Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Geo Pacific

Với sự phát triển ngày càng nhanh của doanh nghiệp, công tác quản lý nguyên vật liệu cũng đòi hỏi cần được luôn luôn cải tiến, giảmthiểu chi phí trong sản xuất cho nguyên vật liệu, dé nh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

KHOA KHOA HOC QUAN LÝ

CHUYEN DE

Dé tai: QUAN LY NGUYEN VAT LIEU TAI CONG TY

TNHH XUẤT NHAP KHẨU GEO PACIFIC

Hà Nội, 11/2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DÂN

KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ

CHUYEN DE

Sinh vién thuc hién : Hoang Thi Hué

Mã sinh viên : 11171882Lép : Quan ly kinh té 59B

Chuyén nganh : Quan ly kinh té Giáo viên hướng dan: Th.S Mạc Thị Hai Yến

Hà Nội, 11/2020

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài: “Quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuấtnhập khẩu Geo Pacific” là một công trình nghiên cứu độc lập không có sự saochép của người khác Đề tài là một sản phẩm mà em đã nỗ lực nghiên cứu trongquá trình học tập tại trường cũng như là thực tập tại Công ty TNHH xuất nhậpkhẩu Geo Pacific Trong quá trình viết bài có tham khảo một số tài liệu có nguồnsốc rõ ràng, dưới sự hướng dẫn của Th.S Mạc Thị Hải Yến — Dai học Kinh tế

quôc dân Em xin cam đoan nêu có vân dé gì em xin chiu hoàn toàn trách nhiệm.

LỜI CẢM ƠN

Đề hoàn thành chuyên đề thực tập này, em xin chân thành cảm ơn đội ngũgiảng viên, cán bộ Trường đại học Kinh tế quốc dân cũng như các thầy cô khoa

Khoa học Quản lý Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường, em đã được

các thầy cô tận tình giảng dạy, hỗ trợ và tạo điều kiện, giúp em nắm chắc nhữngkiến thức cơ bản cũng như hiểu rõ kiến thức chuyên nghành của mình Trongsuốt thời gian thực hiện chuyên đề này, em xin đặc biệt cảm ơn Th.S Mạc ThịHải Yến đã nhiệt tình hướng dẫn và góp ý giúp em hoàn thiện chuyên đề

Em cũng xin gửi lời chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH

xuất nhập khẩu Geo Pacific đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại Công ty

Trong suốt thời gian thực tập em đã được học hỏi nhiều điều mới mẻ và đượcthực hành nhiều kĩ năng thực tế giúp em trau đồi bản thân và có thêm kinh

DANH MỤC BIEU DO 098i |

CHUONG I: CO SỞ LÝ LUẬN VE QUAN LÝ NGUYEN VAT LIEU

TRONG DOANH NGHIEP 00 oe eceeceeseeseeseeseeceeseeeeeceeeeeeseeeecaecaeeaeeaeeaeeaeenees 2

1.1 Khái quát về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2

1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu - -«++s<<+xccseexss 2

1.1.2 _ Phân loại nguyên vat lIỆu - «55 + seseeseeree 2

1.1.3 Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu - 4

1.2 Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiỆp ‹ 5

1.2.1 Mục tiêu quan lý nguyên vật liệu -+<-<<<<<<+ 5 1.2.2 Bộ máy quan lý nguyên vật liệu -. «++-«<+<<+ 6 1.2.3 Nội dung quản lý nguyên vật liỆu «++-«<+<<+ 7

1.3 Các yếu tô ảnh hưởng đến quản lý nguyên vật liệu trong doanh

¡1401910001757 15

1.3.1 Yếu tổ bên trong doanh nghiỆp -2- 2 2 s+csz=szs2 15 1.3.2 Yếu tổ bên ngoài doanh nghiỆp .- «+ <c+cc<ses 17 CHƯƠNG II: PHAN TÍCH THUC TRANG QUAN LÝ NGUYÊN VAT

LIEU TẠI CONG TY TNHH XUẤT NHAP KHẨU GEO PACIFIC 19

2.1 Khái quát chung về công ty TNHH xuất nhập khâu Geo Pacific 19

2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh - 20 2.1.2 Bộ máy tổ chức hoạt động ¿2 2 s+cs+zs+zxezseei 21 2.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - 24 2.2 Thực trạng nguyên vật liệu của công ty TNHH xuất nhập khẩu Geo

1o) 7 37

2.2.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty 37

2.2.2 Phan loại nguyên vật lIỆu - -.- +5 +- << +++s+sseerseeeeess 37

2.3 Thực trạng quản lý nguyên vật liệu của công ty TNHH xuất nhập khẩu Geo PacifïC ¿2+ 2+ 22x22 x21 2211211211211 39

2.3.1 Thực trạng bộ máy quản lý nguyên vật liệu 39

2.3.2 Thực trạng xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu 40

2.3.3 Thực trạng lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu 41 2.4 Đánh giá quản lý nguyên vật liệu của công ty TNHH xuất nhập

khẩu Geo Pacific sscsssscsssesecsssseecssseecssseecssnesessnecessneecssnnecssneeeeesneess 46

QAL Điểm manhei.eceeccccccssececcssesecessesecececscsececsesececsvsvsecavevsececevevees 46 2.4.2 — ĐiỂm yếu c2 2< CC EEEE221211211211111 111cc 48 2.4.3 Nguyên nhân của điểm yẾu -¿ ¿2+s+cs+zx+rxezseee 50 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIEN QUAN LY NGUYEN VAT

LIEU TAI CONG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU GEO PACIFIC 51

3.1 Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện quản lý nguyên vat liệu tại

công ty TNHH xuât nhập khâu Geo Pacific -. «<< «++ss+2 51

3.1.1 Phương hướng hoàn thiện quản lý nguyên vật liệu tại công ty

TNHH xuât nhập khâu Geo Pacific đên năm 2025 - 51 3.1.2 Mục tiêu hoàn thiện quản lý nguyên vật liệu tại công ty

TNHH xuât nhập khâu Geo Pacific đên năm 2025 - 52 3.2 Giải pháp hoàn thiện quan lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH

xuât nhập khâu Geo PaCIÍTC c5 2+ + E*#EESseEseeereersseeeee 53

3.2.1 Hoàn thiện bộ máy quan lý nguyên vật liệu 53 3.2.2 Hoan thiện xây dung định mức tiêu hao nguyên vật liệu 54

3.2.3 Hoàn thiện lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu 5⁄4 3.2.4 Hoan thiện tổ chức thực hiện thu mua, dự trữ nguyên vật liệu

55 3.2.5 Hoan thiện giám sát, đánh giá thu mua, dự trữ nguyên vật liệu

56

KẾT LUẬN 5-1 S tt 1E 1 111115111111 11111111511111111111111E2e 1E cEce 57 TAI LIEU THAM KHẢO -¿- - 6S E+E£SE£EEEE£EEEEEEEEEEEEEEEEErEerkrkrree 58

508069234 59

DANH MỤC VIET TAT

Từ viết tắt Nghĩa

XNK Xuất nhập khẩu

TNHH Trach nhiệm hữu han

TC-NV Tài san- nguồn vốn

DANH MỤC BANG BIEU Bảng 2.1 Tổng quát tình hình TC-NV của công Iy ««««- 25 Bang 2.2 Phân phối lao động theo các phòng ban tháng 8/2020 27 Bảng 2.3 Cơ cấu lao động phân theo độ tuổi (năm 2017-2019) 28 Bảng 2.4 Cơ cấu lao động phân theo trình độ -c- ece+cscecesceei 29 Bảng 2.5 Cơ cấu lao động phân theo giới tính - 2-2 s+cscsscssceei 30 Bảng 2.6 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn

0/2076 007007508878ee AA 32

Bảng 2.7 So sánh chênh lệch kết quả kinh doanh giữa các năm 33 Bảng 2.8 Sản lượng sản xuất từ giai đoạn 2016-2019 -««+<s 35

Bang 2.9 So sánh chênh lệch sản lượng giữa CAC nM ««- 36

Bảng 2.10 Tình hình đảm bảo đá vôi thô năm 2017 đến 2019 38 Bảng 2.11 Tinh hình đảm bảo dau động cơ năm 2017 đến 2019 38

Bang 2.12 Định mức tiêu hao của đã thô «55+ £ssskssessees 40

Bảng 2.13 Kế hoạch thu mua năm 2017 đến 20109 - 2-5555: 4] Bang 2.14 Ké hoạch dự trữ NVL năm 2017 đến 2019 se: 42 Bang 2.15 Mức độ hoàn thành kế hoạch thu mua, dự trữ NVL 43 Bang 2.16 Kết quả giám sát, đánh giá thu mua, dự trữ NVL 44

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Bộ máy quản lý nguyên Vt TIỆM s5 5S Essvksseeesee 6

Hình 2.1 Quy trình xuất khẩu theo điều kiện FOB - -: :©5¿ 20 Hình 2.2 Quy trình hình thành sản phẩm 2-5-5 s+ce+cs+esrserssceee 21 Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty XNK Œeo PaCiÍiC - 21

Hình 2.4 Bộ máy quan lý nguyên vật liệu cua công ty TNHH XNK Geo

.1277/58000071nẼ7A5A 39

DANH MỤC BIEU DO

Biểu đồ 2.1 Phân phối lao động theo các phòng ban - 5-5: 28 Biểu đô 2.2 Phân phối lao động theo độ tuổi năm 2017-2019 29 Biểu đô 2.3 Phân phối lao động theo trình độ 2 2©cecs+csscsee 30 Biểu đô 2.4 Phân phối lao động theo giới tính 2 s+cs+cssrxezea 31

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng hội nhập, đặc biệt sau khi Việt Nam

gia nhập WTO, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước ngày

càng trở nên gay gắt hơn Điều này không chỉ tao ra cơ hội mà còn đặt ra nhiều

thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập

khẩu Dé đứng vững được trong thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, cácdoanh nghiệp cần có các chiến lược phát triển hợp lý về tất cả các mặt từ bộ máynhân sự, sản xuất sản phẩm tới phân phối sản phẩm Một trong những yếu tốchính giúp doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh đó là phát triển công tácquản lý nguyên vật liệu Với sự phát triển ngày càng nhanh của doanh nghiệp,

công tác quản lý nguyên vật liệu cũng đòi hỏi cần được luôn luôn cải tiến, giảmthiểu chi phí trong sản xuất cho nguyên vật liệu, dé nhờ đó vừa tạo được lợi thé

kinh doanh, vừa mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp Vì vậy dé tìm ra

và lựa chọn giải pháp hiệu quả thực sự không dễ dàng cho doanh nghiệp Việc

chú trọng vào quản lý nguyên vật liệu là một trong những giải pháp có thé manglại hiệu quả cao, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn còn xem nhẹ vai trò của nó.

Dé đạt tối đa lợi nhuận doanh nghiệp, không phải chi tập trung vào dau racủa sản phẩm mà còn phải chú trọng tới đầu vào sản pham, hay còn gọi là chi phínguyên vật liệu Chính vì vậy, cải tiến quản lý nguyên vật liệu là cần thiết dé đápứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trên thị trường xuất nhập khẩu khoáng sản Việt Nam hiện nay, số lượngdoanh nghiệp xuất nhập khẩu khoáng sản khá nhiều, nhu cầu xuất khẩu tăngmạnh, hệ thống quản lý nguyên vật liệu rất đa dạng Đề hệ thống hoạt động thôngsuốt và hiệu quả thì các doanh nghiệp này cần phải tô chức và quản lí nguyên vậtliệu đầu vào một cách hợp lý và chặt chẽ

Xuất phát từ tình hình và lí do trên, em đã đi tới quyết định chọn đề tài

“Quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Geo Pacffic”

CHUONGI: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE QUAN LÝ NGUYEN

VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu

“Nguyên vật liệu là đối tượng lao động do doanh nghiệp mua, dự trữ đểphục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh tạo ra sản phẩm.” (“Nguyên vật liệu”

2009)

Vi dụ trong may mặc NVL là vải, chỉ, cúc

Nguyễn Văn Hào (2012, tr.10) chỉ răng rang: “Khác với tư liệu lao động,NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quátrình sản xuất, đưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay

đổi hình thái vật chất ban đầu dé tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm Do

vậy toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chỉ phí sản xuất kinh

doanh”.

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Theo Nguyễn Thị Thủy (2009, tr.4) chỉ ra quan điểm, NVL rất đa dạng,phong phú trong doanh nghiệp sản xuất Việc phân loại NVL dựa trên các căn cứnhất định như căn cứ vào tác dụng và vai trò của NVL, căn cứ vào mục đích sửdụng của NVL hay căn cứ vào nguồn cung ứng NVL, Vì vậy việc phân loạiđược từng loại NVL sẽ hỗ trợ cho việc quản lý NVL tốt hơn

Theo tác dụng và vai trò của NVL trong sản xuất mà NVL gồm:

e NVL chính (gồm cả thành phẩm mua bên ngoài): Là những loại vật liệu,

nguyên liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vậtchất, thực thê chính của sản phẩm NVL chính là đối tượng lao động chủ yếu

cấu thành nên thực thê sản phẩm như: đất, đá, quặng, e Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình thực hiện

sản xuất, không tạo thành thực thê chính trong sản phâm nhưng có thê phối

hợp với vật liệu chính nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng và tính năngcủa sản phẩm, hoặc được dùng để phục vụ cho công cụ lao động trong các

hoạt động bình thường và nhu cầu kĩ thuật, quản lý

2

e Nhiên liệu: gồm có các loại thé khí, lỏng, răn như hơi đốt, xăng dầu, than

củi dùng để cung cấp nhiệt lượng Nhiên liệu thực chất là một trong nhữngloại vật liệu phụ, tuy vậy nó được phân ra thành một loại riêng bởi việc tiêu

dùng và sản xuất nó chiếm tỷ trọng khá lớn và có vai trò rất quan trọng trongnền kinh tế, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật rất khác so với những vật

liệu phụ thông thường.

e Thiết bị dùng xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu hay thiết bị được dùng

cho công việc cơ bản Với thiết bị cơ bản gồm có các thiết bị không cần lắp,cần lắp, khí cụ, công cụ và các vật kết cấu sử dụng cho lắp đặt công trình

xây dựng cơ bản.

e Phé liệu: những vật liệu chưa được kê trên, thường là các vật liệu bi loại ra

trong quá trình sản xuất hoặc phế liệu bị thu hồi tài sản cố định trong quá

trình thanh lý.e Phụ tùng dùng cho thay thế, sữa chửa: là các vật tư sử dụng dé sửa chữa, thay

thế cho các máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị, dụng cụ dùng trong sản

xuất như săm, lốp, vòng bị,

Xem xét mục dich và nội dung phản ánh chi phí, NVL gồm:

e NVL trực tiếp trong sản xuất, chế tao sản phẩm.e NVL sử dụng cho những yêu cầu khác như phục vụ quản lý ở phân xưởng,

doanh nghiệp và bán hàng; nhượng bán; đem góp vốn dé liên doanh; biếu

e NVL được cấp và biếu tặng.e NVL từ những nguồn khác

Việc phân chia NVL như trên có lợi cho việc kiểm tra, giám sát và xâydựng kế hoạch sử dụng NVL trong việc thu mua, dự trữ, tạo cơ sở dé xay dungkế hoạch trong sản xuất, tinh chi phí cho NVL Tùy vào nhu cầu quản lý và

hoạch toán mà NVL được phân thành các nhóm riêng và mỗi nhóm như vậy có

ký hiệu khác nhau tùy vào doanh nghiệp dé dé dàng theo dõi hơn

1.1.3 Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu

1.1.3.1 Đặc điểm về nguyên vật liệu

Nguyễn Thị Phương Dung (2009, tr.4) có chỉ ra trong các tổ chức sản xuất,NVL thuộc tài sản dự trữ trong sản xuất thuộc vào hàng tồn kho Vật liệu đưa

vào quá trình kinh doanh sản xuất để tạo thành các sản phâm mới, chúng rất

phong phú và đa dạng về chủng loại

NVL là cơ sở tạo nên sản phẩm trong các quá trình sản xuất, nên NVL

luôn chuyên hóa và thay đổi về mặt chất và lượng Giá trị của NVL được chuyên

dich tat cả một lân hoặc nhiêu lân vào giá tri của sản phâm mới được hình thành.

Về kỹ thuật, NVL là các vật chất hiện hữu dưới các hình dạng khác nhau va

phức tạp Vì đời sống hóa lý nên dễ bị ảnh hưởng bởi khí hậu và môi trường

1.1.3.2 Vai trò của nguyên vật liệu

Từ những đặc điểm trên cho thấy NVL giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nguyễn Thị Phương Dung (2009,

tr.4) còn chỉ rõ NVL là yếu tố trực tiếp tạo nên sản phẩm, vì vậy, chất lượng củaNVL tác động trực tiếp tới chất lượng của sản pham và hiệu quả việc dùng vốn

của doanh nghiệp NVL được bảo đảm đủ về lượng và chất các chủng loại cóảnh hưởng lớn đến chất lượng của sản phẩm Do vậy, bảo đảm chất lượng trong

sản xuất còn là giải pháp dé tăng chất lượng sản phẩm NVL là đầu vào của hoạtđộng kinh doanhn sản xuất, liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụsản phẩm của doanh nghiệp Do vậy cung cấp NVL đúng lúc cùng giá cả phùhợp sẽ tạo điều kiện tốt cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Xem xét vềmặt hiện vật lẫn giá trị, NVL là một trong các yếu tố phải có trong bất kỳ quátrình sản xuất nào, là bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động Do vậy, quản lýNVL chính là quản lý vốn và tài sản của doanh nghiệp

4

NVL thường xuyên thay đổi, nó bảo đảm luôn diễn ra liên tục cho dâychuyền sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh sản xuất Mặt khác tại cácdoanh nghiệp sản xuất, chi phí cho NVL thường chiếm tỉ trọng khá lớn Vì vậy,gia tăng quản lý NVL tốt để bảo đảm việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả caoNVL từ đó giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.

Bat cứ doanh nghiệp nào cũng phải chịu nhiều loại chi phi, trong đó chi phícho NVL chiếm tỷ trọng lớn trên tông chi phí sản xuất (chiếm từ 50-80%) Dovậy cả số lượng và chất lượng của sản pham được quyết định bởi số NVL tao ra

⁄

no.

1.2 Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.2.1 Mục tiêu quản lý nguyên vật liệu

Trong nên kinh tế thị trường, mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng tới chủyếu là tối đa lợi nhuận NVL là yếu tố cần thiết của quá trình kinh doanh sản xuấtvà chiếm phần lớn trong tổng chỉ phí Quản lý NVL là đảm bảo quản lý các khâuthu mua sử dụng và dự trữ NVL Quản lý tốt NVL đều hướng tới mục tiêu bảođảm chất lượng của sản phẩm, giảm chỉ phí, hạ giá thành, từ đó tăng lợi nhuận

Mục tiêu chung của quản ly NVL là đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng

NVL, tránh những thất thoát, lãng phí nhưng vẫn đảm bảo tốt nhất nhu cầu sản

xuất của doanh nghiệp Ngoài ra quản ly NVL còn đặt ra những mục tiêu cụ thénhư sau:

e Đảm bảo số lượng: sản xuất là một quá trình liên tục, do vậy NVL cũng phải

thường xuyên được cung ứng kịp thời cho quá trình ấy nếu không muốn nó

bị gián đoạn Số lượng NVL cung ứng phải được tính toán dựa trên các đơnđặt hàng nếu là doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng và dựa trên nhu cầuthị trường kết hợp với khả năng sản xuất của doanh nghiệp nếu là doanhnghiệp sản xuất công nghiệp

e Đảm bao chất lượng, chủng loại: NVL mua về phải phù hợp với nhu cầu của

khách hàng Chất lượng NVL quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.Đảm bảo chất lượng ở đây không có nghĩa là luôn sử dụng những NVL tốt

nhất mà phải sử dụng NVL phù hợp với yêu cầu của khách hàng về chấtlượng sản phẩm.

e_ Đảm bao thời hạn: NVL phải được cung cấp cho sản xuất đúng thời điểm dé

doanh nghiệp có thé sản xuất, giao sản phẩm cho khách hang theo đúng thờihạn đã kí kết trong đơn đặt hàng Như vậy cần phải tính toán thời điểm thumua NVL cho hợp lý, tránh tình trạng mua về nhưng chưa đến kì sản xuấthoặc đến lúc cần đề sản xuất nhưng lại chưa có NVL

e Giảm thiểu chi phí: vấn đề về chi phí bao giờ cũng là mối quan tâm lớn trong

doanh nghiệp Nhiệm vụ đặt ra cho hoạt động quản lý NVL ở đây là làm thếnào đảm bảo được các mục tiêu trên nhưng vẫn có khả năng giảm thiêu đượcnhững chi phí về NVL Mục tiêu giảm chi phi NVL liên quan trực tiếp đếnkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi giảm chi phí làgiảm giá bán để giành được thị trường, tối đa hóa lợi nhuận của doanh

nghiệp 1.2.2 Bộ máy quản lý nguyên vật liệu

Quản lý NVL

Phòng kinh Phòng kế Kho NVL KCS NVL

doanh NVL toán NVL

Hình 1.1 Bộ may quan lý nguyên vật liệu

Nguồn: Phan Quang Ché, 2010

Có thé nói bộ máy quản lý NVL là một mô hình trong bộ máy nguồn nhânlực dé chuẩn bị cho hoạt động của doanh nghiệp Toàn bộ hoạt động về sản xuấtđều liên quan trực tiếp đến quản lý NVL thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức

thực hiện, và giám sát đánh giá các hoạt động thu mua, dự trữ, bảo quản và sửdụng NVL để đạt được các mục tiêu đề ra và mang lại hiệu quả cao cho doanhnghiệp.

Đề thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ trên từng doanh nghiệp sẽ có một

bộ máy quản lý NVL riêng Bộ máy quản lý NVL cơ bản bao gồm các phòng ban

sau:

e Quan lý NVL: có trách nhiệm lập các kế hoạch, điều hành, theo dõi, tổng

hợp va báo cáo các hoạt động trong công tác quản lý NVL với lãnh dao cấpcao Đề ra kiến nghị dé nâng cao việc quản lý NVL

e Phòng kinh doanh NVL: có trách nhiệm đàm phan, kí kết các hợp đồng thu

mua NVL với các đối tác, lập kế hoạch thu mua, dự trữ NVL, đồng thời

giám sát theo dõi quá trình thu mua, theo dõi đơn hang, và báo cáo việc

thực hiện với quản lý NVL.

e Kế toán NVL: thực hiện tong hợp và lưu trữ số lượng, chi phí NVL, xây

dựng định mức tiêu hao NVL, dé theo dõi, đánh giá về chi phí NVL vàtong hợp báo cáo với quản lý NVL

e Kho NVL: chịu trách nhiệm xuất nhập kho các NVL, điều phối sử dụng, dự

trữ NVL, và thực hiện bảo quan các NVL, Lập phiếu ra vào kho NVL, ghi

chép chính xác, tong hợp và báo cáo lại cho quản lý NVL

e KCS NVL: kiểm tra, theo dõi số lượng, chất lượng các loại NVL

Ngoài các bộ phận trên, mỗi doanh nghiệp sẽ có thêm một hoặc một vài bộ

phận khác dựa trên yêu cầu của từng loại lĩnh vực và quy mô kinh doanh sản

xuât.

1.2.3 Nội dung quan lý nguyên vật liệu

Như chúng ta đã biết trong quá trình sản xuất NVL là yếu tố quan trọngkhông thé thiếu và chiếm tỷ trọng lớnntrong tổng chi phí sản xuất sản phẩm Vivậy doanh nghiệp phải cung cấp NVL day đủ, sử dụng tiết kiệm hợp lý dé sảnxuất liên tục không gián đoạn Các doanh nghiệp phải thực hiện tốt từ công tácxây dựng định mức tiêu hao đến lập kế hoạch, tổ chức thực hiện thực hiện vàcuối cùng là kiểm tra, giám sát Từ đó giúp cho doanh nghiệp không bị thấtthoát và giảm được chỉ phí trong sản xuất Quản lý NVL càng khoa học thì cơhội đạt được hiệu quả kinh tế càng cao

Việc quản lý NVL là cần thiết và khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương phápsử dung quản lý NVL cũng khác nhau Việc quản lý NVL phụ thuộc rất nhiềuyếu tổ và cần có sự phối hợp chặt chẽ của nhiều phòng ban, bộ phận trongdoanh nghiệp Dé quản lý NVL một cách có hiệu quả phải xem xét trên tất cảcác khâu từ việc kế hoạch, cung ứng, sử dụng đến bảo quản dự trữ NVL Détăng cường công tác quản lý NVL cần thực hiện tốt quá trình quản lý thông qua

các nội dung quản lý.

1.2.3.1 Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu

NVL tổn tại dưới dạng hình thái vật chất cụ thé, đều có thé cân, đong, đo,

đếm Xây dựng định mức tiêu hao NVL là xác định đơn vị NVL thích hợp

tham gia vào quá trình sản xuất một đơn vị thành phẩm Định mức tiêu haoNVL sẽ là căn cứ quan trọng dé dam bảo việc lập và thực hiện kế hoạch về thu

mua, sử dụng, dự trữ vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp

Việc xây dựng định mức tiêu hao NVL chính xác và đưa mức đó áp dụng

trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất dé thực hiện tiết kiệm vật liệu có cơsở quản lý chặt chẽ việc sử dụng NVL Mức tiêu hao NVL còn là căn cứ để tiến

hành kế hoạch hóa thu mua và sử dụng vật liệu tạo điều kiện cho hạch toán kinhtế, thúc day phong trào thi đua và thực hiện tiết kiệm trong doanh nghiệp

Mặt khác, nguồn lực tài nguyên thiên nhiên của nước ta có hạn, có rấtnhiều NVL phải nhập ngoại nên vấn dé xây dựng định mức tiêu hao là một yêucầu cần thiết giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn cung ứng cũng như khảnăng đáp ứng nhu cầu về nguồn NVL cho sản xuất, từ đó cũng có những điều

chỉnh phù hợp cho tình hình của doanh nghiệp.

Với sự cần thiết và vai trò của định mức tiêu hao NVL trong công tác thựchành tiết kiệm, giảm giá thành nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệpthì quản tốt NVL trong doanh nghiệp cần thiết phải quản lý chặt chẽ ngay từ

khâu xây dựng định mức tiêu hao NVL.

Thực tế có rất nhiều phương pháp khác nhau được các doanh nghiệp áp

dụng để xây dựng bảng định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm, trên

8

cơ sở cân nhắc những điều kiện thực tế, khả năng thực hiện những yêu cầu quản

lý riêng tại mỗi doanh nghiệp Dưới đây là một số phương pháp được áp dụng

tại các doanh nghiệp.e Phương pháp thống kê kinh nghiệm:

Là phương pháp dựa vào hai căn cứ: các sô liệu thông kê vê mức tiêu dùng

NVL của kỳ báo cáo, những kinh nghiệm của công nhân tiên tiên roi dùng

phương pháp bình quân gia quyền dé xác định, định mức

e Phuong pháp thực nghiệm:

Là phương pháp dựa trên kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với nhữngđiều kiện sản xuất nhất định dé kiểm tra sửa đối và kết quả đã tính toán dé tiếnhành sản xuất thử nhằm xác định định mức cho kế hoạch

e Phương pháp phân tích:

Là kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật với việc phân tích các nhân tốảnh hưởng tới việc tiêu hao NVL, chính vì thé nó được tiến hành theo hai bước:

> Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu định mức đặc biệt về thiết kế

sản phẩm, đặc tính của NVL, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề

của công nhân

> Bước 2: Phân tích từng thành phan trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử

dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm định mức trong kỳ kế hoạch

1.2.3.2 Lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu

Đây là một nội dung khó, quan trọng trong công tác quản lý NVL, nó đảm

bảo cho việc cung ứng NVL hợp lý, giảm tồn đọng NVL trong kho dài ngàylàm tăng vốn lưu động và có kế hoạch sử dụng NVL tiết kiệm nhất

Lập kế hoạch thu mua — nhập kho, dự trữ tồn kho NVL là đặt ra các mụctiêu mua sắm, dự trữ mà doanh nghiệp cần đạt được trong ky kế hoạch trên cơ

sở đã cân nhắc, dự toán khả năng của kỳ kế hoạch Việc đặt ra các mục tiêu saocho không quá xa rời với thực tế và có khả năng thực hiện được đòi hỏi ngườilập kế hoạch phải có kinh nghiệm và trình độ nhất định

Dé xác định số NVL cần mua trước hết phải xác định số lượng NVL cần

dùng trên cơ sở bảng định mức tiêu hao NVL và mục tiêu, kế hoạch sản xuất

trong kỳ.e_ Bước 1: Xác định NVL cần dùng

Xuất phát từ kế hoạch sản xuất trong tháng, kỳ sản xuất hoặc từ các đơn đặt

hàng, doanh nghiệp sản xuất thực hiện tính toán số lượng NVL cần dùng dé sảnxuất theo đúng nhu cầu của khách hàng và hoàn thành kế hoạch

Vặy = axy Qy + axy H— V¿ tu hàiTrong đó: Vxy : Số lượng NVL x cần dùng cho sản pham y

axy : Định mức tiêu hao NVL x cho | đơn vị sản phẩm y

Qy : Số lượng sản phẩm y theo kế hoạch sản xuất

đủ, là hợp lý là vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý

Dự trữ là xác định lượng NVL tồn cuối kỳ Nó có thé xác định dựa vào tiến

độ cung ứng và số lượng cung ứng lần cuối cùng trong kỳ kế hoạch và mức tiêudùng bình quân ngày hoặc dựa vào tính chất đặc thù của lĩnh vực sản xuất kinhdoanh mà xác định đưới dạng bằng tỷ lệ % của NVL sử dụng trong kỳ (tùy từng

doanh nghiệp) số xuất dùng trong kỳ trước Muốn xác định lượng NVL cần dự

trữ doanh nghiệp phải căn cứ vào các yêu tô sau:

- Tinh chất sản xuất của doanh nghiệp- Quy mô sản xuất của doanh nghiệp

- Mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản pham

10

- Tinh hình tài chính của doanh nghiệp

- Cac thuộc tính tự nhiên của NVLViệc dự trữ NVL còn có tác dụng là tránh sự biến động giá của các NVL;

vì thế các doanh nghiệp có thé áp dụng các phương pháp hỗ trợ sau:

- Dự trữ thường xuyên: là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất

diễn ra liên tục trong điều kiện cung ứng bình thường.- Dy trữ bảo hiểm: là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn

ra liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường.- Dự trữ tối thiểu cần thiết: để hoạt động sản xuất được tiến hành bình

thường trong mọi điều kiện, lượng NVL được dự trữ tối thiểu cần thiếtbang tong lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm

- Dự trữ theo thời vụ: là lượng dự trữ dam bảo quá trình san xuất kinh

doanh tiến hành liên tục, đặc biệt đối các thời gian giáp hat về NVL Cácdoanh nghiệp sản xuất theo thời vụ như thuốc lá, mía đường, chè,

e Bước 3: Kế hoạch thu mua NVL

Kế hoạch thu mua NVL chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau: Kếhoạch sản xuất sản phẩm, tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị

trường, tình hình tài chính của doanh nghiệp, định mức tiêu hao NVL, doanh

nghiệp phải xác định chính xác mẫu mã, chủng loại và chất lượng của từng loạiNVL phù hợp với yêu cầu sản xuất Ngoài ra các doanh nghiệp nên dự kiến nhàcung ứng NVL trong quá trình lập kế hoạch thu mua NVL Vì vậy, muốn doanhnghiệp mua được NVL đủ về số lượng, chất lượng tốt và giá cả phải chăng cầnphải lập kế hoạch về thu mua NVL

Số lượng NVL cần mua = YV„y + Lượng NVL tồn đầu kỳ - Lượng NVL tổngcuối kỳ

Trong đó YN xy :Téng số lượng NVL x cần dùng cho sản phẩm y

1.2.3.3 Tổ chức thực hiện thu mua, dự trữ nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch dé ra, các nhà quản lý sẽ phân công bố trí nhiệm vụcho các phòng ban dé tổ chức thực hiện thu mua — nhập kho, xuất sử dụng, bảo

11

quản dự trữ NVL trong kho sao cho dam bảo đúng tiễn độ kế hoạch Đây là một

bước quan trọng trong công tác quản lý NVL Các nhà quản lý sẽ chỉ ra trong

quá trình thu mua cần phải làm gì, tổ chức tiếp nhận kho NVL ra sao, bảo quảnNVL thế nào, xuất dùng sử dụng bao nhiêu, tồn kho thế nào cho hợp lý

Mục đích của việc quản lý quá trình tô chưc thực hiện kế hoạch NVL làgiúp cho hoạt động của doanh nghiệp đi đúng hướng, đảm bảo việc thực hiện

đúng kế hoạch và tiến độ sản xuất và các mục tiêu dé ra, đồng thời kiểm soátđược việc thực hiện các định mức tiêu hao NVL thông qua tình hình xuất dùng

sử dụng trong quá trình sản xuất, đảm bảo việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm và hiệu

quả NVL Nếu tổ chức tốt kế hoạch thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng tiết

kiệm NVL sẽ phản ánh công tác quan lý tốt, chặt chẽ, khoa học, đồng thời thé

hiện trình độ năng lực của các nhà quản lý biêt bố trí phân công công việc vàthể hiện cụ thể như sau:

e Tổ chức thu mua và tiếp nhận NVL

Tổ chức thu mua NVL bao gồm:

- _ Kiểm tra chất lượng, số lượng NVL.- _ Tổ chức về bến, bãi, kho của NVL.- _ Tổ chức sắp xếp NVL

Đây là một khâu quan trọng, một khâu mở đầu cho việc quản lý trực tiếpNVL Thực hiện tốt khâu này sẽ giúp người quản lý nắm chắc số lượng, chất

lượng, chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng NVL trong kho Việc nhập kho

NVL phải chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo đúng quyđịnh trong hợp đồng, hóa đơn Đồng thời chuyển nhanh NVL từ điểm tiếpnhận đến kho của doanh nghiệp, tránh mat mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng, cấpphát kip thời cho sản xuất Đề thực hiện tốt nhiệm vụ này khi nhập kho NVLphải tuân theo những yêu cầu sau:

- NVL nhập kho phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận.- NVL trước khi nhập kho cần thông qua đầy đủ các thủ tục kiểm tra va

kiêm nghiệm.

12

- Phải xác định chính xác số lượng, chủng loại NVL và có biên bản xác

nhận nếu có NVL thừa, thiếu hoặc sai quy cách.- _ Khi nhập kho phải tiến hành lập phiếu nhập kho với day đủ các chữ ký

của người liên quan và ghi chép đầy đủ chính xác kịp thời với chứng từsô sách kế toán

e Tổ chức dự trữ, bảo quản NVL

Muốn bảo quản nguyên vật liệu được tốt thì cần phải có hệ thống kho bãihợp lý, mỗi kho phải phù hợp với từng loại nguyên vật liệu vì vậy phải phân loạinguyên vật liệu và sắp xếp nguyên vật liệu theo từng kho có điều kiện tác động

ngoại cảnh hợp lý.

e Tổ chức thu hồi phế phẩm

Việc thu hồi phế liệu phế phẩm tuy không phải là công việc quan trọngnhưng cũng rất cần thiết Vì sau khi vật liệu được sử dụng thì vẫn còn tồn tại mộtsố do bị đào thải hoặc đã qua sử dụng song khi doanh nghiệp biết tận dụng việcthu hồi các phế liệu thì có thé giảm được một phần nhỏ trong chi phí nguyên vật

liệu.

Với mọi loại NVL mang đặc trưng tách rời giữa quá trình mua săm và sử

dụng, doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chúng Dé tránh hao hụt và hư hỏngNVL, nhà quản lý phải bố trí sao cho phù hợp với đặc điểm NVL của doanhnghiệp mình.

Muốn lưu kho doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp:diện tích kho tàng phải đủ lớn, kho phải sáng sủa dễ quan sát, yêu cầu đảm bảo

an toàn cho NVL Việc đảm bảo NVL kho phải chặt chẽ, theo dõi thường

xuyên, có sự kết hợp giữa các bộ phận kho và bộ phận kế toán Thường xuyên tôchức công tác kiêm kê NVL

1.2.3.4 Giám sát, đánh giá thu mua, dự trữ nguyên vật liệu

Trong các quá trình xây dựng định mức, lập kế hoạch hay tổ chức thực hiệnthì các nhà quản lý cần tiễn hành giám sát và đánh giá Việc giám sát này được

thực hiện thông qua việc thường xuyên xem xét, rà soát sự tiên bộ, việc sử dụng

13

các nguồn lực, so sánh với các kết quả đầu ra, dựa trên các chỉ số hoạt động, và

đưa ra các ý kiến phản hdi cho các cấp quản lý và các bên liên quan Giám sátcần thiết cho việc xác định hiệu quả thực hiện các hoạt động nhằm dat được các

mục tiêu lâu dài Giám sát hỗ trợ cho đánh giá Đánh giá trong quản lý NVL là

việc xem xét, xác định hiểu quả của các hoạt động trên, trên cơ sở thu thập thôngtin một cách hệ thống Từ đó có nhận thức đúng dan về tình hình quan lý trongkỳ đến tim ra biện pháp quản lý trong kỳ tới

Giám sát, đánh giá trong quản ly NVL đóng vairtrò quan trong trong việcphát triển doanh nghiệp bằng cách tìm ra các biện pháp cải thiện quá trình quảnly NVL làm giảm chi phí NVL Giám sát và đánh giá là hai quy trình riêng biệt

nhưng luôn gắn với nhau Giám sát cung cấp đữ liệu ban đầu để có câu trả lời

cho các câu hỏi đặt ra trong khi đánh giá giúp mang lại giá trị cho các dữ liệu thu

được từ giám sát Đánh giá nói chung là quá trình nhờ vào đó mà rút ra được các

bài học kinh nghiệm, các khuyến nghị và đưa ra các biện pháp cải tiến

Đề giám sát, đánh giá hiệu quả, cần thực hiện theo ba bước sau:

e Lập kế hoạch giám sát, đánh giá thu mua, dự trữ NVL

Việc thực hiện giám sát phải có kế hoạch hành động cụ thể, làm việc gi, ailàm, ở đâu, khi nao, Rồi dựa vào kế hoạch dé có thé giám sát xem nhân viên có

thực hiện đúng quy trình không, có đúng ngày không, họ có làm đúng công việc

được giao không, đúng thời hạn hay chưa, đúng phương pháp đó hay không.

Việc lập kế hoạch giám sát rất quan trọng, phân công việc cho từng người

đảm bảo rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, từ đó đưa ra đánh giá xác thực

nhất cho mỗi hoạt động

e Giám sát, đánh giá quy trình thu mua, dự trữ NVL

Thu mua và dự trữ được thực hiện theo quy trình đầu vào và đầu ra, có kế

hoạch Người giám sát dựa vào quy trình, kế hoạch đó dé giám sát việc thực hiện

có đi đúng được từng bước của mỗi quy trình hay không Đảm bảo việc thực

hiện phải đúng quy trình, đầy đủ các chứng tờ theo yêu cầu Sau đó thực hiện báo

14

cáo đánh giá quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình thu mua,

dự trữ

e Giám sát, đánh giá chính sách

Đưa ra chính sách thưởng phạt đối với mỗi hoạt động của từng cá nhân

Hoạt động thực hiện tốt, hiệu quả thì được khen thưởng gi, ngược lại nếu không

hoàn thành nhiệm vụ thì bị phạt như thế nào Các chính sách, chế tài phải phùhợp với tài chính và phù hợp với doanh nghiệp, để tạo động lực cho các nhân

vién.

1.3 Các yếu tố ảnh hướng đến quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.3.1 Yêu tô bên trong doanh nghiệp

e Trình độ chuyên môn cua cán bộ quản lý trong doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay không xem trọng quản lý nguồn đầu vào cho

nên tác động nhiều tới kết quả kinh doanh Một trong các yếu tố khiến xem nhẹ

này là việc đánh giá không đúng tầm quan trọng của yếu tố đầu vào (đặc biệt là

doanh nghiệp nhà nước) do năng lực của cán bộ quản lý còn kém.

e _ Đặc diém cua sản pham

Mỗi loại sản phẩm yêu cầu NVL tiêu dùng khác nhau Các sản phẩm cầnmức NVL cho sản xuất lớn thì nhu cầu NVL cũng lớn (các yếu tố khác khôngđôi) Nhu cầu NVL lớn thì yêu cau quá trình quản lý NVL phức tạp hơn Các sảnphẩm cần các linh kiện nhỏ lẻ để sản xuất thì quá trình quản lý cũng yêu cầuphức tạp hơn những sản phâm khác, mat nhiều công sức va thời gian dé kiểm kê,quyết toán, quản lý Ngoài ra, kích thước sản phẩm cũng tác động tới quá trìnhquan lý Sản phẩm có kích thước lớn thì mat nhiều không gian cho quá trình vận

chuyên, lưu kho NVL của nó và ngược lại.

e Quy mô sản xuất

Quy mô sản xuất của doanh nghiệp có tác động trực tiếp tới hoạt động quảnlý NVL Quy mô sản xuất càng rộng thì nhu cầu NVL càng cao Điều đó khiếnquá trình quản lý NVL càng phức tạp hơn Nhu cầu NVL lớn cũng yêu cầu số

lượng nhà cung cấp lớn đề đáp ứng được nhu cầu sản xuất Khi nhu cầu NVL lớn

15

khiến quá trình trao đổi thông tin mat nhiều thời gian hon Do đó lượng lao độngcũng tăng, gây ảnh hưởng tới công tác quản lý Nhu cầu NVL tăng làm cho côngtác thu mua và vận chuyên phức tạp, gia tăng chi phí, đòi hỏi hệ thống kho dự trữ

càng lớn và ngược lại.

© Đặc điểm kỹ thuật công nghệ

Công nghệ dùng trong doanh nghiệp cũng gây tác động tới quá trình quản

lý NVL Nếu doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng công nghệ thì nhà quản lý cóthé dé dàng quản lý NVL thông qua hệ thống máy tính Điều này này giúp giảmthời gian trao đôi thông tin ở các phòng ban Các thông tin sẽ luôn được cập nhậttrong hệ thống vì vậy bất kỳ thành viên nào cũng có thê tìm kiếm khi cần thiết

Tiếp theo, kỹ thuật — công nghệ còn có ảnh hưởng đến NVL doanh nghiệp sử

dụng Khi khoa học phát triển thì NVL sử dụng cũng phong phú, đa dạng NhữngNVL gây tốn kém, ít hiệu quả sẽ được ít sử dụng và thay vào đó là các NVLthích hợp hơn Từng NVL có các cách quản lý không giống nhau, vì vậy doanhnghiệp cần thường xuyên nắm bắt sự thay đôi khoa học trên thị trường, từ đó nắmbắt cơ hội và có các giải pháp quản lý hiệu quả

e Khả năng tai chính của doanh nghiệp

Yêu cầu trong doanh nghiệp nhập khẩu NVL là quyết toán đầy đủ và đúng

thời hạn cho người cung cấp, vì vậy khả năng tài chính có ảnh hưởng lớn tới hoạtđộng thanh toán của doanh nghiệp, từ đó tác động tới quản lý NVL Doanh

nghiệp có tài chính mạnh sẽ giảm được thời gian huy động vốn thanh toán nhà

cung cấp, việc nhập khẩu được diễn ra như dự định Tài chính vững mạnh là điều

kiện tiên quyết để doanh nghiệp nhập được lượng lớn NVL, đáp ứng nhu cầu sảnxuất Khi thị trường cung cấp có những biến động, doanh nghiệp có thê đối phó,

dễ dàng huy động lượng lớn tiền đầu tư vào các hoạt động liên quan đến quản lý

NVL cần thiết Ngoài ra, tiềm lực tài chính mạnh cũng tạo điều kiện đầu tư hoànthiện hệ thông thông tin, cơ sở hạ tang của quản lý NVL Năng lực tài chính tăng

cũng làm gia tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Từ đó tạo sự tin cậy

cho nhà cung cấp NVL trên thị trường

16

1.3.2 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Theo mô hình kinh doanh PEST, bao gồm 4 yếu tố bên ngoài tác động đếndoanh nghiệp xuất nhập khâu khoáng sản:

Chính trị-Luật pháp

Có thê nói yếu tổ chính trị, pháp luật có tam ảnh hưởng lớn đến khả năngtồn tại và phát trién của bat cứ một doanh nghiệp nào Doanh nghiệp ở khu vực

nào thì buộc phải tuân theo thé chế luật pháp ở khu vực đó Đối với doanh nghiệp

XNK có thé kế đến như mỗi quan hệ ngoại giao (tác động đến hoạt động xuất,nhập khẩu; thu hút đầu tư nước ngoài và đầu tư khai khoáng khoáng san, ) vàcác bộ luật liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp XNK khoáng sản đó là Bộ luật

lao động; luật tài nguyên; luật bảo vệ môi trường và các luật khác có liên quan

đến doanh nghiệp như luật doanh nghiệp, các luật thuế, luật đầu tư, luật thương

mại (quan tâm đến những điều, khoản trực tiếp ảnh hưởng đến doanh nghiệp

XNK khoáng sản); ngoài ra còn ké đến các luật quốc tế hay công ước quốc tế, Kinh tế

Doanh nghiệp nào cũng phải chú ý đến các yếu tố kinh tế ngắn hạn cũngnhư dài hạn và sự can thiệp của chính phủ tới nền kinh tế Các yếu tố đó bao gồmchu kỳ kinh tế, : lãi suất, lạm phat, ; Luật tiền lương cơ bản, các chính sách ưu

đãi giảm thuế, trợ cấp, ; hay tốc độ tăng trưởng kinh tế, tỉ suất GDP,

Văn hoá- xã hội

Văn hóa là giá trị làm nên một xã hội, giúp cho xã hội tồn tại và phát trién.Mỗi khu vực, lãnh thổ, quốc gia sẽ có văn hóa khác nhau, tác động đến thói quentiêu dùng, sản xuất tại khu vực đó Mội trường có ảnh hưởng đến hành vi và nhucầu người tiêu dùng, vì thé các doanh nghiệp thường tiễn hành các nghiệp vụ tiếp

thị hay nghiên cứu thị trường.

Bên cạnh văn hóa, các đặc điểm về xã hội cũng khiến các doanh nghiệp

quan tâm khi nghiên cứu thị trường Những yếu tố xã hội sẽ chia cộng đồngthành các nhóm khách hàng Mỗi nhóm có những đặc điểm, tâm lý, thu nhập

khác nhau, như tuổi thọ trung bình, tình trạng sức khỏe, ; thu nhập trung bình, lối sông, học thức, quan điểm về thâm my, tâm lý va điều kiện song

Công nghệ

17

Nhờ có công nghệ, quá trình sản xuất kinh doanh trở nên dễ dàng và pháttriển nhanh hơn Đối với các doanh nghiệp XNK khoáng sản sẽ quan tâm tới cáccông nghệ hỗ trợ sản xuất kinh doanh XNK khoáng sản và khả năng áp dụngtrong điều kiện của Việt Nam; bên cạnh đó không thể không cập nhật xu hướng

đổi mới công nghệ; chu kỳ công nghệ liên quan đến hoạt động khai thác, sản xuất

gia công

Theo mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter, doanh nghiệp cần

quan tâm đến đối thủ cạnh tranh hiện tại, đối thủ cạnh tranh tiềm ấn, nha cung

ứng, khách hang va sản phẩm thay thé

e_ Đối thủ cạnh tranh hiện tại

Đó là những doanh nghiệp, cá nhân cùng sản xuất một chủng loại sảnphẩm, cùng một phân khúc khách hàng mục tiéu

e Đối thủ cạnh tranh tiềm ân

Là những doanh nghiệp, cá nhân chưa cạnh tranh trong ngành nhưng có khả

năng sẽ gia nhập ngành khi có cơ hội Đây cũng là mối đe doa lớn đối với doanh

nghiệp.

e Nhà cung ứng

Có thé gây áp lực cho các công ty, doanh nghiệp thông qua việc tăng giásản phẩm dịch vụ, giảm chat lượng hàng hóa cung cấp, nó ảnh hưởng trực tiếpđến giá cả cũng như chất lượng đầu ra của sản phẩm

e Khách hàng

Là người tiêu dùng cuối cùng, có tác động trực tiếp đến khả năng cạnhtranh của doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn thành công phải luôn cố gắng phụcvụ thật tốt nhu cầu của khách hàng

e Sản phẩm thay thé

Có khả năng là hạn chế mức độ tăng trưởng, làm giảm lợi nhuận của ngành,đây là mối đe doa không hề nhỏ đối với các doanh nghiệp không chịu cải tiễn sảnphẩm, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản pham cũng như đổi mới về

moi mặt của san phâm dé đáp ứng nhu cầu của khách hàng tại thời điểm đó

18

CHƯƠNG II: PHAN TÍCH THỰC TRANG QUAN LÝ

NGUYEN VAT LIEU TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT

NHẬP KHẨU GEO PACIFIC

2.1 Khái quát chung về công ty TNHH xuất nhập khẩu Geo Pacific2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tiền thân của công ty TNHH XNK Geo Pacific là Công ty TNHH XNKHoàng Anh Nghệ An, được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh với mã số thuế là2901450181 ké từ ngày 09/12/2011 bởi Sở Kế hoạch và Dau tư và bắt đầu hoạtđộng ké từ ngày 14/12/2011 Văn phòng đại diện và trụ sở chính của công ty lúcđó là ở Thị xã Cửa Lò, tỉnh Nghệ An Khi mới thành lập giám đốc Công ty là

ông Hoàng Quốc Việt, người đại diện pháp luật là ông Kiều Anh Tuấn, công tyhoạt động với chỉ 40 người, tổ chức quản lý còn đơn sơ Hoạt động kinh doanh

chính của Công ty thời gian đó là sản xuất và xuất khâu, sản phẩm là đá vôitrắng và gỗ dăm Thị trường xuất khâu là Trung quốc Thời gian đầu mới gia

nhập ngành quy mô công ty còn nhỏ nên gặp nhiều khó khăn

Sau hơn 3 năm hoạt động, văn phòng đại diện của công ty chuyền về thitran Diễn Châu, huyện Diễn Châu, tỉnh Nghệ An Và trụ sở chính chuyên đến xã

Nghị Sơn, huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.

Sau hơn 8 năm hoạt động, ngày 03/03/2020 công ty đổi tên thành Công tyTNHH XNK Geo Pacific Giám đốc hiện tại là bà Bùi Thị Hương Đan, người đạidiện pháp luật là ông Kiều Anh Tuấn Hiện tại công ty có 75 nhân sự, tổ chứcquản lý dần được hoàn thiện Vì nhận thấy hoạt động sản xuất và xuất khẩu gỗdam không đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty nên hiện tại chỉ sản xuất và xuấtkhẩu đá vôi trắng Thị trường xuất khâu van là Trung Quốc nhưng có nhiều đối

tác hơn nên công ty dân lớn mạnh va quy mô cũng mở rộng hơn.

Cùng với tiến trình đổi mới đất nước, trong gần 9 năm xây dựng và pháttriển, Geo Pacific luôn vững vàng đi lên trên quy mô ngày cảng lớn Hoạt độngsản xuất kinh doanh luôn 6n định và bền vững Điều kiện làm việc, đời song tinhthần, vat chat của người lao động không ngừng được cải thiện và nâng cao Công

ty đã có đóng góp thiết thực về mặt kinh tế đối với sự phát tiên của đất nước

19

Tên công ty: Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Geo Pacific

Tên giao dịch: GEO PACIFIC EXPORT- IMPORT COMPANY LIMITEDMã số DTNT: 2901450181

Đại chỉ doanh nghiệp trên giay CNDKKD: thôn Nam Sơn, xã Nghi Son,

huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa Dia chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: thôn Nam Son, xã Nghi Sơn, huyện Tinh Gia, tinh Thanh Hóa

SDT giao dich: 02383862117 Email/website giao dich: congtyhoanganhnghean @ gmail.com

Ngày cấp Giấy phép CNDKKD lần dau: 09/12/2011Ngày cấp Giấy phép CNDKKD bổ sung lần 3: 03/03/2020Người đại diện: Bùi Thị Huong Đan Chức vụ: Giám đốc2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1.1.1 Hoạt động xuất nhập khẩu

Công ty xuất nhập khâu Geo Pacific là một công ty có quy mô vừa Trong

hoạt đông kinh doanh của mình, công ty tập trung vào các loại hình kinh doanh:

kinh doanh xuất khâu và sản xuất gia công Mặt hàng kinh doanh của công tyhiện nay là đá vôi trăng Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty là Trung

Quốc Công ty thực hiện xuất khâu theo điều kiện FOB.

Hình 2.1 Quy trình xuất khẩu theo điều kiện FOB

Nguồn: Phòng kinh doanh XNK

20

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều xuất khâu theo hình thức này Vì

xuất khẩu theo điều kiến này, doanh nghiệp không cần phải quan tâm đến bảohiểm, hoặc giá cước tàu hay container, giảm bớt trách nhiệm của doanh nghiệp vì

hàng lên tàu là hết trách nhiệm

2.1.2.2 Hoạt động sản xuất gia công

Đề phục vụ cho hoạt động xuất khẩu, công ty tổ chức hoạt động sản xuấtgia công đá vôi trang Sản xuất gia công đá vôi trang bao gồm sàng, loc, đậpnhỏ, phân loại đá vôi Hoạt động vừa đem lại lợi nhuận cho công ty vừa tạo công

ăn việc làm cho rât nhiêu công nhân.

sàng, loc trăng các container

dap nho loai

° Quyết định chiến lược phát triển, kế hoạch đài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản

xuất kinh doanh cũng như ngành nghề kinh doanh.2.1.2.2 Phó giám đốc

Phó giám đốc là người hỗ trợ và tư van cho Tổng giám đốc về các mục tiêuvà chiến lược kinh doanh của Công ty, là người được ủy quyền dé quyết định

điều hành Công ty khi Tổng giám đốc vắng mặt Trợ giúp cho Tổng giám đốctrong quản lý điều hành các hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổnggiám đốc.

Bên cạnh đó Phó giám đốc còn chủ động và tích cực triển khai, thực hiện

nhiệm vụ được phân công va tổng hợp, báo cáo kết quả của các phòng ban, lậpbáo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý, năm, từ đó tham mưu với Tổng giảm đốcdé quản lý Công ty phát trién

2.1.2.3 Phòng Tài chính- Kế toán

Thu thập và tổng hợp thông tin tài chính và đưa ra các báo cáo tài chínhđịnh kỳ, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm Hạch toán các nghiệp vụkinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt chohoạt động kinh doanh Đồng thời tham mưu với ban giám đốc về lập kế hoạchvà kiểm tra kế hoạch chi tiêu đảm bao đúng các quy định về định mức chi tiêucủa Nhà nước và của Công ty để hoạt động kinh doanh được hiệu quả cũng như

xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính: quy trình thu, chi kinh doanh;quản lý tiền vốn, công nợ; Các loại định mức như (định mức hàng tồn kho, tiền

lương) áp dụng trong đơn vị và kiểm tra việc chấp hành các quy định nội bộ

này.

22

2.1.2.4 Phòng Kinh Doanh Xuất nhập khẩu

Có nhiệm vụ lập kế hoạch mua bán hàng hóa, NVL đáp ứng yêu cầu sản

xuất và yêu cầu của khách hàng Thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng với nhà

cung cấp và khách hàng Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàngxuất hàng đúng thời hạn Lập và triển khai báo cáo hải quan theo yêu cầu củaluật hải quan Hoàn tất thủ tục, chứng từ xuất nhập khâu hàng hóa Và cuối cùng

là quản lý, theo dõi đơn hàng.

2.1.2.5 Phong nhân sự

Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về mặt nhân sự của Công ty, quản lý

chặt chẽ số lượng lao động theo đúng quy định của Bộ luật lao động Ngoài ra,

phòng quản lý nhân sự còn có nhiệm vụ:

e Cham công cho công nhân, nhiên viên hành chính

e Cham sóc, quan tâm đến công nhân viên, đảm bảo môi trường làm việc lành

mạnh, đầy đủ, hiệu quả cao, đảm bảo ăn uống ngủ nghỉ cho công nhân viên

e = Tiếp nhận, giải quyết các khiếu nại trong công ty.e Tuyén dụng, làm hợp đồng; quản lý hồ sơ; làm hồ sơ tiếp nhận, nghỉ việc;

bảo hiểm.2.1.2.6 Bộ phận kho

Chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa tại kho bãi bao gồm phân loại hàng, sản

xuất lại hàng hóa cho phù hợp với tiêu chuẩn xuất khâu, xử lý hàng tồn kho, hàngko đạt tiêu chuẩn Sau khi phân loại và sản xuất và xử lý hàng xong sẽ có tráchnhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc Phối hợp với bộ phận KCS và quản lý máymóc đề thực hiện nhiệm vụ

2.1.2.7 KCS

Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, số lượng hàng khi nhận hàng và khi

chuẩn bị xuất khâu Đảm bảo hàng luôn đạt tiêu chuẩn, trách các khiếu nại bat lợi

cho công ty Sau đó báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc Phối hợp với bộ phậnmáy móc và kho bãi dé thực hiện nhiệm vu

2.1.2.8 May móc, vận chuyển

Chịu trách nhiệm quản lý máy móc, thiết bị, xe vận tải của công ty Sắp

xếp, điêu vận máy móc phục vụ quá trình sản xuât kinh doanh, vận chuyên Có

23

trách nhiệm bảo dưỡng, giữ gìn máy móc, thiết bị Người quản lý máy móc phải

có trách nhiệm báo cáo tình trạng máy móc trực tiếp với giám đốc, tham mưu vềkế hoạch điều vận, bảo dưỡng máy móc Đồng thời phối hợp với các bộ phận khovà bộ phận KCS dé sử dụng máy móc một cách có hiệu quả

2.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1.3.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn

24

Bảng 2.1 Tổng quát tình hình TC-NV của công ty

trong 2 Tai san dai han 63.84% 60.5% 57.4% -3.34% -5.2% -3.1% -5.12%

Tông nguôn von 37937.27| 42226.43| 48730.45 4289.16 11.3% | 6504.02 15.4% 1 Nợ phải tra 27448.02 | 31657.74| 30722.12| 4209.71 15.33% | -935.62 -2.96%

2 Vôn chủ sở hữu 10489.25| 10568.70| 18008.33 79.45 0.76% | 7439.63 70.38% T9 1 Nợ phải trả 72.35% 74.97% 63.05% 2.62% 3.62% | -11.92% -15.9%

trong 2 Vôn chu sở hữu 27.65% 25.03% 36.95% -2.62% -9.47% 11.92% 47.62%

25

Nguôn: Báo cáo cân đối kế toán hằng năm của công ty

Thông qua bảng trên, ta thấy:

Tổng tài sản: Có sự biến động tương đối Năm 2017, giá trị của chỉ tiêunày là 37937.27 triệu đồng, nhưng đến năm 2018 thì tăng lên 42226.43 triệuđồng, tăng 11.3%, mức tăng này không quá cao Từ năm 2018 đến năm 2019cũng vậy, tổng tài sản chỉ tăng 15.4% Có thê thấy có sự thay đổi này là do sự

thay đôi của cả 2 chỉ tiêu thành phan là:

Tài sản ngắn hạn: sự tăng tổng tài sản này chủ yếu đến từ việc tăngTSNH Từ năm 2017 đến năm 2018 tài sản ngắn hạn tăng 2.9 tỷ đồng tươngđương tăng 21.6%, từ năm 2018 đến năm 2019 tăng 4 tỷ đồng tương đương tăng24.4% Có thê thấy tốc độ tăng (lần lượt năm 2018 và 2019) của TSNH đều lớnhơn của tổng tài sản, cho thay mức độ ảnh hưởng của TSNH là lớn đối với tổng

tài sản.

Tài sản dài hạn: nhìn chung trong 3 năm, tài sản dài hạn tăng ko đáng ké,

năm 2018 chỉ tăng 9.6%, năm 2019 chỉ tăng 9.1% Tài sản dài hạn của Công ty

chỉ bao g6m tài sản cô định.

Thông qua bảng trên ta cũng thay được rang: TSNH năm 2017 là 13719.65

triệu đồng chiếm 36.16% trong tổng giá trị tài sản Qua năm 2018 va 2019 thi

TSNH chiếm lần lượt là 39.5% và 42.6% Mặc dù tỷ trọng của TSNH trong tổng

giá trị tài sản có sự biến động tăng lên từ năm 2017 đến năm 2019 nhưng nhìn

chung TSDH vẫn chiếm tỷ lệ cao hơn và được duy trì ở mức tương đương

Tông nguôn vôn: Nguôn vôn của Công ty chủ yêu được huy động từ

khoản vay ngân hàng ngăn hạn, vay cá nhân của giám đôc Tông nguôn vôn có xu hướng tăng đêu qua các năm Biên động của tông nguôn vôn là biên động của