Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH thiết kế nộ thất, quảng cáo và tổ chức sự kiện trí lê

DANH MỤC VIẾT TẮT 1 GCN ĐKKD Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 4 TNHH TKNT &TCSK Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê... Sơ đồ bộ máy của Công Ty Tnhh Th

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từkhi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quantâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở khoa kinh tế- TrườngPhân Hiệu Đại Học Đà Nẵng Tại Kon Tum đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình đểtruyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường.Nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêu thích, cho embước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy.Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong việc kinh doanh

để giúp ích cho công việc sau này của bản thân

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên đềnày em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ

cô cũng như quý công ty

Kon Tum, ngày tháng năm 2020

Sinh viên thực tập

(kí và ghi rõ họ tên)

Ngô Trúc Phi

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT ii

DANH MỤC BẢNG SƠ ĐỒ iii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 1

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

5 H ạn chế của đề tài: 2

6 Bố cục đề tài 2

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT -QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ 3

1.1 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY 3

1.2 LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG 4

1.3 ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 4

1.4 THIẾT LẬP MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY 6

1.5 THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NGUỒN NHÂN LỰC, TÀI CHÍNH • • • 7 • 7 CÔNGTY 7

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY 10

2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN 10

2.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện

10 2.1.2 Mục đích của tổ chức sự kiện 10

2.1.3 Phân lọai của tổ chức sự kiện

10 2.2 QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN 12

2.3 CÁC CHƯƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM CỦA CÔNG TY 15

2.4 QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỪNG CHƯƠNG TRÌNH .16

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY 25

.KẾT LUẬN 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

DANH MỤC VIẾT TẮT

1 GCN ĐKKD Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

4 TNHH TKNT &TCSK Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê

DANH MỤC BẢNG SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ bộ máy của Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất -Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê 8

Trong khi đó những công ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viêncủa công ty quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân Nhưng chỉ có 5% số công tyquảng cáo-tổ chức sự kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể.

Công ty tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê cũng đanggặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũngnhư họat động kinh doanh của công ty trong dài hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là cácdoanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng là yếu tố sống còncủa công ty Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty mang lại chủ yếu là từ cácmối quan hệ Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn doanhthu chủ yếu Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thìkhông thể không tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và công tynên có một định hướng phát triển mới trong tương lai Chính vì thế mà công ty nên có mộtquy trình tổ chức sự kiện hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêmnguồn khách hàng mới trong tương lai

2 Mục tiêu nghiên cứu

-Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty

-Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty Để đạt được mục tiêu

đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:

-Quy trình tổ chức sự kiện của công ty

-Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty

3 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách:

Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty

Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người.Đối tượng nghiên cứu:

Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt độngthực tế của công ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí LêBên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ củacông ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: công ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện TríLê

Không gian: Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự KiệnTrí Lê

Thời gian thực tập: từ 03/2 - 03/5 năm 2020

5 Hạn chế của đề tài:

Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập được, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện hơn

6 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo nội dung của báo cáo gồm 3 chươngChương 1: Giới thiệu tổng quát về Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê

Chương 2: Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện Và quy trình Tổ Chức

Sự Kiện tại công ty

Chương 3: Giải Pháp Nhằm Hòan Thiện Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty

CHƯƠNG 1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO

VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ1.1 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ

Mã số thuế doanh nghiệp: 6101231325

Ngày cấp: 07-06-2017

Tình trạng: đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Cơ quan thuế quản lý: Cục Thuế Tỉnh Kon Tum

Địa chỉ: Số 63 Thi Sách, Phường Thắng Lợi, Thành phố Kon Tum, Tỉnh Kon TumĐiện thoại: 0908266367

Giám đốc: Lê Hữu Trí

Người đại diện: Lê Hữu Trí

Hình thức sở hữu vốn: Công ty TNHH

Quy mô hoạt động của công ty: Tỉnh Kon Tum và các tỉnh lân cận

Ngành nghề chính: Hoạt động thiết kế và thi công chuyên dụng, thiết kế phòng ngủ,phòng khách, không gian quán cafe

Kể từ ngày thành lập và qui mô hoạt động lúc đầu tương đối nhỏ, hoà nhập với xuhướng phát triển chung của đất nước, công ty đã có nhiều thành công lớn trên phương diệnsản xuất sản phẩm cung cấp cho các công trình lớn nhỏ trong địa bàn nội tỉnh Kon Tum,thiết kế nội thất cho công trình nhà ở, công ty, tòa nhà, bệnh viện trường học, cùng một sốcông trình khác

Công ty đã đầu tư nhiều máy móc và thiết bị thi công hiện đại phù hợp với côngnghệ mới, có hiệu quả cao trong công tác sản xuất sản phẩm mới, hiện đại hơn, cho ra mắtnhiều mẫu mã mới mang lại sự hài lòng cũng thu hút nhiều khách hàng hơn cho công ty

Là một doanh nghiệp kinh doanh hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, có quyềnlợi và nghĩa vụ theo luật định Công ty không chỉ chú tâm vào cải tiến công nghệ, thiết bịthi công mà còn quan tâm đến xây dựng đội ngủ kĩ sư kĩ thuật cán bộ quản lý giỏi, đội ngủcông nhân có tay nghề cao, với kĩ thuật chuyên sâu Song với kinh nghiệm và sức mạnhcùng với đội ngủ cán bộ công nhân có trình độ chuyên sâu kết hợp với trang thiết bị hiệnđại của công ty Công ty chắc chắn sẽ khắc phục mọi khó khăn và sẽ không ngừng vươnlên phát triển giàu mạnh

Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,cung cấptòan diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanhnghiệp, tạo cầu nói hòa nhập nền kinh tế tòan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hànghóa đa quốc gia

Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu

và kỹ năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống.Công ty thực hiện sứ mệnh quảng báthương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trở thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông,

truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũcán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông.

Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giớithương hiệu

Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo

Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm,cam kết phát triển bền vững

1.2 LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

Idea's: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế

Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ,khai trương showroom , vận động tài trợ cho các chương trình của hội

Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời

Thiết kế nội thất, thi công và cung cấp các sản phẩm nội thất văn phòng, cho cácdoanh nghiệp như phòng làm việc, sảnh lễ tân, bàn ghế

- Thiết kế, thi công, cung cấp tổng thể các sản phẩm nội thất hội trường cho các cơquan, quán cafe, shop thời trang ,doanh nghiệp nhà nước và tư nhân, đáp ứng yêu cầu củakhách hàng về chủng loại, chất lượng, phù hợp với từng mức ngân sách, xử lý âm thanh,ánh sáng, tiêu âm tốt nhất, tuyệt đối cho dự án của khách hàng

- Thiết kế, thi công, cung cấp các sản phẩm cho nội thất phòng khánh tiết như bànghế, bố trí rèm thảm, hệ thống âm thanh, cảnh quan độc đáo tạo ấn tượng cho các quankhách khi tham dự sự kiện, hội họp

- Ngoài thế mạnh về các dự án nội thất văn phòng, Nội thất Trí Lê cũng khá thànhcông về việc tư vấn, lên thiết kế nội thất, phối cảnh không gian cho khách hàng khi có yêucầu cho toàn văn phòng, chung cư, nhà hàng, biệt thự

Tuy là một doanh nghiệp trẻ nhưng với sự làm việc tâm huyết, kinh nghiệm lâu nămtrong nghề của ban Lãnh đạo cũng như các bộ phận trong Công ty, cùng với phương châmlàm việc của mỗi cá nhân luôn "Độc đáo ý tưởng" nên Nội thất trí lê luôn tự tin mỗi khihợp tác với khách hàng về ý tưởng thiết kế tư vấn cho khách hàng, chất lượng sản phẩmcũng như tiến độ thi công, kỹ thuật đảm bảo

- Khi làm việc thì ngoài sự kỹ tính, khắt khe, yêu cầu cao sự chuyên nghiệp, đẳngcấp cả về phối cảnh không gian và chất lượng sản phẩm nội thất Đó cũng là một thử thách

mà cuốn hút Nội thất Trí lê chinh phục với khách hàng Mục tiêu của Nội thất trí lê làchúng tôi luôn luôn làm mới, tiếp cận các xu hướng nội thất mới nhất, hiện đại nhất, sảnphẩm cao cấp nhất với các mẫu mã độc đáo, ấn tượng cho mỗi yêu cầu của khách hàng

1.3 ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

Công ty TNHH TKNT & TCSK trí lê ra đời và phát triển hơn 2 năm, trong quá trìnhphát triển đã có những thay đổi về phương thức kinh doanh cũng như cơ cấu tổ chức củacông ty Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổchức thành các phòng ban gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt độngcủa công ty bao gồm: Ban giám đốc và các phòng ban chức năng Mỗi phòng đều có chức

năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạtđộng kinh doanh.

Bộ máy quản lý đóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hướng đíchtới đối tượng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đềra.Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy của công ty Phòng Giám đốc

GĐ : Lê Hữu Trí

Trình độ chuyên môn: thiết kế (designer)

Là nơi quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời là nơi quyếtđịnh toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ban giám đốc của công ty thực hiệnnhiệm vụ:

- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày

- Ký kết hợp đồng

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

- Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và pháp luật về việc thực hiện cácquyền và nhiệm vụ

Phòng kế toán

Có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ

cơ bản như sau:

- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo nội dung công việc

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản,vật tư, tiền vốn

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanhtoán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản

- Tính toán chí phí, đưa ra những lời khuyên cho bộ phận khác

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu

- Cung cấp các số liệu, tài liệu, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chínhcủa công ty

Phòng thiết kế, tổ chức, truyền thông

Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng, thiết kế trang trí không gian sựkiện

Xây dựng hình ảnh qua trang web hay hoạt động quảng cáo và phát triển hình ảnhcông ty

Quản lý các tài liệu truyền thông , quản lý thông tin trên website , mở rộng và pháttriển quan hệ truyền thông của công ty

Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức sự kiện nội bộ và các sự kiện mà công tytham gia và tổ chức các tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm, tiệc sinh nhật công ty

Thực hiện bài viết và xuất bản báo chí

Tham gia xây dựng mối quan hệ với công chúng

Phân xưởng sản xuất

- Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra

- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu

- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuấtsản phẩm không phù hợp

- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra nhữngnguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng

- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng

1.4 THIẾT LẬP MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY

Việc đặt mục tiêu trong sự kiện là điều quan trọng nhất để làm cho sự kiện của bạnkhác với những sự kiện khác Bằng việc thiết lập mục tiêu bạn sẽ tập trung vào kết quảmong muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúpcho người làm event đi đúng hướng kể cả việt set up những trang thiết bị hay conceptevent tìm những supplier về những hạng mục một cách nhanh cho như cho thuê bàn ghếhội nghị hay pg model

Bởi vì sau mỗi event, người làm sự kiện có thể xem xét hay thay đổi chúng phù hợpcho những event sau này Như vậy thì công ty bạn mới có thể tiếp tục phát triển Mục tiêu

là đích đến mà người làm sự kiện luôn muốn đạt được Việc lập mục tiêu trong event haycác công việc khác thường được bỏ qua bởi nó bị xem là phí thời gian, đặc biệt trong lĩnhvực phát triển cũng như thay đổi một cách chóng mặt, cần sự năng động cũng như sáng tạonhư tổ chức sự kiện Tuy nhiên, những mục tiêu được đặt trước này sẽ giúp event của bạn

đi đúng hướng mà bạn đã đặt sẵn trước đó Mỗi lần bạn hoàn thành xong một công đoạntrong chương trình sự kiện là bạn đã đi qua một chốt của đường ray trên chặng đường đó.Tuy nhiên, khi lên một ý tưởng thì người làm sự kiện phải xem xét thử xem ý tưởng đó cóthật sự phù hợp với mục tiêu của sự kiện hay không Nếu hoạt động hay ý tưởng mới cóthể giúp người làm sự kiện đạt được mục tiêu của việc tổ chức sự kiện của mình- đó làđiều mà bất cứ người làm sự kiện nào cũng mong đợi

Mục tiêu là động lực thúc đẩy cả nhóm làm việc tốt hơn Bởi khi đặt mục tiêu, hãychắc rằng đó là động lực cho cả nhóm Và một khi mục tiêu được đặt ra thì người làm sựkiện nên chắc rằng mục tiêu đó phải truyền lửa được cho tất cả các thành viên trong nhóm.Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem phần công việc nào cần được tập trunghơn hay phần nào gần với mục tiêu hơn Một khi mục tiêu đã đạt được, thì mục tiêu mớicần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tiến độ công việc Khi bạn đang cố gắng đánh giánhững sự kiện của mình, bởi bạn có thể đo lường được sự thành công dựa vào những mụctiêu đã được thiết lập sẵn Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân hay cho tập thểnhóm trong các doanh nghiệp.

Khi một sự kiện kết thúc, bạn nên kiểm tra và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ratrước đây Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất và mục tiêu mà bạn đặt ra Sẽ chưa đủ nếubạn chỉ xem điều bạn đã và chưa làm được đáp ứng được mục tiêu ban đầu hay không Vìvậy, trước khi tổ chức một chương trình sự kiện, bước đầu tiên và tiên quyết nhất chính làđặt ra mục tiêu để bạn và cả nhóm phấn đấu để có được mục tiêu đó

Ý nghĩa của mục tiêu:

Công ty lun xác định mục tiêu rõ ràng phải có ý nghĩa đích thực đảm ảo cho tổ chức

sự kiện thành công cao và tang uy tín cho đối tượng mục tiêu giành được thiện cảm củanhững thành viên và các đối tượng quan tâm

1.5 THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NGUỒN NHÂN LỰC, TÀI CHÍNH

Công ty tnhh thiết kế nội thất - quảng cáo và tổ chức sự kiện TRÍ LÊ là công ty cóquy mô nhỏ, nguồn nhân lực ít, nhưng đảm bảo yêu cầu, chất lượng từng sản phẩm hoànthiện

Cơ sở vật chất

Hiện cơ sở vật chất của công ty gồm:

Nhà máy có tổng diện tích lên tới 40m2, các khu vực sản xuất được bố trí hợp lý,khoa học mang lại không gian làm việc chuyên nghiệp phù hợp với từng thời kỳ sản xuất,đáp ứng được yêu cầu đa dạng của từng đơn hàng đảm bảo hiệu quả sản xuất, nâng caonăng suất lao động

Máy móc thiết bị phục vụ sản xuất: máy cắt sắt, máy khoan, thiết bị nâng hạ, máytời, máy cắt gỗ cầm tay, máy cưa gỗ, máy sàng dăm, máy ghiền gỗ, súng phun sơn PU

Có nhà văn phòng riêng bên cạnh là nhà máy sản xuất

Nguồn nhân lực

Công ty tnhh thiết kế nội thất - quảng cáo và tổ chức sự kiện TRÍ LÊ là công ty cóquy mô nhỏ, nguồn nhân lực ít nên ưu thế dành cho tuyển dụng nội bộ là không nhiều.Tại công ty có tất cả 5 người, gồm 1 giám đốc, 1 kế toán và 3 nhân viên sản xuất tạiphân xường Nhân viên đều là những người có trình độ cao đẳng trở lên Có tác phong làmviệc nhạy bén và năng động, có khả năng quản lý và điều hành tốt hoạt động kinh doanhcủa công ty

Tình hình hoạt động

Bắt đầu hoạt động từ năm 2017 công đi hoạt động gặp khá nhiều khó khăn với trang

7

thiết bị còn thiếu, khâu quản lý còn chưa hoàn thiện, việc tìm kiếm thị trường tìm kiếmkhách hàng cũng còn gặp nhiều khó khăn.

Năm 2018, công ty tiến lên bước sang đột phá mới, có chổ đứng trên thị trường vàmang lại thương hiệu cho cái tên của công ty, kinh doanh được thuận lợi và ngày một pháttriển Công ty đã có thương hiệu trên thị trường kinh doanh rộng khắp vực các huyện như

Sa Thầy, Ngọc Hồi, ĐakTô, ĐakHà và các tỉnh lân cận như Gia Lai công ty cũng từng thicông

Nhưng dần dần khắc phục được những khó khăn và ngày càng phát triển qua từngnăm

Bảng 1: Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2018

Lợi nhuận thuần từ

hoạt động kinh doanh (17.160.021) 15.043.049 32.203.070 214,07

Tổng lợi nhuận kế

Lợi nhuận sau thuế

Giá vốn hàng bán tăng từ 1.344.283.322 đồng ở năm 2017 tăng lên 1.684.689.435đồng so với năm 2018, với lượng tăng 340.407.113 đồng tương ứng tăng 20,21%

Lợi nhuận kế toán trước thuế tăng (17.160.021) đồng ở năm 2017 lên 15.039.449đồng năm 2018 với lượng tăng 32.199.470 đồng tương ứng tăng 214.01%

Mặc dù giá vốn hàng bán có tăng nhưng tăng ít hơn doanh thu là nguyên nhân làmtăng lợi nhuận Báo cáo kết quả kinh doanh đang cho thấy tình hình kinh doanh rất khảquan của công ty Từ năm đầu tiên kinh doanh lỗ (17.160.021) đồng cho đến năm tiếptheo 8

CHƯƠNG 2:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY.

2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN.

2.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họatđộng liên quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thờiđiểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúngmục đích của nhà tổ chức

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN”diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinhdoanh, giải trí, thể thao, thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm,

lễ hội, nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn côngchúng của mình nhận thức được

2.1.2 Mục đích của tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá củadoanh nghiệp Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đíchchuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công cụđang phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặcdịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số báncủa công ty Đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng,đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăngcường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp

Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:

Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà,đồng phục, bảng tên

Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm

Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp Tùy theo mục đích khác nhau

mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi

Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông

Crisic Management: quản lý khủng hỏang

Government Relations: quan hệ với chính phủ

Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty

Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư

Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

2.1.3 Phân lọai của tổ chức sự kiện.

Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:

- Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công

- Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng

- Hội chợ

- Hội nghị, hội thảo, họp báo.

- Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng

- Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang

- Chương trình team building

- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

- Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu

- Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering)

- Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)

Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thểphân lọai dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:

Theo địa điểm làm event

Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sảnphẩm Ngòai trời: ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao

Theo mục đích của event

a Chương trình giải trí ,thể thao, hội chợ

Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngòai trời, các hộichợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá

b Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học

Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặccũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm

c Chương trình nhân dịp đặc biệt

Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công tythường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu

d Chương trình cảm ơn khách hàng

Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ,các công ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời cáckhách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự Thông thường các chương trìnhnày hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiếnmới

e Chương trình kỉ niệm công ty

Thông thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính:

- Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo

- Hai là: quảng bá cho thương hiệu

- Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau

f Chương trình quảng cáo đơn thuần

Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi,thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới nhằm gây sự chú ý đốivới người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi

Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với cácchương trình giải trí, biểu diễn

Theo chủ thể làm event:

a Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận.

b Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận

- Event do nội bộ công ty tự tổ chức

Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tựđứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan ngòai mục đích quảng bá, cảm ơnkhách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cánhân và ban lãnh đạo trong công ty Thường có một nhóm người phụ trách event Công ty cóthể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR

- Event do các công ty chuyên event tổ chức

Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công vàđạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sựkiện Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kếhọach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụPGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhómmúa

Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công tychuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầucủa công ty Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗtrợ lẫn nhau để thực hiện

2.2 QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC Sự KIỆN.

Hình thành conceptThiết kế sự kiệnLập kế họachTriển khai thực hiện và giám sát

Kết thúcĐánh giáHình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

Bước 1: hình thành concept

Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp

Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event

Đối tượng chính của event

Địa điểm

Thời gian diễn ra sự kiện

Ngân sách

Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả

Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuôc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật(regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng của khách hàng (client culture),nguồn lực (resource), và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức(venue), âm thanh ánhsáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)

Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hòan hảo Không chỉ đơnthuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấyđược sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng.

Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point

Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá

Thông thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệtgiữa các công ty event với nhau Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành côngcủa event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Nội dung chính thường gồm:

Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần

Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình

Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện , không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn

Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết , càng chi tiết sẽcàng thiết phục

Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm:

Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóanhững gì cần đạt được thông qua event

Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm

Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ

Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event

Cấu trúc nhân sự nhóm là event

âm thanh, ánh sáng cho các chương trình event và họ sẽ lo toàn bộ khâu trang trí sân khấucho công ty event Và đội tổ chức sẽ quản lý việc trang trí, dàn dựng cho sân khấu , trìnhchiếu power point

- Đội hậu cần, đội F& B: lo toàn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phụccho PG, PB, quà tặng, nước uống, thức ăn xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện

- Đội giao tế ngoại giao: sẽ lo liên lạc với các nhà báo mời họ đến tham dự chươngtrình, đồng thời liên lạc với các cơ quan báo chí để đang các bài viết PR cho chương trình

Và giải thích tất cả các vấn đề thắc mắc cuả họ Nếu chương trình này do công ty event tự tổchức thì do công ty event đảm nhiệm toàn bộ công việc giao tế, còn nếu chương trình đượclàm cho khách hàng thì công việc này sẽ do hai bên cùng kết hợp

Đội chương trình, đội hành chính giấy tờ: sẽ lo toàn bộ các thủ tục pháp lý, giấy tờ xincông văn từ Sở về giấy phép tổ chức, thuê ca sĩ, bản quyền sử dụng nhạc của các nhạc sĩ