Tiểu luận môn Quản trị Chất lượng - UEH

I.Tổng quan 1.Lý do chọn đề tài : Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng quyết định phong cách làm việc và hiệu suất công việc. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam chưa thực sự quan tâm cũng như chú trọng về việc sắp xếp và khởi tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Điều đó dẫn đến các bộ phận, quy trình làm việc lộn xộn, trùng lập, chậm chạp làm nhiều lãng phí phát sinh gây thất thoát nguồn lực và tiêu tốn thời gian, cũng như không có tính tối ưu cao trong công việc, sai sót không đáng có, nhân viên chưa thực sự phát huy được hết khả năng, sự sáng tạo của họ. Để giải quyết vấn đề trên, theo phương pháp 5S được ưa chuộng tại Nhật Bản thì trước hết phải đặt vấn đề con người là trung tâm của mọi sự phát triển, vì khi giải quyết được vấn đề tâm lý, cải thiện môi trường làm việc tốt, gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp hơn, tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và hiệu quả lao động sẽ cao hơn. Giúp giảm thiểu những lãng phí vô hình, mang lại hiệu quả công việc cao cho doanh nghiệp. Nhận thấy tầm quan trọng cũng như lợi ích 5S mang lại. Nên đề tài phân tích về phương pháp 5S là rất cần thiết. Mục đích đề tài: Mục đích của đề tài là giúp các doanh nghiệp Việt Nam xây dựng môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, an toàn và là bước đệm quan trọng cho các hoạt động cải tiến khác. Đồng thời tạo cho nhân viên thái độ làm việc tích cực trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, bên cạnh đó làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của nhân viên hơn. 2.Đối tượng, khách thể, phạm vi phân tích: a.Đối tượng phân tích: Các yếu tố liên quan của phương pháp 5S và cách áp dụng 5S tại các doanh nghiệp. b.Khách thể phân tích: Các doanh nghiệp tại Việt Nam triển khai áp dụng phương pháp 5S. c.Phạm vi phân tích: - Phạm vi thời gian: Đề tài được phân tích trong năm 2021. - Phạm vi nội dung: Tìm hiểu các nội dung và giá trị mang lại của phương pháp 5S, cũng như điều kiện áp dụng thành công của phương pháp này. Từ các kiến thức có được đề xuất kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S tại doanh nghiệp Việt Nam. II.Các vấn đề lý luận 1.Khái niệm 5S Phương pháp 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, là một phương pháp cải tiến công việc, môi trường làm việc một cách đơn giản, dễ thực hiện và ít tốn chi phí. Áp dụng 5S giúp xây dựng môi trường làm việc khoa học, an toàn và là nền tảng quan trọng cho các hoạt động cải tiến khác. Bên cạnh đó, áp dụng 5S không chỉ nâng cao điều kiện môi trường làm việc mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân. Phương pháp này có thể được áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức trong bất kỳ lĩnh vực nào. Phương pháp 5S xuất phát từ chữ cái S trong tiếng Nhật, tương ứng với các nội dung bao gồm: -Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. -Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự để dễ tìm, dễ sử dụng. -Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ. -Seiketsu (Săn sóc): Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso. -Shitsuke ( Sẵn sang): Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng. Phương pháp 5S tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc. 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi, nâng cao năng suất. 2.Mục tiêu chính của 5S Chương trình 5S sẽ giúp cho tổ chức xây dựng ý thức cải tiến và nâng cao tinh thần đồng đội cho nhân viên tại nơi làm việc của họ. 5S sẽ chia tổ chức thành nhiều khu vực nhỏ và sẽ do một nhóm người phụ trách. Phương pháp 5S còn giúp xây dựng khả năng lãnh đạo. Trước tiên phải giáo dục cho cấp dưới về 5S, hướng dẫn nhân viên cách thực hiện 5S, bên cạnh đó người lãnh đạo thực hiện quản lý chương trình và đánh giá kết quả nhân viên, thì chương trình 5S mới thực sự được thực hiện hiệu quả và người quản lý phải là người đi đầu trong chương trình thực hiện 5S. Mục tiêu chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc, là nền tảng để phổ biến các kỹ thuật, công cụ cải tiến tốt hơn. 3.Lợi ích của 5S -Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt. -Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức -Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ -Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót -Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm -Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên, làm việc có kỷ luật hơn. -Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm. -Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến -Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 4.Ý nghĩa của 5S Phương pháp 5S được xem là phương pháp hữu ích để thu hút tất cả cán bộ công nhân viên trong tổ chức cùng tham gia cải tiến môi trường làm việc. Môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và an toàn hơn. Những vật dụng không cần thiết sẽ bị loại bỏ để tiết kiệm không gian, những vật dụng cần thiết sẽ được bố trí lại ở những vị trí thuận tiện, dễ sử dụng và dễ thấy được. Điều đó sẽ giúp: -Giảm thời gian tìm kiếm, tránh các lãng phí và tác nghiệp không cần thiết, tận dụng mặt bằng, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nhà xưởng, máy móc thiết bị. -Tăng hiệu quả sử dụng máy móc. -Giảm bớt việc sử dụng trong sản xuất, giảm phế thải, phế phẩm, nguyên vật liệu ứ đọng, tồn kho, tránh được lãng phí về mặt tài nguyên, các vật dụng thừa. -Đảm bảo an toàn cho người lao động, nâng cao năng suất, giảm chi phí và giao hàng đúng hẹn. Thực hiện 5S sẽ góp phần vào việc thực hiện PQCDSM -Tăng năng suất P- Productivity -Tăng chất lượng Q- Quality -Giảm chi phí C- Cost -Giao hàng đúng hẹn D- Delivery -Đảm bảo an toàn S- Safety -Nâng cao tinh thần M- Morale

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

ĐỀ TÀI 5: PHÂN TÍCH VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S

Giáo viên hướng dẫn: Thầy Nguyễn Hoàng Kiệt

Sinh viên : Phạm Thị Ngọc Phương – 31191022512- CL002

Mục lục

I Tổng quan

1 Lý do chọn đề tài :

Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng quyết định phong cách làm việc và hiệu suất công việc Ngày nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam chưa thực sự quan tâm cũng như chú trọng về việc sắp xếp và khởi tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả Điều đó dẫn đến các bộ phận, quy trình làm việc lộn xộn, trùng lập, chậm chạp làm nhiều lãng phí phát sinh gây thất thoát nguồn lực và tiêu tốn thời gian, cũng như không có tính tối ưu cao trong công việc, sai sót không đáng có, nhân viên chưa thực sự phát huy được hết khả năng, sự sáng tạo của họ Để giải quyết vấn đề trên, theo phương pháp 5S được ưa chuộng tại Nhật Bản thì trước hết phải đặt vấn đề con

người là trung tâm của mọi sự phát triển, vì khi giải quyết được vấn đề tâm lý, cải thiện môi trường làm việc tốt, gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp hơn, tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và hiệu quả lao động sẽ cao hơn Giúp giảm thiểu những lãng phí vô hình, mang lại hiệu quả công việc cao cho doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng cũng như lợi ích 5S mang lại Nên đề tài phân tích về phương pháp 5S là rất cần thiết

Mục đích đề tài: Mục đích của đề tài là giúp các doanh nghiệp Việt Nam xây dựng môi trường

làm việc khoa học, sạch sẽ, an toàn và là bước đệm quan trọng cho các hoạt động cải tiến khác Đồng thời tạo cho nhân viên thái độ làm việc tích cực trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, bên cạnh đó làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của nhân viên hơn

2 Đối tượng, khách thể, phạm vi phân tích:

a Đối tượng phân tích: Các yếu tố liên quan của phương pháp 5S và cách áp dụng 5S tại

các doanh nghiệp

b Khách thể phân tích: Các doanh nghiệp tại Việt Nam triển khai áp dụng phương pháp

5S

c Phạm vi phân tích:

- Phạm vi thời gian: Đề tài được phân tích trong năm 2021.

- Phạm vi nội dung: Tìm hiểu các nội dung và giá trị mang lại của phương pháp 5S, cũng như

điều kiện áp dụng thành công của phương pháp này Từ các kiến thức có được đề xuất kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S tại doanh nghiệp Việt Nam

II Các vấn đề lý luận

1 Khái niệm 5S

Phương pháp 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, là một phương pháp cải tiến công việc, môi trường làm việc một cách đơn giản, dễ thực hiện và ít tốn chi phí Áp dụng 5S giúp xây dựng môi trường làm việc khoa học, an toàn và là nền tảng quan trọng cho các hoạt động cải tiến khác Bên cạnh

đó, áp dụng 5S không chỉ nâng cao điều kiện môi trường làm việc mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân

Phương pháp này có thể được áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức trong bất kỳ lĩnh vực nào Phương pháp 5S xuất phát từ chữ cái S trong tiếng Nhật, tương ứng với các nội dung bao gồm:

- Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc

- Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự để dễ tìm, dễ sử dụng

- Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ

- Seiketsu (Săn sóc): Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso

- Shitsuke ( Sẵn sang): Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng

Phương pháp 5S tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi, nâng cao năng suất

2 Mục tiêu chính của 5S

Chương trình 5S sẽ giúp cho tổ chức xây dựng ý thức cải tiến và nâng cao tinh thần đồng đội cho nhân viên tại nơi làm việc của họ 5S sẽ chia tổ chức thành nhiều khu vực nhỏ và sẽ do một nhóm người phụ trách

Phương pháp 5S còn giúp xây dựng khả năng lãnh đạo Trước tiên phải giáo dục cho cấp dưới về 5S, hướng dẫn nhân viên cách thực hiện 5S, bên cạnh đó người lãnh đạo thực hiện quản lý chương trình và đánh giá kết quả nhân viên, thì chương trình 5S mới thực sự được thực hiện hiệu quả và người quản lý phải là người đi đầu trong chương trình thực hiện 5S

Mục tiêu chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc, là nền tảng để phổ biến các

kỹ thuật, công cụ cải tiến tốt hơn

3 Lợi ích của 5S

- Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt

- Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức

- Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót

- Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên, làm việc có kỷ luật hơn

- Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm

4 Ý nghĩa của 5S

Phương pháp 5S được xem là phương pháp hữu ích để thu hút tất cả cán bộ công nhân viên trong

tổ chức cùng tham gia cải tiến môi trường làm việc

Môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và an toàn hơn Những vật dụng không cần thiết sẽ bị loại bỏ để tiết kiệm không gian, những vật dụng cần thiết sẽ được bố trí lại ở những vị trí thuận tiện, dễ sử dụng và dễ thấy được Điều đó sẽ giúp:

- Giảm thời gian tìm kiếm, tránh các lãng phí và tác nghiệp không cần thiết, tận dụng mặt bằng, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nhà xưởng, máy móc thiết bị

- Giảm bớt việc sử dụng trong sản xuất, giảm phế thải, phế phẩm, nguyên vật liệu ứ đọng, tồn kho, tránh được lãng phí về mặt tài nguyên, các vật dụng thừa

- Đảm bảo an toàn cho người lao động, nâng cao năng suất, giảm chi phí và giao hàng đúng hẹn

Thực hiện 5S sẽ góp phần vào việc thực hiện PQCDSM

5 Quy trình triển khai áp dụng

a Seiri – Sàng lọc

Bước 1: Tiến hành quan sát nơi làm việc của mình, loại bỏ những gì không cần thiết cho công

việc

Để thực hiện sàng lọc, tổ chức phải đưa ra những quy định về những gì “Cần thiết” và “Không cần thiết” Sao đó dựa theo quy định sàng lọc, tiến hành dán nhãn đỏ những vật dụng không cần thiết Những vật dụng không dùng nhưng có giá trị lớn cần được đánh giá cẩn thận trước khi xử

lý để tránh lãng phí

Bước 2: Nếu không thể xác định ngày một vật dụng có còn cần thiết hay không cần cho công

việc, đánh giá “Sẽ hủy” dán nhãn vàng ngày tháng sẽ hủy và để riêng một nơi

Bước 3: Sau một thời gian, hãy kiểm tra lại có ai cần sử dụng đến những vật dụng đã được dán

nhãn không, nếu không hãy loại bỏ

Tập thói quen cho toàn thể nhân viên mỗi ngày phải cố gắng thực hiện sàng lọc, toàn công ty thực hiện định kỳ tổ chức sàng lọc 1-2 lần/ năm

Khi sàng lọc nên kiểm tra kĩ trong ngăn kéo tủ và trong phòng, ở mọi nơi, mọi ngóc ngách Hủy những vật dụng không cần thiết bằng cách bán đồng nát, chuyển giao cho các đơn vị khác (Nếu họ cần) hoặc vứt đi Nên báo cáo cho có người có liên quan, cấp trên được biết khi đó là tài sản của tổ chức, bên cạnh đó báo cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, tài liệu thừa

b Seiton – Sắp xếp

Bước 1: Chắc chắn rằng những vật dụng không cần đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc.

Bước 2: Bàn bạc với đồng nghiệp về nơi đặt lại vật dụng và cách để sắp xếp thuận tiện cho các

tác vụ và mỹ quan

Có thể sắp xếp như sau:

- Mỗi vật dụng được bố trí một chỗ riêng biệt

- Dễ kiểm tra, dễ vệ sinh, đẹp mắt

- Dễ lấy, dễ tìm, dễ vận chuyển, dễ sử dụng

- Tách vật dụng chuyên dùng & đa năng

Bước 3: Vẽ đường định vị.

Bước 4: Làm dấu nơi đặt vật dụng, hạng mục mặt hàng và dấu hiệu cảnh báo.

Đảm bảo rằng mọi người đều biết vị trí của các vật dụng để tự họ sử dụng mà không cần hỏi ai Cần nên lập danh mục lưu trữ tất cả vật dụng, và cần ghi chú trên từng ngăn kéo, và tài liệu Đảm bảo vị trí đặt bình cứu hỏa là thuận tiện, hợp lý

Sau khi đã làm dấu hiệu, có thể tránh việc lấy lầm, dùng lầm, giảm bớt sai sót

Cần lưu ý mục đích của “Sắp xếp” là làm cho nơi làm việc an toàn, hiệu quả khi làm việc Màn che để giấu những vật dụng là không cần thiết

c Seiso – Sạch sẽ

Có một quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ nơi làm việc, nơi chế tạo ra sản phẩm Như vậy, “Sạch sẽ” phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi liên tục trong suốt cả ngày

Bước 1: Quét dọn.

Hãy quét dọn vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc… thường xuyên để chúng trở nên sạch sẽ, không bám bụi Nhân viên nên dành 5- 10 phút/ngày để vệ sinh chúng Tất cả nhân viên cần phải có ý thức đối với môi trường xung quanh nơi làm việc Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp sẽ dọn dẹp ở những nơi công cộng Nếu muốn có môi trường sạch sẽ,

mỹ quan, an toàn thì chúng ta phải làm việc tạo ra môi trường đó Tránh thói quen vứt rác bừa bãi

Ngoài thời gian cố định 5- 10 phút/ ngày, cần đặt ra thêm lịch vệ sinh trong tuần, trong tháng Lợi ích do “Sạch sẽ” đem lại lớn hơn so với thời gian bỏ ra dọn dẹp và sắp xếp

Bước 2: Loại trừ nguồn gốc dơ bẩn.

Bước 3: Xác định vị trí để đồ phế thải.

Bước 4: Xử lý đồ phế phải.

Bước 5: Lập ra tiêu chuẩn và qui định làm sạch.

Cần thực hiện “Sạch sẽ” đối với máy móc, thiết bị, kho bãi, nguyên vật liệu, thành phẩm, tài liệu,

hồ sơ và cả con người

d Seiketsu – Săn sóc

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, tổ chức không nên dừng lại sau khi đã thực hiện 3S

Bước 1: Duy trì 3S đầu.

Bước 2: Thiết lập ra hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc, cần có lịch làm

vệ sinh

Bước 3: Áp dụng quản lý trực quan

Bước 4: Lãnh đạo cấp cao thực hiện đánh giá 5S.

Bước 5: Tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và có

hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S

Thực hiện “Săn sóc” cần nêu rõ tên người phụ trách về nơi làm việc, máy móc Việc thường xuyên kiểm tra và đánh giá sẽ do thành viên tổ chức 5S trong tổ chức thực hiện

Hãy tìm ra những điểm hay, điểm tốt để khen thưởng thay vì chú ý đến chỗ xấu

e Shitsuke – Sẵn sàng

Bước 1: Đảm bảo thực hiện 4S đến khi ổn định Làm cho mọi người luôn có thói quen thực hiện

4S một cách tự giác Sự lặp đi lặp lại, cũng như lợi ích lâu dài 5S mang lại sẽ làm cho mọi người đều yêu thích thực hiện 5S

Bước 2: Nhằm giúp tiếp tục duy trì và cải tiến liên tục thì cần có hệ thống kỷ luật nhất định và

qui tắc ràng buộc chung như an toàn vệ sinh, an toàn lao động, trang phục…

Bước 3: Muốn mọi người xem 5S là một phần không thể thiếu thì nên tạo cảm giác cho nhân

viên rằng:

- Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình

- Công ty là nơi tạo ra thu nhập cho mình và gia đình

nắp thì tại sao không cố gắng làm cho nơi làm việc trở nên sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu

6 Điều kiện để áp dụng thành công 5S

- Ban lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ Lãnh đạo Khoa/ Phòng phải luôn đi đầu và thể hiện cam kết bằng chính hành động của mình Đây là điều kiện quyết định thành công

ích của 5S là “5S cho chính mình” từ đó tự nguyện, tự giác thực hiện Đây là được xem là điều kiện đảm bảo thành công bền vững

- Việc xác định, phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng cho từng cán bộ nhân viên trong quá trình thực hiện và duy trì 5S tại khu vực chung và khu vực làm việc Khen thưởng, kỷ luật chính xác, kịp thời

sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với các đơn vị, bộ phận khác trong công ty Từ đó, mọi người biết việc đúng phải làm, và biết cách làm đúng việc

nghiệm thực hành tốt 5S với tất cả nhân viên Các đơn vị cần được quan tâm, chăm sóc và

hỗ trợ nguồn lực kịp thời

7 Đánh giá thực hiện

được thiết lập trong cả 5 hoạt động, tiêu chuẩn hóa tiếp tục được duy trì

- Hoạt động đánh giá được theo dõi định kỳ thông qua điểm đánh giá, chia sẻ thông tin trên bảng truyền thông 5S để công bố kết quả cải tiến

- Việc giám sát và cải tiến thực hiện 5S phải có sự tham gia của nhân viên và tham gia vào việc đánh giá khu vực bên ngoài nơi làm việc của họ, hỗ trợ cho các nơi làm việc khác III Phân tích và vận dụng

Từ cơ sở lý thuyết ứng dụng thực tế 5S tại doanh nghiệp Cụ thể đối với doanh nghiệp may mặc nhỏ, chỉ từ 50 nhân viên Đây là một doanh nghiệp mới thành lập trong năm 2017 nên còn hạn chế về mặt kỹ thuật, cũng như trình độ quản lý Do đó chịu ảnh hưởng của các lãng phí về thời gian, khi nhân viên phải loay hoay trong các công đoạn tìm kiếm vật liệu, các khâu hoạt động chưa thực sự gắn kết hiệu quả, môi trường làm việc chưa năng động, sạch sẽ Do đó cần có phương pháp khắc phục các tình trạng trên Sau đây là các đề xuất thực hiện chương trình 5S cụ thể cho doanh nghiệp may mặc này

1 Khởi động chương trình.

- Xác định mục tiêu khi thực hiện 5S.

- Giúp ban lãnh đạo hiểu rõ lợi ích mà 5S mang lại

- Xây dựng cam kết giữa các bộ phận, ban về thực hiện 5S

- Thành lập ban triển khai 5S Mỗi bộ phận sẽ có khoảng 2 người có tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật cao

của tổ chức giáo dục uy tín

nghiệm, kiến thức

2 Thiết lập nhiệm vụ của ban 5S.

- Bổ nhiệm các chức vụ có liên quan, đề cử cán bộ quản lý tại từng bộ phận

- Giáo dục, phổ biến lại các kiến thức 5S tại từng bộ phận

- Huy động sự tham gia của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp

3 Đào tạo 5S trong tổ chức

- Thông báo cụ thể mục tiêu, kế hoạch, quy trình thực hiện 5S cho toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp

thực hiện 5S

4 Tiến hành thực hiện 5S

a Thực hiện sàng lọc

Thống kê tất cả hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị, dụng cụ… được xem là không cần thiết Có thể xử lý bằng cách :

- Đối với những vật không có giá trị và không cần dùng có thể tiêu hủy, vứt bỏ

- Những vật dụng không dùng nhưng có giá trị, có thể thanh lý lại cho đơn vị khác

tiền để loại bỏ

b Thực hiện sắp xếp

Sắp xếp lại các vật dụng cần thiết, có giá trị giữ lại sau khi phân loại sàng lọc như sau:

- Những vật dụng thường xuyên sử dụng thì sẽ để gần người sử dụng, và đến những vật dụng ít sử dụng thì đặt xa

- Theo tiêu chí gọn gàng, hợp mỹ quan, dễ vệ sinh

dấu vào sổ thống kê

c Thực hiện sạch sẽ

- Trang bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh để thực hiện kế hoạch tổng vệ sinh

nhà xe, nhà vệ sinh…

- Lên lịch tổng vệ sinh theo định kỳ, hàng tuần, tháng… cho từng bộ phận

- Phát lệnh tổng vệ sinh, bên cạnh đó cần xây dựng phong trào thi đua sạch đẹp cho các bộ phận, tạo không khí hứng khởi, thi đua sôi nổi bằng cách khen thưởng, tuyên dương tổ chức, cá nhân thực hiện tốt

móc sạch sẽ mỗi buổi

d Thực hiện săn sóc

- Ban hành văn bản quy định rõ việc cam kết thực hiện 3S, cũng như quy trình thực hiện 3S

“Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ”

- Thiết lập tiêu chí, thang đo để đánh giá các hoạt động

- Phân công, quy định cụ thể nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận

- Sau khi thực hiện đánh giá, khen thưởng những cá nhân, bộ phận thực hiện tốt Đồng thời

xử lý, khiển trách các trường hợp không thực hiện, thực hiện hờ hợt từ mức độ nhẹ đến nặng

e Thực hiện sẵn sàng

Các các bộ công nhân viên, ban lãnh đạo phải có ý thức tự giác, chủ động trong việc tuân thủ các quy tắc, chính sách đã ban hành Luôn sẵn sàng thực hiện

Bước 5: Tiến hành đánh giá

- Từ các tiêu chí, thang đo đã xây dựng trước đó, đánh giá kết quả thực hiện 5S từ việc kiểm tra định kỳ và đột xuất không báo trước, để đảm bảo rằng nhân viên đều thực hiện tốt, không có trường hợp thực hiện đối phó

giải pháp khắc phục cũng như cải tiến kịp thời

- Ghi nhận các vấn đề còn hạn chế, và xây dựng giải pháp tốt hơn

- Tổng hợp kết quả đánh giá, ghi nhận các cá nhân bộ phận có thành tích tốt

- Công bố kết quả đánh giá và lưu trữ để sử dụng so sánh cho lần thực hiện sau

Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng

Tuyên Dương những cá nhân, bộ phận có thành tích tốt trước toàn thể nhân viên Đồng thời trao bằng khen, cờ thi đua và phần thưởng xứng đáng theo hạng mục thi đua định kỳ và năm Nhằm ghi nhận sự cố gắng, cũng như nỗ lực của họ, tạo tinh thần hứng khởi cho mọi người cùng tham gia thực hiện tốt 5S

Những lợi ích cho doanh nghiệp may mặc nếu thực hiện tốt chương trình 5S này:

- Sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực, thời gian, chi phí Nâng cao năng xuất may mặc, tạo ra được nhiều sản phẩm hơn

- Dễ dàng thực hiện kiểm soát số lượng thành phẩm, nguyên vật liệu, dụng cụ để có thể bổ sung kịp thời Máy móc, máy may được bảo quản bảo trì, vệ sinh sạch sẽ đúng cách sẽ giúp giảm bớt những trục trặc trong quá trình sử dụng, cũng như chi phí để bảo dưỡng vệ sinh định kỳ

- Đánh giá chính xác về hiệu quả làm việc của từng nhân viên, cũng như tư duy làm việc có thực sự hiệu quả

- Đối với nhân viên Tạo ra được môi trường sạch sẽ thoải mái trong khi làm việc, vì đây là môi trường rất nhiều bụi vải, nếu chưa có chương trình 5S thì việc quét dọn vệ sinh chỉ diễn ra qua loa

IV Kết luận

Phương pháp 5S được người Nhật phát minh ra mang lại rất nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp từ giảm thiểu các tình trạng bất thường, giảm những lãng phí, nâng cao hiệu quả công