Với mong muốn tìm hiểu sâu về giá trị lợi ích của QAD ERP nhằm giúp các khách hàng hiện tại và khách hàng tương lai của Công ty Think Next có thể khai thác các tính năng nâng cao của phầ
GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài
Với cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ, việc đưa công nghệ thông tin áp dụng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết khi doanh nghiệp muốn tích hợp các mô đun quản trị về tổ chức nhân sự, tài chính kế toán, quản trị kế hoạch, quản trị định mức, dự toán hay quản trị dòng tiền, Theo kết quả khảo sát của Hiệp hội Thương mại Điện tử Việt Nam, tỷ lệ lớn doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý tài chính kế toán và quản lý nhân sự Tuy nhiên, các phần mềm quản lý có tính chuyên sâu hơn như ERP chỉ chiếm 22% trong tổng số doanh nghiệp tham gia khảo sát vào năm 2022 Trong đó, các doanh nghiệp lớn có tỷ lệ sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp là 66%, trong khi tỷ lệ sử dụng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thấp hơn rất nhiều (Hiệp hội Thương mại Điện tử Việt Nam, 2023)
Việc ứng dụng hệ thống ERP nhằm hoàn thiện tích hợp các phần mềm quản trị doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đầy đủ Đồng thời, ERP cũng giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như tăng thêm giá trị về năng suất lao động Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin tích hợp các mô đun giúp công ty giảm thiểu công việc, giảm thiểu nhân sự, giảm thiểu chi phí là điều rất quan trọng
Các khách hàng của Công ty Think Next đã và đang triển khai phần mềm QAD ERP vào quy trình bán hàng – thu tiền với mục đích tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất kinh doanh Tuy nhiên, các công ty khách hàng chưa khai thác hết các chức năng của phần mềm ở phân hệ bán hàng, đó là các chương trình nâng cao liên quan đến phê duyệt, xét duyệt chứng từ nhằm kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền Với mong muốn tìm hiểu sâu về giá trị lợi ích của QAD ERP nhằm giúp các khách hàng hiện tại và khách hàng tương lai của Công ty Think Next có thể khai thác các tính năng nâng cao của phần mềm QAD ERP liên quan đến quy trình bán hàng – thu tiền nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát quy trình, tác giả chọn đề tài
“Vận dụng phần mềm QAD ERP của Công ty TNHH Think Next vào hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Mô phỏng và đánh giá thực trạng của việc vận dụng phần mềm QAD ERP do Công ty TNHH Think Next cung cấp cho khách hàng để kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền và từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm tăng năng lực kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP
Mục tiêu 1: Mô phỏng quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP của Công ty Think Next thực hiện cho khách hàng;
Mục tiêu 2: Đánh giá hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP;
Mục tiêu 3: Đưa ra một số đề xuất giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP.
Câu hỏi nghiên cứu
Câu hỏi 1: Quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP diễn ra như thế nào?
Câu hỏi 2: Hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm
QAD ERP được thực hiện như thế nào và có hiệu quả không?
Câu hỏi 3: Ưu, nhược điểm khi vận dụng phần mềm QAD ERP vào hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền là gì?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP của Công ty TNHH Think Next
+ Không gian: Doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn
Phương pháp nghiên cứu
Bài luận sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, bao gồm:
- Phương pháp phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn một số anh chị đang làm việc tại
Công ty Think Next và nhân viên của công ty khách hàng
- Phương pháp mô tả: Mô phỏng tình huống dựa trên thông tin thứ cấp thu thập được qua quá trình thực tập và làm việc tại Công ty Think Next
- Phương pháp phân tích: Phân tích hoạt động kiểm soát quy trình được thực hiện trên phần mềm và so sánh với hoạt động kiểm soát trên chứng từ giấy.
Kết cấu của khóa luận
Kết cấu của đề tài gồm 5 chương, không bao gồm mục lục, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham khảo và phụ lục như sau:
Chương 1: Giới thiệu Trình bày lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, và phương pháp nghiên cứu
Chương 2: Một số nghiên cứu trước liên quan Giới thiệu các nghiên cứu trước có liên quan đến đề tài nghiên cứu và lấy đó làm nền tảng nghiên cứu
Chương 3: Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu Giới thiệu các khái niệm liên quan đến đề tài nghiên cứu, khái quát về phần mềm QAD ERP và trình bày phương pháp thu thập dữ liệu
Chương 4: Kết quả nghiên cứu Giới thiệu về Công ty Think Next, mô phỏng quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP và trình bày kết quả nghiên cứu được về hiệu quả của hoạt động kiểm soát khi thực hiện trên phần mềm
Chương 5: Kết luận và hàm ý Đưa ra kết luận cho bài nghiên cứu và các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP
Dựa trên sự quan tâm ngày càng lớn của các doanh nghiệp đến hệ thống ERP, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu này cho khóa luận tốt nghiệp Tác giả giải thích lý do lựa chọn đề tài này làm chủ đề nghiên cứu, đặt ra các mục tiêu mà nghiên cứu này hướng tới và các câu hỏi giúp đạt được mục tiêu nghiên cứu Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày về cơ sở lý thuyết và đưa ra một số nghiên cứu liên quan đến đề tài nghiên cứu đã được thực hiện trước đây để làm nền tảng cho bài nghiên cứu này.
MỘT SỐ NGHIÊN CỨU TRƯỚC LIÊN QUAN
Các nghiên cứu trên thế giới
Wardhana và cộng sự (2022) đã phân tích và so sánh sự khác biệt của quy trình kinh doanh hiện tại của một công ty nột thất và quy trình kinh doanh được đề xuất sử dụng một phần mềm ERP (Odoo15) Các tác giả sử dụng bảng câu hỏi khảo sát các nhân viên của công ty và thang đo Likert để đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống ERP đối với nhu cầu của công ty Kết quả nghiên cứu cho thấy nhân viên đánh giá phần mềm ERP là một phần mềm dễ sử dụng và phù hợp với quy trình bán hàng và ghi nhận tài chính của công ty
Vai trò của ERP đối với hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng đã được chỉ ra trong nghiên cứu của Vasilev và cộng sự (2019) Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để thu thập thông tin và phân tích sự cần thiết của các chức năng ERP đối với quy trình bán hàng trên góc độ của một nhân viên bán hàng Từ đó, nghiên cứu chỉ ra rằng các chức năng nâng cao của ERP giúp ích cho hoạt động kiểm soát của người quản lý bán hàng khi họ không có mặt tại công ty Nghiên cứu tập trung thiết kế và triển khai chức năng của hệ thống ERP để đáp ứng hoạt động kiểm soát từ xa của nhà quản lý nên chưa chỉ rõ được hoạt động kiểm soát cụ thể được thực hiện như thế nào trong quy trình bán hàng khi vận dụng hệ thống ERP
Theo nghiên cứu của Destriana (2021) về triển khai ERP cho phân hệ quản lý bán hàng đã chỉ ra việc triển khai hệ thống ERP giúp công ty tăng hiệu quả quản lý bán hàng, giúp đẩy nhanh quá trình giao dịch Bên cạnh đó, ERP cũng giúp cải thiện việc kiểm soát hàng tồn kho, giảm thiểu tổn thất do thiếu hoặc thừa hàng, tăng độ chính xác của thông tin và từ đó tối ứu hóa việc ra quyết định chiến lược Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính để thu thập thông tin của người dùng trước và sau khi triển khai ERP vào quản lý bán hàng
Tuukkanen (2020) kết hợp cả 2 phương pháp nghiên cứu định lượng và định tính để tìm ra các khuyết điểm khi thực hiện quy trình bán hàng – thu tiền so với quy trình mẫu dựa vào kết quả từ hệ thống ERP của công ty và phân tích lý do tại sao xuất hiện những khuyết điểm này Nghiên cứu chỉ ra rằng số lượng lớn công việc thủ công gây ra sự sai sót, chậm trễ trong việc định giá và lập hóa, việc thiếu giao tiếp giữa các phòng ban cũng khiến quy trình bán hàng – thu tiền không hiệu quả Việc ứng dụng hệ thống ERP vào quy trình việc định giá và lập hóa đơn trở nên dễ dàng hơn nhưng phải đảm bảo cơ sở dữ liệu chính xác Quy trình bán hàng – thu tiền sẽ hoạt động hiệu quả hơn và mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất quy trình và giao tiếp giữa các bên liên quan bên trong và bên ngoài công ty.
Các nghiên cứu trong nước
Theo nghiên cứu của Bùi Thị Bảo Thoa (2023) về việc triển khai ứng dụng phần mềm Odoo ERP tại Công ty TNHH MTV Kha Hoàng Minh, dữ liệu hàng tồn kho trên phần mềm của công ty không được cập nhật kịp thời dẫn đến khó khăn trong quản lý kế toán khi theo dõi số lượng tồn giữa sổ sách và thực tế Việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của công ty giúp việc thực hiện các hoạt động và kiểm soát trong quy trình bán hàng được tối ưu hơn nhờ vào các báo cáo của hệ thống Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu triển khai chưa thực sự hiệu quả vì phải sử dụng song song giữa hệ thống ERP, phần mềm cũ và excel gây tốn thời gian, tăng khối lượng công việc cho nhân viên và áp lực lên các nhà quản trị của công ty Tác giả đã dựa vào mô hình nghiên cứu trước đó về triển khai hệ thống ERP để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc ứng dụng ERP tại Công ty Kha Hoàng Minh
Trần Thị Nga và Vũ Lê Long (2022) đã tiến hành nghiên cứu định tính để đánh giá tác động của hệ thống ERP lên kế toán quản trị doanh thu của các doanh nghiệp điện tại miền Bắc Việt Nam Nghiên cứu chỉ ra rằng các doanh nghiệp điện tham gia nghiên cứu đã cải thiện được hệ thống kế toán quản trị doanh thu nhờ triển khai hệ thống ERP, dẫn đến việc tăng cường tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán, cải thiện hiệu quả ra quyết định và tăng cường năng lực cạnh tranh.
EVN Hà Nội và EVN NPC đều thống nhất cập nhật thông tin thu thập được và hạch toán vào hệ thống ERP cho toàn tổng công ty điện Việc này giúp cho các nhà quản trị có thể truy cập và lấy thông tin một cách nhanh chóng và đơn giản
Nghiên cứu về ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ và công nghệ thông tin đến chất lượng hệ thống thông tin kế toán của các doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí
Minh của Nguyễn Hữu Bình (2016) cho thấy mức độ ứng dụng công nghệ thông tin
Chất lượng hệ thống thông tin kế toán tỷ lệ thuận với mức độ ứng dụng phần mềm ERP và các công nghệ mới Sự tích hợp và nhất quán của dữ liệu trong toàn doanh nghiệp, cùng với các thủ tục kiểm soát chặt chẽ, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững nguyên tắc kiểm soát nội bộ, thiết lập các hoạt động kiểm soát trong môi trường công nghệ thông tin, và lựa chọn phần mềm phù hợp để nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán.
Xác định điểm trống nghiên cứu
Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về các nghiên cứu trên thế giới và các nghiên cứu trong nước liên quan đến chủ đề nghiên cứu, tác giả nhận thấy các nghiên cứu về hệ thống ERP đã được thực hiện từ nhiều năm trước Tuy nhiên, các nghiên cứu trên thế giới liên quan đến chủ đề nghiên cứu chủ yếu nghiên cứu về nhu cầu và hiệu quả triển khai ERP vào phân hệ bán hàng hoặc quản lý bán hàng Về phía các nghiên cứu trong nước, chủ yếu nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng việc triển khai ERP vào doanh nghiệp, chưa đi sâu vào phân tích lợi ích mà ERP mang lại cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và quy trình bán hàng – thu tiền nói riêng Do đó, tác giả kế thừa sự ảnh hưởng khi triển khai ERP vào hoạt động bán hàng và quản lý quy trình bán hàng làm cơ sở cho vấn đề nghiên cứu, từ đó phát triển ứng dụng cụ thể vào hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp
Tác giả đã trình bày một số nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến đề tài nghiên cứu và từ đó kế thừa, phát triển đề tài nghiên cứu để đánh giá vai trò của ERP đối với hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền của một doanh nghiệp sản xuất Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày về các khái niệm liên quan đến đề tài nghiên cứu và các phương pháp thu thập dữ liệu đã được sử dụng trong quá trình thực hiện bài nghiên cứu.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Cơ sở lý thuyết
3.1.1.1 Ph ầ n m ề m QAD ERP a Thông tin chung v ề QAD ERP
QAD được thành lập vào năm 1979, có trụ sở chính tại Hoa Kỳ QAD là giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề sản xuất, cung cấp các giải pháp chuỗi cung ứng và sản xuất trên nền tảng đám mây QAD tập trung chủ yếu vào sáu ngành công nghiệp gồm: ô tô, sản phẩm tiêu dùng, đồ ăn và đồ uống, công nghệ cao, công nghiệp và khoa học đời sống QAD cung cấp các giải pháp giúp các doanh nghiệp sản xuất trở nên thông minh và đổi mới trong môi trường kinh doanh không ngừng phát triển Nghĩa là báo cáo được xây dựng theo thời gian thực và khả năng hiển thị về hoạt động kinh doanh, thị trường và khách hàng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt QAD cho phép các doanh nghiệp sản xuất phản ứng nhanh chóng và có chiến lược với những thay đổi kinh doanh bên trong và bên ngoài với hiệu quả liền mạch
QAD ERP là một giải pháp tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp để hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận QAD ERP tập hợp tất cả thông tin, dữ liệu từ các phòng ban, bộ phận (bán hàng, mua hàng, tồn kho, sản xuất, vận hành, tài chính…) vào một hệ thống duy nhất giúp dễ dàng theo dõi và đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp Hệ thống này được chạy trực tuyến nên việc điều hành và quản lý doanh nghiệp có thể được thực hiện mọi lúc mọi nơi và hiệu quả hơn b Các phân h ệ cơ bả n c ủ a QAD ERP
Hình 2.1 Các phân hệ cơ bản của QAD ERP c Các tính năng nổ i b ậ t c ủ a QAD ERP Đến nay, QAD ERP đã hỗ trợ hơn 29 ngôn ngữ toàn cầu và 26 đơn vị tiền tệ bao gồm đồng Việt Nam Ngoài các phân hệ cơ bản (mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất và tài chính kế toán), QAD ERP còn cung cấp cho khách hàng các phân hệ tiên tiến chuyên biệt đáp ứng các đặc tính của hầu hết các ngành sản xuất như quản lý dự án, CRM (Customer Relationship Management), Logistic, HR, BI (Business Intelligent), báo cáo tài chính và báo cáo thuế
QAD chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp cho tất cả các hoạt động, tất cả các phòng ban của một doanh nghiệp, từ quy trình lớn đến quy trình nhỏ, từ cao đến thấp Các sơ đồ quy trình này hỗ trợ tất cả nhân viên có thể xem toàn bộ cấu trúc của doanh nghiệp, nhân viên sẽ biết cần làm gì trong các bước tiếp theo và tuân thủ theo quy trình đã được thiết lập, giúp tạo hiệu quả hơn trong công việc Bên cạnh đó, các sơ đồ quy trình này cũng giúp tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên mới
Phần mềm QAD ERP nổi bật với khả năng cung cấp dữ liệu nhanh chóng, chính xác, cho phép người dùng thực hiện các phép tính, lọc, tổng hợp, tìm giá trị và thông tin dễ dàng với bộ lọc không giới hạn Hệ thống này hỗ trợ tạo báo cáo nội bộ, tài chính, biểu đồ kinh doanh (3D, tròn, cột) linh hoạt và hiệu quả QAD ERP còn đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro, tự động hóa hoạt động kinh doanh cốt lõi và báo cáo, giảm thiểu lỗi của con người, giải phóng thời gian và nguồn lực của nhân viên Đặc biệt, với tính chất là hệ thống phản ánh trung thực hoạt động kinh tế, QAD ERP không cho phép người dùng xóa bỏ bất kỳ bút toán nào, thay vào đó chỉ có thể thực hiện bút toán đảo Tính năng này đảm bảo tính tin cậy, nhất quán của dữ liệu và số liệu kế toán cung cấp bởi QAD ERP, tăng cường sự tin tưởng của các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp.
Nhìn chung, QAD ERP giúp các doanh nghiệp sản xuất thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh và tận dụng chúng như một lợi thế cạnh tranh, hợp lý hóa các hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển kinh doanh, tăng doanh thu và đồng thời cải thiện chất lượng
ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là giải pháp công nghệ tích hợp các bộ phận trong doanh nghiệp, hỗ trợ quản trị kinh doanh hiệu quả ERP giúp tạo ra luồng thông tin nhanh chóng, năng động, kết nối mọi hoạt động trong doanh nghiệp thành một quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý.
“Doanh nghiệp sử dụng ERP để lập kế hoạch và quản lý các hoạt động hàng ngày như chuỗi cung ứng, sản xuất, dịch vụ, tài chính và các quy trình khác Phần mềm ERP có thể được sử dụng để tự động hóa và đơn giản hóa các hoạt động riêng lẻ trong toàn doanh nghiệp như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý rủi ro, tuân thủ và vận hành chuỗi cung ứng.” (QAD) Theo Suryo và cộng sự (2021), số lượng doanh nghiệp chuyển sang sử dụng ERP hiệu quả hơn, tăng khả năng tiếp cận của khách hàng với sản phẩm và giảm chi phí hoạt động Ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP là dữ liệu quản lý tập trung (online, mọi truy xuất về dữ liệu đều đảm bảo từ một nguồn duy nhất) người dùng không sửa, xóa được; thủ tục tính toán, lập sổ sách, báo cáo đều phải tuân thủ chặt chẽ theo quy trình thống nhất chung có khả năng tích hợp các hệ thống như: CMIS (quản lý khách hàng), PMIS (quản lý lưới điện), HRMS (quản lý nhân sự),
Cách h ệ th ố ng ERP v ậ n hành
Mục đích chính của ERP là tăng hiệu quả tổ chức của doanh nghiệp bằng cách quản lý và cải thiện cách sử dụng nguồn lực của công ty Việc cải thiện hoặc giảm bớt số lượng nguồn lực cần thiết mà không làm giảm chất lượng và hiệu suất là chìa khóa để cải thiện hiệu suất tăng trưởng và lợi nhuận kinh doanh
ERP bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh và thường cung cấp hệ thống tích hợp; cơ sở dữ liệu chung (data base); hoạt động theo thời gian thực; hỗ trợ tất cả các ứng dụng/thành phần; giao diện người dùng chung trên ứng dụng; triển khai tại chỗ và lưu trữ đám mây
ERP có khả năng thu thập và so sánh dữ liệu giữa các phòng ban và cung cấp các báo cáo khác nhau dựa trên vai trò hoặc sở thích cụ thể của người dùng Dữ liệu thu thập được giúp việc tìm kiếm và báo cáo dữ liệu nhanh hơn đồng thời cung cấp cái nhìn đầy đủ về hiệu suất kinh doanh với thông tin chi tiết đầy đủ về cách sử dụng tài nguyên ERP đồng bộ hóa báo cáo và tự động hóa bằng cách giảm nhu cầu duy trì cơ sở dữ liệu và bảng tính riêng biệt vốn phải được hợp nhất thủ công để tạo báo cáo Việc thu thập và báo cáo dữ liệu kết hợp này mang lại cái nhìn sâu sắc có giá trị, chẳng hạn như bộ phận nào cắt giảm chi phí và hợp lý hóa quy trình, cung cấp thông tin để đưa ra quyết định kinh doanh theo thời gian thực
3.1.1.3 Quy trình bán hàng – thu ti ề n
Quy trình bán hàng – thu tiền là một trong những quy trình kinh doanh chính của doanh nghiệp Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng (Dương Công Hiệp, 2019) Quy trình này bắt đầu bằng việc tạo đơn đặt hàng và kết thúc bằng việc xác nhận các khoản thanh toán đến từ khách hàng (Korotinavà cộng sự, 2015) “Quy trình này không chỉ đơn giản bao gồm việc nhận đơn đặt hàng, giao sản phẩm, dịch vụ và nhận thanh toán mà còn liên quan đến việc thực hiện các bước quản lý đơn hàng, tín dụng, thanh toán, thủ tục thanh toán và đối chiếu các khoản thanh toán Tất cả các công việc này được liên kết với nhau và liên kết với bán hàng, sản xuất và chuỗi cung ứng.” (Eboigbodin, 2016) Quy trình bán hàng – thu tiền gồm 6 bước cơ bản như sau: Nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu và thu tiền
Nguồn: Nguyễn Thị Mai Hương
Sơ đồ 3.1 Quy trình bán hàng – thu tiền
- Nhận và xử lý đơn đặt hàng: Người bán tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua nhiều kênh khác nhau như điện thoại, email, trang web thương mại điện tử hoặc trực tiếp tại cửa hàng Người bán kiểm tra số lượng hàng có sẵn kho có đủ để giao đúng hạn hay không Nếu hàng trong kho đủ để đáp ứng đơn hàng, người bán sẽ gửi thông báo xác nhận đơn hàng đến khách hàng, bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả và thời gian giao hàng dự kiến; hoặc chuyển sang bước tiếp theo là xét duyệt bán chịu
- Xét duyệt bán chịu: Người bán kiểm tra lịch sử tín dụng của khách hàng như báo cáo tín dụng, lịch sử giao dịch trước đó để đánh giá khả năng thanh toán Dựa trên kết quả đánh giá tín dụng, người bán quyết định có cho phép khách hàng mua hàng trả chậm hay không Nếu chấp nhận xét duyệt bán chịu cho khách hàng, người bán sẽ xác định các điều khoản thanh toán cụ như thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán
- Giao hàng: Hàng hóa được chuẩn bị và đóng gói theo đúng tiêu chuẩn để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển Khi hàng hóa được giao đến cho khách hàng cần có xác nhận từ khách hàng về việc giao nhận và kiểm tra tình trạng hàng hóa
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính nhằm xem xét hiệu quả của phần mềm QAD ERP khi vận dụng vào hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền Nghiên cứu này được thực hiện theo ba bước như sơ đồ 3.2:
- Nghiên cứu sơ bộ: Tìm kiếm các tài liệu, nghiên cứu trên internet có liên quan đến chủ đề nghiên cứu để làm cơ sở nghiên cứu và củng cố cho chủ đề nghiên cứu
+ Qua quá trình thực tập tại công ty (từ cuối năm 2023 đến đầu năm 2024): Dựa vào tài liệu của QAD và Think Next do công ty cung cấp, tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu về cách thức thực hiện quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP, cách hệ thống vận hành đối với quy trình này nhằm mô phỏng quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP Thông qua các buổi trình bày và thảo luận, xác định tính chính xác về kiến thức, hiểu biết của bản thân về phần mềm và ghi nhận thêm thông tin về phần mềm qua các góp ý và chia sẻ của các anh, chị trong công ty Những thông tin thu thập được trong quá trình này được sử dụng để mô phỏng lại quy trình thực hiện bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP, xem xét sự khác biệt khi thực hiện quy trình trên phần mềm và khi thực hiện thủ công, không có sự hỗ trợ của phần mềm Như vậy, bằng phương pháp mô phỏng tình huống từ các thông tin thu thập được trong quá trình thực tập, tác giả đã trả lời được cho câu hỏi nghiên cứu số 1 và một phần của câu hỏi số 2 (hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP được thực hiện như thế nào)
Nghiên cứu sơ bộ Thu thập dữ liệu Phân tích dữ liệu
Sơ đồ 3.1 Quy trình thực hiện nghiên cứu
Sơ đồ 3.2 Quy trình thực hiện nghiên cứu
+ Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn các nhân viên tư vấn và triển khai phần mềm của Công ty Think Next và các nhân viên tham gia dự án triển khai của công ty khách hàng vào tháng 05/2024 để thu thập thông tin về quá trình triển khai phần mềm cho khách hàng, những khó khăn công ty và khách hàng gặp phải trong quá trình triển khai
Từ đó, đánh giá khả năng triển khai phần mềm của công ty, khả năng đáp ứng của QAD ERP đối với những vấn đề xảy ra trong thực tế của khách hàng nhằm đưa ra các đề xuất giúp nâng cao chất lượng khi thực hiện dự án triển khai phần mềm cho khách hàng của công ty Think Next Với phương pháp phỏng vấn, tác giả đã sử dụng để trả lời cho câu hỏi nghiên cứu số 2 và câu hỏi nghiên cứu số 3
Phân tích dữ liệu tổng hợp và phân tích thông tin thực tế từ quá trình thực tập và phỏng vấn để đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp Nghiên cứu này nhằm kiểm soát quy trình nghiệp vụ và xác định những khó khăn tiềm ẩn khi áp dụng ERP vào quy trình Từ đó đề xuất các biện pháp giải quyết phù hợp Đây là phương pháp được sử dụng để giải đáp câu hỏi nghiên cứu số 3.
Tác giả đã trình bày về:
- Các khái niệm phần mềm QAD ERP, hệ thống ERP và quy trình bán hàng – thu tiền
- Kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP
- Một số điều kiện khi triển khai phần mềm QAD ERP
- Phương pháp nghiên cứu được sử dụng cho bài nghiên cứu là nghiên cứu định tính thông qua việc áp dụng ba phương pháp phỏng vấn, mô tả và phân tích nhằm thu thập dữ liệu nghiên cứu và giải quyết các câu hỏi nghiên cứu của tác giả
Chương sau sẽ tiếp tục với việc trình bày và phân tích các kết quả thu thập được qua quá trình nghiên cứu của tác giả.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Khái quát về Công ty TNHH Think Next
4.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Think Next a Thông tin cơ bả n
Công ty TNHH Think Next, tên viết tắt là Think Next Co., Ltd, thành lập ngày
24 tháng 07 năm 2015, có trụ sở chính tại Số 99E đường Cộng Hòa, Phường 04, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Thông tin liên hệ qua số điện thoại: 028 6682 1836 hoặc email: support@thinknextco.com
Với tầm nhìn là doanh nghiệp luôn tin cậy và luôn là lựa chọn cho dịch vụ tư vấn triển khai các giải pháp quản lý doanh nghiệp, Think Next Co cam kết phát triển các mối quan hệ, tạo ra sự khác biệt tích cực cho khách hàng; cung cấp các sản phẩm và dịch vụ vượt trội, đáp ứng nhu cầu và mang lại giá trị cao cấp cho khách hàng Công ty đã và đang cố gắng để trở thành nhà cung cấp toàn cầu có uy tín và được đánh giá cao nhất bằng cách giữ giao tiếp tốt và lấy văn hóa làm cốt lõi hoạt động
Hình 4.1 Logo Công ty TNHH Think Next b L ị ch s ử hình thành và phát tri ể n
Bảng 4.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Think Next
07/2015 Think Next trở thành đối tác phân phối của QAD ERP tại Việt Nam
08/2015 Trong quá trình trở thành doanh nghiệp đổi mới và tin cậy cho toàn bộ thị trường Việt Nam về dịch vụ phát triển ứng dụng di động mới 09/2016 Một số nhân viên tư vấn, triển khai có giấy chứng nhận đủ điều kiện 01/2018 Think Next có hơn 50 đồng nghiệp tổ chức, sáng tạo và thông minh 05/2019 Cung cấp dịch vụ AI, OCR và RPA tự động
06/2020 Cung cấp giải pháp nhà máy tự động
Nguồn: Công ty TNHH Think Next c Đặc điể m kinh doanh
Với đội ngũ nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm, Think Next Co chuyên thực hiện tư vấn và triển khai giải pháp phần mềm QAD ERP cho các doanh nghiệp sản xuất, cụ thể là tư vấn, huấn luyện cải tiến, phát triển doanh nghiệp và cá nhân theo phương pháp coaching, thực chiến; tư vấn phần mềm số hóa và chuyển đổi số phần mềm QAD ERP, Epicor ERP quản trị tổng thể nhà máy; tư vấn và triển khai giải pháp tự động hóa Nhà máy (Automation Factory); tư vấn và triển khai giải pháp Nhà máy thông minh (Smart Factory)
Công ty tư vấn, triển khai, tích hợp, phát triển và hỗ trợ phần mềm doanh nghiệp cho các công ty sản xuất theo chuyên ngành công nghệ ô tô, kỹ thuật cao, công nghệ điện tử, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm và đồ uống, dược phẩm và khoa học đời sống Hiện công ty đang là đối tác của một số công ty hàng đầu thế giới như QAD, Epicor, UiPath, Automation… d Cơ cấ u t ổ ch ứ c c ủ a Công ty Think Next
Cơ cấu tổ chức của Công ty Think Next bao gồm: Giám Đốc (anh Nguyễn Lê Quang Vinh) là người nắm quyền hành cao nhất và 5 phòng ban gồm Phòng Tư vấn và Triển khai, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Mua hàng và Phòng Hành chính – Kế toán
Sơ đồ 4.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Think Next
- Giám Đốc: Lãnh đạo, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, định hướng chiến lược, đặt ra các mục tiêu phát triển cho công ty và ra các quyết định quan trọng mang tầm chiến lược để các phòng ban thực hiện theo
- Phòng Tư vấn và Triển khai: Khảo sát, phân tích nhu cầu của khách hàng, tư vấn, cung cấp giải pháp cho khách hàng Tổ chức đào tạo, thử nghiệm dự án, phối hợp với Phòng Kỹ thuật đưa ra giải pháp cho khách hàng Báo cáo tiến độ dự án, hỗ trợ khách hàng khi có yêu cầu trong quá trình sử dụng phần mềm, hướng dẫn và điều chỉnh các thao tác phù hợp với môi trường của khách hàng và luồng dữ liệu hệ thống
Phòng Tư vấn và Triển khai
Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh Phòng Mua hàng
Phòng Hành chính -Kế toán
- Phòng Kỹ thuật: Đề xuất đổi mới, nâng cấp các chức năng trên phần mềm quản lý nội bộ công ty Quản lý cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng trong công ty Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng Xây dựng, chỉnh sửa, cập nhật các chức năng mới dựa trên yêu cầu của Phòng Tư vấn và Triển khai và hỗ trợ bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu
- Phòng Kinh doanh: Hỗ trợ Giám Đốc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh, nghiên cứu thị trường, phát triển web công ty, xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng Tìm kiếm khách hàng mới và phối hợp với Phòng Tư vấn và Triển khai đưa ra giải pháp cho khách hàng tiềm năng
- Phòng Mua hàng: Theo dõi, tổng hợp nhu cầu mua hàng hóa, tài sản cố định từ các phòng ban khác Phân tích năng lực nhà cung cấp, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, mua hàng và kiểm soát chất lượng hàng mua về
- Phòng Hành chính – Kế toán: Hỗ trợ Giám Đốc về các công tác kế toán thống kê, quản lý tài sản, thực hiện xuất nhập hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ, kê khai, báo cáo định kỳ theo quy định, báo cáo tài chính và các hoạt động liên quan đến quản lý kế toán – tài chính trong công ty, quản lý thông tin nhân sự và chi trả lương cho nhân viên
4.1.2 Đánh giá khái quát tình hình kinh doanh của đơn vị
Do sự phát triển xu hướng công nghệ, trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, nhu cầu sử dụng phần mềm ERP để tăng cường quản lý và tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp ngày càng tăng Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng đã góp phần tạo nên sự tăng trưởng lợi nhuận kinh doanh của Công ty TNHH Think Next
Bảng 4.2 Kết quả kinh doanh của Công ty Think Next Đơn vị tính: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Lợi nhuận hoạt động kinh doanh 3.453 4.652 5.681
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Năm 2021, công ty đã ghi nhận một sự tăng trưởng đáng kể trong doanh thu thuần so với năm 2020 Doanh thu thuần tăng 2,1 tỷ đồng, tương đương với mức tăng 25,54% đã góp phần làm tăng lợi nhuận hoạt động kinh doanh của công ty lên mức 882,19 triệu đồng Đồng thời, công ty cũng đạt được hiệu quả tiết kiệm chi phí với mức tăng 3,07%, đóng góp vào sự tăng trưởng lợi nhuận hoạt động kinh doanh lên mức 316,7 triệu đồng Tổng cộng lợi nhuận hoạt động kinh doanh năm 2021 tăng 1,2 tỷ đồng so với năm 2020
Công ty tiếp tục ghi nhận sự tăng trưởng của doanh thu thuần vào năm 2022, nhưng mức tăng đã giảm xuống 1,3 tỷ đồng, tương đương với mức tăng 12,59%, đóng góp vào sự tăng trưởng của lợi nhuận hoạt động kinh doanh là 585,84 triệu đồng Tuy nhiên, công ty đã đạt được hiệu quả tiết kiệm chi phí tốt hơn so với năm trước với mức tăng 3,82%, góp phần vào sự tăng trưởng lợi nhuận hoạt động kinh doanh với 443,48 triệu đồng Chính vì vậy, lợi nhuận hoạt động kinh doanh chính tăng chưa đạt được mức tăng trưởng như năm trước, chỉ đạt 1,03 tỷ đồng
Giới thiệu quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP của Công ty
Công ty TNHH Think Next đã thiết kế một quy trình bán hàng – thu tiền trên phần mềm QAD ERP dựa trên các tính năng của phần mềm Nó được xây dựng theo các hoạt động bán hàng và thu tiền cơ bản trong quy trình của doanh nghiệp Quy trình này được Think Next Co sử dụng để giới thiệu cho khách hàng và sẽ được điều chỉnh phù hợp với các đặc điểm của từng khách hàng
QAD ERP tích hợp dữ liệu từ quy trình bán hàng – thu tiền vào hệ thống tổng thể của công ty, giúp đảm bảo tính nhất quán và thống nhất của thông tin kế toán trong toàn công ty QAD còn cung cấp các công cụ và quy trình chuẩn hóa giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng – thu tiền, giảm thiểu thời gian và công sức để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các báo cáo và công cụ phân tích dữ liệu kế toán do QAD cung cấp giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh, doanh số bán hàng, công nợ khách hàng và các chỉ số tài chính quan trọng khác; có cái nhìn tổng quan về tình trạng thanh toán của khách hàng và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, bao gồm xử lý nợ quá hạn và thu hồi tiền một cách hiệu quả
Về cơ bản kế toán quy trình bán hàng – thu tiền được Think Next Co triển khai tuân thủ theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp được Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014 Sổ ghi nhận nghiệp vụ được tạo trên phần mềm theo mục đích sử dụng và cách đặt tên của từng doanh nghiệp
Hệ thống cho phép tạo các sổ ghi nhận nghiệp vụ sử dụng giao dịch phát sinh trong quy trình bán hàng - thu tiền, bao gồm:
Bảng 4.3 Sổ ghi nhận nghiệp vụ sử dụng trong quy trình bán hàng - thu tiền
Sổ ghi nhận Diễn giải
BE-USD Tiền gửi ngân hàng - USD
BE-VND Tiền gửi ngân hàng - VND
CCN Hóa đơn hủy/âm
CIV Hóa đơn bán hàng/Doanh thu CUST-ADJ Điều chỉnh hóa đơn khách hàng
ISS-SO Giá vốn hàng bán
Nguồn: Phòng Tư vấn và Triển khai
Kế toán sử dụng các tài khoản sau để ghi nhận cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quy trình bán hàng - thu tiền:
Bảng 4.4 Tài khoản sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
11120000 Tiền gửi ngân hàng VND
13120000 Khoản trả trước của khách hàng
Quy trình bán hàng - thu tiền của công ty triển khai cho khách hàng thường gồm
Bước đầu tiên trong quy trình báo giá của công ty là tạo bảng báo giá Khi tiếp nhận yêu cầu báo giá từ khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ xử lý yêu cầu này bằng chương trình Sales Quote Maintenance (7.12.1) để lập bảng báo giá và gửi lại cho khách hàng.
Bước 2 Tạo đơn đặt hàng: Sau khi khách hàng duyệt bảng báo giá và gửi đơn mua hàng cho công ty, bộ phận kinh doanh tiến hành chuyển báo giá thành đơn đặt hàng trên hệ thống bằng chương trình Sales Quote Release to Order (7.1.1) và chuyển đơn hàng cho Bộ phận kho
Bước 3 Tạo giấy xuất kho và xuất hàng ra khỏi kho: Bộ phận kho căn cứ vào thông tin trên đơn đặt hàng tiến hành tạo giấy xuất kho bằng chương trình Sales Order Shipper Maintenance (7.9.8) và chọn hàng Hệ thống tự động cập nhật thông tin về số lượng hàng tồn kho và giá trị tồn kho giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng tồn kho và lưu trữ thông tin kế toán liên quan
Bước 4: Duyệt giấy xuất kho Sau khi chuẩn bị hàng cho đơn đặt hàng, Trưởng bộ phận kho duyệt giấy xuất kho thông qua chương trình Pre- Shipper/Shipper Confirm (7.9.5) Tiếp đó, nhân viên bộ phận kho xuất kho hàng bán để giao cho khách hàng và thông báo cho bộ phận kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng thông qua chương trình Invoice Post and Print sau khi nhận thông tin từ bộ phận kho Thông tin hóa đơn được cập nhật vào dữ liệu kế toán và bộ phận kế toán sẽ kiểm tra các khoản nợ phải thu của khách hàng bằng chương trình Customer Invoice View.
Nguồn: Phòng Tư vấn và Triển khai
Hình 4.2 Quy trình bán hàng – thu tiền
Bước 6 Cấn trừ khoản trả trước với khoản phải thu khách hàng: Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn và thanh toán trước một phần hóa đơn, kế toán thực hiện tạo phiếu thu bằng chương trình Petty Cash Create (31.2.1) hoặc Banking Entry Create (31.1.1) và cấn trừ với khoản phải thu khách hàng bằng chương trình Open Item Adjustment Create (25.13.5) Công ty có thể xác định chính xác số tiền khách hàng cần thanh toán và giảm thiểu sự mâu thuẫn trong quản lý công nợ khách hàng
Bước 7 Thu tiền theo hóa đơn: Đến hạn thanh toán, khách hàng thanh toán theo hóa đơn, kế toán ghi nhận việc thu tiền và cập nhật thông tin về thanh toán trong hệ thống bằng chương trình Petty Cash Create (31.2.1) hoặc Banking Entry Create (31.1.1) Công ty có thể kiểm soát được việc thu hồi tiền một cách hiệu quả và quản lý công nợ khách hàng
Bước 8 Hủy hóa đơn công nợ: Bộ phận kế toán phát hiện sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc khách hàng yêu cầu hủy hóa đơn, lập hóa đơn mới thì cần thực hiện hủy hóa đơn theo quyết định của nhà quản trị Nhà quản trị khi được thông báo sẽ kiểm tra các thông tin liên quan đến hóa đơn cần hủy trên hệ thống và ra quyết định hủy hóa đơn hoặc không
Kế toán viên sẽ định kỳ báo cáo tình hình công nợ, phân loại nợ phải thu của khách hàng để nhà quản trị dễ dàng nắm bắt và đưa ra các quyết định quản lý Ngoài ra, nhà quản trị có thể dễ dàng truy cập các báo cáo công nợ trực tuyến trên hệ thống bất kỳ lúc nào cần để theo dõi tình hình tài chính doanh nghiệp, đưa ra các biện pháp quản lý công nợ hiệu quả.
Mô phỏng thực trạng triển khai phần mềm QAD ERP vào hoạt động kiểm soát
Công ty triển khai quy trình bán hàng-thu tiền để quản lý toàn bộ chu trình từ bán hàng đến thu tiền Đơn đặt hàng tự động chuyển sang bộ phận kho mà không cần phê duyệt Công ty giám sát chặt chẽ kiểm soát hàng tồn kho để đảm bảo luôn sẵn sàng cung cấp cho khách hàng, tránh tình trạng thiếu hàng Hàng xuất kho được kiểm soát chặt chẽ để tránh trường hợp xuất kho chưa được phê duyệt Việc lập và xuất hóa đơn được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo thông tin chính xác để ghi nhận doanh thu chính xác Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải thu để thu hồi nợ kịp thời.
Dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng, Công ty Think Next triển khai quy trình bán hàng-thu tiền gồm 9 bước chi tiết để tối ưu hóa quá trình bán hàng.
Ví dụ: Vào ngày 01/05/2024, khách hàng C0000020 yêu cầu báo giá cho 1.000 thùng carton 5 lớp
Khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng, bộ phận kinh doanh lập bảng báo giá bằng chương trình Sales Quote Maintenance (7.12.1) theo yêu cầu của khách hàng Đầu tiên ở Header (thông tin chung), người dùng nhập và kiểm tra các thông tin liên quan đến đơn hàng gồm: mã báo giá (Quote), mã khách hàng (Sold To, Bill To, Ship- To), ngày tạo báo giá (Quote Date), ngày hết hạn báo giá (Expires), sổ ghi nhận nghiệp vụ (Daybook Set) (phụ lục 1) Tiếp theo ở phần Lines (thông tin chi tiết), chứa thông tin về mặt hàng cụ thể mà khách hàng yêu cầu như mã mặt hàng (Item Number), số lượng (Qty Ordered), giá bán (List Price) và các thông tin liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như: giá vốn hàng bán (Cost), tài khoản ghi nhận doanh thu và tài khoản ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu (Sales Acct, Discount Acct) và mức thuế áp dụng cho hàng bán (Taxable) Sau khi tất cả thông tin liên quan đến báo giá được khai báo thì chuyển sang phần Trailer (thông tin thanh toán), bao gồm thông tin thuế, vận chuyển và trạng thái đơn hàng cho tất cả các mặt hàng Phần này hiển thị số tiền trước thuế, số tiền thuế và số tiền sau thuế của toàn bộ báo giá Báo giá này chỉ có một mặt hàng là thùng xốp
- Line Total: Tổng số tiền trước thuế
- Total Tax: Số tiền thuế được tính dựa trên số tiền chịu thuế
- Total: Tổng số tiền sau thuế của báo giá, Total = Line Total + Total Tax
Hình 4.3 Tạo báo giá bằng chương trình Sales Quote Maintenance - Header
Hình 4.4 Tạo báo giá bằng chương trình Sales Quote Maintenance - Lines
Hình 4.5 Tạo báo giá bằng chương trình Sales Quote Maintenance - Trailer
Bảng báo giá được tạo bao gồm thông tin công ty in báo giá (1), thông tin của khách hàng yêu cầu báo giá (2), thông tin hàng bán (3) và tổng giá trị của mặt hàng được yêu cầu báo giá (4)
Hệ thống ERP là hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện, tất cả dữ liệu được tập hợp vào một hệ thống duy nhất Do đó, dữ liệu của quy trình bán hàng – thu tiền là đồng nhất giữa các bộ phận và chỉ cần nhập một lần ở bước đầu tiên là tạo bảng báo giá Các thông tin được nhập vào ở bước này sẽ được sử dụng cho tất cả các bước tiếp theo của quy trình mà không cần nhập lại Điều này giúp hạn chế được rủi ro thông tin đơn hàng không đồng nhất giữa các bộ phận gây khó khăn cho việc quản lý và xử lý dữ liệu ở bộ phận kế toán Chính vì vậy, nhân viên bán hàng khi nhập thông tin cho báo giá cần đảm bảo tính chính xác của thông tin để thông tin về đơn hàng phục vụ cho các bước tiếp theo được chính xác, không tạo ra lỗi trong quá trình thực hiện quy trình
Khi tạo bảng báo giá thủ công, nhân viên bộ phận kinh doanh phải tìm kiếm các thông tin liên quan đến mặt hàng được yêu cầu báo giá như thông tin khách hàng, mã hàng hóa, giá vốn, giá bán, … Việc này mất nhiều thời gian hơn so với khi thực hiện trên phần mềm và xảy ra sai sót nếu nhập sai thông tin Trên phần mềm QAD ERP, thông tin về khách hàng, hàng hóa, sản phẩm đều được mã hóa và đặt tên; ở mỗi chương trình trên phần mềm đều có tính năng tìm kiếm cho mỗi trường dữ liệu, do đó nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng tìm kiếm các thông tin về đơn hàng và thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng với độ chính xác của dữ liệu cao Thông tin về khách hàng đã được công ty xét duyệt và mã hóa trên phần mềm, do đó ngăn ngừa được rủi ro bán hàng cho khách hàng không có thật Giá bán của hàng hóa cũng được thiết lập trước nên khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng trên QAD cũng giúp ngăn ngừa được rủi ro bán hàng không đúng giá
Bộ phận kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và xác nhận có chấp nhận báo giá hay không Ví dụ, vào ngày 01/05/2024, sau khi kiểm tra, khách hàng chấp nhận báo giá và gửi đơn mua hàng (có mã PO240501) cho công ty với thời gian yêu cầu giao hàng trễ nhất là ngày 02/05/2024 Bộ phận kinh doanh căn cứ vào đơn mua hàng của khách hàng và báo giá trước đó để chuyển thành đơn đặt hàng bằng chương trình Sales Quote Release to Order (7.12.10) Người dùng nhập mã báo giá (Quote) và ngày mà khách hàng đặt hàng (Order Date), Order Date sẽ được tự động hiển thị là ngày hệ thống, nếu khác người dùng có thể chọn lại ngày đặt hàng
(phụ lục 2) Hệ thống xuất báo cáo hiển thị mã đơn đặt hàng (23100608) được chuyển từ báo giá sang
Hình 4.7 Kết quả chuyển báo giá thành đơn đặt hàng
Sau khi chuyển báo giá thành đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh vào chương trình Sales Order Maintenance (7.1.1) để kiểm tra lại các thông tin của đơn đặt hàng và điều chỉnh lại một số thông tin theo yêu cầu của khách hàng như ngày giao hàng (Required Date) và ngày hết hạn của đơn đặt hàng (Due Date) Ngày đặt hàng được hệ thống lấy từ chương trình Sales Quote Release to Order (7.12.10), ngày giao hàng và ngày hết hạn của đơn đặt hàng được tính tự động theo thiết lập ở chương trình Sales Order Control (7.1.24) Tuy nhiên, các thông tin này sẽ được tùy chỉnh theo thông tin của từng đơn đặt hàng
Giao diện giữa Sales Order Maintenance (7.1.1) và Sales Quote Maintenance (7.12.1) có sự tương đồng Nhân viên kinh doanh nhập mã đơn hàng được khách hàng cung cấp tại màn hình Header để phục vụ nhu cầu quản lý của công ty (phụ lục 3) Trong trường Confirmed, hệ thống mặc định là Yes và không thể thay đổi, do chính sách bán hàng của công ty không yêu cầu duyệt đơn đặt hàng Vì vậy, khi thiết lập phân hệ bán hàng, hệ thống mặc định rằng tất cả đơn đặt hàng được tạo đã được duyệt và không đòi hỏi bước duyệt riêng của Trưởng bộ phận kinh doanh.
Tuy nhiên, QAD vẫn cung cấp một chương trình riêng biệt dành cho việc phê duyệt đơn hàng, phục vụ cho các doanh nghiệp khi họ cần đến tính năng này Trưởng bộ phận kinh doanh là người duyệt đơn đặt hàng khi có thông báo từ nhân viên bộ phận kinh doanh Trưởng bộ phận kinh doanh nhận thông báo duyệt đơn đặt hàng trực tiếp trên phần mềm QAD, sau đó sẽ sử dụng chương trình Sales Order Confirmation (7.1.5) để duyệt đơn đặt hàng Sau khi duyệt, trưởng bộ phận kinh doanh thông báo trên phần mềm QAD cho nhân viên kinh doanh về đơn đặt hàng đã được duyệt và nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận kho để kiểm tra tình trạng hàng trong kho
Trên phần mềm QAD ERP, nghiệp vụ bán hàng sử dụng bảng báo giá để tạo đơn đặt hàng, đảm bảo tính đồng nhất thông tin giữa hai loại tài liệu này Điều này giúp ngăn ngừa rủi ro sai sót thông tin trên đơn đặt hàng, đặc biệt là số tiền khách hàng cần thanh toán Ngoài ra, phương pháp này còn tránh được tình trạng tạo trùng đơn đặt hàng, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý đơn hàng.
4.3.3 Tạo giấy xuất kho và xuất hàng ra khỏi kho
Sau khi nhận được thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, nhân viên kho kiểm tra tình trạng hàng tồn kho trên phần mềm QAD bằng chương trình Inventory Detail by Item Browse (3.1.14) Nếu số lượng hàng trong kho thành phẩm đủ để đáp ứng đơn hàng, bộ phận kho sẽ thực hiện tạo lệnh xuất kho và tiến hành xuất kho hàng bán Ngược lại, nếu số lượng hàng không đủ, bộ phận kho sẽ thông báo cho bộ phận sản xuất để bổ sung sản lượng.
Nhân viên kho nhập mã mặt hàng tồn kho và kiểm tra số lượng hàng có trong kho (Qty On Hand), số lượng đã phân bổ (Quantity Allocated) và số lượng hàng sẵn sàng để phân bổ (Avail to Alloc) trong kho (phụ lục 4) Kho cần xuất hàng ở nghiệp vụ này là kho thành phẩm (FG – Finished Goods)
Sau khi kiểm tra tình trạng hàng trong kho và xác nhận đủ lượng hàng cần cho đơn đặt hàng, nhân viên bộ phận kho tiến hàng lập lệnh xuất kho cho đơn hàng bằng chương trình Sales Order Shipper Maintenance (7.9.8) Chương trình này được dùng để xuất kho hàng bán và giao hàng Tại màn hình đầu tiên của chương trình này, nhân viên kho nhập mã kho xuất hàng (Ship-From ID) và khách hàng đặt hàng (Ship- To/Dock) Number là mã của lệnh xuất kho, sẽ được hệ thống tự động cập nhật ở màn hình tiếp theo Nhân viên kho nhập thông tin đơn hàng bao gồm mã đơn đặt hàng, số dòng, và số lượng hàng xuất kho, và kiểm tra lại các thông tin khác như mã mặt hàng, mã đơn mua hàng, kho xuất hàng bán, … (phụ lục 5) Hệ thống sẽ xuất ra bản xem trước của lệnh xuất kho hiển thị thông tin mã lệnh xuất kho và thông tin xuất kho của hàng bán (phụ lục 6)
Nhân viên bộ phận kho căn cứ vào lệnh xuất kho và chọn hàng cho đơn hàng theo số lượng trên lệnh xuất kho Tiếp đó, thông báo cho trưởng bộ phận kho để duyệt lệnh xuất kho Trưởng bộ phận kho kiểm tra thông tin xuất kho theo thông báo của nhân viên kho và thực hiện duyệt lệnh xuất kho bằng chương trình Pre-Shipper/Shipper Confirm (7.9.5) (phụ lục 7)
Đánh giá ưu và nhược điểm của phần mềm QAD ERP khi vận dụng vào hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền
QAD ERP là một phần mềm quản lý tổng thể, do đó có thể dễ dàng đáp ứng các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Think Next luôn cố gắng xây dựng và chuẩn hóa các quy trình trên QAD phù hợp với quy trình hiện có và nhu cầu của khách hàng
Việc triển khai QAD ERP vào quy trình bán hàng – thu tiền mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tự động hóa quy trình, quản lý thông tin, dữ liệu và sự hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp QAD cho phép tự động hóa các thao tác như quản lý đặt hàng, theo dõi trạng thái khách hàng, lập hóa đơn, … giúp tăng tốc độ xử lý các giao dịch, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tăng độ chính xác, minh bạch của các thông tin trong quy trình QAD cho phép các bộ phận bán hàng, kho, kế toán, … chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau nhằm tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận và tăng hiệu quả công việc Tuy nhiên, việc triển khai cần được thực hiện cẩn thận và đánh giá liên tục để đảm bảo mang lại hiệu quả tối ưu
Tác giả đã thực hiện quan sát, mô phỏng quy trình và phỏng vấn các nhân viên tư vấn, triển khai của Công ty Think Next và khách hàng nhằm đảm bảo có cái nhìn tổng quát và khách quan về ưu, nhược điểm của phần mềm QAD ERP khi vận dụng vào hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền Mục tiêu của việc phỏng vấn là để có những đánh giá chính xác về ưu, nhược điểm khi triển khai phần mềm QAD ERP vào kiểm soát quy trình bán hàng – thu tiền Tác giả phỏng vấn nhân viên của Think Next và khách hàng để có được những đánh giá chính xác nhất từ góc nhìn của một đơn vị cung cấp phần mềm và doanh nghiệp triển khai ERP vào hoạt động kinh doanh, cụ thể là quy trình bán hàng – thu tiền
Vì lý do bảo mật thông tin, tác giả chỉ đề cập đến tên của các nhân viên của khách hàng mà không ghi rõ họ tên và công ty đang làm việc Danh sách người tham gia phỏng vấn bao gồm:
Bảng 4.5 Danh sách người tham gia phỏng vấn
Họ và tên Chức vụ
Nguyễn Lê Quang Vinh Giám đốc
Vũ Lan Chi Nhân viên tư vấn và triển khai
Tạ Thu Uyên Nhân viên tư vấn và triển khai
Chị Đoan Trưởng phòng kế toán
Chị Vân Nhân viên kinh doanh
Chị Vân Anh Nhân viên kế toán
Anh Minh Quản lý dịch vụ khách hàng
Chị Yến Nhân viên bán hàng
Anh Hiếu Nhân viên kho
Anh Xuân Nhân viên IT
Tác giả đã đặt ra các câu hỏi sau đây để thực hiện phỏng vấn người tham gia:
- Câu hỏi cho Công ty Think Next:
+ Theo anh/chị, tại sao nên lựa chọn đưa phần mềm QAD ERP vào hoạt động kinh doanh, cụ thể là quy trình bán hàng – thu tiền?
+ QAD có đáp ứng được nhu cầu kiểm soát và quản lý quy trình bán hàng – thu tiền của khách hàng hay không?
+ Các tính năng nào của QAD giúp mang lại hiệu quả cho quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp?
+ Anh/chị nhận thấy khó khăn thường gặp trong quá trình triển khai cho khách hàng là gì?
- Câu hỏi cho khách hàng:
+ Tại sao công ty anh/chị lựa chọn đưa phần mềm QAD ERP vào hoạt động kinh doanh, cụ thể là quy trình bán hàng – thu tiền?
+ Các tính năng nào của QAD giúp mang lại hiệu quả cho quy trình bán hàng – thu tiền của công ty?
+ QAD có đáp ứng được kỳ vọng và nhu cầu kiểm soát, quản lý quy trình bán hàng – thu tiền của công ty hay không?
+ Các khó khăn, trở ngại mà anh/chị gặp phải trong quá trình sử dụng phần mềm QAD ERP vận dụng cho quy trình bán hàng – thu tiền là gì?
Kết quả quan sát và phỏng vấn (phụ lục 23) cho thấy các ưu điểm của hệ thống kiểm soát trên phần mềm QAD ERP gồm: theo dõi chặt chẽ quá trình bán hàng, thu tiền, giảm thiểu sai sót và mất mát, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm Về nhược điểm, hệ thống đòi hỏi đào tạo bài bản cho nhân viên, có thể gây bất lợi cho khách hàng khi thanh toán trong trường hợp mất kết nối mạng hoặc lỗi phần mềm.
QAD ERP là một phần mềm được tạo ra để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kiểm soát nên nó gần như là một phần mềm hoàn hảo Các doanh nghiệp thực hiện đưa phần mềm QAD ERP vào hoạt động kinh doanh nhận xét rằng QAD đáp ứng được nhu cầu kinh doanh và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với quy trình bán hàng – thu tiền
- QAD tích hợp tất cả các dữ liệu của quy trình từ bán hàng đến thu tiền vào một hệ thống duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian thu thập, trích xuất dữ liệu, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhờ vào chức năng thống kê và báo cáo mạnh mẽ Từ những thông tin đầu vào, QAD có thể tính giá vốn của từng loại hàng một cách nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian thu thập dữ liệu và tính toán khi thực hiện bằng thủ công
- QAD tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp, loại bỏ các thao tác trùng lắp, dư thừa và tối ưu hóa việc quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý thu chi giúp tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp, từ đó giúp tối đa hóa lợi nhuận, nâng cao hiệu quả của các hoạt động quản lý và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
- QAD liên kết các bộ phận với nhau giúp thông tin được trao đổi nhanh chóng, quy trình được diễn ra một cách thuận lợi và trong thời gian ngắn nhất, mang đến tính chính xác và xuyên suốt trong toàn bộ quy trình, hỗ trợ rất nhiều trong việc kiểm soát hàng tồn kho và dữ liệu bán hàng; thu thập dữ liệu cho việc lên kế hoạch bán hàng, sản xuất và kiểm tra tiến độ của kế hoạch Điều này cũng giúp tăng khả năng truy xuất và phân tích thông tin, theo dõi quy trình, phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị
- QAD còn cung cấp chức năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ giúp việc lập kế hoạch bán hàng, dự báo nhu cầu và quản lý hàng tồn kho Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra số lượng hàng tồn kho để có kế hoạch sản xuất phù hợp và kịp thời, đảm bảo lượng hàng trong kho luôn đủ để cung cấp khi khách hàng có nhu cầu Thông tin chính xác và được trích xuất dễ dàng giúp quá trình quản lý được tối ưu, phục vụ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
- QAD cung cấp hệ thống theo dõi công nợ, thông tin công nợ được cập nhật nhanh chóng, kịp thời và chính xác giúp doanh nghiệp có thể kiểm tra công nợ khách hàng thường xuyên và bất cứ lúc nào Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng quản lý các khoản nợ phải thu thông qua các báo cáo có sẵn trên QAD, các báo cáo này phản ánh chi tiết tình trạng nợ và số tiền còn nợ của khách hàng, giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát, phân loại nợ dễ dàng và có phương án giải quyết kịp thời đối với các khoản nợ quá hạn
Những lợi ích mà QAD mang lại không chỉ giải quyết những khó khăn bên trong doanh nghiệp, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, mà việc cải thiện quy trình bán hàng – thu tiền còn giúp doanh nghiệp gia tăng lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp, đó là một lợi thế giúp gia tăng khả năng cạnh tranh trong thị trường kinh tế ngày càng khốc liệt, giúp doanh nghiệp phát triển lâu dài
Hầu hết các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp khi triển khai phần mềm QAD ERP vào quy trình bán hàng – thu tiền đều được đáp ứng Các rủi ro về sai thông tin đơn hàng, không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng, hàng bán bị xuất sai, lập sai hóa đơn bán hàng, ghi nhận doanh thu không chính xác đều được giải quyết trên phần mềm QAD ERP Tuy nhiên, QAD vẫn có tồn tại những nhược điểm riêng và tồn tại một số khó khăn mà Think Next và các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình triển khai phần mềm vào hoạt động của doanh nghiệp
4.4.2.1 Đố i v ớ i bên cung c ấ p ph ầ n m ề m – QAD và Think Next Co
- Đôi khi QAD có thể không đáp ứng được một số yêu cầu của khách hàng vì trong điều kiện có vô số trường hợp xảy ra trong thực tế mà QAD không thể dự tính được khi xây dựng phần mềm Như vậy, vấn đề của khách hàng không được giải quyết hoặc mất nhiều thời gian để giải quyết vì Think Next cần sự hỗ trợ từ QAD Đây cũng trở thành lý do khách hàng không tiếp tục chọn Think Next để triển khai hệ thống ERP vào hoạt động của doanh nghiệp