Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Viễn thông điện tử VINACAP

- Đảm bảo quá trình sản xuât được diễn ra liên tụcVì trong hàng tồn kho có bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nên việcduy trì một lượng hàng tồn kho nhất định sẽ giúp doanh nghiệp

TRƯỜNG DAI HỌC KINH TE QUOC DÂN

KHOA KHOA HỌC QUAN LÝ

59 9 LL eRe

CHUYEN DE THUC TAP TOT NGHIEP

Đề tài: Quan lý hang tồn kho tại

Công ty Cé phần Viễn thông điện tử VINACAP

Họ tên sinh viên : Đào Phương KhanhLớp : Quản lý kinh tế 59BMã sinh viên : 11172297

Giáo viên hướng dẫn : NCS Trần Lan Hương

Hà Nội, 11/2020

TRƯỜNG DAI HỌC KINH TE QUOC DÂN

KHOA KHOA HỌC QUAN LÝ

59 9 LL eRe

CHUYEN DE THUC TAP TOT NGHIEP

Đề tài: Quan lý hang tồn kho tại

Công ty Cé phần Viễn thông điện tử VINACAP

Họ tên sinh viên : Đào Phương KhanhLớp : Quản lý kinh tế 59BMã sinh viên : 11172297

Giáo viên hướng dẫn : NCS Trần Lan Hương

Hà Nội, 11/2020

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em, do em tự nghiên

cứu và hoàn thiện, không sao chép bat cứ tài liệu nào So liệu, tài liệu và kêt qua được sử dụng trong Chuyên đê này đêu có tính xác thực và được lây từ những

nguồn đáng tin cậy

Sinh viên

Đào Phương Khanh

em trong suốt quá trình thực tập.

Trong quá trình thực tập tại Công ty cũng như trong quá trình làm Chuyên dé,

sai sót là khó tránh khỏi do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn

chế Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô dé em rút kinh nghiệm và

hoàn thiện hơn Chuyên đề của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYET VE QUAN LÝ HÀNG TON KHO

1.2.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác quan lý hàng tồn kho

1.3 Nội dung quản lý hàng tồn kho - 2s ssssessssssssessessessesee1.3.1 Xác lập quan điểm xuyên suốt quá trình quản lý hang tồn kho 1.3.2 Lập kế hoạch hàng tồn kho 2 ¿5+2 £+E£+E£2EE£E£+EE+EE+EE+rxerxerxeee1.3.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch hàng tồn kho - ¿52 ©52+5z+sz+s+ 121.3.4 Kiểm soát hàng tồn kho - 2+ £©5£+EE+EE£EE2EE£EEEEEEEEEEEEEErrrrrrrrrres 131.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho - 131.4.1 Các nhân tố bên trong -:- ¿22 ++2++2E++2Ex2EE+2EE+erxrerkrerkeerked 13

1.4.2 Các nhân tô bên ngoài -¿- 2 25% ©x++E#EE£EE£EEEEE2EE2E2221221221221 2x crk 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TÒN KHO TẠI CONG TY CO PHAN VIÊN THONG ĐIỆN TU VINACAP 17

2.1 Tổng quan về Công ty Cô phần Viễn thông điện tử VINACAP 172.1.1 Sơ lược về Công ty Cô phần Viễn thông điện tử VINACAP 172.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cô phần Viễn thông điện tử VINACAP

2.1.4 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Viễn thông điện tử VINACAPgiai đoạn 2017 - 20119 ch HH TH TH TH TH TT TH HH TH HT TT gà 232.2 Thực trạng hàng tồn kho tai Công ty Cỗ phần Viễn thông điện tử

MP c0 24

2.2.1 Giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp - 2 2 2252+s+zz>szex 24

2.2.2 Phân loại hang tồn kho tại doanh nghiệp 2-2 2 2+s+zssze: 252.3 Thực trạng quan lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp - . 27

2.3.1 Cơ cầu bộ máy quản lý hàng tồn kho - 2 2s22z+s+z+csz 272.3.2 Thực trạng lập kế hoạch hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Viễn thông

Gién tr 40 C02): aIiiíđá555:ố 292.3.3 Thực trạng tô chức thực hiện kế hoạch hàng tồn kho tại Công ty Cô phần

Viễn thông điện tử VINACAP - ¿6522 SE 2EE21211112111121 112121112111 cxe 33

2.3.4 Thực trạng kiểm soát hàng tồn kho tại Công ty Cô phần Viễn thông điện

2.4.2 Các nội dung khác - + 2+ S1 211111211191 211 H1 ng ng nệt 432.4.3 Nguyên nhân của hạn chỀ 2-2-2 St E+E£EE2E2E2EE2222222232x xe 45

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUÁN LÝ HÀNG TON KHO TAI CÔNG TY CO PHAN VIỄN THONG ĐIỆN TỬ VINACAP 47

3.1 Mục tiêu, định hướng phat triỄn - s2 s2 ssssssesssssessessesse 473.1.1 Mục tiêu phát triỂn ¿- ¿2 k+SE+EE£EE£EEEEEEEEEEE211211211211211 21111 xe 473.1.2 Dinh hướng phát triỀn - 2-2 2 E+SE+EE£EEEESEEE2E2E1211211221221 E1 Exee 473.2 Giải pháp hoàn thiện công tac quản lý hàng tồn kho - - 493.2.1 Tuyển dụng và dao tạo đội ngũ cán bộ nhân viên - -‹- 493.2.2 Áp dụng kỹ thuật phân loại hàng tồn kho ABC . -:- 49

3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho

3.3 Một số kiến nghị - c cSS S221 11111111 11 11135556 5KET LUẬN

DANH MỤC TAI LIEU THAM KHẢO

DANH MỤC CHU VIET TAT

Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt

CTCP Công ty Cổ phanHTK Hàng tồn kho

NVL Nguyên vật liệu

SXKD Sản xuất kinh doanh

Bảng 2.1 Cơ cau cô đông của Công ty

Bảng 2.2 Các chỉ tiêu kinh tế qua các năm 2017, 2018, 2019Bang 2.3 Giá trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Viễn thông điện tử VINACAPBảng 2.4 Giá trị hàng tồn kho theo phân loại giai đoạn 2017 — 2019

Bảng 2.5 Kế hoạch hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Viễn thông điện tử

VINACAP

Bang 2.6 Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyên hàng tồn kho giai đoạn 2017 — 2019

của Công ty Cổ phần Viễn thông điện tử VINACAP

Bảng 2.7 Chỉ tiêu đánh giá hệ số đảm nhiệm hang tồn kho của Công ty Cổ phan

Viễn thông điện tử VINACAP

Bang 2.8 Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho của Công ty Cổ phan

Viễn thông điện tử VINACAP

Biểu số 2.1 Biên bản bàn giaoBiểu số 2.2 Phiếu nhập kho

Biểu số 2.3 Thẻ kho

Biểu số 2.4 Nhu cầu sử dụng vật tư

LOI MO ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp bị đặt trong một môi

trường cạnh tranh quyết liệt mà trong đó mỗi bước đi, mỗi quyết định của mình đềuphải được tính toán thật cân trọng và kỹ lưỡng

Đề tìm ra được phương thức hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp của mình,người đứng đầu trước hết phải năm được những quy luật biến động của thị trường,

của môi trường trong và ngoài Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải tận dụng và phát

huy được tối đa nguồn lực của họ, đưa ra giải pháp quản lý hiệu qua va phù hợp nhất

đôi với doanh nghiệp của mình.

Hàng tồn kho là một phần quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong khối tài sảnngắn han của doanh nghiệp Giá trị hàng tồn kho có thé chiếm tới 40-50% tong giátrị tài sản của một doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý hàng tồn kho là một việc khôngthê thiếu dé doanh nghiệp có thé vận hành một hành tron tru, hiệu quả Từ đó có thétối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp

Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Viễn thông điện tử VINACAP, em nhận thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý hàng tồn kho Tuy nhiên, công

tác này tại công ty vẫn còn một số vấn đề, chính vì vậy mà em đã chọn đề tài:“Quan lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Viễn thông điện tử VINACAP”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Khái quát và tổng hợp cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho tại công ty.- Phân tích thực trạng của công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phan

Viễn thông điện tử VINACAP.

- Đánh giá thực trang của công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phan

Viễn thông điện tử VINACAP.

- Dé xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổphần Viễn thông điện tử VINACAP.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hang tồn kho tại Công ty Cổ phan

Viễn thông điện tử VINACAP

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Nội dung: Thực trạng và giải pháp trong quản lý hàng tồn kho của doanh

nghiệp.

+ Không gian: Công ty Cô phần Viễn thông điện tử VINACAP

+ Thời gian: Giai đoạn 2017 — 2019.

- Hang mua dang di trên đường;

- Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;- Sản phẩm do dang;

- Thành phẩm, hàng hóa; hàng gửi bán;- Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp ”Vậy hang tồn kho nói ngăn gọn là những thành phẩm hay nguyên vật liệu của

một doanh nghiệp chưa được tiêu thụ, còn được lưu trữ trong kho và sẽ được sử

dụng đến trong tương lai

1.1.2 Vai tro

Trong hoạt động san xuất và kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, hang tồn kho làtài sản ngắn hạn Nó đóng vai trò rất quan trọng và có tầm ảnh hưởng vô cùng lớntrong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại

- Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàngViệc lưu trữ hàng tồn kho có thể giúp các doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu mua

thường xuyên của khách hàng và đặc biệt là có lợi thế hơn trên thị trường, tránh mất

khách hàng vì luôn có đủ sản phẩm dé bán

3

- Đảm bảo quá trình sản xuât được diễn ra liên tụcVì trong hàng tồn kho có bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nên việcduy trì một lượng hàng tồn kho nhất định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được sự liêntục trong quá trình sản xuất, tránh sự thiếu hụt gây đứt quãng trong các giai đoạn sản

xuât.

Hon thế nữa, nguồn lực luôn luôn khan hiếm nên trong tương lai có thé cácnguồn hàng sẽ trở nên khan hiếm hơn hay giá cả của nguồn hàng sẽ có khả năngtăng lên Khi các doanh nghiệp có hàng tồn kho thì chi phí sản xuất sẽ được đảm bảo

và nhu cau sản xuất cũng như nhu cầu mua của khách hàng van sẽ được đáp ứng.

1.1.3 Phân loại

Có nhiều tiêu chí và các cách khác nhau dé có thé phân loại hàng tồn kho trongdoanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp lại sử dụng cách phân chia hàng tồn kho khác nhau

do đặc thù riêng.

1.1.3.1 Phân loại theo công dụng, mục đích sử dụng

Ở cách phân loại này, hàng tồn kho sẽ được chia theo chức năng mà không tínhđến nguồn gốc hay thời gian nhập kho

Gồm có:- Hàng tồn kho sử dụng cho hoạt động sản xuất (nguyên liệu, vật liệu, công cụ,

dụng cụ)

- Hàng tồn kho sử dụng dé bán ra cho khách hàng (thành phẩm, hàng hóa )

1.1.3.2 Phân loại theo vi trí lưu trữ

Sử dụng cách phân loại này, doanh nghiệp có thê tránh hao hụt và mất mát cũngnhư dễ dàng quản lý việc bảo quản hàng tồn kho

Gồm có:

- Hàng tồn kho đang được lưu trữ trong doanh nghiệp

- Hàng tồn kho ngoài doanh nghiệp (hàng gửi bán, hàng đang đi đường )

1.1.3.3 Phân loại theo nguồn gốc

Hàng tồn kho được nhập từ cùng một nơi sẽ được phân vào cùng một nhóm,việc này giúp cho các doanh nghiệp có thê tính giá thành của hàng tồn kho chính xác

hơn.

Gồm có:- Hàng tồn kho nội bộ (do doanh nghiệp nhập từ cùng | đơn vi trực thuộc hệthống của doanh nghiệp đó)

- Hàng tồn kho nhập ngoài (do doanh nghiệp nhập từ đơn vị bên ngoài không

trực thuộc hệ thống của doanh nghiệp đó).

- Hàng tồn kho tự gia công (do doanh nghiệp tự tạo nên).1.1.3.4 Phân loại theo Chuẩn mực số 02

Theo Chuẩn mực số 02 được công bồ theo Quyết định số 149/2001/QD-BTC thi

hàng tồn kho được phân loại như sau:

- Hàng hóa: Loại mặt hàng này được doanh nghiệp mua về và bán trực tiếp chokhách hàng Hàng hóa mua về dé bán bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang ditrên đường, hàng gửi đi bán và hàng hóa gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn thiện mà doanh nghiệp tự sản xuất ra, bao gồm

thành phẩm ton kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản pham dé dang: là các sản phẩm doanh nghiệp tự sản xuất nhưng chưa

được hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho.

- Nguyên, vật liệu; công cụ, dụng cụ gồm loại gửi đi gia công, chế biến và loại

đã mua dang di trên đường.

- Chi phí dịch vụ dở dang.

Việc phân loại hàng tồn kho vô cùng quan trọng, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới

quá trình quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.1.2 Khái quát về quản lý hàng tồn kho

1.2.1 Khái niệm

Trần Đức Lộc và Trần Văn Phùng (2008) đưa ra khái niệm về công tác quản lýhàng tồn kho như sau: “Quản lý hàng ton kho là việc tổ chức quan lý tất cả cáccông việc, các dữ liệu liên quan đến công tác tôn kho nhằm duy trì mức dự trữ tốiưu, giảm chỉ phí tổn kho cho doanh nghiệp ”

Cụ thê hơn thì quản lý hàng tồn kho bao gồm các hoạt động: lập kế hoạch hàng

tồn kho, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho nhằm đáp ứng hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Mục tiêu

Mục tiêu của công tác quản lý hàng tồn kho bao gồm:

- Bảo quản hàng hóa khỏi việc hỏng hóc, xuống cấp

- Lưu trữ và cung cấp kịp thời, đầy đủ các chỉ tiết hàng hóa cần cho hoạt độngsản xuất kinh doanh

- Đảm bảo được mức dữ trữ an toàn, tránh tình trạng khan hiếm hàng

- Tối thiêu hóa chi phí tồn kho

1.2.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác quản lý hàng ton kho

1.2.3.1 Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyền hàng tồn kho

a Hệ số quay vòng hàng tồn kho = Giá vốn bán hàng / Hàng ton kho trung bình

Hệ số quay vòng hàng tồn kho cho biết số lần hàng tồn kho quay vòng trong

một năm Hệ số này càng cao chứng tỏ khả năng quản lý hàng tồn kho của doanhnghiệp tốt, có hiệu quả Tuy nhiên vì hàng tồn kho mang tính chất ngành nghề kinhdoanh nên muốn đánh giá được chính xác, hệ số này phải được so sánh với hệ số ton

6

kho trung bình của ngành Ngoài ra, trong một số trường hợp, hệ số vòng quay hàngtồn kho quá cao cũng không tốt vì điều đó chứng tỏ lượng hàng dự trữ trong kho vẫndang ở mức thấp, nêu nhu cầu thị trường tăng đột biến thì doanh nghiệp sẽ không có

đủ khả năng dé cung ứng sản phẩm kip thời Hơn nữa, khi dự trữ nguyên vật liệu không đủ sẽ dẫn đến quá trình sản xuất bị gián đoạn, hiệu quả sản xuất kinh doanh

vì đó mà bị ảnh hưởng ít nhiều.b Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho bình quân

Thời gian quay vòng hàng tồn kho bình quân = 365 / Hệ số quay vòng hàng tồn

kho

Chỉ tiêu này cho biết hàng tồn kho quay vòng một lần sau trung bình bao nhiêu

ngày.

1.2.3.2 Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho

Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Giá trị lưu kho / Doanh thu thuầnHệ số này cho biết cần trung bình bao nhiêu đồng vốn đầu tư dành cho hàng tồnkho để tạo ra một đồng doanh thu thuần Hệ số này càng cao cho thấy hiệu quả sử

dụng vốn đầu tư cho hàng tồn kho càng thấp.1.2.3.3 Chỉ tiêu đánh giá khả năng tạo ra lợi nhuận của hàng tồn kho

` Lợi nhuận sau thuế

Khả năng sinh lời của hàng tôn kho

Giá trị lưu khoChỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được trung bình bao nhiêuđồng lợi nhuận sau thuế Chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ hàng tồn kho càng được sử

dụng có hiệu quả.

1.3 Nội dung quản lý hàng tồn kho

1.3.1 Xác lập quan điểm xuyên suốt quá trình quan lý hàng ton kho

Lê Công Hoa (2012) nhận định rằng các doanh nghiệp cần phải xác định cho

mình quan điểm, nguyên tắc nhất định trong suốt quá trình thực hiện công tác quản

lý hàng tồn kho Dưới đây là các quan điểm, nguyên tắc mà doanh nghiệp có thê lựachọn dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh:

- Quan điểm về dự trữ: Về mặt dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể xemxét các cách dự trữ như là dự trữ bằng không, dự trữ đồng loạt hay dự trữ có chọnlọc tùy vào tính chất của hàng tồn kho

- Nguyên tắc lựa chọn loại dự trữ:+ Theo tính chất của loại hình dự trữ

e©_ Dự trữ thường xuyên: là loại dự trữ không tính đến số lượng hàng tồn

kho ở mức cao nhất hay thấp nhất nhằm đảm bảo hoạt động sản xuấthằng ngày của doanh nghiệp

e Du trữ thời vụ: là loại dự trữ hàng hóa được sản xuất theo mùa, thời vụ

nhưng được sử dụng cho cả năm nhăm đảm bảo tính ổn định cho hoạtđộng sản xuât kinh doanh đôi với nguôn cung có thời vụ.

e© Duy trữ bảo hiểm: là loại dự trữ giúp doanh nghiệp bảo dam cho hoạt

động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục trong trường hợp nguồn cungkhông đáp ứng đúng hợp đồng ban đầu

+ Theo mức độ dự trữ: dựa vào số lượng hàng tồn kho mà ta có dự trữ tối đa, dự

trữ trung bình và dự trữ tối thiểu.

- Nguyên tắc thiết kế và quản lý kho hàng: đơn hay đa chức năng, động hay tĩnh,

cơ khí hay hiện đại

- Nguyên tắc vận tải, giao nhận và thanh toán

Nói tóm lại, các doanh nghiệp cần phải dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh

dé chọn ra những quan điểm, những nguyên tắc nhất định dé chi phối hoạt động

quản lý hàng tồn kho một cách xuyên suốt, nhất quán

1.3.2 Lập kế hoạch hàng ton kho

Trong nội dung quản lý thì lập kế hoạch là bước cơ bản đầu tiên và vô cùng

quan trọng Khi đã xác định được mục tiêu thì các nhà quản lý cần phải lập kế hoạchdé xác định những công việc cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

1.3.2.1 Thiết lập chính sách hàng tồn kho

- Chính sách hàng tồn kho là những cách mà doanh nghiệp đưa ra dé giải quyếtnhững vấn đề xảy ra xung quanh các hoạt động quản lý hàng tồn kho Các vấn đề đócó thể là chất lượng, giá cả, quy mô dự trữ, số lượng hàng tồn kho, chính sách bảo

quản

- Chính sách này tác động lên hàng tồn kho theo hệ thống:+ Dự trữ hàng tồn kho theo số lượng, giá tri, nguôn gốc hang phải đảm bảo thíchhợp với thực trạng của doanh nghiệp.

+ Nhóm chính sách xung quang vấn đề chất lượng sản phẩm: hướng tới việc

đánh giá chất lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đưa ra thị trường và các sản phẩm

mà thị trường sẽ có nhu cầu Đi kèm với đó là công tác nghiên cứu và phát triển các

phẩm pham mới chuẩn bị tung ra thị trường

+ Nhóm chính sách về thống nhất cung ứng sản phẩm Doanh nghiệp nào cũngphải xây dựng cho mình một mạng lưới nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu.Tiếp nhận hàng hóa theo một mạng lưới đã được xác định trước sẽ giúp cho kếhoạch hàng tồn kho được đảm bảo và quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiệnliên tục, không bị gián đoạn và tạo ra sản phẩm có chất lượng ồn định

1.3.2.2 Lập kế hoạch hàng tồn kho theo năm

Đây là 1 loại kế hoạch tác nghiệp Khi lập kế hoạch này, doanh nghiệp cần phải

đề ra mục tiêu, lượng hàng chỉ tiết cần phải lưu trữ theo các mục đích sử dụng khác

nhau và theo quá trình trong một doanh nghiệp.

Một kế hoạch hàng tồn kho năm phải có được số lượng hàng cụ thể trong nămđó hoặc có thé lên kế hoạch theo từng tháng, từng quý dé việc quản lý hàng tồn khođược thực hiện dễ dàng nhất

Quy trình lập kế hoạch hàng tồn kho như sau:Bước một, phân tích được môi trường xung quanh.

- Môi trường bên ngoài doanh nghiệp

+ Môi trường nước ngoài: Trong một thế giới hội nhập mà mỗi nền kinh tế củacác quốc gia déu liên kết chặt chẽ tới nhau thì việc biến động kinh tế của thế giới sẽcó ảnh hưởng lớn đến thị trường trong nước nhất là đối với các doanh nghiệp phụthuộc vào việc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài

+ Môi trường chính trị và luật pháp: Trong một thị trường có sự én định vềchính trị sẽ tạo một môi trường phát triển an toàn cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, hệthống pháp luật sẽ là một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng tới quá trình nhập

khẩu hàng hóa

+ Hệ thống cung ứng sản phẩm: chọn được một hệ thống cung cấp đầu vào có

chá lượng cao, mức giá tốt cho doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và lợi

nhuận của doanh nghiệp, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được thuận lợi

+ Sức ép phía người mua: Khách hàng là yếu tố quyết định sự sống còn của mộtdoanh nghiệp Doanh nghiệp có lượng khách hàng 6n định, sức mua lớn sé tác độngtrực tiếp đến quyết định dự trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp

- Môi trường bên trong của doanh nghiệp

+ Nguồn lực tài chính: Nguồn vốn của doanh nghiệp là có hạn vì vậy việc sửdụng nguồn vốn hợp lý là việc tối quan trọng Doanh nghiệp phải biết cân đối được

10

nguồn lực tài chính của mình dé đưa ra mức nhập hàng tồn kho hợp lý bên cạnh các

nhu cầu tài chính khác đề hiệu quả đầu tư là tối ưu, tránh lãng phí

+ Nguồn lực nhân sự: là nòng cốt của doanh nghiệp, nam rõ được tình hình nhânsự của doanh nghiệp mình như sỐ lượng, trình độ, khối lượng công việc từ đó đưa ra

việc phân bố nguồn lực nhân sự hợp lý

+ Cơ sở hạ tầng, vật chất: xây dựng được một hệ thống kho bãi bảo quản hànghóa tối ưu với diện tích, nhiệt độ, độ 4m dựa trên quy mô kinh doanh của doanhnghiệp dé đảm bao được hàng hóa luôn được lưu trữ trong điều kiện tối ưu cùng vớiđó là sắp xếp hàng hóa hợp lý, tránh tình trạng hư hỏng, mắt cắp

Bước hai, đặt ra mục tiêu về hàng tồn khoỞ bước này doanh nghiệp phải đặt ra chỉ tiêu cụ thé về số lượng hàng tồn kho,dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Dựa vào các đơn đặt hàng có sẵn, dự báo được nhu cầu thị trường, Ban giám

đốc sẽ họp và đưa ra những chỉ tiêu về số lượng hàng hóa và giá trị theo từng giai

đoạn sau đó tìm ra biện pháp đề hoàn thành được mục tiêu đã đề ra

- Đặt ra dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo thời gian cụ thé đề phòng các rủi

ro có thé bị trong khi lưu trữ như hàng tồn kho bị giảm giá, hao mòn, hỏng hóc, trộmcắp

Bước ba, đưa ra giải pháp đề đạt được mục tiêu

Khi xác định xong mục tiêu, bước tiếp theo doanh nghiệp sẽ đặt ra giải pháp dé

hoàn thành mục tiêu đó:

- Đảm bảo đủ điều kiện kho xưởng dé lưu trữ hàng theo kế hoạch.- Tính toán lượng hàng thực tế trong kho đề đưa ra mức đặt hàng chính xác nhất.- Đặt hàng với đối tác cung ứng đề đảm bảo đủ lượng hàng đã đề ra

11

1.3.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch hàng tôn kho

Dựa vào bản kế hoạch hàng tồn kho đã lập nên và thực trạng quản lý hàng tồntại doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ tạo một bộ máy quản lý hàng tồn kho riêng, phâncông cụ thê từng cá nhân và tập thể cho những công việc liên quan tới quản lý hàngtồn kho Giám đốc và các trưởng bộ phẩm có nhiệm vụ quản lý chung theo đúng

chuyên môn của mình.

Sau khi phân công nhiệm vụ, Ban giám đốc sẽ truyền đạt thông tin về cơ cấu,nhiệm vụ đến từng bộ phận đồng thời đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho những bộ

+ Nhân sự khu vực kho chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng hàng hóa so với đơn

đặt hàng của doanh nghiệp Khi không còn sai sót thì nhận hóa đơn, có sai sót thì

báo lại phòng Vật tư dé liên lạc lại với nhà cung cấp dé khắc phục lỗi sai

+ Khi không còn sai sót gì, tiễn hàng lập phiếu nhập kho.+ Thực hiện nhập kho và sắp xếp hàng hóa vào kho, ghi chép lại trên hệ thống

số sách của doanh nghiệp.

1.3.3.2 Quy trình xuất kho

+ Phòng kinh doanh gửi đơn đặt hàng và yêu cầu xuất kho tới Ban giám đốc

+ Người có thâm quyên duyệt quyết định xuất kho.+ Kế toán nhận yêu cầu xuất kho và thực hiện đối chiếu với hệ thống số sách.Nếu đủ hàng hóa thì thực hiện lập phiếu xuất kho, không đủ hàng hóa thì báo lại với

phòng Vật tư.

12

+ Cán bộ nhân viên kho tiến hành xuất hàng theo đúng với phiếu xuất.

+ Cập nhật lại số liệu thực tế trên hệ thống số sách hàng tồn kho.Các quy trình trên đều cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận déđạt hiệu quả cao và chính xác nhất

1.3.4 Kiểm soát hàng tôn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được kiểm soát theo các nội dung sau đây:Chủ thé kiểm soát: Ban giám đốc hoặc các bộ phận có liên quan

Nội dung kiểm soát: giám sát, kiểm tra việc thực hiện quản lý theo đúng quytrình, nghiệp vụ đặt trước, đảm bảo các bộ phận bên dưới thực hiện đúng với kế

hoạch.

Hình thức kiểm soát: thực hiện kiểm soát thường xuyên kết hợp với kiểm soátđột xuất đề đảm bảo tiến trình quản lý theo đúng kế hoạch

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý hang tồn kho

1.4.1 Các nhân tổ bên trong1.4.1.1 Chất lượng nhân lực của bộ máy quản lý hàng tồn kho

Trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, yếu tô con người luôn là yếu tổ quantrọng nhất, trong đó chất lượng lao động luôn là một trong những yếu tố được đặtlên hàng dau tại doanh nghiệp Dé việc quan lý hàng tồn kho tốt hay không, phụthuộc vào bộ máy con người quản lý trực tiếp của hàng tồn kho Cán bộ quản lý cóchuyên môn cao, năng lực làm việc tốt, tuân thủ ý thức kỷ luật và sáng tạo trongcông việc thì việc quản lý hàng tồn kho sẽ cực kỳ hiệu quả, còn vói đội ngũ quản lýcó chuyên môn, kinh nghiệm yếu kém, ý thức làm việc tôi thì sẽ gây thất thoát lớn,quản lý hàng tồn kho lỏng lẻo, kém hiệu quả

13

1.4.1.2 Quy mô của doanh nghiệp, quy mô của kho bãi và khả năng vốn

Doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ quyết định rất lớn tới công tác quản lýhàng tồn kho của doanh nghiệp Một doanh nghiệp có quy mô kinh doanh nhỏ, chấtlượng kho bãi với các trang thiết bị bảo quản không đạt yêu cầu dẫn tới hư hại hàng

tồn kho khiến cho doanh nghiệp không thé lưu trữ một lượng hang lớn Hơn nữa,

với khả năng vốn sở hữu có hạn, doanh nghiệp cũng không thể dùng phần lớn vốnđầu tư vào hàng tồn kho lớn

1.4.1.3 Mô hình mà doanh nghiệp áp dụng vào quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hiện đại có những mô hình tiên tiễn và khoa học, ví dụ mô

hình ABC, mô hình EOQ, mô hình POQ Trong đó mỗi mô hình thì phù hợp với

các dạng quản lý hàng tồn kho khác nhau mà doanh nghiệp cần phải hiểu đặc điểmthực trạng hàng tồn kho của mình mà chọn mô hình quản lý phù hợp Một mô hìnhquản lý phù hợp có thé tối ưu được mức đặt hàng, giảm thiêu chi phí kho, giúp nângcao hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.4.1.4 Đặc điểm của hàng hóa

Với mỗi loại hàng hóa đêu có những tính chat đặc diém khác nhau vi vậy vân dé

bảo quan và tích trữ hàng hóa cũng khác nhau, điêu này sẽ dan tới yêu câu về sô

lượng cũng như thời gian lưu kho là khác nhau Ví dụ như:

- Với các mặt hàng thực phâm có tính chất thời gian bảo quản thấp, dễ bị hư

hỏng, mat đi độ tươi ngon, hon nữa mặt hang này là thiết yếu, được tiêu thụ hàng

ngày, mức độ mua của khách thường xuyên nên thời gian tồn kho thường là một đếnhai ngày và mức tôn kho cũng là lượng hàng đủ dé bán trong khoảng thời gian đó

- Các mặt hàng thuộc ngành hóa chất công nghiệp, dược phẩm do đặc thù phảinhập khẩu nguyên liệu từ nước ngoài nên thời gian vận chuyền lâu Ngoài ra do hạnsử dụng dai nên thời gian lưu kho thường lâu với số lượng lớn

14

- Các mặt hàng mang tính cập nhật như báo, tạp chí ra hàng ngày thì gần như

không có thời gian lưu kho do qua một ngày thì hàng hóa đó coi như hết giá trị sử

dụng.

1.4.2 Các nhân tổ bên ngoài

1.4.2.1 Nhu cầu thị trường

Hàng tồn kho nguyên liệu, vật liệu sản xuất với mục đích dé hoạt động sản xuấtđược diễn ra liên tục và trơn tru, đáp ứng được yêu cầu đơn hàng Vì thế nhu cầu thìtrường là một trong những nhân tố có ảnh hưởng lớn tới loại hàng và lượng hàng tồnkho Cụ thể như:

- Vào một số thời điểm trong năm như lễ, tết và các dịp quan trọng khác thúc

đây người dân tiêu dùng nhiều hơn, doanh nghiệp cần phải gia tăng sản xuất, khi đóhàng tồn kho sẽ bị ảnh hưởng lớn

- Nhu cầu tiêu dùng của thị trường đối với một số mặt hàng như vật liệu xâydựng, phân bón phụ thuộc vào mùa vụ không phải là giống nhau nên mức tồn kho

cũng phải khác nhau.

1.4.2.2 Độ khả dụng của nguồn cung

Nếu nguồn hàng cung cấp trên thị trường đồi dào, nhiều nhà cung cấp có thé

cung ứng hàng hóa một cách đều đặn và kịp thời thì doanh nghiệp sẽ không phải để tồn kho quá nhiều và ngược lại.

1.4.2.3 Vận chuyển

Nếu một doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc vận chuyền hàng hóa, nguyênvật liệu, không có sự 6n định thi cần phải có một lượng hàng tồn kho lớn hơn dédam bảo tiến độ cũng như tính ổn định của sản xuất nếu không doanh nghiệp đó sẽbị động và bat lợi khi hoàn thành kế hoạch sản xuất, kinh doanh của mình Về vanđề này thì hiện nay mạng lưới giao thông cũng khá phát triển, tạo điều kiện thuận lợicho quá trình vận chuyền, góp phan rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa, giảm áp

15

lực về kho bãi và giúp doanh nghiệp khá nhiều trong việc sản xuất, kinh doanh của

16

CHƯƠNG 2

THỰC TRANG CONG TÁC QUAN LY HANG TON KHO TẠI

CONG TY CO PHAN VIEN THONG DIEN TU VINACAP

2.1 Tong quan về Công ty Cô phan Viễn thông điện tử VINACAP2.1.1 Sơ lược về Công ty Cổ phan Viễn thông điện tử VINACAP

- Tên công ty: CONG TY CO PHAN VIÊN THONG ĐIỆN TỬ VINACAP- Địa chỉ trụ sở chính: Déc Vân, Xã Yên Viên, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà

Nội

Văn phòng: Tang 03, Tòa N03 T5 Khu Đoàn ngoại giao, Phường Xuân Tao,Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

- Website: www.vinacap.vn Email: vinacap @ vinacap.vn

- Điện thoại: 024 38272312 Fax: 024 38272292- Vốn điều lệ: 156.000.000.000 đồng

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phan Viễn thông điện tử VINACAP

Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cô phần số 0103018208 doSở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp đăng ký lần đầu ngày 28 tháng 06năm 2007; va đăng ky thay đổi lần thứ 06 theo số 0102306413 ngày 23 tháng 05

năm 2017, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sau:

Sản xuất thiết bị dây dẫn điện các loạiĐại lý, môi giới, đấu giá

Sản xuất linh kiện điện tửSản xuất thiết bị truyền thôngSản xuất mô to, máy phát, biến thé điện, thiết bi phân phối và điều khiến điện.Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác

Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông.Sản xuất pin và ắc quy

Bán buôn, bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.Lắp đặt hệ thống điện

Công thông tin (trừ hoạt động báo chí).Sửa chữa thiết bị liên lạc

Sản xuất thiết bị chiếu sáng

Dịch vụ thông tin qua điện thoại.

Hoạt động viễn thông khác

Sản xuất dây, cáp điện và các điện tử khác.Sản xuất thiết bị sử dụng năng lượng chiếu lưu.Sản xuât máy bơm, máy nén ,vòi và van khác.

18

- Bán buôn dé điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay công ty có tông số 124 cán bộ công nhân viên, trong đó:- Lĩnh vực sản xuất: 05 người trình độ Thạc Sỹ, 15 người trình độ Kỹ sư viễn

thông- công nghệ thông tin, 40 người trình độ cử nhân, kỹ thuật viên kỹ thuật viễn

thông- công nghệ thông tin và có it nhất 2 năm kinh nghiệm thực hiện dự án

- Lĩnh vực kinh doanh: 03 người trình độ Thạc Sỹ, 10 người trình độ kỹ sư, cử

nhân kinh tế và quản tri kinh doanh có nhiều năm kinh nghiệm thực hiện dự án

tương tự trở lên.

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cau tô chức của công ty

19

BAN KIEM SOÁT HOI DONG QUAN TRI

l————

BAN TONG GIAM DOC

BAN GIAM SAT NOI BO

TRO LY BAN TGD

| |

VAN PHONG HA NOI BAO HANH NHA MAY

PHONG || PHONG | PHONG BAN BAN CHI VAN || PHONG | | PHÒNG BỘ

TO TAI VAT NANG VIỄN || NHANH || PHONG SẢN QUẢN || PHẬN

CHỨC || CHÍNH TƯ LƯỢNG || THÔNG NHÀ XUẤT LÝ KHO

TỎNG KE THUONG MAY CHAT

HOP TOAN MAI LƯỢNG

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của CTCP Viễn Thông Điện tử VINACAP

20

2.1.3.2 Chức năng của từng bộ phậnĐại hội đồng cé đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có nhiệm vụthông qua mọi điều lệ, phương hướng phát triển, báo cáo quyết toán tài chính hằng

năm của Công ty; bầu, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, kiểm soát viên;

quyết định mua bán cô phan và mức cổ tức

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, phải báo cáo trước đại hội đồngcô đông vê báo cáo tài chính hăng năm, chiên lược, kê hoạch phát triên, phương ánđầu tư

Ban kiểm soát thay mặt toàn bộ cổ đông kiểm soát mọi hoạt động quan tri va

điều hành của Công ty.

Ban giám sát nội bộ ho trợ giám sát mọi hoạt động, đảm bao mọi nhân viên tuân

thủ đúng các nội quy, quy chế của Công ty

Ban Tổng giám doc quản lý các hoạt động kinh doanh, sản xuất; xây dựng kếhoạch chiến lược hoạt động của Công ty; hỗ trợ các phòng ban giải quyết các vấn đề

chung của Công ty.

Trợ lý Ban Tổng giám doc trực tiếp hỗ trợ Ban Tổng giám đốcTrung tâm bảo hành bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm đã bán ra cho khách hàng

Phòng Tổ chức tổng hợp tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty và tô chức thực

hiện các việc trong lĩnh vực tô chức lao động, quản lý và bồ trí năng lực, bảo hộ laođộng; kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nội quy,quy chế

Phòng Tài chính kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán, lên báo cáo tài chính;kê khai, hạch toán và tính toán toàn bộ chi phí các khoản thuế và các khoản nộpngân sách Nhà nước; tính giá thành khi có yêu cầu; báo cáo kế hoạch thanh toán thu

chi của Công ty.

21

Phòng Vật tự thương mại có nhiệm vụ chính là tìm kiếm, mua vật tư phục vụsản xuất cáp và dây điện Ngoài ra Phòng Vật tư thương mại phải theo dõi tình trạngvật tư tồn kho, cập nhật đơn hàng, cân đối bổ sung vật tư phục vụ sản xuất của nhà

Z

máy.

Ban năng lượng lập các kế hoạch kinh doanh và thực hiện; thiết lập giao dịchtrực tiếp với hệ thống khách hàng; thực hiện hoạt động bán hàng: phối hợp với cácbộ phận liên quan nhằm mang đến các sản phâm hoàn chỉnh va dịch vụ đầy đủ nhấtcho khách hàng: thực hiện các chức năng khác theo sự chỉ đạo của Ban Tổng giám

Dia ban thực hiện: VNPT, Mobifone, Viettel xuất khâu, các sản phẩm thiết bi và

CNTT.

Chỉ nhánh lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện; thiết lập giao

dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng; thực hiện hoạt động bán hàng; phối hợp với

các bộ phận liên quan nhằm mang đến các sản phâm hoàn chỉnh va dịch vụ đầy đủ

nhất cho khách hàng; thực hiện các chức năng khác theo sự chi đạo của Ban Tổnggiám đốc

Dia bàn phụ trách: FPT, CMC, HTC, Công ty Điện lực các tỉnh, Viettel nội dia,

các sản phẩm thiết bị và công nghệ thông tin, thiết bị phụ kiện

Số lượng chi nhánh: 1 Chi nhánh được đặt trực tiếp tại trụ sở công ty và phụtrách các địa bàn đã được giao phó.

22