Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện công ty cổ phần thương mại dịch vụ orochi

Qua quá trình này, việc tổ chức sự kiện không chỉ giúp nổi bật thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp mà còn tạo ra cơ hội gặp gỡ, trao đổi và tương tác với đối tác, các cơ quan truyền

GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÌNH DƯƠNG

NIÊN KHÓA 2018-2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÌNH DƯƠNG

NIÊN KHÓA 2018-2022

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô, các anh chị tại công ty CPTMDV Orochi Sau 2 tháng thực tập tại công ty em đã tích lũy thêm nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm và những trải nghiệm thực tế các công việc tại đây Đây là cơ hội vô cùng quý báu để em tiếp cận trực tiếp với ngành nghề và là hành trang hữu ích cho bản thân sau khi tốt nghiệp ra trường

Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô Trường Đại học Bình Dương và em cũng xin cảm ơn thầy Phạm Trần Quang Hưng đã hướng dẫn tận tình và giúp đỡ em để hoàn thành bài khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty CPTMDV Orochi đã cho phép

và tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập tại công ty Em được các anh chị góp

ý và hướng dẫn em hoàn thành tốt công việc được giao trong quá trình thực tập

Từ lý thuyết sang thực tế có những sự khác biệt, những nghiên cứu về tổ chức

sự kiện còn hạn chế, chắc chắn không tránh khỏi sự thiếu sót Rất mong sự thông cảm

và góp ý từ quý thầy cô và công ty CPTMDV Orochi

Em xin chân thành cảm ơn!

Bình Dương, ngày tháng năm 2023

Sinh viên thực hiện

Dương Như

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Họ và tên sinh viên:

MSSV :

Lớp :

1 Thời gian thực tập

2 Bộ phận thực tập

3 Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật

4 Nhận xét chung

Bình Dương, ngày tháng năm 20

Đơn vị thực tập

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

CHẤM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN

điểm

Giảng viên 1

Giảng viên 2

Hình thức của khóa luận tốt nghiệp

Hình thức trình bày theo hướng dẫn

Không sai lỗi chính tả, câu văn rõ ràng,

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn 2

6 Bố cục khoá luận 3

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4

1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Khái niệm sự kiện 4

1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện 4

1.1.3 Khái niệm dịch vụ 5

1.2 Đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện 6

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện 6

1.2.2 Đặc điểm về nhân lực 7

1.2.3 Đặc điểm về hoạt động quản lý tài chính tổ chức sự kiện 7

1.3 Các loại hình sự kiện 8

1.3.1 Dựa vào địa điểm tổ chức 8

1.3.2 Dựa vào mục tiêu tổ chức 9

1.3.3.Dựa vào tính chất của sự kiện thì lại có nhiều cách phân loại hơn 9

1.4 Vai trò của tổ chức sự kiện 10

1.4.1 Phát triển thương hiệu – quảng bá sản phẩm 10

1.4.2 Tạo ấn tượng – thay đổi nhận thức của khách hàng 10

1.4.3 Cơ hội tìm kiếm khách hàng 10

1.5 Mục đích của tổ chức sự kiện 11

1.6 Các yếu tố tạo thành nên sự kiện 12

1.6.1 Xác định lý do tại sao tổ chức sự kiện 12

1.6.2 Mục đích của sự kiện 12

1.6.3 Đối tượng khách hàng tham dự 12

1.6.4 Lên kế hoạch địa điểm tổ chức 13

1.6.5 Thời gian sự kiện 13

1.6.6 Các yếu tố rủi ro 13

1.7 Quy trình tổ chức sự kiện 15

1.7.1 Nghiên cứu, thu thập thông tin các thông tin về sự kiện sắp tổ chức 15

Tiểu kết chương 1 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ OROCHI 18

2.1 Khái quát về doanh nghiệp 18

2.1.1 Giới thiệu 18

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 18

2.1.3 Thông tin chính 19

2.1.4 Giá trị cốt lõi 19

2.1.5 Mạng lưới hoạt động 20

2.1.6 Bộ máy tổ chức của công ty 20

2.1.7 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban 21

2.2 Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần thương mại OROCHI 26

2.2.1 Các sự kiện tiêu biểu mà công ty đã thực hiện 26

2.2.2 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty 27

2.2.3 Đánh giá công tác tổ chức sự kiện của Công ty cổ phần thương dịch vụ Orochi 28

Tiểu kết chương 2 31

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN THƯƠNG MẠI OROCHI 32

3.1 Mục tiêu và định hướng phát triển của công ty cổ phần thương mại dịch vụ Orochi 32

3.1.1 Định hướng phát triển của Orochi 32

3.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ 32

3.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện 32

3.2.1 Dự báo phát triển của thị trường kinh doanh tổ chức sự kiện tại Việt Nam 32

3.2.2 Phương hướng kinh doanh của Orochi 33

3.3 Đề xuất giải pháp cho công ty 34

3.3.1 Giải pháp chung 34

3.3.2 Hình thành chủ đề, ý tưởng, thông điệp của sự kiện 36

3.3.3 Nắm bắt nhu cầu của khách hàng 37

3.3.4 Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện 37

3.3.5 Thực hiện tổ chức sự kiện 44

3.3.6 Tổng kết và tổng hợp đánh giá 46

3.4 Kiến nghị nhằm phát triển mô hình tổ chức sự kiện cho Công ty cổ phần thương mại Orochi 49

3.4.1 Tuyển dụng thêm nhân sự và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên 49

3.4.2 Phân bổ lại nhân sự 51

3.4.3 Phát triển thêm hệ thống khen thưởng, lương bổng cho nhân viên 52

3.4.4 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị ở công ty 53

Tiểu kết chương 3 55

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHỤ LỤC 59

PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 59

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời gian gần đây, lĩnh vực tổ chức sự kiện đã trở nên ngày càng phổ biến

và phát triển nhanh chóng, đặc biệt là trong việc đáp ứng nhu cầu quảng bá thương hiệu

và giới thiệu sản phẩm mới của các doanh nghiệp Qua quá trình này, việc tổ chức sự kiện không chỉ giúp nổi bật thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp mà còn tạo ra

cơ hội gặp gỡ, trao đổi và tương tác với đối tác, các cơ quan truyền thông, và cơ quan công quyền Điều này đồng thời góp phần thúc đẩy truyền thông hai chiều, tăng cường mối quan hệ có lợi và tạo ra cơ hội mới cho sự phát triển của doanh nghiệp

Ngày càng có sự gia tăng về sự phổ biến của việc tổ chức sự kiện, điều này đồng điều với việc nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao trong các doanh nghiệp Công ty CPTMDV Orochi đã ra đời với mục tiêu cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, mang đến những trải nghiệm hàng đầu và uy tín nhất cho khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty đặt ra sứ mệnh xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện khoa học và rõ ràng Quy trình này được xây dựng với sự chú ý đặc biệt từ việc lập kế hoạch cho sự kiện cho đến các giai đoạn chuẩn bị, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của quá trình

sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và hợp lý Từ việc lên lịch trình cho đến phối hợp chi tiết, quy trình này đặt mục tiêu cuối cùng là đảm bảo sự kiện diễn ra một cách trơn tru, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mong đợi của khách hàng

Tuy nhiên, trong giai đoạn thực tập tại Công ty CPTMDV Orochi, tôi đã nhận thấy rằng công ty vẫn tồn tại nhiều hạn chế và đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình tổ

chức sự kiện Chính vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài nghiên cứu là “Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần thương mại dịch vụ Orochi’’

Mục tiêu của nghiên cứu là đánh giá thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại công

ty Orochi, dựa trên việc phân tích và đánh giá những sự kiện đã diễn ra Từ những hiểu biết này, tôi sẽ đề xuất các phương hướng giải pháp nhằm xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện tối ưu nhất Mục tiêu cuối cùng là nâng cao mức độ chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện tại Orochi, đặc biệt là trong các sự kiện sắp tới trong tương lai

2 Mục đích nghiên cứu

Bài viết tập trung nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty CPTMDV Orochi, trên cơ sở đó tôi đề xuất ý kiến mang tính khách quan để phục vụ cho việc tổ chức sự kiện của công ty CPTMDV Orochi

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Trong đề tài này tôi tập trung nghiên cứu về quy trình tổ chức sự kiện của công ty CPTMDV Orochi

- Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công

ty, nhằm đề ra giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự của công ty CPTMDV Orochi

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra: thu thập tài liệu, các thông số về nhân sự, tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua, quy trình tổ chức sự kiện của công ty CPTMDV Orochi

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: thống kê các số liệu đã điều tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu

- Phương pháp đánh giá: đánh giá quy trình tổ chức sự kiện của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ đầu tư và phát triển Minh Gia, ưu nhược điểm tìm ra giải pháp nâng cáo hiệu quả tổ chức sự kiện của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ đầu tư và phát triển Minh Gia

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Thông qua bài nghiên cứu này, cung cấp các thông tin có giá trị về quy trình tổ chức sự kiện của công ty CPTMDV Orochi Qua đó, cho thấy những mặt thuận lợi và khó khăn trong việc tổ chức sự kiện Đề ra các giải pháp nhằm khắc phục những hạn

chế Đồng thời, đưa ra những định hướng phát triển mô hình tổ chức sự kiện của công

ty trong tương lai

6 Bố cục khoá luận

Ngoài những nội dung như phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo thì nội dung khoá luận gồm những chương sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần thương mại dịch

vụ Orochi

Chương 3: Giải pháp thực hiện tổ chức sự kiện của công ty cổ phần thươg mại Orochi

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm sự kiện

Sự kiện (event), trong ngữ cảnh tổ chức và quảng bá, đặc biệt là trong lĩnh vực tiếp thị, là một hoạt động được tổ chức có mục đích xác định, diễn ra tại một thời điểm cụ thể, tập trung nguồn lực và ý tưởng để truyền đạt thông điệp cụ thể, gây sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng liên quan Trong Marketing, sự kiện thường được định nghĩa như những hoạt động quảng cáo và giáo dục liên quan đến sản phẩm, thương hiệu, hoặc việc định vị ưu thế của sản phẩm trên thị trường

Theo từ điển tiếng Việt, “sự kiện” đề cập đến những sự việc có ý nghĩa quan trọng trong xã hội và thường được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin, như SEAGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, hoặc cuộc thi Hoa hậu Hoàn vũ Việt Nam Mặc dù những sự kiện lớn như vậy thường được coi là các sự kiện đặc biệt, nhưng cũng

có người hiểu sự kiện bao gồm cả những hoạt động nhỏ hơn như cưới hỏi, sinh nhật, tất niên, mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng Quan điểm khác nhau của mọi người cũng định hình định nghĩa về sự kiện, trong đó có những người coi sự kiện là những hoạt động tiếp thị và kinh doanh của doanh nghiệp, như hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, hay triển lãm

1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là việc triển khai các hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như

xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, và thể thao Các hình thức tổ chức sự kiện bao gồm hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, nhằm mục đích truyền đạt thông điệp

mà người làm sự kiện mong muốn công chúng nhận thức Quá trình tổ chức bao gồm cả các công đoạn từ khi ý tưởng hình thành đến khi sự kiện kết thúc Ở các nước phát triển,

tổ chức sự kiện được coi là một ngành nghề đặc thù, với hệ thống lý luận và chuẩn mực chặt chẽ Ngành này bao quát nhiều lĩnh vực khác nhau, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kiến thức đa ngành Quy trình tổ chức sự kiện ở những quốc gia này được quản lý một

cách tổ chức và chuyên nghiệp từ khi ý tưởng được đề xuất cho đến khi sự kiện được tổ chức và hoàn tất Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

– Business events: Những sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị

– Fundraising events: Những sự kiện được tổ chức với mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Sự tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Những sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc – Festive events: Những lễ hội, liên hoan, hội chợ

– Government events: Các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng

– Meetings: Những buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành

– Seminars: Các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Những buổi làm việc tập trung vào bán hàng

– Conferences: Các buổi hội thảo

– Conventions: Những buổi hội nghị quy mô lớn

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hóa và xã hội

– Sporting events: Những sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan đến marketing

– Promotional events: Những sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại – Brand and product launches: Những sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

1.1.3 Khái niệm dịch vụ

Theo Philip Kotler: ‘‘dịch vụ là bất kỳ hoạt động hay lợi ích nào mà chủ thể này có thể cung cấp cho chủ thể kia Trong đó đối tượng cung cấp nhất định phải mang tính vô hình và không dẫn đến bất kỳ quyền sở hữu một vật nào cả Còn việc sản xuất dịch vụ

có thể hoặc không cần gắn liền với một sản phẩm vật chất nào”

Trong lĩnh vực kinh tế học, dịch vụ được hiểu như là các yếu tố phi vật chất, tương

tự như hàng hóa, nhưng không có hình dạng cụ thể Sự đa dạng của dịch vụ nằm từ sản phẩm hữu hình đến sản phẩm dịch vụ, tuy nhiên, đa số là những sản phẩm ở giữa phổ biến giữa hàng hóa và dịch vụ

Theo quy định của Khoản 3 Điều 4 Luật giá năm 2012, “dịch vụ’’ được định nghĩa

là hàng hóa không có hình dạng vật chất, không tách rời khỏi quá trình sản xuất và tiêu dùng, bao gồm các loại dịch vụ thuộc hệ thống các ngành sản phẩm Việt Nam theo quy định của pháp luật

Dựa trên các khái niệm trên, ta có thể nhận thức được một số đặc điểm và bản chất của dịch vụ như sau:

Dịch vụ là quá trình triển khai các hoạt động và hành vi dựa vào các yếu tố không vật chất, nhằm giải quyết mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng

Dịch vụ liên quan chặt chẽ đến hiệu suất, bởi mỗi dịch vụ mang theo mục tiêu tạo

ra giá trị cho người tiêu dùng Hiệu suất ở đây được đo lường qua những tiện ích, giá trị

và giá trị gia tăng mà khách hàng thu được sau khi sử dụng dịch vụ

1.2 Đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện

Hầu hết các lĩnh vực hoạt động trên thị trường ngày nay, từ thể thao-giải trí, thương mại-kinh doanh, đến những chiến dịch công tác xã hội, đều không thể tránh khỏi việc phải tận dụng sự hỗ trợ từ các dịch vụ tổ chức sự kiện để triển khai các hoạt động như buổi triển lãm, họp báo, hội thảo, và nhiều sự kiện khác Ngành tổ chức sự kiện ngày càng trở thành một lĩnh vực phát triển quan trọng ở nhiều quốc gia, vì vậy đã được xây dựng với sự chi tiết và chuyên sâu trong việc giảng dạy, với hệ thống lý luận và kiến thức chuyên môn chuyên nghiệp Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

 Hội chợ và triển lãm thương mại

 Buổi hội thảo, họp mặt, hội nghị giao lưu và bàn bạc về các chủ đề chuyên sâu

 Đêm nhạc, lễ hội, và các sự kiện âm nhạc trình diễn

 Sự kiện gây quỹ từ thiện hoặc mang mục đích giải trí

 Sự kiện văn hóa, sự kiện thể thao, và các sự kiện do Đảng và Nhà nước tổ chức

 Sự kiện giới thiệu, ra mắt, và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, và thương hiệu

 Sự kiện liên quan đến hình ảnh của doanh nghiệp, các chiến dịch xúc tiến thương mại, và chương trình khuyến mãi

Tổ chức sự kiện và các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực này luôn là những đề tài thu hút nhiều sự quan tâm, đặc biệt là đối với các công ty và doanh nghiệp đang có nhu cầu tổ chức chương trình sự kiện hoặc đơn vị tổ chức sự kiện

1.2.2 Đặc điểm về nhân lực

Nhân viên tổ chức sự kiện không chỉ cần học các kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực như Marketing, quản lý sự kiện, đạo diễn sự kiện, mà còn phải phát triển sự sáng tạo và nhạy bén mỗi ngày Ngoài ra, khả năng tổ chức, làm việc đội nhóm, và sự linh hoạt cũng là những yếu tố cần được duy trì thường xuyên để đảm bảo tính đồng bộ cho

sự kiện Một nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng chịu áp lực, tâm lý vững vàng, và thái độ chuẩn mực trong quá trình tác nghiệp để đạt được sự thành công tối đa trong quá trình tổ chức sự kiện

Để tổ chức một chương trình sự kiện thành công, người làm sự kiện không chỉ cần kiến thức chuyên sâu mà còn phải tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, trở thành chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Nếu một chương trình sự kiện được coi là một phương tiện giao tiếp hiệu quả, thì điều kiện quan trọng để giao tiếp thành công là sự tương tác tích cực từ cả hai phía Do đó, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng tương tác hiệu quả với nhóm khách hàng mục tiêu để đảm bảo sự thành công toàn diện của sự kiện

1.2.3 Đặc điểm về hoạt động quản lý tài chính tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, việc xác định rõ đối tượng khách hàng là một yếu tố quan trọng

để đạt được sự thành công mong muốn Điều này bao gồm việc quyết định liệu sự kiện

sẽ hướng đến khách hàng hiện tại của bạn hay có mục tiêu nhắm đến đối tượng khách hàng tiềm năng Việc này đặt ra yêu cầu cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận cho

sự kiện, từ quảng bá và truyền thông đến trải nghiệm của khách hàng trong suốt sự kiện Chính vì thế, cần phải lập kế hoạch cho một sự kiện như:

 Tổ chức sự kiện phải xác định rõ ràng mục tiêu

 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

 Lên ngân sách tổ chức sự kiện

 Xác định thước đo đánh giá hiệu quả

 Triển khai tổ chức sự kiện

1.3 Các loại hình sự kiện

Việc tổ chức các ‘‘loại hình sự kiện” là cơ hội để hợp tác với nhà đầu tư, đối tác tiềm năng, nhà phân phối khách hàng Tùy vào từng nhu cầu của chủ thể, các loại hình sự kiện được tổ chức thường là lễ kỷ niệm, khai trương, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, đón tiếp đại biểu, lãnh đạo

Có nhiều loại hình tổ chức sự kiện phù hợp với tính chất cụ thể của mỗi dịp, bao gồm:

- Sự kiện doanh nghiệp: Như lễ khởi công, động thổ, lễ khánh thành, mang đến

không khí trang trọng và quan trọng cho các sự kiện kinh doanh

- Sự kiện kỷ niệm: Gồm sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, họp mặt, tiệc

tất niên, và tiệc đón chào năm mới, nhấn mạnh vào ý nghĩa và kỷ niệm

- Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp, chú trọng

vào việc chia sẻ kiến thức và tạo cơ hội học tập

- Sự kiện quảng bá, tiếp thị: Như sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày,

hội chợ, khai trương, thời trang, và marketing, nhằm tăng cường quảng bá và tiếp thị

- Sự kiện thể thao, giải trí: Bao gồm ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao

giải, với mục tiêu mang lại trải nghiệm giải trí và thể thao độc đáo cho khán giả

Việc phân loại các loại hình sự kiện dựa trên nhiều yếu tố giúp đáp ứng chính xác nhu cầu và mục tiêu của mỗi sự kiện Quyết định loại hình sự kiện sẽ phù hợp với quy

mô và mục đích cụ thể, từ đó tạo ra trải nghiệm hiệu quả và ý nghĩa cho người tham dự

1.3.1 Dựa vào địa điểm tổ chức

Có thể phân loại các loại hình sự kiện thành sự kiện trong nhà và sự kiện ngoài trời

1.3.2 Dựa vào mục tiêu tổ chức

Có thể phân loại thành sự kiện formal (các sự kiện thông thường và nghiêng về phần

lễ chính thống) hoặc sự kiện corporation (các sự kiện có mục tiêu quảng bá thương hiệu

là chính)

1.3.3 Dựa vào tính chất của sự kiện thì lại có nhiều cách phân loại hơn

Với những loại hình sự kiện thì chúng có những tính chất khác nhau Mỗi loại mang một màu sắc riêng biệt, với những nhu cầu để phục vụ từng mục đích của sự kiện đó mang lại

Các sự kiện thông thường bao gồm:

 Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ: Tập trung vào việc giới thiệu

và tạo ấn tượng cho sản phẩm mới hoặc dịch vụ, tăng cường nhận thức về thương hiệu

 Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí: Chú trọng vào việc truyền thông và chia sẻ thông tin quan trọng thông qua các buổi họp báo và các chiến dịch truyền thông

 Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện: Đặt mục tiêu vào việc hỗ trợ tài chính cho các dự án từ thiện hoặc gây quỹ để hỗ trợ mục đích cộng đồng

 Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng: Tạo cơ hội cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm và tăng cường quảng bá tại các điểm bán hàng

 Các lễ hội, liên hoan, lễ kỷ niệm: Tạo ra không khí vui tươi và trang trí để kỷ niệm các dịp đặc biệt hoặc tạo điểm nhấn cho các lễ hội và liên hoan

 Các sự kiện văn hóa: Tập trung vào việc giới thiệu và tôn vinh các giá trị văn hóa thông qua các sự kiện nghệ thuật, âm nhạc, và văn hóa đặc sắc

 Sự kiện khai trương, khánh thành: Tạo sự kiện trang trọng để đánh dấu sự mở cửa hoặc hoàn thành xây dựng của một cơ sở mới

 Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận: Tạo nền tảng cho trao đổi kiến thức, ý kiến

và thông tin thông qua các buổi hội thảo và hội nghị

 Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm: Tập trung vào việc tăng cường tinh thần nhóm và kỹ năng làm việc đồng đội thông qua các hoạt động tương tác

và trải nghiệm

1.4 Vai trò của tổ chức sự kiện

1.4.1 Phát triển thương hiệu – quảng bá sản phẩm

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chiến dịch truyền thông, đồng thời xây dựng và củng cố hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp Điều này bởi

vì sự kiện có khả năng truyền tải nội dung một cách nhanh chóng và mạnh mẽ, đặc biệt

là trong một phạm vi rộng lớn Khả năng tiếp cận đa dạng đối tượng khách hàng là một trong những điểm mạnh của tổ chức sự kiện Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đưa thông điệp của mình đến với một lượng lớn người một cách hiệu quả Quy mô của sự kiện trực tiếp liên quan đến khả năng tiếp cận và tác động đến đối tượng mục tiêu Nếu mục tiêu là truyền tải nội dung đến một phạm vi rộng, việc tổ chức một sự kiện lớn và sôi động sẽ đồng nghĩa với việc tạo ra ảnh hưởng lớn và đa dạng

1.4.2 Tạo ấn tượng – thay đổi nhận thức của khách hàng

Một sự kiện thành công không chỉ là nơi gặp gỡ mà còn là nơi để tạo ra những ấn tượng mạnh mẽ và sâu sắc trong tâm trí của khách hàng Khi khách hàng tham gia vào

sự kiện, họ không chỉ là những người chứng kiến mà còn là những người tham gia tích cực vào trải nghiệm độc đáo và thú vị mà sự kiện mang lại Qua việc tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm, khách hàng được cơ hội trải nghiệm chân thực và tự tay tận hưởng những tính năng, lợi ích mà sản phẩm mang lại Điều này tạo ra một kết nối cá nhân, giúp họ hiểu rõ hơn về sản phẩm một cách tự nhiên và không gian thoải mái của sự kiện cũng hỗ trợ quá trình này

1.4.3 Cơ hội tìm kiếm khách hàng

Tổ chức sự kiện không chỉ là một hoạt động đơn thuần mà còn là một chiến lược phát triển mạnh mẽ để tối ưu hóa hiệu ứng truyền thông Bằng cách chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu thông qua trải nghiệm, sự kiện không chỉ giúp tiếp cận khách hàng mới mà còn thay đổi nhận thức của họ về thương hiệu và sản phẩm Qua trải nghiệm này, khách hàng trở nên quan tâm và thông tin đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện là cách hiệu quả để doanh nghiệp tạo ra một lý do để thu hút sự chú

ý và quan tâm từ giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu Việc này không

chỉ làm tăng cường tầm nhìn của doanh nghiệp mà còn tạo ra cơ hội giao tiếp mạnh mẽ với cộng đồng và đối tác quan trọng

Đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong chiến lược tiếp thị và quảng bá, tổ chức sự kiện đứng ngay sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo Các sự kiện không chỉ đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu mà còn đóng góp vào việc tăng cường doanh số bán cho doanh nghiệp

Một sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông tích cực đến những người tham gia, trong khi một sự kiện thất bại có thể gây tổn thương cho giá trị và hình ảnh thương hiệu đối với công chúng Do đó, quá trình tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuẩn

bị kỹ lưỡng và chăm sóc chi tiết để đảm bảo mọi yếu tố đều hỗ trợ mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.5 Mục đích của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động chiến lược được thực hiện nhằm hỗ trợ cho các mảng quảng bá và tiếp thị Qua việc này, doanh nghiệp không chỉ có cơ hội gia tăng số lượng khách hàng mà còn xây dựng và nâng cao uy tín của thương hiệu, đồng thời phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông Tổ chức sự kiện chưa bao giờ là một công cụ quan trọng đối với các chiến lược tiếp thị, quảng bá sản phẩm, và thương hiệu của mỗi doanh nghiệp Công việc tổ chức sự kiện không chỉ đặt ra mục tiêu bán hàng mà còn đáp ứng nhu cầu của các sự kiện đặc biệt như lễ kỷ niệm, hội họp, tân niên, hay gala dinner Những sự kiện này không chỉ là cơ hội để khách hàng trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm

và dịch vụ của doanh nghiệp mà còn là dịp để tạo dựng một không khí giao tiếp và giao lưu tích cực

Mục đích của việc tổ chức sự kiện là đặt ra để đạt được “kết quả và giá trị’’ mà doanh nghiệp hoặc tổ chức mong muốn ngay sau sự kiện Các mục đích của hoạt động

tổ chức sự kiện bao gồm:

+ Gửi thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến tập khách hàng mục tiêu + Hỗ trợ phát triển chiến dịch truyền thông và hiện thực hóa hình ảnh cá nhân của thương hiệu một cách hiệu quả

+ Sự kiện thành công sẽ nâng cao giá trị và tầm nhìn từ công chúng đối với hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp

+ Tối đa hóa hiệu ứng truyền thông từ cả bên ngoài và bên trong sự kiện để chạm đến cảm xúc của người tham gia và khách hàng

+ Gia tăng sự kết nối giữa khách hàng và sản phẩm, dịch vụ của tổ chức

+ Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh Mục đích của sự kiện chủ yếu nhằm hỗ trợ các ‘‘chiến dịch truyền thông”, thay đổi nhận thức của công chúng và phát triển hiệu ứng truyền thông Đồng thời, sự kiện cũng

có thể hướng đến mục tiêu hỗ trợ bán hàng, triển khai chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ, và thương hiệu của chủ đầu tư

1.6 Các yếu tố tạo thành nên sự kiện

1.6.1 Xác định lý do tại sao tổ chức sự kiện

Quyết định cách tổ chức một sự kiện là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng Tính chất cụ thể của sự kiện, từ chương trình ca nhạc sôi động đến lễ khánh thành trang trọng, sẽ định hình toàn bộ quy trình tổ chức Người tổ chức sự kiện phải tập trung vào yêu cầu đặc biệt của khách hàng, từ địa điểm đến trải nghiệm khách mời Ý tưởng sáng tạo và kế hoạch chi tiết được xây dựng với mục tiêu chạm đến cảm xúc và tạo ra ấn tượng sâu sắc Bằng cách này, mỗi sự kiện trở thành một trải nghiệm không thể lẫn vào đâu khác, đặc biệt và đáng nhớ

1.6.2 Mục đích của sự kiện

Việc xác định mục tiêu cho một sự kiện là bước quan trọng để định hình chiến lược

tổ chức một cách hiệu quả Khi bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện, hãy khám phá những

gì bạn muốn đạt được từ nó Có thể đó là việc nâng cao hình ảnh thương hiệu, tăng cường doanh thu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, hoặc thậm chí thúc đẩy các hoạt động cộng đồng Mục tiêu xác định sẽ là hướng dẫn cho mọi quyết định và chiến lược tiếp theo, giúp tối ưu hóa kết quả của sự kiện và tránh lãng phí thời gian và nguồn lực

1.6.3 Đối tượng khách hàng tham dự

Tính đến đối tượng mục tiêu là bước quan trọng khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện Bạn cần xác định rõ đối tượng tham dự, từ nhà tài trợ, đối tác cho đến khách hàng

và đối tượng mục tiêu Việc suy xét kỹ lưỡng về đối tượng mục tiêu và cách thu hút họ

sẽ tạo cơ sở vững chắc cho kế hoạch Điều này đặc biệt quan trọng khi thảo luận với nhà tài trợ, vì họ quan tâm đến việc bao nhiêu người tham dự sự kiện là đối tượng mục tiêu của họ

1.6.4 Lên kế hoạch địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là một yếu tố quyết định đối với thành công của sự kiện Để xây dựng một sự kiện hoàn hảo, phản ánh đúng yêu cầu của khách hàng, việc tìm hiểu kỹ về hình thức, quy mô, và số lượng khách mời là quan trọng Cần đặc biệt chú ý đến việc chọn địa điểm, đảm bảo rằng nó thoải mái và phù hợp với ngân sách Quyết định này không chỉ ảnh hưởng đến sự thuận lợi của sự kiện mà còn tạo nên trải nghiệm tích cực cho khách mời, đồng thời giúp củng cố ấn tượng về sự kiện

1.6.5 Thời gian sự kiện

Việc chọn ngày và thời gian tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến thành công của nó Ngoài địa điểm, ngày diễn ra sự kiện cũng đòi hỏi sự cân nhắc

kỹ lưỡng Tránh chọn những ngày làm việc để không ảnh hưởng đến sự tham gia của khách mời và tăng khả năng hiệu quả Cuối tuần, như thứ bảy hoặc chủ nhật, thường là thời điểm lý tưởng vì nhiều người có thêm thời gian Hãy tránh trùng lịch với các sự kiện lớn khác để không giảm độ hấp dẫn của sự kiện của bạn Kiểm tra dự báo thời tiết

là bước quan trọng, tránh các điều kiện khí hậu khắc nghiệt như bão hoặc mưa lớn, đặc biệt nếu sự kiện ngoài trời Điều này giúp đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách mời

và củng cố ấn tượng tích cực về sự kiện

1.6.6 Các yếu tố rủi ro

Hoạt động tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng như một công cụ không thể phủ nhận trong hoạt động quảng bá sản phẩm, thương hiệu, và dịch vụ của doanh nghiệp Sự kiện, khi được tổ chức thành công, không chỉ là một cơ hội để giới thiệu và tạo ấn tượng với khách hàng mục tiêu, mà còn là một phương tiện mạnh mẽ để thúc đẩy chiến lược truyền thông.Ngược lại, nếu một sự kiện không diễn ra như kỳ vọng, điều này có thể dẫn đến sự giảm sút độ nhận diện của thương hiệu trên thị trường Một sự kiện thất bại

có thể tạo ra ảnh hưởng tiêu cực, làm mất lòng tin của khách hàng và ảnh hưởng đến hình ảnh tổng thể của doanh nghiệp

+ Rủi ro nhân lực: là một khía cạnh quan trọng không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện

Mỗi thành viên trong đơn vị sản xuất chương trình đóng vai trò như một mắc xích quan trọng, kết nối giữa ý tưởng và sự thực hiện, đóng góp quan trọng vào việc đảm bảo sự thành công của sự kiện Sơ xuất hay thiếu sót của một người có thể có tác động lớn, khiến cho sự kiện diễn ra chậm trễ hơn dự kiến hoặc thậm chí làm mất đi tính chất đặc sắc và ý muốn ban đầu Ngoài ra, rủi ro nhân lực còn bao gồm những yếu tố như xung đột nội bộ, mất đoàn kết và mâu thuẫn giữa các thành viên trong ban tổ chức Những vấn đề này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng tổ chức sự kiện, làm suy giảm hiệu suất cũng như tạo ra không khí tiêu cực, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng và khả năng tạo ra ấn tượng tích cực

+ Rủi ro tài chính: Tính đến thống kê và kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện,

chi phí khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện thường phát sinh khoảng 30% so với kế hoạch ban đầu Một trong những lý do chính là thiếu kinh nghiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh từ quá trình tổ chức Nếu không có tính toán cẩn thận về số lượng khách hàng dự kiến tham dự, có thể dẫn đến tình trạng lỗ vốn

do chi phí đầu tư cao mà lượng người tham dự lại không đạt được như kỳ vọng Ngược lại, việc hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại nhiều ưu đãi về chi phí Các đối tác này thường có mối quan hệ mạnh mẽ với các đối tác hỗ trợ như nhà hàng, thiết bị âm thanh, ánh sáng, MC lễ tân, từ đó giúp doanh nghiệp có được chi phí

ổn định và dễ kiểm soát hơn trong quá trình tổ chức sự kiện

+ Rủi ro về thiết bị kỹ thuật: Trong quá trình tổ chức chương trình, vấn đề liên quan

đến âm thanh và các thiết bị kỹ thuật khác có thể gặp phải sự cố Do đó, việc kiểm tra

và chuẩn bị thiết bị dự phòng là cực kỳ quan trọng để ngăn chặn mọi trục trặc có thể xảy

ra và đảm bảo sự suôn sẻ của sự kiện

+ Rủi ro về thời tiết: Thời tiết không ổn định luôn là một lo ngại cho các sự kiện ngoại

ô Để đối phó với điều này, việc chuẩn bị ô, áo mưa, và bảo vệ thiết bị là cần thiết để

đảm bảo rằng sự kiện có thể diễn ra mà không bị ảnh hưởng nhiều bởi điều kiện thời tiết không lường trước

+ Rủi ro phân bố thời gian: Mặc dù kịch bản đã được lên kế hoạch trước, nhưng triển

khai thực tế có thể đối mặt với nhiều khó khăn Việc giới thiệu kéo dài quá lâu, diễn giải ngắn, hoặc sự cố trong việc trao quà đều là những vấn đề phổ biến Để tránh rủi ro này, việc tính toán kỹ lưỡng về thời gian sự kiện là quan trọng, đặc biệt là đối với các đơn vị không có nhiều kinh nghiệm, để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và theo đúng kế hoạch

1.7 Quy trình tổ chức sự kiện

1.7.1 Nghiên cứu, thu thập thông tin các thông tin về sự kiện sắp tổ chức

Một sự kiện được coi là thành công khi nó được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ, chi tiết và cụ thể Quy trình này không chỉ giúp đảm bảo sự suôn sẻ của sự kiện mà còn tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và tích cực đối với khách hàng và đối tác Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện cơ bản mà doanh nghiệp cần nắm vững:

 Giai đoạn bắt đầu tổ chức

Trước khi khởi đầu một sự kiện, việc thu thập thông tin từ tệp khách hàng tiềm năng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự thành công của chương trình Các chuyên viên

tổ chức sự kiện thường tiến hành việc này để hiểu rõ hơn về đơn vị và đáp ứng đúng mong muốn của họ Quá trình này bao gồm:

 Xác định Mục Tiêu và Nguyện Vọng: Hiểu rõ mục tiêu và nguyện vọng của đơn

vị là cơ sở để lên kế hoạch sự kiện một cách chặt chẽ và hiệu quả

 Yếu Tố Quyết Định Sự Thành Công: Đánh giá những yếu tố quan trọng cần có

để định lượng sự thành công của sự kiện, từ chất lượng dịch vụ đến sự hài lòng của khách hàng

 Lập Kế Hoạch Cụ Thể và Chi Tiết: Tạo ra kế hoạch chi tiết về ý tưởng tổ chức

sự kiện, bao gồm các phần như chương trình, trang thiết bị, và địa điểm

 Vận Chuyển và Lắp Đặt Thiết Bị: Chuẩn bị cho quá trình vận chuyển, lắp đặt thiết bị và hệ thống âm thanh, ánh sáng, đảm bảo chúng phục vụ tốt cho sự kiện

 Chiến Dịch Marketing và Quảng Bá: Thực hiện chiến dịch marketing và quảng

bá truyền thông để thu hút sự chú ý và tăng cường sự tham gia

 Lên Kế Hoạch Dự Phòng: Phát triển kế hoạch dự phòng để đối mặt với bất kỳ sự

cố nào có thể xảy ra, đảm bảo tính suôn sẻ và an toàn cho sự kiện

 Giai đoạn chạy sự kiện

Giai đoạn diễn ra sự kiện thường bao gồm các bước quan trọng như sau:

 Thực hiện lắp đặt cẩn thận và đảm bảo an toàn cho các hệ thống âm thanh, ánh sáng và trang trí cần thiết Điều này đòi hỏi việc chắc chắn rằng tất cả các thành phần hoạt động một cách ổn định và an toàn suốt quá trình sự kiện

 Trước khi bắt đầu chương trình, kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục có trong sự kiện để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng như kế hoạch đã được lập trước đó

 Chuẩn bị và sắp xếp đội ngũ nhân viên đón tiếp để chào đón quan khách đến tham dự khai mạc sự kiện Điều này đảm bảo một bước đầu suôn sẻ và thân thiện cho người tham dự

 Thực hiện quản lý và theo dõi một cách chặt chẽ tiến độ của sự kiện Điều này bao gồm việc điều hành sự kiện theo kế hoạch, giữ cho mọi hoạt động diễn ra đúng theo

dự kiến và đảm bảo sự suôn sẻ của sự kiện

 Giai đoạn sau tổ chức sự kiện

Sau khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tập trung vào các hoạt động quan trọng như sau:

 Tiếp tục hoạt động xúc tiến truyền thông để hiệu quả hóa quảng bá thương hiệu trong suốt giai đoạn diễn ra sự kiện

 Tạo mối quan hệ và liên kết mạnh mẽ với những đối tác cung cấp dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện Việc này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tích cực mà còn đặt nền móng cho những cơ hội hợp tác trong tương lai

 Đặc biệt chú trọng vào việc chăm sóc và quan tâm đến khách hàng Cung cấp các dịch vụ tốt nhất có thể để tạo ra ấn tượng tích cực, từ đó khuyến khích họ quay lại khi

có nhu cầu Sự hài lòng của khách hàng có thể là một yếu tố chính giúp thúc đẩy tương lai kinh doanh của doanh nghiệp

 Giai đoạn giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Các thách thức có thể xuất hiện trong quá trình triển khai sự kiện, vì vậy, sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp cần tập trung vào việc xem xét và giải quyết những vấn đề còn tồn đọng, thông qua các hoạt động như sau:

 Đối mặt và giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh phí tổ chức sự kiện, đảm bảo rằng các chi phí đã được kiểm soát và quản lý một cách hiệu quả

 Tìm kiếm phương án hợp lý để khắc phục những sự cố không mong muốn và xử

lý những thiếu sót xuất hiện Rút kinh nghiệm từ những thách thức này giúp cải thiện

quy trình tổ chức sự kiện trong tương lai

Tiểu kết chương 1

Qua chương 1, đã trình bày cơ sở lý luận về sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện và các yếu tố tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh Đề ra lý do, vai trò, mục đích của việc tổ chức sự kiện Để việc tổ chức sự kiện diễn ra chỉnh chu nhất ta cần phải lên kế hoạch, bàn luận khảo sát ý kiến cá nhân mỗi người trong nội bộ ban tổ chức, xác định thời gian, địa điểm tổ chức Bên cạnh đó, đẩy mạnh mảng truyền thông, quảng bá sự kiện trên nhiều nền tảng mạng xã hội nhằm thu hút số lượng khách hàng tham gia đông đảo Đồng thời, nắm bắt cơ hội hợp tác với các đối tượng khách hàng tiềm năng Mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp hỗ trợ truyền thông Từ đó kết luận, việc tổ chức sự kiện đóng một vai trò vô cùng cần thiết trong cuộc sống của con người, tạo sân chơi, giải trí, giao thoa, hợp tác Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện cũng gặp không ít rủi ro không đáng có Do đó, phải lên kế hoạch rõ ràng, kỹ lưỡng, dự phòng chi phí phát sinh và một số vấn đề còn nhiều bất cập trong việc tổ chức sự kiện mà ta cần phải hạn chế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ OROCHI 2.1 Khái quát về doanh nghiệp

và tràn đầy nhiệt huyết

Công ty đẩy mạnh pháp triển về hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí Bên cạnh

đó, còn có hoạt động hậu kỳ, hoạt động nhiếp ảnh, nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận, quảng cáo, tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại Công ty với hơn 6 năm hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau Qua đó, cho thấy công ty có một bề dày kinh nghiệm trong việc tạo dụng thương hiệu, quảng bá sự kiện trên nhiều hệ thống mạng xã hội như: Facebook, Tiktok Với chiến lược truyền thông vô cùng thông minh, công ty nhanh chóng thu hút đông đảo nguồn khách hàng tiềm năng, đóng góp một phần không thề nhỏ cho nguồn tài chính của công ty Lắng nghe những đóng góp của khách hàng để cải thiện tốt hơn và tận tình giải đáp thắc mắc Orochi không ngừng hoàn thiện và phát huy thế mạnh của mình Tự khẳng định giá trị cốt lỗi của bản thân để giữ vững vị trí quan trọng trên thị trường Công ty CPTMDV Orochi với sự hợp tác và bổ trợ đến từ nhiều đơn vị khác nhau như đơn vị bảo trợ truyền thông gồm Taihen – Kênh truyền thông số 1 Nhật Bản, TinAnime, Japo – Cổng thông tin Nhật Bản Sponsor ThelastVpy, đơn vị đồng hành Zen Studio và Trung tâm giao lưu văn hoá Nhật Bản tại Việt Nam – Japan Foundation, cùng với sự hỗ trợ nhiệt tình từ đơn vị Trung Tâm Triển Lãm Hội Nghị Quốc Tế Việt Nam Sky Expo Quận 12

- Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí

- Hoạt động nhiếp ảnh

- Quảng cáo

2.1.3 Thông tin chính

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ OROCHI

Tên quốc tế: OROCHI SERVICE TRADING JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: OROCHI CO.,LTD

Giấy phép kinh doanh và ngày cấp: 0314923136/ 15-03-2018

Địa chỉ:số 599 Nguyễn Trãi, Phường 07, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.Điện thoại: 0943 096 288

Email: matsuri.vn.orochi@gmail.com

Đại diện pháp luật: Trần Thị Minh Nguyệt Chức vụ: Tổng Giám Đốc

Loại hình doanh nghiệp: công ty cổ phần ngoài NN

Tình trạng: đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

- Đột phá: không ngừng đổi mới, khắc phục và cải thiện những thuyết điểm không đáng

có, tạo lòng tin cho khách hàng, đối tác Đội ngũ nhân viên thân thiện, nhiệt huyết, tràn đầy năng lượng đẩy mạnh truyền thông

- Khắc phục chi phí: có kế hoạch chi tiêu và dự trù chi phí phát sinh ngoài ý muốn, chi tiêu hợp lý, có ngân sách tính toán chặt chẽ

2.1.6 Bộ máy tổ chức của công ty

 Số lượng nhân viên trong công ty gồm có 35 người, gồm:

+ 1 Giám đốc

+ 4 nhân viên bộ phận hành chính, nhân sự

+ 6 nhân viên bộ phận tài chính, kế toán

+ 4 nhân viên bộ phận Marketing

+ 6 nhân viên bộ phận kinh doanh

+ 5 nhân viên bộ phận đối ngoại

+ 4 nhân viên bộ phận kỹ thuật, sản xuất

+ 5 nhân viên bộ phận kiểm soát chất lượng

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy tổ chức của Orochi

2.1.7 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban

2.1.7.1.Giám đốc:

Giám đốc: (CEO) là người điều hành cấp cao nhất trong một công ty Nói chung, trách nhiệm chính của giám đốc là đứng ra điều hành bao gồm cả việc đưa ra quyết định quan trọng của công ty, quản lý hoạt động tổng thể và nguồn lực công ty Các vấn đề nằm trong tầm ngắm của giám đốc bao gồm việc tuyển dụng, sa thải, lương thưởng, ký kết hợp tác với đối tác, các khoản đầu tư lớn giữa các đối tác Ngoài ra, giám đốc cũng

là người đứng ra chịu hoàn toàn trách nhiệm khi có vấn đề hay sự cố nào xảy ra ảnh hưởng đến khách hàng và đối tác Để một công ty luôn giàu mạnh và phát triển, giám đốc là người luôn động viên, khích lệ tinh thần nhân viên, tạo cầu nối giữa các nhân viên giúp mối quan giữa các nhân viên trong công ty ngày một vui vẻ, lành mạnh, đoàn kết hơn

Giám đốc Trần Thị Minh Nguyệt

Bộ phận

Hành chính,

nhân sự

Bộ phận Tài chính,

Kế toán

Bộ phận

kinh doanh

Bộ phận Marketing

Bộ phận

Kỹ thuật, Sản xuất

Bộ phận kiểm soát chất lượng

Bộ phận đối ngoại

2.1.7.2 Bộ phận hành chính, nhân sự:

Nhân sự đóng một vai trò không thể phủ nhận trong thành công của một doanh nghiệp Con người, với sự đa dạng, tài năng, và sự cam kết, tạo nên nền tảng cho mọi hoạt động kinh doanh Để quản lý và phát triển nguồn lực quan trọng này, việc thành lập một bộ phận chuyên sâu về nhân sự trở nên vô cùng quan trọng

2.1.7.3 Bộ phận tài chính, kế toán:

Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát tài chính của công ty Đây là nơi tập trung các chuyên gia kế toán, người chịu trách nhiệm về việc ghi chép, phân loại và kiểm tra các giao dịch tài chính Công việc của bộ phận kế toán không chỉ dừng lại ở việc duyệt chi, thu, mà còn liên quan đến việc tính toán lương, quản lý thuế và bảo đảm tuân thủ các quy định pháp luật Những người làm việc trong

bộ phận kế toán cần phải sở hữu đầu óc nhanh nhạy để xử lý thông tin tài chính một cách chính xác và hiệu quả Tính cẩn thận và sự trung thực là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong mọi giao dịch tài chính của công ty

2.1.7.4 Bộ phận kinh doanh:

Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và tạo ra cơ hội kinh doanh cho công ty Điều này bao gồm việc tìm kiếm và thu hút khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện hoặc tham gia các sự kiện do công ty tổ chức Bằng cách thiết lập

và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, bộ phận kinh doanh đóng vai trò quyết định trực tiếp đến doanh số bán hàng và tạo nên sự nổi bật của doanh nghiệp trên thị trường

Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh bao gồm:

+ Tìm kiếm và xác định đối tượng khách hàng tiềm năng

+ Thiết lập mối quan hệ, và chăm sóc khách hàng theo kế hoạch định kỳ Đội ngũ kinh doanh cần phải xuất sắc, nhiệt huyết, và linh hoạt để đảm bảo doanh nghiệp không chỉ thu hút khách hàng mà còn duy trì mối quan hệ lâu dài với họ

2.1.7.5 Bộ phận Marketing:

Bộ phận Marketing chói lọi như một nhân tố quyết định đối với sự thành công của công ty, đặc biệt là trong việc tăng cường doanh thu Hợp tác chặt chẽ với bộ phận kinh

doanh, Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này là tạo dựng một hình ảnh tích cực về công ty, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, và quảng bá hiệu quả sản phẩm hay dịch vụ Không có bộ phận Marketing, công ty sẽ khó có thể tiếp cận khách hàng mục tiêu và đưa sản phẩm đến gần họ Marketing đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc kết nối doanh nghiệp với thị trường và tạo ra những chiến lược tiếp thị để thu hút

và giữ chân khách hàng

2.1.7.6 Bộ phận đối ngoại:

Bộ phận Đối Ngoại đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp và tổ chức các nhiệm vụ chính liên quan đến sự kiện Nhiệm vụ của phòng này bao gồm:

+ Đồng bộ danh sách khách hàng từ phòng kinh doanh và tổ chức, sắp xếp các yếu

tố đặc biệt của khách hàng đòi hỏi trong sự kiện

+ Tạo và duy trì mối quan hệ với các cơ quan hữu quan như Bộ, ngành, chính quyền địa phương, báo chí, và các nhà cung cấp dịch vụ (khách sạn, nhà hàng, đường sắt) Lựa chọn những đối tác đảm bảo uy tín, chất lượng, và giá cả hợp lý

+ Phối hợp với bộ phận kế toán để thực hiện các thanh toán với khách hàng Theo dõi quá trình thực hiện sự kiện, nhanh chóng xử lý các vấn đề khẩn cấp và bất thường xuất hiện trong quá trình diễn ra sự kiện

2.1.7.7 Bộ phận kỹ thuật, sản xuất:

Phòng Kỹ Thuật và Sản Xuất là trung tâm nơi những ý tưởng và kế hoạch trở thành hiện thực thông qua quá trình thiết kế, chọn lựa nguyên liệu và gia công sản phẩm Từng bước trong quá trình này được chăm sóc kỹ lưỡng bởi bộ phận kỹ thuật và sản xuất Sản phẩm sau đó phải trải qua quá trình giám sát và thử nghiệm để đảm bảo chất lượng trước khi đến tay khách hàng Bộ phận này còn chịu trách nhiệm về bảo dưỡng

và sửa chữa, đảm bảo mọi sự cố về sản phẩm được khắc phục một cách nhanh chóng

Nhiệm vụ của phòng Kỹ Thuật bao gồm:

+ Thiết kế đồ hoạ và in ấn: Tạo ra những hình ảnh độc đáo và thu hút cho sản phẩm, cũng như các tài liệu in ấn

+ Xử lý dữ liệu: Quản lý và xử lý dữ liệu liên quan đến sản phẩm và quy trình sản xuất

+ Thiết kế website và các vật liệu quảng cáo: Tạo ra các phương tiện truyền thông điện tử và vật liệu quảng cáo để quảng bá sản phẩm

+ Sửa chữa máy móc và thiết bị: Đảm bảo máy móc và thiết bị hoạt động hiệu quả, và sẵn sàng đối mặt với mọi sự cố có thể xảy ra

2.1.7.8 Bộ phận kiểm soát chất lượng:

Bộ phận Kiểm Định Chất Lượng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mỗi sản phẩm cuối cùng được sản xuất đều đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã đề ra và tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Nhà nước Những chuyên viên của bộ phận này phải sở hữu tính tỉ mỉ và sự cẩn thận tối đa để thực hiện quá trình kiểm tra một cách chính xác

và chi tiết

Việc kiểm định chất lượng không chỉ giúp đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn và đặc điểm kỹ thuật mà còn đảm bảo tính an toàn và tuân thủ các quy định pháp luật Các chuyên viên trong bộ phận này thường xuyên tham gia các khóa đào tạo để nắm bắt những thay đổi trong quy định và tiêu chuẩn ngành công nghiệp Đồng thời, bộ phận Kiểm Định Chất Lượng còn đóng vai trò quan trọng trong việc phản hồi thông tin cho bộ phận Kỹ Thuật và Sản Xuất, giúp họ hiểu rõ hơn về các cải tiến cần thiết để nâng cao chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất

2.1.8 Giới thiệu phòng ban và vị trí thực tập tại công ty

Dưới sự lãnh đạo của giám đốc bà Trần Thị Minh Nguyệt, công ty gồm có 7 phòng ban: bộ phận hành chính, nhân sự; bộ phận tài chính, kế toán; bộ phận kinh doanh, bộ phận đối ngoại; bộ phận Marketing; bộ phận kỹ thuật, sản xuất; bộ phận kiểm soát chất lượng Mỗi phòng ban giữ vai trò và nhiệm vụ riêng biệt Cùng nhau góp phần tạo nên thành công cho công ty

Vị trí thực tập của tác giả tại công ty CPTMDV Orochi là bộ phận Marketing Bên cạnh đó, tác giả còn làm staff chạy sự kiện cho công ty Bộ phận Marketing giữ vai trò chủ chốt trong việc tăng doanh thu cho công ty Về cơ bản, bộ phận Marketing đảm nhận việc xây dựng thương hiệu cho công ty, tạo dựng mối quan hệ với khách hàng và

quảng bá sản phẩm của công ty Nếu không có Marketing, công ty sẽ khó tiếp cận khách hàng và mang sản phẩm của mình đến gần với họ Trưởng phòng sẽ là người đứng ra phân chia công việc cho nhân viên, chịu trách nhiệm khi có sự cố cũng như báo cáo tình hình công việc của phòng ban cho giám đốc Hướng đến một mục tiêu chung là đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, đẩy nhanh doanh số bán hàng, tăng doanh thu cho công ty để thu về nhiều lợi nhuận

Đứng đầu phòng Marketing là chị Đỗ Ngọc Phương Linh (trưởng phòng Marketing)

có nhiệm vụ quản lý, phân bổ công việc cho nhân viên và báo cáo kết quả hoạt động cho giám đốc Dưới trưởng phòng là các nhân viên của phòng Marketing, gồm có 4 nhân viên

Vị trí cụ thể của tác giả là viết content, edit video, sáng tạo mảng nội dung quảng bá

sự kiện, thiết kế và dàn dựng video sự kiện, hỗ trợ giải đáp thắc mắc và tư vấn cho khách hàng Còn bên bộ phận staff chạy sự kiện, tác giả làm staff cho team vật phẩm khách mời và sân khấu

 Một số tính chất công việc được giao của tác giả:

+ Sáng tạo nội dung, đề xuất và đưa ra ý tưởng quảng bá sự kiện

+ Hợp tác với mọi người trong team cùng nhau xây dựng và bắt tay vào thực hiện ý tưởng đã được chốt

+ Chỉnh sửa hình ảnh Cắt, ghép video Tạo ra sản phẩm ấn tượng thu hút khách hàng đến tham dự

+ Thực hiện kế hoạch theo đúng deadline

+ Hỗ trợ giải đáp thắc mắc và tư vấn thông tin cần thiết về sự kiện cho khách hàng + Lắng nghe và làm theo quy định của Leader phân chia công việc cho từng staff ở từng khu vực trong sự kiện

+ Làm đúng vị trí staff được giao, không được tự ý rời khỏi khu vực khi chưa xin phép hoặc chưa có sự đồng ý từ Leader của team

+ Có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình hỗ trợ khách hàng đến tham dự sự kiện, hoàn thành tốt công việc được giao

2.2 Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần thương mại OROCHI 2.2.1 Các sự kiện tiêu biểu mà công ty đã thực hiện

 Chuỗi sự kiện 4 mùa Matsuri và Otaku festival được diễn ra hằng năm

+ Haru Matsuri (tháng 4/2023)

Sự kiện được tổ chức ở trung tâm phần mềm Quang Trung, Visky Expo, quận 12

Sự kiện có sức chứa hơn 5000 người tham gia Sự kiện thu hút đông đảo các bạn có niềm đam mê với Anime/Manga/Cosplay từ thắp cả nước đến tham dự Đến sự kiện, bạn sẽ được chiêm ngưỡng những bạn Coser khoác lên mình với những bộ cánh vô cùng lộng lãy như thể bước ra từ trong truyện tranh Cùng với đó, là dàn khách mời vô cùng nổi tiếng đến từ Nhật Bản như: Wiru, Kazui, Ruko