệu quả công việc.
Quản lý hiệu quả không chỉ giúp quá trình trở nên mạch lạc hơn mà còn đảm bảo tối ưu hóa việc sử dụng mọi nguồn lực.
Việc xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết và linh hoạt là rất quan trọng trong các tổ chức, nơi có sự đa dạng về mục tiêu đào tạo và đối tượng học Phân tích nhu cầu đào tạo và xác định mục tiêu rõ ràng là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Việc áp dụng công nghệ số trong đào tạo không chỉ nâng cao tính linh hoạt mà còn mang lại sự tiện lợi cho người học Các nền tảng học trực tuyến, phần mềm quản lý dự án và ứng dụng di động giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tạo ra môi trường học tập linh hoạt và hiệu quả cho người học.
Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án đào tạo Việc đo lường và đánh giá hiệu suất các chương trình đào tạo giúp tổ chức đảm bảo đầu tư vào những hoạt động hiệu quả nhất và điều chỉnh chúng một cách hợp lý.
Tạo ra một môi trường hỗ trợ và khuyến khích học tập là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công cho các dự án đào tạo Điều này bao gồm việc phát triển các chương trình học tập cá nhân hóa, cung cấp nguồn lực và hỗ trợ kỹ thuật, cũng như xây dựng một văn hóa học tập tích cực trong tổ chức.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý phạm vi
Phân tích yêu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan là bước quan trọng trong quản lý dự án Việc tiếp cận và tương tác chặt chẽ với họ sẽ giúp xác định rõ ràng những yêu cầu cụ thể đối với dự án, từ đó đảm bảo sự hài lòng và thành công trong quá trình thực hiện.
Để quản lý phạm vi dự án hiệu quả, công ty nên áp dụng các công cụ và phương pháp như WBS và CBS nhằm phân chia công việc một cách hợp lý Mặc dù công ty đã thực hiện bước này khá tốt, nhưng cần thiết lập một quy trình thống nhất cho các dự án đào tạo, chẳng hạn như sử dụng template, để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Thiết lập cơ chế kiểm soát và điều chỉnh phạm vi là rất quan trọng, bao gồm việc xác nhận và phê duyệt các thay đổi phạm vi, cũng như thiết lập quy trình điều chỉnh phù hợp để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
70 chỉnh phạm vi, và duy trì sự liên kết giữa các phần của phạm vi dự án
Quản lý phạm vi dự án là một quá trình liên tục, cần theo dõi và đánh giá thường xuyên để nhận diện và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh Sử dụng các chỉ số hiệu suất và báo cáo tiến độ là cách hiệu quả để đảm bảo rằng dự án đi đúng hướng Để tối ưu hóa công tác quản lý phạm vi trong các dự án đào tạo, việc xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi ngay từ đầu là rất quan trọng Điều này yêu cầu sự đồng thuận và hiểu biết chung giữa các bên liên quan về những gì dự án sẽ đạt được và những gì không nằm trong phạm vi của nó, từ đó giúp tổ chức tránh được sự mơ hồ và bất đồng trong quá trình triển khai.
Việc áp dụng các phương pháp quản lý phạm vi hiệu quả, như Work Breakdown Structure (WBS) và decomposition, là rất quan trọng trong quản lý dự án Những kỹ thuật này giúp chia nhỏ phạm vi dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý, từ đó làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan Điều này đảm bảo rằng mọi nguồn lực được sử dụng một cách tối ưu nhất.