Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH thiết kế nộ thất, quảng cáo và tổ chức sự kiện trí lê

Công ty tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kin

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGÔ TRÚC PHI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ

Kon Tum, tháng 5 năm 2020

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT

KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TRÍ LÊ

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Đặng Văn Mỹ SINH VIÊN THỰC HIỆN : Ngô Trúc Phi LỚP : K10DL

MSSV : 16152340103007

Kon Tum, tháng 5 năm 2020

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp

đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở khoa kinh tế– Trường Phân Hiệu Đại Học Đà Nẵng Tại Kon Tum đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêu thích, cho em bước

ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong việc kinh doanh để giúp ích cho công việc sau này của bản thân

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên đề này

em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ cô cũng như quý công ty

Kon Tum, ngày… tháng năm 2020

Sinh viên thực tập

(kí và ghi rõ họ tên)

Ngô Trúc Phi

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT ii

DANH MỤC BẢNG SƠ ĐỒ iii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 1

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

5.Hạn chế của đề tài: 2

6 Bố cục đề tài 2

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ 3

1.1 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY 3

1.2 LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG 4

1.3 ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 4

1.4 THIẾT LẬP MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY 6

1.5 THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NGUỒN NHÂN LỰC, TÀI CHÍNH CÔNGTY 7

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY 10

2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN 10

2.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện 10

2.1.2 Mục đích của tổ chức sự kiện 10

2.1.3 Phân lọai của tổ chức sự kiện 10

2.2 QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN 12

2.3 CÁC CHƯƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM CỦA CÔNG TY 15

2.4 QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỪNG CHƯƠNG TRÌNH 16

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY 25

.KẾT LUẬN 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

DANH MỤC VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH

1 GCN ĐKKD Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

2 CT TNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC BẢNG SƠ ĐỒ

Số hiệu sơ đồ Nội dung Trang

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy của Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất -

Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê 8

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết

Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, thì sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng tăng

Trong khi đó những công ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viên của công ty quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân Nhưng chỉ có 5% số công ty quảng cáo-tổ chức sự kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể

Công ty tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kinh doanh của công ty trong dài hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng là yếu tố sống còn của công ty Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty mang lại chủ yếu là từ các mối quan hệ Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn doanh thu chủ yếu Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thì không thể không tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và công ty nên có một định hướng phát triển mới trong tương lai Chính vì thế mà công ty nên có một quy trình

tổ chức sự kiện hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêm nguồn khách hàng mới trong tương lai

2 Mục tiêu nghiên cứu

-Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty

-Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty Để đạt được mục tiêu

đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:

-Quy trình tổ chức sự kiện của công ty

-Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty

3 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách:

Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty

Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người Đối tượng nghiên cứu:

Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt động thực tế của công ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: công ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí

5 Hạn chế của đề tài:

Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập được, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO

VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ

1.1 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ

Mã số thuế doanh nghiệp: 6101231325

Ngày cấp: 07-06-2017

Tình trạng: đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Cơ quan thuế quản lý: Cục Thuế Tỉnh Kon Tum

Địa chỉ: Số 63 Thi Sách, Phường Thắng Lợi, Thành phố Kon Tum, Tỉnh Kon Tum Điện thoại: 0908266367

Giám đốc: Lê Hữu Trí

Người đại diện: Lê Hữu Trí

Hình thức sở hữu vốn: Công ty TNHH

Quy mô hoạt động của công ty: Tỉnh Kon Tum và các tỉnh lân cận

Ngành nghề chính: Hoạt động thiết kế và thi công chuyên dụng, thiết kế phòng ngủ, phòng khách, không gian quán cafe

Kể từ ngày thành lập và qui mô hoạt động lúc đầu tương đối nhỏ, hoà nhập với xu hướng phát triển chung của đất nước, công ty đã có nhiều thành công lớn trên phương diện sản xuất sản phẩm cung cấp cho các công trình lớn nhỏ trong địa bàn nội tỉnh Kon Tum, thiết kế nội thất cho công trình nhà ở, công ty, tòa nhà, bệnh viện trường học, cùng một số công trình khác

Công ty đã đầu tư nhiều máy móc và thiết bị thi công hiện đại phù hợp với công nghệ mới, có hiệu quả cao trong công tác sản xuất sản phẩm mới, hiện đại hơn, cho ra mắt nhiều mẫu mã mới mang lại sự hài lòng cũng thu hút nhiều khách hàng hơn cho công ty

Là một doanh nghiệp kinh doanh hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, có quyền lợi và nghĩa vụ theo luật định Công ty không chỉ chú tâm vào cải tiến công nghệ, thiết bị thi công mà còn quan tâm đến xây dựng đội ngủ kĩ sư kĩ thuật cán bộ quản lý giỏi, đội ngủ công nhân có tay nghề cao, với kĩ thuật chuyên sâu Song với kinh nghiệm và sức mạnh cùng với đội ngủ cán bộ công nhân có trình độ chuyên sâu kết hợp với trang thiết bị hiện đại của công ty Công ty chắc chắn sẽ khắc phục mọi khó khăn và sẽ không ngừng vươn lên phát triển giàu mạnh

Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,cung cấp tòan diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanh nghiệp, tạo cầu nói hòa nhập nền kinh tế tòan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa quốc gia

Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu

và kỹ năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống.Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trở thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông,

truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông

Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương hiệu

Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo

Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững

1.2 LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

Idea’s: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế …

Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ, khai trương showroom…., vận động tài trợ cho các chương trình của hội

Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời…

Thiết kế nội thất, thi công và cung cấp các sản phẩm nội thất văn phòng, cho các doanh nghiệp như phòng làm việc, sảnh lễ tân, bàn ghế

- Thiết kế, thi công, cung cấp tổng thể các sản phẩm nội thất hội trường cho các cơ quan, quán cafe, shop thời trang ,doanh nghiệp nhà nước và tư nhân, đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chủng loại, chất lượng, phù hợp với từng mức ngân sách, xử lý âm thanh, ánh sáng, tiêu âm tốt nhất, tuyệt đối cho dự án của khách hàng

- Thiết kế, thi công, cung cấp các sản phẩm cho nội thất phòng khánh tiết như bàn ghế, bố trí rèm thảm, hệ thống âm thanh, cảnh quan độc đáo tạo ấn tượng cho các quan khách khi tham dự sự kiện, hội họp

- Ngoài thế mạnh về các dự án nội thất văn phòng, Nội thất Trí Lê cũng khá thành công về việc tư vấn, lên thiết kế nội thất, phối cảnh không gian cho khách hàng khi có yêu cầu cho toàn văn phòng, chung cư, nhà hàng, biệt thự

Tuy là một doanh nghiệp trẻ nhưng với sự làm việc tâm huyết, kinh nghiệm lâu năm trong nghề của ban Lãnh đạo cũng như các bộ phận trong Công ty, cùng với phương châm làm việc của mỗi cá nhân luôn "Độc đáo ý tưởng" nên Nội thất trí lê luôn tự tin mỗi khi hợp tác với khách hàng về ý tưởng thiết kế tư vấn cho khách hàng, chất lượng sản phẩm cũng như tiến độ thi công, kỹ thuật đảm bảo

- Khi làm việc thì ngoài sự kỹ tính, khắt khe, yêu cầu cao sự chuyên nghiệp, đẳng cấp

cả về phối cảnh không gian và chất lượng sản phẩm nội thất Đó cũng là một thử thách mà cuốn hút Nội thất Trí lê chinh phục với khách hàng Mục tiêu của Nội thất trí lê là chúng tôi luôn luôn làm mới, tiếp cận các xu hướng nội thất mới nhất, hiện đại nhất, sản phẩm cao cấp nhất với các mẫu mã độc đáo, ấn tượng cho mỗi yêu cầu của khách hàng

1.3 ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

Công ty TNHH TKNT & TCSK trí lê ra đời và phát triển hơn 2 năm, trong quá trình phát triển đã có những thay đổi về phương thức kinh doanh cũng như cơ cấu tổ chức của công ty Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng ban gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm: Ban giám đốc và các phòng ban chức năng Mỗi phòng đều có chức

năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh

Bộ máy quản lý đóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hướng đích tới đối tượng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy của công ty Phòng Giám đốc

GĐ : Lê Hữu Trí

Trình độ chuyên môn: thiết kế (designer)

Là nơi quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời là nơi quyết định toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ban giám đốc của công ty thực hiện nhiệm vụ:

- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày

- Ký kết hợp đồng

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

- Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ

Phòng kế toán

Có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ

cơ bản như sau:

- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo nội dung công việc

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn…

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản…

- Tính toán chí phí, đưa ra những lời khuyên cho bộ phận khác

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu

- Cung cấp các số liệu, tài liệu, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính của công ty…

Giám đốc

Phòng kế toán Phòng thiết kế ,tổ Phân xưởng

chức, truyền thông

Phòng thiết kế, tổ chức, truyền thông

Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng, thiết kế trang trí không gian sự kiện

Xây dựng hình ảnh qua trang web hay hoạt động quảng cáo và phát triển hình ảnh công ty

Quản lý các tài liệu truyền thông , quản lý thông tin trên website , mở rộng và phát triển quan hệ truyền thông của công ty

Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức sự kiện nội bộ và các sự kiện mà công ty tham gia và tổ chức các tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm, tiệc sinh nhật công ty…

Thực hiện bài viết và xuất bản báo chí

Tham gia xây dựng mối quan hệ với công chúng

Phân xưởng sản xuất

- Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra

- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu

- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp

- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng

- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng

1.4 THIẾT LẬP MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY

Việc đặt mục tiêu trong sự kiện là điều quan trọng nhất để làm cho sự kiện của bạn khác với những sự kiện khác Bằng việc thiết lập mục tiêu bạn sẽ tập trung vào kết quả mong muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp cho người làm event đi đúng hướng kể cả việt set up những trang thiết bị hay concept event tìm những supplier về những hạng mục một cách nhanh cho như cho thuê bàn ghế hội nghị hay pg model…

Bởi vì sau mỗi event, người làm sự kiện có thể xem xét hay thay đổi chúng phù hợp cho những event sau này Như vậy thì công ty bạn mới có thể tiếp tục phát triển Mục tiêu

là đích đến mà người làm sự kiện luôn muốn đạt được Việc lập mục tiêu trong event hay các công việc khác thường được bỏ qua bởi nó bị xem là phí thời gian, đặc biệt trong lĩnh vực phát triển cũng như thay đổi một cách chóng mặt, cần sự năng động cũng như sáng tạo như tổ chức sự kiện Tuy nhiên, những mục tiêu được đặt trước này sẽ giúp event của bạn

đi đúng hướng mà bạn đã đặt sẵn trước đó Mỗi lần bạn hoàn thành xong một công đoạn trong chương trình sự kiện là bạn đã đi qua một chốt của đường ray trên chặng đường đó Tuy nhiên, khi lên một ý tưởng thì người làm sự kiện phải xem xét thử xem ý tưởng đó có thật sự phù hợp với mục tiêu của sự kiện hay không Nếu hoạt động hay ý tưởng mới có thể giúp người làm sự kiện đạt được mục tiêu của việc tổ chức sự kiện của mình- đó là điều

mà bất cứ người làm sự kiện nào cũng mong đợi

Mục tiêu là động lực thúc đẩy cả nhóm làm việc tốt hơn Bởi khi đặt mục tiêu, hãy chắc rằng đó là động lực cho cả nhóm Và một khi mục tiêu được đặt ra thì người làm sự kiện nên chắc rằng mục tiêu đó phải truyền lửa được cho tất cả các thành viên trong nhóm Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem phần công việc nào cần được tập trung hơn hay phần nào gần với mục tiêu hơn Một khi mục tiêu đã đạt được, thì mục tiêu mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tiến độ công việc Khi bạn đang cố gắng đánh giá những sự kiện của mình, bởi bạn có thể đo lường được sự thành công dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập sẵn Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân hay cho tập thể nhóm trong các doanh nghiệp

Khi một sự kiện kết thúc, bạn nên kiểm tra và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra trước đây Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất và mục tiêu mà bạn đặt ra Sẽ chưa đủ nếu bạn chỉ xem điều bạn đã và chưa làm được đáp ứng được mục tiêu ban đầu hay không Vì vậy, trước khi tổ chức một chương trình sự kiện, bước đầu tiên và tiên quyết nhất chính là đặt ra mục tiêu để bạn và cả nhóm phấn đấu để có được mục tiêu đó

Ý nghĩa của mục tiêu:

Công ty lun xác định mục tiêu rõ ràng phải có ý nghĩa đích thực đảm ảo cho tổ chức

sự kiện thành công cao và tang uy tín cho đối tượng mục tiêu giành được thiện cảm của những thành viên và các đối tượng quan tâm

1.5 THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NGUỒN NHÂN LỰC, TÀI CHÍNH CÔNG

Hiện cơ sở vật chất của công ty gồm:

Nhà máy có tổng diện tích lên tới 40m2, các khu vực sản xuất được bố trí hợp lý, khoa học mang lại không gian làm việc chuyên nghiệp phù hợp với từng thời kỳ sản xuất, đáp ứng được yêu cầu đa dạng của từng đơn hàng đảm bảo hiệu quả sản xuất, nâng cao năng suất lao động

Máy móc thiết bị phục vụ sản xuất: máy cắt sắt, máy khoan, thiết bị nâng hạ, máy tời, máy cắt gỗ cầm tay, máy cưa gỗ, máy sàng dăm, máy ghiền gỗ, súng phun sơn PU

Có nhà văn phòng riêng bên cạnh là nhà máy sản xuất

Nguồn nhân lực

Công ty tnhh thiết kế nội thất - quảng cáo và tổ chức sự kiện TRÍ LÊ là công ty có quy mô nhỏ, nguồn nhân lực ít nên ưu thế dành cho tuyển dụng nội bộ là không nhiều Tại công ty có tất cả 5 người, gồm 1 giám đốc, 1 kế toán và 3 nhân viên sản xuất tại phân xường Nhân viên đều là những người có trình độ cao đẳng trở lên Có tác phong làm việc nhạy bén và năng động, có khả năng quản lý và điều hành tốt hoạt động kinh doanh của công ty

Tình hình hoạt động

Bắt đầu hoạt động từ năm 2017 công đi hoạt động gặp khá nhiều khó khăn với trang

thiết bị còn thiếu, khâu quản lý còn chưa hoàn thiện, việc tìm kiếm thị trường tìm kiếm khách hàng cũng còn gặp nhiều khó khăn

Năm 2018, công ty tiến lên bước sang đột phá mới, có chổ đứng trên thị trường và mang lại thương hiệu cho cái tên của công ty, kinh doanh được thuận lợi và ngày một phát triển Công ty đã có thương hiệu trên thị trường kinh doanh rộng khắp vực các huyện như

Sa Thầy, Ngọc Hồi, ĐakTô, ĐakHà và các tỉnh lân cận như Gia Lai công ty cũng từng thi công

Nhưng dần dần khắc phục được những khó khăn và ngày càng phát triển qua từng năm

Bảng 1: Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2018

Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2018 so với 2017

Chênh lệch % Doanh thu thuần bán

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng từ 1.393.051.572 đồng ở năm 2017 lên

1.795.051.326 đồng năm 2018, so với năm 2017 thì năm 2018 tăng 401.999.754 đồng tương ứng tăng 22,39%

Giá vốn hàng bán tăng từ 1.344.283.322 đồng ở năm 2017 tăng lên 1.684.689.435 đồng so với năm 2018, với lượng tăng 340.407.113 đồng tương ứng tăng 20,21%

Lợi nhuận kế toán trước thuế tăng (17.160.021) đồng ở năm 2017 lên 15.039.449 đồng năm 2018 với lượng tăng 32.199.470 đồng tương ứng tăng 214.01%

Mặc dù giá vốn hàng bán có tăng nhưng tăng ít hơn doanh thu là nguyên nhân làm tăng lợi nhuận Báo cáo kết quả kinh doanh đang cho thấy tình hình kinh doanh rất khả quan của công ty Từ năm đầu tiên kinh doanh lỗ (17.160.021) đồng cho đến năm tiếp theo

lợi nhuận 15.039.449 đồng với mức tỷ trọng tăng 214.01% công ty đang cho thấy tiềm năng kinh doanh trong tương lai của mình

Công ty củng đang áp dụng các đường lối chính sách kinh doanh đúng đắn mang lại được lợi ích cho công ty

CHƯƠNG 2:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY

2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họat động liên quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được

2.1.2 Mục đích của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của doanh nghiệp Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công

cụ đang phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh

số bán của công ty Đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp

Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:

Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên…

Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm…

Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi

Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông

Crisic Management: quản lý khủng hỏang

Government Relations: quan hệ với chính phủ

Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty

Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư

Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

2.1.3 Phân lọai của tổ chức sự kiện

Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:

- Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công

- Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng

- Hội chợ

- Hội nghị, hội thảo, họp báo

- Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng

- Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang

- Chương trình team building…

- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

- Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu

- Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering)

- Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)

Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân lọai dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:

Theo địa điểm làm event

Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm… Ngòai trời: ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao…

Theo mục đích của event

a Chương trình giải trí ,thể thao, hội chợ…

Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngòai trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá…

b Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học

Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc cũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm

c Chương trình nhân dịp đặc biệt

Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công

ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu

d Chương trình cảm ơn khách hàng

Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch

vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời các khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự Thông thường các chương trình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới

e Chương trình kỉ niệm công ty

Thông thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính:

- Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo

- Hai là: quảng bá cho thương hiệu

- Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau

f.Chương trình quảng cáo đơn thuần

Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi, thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới… nhằm gây sự chú ý đối với người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi

Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn

Theo chủ thể làm event:

a Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận

b Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận

- Event do nội bộ công ty tự tổ chức

Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan… ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty Thường có một nhóm người phụ trách event Công ty

có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR

- Event do các công ty chuyên event tổ chức

Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công

và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa…

Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện

2.2 QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Hình thành concept Thiết kế sự kiện Lập kế họach Triển khai thực hiện và giám sát

Kết thúc Đánh giá

Hình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

Bước 1: hình thành concept

Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp

Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event

Đối tượng chính của event

Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuôc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource), và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)

Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hòan hảo Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng

Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point

Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá

Thông thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Nội dung chính thường gồm:

Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần

Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình

Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện , không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn

Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết

sẽ càng thiết phục

Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm:

Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event

Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm…

Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ

Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event

Cấu trúc nhân sự nhóm là event

- Đội hậu cần, đội F& B: lo toàn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phục cho PG, PB, quà tặng, nước uống, thức ăn… xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện