Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quản lý hàng tồn kho ở Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST

Thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho giúp doanh nghiệpchi đạo kip thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, đánh giá được hiệu quả kinh doanh nói chung và của từng mặt hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DÂN

VIỆN NGÂN HÀNG - TÀI CHÍNH

Dé tai:

THUC TRANG VA GIAI PHAP HOAN THIEN QUAN LY

HANG TON KHO O CONG TY CO PHAN CONG NGHE

DICH VU DIEN TONG HOP GEST

Ho va tén sinh vién : Vũ Thi Thúy Quynh MSV : 11164438

Lop : Tai chính doanh nghiệp 58A

Giảng viên hướng dẫn — : ThS Nguyễn Nhat Linh

HÀ NỘI, 12/2019

LOI CAM ON

Đề hoàn thành bài chuyên đề thực tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đếnThS Nguyễn Nhất Linh, đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trìnhviết bài

Em xin chân thành cảm ơn quý thay, cô trong khoa Ngân hàng - Tài chínhnói riêng và trong Trường Đại học Kinh tế Quốc dân nói chung đã tận tình truyền

đạt kiến thức trong suốt những năm em học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu

trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu chuyên đề màcòn là hành trang quý báu dé em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Em xin chân thành cảm ơn ban Giám đốc cũng như những anh chị nhân viêntrong Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST đã cho phép vàtạo điều kiện thuận lợi dé em thực tập ở công ty

Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp trồng người Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công ty Côphần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST luôn dồi đào sức khỏe và đạt đượcthành công tốt đẹp trong công việc

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan: Chuyên đề thực tập với đề tài “Thực trạng và giải pháp

hoàn thiện quản lý hàng tồn kho ở Công ty Cổ phần Công Nghệ Dịch vụ Điện tổnghợp GEST” là công trình nghiên cứu của cá nhân em, không sao chép của bất kỳ ai

Em xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình!

Hà Nội, ngày 16 tháng 12 năm 2019

Sinh viên

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIET TAT

DANH MỤC BANG BIEU

LỜI MỞ ĐẦU - ¿52 2S<SE 2 211221 71 E21211211111112112111111 21111111 xe 1

CHUONG 1: CO SO LY LUAN VE QUAN LY HANG TON KHO TRONG

DOANH NGHIEBP ooo cccccsscsssssssesssesssessssssecssecsuscsssssssssecsusesssssecsuecsuessecasecsuessseesecsses 2

1.1 Téng quan về quan lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 2

1.2.2 Sự cần thiết của công tác quan lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 15

1.2.3 Nội dung quản lý hàng tồn kho 2- 5¿+£++++x++£x+2E+tzx+zrxezrxerresree l6

1.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoan thiện quản lý hàng tồn kho 21

1.3 Các nhân tố ảnh hướng đến hoàn thiện quan lý hàng tồn kho 251.3.1 Nha t6 cht Quant ĐNnẽẽ“‹‹41)54 , 25

1.3.2 Nhân tô khách quati ccccceccssccsscssessssssessessecsesssessessessnessessessesssessessessseseeseeseess 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRANG QUAN LÝ HÀNG TON KHO TẠI CÔNG TY CO

PHAN CÔNG NGHỆ DỊCH VỤ ĐIỆN TONG HOP GEST - 25+ 30

2.1 Tổng quan về Công Ty Cô Phan Công Nghệ Dịch Vụ Điện Tổng Hop Gest 302.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển vé công ty 2-2 + ++sz+zs+zx+rxczsz 302.1.2 Cơ cau tổ chức bộ máy công ty -¿- +¿+++2+++x++Ex+2EEtrk+erxezrxerresree 31

2.1.3 Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty -. s-cssccsssseerssereres 33

2.2 Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công Ty Cổ Phan Công Nghệ Dịch

Vụ Điện Tổng Hop Ges( - 2-2-5252 EESEE2E12E1271711211211 7121.1111 37

2.2.1 Hàng tồn kho tại Công Ty Cổ Phan Công Nghệ Dich Vụ Điện Tổng Hop Gest 37

2.2.2 Quan lý hàng tồn kho về mặt hiện Vat -2- 5 2 2+E++E+Ee£Eerxerxrrsrree 382.2.3 Quản lý hàng tồn kho về mặt kế toán ¿+ 2 5 E+S£+E++E£E££Eerxerxrrsrxez 402.2.4 Quản lý hàng tồn kho về mặt kinh tẾ 2-5 s2 ++E£+Ee£Ee£xerxerszxez 432.2.5 Các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thiện quản lý hàng tồn kho 442.3 Đánh giá mức độ hoàn thiện quan lý hàng tồn kho tại Công ty C6 phanCông nghệ Dich vụ Điện Tong hợp GEST - 2-52 2+ z+EzEezEerxerxerxrree 492.3.1 Kết Ua dat CUO 2.1877 492.3.2 Hạn chế và nguyên nhân ¿2£ + +£+Ex++EE+EEE+EE+SEEEEEtEEEerkrrrxerrecrke 51

CHƯƠNG 3: GIẢI PHAP HOÀN THIỆN QUAN LÝ HANG TON KHO CUA

CÔNG TY CO PHAN CÔNG NGHỆ DỊCH VỤ ĐIỆN TONG HOP GEST 54

3.1 Biện pháp khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý hành tồn khocủa Công Ty Co Phan Công Nghệ Dịch Vụ Điện Tổng Hợp Gest 543.1.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên quản lý hàng tồn kho 543.1.2 Tăng cường thiết lập mạng lưới các nhà cung cấp nội địa, ngoại địa 563.1.3 Tăng cường rà soát số sách hàng tồn kho - 2-2 2+z+s+x+zx+rx+rszxez 563.1.4 Áp dụng kỹ thuật phân tích ABC dé phân loại hàng tồn kho 58

3.2 Một số kiến nghị với công ty 2-2 ©sc S2 EEEE21211211 271211111 re, 60

3.3 Một số kiến nghị với Cơ quan Nhà nước - 2 ¿se xecxerxerersxee 60KET LUẬN 2-52 52SE2E2E22127171121127111 2121121111111 .11 11a.62

TÀI LIEU THAM KHAO -2- ¿V22 ©E+SEE££EEEEEEECEEEEEEEECEEEEEE.EEkrrrkrree 62

DANH MỤC VIET TAT

Ký tự viết tắt Từ được viết tắt

DANH MỤC SƠ DO, BANG BIEU

Sơ đồ 1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC ccScssreeeres 10

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy của Công ty - Error! Bookmark not defined

Sơ đồ 3: Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghệDịch vụ Điện Tổng hợp GESTT -<c << Error! Bookmark not defined

Đồ thị 1: Chi phí tồn trữ hàng hóa -2- 2: 2© £2S£+EE+EE£EEE2EESEEEEEEEEErEkrrkrrkrrer 19

Bang 1: Tiêu chuẩn phân loại của từng nhóm hàng tồn kho theo phương pháp phan

0900.299 9

Bảng 2: Báo cáo kết quả kinh doanh GEST từ 2016-2018 -¿ -¿2-=5+ 35Bảng 3: Hiệu suất sử dụng tài sản của Công ty GEST năm 2016-2018 36

Bang 4: Khả năng sinh lời của Công ty GEST năm 2016-2019 < <2 36

Bảng 5: Giá tri hàng tồn kho của Công ty GEST năm 2016-2018 - 38Bảng 6: Ty trọng hàng tồn kho trong tong tài san GEST năm 2016-2018 - 46Bảng 7: Vòng quay hàng tồn kho ở GEST từ năm 2016-2018 .: ¿225+ 46

Bảng 8: Kết quả thực hiện kế hoạch xuất hàng các thang năm 2018 - 48

Biểu mẫu 1: Báo cáo kiêm kê hàng tồn kho theo phần mềm MISA - 42Biểu mẫu 2: Đối chiếu xuất nhập giữa kế toán và thủ kho 2 ¿5 s2 s+csz +2 42Biểu mẫu 3: Báo cáo xuất nhập tỒn 2-2: +: ©+¿++£+EE+EE£EE+2EEEEEEEEEEEErrkrrkrrkrree 43

LỜI MỞ ĐẦU

Trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ giai đoạn

cung cấp, sản xuất đến tiêu thụ, hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động chiếm

vị trí quan trọng Thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho giúp doanh nghiệpchi đạo kip thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, đánh giá được hiệu quả

kinh doanh nói chung và của từng mặt hàng nói riêng, đảm bảo lượng dự trữ vật tư,

hàng hoá đúng mức, không quá nhiều gây ứ đọng vốn, cũng không quá ít làm giánđoạn quá trình sản xuất kinh doanh Từ đó có kế hoạch về tài chính cho việc muasắm cung cấp hàng tồn kho cũng như điều chỉnh kế hoạch về tiêu thụ

Đứng trước yêu cầu phát triển của nền kinh tế và xu hướng hội nhập quốc tế,

van đề đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho càng trở nêncần thiết Với mục tiêu đó, chúng ta đã và đang nghiên cứu, xây dựng các mô hìnhhay áp dụng các ứng dụng công nghệ vào quá trình nhập hàng, xuất hàng, thống kê

số lượng hàng tồn kho, tìm kiếm mặt hàng Tuy nhiên, việc áp dụng các mô hìnhhiện đại ở các doanh nghiệp Việt Nam còn rat hạn chế, đặc biệt ở các doanh nghiệp

vừa và nhỏ.

Vì những lý do trên và có điều kiện tiếp cận với thực tế tại Công ty Cổ phanCông nghệ Dịch vụ Điện tổng hợp Gest, cùng với sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tìnhcủa Thạc sĩ Nguyễn Nhất Linh em đã hoàn thành bài chuyên đề thực tập với đề tài

“Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quản lý hàng tồn kho ở Công ty Cé phần Côngnghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST” Qua đó hướng đến mục tiêu nghiên cứu là thôngqua hệ thống cơ sở lý luận về hàng tồn kho, trình bày được thực trạng quản lý hàng tồnkho tại GEST cũng như đánh giá mức độ hoàn thiện quản lý hàng tồn kho đề từ đó đưa

ra các giải pháp và kiến nghị cho công ty trong thời gian tới Bên cạnh đó, phạm vikhông gian nghiên cứu bài chuyên đề là các vấn đề về quản lý hàng tồn kho tại công ty

GEST và phạm vi thời gian nghiên cứu là giai đoạn từ năm 2016-2018.

Kết cấu chuyên dé sẽ gồm 3 chương, cụ thé là:

Chương 1: Co sở lý luận về quản lý hàng ton kho trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tôn kho tại Công Ty Cổ Phan CôngNghệ Dịch Vụ Điện Tổng Hop Gest

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quan lý hàng tôn kho của Công ty Cổ phanCông nghệ Dịch vụ Điện Tổng hop Gest

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE QUAN LÝ HÀNG TON KHO

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Tống quan về quan lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1.1 Tài sản lưu động

Theo Nguyễn Hữu Vui và Nguyễn Ngọc Long (2005), dé tiến hành các hoạtđộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cần phải có 3 yếu tổ là: đối tượng lao động,

tư liệu lao động và sức lao động Quá trình sản xuất kinh doanh là quá trình kết hợp

các yếu tố đó dé tạo ra sản phẩm hang hoá, dịch vụ Khác với tư liệu lao động, đối

tượng lao động (nhiên nguyên, nhiên, vật liệu, bán thành phẩm ) chỉ tham gia vàomột chu kì sản xuất kinh doanh và luôn thay đổi hình thái vật chất ban đầu, giá trịcủa nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá tri sản phẩm và được bù đắp khigiá trị sản pham được thực hiện Biéu hiện đưới hình thái vật chat của đối tượng lao

động gọi là tài sản lưu động (TSLĐ).

Tham khảo Lưu Thị Hương (2005), khái niệm chung về tài sản lưu độngđược phát biểu như sau: “Tài sản lưu động là những tài sản ngăn hạn và thườngxuyên luân chuyền trong quá trình sản xuất — kinh doanh”

Xét trên góc độ kế toán, tài sản lưu động hay tài sản ngắn hạn là khoản mục

đầu tiên trong bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả loại tài sản có thé dé dàng

chuyền đổi sang tiền mặt trong vòng một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh Theo

Điều 112 Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày

22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp, trên bảng cân đối kế toán, tàisản lưu động bao gồm các bộ phận sau:

- Tiền và các khoản tương đương tiền;

- Các khoản đầu tư tài chính ngắn han;

- Các khoản phải thu ngắn han;

- Hàng tồn kho

- Các tài sản ngăn hạn khácTrong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp thì giá trị của tài sản lưu độngthường chiếm một tỉ trọng khá cao và én định (Lưu Thị Hương, 2005) Quản lý sửdụng hợp lý các loại TSLĐ có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành

nhiệm vụ chung của doanh nghiệp Vì thế, để hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch

đề ra, doanh nghiệp cần tăng cường quản lý, sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu

động.

1.1.2 Hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 ban hành và công bố theo Quyếtđịnh số 149/2001/QD-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

quy định hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh

doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dé dang hay nhữngnguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh

doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Cùng trong khoản mục 3 của quy định trên, Bộ Tài chính cũng quy định,

hàng tồn kho bao gồm:

- Hang hóa mua về dé bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua dang di trênđường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

- Thành phẩm tồn kho và thành phâm gửi đi bán;

- Sản phẩm dé dang: Sản phâm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành

chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến

và đã mua đang đi trên đường; Chi phí dịch vụ dở dang.

Trong giáo trình Hạch toán Kế toán trong các doanh nghiệp của Nhà Xuấtban Dai học Kinh tế Quốc dân, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn cũng dé cập: “Hàng tồnkho là những tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thức vật chất có thé cân, do, đong,đếm được như: nguyên vật lieu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sửdụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồnkho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang ”

Theo Nguyễn Thu Thủy (2011), tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, từ doanh

nghiệp sản xuất đến các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ sẽ có các dạng hàng tồnkho khác nhau Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho đa dạng từnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đến bán thành phẩm trên dây chuyền và thànhphẩm Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại, do doanh nghiệp muahang dé bán kiếm lời nên hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về trong kho, hàng

hóa gửi bán Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm

của họ là vô hình thì hàng tồn kho chủ yếu là các công cụ dụng cụ, và phương tiệnvật chất — kỹ thuật dùng trong hoạt động của doanh nghiệp

1.1.3 Đặc điểm của hàng tồn kho

Từ khái niệm hàng tồn kho đã được đưa ra ở trên, có thể thấy đặc điểm củahàng tồn kho chính là những đặc điểm riêng của nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ,thành phâm, sản phẩm dở dang, hang hóa Với mỗi loại chúng có những đặc điểm

riêng sau:

- Thứ nhất: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thé hiện

dưới dạng vật hóa.

- Thứ hai: Công cụ, dung cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn

quy định dé xếp vào tài sản cố định

- Thứ ba: Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế

biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủtiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho

- Thứ tư: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh van

chưa hoàn thành nhập kho, chúng van còn tn tại trong các phân xưởng sản xuất

- Thứ năm: Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mai) được phân theo

từng ngành hang, gồm có: Hàng vật tư thiết bi; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng:hàng lương thực, thực phẩm chế biến Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng

và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sô thích hợp Phân

bổ hop lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ

1.1.4 Chức năng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho đóng một chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động sảnxuât skinh doanh của doanh nghiệp Việc dự trữ hàng tồn kho thường giúp doanhnghiệp thực hiện hai chức năng chính là chức năng cân đối cung — cầu và chức năngđiều hòa các biến động

Với chức năng thứ nhất, chức năng cân đối cung — cầu đảm bảo cho sự phù

hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian Trong

kinh doanh bán buôn, phải tập trung khối lượng dự trữ thoi vụ, dự trữ chở đến trước

đó do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của

nền kinh tế Chức năng này do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung —cầu.

Với chức năng thứ hai, chức năng điều hòa các biến động: Dự trữ để đềphòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhậphàng Theo đó, khi thực hiện chức năng này cần phải có dự trữ bảo hiểm

Theo Wikipedia, có 5 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng

tồn kho Đó là:

- Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng (gọi thời gian thựchiện - lead time), từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, doi hỏi doanhnghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định dé đảm bảo nguồn nguyên vật liệu

cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua

- Nhu cầu theo mùa: Nhu cau thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực sản xuất

là có định Điều này có thé dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, như vi dụ về hàng hóatiêu thụ chỉ trong các ngày lễ có thể dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho lớn với dự

đoán tiêu thụ trong tương lai.

- Tính bất định: Có những bat trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu,trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định dé dựphòng Trong trường hợp này, hàng tồn kho giỗng như một cái giảm sốc

- Tính kinh tế nhờ quy mô: Để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô Nếukhông có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhậnhay giao hàng Điều này khiến cho chi phi logistics tăng lên Vì thế, doanh nghiệp

có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi

phi logistics.

- Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, một số hàng tồn kho dat được giátrị yêu cầu khi nó được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt đượctiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất Ví dụ bia trong ngành công nghiệpsản xuất bia

Tất cả những lý do trên có thé áp dung cho bat kỳ chủ sở hữu hoặc sản pham nào

1.1.5 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp hết sức đa dạng về chủng loại, đặc điểm,tính chất, công dụng Việc phân loại hàng tồn kho một cách có khoa học là tiền đề

dé doanh nghiệp xây dựng được các phương pháp quan lý hàng tồn kho hợp lý Dựa

vào những tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu quản lý, hàng tồn kho có thé

được phân loại như sau:

1.1.5.1 Căn cứ vào quá trình sản xuất kinh doanh

Đây là cách phân loại cơ bản nhất, thường được thể hiện trên các báo cáo tài

chính của doanh nghiệp Theo cách phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng mua đang di lường

Theo Ngô Thế Chi và Trương Thi Thủy (2013) đề cập trong giáo trình “Kếtoán tài chính”, “các hàng hóa, vật tư (bao gồm nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụngcụ; hàng hoá) thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho được xếp

vào nhóm hang mua đang di đường”.

Hàng hóa, vật tư chưa nhập kho bao gồm hàng còn để ở kho người bán, ở

bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyên; hoặc hàng đã về đến doanh

nghiệp nhưng đang chờ kiểm tra, kiểm nhận nhập kho

Mặc dù chưa nhập kho nhưng hàng mua đang đi đường là một thành phầnkhông thể thiếu trong tổng tài sản doanh nghiệp Hơn thế nữa, do hàng hóa vật tưcủa doanh nghiệp chưa nhập kho nên dễ xảy ra hao hụt, mất mát, hư hỏng Vi vậy,doanh nghiệp cần xây dựng các phương án để quản lý hiệu quả hàng mua đang đi

Trong doanh nghiệp, tùy theo từng vai trò, công dụng của mình mà nguyên

vật liệu được chia thành rất nhiều loại khác nhau Nguyên liệu, vật liệu có thê được

phân thành các loại nhỏ hơn như: nguyên liệu, vật liệu chính; vật liệu phụ; nhiên

liệu; phụ tùng thay thé; vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (Ngô Thế Chi va

đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Trong khi

đó về mặt giá trị, sau khi hoàn thành quy trình công nghệ, toàn bộ giá trị của nguyênvật liệu được chuyên dịch vào giá trị sản phẩm mới”

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị

nguyên vật liệu chiếm ty trọng rất lớn, cấu thành chủ yếu giá trị sản phẩm Vi vậy,việc quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong kết quả của công tácquản lý hàng tồn kho

- Công cụ, dung cụ

Theo quy định hiện hành tại Điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC, “những

tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy địnhđối với tài sản cố định được gọi công cụ dụng cụ” Vì vậy công cụ, dụng cụ được

quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu.

Những trường hợp tư liệu lao động được ghi nhận là công cụ dụng cụ nếukhông đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định được quy định cụ thể tại Điều 26Thông tư số 200/2014/TT-BTC Đó là các đà giáo, ván khuôn, dụng cụ gá lắp; các

loại bao bì bán kèm hàng hóa có tính tiền riêng; dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh,

sành sứ; phương tiện đồ dùng văn phòng; quan áo giày đép chuyên dụng

Mặc dù được quản lý hoàn toàn giống như nguyên vật liệu nhưng thực tếcông cụ dụng cụ lại có đặc điểm giống với tài sản cô định Trong đó, công cụ dụng

cụ tham gia vào nhiều kỳ trong quá trình sản xuất Trong quá trình sử dụng, chúnggiữ nguyên hình thái hiện vật ban đầu, tuy nhiên bị hao mòn về mặt giá trị cho đếnkhi hết quá trình sử dụng

Tham khảo Ngô thé Chi và Trương Thị Thủy (2013), “chi phí mua công cụdụng cụ có thể được phân bổ vào chi phi sản xuất kinh doanh 1 lần (100% giá tri)hoặc nhiều lần” Doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp phân bổ thích hợp saocho vừa đơn giản trong công tác kế toán vừa bảo đảm được tính chính xác củathông tin kế toán ở mức có thể tin cậy được

- Sdn phẩm dở dang

“Sản pham dé dang (bán thành phẩm) là toàn bộ những sản phẩm chưa hoànthành xong quá trình sản xuất, gia công, chế biến, còn nằm trên dây chuyền sản xuấthoặc trong các kho bán thành phâm “, theo Nguyễn Thu Thủy (2011) Sản pham do

dang là tài sản đệm cần thiết để bảo đảm quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.

Theo Điều 27 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tàichính, trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, giá trị khoản mục chi phí sảnxuất kinh doanh đở dang ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp còn bao gồm cácchi phí khác như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, Điều đó cónghĩa là vào cuối kỳ, kế toán cần phải đánh giá sản phẩm dở dang, hay là xác định

số chi phí sản xuất đã bỏ ra có liên quan đến số sản phẩm chưa hoàn thành Có một

số phương pháp đánh giá sản phẩm đở dang hiện nay kế toán có thể sử dụng nhưđánh giá sản phẩm do dang theo chi phí sản xuất định mức; theo chi phí nguyên vậtliệu chính; theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; theo khối lượng sản phẩm hoàn

thành tương đương.

- Thành phẩm

“Những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trìnhcông nghệ, được kiểm nghiệm phù hop với các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định vànhập kho được gọi là thành phẩm” (Ngô Thế Chi và Trương Thi Thủy, 2013).Thành phẩm có thé do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc do thuêngoài gia công Thành phẩm của một doanh nghiệp có thé là hàng hóa tiêu dùnghoặc là đầu vào sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp khác

Tham khảo Ngô Thế Chi va Trương Thị Thủy (2013), thành phẩm sản xuất

ra phải được đánh giá theo giá thành sản xuất (giá gốc) Giá gốc của thành phẩm baogồm chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí sản xuất

chung và những chỉ phí có liên quan trực tiếp khác đến việc sản xuất sản phẩm Tùy

theo loại chi phi mà doanh nghiệp lựa chọn các hình thức phân bồ chi phí vào giá thànhsản xuất trong kỳ, đảm bảo tuân thủ các quy định của chuẩn mực kế toán

- Hàng hóa

“Những loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích dé bán(bán buôn và bán lẻ) nhằm hưởng chênh lệch giá hàng hóa được gọi là hàng hóa”

(Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy, 2013) Vì vậy, hàng hóa nhận bán hộ, nhận giữ

hộ cho các doanh nghiệp khác hoặc hàng hóa mua về dùng cho hoạt động sản xuất,kinh doanh sẽ không được phản ánh vào tài khoản hàng hóa trên bảng cân đối kế

toán.

Do đặc thù là mua về với mục đích để bán, nên hàng hóa thường xuất hiện

trong các doanh nghiệp thương mại, được phân theo từng ngành hàng, gồm có: hàngđiện tử; hàng vật tư thiết bị; hàng lương thực, thực phẩm chế biến

1.1.5.2 Căn cứ vào nhu cau sử dụng hàng ton kho (theo kỹ thuật ABC)

Kỹ thuật phân tích ABC là cách phân loại hàng tồn kho dựa trên nhu cầu sửdụng Theo Nguyễn Thị Minh An (2006), kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa

vào quy luật Pareto (hay còn gọi là quy luật 80/20: trong nhiều sự kiện, 20% nguyên

nhân gây ra khoảng 80% kết quả) Kỹ thuật này phân loại toàn bộ hàng tồn kho củadoanh nghiệp thành ba nhóm: A, B, C theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần củahàng hóa tồn kho, từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và

kiểm soát tồn kho khác nhau cho từng nhóm

Việc phân loại căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm và số

lượng chủng loại hàng Trong đó, các giá trị hàng năm này được xác định bằng công

thức:

Giá tri hàng hoa dự trữ hàng năm = Luong dự trữ hàng năm x Giá tri don vi.

Số lượng chủng loại hàng là số các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp

trong năm.

Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được tác giả Nguyễn Thị

Minh An (2006) xác định như sau:

Bảng 1: Tiêu chuẩn phân loại của từng nhóm hàng tồn kho theo phương pháp

phân tích ABC

Trong đó, nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao

nhất (70 — 80%), nhưng về mặt số lượng, chủng loại, chúng lại chiếm ít nhất (15%)

Ngược lại, nhóm C bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm thấp nhất

(khoảng 5%), tuy nhiên số lượng chúng lại chiếm tới 55% tổng số loại hàng tồn

Sơ đồ 1: Phân loại hang tồn kho theo kỹ thuật ABC

(Nguồn: Nguyễn Thị Minh An (2006))

Việc áp dụng kỹ thuật phân tích ABC giúp nhà quản trị xác định được nhóm

hàng tồn kho cần dành nhiều ưu tiên hơn trong công tác quản lý Cụ thể như sau:

- Do các nguồn vốn cần dùng dé mua hàng nhóm A nhiều hon so với nhóm B

và C, vì vậy trong công tác quản trị, cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào nhóm A;

- Trong dự báo nhu cầu dự trữ, ưu tiên sử dụng các phương pháp có độ

chính xác cao cho các hàng nhóm A, B;

- Trong công tác kiểm tra, kiểm soát về mặt hiện vật, các loại hàng nhóm A

và B cần được ưu tiên hơn do đây là những mặt hàng có giá trị đơn vị sản phẩm

lớn;

Cần thường xuyên thiết lập các báo cáo về hàng tồn kho nhóm A nhằm đảm

bảo khả năng an toàn trong sản xuất

1.1.5.3 Căn cứ vào chất lượng của hàng tôn kho

Cách phân loại theo chất lượng của hàng tồn kho là một cách thức được hầu

10

hết các doanh nghiệp sản xuất — thương mại sử dụng Theo Nguyễn Thu Thủy

(2011) thì hàng tồn kho được chia thành ba loại dựa trên chất lượng, gồm:

- Hang tồn kho chất lượng tốt (Normal goods): Hàng tồn kho đạt tiêu chuẩn

chất lượng, có thé sử dụng ngay vào quá trình sản xuất kinh doanh;

- Hang tồn kho kém phẩm chất có thé sửa chữa (Repairable goods);

- Hàng tồn kho mất phẩm chất không có khả năng sửa chữa (Scrap &

defective goods).

Cách phân loại này không chỉ giúp doanh nghiệp đánh gia được tình trạng

của hàng tồn kho hiện tại mà từ đó còn đưa ra được các biện pháp xử lý đối vớihàng tồn kho chất lượng kém như sửa chữa, thanh lý, tiêu hủy Việc bố trí, sắp xếp

hàng tồn kho cũng phải căn cứ vào chất lượng của sản phẩm, không dé lẫn lộn hàng

tồn kho chất lượng tốt vào các hàng tồn kho chất lượng kém

1.1.5.4 Căn cứ vào mục đích sử dụng hàng tôn kho

Cách thức phân loại này phân những hàng tồn kho có chung mục đích sửdụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt nguồn gốc và quycách, phẩm chất Tham khảo Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy (2013), hàng tồnkho căn cứ vào mục đích sử dụng bao gồm:

- Hang tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ dé

phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, như

nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ ;

- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ déphục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp, như hàng hóa, thành phẩm `

Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, tạođiều kiện trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ

hang tồn kho.

Ngoài các tiêu thức chính nêu trên, tùy theo đặc trưng sản xuất kinh doanhhoặc theo yêu cầu quản lý, doanh nghiệp còn có thê phân loại hàng tồn kho theo cáctiêu chí khác như theo nguồn gốc hình thành, theo kích thước, khối lượng

1.1.6 Các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho

Doanh nghiệp không chỉ quan tâm tới số lượng hàng tồn kho mà còn phảiquan tâm tới giá trị của những tài sản đó Bởi giá trị hàng tồn kho sẽ phản ánh trực

11

tiếp lên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp Vì vậy, việc kế toán xác định giá trị

hàng tồn kho là hết sức quan trọng Chuẩn mực kế toán số 02 ban hành và công bốtheo Quyết định số 149/2001/QD-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính nêu ra các phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: phương pháp nhậptrước - xuất trước, phương pháp nhập sau — xuất trước, phương pháp giá thực tếđích danh, phương pháp bình quân gia quyền Ngoài ra, phương pháp giá hạch toán

cũng thường được các doanh nghiệp áp dụng.

1.1.6.1 Phương pháp nhập trước - xuất trước

Tham khảo Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy (2013), phương pháp nhậptrước - xuất trước (FIFO) được áp dụng dựa trên giả định là thứ tự xuất kho vật tư

hàng hóa tương ứng với thứ tự nhập kho Cụ thé, hang tồn kho nào được mua hoặc

sản xuất trước thì được xuất kho trước, sau đó mới xuất kho vật tư hàng hóa nhậpkho sau theo giá thực tế của từng lần nhập Bởi vậy, đến cuối kỳ, giá trị của vật tư

hàng hóa còn lại được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gầncuối kỳ còn tồn kho

Phương pháp FIFO giúp giá trị hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo đượcđánh giá sát với giá thị trường, làm tăng ý nghĩa thực tế của chỉ tiêu hàng tồn kho

trên bảng cân đối kế toán

Tuy nhiên với phương pháp này, do hàng tồn kho nào nhập kho trước được xuất

kho trước nên doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị hàng tồn kho đã phát sinh trước

đó một khoảng thời gian, có thể không phản ánh được những chỉ phí hiện tại.

Trong điều kiện giá cả thị trường giảm, áp dụng phương pháp FIFO sẽ làmgiảm giá trị hang tồn kho cuối kỳ trên bang cân đối kế toán, nhưng làm tăng giá vốnhàng bán so với thị trường, giảm lợi nhuận cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp

phải nộp Trường hợp giá cả thị trường tăng, áp dụng phương pháp FIFO sẽ có kết

quả ngược lại.

1.1.6.2 Phương pháp nhập sau - xuất trước

Ngược lại với phương pháp nhập trước — xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) được áp dụng dựa trên giả định là vật tư hàng hóa nào được mua

-hoặc sản xuất sau thì được xuất trước Theo phương pháp này, hàng tồn kho còn lại

cuôi kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuât trước đó, nên giá trị của chúng được

12

tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho (Ngô Thế Chi

và Trương Thị Thủy, 2013).

Phương pháp LIFO đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kếtoán khi chỉ phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thaythế

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là việc định giá hàng tồn kho

cuối kỳ có thể không đáng tin cậy khi hàng hóa vật tư còn tồn kho là những sản

phẩm đã tồn kho lâu và có giá tri thị trường biến động mạnh

Trong điều kiện giá cả thị trường giảm, áp dụng phương pháp LIFO sẽ làmtăng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ so với thị trường, nhưng làm giảm giá vốn hàng

bán, tăng lợi nhuận cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Trường hợp giá

cả thị trường tăng, áp dụng phương pháp LIFO sẽ có kết quả ngược lại

1.1.6.3 Phương pháp giá thực tế đích danh

Phương pháp giá thực tế đích danh dựa trên giả định là hàng tồn kho thuộc lôhàng nhập kho nào thì dùng đơn giá của lô hàng nhập kho đó để tính giá trị xuất kho(Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy, 2013)

Phương án này giúp cho doanh nghiệp tuân thủ hoàn toàn nguyên tắc phùhợp của kế toán, giữa chỉ phí thực tế và doanh thu thực tế Kết quả tính giá trị hàng

tồn kho của phương pháp này chính xác nhất trong các phương pháp

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khá khắtkhe Chuan mực kế toán số 02 nêu rõ: “phương pháp tính theo giá đích danh được

áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng 6n định và nhận

diện được”.

1.1.4.6 Phương pháp giá bình quán gia quyền

Theo Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy (2013), phương pháp này dựa trên

công thức:

Trị giá xuất của vật liệu = Số lượng vật liệu xuất x Đơn giá bình quân

Đơn giá bình quân có thể xác định theo thời kỳ hoặc vào sau các lần nhập

hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

13

- Phương pháp bình quan cả kỳ dự trữ

Tham khảo Đặng Thị Loan (2009), đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ được kếtoán tính vào thời điểm cuối kì theo công thức như sau:

Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ= ee

Phương pháp bình quân ca ky dự trữ giúp giảm tai được công tác hạch toán

kế toán chi tiết NVL xuất kho vi chỉ phải tính giá NVL một lần vào thời điểm cuối

kỳ Tuy nhiên, phương pháp này khiến công tác kế toán bị dồn vào cuối kỳ, ảnhhưởng đến tiến độ của các phần hành khác Hơn nữa, phương pháp này chưa đáp

ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập

Theo Đặng Thị Loan (2009), sau mỗi lần nhập kho vật tư hàng hoá, kế toánphải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân theo công

thức sau:

ae ` we ak Giá thực tế tồn kho sau méi lần nhập

Don giá bình quân sau môi lân nhập= ————————————

Số lượng tôn kho sau moi lần nhap

Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập giúp giá trị NVL xuấtkho phản ánh kip thời sự biến động giá cả thị trường, khắc phục được những hạn

chế về khả năng đáp ứng thông tin kế toán của phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

Tuy vậy, việc tính toán giá trị hàng tồn kho theo phương pháp này phức tạp, nhiềulần, tốn nhiều công sức

- Phương pháp bình quân cudi kỳ trước

Vào dau kỳ, kế toán tinh giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước dé tinh giá xuất

theo công thức:

Đơn giá bình quân cuối kỳ trước= Gia thie #6 ton Kho du ion ere) Số lượng thực tế ton dau ki(cudi ki trướcCực té ton ane đầu nuối = : mee)

Cũng như phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp bình quân cuối

kỳ trước đơn giản, dé tính toán Tuy nhiên, từ công thức trên có thé thấy, trị giáhàng xuất không chịu ảnh hưởng của sự thay đổi giá cả trong kỳ hiện tại Vì vậy,phương pháp này làm cho chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh không sát với giá

thực tê nêu giá cả thị trường có sự biên động.

14

1.2 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm và vai trò của quản lý hàng tồn kho

TS Trần Đức Lộc và TS Trần Văn Phùng (2008) đã đề cập đến khái niệmquản lý hàng tồn kho trong giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp như sau:

“Quản lý hàng tồn kho là việc quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quanđến công tác tồn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu, giảm chỉ phí tồn kho cho

doanh nghiệp.”

Theo Nguyễn Thị Kim Cúc (2005), quản lý hàng tồn kho là một công tácnhằm thực hiện các vai trò:

- Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng, không làm gián đoạn quá trình bán

ra của doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và không gây ứ

1.2.2 Sự cần thiết của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiêp

Theo Nguyễn Thu Thủy (2011), quá trình sản xuất kinh doanh luôn xuất hiệnhai mặt đối lập nhau trong quá trình sử dụng hàng tồn kho Một mặt, các bộ phậnsản xuất, bộ phận bán hàng luôn có ý định tăng lượng tồn kho để đảm bảo hoạtđộng sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thịtrường trong mọi tình huống Lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bánhàng (đối với hàng tồn kho là thành phẩm), ngoài ra có thê dẫn đến tình trạng khách

hàng sẽ chuyên sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh khi nhu cầu của họ không

được đáp ứng Mặt khác, bộ phận tài chính lại luôn muốn lượng hàng tồn kho làthấp nhất dé hạn chế những chi phí có liên quan đến dự trữ như tiền thuê kho bãi,bảo hiểm nhà kho, chi phí về thiết bị phương tiện, chi phí cho nhân lực hoạt độnggiám sát quan lý, chi phí quản lý điều hành kho hang, chi phí hao hụt mat mát

Trước thực trạng đó, công tác quản lý dự trữ tồn kho là hết sức quan trọng Doanh

nghiệp phải dựa vào đặc điểm sản suất kinh doanh của mình dé xác định một mức

dự trữ hợp lý, sử dụng một mô hình quản lý dự trữ tồn kho hiệu quả nhằm đáp ứng

15

tối đa nhu cầu sản xuất với chi phí tối thiểu.

Bên cạnh đó, do gồm nhiều loại khác nhau về đặc điểm, tính chất thương

phẩm và điều kiện bao quan khác nhau nên hàng tồn kho rất dé hư hỏng, hao hut,

mat mát nếu như công tác quản lý yếu kém Vì lẽ đó, công tác quản lý hàng tồn kho

là một trong những công tác quản lý tài chính hàng ngày quan trọng nhất của doanh

nghiệp.

Ngoài ra, các giao dịch xuất nhập hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới bảng

cân đối kế toán cũng như báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy,

công tác quản lý hàng tồn kho là hết sức quan trọng, cả về hiện vật cũng như trên sốsách kế toán Cần đảm bảo giá trị số sách, hệ thống kế toán phản ánh trung thực giátrị thực tế

1.2.3 Nội dung quản lý hàng tồn kho

Theo Lê Công Hoa (2012), các nội dung chủ yếu trong quản lý hàng tồn kho

của một doanh nghiệp nhằm đảm bảo tối ưu hóa các mục tiêu hoạt động bao gồm:

quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật, quản lý hàng tồn kho về mặt kế toán và quản

lý hàng tồn kho về mặt kinh tế

1.2.3.1 Quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật

Doanh nghiệp quản lý hang tồn kho về mặt hiện vật dé đảm bảo về số lượng,

chất lượng hàng tồn kho cũng như giảm thiểu thời gian xuất nhập kho, các chi phí

liên quan đến lưu kho Để quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật, doanh nghiệp cần

quan tâm đến hai nội dung bao gồm: thiết kế, xây dựng hệ thống kho hàng và mã

hóa, cách sắp xếp các hàng hóa

Trong đó, để có được hệ thống kho hàng hợp lý doanh nghiệp cần phải xây

dưng theo bốn yêu cầu về tính thích dụng, tính vững chắc, tính mỹ quan và tính tiếtkiệm Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng mã hóa mỗi loại hàng theo một sé ky tukhác nhau, tránh gây nhằm lẫn va sắp xếp theo một số phương pháp như phươngpháp định vi (một sản phẩm xác định được dự trữ ở một vị trí xác định ), phươngpháp LIFO (hàng hóa nhập vào trước sẽ được sắp xếp ở vị trí thuận lợi để xuất ra

trước và ngược lại) hay phương pháp FIFO (hàng hàng hóa nhập vào sau sẽ được

sắp xếp ở vị trí thuận lợi dé xuất ra trước và ngược lại)

1.2.3.2 Quản lý hàng tồn kho về mặt kế toán

a Kế toán số lượng hàng tồn kho

16

Tham khảo Lê Công Hoa (2012), để kế toán số lượng hàng tồn kho, doanhnghiệp có thể sử dụng các phiếu kho xuất nhập hàng hóa và tính toán ra số lượnghiện tồn kho theo công thức:

Dự trữ cuối cùng = Dự trữ ban đầu +Lượng nhập vào - Lượng xuất ra

Đối với các doanh nghiệp có hệ thống công nghệ thông tin phát triển, kế toán

số lượng hàng tồn kho có thê được thực hiện qua các phần mềm máy tính

Số liệu phản ánh trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp đều là số liệu từ số

sách kế toán Vì vậy, dé dam bảo các số liệu này trung thực, đáng tin cậy và có giá

trị trong công tác quản trị thì doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác và thốngnhất giữa số sách/hệ thông và thực tế Nhằm đảm bảo sự thống nhất này, công táckiểm kê là hết sức cần thiết Kiểm kê giúp nhà quản trị năm chắc được lượng hànghóa tồn kho thực tế một cách cụ thé và chính xác dé có kế hoạch dự trữ, điều hoaphân phối hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh

b Kế toán giá thành hàng tồn khoKết quả của việc tinh giá thành hàng tồn kho sẽ thé hiện trực tiếp trên báocáo tài chính của doanh nghiệp Vì vậy, công tác quản lý hàng tồn kho cũng cần

đảm bảo rằng các phương pháp tính giá thành hàng tồn kho là phù hợp với từng loại

nguyên vật liệu, từng doanh nghiệp Các phương pháp tính giá hàng tồn kho đã đề

cập cụ thé ở phần trước như phương pháp FIFO, phương pháp LIFO, phương pháp

bình quân gia quyền, phương pháp giá hạch toán Trong suốt kỳ kế toán, các

phương pháp cần được áp dụng thống nhất

1.2.3.3 Quản lý hàng tồn kho về mặt kinh tế

Quản lý hàng tồn kho về mặt kinh tế nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động

với lượng dự trữ vật tư tối ưu, thông qua việc xác định số lượng, thời điểm đặt hàng

hợp lý:

a, Các chỉ phí liên quan đến hàng ton kho

Lưu Thị Hương (2005) đã phân các chi phí chính phát sinh khi doanh nghiệp

tiến hành dự trữ hang hóa làm hai loại là chi phí đặt hàng và chi phí lugu kho

- Chi phí đặt hàng: là loại chi phí liên quan tới các giao dich đặt hàng va

vận chuyên hang hóa Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường ổn định vàkhông phụ thuộc vào số lượng hàng hóa được mua

- Chỉ phí luu kho: là loại chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa, bao

17

gồm các chi phí hoạt động (chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng hóa,

chi phi do giảm giá trị hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí hao hụt mat mát ) và

các chi phí tài chính (bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả tiền vay, chi phí thuê,

khấu hao ) Chi phí lưu kho tỷ lệ thuận với lượng hang hóa dự trữ

Hai loại chi phí trên có mối tương quan tỷ lệ nghịch với nhau Nếu số lượngnguyên vật liệu hay hang hóa tăng lên cho mỗi lần đặt hàng thì chi phi đặt hàng sẽgiảm xuống nhưng chỉ phí tồn trữ sẽ tăng lên và ngược lại

- Chỉ phí mua hàng: là chi phí được tinh từ khối lượng hàng của đơn hàng

va giá mua một don vị Thông thường chi phi mua hang sẽ không ảnh hưởng nhiềuđến việc lựa chọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM)

Dé tổng các chi phí trên là nhỏ nhất, doanh nghiệp cần áp dụng một mô hìnhquản ly hang tồn kho phù hợp, trong đó có hai mô hình pho biến nhất: đó là môhình dự trữ hiệu quả nhất EOQ và mô hình dự trữ đúng thời điểm JIT

b, Mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity)

* Khải niệm và mục tiếu

Mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economics Ordering Quantity Model) làmột mô hình quản lý tồn kho mang tính chất định lượng được sử dụng để xác địnhmức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, trên cơ sở hai loại chi phí: chi phi đặt mua

hang và chi phí lưu kho (Luu Thị Huong, 2005).

Mô hình quản trị hàng tồn kho EOQ hướng tới mục tiêu là lựa chọn mức tồn

kho sao cho ở mức đó tổng hai loại chi phi này là thấp nhất

* Các giả định của mô hình

Theo Nguyễn Thị Minh An (2006), mô hình EOQ dựa trên các giả định vềnhu cầu cũng như thời gian đặt hàng Cụ thé, nhu cau và thời gian đặt hàng, giao

hàng phải biết trước và không đổi Hay nói cách khác, những lần cung cấp hàng hóa

là băng nhau Bên cạnh đó, một số giả định khác được tác giả đưa ra như: khôngtiễn hành khấu trừ theo sản lượng; chỉ có hai loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phiđặt hàng: sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được

thực hiện đúng thời gian.

* Nội dung của mô hình

Gọi Q là số lượng mỗi lần cung ứng hàng hóa thì dự trữ trung bình sẽ là Q/2.Gọi C¡ là chỉ phí lưu kho đơn vị hàng hóa thì tổng chỉ phí lưu kho của doanh

18

nghiệp sẽ là Cy x Q/2.

Gọi D là toàn bộ lượng hàng hóa cần sử dụng trong một đơn vị thời gian

(năm, quý, tháng) thì số lượng lần cung cấp hàng hóa sẽ là D/Q

Goi C2 là chi phí mỗi lần đặt hàng thì tong chi phí đặt hàng sẽ là: C2 x Q/D

Như vậy, tong chi phí tồn trữ hàng hóa sẽ là:

Q D

TC= Ci— + Ga

2 QCông thức trên được thể hiện qua đồ thị sau:

(Nguồn: Lưu Thi Hương (2005))

Dé TC nhỏ nhất thì lượng hang hóa mỗi lần cung ứng tối ưu sẽ là Q*:

2DC2

“| 1

* Điểm đặt hàng mới:

Theo Lưu Thị Hương (2005), để đảm bảo lượng hàng hóa tồn kho là tối

thiểu nhưng không gián đoạn sản xuất, doanh nghiệp phải lựa chọn điểm đặt hàng

mới thích hợp Thời điểm đặt hàng mới được xác định khi lượng hàng trong kho

còn lại băng sô lượng nguyên vật liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời

19

gian giao hàng.

c, Mô hình quản lý ton kho JIT (Just In Time)

* Khái niệm va lợi ích

Just-In-Time (JIT) là một khái niệm trong sản xuất hiện đại, được tom gon

là: “sản xuất sản phẩm đúng với số lượng, tại đúng nơi, vào đúng thời điểm cầnthiết”

Theo đó, những lợi ich của mô hình JIT là:

- Giảm thiểu lượng hàng tồn kho, đồng nghĩa với việc giảm đầu tư và chiphí cho hàng tồn kho, tăng vòng quay hàng tồn kho;

- Thời gian chờ đợi (lead time) được giảm thiêu, tăng tính linh động của kếhoạch sản xuất;

- Nâng cao chất lượng sản phẩm Do mô hình JIT chi đặt hàng vừa đủ, nênvới lượng hàng vừa phải day, các van đề về chất lượng sản phẩm đầu vào có thé dé

dàng phát hiện và xử lý hơn.

- Các lợi ích khác như: giảm diện tích kho bãi dé chứa hàng tồn kho; giảmhàng hỏng, tái chế

* Lịch sử hình thành và phát triểnTheo một nghiên cứu vào năm 2007 cho răng JIT lần đầu tiên được phát triển

và hoan thiện bởi ông Taiichi Ohno của hãng 6 tô Toyota (Nhật Bản) vào những

năm 70 của thé ky XX

Nhà máy sản xuất Toyota là nhà máy đầu tiên giới thiệu mô hình JIT Mô

hình này nhanh chóng được vận dụng trong các tô chức khác, đặc biệt là trong cuộc

khủng hoảng dầu mỏ 1973 và việc thiếu hụt các nguồn nguyên liệu tự nhiên khác.Bằng việc áp dụng hop lý mô hình JIT, Toyota đã vượt qua được giai đoạn khókhăn đó Toyota nhận ra răng, JIT chỉ thành công nếu mỗi cá nhân trong tô chứcđều tham gia, nếu nhà máy và hệ thong được sắp xếp cho việc tối đa hóa hiệu quả,

và nếu sản lượng và hệ thống sản xuất được lên kế hoạch dé đáp ứng nhu cầu củakhách hàng một cách chính xác nhất

Hiện nay, mô hình JIT được phát triển rộng rãi và áp dụng trong nhiều tập

đoàn lớn như General Motors, Hoover Company, Du Pont, Samsung

* Các nhân tô cua mô hình JIT

20

Mô hình JIT bao hàm 3 thành tố chính là con người, nhà máy và hệ thống.

Trong đó:

- Con người: là một nhân tố quan trọng nhất trong sự thành công của JIT

Nhân tố con người ở đây bao gồm chủ sở hữu, ban quản trị, toàn thể nhân viên và

sự hỗ trợ từ Nhà nước Con người cần phải đồng lòng, chung sức thì sẽ tạo nên

được sức mạnh to lớn.

- Nhà máy: Nhân tố nhà máy bao gồm nhà máy (được bố trí nhằm tối đa

hóa sự linh động của sản xuất), hệ thống sản xuất “cầu kéo” (chỉ sản xuất nhữngmặt hang đúng yêu cau, theo đúng số lượng, đúng thời gian); Kaban (thiết bị đượcgắn vào hộp linh kiện nhằm kiểm soát số lượng linh kiện trong từng qui trình sảnxuất); tự kiểm tra (mỗi công nhân tự kiểm tra sản phẩm của họ, đảm bảo sản phẩm

sản xuất ra có chất lượng tốt) và liên tục cải tiến

- Hệ thống: Hệ thống được sử dụng trong mô hình JIT là MRP MRP

(Material Requirements Planning) là một hệ thống quản trị các nhu cầu nguyên vật

liệu dé xây dựng kế hoạch mua hàng

1.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thiện quản lý hàng tồn kho

1.2.4.1 Các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thiện về mặt hiện vật

Theo Lê Công Hoa (2012), trong công tác thiết kế và xây dựng hệ thống khotàng, một kho tàng được coi là hoàn thiện khi đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Tính thích dụng: kho tàng được xây dựng thích hợp với các nhu cầu dự

trữ, bảo quản hàng hoá và thực hiện các nghiệp vụ kho; bảo đảm diện tích và dung

tích kho được sử dụng tối đa; thuận tiện cho việc xuất nhập kho

- Tính vững chắc: kho tàng được xây dựng đảm bảo các yêu cầu về thờigian sử dụng, độ bền, chịu đựng tải trọng lớn của hàng hoá dự trữ trong kho, sự tác

động của các phương tiện vận chuyên, các hoạt động bốc dỡ hàng hoá nặng Kho

tàng có khả năng chống chịu các ảnh hưởng tiêu cực của môi trường thiên nhiên

- Tính mỹ quan: kho tàng đảm bảo các yêu cầu về hình thức thâm mỹ Kết

cấu trong kho khoa học, phù hợp với thâm mỹ dân tộc, đồng thời phù hợp với đặc

điểm khí hậu địa bàn

- Tính tiết kiệm: kho tàng được xây dựng với chi phí thấp trong điều kiện

đảm bảo đáp ứng đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, tiết kiệm chi phí trong thực hiện các

21

nghiệp vụ kho.

Ngoài ra, kho tàng được coi là hoàn thiện khi được bồ trí đầy đủ các thiết bị

an ninh và đảm bảo an toàn cho hàng hóa ở trong kho.

Dựa vào khả năng đáp ứng các tiêu chí trên, ta có thể đánh giá được mức độhoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật

Bên cạnh đó, mức độ hoàn thiện của công tác mã hóa và sắp xếp hàng hóađược đánh giá thông qua hiệu quả của việc mã hóa tên sản phẩm cũng như việc sắp

xếp hợp lý hàng tồn kho tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp

1.2.4.2 Các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thiện về mặt kế toánMức độ hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho về mặt kế toán được thể

hiện qua việc thỏa mãn các chuẩn mực trong kế toán cũng như các quy định hiện

hành của pháp luật về kế toán

Ngoài ra, theo Chương Mũi Lý (2007), để phản ánh mức độ chính xác giữa

hệ thống số sách kế toán hàng tồn kho và thực tế, có thé sử dụng chỉ tiêu độ chínhxác của số sách hàng tồn kho Chỉ tiêu này được xác định bằng công thức:

` Số nguyên vat liệu sai khác

Độ chính xác của sô sách hang tôn kho = 1 - —— TT.

Tong số nguyên vat liệu quan lý

Độ chính xác của số sách càng cao, hàng tồn kho sẽ được quản lý tốt hơn về

cả giá tri và SỐ lượng, mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính cảng cao Ngược lại,

nếu độ chính xác thấp, các nha quản tri sẽ rất khó khăn khi dựa vao các báo cáo trên

số sách dé đưa ra các quyết định quản trị

1.2.4.3 Các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thiện về mặt kinh tếQuản lý hàng tồn kho về mặt kinh tế hoàn thiện khi doanh nghiệp sử dụng

hàng tồn kho với chi phí thấp nhất nhưng van đảm bảo hoạt động sản xuất kinhdoanh diễn ra thông suốt Để đánh giá mức độ hoàn thiện công tác quản lý hàng tồnkho về mặt kinh tế, ta có thé sử dụng một số chỉ tiêu định lượng sau:

a Mức đầu tư cho hàng tồn kho

Theo Chương Mũi Lý (2007), mức đầu tư cho hàng tồn kho là chỉ tiêu “giúp

nhà quản trị xác định được mức độ mà doanh nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho là cao

hay thấp, có phù hợp với ngành nghề kinh doanh hay không” Chỉ tiêu này đượctính băng công thức:

22

; ‹ Giá trị hàng tồn kho

Mức độ dau tư cho hàng tôn kho (%) = ——————— * 100%

Tông giá tri tai sản

Đầu tư vào hàng tồn kho sẽ tạo cơ hội cho doanh nghiệp ồn định sản xuất,

đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên, khi mức độ đầu tư quá lớn,doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu nhiều chỉ phí phát sinh Vì vậy, doanh nghiệp cầnphải theo đối, so sánh chỉ tiêu này qua các kỳ kế toán dé đánh giá mức độ biến độngcủa tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản (hoặc tài sản lưu động) Bên cạnh

đó, doanh nghiệp cần so sánh tỷ lệ này với mức trung bình ngành và dựa vào đặcđiểm sản xuất kinh doanh riêng của mình để xác định mức đầu tư này là hợp lý hay

chưa, từ đó đưa ra các biện pháp thích hợp.

b Vòng quay hàng tồn khoTheo Vietcombank Securities, “Hệ số vòng quay hàng tồn kho thé hiện khảnăng quản trị hàng tồn kho Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóa tồn khobình quân luân chuyên trong kỳ” Hệ số này được xác định bằng giá vốn hàng ban

chia cho hàng tồn kho trung bình

` Giá vốn hàng bán

Sô vòng quay hàng tôn kho = Bình quân hàng tồn kho.

Ngoài ra, số vòng quay hang tồn kho còn có thé được tính theo công thức sau

theo Nguyễn Thu Thủy (2011):

Doanh thu thuần

Số ve hang ton kho=——

© vons quay hang tone Binh quan hang tồn kho

Số ngày một vòng quay hàng tồn kho = Sống quay hàng ta Ho

Hệ số vòng quay hàng tồn kho thường được so sánh qua các năm đề đánh giá

năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm Hệ số này lớn cho thấytốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngược lại, nếu hệ số này nhỏthì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp Hệ số vòng quay hàng tồn kho cảng caocàng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọngnhiều Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hang ton kho trong

báo cáo tài chính có giá tri giảm qua các năm.

Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng

hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có

khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần.Hơn nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thểkhiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cầnphải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng

c Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Theo Chương Mũi Lý (2007), chỉ tiêu này phản ánh mức độ sản xuất thànhpham đáp ứng một cách đúng thời gian, đúng số lượng nhu cầu đặt hàng

Số lượng các đơn hàng hoàn thành

Tỷ lệ các đơn hàng hoàn thành (%) = x 100%

Tổng số lượng các đơn hàng

Tỷ lệ các đơn hàng hoàn thành càng cao đồng nghĩa với việc lượng hàng tồn

kho trong doanh nghiệp có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu của sản xuất và cung cấphàng hoá, thành phẩm cho khách hàng Ngược lại, nếu tỷ lệ này thấp, có thé lượnghàng tồn kho của doanh nghiệp đang trong tình trạng thiếu hụt, dẫn đến hạn chế khảnăng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đánh mat cơ hội kiếm lời, giảm uy tín và khả

năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Tất nhiên, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng còn phụ thuộc vào nhiềuyếu tố khác như các yếu tố khách quan (thiên tai, bão lũ ) hay công nghệ, tay nghềcông nhân Vì thế khi đánh giá mức độ hoàn thiện quản lý hàng tồn kho, doanhnghiệp cần kết hợp thêm các chỉ tiêu khác

24

d Tuổi tồn kho

Đây là một chỉ tiêu phản ánh thời gian từ lúc nhập kho gần nhất của hàng tồnkho đến ngày báo cáo Tuôi tồn kho càng cao chứng tỏ hàng tồn kho bị ứ đọng cànglâu, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp cũng như tăng các chỉ phí về việc tồntrữ, bảo quản cho doanh nghiệp Đối với mỗi doanh nghiệp, tùy theo đặc điểm, tínhchất bảo quản, doanh nghiệp có thé quy định mức tuổi mà hàng tồn kho rơi vào tìnhtrạng tồn kho xấu

Báo cáo về tuổi tồn kho là một báo cáo quan trọng trong quản lý hàng tồnkho, có thé lập hàng ngày, hàng tuần, hang tháng Báo cáo về tuổi hàng tồn kho

được lập cho từng nguyên vật liệu hoặc từng nhóm nguyên vật liệu tùy theo mục

đích quản trị Nhìn vào giá trị hàng tồn kho theo các mức độ tuổi, nhà quản lý phảiđưa ra các quyết định kịp thời nhằm xử lý các trường hợp tồn kho lâu ngày, lành

mạnh hóa tỉnh hình tài chính của doanh nghiệp.

1.3 Cac nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện quan lý hàng tồn kho

1.3.1 Nhân tổ chủ quan

Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến hoàn thiện quản lý hàng tồn kho bao

gồm: năng lực quản lý hàng tồn kho của nhân viên, khả năng phối hợp giữa cácphòng ban liên quan, khả năng dự báo thị trường đầu ra, đầu vào, khả năng thiết lậpmạng lưới kênh phân phối, nhà cung cấp 6n định, kha năng xác định nhóm hàng tồnkho trọng điểm trong quản lý và mô hình quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp

dụng.

- Năng lực quản lý hàng tồn kho của nhân viên

Tham khảo Nguyễn Phi Hùng (2015), trong các cách dé tạo ra năng lực cạnhtranh của công ty, lợi thé thông qua con người được xem là yếu tô căn bản và là yếu

tố quan trọng nhất Có thé nói chất lượng nguồn nhân lực là nhân tố sống còn đối

với mỗi doanh nghiệp trong mọi hoạt động nới chung và trong công tác quản lý

hàng tồn kho nói riêng Bởi lẽ công tác quản lý tồn kho là công tác cần nhiều nhân

lực nhất chi sau khâu sản xuất Nhân lực cho quản lý tồn kho có thé ké đến thủ kho,

bảo vệ kho, kế toán, nhân viên xuất nhập kho và cả ban quản trị nữa

“Để tiến hành quản lý hàng tồn kho tốt, cho dù công nghệ, hệ thống quản ly

tồn kho có tối ưu đến đâu thì năng lực cũng như ý thức quan lý hang tồn kho của

25

nhân viên cũng là hết sức quan trọng Nếu như nhân viên phụ trách tuân thủ đúng

các quy trình đề ra thì hàng tồn kho sẽ được quản lý một cách hiệu quả Ngược lại,nếu nhân viên không được đào tạo bài bản về nghiệp vụ, ý thức không tốt thậm chí

là có ý đồ trộm cắp, chiếm đoạt tài sản thì hàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ bị thất

thoát, lãng phí ” (Nguyễn Phi Hùng, 2015)

- Khả năng phối hợp giữa các phòng ban liên quan

Theo Vũ Duy Hào và Đàm Văn Huệ (2009), “quản lý hàng tồn kho hợp lý

đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng có liên hoan: bộ phậnbán hàng, mua hàng, sản xuất, tài chính cũng như các bộ phận quản lý kho” Bộphận bán hàng, marketing là nơi đầu tiên phát hiện những thay đổi về nhu cầu sản

phẩm Những thay đổi này sẽ được thông báo và thê hiện trong các kế hoạch mua,

dự trữ hàng tồn kho và sản xuất của doanh nghiệp Vì vậy, nếu các phòng ban chứcnăng phối hợp tốt, công tác quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao, giảm thiểu chiphí hàng tồn kho nhưng vẫn đảm bảo sản xuất Ngược lại, nếu việc phối hợp giữacác phòng ban không hợp lý và nhuần nhuyễn, hang tồn kho sẽ khó có thé được

quản lý tốt

- Khả năng dự báo thị trường đầu ra, đầu vàoKhả năng dự báo nhu cầu của thị trường là hết sức quan trọng để doanhnghiệp tiễn hành dự tính nhu cầu sản xuất cũng như nhu cầu thu mua nguyên vậtliệu dự trữ Theo Kris Hiiemaa (2015), để quản lý hàng tồn kho đạt kết quả tốt,

doanh nghiệp luôn luôn phải theo dõi các xu hướng của thị trường, phân tích xem

những sản phẩm nào sẽ được bán nhiều trong tương lai Tương tự như vậy đối với

thị trường đầu vào, doanh nghiệp năm bắt được thường xuyên tình hình giá cảnguyên vật liệu, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp thì sẽ chủ động hơn trongviệc quản lý sản xuất cũng như quản lý hàng tồn kho Ngược lại, nếu doanh nghiệpyếu kém trong khả năng dự báo thị trường đầu ra, đầu vào, doanh nghiệp sẽ rất bịđộng trong quá trình sản xuất kinh doanh, làm giảm thiểu chất lượng của công tácquản lý hàng tồn kho

- Khả năng thiết lập mạng lưới kênh phân phối, nhà cung cấp ồn địnhTham khảo Neil Kokemuller (2015), “việc không thiết lập mối quan hệ chặtchẽ với hệ thống các nhà phân phối là một trong những yếu tố ảnh hưởng tiêu cực

26

tới công tác quản lý hàng tồn kho Ngược lại, nếu doanh nghiệp nếu thiết lập được

kênh phân phối bán hàng mạnh thì sẽ ổn định được lượng hàng hóa bán ra thịtrường hơn” Tương tự như thế đối với nguồn nguyên vật liệu đầu vào, doanhnghiệp tạo được mạng lưới các nhà cung cấp ôn định thì sẽ chủ động hơn trong quá

trình sản xuất, tránh việc quá phụ thuộc vào một, một số nhà cung cấp Khi đó, công

tác quản lý hàng tồn kho trở nên thuận lợi hơn, đạt hiệu quả cao hơn

- Khả năng xác định nhóm hàng tồn kho trọng điểm trong quản lýNhư đã phân tích trong phương pháp phân loại hàng tồn kho theo nhu cầu sử

dụng (kỹ thuật phân tích ABC), trong doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp

có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, việc xác định được nhóm nguyên vật liệu

ưu tiên trong quản lý là điều hết sức cần thiết Khi đã xác định được nhóm hàng hóa

vật tư trọng điểm (có giá trị lớn, ảnh hưởng quan trọng đến doanh nghiệp), doanhnghiệp có thê đầu tư xây dựng các phương pháp quản lý hàng tồn kho có trọng tâmtrọng điểm hơn Ngược lại, nếu doanh nghiệp không xác định được nhóm nguyênvật liệu nào ưu tiên, công tác quản lý hàng tồn kho sẽ dan trải, lãng phí nguồn lực,không mang lại kết quả cao

- Mô hình quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụngNhư đã phân tích ở các phần trên, mô hình quản lý hàng tồn kho là cách thức

doanh nghiệp cân đối lượng tồn kho nhằm vừa đảm bảo mục tiêu 6n định sản xuất,

vừa giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc đặt hàng, trữ hàng Mỗi doanh nghiệpđều có những đặc trưng riêng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình Vì vậy,

doanh nghiệp phải tùy thuộc vào tình hình thực tế để xây dựng cho mình những mô

hình quản lý tồn kho phù hợp nhất Việc áp dụng mô hình quản lý tồn kho thích hợp

sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới các chi phí quản lý hàng tồn kho cũng như hiệu quả sửdụng hàng tồn kho của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp áp dụng mô hình tồn khophù hợp, doanh nghiệp có thể tận dụng được những đặc điểm, lợi thế của mìnhnhằm tối ưu hóa công tác quản lý hàng tồn kho Ngược lại, nếu doanh nghiệp máymóc áp dụng mô hình quản lý tồn kho của các đơn vị khác, chắc chăn công tác quản

lý hàng tồn kho sẽ không đạt được những kết quả kỳ vọng

1.3.2 Nhân tố khách quan

Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến hoàn thiện quản lý hàng tồn kho bao

27

gồm: những biến động không lường trước được của thị trường, các thiệt hại từ thiên

tai, động dat, bão lũ , ngành nghé kinh doanh, môi trường cạnh tranh và kết cau hạtang, công nghiệp phụ trợ, thủ tục hải quan

- Những biến động không lường trước được của thị trườngTheo Neil Kokemuller (2015), sự én định của nhu cau thị trường là mộttrong những nhân tố bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản lý hàng tồn

kho của doanh nghiệp Nếu thị trường đột ngột giảm cầu, hoặc khách hàng hủy các

đơn đã đặt hang vì một lý do nao đó, tồn kho không dự kiến sẽ tăng lên làm tăng chiphi của doanh nghiệp Bên cạnh đó, những thay đổi không lường trước của thị

trường cung ứng nguyên vật liệu, sự thay đôi chất lượng nguyên vật liệu, thời giangiao hàng cũng ảnh hưởng tiêu cực tới quá trình sản xuất của doanh nghiệp Điềunày sẽ ảnh hưởng xấu đến công tác quản lý hàng tồn kho của tại đơn vị

- Các thiệt hại từ thiên tai, động đất, bão lũ

Đây là những biến có khách quan không thé lường trước được, nó ảnh hưởngtrực tiếp tới chất lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp Nếu thiên tai xảy ra thườngxuyên liên tục, công tác quản lý hàng tồn kho sẽ gặp rất nhiều khó khăn và ngượclại Thiên tai không loại trừ một ai, doanh nghiệp chỉ có thể hạn chế thiệt hại băngcách đầu tư xây dựng kho tảng bến bãi một cách kiên có, đạt tiêu chuẩn

- Ngành nghề kinh doanhTheo Nguyễn Phi Hùng (2015), quản lý hàng tồn kho còn phụ thuộc lớn vàođặc thù của ngành nghề kinh doanh Cùng một thời gian tồn kho như nhau nhưng

đối với các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn như lương

thực thực phẩm thì công tác quản lý hàng tồn kho sẽ gặp khó khăn hơn các doanhnghiệp sản xuất các mặt hang có thời gian sử dụng dai như thiết bị, dụng cụ Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp sản xuất những mặt hàng có vòng đời sản phamngắn (như các mặt hàng điện tử, bánh trung thu ), thì áp lực sử dụng HTK để sảnxuất đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường nhưng cũng giảm tối thiêu lượng HTK thừaphải thanh lý, tiêu hủy (do sản phẩm hết vòng đời) là rất lớn Từ đó công tác quản lýhàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn

- Môi trường cạnh tranh

Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đáng kể tới công

28